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Eric SOTY - Siret n 478 683 535 00023


APE : 8559A formation continue d'adultes.
T.V.A. non applicable, article 293 B du CGI.
Site : www.formation-informatique-69.fr.
Tl : 09 53 02 00 32 - Fax : 09 58 02 00 32

Activits :
Formation Bureautique,
identit visuelle, charte
graphique, normalisation
documentaire, formation
continue d'adultes.

Il faut regarder pour comprendre, faire pour apprendre, et refaire pour bien faire.
Formation Bureautique, identit visuelle, charte graphique, dition documentaire. www.formation-informatique-69.fr
Siret 478 683 535 00023 - T.V.A. non applicable, article 293 B du CGI. Contact : eric.soty@formation-informatique-69.fr.

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Sommaire
Prsentation dExcel ...................................................................................... 7
Lorganisation gnrale de la fentre daccueil ............................................................................................. 7
Notions de classeurs et de feuilles ............................................................................................................... 9
Les limites dExcel ..................................................................................................................................... 10

Paramtrages dExcel ................................................................................ 11


Adapter les options les plus courantes ....................................................................................................... 11
Les modes daffichage ............................................................................................................................... 15
Lorganisation gnrale de la fentre daccueil ........................................................................................... 17
Les menus, les rubans, les sections ........................................................................................................... 18

Grer et organiser ses documents ............................................................. 23


Crer des dossiers, sous-dossiers, logique de classement ......................................................................... 23
Rechercher un document partir de critres spcifiques ............................................................................ 26
Ouvrir un document existant....................................................................................................................... 29
Crer des raccourcis sur le bureau ............................................................................................................. 32

Crer un classeur et saisir des donnes .................................................... 33


Crer un nouveau classeur / document Excel ............................................................................................. 33
Dplacement dans la feuille et slection de cellules ................................................................................... 34
Saisir des donnes dans une feuille ........................................................................................................... 37
Modifier, supprimer, annuler, rtablir, rpter ............................................................................................. 41
Sauvegarder un classeur .......................................................................................................................... 44
Fermer un classeur et quitter Excel ............................................................................................................ 45

Affichage et gestion des colonnes ............................................................ 47


Adapter l'affichage l'cran selon les besoins ............................................................................................ 47
Manipuler des colonnes, des lignes ou des cellules .................................................................................... 49

Mise en forme des cellules .......................................................................... 53


Modifier la police, la taille des caractres et la couleur................................................................................ 53
Aligner le contenu des cellules ................................................................................................................... 54
Appliquer des bordures et des couleurs de remplissage ............................................................................. 56
Tous les formats de cellule de type nombre .......................................................................................... 58
Reproduire une mise en forme (une fois, plusieurs fois) ............................................................................. 65

Manipuler les cellules ................................................................................... 67


Fusionner des cellules ............................................................................................................................... 67
Couper / Copier / Coller ............................................................................................................................. 68
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Insrer des symboles et des caractres spciaux ....................................................................................... 70

Crer et recopier des formules simples ..................................................... 71


Additionner des cellules laide du bouton Somme, ou sans ...................................................................... 71
Les oprateurs dans les formules............................................................................................................... 75
Recopier des formules de calcul en rfrence relative ................................................................................ 80
Utiliser les rfrences mixtes ou absolues .................................................................................................. 82

Manipuler des donnes ............................................................................... 85


Gestion de colonnes et des cellules ........................................................................................................... 85
Listes de donnes conscutives ................................................................................................................. 86
Grer des feuilles avec un groupe de travail ............................................................................................... 98

Mise en page des feuilles en vue de limpression ................................... 99


Pour des documents plus lisibles et plus professionnels ............................................................................. 99
Grer les volets et les en-ttes ................................................................................................................. 101
Mettre en page avant dimprimer .............................................................................................................. 104
Dfinir des zones dimpression ................................................................................................................. 106
Corriger l'orthographe et complter le dictionnaire .................................................................................... 107

Imprimer le document ............................................................................... 109


Lancer l'impression (imprimante de destination, format du papier, options dimpression) .......................... 109
Impression de plusieurs feuilles dun classeur .......................................................................................... 112
Grer ses impressions, annuler limpression ............................................................................................ 113
Imprimer dans un document au format Acrobat (PDF Creator) ................................................................. 114

Protger feuille, classeur, cellules ............................................................. 117


Trucs et astuces .......................................................................................... 119
Mes notes personnelles ............................................................................. 121

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Lgendes utilises dans ce support de cours


Conseils de mise en page ou de normalisation
documentaire, pour des documents plus agrables
lire et dun aspect plus professionnel
Conseils sur l'utilisation du logiciel ou lorganisation
et l'optimisation du poste de travail

Erreur frquente viter

Point important

Japprends par cur pour gagner en productivit

Raccourci clavier, bon connatre

Partie thorique

Partie pratique

Votre clavier et ses touches (Franais, AZERTY)

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Prsentation dExcel
Pour un premier niveau daide en ligne, tapez
Guide et tutoriaux disponibles galement depuis le site de Microsoft menu Support.
Excel a sert quoi ?
Excel est un logiciel qui vous permet de crer des tableaux, ainsi que de calculer et
danalyser des donnes. Ce type de logiciel est appel tableur. Excel vous permet de
crer des tableaux qui calculent automatiquement les totaux (ou toute autre formule
mathmatique) de valeurs numriques entres par vos soins, dimprimer des tableaux aux
prsentations nettes et de crer des graphiques simples.
Source : Microsoft

Lorganisation gnrale de la fentre daccueil


Fichier dexercice utilis : Nouveau document
Comme dans tous les logiciels de la suite Office, les menus sont en haut de fentre, suivis des boutons de
raccourcis, rpartis dans plusieurs barres de menus thmatiques, personnalisables.
Certains menus sont communs dautres logiciels de la suite Office : Accueil, Insertion, Mise en page,
Formules, Donnes, Rvision, Affichage.
Au centre, la zone de travail. Ce sont toutes les cellules qui contiendront vos chiffres et formules.

Ci-dessus, cest la cellule C10 qui a t slectionne.

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La version 2007 : une nouvelle organisation de tous les menus


Lcran daccueil du logiciel en version 2007 diffre sensiblement de la version 2003, et nombre dutilisateurs
auront du mal sadapter la nouvelle rpartition des fonctions et menus. Il vous faudra un peu de temps
pour vous y faire, si vous venez de la version 2003. Voici les menus de la version 2007 (faisant partie de la
suite Microsoft appele aussi Office 12).

Le menu Accueil possde son ruban avec ses sections : Police, Alignement, Nombre, style, etc.

Pour les plus rcalcitrants, il y a des programmes tiers qui permettent de retrouver les menus 2003 dans la
version 2007, mais je vous les dconseille.
Exemple de programme tiers (payant) :
fates une recherche Google pour trouver votre bonheur, si vous le
jugez ncessaire. Cette Addon affiche en plus un menu appel
, qui permet dafficher lancienne
arborescence.
La mme image dExcel, avec les annotations et explications des zones principales :

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Notions de classeurs et de feuilles


Fichier dexercice utilis : Nouveau document
Un classeur est un fichier cr avec Excel. Il porte en gnral lextension .xls (versions 2003 et
infrieures) ou .xlsx (versions 2007 et suprieures).
Un classeur Excel peut contenir plusieurs feuilles Excel, exactement comme lindique les mmes termes en
franais : un classeur papier peut contenir plusieurs feuilles papier, mais vous ne pouvez en visualiser
quune seule la fois. Pour afficher une feuille donne, cliquez sur longlet correspondant en bas gauche
de la zone de travail : ici bas, la feuille 1 est active et visible.

Vous pouvez renommer une Feuille de votre Classeur en faisant dessus un Clic Droit / Renommer ou
faisant dessus un Double Clic (ou bien encore par le menu Format / Feuille)
Nous avons renomm la Feuille 1 en Feuille renomme 1 :

Nous pouvons maintenant dplacer cette feuille entre les


feuilles 2 et 3, en la slectionnant et en faisant un simple
Cliquer / Glisser horizontale vers la droite.
Un curseur spcial (petite flche) apparat alors entre deux feuilles pour spcifier la nouvelle position de la
feuille ; vous pouvez relcher la souris.

Vous pouvez supprimer (Clic Droit / Supprimer) ou ajouter des feuilles avec un Clic Droit / Insrer /
Feuille / OK puis toutes les grer de la mme manire.
Nous verrons plus tard que nous pouvons aussi crire sur plusieurs feuilles en mme temps, comme si nous
appuyions trs fort avec un stylo bille pour passer travers plusieurs feuilles.

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Les limites dExcel


Fichier dexercice utilis : Aucun
Excel est un outil trs puissant, mais il a des limites.
Cela nest pas forcment important de les connatre, mais en voici quelques unes pour Excel 2007 :
Volume de donnes
Afin de vous permettre dexplorer des volumes de donnes massifs dans les feuilles de calcul, Office Excel
2007 prend en charge jusqu un million de lignes et 16 000 colonnes par feuille de calcul. Plus prcisment,
la grille Office Excel 2007 est forme de 1 048 576 lignes par 16 384 colonnes, ce qui vous procure 1 500 %
de lignes et 6 300 % de colonnes supplmentaires par rapport Microsoft Office Excel 2003. Pour les
curieux, les colonnes se terminent XFD au lieu de IV.
Mises en forme
Au lieu de 4 000 types de mise en forme, vous pouvez dsormais utiliser un nombre illimit de types dans le
mme classeur, et le nombre de rfrences de cellule par cellule nest dsormais limit que par la quantit
de mmoire disponible (il ne pouvait auparavant pas dpasser les 8 000).
Mmoire optimise
Pour amliorer les performances dExcel, la gestion de la mmoire est passe de 1 Go dans Microsoft Office
Excel 2003 2 Go dans Office Excel 2007.
Multi processeurs
Vous pourrez galement effectuer des calculs plus rapidement sur des feuilles de calcul charges de
formules, car Office Excel 2007 prend en charge les systmes plusieurs processeurs.
Couleurs
Office Excel 2007 prend dsormais en charge un maximum de 16 millions de couleurs.

En savoir plus
Source : http://office.microsoft.com/fr-ca/excel-help/nouveautes-de-microsoft-office-excel-2007HA010073873.aspx
Nouveauts de Microsoft Office Excel 2007

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Paramtrages dExcel

Adapter les options les plus courantes


Fichier dexercice utilis : Nouveau document

Avant de travailler, utilisez le menu


puis
Je vous conseille les options suivantes :

, et onglet Affichage

Profitez-en pour dfinir la police par dfaut ! dans notre exemple, de lArial en taille 11. Une police
reconnue dans tous les logiciels, tous les sites, tous les navigateurs, et parfaitement lisible.

Choisissez avec prcaution les polices que vous utiliserez, car elles vous suivront pour
longtemps. Notez aussi que certaines polices exotiques ne seront peut-tre pas reconnues sur
dautres postes de travail, entravant tout travail collaboratif.
Nutilisez pas plus de 2 polices de caractre diffrentes dans vos chartes graphiques, sous peine
de transmettre une image peu professionnelle. Les polices les plus simples et les plus lisibles
doivent tre privilgies imprativement.

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Onglet Enregistrement Compatibilit des versions


Enregistrez les informations de rcupration toutes les 10 minutes est un choix pertinent.
Choisissez bien le format par dfaut denregistrement de vos fichiers. Dans lexemple ci-dessous, jai choisi
Document Excel 97-2003 (*.xls). Pourquoi ? Parce que lascendance des versions est trs importante :

Le format par dfaut dun document Excel 2003 est : *.xls


Le format par dfaut dun document Excel 2007 est : *.xlsx

Si vous enregistrez un document fait sous Excel 2007 au format natif *.xlsx, et quun collgue
tente de louvrir avec Excel 2003, il en sera incapable. Linverse est pourtant vrai : Excel 2007 est
capable douvrir un document au format *.xls. Il souvrira alors au format *.xls (mode de
compatibilit).
Pensez bien aux problmes de version lorsque vous travaillez en mode collaboratif. Noubliez pas
que vous travaillez avec des collgues proches de vous, mais aussi avec des personnes
extrieures, dans dautres socits, et que tout le monde na pas forcment la mme version du
logiciel que vous. Bref, anticipez afin de prserver la fidlit lors du partage de vos documents.

Onglet Options avances


A lire si vous avez du temps, mais les options par dfaut conviennent tout type dutilisation.

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Onglet Personnaliser
Attardons nous sur cet onglet pour ajouter des icnes tout en haut gauche de notre fentre Excel, juste
droite du menu
. Vous pouvez aussi accder ces paramtrages par le bouton
commandes (info-bulle : Personnaliser la barre doutils Accs rapides).
Slectionnez les commandes courantes dans la colonne de gauche, puis
Accs rapide. Utilisez les boutons

/ Autres

vers la barre doutils

pour changer lordre dapparition des icnes. (en bas = droite)

Exemple de paramtrages conseills (ci-dessous, cf colonne de droite) :

En particulier, le bouton Aperu avant impression

(fort utile), nest pas affich par dfaut. Vous le

trouverez par le menu


/ Imprimer / Aperu avant impression. Profitez-en pour complter votre barre
dAccs rapide avec les fonctions de votre choix.
Voici un rsultat possible, tout en haut gauche de votre fentre Excel :

De gauche droite, les fonctions : Enregistrer, Aperu avant impression, Annuler, Rtablir, Orthographe,
Collage spcial.

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Onglet Ressources
Si vous souhaitez un jour vous faire dpanner par tlphone sur Excel, vous devez imprativement
connatre la version du logiciel que vous utilisez. Sous Excel 2003, nous avions le menu

/ A propos de

Dsormais, sous Excel 2007, cette information se trouve dans longlet Ressources, bouton
:

Vous y trouverez les informations ncessaires pour mieux vous faire aider par votre hotline ou un
spcialiste :

Note : Depuis la version 2007, vous ne pouvez plus dplacer les barres doutil en faisant un cliquer / glisser
sur cette icne :

Cliquez sur

, situ gauche de chaque barre. La prsentation a chang depuis Excel 2003.

, nous avons termin nos paramtrages (une fois pour toute).

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Les modes daffichage


Fichier dexercice utilis : Nouveau document
Il y a 3 modes daffichage diffrents : vous pouvez tout moment en choisir un, en bas droite de votre
cran

, de gauche droite :

Mode Normal : mode daffichage par dfaut, il permet de visualiser les contours de la feuille, les marges, la
rgle. On peut accder rapidement aux en-ttes et pieds de page en double-cliquant dans les parties hautes
et basses de nimporte quelle page.

Mode Mise en page : pour la mise en page gnrique de votre classeur. Ajustez graphiquement avec
des Cliquer / Glisser la hauteur des lignes et la largeur des colonnes.

Ne convient pas si vous avez fig les volets, vous devrez rpondre ce message :

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Mode Aperu des sauts de page : ce mode est utilis pour caler la mise en page avant limpression. Fates
des Cliquer / Glisser sur les sauts de page pour adapter la mise en page.

