B SECCIN CONTABLE Y AUDITORA

Contenido
INFORME
El Sistema de Control Interno: Control Interno de Caja y Bancos .................................................................... B-1
Introduccin ...................................................................................................................................................... B-1
El Sistema de Control Interno ........................................................................................................................... B-1
Control Interno de Caja y Banco ....................................................................................................................... B-2
Cuestionario de Control Interno: Caja y Bancos ............................................................................................. B-3
MEMODATOS ..................................................................................................................................................... B-4

Infor me

CPC Susana Poma Arroyo*

El Sistema de Control Interno: Control Interno de Caja y Bancos

I. INTRODUCCIN

El control interno es de importancia para

la estructura administrativa contable de
una empresa. Esto asegura que tanto
son confiables sus Estados Financieros,
frente a los fraudes y eficiencia y eficacia
operativa.
II. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1. Concepto e Importancia
El sistema de control interno comprende
el plan de la organizacin y todos los
mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin
de salvaguardar sus activos y verificar la
confiabilidad de los datos contables.
Contra mayor y compleja sea una empresa, mayor ser la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita
de un sistema de control complejo.
Sin embargo en empresas que tienen
ms de un socio, muchos empleados,
y muchas tareas delegadas, se pierde el
control y es necesario un mecanismo de
control interno. Este sistema deber ser
sofisticado y complejo segn se requiera
en funcin de la complejidad de la organizacin.
Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten rdenes
hacia sus filiales en distintos pases, y el
cumplimiento de las mismas no puede ser
controlado con su participacin frecuente.
Aun cuando as fuese su presencia no
asegura que se eviten los fraudes.
Cuanto ms se alejan los propietarios de
las operaciones ms necesaria se hace
la existencia de un sistema de control
interno estructurado.
2. Objetivos del Control Interno
Los objetivos principales del Control
Interno son:
Proteger los Activos
Evitar desembolsos no autorizados
Informativo
Vera Paredes

Evitar o reducir fraudes

Asegurar que la ejecucin de las operaciones se ajuste a las polticas establecidas por la Administracin.
Obtencin de informacin financiera
aplicable y confiable.
Evaluar la eficiencia financiera
3. Limitaciones del Sistema de Control
Interno
Ningn sistema de control interno puede
garantizar el cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto,
el control interno brinda una seguridad
razonable en funcin de:
Costo beneficio:
El control no puede superar el valor de
lo que se quiere controlar.
La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones
repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema
no sepa responder
El factor de error humano:
Posibilidad de conclusiones que pueda
evadir los controles.
Polucin de fraude por acuerdo entre
dos o ms personas.
No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.
4. Mtodos de Valuacin del Sistema de
Control Interno
Existen varios mtodos que debe aplicar
el Auditor, stos son:
a. Muestreo Estadstico
En el proceso de evaluacin el control
interno un auditor debe revisar altos
volmenes de documentos, es por esto
que el auditor se ve obligado a programar
pruebas de carcter selectivo para hacerse de una opinin sobre la confiabilidad
de sus operaciones.
Para lograr mayor objetividad de una
prueba selectiva y sobre su representati-

vidad, el auditor tiene el recurso del muestreo estadstico, para lo cual se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos
primordiales:
La muestra deber ser representativa.
El tamao de la muestra vara de manera inversa respecto a la calidad de
control interno.
El examen de los documentos incluidos
deber ser exhaustivo para poder hacer
una inferencia adecuada.
Siempre habr un riesgo de que la muestra no sea representativa y por lo tanto
que la conclusin no sea adecuada.
b. Mtodo de Cuestionario
Consiste en la evaluacin que se realiza a
cada rea en base a un conjunto de preguntas, las cuales deben ser contestadas
por parte de los responsables de dichas
reas bajo examen. De acuerdo a las
respuestas recibidas, el auditor obtendr
evidencias que deber constatar con otros
procedimientos alternativos los cuales
ayudaran a comprobar si los controles
operan tal como fueron diseados.
La aplicacin de cuestionarios adecuados
ayudar a determinar las reas crticas de
una manera uniforme y confiable.
c. Mtodo Narrativo
Consiste en la descripcin detallada de
los procedimientos ms importantes y
las caractersticas del sistema del control
interno para las distintas reas, mencionando los registros y formularios que
intervienen en el sistema.
d. Mtodo Grfico
Tambin llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura
orgnica las reas en examen y de los
procedimientos utilizando smbolos convencionales y explicaciones que dan una
idea completa de los procedimientos de
* Contador Pblico Colegiado. Especializacin en Poltica
Fiscal y Financiera. Auditor y Asesor de Empresas.
Miembro del Staff de Asesora del Informativo Vera

