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UNIDAD ACADEMICA MULTIDISCIPLINARIA

REYNOSA-AZTLN

ANTOLOGA INTRODUCCIN A LAS TECNOLOGAS DE LA


INFORMACIN

ELABORADO POR:
M.A.I. MARIO ALBERTO MORALES RODRGUEZ

INDICE
EDUCACIN Y TIC: NUEVAS PRCTICAS PEDAGGICAS....
LA CAPACITACIN Y ACTUALIZACIN DOCENTE EN EL USO DE
ENCICLOMEDIA PARA MEJORAR LA PRCTICA EDUCATIVA MEDIADA POR LAS
TIC
GESTION DEL CONOCIMIENTO A TRAVS DE LAS TECNOLOGIAS DE LA
INFORMACIN Y COMUNICACIN.....

INTRODUCCIN:

La presente Antologa ha sido elaborada con temas que coadyuvarn al desarrollo


del conocimiento de las TICS, con el propsito de poner en disposicin de los
docentes y estudiantes suscritos a la Universidad Autnoma de Tamaulipas a travs
de la Unidad Acadmica Multidisciplinaria Reynosa Aztln, y al conjunto de los
Programas Acadmicos donde se aplique la Materia de Introduccin a las
Tecnologas de la Informacin dentro sus Planes de Estudio y a las bases terico
metodolgicas inherentes a la estructura curricular de la misma, desde el enfoque
de formacin a travs de la formacin basada en competencias.

EDUCACIN Y TIC:
NUEVAS PRCTICAS PEDAGGICAS
* Raisa Urribarr
Laboratorio de Investigacin Educativa
Universidad de Los Andes
Trujillo-Venezuela
uraiza@ula.ve
www.saber.ula.ve/liesr

A la incorporacin de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC) en los


procesos educativos debe precederle la definicin de estrategias para su uso y
apropiacin, entre las que destaca el desarrollo de procesos comunicativos como va para
la generacin de conocimiento. No es esta una idea novedosa, est en la base de la
utilizacin creativa de los medios (Freinet, 1920) en favor de la transformacin de un
paradigma educativo vertical y autoritario por otro dialgico y horizontal. Si acaso hay
algo fresco en este siglo es que el tipo de tecnologa de la cual disponemos hoy es
interactiva, pero sacar provecho de esta ventaja es un asunto que incluye la capacitacin
tcnica, pero no se limita a sta. En este ensayo se relata y reflexiona sobre la
experiencia desarrollada en la Escuela de Educacin de la Universidad de Los Andes en
Trujillo, Venezuela.

Cuando sealamos la urgencia de usar Tecnologas de Informacin y


1
Comunicacin (TIC) en educacin qu objetivos perseguimos? qu queremos
lograr con ello? De manera rpida, algunas respuestas se hacen evidentes:
modernizar el proceso educativo, facilitar el acceso al sistema, mejorar el
aprendizaje...En resumidas cuentas, resolver algunos de los problemas de la
educacin. Pero habr alguno mayor en la base de todos ellos? Y, ms an:
podrn
ayudarnos
las
TIC
a
resolverlo?
En cuanto al uso de las TIC -segn nuestro criterio- no basta con disponer de
computadoras y conexiones ni con desarrollar capacidades para el uso
instrumental de los recursos, sino que es necesario tener unos objetivos claros, un
para qu las incorporamos al proceso educativo. Eso es lo que, siguiendo a
Camacho (2000), llamamos apropiacin, la cual se habr dado cuando las
utilicemos como una herramienta para la solucin de problemas concretos, lo cual
supone que primero deba contarse con la capacidad de preguntarse qu se desea
resolver con ellas.
Volvemos al principio entonces para qu usar las TIC en educacin? qu
problema deseamos atender?

En las TIC se incluyen diversos medios y soportes comunicacionales que incluyen la


Internet.

La verticalidad del proceso educativo


2

Segn la directora de la Oficina Regional de la UNESCO, Ana Luisa Machado , a


pesar de la crisis econmica que han vivido los pases de Amrica Latina y El
Caribe (ALC) en los ltimos 20 aos, los ndices educativos referidos a la
cobertura del sistema y alfabetizacin han aumentado; no obstante, no puede
decirse lo mismo de la calidad del proceso educativo: persisten los bajos niveles
de aprendizaje, existen deficiencias en cuanto a la disponibilidad de recursos y a
la formacin de los docentes y se siguen desarrollando prcticas pedaggicas
tradicionales. (El nfasis es nuestro).
Consecuencia y evidencia de esta realidad son las limitaciones de todo orden con
las que ingresan los jvenes a la universidad, entre las cuales sobresalen la
ausencia de espritu crtico y la pasividad. Dnde se originan?, qu hacer para
subsanarlas? Para nosotros es claro que stas se cuecen en la escuela bsica,
pero quines se encargan de la formacin a ese nivel? de dnde provienen?
En Venezuela los maestros egresan de instituciones de educacin superior: all
radica una fuente importante del problema y all debe comenzar a trabajarse. Es
necesario formar un maestro distinto a travs, precisamente, de un modo distinto
de ser maestros, pues este modo-otro no puede ser enseado por alguien sin
experiencia de ese saber. El futuro educador -y esto es clave- no aprender
prcticas educativas diferentes escuchando hablar de ellas ni por referencias, sino
protagonizndolas desde los espacios en donde se forma como tal.
La reflexin de Miguel Angel Prez, profesor e investigador de la Universidad
Nacional Autnoma de Mxico, nos ayuda a aclarar lo que planteamos:
Me invitan a dar clases y yo pongo en juego el modelo que utilizaron conmigo
mis maestros. Me paro frente al grupo y les presento el conocimiento como un
producto ya dado. Soy un busto parlante repitiendo informacin, pidiendo a los
otros que la repitan con ms o menos variantes. Jams planteo una teora como
un problema para saber cmo lo piensan mis alumnos, jams preparo una lista de
preguntas que los lleven a reflexionar sobre una determinada circunstancia, no los
inquiero, no los dejo ensayar su propia explicacin de los hechos. En pocas
palabras, no contribuyo a crear una situacin que los haga pensadores, ni
3
creadores de explicaciones. (El nfasis es nuestro)

Las TIC como herramientas para la construccin de conocimiento


Esta no es una situacin nueva: est presente desde hace mucho tiempo, como
tambin la esperanza de que su reversin descansa en la introduccin y uso de
nuevos aparatos en el aula. Al respecto, vale la pena advertir sobre el entusiasmo
con que ha sido acogida cada nueva tecnologa en su tiempo, calificndosela
2

En la VII Reunin del Comit Intergubernamental del Proyecto Principal de Educacin de ALC
(Cochabamba, Bolivia: 5-7 de marzo de 2001). El Nacional, 06-03-01 p. C-3. Caracas (Venezuela).
3
http://www.funredes.org/mistica/castellano/emec/produccion/memoria6/0041.html

casi siempre de revolucionaria. En la poca del advenimiento de la TV se hablaba


de revolucin educativa; no obstante, la educacin, entendida como un proceso
vertical, sigui -y sigue- intacta. Podremos cambiarlo de signo gracias a las
TIC?
Sern estos nuevos artilugios tecnolgicos capaces de encantar la
escuela?
Quizs no lo sean si su presencia forma apenas parte de un conjunto de gestos o
adornos con los que se pretende mejorar la fachada del edificio educativo, sin
tocar la base que lo sostiene: un proceso rgido, inflexible, basado en contenidos
preestablecidos -no construidos por el alumno- con nfasis en el texto y el
docente. Pero quizs s, si promueven y se insertan en la bsqueda por construir
un modelo educativo distinto al tradicional. Porque como seala Jess Martn
Barbero (2000):
"...nada le puede hacer ms dao a la escuela que introducir modernizaciones
tecnolgicas sin antes cambiar el modelo de comunicacin que subyace al modelo
escolar: un modelo predominantemente vertical, autoritario, en la relacin maestroalumno, y linealmente secuencial en el aprendizaje. Meterle a ese modelo medios
y tecnologas modernizantes es reforzar an ms los obstculos que la escuela
tiene para insertarse en la compleja y desconcertante realidad de nuestra
sociedad"

La integracin ventajosa de los maestros y estudiantes a la sociedad mediatizada


implica una transformacin en los modos de pensar, aprender, investigar,
comunicar (se), relacionar (se)... En direccin a ese cambio, las nuevas
herramientas de comunicacin posibilitan no slo la recepcin de caudalosos
torrentes de informacin, sino su produccin, circulacin, difusin e intercambio
significativo a travs de poderosos sistemas enlazados en redes.
No obstante, estos nuevos recursos (como la internet, que posibilita la existencia
de un receptor/emisor) corren el riesgo, no slo de ser sobreestimados, sino
tambin de ser desaprovechados, si se conciben como simples aparatos aislados
del contexto sociocultural de los educandos y si no se explotan las ricas
posibilidades que ellos abren para la auto expresin y el dilogo como va para la
construccin de conocimiento, produccin e intercambio de saberes.
El espacio educativo es un generador de socializacin que posibilita las
interacciones grupales y las redes de interlocucin. Por ello, uno de los mayores
riesgos que se corren con la introduccin de las TIC es dejarse obnubilar por la
tendencia que marca cierto tipo de educacin a distancia, un proceso cerrado,
altamente individualizado y con un intensivo empleo de medios que, en el mejor
de los casos, slo contribuye a poner en contacto a dos interlocutores, como
advierte Kapln (1998):
En este proyecto de educacin informatizada (...) el aula virtual instituye un
educando que estudia sin ver a nadie ni hablar con nadie y que, privado de sus
interlocutores, queda confinado a un permanente silencio (...) con quin se
comunica este navegante solitario del conocimiento?

Si el aprendizaje es un producto social y si la reflexin compartida es parte de ese


proceso, las TIC, como poderosos medios de comunicacin, podran (y deberan)
contribuir ms bien con lo contrario, es decir, con la creacin de canales y
espacios para la auto expresin y el dilogo entre quienes participan del proceso
educativo: del maestro con sus alumnos, pero tambin de los estudiantes entre s,
pues educar (se) implica estar en medio de una trama de interacciones mltiples y
diversas que enfrentan dismiles y, por lo tanto, enriquecedoras interpretaciones.
El proceso de aprendizaje, por lo tanto, debe crear las condiciones para que los
alumnos generen sus propios mensajes con relacin al tema que estn
aprendiendo, pues como dice el mismo autor antes citado:
La construccin del conocimiento y su comunicacin no son dos etapas
sucesivas: se alcanza la organizacin y la clarificacin de ese conocimiento al
convertirlo en un producto comunicable y efectivamente comunicado, pero para
que el educando se sienta motivado y estimulado para emprender ese esfuerzo de
inteleccin que esta tarea supone, necesita destinatarios, interlocutores, saber que
ser escuchado (Kapln, 1998)

En este sentido la incorporacin de las TIC comporta una ventaja en tanto que
ellas extienden los espacios de socializacin, lo que supone el relacionamiento y
la ampliacin de los horizontes gracias al contacto con personas y grupos con
otros valores, pero tambin el fortalecimiento, mediante el intercambio, de los
valores comunes desterritorializados.
De all que papel del educador deba transformarse. Ms que un nuevo rol o tarea,
la misin del profesor (y especialmente de aqul formador de maestros) sera la
de ser un facilitador del proceso de aprendizaje, un mediador entre la multiplicidad
de estmulos educativos, un generador de expectativas y de motivaciones.
Y mucho ms an, pues como ha advertido tempranamente Michel Cartier (1992),
pionero en el estudio de los cambios que se derivaran de un proceso educativo
basado en la mediatizacin de informaciones por medio de sistemas telemticos,
este nuevo actor tiene una obligacin mayor y es la de implementar la
interactividad exigida por el usuario para crear nuevos conocimientos, por lo tanto
debe ser un especialista en comunicacin ajustado a patrones interactivos. En
otras palabras, debe ser capaz de generar espacios de interlocucin.
De esta manera lo destaca Miguel Angel Prez:
Con la tecnologa podemos crear espacios de aprendizaje de gran riqueza, donde
los estudiantes se formen como constructores de conocimiento y nosotros como
4
organizadores de experiencias de aprendizaje (...) si nosotros creamos espacios
para crear conocimiento, los jvenes podrn compartir lo que estn descubriendo
cada da y su intercambio cotidiano los llevar a descubrir el valor de la red como

http://www.funredes.org/mistica/castellano/emec/produccion/memoria6/0041.html

espacio para compartir su cotidianidad, pero tambin el producto de su trabajo de


5
investigacin.

Lo que facilitaran las TIC, en todo caso, sera el intercambio de vivencias y


experiencias entre sujetos y grupos activos. Esto presupone que el tipo de
6
educacin que se promueve concibe la construccin de conocimiento como un
proceso colectivo protagonizado por todos y cada uno de los participantes y donde
la tecnologa no es un fin en s mismo, sino el medio que posibilita el
relacionamiento. Se trata en todo caso de fortalecer, mediante las TIC, un modelo
de educacin no a distancia, sino por el contrario, de mucha cercana.

Educacin, Comunicacin y TIC


En otro orden de ideas, y el contexto de un mundo globalizado, la educacin debe
superar el estrecho marco de la escolarizacin y las posturas tradicionales sobre
la enseanza que la reducen a los aspectos instruccionales, de adiestramiento o
capacitacin en reas fragmentadas del conocimiento. En su lugar, debe asumirse
la educacin como un proceso permanente que trasciende las paredes de la
escuela y la vincula a la vida comunitaria (local y global: glocal) y a los medios de
comunicacin.
La propuesta que impulsamos y tratamos de construir pone su acento en un
proceso de aprendizaje integral que promueva en los estudiantes una actitud
creativa y positiva hacia las innovaciones tecnolgicas, pero que no deje de lado
la formacin sociocultural con conocimiento pleno de sus races y de su acervo
histrico como miembro de una sociedad determinada.
Para el logro de este objetivo, las manifestaciones del acervo cultural local como
referentes y las TIC, entendidas como Medios de Informacin y Comunicacin
(MIC), son un eje correlacionador. El acervo cultural local es un tema virtuoso
que sirve para mltiples propsitos educativos y sobre todo para el que, a
nuestro juicio, es uno de los ms importantes: la valoracin del entorno local, del
mundo de vida de una comunidad, de la historia particular de un grupo humano
inserto en unas coordenadas temporales y espaciales determinadas.
El reconocimiento de lo uno con lo cual se sale a explorar -y a enriquecerse conlo otro" incluye expresiones como las fiestas, las danzas, las celebraciones
mgico-religiosas, la gastronoma...las cuales refieren a un pasado histrico, a
una geografa, a unas condiciones y potencialidades econmicas, a un criterio
esttico, a unos hbitos de cooperacin, a una manera de trabajar, esparcirse,
soar, ser solidarios y cooperar, en otras palabras, constituyen la trama a travs
de la cual

5
6

http://www.funredes.org/mistica/castellano/emec/produccion/memoria6/0038.html
La verdadera fuente del conocimiento es la confrontacin con el mundo (Freire, 1996)

filtramos y a la vez construimos la vida que vivimos , el lugar donde residen la


riqueza, la diversidad y la identidad de una comunidad.
Una forma de valorar este acervo, este patrimonio cultural, es su difusin en
mbitos ms amplios, para lo cual las TIC constituyen una herramienta ms que
apropiada. Desde esta premisa, el uso de las TIC est dirigido a potenciar la
expresin individual y grupal a travs de la promocin de actividades de
investigacin y de la comunicacin de sus resultados. Una propuesta de dilogo
colectivo implicara poner en interrelacin a grupos inmersos en procesos
similares a travs de la Internet con la finalidad de que, a travs del intercambio
de experiencias, los sujetos -protagonistas de su propio aprendizajecoaprendan con otros a partir de la multiplicacin de las visiones y sobre la base del
respeto a las diferencias.
Se trata de vincular el saber a la vida y de forjar una actitud interpretativa ante el
mundo. Parafraseando a Roland Barthes, conocer (y aprender) de esta forma
supondra entonces el despliegue de la capacidad ertica para sentir el gusto por
la vida y una sapiencia que sea nada de poder, una pizca de saber y el mximo
posible de sabor....con el apoyo de la poesa pues qu se espera de la poesa
sino que haga ms vivo el vivir? (Cadenas, 1991)
En este sentido, estamos convencidos de lo infructuoso que resulta el desarrollo
de de prcticas educativas ajenas a las realidades que nos tocan como seres
humanos multidimensionales, por lo que le apostamos a aquellas que tratan de
no establecer rupturas entre sensibilidad, emociones y actividad cognoscitiva
puesto que, como deca Paulo Freire, conocemos con todo el cuerpo: con sus
sentimientos, sus emociones, pero tambin con su mente crtica.
Lo que proponemos, en todo caso, es el desarrollo de una pedagoga vivencial
que comporta una pedagoga del ser, del saber ser, donde se manifiestan con
una intensidad mayor la comunicacin de persona a persona, de grupo a
educador. De la intensidad de la vivencia depende la sorpresa y los placeres del
aprendizaje (Fuenmayor, 1999). (El nfasis es nuestro)

Prcticas pedaggicas alternativas con el uso de las TIC


Estamos conscientes de que una propuesta de este tipo no es fcil de
instrumentar de manera oficial en las instituciones que tienen la responsabilidad
de formar a los docentes. Son muchas las trabas que hay que vencer derivadas
de un
plan de estudios carente de imaginacin,
homogeneizador, que
no personaliza los aprendizajes ni toma en consideracin el contexto sociocultural
en el que se desenvuelve cada educando ni, mucho menos, sus ntimas
motivaciones

La cultura, la manera como se conjuga en toda comunidad humana el mundo de la produccin y


el mundo de la recreacin. Aquel que se remite a los objetos y el que se mueve entre los
smbolos. (Nicols Buenaventura).

y pulsiones vitales. Ello sin contar con que las TIC no son un recurso de uso
cotidiano ni, mucho menos, objeto de reflexin en la carrera.
Sin embargo hay intentos. A partir de nuestra experiencia como comunicadores,
8
en la ctedra Tcnicas y Recursos para el Aprendizaje hemos venido ensayando
prcticas pedaggicas no convencionales con las cuales se pretende incidir en el
desarrollo de las competencias comunicativas de los educandos a travs de la
realizacin de sencillas actividades de investigacin que buscan el reconocimiento
de los jvenes en su entorno personal y social y la difusin de relatos (antes que
resultados) a travs de medios de comunicacin.
El curso en cuestin se desarrolla bajo la forma de un taller de nombre Abrir las
(J) Aulas- y algunos de sus resultados tangibles son muestras fotogrficas,
videos, pequeos peridicos y una pgina semanal -de nombre Caminantes...la cual se publica en el Diario de Los Andes, peridico que circula en los tres
estados andinos: Mrida, Tchira y Trujillo. Paralelamente se realizan festivales y
eventos en los cuales los futuros maestros dan a conocer el fruto de sus
investigaciones sobre las diversas manifestaciones culturales locales. Con la
llegada de la Internet se han ampliado los horizontes y ahora el taller -sin
descuidar los otros medios- se ha volcado a divulgar su produccin en el
ciberespacio.
http://www.saber.ula.ve/liesr/publicaciones/educytics/educytics.htm

La metodologa de trabajo que hemos experimentado, ha provocado las siguientes


reflexiones por parte de los participantes:
Yo me divert bastante. Viv aventuras nuevas, incluso historias de
gente cercana que jams pens incluir en mis conocimientos. Al principio
me pareca difcil, pero lo tom como un reto; despus cada da se fue
haciendo ms interesante porque el valor de lo espiritual es excepcional.
Fueron risas, aprendizajes nuevos, cosas que parecan locas, la magia que
envolva el alma, aprend a ver desde otro punto de vista la redaccin,
comprendiendo que la imaginacin es lo ms importante que existe.
Ana Teresa Araujo
Estoy muy contento con mi trabajo y con la forma en que lo voy a
dar a conocer. Creo que di lo mejor de m para llevar a cabo la
investigacin, aunque se piense que porque soy de Las Mesitas de Bocon
se me hace fcil elaborar un trabajo as, no es tarea fcil, ya que hay
que tener muchas ganas de investigar y compartir con personas que saben
historias antiguas y costumbres de muchos aos atrs. Yo quisiera que
esta investigacin de Las Mesitas no terminara aqu. Esta materia me ha
ayudado a valorar a mi pueblo.
Edwin Rivas

Escuela de Educacin de la Universidad de Los Andes, Ncleo de Trujillo (Venezuela)