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Lorganisation gnrale de la fentre daccueil


Fichier dexercice utilis : Nouveau document

En bas de lcran
Vos options daffichage :

(voir pages prcdentes)

Votre curseur de rglage de facteur de zoom :


(cliquez sur le pourcentage en chiffres pour accder une fentre de dialogue plus complte, mais jamais
indispensable). Pour zoomer et d-zoomer plus rapidement, il suffit de maintenir la touche
utilisant la molette

tout en

de votre souris.

Les informations sur les feuilles de votre classeur :

En haut de lcran
1re ligne : de gauche droite :
Les icnes de raccourci personnaliss, le nom du document, les icnes de gestion de la fentre Excel
(rduire, maximiser, fermer)
2me ligne : les rubans principaux (un peu comme dans Excel 2003, mais classement diffrent), avec sur la
droite les icnes de gestion de la fentre du classeur.

3me ligne : le dtail du ruban slectionn, avec diffrentes sections et contenus et fonctions

4me ligne : La zone de saisie pour vos formules de calcul (ici bas une somme de 2 plages discontinues) :

Sur la droite, licne permettant de faire du multi fentrage au sein dun mme document :
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Les menus, les rubans, les sections


Fichier dexercice utilis : Nouveau document

Principe de fonctionnement
Cest la principale diffrence avec Excel 2003. Excel 2007 organise diffremment laccs aux fonctions et
menus. Cliquer sur un menu affiche en dessous le ruban qui correspond et dtaille les fonctions de ce menu.
Chaque ruban est divis en plusieurs sections. Exemple : menu Accueil / section Police :

Certaines sections possdent en bas droite de leur zone propre un bouton


qui permet
dafficher la bote de dialogue correspondante et indique son raccourci clavier (sil en existe un).

Rcapitulons :
On choisit un Menu : Accueil

Le Ruban correspondant au menu Accueil saffiche :

Ce ruban comporte plusieurs Sections :

Ce menu peut souvrir sparment grce au bouton

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Liste des 7 rubans disponibles

Le ruban correspondant au menu Accueil :

Sections : Presse-papiers, Polices, Alignements, Nombre, Style, Cellules, Edition.


Le ruban correspondant au menu Insertion :

Sections : Tableaux, Illustrations, Graphiques, Liens, Texte.


Le ruban correspondant au menu Mise en page :

Sections : Thmes, Mise en page, Mise lchelle, Options de la feuille de calcul.


Le ruban correspondant au menu Formules :

Sections : Bibliothque de fonctions, Noms dfinis, Audit de formules, Calcul, Solutions.


Le ruban correspondant au menu Donnes :

Sections : Donnes externes, Connexions, Trier et filtrer, Outils de donnes, Plan.


Le ruban correspondant au menu Rvision :

Sections : Vrification, Commentaires, Modifications.


Le ruban correspondant au menu Affichage :

Sections : Affichage classeur, Afficher/Masquer, Zoom, Fentre, Macros.

On noublie pas le menu Office


Il permet de grer les documents, sauvegarder, imprimer, prparer, convertir, envoyer, etc.

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Certains menus sont contextuels


(ce sont les mmes que dans Word 2007)
Ils napparaissent que dans certaines conditions particulires : lorsque vous slectionnez par exemple une
image ou un graphique.

Ruban contextuel pour les images


Lorsque vous insrez une Image et que vous la slectionnez, il apparat un menu Format spcifique :
Le ruban Format contient les sections : Ajuster, Styles dimages, Organiser, Taille.

Rubans contextuels pour les graphiques


Lorsque vous insrez un graphique et que vous le slectionnez, il apparat un menu Outils de graphique
spcifique et trois rubans possibles :

Le ruban Cration contient les sections : Type, Donnes, Disposition du graphique, Style du graphique, et
Emplacement.

Le ruban Disposition contient les sections : Slection active, Insertion, Etiquettes, Axes, Arrire-plan,
Analyse, Proprits.

Le ruban Mise en forme contient les sections : Slection active, Style de formes, Style Word Art, Organiser,
Taille.

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Pour zoomer ou d-zoomer facilement,


il suffit dutiliser :
+
En d-zoomant fortement, vous
pourrez affichez plusieurs pages
lcran.

Pour changer de ruban sans cliquer dessus, vous


pouvez, tant que votre souris est dans une zone de
ruban, utiliser :

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Grer et organiser ses documents


Crer des dossiers, sous-dossiers, logique de classement
Fichier dexercice utilis : Explorateur Windows
Si vous voulez retrouver plus tard vos documents, il convient de respecter quelques rgles simples.
On croit perdre du temps en les appliquant, mais sur la dure cela est parfaitement rentable.
Une arborescence logique et matrise
Avant denregistrer des fichiers ou des documents, il convient de prparer un rceptacle
structur dans lequel on pourra facilement chercher et retrouver ses documents. Ce sont les
dossiers. Votre disque dur est comme une grande armoire, contenant des tiroirs, lesquels
peuvent aussi contenir des sous-tiroirs, etc. Nous les appelons des dossiers, sous-dossiers
Conseil n1 : on ne devrait jamais dpasser un total de 10 tiroirs
par rang, sous peine davoir plus tard perdre du temps pour
retrouver ses donnes ! ne voir que maximum 10 dossiers permet
de gagner du temps et de mmoriser ses dossiers.
Conseil n2 : si vous souhaitez avoir toujours le mme ordre de tri
laffichage de vos dossiers ou sous-dossiers, il faudra les
numroter de 0 9 dans le cas contraire, ils seront par dfaut
tris et affichs par ordre alphabtique. Exemple :
Conseil n3 : si vous souhaitez crer un grand nombre de fichiers similaires dans un dossier
(une bibliothque dimage par exemple), vous pouvez les numroter. Ne commencez pas par
1 ! car si vous dpassez les 10 fichiers, le fichier 12 sera class avant le fichier 2 ,
car cest le premier caractre qui sert trier (tri alphabtique : 0, 1, 2, 8, 9, A, B, C, etc.).
Pour tre tranquille, commencez par nommer le premier fichier 000 puis 001.. , etc.
Vous serez ainsi tranquille jusqu 999 fichiers diffrents.

Conseil n4 : affichez vos fichiers en


mode dtail : cest le seul mode qui
permette de voir immdiatement les
noms des fichiers, avec leurs extensions,
leur format, leur taille en Ko, leur date de
mise jour. Pour les images, il est
parfois utile dafficher en mode
diapositive afin de disposer dun
aperu.

Pour changer les affichages, clic droit dans une zone vide de
lexplorateur, puis affichage, puis choisissez loption voulue.
Licne
montre quun dossier
contient des sous-dossiers. Cliquer
sur
pour le dvelopper.

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Conseil n5 : cela parat une vidence, mais les termes choisis pour nommer les dossiers doivent
correspondre aux fichiers qui y rsideront dans le cas contraire, attendez-vous perdre beaucoup de
temps lorsque vous devrez retrouver un document.
Ne mettez jamais un fichier hors dun dossier( non class) : investissez 20 secondes de plus pour lui trouver
un classement logique, vous conomiserez du temps sur la dure.

Conseil n6 : nommez correctement vos fichiers :


Les caractres spciaux comme ? / ! % $ ) @, etc. sont prohibs, ils ne sont pas compris par
Windows.
Prenez 30 secondes pour trouver un nom qui soit rvlateur du contenu : bannissez les termes isols du
type rapport , divers , compte-rendu , facture , etc. Ils ne vous serviront pas retrouver un
contenu prcis, ultrieurement, car ce sont des termes gnriques .

Conseil n7 : utilisez les dates dans vos noms de fichier pour un classement efficace :
Si vous comptez diter par exemple des news rgulirement et les conserver pour archive dans un dossier
unique, vous devriez faire en sorte quils se classent automatiquement par date.

Ce quil ne faut pas faire :


La news du 15 juillet 2010 sappelle :
La news du 8 septembre 2010 sappelle :
La news du 22 octobre 2010 sappelle :

News_du_15-07-2010_sujet_1
News_du_08-09-2010_sujet_2
News_du_22-10-2010_sujet_3

Rsultat du classement par dfaut dans votre explorateur : (incorrect !... septembre, juillet,
octobreles sujets ne sont pas dans lordre chronologique de leur cration)

Ce quil convient de faire : nommer ses documents en inversant anne, mois, et jour,
langlaise :
La news du 15 juillet 2010 sappellera ainsi :
2010-07-15_News_sujet_1
La news du 8 septembre 2010 sappellera ainsi : 2010-09-08_News_sujet_2
La news du 22 octobre 2010 sappellera ainsi :
2010-10-22_News_sujet_3
Rsultat du classement par dfaut dans votre explorateur : (correct !)

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Exemple darborescence fonctionnelle avec 6 rangs de dossiers et sous-dossiers, qui tient


compte des conseils prcdents. Certains dossiers ont mme t crs vides afin de recevoir
plus tard du contenu.

Cest vous de choisir une arborescence logique et structure, en correspondance avec votre mtier et la
manire personnelle que vous avez de ranger vos affaires.

4 rgles simples appliquer :

Ne laissez pas Windows vous suggrer un classement (Mes documents, Mes images...)
Pas plus de 10 dossiers la fois par rpertoire = pas plus de 10 tiroirs dans une armoire.
Numrotez si vous ne voulez pas que lordre alphabtique vous dicte les priorits ou la frquence
dutilisation de vos dossiers et fichiers.
Nommez correctement vos fichiers (nom rvlateur du contenu)

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Rechercher un document partir de critres spcifiques


Fichier dexercice utilis : Explorateur Windows
Il y a deux mthodes pour retrouver un document sur son disque dur : en cherchant une chaine de caractre
dans le nom du fichier, ou bien en cherchant une chaine de caractre dans le fichier lui-mme (par exemple
le texte quil contient)
Depuis votre explorateur de fichier : slectionnez le dossier de votre choix (cela peut-tre votre disque dur
entier, mais la recherche sera plus longue), puis fates un

Touche rapide :

/ Rechercher.

ou bien encore le bouton

Choisissez loption :

dans la barre dactions rapides.

, voici la fentre dinterface (Windows XP)

Exemple 1 : je souhaite trouver tous les fichiers Excel (version XP, 2002 ou 2003) dans le rpertoire
0_Formation_informatique . Depuis lexplorateur,
Une fentre de recherche souvre sur ma gauche :

/ Rechercher dans ce rpertoire.

Les documents Excel portent une extension de type .xls .


Je saisie donc *.xls dans ma zone de recherche, car * veut
dire tous .
La recherche *.xls va donc mafficher tous les documents dont
lextension est .xls , c'est--dire les documents Excel.
Cliquez sur

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Le rsultat de ma recherche saffiche :

Fates varier les modes daffichage du rsultat avec le bouton

Exemple 2 : je souhaite retrouver un document mais je ne me souviens plus du nom de fichier et dans quel
dossier il se trouve. Par contre, je sais quil contient dans son texte la chaine de caractre suivante :
vidoprojecteur

Exercice : comment retrouver tous les fichiers Excel, quils soient en version 2003 ou 2007 ?

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Le rsultat de ma recherche : jai retrouv mon document, il sappelait organisation des cours .

La recherche dans les corps de texte fonctionne aussi pour des documents Excel, PowerPoint, Bloc note,
Acrobat PDF, etc.

Recherche avance

Dautres options avances sont disponibles.


Elles permettent dutiliser des critres de recherche comme la dernire date
de modification, la date du fichier, la taille du fichier, certains types de
fichiers, etc.

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Ouvrir un document existant


Fichier dexercice utilis : Explorateur Windows

Mthode 1 : depuis lexplorateur


Si vos documents ou fichiers sont bien classs dans leurs dossiers, vous saurez les retrouver facilement
depuis lexplorateur
ou depuis votre poste de travail.
Depuis le bureau Windows, lancez lexplorateur : ou bien par un raccourci dj cr sur votre bureau :

Ou bien depuis votre barre de lancement rapide

si activ.

Sinon, crez un raccourci depuis lemplacement suivant : C:\ Windows\


Pour plus de confort et de lisibilit, il est conseill dafficher gauche les dossiers et droite les fichiers.
Si ca nest pas le cas, menu Affichage / Volet dexploration / Dossiers, donne ceci :

Rglez laffichage des fichiers droite en faisant Affichage /

, au choix.

Pour les fichiers classiques ou mixtes, prfrez le mode Affichage / Dtails.


Pour les fichiers images ou vidos seulement, prfrez le mode Affichage / Miniature.

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29

Reprez votre document dans la liste :

Laissez votre souris une seconde immobile sur un fichier pour connatre la version, lauteur, la dernire date
de modification et sa taille.
puis fates un double

dessus ou bien

/ Ouvrir,

ou bien encore, un seul

pour le slectionner puis la touche

de votre clavier.

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30

Mthode 2 : depuis Excel


Depuis le logiciel Excel, menu Fichier / Ouvrir, ou bien le raccourci clavier
fentre :

, affiche une

Elle permet de choisir son fichier dans larborescence de son disque dur, voir de filtrer certains types de
fichiers.
Droulez le menu Type de fichiers si vous pensez quExcel est susceptible douvrir dautres formats
compatibles :

Si vous tes perdu(e), cliquez toujours sur


depuis lorigine de larborescence de votre disque dur.

(Ordinateur sous Windows 7) pour repartir

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31

Crer des raccourcis sur le bureau


Vous souhaitez pouvoir lancer Excel depuis votre bureau, crez un raccourci sur votre bureau :
Lapplication Excel (le fichier excutable) sappelle EXCEL.EXE et se trouve par dfaut dans :
Windows XP :
C: \ program files \ Microsoft Office \ Office XX* \ EXCEL.EXE

(le X dpend de votre version dOffice)

Windows 7 64 bits :
C: \ program files (x86) \ Microsoft Office \ Office XX* \ EXCEL.EXE

(le X dpend de votre version dOffice)

* Avec XX qui peut prendre diffrentes valeurs, 10, 11, 12 par exemple, en fonction de la version de
Microsoft Office que vous utilisez :
Office 10 correspond Office 2002
Office 11 correspond Office 2003
Office 12 correspond Office 2007
Office 14 correspond Office 2010
Un fois que vous avez trouv le fichier

, slectionnez le avec

Mthode 1 (lente) : crer un raccourci dans le mme dossier, avec


Dplacer ensuite ce raccourci
un Couper / Coller.

, puis plusieurs mthodes :

/ Crer un raccourci.

sur votre Bureau en faisant un Cliquer / Glisser ou

Mthode 2 (rapide mais plus difficile) : rduisez la fentre de votre explorateur de manire voir le Bureau
en fond. Slectionnez le fichier

, puis, fates un

+ gliss

vers votre bureau, et choisissez enfin :


Enfin, renommez le raccourci si ncessaire (un

dans le nom et retapez ou modifiez).

Vous pouvez aussi le supprimer et le recrer autant de fois que ncessaire, car supprimer un raccourci ne
supprime pas le programme en lui-mme.

