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Prologo
El tiempo es uno de los recursos ms importantes para el Directivo. Hay que
tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el mximo partido de
nuestro tiempo tiene que ser y estar organizado. Una mala organizacin nos har
perder mucho tiempo y esto ir ligado a perder dinero o dejar de ganarlo.
La creencia general es que el tiempo no alcanza, pero en realidad el problema
es cmo utilizamos el tiempo. El tiempo est ah, en igual medida para todos. No
podemos acumular tiempo o modificarlo, no lo podemos gestionar. Lo que si
podemos hacer, es usarlo adecuadamente: gestionarnos a nosotros
mismos, generando hbitos nuevos.
Alguna vez te has preguntado cul es el verdadero valor de
un da; de un ao; o de un minuto? No hablamos de cunto
cuesta tu hora profesional, tus honorarios o tu sueldo... Hablamos
de todo tu tiempo: de tu vida. Del tiempo que pasas con tu familia;
con tus amigos; el tiempo de vacaciones; el tiempo de descanso;
de renovacin; de diversin... Cul es el verdadero valor de tu
tiempo?
Difcil de responder... verdad? Te invitamos a tomarte un tiempo y
reflexionar juntos, acerca del uso que le damos al tiempo (nuestra vida).
Falta de informacin.
Comunicaciones lentas y absurdas.
Interrupciones constantes.
Desorganizacin de los colaboradores.
Exceso de urgencias.
Llamadas telefnicas
Exceso de burocracia.
Errores de terceros.
Visitas al exterior.
Salidas para resolver problemas.
Exceso de reuniones.
Incompetencia de los jefes.
CAUSA
REMEDIO
CAUSA
REMEDIO
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INDICE
1.
Introduccin
2.
El tiempo
3.
Tiempo de calidad
4.
Desperdiciadores de tiempo
5.
6.
Causas de la morosidad
7.
8.
9.
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1. Introduccin
Metas generales
Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende totalmente de la administracin que
se haga de los propios hbitos.
Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo
Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo.
Identificar a travs de un instrumento de auto evaluacin, formas para mejorar el uso del tiempo que
hacen actualmente los participantes.
Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo.
Objetivos
Usted ser capaz de:
Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.
Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso.
Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin.
Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y acciones
urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.
2. El tiempo
Qu es el tiempo?
Para qu es el tiempo?. Quin puede explicarlo fcil y brevemente?. Quin puede tanto comprenderlo
mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, qu puede ser ms familiar y ms
mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?. Seguramente lo
entendemos suficientemente bien cuando hablamos de l; igualmente lo entendemos cuando lo omos
nombrar, al hablar con otra persona. Qu es entonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo s;
pero si quisiera explicrselo a alguien que me lo pregunte, sencillamente no lo s.
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3. Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se
convierte en la nica variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar la
calidad de tu tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas.
La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, los amigos
que eliges, lo que piensas.
Mucha gente dice algo y hace lo contrario,
por ejemplo: mucha gente identifica a su familia como el aspecto ms importante en su vida y sin
embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares
Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es
importante en tu vida.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La
autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que
queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables.
Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas. Puesto
que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no
dejar que l nos domine. Y nadie podr dominar su tiempo mientras no est primero dispuesto a
dominarse a s mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y grandes elecciones cada da, cada
hora y an cada minuto.
Mitos
El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden los
resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.
4. Desperdiciadores de tiempo
1.
2.
3.
4.
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Posibles soluciones
Agenda
Citas.
Proyectos.
Actividades por realizar.
Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No
Importantes.
Correspondencia
Escribe menos, usa ms el telfono.
Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta.
Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn, elimina
documentos y queda todo registrado en la misma hoja.
Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.
Reuniones
Desalienta y discontina las reuniones innecesarias.
Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin telefnica tendra el mismo
efecto?
Es necesaria mi presencia?.
Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l.
Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Soluciones
1.
2.
3.
4.
Reflexin
Decisin
Disciplina
No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos
Soluciones
Ahora, haz dos listas ms,
escribiendo soluciones de cada
uno de los problemas en la lista
anterior.
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6. Causas de la morosidad
Morosidad
La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas
realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas
importantes las que usualmente dejamos para despus.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir
lo importante con lo urgente, y nuestros das se ven copados de demandas y presiones.
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado de crisis.
El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo nmero de crisis en
nuestros trabajos y en nuestras vidas.
Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia,
nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la accin ha comenzado, ser
ms fcil continuarla. Lo difcil es comenzar.
La morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de ltimo minuto, resultados por debajo
de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento
mental y estrs, lo cual se traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad.
El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente.
Trabajos no placenteros.
Trabajos difciles.
Indecisin.
Ejercicio II
1.Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza
en un da (promedio), desde que inicia sus actividades hasta
que se retira, incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la
mam, etc. Y as mismo anote el tiempo que destina para
cada actividad.
2.Clasifique cada actividad con una letra A para las
indispensables, B para las necesarias y C para las
deseables.
3.Debemos de considerar que las actividades A son aquellas
que nos llevan a resultados que la empresa espera, por
ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas,
emitir reportes, etc. Las actividades B son las que
necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como
ir al bao, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos,
revisar agenda, etc. Y por ltimo las actividades C son
aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad,
tales como: fumar un cigarro y pensar qu ocupado estoy,
platicar la ltima pelcula, hablar con la mam, platicar con los
compaeros de cualquier tema, etc.