Internet: pedagoga Vs tecnologa


A partir de nuestra pertenencia y activa participacin en la comunidad virtual sobre
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el impacto social de la internet en Amrica Latina y El Caribe , Abrir las (J)Aulas
entr en contacto con el grupo de trabajo Races Mgicas del Instituto de Cultura
10
y Bellas Artes de Ocaa (Colombia) y se volc, durante catorce semanas, a la
realizacin de un taller temtico sobre la muerte, convirtiendo a este tema en el
hilo conductor de las exploraciones locales. Se indag a partir de manifestaciones
universales como la filosofa, la literatura, las ciencias de la vida, el derecho y la
legislacin, entre otras; pero tambin sobre costumbres locales (ritos funerarios,
velorios) desastres naturales, artistas populares...
Se propusieron lecturas que permitiesen ubicar el fenmeno en contexto, se
trajeron invitados a dar conferencias sobre algunos temas claves, con el fin de que
los participantes crearan y recrearan criterios y posiciones y, con cierta base,
salieran a caminar, a navegar su propia realidad. Para nosotros, esas dos cosas
van unidas, no se pueden separar: la lectura nos da cuento sobre la cosa, pero ya
sabemos que la cosa no est slo en los libros, as que tambin hace falta trabajo
de campo, como bien resumi uno de los alumnos en una evaluacin posterior.
Ahora bien, la base de todo, de ambas cosas, es el ser interno de cada estudiante,
sus motivaciones profundas; si no hay una genuina motivacin para investigar,
una curiosidad inquieta, enamoramiento, no hay nada, la metodologa no funciona.
Por ello, los primeros das en las aulas que siempre aspiramos sean pocos- nos
concentramos en conversaciones generales, ponemos el tema a darnos vuelta y
se la damos a l, de all van saliendo aspectos claves y, cuando algo prende, lo
agarramos y por all nos vamos, dejando que eso nos lleve, pero tambin
llevndolo.
Algunos jvenes de Betijoque (Municipio Rafael Rangel), por ejemplo, escogieron
como tema de estudio la obra de la tallista y escultora Rafaela Baroni, vecina del
lugar, quien declara haber muerto cuatro veces; en su taller, la urna, tallada por
ella y una replica de ella misma dentro, vestida con la mortaja que le pondrn
cuando le llegue la hora, ocupa el lugar ms importante. Parte de las actividades
fue filmarla en su hbitat cotidiano, con-vivir con ella y sus fantasmas.
Al llegar a este punto hay que destacar un hallazgo del proceso que hemos vivido
y nos parece clave: lo importante no es el medio del cual se dispone sino tener
11
qu decir ; por ello, las TIC se incorporan como herramientas que permiten
divulgar contenido, compartir los aprendizajes, la reflexin y el asombro. Hemos
descubierto que la capacitacin y la formacin en TIC no se puede poner por
encima, al principio, sino que llega cuando tiene que llegar: al final, cuando se
tiene voz propia y, por ende, inters por compartir una expresin particular.
9

www.funredes.org/mistica
http://navegantes.8k.com
11
Caminantes: Textos del Taller Abrir las (J) Aulas. ULATrujillo.
10

Tambin creemos que, en educacin, la comunicacin participativa juega un papel


definitivo, pues ...hay puntos de coincidencia importantes, como el de la
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produccin de contenidos propios y la participacin... Apuntando en esa
direccin, hemos venido realizando alianzas como, por ejemplo, con la Red de
Bibliotecas Pblicas del Estado que a travs de su proyecto Libros Vivientes
promueve la relacin de la biblioteca con la comunidad mediante la valoracin de
la oralidad como va para reconstruccin de la historia local y la preservacin de
los saberes tradicionales.
Convencidos de que la Universidad deba acompaar este esfuerzo, ofrecimos la
cooperacin del Taller a travs de la incorporacin activa de nuestros estudiantesinvestigadores. De esta experiencia, donde se recogieron testimonios de artistas,
artesanos, curanderos, rezanderos y otros sabedores populares o curiosos,
como los califican los responsables del programa, se produjeron siete pginas de
trabajos especiales publicadas por el Diario de Los Andes, cuatro videos, y la
edicin de un libro electrnico que estar disponible va internet.
Las palabras de los participantes nos permiten contar parte de lo vivido:
Hicimos un poco de investigacin, conversamos con la gente, dejamos lo
terico por lo prctico y lo prctico por lo emocional, nos reconocimos,
exploramos y explotamos, descubrimos nuestro propio potencial y que hay
muchas maneras de hacer las cosas, que hace falta ser constante, tener
paciencia, que nada cae del cielo, fuimos osados, identificamos y nos
identificamos, gozamos un puyero, nos hicimos ms amigos. Todo brot al
final, al principio fue difcil captar la idea de todo esto, fue como
abandonar un patrn de somnolencia; sintetizar al final, encontrar la
manera de decir lo que queramos, tambin nos cost; el tiempo fue muy
corto y nos quedaron muchas cosas por dentro, nunca se alcanza a contar
todo. Nos ayud haber asumido esto como un reto, la emocin de lo
desconocido, trabajar en grupo, saber que cada quien tena algo distinto
y que todo era
importante para los dems, los muchachos de la
biblioteca, la libertad de poder escoger los temas y trabajarlos a
nuestra manera, saber que no tenamos lmites, pero s exigencia.
Marzo, 2002

A la par de la accin local, hemos credo igualmente necesario investigar cmo se


estn usando las TIC en otros contextos y escenarios; por ello continuamos la
relacin de trabajo con el equipo -ahora Fundacin Races Mgicas- como
socios de un proyecto que se propone conocer las prcticas pedaggicas
innovadoras existentes sobre el uso de la Internet en procesos educativos
formales e informales en ALC y conectar las diversas experiencias para aprender
de ellas. Y este es un estudio urgente, pues como dice Torres (2001):

12

http://www.funredes.org/mistica/castellano/emec/produccion/memoria5/0477.html

Son an escasos, y muy apreciados en el propio Norte, los estudios


documentados acerca del uso y resultados de las TIC en el aula () cabe tener en
cuenta que buena parte de los estudios -y recomendaciones derivados de ellos- en
relacin a todos estos temas han sido realizados en el Norte y para esas
realidades

Y aunque otro de nuestros objetivos en el marco de ese proyecto es poner en


interrelacin a grupos inmersos en procesos similares a travs de la Internet,
algunas preguntas comienzan a inquietarnos, como las que nos presentan Ramiro
Cataln y Jorge Montesinos (2001) quienes estudiaron el proyecto Red Enlaces,
pionero en la introduccin de las TIC en las escuelas rurales de Chile:
Qu ocurrir si ese conocimiento de otros modos de vida no tiene un correlato
con la realidad?, qu tipo de interpretaciones podrn establecer "estos
beneficiarios" para resolver ese conflicto entre lo que ofrece el acceso virtual al
mundo y lo que el mundo real les va a entregar?, si esta tensin entre expectativas
y realidad se transforma en un conflicto a futuro, de qu manera ser percibida y
solucionada por los propios actores?

En paralelo, y como resultado de estas iniciativas de accin e investigacin


igualmente trabajamos en el diseo del programa de la ctedra Educacin y TIC
que inicialmente ofreceremos como optativa en la carrera de Educacin de la
Universidad de Los Andes, en Trujillo, y de cuya puesta en marcha esperamos
extraer los aprendizajes necesarios para el diseo de una propuesta de reforma
curricular que ubique a las TIC en el lugar que les corresponde dentro de la
carrera.

A modo de reflexin final...


13

Como hemos escrito en otras oportunidades , tenemos que aprovechar el largo


camino que con sus experiencias positivas y negativas han labrado quienes -ya de
regreso- han entendido que sin un para qu definido por nosotros mismos, en el
contexto de nuestra propia experiencia y que responda a nuestras propias
necesidades, la ampliacin del acceso a las TIC podra carecer de sentido.
En cuanto a su uso en educacin, los reeditores de la obra de Clestin Freinet,
maestro precursor del uso creativo de los medios en el aula, asoman esta
inquietud: de Freinet a Internet cmo crear los puentes necesarios y fecundos?
Como todas las interrogantes que demandan respuestas urgentes, esta tampoco
tiene una sola ni definitiva. Parte del reto consiste en tratar de inventarlas:
respuestas, pero tambin ms preguntas.

13

Urribarr, R. Formacin de Educadores para el Uso y Aprovechamiento de las TIC. Ponencia


presentada en la Conferencia Regional sobre Polticas y Estrategias para la Transformacin de la
Educacin Superior en Amrica Latina y el Caribe. Cresalc-Unesco: Mrida, 1996.

Referencias
Camacho, Kemly. Internet, una herramienta para el cambio social? Elementos para una
discusin necesaria.
http://www.acceso.or.cr/publica/telecom/conocimiento22.shtml
Buenaventura, Nicols. La Importancia de hablar Mierda. Bogot: Cooperativa Editorial
Magisterio, 1995.
Cadenas, Rafael. Antologa. Caracas: Monte vila Editores, 1991.
Cartier, Michel. Un Nuevo Modelo de Acceso al Conocimiento. En Silvio, J. (Comp.). Calidad,
Tecnologa y Globalizacin en la Educacin Superior Latinoamericana. Caracas:
Ediciones CRESALC-UNESCO, 1992.
Cataln, Ramiro y Montesinos, Jorge. Continuidades y Rupturas en la Escuela Rural; el Alumno
entre las TIC y el Profesor. IV Congreso Chileno Antropologa. Santiago, noviembre 2001.
http://rehue.csociales.uchile.cl/antropologia/congreso/s0207.html
Freinet, Clestin. El Texto Libre, El Peridico Escolar. Caracas: Editorial Laboratorio
Educativo s/f.
Freire, Paulo. Extensin o Comunicacin? Mxico: Siglo XXI Editores, 1996.
Fuenmayor, Vctor. El Cuerpo de la Obra. Maracaibo: Ediluz, 1999.
Kapln, Mario. Procesos educativos y canales de comunicacin. Comunicacin No. 103 (1115). Caracas: Centro Gumilla, 1998.
Martin-Barbero, Jess. Retos culturales: de la comunicacin a la educacin.
Sociedad, N 169 (septiembre-octubre) Caracas, 2000.

Nueva

Proyecto Abrir las (J) Aulas. Caminantes: Textos del Taller. Trujillo: Laboratorio de
Investigacin Educativa de la
Universidad de Los Andes, 2000.
http://www.saber.ula.ve/liesr/proyectos/index.htm
Torres, Rosa Mara. La profesin docente en la era de la informtica y la lucha contra la
pobreza. En: Anlisis de Prospectivas de la Educacin en Amrica Latina y el Caribe,
UNESCO-OREALC, Santiago, 2001.

* Raisa Urribarr. Periodista y animadora de grupos de comunicacin participativa, trabaja como


profesora e investigadora de la Universidad de Los Andes, donde dirige el Laboratorio de
Investigacin Educativa. Organiz el Primer Encuentro Nacional de Operadores de Centros de
Acceso Pblico a Internet en Venezuela (2000) y coordin el Programa Internet y Sociedad del IV
Taller sobre Tecnologa de Redes Internet para Amrica Latina y El Caribe (Mrida, 2001)
Artculo publicado en la Revista Comunicacin No. 118, abril-junio 2002. Caracas:
Centro Gumilla.

La capacitacin y actualizacin docente en el uso de Enciclomedia para mejorar


la prctica educativa mediada por las TIC
Palabras clave: capacitacin, actualizacin, programas tecnolgicos, curso satelital, logros,
evidencias.

Resumen
La relacin del ser humano con el conocimiento, hoy en da est avanzando a pasos
agigantados, esto implica tener que modificar y utilizar mtodos de aprendizajes diferentes,
herramientas diversificadas, practicas innovadoras que cumplan con las expectativas y demandas
de los estudiantes, con la llegada de las Tecnologas de la Informacin y de la Comunicacin (TIC),
los paradigmas educativos dan un giro, para todos aquellos que tiene en sus manos la gran tarea de
educar. Ya que la tecnologa es una simple pero excelente herramienta que facilita el aprendizaje, el
desarrollo de las habilidades y las distintas formas de aprender. (Antologa. Introduccin a
Enciclomedia en el saln de clases, 2004, p. 7), por ello, la capacitacin y actualizacin docente en
el uso de las TIC es importante.
La presente investigacin permitir realizar un informe cuantitativo con los datos obtenidos
sobre la relacin existente entre la capacitacin y actualizacin sobre el uso del Programa
Enciclomedia y la prctica educativa mediada por las TIC. Este enfoque favorece la descripcin y
explicacin de hechos sociales, para construir y demostrar una teora (Hernndez, 2006).
Dentro de la zona escolar elegida para la investigacin laboran sesenta docentes en los
diversos puestos del organigrama escolar, de los cuales cuarenta y nueve son docentes de los
diferentes grados escolares y slo diecisis de ellos cuentan con el Mdulo de Enciclomedia,
instalado en el saln de clases.

Los principales hallazgos son la relacin existente entre conocimiento del programa,
frecuencia en el uso del equipo y nivel de capacitacin, as como elaboracin de materiales
didcticos y habilidades tecnolgicas, estas relaciones permiten dar respuesta ala pregunta de
investigacin.

Introduccin
Con el presente trabajo de investigacin cuantitativa se propuso analizar la relacin entre la
capitacin y actualizacin docente en el uso del Programa Enciclomedia y como se ve reflejada en
la prctica educativa.
Se entiende por capacitacin y actualizacin los cursos que los docentes tienen como
alternativas de formacin diseadas en diversos rubros.
En esta investigacin se trata de encontrar la relacin entre los cursos de capacitacin y
actualizacin docente en el uso del Programa Enciclomedia y el manejo que de este se hace dentro
de las aulas provistas con el mdulo.
En el desarrollo de la investigacin se presentan las diversas alternativas que para
capacitacin y actualizacin tiene instituciones pblicas y privadas que ofrecen cursos que
permitan al docente acercarse a las TIC y al Programa Enciclomedia para obtener mayores
beneficios de stos.
Posteriormente se presentan los resultados de la investigacin que se analizan
contrastndolos con los objetivos con un enfoque cuantitativo.
Es importante mencionar que la utilizacin del Programa Enciclomedia y las TIC dentro del
aula son medios para mejorar los procesos de enseanza y aprendizaje y no deben ser considerados
como el fin mismo de la prctica educativa.

Marco terico
La inclusin de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin en las escuelas
mexicanas influye en la calidad de la educacin que reciben los nios y jvenes, por lo que resulta
imprescindible que los docentes sean capacitados en el uso de las mismas, para actuar en el nuevo
escenario tecnolgico.
Equipar tecnolgicamente los centros educativos es una tarea necesaria, pero slo
constituye una parte de la educacin basada en tecnologa, el Programa Enciclomedia no es slo un
instrumento o un recurso, constituye una innovacin en la prctica educativa, ya que posee
mltiples ventajas para el proceso de aprendizaje, para los alumnos con memoria auditiva tiene
sonidos, para los visuales imgenes, para quienes requieren hacer actividades interactivas y el
docente no tiene la necesidad de hacer el material repetidas ocasiones si los alumnos no han
adquirido el conocimiento, puede utilizar los diferentes recursos con que cuenta el programa para
que puedan acceder a l, sin olvidar que hay alumnos que necesitan manipular los materiales, y se
deba utilizar material concreto.
En este entorno es importante otorgar la justa dimensin de la accin y reconocer que las
TIC forman parte de la vida cotidiana y de nuestra cultura. La nueva estrategia educativa, est
basada en la articulacin de recursos tecnolgicos para el aprendizaje que mediante Enciclomedia y
diez herramientas virtuales integradas en el programa, como la grabadora de sonidos, teclado de
Windows, bloc de notas, cronmetro, regla, transportador, calculadora, paint, lupa y plumn,
algunas de las cuales forman parte de la plataforma de Windows. (Antologa. Introduccin a
Enciclopedia en el saln de clases, 2004). Este programa recopil la edicin digital de los Libros de
Texto Gratuitos de la Secretara de Educacin Pblica (SEP) que tienen como caracterstica
principal la vinculacin de las lecciones de estos libros con los diversos recursos didcticos como

imgenes fijas y en movimiento, interactivos, audio, videos, mapas, visitas virtuales, recursos de la
enciclopedia Microsoft Encarta, entre otros, para apoyar el trabajo de los profesores en el aula con
la intencin de propiciar un ambiente didctico e interactivo de enseanza y aprendizaje, que
favorezca la adquisicin de conocimientos.
El Programa Enciclomedia es un recurso didctico que potencializa, desde su carcter
digital y multimedia los procesos educativos dentro del saln de clases, enriqueciendo las
experiencias ulicas, se convierte en un apoyo didctico para los diferentes estilos de aprendizaje.
Con Enciclomedia los libros de texto se vuelven una herramienta tecnolgica de gran utilidad.
En el nuevo panorama educativo mexicano Enciclomedia es un recurso tecnolgico que
revitaliza la labor docente y estudiantil de las aulas escolares pronosticando mejoras significativas
en el desarrollo del proceso formativo, pero requiere del acercamiento de los profesores a la
capacitacin y actualizacin, mediante la formacin continua.
La utilizacin de las TIC aplicadas en la educacin no es un proceso automtico, se requiere
la modificacin de la prctica de docentes y estudiantes, el cambio de esquemas requiere de
capacitacin, acompaamiento y sensibilizacin de los profesores y las autoridades escolares, como
se seala en el Plan general para la formacin continua de docentes, directivos y personal de apoyo
tcnico-pedaggico para la enseanza asistida por Enciclomedia, 2006.
Plan general para la formacin continua de docentes, directivos y personal de apoyo
tcnico-pedaggico para la enseanza asistida por Enciclomedia
En los ltimos aos todo lo relativo a la profesin docente y su formacin est tomando un
inters progresivo y creciente, recibiendo un trato especfico, desde que las TIC se han introducido

a los salones de clase. La causa de este renovado inters es la importancia que se le atribuye a la
funcin que el docente desempea en la sociedad actual, expresa Imbernn (1996).
En esta poca en la que la eficacia educativa es cuestionada se requiere de una comunidad
magisterial comprometida con la actualizacin y capacitacin docente en el nuevo marco educativo
en el que se labora, especficamente en las aulas provistas con el mdulo
Enciclomedia. Las TIC acompaan el cambio institucional de un sistema, por ello se
requiere de docentes comprometidos con el cambio (El programa Enciclomedia en las escuelas
primarias de Nuevo Len 2005, p. 9).
Para lograr mejores resultados con el Programa Enciclomedia es bsica la formacin
integral, cientfica, humanstica y crtica que apuntale slidamente a las competencias docentes
(Plan general para la formacin continua de docentes, directivos y personal de apoyo tcnicopedaggico para la enseanza asistida por Enciclomedia, 2006).
En la capacitacin sobre el uso de Enciclomedia uno de los propsitos es que los docentes
se familiaricen con los conocimientos y experiencias que les ayuden a transformar y reflexionar el
conjunto de ideas con las que de manera implcita ejercen la docencia e ir introduciendo los
recursos tecnolgicos a su prctica laboral.
A la escuela se va a aprender, el docente tambin aprende, pero mejora su estrategia de
enseanza si se mantiene actualizado y capacitado sobre el uso de las TIC, en las aulas provistas
con el Programa Enciclomedia.
Cursos Estatales de Actualizacin

