Microsoft Access

1.- Introduccin
2.- Tablas
3.- Consultas
4.- Formularios
5.- Informes
6.- Consultas de Actualizacin
7.- Consultas de Eliminacin
8.- Consultas de Referencias Cruzadas

1. Introduccin
Estamos rodeados de bases de datos. La gua telefnica o las pginas amarillas son bases de datos. Cuando lee un
men en un restaurante est consultando una base de datos. Las fichas de libros en las bibliotecas son grandes
bases de datos. Al buscar cualquier informacin en una base de datos de este tipo, seguramente tendr que pasar
varios minutos hasta localizar lo que le interesa.
Access es un manejador o gestor de bases de datos que facilita el trabajo. Con Access, localizar un libro en la base de
datos de una biblioteca puede ser cuestin de pocos segundos.
Antes de comenzar con este documento es recomendable conocer Windows, ya que este es el entorno donde se va a
desarrollar el trabajo con Access. Si adems tiene conocimientos de Excel ser an ms sencillo el aprendizaje,
aunque esto ltimo no es imprescindible
Para trabajar con Access, debe tener instalado Microsoft Office Profesional, que es el paquete que incluye Word,
Excel y Access, adems de otras aplicaciones extra. Una vez que lo tenga instalado en su computador puede activarlo
de una de estas dos formas:

Mediante un acceso directo en el escritorio: busque un icono en el escritorio que se titule Access o Microsoft
Access.
Mediante la barra de tareas: pulse el botn Inicio, luego Programas y Microsoft Access. Si no aparece aqu
quizs est localizado en otra carpeta dentro de Programas o en el mismo men Inicio

Si no consigue activar el programa de ninguna de las dos formas anteriores, quizs no tenga instalado Access en su
computador.
Cuando activa Access, lo primero que va a encontrar es una ventana con varias opciones:

Base de datos en blanco

Asistente para bases de datos

Abrir una base de datos existente

Normalmente utilizar las opciones primera y tercera. La primera opcin (base de datos en blanco), permite crear una
nueva base de datos mientras que la segunda (abrir una base de datos existente), sirve para utilizar una base de
datos que ya est creada.
Como se supone que no tiene creada ninguna base de datos an, va a seleccionar la opcin Base de datos en
blanco haciendo un solo clic sobre ella con el botn izquierdo del ratn. Luego pulse el botn Aceptar.
Ahora Access le pregunta cul ser el nombre de la base de datos. Escriba su nombre, por ejemplo. Luego pulse el
botn Crear.
De esta forma tan sencilla puede crear una nueva base de datos (vaca de momento)

La ventana que tiene ahora en pantalla representa su base de datos. An no contiene ningn tipo de informacin
porque acaba de crearla. La informacin se introduce en forma de tablas (si conoce Excel sabr qu es una tabla)

2. Tablas
Suponga que ya ha creado su base de datos (mire el punto anterior a este). El siguiente paso lgico que se debera
dar ahora es el de crear una o varias tablas.
Las tablas son grupos de datos relacionados. La base de datos de una empresa puede tener varias tablas por
ejemplo:

Una tabla con todos los productos que vende, los precios, etc...
Una segunda tabla con los nombres de los proveedores de la empresa

Otra tabla con los datos de los clientes habituales

etc...

Para comprender esto mejor, suponga que posee una empresa y va a crear las tres tablas anteriores en su base de
datos.
1. PRODUCTOS: tabla contiene los productos que vende la empresa.
Producto

Precio de compra

Precio de venta

Pantalones

250

350

Falda

150

243

Camisa

126

190

Traje de bao

45

80

2. CLIENTES: Tabla que contiene los clientes de la empresa:

Nombre

Apellidos

Telfono

Juan

Gmez

328471298

Ana

Garca

234837493

Pedro

Snchez

343209830

Marian

Lpez

329040239

3. Consultas
Las consultas en Access permiten filtrar la informacin proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar
con una tabla que contenga una agenda telefnica, se podra, mediante una consulta, hacer que aparecieran en
pantalla solo los telfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos
determinados.
3. AGENDA: tabla que contiene:

Nombre

Apellidos

Ciudad

Telfono

Antonio

Garca

Caracas

8422597

Ana

Lpez

Los Teques

7798542

Antonio

Fernndez

Caracas

2971102

Ana

Garca

Capanaparo

0524457

Esta tabla contiene cuatro registros. Cada uno contiene los datos personales de algunas personas. Una vez que tenga
creada la tabla y haya introducido los cuatro registros cierre la tabla (pero no cierre la base de datos)
4. ANTONIOSYGARCIAS: Crear consulta sobre AGENDA que muestre los Antonio y los Garca
5. CAPANAPAROSYCARACAS: Crear consulta sobre AGENDA que muestre los Capanaparo y los Caracas
6. SUELDOS: Tabla que contiene:
Nombre

Apellidos

Juan

Gmez

Ana

Garca

Pedro

Snchez

Marin

Lpez

Sueldo
10.000
15.000
25.000
5.525

7. SUELDO15: Crear consulta sobre SUELDOS que muestre sueldo 15.000.

8. SUELDOMASDE15: Crear consulta sobre SUELDOS que muestre sueldo > 15.000.
9. SUELDOMENOSDE15; Crear consulta sobre SUELDOS que muestre sueldo <15.000.

