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futuro.
Todos los que trabajan efectan alguna clase de planeacin, pero la planeacin gerencial es
bien definida. Los gerentes planean la distribucin de todos los recursos y el trabajo de las
organizaciones; los no gerentes no planean la distribucin de los recursos humanos, sino tan
solo sus propias actividades.
El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratgico Administrativo. Existen 2 enfoques
para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo:
Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y despus el sistema que
satisface las necesidades resultantes.
Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva ms
amplia, una planeacin y mercadotecnia ms eficaces del producto y una mejor utilizacin
de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se
elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.
Pasos En La Elaboracin Del Plan Estratgico Del SIA.
Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que ser elaborado.
Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnolgicos que se prevn en los futuros
SIA.
Estudiar la posicin estratgica de la compaa.
Determinar el entorno en que el SIA cumplir su cometido.
Definir las restricciones y especificar las polticas que se seguirn en la instalacin del
SIA.
Establecer los objetivos estratgicos del SIA.
Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan
revisin con mayor urgencia.
Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.
Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.
Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.
Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se
requieren.
Necesidad de la Planeacin de Sistemas
El Sistema de Informacin Administrativa global consta de todas las actividades, equipo,
personal e instalaciones que intervienen en generar informacin para dirigir los subsistemas
y la compaa en su conjunto.
Hay algunas compaas que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos
mediante proyectos de recuperacin rpida de la inversin. Entre los ejemplos de estos
ltimos se cuentan: la automatizacin de nmina y de las funciones administrativas, el
pronstico de ventas, el control de inventarios y la introduccin incontrolada de
computadoras personales.
Este mtodo revela la necesidad de una planeacin general. Esta forma fragmentada de
El costo de disear e instalar un sistema de informacin puede ser muy costoso. Por
consiguiente, son indispensables su planeacin y control. La planeacin de los objetivos
tcnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control. Los beneficios siempre han
de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalacin del
sistema.
Objetivos de la planeacin de SIA.
La planeacin exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones
necesarios para alcanzar un objetivo. La planeacin puede ser til y debe comenzar slo
cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan
maestro a menos que los objetivos globales estn bien detallados y se conozcan bien.
La funcin de planeacin de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas
propuestos en funcin de los criterios de planeacin cuyo fin es reducir al mnimo el
nmero de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo.
Algunos de los objetivos de la planeacin de sistemas son:
Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran
aplicacin en las lneas organizacionales.
Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en
trminos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de xito.
Minimizar el costo de integrar entre s sistemas semejantes.
Reducir el nmero total de sistemas pequeos y aislados que es preciso instalar, operar
y darles mantenimiento.
Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.
Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de informacin congruentes,
generales, nter organizacionales y que abarquen toda la empresa.
Dar pautas y direccin para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.
Los objetivos centrales de la planeacin del sistema de informacin administrativa son:
Que el SIA. Forme parte del plan estratgico de la compaa
Que la asignacin de recursos del sistema figure en el plan estratgico.
Tcnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas
Bsqueda de la Informacin
Cuanto ms sepa un analista acerca de la compaa u otra institucin, ms eficiente ser en
su trabajo con los sistemas. Bajo la presin del tiempo en situaciones reales, a menudo debe
trabajar sin una investigacin exhaustiva.
La bsqueda de informacin constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en
formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario,
consiste en aplicar varias tcnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas
perspectivas de los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el analista tratar de averiguar:
Qu se est haciendo
Polticas y procedimientos:
Una vez delimitada la responsabilidad del puesto, habr que preparar polticas (para el
manual) que definan claramente esta tarea. En relacin con esto, el procedimiento con que
se inicia o revisa una forma tambin se preparar y se distribuir entre todos los gerentes.
Tambin es posible establecer polticas respecto a temas como la numeracin y
clasificacin de formas, su obtencin e inventario, su emisin y conservacin, as como
respecto al mantenimiento de archivos de formas.
Control del inventario de formas:
No es sensato ordenar una dotacin de formas para diez aos ni pedir diariamente nuevas
cantidades de cada una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarn
inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse
obsoletas muy pronto y habr necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el costo de
ordenar diariamente cantidades pequeas ser excesivo y se requerir mucho tiempo de
espera.
Archivos y clasificaciones de formas:
El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo
documento impreso y de todo formato estndar que se despliegue en el equipo perifrico de
la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numrico,
otra para el archivo de ttulos de formas y otro para un archivo de temas, departamentos o
funciones en algunos casos se requiere adems un archivo clasificado por medios. Estos
archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numrico se
basa en el nmero de identificacin que se asigna a cada forma. Ese nmero puede
asignarse en secuencia segn el orden en que lleguen las formas al control.
Anlisis de formas:
El anlisis de formas abarca el diseo de formas y su control. Tiene cuatro objetivos:
Determinar la necesidad de informacin: Las formas en uso han de ser analizadas para
precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor nmero de ellos. Los nicos
datos referentes a la forma sern los que resulten absolutamente necesarios.
Preparar la informacin: El anlisis de la preparacin del material se propone encontrar el
modo ms fcil y econmico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema
entero de operacin e informacin. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida
que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas
con otros fines.