On reconnat un raccourci la petite flche contenu dans son icne :


On peut crer des raccourcis vers des programmes, des fichiers, des documents et tout ce que vous voulez,
tant quun programme est capable douvrir le fichier en question.

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32

Crer un classeur et saisir des donnes

Crer un nouveau classeur / document Excel


Fichier dexercice utilis : Nouveau document
Si vous venez douvrir Excel, vous tes par dfaut dans un nouveau Classeur (nouveau document) nomm
Classeur 1.
Si vous tes dj dans un autre Classeur Excel et que vous souhaitez en ouvrir un nouveau, sans fermer le
classeur courant, plusieurs possibilits :
Cliquez simplement sur le bouton

/ Nouveau pour obtenir un classeur vierge.

Utilisez les menus sur la gauche pour affiner votre choix.

Les modles utilisent les ressources de Microsoft Office Online.

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33

Dplacement dans la feuille et slection de cellules


Fichier dexercice utilis : Nouveau document

Se dplacer dans la feuille


Pour atteindre et slectionner une cellule en particulier, cliquez dessus en faisant un

Utilisez les ascenseurs verticaux et horizontaux pour afficher les colonnes et les lignes suivantes :

Pour aller tout en haut gauche de la feuille et atteindre la cellule A1 :


Utilisez

(pav numrique) ou bien

Pour atteindre la premire cellule de la ligne active :

fates

Pour atteindre la dernire cellule de la ligne active :

fates

Pour atteindre la premire cellule de la colonne active :

fates

Pour atteindre la dernire cellule de la colonne active :

fates

Pour changer de feuille : fates

ou

Slectionner des cellules ou des colonnes


Le systme de slection de cellules est assez proche de celui que lon connat dans Word.
Slectionner une plage de cellule : Cliquez / Glissez de la premire la dernire cellule (ou bien cliquer sur
la premire cellule puis faire

sur la dernire cellule)

Slections multiples non adjacentes : maintenez la touche


enfonce pendant vos slections.
Cela fonctionne aussi bien pour des cellules que pour les lignes et les colonnes.

Slectionner une colonne : cliquez sur la lettre correspondante (en haut) :


Slectionner une ligne : cliquez sur le chiffre correspondant ( gauche) :

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34

Exemple de slections de cellules multiples avec la touche

Exemple de slections de colonnes multiples avec la touche

maintenue :

maintenue :

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35

Slectionner des cellules ou des colonnes


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_01_Fi-69_saisie_basique.xlsx
Vous trouverez aussi des options explorer dans le menu Edition / Atteindre
ou bien en utilisant un de ces raccourcis :

ou

Remplissez le champ Rfrence en respectant la syntaxe pour slectionner une plage de cellules ou des
plages non adjacentes :
Slection dune seule cellule :
Slection dune plage de cellules :
Slection de deux plages de cellules non adjacentes :
Slection dune plage de cellules situe en feuille 2 :

c10
a1:e5
a1:e5 ; b7:e14 (exemple ci-dessous)
feuil2! a1:e5

Note : les espaces sont inutiles (ou interdits) dans ces formules de slection. Les lettres sont insensibles la
casse.

Exemple

Je slectionne les plages a1 e5 mais aussi les plages


b7 e14 : je saisis a1:e5 ; b7:e14 dans le champ
Rfrence.

Jobtiens bien les plages a1:e5 et b7:e14,


non adjacentes slectionnes :

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36

Saisir des donnes dans une feuille


Fichier dexercice utilis : Nouveau document

Suggestion pour la mise en page


Pour commencer saisir des donnes sur une feuille vierge, je vous suggre vivement de laisser
la premire colonne et la premire ligne vierges.
Commencez donc votre saisie de titre en B2 ou de donnes en B4. Tout dabord, cela permet
darer le document en le dcollant des marges extrieures. Ne perdez pas de vue que cette
feuille devra sans doute tre partage ou lue par dautres. Enfin, si vous appliquez des effets de
bordures, vous ne les verrez pas lcran (hors aperu) et cela vous fera perdre du temps.
Au moment des finitions de mise en page, il sera facile de mettre en page et par exemple, de
rduire la largeur de la colonne A minima.

Dans tous les cas, arez vos documents ! comme dans Word, sautez des lignes, espacez,
alignez, jouez sur les gras et les couleurs (sans en abuser), et amliorez ainsi la clart et la
lisibilit de vos feuilles de calcul.

Saisir des donnes


Pour saisir des donnes (chiffres ou lettres), cliquez sur la cellule qui doit les contenir.
Tapez ensuite vos donnes. Ici bas, le texte saffiche dans la cellule mais aussi dans la Barre de formule.
Par dfaut, les textes sont aligns gauche, et les chiffres droite.

Pour valider votre saisie, plusieurs solutions :


Bouton
Touche

ou touche
(ou

du clavier :

valide la saisie et se dplace la cellule juste en dessous.

):

valide la saisie et se dplace la cellule juste droite


(idem pour les autres flches).
Cliquez en dehors de la cellule active valide aussi la saisie.
Pour annuler la saisie en cours de frappe, appuyez sur
ou la touche

de votre clavier.

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37

Saisir une valeur rpter


Si vous souhaitez saisir, dans une plage de donnes spcifique, la mme donne dans toutes les cellules
contenues dans cette plage, slectionnez la plage, saisissez votre donne rpter, puis valider en faisant
un

La cellule est trop troite pour le texte saisi


Souvent, le texte saisi dans une cellule dborde car la cellule est trop troite.
Saisie de texte
Si la cellule de droite est vide, le texte saffiche par-dessus.
Si la cellule de droite contient des donnes, votre texte est coup.
Saisie de nombres
Les nombres dont la taille excde la largeur de la cellule sont affichs avec un coefficient 10n, avec larrondi
correspondant (notation scientifique utilis aussi gnralement par les calculatrices). Ici bas le chiffre de 20
10
milliards, soit 20 000 000, est transform, faute de place, en 2E+10, c'est--dire 2 x 10 .

Saisie de dates
Les dates dont la taille excde la largeur de la cellule sont remplaces par des #####.

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38

Forcer un renvoi la ligne dans une cellule


On a souvent besoin de forcer le passage la ligne afin de ne pas largir la colonne. Pour forcer le texte
revenir la ligne. Tapez votre texte normalement, puis placez-vous dans la barre de formule, et fates un
+

chaque fois que vous souhaitez forcer un retour la ligne dans le texte de votre cellule.

Autre mthode : passez par le menu Format / Cellule / onglet alignement / Contrle du texte / cochez
Renvoyer la ligne automatiquement.

Saisir un nombre sous forme de texte


Pour certaines raisons, il est parfois ncessaire de saisir un nombre qui soit considr comme du texte, car
on ne souhaite pas quil soit additionn dans une somme ou utilis dans une formule de calcul.
Pour saisir le nombre 480 en tant que texte, il suffit de saisir dans la cellule : 480 ou bien =480

Saisir dun commentaire pour une cellule


Pour mmoriser une information importante, sur un contenu ou sur un calcul spcifique, on peut rattacher un
commentaire une cellule de son choix.

Slectionnez la cellule,
puis fates un
/
Insrer un commentaire.
Saisissez, cliquez en
dehors de la zone de
saisie quand termin.

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39

Vous pouvez facilement reprer les cellules qui contiennent un commentaire, car elles comportent un petit
triangle rouge dans leur coin suprieur droit

Pour modifier, supprimer, afficher ou masquer un commentaire, passez galement par le menu contextuel
en faisant un

/ menu contextuel.

Saisir des dates et des heures


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_02_Fi-69_dates_heures.xlsx
Dates
Pour saisir une date afin quelle soit reconnue par Excel comme une donne chiffre (et donc exploitable
pour les utiliser dans des calculs), il faut taper en toutes lettres, par exemple 22 janvier 2002, ou bien sur un
de ces formats : 22-01-2002 ou encore 22/01/2002. Excel affiche alors la date dans un format exploitable ?

Heures
Pour saisir une heure afin quelle soit reconnue par Excel comme une donne chiffre (et donc exploitable
pour les utiliser dans des calculs), il faut taper : 12:30 . En effet, seul le : est reconnu par Excel
comme sparateur valable dans les calculs horaires.

Dans lexemple ci-dessus, on saisit en ligne 5 le texte 12h30 . Lorsque lon retire 03 :00 , c'est--dire 3
heures dans le langage dExcel, il ne sait pas faire le calcul car il ne reconnat pas le terme 12h30 , et crie
son dsespoir en affichant un
.
En revanche, si lexpression est correctement saisie (12:30), alors Excel trouve le bon cart, soit 09:30.

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40

Modifier, supprimer, annuler, rtablir, rpter


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_01_Fi-69_saisie_basique.xlsx

Modifier le contenu dune cellule


Placez votre souris en slectionnant la cellule dont le contenu doit tre modifi.
Utilisez alors la touche

de votre clavier puis modifiez.

Ou bien, tout simplement, positionnez-vous dans la Barre de formule ou s affichent galement les
donnes, et modifiez comme dans Word.

Validez avec la touche

pour terminer vos modifications, comme en saisie.

Pour annuler en cours de frappe, cliquez sur la croix rouge

, gauche de la Barre de formule :

Supprimer le contenu dune cellule


Placez votre souris en slectionnant la cellule dont le contenu doit tre supprim.
Utilisez le mme systme que pour la modification pour une suppression manuelle.

Sans passer par la Barre de formule, appuyez sur la touche


Pour plus doptions, essayez un

ou

fonctionne aussi.

/ Supprimer et choisissez dans les propositions ci-dessous :

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41

Annuler
Pour annuler la ou les dernires actions effectues, utilisez le menu Edition / Annuler autant de fois que
ncessaire pour revenir en arrire.
Autre mthode : utilisez le bouton de raccourci

Mthode rapide :

que vous trouverez dans la Barre doutils standard.

( utiliser autant de fois que lon sest tromp)

Rpter
Pour annuler vos annulations , utiliser le bouton

ou

Rtablir
Pour rpter une action donne, par exemple lapplication dun format de police, utilisez le menu Edition /
Rptez autant de fois que ncessaire.
Mthode rapide :

ou encore plus simple : la touche

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42

Exercice pour la saisie


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_01_Fi-69_saisie_basique.xlsx
Veuillez saisir les informations comme prsentes ci-dessous, afin que nous puissions les exploiter dans la
suite du cours. Utilisez tout ce que nous avons dj abord jusqu maintenant.
Soyez prcis et corrects sur la saisie de tous les chiffres afin que nous ayons, vous et moi, les mme
rsultats durant les volutions de cet exercice.

Voici donc ce que je vous propose de saisir, commencez bien saisir le titre en cellule B2.
Ne fates aucune mise en page, nous aborderons ce point un peu plus loin dans ce support de cours.

A vous la main !

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43

Sauvegarder un classeur
Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_01_Fi-69_saisie_basique.xlsx

Sauvegarder une premire fois


Si cest votre premire sauvegarde, allez dans le menu Fichier / Enregistrer-sous, puis trouvez un endroit
sur votre disque dur ou ranger ce fichier, donnez un nom votre fichier, et cliquez sur OK.

Sauvegarder nouveau
Il faut sauvegarder souvent. Mme si Excel sauvegarde automatiquement votre travail par
dfaut toutes les 10 minutes, vous naimeriez pas recommencer deux fois la mme chose en
cas de coupure de courant ou suite une mauvaise manipulation. Ds que vous avez saisi un
paragraphe important, ayez le rflexe de faire
raccourci

/ Enregistrer ou dutiliser la touche de

, cest une scurit indispensable pour viter de perdre du temps.

Attention, cette fonction crase le fichier en sauvegardant, sans dupliquer votre document.

Enregistrer sous
Vous souhaitez utiliser un document_1 comme base de travail et crer un document_2 ? :
Ouvrez le document_1 , Utilisez le menu
document_2 .

/ Enregistrer sous, puis nommez votre fichier

A ce stade, le 2 est une copie du 1, que vous pourrez ensuite adapter ou modifier.
Vous devrez alors saisir un nouveau nom de fichier par-dessus celui dorigine.

Compatibilits des versions entre elles


Pensez vos amis ou collgues qui ont peut-tre une version suprieure ou antrieure dExcel, et
qui devront ouvrir, lire ou modifier votre travail.
Cas n 1 : vous utilisez Excel 2003, et votre collgue a une version antrieure, Excel 2002. Vous devez
enregistrer votre fichier sous le format Excel 2002 & 95 , dans Type de fichier .
Cas n 2 : vous utilisez Excel 2007, et votre collgue a une version antrieure, Excel 2003. Vous devez
enregistrer votre fichier sous le format Excel 97 - 2003 , dans Type de fichier .
Cas n 3 : vous utilisez Excel 2003, et votre collgue a une version suprieure, par exemple Excel 2007.
Dans ce cas vous navez rien faire, puisque lascendance des versions permet Excel 2007 de
reconnatre et douvrir un document ralis avec une version plus ancienne (Excel 2002).

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44

Fermer un classeur et quitter Excel


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_01_Fi-69_saisie_basique.xlsx

Ne vous trompez pas dicnes pour grer vos classeurs (fichiers) : le menu
actif, tandis que

/ Fermer ferme le classeur

/ Quitter ferme lapplication Excel.

La combinaison de touches
Quitter.

a exactement le mme effet que de passer par le menu

Si vous avez oubli de fermer un plusieurs classeurs, rpondez aux questions quExcel vous pose.
Par exemple celle-ci (classeur dj sauvegard au moins une fois puis modifi) :

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45

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46

Affichage et gestion des colonnes


Adapter l'affichage l'cran selon les besoins
Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_03_Fi-69_double_split.xlsx
Zoom rapide
Cette fonction est primordiale dans la vie de tous les jours . Pourquoi ? parce quelle permet de visualiser
instantanment le document dans sa taille la plus adapte au travail que lon souhaite faire. Pour cela, :
deux solutions possibles :
La premire, utiliser le curseur de rglage de facteur de zoom (en bas droite de la fentre Excel) :
(cliquez sur le pourcentage en chiffres pour accder une fentre de
dialogue plus complte :

Choisir une valeur ou tapez manuellement une valeur en pourcentage, dans le champ Personnalis.

La deuxime est nettement meilleure si vous possdez une molette centrale sur votre souris.
Il suffit de maintenir la touche

tout en utilisant la molette

de votre souris.

Vous pouvez ainsi fortement zoomer, ou bien fortement d-zoomer pour afficher plus dinformations.

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47

Diviser laffichage en deux sous-fentres


Autre fonction utile dans le mme ordre dide : vous pouvez aussi sparer votre cran en 2 fentres
affichant la mme feuille. Ceci est par exemple utile lorsque vous souhaitez voir 2 parties de votre document
non contiges.

En haut droite de la zone daffichage de texte, attrapez avec votre souris le petit curseur, juste au dessus
de la flche suprieure de lascenseur de droulement.
Fates ensuite glisser ce curseur vers le bas afin de diviser lcran en 2 parties distinctes. Les 2 parties sont
dsormais grables indpendamment.
Pour revenir une seule fentre, remontez le petit curseur dans sa position la plus haute.

