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CDIGO

IGP-PG.02

FECHA DE
VIGENCIA

VERSIN
1

PAGINAS
1/20

ADJUDICACIN DIRECTA, LICITACIONES Y CONCURSOS


PBLICOS

RUBRO
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR

NOMBRE

FIRMA

FECHA

PROCESO PARA LA ADJUDICACIN DIRECTA, LICITACIONES Y CONCURSOS


PUBLICOS PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS
I.

OBJETIVO
Regular el procedimiento para la ejecucin de las actividades que se realizan para la
adquisicin de Bienes y contratacin de Servicios u Obras bajo la modalidad de
Adjudicacin Directa, Licitacin o Concurso Pblico.
II.

ALCANCE
Las normas contenidas en el presente procedimiento, comprende desde la etapa de
convocatoria hasta el otorgamiento de la buena pro a los proveedores para la adquisicin
de bienes y servicios u obras bajo la modalidad Adjudicacin Directa, Licitacin o Concurso
Pblico.

III.

RESPONSABILIDAD

Titular del Pliego


Comit Especial
Oficina de Logstica
Dependencias solicitantes usuarias

IV.

VIGENCIA
A partir del da siguiente de su aprobacin.

V.

BASE LEGAL

VI.

Decreto Legislativo N 136 Ley del Instituto Geof sico del Per.
Decreto Supremo No 026-2001-ED - Reglamento de Organizacin y Funciones y su
modificatoria aprobado por Decreto Supremo No 060-2001
Decreto Supremo N 083 - 2004 PCM. Texto nico O rdenado de la Ley de
Adquisiciones y Contrataciones del Estado y modificatorias Ley N 28911.
Decreto Supremo N 084 - 2004 PCM. Reglamento de la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones del Estado y sus modificatorias D.S. N 063-2006-EF, D.S. N
125-2006-EF, D.S. N 148-2006-EF y D.S. N 028-2007-EF .
Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal vigente.
Resolucin de Presidencia No. 308-IGP/92 Reglamento Interno de Trabajo, y su
modificatoria aprobada por R.P. No 092-IGP/94
Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, Normas de Control Interno.
NORMAS GENERALES

1. Los procesos de seleccin para la adquisicin de bienes y/o contratacin de servicios u


obras del Instituto Geofsico del Per, convocados mediante Adjudicacin Directa
Pblica, Licitacin o Concurso Pblico, son conducidos por Comits Especiales cuyos
miembros deben ser designados mediante Resolucin del Titular del Pliego.
2. Los Comits Especiales para los procesos de Adjudicaciones Directas Publicas,
Licitacin o Concurso Pblico, debern estar integrados por no menos de tres (03) y
mximo cinco (05) titulares, con igual numero de suplentes miembros. En la
conformacin contar con la participacin de representantes de las dependencias
usuarias de los bienes, servicios u obras requeridas. Necesariamente, uno de los
miembros deber tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria.
3. La Oficina de Logstica, antes de iniciarse los procesos de Adjudicaciones Directas
Pblicas, Licitaciones Pblicas y/o Concursos Pblicos, verifica que se cuente con la
disponibilidad de recursos.

4. Cuando se trate de adquisiciones de bienes sofisticados, servicios especializados u


obras, el Comit Especial deber estar conformado por uno o ms especialistas en el
objeto de la convocatoria, de la misma u otra Entidad, pudiendo ser un experto
independiente.
5. Los procesos de seleccin contendrn las etapas siguientes:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Convocatoria
Registro de participantes;
Formulacin y absolucin de consultas y/u observaciones, e
de las Bases;
Presentacin de propuestas;
Evaluacin de propuestas; y
Otorgamiento de la Buena Pro;

