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NDICE
Introduccin.pag2.
Resumen ejecutivo.pag3.
Objetivos.pag.4
Anlisis situacional.pag5.
Estrategias internas.pag 7.
Estrategias externas.pag.10
Plan de actividades.pag.15
Presupuestos .pag21.
INTRODUCCIN
En este Plan de Relaciones Pblicas ser una herramienta de trabajo que
ofrecer diferentes alternativas de solucin para la presidencia, debido a que la
informacin recopilada de los pblicos internos como externos, muestran la
necesidad de implementar estrategias que ayuden a resolver problemas de
imagen que actualmente est afectando al Ayuntamiento, los cuales son la falta
de comunicacin y motivacin de los empleados e identidad corporativa.
Adems la propuesta conlleva un Anlisis Situacional FODA, que indique las
reas a mejorar y sobre las cuales se trabajar, a fin de lograr crecimiento ella
Institucin.
Tambin se propondr una Misin y Visin Institucional tomando en cuenta la
razn de ser de la entidad, se plantean nuevas polticas las cuales servirn de
orientacin mediante guas de accin globales.
Asimismo el Plan contendr estrategias de Relaciones Pblicas Internas y
Externas, dentro de las cuales se detallan las de servicio al cliente, de
motivacin al personal, folletos, pgina Web, difusin de informacin en la radio
local, entre otras.
De igual forma se propone un plan de capacitacin que detalle los lineamientos
que se deben seguir para el desempeo de las actividades. Luego se incluyen
la evaluacin, cronograma de actividades y presupuesto que conllevan a la
implementacin del mismo.
RESUMEN EJECUTIVO
Este Plan permitir dar solucin a los problemas de imagen que enfrenta
actualmente la presidencia municipal de Tlaxco, adems se pretende buscar
alternativas que ayuden a mejorar la comunicacin entre los empleados,
motivacin y servicio al cliente.
Al implementar un Plan de Relaciones Pblicas, la Administracin Municipal
Tlaxquense se beneficiar tanto internamente como exteriormente, logrando
as proyectar una imagen positiva y teniendo como resultado la aceptacin del
usuario.
Est propuesta tambin permitir mejorar el desempeo de los empleados a
travs de capacitaciones, ya que estos son considerados parte importante en el
desarrollo de la entidad y es necesario que tengan el conocimiento adecuado
del puesto en el que ellos laboran.
Los usuarios son importantes porque sin ellos la entidad no tendra razn de
ser, adems con la propuesta se ayudar a que estos tengan satisfaccin del
servicio que se les brinda, ya que se les dar importancia a las capacitaciones
de sta ndole.
Este Plan dar solucin a los problemas de imagen que enfrenta actualmente
el Ayuntamiento Municipal de Tlaxco, adems se pretende buscar alternativas
que ayuden a mejorar la comunicacin entre los empleados, motivacin y
servicio al cliente.
Al implementarlo beneficiar tanto internamente como externamente, logrando
as proyectar una imagen positiva y teniendo como resultado la aceptacin del
pueblo.
Est propuesta tambin permitir mejorar el desempeo de los empleados a
travs de capacitaciones, ya que estos son considerados parte importante en el
desarrollo de la entidad y es necesario que tengan el conocimiento adecuado
del puesto en el que ellos laboran.
El Plan de Relaciones Pblicas facilitar la forma de buscar la participacin de
la poblacin y mantener un contacto cercano con los empleados, por el cual se
pretende utilizar los medios necesarios para mantener informado al ciudadano
de lo que est sucediendo dentro de la Institucin y en toda la comunidad. Es
por ello que la presidencia necesita el desarrollo de este Plan, ya que ayudar
a brindar un mejor servicio para los usuarios y a la vez mejorar la imagen
Institucin, obteniendo un mejor desempeo en las funciones de los
empleados. Se buscar una mayor participacin de empleados y usuarios para
conocer de cerca las opiniones que tienen estos pblicos sobre diversas
actividades que lleve a cabo la Alcalda, lo que generar integracin y a partir
de esta se lograr proyectar la imagen que se busca, obteniendo as un mayor
profesionalismo en las actividades y funciones que se realizan dentro de los
medios.
Con esta propuesta la administracin municipal de Tlaxco dar a conocer
informacin sobre los cambios, proyectos, y otras actividades que se estn
realizando dentro y fuera de la entidad. Se buscar un acercamiento con la
comunidad a travs de charlas y conferencias de informacin, en los cuales se
d a conocer lo que est sucediendo.
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
Si no examinan y evalan la
comunicacin interna se seguir
cometiendo negligencia en el
servicio que prestan a la
comunidad
Perder credibilidad ante otras
Instituciones y usuarios con
respecto a la imagen institucional
Falta de motivacin al personal.