NB : regardez en bas droite de la fentre, il y a un autre curseur, mais celui-ci est vertical ! cela permet de
couper lcran du classeur en 4 fentres spares si besoin.

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48

Manipuler des colonnes, des lignes ou des cellules


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_01_Fi-69_saisie_basique.xlsx
Modifier la taille des colonnes et des lignes
Mthode manuelle
Pour modifier ou ajuster la largeur dune colonne, placez votre souris lintersection de deux colonnes,
comme ci-dessous, afin que votre curseur prenne cette forme :

Dplacez alors latralement la souris pour ajuster manuellement la largeur de la colonne.


Le fonctionnement est le mme pour des lignes, en dplaant verticalement la souris.
Mthode fine (chiffre)
Vous pouvez aussi effectuer un rglage trs fin en slectionnant une colonne entire (cliquez sur la lettre
correspondante) puis en faisant un Clic droit / Largeur de colonne. Ajustez la valeur chiffre et validez
avec OK.

Mme principe avec les lignes : Clic droit / Hauteur de ligne, puis modifiez la valeur et validez avec OK.

Mthode multi colonnes / multi lignes


Vous pouvez raliser les mmes manipulations en slectionnant plusieurs colonnes ou lignes (Cliquer /
Glisser depuis la premire colonne slectionner jusqu la dernire). Les ajustement sappliquent alors sur
toutes les colonnes ou lignes slectionnes.

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49

Ajustement automatique
Slectionnez une ou plusieurs colonnes contenant du texte ou des donnes chiffres, placez votre souris
lintersection de deux colonnes, afin que votre curseur prenne cette forme :
. Fates alors un Double
Clic pour ajuster automatiquement la largeur de(s) colonnes aux contenus (mme fonctionnement pour la
hauteur des lignes).
Avant : les colonnes sont parfois trop troites

Aprs : mis la taille automatique de toutes les colonnes slectionnes

Insrer des colonnes et des lignes


Pour insrer une colonne avant la colonne C, slectionnez-la (cliquez sur le C ) et allez dans le menu
Insertion / Colonnes. Une colonne est insre avant la colonne C. Les colonnes droite sont renommes
automatiquement.
Pour insrer 3 colonnes avant la colonne C, il suffit de slectionner les colonnes C, D et E (trois en tout) et
de faire la mme opration, menu Accueil / section Cellules / Insrer / Insrer des lignes dans la feuille.
Trois nouvelles colonnes sont insres gauche

Mme rsultat avec un Clic Droit / Insertion.


Mme principe de fonctionnement avec les lignes. (les nouvelles lignes sinsrent au dessus).

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50

Supprimer des colonnes et des lignes


Slectionnez une ou plusieurs colonnes, contiges ou non.
Passez par le menu Accueil / section Cellules / Supprimer / Supprimer des colonnes dans la feuille ou
bien utilisez un Clic Droit / Supprimer.
Mme principe pour les lignes :

Supprimer des cellules


Slectionnez une ou plusieurs cellules contiges.
Passez par le menu Accueil / section Cellules / Supprimer / Supprimer les cellules ou bien utilisez un
Clic Droit / Supprimer

Rpondez la question pose :

Masquer des colonnes et des lignes


Vous pouvez avoir besoin de masquer
certaines lignes ou colonnes.
En particulier, il est frquent de souhaiter
cacher des colonnes qui contiennent, ou bien
des calculs intermdiaires, ou bien des
chiffres ou des donnes confidentielles.
Slectionnez une ou plusieurs colonnes,
contiges ou non, slectionnez-les,
puis passez par le menu Accueil / section
Cellules / Format / Masquer & afficher /
Masquer les colonnes,
ou bien utilisez un Clic Droit / Masquer.
Mme principe pour les lignes, ou bien utilisez
un Clic Droit / Masquer.

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51

Reprer et afficher une colonne masque


Vous savez quune colonne est masque lorsque par exemple, la colonne qui suit C est E. Dans ce cas, la
colonne D a t masque.
Pour lafficher nouveau, slectionnez les colonnes C E, puis menu Accueil / section Cellules / Format /
Masquer & afficher / Afficher les colonnes ou bien plus rapidement, un simple Clic Droit / Afficher.

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52

Mise en forme des cellules


Les mises en formes des cellules touchent plusieurs lments :
La police et la taille des caractres
Lalignement des contenus dans les cellules
Les bordures et couleurs de fond dune cellule ou de groupes de cellules
Le format daffichage des valeurs chiffres (formats nombres )
Reproduction de ces mises en forme
Dtaillons-les dans les sections suivantes.

Modifier la police, la taille des caractres et la couleur


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_04_Fi-69_mise_en_forme.xlsx
Feuille / Onglet utilis :

Saisie

Prambule : pour mieux constater les changements de mise en forme, ou tre critique sur son
travail, il est souvent prfrable de dsactiver laffichage du quadrillage, car vous serez plus
proche dun rsultat imprim / transmis des collgues. Pendant ces phases de mise en forme,
allez dans le menu Affichage / section Afficher - Masquer / et dcochez Quadrillage
.

Taille, police des caractres et couleurs


Slectionnez une ou plusieurs zones de texte, puis plusieurs mthodes :
Depuis le menu Accueil / section Police,
:
ajustez en fonction de vos besoins.
Couleur : choisissez les couleurs de police en utilisant les menus
droulants :

Plus doptions sont disponibles depuis le bouton

de la section Police (Barr, exposant, indice).

Utiliser les attributs (gras, soulign, italique)


Ce sont les formats de caractres les plus frquemment utiliss, aussi il est prfrable de passer par la
barre de raccourci en haut de lcran

Mettre en gras

ou dutiliser un raccourci clavier comme ceux-ci :

Mettre en soulign

Mettre en italique

(Barre doutils)

(Barre doutils)

(Barre doutils)

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53

Aligner le contenu des cellules


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_04_Fi-69_mise_en_forme.xlsx
Feuille / Onglet utilis :

Saisie

Alignement horizontal
Pour aligner un texte, slectionnez la cellule concerne puis menu
Accueil, et utilisez les icnes de la section Alignement en haut de
lcran :

Vous ne pouvez pas appliquer des alignements diffrents au sein dune mme cellule. Le format
dalignement sapplique la cellule entire.
Aligner gauche

Le plus courant pour les textes

Aligner droite.

Le plus courant pour les chiffres

Centrer.

A viter pour toutes les donnes chiffres

Alignement vertical
Pour des raisons desthtique ou de lisibilit ou de charte graphique, il est souvent ncessaire daligner
aussi les textes verticalement. Slectionnez la/les cellule(s) concerne(s) puis :
Clic Droit / Format de cellule / onglet Alignement,
Menu Format / Cellule / onglet Alignement.
Puis section Alignement du texte / Vertical / choisissez Centr.

Rsultat : ce format
de centrage vertical
a t appliqu la
cellule C4
ci-dessous :

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54

Renvoi la ligne automatique


Au sein dune mme cellule.
Toujours depuis le menu Accueil / section Alignement, utilisez ce bouton :

La mme option est disponible depuis le menu Accueil / section Cellules / drouler Format / Format de
cellule / onglet Alignement.

Fusionner et centrer
Au sein dune mme cellule.
Toujours depuis le menu Accueil / section Alignement, utilisez ce bouton :

La mme option est disponible depuis le menu Accueil / section Cellules / drouler Format / Format de
cellule / onglet Alignement.

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55

Appliquer des bordures et des couleurs de remplissage


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_04_Fi-69_mise_en_forme.xlsx
Feuille / Onglet utilis :

Mise en forme

Bordures de cellules
Toujours le mme principe, on slectionne une ou plusieurs
cellules, contiges ou non, et on applique un type de
bordures en choisissant avec cet icne, depuis le menu
Accueil / section Police
Le dernier choix est mmoris dans licne lui-mme, ce qui
vite de drouler chaque fois les choix de licne si lon a
besoin de rpter plusieurs fois la mme bordure.

Vous pouvez aussi tracer la main si vous tes plus


confortable avec cette mthode. Dans ce cas, choisissez
une des options dans Traage des bordures.

Plus doptions en droulant le menu


de la section Police, onglet Bordure :

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56

Remplissage avec couleurs ou motifs


Mme principe que prcdemment, on slectionne une ou plusieurs
cellules, contiges ou non, et on applique un fond de couleur en
choisissant avec licne
Police.

, depuis le menu Accueil / section

Le dernier choix est mmoris dans licne lui-mme, ce qui vite de


drouler chaque fois les choix de licne si lon a besoin de rpter
plusieurs fois la mme bordure.
Les couleurs disponibles sont les mmes que pour coloriser les polices
de caractres :

Vous trouverez les motifs par le menu Accueil / section Cellules /


Format / Format de cellule / onglet Remplissage : choisissez dans le
menu droulant.

Attention ne pas trop charger, vrifiez que la lecture des textes reste confortable et bnficie
dun bon contraste et ne fatigue pas les yeux. Pensez ventuellement au passage en noir et
blanc (fax ou imprimante noir et blanc). Le mieux est lennemi du bien :)

Pour continuer sur la base de lexercice prcdent, essayez dobtenir exactement la mme mise
en forme que ci-dessous en utilisant des couleurs qui vous plaisent.

Rappel : les mmes options sont disponibles depuis le menu Accueil / section Cellules / drouler Format /
Format de cellule / onglet Remplissage.

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57

Tous les formats de cellule de type nombre


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_04_Fi-69_mise_en_forme.xlsx
Feuille / Onglet utilis :

formats

Reprenez toujours le mme exercice et slectionnez en faisant un Cliquer / Glisser tous les chiffres des
surfaces Carez (y compris celle du total, mme si le calcul nest pas encore en place).
Fates un Clic Droit / Format de cellule / onglet Nombre. Attention le terme Nombre doit tre compris au
sens de Catgorie de formats destins des donnes chiffres .

Chaque Catgorie comprend des types de format prdfinis et en gnral nous


nous en contentons, ou bien nous les utiliserons, le cas chant, pour les
personnaliser.
Sur le droite de la fentre, chaque format prsente un Aperu, visible dans la
section Aperu.
En gnral, on peut rgler le nombre de dcimales que lon souhaite afficher
, ce qui est trs pratique pour avoir une lecture lisible et cohrente, en
particulier en cas de chiffres virgules aligns droite.
Selon le cas, on pourra aussi avoir une section Type (format heure) ou Symbole
(format montaire) avec un menu droulant, permettant daffiner le choix de la
Catgorie avec des variantes de formats prdfinis :

Exemple : plusieurs types de Format date :

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58

Voyons maintenant en dtail chaque catgorie de formats possibles.

Format Standard
Cest le format appliqu par dfaut.
Par dfaut : alignement droite pour les nombres et les dates, et alignement gauche pour les textes.

Format Nombre
Cest le format utilis pour laffichage gnral des nombres.
Nombre de dcimales : cest le nombre de chiffres affichs aprs la virgule.
Vous pouvez aussi, depuis la Barre doutils, utiliser les boutons Rduire les dcimales ou Ajouter une
dcimale. De gauche droite :

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59

Utiliser le sparateur de milliers : par dfaut, tous les chiffres saisis apparaissent en bloc , sans aucun
sparateur de milliers. Je vous conseille vivement de lutiliser partout, tant ce sparateur aide la lecture des
chiffres.
Si vous le dsirez, vous pouvez choisir un autre sparateur par dfaut que lespace. Passez par le
menu

/ Options Excel / section Options avances.


.

Il ne vous reste plus qu saisir le caractre que vous souhaitez


utiliser, par exemple un point. Validez avec OK.
(Je dconseille cette option, qui charge le texte inutilement et nuit la lisibilit et au confort de lecture).

Une alternative pour utiliser plus rapidement le Sparateurs de milliers par dfaut : depuis la section
Nombre, utilisez le bouton

Format Montaire
Ce format a la particularit doffrir les symboles des devises trangres. Choisissez un symbole adapt
vos travaux et votre pays dans la liste droulante :

A noter : si vous saisissez par exemple 25000 , le format montaire en euros est alors
automatiquement appliqu pour cette cellule (la valeur saisie reste 25000 et non le 25000 ).

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60

Format Comptabilit
Il y a de subtiles diffrences entre le format montaire et ce format Comptabilit :
Le symbole est align droite, mais Excel insre automatiquement un espace la fin (voir schma cidessous).
Si la valeur est ngative, elle est affiche en noir et non en rouge.
Si le montant est gal zro, alors, cest un trait (tiret du 6) qui saffiche en place et lieu du zro,
align gauche de la cellule.

Format Date et format Heure


Dans ces deux types de format, il y a dassez nombreux affichage possible qui sont proposs via le menu
droulant.
Exemples de formats Date :

Exemples de formats Heure :

Format pourcentage
Vous pouvez aussi appliquer ce type de format en cliquant sur le bouton
section Nombre.

situ dans le menu Accueil /

Appliquer ce format revient diviser par 100 le chiffre qui a t saisi, puis ajouter un % en fin de
cellule.
Par exemple, si vous appliquez le format Pourcentage une
cellule qui contient le chiffre 0,196 la valeur affiche devient 19,6
%. Comme pour les formats de type Nombre, vous pouvez utiliser
les boutons Rduire les dcimales ou Ajouter une dcimale.
De gauche droite :

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Format Fraction
Le format Fraction permet de reprsenter un nombre dcimal sous la forme de sa partie entire,
immdiatement suivie dune Fraction.
Si vous tapez par exemple le chiffre 9,5, il pourra tre affich 9 1/2 si vous choisissez loption
Demis(1/2).

Si une valeur est saisie sous la forme dun nombre entier suivi dune fraction, ce format est automatiquement
reconnu par Excel et attribu la cellule.
Dans tous les cas, Excel calculera et affichera la fraction la plus proche du chiffre que vous avez saisi.

Format Scientifique
Si vous utilisez le format scientifique, le chiffre saffichera comme le produit dun nombre (compris entre 1 et
9), multipli par une puissance de 10 (sachant que 100 = 1, 101 = 10, 102 = 100, 103 = 1 000, etc.)
En mathmatiques, ce format se traduit de la manire suivante :
100 = 1
101 = 10
102 = 100
103 = 1 000
etc.

correspond en criture mathmatique


correspond en criture mathmatique
correspond en criture mathmatique
correspond en criture mathmatique

E +00
E +01
E +02
E +03

(soit 10 la puissance 00)


(soit 10 la puissance 01)
(soit 10 la puissance 02)
(soit 10 la puissance 03)

Exemple : la notation 2,5E +04 vaut en fait 2,5 x 104 soit encore 2,5 x 10 000 ou encore 25 000.
Exercice : Ecrivez les rsultats chiffrs sans puissances pour :
5,8E +06
5E -01
8E +09
5,3131E +02
800E -03
8E +09
24E +00

:
:
:
:
:
:
:

.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................