B-1

la entidad.
Entre sus ventajas destacan:
Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
Permite una visin panormica de las
operaciones o de la entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos.
Identifica procedimientos que sobran o
que faltan.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia
sobre asuntos contables o financieros.
III. CONTROL INTERNO DE CAJA Y
BANCO
Es el plan de organizacin entre el sistema
de contabilidad, funciones de empleos y
procedimientos coordinados que tiene
por objeto obtener informacin segura,
salvaguardar el efectivo en caja y bancos
as como fomentar la eficiencia de operaciones y adicin de la poltica administrativa de cualquier empresa.
1. Principios de Control Interno de Caja
y Bancos
Separacin de funciones de autorizacin, ejecucin, custodia y registro de
caja y bancos.
En cada operacin de caja y bancos
deben intervenir por lo menos dos
personas.
Ninguna persona que interviene en
caja y bancos debe de tener acceso a
los registros contables que controle su
actividad.
El trabajo de empleados de caja y
bancos ser de complemento no de
revisin.
La funcin de registro de operaciones
de caja y bancos ser exclusiva del
departamento de contabilidad.
2. Objetivos del Control Interno de Caja
y Bancos
Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.
Proteger y salvaguardar el efectivo en
caja y bancos.
Descubrir malversaciones.
Localizar errores de caja y bancos.
Obtener informacin administrativa
contable oportuna de caja y bancos.
3. Medidas que deben ser adoptadas
para el Control de Caja y Bancos
a. Revisin de la Conciliacin en Bancos
Revisar que lo que figure, en el estado
de cuenta y en el documento sea lo
mismo.
Revisar los cheques no presentados
al cobro durante un perodo excesivamente largo y se investigue el motivo.
Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos son realizados sin
demora excesiva.
Revisar donde se realizan las concilia-

B-2

ciones bancarias.
Revisar si realmente esa conciliacin es
evaluada por un funcionario.
Si se reporta el resultado de la conciliacin de cada mes y a quines.
b. Control para cada origen de entradas
a caja o bancos
Una vez realizadas las cobranzas se entregan al cajero quien firma de conformidad
una relacin deber coordinarse y verificarse el deposito bancario correspondiente. La revisin y verificacin encausar a
comprobar que todos los documentos,
cheques y giros, hayan sido depositados
ntegramente en el banco con el que
trabaja la empresa, de acuerdo con los
registros y listas correspondientes.
Entradas diversas a caja; Por las ventas,
regalas, ventas de activo fijo, dividendos, entre otros se expide un recibo
de caja. La suma diaria de los recibos
ser igual al ingreso a caja y deposito
bancario diario.
Deposito integro en instituciones de
crdito de todas las entradas a caja; Se
hace al da siguiente hbil de su percepcin, el depsito lo deber efectuar un
empleado ajeno al cajero.
Creacin de un fondo fijo de caja; Con
la finalidad de realizar pagos menores
que no excedan al importe mximo
establecido por la empresa.
Pago de cheque nominativos con
firmas mancomunadas; Como regla
general nunca se expedirn cheques
al portador, es decir los pagos se harn
por medio de cheques nominativos
con firmas mancomunadas, con lo
que la responsabilidad recaer por lo
menos en dos personas, de preferencia
funcionarios de alta gerencia ajenos a
contabilidad y a cajeros.
Conciliacin peridica de cuenta de
cheques; Los saldos y estados de cuenta
bancarios debern conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas
de conciliacin se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente.
Cortes y arqueos de caja peridicos y
de sorpresa; Cada da debern cortarse
los registros de caja, con el objeto de
conocer la existencia a esa fecha, la cual
se comprueba con arqueos efectuados
por funcionarios de empleados ajenos
a contabilidad o cajeros.
Afianzamiento del personal de caja; El
afianzamiento del personal de caja evita
que la empresa sufra prdidas en caso
de robo, fraudes, desfalcos y abuso de
confianza por parte de los cajeros, ya
que la afianzadora reintegrar el importe del dao a la empresa.
4. Procedimientos del Control de la Cuenta Caja
La caja constituye el activo mas sensible
de la empresa que se presta a malos
manejos, errores o fraudes por ejemplo:
si las entradas de efectivo recaudados en

