DATOS, INFORMACION Y COMUNICACIN

Significado de la informacin y datos

En los sistemas de organizacin (humanos), los elementos los constituyen los
individuos que estn dentro del sistema. Si se quiere que esos individuos acten
de forma concertada, deben comunicarse, sea que deben recibir y transmitir
seales. La informacin puede tomar la forma de seales de lenguaje, de
comportamiento, fenomenolgicas y de smbolos. En los diseos de sistemas
hay que planear medios tanto formales como informales de comunicacin entre
los trabajadores.
Como la informacin afecta el comportamiento de los hombres y de las
maquinas, puede hacerse una distincin muy til entre los datos y la informacin.
Los datos pueden considerarse como seales, ordinariamente observaciones
registradas, que no afectan actualmente el comportamiento. Sin embargo, los
datos pueden convertirse en informacin, si se afecta el comportamiento, para
decirlo en trminos de la toma de decisiones, puede afirmarse que la informacin
la constituyen los datos que se usan, sea que la informacin es el valor neto que
se obtiene con el proceso de igualacin de los elementos de un problema actual,
con los elementos apropiados de los datos. Es muy importante recordar este
concepto al disear un SIG, porque hay que

suministrar los datos a los

tomadores de decisiones, como informacin con la que se pueda actuar.

El ciclo vital de los datos
Los datos que quedan dentro de un SIG, tienen su propio ciclo vital este se
representa de la siguiente manera:
La generacin y captura de datos puede tener lugar en virtud de una transaccin
interna o de un evento externo. Los acontecimientos externos pueden
observarse ya sea por el hombre o el equipo. Tan pronto como se crean los
datos, o como parte de ese proceso de creacin.
1) Almacenamiento y destruccin: Lo que se capta suele guardarse en
documentos o en la base de datos. Si parecen ser intiles, se destruirn.
2) Conversin: los datos se convierten del almacenamiento en la mente o
en el instrumento primario de registro, a alguna forma ms conveniente,
por ejemplo, documentos, informes o entradas de computadora.

3)

Transportacin: los datos se transportan constantemente de la fuente

de almacenamiento, al procesamiento, al usuario y al almacenamiento.

4)

Reproduccin: Los datos guardados no estn en una forma adecuada

para ser usados. Deben ser reproducidos, reorganizados o manipulados
y reproducidos de nuevo.

5) Clasificacin: Los datos a menudo se acumulan en forma aleatoria y

deben ser ordenados para que sean tiles.
6) Sntesis: Agregando muchos datos para estructurar un todo significativo.
7) Manipulacin: Se opera sobre los datos cuantitativos para modificar su
forma o desarrollar su significado a travs de frmulas o ecuaciones.
8) Utilizacin: Una vez transformados en una forma significativa para que
los usen los miembros de la organizacin, los datos se convierten en
informacin.
9) Variacin: el valor de los datos depende de su exactitud, confiabilidad y
referencia de tiempo, as como de las necesidades de los posibles
usuarios.
Caractersticas de la informacin
El diseo del SIG requiere la consideracin de algunas caractersticas importante
de la informacin. Las caractersticas del sistema los hombres y maquinas son
las siguientes:
1) Objetivo: La informacin debe tener una finalidad en el momento de ser
transmitida. El propsito bsico es informar, evaluar, convencer u
organizar un proceso.
2) Modo y formato: Los modos de comunicar informacin al ser humano
son sensoriales. El hombre recibe la mayor parte de la informacin en
formatos de material verbal o documentos. Las mquinas la reciben en el
formato de patrones de energa, cintas, tarjetas e incluso en forma
escrita.
3) Redundancia/eficiencia: La redundancia es el exceso de informacin
transmitida por unidad de datos. Constituye una medida de seguridad en
contra de los errores en el proceso de comunicacin. La eficiencia del
lenguaje de datos es el complemento de la redundancia.

4) Proporcin: la proporcin de transmisin y recepcin de la informacin

puede representarse por el tiempo requerido para comprender una
situacin especial, por ejemplo un accidente importante en una fbrica.
5) Frecuencia: La frecuencia con que se transmite o recibe informacin
repercute en su valor. La informacin que aparece con excesiva
frecuencia tiende a producir interferencia, ruido o distraccin.
6) Determinstica o probabilstica: La informacin determinstica supone
que existe un solo valor. Si la informacin es probabilstica, se da un
conjunto

de

resultados

posible

junto

con

sus

probabilidades

correspondientes.
7) Costo: Constituye un factor limitante en la obtencin de informacin. Es
necesario evaluar constantemente el valor de la informacin y su costo.
8) Valor: Depende mucho de otras caractersticas: modo, velocidad,
frecuencia, caractersticas determinsticas, confiabilidad y validez.
9) Confiabilidad y precisin: Es ms caro obtener una gran precisin y
confiabilidad que bajos valores de ambas. Por tanto es posible un
intercambio entre costo y precisin/confiabilidad.
10) Validez: Es una medida del grado en que la informacin representa lo
que pretende representar.
Bsqueda, almacenamiento y recuperacin de informacin
En los sistemas de organizacin, y en los de hombre y maquinas los elementos
de la toma de decisiones no se suministran automtica y gratuitamente con los
datos, sino que estos deben recuperarse selectivamente u obtenerse de una
cualquiera o de todas las fuentes siguientes:
1) El ambiente: Hay cuatro modos de investigar el ambiente:
a) Observacin no dirigida: El que busca no tiene en mente un objetivo
especfico: lo nico que desea es encontrar cosas que le puedan ser
de utilidad en el momento presente o en el futuro.
b) Observacin condicionada: El observador concentra su atencin en
algn rea ms o menos identificada, sin efectuar una bsqueda
activa. Si aparece una seal de algn tipo, el observador est listo
para evaluarla.
c) Bsqueda informal: Es una bsqueda activa, dirigida pero con poca
estructuracin.

d) Bsqueda formal: Es un mtodo sistemtico, que sigue a un plan

previamente establecido tendiente a obtener informacin especfica o
informacin relacionada con un problema concreto.
2) El sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo:
Las probabilidades de conseguir la informacin deseada dependern
seguramente de cmo hayan sido clasificados los informes y su
contenido al momento de guardarlos. La clasificacin consiste en
estructurar la materia en lotes basndose en las diferencias y
semejanzas. Cuanto ms refinados sean el ndice y la clasificacin del
cdigo, ms caro ser el almacenamiento de los datos. Sin embargo, al
aumentar el refinamiento del ndice y del sistema de clasificacin,
disminuye el costo de la recuperacin porque los datos relevantes
pueden obtenerse mejor. Aunque la mecnica de almacenamiento y la
recuperacin de datos representan algunos de los aspectos ms
complejos del SIG, hay otros aspectos importantes. Damos a
continuacin un sumario de la revisin general del problema total:

a) Identificacin de los usuarios y de sus necesidades: El usuario de

la informacin es la figura principal en el sistema de informacin.
b) Seleccin de datos para almacenamiento y recuperacin: Las
necesidades del usuario han de ser bien definidas y debe
establecerse su importancia relativa.
c) Mantenimiento de los perfiles de intereses de los usuarios:
Debera incluirse un medio para registrar las necesidades
presentes y cambiantes de los usuarios.
d) Mtodo de clasificacin: El sistema deber englobar las
exigencias cambiantes y crecientes, de modo que no deber ser
rediseado ni reconstruido varias veces.
e) Procedimientos

de

recuperacin:

Deben

establecerse

procedimientos para el gerente, el especialista en informacin y el

grupo de operacin de la computadora para que colaboren en el
proceso de bsqueda.
f)

Tipos de almacenamiento: La seleccin de tales tipos se basa a

menudo en la tradicin, no en la economa, ni en la tecnologa

moderna o las consideraciones del sistema de informacin

administrativa.
g) Difusin de informacin: Hay que establecer procedimientos para
que la informacin relevante se difunda en forma oportuna y til.
h) Actualizacin de los archivos de almacenamiento: A menos que
pueda

aplicarse

un

procedimiento

totalmente

mecnico,

representa un serio problema sacar el material obsoleto.

3) Situaciones actualizadas (operacin de laboratorio u otra controlada

de manera similar).

Comunicacin
La comunicacin significa la transferencia de informacin, a diferencia de la
transferencia de datos. Ordinariamente se usa el termino de mensaje para
representar cierta cantidad de informacin que se usara como estmulo
especifico.
Comunicacin interpersonal
La comunicacin entre la gente puede tomar la forma de uno a muchos, uno a
varios o uno a uno o tambin los complementos de muchos a uno o varios a uno.
Aun cuando hay mucha gente, ordinariamente la comunicacin se efecta entre
dos individuos o entre unos cuantos al mismo tiempo dentro del contexto de la
organizacin.
El estudio de la comunicacin interpersonal es muy complejo y comprende
factores tales como:
1) Caractersticas psicolgicas, sociales y culturales de los individuos de la
organizacin
2) La naturaleza del lenguaje y los problemas de semntica
3) Las estructuras sociales y formales de la organizacin
4) Modos de comunicacin como:
a) Habla
b) Escritura
c) Otras transmisiones visuales

d) Comportamiento
Algunas autoridades creen que la mayor parte de los problemas de la sociedad (
y las organizaciones), se deben a nuestra incapacidad para comunicarnos unos
con otros. Las barrearas inherentes en la comunicacin interpersonal son
principalmente las siguientes:
1) De

percepcin:

una

persona

percibe

(siente

interpreta)

