GRAFICOS ORGANIZACIONALES

Son la representacin grfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organizacin. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un
esquema sobre las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico que permite obtener una idea uniforme y sinttica de la estructura formal de una organizacin:

Desempea un papel informativo.

Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarqua y la relacin entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin para conocer cmo es la estructura
total de la empresa.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener nicamente los elementos indispensables.

VENTAJAS
El uso de organigramas presenta las siguientes ventajas:

Informa la estructura organizativa de la empresa;

Muestra las diversas actividades y funciones que se realizan la organizacin, sean estas especializadas o no;

Indica la forma en que dichas actividades y funciones se agrupan por rea de responsabilidad;

Representa las diferentes unidades o departamentos que constituyen la organizacin, indicando sus respectivos niveles jerrquicos;

Muestra el nivel de relacin que se establece entre las distintas unidades de una organizacin
y su jerarqua;

Permite analizar la estructura de la organizacin, y realizar un diagnstico de la misma, en la

que se indiquen fallas de diseo, de relacin, de departamentalizacin, de jerarqua y de control interno;

Permite reflejar los distintos cambios de estructura realizados, en la organizacin, a travs

del tiempo;

Al ser una representacin grfica, permite apreciar a simple vista la estructura general y las
relaciones de trabajo de una organizacin, mejor de lo que podra hacerse por medio de una
larga descripcin;

Por ltimo, su utilizacin dentro de la organizacin permite:

Conocer las reas de accin de las unidades o departamentos que forman parte de la organizacin;

Hacer conocer a todos los integrantes su posicin relativa en la estructura;

Capacitar al personal de la organizacin;

Instituir y ubicar a los recin ingresados.

Las relaciones entre subordinado y superior existen no debido al diagrama sino ms bien debido a
las relaciones jerrquicas esenciales. En cuanto a la afirmacin de que un organigrama crea un
sentimiento demasiado confortable y merma el impulso por parte de aquellos que han triunfado,
stas son cuestiones de liderazgo superior: de reorganizar cuando el ambiente de la empresa lo exija,
de desarrollar una tradicin de cambio y de hacer que los gerentes subordinados continen
cumpliendo con estndares de desempeo adecuados y bien comprendidos.

DESVENTAJAS
Los organigramas son una analoga sinttica de compleja estructura organizacional, no son otra
cosa que una simple representacin grfica de la estructura orgnica de una entidad, por lo tanto no
puede pretendrselo todo de ellos, su uso presenta las siguientes desventajas:

Representa exclusivamente la estructura formal de una organizacin, pues la estructura informal es compleja, cambiante e indefinida y de casi imposible representacin;

Indica solamente las relaciones formales, entre unidades o departamentos, que posee la organizacin, dejando de lado las relaciones informales que coexisten en la misma;

Muestra niveles de autoridad, pero no permite medir el grado de ejercicio de dicha autoridad
por parte de los individuos que la detentan;

No indica el grado en que la organizacin centraliza, o no, su toma de decisiones;

No indica como fluye la comunicacin e informacin dentro de la organizacin, ms all de

la formalidad en las relaciones que representa;

Indican la estructura de la organizacin a un momento dado, por lo tanto, ante cada cambio
producido en las tareas o funciones debe actualizarse, algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se
vuelvan obsoletos;

Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status que les da
la funcin que ejercen, no asumiendo las responsabilidades y obligaciones que amerita el
mismo;

Por ltimo, no se puede representar ninguna situacin que no est definida con claridad, esta
dificultad en la representacin, induce a la necesidad de solucionar los problemas de indefinicin estructurales previo a la realizacin del organigrama.

Muchos organigramas muestran estructuras tal y como se supone que son y no como son en verdad.
Los gerentes dudan o descuidan su actualizacin, olvidando que las estructuras organizacionales
son dinmicas y que no debera dejarse que los organigramas se vuelvan anacrnicos. Otra
dificultad de los organigramas es que los individuos pueden confundir las relaciones de autoridad
con el status. El funcionario de staff que reporte al presidente de la corporacin puede incluirse en
la parte superior de los organigramas, mientras que un gerente de lnea puede ubicarse dos niveles
ms abajo.

FUNCIONES

Un organigrama posee diversas funciones y finalidades:

1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles
jerrquicos.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa
debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin.
3. Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando:

Los cargos existentes en la compaa.

Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
Como la autoridad se le asigna a los mismos

Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades

administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y
actualizaciones.
Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su
permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad
de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales
de organizacin.
Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento
para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin
de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o
fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos.

OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS

En definitiva los organigramas son muy importantes para toda organizacin, en esta parte tratare de
especificar la importancia para los diferentes actores.

a) Para la direccin.- Facilita el conocimiento de las reas y canales donde se desarrollan

relaciones con las otras unidades que integra la organizacin.

b) Para el personal.- Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicacin o puesto de

funcin dentro de la organizacin segn su jerarqua.

c) Para el Pblico.- Tener una visin global de la estructura y posible funcionamiento de la

organizacin.

En una perspectiva generalizada, los organigramas facilitan el anlisis y mejoramiento de la

organizacin, los servicios que brinda, mejorar las relaciones entre los cargos y jerarquas, adicional
a ello brinda informacin para otros procesos de gestin.

Tipos de Organigramas:
Clasificacin de organigramas:
1) Por su naturaleza,
2) Por su finalidad,
3) Por su mbito,
4) Por su contenido y
5) Por su presentacin o disposicin grfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o

Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a

ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman.

Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin.

Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de

actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino mesoadministrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque tambin
puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el

objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a

nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados

aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o
global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones,
de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no

cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin.

3. POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

o

Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico
pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en
el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin.

Ejemplo:

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de

una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que
los organigramas generales e integrales son equivalentes.

Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las
unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al
personal y presentar a la organizacin en forma general.
Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de

plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los
nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA

Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso
ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo.

Ventajas:
Son las ms usadas y, por lo mismo, fcilmente comprendidas.
Indicar en forma objetiva las jerarquas del personal.

Desventajas:
Se produce el llamado "efecto de triangulacin", ya que, despus de dos niveles, es muy difcil
indicar los puestos inferiores, para lo que se requerira hacerse organigramas muy alargados.
Esto suele solucionarse:
Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y
posteriormente hacer para cada divisin, departamento o seccin, una carta suplementaria.
Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la
lnea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el

extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que
las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.

Ventajas:
Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulacin.
Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.

Desventajas:
Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la
organizacin, resultan los nombres de los jefes demasiado apiados y, por lo tanto, poco claros.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para

ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de
organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor
nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades
ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

Organigramas Sectorial o Radial. Consta de crculos concntricos que representan los diversos
niveles jerrquicos, la autoridad mxima se localiza en el centro del organigrama y el nivel jerrquico disminuye a medida que se acerca a la periferia. El organigrama sectorial o radial permite representar la estructura organizacional de manera compacta. No obstante presenta ciertas limitaciones
tcnicas pues dificulta la representacin de rganos auxiliares muy variados.
El organigrama radial tambin es llamado organigrama sectorial y se elabora mediante crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel jerrquico. La autoridad mxima se localiza en
el centro del organigrama, disminuyendo el nivel jerrquico a medida que se aproxime a la periferia.

Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una lnea
sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la autoridad de esta ltima.

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el
centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, osea el ms extenso,
indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un
mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras.

Ventajas:
Sealan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerrquicos.
Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status ms alto o ms bajo.
Permiten colocar mayor nmero de puestos en el mismo nivel.
Desventajas:
Resultan confusos y difciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un
solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

Gua para la elaboracin de Organigramas

Un organigrama bsicamente debe contener tres cuerpos con los siguientes contenidos.

a) Ttulo de presentacin: esto incluye el nombre de la compaa, la actividad que se defina y el modelo del organigrama que se presenta, de manera opcional se puede poner las
inciales del que elabora, la fecha de formulacin y la instancia que est aprobando.

b) El grfico u organigrama, donde se expresa la estructura de la organizacin junto a sus

niveles y relaciones funcionales.

c) Leyenda, donde se da la explicacin de lneas, smbolos especiales u otras caractersticas

que se quiere resaltar.

Las figuras geomtricas. Las figuras geomtricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que componente la estructura de organizacin dibujada en la grfica. Se debe representar, adems
la relacin especial con organismos exgenos a dicha organizacin. Las figuras sirven, adems, para
expresar grficamente algunas particularidades relativas a las unidades representadas. Las dimensiones dadas a las diferentes figuras en un organigrama no tienen, en principio, ningn significado
especial. Es, pues, ms correcto representar todas las unidades de trabajo utilizando figuras de la
misma dimensin.
Se recomienda utilizar las figuras con valor genrico para representar unidades semejantes. De ese
modo, el diagrama representa un plano fiel a la realidad, no resulta repetitivo y estticamente luce
mejor.
En la preparacin del diagrama se recomienda, adems, abstenerse de utilizar una figura geomtrica
para representar aquel componente de trabajo que realiza una labor con carcter espordico. Ese es
el caso, por ejemplo, de grupos de trabajo como comits o juntas (internas en la institucin) a las
cuales se les asigna funciones particulares a desarrollarse en forma no recurrente. En stas las personas desempean en adicin a la labor diaria y permanente, actividades espordicas. La unidad
regular de trabajo opera ininterrumpidamente.

PREPARACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

PRECISIN: En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y
sus interrelaciones.
SENCILLEZ: Debe ser muy simple, para que se comprenda fcilmente. Por ello se recomienda no
complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco clara.
UNIFORMIDAD: Para facilitar su interpretacin conviene homogeneizar las lneas y figuras que
se utilicen en su diseo.
PRESENTACIN: Su funcionalidad depende en gran medida de su formato y su estructura; por
ello, en su preparacin deben considerarse criterios tcnicos y de servicio, en funcin de su objetivo.

VIGENCIA: Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado. Al elaborarlo

es recomendable que en el margen inferior derecho del grfico se anote el nombre de la unidad
responsable de prepararlo y la fecha de su autorizacin o actualizacin.

DISEO DEL ORGANIGRAMA

Tenerse en consideracin la utilizacin de los siguientes elementos y pautas convencionales.
Las casillas.- Son figuras geomtricas rectangulares que hacen representacin de unidades de la
organizacin. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o rea que representa.

Las lneas.- Son figuras geomtricas que representan: orden, relaciones de direccin, asesoramiento,
subordinacin, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al interior de la

organizacin.
La lnea principal de la organizacin se diferenciar de las dems por ser de mayor espesor.
Lneas punteadas entre dos unidades de igual nivel sealan existencia de relaciones de coordinacin entre ambas

Los puentes son lneas con un realce semicrculo que son utilizados cuando se cruza una lnea entre
dos unidades que se relacionan.

ORGANOS APOYO: Los rganos de apoyo son aquellas reas de la empresa los encargadas de
normar, ejecutar y evaluar la organizacin y gestin de las acciones inherentes a los procesos
tcnicos de los sistemas administrativos. Entre las ms comunes tenemos:
Contabilidad.
Tesorera.
Personal.
Abastecimiento (logstica)
Ejecucin presupuestal.
Seguridad.
Mantenimiento de la infraestructura institucional.
Proyeccin de la imagen institucional (relaciones pblicas,)
Informtica.
Secretaria general mesa de partes.

ORGANOS ASESORIA: Los rganos de asesora son los responsable de asesorar a la Direccin, a
las reas de Gestin y a las Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su competencia.
Entre ellas tenemos:
Planeamiento.
Presupuesto.
Asesora legal.
Tributaria racionalizacin.
Racionalizacin.
Otras asesoras

UNIDADES CON DIFERENTES JERARQUAS

Es importante tener en cuenta que un mismo nivel jerrquico son graficados con un rectngulo del
mismo tamao y a la misma altura. rganos de diferente nivel se graficarn como rectngulos de
distinto tamao(a mayor jerarqua, el rectngulo ser mayor, a menor jerarqua la dimensin del
rectngulo ser menor), y a distinta altura.

ORGANIGRAMA CON RGANOS TERRITORIALES

En estos tipos de organigramas es necesario utilizar las denominadas lneas quebradas cuyo
propsito es sealar los rganos desconcentrados con relativa autonoma del nivel central.

UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIN
CARRERA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

ASIGNATURA:
ORGANIZACIN Y SISTEMAS

TEMA: GRFICOS ORGANIZACIONALES

DEFINICIN Y FUNCIONES
PREPARACIN
DISEO
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
DOCENTE:
ING. JAVIER BERMEO PACHECO

INTEGRANTES:
FABIN ROMN
JESSICA HERRERA
PRISCILA MALDONADO
NIVEL:
TERCER NIVEL A
PERODO - LECTIVO
2014 - 2015CE