4.Divida lo que usted gana mensualmente entre 30 para sacar el estimado de sueldo diario.
5.El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as mismo puede dividir este ltimo
resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto.
6.Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las actividades
A y el de las B y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado ser lo que
realmente usted debera de ganar.
7.Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros.
Sea honesto. Slo usted ver este documento.
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Ejercicio III
El tiempo es un recurso nico.
Da a da, todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse a razn de 60 segundos por
minuto. Todos contamos con 168 horas a la semana
Cmo usas las tuyas?
A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la que corresponda
a cada punto.
Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo.
1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
4) Casi siempre
Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y decidiendo
sobre ella.
1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones.
1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
Soy capaz de decirNO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a
asuntos pendientes.
1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones.
1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.
4) Casi nunca 3) A veces
2) Frecuentemente
1) Casi siempre
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La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el da. Elabora una
lista de lo que tienes que hacer y tambin de lo que quieres lograr en el
tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en
hojas por separado.
Establece lmites de tiempo para todas las tareas. Habitate a estimar siempre la
cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el
informe. Verifica despus si tu estimacin fue realista.
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones:
urgencia e importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no es importante. Es importante
empezar a pensar en la estrategia de mercado para el prximo ao, pero no es urgente. Sin embargo
convencer al director ejecutivo, en la reunin de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas campaas de
ventas, s es urgente e importante.
Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. La razn de
tiempo-beneficio puede ser aqu una buena gua. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se
Un consejo valioso
Charles M. Schwab, quien transform la compaa Bethlehem Steel en la ms grande productora
independiente de acero en el mundo, en una ocasin plante un desafo durante la comida a un consultor
en gerencia llamado Ivy Lee: Mustreme una forma en que pueda lograr hacer ms cosas con mi
tiempo y le pagar los honorarios que quiera, dentro de lo razonable. Lee le extendi una hoja de
papel en blanco. Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer maana, dijo, y numrelas por
orden de importancia. Por la maana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el nmero 1
de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el nmero 2..., el 3..., etc. Al trmino
del da deseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades
de su lista. Si no puede con este mtodo, no podr hacerlo con ningn otro. Prubelo por unos das y
luego pgueme lo que crea que vale este consejo.
Poco despus, Schwab le envi a Lee un cheque por $25,000 USD. Ms tarde dijo que sta era la
leccin ms rentable que pudo aprender en su carrera empresarial.
La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado.
Es una herramienta para usar, no un dolo para adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos
un pasaje escrito por el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:
La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable,
interrumpe su patrn de tiempo.
Ese tiempo ya est asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo
necesite, para relajarse o para disfrutar una charla.
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Arreglo de la oficina
Interrupciones
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe
planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado
brinda ms resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas.
El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los perodos que constituyen su
tiempo ptimo. Algunas personas son matutinas y pueden pensar mejor de seis a nueve de la maana.
Otras, son aves nocturnas y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna
ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo.
Los proyectos y tareas ms difciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo ptimo
personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de mxima eficiencia.
Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo
que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente
por la maana, al iniciar nuestras labores, o al trmino de nuestra jornada, pues en esos momentos las
exigencias de los dems son mnimas.
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Conclusiones prcticas
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.
Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo lo ests gastando
actualmente.
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Moderado:
Aumento en las horas de ausentismo al trabajo.
Fatiga sin ninguna razn.
Indecisin e indiferencia.
Aumento en el consumo de alcohol, caf y cigarros.
Severo:
Depresin.
Problemas de salud (dolores de cabeza, dolor de estomago y digestivos, cardiovasculares).
Ausencia social y presencia de pensamientos autodestructivos.
A continuacin te damos algunas recomendaciones para que tengas en cuenta y puedas llevar a cabo
bien tu trabajo sin estresarte:
Organiza el tiempo, para que puedas realizar todas las actividades sin apresurarte.
Aprende a controlar el cuerpo y la mente, por medio de ejercicios de relajacin y respiracin.
Realiza durante tus tiempos libres actividades de recreacin y descanso (trata de no llevar trabajo
a la casa y mejor disfruta de estos ratos con tus familiares o amigos).
Es recomendable despertarte con anticipacin para evitar salir al trabajo durante las horas de
mayor trfico vehicular.
Antes de realizar presentaciones en pblico, respira profundo y mantn la seguridad en ti mismo.
La sensacin de no tener control sobre lo que est pasando es una fuente comn de estrs laboral.
Revisa el manual de tu puesto, de manera que t y los otros (compaeros, jefes) tengan claras sus
responsabilidades y lmites.
El temor a perder el empleo es una constante hoy en da, pero permitir que la tensin por sta causa
disminuya tu efectividad y calidad en el trabajo, empeora el cuadro de estrs. Dirige tus energas a
relajarte y cambia la programacin mental hacia una actitud positiva.
El estrs laboral hace parte de la vida y es necesario que sepas enfrentarte a los cambios continuos
que ocurren da a da. No se puede, ni se debe, evitar los problemas; cuando t decides hacerte cargo
de una situacin, tienes ms de la mitad del camino ganado.
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