una fecha se contabilizan en una fecha

posterior, el cajero puede estar haciendo
mal uso de este dinero.
Por este motivo es necesario un control detallado de la caja de manera que
permita reducir la posibilidad de que se
cometan errores o se de mal uso a estos
fondos, un adecuado sistema de control
interno facilitar el descubrimiento de
estas anomalas tan pronto ocurran.
Otras de las posibles irregularidades que
se pueden presentar tendran el objeto de
disminuir la base imponible del Impuesto a
la Renta, que genera saldos acreedores en
la partida Caja y Bancos debido a ingresos
omitidos no declarados que se configura
como prstamos de accionistas, socios o
personas vinculadas al propietario.
Procedimientos
Aplique el cuestionario de control
interno, a efectos de evaluar el grado
de confiabilidad del mismo, teniendo
en cuenta que las respuestas deben
ser confirmadas, pudiendo variar en
algunos casos el alcance del examen.
Enumere los fondos que deben recontarse, confirmando su naturaleza y
nombre de los funcionarios autorizados
de su custodia.
Efectu un arqueo simultneo de los
fondos y valores.
Determine el saldo de caja de la siguiente forma:
Saldo inicial a la fecha del ltimo asiento.
Ms entradas no registradas en libros,
a la fecha del arqueo.
Menos salida no registradas en libros,
a la fecha del arqueo.
Saldo al momento del arqueo.
Recuente o inspeccione fsicamente:
Los billetes y monedas.
Los cheques, observando que estn
a nombre de la empresa o debidamente endosados e investigando si
los cheques tienen fechas posteriores a la del recuento.
Facturas, recibidos o vales provisionales que estn sustentando las
salidas de efectivo, observando que
estn debidamente autorizadas, que
sean de fechas recientes y se refieran
a desembolsos normales, propios del
negocio.
Detalle en sus papeles de trabajo:
Relacin de billetes y monedas recontadas.
Cheques recibidos, indicando: nmero, fecha, banco, girador, beneficiario,
endoso e importe.
Facturas, recibos, vales, indicando:
nmero, fecha, nombres, concepto,
importe y autorizacin.
Cheques girados por la empresa y
aun no entregados a los beneficios,
sealando: nmero, fecha, banco,
beneficiario, e importe.
Si como resultado del arqueo se encontrara diferencias (faltantes o sobrantes),
Informativo
Vera Paredes

se solicitar una explicacin por escrito

del empleado encargado de su custodia.
En el caso, de importes significativos, se
proceder a profundizar la investigacin
sobre esta diferencia despus de levantada el acta de arqueo.
Para los distintos fondos arqueados, se
solicitar una firma de conformidad de
parte de los empleados encargados de su
custodia en el acta de arqueo respectivo,
donde se mostrara todos los fondos, documentos y valores bajo su custodia y que
estos fueron recontados en su presencia
y devueltos conforme.

en su totalidad, cotejndolos, contra

el libro caja o bancos, papeletas de
depsitos y con los estados bancarios, investigando si hubiera cualquier
cheque devuelto por el banco.
Verifique que los comprobantes que
sustentan los gastos en fondos fijos
arqueados, hayan sido incluidos en
la reposicin inmediata al arqueo.
Si el arqueo de caja se efecta posteriormente a la fecha del balance,
compruebe la documentacin sustentatoria de las transacciones realizadas desde la fecha del balance a la
fecha del arqueo.

Verifique que el monto del fondo fijo

arqueado sea igual a la cuenta de control correspondiente (divisionaria 102
Fondos Fijos)
Verifique que el ltimo cheque girado
para la reposicin del fondo fijo antes
del arqueo, haya sido debidamente
registrado.
Si existiera efectivo por sueldos y/o
jornales impagos en poder del cajero,
deber proceder como sigue:
Si el efectivo esta ensobrado, efectu
el arqueo total del mismo
Si esta ensobrado. Deber comprobar
que todos los sobres efectivamente
tienen contenido, arqueando un nmero representativo de los mismos
y verificando que el total ensobrado
concuerde con el de la planilla.
Tome nota de los ltimos documentos
girados a la fecha del arqueo, tales
como vales, facturas, recibos, papeletas
de depsitos, etc.
Establezca el monto de las cobranzas
pendientes por depositar, mediante la
suma de: Facturas por ventas al contado, partes de cobradores, totales de
cintas de cajas registradoras y los listados de cobros por correspondencia.
Durante esta labor:
Verifique las fechas y secuencia
numrica de los documentos, comprobando que se encuentren prenumerados.
Pase revista a los talonarios de los
documentos, verificando el ltimo
utilizado y los posteriores aun no
usados.
Asegrese que los fondos provenientes de cobranzas fueron depositados