El Gobierno del Estado de Nuevo Len se ha propuesto fomentar el desarrollo profesional


de los docentes de las escuelas de Educacin Bsica, a travs de una formacin continua, diversa,
flexible y congruente con los objetivos educativos establecidos en el Plan Estatal de Desarrollo
2004-2009 y fortalecer su participacin en Cursos de Actualizacin Estatales y Nacionales
(Gonzlez Pars, Gobernador de Nuevo Len, 2004).
Los Cursos Estatales de Actualizacin son una herramienta que favorece la resolucin de
problemas educativos locales y contribuye significativamente al logro de propsitos educativos
nacionales, permitiendo a las maestras y maestros construir su propio proceso de actualizacin y
mejorar paulatinamente su competencia docente mediante el intercambio de experiencias con otros
maestros y del trabajo individual y colaborativo (Blanco Garca, Secretaria de Educacin, 2004).
Introduccin a Enciclomedia en el saln de clases
El curso Introduccin a Enciclomedia en el saln de clases, es actualmente el nico curso
en el estado de Nuevo Len que ha sido diseado en esta rea, las TIC en el entorno educativo
apoyan al docente fortaleciendo su labor ulica mediante diversas estrategias de enseanza.
En el desarrollo de una clase con tecnologa se debe tener siempre presente que el objetivo
que se persigue est bien definido a fin de utilizar de manera pertinente los diferentes recursos,
particularmente el Programa Enciclomedia (Secretara de Educacin Pblica, s.f.)
El curso Introduccin a Enciclomedia en el saln de clases favorece la utilizacin de los
componentes del mdulo Enciclomedia, como el teclado, CPU, monitor, proyector, pizarrn
interactivo y las diez herramientas virtuales con las que cuenta el Programa Enciclomedia,
(Antologa. Introduccin a Enciclomedia en el saln de clases, 2004) contar con el manejo

adecuado de los recursos tecnolgicos favorece el desarrollo de las actividades de enseanza y


aprendizaje.
La capacitacin y actualizacin para la enseanza asistida por Enciclomedia son acciones
coordinadas por los Programas Rectores Estatales de Formacin Continua (PREFC), con el
objetivo de contar con docentes instruidos en el uso de las TIC para que tengan un mejor
desempeo docente (Plan general para la formacin continua de docentes, directivos y personal de
apoyo tcnico-pedaggico para la enseanza asistida por Enciclomedia, 2006).
Estrategia Nacional de Formacin Continua
El Programa Enciclomedia est creado para usarse en el nuevo modelo pedaggico del uso
de la computadora en los salones de clase. Este enfoque permite al alumno y profesor estar
constantemente expuestos a la tecnologa, apoyarse en materiales autoinstruccionales, que sirven en
el desarrollo de los trayectos formativos mediante asesora y acompaamiento permanente que
permita el intercambio de experiencias a los docentes participantes.
Las actividades propuestas en la estrategia nacional de formacin continua de maestros para
Enciclomedia comprende desde la incorporacin de las escuelas al Programa hasta la
especializacin de asesores y maestros en el uso educativo de las tecnologas (Plan general para la
formacin continua de docentes, directivos y personal de apoyo tcnico-pedaggico para la
enseanza asistida por Enciclomedia, 2006).
Los tres niveles del trayecto formativo estn compuestos por las actividades de exploracin
de Enciclomedia, Talleres Cortos y Telesesiones. Las actividades de exploracin favorece la
familiarizacin con Enciclomedia y los diferentes recursos que la componen, en los Talleres Cortos
se observan videos de clases para analizar el uso de Enciclomedia y los recursos en ella utilizados,

y las Telesesiones donde un especialista profundiza en el conocimiento de Enciclomedia


presentando algunos de los recursos que contiene el Sitio del Alumno o el Sitio del Maestro.
Es importante mencionar que desde que Enciclomedia fue introducida en su primera
versin (1.0) a las aulas de 5 y 6 grados en el ciclo escolar 2004-2005, el Programa ha sido
modificado, dando lugar a la versin 1.2 que es la que actualmente est instalada en las escuelas
pblicas del pas y en algunas la 2.0 que es la ms reciente versin del programa.
La capacitacin y actualizacin docente tiene objetivos que lograr a travs de los trayectos
formativos, y se espera ver resultados en las aulas en poco tiempo, Burbules (2001) expres quiz
el papel de las tecnologas en la reforma educativa sea muy pequeo si no cambia al mismo tiempo
otras prcticas y relaciones educacionales (p.23); si an existen docentes que hacen caso omiso a
la estrategia nacional por una educacin globalizadora e inclusiva sera injustificable.
Otros estudios
Hernndez (2004) menciona que la sociedad ha cambiado las caractersticas que la definen
y ha aumentado en la actualidad el uso de las tecnologas y es por ello que han llegado a
incorporarse al ambiente educativo, lo que implica que hay tanto demandas en la educacin como
en la capacitacin para la misma.
Las tecnologas de informacin deben utilizarse como un vnculo entre el presente y el
futuro, es decir las instituciones educativas deben de preocuparse por la utilizacin de las
tecnologas de informacin para no permanecer rezagadas del constante progreso, seala Prez
(1998).
En este mismo contexto se han realizado otros estudios, Revilla (2006) menciona que las
fronteras geogrficas han sido superadas por la carretera de la informacin y comunicacin a travs

de la tecnologa y slo los seres humanos ms aptos y mejor preparados sobrevivirn, es decir
quienes se encuentren capacitados y actualizados en el usos de las TIC podrn hacer frente a los
nuevos retos que la sociedad globalizadora exige.
Revilla (2006) reitera que Mxico deber estar preparado para trabajar en proyectos donde
las TIC estn insertadas, pero definitivamente, debe poner al alcance de todos los involucrados en
el quehacer educativo programas como el Sistema Nacional e-Mexico, para hacer ms fcil el
acceso a la tecnologa.
Loureiro (2006) menciona que los cambios que caracterizan a las sociedades actuales, son
el nuevo escenario donde se han ido incorporando las TIC, y uno de stos es el educativo, por esta
razn en Argentina los ciudadanos comprometidos con la labor educativa deben contar con nuevas
competencias y conocimientos, en este mbito la escuela deja de ser un espacio donde se
transmiten conocimientos, para convertirse en el sitio donde se desarrollan competencias
tecnolgicas y comunicativas, a travs de nuevos lenguajes.
Acompaando a estos nuevos escenarios educativos debe estar unido el aspecto de la
capacitacin de los docentes expresa Loureiro (2006), pues son ellos los que se enfrentan al cambio
de prctica educativa, ahora mediada por las TIC; como ya lo expresaba Loureiro (2006) la
insercin de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin, provoca situaciones que
deben de solucionarse como lo son la capacitacin del cuerpo docente y el desarrollo de
contenidos, este aspecto Mxico lo tiene cubierto con Enciclomedia, que como ya se mencion es
un programa a nivel nacional.
Landau (Citada por Laureiro, 2006) plantea la necesidad de impulsar la profesionalizacin
docente, a travs de la capacitacin y actualizacin sobre las nuevas prcticas educativas mediadas
por las TIC, para fortalecer la labor del profesorado.

Laureiro (2006) seala que no slo se debe centrar la atencin en el equipamiento


tecnolgico de las instituciones, sino que se debe poner especial atencin en la capacitacin
docente, pues son stos los encargados de fortalecer los procesos educativos mediante las TIC, que
deben ser vistas como la herramienta necesaria para llegar al fin educativo, a travs de la practica
formativa.
Valenzuela (2002) expresa que en Chile, desde la insercin de las TIC al mbito educativo
fue necesario reorganizar los mtodos existentes, capacitar y actualizar docentes en el uso e
incorporacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin, en las diferentes actividades
escolares.
La integracin de las TIC en la labor docente, en opinin de Lopategui (2002) requiere de
planificacin e incorporacin de las herramientas tecnolgicas en los diferentes campos de accin
educativa, con el fin de mejorar los mtodos de enseanza y aprovechamiento acadmico.
Marqus (2000) menciona, la necesidad universal de una formacin continua para poder
hacer frente a las nuevas exigencias de la sociedad en rpida evolucin, exige que las instituciones
educativas que tradicionalmente proporcionaban la formacin inicial de las personas se involucren
tambin en la actualizacin y renovacin de sus conocimientos a lo largo de toda la vida.
Gmez (2003) expresa que es necesario profundizar en el conocimiento de las TIC y su
aplicacin en la educacin, por ello los docentes deben contar con una formacin especfica en este
campo.
La capacitacin y actualizacin es indispensable en el momento histrico que actualmente
se vive; los docentes deben estar preparados para enfrentar los nuevos retos.
Resultados obtenidos

Dentro de la zona escolar elegida para la investigacin laboran sesenta docentes en los
diversos puestos del organigrama escolar, de los cuales cuarenta y nueve son docentes de los
diferentes grados escolares y slo diecisis de ellos cuentan con el Mdulo de Enciclomedia,
instalado en el saln de clases.
Para elegir la muestra se seleccionaron sujetos tpicos, los cuales son representativos de una
poblacin determinada, porque en este tipo de muestras la eleccin de los sujetos no depende de
que todos tengan la misma probabilidad de ser elegidos, sino de la decisin de un investigador o
grupos de personas que recolectan los datos (Hernndez, 2006).
En base a ello, la seleccin de la muestra fue de los diecisis docentes que atienden 5 y 6
grados dentro de las aulas con Mdulo Enciclomedia de las diferentes escuelas primarias
seleccionadas.
De acuerdo a Hernndez (2006) esta es una muestra no probabilstica- desde la visin
cuantitativa- porque no requiere de tanta representatividad de elementos de una poblacin, sino de
una cuidadosa y controlada eleccin de sujetos con ciertas caractersticas especificadas
previamente en el planteamiento del problema.
La muestra fue seleccionada de acuerdo a las posibilidades de recoleccin de datos y del
contexto; con la presente investigacin se pretende una aproximacin al problema presentado, para
identificar cual es el uso que de le da al Mdulo Enciclomedia.
Reza (1997, citado por Trevio, 2001) propone la siguiente definicin:
Capacitacin es una accin que tiende a proporcionar, desarrollar y/o perfeccionar las
aptitudes de una persona, con el propsito de prepararla para que se desempee correctamente en
un puesto especfico de trabajo.

Reza (1997) expresa que la capacitacin es la herramienta ms efectiva para contribuir al


cambio, la misin de las personas que crean en sus beneficios, consistir en promoverla y
desarrollarla en sus centros de trabajo.
Vzquez Mota (La SEP aclara dudas sobre Enciclomedia, s/f) afirm "Enciclomedia de
quinto y sexto de primaria no slo se mantendr, sino aprovecharemos el espacio de este ao para
poder fortalecer la capacitacin a los maestros, las evaluaciones que tenemos sobre Enciclomedia
coinciden: en que esta herramienta sirve para tener un mejor uso y aprovechamiento".
En los ltimos aos, expresa Imbernn (1997) todo lo relativo a la profesin docente, y a su
proceso de formacin est gozando de un inters creciente y progresivo, en este contexto es
importante resaltar sta labor, pues son los profesores quienes habrn de desarrollar las actividades
pertinentes para insertar a los alumnos en la comunidad global a travs de las Tecnologas de la
Informacin y la Comunicacin (TIC); esto conlleva a que el maestro permanezca en una constante
preparacin con la finalidad de mejorar su prctica docente, independientemente del grado
acadmico con el que haya egresado de las aulas normalistas, pues como se expuso en el captulo
anterior los docentes participantes en la investigacin tienen formacin normalistas o licenciatura
en educacin.
Toda implementacin de proyectos educativos que se valga de TIC requiere como paso
principal un docente capacitado para trabajar con ellas, expresan Rozenhauz y Steinberg (2005,
p.17), por esto la necesidad de docentes aptos para trabajar con las tecnologas dentro de los
espacios escolares; es necesario que los profesores interesados en actualizarse acudan a las
diferentes instancias pblicas y privadas para recibir orientacin sobe su uso, no se debe tomar la
responsabilidad de ensear sobre aquello que se desconoce.
Propuesta tecnolgica

Una propuesta tecnolgica para acercar a los docentes a la capitacin y actualizacin es un


curso a distancia, a travs de Internet y asearas a mediante transmisin satelital. Este curso se est
realizando actualmente en los programas a distancia que ofrece la Universidad de La Salle (ULSA),
formado por seis sesiones presnciales en las sedes de Monterrey y Durango, adems de tener seis
sesiones a distancia y trabajo en los foros de participacin diseados para este curso, todo esto se
encuentra en la pgina http://distancia.ulsa.edu.mx/cead, bajo el ttulo del curso Implicaciones
formativas y didcticas de la Enciclomedia en su modalidad a distancia.
El diseo del curso parte de una versin presencial del mismo que se imparti durante el
verano del 2007, en el Centro de Estudios Superiores La Salle Monterrey (CESLAS), y basando en
la experiencia personal como estudiante actual de la Universidad Virtual (UV) del ITESM.
Hasta hoy los resultados del curso son favorables y las participaciones presnciales, a
distancia y en el foro son activas, estos son slo resultados preliminares.

Referencias
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Mxico, D. F. Panorama Editorial.
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Valenzuela, J. (2002).Hacia la Universidad Global. La insercin de las tecnologas de informacin


y comunicacin en la educacin superior. Santiago de Chile. Universidad Tecnolgica
Metropolitana.

DEL
CONOCIMIENTO A TRAVS DE
LAS TIC

Luis Fuentes
UNIDAD V
26/10/2010

GESTION DEL CONOCIMIENTO A TRAVS DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN Y


COMUNICACIN.

TIN
MATERIALES DE APOYO PARA EL ESTUDIO
Bloque I. Gestin del conocimiento a travs de las TIC.
Lnea 1:

Contextualizacin del uso de la computadora, su

definicin y sus tipos


Clasificacin del hardware.
Clasificacin del software.
Redes.
Documento 1: Computadora
Clasificacin del software y
Red
es.

la

Clasificacin

del

hardware,

COMPUTAD
ORA
Una computadora es un dispositivo electrnico que procesa informacin a grandes
velocidades de

acuerdo

sistema computacional

con una
son

hardware son los dispositivos

serie de instrucciones. Los elementos de un

hardware, software, datos y personas, donde

el

fsicos; el software, los programas, los datos, la

informacin en el sistema, y las personas

son conocidas

como usuarios. La

computadora se puede emplear para realizar las siguientes actividades:


Es un centro de

entretenimiento.

Universidad

Virtual.

33

Lienzo para pintores.


Video telfono.
Reproductor de CD.
Librera de casa o del Trabajo.

Clasificacin de Computadoras:

Handheld.

PC.

IBM compatible.

Mac.

Estacin de Trabajo.

Mainframe.

Supercomputadoras.

Handheld: Computadora de mano, tiene muchos nombres como son:


o Palmtop PC.
o PDA (Personal Digital Assistant).
o Organizadores.
o Comunicadores
o Personales.
o Centro de Negocio Mvil.
o Telfonos Web.

34

Computadora personal (PC): Sistema computacional para usuarios no expertos. Usan


aplicaciones generales.
Estacin de trabajo: Es un sistema de computacin de alto rendimiento para un solo
usuario, con avanzados dispositivos de entrada y salida, y que puede conectarse
fcilmente en red con otras estaciones o computadoras.
Supercomputadoras: Se conocen por sus aplicaciones y velocidades de procesamiento
de datos y es 10 veces mayor a un Mainframe.
MainFrame: Computadora grande que puede dar servicio simultneo a muchos
usuarios, en apoyo de aplicaciones que abarquen a toda una empresa.

Los

mainframes procesan y almacenan informacin capturada en terminales.


Terminal: Monitor y teclado, usados generalmente por bancos, compaas de seguro,
etc.

Clasificacin
hardware.

del

Hardware es la parte fsica de un sistema computacional. Est compuesto de


los

dispositivos elctricos, electrnicos, mecnicos, pticos, etc.,

que

se

emplean para capturar los datos, procesarlos y mostrar informacin. Es todo lo


que se puede

tocar en un sistema computacional (ejemplo: teclado, ratn,

pantalla, etc.)

El hardware est constituido por cuatro elementos: dispositivos de entrada, procesador


o CPU, dispositivos de salida y dispositivos de almacenamiento.
HARDWAR
E

DISPOSITIVOS
DE
ENTRADA

PROCESADOR O CPU

DISPOSITI
VOS DE
SALIDA

DISPOSITIVOS
DE
ALMACENAMIEN
TO.

Los dispositivos de

entrada son aparatos o componentes que nos

sirven para introducir datos

a la computadora (informacin escrita, voz,

imgenes, imgenes,
videos). Estos son:
El teclado es el principal dispositivo de entrada en casi todos los sistemas de
computacin.
Mouse (ratn) es un apuntador que se

emplea para

manipular objetos en la

pantalla.
o Track ball es un apuntador alternativo al ratn. La esfera se rueda para
colocar el apuntador o el puntero en la pantalla. A diferencia del ratn, la
esfera no se mueve por el

escritorio y por consiguiente necesita menos

espacio.
El lector de cdigo de barras reconoce las claves en barra, como las claves
universales de productos en los supermercados. Tambin se usa en la biblioteca a
fin de controlar los movimientos de los libros.

El scanner convierte el texto o las imgenes de los documentos impresos a un


formato electrnico

que la

computadora

puede manejar, mostrar, imprimir o

almacenar.

El micrfono es un aparato elctrico que

recoge y

transmite los

sonidos

aumentando su intensidad.
Cmara es un dispositivo que captura la imagen de manera electrnica. Los
dispositivos de cmara son:
-

La cmara digital contiene un captador electrnico fotosensible,

las imgenes son captadas digitalmente

y se

almacenan

directamente en la memoria de la cmara y pueden ser grabadas y


manipuladas en una computadora.
-

La cmara para internet permite captar imgenes y almacenarla

s en la computadora, por lo regular se usa la parte superior del


monitor de la computadora, actualmente se tiene utilidad para que las
personas se conozcan fsicamente a travs del internet. Adems de
que se puede intercambiar imgenes.
El procesador dirige todas las operaciones y procesos que se quieran trabajar
en la computadora. Todas estas operaciones se llevan a cabo por medio de
unas unidades especiales: la ALU (Unidad aritmtica lgica) y la

unidad de

control.
Memoria principal, fsicamente, son pequeos chips conectados a la

tarjeta

principal de la computadora y su funcin es almacenar informacin vital para la


RAM (random Access memory o memoria de acceso aleatorio) es una memoria
de acceso temporal, porque guarda la informacin mientras se trabaja con la

operacin de

la

computadora y para

el procesamiento de los datos. Est

compuesta por la memoria RAM y ROM.

RAM (random Access memory o memoria de acceso aleatorio) es una memoria


de acceso temporal, porque guarda la informacin mientras se trabaja con la

computadora sin que los

usuarios la

archiven

en un dispositivo de

almacenamiento secundario(disco duro, CD, USB, etc.)


ROM (read only memory o memoria slo de lectura) esta memoria es un chip
donde est escrito un programa
equipo. Es la que

y se activa cada vez que se enciende un

verifica con qu

dispositivos cuenta la computadora y si

trabaja adecuadamente.

Los dispositivos de salida son aparatos o componentes por medio de los cuales la
computadora nos contesta

o entrega

el

resultado

d los procesos realizados

(informacin) como lo son:


El monitor

utiliza la

computadora

para presentar

los

resultados de

procesamiento. Hay pantallas sensibles al tacto, que se puede


seleccionar determinada opcin al tocarlas y las cuales con consideradas
dispositivos perifricos de entrada y salida.
Las bocinas se conectan a una tarjeta de sonido para tener reproduccin de
audio.
La impresora se utiliza para ver el texto, fotos, etc., en papel. Los tipos de
impresora pueden ser laser, inyeccin de tinta y de matriz.

El proyector genera una genera una ampliacin de lo que hay en la pantalla


de la computadora. Es adecuado para presentaciones en conferencias y
plticas.

El plotter permite obtener documentos en forma de dibujos. Existen plotters


para diferentes tamaos mximos de hojas (A0, A1, A2, A3, Y A4); calidades de
hojas de de

salida (bond, calco, acetato); espesores

(espesores de rapidgrafos) y colores de

de

lnea de

dibujo (colores de

dibujo

tinta en los

rapidgrafos).

Los dispositivos de
electrnica

almacenamiento permiten tener informacin

de manera permanente

o temporal, se divide en dos componentes

principales: medio y dispositivos de almacenamiento.


o

Un medio de almacenamiento es un disco, cinta, CD, DVD, papel

u otro elemento que contenga datos.


o

Un dispositivo de almacenamiento es el aparato mecnico que

registra y recupera datos de un medio de almacenamiento.


-

La unidad de disco flexible tiene la


pueden introducir

los

misma utilidad del disco duro, en ella se

disketesde 3 pulgadas para

almacenar

de

forma

permanente informacin que puede ser modificada en cualquier momento.


-

La unidad de disco duro es un dispositivo de entrada que contiene un disco


elstico que sirve para almacenar datos de manera permanente cuando el usuario
lo decide. Esta unidad guara grandes cantidades de informacin.

La unidad zip, con la

entrada de los programas multimedia el tamao de los

archivos aument, por lo tanto los discos flexibles ya no fueron suficientes para
guardar la informacin

y surgieron

estas unidades, con sus respectivos discos,

para almacenar megabytes de informacin.