los

acontecimientos que ocurren en su alrededor en trminos de sus propios

y nicos antecedentes psicolgicos, sociales y culturales. As pues, no
hay dos personas que perciban las cosas exactamente del mismo modo.
2) Psicolgicas: las mismas palabras y los mismos acontecimientos
significan cosas muy diferentes para distintas gentes, dependiendo de
sus necesidades y sus procesos mentales.
3) Sociales: las barreras sociales se deben a que la gente de las
organizaciones est condicionada por los papeles que les imponen sus
antecedentes sociales.
4) Culturales: solo necesitamos observar los intercambios entre los
sindicatos y la administracin para comprender la forma en que los
valores culturales separan a la gente entre dos mundos.
5) Semnticas: los problemas de semntica se presentan con mas
frecuencia en la interpretacin de documentos escritos, donde es
imposible el intercambio entre las partes.
6) De medios (de transmisin): cada medio de comunicacin tiene ciertas
debilidades, de las que son ejemplo las frases mal construidas, la mala
organizacin de las palabras y las limitaciones de espacio en la escritura.
7) Fsicas: los canales

de comunicacin entre la gente, tales como los

fsicos, los elctricos, los de audio y otros pueden distorsionar los

mensajes o introducir ruido.
La comunicacin en lo que se relaciona con el diseo de sistemas en
general, comprende las siguientes zonas principales:
1) Generacin de conceptos: en cualquier sistema debe haber una
generacin de conceptos o de informacin, ya sea dentro o fuera del
mismo. Esa informacin suministra las metas del sistema, y constituye la
base de comunicacin entre sus componentes.

2) Fuente o trasmisor: una vez que se ha generado un concepto para algn

fin, tendr que transmitirse desde alguna fuente. El transmisor y el
generador puede ser el mismo elemento del sistema (una persona), o el
concepto (informacin) puede deberse a algn fenmeno que ocurra
fuera del sistema, y trasmitirse con algn medio mecnico. Los mensajes
deben quedar en una forma que pueda fluir de la fuente al destino, como
lo indique el mecanismo de puesta en clave.
3) Canales: los canales proporcionan el medio para el flujo de energa que
lleva la informacin.
4) Ruido: no hay sistemas en la vida real que estn 100 por ciento exentos
de ruido y siempre aparecen seales o datos no deseados, debido a la
actuacin humana o mecnica.
5) Eficiencia de transmisin: la eficiencia de la comunicacin, la proporcin
de la salida til a la entrada, puede afectarse con la con la actuacin de
todos los elementos del sistema de comunicacin. cuantos diseadores
de SIG valoran y consideran esa eficiencia del sistema?
6)

Receptor: como la comunicacin es el eslabonamiento de dos

componentes de un sistema, tendr que haber un componente receptor,
as como un transmisor

7) Interpretacin: la informacin que representa la realidad en su totalidad

no puede transmitirse. Siempre hay algunos vacos, as que se requiere
la interpretacin para completar el total y desarrollar el significado y la
importancia.
8) Superficies de contactos de hombres y maquinas: el estudio y el diseo
de sistemas modernos requiere el estudio de las relaciones entre
hombres y maquinas.
La cadena de comunicaciones en las organizaciones
Las organizaciones son sistemas para lograr el cumplimiento de ciertas metas.
Las metas se alcanzan resolviendo problemas y ejecutando operaciones. Las
decisiones de operacin deben basarse en la informacin relacionada con la
solucin de los problemas. Las decisiones deberan comunicarse a los dems
tomadores de decisiones (gerentes) o a los operadores (contribuyentes
individuales o ejecutantes). Tanto los tomadores de decisiones como los
operadores reciben y suministran informacin como parte de las cadenas de

comunicacin que son dos tipos, y que tienen una importante relacin con la
organizacin formal y la informal:
1) Sistemas informales creados por la interaccin entre individuos.
2) Sistemas

formales

establecidos

mediante

el

proceso

de

organizacin.
Los sistemas informales pueden consistir de patrones de emparrado( transmisin
boca en boca) o pueden clasificarse en patrones de solucin de tareas, en
general los patrones formales son de naturaleza jerrquica.
En el diseo de un SGI el problema fundamental consiste en crear una
estructura y un patrn de comunicacin que consista en lo siguiente:
1) Centros de decisin.
2) Puntos de accin.
3) Canales de comunicacin.
4) Flujo de informacin.
Que producen una actuacin optima, encaminada hacia el logro de las metas del
sistema.
Desde el punto de vista de sistemas, en una empresa de negocios hay puntos
de control administrativo en varias partes del sistema. Esos puntos de control
administrativo son los centros de decisin del sistema. Como los gerentes toman
las decisiones administrativas para controlar los sistemas, esas decisiones
deben comunicarse a los procesadores o sea para los colocados en los punto
de accin del sistema. El patrn de la comunicacin es una funcin del nmero,
clases y calidad de los canales de comunicacin, as como de la cantidad y la
frecuencia del flujo de informacin travs de los canales.