Aumento de una Imagen negativa.
Misin:
Realizar acciones y gestionar actividades que propicien una municipalidad
limpia y ordenada, con buena imagen, que sirva de ejemplo para las dems
presidencias del pas.
Visin:
Ser una administracin municipal reconocida por la atencin y el servicio al
ciudadano a travs del fomento de valores cvicos, culturales y humanos,
donde los ciudadanos se sientan seguros, en un ambiente agradable,
comprometidos a velar por la imagen del municipio.
Objetivos Institucionales
Polticas Institucionales.
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
Tctica a.
RELACIONISTA PBLICO
Requisitos:
PERIODISTA
Requisitos:
-Profesional graduado en el rea de periodismo o carrera a fin.
-Experiencia mnima de 5 aos.
-Excelente manejo de tcnicas de redaccin y ortografa.
-Sin problemas de horario.
-Disponibilidad inmediata
-Habilidad en Trabajo en equipo.
FOTGRAFO
Requisitos:
-Profesional graduado en el rea de fotografa o carrera a fin.
-Experiencia mnima de 5 aos.
-Experiencia en fotografas y videos profesionales
(correccin de imgenes).
-Capacidad para trabajar en equipo.
-De preferencia sexo masculino.
SECRETARA
Requisitos:
-Bachiller comercial con estudios universitarios.
-Slidos conocimientos de computacin.
-Experiencia mnima de 3 aos en cargos similares.
-Ordenada, pro-activa y con deseos de superacin.
-Excelente presentacin.
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Nota Aclaratoria: Solo personas que vivan en los alrededores del Municipio de Tlaxco o zonas aledaas.
Tctica b.
Funciones del Departamento de Relaciones Pblicas
1. Disear tcnicas de comunicacin para mantener informado a los
pblicos interno y externo sobre el acontecer de la entidad.
2. Efectuar estudios de opinin pblica con el objetivo de analizar en
detalle los pblicos, actitudes y formacin de su opinin hacia la
empresa.
3. Proporcionar informacin a los visitantes, como al personal en cuanto a
reuniones, seminarios y proyectos de la misma.
4. Mantener el orden y comprensin entre los empleados.
5. Coordinar con los medios de comunicacin la realizacin de actividades
tales como: conferencias, proyectos, entre otros.
6. Mantener relaciones cordiales con los pblicos a travs de
comunicaciones de doble direccin, de puertas abiertas con todas
aquellas personas que de alguna manera estn conectadas con la
empresa.
7. Trabajar en conjunto con otros departamentos de la empresa para
ejecutar buenos programas de Relaciones Pblicas.
8. Elaboracin y puesta en marcha de un programa de Relaciones
Pblicas con los diferentes pblicos, tanto a corto, mediano y largo
plazo.
9. Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias.
10. proyectar la imagen e identidad corporativa.
11. Conocer y clasificar los diversos pblicos de entidad.
12. Supervisin de las Publicaciones empresariales.
Tctica a.
Capacitacin a empleados sobre identidad corporativa.
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Tctica b.
Escudo de la presidencia de Tlaxco
Slogan
Tctica c.
Sondeo de opinin.
Conoce usted el slogan y escudo de la Alcalda Municipal de
Chalatenango?
a) S__________
b) No_________
Por qu?________________________
11
Tctica a.
Propuesta de uniformes para los empleados
Da
Lunes y mircoles
Damas
Caballeros
Martes y jueves
Viernes
Tctica b.
Calendario de limpieza
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Tctica c.
Modelo de Sondeo de Opinin
Preguntas
Cmo evala a la presidencia
municipal de Tlaxco?
Considera que est mejorando el
servicio de atencin ciudadana?
Cree que el vestuario de los
empleados es el adecuado?
Cmo evala las instalaciones de
la presidencia?
Qu recomendara al
ayuntamiento municipal de Tlaxco
para mejorar la imagen?
Opciones
a) Excelente
b) Regular
c) mala
a) Si
b) No
a) Si
b) No
a) En buenas condiciones
b) En malas condiciones
Tctica d.
Capacitacin de servicio y atencin al cliente a empleados
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Tctica d.
Campaa de Concientizacin
interna
Tctica b.
Diseo de Peridico Mural
Tctica e.
Diseo de Medios Electrnicos
Internos (pgina web)
Tctica c.
Modelo de Kiosco informativo
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Tctica b.
Modelo de Programa de Incentivos
Tctica b.
Modelo de Maestro de Ceremonia (protocolo y etiqueta)
Es necesario que la persona que vaya a cumplir con esta funcin tenga las
siguientes caractersticas:
Dominio escnico.