integracin

6. En las Adjudicaciones Directas Publicas, entre la convocatoria y presentacin de


propuestas existir un plazo no menor a diez (10) das y se computa a partir del da
siguiente de la publicacin de la convocatoria en el SEACE. El plazo entre la
integracin de las Bases y la presentacin de propuestas no podr ser menor de tres
(3) das.
7. En Licitaciones y Concursos pblicos, el plazo entre la convocatoria y presentacin de
propuestas existir un plazo no menor a veinte (20) das y se computa a partir del da
siguiente de la publicacin de la convocatoria en el SEACE. El plazo entre la
integracin de las Bases y la presentacin de propuestas no podr ser menor de cinco
(5) das.
8. La Direccin de Logstica entrega al Presidente del Comit Especial designado, el
Expediente de Convocatoria, el mismo que contiene los documentos siguientes:
a. Resoluciones, que aprueban el expediente de convocatoria y designa
al Comit Especial.
b. Memorndum mediante el cual se encarga al Comit Especial la
conduccin del proceso.
c. Especificaciones Tcnicas remitidas por la dependencia tcnica
correspondiente.
d. Las facultades y atribuciones del Comit Especial son las siguientes:
El Comit Especial se instala al da siguiente de notificado el Presidente. Su
competencia se extiende desde la elaboracin de las Bases hasta el consentimiento de
la Buena Pro o la cancelacin del proceso.
La totalidad de miembros titulares conforman el qurum del Comit Especial y en caso
de ausencia o impedimento de stos, con la presencia de los suplentes que completen
el nmero de miembros requeridos.
El Comit Especial es autnomo, sus acuerdos se adoptan por unanimidad o por
mayora y se hacen constar en Actas.
El Comit Especial tendr a cargo la organizacin, conduccin y ejecucin de la
integridad del proceso hasta antes de la suscripcin del contrato.
9. La Direccin de Logstica brinda, apoyo secretarial y logstico al Comit Especial para
realizar satisfactoriamente el concurso y/o licitacin pblica.
10. Si en el proceso de seleccin se incurre u observa algn vicio que pueda invalidar lo
actuado, el Comit Especial sin suspender el proceso, informa al Titular del pliego a fin
que sta adopte las acciones del caso.
11. En caso de presentarse situaciones no previstas en las Bases, para resolverlas, el
Comit Especial aplica las normas de procedimientos administrativos y de derecho
comn.
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS.
A. APROBACIN DEL EXPEDIENTE TCNICO Y DESIGNACIN DEL COMIT
ESPECIAL

Previo a la aprobacin del Expediente de Contratacin o Expediente Tcnico del proceso


de seleccin debe emitirse un informe el cual evidencie la fecha y el mtodo de clculo del
valor referencial del proceso de seleccin a establecerse en las bases administrativas.

1.

La Direccin de Logstica mediante Memorando, notifica al Presidente del


Comit Especial la entrega del Expediente de convocatoria, que contiene lo
siguiente:

Nmero de proceso
Objeto de la convocatoria
Disponibilidad Presupuestal
Valor referencial
Especificaciones Tcnicas o Expediente tcnico en el caso de obras

A partir de esa fecha, se computa el plazo para la elaboracin de las Bases.


B. ELABORACIN DE LAS BASES PARA LICITACIONES Y CONCURSOS PUBLICOS

1.

El Comit Especial elabora las Bases dentro de un plazo no mayor a diez


(10) das hbiles contados a partir del da siguiente de la fecha de la notificacin
del Expediente de convocatoria, y gestione su aprobacin ante el Titular del
Pliego.

2.

El Comit Especial puede acordar una ampliacin de hasta diez (10) das
hbiles, cuya sustentacin debe constar en el Acta correspondiente, informando
en el da al Titular del Pliego.

3.

El plazo para la elaboracin de bases slo puede ser modificado cuando


el Comit Especial acuerde aspectos que requieran del pronunciamiento de alguna
dependencia del Instituto, los cuales son los siguientes:

Observar el valor referencial, solicitando su revisin a la Direccin de Logstica.


Solicitar a la dependencia que corresponda, informacin adicional respecto a
las especificaciones tcnicas.
Solicitar la contratacin de consultoras especializadas a la Direccin de
Logstica.

Tal situacin, suspende el plazo de elaboracin de bases hasta la emisin del


pronunciamiento.

4.

El Comit Especial, luego de gestionar lo sealado en el numeral anterior


y de seguir observando que las especificaciones tcnicas impiden establecer el
valor referencial o efectuar la adquisicin o contratacin en condiciones de libre
competencia, trato justo e igualitario; devuelve los actuados al no ser posible
ejecutar el proceso, por falta de precisin en las especificaciones tcnicas.

C.APROBACIN DE LAS BASES

1. Las Bases son aprobadas con Resolucin del Titular del Pliego, la cual
2.
3.

debe ser notificada al Comit Especial, quin solicitar su publicacin en


el SEACE.
En caso que las Bases sean observadas, sta son comunicadas al
Presidente del Comit Especial para que proceda a absolverlas.
El Comit Especial tiene un plazo mximo de dos (02) das hbiles para
solicitar nuevamente la aprobacin de las Bases, rectificndola o
ratificndola, segn sea el caso. Debiendo posteriormente la Presidencia
emitir la Resolucin de aprobacin respectiva.

4. La Resolucin conjuntamente con las Bases aprobadas, es remitida al

6.

7.

Presidente del Comit Especial para la continuacin del proceso.


5. Una vez aprobadas las Bases y dos (02) das antes de la fecha prevista
para su publicacin; el Presidente del Comit Especial remite a la
Direccin de Logstica , la convocatoria del proceso de seleccin, y
adjuntando la informacin siguiente:
Ficha de Convocatoria (Anexo N 01)
Bases

La Direccin de Logstica, remite stos archivos va correo electrnico a la


Contralora
General
de
la
Repblica,
a
la
direccin
siguiente:
compras@contraloria.gob.pe; recibiendo un cargo de recepcin, en el que se
consigna el Cdigo de Identificacin de Envo, el mismo que debe ser archivado y
remitido al Presidente del Comit Especial.
Las Bases sern prepublicadas en el SEACE y en la pgina Web del
Instituto Geofsico del Per. Igualmente, hacer de conocimiento de la Comisin de
Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME para su oportuna
prepublicacin en su pgina Web.

D.CONVOCATORIA, VENTA Y ENTREGA DE BASES


1.El Presidente del Comit Especial entrega a la Direccin de Logstica lo siguiente:
(01) Un ejemplar de las Bases visado por todos los miembros del Comit.
(01) Un calendario del Proceso de Seleccin.
2. La Direccin de Logstica, en base al calendario del proceso, y a travs de la persona
asignada para ello, cumple con efectuar sus funciones de apoyo logstico, de
conformidad con lo sealado en el numeral 10, de las Normas Generales.
E.CONSULTAS Y ABSOLUCIN

1. De formularse Consultas a las bases; el Presidente del Comit Especial


2.

3.

4.

convoca a los miembros dentro del da siguiente de notificado y emiten


pronunciamiento.
El Comit Especial recibir las consultas, por un perodo mnimo de cinco
(5) das contados desde el da siguiente de la convocatoria, para las
Licitaciones y Concursos Pblicos y el plazo para la absolucin de
consultas y su respectiva notificacin a travs del SEACE, en la sede de
la Entidad o a los correos electrnicos de los participantes, de ser el caso,
no podr exceder de cinco (5) das contados desde el vencimiento del
plazo para la recepcin de las consultas.
Para las Adjudicaciones Directas, el Comit Especial recibir las
consultas, por un perodo mnimo de tres (3) das contados desde el da
siguiente de la convocatoria, y el plazo para la absolucin de consultas y
aclaraciones a las Bases y su respectiva notificacin a travs del SEACE,
en la sede de la Entidad y a los correos electrnicos de los participantes,
de ser el caso, no podr exceder de tres (3) das contados desde el
vencimiento del plazo para la recepcin de las consultas.
El Comit Especial publicar a travs del SEACE la absolucin de las
consultas, mediante un pliego absolutorio, debidamente fundamentado.

F. OBSERVACIN A LAS BASES

1. De formularse Observaciones a las bases; el Presidente del Comit


Especial convoca a los miembros dentro del da siguiente de notificado y
emiten pronunciamiento.

2. Para las Licitaciones Pblicas y Concursos Pblicos las observaciones a

3.
4.

5.
6.

7.

las Bases sern presentadas dentro de los tres (3) das siguientes de
haber finalizado el trmino para la absolucin de las consultas
mencionadas en el numeral anterior.
El Comit Especial notificar la absolucin a travs del SEACE, en la
Sede de la Entidad y a los correos electrnicos de los participantes, de
ser el caso, en un plazo mximo de cinco (5) das.
En el caso de las Adjudicaciones Directas, las observaciones a las Bases
sern presentadas en forma simultnea a la presentacin de las
consultas. El Comit Especial notificar la absolucin a travs del SEACE,
en la Sede de la Entidad y a los correos electrnicos de los participantes,
de ser el caso, en un plazo mximo de tres (3) das.
El Comit Especial reprograma las fechas de Integracin de Bases,
Presentacin y Apertura de propuestas y Otorgamiento de la Buena Pro;
considerando los plazos establecidos en Ley.
Asimismo, el Comit Especial gestiona ante la Direccin de Logstica la
publicacin de la reprogramacin de la convocatoria que se establezcan
como producto de lo sealado en el numeral anterior, al que se adjunta el
modelo de publicacin, debidamente visado en su parte posterior por los
miembros del Comit.
Las observaciones pueden ser acogidas parcial o totalmente; debiendo, el
Presidente del Comit Especial proceder de la forma siguiente:

Observaciones acogidas en su totalidad

Comunica a los adquirientes de las bases, las modificaciones a que haya


lugar, con lo cual las bases quedan integradas.

Observaciones acogidas parcialmente o no acogidas

Comunica al postor que formul la observacin los resultados. ste


tiene la opcin de solicitar que las Bases y los actuados del proceso sean
elevados al CONSUCODE dentro de los tres (3) das siguientes al vencimiento
del trmino para absolverlas. El Comit Especial solicita que ste cumpla con
remitir el comprobante de pago, voucher o papeleta de depsito de pago de la
tasa por concepto de remisin de actuados al CONSUCODE, dentro de las (48)
cuarenta y ocho horas siguientes a la recepcin del oficio del requerimiento.
Si el postor que formul la observacin no acogida, no cumple con
remitir el precitado comprobante, el Comit Especial tiene por no presentadas
las observaciones no acogidas.

Mediante Oficio se remite al CONSUCODE los documentos siguientes:


-

Comprobante de pago de la tasa por concepto de remisin de actuados al


CONSUCODE; entregada por el postor que formul la observacin
Informe Tcnico del Comit Especial que sustenta su pronunciamiento
Copia simple de las Bases y los actos administrativos aprobatorios de
stas
Copia de las observaciones formuladas a las Bases
Copia simple de las Consultas
Copia simple de la Absolucin de Consultas
Copia simple del aviso de convocatoria.

El CONSUCODE, dentro del plazo establecido en la Ley, remite al


Comit Especial su dictamen, procediendo ste a emitir Circular comunicando a
los adquirientes que las bases han quedado Integradas

Slo en este caso, el Comit Especial debe informar de la


Integracin de Bases al CONSUCODE
G. INTEGRACIN DE BASES

Una vez absueltas todas las consultas y/u observaciones, o si las mismas no
se han presentado, las Bases quedarn integradas como reglas definitivas.
En los casos en que no se hubiere elevado al CONSUCODE el expediente
respectivo, corresponde al Comit Especial, bajo responsabilidad, integrar las
Bases conforme a lo dispuesto en los pliegos de absolucin de consultas y de
absolucin de observaciones.
El Comit Especial no puede continuar con la tramitacin del proceso de
seleccin si no ha cumplido con publicar las Bases integradas a travs del
SEACE.
H. ACTO PBLICO
1. El Comit Especial, el Notario Pblico y la Secretaria de apoyo se constituye en
el lugar, fecha y hora sealada en la Convocatoria, portando lo siguiente:

I.

Libro de Actas
Sellos del Comit
Bases de Convocatoria
Lista de Adquirientes y Recibo de pago correspondiente
tiles necesarios para el desarrollo del evento

El Presidente del Comit Especial dirige el Acto dentro de las condiciones


sealadas en las bases y puede solicitar interrupciones durante el desarrollo del
mismo, si considera que existen aspectos que ameritan deliberarlos con sus
miembros.

En acto pblico sern recepcionados en sobres separados tanto la propuesta


tcnica, como la econmica.
EVALUACIN DE PROPUESTAS

1. El Comit Especial evala las propuestas tcnicas dentro de los plazos

2.

3.

4.

establecidos en las Bases. La evaluacin de las propuestas es integral,


realizndose en dos (2) etapas. La primera es la evaluacin tcnica, cuya
finalidad es calificar la calidad de la propuesta, y la segunda es la
evaluacin econmica, cuyo objeto es calificar el monto de la propuesta.
En los casos en que la complejidad de la evaluacin lo amerita, puede
prorrogar el plazo de su pronunciamiento, comunicando la modificacin
del calendario al Titular del Pliego, mediante memorandun suscrito por el
Presidente del Comit Especial.
El Comit Especial, mediante el documento sealado en el numeral
anterior, deber sustentar las razones que dieron origen a la prorroga, el
cual debe estar debidamente suscrito en la parte posterior por los
miembros del Comit Especial.
El Comit Especial, remite a la Direccin de Logstica la modificacin del
calendario del proceso de seleccin, para su publicacin en el SEACE y
pagina Web.

J. OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO

1. El Comit Especial otorga la Buena Pro, en acto publico, y se presume


que todos los postores son notificados en esa fecha, sin perjuicio de que
se publique en el SEACE.

2. Los postores pueden solicitar copia del Acta de Otorgamiento y/o Criterios

3.

o Cuadros de Evaluacin de las propuestas; el Presidente del Comit


Especial debe remitir, lo solicitado dentro del da siguiente de la recepcin
de dicha solicitud.
El otorgamiento de Buena Pro, tiene carcter provisional, ya que el
Comit deber esperar que transcurran ocho (08) das hbiles, sin que se
haya presentado Recurso de Apelacin; de no producirse este hecho, la
Buena Pro queda consentida.

K. CONSENTIMIENTO

1. El Presidente del Comit Especial mediante Memorndum, comunica al


2.
3.