-

La unidad de CD-ROM, este

tipo de unidad sirve para manejar

los CD que

permiten un almacenamiento de grandes cantidades de informacin, que slo


podrn ser ledas pero no modificadas (a menos que sea una unidad quemadora).
-

Los DVD son una variante de los CD que se emplean para almacenar videos. Su
principal utilidad en un computadora esta en las aplicaciones de multimedia, ya
que incluye imgenes en movimiento y sonido. Permite guardar ms informacin
en un mnimo de espacio. Se diferencia del CD-ROM en la forma de almacenar
datos. Hay de dos clases: DVD de slo lectura y DVD video para pelculas.

El CD-writer es la unidad lectora-escritora de CD recordable, la cual se utiliza para


escribir sobre la superficie en blanco del CD. Tambin puede ser usada como
unidad de CD-ROM. Es conocida tambin como quemador.

La memoria flash es una memoria no voltil (es decir, aunque no tenga energa
elctrica se puede trabajar en ella) y reescribible que funciona como una mescla
de RAM y disco duro. A causa de su alta velocidad, durabilidad y bajos
requerimientos, son

ideales

para las

impresoras, palm, PCs, Pagers, etctera.

cmaras digitales, telfonos celulares,

Clasificacin
software

del

Software es un conjunto de instrucciones (programa computacional) que le dice al


hardware qu hacer, cmo hacerlo o cada cundo hacerlo. Es el que hace funcionar
al hardware, por decirlo de alguna manera, es el alma de la computadora, y por los
tanto no se puede ver ni tocar. El software se divide en sistemas y aplicaciones.

SOFTWAR
E

SOFTWARE
DE
SISTEMAS

SOFTWARE
DE
APLICACI
N

El software de sistemas ayuda a la computadora a realizar las funciones de de


operaciones bsicas. Est conformado por:
1. Sistema operativo
2. Controladores de dispositivo
3. Lenguajes de programacin
4. Utileras
El software de aplicacin auxilia al usuario en la realizacin de una tarea, lo que se
llama comnmente paquetera. Las aplicaciones tienen diferentes usos, por lo que a
continuacin se presentan las categoras en general:

Productividad: Como su nombre los indica, permite incrementar el

nivel de productividad y servicio de una empresa, por ejemplo las


bases

de

datos, procesadores de

palabras, hojas de clculo y

software de

presentaciones.
-

Entretenimiento: permite jugar en la computadora, dibujar, escuchar

msica, comunicarse por chat, etctera.


-

Negocios: ayuda a las empresas en los negocios y organizacin de

la misma realizando tareas especializadas como la nmina, administracin


de clientes, finanzas, planeacin de proyectos, etctera.
-

Educativo: Sirve para enriquecer el proceso de

aprendizaje, desde una plataforma

tecnolgica,

hasta

enseanza

tutoriales para

ensear una materia de contenido.


Multimedia: Utilizado para la creacin y edicin se pginas
web,
Grficos, msica, video, y animacin.

Redes
Una red es un conjunto de de computadoras , sistemas de telecomunicaciones y
otros dispositivos que se comunican para compartir datos hardware y software.
Las redes se dividen en 3 tipos, de acuerdo

con el rea geogrfica que

abarcan:

por ejemplo, la red de un banco en una sucursal.

15

LAN: (local area network). Red de rea local. Es una red que est diseada
para conectar computadoras personales entre un rea geogrfica limitada,

por ejemplo, la red de un banco en una sucursal.

15

WLAN: (wireless local area network), red inalmbrica de

rea local. Est

basada en la tecnologa Wi-Fi (wireless fidelity) y est diseada para redes


con una distancia no mayor a 150 metros, manejando altas frecuencias de
transmisin, alrededor del 2.4 a 5 GHz, lo que permite una velocidad de 11 a
54 Mbps. Su ventaja es que no depende de cableado.
WAN: (wide area network), red de rea amplia. Est destinada para un
rea geogrfica extensa y permite la conexin de varias redes, an de
diferentes tecnologas. Un ejemplo de la WAN es internet.
MAN: (metropolitan area network), red de rea metropolitana. Es una red
que gracias a la gran velocidad que maneja, permite transmitir informacin
variada, como datos y voz en un rango de varias decenas de kilmetros. Un
ejemplo son los ISP (Internet service

providers), lo cuales

proporcionan

servicios de internet para tipo d usuarios.


La principal ventaja de una red es que todos los usuarios pueden compartir
recursos en lugar de que cada uno tenga los propios. Por ejemplo se puede
hacer que varias personas utilicen la misma impresora y el mismo software,
reduciendo as tanto los

costos de

de

adquisicin como los

de

mantenimiento.
La red mundial ms impactante es internet. Surgi en los aos sesenta
como una red de comunicaciones del Departamento

de

Defensa de los

Estados Unidos y entonces de llamaba ARPANET (advanced research projet


agency network). Posteriormente fue destinada a comunicar los servicios y
recursos de cmputo valiosos entre los departamentos de investigacin de

16

varias
fue

universidades. Conforme se fueron agregando instituciones, se le

conociendo

como una red, internet y debido

al

gran tamao que

adquiri, ahora se le conoce como internet. Realmente el auge del internet,


en el uso cotidiano, se dio en los aos noventa con la aparicin de las redes
pblicas. No existe un dueo o regulador de internet, quienes realizan los
cambios son todos los usuarios

de esta

llamada

sper carretera

de la

informacin.
Actualmente las redes se utilizan en un sinnmero de aplicaciones, una de
las ms exitosas es el llamado sistema global de posicionamiento (GPS,
global positioning system), el cual

se refiere a un sistema

global de

navegacin por satlite (GNSS, global navigation satellite system), cuya


principal funcin es determinar, en todo el mundo, la posicin de un objeto,
de

una persona, un vehculo, o una

nave, con

una precisin hasta

de

centmetros usando GPS diferencial, aunque lo habitual es que tenga un


margen de

error

de unos pocos metros. El sistema fue

instalado, y actualmente es operado, por

el

desarrollado e

Sistema de Defensa de los

Estados Unidos.
Sin importar el tamao o funcin de una red, esta deber tener algunos
componentes bsicos como son: servidor, estaciones de trabajo, tarjetas del
red, cableado y sistema operativo de red.
El servidor es una computadora central en la que se lleva

a cabo la

administracin bsica de la red. En l se encuentra alojado el sistema


operativo de la red.

17

La estacin de trabajo es una computadora conectada a una red. Gracias a


ella, la computadora comparte recursos con el servidor y tambin participa
en el procesamiento de datos.
Las tarjetas de red permiten el enlace de las computadoras con una red.
Existen una gran cantidad de tarjetas de red, como ethernet, arcnet y token
ring.
El cableado se refiere a los medios de transmisin utilizados en la conexin
de las diferentes computadoras y elementos de la red.
El sistema operativo de redes el software que se encarga de administrar los
recursos que se estarn compartiendo (discos duros, impresoras, etc.) y a los
usuarios, dentro de un marco de operacin seguro. Ejemplos de sistemas
operativos de red son Novell Netware, Personal Netware, Lantastic, Linux,
Unix, Sun Microsystems Solaris, Mac OS X Leopard, etctera.
Todas las redes contienen al menos los elementos que se han mencionado,
conectados por una gran variedad de cableado y apoyados por diferentes
tipos de hardware y software, para lograr una correcta interrelacin entre las
estaciones de trabajo A este acomodo fsico, como estn interconectadas
las computadoras, se le conoce como topologa. Las ms conocidas son
las de estrella, anillo y bus, Existen algunas combinaciones entre ellas,
tambin conocidas como hbridos. Otras de reciente introduccin son la de
malla y la de rbol.

18

Lnea 2: Internet y bsqueda

de informacin (motores de

bsqueda, correo electrnico y uso del Messenger).

Navegadores en la web.
Portales de la web y su uso educativo.
El Correo electrnico como herramienta docente.
El Chat (Messenger) como apoyo pedaggico.
Documento II: Internet
Informacin.

Y Bsqueda De

Explicacin y uso de Internet y


Navegador
Internet es la red ms grande del mundo con cientos de millones de usuarios a travs
de su Pc, redes de computadoras, satlites, lneas telefnicas, etc. A travs de esta red
se puede establecer contacto con cualquier persona del mundo que tenga acceso a
Internet.
Navegador: Es el programa que permite navegar en los web site (sitios de internet).
Unos ejemplos de este pueden ser: Safari de Apple, Internet Exlporer, Netscape
navigator, Mozilla Firefox, Opera, entre otros. La funcin principal del navegador es
desplegar pginas web y completar la URL de dichas pginas.
El URL (Uniform Resource Location) se llama tambin el address box o location box. Es
el lugar donde se escribe la direccin completa para localizar una pgina o sitio de

De los servicios que ms xito ha tenido en Internet ha sido la World Wide Web
(WWW,
o "la Web"), hasta tal punto que es habitual la confusin entre ambos trminos. La
WWW es un conjunto de protocolos que permite, de forma sencilla, la consulta
remota
19

internet donde que encuentra la informacin que se desea ver por ejemplo:
www.escuelanormaldeatlacomulco.edu.mx

De los servicios que ms xito ha tenido en Internet ha sido la World Wide Web
(WWW,
o "la Web"), hasta tal punto que es habitual la confusin entre ambos trminos. La
WWW es un conjunto de protocolos que permite, de forma sencilla, la consulta
remota
20

de archivos de hipertexto. sta fue un desarrollo posterior (1990) y utiliza Internet como
medio de transmisin.
Para poder explicar el uso de un navegador nos basaremos en el Explorer:
Barra de Ttulo
Botones atrs y adelante

Barra de Direcciones

Barra de Desplazamiento
Barra de Mens

Barra de Estado

En donde:
Barra de Ttulo: Muestra el ttulo del documento HTML (pgina web) que se est
visualizando en pantalla junto al nombre de navegador con el que se est trabajando.

Barras de Desplazamiento o barras de Scroll: Estn situadas en la parte inferior y


derecha de la pantalla y sirven para desplazarse por el documento HTML que se est
visualizando, tanto en sentido vertical como horizontal.

20

Barra de Men: Contiene las rdenes especficas que se pueden dar al navegador,
como abrir un nuevo archivo o ventana, cambiar las opciones de visualizacin...

Botones atrs y adelante: Compuesta por una fila de iconos, se sita generalmente
debajo de la Barra de Men, y sirve para ejecutar las rdenes ms frecuentes de los
distintos mens. Facilita la movilidad entre las pginas visitadas, permite detener o
actualizar la carga de una pgina, etc.
Barra de Direccin: Campo que indica la direccin de la pgina activa y donde
tambin se pueden insertar direcciones de pginas a las que el usuario quiera acceder.

Barra Inferior de la ventana o Barra de Estado: facilita al usuario informacin sobre


el proceso de transmisin de los datos. Suele aparecer el aviso "Abriendo pgina"
junto a la direccin al que el usuario se quiere conectar y cuando la transmisin se ha
completado aparece el mensaje: "Listo". Si se quiere mandar un mensaje, la barra
informa sobre la direccin de correo electrnico mailto:usuario@dominio.

Botn Atrs: haga clic aqu para volver a la pgina anterior.


Botn Adelante: haga clic aqu para ir a la pgina siguiente de una
serie de pginas que ya ha visitado.

Botn Actualizar: haga clic para actualizar la pgina actual si no aparece la


informacin ltima o la que esperaba. Esto es til si ve informacin antigua en una
pgina que se actualiza con frecuencia o si los grficos no aparecen correctamente.

Botn Inicio: haga clic aqu para ir a su pgina de inicio (la primera que ve cuando
abre el explorador).

Botn Bsqueda: haga clic aqu para abrir la barra de Bsqueda, donde puede elegir
un servicio de bsqueda y buscar en Internet.

Botn Favorito: haga clic aqu para abrir la barra de Favoritos, donde puede
almacenar vnculos (accesos directos) a los sitios Web o documentos que visita con
ms frecuencia.

Explicacin y uso de
un Portal
Portal es un nuevo trmino, comnmente sinnimo de puerto, que se utiliza para
referirnos a un Sitio Web que sirve de punto de partida para iniciar nuestra actividad de
navegacin en Internet, al cual visitamos con frecuencia y al que generalmente
designamos como pgina de inicio en nuestro navegador, Google.com por ejemplo.
Existen portales genricos y especializados, conocidos estos ltimos como portales de
nicho. Algunos de los portales ms conocidos son el de Yahoo!, Google, Excite,
Netscape, Lycos, CNET, Microsoft Network, y el de Amrica Online, recientemente
incursionado en nuestro pas. Ejemplos de portales especializados incluyen, ms no se
limitan a, Garden.com (para jardinera), Fool.com (para inversionistas), y SearchNT.com
(para administracin de Windows NT) entre otros.
Los proveedores de acceso a Internet ms importantes tambin ofrecen a sus propios
usuarios Portales para acceso al Web, como es el caso de Prodigy. La mayora de los
Portales han adoptado el estilo de Yahoo! de organizar el directorio de Sitios Web en
Internet por categoras, con pginas de acceso rpido ricas en texto, que resultan
simples de usar para la mayora de los visitantes.

23

Las empresas que cuentan con este tipo de Portales para acceso al Web son de gran
inters para los inversionistas en el mercado de acciones debido a que los Portales
crean en el tiempo una importante influencia sobre grandes audiencias receptoras de
estrategias publicitarias.
Los servicios que comnmente ofrecen estos Portales incluyen:
Un directorio de Sitios Web.
Facilidades para la localizacin de sitios.

Noticias.
Informacin del clima.

Buzones de correo.
Informacin de la bolsa.
Directorios telefnicos y mapas.
En algunas ocasiones foros de discusin con temas de inters general.
El trmino Portal se refiere a un sitio que es punto de partida para la navegacin en
Internet, no nuestro sitio destino. An para los Portales especializados, existen
requisitos que cumplir para recibir la denominacin de Portal, lo cual no se limita
simplemente a contar con un Sitio Web robusto.
En qu consiste el negocio de los Portales?
ganancias provienen de la venta de espacios publicitarios a travs de diversas
imgenes grficas, con o sin animacin, que son desplegadas en las pginas Web
junto

24

El esquema de negocio es similar al de la televisin, prensa o radio, cuyas utilidades


provienen de la venta de espacio para publicidad. En el caso de los Portales, sus

ganancias provienen de la venta de espacios publicitarios a travs de diversas


imgenes grficas, con o sin animacin, que son desplegadas en las pginas Web
junto

24

con la informacin que se solicita, para directamente sugerirle la adquisicin de un


bien o servicio, o que se visite el sitio comercial en Internet de alguna empresa con
slo dar un clic.
El xito de los portales radica en que ofrecen la materia prima del mundo de la
informacin, y que acceder a ellos es gratuito ( sin considerar el costo del acceso a
internet). Los portales representan el monopolio de la informacin en internet
y se
encuentran en constante lucha por la popularidad; sobreviven de la publicidad con
costo que ofrecen a las empresas que desean promocionarse,
algunos se han
convertido en autnticas compaas de diseo de aplicaciones de software como
Google.

Explicacin y uso del


Correo Electrnico
El correo electrnico o e-mail es una de las
verstiles

herramientas ms

y conocidas para comunicarse usando internet. En trminos

generales enviar un correo electrnico consiste en colocar un mensaje


en un servidor

para que el destinatario pueda acceder a l en un

tiempo determinado.

Para

asegurarse que

nicamente por el destinatario se utiliza

ese mensaje

sea

ledo

un sistema de cuentas de

usuarios con sus respectivas contraseas. Por lo tanto si se quiere hacer


uso del

correo electrnico, habr que

buscar un

proveedor de este

servicio y darse de alta en su portal; algunos de los web mail

ms

populares en Mxico son Hotmail, Gmail y Yahoo.

publicidad a cambio de un pago mnimo.

26

Generalmente
pero

el

servicio de

hay proveedores

que

correo electrnico

es

ofrecen

espacio

mayor

gratuito,
de

almacenamiento o eliminar la

publicidad a cambio de un pago mnimo.

26

Adems de los servicios de correo electrnico a los que s e accede por un


portal web (webmail), existen programas de correo electrnico que se instalan
en la

computadora como son el Outlook Express de Microsoft , el Messenger de

Netscape, Eudora, etc. Estos son aplicaciones especficos para trabajar con el
correo y que han de instalarse en su computadora, y la primera vez que se utilicen
habr que configurarlos con los datos de la cuenta y servidor de correo. Por lo
tanto slo es prctico utilizarlos en el ordenador de casa y del trabajo.

Se puede acceder al correo electrnico utilizado casi cualquier dispositivo que


acceda a internet, tales como Computadoras, Palms, PDA, Telfonos celulares,
GPS, Videojuegos, y Reproductores porttiles de msica.

Sin importar la compaa de email que se elija, el principio es el mismo, se


cuenta con un apartado donde se almacenan todos los mensajes recibidos
(bandeja de entrada), un espacio donde se almacenan los mensajes enviados,
una carpeta para los mensajes no deseados, una lista de contactos y en
algunos casos una agenda o calendario.

Dada la

gran cantidad de

proveedores del servicio de

webmail

que

existen

actualmente, en este espacio slo se describe el de Gmail, que pertenece al portal


de Google, para explicar cmo se crea una cuenta.
Para activar una cuenta de correo electrnico de webmail se debe acceder al
portal elegido( en este caso Google) y buscar la opcin

correo o e-mail (aqu

llamado Gmail).

Una vez que se haya dado clic en esta opcin se desplegar un formulario en el
cual solicita el nombre de usuario y la contrasea; como en este caso an no se
tienen esos datos, habr de ubicarse la opcin crear una cuenta y entrar en ella.

28

Todas las compaas que ofrecen servicio de webmail coinciden

en la solicitud

de datos. En primer lugar se tienen que elegir un nombre de usuario que nadie
ms

use

29

(nickname) y una contrasea; aunque pueden hacerse infinidad de combinaciones


con letras y nmeros para

este fin, es recomendable que ambos campos sean

fciles de recordar por el usuario para que posteriormente pueda acceder a su


cuenta sin problema.
El resto de datos solicitados son para identificacin y para fines comerciales (si el
servicio es gratuito). Terminado el registro aparecer

una notificacin informando

que el registro ha sido exitoso, y aparecer la direccin electrnica con la siguiente


estructura:
usuario@compaiadecorreo.com.mx
El nombre de usuario

La compaa de correo

Extensin que

Extensin que

que haya elegido

que presta el servicio

define los fines

indica el pas

del portal que

de registro

brinda el

(mx=Mxico

servicio (com =

no

comercios)

servicios

;que

los

en

todos
se

usa)

La direccin electrnica debe ser proporcionada a todas las personas con las que
queramos intercambiar mensajes; mientras que la contrasea deber resguardarse
pues es de uso personal. Cada direccin de correo es nica en todo el mundo, no
pueden existir dos direcciones de correo iguales.

30

Ejemplo:
Google es un portal que

ofrece el servicio de correo gratuito llamado Gmail; para

dar de alta una cuenta en esta compaa coloco en la barra de direcciones del
explorador la direccin de la empresa http://www.google.com.
Busco la opcin de Gmail, en la barra de opciones y luego hago clic en crear cuenta
para llenar el formulario con mis datos, elijo mi nombre de usuario: juan_perez y mi
contrasea:*************

Requisito el resto de los campos del formulario y mi direccin queda de la siguiente


manera:
juan_perez@gmail.com
Habr de tenerse en cuenta que el correo electrnico no es una herramienta
exclusivamente para uso personal pues tambin se usa como medio de informacin
y difusin para instituciones , empresas, organizaciones, gobierno, etc.
Cabe mencionar que al activar una cuenta de correo electrnico se est haciendo
un contrato con una compaa y se est aceptando las condiciones de uso que
establece dicha empresa dentro de un marco de legalidad.

31

Cuando se est en lnea se puede ver quines de los contactos que haz dado de
alta se encuentra conectado en ese momento y estn disponibles

para

recibir y

contestar los mensajes enviados en tiempo real.

Bloque II. Aplicacin


derivada de las TIC.

de

la

informacin

Lnea 1: El trabajo docente y las TIC.


Procesador de textos Microsoft Office 2007 Word.
Diseo de presentaciones con Microsoft Office 2007
PowerPoint.
Hoja de clculo Microsoft Office 2007 Excel.
Mapas mentales con Mind Manager

Documento III la suite de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point y Mind Manager).

4. Guardar y Abrir Documentos.


5. Formatos.

39

Microsoft Office Word 2007


1. Introduccin a Word 2007.

2. Elementos de Word 2007.

3. Edicin Bsica.

4. Guardar y Abrir Documentos.


5. Formatos.

40

6. Ortografa y gramtica.

7. Diseo de pgina.

8. Tablas.

9. Estilos.

10. Plantillas.

11. Imgenes y grficos.

12. Impresin.

13. Combinar correspondencia.

14. Esquemas.

15. Tablas de Contenidos, tablas de ilustraciones, ndices.

16. Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie.

17. Compartir documentos.

18. Organigramas y Diagramas.

40

INTRODUCCIN A WORD 2007.


.

Lo primero que hay que hacer pa ra


trabajar con Word 2007es, obviamente,
arrancar el programa. Podemos hacerlo de
varias formas, como vers en la Unidad 2,
ahora slo vamos a ver una de ellas:
Desde el men Inicio.

Al men Inicio se accede desde el


botn situado, normalmente, en la esquina
inferior izquierda de la pantalla y desde ah
se pueden arrancar prcticamente todos
los programas que estn instalados en el ordenador.
Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botn

se despliega un

men parecido al que ves a la derecha, al colocar el cursor sobre el elemento


Todos los programas; se desplegar una lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador.
En esta imagen tienes un ejemplo de una lista con
programas, busca el elemento Microsoft Office Word
2007 y haz clic sobre l para que se arranque.

41

Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes posible.


Una buena forma de hacerlo es tener dos sesiones, una con este curso y otra con
Word 2007. As cuando lo creas oportuno puedes pasar a la sesin de Word 2007
para practicar lo que acabas de leer.

Si no sabes cmo ir pasando de Word 2007 a este curso o cmo tener en cada
mitad de la pantalla una sesin, aqu te lo explicamos.
El primer texto
Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como sta. En la Unidad 2
veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas cosas.

En la parte superior esta, en color celeste, la barra del ttulo, en la que aparece
el nombre del documento sobre el que estamos trabajando.

Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningn documento, por defecto nos
abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.

Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.

Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders cmo


corregir los pequeos errores y cmo desplazarte por el documento.

Ms abajo tienes el ejercicio Crear un documento donde est todo explicado


paso a paso.

Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues
al final de la lnea, observars cmo salta automticamente de lnea. (La tecla
INTRO tambin se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado de la imagen se
llama "ent").

43

Observars que hay una pequea barra vertical parpadeante

que va

avanzando segn vas escribiendo, se llama punto de insercin, y nos sirve para
saber dnde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el
punto de insercin con el puntero del ratn que tiene esta forma

dentro del rea de texto y esta otra

cuando est

cuando est encima de los mens, e incluso

puede tomar otras formas que iremos viendo ms adelante. Tambin puedes ver
una raya horizontal como sta

que indica dnde acaba el documento.

Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas


las teclas de direccin, mueves el punto de insercin. Cuando cometas un error, y
te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una
posicin borrando la ltima letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp
en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda).

Cuando te das cuenta del error despus de haber escrito unas cuantas letras
ms, debes pulsar la tecla con la flecha pequea hacia la izquierda, que no borra
las letras, slo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra
el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error.

esa posicin y entonces ya puedes pulsar Retroceso.

44

Por ltimo, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de
donde est el error, mueve el ratn hasta colocar el puntero detrs del error y pulsa
el botn izquierdo del ratn; vers cmo el punto de insercin se desplaza justo a

esa posicin y entonces ya puedes pulsar Retroceso.

44

La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la
derecha del punto de insercin.

ELEMENTOS DE WORD2007
Vamos a ver varias formas de iniciar Word2007 y cuales son los elementos
bsicos de Word2007, la pantalla, las barras, etc. Aprenderemos cmo se llaman,
donde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda. Cuando
conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear documentos
en el siguiente tema.

Distintas formas de arrancar Word2007


Hay varias formas de arrancar Word.
Desde el botn Inicio

, situado, normalmente,

esquina inferior izquierda de la pantalla.


Desde el icono de Word que puede estar situado en el
escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el
men Inicio.

Arranque automtico al iniciar Windows.


Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista

en la

del Explorador de Windows.

45

Para cerrar Word hacer clic en el botn cerrar

o mediante la combinacin de

teclas ALT+F4.
Elementos de la pantalla inicial
Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de
los diferentes, elementos los hemos sealado con lneas y texto en color rojo.

As podrs saber, en el resto del curso, a qu nos referimos cuando hablemos de la


Barra de estado o de la Banda de opciones.
La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso)
puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos
ms adelante.

La banda de opciones. Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos
los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un

46

comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los


comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando

La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar,
adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.

En Word2007 la pestaa Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen


las operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamao de letra, tipo de
letra, etc.), Prrafo (alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc.), Estilo
y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.), no como en anteriores versiones de Word
donde cada parte de las recin nombradas, ocupaban una barra de herramientas
aparte.

47

Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que
se desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no
existe el men que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora
todo est diseado con iconos de acceso rpido.

La barra de herramientas de acceso rpido contiene iconos para ejecutar de forma


inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar Y Deshacer.

48

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rpido y el Botn Office, lo


que antes era el men Archivo, que en esta nueva versin de Word, aparece como
un botn redondo de color naranja con el logo de office.

Personalizar. Podemos decidir qu iconos deben aparecer y cuales no en la barra de


acceso rpido, es lo que se suele llamar "personalizar". A lo largo de este curso
vers imgenes con iconos que no estn en las barra por defecto, para saber cmo
agregar y quitar iconos es importante que veas este tema avanzado donde te lo
explicamos.

Estos elementos que acabamos de explicar son los ms importantes de


Word2007, si no conoces el resto de los elementos que aparecen sealados en color
rojo en la imagen de ms arriba puedes verlos aqu.

EDICIN
BSICA
Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar,
eliminar, copiar, pegar y deshacer. Tambin veremos cmo buscar y reemplazar
palabras; y diferentes formas de ver un mismo documento.
Desplazarse por un documento
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad
para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar
donde vamos a efectuar la modificacin.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una
pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte

que nos interese.

49

Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que
existen para desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada
momento.

Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word


es el punto de insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica
dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:


Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic,
el punto de insercin se colocar en ese lugar.

Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto


de insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo
desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al
final de la lnea y la tecla Inicio al principio de la lnea.
Combinacin de teclas.
Para

Presione

desplazarse

teclas

las

Una palabra a Crtl + flecha


la izquierda

izquierda

Una palabra a Crtl + flecha


la derecha

derecha

50

Un

prrafo Crtl + flecha

arriba
Un

arriba
prrafo Crtl + flecha

abajo

abajo

Desplazamientos a lo largo de todo el documento:


Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla
completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao
de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la pgina la definimos
nosotros.

Combinacin de teclas.
Para

Presione

desplazarse

teclas

Una

las

pgina
Crtl + AvPg.

adelante
Una pgina atrs Crtl + RePg.
Al

principio

del

Crtl + Inicio

documento
Al

final

del

Crtl + Fin

documento

51

Nota: En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home,
Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento.


Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del
documento de forma grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical
representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en
su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos
desplazarnos de las siguientes formas:

- Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del


cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del
documento.

- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente


a la posicin en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de
20 pginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos
colocaremos en la pgina 10 aproximadamente.

- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o tringulo de


la parte

superior/inferior

nos desplazaremos una lnea hacia

arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos


lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos.

52

- Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte


inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de

53

acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por


defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble flecha

superior/inferior

nos desplazaremos una pgina arriba/abajo.

Haciendo clic en el botn central del crculo

podemos cambiar el objeto

pgina por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

Mapa del documento.


En el men Vista tenemos la opcin Mapa del documento que nos muestra
una especie de ndice en la parte izquierda de la pgina. Haciendo clic en las
lneas de ese ndice nos desplazaremos a la parte del documento que contiene
dicha lnea.

Las barras de desplazamiento horizontal.


Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra
vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento
hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos
frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.

53

GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTOS


Guardar. Guardar como
Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botn Office

(o el icono

de la barra de acceso rpido) para guardar documentos. Al

utilizar el comando Guardar como, Word mostrar un cuadro de dialogo como el


que ves a continuacin que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la
carpeta que lo contiene.

Al utilizar el comando Guardar no se abrir ningn cuadro de dialogo,


simplemente se guardarn en su actual ubicacin los cambios que hayas
efectuado en el documento.

Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no


ha sido guardado nunca, se abrir el mismo cuadro de dialogo que para Guardar
como.

54

En la parte central de este cuadro de dilogo se muestran los archivos y


carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en
este caso Mis documentos.

Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de
dilogo:

- Guardar en
- Nombre del archivo
- Guardar como tipo
Veamos cmo rellenarlos:
Guardar en, aqu debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a
guardar el documento.

Por defecto aparecer la carpeta predeterminada Mis documentos, si quieres


guardar tu archivo en otra carpeta debes buscarla y hacer doble clic sobre ella para
copiarla en el campo Guardar en.

Tambin

se

puede

cambiar

la

carpeta

predeterminada.

55

Si la carpeta que buscas no es una de las que se


muestran en el cuadro de dilogo puedes buscarla
mediante el icono

que te lleva a la carpeta de

55

nivel inmediatamente superior. Para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic
en una carpeta.

Pinchando en el botn con el tringulo (o dentro del campo Guardar en) puedes
visualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel en
que nos encontramos hacia arriba. Para ir a una carpeta de esta estructura, o a
otra unidad, basta con hacer clic sobre ella.

Mediante el icono

volvemos a la carpeta anterior.

Tambin puedes crear una nueva carpeta con este icono

, la carpeta se

crear dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en.

Para facilitarnos la bsqueda de nuestra carpeta Word dispone de seis carpetas


(Plantillas de Confianza, Documentos recientes, Mis documentos, Escritorio,
Mi PC, Mis sitios de red) a las que se puede acceder haciendo clic en uno de los
seis iconos de la izquierda.

Aqu puedes ver todo esto con ms detalle, junto con una explicacin de los
conceptos de unidad fsica, unidad lgica, archivo, carpeta, etc.
Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o
documento. Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo
aparecen las primeras letras del contenido del documento, en el caso de la imagen
de esta pgina aparece El da amaneci triste. Si no quieres utilizar este nombre
empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y automticamente se borrar. Si

quieres modificarlo haz clic sobre l.

56

Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente ser Documento de


Word, pero tenemos un men despegable (haciendo clic en el tringulo de la
derecha) con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una
pgina Web, como ya veremos en el punto correspondiente.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro
de dilogo en el que tenemos que elegir una de las tres opciones.

1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser


sustituido por el nuevo que estamos guardando.

2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el


cuadro de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que
estamos guardando.

3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que


estamos guardando al que ya exista, es decir, tendremos los dos archivos
combinados en un solo archivo.

57

Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo
Guardar como.

FORMATOS
Formato de un texto
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las
cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar
el texto.

Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo a la izquierda o


colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones tpicas de formato que
slo afectan a la forma en cmo vemos el texto, pero no al propio contenido del
texto.

Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l, la


forma en la que lo vemos tambin tiene mucha importancia.

Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad.
Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo con Word2007. Con un
poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados
espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseo de forma que tus
documentos se diferencien del resto.

En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en
tres grandes grupos.

58

1. Formato carcter. Afectan a los caracteres en s mismos como


el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc..

2. Formato prrafo. Afecta a grupos de caracteres como lneas y


prrafos, por ejemplo alineacin y sangras.

3. Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que se


pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a
maysculas, numeracin y vietas, bordes y sombreados, etc.

Ahora vamos a ir viendo cada uno de estos tipos de formato.


Adems de las tcnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras
posibilidades para dar formato al texto: los estilos y las plantillas.

Como veremos ms adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un
formato definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una
plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto
caracterstico de esa empresa.

No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un


determinado formato a una lnea del documento no hace falta definir un estilo, lo
haremos con los comandos bsicos que vamos a ver ahora.

Los estilos y plantillas no son ms que una agrupacin de formatos bsicos. As


que lo primero que hay que aprender es a manejar esos formatos bsicos, que es
lo que vamos a hacer en esta unidad.

59

Formato carcter.
Fuentes
Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos
que se escriben como texto. Las letras incluidas en imgenes, no se consideran
caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a
estudiar.

Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los


caracteres que estn disponibles en la pestaa Inicio dentro del grupo de
herramientas Fuente.

Tambin aparecen las herramientas de


formato automticamente al seleccionar una
palabra o frase para poder modificar, fuente,
tamao y estilo de fuente,etc.

Fuente
Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinar en
gran medida el aspecto del texto.

60

Para cambiar el tipo de letra o fuente lo


primero

que tenemos

que

hacer

es

seleccionar los caracteres, palabras o lneas


sobre los que queremos realizar el cambio. A
continuacin hacer clic sobre el pequeo
tringulo que hay al lado de la fuente actual,
esto har que se abra
una ventana con las fuentes disponibles.
Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de
fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

El men despegable tiene dos zonas separadas por una doble lnea horizontal,
en la parte superior estn las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas
las disponibles.

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento


de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles,
tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente.

Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre
ella para aplicarla.
En lugar de desplazarnos por el men despegable para buscar la fuente
podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo
directamente.

61

Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se
ver igual en la pantalla que en la impresora.
Tamao
De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente.
Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo para buscar el tamao
que deseemos, o escribirlo directamente.

La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los


tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos.

Estilo
Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres
disponibles: negrita, cursiva y subrayado .
Basta seleccionar el texto

y
hacer clic en el botn correspondiente.
Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado
(se ve en un tono anaranjado).

Para quitar un estilo que hemos

aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo.

Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, negritos y cursivos.


Mediante las opciones de la pestaa Inicio, Fuente se pueden manejar las
opciones que acabamos de ver y otras ms como el color de los caracteres,

62

Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Mediante las opciones de la pestaa Inicio, Fuente se pueden manejar las


opciones que acabamos de ver y otras ms como el color de los caracteres,

62

subrayado, subndices, etc., en este tema avanzado puedes verlo. Tambin


puedes ver cmo cambiar la fuente predeterminada de forma que todos los nuevos
documentos que crees utilicen esa fuente.

Para practicar estos formatos te aconsejamos realizar este ejercicio paso a


paso Utilizar fuente, tamao y estilo

ORTOGRAFA Y GRAMTICA
En la parte superior de la ventana, en la barra de ttulo, nos informa del idioma
que se est utilizando en la correccin, en este caso, el Espaol.

En la zona titulada No se encontr: aparece en color rojo la palabra no


encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.

Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las
palabras ms parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos
casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la palabra correcta
(Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V.

En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese as


bastara hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.

Llegados a esta situacin debemos decidir qu botn de la derecha pulsamos,


en este caso el ms adecuado sera "Cambiar todas", pero veamos el significado
de cada uno de ellos
Omitir una vez. No realiza ninguna accin sobre la palabra no
encontrada y continua revisando el documento.

63

Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma


palabra la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella.
Continua revisando el documento.

Agregar
al diccionario. Aade la palabra no encontrada al diccionario
personalizado. Podemos usar esta accin cuando consideremos que
la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que
la vuelva a detectar como no encontrada. Por ejemplo, si no
queremos que detecte como error el nombre de nuestra empresa
"Arial".

Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias


sustituir a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia
que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la
palabra no encontrada la correccin que creamos oportuna y pulsar
este botn.
64

Cambiar todas. Cambia automticamente todas las veces que


aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la
palabra no encontrada.

Autocorreccin. Agrega la palabra no encontrada y la palabra


seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccin.
Ms adelante se explica en qu consiste la autocorreccin.

Si quieres ver ms ejemplos de diferentes tipos de errores ortogrficos.


En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botn del tringulo para
desplegar una lista en la que elegir otro idioma. Asegurarse de que el diccionario
elegido est disponible en nuestro ordenador.

Si queremos que tambin realice la revisin gramatical junto con la revisin


ortogrfica, marcar la casilla Revisar gramtica.

El botn Opciones nos lleva al cuadro de dilogo que hemos visto al principio
de esta pgina. Si quieres ver con detalle las diferentes opciones.

El botn Deshacer, deshace los ltimos cambios realizados por la revisin


ortogrfica, uno a uno, pidindonos la confirmacin.

Revisar mientras se escribe.

65

Esta es otra forma de revisar la ortografa; para elegir esta forma de revisin

debemos ir al Botn Office

, hacer clic en el botn Opciones de Word

66

y all seleccionar Revisin. En la ventana que se abre, marcar la


casilla Revisar ortografa mientras escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuar
la revisin ortogrfica de modo permanente,
de forma que nos mostrar los errores que
ya existan en el texto y los que cometamos
segn vamos introduciendo nuevo texto.

Otra

diferencia

respecto

al

mtodo

anterior es que cuando encuentre un posible


error no mostrar el cuadro de dilogo que
vimos anteriormente, sino que subrayar la palabra no encontrada con un
subrayado ondulado en color rojo, como vemos en la imagen de la derecha.

Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y


pulsar el botn derecho del ratn, entonces aparecer una pequea ventana, como
la que vemos en la imagen, que nos permitir tratar el error de forma similar a
como acabamos de ver para Revisar ortografa al finalizar.

Veamos las opciones de esta ventana:


Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita,
la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos
que alguna sugerencia es correcta no tenemos ms que seleccionarla

66

con el cursor y hacer clic, Word sustituir la palabra subrayada por la


sugerencia elegida. En la imagen la sugerencia es: establecer.

Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma


palabra la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella y no
la volver a mostrar subrayada.

En caso de faltar el botn Omitir, no es ningn problema ya que


si queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna
opcin de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se
cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un error no
hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una
palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimir en ningn caso.

Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al


diccionario personalizado y no la volver a mostrar subrayada.

Autocorreccin. Si hacemos clic en Autocorreccin se abrir


la lista con las sugerencias para que elijamos cual de ellas aadimos
a la lista de autocorreccin.

Idioma.

Al

hacer

clic

aparecer

una

lista

para

que

seleccionemos el nuevo idioma.

Ortografa... Si hacemos clic aqu aparecer la misma ventana


para corregir los errores que hemos visto en el apartado Revisar al
finalizar.
67

Si utilizamos este mtodo de revisar la ortografa mientras se escribe


debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un
documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar
todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo depender de la
longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador. Si no
vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opcin, antes de abrirlo.
Si estamos creando un nuevo documento, no notaremos ningn retraso por tener
activada esta opcin.

DISEO DE PGINA
Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos
en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea
en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de


herramientas Configurar pgina, se nos muestra las herramientas con las que se
puede modificar Mrgenes, Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros
de lnea, Columnas y Guiones.

68

Al

hacer

clic

sobre

el

botn

Mrgenes,

aparecen

unos

mrgenes

predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos


mrgenes es correcto para el documento que est realizando, entonces se puede
personalizar haciendo clic en la opcin Mrgenes Personalizados.

Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el


documento. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos
predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede
personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de
papel.

En la pgina siguiente explicamos esta ventana con ms detalle...

69

TABLAS
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que
se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por
ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una
lista de nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos
ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas.
Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para
Internet.

70

Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que
utilizando las tabulaciones u otros mtodos.

Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas,
en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos.

Creacin de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas
equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar,
seleccionar dentro de una cuadrcula las filas o
columnas,

definirla

usando

nmeros

para

especificar cuantas filas y columnas se necesitan o


dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser
ms til un mtodo u otro, vamos a ver los tres.

Para insertar una tabla debemos hacer clic en la


pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all
se muestra una ventana con las tres opciones.

1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula


una tabla, cada cuadrado sera una celda de la misma.

2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, este


vnculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas
y columnas para la tabla.

71

3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se


dimensiona la tabla dibujndola con el mouse

ESTILOS
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal
ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias caractersticas
de formato a la vez.

Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por


ejemplo, el estilo Titulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos,
fuente "Arial", negrita y prrafo alineado a la izquierda. Pero, adems, se pueden
crear estilos personales, con las caractersticas de formato que deseemos.

Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros
documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para
cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc.

Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseo


propio y nos permite trabajar ms eficientemente.

72

Aplicar estilos
Para acceder a los Estilos podemos hacerlo desde la pestaa Inicio en el
grupo de herramientas Estilo. Desde all tambin se puede acceder al cuadro de
dilogo Estilo.

Para acceder al cuadro de dilogo Estilo, hacer clic en el botn inicializador


del cuadro de dilogo Estilo

, que se encuentra en la parte inferior del grupo de

herramientas Estilo (pestaa Inicio).

En el grupo de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la


tarea, simplemente selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en el
Estilo deseado. Si haces clic en el botn

, puedes ver la totalidad de estilos

predefinidos.

73

74

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de dilogo


Estilos slo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se
muestran en el panel Estilos.

Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volver al estado original, es decir,
sin ningn tipo de formato.

Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicar el estilo al


texto que insertemos partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo.

Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se
puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello
hacer clic en el cuadro de verificacin Mostrar vista previa.
El botn Inspector de Estilos

abre un cuadro de dilogo que permite observar el

estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.


Debajo puede observarse el botn Mostrar Formato,

74

En este panel se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo
de alineacin, el tamao de la fuente, etc. Tambin podemos ver los atributos
referentes al Prrafo, como la alineacin, nivel de esquema, etc.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso
Aplicar estilos

75

PLANTILLAS
Introduccin
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una
plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente,
el tamao, etc., de todo el documento, as como los formatos de las tablas, las
tabulaciones incluidas, la configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies de
pgina.

Una plantilla puede sernos til cuando usamos muchas veces un documento
con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento ser
siempre muy parecido, ya que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin, el
remitente, el asunto, etc.

Una plantilla es un documento de Word 2007 con la caracterstica de que el


tipo de documento es plantilla de documento (.dotx)

La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un


documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla
permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas
veces queramos.

Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento


nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dotx.

76

Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automticamente al crear un nuevo


documento. Esta plantilla es la que contiene la informacin del tipo de letra, estilo,
tamao, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.

En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el


men Formato de Fuente, hay un botn llamado Predeterminar que hace que los
cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la
plantilla Normal.dotx.

Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero debemos abrirla, hacer los


cambios que deseemos y posteriormente guardarla.

Si por cualquier motivo hemos realizados demasiados cambios y no nos


acordamos cmo estaba en su estado original podemos volver a tener la plantilla
original borrndola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx de nuestro disco duro.
La prxima vez que abramos Word con un documento nuevo se crear
automticamente.

Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes,
Informes, etc. vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cmo
podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y tambin cmo
crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.

Tambin se pueden crear plantillas basadas en formularios de introduccin de


datos con controles ms complejos, los veremos en el tema
Compartir
documentos.

77

Utilizacin de las plantillas de Word


Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botn
Office

, como puedes ver en esta imagen.

Si lo hacemos de la primera forma se abrir el panel Nuevo documento que puedes


ver en esta imagen.

78

El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas ms habituales


cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo
en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. Tambin nos
permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a
ver a continuacin.

Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una
plantilla:

Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opcin accedemos al sitio
web de Microsoft dnde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta
pgina Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos.

Plantillas instaladas, es la opcin que permite abrir las plantillas disponibles en


el disco duro del ordenador.

Destacado te permite elegir entre las plantillas ms usadas en el ordenador.


Mis plantillas, donde aparecern las que hayamos creado.
Este cuadro de dilogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Carta
elegante. Hacer doble clic en la plantilla que nos interese.

79

Asegurarse que est marcado Documento en la parte inferior derecha del


cuadro de dilogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word
utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla.

80

IMGENES Y GRFICOS
Introduccin
Hoy en da un documento para que sea considerado como un buen documento
debe incluir, siempre que sea necesario, grficos o imgenes, sobre todo si se va a
distribuir por Internet.

Un excelente procesador de textos como es Word2007 no poda dejar de tener


en cuenta que la imagen cada vez est ms integrada con el texto. Cada nueva
versin del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo.

En Word se puede trabajar con diferentes tipos de grficos, vamos a enumerar


estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada trmino a lo largo
del resto de este tema. Podramos clasificar los elementos grficos utilizados en
Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imgenes y grficos:

IMGENES.
Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas procedentes
de las libreras que Word tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn
construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas
sin prdida de resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que
las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podramos
considerar estas imgenes como un conjunto de objetos grficos. Los grficos
creados con las herramientas de Word para dibujar tambin son imgenes
vectoriales.

81

Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes fotogrficas


procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop,
Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes
se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,..., pero
no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por
puntos o pixeles que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn
relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero
en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo
pueden perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos
estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales.

GRFICOS.
Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos,
elipses, etc.

WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con


diversas opciones.

SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.


Grficos. Representacin de datos en forma grfica.
Hay algunos objetos ms que podran ampliar esta relacin, como el sonido y
los vdeos digitales, aunque esto lo trataremos en la prxima ampliacin de este
curso.

82

Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones,


como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello
disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a continuacin,
fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas Diseo y
Presentacin para los grficos.

Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word
con una componente grfica atractiva.

Tipos de archivos grficos


Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las
caractersticas de los ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de
archivo, y se reconoce por la extensin del archivo, por ejemplo un archivo
llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.

Imgenes no vectoriales o de mapa de bits.


JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se
utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos
tonos.

GIF. Es el ms utilizado en Internet, permite una buena compresin con


imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos
animados.
BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho
espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.

83

PNG. Moderno formato que permite compresin.


Imgenes vectoriales o prediseadas.
WMF. Formato de las imgenes prediseadas de Word.
Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vdeo digital. WAV
y MP3 para los de sonido.

IMPRESIN
Se puede imprimir de dos formas:
a) Desde la opcin de men Impresin rpida que se encuentra
dentro del men Imprimir del Botn Office.

Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de


impresin.

b) Desde la opcin de men Imprimir (CTRL+P) que se encuentra


en el Botn Office.

Cuando queremos cambiar alguna caracterstica de impresin. Por


ejemplo, el nmero de copias, imprimir slo alguna pgina del
documento, etc.

84

Desde la opcin de men Impresin rpida Se pincha en el Botn Office

, se

hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se


selecciona la opcin Impresin rpida.

Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las


pginas del documento, con las opciones definidas en ese momento.

Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente


comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar
el comando Imprimir.
Desde el comando Imprimir

Desde el Botn Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P),


aparecer el cuadro de dilogo que ves a continuacin.

85

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botn Aceptar.


Haciendo clic en el botn Opciones, se abre otra ventana en la que podemos
seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imgenes de
fondo muy til cuando queremos que los temas que vienen acompaados de
soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.

86

Descripcin de la ventana Imprimir


Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro
de dilogo:

Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que


queremos que salga la impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una
impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red.
Pinchando en el botn Propiedades podemos cambiar algunos parmetros como
el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o
blanco/negro, etc...
Intervalo de pginas. En este recuadro indicamos las pginas que queremos

imprimir, basta con pinchar en la opcin deseada:

87

Todo. Imprime todo el documento.


Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado
el punto de insercin en ese momento.

Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento,


podemos pinchar en esta opcin para que nos imprima nicamente el
texto seleccionado.

Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima.


Si queremos pginas salteadas, poner los nmeros de pgina
separados por coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimira las pginas 2, 8 y
10 Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final
separadas por un guin, por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4,5,6
y 7. Se puede indicar un intervalo sin pgina inicial para indicar
'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las paginas 1,2 y 3 (hasta la pgina
3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por ejemplo 12imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas
inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las formas
anteriores,

por

ejemplo:

2,3,10-

imprimira

las

pginas

2,3,10,11...hasta la ltima.
Copias. En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos,
es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de
pginas, tantas veces como indicamos en Nmero de copias.

88

Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus


otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada
pgina juntas.

Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones.


Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja
deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4 pginas en una sola hoja de
papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos
tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos.

Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que


tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4.

Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas


por hoja, en Escalar al tamao del papel el men despegable nos
ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin escala.
Este ltimo valor puede producir resultados un tanto inesperados en
algunos casos, lo recomendable es poner el tamao del papel que
estemos usando, usualmente A4, para este tamao se pueden
imprimir de forma legible hasta 4 Pginas por hoja.

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir
en un documento, datos almacenados en otro sitio.

89

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los
datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos
el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de
generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De
esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como
personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin


de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc.
Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo
puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de

90

direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en


el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de
Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por
ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese
cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu


sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

Crear el documento principal


Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un
documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de


correspondencia, all haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.

91

Se abrir la seccin Combinar correspondencia


con el primer paso del asistente. Este asistente es
muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le
contestamos haciendo clic en la opcin deseada.

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de


documento que queremos generar (cartas, mensajes
de correo electrnico, sobres, etc..)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del
asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la


parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento.

Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar


con el asistente.

92

ESQUEMAS
Introduccin
Qu es un esquema?, Qu utilidad le
podemos obtener de los esquemas?, Sabe Word trabajar con esquemas de forma
eficaz?. Todas estas preguntas y algunas ms que te irn surgiendo conforme
avances por esta unidad sern resueltas a medida que entremos en el mundo de
los esquemas.

Para comenzar vamos a explicar que se entiende por esquema, un esquema es


un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un esquema
el documento debe estar organizado en niveles, es decir que el documento se
pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos existan puntos
secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y sencillo es este curso; el curso esta
dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo en puntos secundarios y
algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel.

Cuanto ms extenso sea un documento ms interesante es utilizar los


esquemas. En un documento corto no es necesario crear un esquema pero un
documento largo sin un esquema puede resultar difcil de manejar.

Y con respecto a si sabe Word trabajar con esquemas de forma eficaz lo iremos
viendo a lo largo de la unidad y podris comprobar que con un pequeo esfuerzo
adicional nuestros documentos quedarn perfectamente estructurados.

Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.

93

Y este es el mismo documento en vista de esquema, ms adelante veremos


cmo crearlo.

Conceptos previos
Antes de ver cmo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos
conceptos que utilizaremos en el resto de la unidad.

Nivel de esquema. El nivel de esquema es una caracterstica de formato que


se puede asignar a un prrafo. De forma similar a cmo asignamos una alineacin
a un prrafo, tambin podemos asignarle un nivel de esquema. Hay nueve niveles
disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creacin de esquemas se basa en los niveles de
esquema, es decir, para crear un esquema previamente debemos asignar los
niveles de esquema es las partes adecuadas del documento. Como iremos viendo
a lo largo de esta unidad, los niveles de esquema se pueden asignar directamente
o por medio de los Estilos de Ttulo.

Estilo de ttulo. Un estilo de ttulo es un formato predefinido que se aplica


normalmente a un ttulo. Word tiene nueve estilos de ttulo diferentes: Ttulo 1,
94

Ttulo 2, Ttulo 9. Cada estilo tiene sus propias caractersticas de formato (fuente,
tamao de letra, etc.) y tambin tiene un nivel de esquema definido. El estilo Ttulo
1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Ttulo 2 tiene el nivel de esquema 2, y as
sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de ttulo tambin estamos
asignando el nivel de esquema correspondiente.

Mapa de documento. Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles de


esquema a nuestro documento, Word dispone de otra forma de crear algo similar a
un Esquema. Se trata del Mapa del documento que es un esquema ms
rudimentario creado por Word segn unos criterios internos que no podemos
modificar. Si el documento esta bien estructurado Word crear un Mapa de
documento bastante bien definido, pero si el documento no tiene una estructura
clara el mapa de documento creado por Word nos servir mas bien de poco. Al
final del tema compararemos en profundidad las diferencias entre Esquema y
Mapa de documento.

Tabla de contenidos. Una tabla de contenido tambin puede tener ciertas


similitudes con un esquema. Una tabla de contenidos es lo que en Espaa solemos
llamar un ndice. Una tabla de contenidos es una lista de los puntos de un
documento con el nmero de pgina donde se encuentra dicho punto. Adems
tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en cuestin
presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre el punto. Tambin tiene la
capacidad de actualizarse de forma automtica.

95

TABLAS
DE
CONTENIDOS,
ILUSTRACIONES, NDICES

TABLAS

DE

Introduccin
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est
buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente
como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico. En el
punto siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y tabla de contenido.

Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando
con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado
podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin
rpida de algn punto importante del documento.

Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y


colocar todos los trminos importantes del documento, para que posteriormente los
lectores puedan encontrarlos.

En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos


y tablas, que nos permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su
bsqueda y consulta por parte de los lectores.
Conceptos bsicos.

dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice


alfabtico, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se suele
96

ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se


encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya

dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice


alfabtico, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se suele
97

colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y


sencilla. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de de un ndice.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un


documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento.
Una tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina y puede
establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de
contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando
queremos saber de qu temas trata el libro.

Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los niveles de
esquema (Ver Unidad 15) casi tendremos construida la tabla de contenido. En la
imagen de la derecha podemos ver un trozo de una tabla de contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos en la unidad


anterior, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de
contenido ya que no dispondremos de la posibilidad de pasar a la vista Esquema.

Insertar marcas de ndice.

Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas


entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.

Existen 2 formas de marcar las entradas del ndice:


97

De forma automtica:
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos
crearnos un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de ndice.

El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:


- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el
ndice.

- En la primera columna debemos tener las entradas del


documento original que queremos tener en el ndice. Las frases o
palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo
en el documento es "Captulo 2. Tipos de vehculos" en la columna
tendremos que escribir ese texto idnticamente, si escribiramos"
capitulo 2. Tipos de vehculos" no sera correcto ya que la "c" est en
minscula y la "i" no est acentuada y por tanto la tomara como otra
frase.

- En la segunda columna debemos introducir el texto que


deseemos que aparezca en el ndice.

- Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo


podemos querer tener dentro del Captulo 2 una sub entrada llamada
"Vehculos de motor" entonces en la segunda columna pondremos
"Captulo 2. Tipos de vehculos: Vehculos de motor", los dos puntos
":" indican que es un subndice de Captulo 2.
98

- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos


que aparezca en el ndice.

- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de


forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno
a otro podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista - Ver en paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las


entradas del documento automticamente.

- Abrimos el documento a marcar.


- Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn
Insertar ndice

Aparece el dilogo de ndice.

99

- Hacemos clic en el botn Automarcar.


Aparece un dilogo para seleccionar el fichero donde tenemos el
listado.

- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.


El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word a
incluido unas marcas en nuestro texto.

Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice
como veremos en el siguiente apartado.

MARCADORES, REFERENCIAS CRUZADAS Y NOTAS A PIE.


Introduccin
En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone Word
para relacionar informacin en el documento, con los marcadores y las referencias
cruzadas, y para hacer aclaraciones con la utilizacin de las notas al pie y las notas
al final.

Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y


sern ms fciles de utilizar.

Al redactar un documento, Cuntas veces nos hemos encontrado con que


estamos hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustara
que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas ocasiones no
lo hemos hecho por no saber cmo.

10

Por ejemplo, ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un enlace a la
pgina dnde est ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el nmero de la
pgina corremos el riesgo que, ms adelante, modifiquemos el documento y
cambie el nmero de pgina y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya
est solucionado de forma automtica con las referencias cruzadas, como vamos a
ver a continuacin.

Conceptos bsicos.
Marcadores. Un marcador identifica
una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un nombre e identifica para
futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un
documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el
mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital
tambin se puede hacer esto y de una manera ms sofisticada y elegante.

Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder
acceder a estos puntos de manera rpida y sencilla. Adems son la base para
crear referencias cruzadas en nuestro documento.

Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador


permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de
Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la
palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.

10

Referencias cruzadas. Una referencia cruzada


sirve para hacer referencia a algn elemento
que se encuentra en el documento. Por ejemplo
cuando estamos recordando algn concepto que hemos explicado en algn tema
anterior solemos hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos utilizar las
referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o grfico dentro
del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de
actualizarse automticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la
referencia ya no est en la pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza
sola.

En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen


anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima
de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo
clic accedemos a la posicin donde se encuentra la referencia (en este caso el
marcador "ratn").

Notas a pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para aadir
informacin o dejar constancia de alguna aclaracin con respecto al texto
desarrollado en la pgina. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se
ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se pondr quien es el autor de
esa cita.

En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un


superndice con el nmero 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La
segunda imagen muestra la nota al pie referente al superndice 1.

10

Las notas a pie como veremos en la


unidad pueden ser al pie de pgina como en
este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota
al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPg.

Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho
se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la
pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele poner al final de un
captulo o bien al final del documento.

103

Insertar marcadores.
Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro
documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una
referencia cruzada.

Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien


sencillos:

- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el


texto.

- Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o


presionar Ctrl + Mays + F5.

Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen de la derecha. Donde debemos


escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco
y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener nmeros. El nombre
no puede ser mayor de 40 caracteres.

Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin.


Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir
seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del
documento a la que est asociado el marcador.

104

Cmo ver los marcadores de nuestro documento?.


Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la
opcin Marcadores ocultos.

Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder el


men Archivo y hacer clic en el botn Opciones de Word.

Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora


Avanzadas, en la lista de opciones de la derecha deberemos bajar hasta encontrar
las opciones relativas a Mostrar contenido de documento, all marcaremos la
opcin Mostrar marcadores. Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo
Opciones veremos en nuestro documento aquellos marcadores que hemos
incluido.

Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la


pestaa Inicio, desplegando la opcin Buscar y seleccionando Ir a, o presionando
Ctrl + I. En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a
y en la lista despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos,
posteriormente solo debemos pulsar sobre Ir a.

105

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS.
Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de
elementos grficos. Un organigrama es un elemento grfico que representa
una organizacin, normalmente jerrquica, por ejemplo la organizacin de cargos
en una empresa.

Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser


obligatoriamente una organizacin jerrquica, puede representar desde un grupo
de elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de secuencias donde por
medio de la representacin grfica se explica los pasos o componentes con una
secuencia lgica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

106

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas


especficas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.
Organigramas.
Crear organigramas.
Para insertar un organigrama debemos:
- Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar
SmartArt.
- Se abrir este cuadro de dilogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar
y pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.

Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel principal con 3


subordinados y un asistente.
107

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y
escribir el texto que deseemos.

Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.

Agregar formas.

Este botn sirve para insertar elementos


(recuadros) al organigrama, pulsando sobre el tringulo
negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar,
dependiendo en qu nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en
el primer nivel como es nico no puede tener compaero de
trabajo.
Un Subordinado es un recuadro que est claramente un

108

nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A.


Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo B es compaero de C
y viceversa.
Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por
ejemplo A1 es asistente de A.

Microsoft Office Power Point 2007.


1. El entorno de Power Point 2007
2. Diapositivas de texto
3. Diapositivas de grfico
4. Diapositivas de grfico (parte 2)
5. Formas e imgenes en Power Point
6. Operaciones con objetos
7. Disear una presentacin
8. Efectos de transicin
9. Vdeos en presentaciones
10. Sonido en una presentacin
11. Efectos multimedia
12. Hipervnculos - Mens
13. Guardar para la web

Ver archivo anexo con extensin pdf

109

Microsoft Office
Excel 2007.
1. Introduccin. Elementos de Excel
2. Elementos de Excel
3. Operaciones con archivos
4. Frmulas y Funciones
5. Manipulando celdas
6. Formato de celdas
7. Cambios de estructura
8. Insertar y eliminar elementos
9. Grficos
10. Imgenes
11. Esquemas y vistas
12. Importar datos a Excel
13. Tablas de Excel

11

INTRODUCCIN. ELEMENTOS
DE EXCEL.
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con
nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas
hasta clculos de prstamos hipotecarios.
Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, la pantalla, las
barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se
llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn
momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en
disposicin de empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema.
Iniciar Excel 2007
Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007.
Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al
colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que
hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el
nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar
, este botn se encuentra situado en la parte
superior derecha de la ventana de Excel.
Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de
teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el men Botn Office

y elegir la opcin Salir.

111

La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms
fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en
general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en
cada momento, como veremos ms adelante.

Qu es y para qu sirve Excel 2007?


Excel2007 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si
ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te
resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de
forma similar en todos los programas de Office.
Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de clculo, no te
preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de clculo es un programa que es capaz
de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula
donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo
de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a

112

Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos ms adelante
cmo se hace exactamente, pero es muy fcil).
Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa
qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes
que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al
introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a
calcularlo todo.
Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que
ests haciendo la declaracin de la renta a mano y al final descubres un error, tendras
que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel slo tienes que corregir un dato.
Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer simulaciones
fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un
prstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el
importe del prstamo para que veas lo que tendras que pagar en cada caso.
Vamos a ver otro ejemplo que nos servir para ver ms caractersticas de Excel.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.


Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por
nmeros 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.
En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la Banda de opciones puedes ver la
frmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda
D11 multiplicado por 0,16.
As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseando seguir el resto del curso
para aprender a utilizarlo.
Tambin puedes ver en este ejemplo cmo se puede utilizar texto en cualquier parte
la hoja de clculo, incluso podramos haber puesto un grfico con el logotipo de la
de
ferretera.

11

Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En
muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si
sabes matemticas mucho ms partido podrs sacar de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir de
los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma de tarta y en forma de barras
que se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el
plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos
financieros.

ELEMENTOS
EXCEL.

DE

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel,
as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo
para la creacin de hojas de clculo.
Movimiento rpido en la hoja
Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra
hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el
rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a
travs de la hoja son:
MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
Primera celda de la columna FIN FLECHA ARRIBA
activa
ltima celda de la columna FIN
activa

FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa

FIN

FLECHA DERECHA

114

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda
donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la
izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la
tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento
para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
Movimiento rpido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen
3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas
del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es
decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la
pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de
los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las ltimas hojas.


Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la
etiqueta de sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn
ningn efecto.

115

Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos


dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO

TECLADO

Hoja Siguiente
Hoja Anterior

CTRL+AVPAG
CTRL+REPAG

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos
que desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te
explicamos a continuacin:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la
celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn

de la barra de frmulas, al hacer clic

sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir
siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido
de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botn Cancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la
celda seguir con el valor que tena.

116

Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro


dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para
comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la
celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo
o ms tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede
modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla
FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la
celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o
iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a
modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma,
ahora es cuando podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn
Aceptar.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se
introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la
celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos
que desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:

117

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te
explicamos a continuacin:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la
celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn

de la barra de frmulas, al hacer clic

sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir
siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido
de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botn Cancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la
celda seguir con el valor que tena.
Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para
comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la
celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo
o ms tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede
modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla
FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la

celda adecuada, despus activaremos la Barra


o

118

de

Frmulas pulsando

la tecla

F2

iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a


modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma,
ahora es cuando podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn
Aceptar.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se
introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la
celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una
celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis
de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo
como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de
frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos


Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que
ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o
rechazar utilizando el botn No.

11

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo
en la esquina superior izquierda tal como esto:
.

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como

que nos permitir saber

ms sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un
cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin:
Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y
nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente
el error sea simplemente que la frmula de la celda no
tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas
adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las
dems sumas).
Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no
podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el
smbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO
, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por
ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza
una fecha o una hora negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.

12

Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un


smbolo en la esquina superior izquierda tal como:
. Este smbolo se
utilizar como hemos visto antes.

OPERACIONES
ARCHIVOS.

CON

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar
como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de
trabajo de Excel.
Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra


ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre
ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se
denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos,
para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.
Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre:
Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como...
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has
realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos:

121

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre


de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta
de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el

contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has
realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos:

121

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la


unidad donde vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad
seleccionada.
Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar.
Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de
la modificacin. Para ello:
Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar

de la Barra de Acceso Rpido, se

guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de
teclas Ctrl + G.
Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos
permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no
estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el
nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el Botn Office
Selecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar.
122

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no


almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:

Haz clic sobre el botn:


Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la ltima
vez que guardamos.
S para almacenar el documento antes de salir de l.
En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de
dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se
almacenar con el nombre que tena.
Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar
de la barra de men, cuidado no
el de la barra de ttulo que cerrara el programa Excel.

Empezar un nuevo libro de trabajo


Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero
supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
Selecciona el Botn Office y elige la opcin Nuevo.

123

O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.


En el cuadro que aparecer deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

Abrir un libro de trabajo ya existente


Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina
Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del Botn Office.
Botones del cuadro de dilogo Guardar
Cuando se abre el cuadro de dilogo Guardar como aparecen varios botones en la
parte superior. A continuacin te los explicamos:

124

Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos
permitir volver atrs, es decir, a la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis
documentos, como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A
continuacin habr que especificarle un nombre.
Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha, elegiremos entre:
Iconos pequeos: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de
tamao pequeo.
iconos grandes: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de
tamao grande.
Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos.
Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte
derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo
seleccionado.
Crear
automticamente
seguridad

copias

de

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo
original. Para ello:
Seleccionar el Botn Office y elegir la opcin Guardar como...
Despus hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn

Elegir la opcin Opciones generales...


Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar de la derecha.

12

Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.

12

Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de opciones, vuelve a hacer clic
sobre el botn Aceptar para cerrar ahora el cuadro de dilogo Guardar como

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.


Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.


En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida.
Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el
recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir.

12

Proteger libros de trabajo


Excel2007 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseas.
Existen dos tipos de contraseas:
Contrasea para abrir: para que slo puedan acceder al libro aquellas personas que
conocen la contrasea.
Contrasea de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero
solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contrasea.
Las contraseas pueden tener como mximo 15 caracteres, distinguiendo entre
maysculas y minsculas.
Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, sigue los siguientes pasos:
Seleccionar el Botn Office.
Elegir la opcin Guardar como...

Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn

Elegir la opcin Opciones generales...


Aparecer
continuacin:el cuadro de dilogo Opciones para guardar que te mostramos a
127

Escribir la contrasea en el recuadro Contrasea para abrir o en el recuadro


Contrasea de escritura dependiendo del tipo de contrasea.
Al escribir la contrasea aparecern ***** para que nadie pueda verla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha para


confirmar la contrasea (es una forma de
asegurarnos que la contrasea que introduzcamos es
deseada y no nos hemos equivocado).

la

Volver a escribir la contrasea en el recuadro.


Hacer clic sobre el botn Aceptar para salir de la confirmacin.
Si no hemos escrito las dos veces la misma contrasea, Excel2007 nos pedir volver a
introducirla.
Hacer clic sobre el botn Guardar para cerrar el cuadro de guardar como.
El efecto de la proteccin al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de
abrirlo.
Si hemos utilizado una contrasea para abrir, aparecer el cuadro de dilogo de la
derecha.
Si conocemos la contrasea, la escribimos en el recuadro y Aceptar.
Excel2007 recuperar el libro para poder realizar cualquier modificacin sobre ste.
Si no conocemos la contrasea, Excel2007 no nos dejar abrirlo.

Si hemos utilizado una contrasea de escritura,


aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Si conocemos la contrasea, la escribimos en el
recuadro y Aceptar.
Excel2007 recuperar el libro para poder realizar cualquier modificacin sobre ste.
Si no conocemos la contrasea, podremos pulsar el botn Slo lectura en cuyo caso
Excel2007 lo abrir pero cualquier modificacin se tendr que guardar con otro nombre
128

Cerrar todos los libros abiertos.


Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a que cierre
automticamente todos ellos con una sola operacin. Para ello:
1 Haz clic en el Botn Office

2 Haz clic en el botn Salir de Excel.


3 Si al cerrar algn libro encuentra alguna modificacin no guardada, nos avisar como
vimos en la operacin normal para cerrar un libro.
Se cerrarn automticamente todos los libros abiertos.
Usar plantillas.
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo.
Puede incluir tanto datos como formatos.
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
Seleccionar el Botn Office .
Elegir la opcin Nuevo...
Hacer clic sobre la categora Plantillas instaladas en el cuadro de dilogo Nuevo Libro.

129

Aparecern las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habra que volver a instalar


Excel2007 con las opciones de plantillas activadas.
Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos.
Hacer clic sobre el botn Crear.
Posiblemente nos avise de la habilitacin de macros junto con la plantilla, y al final
aparecer una copia de nuestro modelo elegido.
Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecer el cuadro Guardar como para tener siempre
la plantilla original.

Crear plantillas.

Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:


Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos
los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
Seleccionar el Botn Office.
Elegir la opcin Guardar como...
Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se

abra la lista desplegable y elegir la opcin Plantilla de Excel.

130

Hacer clic sobre el botn Aceptar.


Abrir varios libros de trabajo a la vez.
Podemos abrir varios archivos a la vez desde el cuadro de dilogo Abrir. Para ello:
Seleccionar el Botn Office... y elegir la opcin Abrir.

Seleccionar un archivo a abrir.


Pulsar la tecla CTRL del teclado, y mantenindola pulsada seleccionar otro archivo.
Repetir este ltimo paso hasta que estn seleccionados todos los archivos que
deseamos abrir.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

131

Todos los archivos se abrirn solo que uno de ellos se visualizar en pantalla, los
dems estarn por debajo.

Abrir libros de trabajo de slo lectura.

Para evitar modificar la versin de un archivo al guardarlo en disco, podremos abrir


como archivo de slo lectura. Para ello:
Seleccionar el Botn Office y elegir la opcin Abrir.

Seleccionar el archivo a abrir.


Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn Abrir para que se abra la lista
desplegable.

Elegir la opcin Abrir como de slo lectura.

132

Excel2007 abrir el archivo, lo podremos leer e incluso modificar, pero no podremos


guardarlo con el mismo nombre. A la hora de guardarlo nos pedir otro nombre
mediante el cuadro de dilogo Guardar como.

Botones del cuadro de dilogo Abrir.

Cuando se abre el cuadro de dilogo aparecen varios botones en la parte superior. A


continuacin te los explicamos:
Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos
permitir volver atrs, es decir, la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis
documentos, como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste.

Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.


Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A
continuacin habr que especificarle un nombre.
Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha, elegiremos entre:

Iconos grandes: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de
tamao grande.

13

Iconos pequeos: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de
tamao pequeo.

Iconos grandes: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de
tamao grande.

13

Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos.


Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte
derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo
seleccionado.

Adems, en la parte izquierda, aparecen las carpetas ms usadas, como Historial,


Favoritos, Mis documentos,... para acceder directamente a ellas.

FRMULAS
FUNCIONES.

Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su


comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base
de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por
cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del
curso y la buena utilizacin de Excel.

funciones existentes o la sintaxis de stas.


Introducir Frmulas y Funciones

13

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para


agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso
del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las

funciones existentes o la sintaxis de stas.


Introducir Frmulas y Funciones

13

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con
uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o
ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios
antes o despus de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos.
El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas
incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+
C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
135

Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones


anidadas dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que
realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de
informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Insertar funcin con el asistente

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si


conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas.
Elegir la opcin Insertar funcin.

136

O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a
continuacin hacer clic sobre el botn

, de esta forma no es necesario

conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el
cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la
descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente
una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el
cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos
haciendo clic sobre sta.

137

Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen
los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha
funcin.
A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones


dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos
devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero
de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir
coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar,
en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un
nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Funcin

AHORA()

Descripcin
Devuelve la fecha y la
hora actual
Devuelve

el

ao

en

AO(nm_de_serie)
formato ao

13

DIA(nm_de_serie)

Devuelve el da del mes


Calcula el nmero de

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) das

entre

las

dos

fechas
Devuelve un nmero del
DIASEM(nm_de_serie;tipo)
1 al 7
Devuelve la fecha en
FECHA(ao;mes;da)
formato fecha
Devuelve la fecha en
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
formato de fecha
Devuelve la hora como
HORA(nm_de_serie)
un nmero del 0 al 23
Convierte una hora de
HORANUMERO(texto_de_fecha)
texto en un nmero
HOY()

Devuelve la fecha actual


Devuelve el nmero del
mes en el rango del 1

MES(nm_de_serie)
(enero)

al

12

(diciembre)
Devuelve el minuto en
MINUTO(nm_de_serie)
el rango de 0 a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo)

Convierte

horas,

139

minutos

segundos

dados como nmeros


Devuelve el segundo en
SEGUNDO(nm_de_serie)
el rango de 0 a 59

Funciones de texto

Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros,
pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de
texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Funcin

CARACTER(nmero)

Descripcin
Devuelve

el

carcter

especficado por el nmero


Devuelve el cdigo ASCII
CODIGO(texto)
del primer caracter del texto
Devuelve una cadena de
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
caracteres con la unin
Redondea

un

nmero

DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares)
pasado como parmetro
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)

Devuelve

el

nmero

de

140

caracteres especificados
Devuelve la posicin inicial
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
del texto buscado
Devuelve el mismo texto
ESPACIOS(texto)
pero sin espacios
Devuelve

los

caracteres

EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)
indicados de una cadena
Encuentra

una

cadena

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
dentro de un texto
Devuelve un valor lgico
IGUAL(texto1;texto2)
(verdadero/falso)
Devuelve

el

nmero

de

IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
caracteres especificados
Devuelve la longitud del
LARGO(texto)
texto
Limpia

el

texto

de

LIMPIAR(texto)
caracteres no imprimibles
MAYUSC(texto)

Convierte a maysculas

MINUSC(texto)

Convierte a minsculas

MONEDA(nmero;nm_de_decimales)

Convierte a moneda
Convierte a mayscula la

NOMPROPIO(texto)
primera letra del texto

141

Reemplaza parte de una


REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo)
cadena de texto por otra
REPETIR(texto;nm_de_veces)

Repite el texto
Reemplaza el texto con

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia)
texto nuevo
Comprueba que el valor es
T(valor)
texto
TEXTO(valor;formato)

Convierte un valor a texto


Convierte

un

nmero

TEXTOBAHT(nmero)
texto tailands (Baht)
Convierte

un

texto

VALOR(texto)
nmero
Funciones de bsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las
frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para
realizar bsquedas de datos.
Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna
informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que
conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un
restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante.
142

Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por
otros datos que s conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:
Funcin

AREAS(ref)

Descripcin
Devuelve el nmero de rangos
de celdas contiguas
Busca valores de un rango de

BUSCAR(...)
una columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicado Busca en la primera fila de la
r_filas;ordenado)

tabla o matriz de valores

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicado Busca un valor en la primera


r_columnas;ordenado)

columna de la izquierda

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de Devuelve la posicin relativa de


_coincidencia)

un elemento
Devuelve el nmero de columna

COLUMNA(ref)
de una referencia

COLUMNAS(matriz)

Devuelve

el

nmero

columnas

que

componen

de
la

matriz
Devuelve una referencia a un
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
rango

143

Crea una referencia de celda en


DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
forma de texto
Elige un valor o una accion de
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
una lista de valores
FILA(ref)

Devuelve el nmero de fila

FILAS(matriz)

Devuelve el nmero de filas

HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descrip Crea un acceso directo a un


tivo)

documento

IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_ Extrae datos almacenados en


dinmicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...) una tabla dinmica
Devuelve el valor de una celda
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

en la interseccin de una fila y


una columna
Devuelve

una

referencia

INDIRECTO(ref;a1)
especificada
Intercambia las filas por las
TRANSPONER(matriz)
columnas en una matriz

Funciones financieras.

144

Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos
financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia
"caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

Funcin

Descripcin y Ejemplo
Devuelve la depreciacin de un
bien

para

un

perodo

DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)
especificado,

mtodo

de

depreciacin de saldo fijo


Devuelve la depreciacin de un
bien
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)

para

un

perodo

especificado, mediante el mtodo


de

depreciacin

por

doble

disminucin de saldo
Devuelve la depreciacin de un
DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;f bien
actor;sin_cambios)

para

un

perodo

especificado, incluyendo periodos


parciales

INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)

Calcula el inters pagado durante

145

un perodo especfico de una


inversin
Devuelve el nmero de pagos de
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)
una inversin
Devuelve el pago de un prstamo
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

basado en pagos y tasas de


inters constantes
Devuelve el inters pagado por

PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

una

inversin

durante

periodo

determinado
Devuelve el pago de un capital de
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
una inversin determinada
Devuelve
SLN(costo;valor_residual;vida)

mtodo

la

depreciacin

directo

de

un

por
bien

durante un perodo dado


Devuelve

la

depreciacin

por

mtodo de anualidades de un
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)
bien

durante

un

perodo

especfico
Devuelve la tasa de inters por
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)

periodo de un prstamo o una


inversin

TIR(valores;estimar)

Devuelve

la

tasa

interna

de

146

retorno de una inversin para una


serie de valores en efectivo
Devuelve

la

tasa

interna

de

TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin)
retorno modificada
Devuelve el valor actual de una
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
inversin
Devuelve el valor futuro de una
inversin

basada

en

pagos

VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)
peridicos y constantes ms una
tasa de inters constante
Devuelve el valor neto actual de
una inversin a partir de una tasa
VNA(tasa;valor1;valor2;...)
de descuentos y una serie de
pagos futuros
Otras funciones.

Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de


funciones de diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad.
En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.
Funcin

Descripcin

Funciones matemticas y trigonomtricas


ABS(nmero)

Devuelve el valor absoluto de

147

un nmero
Devuelve un nmero entre 0 y
ALEATORIO()
1
Devuelve
COMBINAT(nmero;tamao)

el

nmero

de

combinaciones para un nmero


determinado de elementos
Devuelve el coseno de un

COS(nmero)
ngulo
Redondea un nmero hasta el
ENTERO(nmero)
entero inferior ms prximo
Realiza el clculo de elevar "e"
EXP(nmero)

a la potencia de un nmero
determinado
Devuelve el factorial de un

FACT(nmero)
nmero
Devuelve el nmero pasado en
NUMERO.ROMANO(nmero,forma)

formato

decimal

nmero

Romano
Devuelve

el

valor

de

la

PI()
constante pi
Realiza el clculo de elevar un
POTENCIA(nmero;potencia)
nmero a la potencia indicada

148

Devuelve

el

resultado

de

realizar el producto de todos


PRODUCTO(nmero1;nmero2;...)
los nmeros pasados como
argumentos
Devuelve la raiz cuadrada del
RAIZ(nmero)
nmero indicado
RESIDUO(nmero;nm_divisor)

Devuelve el resto de la divisin

Funciones estadsticas
Devuelve la media armnica de
MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...)

un

conjunto

de

nmeros

positivos
Devuelve el valor mximo de la
MAX(nmero1;nmero2;...)
lista de valores
Devuelve el valor mnimo de la
MIN(nmero1;nmero2;...)
lista de valores
Devuelve la mediana de la lista
MEDIANA(nmero1;nmero2;...)
de valores
Devuelve el valor que ms se
MODA(nmero1;nmero2;...)
repite en la lista de valores
Devuelve la media aritmtica
PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)
de la lista de valores
VAR(nmero1;nmero2;...)

Devuelve la varianza de una

149

lista de valores
Devuelve

el

valor

k-simo

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
mayor de un conjunto de datos
Devuelve

el

valor

k-simo

K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
menor de un conjunto de datos
Funciones lgicas
FALSO()

Devuelve el valor lgico Falso


Devuelve

el

valor

lgico

VERDADERO
Verdadero
Devuelve

un

valor

otro,

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) segn se cumpla o no una


condicin
Invierte

el

valor

lgico

NO(valor_lgico)
proporcionado
Comprueba si todos los valores
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
son verdaderos
Comprueba
O(valor_logico1;valor_logico2;...)

si

algn

valor

lgico es verdadero y devuelve


VERDADERO

Funciones de informacin
Comprueba si se refiere a una
ESBLANCO(valor)
celda vaca

150

Comprueba si un valor es un
ESERR(valor)
error
Comprueba si un valor es
ESLOGICO(valor)
lgico
Comprueba si un valor no es
ESNOTEXTO(valor)
de tipo texto
Comprueba si un valor es de
ESTEXTO(valor)
tipo texto
Comprueba si un valor es de
ESNUMERO(valor)
tipo numrico
Devuelve
TIPO(valor)

un

nmero

que

representa el tipo de datos del


valor

Referencias.

Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas


y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas
que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos
=SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido
de B1.

15

Existen 3 tipos de referencias:


Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la
formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace
con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula.
Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto.
Supongamos el ejemplo:

15

20

=A1+2

30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha
y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la
referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el
nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila
hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la frmula
sumar 2 al contenido de la celda superior.

Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la


formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.

Supongamos el ejemplo:

15

15

20

=$A$1+2

30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la


derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila
encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 .

Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos


hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Supongamos el ejemplo:

15

20

=$A1+2

30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna


aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el
signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de
1 y el resultado ser =$A2+2 .
Supongamos el ejemplo:

153

15

20

=A$1+2

30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se


copie una fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la
columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna cambiar por B en vez
de A y el resultado ser =B$1+2 .

Como cambiar el tipo de referencia

Una opcin para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los
diferentes tipos de referencias que existen y la que ms nos interesa en cada momento
es hacerlo a mano.
Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la interseccin de la celda con la
columna y la fila (A2, B3, D1...).
Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la
columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y
absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).

154

Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la


formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar
sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que
podemos hacer con la celda.

Referencias a otras hojas o libros

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir


referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.
Referencia a otras hojas.
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja
seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la hoja
Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de
este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja
entre comillas simples ' '.

Referencia a otros libros.


Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre
corchetes y el resto como acabamos de ver.

155

Por ejemplo: '[presupuesto 2007]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se


encuentra en el libro "Presupuesto 2007", en la Hoja1 y en la celda B2.