4. Formularios
Qu es un formulario? Para Access, un formulario no es ms que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar
la imagen de las tablas
Ya sabe que cuando trabaja con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido al formato de una hoja de
clculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras normalmente en color negro. Algo montono.
Se puede mejorar el aspecto de una tabla cuando se visualiza en pantalla gracias a los formularios.
10. FPRODUCTOS: Crear un formulario sobre tabla PRODUCTOS
11. FCLIENTES: Crear un formulario sobre tabla CLIENTES
12. FAGENDA: Crear un formulario sobre tabla AGENDA
13. FSUELDOS: Crear un formulario sobre tabla SUELDOS

5.- Informes
Los informes sirven para realizar listados por impresoras de los datos de una tabla. Estos listados se pueden
personalizar o bien utilizar un asistente (parecido al de los formularios).

De hecho, la funcin de los informes y los formularios es muy parecida: mejorar el aspecto de la tabla con colores,
fondos, etc. La nica diferencia, prcticamente, es que los formularios se utilizan para trabajar con la tabla en pantalla
y los informes para realizar listados en la impresora.
14. EMPLEADOS: Tabla que contiene:
Nombre

Apellidos

Departamento

Fecha

Casado

Sueldo

Juan

Garca

10/10/84

Si

1.250

Ana

Garca

10/01/71

Si

1.125

Pedro

Santurce

21/09/70

No

1.750

Sandra

Smith

04/02/75

No

1.750

OJO: tenga en cuenta que todos los campos sern de tipo texto menos fecha que ser de tipo fecha/hora, casado
que ser de tipo si/no y sueldo que ser de tipo moneda. Los campos de tipo si/no aparecen luego en forma de
casilla de seleccin, cuando vaya a rellenarlo ver que pulsando sobre el campo con el ratn se activa o se desactiva
(representando el si y el no).
15. IEMPLEADOS: Crear un informe sobre la tabla EMPLEADOS

6.- Consultas de Actualizacin

Se supone que si ha llegado a este punto del documento, es porque ya sabe qu es una consulta y tiene
conocimientos previos de Access. Las consultas de actualizacin y las de eliminacin son un tipo de consulta
avanzada que permiten eliminar registros o bien modificar automticamente los valores de ciertos campos.
16. COMPUTADORES: Tabla de contiene:
Modelo

Procesador

Memoria

Tarjeta grfica

Precio

A1

K7

64

Asus

1.140

A2

Pentium 4

64

Intel

1.720

A3

Pentium 4

64

Intel

1.590

A4

K7

64

Asus

1.555

Suponga que posee una flamante tienda de computadores y que tiene cuatro modelos a la venta. Cada uno con una
configuracin distinta (procesadores, memoria, etc.). Suponga ahora que, por exigencias del mercado, va a ampliar la
memoria a 128 Mb, pero solo de aquellos modelos con procesador K7. Se tienen dos opciones:

Modificar en la tabla los valores por uno mismo: Esta opcin parece la ms rpida cuando se tienen pocos
registros (como en este caso)
Utilizar una consulta de actualizacin que haga los cambios automticamente: Esta opcin es la mejor cuando
existen muchos registros
17. CACOMPK7: Crear una consulta de actualizacin sobre la tabla COMPUTADORES para ampliar la
memoria a 128 Mb, pero solo de aquellos modelos con procesador K7
18. CACOMP5000: Crear una consulta de actualizacin sobre la tabla COMPUTADORES para rebajar 5000
en el precio de los computadores con procesador Pentium 4

7.- Consultas de Eliminacin

(Para realizar el siguiente ejemplo, necesitar la tabla contenida en el punto anterior de este documento - Consultas
de actualizacin)

Las consultas de eliminacin son mucho ms sencillas de utilizar que las de actualizacin. Como puede imaginar, las
consultas de eliminacin sirven para eliminar registros que no se necesiten. Por ejemplo, utilizando la tabla del
ejemplo anterior se van a eliminar los registros de los computadores K7
19. CECOMPK7: Crear una consulta de eliminacin sobre la tabla COMPUTADORES para eliminar aquellos
modelos con procesador K7
20. CECOMPINTEL: Crear una consulta de eliminacin sobre la tabla COMPUTADORES para eliminar
aquellos modelos con tarjeta grfica Intel

8.- Consultas de Referencias Cruzadas

Las consultas de referencias cruzadas son quizs el tipo de consultas mas complicadas de entender (no de crear), es
decir, lo complicado no es crear una consulta de referencias cruzadas, sino entender su utilidad, para qu sirve.
En general se puede decir que sirven para realizar resmenes de tablas grandes. Bien utilizadas es una de las
herramientas ms tiles que posee Access
21. CARROS: Tabla que contiene
Vendedor

Carro vendido

Cantidad

Precio

Fecha de venta

RBV

BMW

150.500.000

11/1/07

ACC

Audi

300.000.000

11/1/07

ACC

Audi

257.000.000

12/1/07

RBV

BMW

400.500.000

12/1/07

PQA

Audi

199.700.000

12/1/07

OJO: Defina el campo Cantidad como numrico, el campo precio como moneda y el campo fecha de venta como
fecha/hora. Llame a la tabla CARROS:
En esta tabla se ven las ventas de carros que han realizado una serie de vendedores. Esta lista, podra ser mucho
ms grande (podra indicar, por ejemplo las ventas anuales de varias sucursales). Adems, se podran tener muchos
ms vendedores (en lugar de solo tres)
En este caso, quizs interesa tener a mano un resumen que diga cuntos carros ha vendido cada vendedor. Qu
carros se han vendido ms y quin los han vendido, la media de ventas de un determinado vendedor, etc. En realidad,
las consultas de referencias cruzadas, lo que hacen es esto: crear un resumen
22. CRCARROS: Crear una consulta de referencias cruzadas sobre la tabla CARROS en la que se tenga algo
parecido a:

VENDEDOR

AUDI

BMW

ACC
PQA
RBV
Debe aparecer algo como esto:

VENDEDOR

CANTIDAD

AUDI

BMW

ACC

PQA

RBV

2
2