Presentar la informacin: Los datos se convierten en informacin cuando alguien se sirve
de ellos para tomar decisiones o medidas. La informacin se presentar en una forma que
sea fcil de entender y oportuna para el que toma las decisiones.
Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros tambin es parte del anlisis de
formas. Qu formas se conservan? Cunto tiempo ha sido conservada cada una? Han
sido transformadas en otros medios de comunicacin, como microfilm o cintas de
proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto.
El avance de ste se describe sealando el objetivo del proyecto, el estado actual, los
problemas presentes y la evaluacin del avance.
Informes orientados al futuro: planeacin y toma de decisiones: Esta clase de informes se
ocupa del resultado de la investigacin, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las
empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, as como
los pronsticos econmicos, tecnolgicos y de venta.
Informes pedidos de la investigacin: Aunque no todo informe especial de investigacin
que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de
informacin puede ser proyectada. El diseo del sistema de informacin administrativa
deber proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigacin.
Sistemas computarizados de consulta: Los informes escritos pueden reducirse a la
estructura de informe mediante el diseo de sistemas computarizados de consulta a la base
de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de informacin varias veces
al ao. En vez de proporcionarles informes mensuales que la contengan, podramos
guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en
un formato til se considerar parte de la estructura del informe.
Jerarqua de los informes: Aunque los informes sobre el desempeo constituyen una
jerarqua, esa estructura se centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque de
la jerarqua, primero hemos de interpretarla organizacin en trminos de los niveles
especficos de las jerarquas.
Necesidades externas de los informes: los organismos pblicos de la legislacin estatal
requieren muchos informes externos. El tipo de informe, su frecuencia, el contenido
especfico, los receptores y los registros de respaldo dependen de la naturaleza de la
compaa (pblica o privada), del nmero de empleados y de la naturaleza del negocio o
industria donde realiza sus operaciones.
Distribucin y restricciones: La estructura del sistema de informes y la distribucin
interna son interdependientes. Cuanto ms grande sea el alcance de un informe, mayores
probabilidades habr de que sirva a ms gerentes. A mayor nmero de resmenes que
contengan los informes detallados corresponder una cantidad tambin mayor de niveles
gerenciales que lo utilicen.
Diseo conceptual de un SIA.
El diseo conceptual de un sistema de informacin administrativa es el resultado de un
proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relacin verbal, un diagrama de flujo,
por esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseo
detallado. Por tanto nos permite examinar varios diseos posibles antes de escoger uno para
precisarlo.
El diseo conceptual es un proceso extremadamente creativo, la presentacin de todas las
consideraciones es compleja y larga, consta de cuatro fases:
La informacin: Es el principal elemento del S.I ya que el S.I transforma los datos en
informacin.
Los usuarios: Son las personas que estn relacionadas entre ellos mediante un S.I y que
precisa de l para llevar a cabo sus funciones. Podemos distinguir entre:
Usuarios internos: Utilizan el S.I como apoyo a sus
actividades operativas, tcticas y estratgicas.
Normales Especialistas
(Nosotros)
Soportes tcnicos: Conjunto de recursos tangibles que comprenden las
Tecnologas de la informacin que se aaden al S.I.
Las principales caractersticas de un S.I son:
No se consume al usarlos.
Puede perder utilidad en el paso del tiempo, si la usa como si no.
Los datos a partir de los que se elabora pueden volver a utilizarse porque no se deterioran.
Una vez usado permanece intacto y puede volver a utilizarse.
Al ser intangible su administracin formal es difcil ya que no resulta inmediato calcular
su coste o evaluar su beneficio.
Los atributos que les confieren valor son aquellos que hacen que sta sea de calidad.
Funciones de un sistema de informacin:
Captar datos: para poder producir salidas y proporcionar informacin. Son datos que se
captan del mundo real y de sus relaciones con el entorno. Deben intentar que la fuente sea
cercana y actual.
Almacenar datos: de forma organizada en bases de datos para que puedan ser tratados y
acceder a ellos con rapidez.
Proceso de datos: funcin mediante la cual se transforman los datos en informacin til y
significativa para quien la necesita.
Distribucin: proporcionar la informacin a aquellos usuarios que la requieran en el
momento con el formato y el lugar adecuado.
Comunicacin: es la nica funcin que diferencia a los S.I actuales con los que existan
antes. Consiste en compartir la informacin y los recursos hardware y software. La
diferencia entre la distribucin y la comunicacin es que la distribucin consiste en hacer
llegar la informacin a los usuarios y la comunicacin supone compartirla.
Objetivos del S.I:
- Suministrar, informar a los distintos niveles de la organizacin para planificar, controlar y
gestionar la empresa en todos sus niveles.
- Colaborar en conseguirlos objetivos de la empresa.
- Gestionar la informacin como recurso. El S.I debe intentar captar y
procesar la informacin con el menor coste posible.
SISTEMAS DE INFORMACIN
ASESOR:
DEYANIRA MATA
TRIUNFADOR:
IVN MORA
NOVIEMBRE, 2014