Solutions en page suivante

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62

Solutions de la notation en format scientifique


5,8E +06
5E -01
8E +09
5,3131E +02
800E -03
8E +01
24E +00

:
:
:
:
:
:
:

5 800 000
0,5
8 000 000 000
531,31
0,8
80
24

Format Texte
Appliquer le format Texte, mme un chiffre, implique quExcel ne verra plus cette donne comme un
chiffre et ne sera donc pas utilis dans des formules de calcul.
Cela peut-tre utile dans certains cas. Et pour vous ?

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63

Format Spcial

Ils concernent les donnes de type Code postal, n de scurit sociale, tlphone, etc.
Ils dpendent de loption qui a t choisie dans les paramtres rgionaux.

Format personnalis
Vous pouvez crer un Format Personnalis, et le plus simple est dutiliser un type de format dj
disponible, et que vous allez ensuite adapter vos besoins.
Pour se faire, il faut connatre la syntaxe et les principes de fonctionnement des formats de type Nombre.
Manipulations (source : Aide Excel 2003)
Slectionnez les cellules mettre en forme.
Dans le menu Format, cliquez sur Cellule, puis sur l'onglet Nombre.
Dans la liste Catgorie, cliquez sur une catgorie semblable celle que vous voulez obtenir, puis dfinissez
ses formats prdfinis afin qu'ils ressemblent ceux souhaits.
(Le format prdfini n'est pas modifi ; vous crez une copie personnaliser).
Dans la liste Catgorie, cliquez sur Personnalis.
Dans le champ Type, modifiez les codes de format de nombre pour crer le format souhait.
Vous pouvez spcifier jusqu' quatre sections de codes de format. Ces codes de format, spars par des
points-virgules, dfinissent, dans l'ordre, les formats des nombres positifs, des nombres ngatifs, des
valeurs nulles et du texte.

Si vous ne spcifiez qu'une seule section, elle est utilise pour tous les nombres.
Si vous ne spcifiez que deux sections : la premire est utilise pour les nombres positifs et les valeurs zro,
et la seconde pour les nombres ngatifs.
Si vous sautez une section, incluez le point-virgule final de cette section.
Exemple :

Dans la cellule slectionne, le chiffre saisi est 1200 , lunit est Carottes .

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Reproduire une mise en forme (une fois, plusieurs fois)


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_07_Fi-69_formats.xlsx

er

1 cas : la mise en forme existe dj dans une cellule


Loutil pour reproduire une mise en forme existante est un pinceau que vous trouverez dans votre Barre
doutils principale :
Il suffit de slectionner la cellule qui possde la mise en forme que vous voulez reproduire.

Si vous souhaitez lappliquer ailleurs une seule fois, un seul


sur
sur la cellule source, puis
cliquez sur la cellule mettre en forme ou Cliquez / Glissez sur les cellules mettre en forme.

Si vous souhaitez lappliquer ailleurs plusieurs fois, double

sur

les mmes conditions. Appuyez une nouvelle fois sur le bouton


forme.

, puis applications dans


pour arrter les mises en

Conseil : slectionnez avec attention la ou les cellules mettre en forme. Je prcise avec attention , car
ds la fin de la slection effectue, la mise en forme sapplique immdiatement, donc prenez votre temps.

2me cas : la mise en forme nexiste pas encore


Slectionner une zone de texte, appliquez une nouvelle mise en forme (par exemple gras + taille 16, etc.).
Ds que cela est fait, slectionnez la zone suivante et fates
rpte la dernire action effectue.

ou bien la touche

, qui

Note : la touche
rpte dailleurs la dernire action effectue, quelle que soit cette action (mise en
forme, insertion de ligne, suppression de cellule, etc.).

La reproduction de mise en forme concerne tous les formats : les couleurs de police, les gras, la
taille des caractres, mais aussi les alignements dans la cellule, les fonds de couleur (et/ou
motifs) et bordures appliques.

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65

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66

Manipuler les cellules

Fusionner des cellules


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_08_Fi-69_fusions_cellules.xlsx
Vous aurez souvent besoin de cette fonction. Elle permet de grouper ensemble plusieurs cellules contiges
et de les fusionner pour nen faire quune seule. La cellule issue des autres cellules fusionnes se comporte
alors comme une cellule unique. Vous pouvez alors appliquer un format dalignement spcifique (centr
dans lexemple ci-dessous) :

Manipulations
Slectionnez les cellules contiges fusionner, puis toujours depuis le menu Accueil / section Cellules /
drouler Format / Format de cellule / onglet Alignement :

ou bien : Clic Droit / Format de cellule / onglet Alignement / section Contrle du texte / cocher
Fusionner les cellules.
Rsultat :
Avant fusion

Aprs fusion

Options de fusion rapide : utilisez le bouton


depuis le menu Accueil / section Alignement.
Ce bouton permet de fusionner et de centrer en mme temps votre slection de cellules.

Annuler la fusion
Slectionnez les cellules contiges dj fusionnes, puis Clic Droit / Format de cellule / onglet
Alignement / section Contrle du texte / dcochez Fusionner les cellules.

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67

Couper / Copier / Coller


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_08_Fi-69_fusions_cellules.xlsx

Les Couper / Copier / Coller


La notion de presse-papier est primordiale, car utilise dans tous les logiciels et travers
Windows. Le presse papier est un rservoir de taille infinie , mais qui ne peut contenir quune
seule chose la fois.
Les Couper
/ Copier
/ Coller
agissent sur le contenu mais aussi sur les mises en
forme de formats : les couleurs de police, les gras, la taille des caractres, mais aussi les
alignements dans la cellule, les fonds de couleur (et/ou motifs) et bordures appliques.
En revanche, la largeur de la cellule source (en fait la colonne) nimpacte pas sur la largeur de la
cellule de destination ou lon colle.
Lorsque je coupe une slection, elle remplit mon presse-papier et disparat de mon document. Je peux alors
la coller ailleurs, et ce autant de fois que je le souhaite, tant que je nai pas coup ou copi autre chose !
Faire un Couper

/ Coller

revient donc dplacer une slection.

Lorsque je copie une slection, elle remplit mon presse-papier mais reste intacte, visible dans mon
document. Je peux alors la coller ailleurs, et ce autant de fois que je le souhaite, tant que je nai pas coup
ou copi autre chose ! Faire un Copier

/ Coller

revient donc dupliquer une slection.

Dplacer : slectionner votre zone de texte dplacer, puis :


Avec la souris : Slectionnez la cellule puis fates un Glisser / Glisser depuis une bordure de la cellule,
jusqu sa nouvelle destination.
Avec les menus classiques : Menu Accueil / section Presse-papier / Couper
(injecte votre slection dans le presse-papier tout en la supprimant du document), puis
se positionner la nouvelle destination, puis menu Accueil / section Presse-papier /
Coller

(insre le contenu du presse papier dans la cellule de destination).

Avec les menus contextuels :

/ Couper

(injecte votre slection dans le presse-papier tout en la

supprimant du document), puis se positionner la nouvelle destination, puis


du presse papier lendroit du point dinsertion).

/ Coller (insre le contenu

Dupliquer : slectionner votre zone de texte dplacer, puis :


Avec la souris : Slectionnez la cellule puis fates un
latrale de la cellule, jusqu sa nouvelle destination.

+ Glisser / Glisser depuis une bordure

Avec les menus classiques : menu Accueil / section Presse-papier / Copier


(injecte votre slection
dans le presse-papier tout en la laissant en place), puis se positionner la nouvelle destination, menu
Accueil / section Presse-papier / Coller
destination).

(insre le contenu du presse papier dans la cellule de

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68

Avec les menus contextuels :

/ Copier

(injecte votre slection dans le presse-papier tout en la

supprimant du document), puis se positionner la nouvelle destination, puis


du presse papier lendroit du point dinsertion).

/ Coller (insre le contenu

Collage spcial
Au lieu deffectuer un collage simple, passez par le Collage spcial. Passez par le menu Accueil / section
Presse-papier / droulez Coller
), vous aurez sans doute parfois besoin de plus doptions : par
exemple, vous souhaitez coller le contenu chiffr dune cellule, mais pas le format, etc.
Choisissez loption Collage Spcial
cochez en fonction de vos besoins.

au lieu dun simple Coller, puis

Fates des essais et exprimentez.

Lutilisation du Collage spcial


avec option Valeur aura
toujours lavantage, si vous modifiez un document original ou contenant une charte graphique, de
ne pas altrer ou modifier cette charte graphique.
Les raccourcis ci-dessous sont retenir par cur : ils vous serviront toute votre vie, et dans 99,9% des
logiciels que vous utiliserez.

Couper :

Copier :

Coller :

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69

Insrer des symboles et des caractres spciaux


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_08_Fi-69_fusions_cellules.xlsx

Si vous souhaitez crire un , un ou simplement crire que 10 + 3 12, il vous faut aller dans le menu
Insertion / section Texte / bouton Symbole :

Vous y trouverez des symboles mathmatiques, ponctuation gnrale, symboles montaires, exposants,
indices, des formes gomtriques diverses, etc.

Filtrez les symboles en droulant le menu Sous-ensemble, choisissez votre symbole, puis

Exemple de rsultat :

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70

Crer et recopier des formules simples

Additionner des cellules laide du bouton Somme, ou sans


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_09_Fi-69_formules_simples.xlsx
Exemple laide du bouton Somme
Nous voulons faire le somme du mobilier HT de chacun des 6 appartements
(colonne F) et inscrire le rsultat de cette opration en F11 (fusionne avec F12), la cellule juste en dessous.

Positionnez-vous en F11, la cellule qui va contenir le rsultat. Cest cette cellule qui contiendra la formule de
calcul en elle-mme.
Demandez la fonction Somme en cliquant, dans le menu Accueil / section Edition / bouton

Excel prcise la taille de la plage : 6Lx1C


Cliquez / Glissez depuis la cellule F5 jusqu F10 pour prciser Excel quelle est la plage des cellules
sommer.

Appuyez sur la touche Entre, le rsultat saffiche en


F11.
Pensez ajuster le format si ncessaire (nombre,
alignement, fond, etc.)

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71

Autres mthodes sans le bouton Somme

Avec la souris et le clavier


Vous pouvez additionner toutes les cellules une par une dans une formule unique, en les slectionnant une
par une avec la souris.
Mthode complte :
Positionnez-vous en F11, puis tapez =
Slectionnez F5 avec la souris, puis tapez +
Slectionnez F6 avec la souris, puis tapez +
Slectionnez F7 avec la souris, puis tapez +
Slectionnez F8 avec la souris, puis tapez +
Slectionnez F9 avec la souris, puis tapez +
Slectionnez F10 avec la souris
Tapez la touche Entre

pour valider et afficher le rsultat.

Le fonctionnement est exactement le mme pour tous les oprateurs.


Saisie manuelle de la formule entire
Vous pouvez galement, si vous naimez pas cliquer avec la souris, tapez entirement la formule de calcul
dans la Barre de formule. Dans ce cas, il faut respecter les rgles dcriture dExcel et tre vigilant, car cela
est indniablement une source derreurs.

Vous pouvez galement additionner toutes les cellules en nommant la plage. Cela revient appuyer sur le
bouton Somme, mais en crivant vous-mme la formule :
(fates attention bien refermer la parenthse)

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72

Avec laide de lassistant fonction


Vous ne vous souvenez plus comment il faut
rdiger une formule pour faire la somme de
plusieurs cellules ? pas de panique :)
Allez faire un tour dans le menu Accueil /
section Edition / droulez el bouton
Autres fonctions.

Dans le champ de Recherchez une


fonction, tapez par exemple somme ,
puis bouton OK (en haut droite de la
fentre).

Dans la slection en dessous, Excel a trouv la fonction SOMME qui semble convenir.

Cliquez dessus puis bouton OK en bas de la fentre.


Vous allez maintenant complter les arguments de la fonction.
Dans la fentre qui souvre vous devez complter les arguments de la fonction afin quExcel puisse oprer
son calcul.

Dans cet exemple, le Nombre1 est la premire plage de cellule sommer. Mais vous pouvez sommer
plusieurs plages diffrentes en compltant les arguments Nombre2, Nombre3, etc.

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73

Cliquez sur OK pour valider. Le rsultat saffiche en F11.

F11 contient le total de plusieurs plages de cellules :


SOMME(F5:F10)+SOMME(H5:H10)+SOMME (D5:D10),
que vous pouvez aussi crire plus simplement (comme le fait Excel) : SOMME(F5:F10; H5:H10; D5:D10).

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74

Les oprateurs dans les formules


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_09_Fi-69_formules_simples.xlsx
Les symboles oprateurs

Voici une liste des symboles oprateurs les plus courants et vous devrez utiliser pour l'criture de toutes vos
formules de calcul dans Excel. Lespace nest pas obligatoire.

Oprateur

Signe

Touche(s) du clavier

Addition

Soustraction

ou

du pav numrique

Multiplication

ou

du pav numrique

Division

Egal

Puissance

Au cube :
PUISSANCE(Nbre;3)

(racine carr : PUISSANCE(Nbre;1/2)


(racine cubique : PUISSANCE(Nbre;1/3)

Diffrent

<>

Suprieur

>

>=

Infrieur
Infrieur ou gal

du pav numrique

Au carr :
PUISSANCE(Nbre;2)

Pourcentage

Suprieur ou gal

ou

+
et

et

<
<=

et

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75

Exercices dapplication

Exercice : calcul du TTC ou du HT avec une TVA 5,5%


Fichier dexercice utilis : Exo_09_Fi-69_formules_simples.xlsx
Feuille / Onglet utilis :

Exo1 TVA

Tapez le chiffre 105 500 comme tant TTC. Dfinissez la constante de TVA 5,5%.
Calculez dans une autre cellule le montant HT correspondant avec une formule mathmatique.
Vous devez trouver un montant HT de 100 000. Fates lessai dans lautre sens. Calculer un montant TTC.
Solution :

noubliez pas les $ pour D21 !


Explications
Le rsultat est fourni en D5, cellule dans laquelle on inscrit la formule suivante :
=D4/(1+$D$2)
En effet, le montant TTC, 105 500, est en D4. Nous appelons donc ce montant puis le divisons par 1,055,
puisque pour aller dun TTC vers le HT, nous devons bien diviser le TTC par (1 + %TVA).
Le terme (1 + %TVA) se traduit donc par (1+$D$2), car la TVA est de valeur 0.055, (soit 5,5%), contenu en
D2.
Il est de bon ton dajouter prventivement une rfrence absolue $D$2, au cas ou nous ayons besoin,
ultrieurement, dutiliser cette formule ailleurs dans la feuille.
Vous devez trouver un montant HT de 100 000.

Exercice : utilisation des parenthses.