Excelente manejo de la voz.
Lectura impecable.
Buena imagen personal.
Alto nivel acadmico y de formacin
Funciones.
Presentar a las autoridades que harn uso de la palabra, como no es el actor
principal, en ningn momento deber saludar a cada una de las autoridades
usando los vocativos, ya que estos se reservan solo para los oradores, en
estricto sentido le corresponde saludar en forma general.
Presentar a los participantes y resaltar sus cualidades.
Entretener al pblico pronunciando frases que den realce a la ceremonia.
Controlar el estado emocional del pblico.
Establecer un proceso de comunicacin que genere el clima apropiado para
cada tipo de evento.
Presentacin.
Es el acto por medio del cual el Maestro de Ceremonia realiza la introduccin
previa a la toma de la palabra. Siempre debe haber una persona que presente
al orador o disertante, ya que as lo exige el protocolo en los actos sociales.
EVALUACIN
La evaluacin es un proceso dinmico, continuo y sistemtico, enfocado a los
cambios de conducta y rendimiento, mediante el cual se verifican los logros
adquiridos en funcin de los objetivos propuestos de la presidencia municipal
de Tlaxco. La etapa evolutiva es considerada como una de las fases ms
importantes dentro del proceso de enseanza y aprendizaje, ya que esta forma
parte del proceso evaluativo, por tanto para evaluar la puesta en marcha del
Plan de
Relaciones Pblicas se utilizaran algunas tcnicas y herramientas para el logro
de los objetivos.
OBJETIVO DE LA EVALUACIN
Indagar los puntos fuertes del Plan de Relaciones Pblicas para revelar las
debilidades que se deben mejorar.
HERRAMIENTAS DE EVALUACIN
a) Diseo de entrevistas.
Gua de entrevista
Pregunta
1. En la atencin a los usuarios
Qu problemas cree usted que
existen an en la Alcalda Municipal
de Chalatenango?
Respuesta
b) Encuesta.
Ejemplo de encuesta
1. Cunto tiempo tiene de labora en la presidencia municipal de Tlaxco?
a) De uno a cinco aos.
b) De cinco a diez aos.
c) De Diez a veinte aos.
d) De veinte en adelante.
2. Est satisfecho con su trabajo?
a) Si.
b) No.
3. En el rea de servicios y atencin al usuario, ha recibido capacitacin?
a) Si,
b) No.
4. Qu tipo de capacitacin?
a) Sobre el comportamiento.
b) Atencin al cliente.
c) Relaciones Humanas.
d) Relaciones Pblicas.
e) Otras. Mencinelas.
5. Mencione los beneficios que ha tenido la Alcalda desde que se implement
el plan?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
6. Luego de la capacitacin recibida Conoce las estrategias de relaciones
pblicas internas y externas?
a) Si.
b) No.
7. Qu tipo de comunicacin lleva a cabo la entidad, para informarle sobre las
actividades que realizan?
a) Formal (Memorndum, Boletinero, Reuniones).
b) Informal (a nivel de chambres).
c) Otros. Mencinelos.
8. Qu tipo de motivacin recibe usted de parte de la institucin?
a) Econmica.
b) Paseos.
c) Felicitaciones.
d) Otras. Mencinelas
9. La Alcalda Municipal de Chalatenango, mantiene informados a sus empleados
de sus actividades.
a) Si.
b) No.
10. Considera usted que despus de recibir la capacitacin. El servicio y
atencin a los usuarios ha mejorado?
a) Si.
b) No.
RESPONSABLE DE LA EVALUACIN
La puesta en marcha del Plan de Relaciones Pblicas ser responsabilidad de
las autoridades municipales en conjunto con el departamento de Relaciones
Pblicas, requiere de la asignacin de responsabilidades para que de esta
manera se alcancen los objetivos planteados en el plan.
Para llevar a cabo la implementacin del plan, es necesario que existan
responsabilidades compartidas entre las autoridades municipales y el
departamento de Relaciones Pblicas, por lo que la participacin del personal
es necesaria para el xito.
REVISIN
Para determinar si se estn obteniendo los resultados planteados en los
objetivos con la ejecucin de las estrategias y el marco normativo dentro del
periodo establecido, es necesario analizar y evaluar los formularios para
determinar si los resultados son los deseados o han surgido dificultades en su
desarrollo, si es necesario se realizarn cambios para el logro de los objetivos y
a su vez efectuar las actualizaciones necesarias.
RETROALIMENTACIN
La retroalimentacin se realizar a travs de los elementos que conforman el
plan de implementacin para determinar la eficacia de medidas correctivas que
se han realizado; si no existe ningn problema se continuar con el proceso de
retroalimentacin.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES