Gestiona mejor tu vida

Berto Pena, 2009. Libros libres.

Con los sueos te inspiras, con las
metas te guas y con los objetivos
haces

I SER PRODUCTIVO
- "Cambio real y definitivo en tu vida"
- Sencillo, comprensible. Viene de la experiencia. No un libro acadmico.
- Forjar una relacin equilibrada y provechosa de Internet. No caer en la multitud de distracciones
que nos presenta.
- Objetivos: ser ms organizados y eficientes, rendir mejor el tiempo, saber invertir nuestra
creatividad y energas, trabajar sin estrs, ir en direccin a nuestros objetivos personales y vitales.
- Cuando somos productivos el problema es nuestro, de nuestra mala gestin personal.
- Actuar con iniciativa y determinacin
organizarnos inteligentemente anulando el estrs
concentrarnos en lo realx imppte
ejecuta con pe pero firmes pasos
hacer con xito todas las tareas diarias
eliminar distracciones y pddas de tpo
despejar el camino para crear ideas originales.
Esto es la toma de tierra, lo que hace que todo lo dems (ideales, carrera universitaria, talentos,
compromisos) funciones.
Productividad
- Capacidad de aplicar hbitos positivos que nos permite sacar lo mejor de la vida y de ntros. No una
simple cuestin de dedicar ms top o hacer ms cosas.
- Beneficios:
* Creatividad (imaginacin, inspiracin). Lo primero es liberar la mente de todo lo superfluo,
irrelevante e insignificante: concentrarse en lo importante. Filtrar el bombardeo diario de
pequeeces. No desangrar los recursos diarios, limitados.
* Relajacin. El estrs muy extendido y muy relacionado con la mala gestin personal. Desequilibrios
emocionales puntuales tienen poca importancia, pero no as el crnico. Genera: irritabilidad,
desorientacin, frustracin, ansiedad, inseguridad, distraccin, agotamiento y pesimismo. Se pierde
la estabilidad, la libertad y el equilibrio. Nos impide crecer porque perdemos la confianza.
* Crecimiento. Luchar contra la monotona y la falta de ilusin. La P nos da decisin y seguridad,
autoestima y optimismo.
* Satisfaccin. Por el alto rdto.
* Capacidad. Si voy a lo impute, no pierdo el top, elijo de qu me ocupo y sigo un plan de accin para
acometer y terminar lo que debo hacer hoy, mi capacidad aumenta. Fluidez. Los das se estirarn y
llegaremos a ms cosas que antes nos parecan imposibles.

- Beneficios psicolgicos, afectivos y materiales.

- Se basa en unos pocos ppios, sencillos y bsicos pero poderosos, autnticos esteroides mentales.
Vienen "de fbrica" casi siempre silenciados por malos hbitos, responsables de que todo parezca
ms difcil.
- Es necesario llevarse bien con la tecnologa porque est para quedarse.
Internet. Aprovechar sus potencialidades y evitar sus distracciones. Saber qu se lee para que
redunde en informacin relevante. Muchos controlan al milmetro la nat y composicin de lo que
comen, y no hacen lo mismo con la informacin y la comunicacin que consumen. Tener una "dieta
de informacin".
"El xito consiste en obtener lo que se desea. La felicidad, en disfrutar de lo que se obtiene."
EMERSON
- Hacer una "declaracin de intenciones productivas": las 10 cosas q me gustara conseguir tras
mejorar mi gestin. Buscamos la P no para alcanzarla, sino para acercarnos a nuestros sueos y
metas reales, que son los que nos inspiran y tiran de nosotros. Cosas muy concretas, lo impreciso no
tirar de nosotros.

PARTE II COMO SERLO

7 GIROS PARA SER PRODUCTIVOS
7 leyes de la productividad para gestionar mejor nuestra vida.
Todos son prcticos, llevan a la accin, a elegir y a hacer.
Ppios (giros) --> repeticin de actos (rutina) --> hbitos (espontaneidad).
Son los contrapuntos a los malos hbitos.
Estn interconectados entre si.
Los 7 pilares de mi nuevo espritu productivo.
Cada uno se completa en cinco etapas. Es imptte: un solo cambio cada vez. Retos pequeos y
asequibles, a la vez reales y tangibles. Que nos motiven. Medir los cambios y avances. Paciencia,
determinacin y sin reproches.
1) PROACTIVIDAD
Predisposicin a tomar el control efectivo con iniciativa, anticipacin y accin.
Primer e indispensable paso.
Encarar los problemas, ir en lugar de esperar. Moverse y mover. Hacer que las cosas ocurran.
Optimismo. Capacidad constructiva.
Lo opuesto: pasividad, inmovilismo, apata, queja estril.
El s frente al no.
I) Actitud mental positiva.
Entusiasmo y pasin en la accin. Serenidad en los problemas.
Aceptar como somos hoy pero enamorarnos de la posibilidad real de cambiar maana.
II) Visualizar el xito.
Ver la oportunidad y vislumbrar la recompensa que aguarda tras el esfuerzo.
Es la mano que tira de nosotros, la motivacin.
III) T eres la solucin.
Afrontar un desafo o una sit conflictiva: el optimista siempre tiene un proyecto, el pesimista una
excusa. No espectadores. Tomar el control, evitando tanto la precipitacin como el inmovilismo.
IV) Desterrar el "no se puede".
Optimismo no es solo natural, se puede fomentar y hacer crecer.
"Si crees que algo es imposible, t lo hars imposible" (Bruce Lee).

Encontrar todas las cosas buenas que tenemos y las que podemos llegar a sacar de dentro.
V) Qu hara tu dolo?
Ah estar muchas veces el impulso que necesitamos para ponernos en marcha.
2) PERSPECTIVA
Los valores determinan nuestras decisiones.
Lo que voy a hacer ahora es relevante, merece la pena, va a ser un beneficio para mi vida?
a veces elegimos lo ms tentador, cmodo, rpido o divertido.
La clave es conseguir ese momento de minireflexin.
I) Escala de valores
No traicionar ntros ppios con elecciones-acciones improductivas.
II) Objetivos pnales.
Primero tenerlos, definirlos. Luego, movernos por ellos en el da a da (no slo en el papel). As
sabremos decir NO a otras cosas y terminaremos haciendo lo que de verdad queremos hacer.
III) Impacto en tus metas.
Estn en un nivel superior a los objetivos de II). Al lado de ellas todo lo dems parece secundario. El
mapa vital trasciende los objetivos a c/p.
IV) Dejar huella.
Marcar la diferencia. Somos nicos cada uno.
V) Crecimiento personal.
Cuanto hacemos tiene un impacto silencios en nosotros. Prestar atencin slo a lo que nos haga
crecer.
3) SIMPLICIDAD
"Todo es muy difcil antes de ser sencillo" (Thomas Fuller).
Pequeos pasos, un solo objetivo a la vez.
"Piensa en grande pero ejecuta en pequeo".
Sencillez, sin complicaciones ni dificultades.
I) Pequeos objetivos.
Nada de cambios drsticos en poco tiempo y a grandes pasos. No queremos resultados rpidos y
cmodos pero frgiles sino slidos y de calidad. No hay atajos.
Trocear los proyectos y saborear cada pequeo xito.
II) Valora lo pequeo.
Hasta el ms hermoso cuadro ha sido hecho pincelada a pincelada.
III) Haz slo una tarea.
Evitar la dispersin: disciplina. Nuevas tecnologas y sociedad moderna propugnan continuamente la
multitarea. Hiperactividad y euforia productiva no siempre es sinnimo de xito.
Salvo para cosas absolutamente mecnicas que requieren poca atencin.
Evitaremos mediocridad (toda mi energa concentrada en una cosa, la har mejor), retrasos,
ansiedad y precipitacin.
Nos da: tranquilidad, calidad, eficacia y naturalidad.
IV) Define y fija lmites.
Porque mi yo diario es finito, ver en qu lo empleo.
Poner inicio a fin a las tareas repetitivas diarias.
Es respeto a las cosas que realmente me interesan.
Tener un lmite nos impulsa a concentrarnos.
V) Suelta lastre.
Desengancharnos de cosas o actividades que no nos aportan pero que nos consumen atencin.
Mi vida no mejora por hacer ms cosas o tener ms cosas, sino por vivir ms y mejor lo que
hacemos.
Desechar todo lo que no me ayude a sumar.
Ej: cancelar todas las suscripciones que no nos aporten.

4) ENFOQUE
Estar en lo que estoy. Concentracin.
Nuestra capacidad de atencin es limitada.
Tomar conciencia del momento, estar presentes. Saber qu estoy haciendo, por qu y cmo.
Nos permite decidir cuando y como aplicamos los tres ppios anteriores. Se dedica al dnde y
cuando: el cmo es para las otros tres ppios vistos.
"Es el momento dey con esta intensidad".
Lucidez. Poner riendas a nuestra imaginacin.
Una distraccin no es algo en o que no haya que pensar, sino algo inoportuno EN ESE MOMENTO.
Los anteriores (tomar la iniciativa y actuar, concentrarte en lo importante, simples objetivos) ayudan
a estar presente.
I) Enfoque de maana.
Prepararnos y anticipar. Fijar las tareas clave del da, no todas.
Es el reloj despertador de la productividad.
II) Enfoque de objetivo.
Tomar conciencia real de lo q estoy a punto de hacer y eliminar el resto de cosas.
III) Enfoque de entorno.
Distracciones externas son un fuerte enemigo de la productividad (junto con la imaginacin).
Hay cosas que no dependen de nosotros pero otras s: cerrar mi email, recopilar antes todo lo nec,
IV) Enfoque de concentracin.
Estar totalmente presentes en todo lo que hacemos.
Continua los pasos anteriores: ahora concentracin MIENTRAS dura la tarea (ya preparada ANTES
con los tres momentos de enfoque anteriores).
V) Enfoque de eleccin.
Cmo actuar ante lo inspirado? Elegir, despejar
5) METODO
El procedimiento y pauta de actuacin precisas para lograr hacer las cosas cotidianas. Con los giros
anteriores ya estamos preparados para pasar a la prctica.
I) Las "dos listas".
LISTA DE ENTRADA: aadir todo lo que sale. Todo lo que DEBO hacer en algn momento. Sistema de
captura gil y sencillo: anoto en cuanto aparece y sigo con lo que estaba haciendo. Que sea fcil, q la
lleve siempre encima (o accesible desde cualquier sitio). Da igual la herramienta, lo que nos vaya
mejor.
LISTA DE SALIDA: lo que TENGO hacer hoy. Todo lo dems no existe (al menos, hoy).
Revisin, e ir pasando de la primera a la segunda.
LISTA PERMANENTE: 3 lista optativa, complementaria a las anteriores. Lo que PUEDO hacer en
algn momento. No tienen fecha de caducidad, no requieren un control diario o constante. Si
cambia la prioridad , la pasamos a una de las dos listas anteriores.
II) Tareas clave.
Las q demandan ms de nuestro yo productivo. Muy relacionadas con nuestro Declogo.
Bien identificadas en las dos listas anteriores.
Dedicarles los mejores momentos.
Distinguir bien entre URGENTE/IMPORTANTE.
III) El minuto de oro.
Si el Enfoque nos dice s a la interrupcin, no lo convertimos en una tarea sino que lo hacemos YA. Es
la regla de los dos minutos de Allen. Siempre que no entorpezca nuestras tareas clave.
IV) Tareas peridicas.
Colocarlas bien en funcin de la energa, circunstancias y medios q requieran.
Trabajar por parcelas (emails, tlf, reuniones,..). Terminar con cada parcela antes de pasar a otra
cosa.

V) Rincones del da.

No hay horas muertas para una persona productiva. Usarlo para algo que podamos empezar y
terminar.
6) AUTOCONTROL
Luchar contra la innata tendencia a la dispersin, distraccin e indisciplina. El autocontrol nos llama
al orden y nos reconduce.
Se me presenta una obligacin, analizo la situacin y elijo. Pero no es tan sencillo, hay muchos
enemigos de nuestra productividad. El autocontrol nos defiende.
Veamos los enemigos y cmo vencerlos.
I) Procrastinacin.
Retraso (reiterado) de algo que nos resistimos a hacer por falta de iniciativa.
Por pereza, miedo, indecisin.
Soluciones: dar sentido a esa tarea, descomponerla en partes, aprovechar cuando ms rindo, pensar
en el mal que causo a otros, eliminar la modorra con un grito, visualizar el beneficio, dar el primer
paso.
II) Imprevistos.
Calma, son algo normal. No perder tiempo en lamentaciones. No multitarea: slo una cosa cada vez.
III) Decir s a todo.
Ser productivo es bsicamente elegir bien. No eres mal compaero por no decir siempre s a todo lo
q te piden.
Ver el impacto en lista de salida.
IV) Estrs.
Cuidar el descanso. Planificar y visualizar por adelantado. Identificar lo que nos estresa y hacerle
frente. Prate y no hagas nada en 5 min.
V) Desmotivacin.
Cuidar bien el arranque del da. Darnos un respiro en los malos momentos: maana ser otro da.
7) EVALUACION
Revisar y evaluar cmo se est comportando mi yo productivo.
Siempre estamos mejorando. Nunca hemos llegado al final del camino.
I) Doble evaluacin.
Diaria y semanal.
II) Evaluacin, conclusin, accin, mejora.
Proponernos pequeas mejoras.
III) Ser honestos pero benvolos.
Evaluar slo para ver las causas y poner soluciones.
IV) Celebrar los xitos.
V) El ejercicio de la evaluacin.
Buscar el momento idneo. Agilidad (4-5 min mx). Regularidad. Relajacin al hacerla.

Parte III Productividad y tecnologa

Sin los 7 giros, la tecnologa resta, con ellos es una ayuda a la productividad.
Filtrar informacin, dominar el correo, trabajar online (web apps).
1. Organizar el ordenador
Contenidos y aplicaciones.
Ojo con la fiebre instaladora de soft (sobre todo si se siguen blogs de tecnologa). Informarnos antes.
Dominar las que usamos (ejem: atajos de teclado).
Mejorar las que tenemos (extras, plu-gins).

Ojo tambin con la acumulacin de ocio digital.

Saber bien donde encontrar cada cosa.
Orden en el escritorio.
Eliminar alertas y notificaciones: distraen.
2. Administrar la informacin
Ojo con los favoritos que tenemos en el navegador.
Fijar un tope y poner lmite.
Evitar a navegacin inconsciente: lobo con piel de cordero ("son slo 2 minutos").
Hay aplicaciones q actan como licitadores de navegacin (te avisan).
Lectura de feeds. Elegir muy bien las suscripciones. Tener una carpeta de FAVORITOS.
Redes sociales: darles un sentido, poner lmites.
Soltar lastre de vez en cuando y borrarnos de las cosas que realmente no usamos o no nos sirven.
3. El email
Simplificar y unificar direcciones. Unificar todo en un nico buzn.
Reglas y criterios de filtro de mensajes entrantes.
Que pueda acceder desde un dispositivo mvil.
Fijar horas para gestionarlo: como si fuera el cartero fsico (nadie baja al buzn cada diez minutos).
No mirarlo a primersima hora. Hacer lo previsto para el da.
Vaciar por completo la bandeja de entrada y ordenar en carpetas.
Contestar es una tarea ms: a la bandeja de entrada.
Borrar sin miedo. Todos los mensajes importantes terminan volviendo.
Eliminar los notificadores.
Tres carpetas:
A) ACCION. Para contestar, reenviar, hacer algo. Todo lo que ira a mi LISTA DE ENTRADA de
tareas.
B) EN ESPERA.
C) ARCHIVO. Directamente desde bandeja de entrada de mail o desde A) o B).
Usar filtros y reglas para asignar etiquetas o mover a carpetas. O destacar un remitente con un color.
Ser efectivo y preciso en las contestaciones. Respuestas cortas y directas.
Cuidar el "asunto": determina mucho la respuesta del otro.
Usar respuestas rediseadas, ahorran tiempo.
4. La oficina online
Hoy la tecnologa es sinnimo de ubicuidad.
Si tienes los ficheros en la nube, siempre desde todos los ordenadores accedes a la ltima versin:
no hay que sincronizarlos.
Usar contactos, calendarios y aplicaciones ofimticas que podamos tener en la nube.
Notas (Evernote).
Trabajo en equipo. Fichero en la red y "compartir". Las modificaciones de todos se guardan en un
nico fichero. No hay posibilidad de confusin ni de perder nada.

PARTE IV RECETAS FINALES

Descansos frecuentes
Libreta siempre a mano
Glucosa (energa, concentracin)
Desconexin real al terminar el trabajo
Lo mecnico fomenta lo creativo
Disfrutar tb. del camino, no slo de los xitos.
Al levantarte cada da, elige tres cosas que quieres hacer bien, y hazlas muy bien.