Fichier dexercice utilis : Exo_09_Fi-69_formules_simples.xlsx
Feuille / Onglet utilis :

Exo2 parenthse

Je rappelle quen mathmatique, la multiplication est distributive sur laddition, et dans Excel aussi.
Dans la cellule B1 saisissez le chiffre 100. Dans la cellule B2 saisissez le chiffre 200.
Dans la cellule B4, crivez en langage Excel la formule correspondant cette fonction :
(B2 x B1) + (5 x B2) = ? vous devriez trouver 2 (il y a factorisation de (B1 + 5) )
B12 + (5 x B1)

Solution en page suivante

1 Lire plus loin dans ce support de cours, la ncessit dutiliser des rfrences relatives ou absolues
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76

Puissances
Trouver les puissances du nombre contenu dans la cellule A5 :
Au carr : PUISSANCE(A5;2)
Au cube : PUISSANCE(A5;3)
.../...
Puissance N : PUISSANCE(A5;N)

Racines
Trouver les racines du nombre contenu dans la cellule A5 :
Racine carre : RACINE(A5;2) ou bien PUISSANCE(A5;1/2)
Racine cubique : RACINE(A5;3) ou bien PUISSANCE(A5;1/3)
.../...
Racine Nime : RACINE(A5;N) ou bien PUISSANCE(A5;1/N)

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77

Exercice : la racine est une puissance inverse.


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_09_Fi-69_formules_simples.xlsx
Feuille / Onglet utilis :

Exo3 puissance racine

Saisissez 81 dans une cellule et calculez sa racine carr en crivant une formule base de RACINE puis de
PUISSANCE.
Saisissez 729 dans une cellule et calculez sa racine cubique en crivant une formule base de
PUISSANCE. Vous devez trouver 9 chaque fois.

Solution :

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78

Les fonctions prdfinies


(ces fonctions sont abordes plus en dtail dans le cours de perfectionnement sur les formules / calculs)
Pour les curieux, et comme nous lavons dj vu prcdemment, plus de fonctions sont disponibles par le
menu Accueil / section Edition / droulez le Bouton

/ Autres fonctions..

Aidez-vous du champ de recherche en haut gauche de la fentre.

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79

Recopier des formules de calcul en rfrence relative


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_10_Fi-69_references.xlsx
Nous traiterons les rfrences uniquement travers des exemples concrets.
Voici nouveau notre grille de vente des appartements sur Bordeaux :

1. Nous allons dabord faire la somme des surfaces de tous les lots dans la cellule D11, TOTAUX .
Nous appliquons nos connaissances dj acquises sur les sommes.
2. Ensuite, nous souhaitons aussi calculer le total des meubles HT, placer dans la cellule F11. Pour
conomiser nos forces, nous allons tout simplement faire un Copier de la cellule D11, qui contient la formule
de calcul du total de sa colonne, puis se placer en F11, puis faire un simple Coller (vous pouvez aussi
utiliser la poigne de recopie en ltirant vers le bas, pour un effet quivalent).
Soyons bien clairs : la cellule D11 contient une formule de calcul. Que fait exactement Excel ?
Lorsque Excel lit cette formule en D11 : =SOMME(D5:D10), il comprend quil lui faut afficher en
D11 la somme des 6 cellules qui se trouvent juste au dessus de la o il se trouve, donc depuis la
cellule D11.

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80

Lorsque vous Copiez D11 et la Collez en F11, le contenu de F11 sera aussi la somme des 6 cellules qui se
trouvent juste au dessus de la cellule F11, soit encore le rsultat de =SOMME(F5:F10), et cest prcisment
ce que nous souhaitons.
Le Copier / Coller relatif fonctionne aussi bien en dplacement horizontal que vertical.

Lorsque vous Copiez / Collez une formule de calcul qui contient des rfrences des cellules, les
rfrences sont automatiquement modifies et adaptes en consquence.

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81

Utiliser les rfrences mixtes ou absolues


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_09_Fi-69_formules_simples.xlsx
Ce chapitre est important.
Continuons avec nos appartements de Bordeaux.

En colonne G, nous souhaitons calculer le montant TTC des meubles, en utilisant les montants HT et en
appliquant la TVA 19,6% qui a dj t saisie en cellule I2.
Nous tapons notre premire formule en G5 =F5*(1+I2).
Le rsultat est juste, car, de 25 000 HT nous passons bien un montant de 29 000 TTC.

Toujours dans lide dconomiser nos forces, nous allons recopier cette formule depuis G5, juste en
dessous, en G6. (vous pouvez faire un simple Copier / Coller ou bien encore, slectionner G5 + G6 puis
faire un recopier vers le bas avec le raccourci

. Pour recopier vers la droite,

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).

82

Vrifions notre rsultat en G6.


Rappelons-nous que si :
G5=F5*(1+I2) et que vous recopiez cette formule une cellule plus bas, le rsultat sera forcment :
G6=F6*(1+I3).
Et en I3, il ny a pas de montant de TVA, mais une cellule vide. Le rsultat en G6 est donc faux (15 000
TTC au lieu de 17 940 TTC).
Pour crire une formule que nous puissions recoller plus bas, il faudrait que nous puissions geler , dans
la formule de calcul, la cellule I2, et lempcher de devenir I3 chaque fois que nous la colons plus bas.
Plus prcisment, on peut voire que le problme ne vient pas du i mais du 2 . Il va donc falloir
geler la ligne pour notre exemple. Dautres cas ncessiteront de geler la colonne, ou mme les
deux !
Pour geler une ligne, il faut crire un $ devant le numro de ligne dans la formule de calcul.
Pour geler une colonne, il faut crire un $ devant le numro de colonne dans la formule de calcul.
Exemples :
La formule
La formule
La formule
La formule

G5=F5*(1+I2) contient I2, en rfrences relatives (par dfaut !)


G5=F5*(1+I$2) contient I2, en rfrences mixtes ( i est relative, 2 est absolue)
G5=F5*(1+$I2) contient I2, en rfrences mixtes ( i est absolue, 2 est relative)
G5=F5*(1+$I$2) contient I2, en rfrences absolues ( i est absolue, 2 est absolue)

Nous savons dsormais crire la bonne formule de calcul en G5 pour quelle soit exploitable en copie :
G5=F5*(1+I$2). Nous recopions G5 en : G6, G7, G8, G9, G10 avec un Copier / Coller classique ou bien
avec la slection de la zone G(5:10) puis un

La touche
: vous pouvez, lorsque vous crivez une formule qui contient des rfrences mixtes ou
absolues, cliquer sur une cellule (par exemple B23) puis immdiatement taper plusieurs fois sur la touche
de votre clavier. Cela aura pour effet dafficher successivement les rfrences suivantes pour cette
cellule : $B$23, B$23, $B23, B23, etc.
Cela vous vite de taper un ou plusieurs $ dans la barre de formules.

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Exercice additionnel
Amusez-vous insrer une colonne en K, puis calculer le montant total HT en utilisant les montants totaux
TTC qui sont dj calculs.
Comme nous prvoyons dutiliser cette formule dans dautres feuilles, veillez utiliser des rfrences
absolues.

Solution :

Ayant choisi une rfrence absolue pour la VA se trouvant en I2, la formule de calcul est portable .
Alternative : nommer la cellule
Donner un nom la cellule I2 (qui contient le taux de TVA) permet ensuite dutiliser ce nom dans une
formule, et revient, dune certaine manire, dire que I2 fonctionne en rfrence absolue. Slectionnez I2,
puis tapez un nom (sans espace, sans caractres spciaux) dans la zone qui se trouve gauche de la barre
de formule. Nous tapons par exemple Taux_TVA .
Attention, validez ce nom avec la touche Entre de votre clavier. On peut nommer de la mme manire
plages de cellules ou colonnes ou lignes entires.
On peut ds lors crire nouveau notre formule : en I5 : =F5*(1+Taux_TVA) puis la recopier vers le bas
dans les cellules F6 F10, par exemple en utilisant la poigne de recopie.

Exercice complmentaire : Saisissez le taux de TVA dans une feuille spare, et crivez nouveau la
formule de calcul, mais cette fois avec une rfrence absolue.
Exercice complmentaire : refaites le mme calcul en nommant la cellule du taux de TVA et en crivant
nouveau la formule pour quelle soit portable .

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84

Manipuler des donnes


Gestion de colonnes et des cellules
Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_11_Fi-69_cellules_colonnes.xlsx
ou nimporte quel autre document.
+

: Couper

: Copier

: Coller

Dplacement et copie de cellules


Pour dplacer ou copier des
cellules, slectionnez les cellules
que vous voulez dplacer ou copier.
Dplacer des cellules
Cliquez Couper
puis slectionnez la cellule suprieure gauche de la zone de collage.
Droulez le bouton Coller et choisissez une option (Coller normal ou Collage spcial), puis slectionnez si
besoin une option dans la liste qui s'affiche.
Recopier des cellules
Cliquez sur le bouton Copier
puis slectionnez la cellule suprieure gauche de la zone de collage.
Droulez le bouton Coller et choisissez une option (Coller normal ou Collage spcial), puis slectionnez si
besoin une option dans la liste qui s'affiche.
Dplacer ou copier une slection vers une autre feuille de calcul
Coupez
ou Copiez
la slection, cliquez sur l'onglet de la nouvelle feuille de calcul, puis
slectionnez la cellule suprieure gauche de la zone de collage. Mme manipulation pour Coller.
Dplacer ou copier des cellules vers un autre classeur
Coupez
ou Copiez
la slection, basculez vers l'autre classeur pralablement ouvert en utilisant le
menu Affichage / section Fentre / droulez Changement de fentre / Choisissez la Feuille de
destination, puis slectionnez la cellule suprieure gauche de la zone de collage. Mme manipulation pour
Coller.

Dplacer des lignes ou des colonnes


Slectionnez la ligne (ou la colonne) que vous voulez dplacer. Coupez puis slectionnez une ligne (ou une
colonne) situe au-dessous (ou droite) de l'endroit o vous voulez dplacer votre slection (linsertion se
fera gauche ou en dessus de lendroit ou vous tes !). Collez avec ou sans options.

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85

Listes de donnes conscutives

Crer une liste de dates conscutives


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_12_suites.xlsx.
Feuille / Onglet utilis :

Suites avec dates

Avec une date


Tapez le premier jour ou la premire date dans la liste, par exemple Jeudi ou le 13/05/67, dans une cellule
de votre choix (ici cest en E4).
Slectionnez la cellule puis tirez vers le bas en saisissant le petit carr situ langle (en bas droite) de
la cellule. Excel vous montre dans une info-bulle le rsultat de la suite si vous relchez la souris.

Dans ce cas, Excel voit une seule date et par dfaut, incrmente de 1 jour.

Avec deux dates


Avec deux dates spares de 2 journes, la suite sincrmente de 2 jours en 2 jours.
Vous pouvez, comme indiqu sur le schma ci-dessous, vous en rendre compte par vous mme en
calculant simplement lcart entre deux dates issues de la suite (attention au format nombre !).
Slectionnez les 2 cellules (13 et 15 mai) puis tirez vers le bas depuis langle infrieur droit du bloc
de cellules slectionn.

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86

Crer une suite arithmtique avec deux chiffres


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_12_suites.xlsx.
Feuille / Onglet utilis :

Suites arithmtiques

Avec deux chiffres conscutifs (entiers)


Le principe des suites fonctionne aussi avec des donnes chiffres simples (tapez 1 dans une cellule, puis
2 dans une cellule adjacente, puis mme principe que pour les dates afin d'obtenir une suite arithmtique.

Avec deux chiffres non conscutifs (entiers)


Mme fonctionnement si lon indique le pas de la suite Excel. Ici, le pas (incrment) est de 2 (soit 3 - 1).
On obtient alors la suite de tous les entiers impairs :

Cette fonction est trs utilise pour ce type de suites logiques et reprsente un gain de temps indiscutable
la saisie.
Avec un mlange de texte et de chiffres
On peut aussi mixer texte et chiffres. Pour cela, utilisez un texte qui se rpte avec un chiffre qui volue.
Exemple : tapez 1 lapin(s) dans une cellule puis crez une suite comme ci-dessous :

Testez avec des chiffres virgule, exprimentez.


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87

Exercice surprise !
Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_12_suites.xlsx.
Feuille / Onglet utilis :

Exercice rfrences MIXTES

Travail faire : concevez en moins dune minute une table de multiplication de 20 de cot.
Conseil : utilisez les listes arithmtiques et les rfrences mixtes.
Le rsultat en image :

Cest la trs ancienne table de Pythagore, souvenez-vous de votre CP

Solution pas pas :


En C2, tapez 1. En D2, tapez 2. Slectionnez ces deux cellules et tirez droite jusqu 20 (suite).
En B3, tapez 1. En B4, tapez 2. Slectionnez ces deux cellules et tirez vers le bas jusqu 20 (suite).
En C3, on tape lunique formule de calcul suivante : =C$2*$B3. Validez avec la touche Entre.
Pourquoi ? parce lorsque nous allons recopier cette formule dans tout le reste de la table, nous avons
besoin de bloquer la ligne 2 et bloquer la colonne B, sans quoi nos rsultats seront faux (fates
lessai sans lun ou sans ces deux rfrences pour vous en rendre compte).
Slectionnez la plage C3:C22 puis fates par exemple CTRL + B (recopier vers le bas).
Slectionnez la plage complte C3:V22 puis fates par exemple CTRL + D (recopier vers la droite).
Cest termin, vous pouvez rviser vos carrs entre 10 et 20 :) et dailleurs, combien font 15x15 ?...

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Trier des donnes dans une feuille


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_13_donnees_tri_filtre.xlsx.
Feuille / Onglet utilis :

Trier

Pour trier une liste de donnes dans un tableau comme celui ci-dessous, il faut dabord correctement
slectionner lensemble des donnes. Les donnes sont rparties sur 4 colonnes B:E, sur les lignes 3 28.
Slectionnez les lignes 3 28, la ou sont les donnes. Vous pouvez aussi slectionner prcisment la plage
de donnes, soit B3:E28.
Dans tous les cas, les titres des colonnes sont en ligne 2, elle ne doit pas tre slectionne, car ce ne sont
pas des donnes trier (on laissera coche la case Mes donnes ont des en-ttes)

Utilisez le menu Donnes / Trier et filtrer / bouton Trier.


Vous pouvez dfinir plusieurs cls de tri diffrentes, qui seront appliques successivement.
Dans notre exemple, on souhaite trier sur 2 cls successives : dabord on trie sur la valeur de la colonne C
(Code TVA), qui peut prendre la valeur 1 ou 2, puis ensuite sur la valeur de la colonne D (Dsignation du
produit). Ajustez lordre, Croissant ou Dcroissant selon vos besoins, activez Du haut vers le bas ou Du
bas vers le haut depuis le bouton Options.
Voici les cls de tri correctement implmentes :

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89

Les options de tri du bouton Options :

Un extrait du rsultat du tri qui prouve que le tri avec 2 cls a bien fonctionn :

Note sur la slection des cellules : depuis la version 2007 dExcel, pas besoin de slectionner toutes les
donnes. Si votre tableau ne comporte pas de cellules vides, et que la premire ligne est compose des enttes, alors, il vous suffit de slectionner nimporte quelle cellule du tableau puis doprer de la mme
manire. Excel trouvera alors de lui-mme la plage des donnes trier.