4.
5.
L.

Titular del Pliego, que la Buena Pro ha quedado consentida, adjuntando el


acta debidamente suscrito por los miembros del Comit Especial.
El Comit Especial emite informe final dirigido al Titular del pliego,
consignando el resultado del proceso de seleccin y aspectos o eventos
relevantes sucedidos durante el proceso que requieran ser precisados.
El Comit Especial, una vez consentido el otorgamiento de la Buena Pro,
remitir el expediente de contratacin a la Direccin de Logstica, la que
asumir competencia desde ese momento para ejecutar los actos
destinados a la formalizacin del contrato.
Dentro del da siguiente de haber quedado consentido el otorgamiento de
la buena pro, ste deber ser publicado en el SEACE.
El Comit Especial entrega los actuados del proceso a la Direccin de
Logstica, manifestando el cese de sus funciones.

RECURSO DE APELACIN DEL PROCESO DE SELECCIN

1.

Recurso de Apelacin
El postor puede presentar dentro de los plazos establecidos Recurso de Apelacin
a los actos dictados por el Comit Especial durante el desarrollo del proceso de
seleccin, los actos emitidos por el Titular o la mxima autoridad administrativa de
la Entidad, segn corresponda, que afectan la continuacin del proceso de
seleccin y los actos expedidos luego de haberse otorgado la buena pro y hasta
antes de la celebracin del contrato.

El Recurso de Apelacin se presenta ante y es resuelto por el Tribunal de


Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

a. Plazo para interponer Recurso de Apelacin.

La apelacin contra el otorgamiento de la buena pro o contra los


actos dictados con anterioridad a ella debe interponerse dentro de los
ocho (08) das siguientes de haberse otorgado la buena pro.
La apelacin contra los actos distintos a los indicados en el prrafo
anterior debe interponerse dentro de los ocho (08) das siguientes de
haberse tomado conocimiento del acto que se desea impugnar.

b. Trmite del Recurso de Apelacin.

Admitido el recurso, el Tribunal correr traslado, en el plazo no


mayor de dos (02) das, a la Entidad cuyo acto se adjunta, requirindole la
remisin del expediente completo. La Entidad deber notificar con el
decreto que admite a trmite el recurso de apelacin al postor y/o

3.

postores distintos al apelante que pudieran verse afectados con la


resolucin del Titular.
Dentro del plazo de tres (03) das, la Entidad est obligada a remitir
al Tribunal el expediente completo correspondiente al proceso de
seleccin, incluyendo como recaudo del mismo un informe tcnico legal
sobre la impugnacin, debiendo acreditar que diligenci la notificacin del
recurso de apelacin a la que se alude el punto precedente.
La Entidad, sea o no parte en el procedimiento de impugnacin, est
obligada a remitir la informacin requerida por el Tribunal en el plazo que
se les otorgue, bajo responsabilidad.
El Tribunal resolver y notificar su resolucin a travs del SEACE
dentro del plazo de cinco (05) das contados desde que se declare que el
expediente est listo para resolver.

Suspensin del Proceso


La interposicin del recurso de apelacin suspende el proceso de seleccin en la
etapa en que se encuentre. Si el proceso de seleccin fue convocado por tems,
etapas, lotes, paquetes o tramos, la suspensin afectar nicamente al tem,
etapa, lote, paquete o tramo impugnado.

VII.

CONFORMIDAD Y PAGO:

1.Trmites para el pago:


En el caso de bienes:
-

Las Guas de Remisin debidamente firmadas y el Acta de Recepcin y


Conformidad (Anexo N 01), para lo cual verifican la calidad, cantidad y
cumplimiento de las condiciones contractuales.
Adicionalmente a lo antes indicado, previo al pago el rea correspondiente
deber presentar como requisito un informe tcnico suscrito por el responsable
del almacn, control patrimonial y el rea usuaria, documento en el cual
sustente el procedimiento de recepcin y respectiva conformidad.

En el caso de servicios:
-

El Informe Tcnico en el cual el rea responsable sustente la conformidad del


servicio.

2. La Direccin de Logstica, anexa la factura en el caso de bienes, Recibo por Honorarios en


caso de servicios y los dems antecedentes (requerimiento) a los documentos sealados en el
numeral anterior, segn corresponda y lo deriva a la Direccin de Tesorera para el trmite
respectivo para su cancelacin.

VIII.

INFRACCIONES, SANCIONES

Se aplican las sanciones estipuladas en el Reglamento Interno de Trabajo y en Texto


nico Ordenado de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y su reglamento.

IX.

REGISTROS
No aplica

X.

FLUJOGRAMA
Ver Grafico adjunto