5. Procedimientos del Control de la Cuenta Bancos

Las Normas de Control Interno exigen
que todo pago que realiza la empresa por
todo concepto debe hacerse por medio
de giro de cheques incluso el pago de
remuneraciones (este puede realizarse
tambin mediante abonos en una cuenta
de ahorros asignada a cada trabajador),
Sin embargo por excepcin los gastos
pequeos y urgentes se podr realizar
en efectivo utilizando un fondo fijo denominado caja chica o fondo fijo. Este
procedimiento facilita el control de los
pagos pues los cheques cancelados son
un medio eficaz de verificacin, por lo
que se exige que todos cheques aun los
anulados deben ser registrados.
Procedimientos
Aplique el cuestionario del control interno,
a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que
las respuestas deben ser confirmadas,
variando en algunos casos el alcance del
examen.
Obtenga de la empresa, una relacin
de las personas autorizadas a firmar
los cheques durante el periodo bajo
examen, comprobando si los cambios
suscitados fueron comunicados oportunamente al banco.
Obtenga, asimismo de la empresa
las Conciliaciones bancarias de los
meses seleccionados como prueba,
solicitando adems: Estados Bancarios, Talonarios de cheques, Libro de
caja y libro de bancos, Archivo de
comprobantes de ingresos y egresos

y Asientos de diario.
Solicite directamente a los bancos la
confirmacin de los saldos, de todas las
cuentas que hayan tenido movimiento
durante el ejercicio, aun cuando no
tengan saldos a fin del ao.
En relacin a las conciliaciones bancarias a la fecha del balance:
Verifique la correcta aplicacin de las
operaciones aritmticas.
Compruebe los montos que aparezcan en la conciliacin, comparando
el movimiento registrado durante el
mes en el libro auxiliar de bancos
contra el que muestra los estados
bancarios.
Cercirese que todas las operaciones
pendientes de ser considerados por
el banco o por la empresa, estn
incluida en la conciliacin.
Verifique que todas las cantidades
pendientes que se encuentren en la
conciliacin al final del mes anterior
a la fecha del balance, hayan sido
regularizadas por el banco o por la
empresa, segn correspondan en el
transcurso del siguiente mes, o en su
defecto aparezcan en la conciliacin
practicada a la fecha del balance.
Obtenga los estados de cuentas
bancarias, por el mes siguiente a
la fecha del balance y verifique los
montos pendientes anotados en la
conciliacin no tomadas por el banco
a la fecha del balance.
Verifique que las transferencias
bancarias se encuentren respaldada
con su respectiva carta orden y su
registro contable correspondiente en
un periodo de 7 das antes y despus
de la fecha de la conciliacin bancaria
del mes seleccionado.
Efectu una comprobacin del movimiento de efectivo de los meses
seleccionados, conciliando los totales de entradas y salidas de efectivo
segn los registros auxiliares, con los
totales de depsitos y retiros segn
estados bancarios.
Sume el libro de caja y auxiliar de
bancos por el mes durante el cual se
revisa a conciliacin y compruebe la
correccin de los pases al libro diario
y mayor coteje los saldos segn libros
que aparezcan en la conciliacin.

IV. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CAJA Y BANCOS

PREGUNTAS

CONO MENSI NO APLI- TARICA

OS

1. La empresa tiene fondo de caja chica? *

2. Son los encargados de fondos de caja
independientes del empleado que es *
encargado de cobros?
3. Es una persona ajena al manejo de los fondos de la compaa quien guarda los fondos
que no son de la empresa (si los hay)?
Informativo
Vera Paredes

4. Recae la responsabilidad principal

de cada fondo de caja sobre una sola
persona?
5. Se hacen cortes de los fondos en efectivo por las personas encargadas de la
custodia?
6. Se limitan los fondos en efectivo a
cantidades razonables de acuerdo con
las necesidades del negocio?
7. Estn los desembolsos de caja chica
debidamente respaldados por comprobantes?

*
*
*
*

B-3

8. Estn los pagos individuales de los fondos

en efectivo limitados a una cantidad mxi*
ma? De ser as, a cunto asciende?
9. Efectan las labores de contabilidad y las
de caja empleados competentes entera- *
mente independientes uno de otro?
10.Custodia un empleado independiente del
cajero, lo siguiente:
a) Facturas y documentos al cobro?
*
b) Activos negociables, tales como valores,
etc.? De ser as quin es?
*
- J e f e
d e
contabilidad
- J e f e
d e l
rea
c o rrespondiente

11. Liste a continuacin las personas autorizadas para firma de cheques, as

como las combinaciones de las firmas
que se requieren:

12. Se registra en libros un asiento para

cada una de las transferencias de una
cuenta bancaria a otra?
13. Se registran en todos los casos las
transacciones de caja, en la fecha en
que se recibe el efectivo o se emiten
los cheques?
14. Estn prenumerados todos los cheques?
15. Se controlan todos los talonarios o
formas de cheques que no estn en uso
en forma tal que se impida su utilizacin
indebida?
16. Se mutilan los cheques anulados (para
evitar su uso posterior) y se guardan a
fin de controlar que la secuencia numrica este completa?
17. Esta prohibida la firma de cheques
en blanco?
18. Esta prohibido expedir cheques a nosotros mismos, al portador o a la vista?
19. Se hacen los pagos nicamente contra
comprobantes aprobados?
20. Se alistan los cheques y otros valores
recibidos por correspondencias por una
persona independiente del cajero antes de
que dichos valores se pasen de cajero?
21. De ser as, se comparan tales listados
en detalle, por periodos seleccionados,
contra los registros de ingresos a caja,
por una persona que no sea el cajero?
22. Se efectan cobros por medio de una
sucursal (o un agente) es requisito que los
depsitos se hagan a una cuenta sujeta a
retiro por la oficina matriz? De ser as:

*
*
*

*
*
*
*
*

*
*

a) Enva el banco directamente por correo

a la casa matriz, una copia de las fichas de
depsito?
b) Se comparan estas copias de las fichas
de depsito con los avisos de cobro de la
sucursal de la compaa?
c) Se concilia mensualmente la cuenta del
banco por la casa matriz, tomando como
base los estados de cuenta recibidos directamente del banco?
23. En lo que se refiere a ventas al contado
o pago hechos directamente por los
clientes, se revisan las tiras de la caja
registradora, las notas de venta de mostrador prenumerados, informes prenumerados del cobrados o cualquier otra
informacin similar por un empleado
ajeno a la persona que recibe el efectivo, con el objeto de determinar que las
cantidades registradas y depositadas
estn de acuerdo con los totales de
cobro que dicha informacin arroja?
24. Se depositan las cobranzas intactas y
diariamente?
25. Se sellan los cheques en el momento
en que se reciben, con un endose similar a ste: Para abono en cuenta del
beneficiario?
26. En lo que se refiere a los cheques
postatados y otras remesas que no se
pueden depositar inmediatamente:
a) Se registran en el momento de recibirse?
b) Se guardan en un lugar seguro hasta su
depsito?
27. Establecen los procedimientos en uso
de los cheques, giros, etc. No deben ser
manejados por empleados de las cuentas por cobrar, antes de que los cobros
se registren en el libro de caja?
28. En los casos en que no se pueda evitar
el uso de los cheques como instrumento de registro en el auxiliar de cuentas
por cobrar, existen salvaguardas apropiadas para evitar su mal uso?
29. Se concilian las cuentas bancarias en
forma regular?
30. Formula las conciliaciones un empleado que no interviene en la preparacin,
aprobacin o firma de los cheques o
maneja cobros?
31. Revisa las conciliaciones un funcionario responsable?

*
*

*
*
*

*
*
*

NOTAS

Auditoria Tributaria
Panez Meza Julio, Auditoria Contempornea
P. Arenas, Informes de Auditoria
P. Arenas, Ejemplos de Informes de Auditoria
FJ Sierra, Papeles de trabajo y evidencia en auditoria externa

Memodatos
PLAN DE AUDITORA

Es el documento final de la fase de

planeamiento en el cual se resumen las
decisiones ms importantes relativas
a la estrategia para el desarrollo de la
auditoria de gestin. Determina, entre
otros aspectos, los objetivos y alcance

B-4

de la auditoria, las reas o actividades

a examinarse y el potencial humano
necesario para su ejecucin.
AO FISCAL
Ao presupuestario y perodo contable
para los cuales se presupuestan los

ingresos y gastos brutos, y para los que

se presentan cuentas, sin incluir ningn
perodo complementario durante el cual
puedan mantenerse abiertos los libros
contables despus del comienzo del
perodo fiscal siguiente. En la mayora
de pases el ao fiscal abarca de enero a
diciembre.
Informativo
Vera Paredes