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90

Filtrer des donnes dans une feuille


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_13_donnees_tri_filtre.xlsx.
Feuille / Onglet utilis :

Filtrer

Vous avez parfois besoin dafficher seulement telle ou telle donne dans un tableau. Il est alors
ncessaire dutiliser les filtres.
Pour filtrer une liste de donnes dans notre tableau prcdent, il faut dabord se positionner
quelque part dans ce tableau, dans une cellule non vide, et respecter la condition que ce tableau
ne contienne pas une ligne compltement vide ou une colonne compltement vide, auquel cas Excel ne
slectionnera pas la bonne plage de cellules filtrer.
Allez dans le menu Donnes / section Trier et filtrer / Cliquez sur le Bouton Filtrer.
Des Flches de filtre automatique
sont ajoutes automatiquement en haut de chaque colonne, sur la
ligne d'en-ttes.

Les donnes sont prsent sous forme de liste et chaque colonne de la liste est munie dune Flche de
filtre automatique au niveau de la ligne d'en-ttes. Ces menus droulants permettent de filtrer les donnes
de la colonne concerne. Il vous suffit de choisir la cl de filtre disponible.

Dans notre exemple, les cls de filtre proposes pour la colonne C (Code TVA) qui prend comme valeur 1
ou 2, sont les suivants :
Filtres numriques :

donne accs des rglages plus fins : testez et explorez.

Slectionner tout :
1:
2:

affiche toutes les donnes sans appliquer aucun filtre.


permet dafficher uniquement les lignes pour lesquelles la TVA possde un code 1.
permet dafficher uniquement les lignes pour lesquelles la TVA possde un code 2.

Si votre slection contient des cellules vides, les choix sont complts : vous pouvez alors aussi afficher les
lignes qui contiennent des cellules vides ou non vides.

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Filtres personnaliss / filtre automatique personnalis.


Exemple
Nous choisissons dappliquer deux filtres ( et ) sur la colonne prix. Nous voulons afficher toutes les lignes
du tableau pour lesquelles les prix sont strictement suprieurs 9 et strictement infrieurs 148.
Nous compltons nos filtres comme suit :
Depuis la colonne E (prix), bouton
/ Filtre numrique / Filtre personnalis

Cliquez sur le bouton OK.


Rsultat :

Exercice : affichez uniquement les lignes qui concernent des olives.


Solution en page suivante.

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92

Solution : Depuis la colonne D (dsignation), bouton

tapez Olive

/ Filtres textuels / Contient /

, bouton OK.

Cela a fonctionn. Excel affiche uniquement les produits base dolive : huiles, noires, vertes.

Conseil : on oublie parfois avoir pos un filtre, et on se demande pourquoi toutes les donnes du
tableau ne sont pas visibles, ou pourquoi certaines donnes ont disparu !
Si cela vous arrive, regardez bien si vous voyez des
et non des
dans certaines cellules.
Si cest le cas, des filtres sont poss et vous devez dcocher les filtres en cours dutilisation ou/et cocher
slectionner tout afin de vous assurer que vous visualisez bien toutes vos donnes.

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93

Rechercher des donnes


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_13_donnees_tri_filtre.xlsx.
Feuille / Onglet utilis :

Remplacer

Pour rechercher et/ou remplacer une chaine de caractres dans des cellules, mme principe que dans
Word, mais vous pouvez dabord slectionne une plage de cellules sur laquelle vous voulez effectuer la
recherche. (si vous souhaitez effectuer la recherche sur l'ensemble de la feuille de calcul, cliquez sur
n'importe quelle cellule mais une seule).
Si vous souhaitez effectuer une recherche sur de multiples feuilles, slectionnez les onglets correspondants
chaque feuille (cliquer sur la premire Feuille / Onglet puis Majuscule / Clic sur les suivantes).
Cette fonction est assez puissante, mais comporte aussi quelques risques, en particulier en cas de
remplacement automatique. Soyez vigilants.
Nous souhaitons connatre le produit qui cote 40 .
Allez dans le menu Accueil / section Edition / bouton Rechercher et slectionner /
Rechercher ou bien utilisez le raccourci
le bouton Suivant.

puis saisissez le terme 40 et enfin

Nous les avons dbusques, ce sont les savonnettes au miel !

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Deuxime application, avec utilisation des options

Si nous recherchons toutes les chaines de caractres contenant le terme Olive .


Utilisez

puis saisissez le terme 40 et cliquez sur le bouton Options

La casse nest pas prise en compte, si je ne coche pas loption Respecter la casse.
Cliquez sur Suivant pour atteindre loccurrence suivante, ou bien cliquez sur Rechercher tout si vous
souhaitez obtenir lensemble des occurrences.

Le bouton Options
permet donc exemple de Respecter la casse.
Si la casse est respecte, Excel ne trouvera que les olives et ignorera les Olives .

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Remplacer des donnes


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_13_donnees_tri_filtre.xlsx.
Feuille / Onglet utilis :

Remplacer

Voyons un autre exemple ou dans notre liste, nous souhaiterions remplacer les olives par des Amandes.
Mme principe : menu Accueil / section Edition / bouton Rechercher et slectionner / Remplacer ou
encore passez directement par le raccourci

Nous saisissons olive dans le champ de Rechercher, puis Amande dans le champ Remplacer par.
Avant de remplacer tout, vous voulons vrifier ! Cliquons sur le bouton Rechercher tout pour vrifier que
nos occurrences sont justes :

Rechercher tout permet de visualiser avant de remplacer tout !

Parfait, il reste cliquer sur le bouton Remplacer tout. Le rsultat confirme que le magasin a remplac ses
olives par des amandes.

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96

Rsultat : toutes les occurrences ont t remplaces.

Note : Je nai jamais got damandes vertes... et vous ?

Attention : Vous souhaitez remplacer dans votre feuille tous les mots venir par le mot aller ?
Si vous choisissez un remplacement de toutes les occurrences, vous risquez de remplacer aussi les chaines
de caractres contenant venir .
Ainsi, les mots intervenir deviendront interaller , les mots revenir deviendront realler , etc.
Soyez donc prudents avec loption Remplacer tout !

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Grer des feuilles avec un groupe de travail


Fichier dexercice utilis : Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_47_Fi-69_groupe_de_travail_multi_feuilles.xls
Exercice avec le formateur. Ecrire dans deux feuilles simultanment en crant un groupe de travail puis en
modifier une seule.

Dans la feuille Grille publique, on ne doit pas pouvoir consulter le dtail des nombres et prix des fleurs.

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Mise en page des feuilles en vue de limpression

Pour des documents plus lisibles et plus professionnels


Fichier dexercice utilis : Aucun

Media is the message .


Que lon peut traduire par : Lenveloppe du contenue du message, cest aussi le message en lui-mme .

Votre document sera lu par dautres personnes


que vous, alors respectez-les en soignant la mise
en page et la lisibilit*.
* mme avec des donnes chiffres

Les polices de caractres


Choisissez avec prcaution les polices que vous utiliserez, car elles vous suivront pour
longtemps. Notez aussi que certaines polices exotiques ne seront peut-tre pas reconnues sur
dautres postes de travail, entravant tout travail collaboratif.
Nutilisez pas plus de 2 polices de caractre diffrentes dans vos chartes graphiques, sous peine de
transmettre une image peu professionnelle. Les polices les plus simples et les plus lisibles doivent tre
privilgies imprativement.

Attributs de caractres
Pour les attributs, pas tous en mme temps : ne fates jamais un soulign sur un gras. Cela nuit la
lisibilit et ne rend pas un aspect professionnel. De manire gnrale, soulignez peu, et quand cela vous
semble particulirement important. En outre, depuis quinternet est trs rpandu, une expression souligne,
dans un texte ou sur un site, renvoie lide dun lien HTML. Attention cet usage de fait .

Une charte graphique ?


Si une charte graphique existe dj, respectez-la ! La charte graphique de lentreprise, cest son identit
visuelle, cest le moyen de montrer lauditoire, sans rien dire : nous voici, vous nous reconnaissez ? .

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99

Habillez intelligemment
Captez votre auditoire : insrez de nombreux schmas, graphiques, et images. Ltre humain coute, mais
ne retient que 10% de ce quon lui dit. Vous devez donc aussi faire un effort de synthse en insrant des
schmas rcapitulatifs, des diagrammes, des histogrammes, et tout lment visuel susceptible daider
la mmorisation de linformation que vous transmettez.

Lespace ne compte pas pour rien


Apprenez utiliser lespace. Les espaces vides mettent en
valeur ou en relief dautres informations. Nayez pas peur de
laisser du vide la ou le document doit respirer .
Laissez respirer une information importante en lui donnant de
lespace autour.
Image de droite : cest trop serr , ce document ne respire pas.
Du coup, je nai pas vraiment envie de lire...
Ne chargez pas trop en contour, encadrement, gras, italique, car cela fatigue le lecteur.
Epurez et simplifiez au maximum dans lobjectif de mettre en valeur le contenu.

Le jeu des couleurs


Choisissez un thme de couleur et nen sortez pas. Comme
pour les polices de caractre, sachez vous limiter et vitez les
arbres de nol, peu lisibles et peu professionnels.
Evitez les couleurs qui piquent les yeux et restez critique vis vis
de vous-mme.
Les choix de couleur ci-contre sont parmi les pires rencontrs, la
gestion de lespace aussi. Trop dinformation tue linformation !
Vrifiez toujours les contrastes (typo blanche sur fond sombre, et
inversement).
Ci-dessous, la police de caractre est trop claire sur le fond vert. La lecture sera fatigante pour lil.

A droite, le fond, trop prsent, nuit la lecture du texte

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100

Grer les volets et les en-ttes

Se servir des volets


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_14_Fi-69_en_tete.xlsx.
Feuille / Onglet utilis :

Avec volets.

Dans le cas de lexemple ci-dessous, nous devons manipuler une liste denviron 140 lots immobiliers .

Comme il est trs important de pouvoir visualiser les en-ttes des colonnes tout instant, mme lorsque
vous aurez scroll vers le bas, vous devez Figer les volets

Placez-vous en bas droite de la zone figer, puis allez dans le menu Affichage / section Fentre / Figer
les volets.

Dplacez-vous verticalement et horizontalement dans votre document . Vous constatez que la zone
fige reste toujours visible lcran, permettant tout moment la lecture des en-ttes de colonnes.

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101

Ajouter un en-tte (ou un pied de page) prdfini


Cette manipulation consiste ajouter un
en-tte (ou pied de page) qui sera
automatiquement rpt limpression.
Le seul moyen de vrifier votre travail sera
donc de passer par un Aperu avant
impression.
Passez par le menu Mise en page /
section Mise en page / Bouton
/ onglet
En-tte - pied de page.
Dans la zone En-tte ou Pied de page,
droulez le menu et choisissez un contenu
prdfini.
(bouton Aperu pour voir).

Dfinir une plage de cellule rpter lors de limpression


Dans lexemple que nous tudions, nous avons fig les volets afin de profiter des en-ttes de la ligne 5
vrifiez 2 pages prcdentes). Mais cela ne les imprimera pas en haut de chaque page, et pourtant nous
aurons besoin dimprimer les titres des colonnes en haut de chaque page afin que le contenu reste lisible.
Pour se faire, choisissez le menu Fichier / Mise en page / onglet Feuille / section Titres imprimer.
Cliquez dans le champ Lignes rpter en haut, puis dfinissez la plage de cellules dans la feuille ellemme. pour notre exemple, nous rptons la ligne 5.

(bouton Aperu pour voir).

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102

Crer des en-ttes et des pieds de page personnaliss


Feuille / Onglet utilis :

Avec paysage.

Vous ntes pas satisfait(e) des modles prdfinis ? Passez par le menu le menu Mise en page / section
Mise en page ou section Options / Bouton
/ onglet En-tte - pied de page, puis dans la zone En-tte
ou Pied de page, puis cliquez sur un de ces deux boutons :

Positionnez-vous dans la section dsire, puis cliquez sur les boutons permettant d'insrer les informations
d'en-tte ou de pied de page que vous souhaitez inclure dans chacune des sections.

Tapez librement tout texte complmentaire dans une des sections, afin de personnaliser le contenu de
chaque section.
Note : vous pouvez sauter des lignes comme dans un traitement de texte ou nimporte quel diteur.
Testez et exprimentez :

Numroter les pages partir dun autre numro que 1


Pour commencer numroter les pages par un autre numro que 1, assurez-vous que vous avez utilis
&[Page]

dans l'en-tte ou le pied, ceci afin dafficher les numros de page.

Ensuite, pour changer le numro de la premire page (autre que 1 qui est utilis par dfaut), utilisez le menu
Mise en page / section Mise en page ou section Options / Bouton
/ onglet Page, et saisissez le numro
de la premire page dans la zone Commencer la numrotation . Validez avec le bouton OK.
Exemple :

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103

Mettre en page avant dimprimer


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_14_Fi-69_en_tete.xlsx.

Orientation
Feuille / Onglet utilis :

Avec paysage.

Pour modifier la mise en forme et la disposition de la feuille de calcul l'cran, vous pouvez imprimer la
feuille de calcul en orientation Portrait ou Paysage. Dans notre exemple, il y a bien trop de colonnes en
largeur pour imprimer en mode portrait. Passez en mode paysage en allant dans le menu Mise en page /
section Mise en page ou section Options / Bouton
/ onglet Page, puis cochez Paysage et validez avec
le bouton OK.

(vous pouvez aussi passer par le bouton Orientation de la section Mise en page).
Vrifiez votre travail en passant par laperu
conformit des pages suivantes.

puis en cliquant sur le bouton Suiv. pour vrifier la

Rduction / agrandissement
Feuille / Onglet utilis :

Avec rduction en %.

Si vous ne souhaitez pas utiliser le mode Paysage, vous pouvez rduire en Pourcentages la taille globale
de la feuille. Attention tout de mme ne pas exagrer, au risque dimprimer des caractres tellement petits
quils en deviendront illisibles. Cette option est disponible depuis le menu Mise en page / section Mise en
page ou section Options / Bouton
/ onglet Page

ou bien depuis la section Mise lchelle / Mettre lchelle :


Personnellement, je vous dconseille de rduire au del de 80% avec des typographies de taille normale (9
12 px). Si vous souhaitez rduire davantage, utilisez loption qui consiste imprimer sur plusieurs pages,
que vous assemblerez ensuite avec un collage par exemple (voir pages suivantes impression en feuilles
multiples ).

Aperu avant impression : impratif avant dimprimer


Utilisez au moins une fois lAperu avant impression, qui affiche la page telle quelle sera imprime, avant
dimprimer rellement sur du papier. Passez par le menu
utiliser ce mode. Puis

/ Imprimer / Aperu avant impression pour

pour fermer ce mode.

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104

Bouton Afficher les marges


Il vous permet d'ajuster les colonnes et les marges. Ajustez les marges
ou les colonnes lorsque la largeur de vos donnes est suprieure la
largeur de la page et que vous ne souhaitez pas les rduire.
Fates glisser les poignes de dimensionnement pour ajuster marges
(1), largeurs des colonnes et des lignes
(2).

Bouton Aperu des sauts de page


Cette fonction est accessible par le menu Affichage / Affichage classeurs / Aperu des sauts de page.
Affiche les pages avec leurs numros, telles quelles seront rellement imprimes, afin de vous permettre
d'ajuster la zone d'impression et les sauts de page.
Message daide relatif :

Modifiez la taille des colonnes et des lignes de manire individuelle en faisant glisser les pointills.
Vous modifierez ainsi la mise en page de la feuille.

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105

Dfinir des zones dimpression


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_14_Fi-69_en_tete.xlsx.
Feuille / Onglet utilis :

Zones dimpression.

Pour imprimer seulement une partie des donnes dune feuille, ou plusieurs plages de
cellules non adjacentes, vous avez besoin de dfinir une ou des zones dimpression.
1. Spcifiez des zones imprimer en passant par le menu Affichage / section Affichage Classeur /
Aperu des sauts de page.
2. Slectionnez la ou les zones imprimer avec des Cliquer / Glisser puis des
+ Cliquer /
Glisser:
3. menu Mise en page / section Mise en page / droulez Zone dimpression / Dfinir.

Pour ajouter des cellules une zone d'impression existante, mme manipulation. Slectionnez les cellules
que vous souhaitez ajouter la zone d'impression, puis Clic Droit / Ajouter la zone d'impression.
Pour effacer une zone d'impression, slectionnez-la prcisment, puis fates un Clic Droit / Exclure de la
zone d'impression.
Pour tout remettre zro (plus de zone dimpression), fates nimporte o un Clic Droit / Rtablir la zone
d'impression.
Note : lorsque vous enregistrez un document, les slections de zones d'impression sont aussi enregistres.

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106

Corriger l'orthographe et complter le dictionnaire


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_14_Fi-69_en_tete.xlsx.
On ne corrige pas que les documents texte raliss sous Word ! Excel contient probablement aussi des
zones de texte.
Avant toute impression ou partage de votre feuille de calcul, utilisez le correcteur
orthographique

ou par le menu Rvision / section Vrification / Orthographe ou

encore en appuyant sur la touche

A chaque fois quExcel sarrte sur un mot ou une expression, plusieurs choix possibles : choisir une de ses
Suggestions (puis remplacer ou remplacer tout), Ignorer cette fois, Ignorer toujours, ou encore Ajouter
au dictionnaire.
Cette option
est particulirement utile lorsque vous utilisez un langage technique ou
des abrgs non conventionnels. Enrichissez le dictionnaire autant de fois que ncessaire. Cela est parfois
fastidieux au dbut, mais au fur et mesure, les ajouts sont moins frquents et le gain de temps
apprciable.

Je dconseille vivement loption


doit tre corrig ou non !

. Ne laissez pas Excel dcider votre place de ce qui

Continuez corriger toutes les feuilles jusqu ce quExcel vous dise :

ou

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Imprimer le document

Lancer l'impression (imprimante de destination, format du papier, options


dimpression)
Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_14_Fi-69_en_tete.xlsx.

Avant dimprimer, nous avons encore des rglages effectuer. En particulier, si vous avez un
document long imprimer, fates imprativement un essai sur une ou deux pages seulement
avant de lancer limpression complte du document. Vous viterez ainsi des mauvaises surprises.

Menu

/ Imprimer / Imprimer. Raccourci clavier :

(P pour Print).

Le chemin de limprimante choisie montre quelle se trouve sur un rseau local.

Choisissez limprimante papier disponible, en local ou sur votre


rseau local.
Vous pouvez ici avoir plusieurs choix possibles si plusieurs
imprimantes sont accessibles.
Dans cet exemple, nous choisissons limprimante HP Officejet
Pro.

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Proprits
Utilisez au moins une fois le bouton
ou vrifier les rglages suivants :

de votre imprimante pour affiner

Format du papier

Permet de choisir le format du papier que vous allez utiliser. A4, format standard le plus rpandu.
Pour mmoire :
le format A4 correspond en surface au double dun format A5
le format A3 correspond en surface au double dun format A4
le format A2 correspond en surface au double dun format A3
etc.
Type de papier

Choisissez la qualit du papier en fonction de vos besoins, noubliez pas dinsrer le bon papier dans le bac
de votre imprimante. Par dfaut, laissez papier ordinaire ou lquivalent.
Qualit dimpression

Choisissez Brouillon pour conomiser lencre de votre imprimante. Cette option rend un document un
peu moins contrast, mais permet sur la dure des conomies dchelle ! pour des documents internes ,
nhsitez pas utiliser la qualit Brouillon systmatiquement.
Choisissez Normale pour les autres cas.
Choisissez Optimale pour des photos par exemple, en utilisant un papier fort grammage.
Recto verso

Activez cette option en particulier pour des documents longs ou bien pour conomiser du papier.
Si vous activez le recto-verso, je vous conseille dutiliser un grammage papier dau moins 80/120 grammes,
ou de passer en qualit brouillon , sans quoi vous verrez limpression du verso en transparence depuis le
recto.
Nombre de pages par feuille imprime

Laissez 1 page par feuille par dfaut, sachant que vous pouvez choisir dimprimer jusqu 16 pages par
feuille. Dans ce cas extrme, le document sera illisible
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Orientation de la page imprime

Choisissez si ncessaire loption dorientation, Portrait ou Paysage.


Vous pouvez retrouver en condens les mmes
types de rglage depuis le bouton Avanc ou
lquivalent.
Nombre de copies

Choisissez le nombre dexemplaire(s)


imprimer, 1 par dfaut.
Noubliez pas de cocher loption Copies assembles si vous imprimer plusieurs exemplaires, sans quoi
vous devrez trier ( la main) toutes les pages en fin dimpression.
Etendue des pages imprimer

Erreur frquente viter : lors de mise en page, on applique souvent des formats des colonnes entires
ou des grandes plages de cellules. Mme vides, des cellules hors champs de vision peuvent contenir
des formats. Aussi, vous pouvez visualiser 4 pages en aperu et Excel en imprimera 8 ou davantage !
Aussi, prenez soin, de manire gnral, de spcifier les pages imprimer, sous peine de gche de
grandes quantits de papier.
Feuilles, classeur

Par dfaut vous imprimez dans la feuille active. Fates dautres choix si ncessaire.
Rappel : un classeur peut contenir plusieurs feuilles.
Cliquez sur
pour valider les proprits dimpression puis nouveau sur
lancer votre impression.

pour

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Impression de plusieurs feuilles dun classeur


Fichier dexercice utilis : Office 2007 / Excel 2007 / 2_Exercices / Exo_14_Fi-69_en_tete.xlsx.
Pour imprimer plusieurs feuilles de calcul simultanment, il faut dabord slectionner les feuilles de calcul
imprimer.
Attention, car ds que vous aurez slectionn plusieurs feuilles en mme temps, si vous entrez ou
modifiez des donnes, vous le fates pour toutes les feuilles, un peu comme si vous aviez vos
feuilles empiles les une sur les autres, et que vous vous mettiez crire trs fort avec un crayon.
Dans ce mode de slection, les modifications affectent donc toutes les feuilles slectionnes.
Manipulations
Cliquez sur l'onglet de la premire feuille slectionner.

Si vous ne voyez pas l'onglet voulu, cliquez sur les boutons de dfilement d'onglets pour afficher l'onglet
souhait, puis cliquez dessus.

Pour slectionner...

Deux feuilles adjacentes ou plus


Cliquez sur l'onglet correspondant la premire feuille, puis maintenez la touche
et cliquez sur l'onglet correspondant la dernire feuille.

Deux feuilles non adjacentes ou plus


Cliquez sur l'onglet correspondant la premire feuille, puis maintenez la touche
et cliquez sur les onglets correspondant aux autres feuilles.

enfonce

enfonce

Toutes les feuilles d'un classeur


Cliquez avec le bouton droit sur un onglet de la feuille, puis cliquez sur Slectionner toutes les
feuilles dans le menu contextuel.

Passez par le Menu

/ Imprimer / Imprimer puis mme procdure que pour une impression classique.

Lorsque vous en avez termin avec les impressions de feuilles multiples, pensez
dslectionner les feuilles afin dcrire sur toutes les feuilles en mme temps !

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Grer ses impressions, annuler limpression


Fichier dexercice utilis : Peu importe

Une fois limpression lance, vous pouvez la grer en double cliquant sur le petit icne
en bas droite de votre cran, dans la barre des tches.

qui se trouve tout

Sous Windows XP

Sous Windows Seven, mme fentre

Diffrents menus sont votre disposition, et en particulier, si vous souhaitez annuler limpression en cours,
loption Document / Annuler.
La colonne Etat permet de considrer si le document est en attente, en impression ou en cours dannulation,
etc.
Sous certaines conditions (imprimantes en rseau), certaines options sont disponibles afin de rgler les
priorits de passage des documents. Le plus souvent, ces droits sont rservs aux administrateurs du
rseau, qui peuvent alors faire passer en priorit un document urgent imprimer.

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Imprimer dans un document au format Acrobat (PDF Creator)


Fichier dexercice utilis : Peu importe
Le format PDF (dit aussi Acrobat) est aujourdhui un format documentaire reconnu et lisible
depuis nimporte quel poste de travail, tant quil est quip du logiciel Acrobat Reader (gratuit). On
peut mme parler dun format universel. Aussi, un document Word peut trs bien ne pas tre
lisible sur un autre poste de travail (version antrieure, Office non install). Dans ce cas, nous
crons une version PDF de notre document afin crer un fichier qui aura au final une extension de type
document.pdf . Lautre intrt des formats PDF est quils sont lgers en taille. Exemple : un document
Word de 20 Mo peut faire 2 Mo ou moins une fois converti au format PDF, selon les options choisies.
Contrairement une fausse ide reue, on ne fait pas Enregistrer-sous pour crer un document
au format PDF, mais au contraire, on fait
/ Imprimer / Imprimer, puis on choisit une
imprimante de type PDF (Acrobat ou PDF Creator par exemple). En fait, on nimprime pas sur du
papier, mais on imprime virtuellement dans un document qui sera au final au format PDF.
Cette manipulation nest possible que si vous avez en amont install un programme capable de gnrer des
fichiers au format PDF. Un exemple gratuit est PDF Creator (recherchez sur Google pour le tlcharger et
linstaller). Loriginal est Acrobat PDF Pro, mais il est payant et donne des rsultats comparables.

Manipulation : depuis le menu

Cliquez sur

/ Imprimer / Imprimer, on choisit comme imprimante : PDF Creator.

pour valider votre choix. Compltez les champs linvite :

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Ajustez les informations suivantes :


Titre du document, Auteur, Sujet (optionnel), Mots-cls (optionnel), puis cliquez sur

Placez-vous dans le rpertoire ou dossier dans lequel le PDF sera stock.


Vous pouvez encore transformer le nom du document en bas de fentre :

Cliquez sur
, votre PDF est gnr, et sauvegard.
Il saffiche automatiquement pour vrification en utilisant le lecteur PDF par dfaut de votre ordinateur (en
gnral il sagit dAdobe Acrobat Reader).

Exemples de logos pour ce programme (varie en fonction de la version) :

Exemple dicne pour les fichiers de type PDF (varie en fonction de la version) :

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Protger feuille, classeur, cellules


Fichier dexercice utilis : Nouveau document

Une feuille de calcul protge ne garantit pas que toutes les donnes confidentielles contenues dans votre
classeur soient scurises. Pour atteindre une scurit optimale, vous devez affecter un mot de passe au
classeur lui-mme, afin d'en interdire tout accs non autoris.

Protger une feuille avec mot de passe


L'affectation d'un mot de passe une feuille ou un classeur est optionnelle.
Si vous souhaitez interdire la modification d'un classeur qui est accessible des utilisateurs
diffrents, conservez les droits dauteur en quelque sorte, le plus simple et le plus efficace est
daffecter un mot de passe crypt sur l'ensemble du classeur.
Ceci permet d'interdire tout accs non autoris vos donnes puisque le mot de passe sera demand pour
toute ouverture du classeur.
Utilisez des mots de passe forts en associant des lettres majuscules et des lettres minuscules,
des chiffres, ou mme des symboles.
Les mots de passe dits faibles ne combinent pas ces lments.
Exemple de mot de passe fort :
Exemple de mot de passe faible :

gB7k$yet65
christine78

Utilisez un mot de passe fort que vous pourrez mmoriser facilement (utilisez un moyen mmotechnique par exemple).

Passez par le menu Rvision / section Modifications / Protger la feuille

Affinez les lments qui pourront tre modifis sans avoir le mot de passe, puis bouton OK, tapez les mots
de passe deux fois. Important : retenez le mot de passe.

Sauvegardez votre classeur.


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Fermez puis ouvrez nouveau votre classeur et accdez la feuille que vous avez protge.
Vous ne pouvez plus faire aucune modification.
Pour enlever le mot de passe, vous devez le connatre
Passez par le menu Rvision / section Modifications / Otez la protection de la feuille.
Tapez le mot de passe linvitation puis cliquez sur OK.

Protger un classeur
Vous pouvez galement protger le classeur entier, en particulier la structure et la fentre :
/

Protger certaines cellules


Slectionnez les cellules protger de la saisie /
modification (typiquement, les feuilles dans
lesquelles vous avez des formules de calcul et que
vous devez consolider rgulirement). Pour chaque
cellule ou groupe de cellule, dverrouilliez la protection en
passant par un Clic Droit / Format de cellule / onglet
Protection / dcochez loption Verrouille.

Ensuite, et seulement ensuite, protgez la feuille entire en utilisant le menu Rvision / section
Modification / Protger la feuille.
Toute la feuille se trouve protge contre des saisies accidentelles, sauf les cellules dverrouilles par vos
soins (zones de saisie par exemple).

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Trucs et astuces
Taper rapidement les et les
On peut retenir par cur quelques codes ASCII pour certaines lettres spciales, et en particulier celles
que lon a taper frquemment :
Pour taper un rapidement : Maintenez la touche

, puis tapez la squence

depuis votre pav numrique, puis relchez la touche

Pour taper un rapidement : Maintenez la touche

, puis tapez la squence

depuis votre pav numrique, puis relchez la touche

La touche
: A utiliser sans modration pour effectuer nouveau la mme fonction sur une nouvelle slection.
Attention, si vous venez de supprimer, la touche

supprimera nouveau !

Annuler, et changer encore davis


Souvenez-vous : vous pouvez toujours annuler la ou les dernires actions en utilisant autant que ncessaire
la fonction
+
Et si vous ne souhaitez plus annuler, revenez comme avant en utilisant autant de fois que ncessaire la
fonction

Autres raccourcis utiles de connatre


Voici un rsum de quelques raccourcis, toutes fins utiles. Apprenez par cur les raccourcis de
mise en forme des caractres ! Gras, italique, soulign, mais aussi annuler la dernire action,
rpter la dernire action, etc.
Mettre en gras
+
Nouvelle feuille
+
Couper
+

Mettre en soulign
+
Ouvrir document
+
Copier
+

Mettre en italique
+
Sauvegarder
+
Coller
+

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Mes notes personnelles


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