Operadores ms utilizados en las frmulas o funciones

Excel permite que en una funcin tengamos varios operadores para tratar los datos. Los
operadores son smbolos que identifica Excel con operaciones aritmticas y es el
enlace entre 2 argumentos.
En la tabla podemos ver los operadores ms utilizados.
SIMBOLO DEL OPERACIN QUE
OPERADOR

REALIZA

SUMA

RESTA

MULTIPLICA

DIVIDE

EXPONENCIACIN

&

UNIN

CONCATENAR

Comparacin
IGUAL QUE

>

Comparacin
156

MAYOR QUE
Comparacin

<

MENOR QUE
Comparacin
MAYOR

>=

IGUAL

QUE
Comparacin
MENOR

<=

IGUAL

QUE
Comparacin

<>

DISTINTO

En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario
teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos
argumentos. Pueden crearse frmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.
=

((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7))

(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

Precedencia de los operadores

Hemos visto que una frmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de
operadores. Excel como cualquier operador matemtico tiene unas ciertas reglas para
saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el
correcto.

15
7

En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel.

SIMBOLO
OPERACIN QUE
DEL

PRECEDENCIA

REALIZA
OPERADOR
^

EXPONENCIACIN 1

MULTIPLICA

DIVIDE

SUMA

RESTA

&

UNIN

CONCATENAR

Comparacin

IGUAL QUE

>

Comparacin

MAYOR QUE

<

Comparacin

MENOR QUE
Comparacin
>=

MAYOR

IGUAL 5

QUE

<=

Comparacin
MENOR

5
IGUAL

158

QUE

<>

Comparacin

DISTINTO

Adems de esta tabla de precedencias la precedencia mxima, es decir la operacin


que antes se evalua, es aquella que va entre parentesis.
Veamos pues como resolvera la formula que hemos visto como ejemplo:
Podemos que hay 10 operaciones
- 5 SUMAS
- 3 MULTIPLICACIONES
- 1 DIVISIN
- 1 COMPARACIN
Primero resolvera por separado las operaciones de SUMA, despues realizara las
operaciones de MULTIPLICACIN, seguidamente realizara la DIVISIN y por ltimo la
COMPARACIN.

MANIPULANDO
CELDAS.
Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el
aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el

ms adecuado segn la operacin a realizar.

15

Seleccin de celdas

Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel
2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se
realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin
ms utilizados.
Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del
ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La
forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa

blanca, tal como:

Seleccin de una celda


Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar
con el botn izquierdo del ratn.
Seleccin de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn
izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener
pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a
marco alrededor y cambian de color.

16

seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un

marco alrededor y cambian de color.

16

Seleccin de una columna


Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de
la columna a seleccionar

y hacer clic sobre ste.

Seleccin de una fila


Para seleccionar una fila hay que
situar el cursor sobre el identificativo
izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste.
Seleccin de una hoja entera
Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja
situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y
hacer clic sobre ste.
Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace
falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja
basta para tenerla seleccionada.

Aadir a una seleccin

161

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos
seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin
manteniendo pulsada la tecla CTRL.

162

Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo
podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre
el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una seleccin

Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea
de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla
MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la seleccin.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin
de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar
copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar
hacerlo en dos tiempos:
En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a
copiar:
Seleccionar las celdas a copiar.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic en el botn Copiar.

162

O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C.


Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas
indicndote la informacin situada en el portapapeles.
En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la
hoja:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Haz clic en el botn Pegar.
O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de
stas ltimas.
En el paso 4 no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a
pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel 2007 extiende el rea de pegado
para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la
esquina superior izquierda del rea pegada.
Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del
teclado, mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras
celdas sin necesidad de volver a copiar.

163

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en l con


sucesivas copias.
Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequea flecha que aparece en la
parte superior derecha de la seccin Portapapeles de la pestaa Inicio.
Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.
En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar.
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botn

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botn

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botn cerrar
del panel.
Podemos tambin elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no a
la hora de copiar algn elemento. Para ello:
Hacer

clic

sobre

el

botn

.
Seleccionar la opcin Mostrar
automticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla
automticamente, o para desactivarla en caso contrario.

164

Al desplegar el botn de opciones tambin podemos activar algunas de las siguientes


opciones descritas a continuacin:
Si activamos la opcin Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiar el
contenido del portapapeles sin mostrarlo.
Si activamos la opcin Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de
tareas aparecer en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono

del portapapeles

Si activamos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar


en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informndote del nmero de

elementos copiados

Copiar celdas utilizando el ratn

Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL.
Observa como el puntero del ratn se transforma en

165

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado,


arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

166

Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso
de soltar el botn del ratn.
Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
Soltar la tecla CTRL.
Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho
mtodo utiliza el autorrelleno, a continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa
cuando las celdas que copiamos contienen frmulas.
Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a
la seleccin a copiar, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado
negro, es el controlador de relleno.
Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz
negra.
Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde
quieres copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango.

Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
166

Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las
celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno

Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el men


Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y
colocar.
Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como
por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la
frmula, esto es porque las referencias contenidas en la frmula son lo que
denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.
As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 ,
esta ltima contendr la frmula =A3+3. A veces puede resultar incmodo la
actualizacin anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos
de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $
delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as
aunque copiemos la celda a otra, nunca variar la referencia.

167

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o
de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la
frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Seleccionar las celdas a copiar.
Hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio.
O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL

+ C.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas
indicndonos la informacin situada en el portapapeles.
Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
Haz clic en la flecha del botn Pegar que se encuentra en la pestaa Inicio y selecciona
Pegado especial.

Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar las
opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

168

Todo: Para copiar tanto la frmula como el


formato de la celda.
Frmulas:

Para

copiar

nicamente

la

frmula de la celda pero no el formato de


sta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el
formato.
Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este
curso).
Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en
este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto
bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas los
opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas.

169

Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y todas las opciones
de

formato

de

nmeros

de

las

celdas

seleccionadas.

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botn aparece una lista desplegable
en la que, aparte de la opcin Pegado especial, aparecen las opciones ms importantes
de las vistas anteriormente.
Slo tendremos que elegir el tipo de pegado.

Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La
operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y
Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos
encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes

pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic en el botn Cortar.
O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + X.

170

O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + X.

171

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas
indicndonos la informacin situada en el portapapeles.
A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas
(no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se
selecciona una nica celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao
y la forma del rea cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda
del rea pegada).
Seleccionar la pestaa Inicio y haz clic en el botn Pegar.
O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de
stas ltimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula
asociada a la celda que movemos.

Mover celdas utilizando el ratn

Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar
el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.

Situarse sobre un borde de la seleccin.

171

El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda
y
una cruz de 4 puntas, tal como esto:

Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
mover el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso
de soltar el botn del ratn.
Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.
Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la seleccin.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y

una cruz de 4 puntas, tal como esto:

Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

172

Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del
ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas
seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

173

Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las
celdas.

Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas
borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin...
Ir a la pestaa Inicio.
Escoger la opcin Borrar, entonces aparecer otro

submen.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:


Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados
a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la
celda con la opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo
acabamos de escribir sin formato.
Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el
formato Estndar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de
formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato

Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

173

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la


celda con la opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente
hemos borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido.
Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no
frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la
celda con la opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el
formato anterior, es decir 23.000 .
Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas
seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios
no es objeto de este curso.
Otra forma de eliminar el contenido de una celda:
Seleccionar la celda a borrar.
Pulsar la tecla SUPR
Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda.

Cuadro de relleno

Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior


derecha de la seleccin aparece un pequeo cuadro negro, el controlador de relleno

que nos sirve como ya hemos visto para copiar la seleccin en celdas adyacentes.

174

Si lo que copiamos es una frmula o un valor cualquiera se realizar la copia normal,


sin embargo existen varias series de fechas, horas o meses que modificar la operacin
normal de copiado.
Por ejemplo si en una copiamos una celda cuyo contenido en Enero en las celdas
adyacentes, las celdas copiadas continuarn la secuencia de meses, Febrero, Marzo,...
Si por lo contrario copiamos una celda cuyo contenido es una fecha como por ejemplo
22/07/68, las celdas copiadas seguirn la serie de fechas, 23/07/68,
24/07/68,...
Lo mismo ocurre con horas, si copiamos una celda con por ejemplo la hora 10:00, las
copiadas seguirn 11:00, 12:00,....
Cuando copiamos fechas las opciones de relleno pasan a ser las siguientes:

Existen tambin otras series como podran ser las numricas.


Por ejemplo, supongamos que en la celda A1 tenemos el valor 1 y en B1 el valor 2,
ahora seleccionamos las dos celdas y con el controlador de relleno copiamos las celdas
hacia la derecha, pues en la celdas adyacentes se seguir la serie, 3, 4, 5,...

175

Si en vez de 1 y 2 tenemos 2 y 4 y copiamos con este mtodo la serie de las celdas


adyacentes seguir con nmeros pares.

176

Cuando copiamos series numricas, las opciones de relleno incluyen Rellenar serie
pero no Rellenar meses.

Seleccionar celdas con el teclado

Si queremos seleccionar un rango de celdas consecutivas:


Situarse sobre la primera celda a seleccionar y pulsar la tecla F8.
Observa como en la barra de estado aparece el identificativo Ampliar seleccin que nos
indica que vamos a ampliar o extender nuestra seleccin.
Desplazarse con las flechas de direccin para ampliar la seleccin.
Una vez terminada la seleccin, pulsar la tecla F8 para desactivar el modo Extender.
Si queremos seleccionar varias celdas no consecutivas:
Seleccionar el primer rango a seleccionar, pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo F8.
Observa como en la barra de estado aparece el identificativo Agregar a la seleccin
que
nos indica que vamos a aadir o agregar a nuestra seleccin.
Hacer clic sobre las celdas a aadir a la seleccin, hasta tener toda la seleccin
deseada.

Para seleccionar una columna entera:


176

Pulsar las teclas MAYUSy F8 para desactivar el modo Agregar.

Para seleccionar una columna entera:


177

Situarse en cualquier celda de la columna a seleccionar.


Pulsar la tecla CTRL y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.
Para seleccionar una fila entera:
Situarse en cualquier celda de la fila a seleccionar.
Pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.
Para seleccionar todas las celdas de la hoja:
Situarse en cualquier celda.
Pulsar la tecla CTRL, MAYUS y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.
Seleccionar varias hojas de clculo
Cuando estamos en una hoja de clculo, se supone que sta se encuentra
seleccionada, sin embargo existen mtodos para seleccionar ms de una hoja.
Si queremos seleccionar varias hojas consecutivas:
Seleccionar la primera hoja de la seleccin (bastar con tenerla como hoja activa).
Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic sobre la etiqueta de la ltima hoja de
la seleccin.

Si queremos seleccionar varias hojas no consecutivas:


Seleccionar la primera hoja de la seleccin (bastar con tenerla como hoja activa).
177

Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la siguiente hoja de
la seleccin.
Repetir el ltimo pas hasta tener todas las hojas deseadas seleccionadas.
Si queremos seleccionar todas las hojas del libro de trabajo:
Hacer clic con el botn derecho sobre cualquier etiqueta de hojas, para que aparezca el
men contextual.
Elegir la opcin Seleccionar todas las hojas.
Para deseleccionar alguna hoja:
Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la hoja a
deseleccionar.
Cuidado, la hoja activa no se podr deseleccionar.

FORMATO
CELDAS.

DE

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una
buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms
interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms
importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos
llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en

178

color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos
rpidamente si el ao ha ido bien o mal.

179

A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al


cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para
modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de
visualizar nmeros en la celda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando
la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los
cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos
formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de
celdas al cual se quiere modificar el

aspecto:

Utilizando los cuadros de dilogo:


En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.
Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa
Fuente, aparecer la ficha de la derecha.

180

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa
un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.
Esto es muy til a la hora de elegir el formato que ms se adapte a lo que queremos.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo

delante de su nombre, nos indica

que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la
pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un
tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles).

18

Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles
con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.
Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se
puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de
la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de
subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrs elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice.
Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se
encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que
Excel 2007 tiene por defecto.
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar
algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que


nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para
elegir otro tipo.

18

Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda,


para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo
directamente en el recuadro.
Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se
activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para
poner o quitar la Cursiva.
Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado
simple.
Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A
aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el
botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la
flecha de la derecha y elegirlo.

Alineacin

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.

18

Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes
pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.

18

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin.

Aparecer

la

ficha

de

la

derecha.
Elegir las opciones deseadas.
Una vez elegidas todas las
opciones deseadas, hacer clic
sobre el botn Aceptar.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.
Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opcin de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos
a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda
de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor

183

en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha, para que el


contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.
DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de
stas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro de Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la izquierda, para que
el contenido de la celda no est pegado al borde derecho de la celda.
LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato de la
celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y
elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura
de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear
tanto por la derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las
celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin
que contiene datos.
Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr
sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic
sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones:

18

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de


stas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las
celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte
superior como por la inferior.
Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre
en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en
sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj.
Excel 2007 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin
vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza
las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta
opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para
ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de
la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se
reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una
sola.

18

Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se
utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo
rabe, hebreo, etc...
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar
algunas de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como:
Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas
pasar a ser Izquierda.

Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y
a continuacin nos centrar los datos.

Bordes

Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia


de los datos de nuestra hoja de

18

clculo

aadiendo

bordes,

seguir los siguientes pasos:

18

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.


Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la seleccin.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones

preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...)


hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones

18

preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro
aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer
clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podr elegir un color para los bordes.
En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los
bordes de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene
representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la
flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde
el recuadro del
men.
Rellenos

Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas
de las dems. Para ello, seguir
los siguientes pasos:

18

Seleccionar
celdas

al

el
cual

rango

de

queremos

modificar el aspecto.

18

Seleccionar la pestaa Inicio.


Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
Hacer clic sobre la pestaa Relleno.
Aparecer la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo
quedar nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el
efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color.
Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de
trama, as como el color de la trama.

En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el


relleno de forma ms rpida:

189

Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en
nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que
utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.

Nmeros

Excel nos permite modificar la


visualizacin de los nmeros en
la celda. Para ello, seguir los
siguientes pasos:

Seleccionar
celdas

al

el
cual

rango

de

queremos

modificar el aspecto de los nmeros.


Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero.

Hacer clic sobre la pestaa Nmero.


Aparecer la ficha de la derecha:

190

Elegir la opcin deseada del recuadro Categora:


Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo
quedar nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se
elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las
categoras ms utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza
Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma
exponencial si la cifra no coge por completo en la celda.
Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de
decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar
los nmeros negativos.
Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de
decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de
visualizar los nmeros negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

19

Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger
el nmero de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algn nmero en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el
nmero de telfono, etc.
Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de
formato.
En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos
permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida:

Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se


convertirn a formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo
moneda en la configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el
smbolo
).

192

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el


smbolo %).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin).

Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.


Para aadir un decimal a

los

nmeros introducidos en

las

celdas seleccionadas.

Proteger celdas

Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo, Excel2007


ofrece varias rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar
dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que
sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.
Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por defecto
todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no
nos damos cuenta ya que la hoja no est protegida, para que realmente se bloqueen
las celdas antes hay que proteger la hoja de clculo.
Para desbloquear las celdas que queremos variar en algn momento sigue los
siguientes pasos:
193

Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar


variaciones.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
Hacer clic sobre la pestaa Proteger.
Aparecer la ficha de la derecha:
Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la frmula o el valor de la celda
no se pueda visualizar en la barra de frmulas.
Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de
clculo, por lo tanto a continuacin tendremos que realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la pestaa Revisar.
Hacer clic sobre el botn Proteger hoja que se encuentra en la seccin Cambios.
Aparecer el cuadro de dilogo Protejer hoja de la
derecha:
Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de
celdas bloqueadas para proteger el contenido de las
celdas de la hoja activa.

194

Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de
clculo para que no tenga efecto la proteccin para la modificacin seleccionada y
desactivarla para tener en cuenta la proteccin.
Si queremos asignar una contrasea para que solamente pueda desproteger la hoja la
persona que sepa la contrasea, escribirla en el recuadro Contrasea.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si hemos puesto contrasea nos pedir confirmacin de contrasea, por lo tanto
tendremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar.
A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrn
modificar aquellas celdas bloqueadas en un principio.
Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la
proteccin, es decir:
Seleccionar la pestaa Revisar.
Hacer clic sobre el botn Desproteger hoja que se encuentra en la seccin Cambios.
Si habamos asignado una contrasea nos la pedir, por lo que tendremos que
escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar. Si no haba contrasea asignada,
automticamente la desprotege.

CAMBIOS
ESTRUCTURA.

DE

195

Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel 2007 para modificar el aspecto de las
filas, columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms
presentable.

Alto de fila

Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra
ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2
es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de
12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a
15,75.
Si deseamos modificar la altura de alguna fila,
podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para
ello, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar las filas a las que quieras modificar la
altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que
nos encontramos.
Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Alto de fila...
Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila de la derecha en el que tendrs que indicar

196

el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",".


Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la altura que tiene la fila por
defecto.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.
El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:
Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees
modificar, en la cabecera de la fila.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme
movemos el ratn, la altura de la fila cambia.
Al final soltar el botn del ratn.

Autoajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la


entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos
distintos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para
ello:
Selecciona las filas a las que desees modificar la
197

altura.
Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio.
Elige la opcin Autoajustar alto de fila.
Este segundo mtodo es mucho ms rpido:
Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la
cabecera de la fila.
Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el puntero del ratn se
convertir en una flecha de dos puntas.
Haz doble clic, el tamao se reajustar automticamente.

Ancho de columna

En Excel 2007 la anchura por defecto de una columna


es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la
anchura estndar de una columna no es suficiente
para visualizar el contenido completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna,
podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes
pasos:

198

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no


seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos.
Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio.
Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Ancho de columna...

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.


Escribir la anchura deseada.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:
Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna
que desees modificar, en la cabecera de la columna.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin.


Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.

Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.

199

Autoajustar a la seleccin

Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada


ms ancho, utilizando dos mtodos distintos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para
ello:
Seleccionar las columnas a las que desees modificar
la anchura.
Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio.
Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Autoajustar ancho de columna.
El segundo mtodo es mucho ms rpido.
Situarse sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la
cabecera de la columna.
Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, el puntero del ratn se
convertir en una flecha de dos puntas.
Hacer doble clic, automticamente se ajustar el tamao de la columna al mayor texto

que hayas introducido en la columna.

Ancho estndar de columna

200

Excel 2007 nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la
hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes
pasos:
Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio.
Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Ancho predeterminado...

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.


Escribir la anchura estndar deseada.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas que tuvieran
asignada una anchura particular.

Cambiar el nombre de la hoja.

Como ya sabes, en Excel 2007 creamos libros de trabajo formados por varias hojas.
Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ...
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de
hoja para identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos una hoja para manejar los
ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda
Febrero.

201

La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.


No puede haber dos hojas de clculo dentro del
mismo libro de trabajo con el mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja,
podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para
ello, seguir los siguientes pasos:
Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.
Seleccionar el men Formato y Elegir la opcin Cambiar el nombre de la hoja.
Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionar, tal como:
.

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.


El segundo mtodo es mucho ms directo y rpido:
Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta

Escribir el nuevo nombre de la hoja.


Pulsar INTRO.

202

El segundo mtodo es muy rpido y muy cmodo si queremos mover la hoja dentro
del mismo libro de trabajo.
Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.
Pulsar el botn del ratn y arrastrarlo hasta la posicin donde queremos mover la hoja,
mientras mueves

la hoja vers

que aparece

una flecha sobre las hojas

indicndote dnde se situar la hoja en el caso de soltar en


ese momento el botn del ratn.
Una vez situados donde queremos mover la hoja, soltamos el botn del ratn.

Copiar una hoja.

A lo mejor lo que deseamos no es cambiar de posicin una hoja sino copiarla en otro
libro o en el mismo. Al igual que para mover hoja podemos utilizar dos mtodos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men contextual.
Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.
Pulsar el botn derecho del ratn, se desplegar un men
contextual.
Seleccionar la opcin Mover o copiar...

Aparece el mismo cuadro de dilogo que para mover una hoja (explicado en el
apartado anterior).

21

En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el
libro de trabajo donde queremos copiarla. (Para moverla a otro libro, los dos libros
deben estar abiertos antes de entrar en esta opcin).
En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedar a la derecha de la
hoja copiada.
Hacer clic sobre la casilla Crear una copia para activarla, si no marcas esta casilla lo
que haremos ser mover la hoja en vez de copiarla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
El segundo mtodo es muy rpido y muy cmodo si queremos copiar la hoja dentro
del mismo libro de trabajo.
Situarse en la hoja a copiar.
Pulsar la tecla CTRL del teclado.
Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botn del ratn sobre la etiqueta de la
hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posicin donde queremos copiar la hoja.
Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botn del ratn y a
continuacin la tecla CTRL.

217

GRFIC
OS.

Introduccin

Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su


interpretacin.
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en
una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la
interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de
datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro
objeto.
- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las
hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Veamos cmo crear de un grfico.

Crear grficos

Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin
Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

218

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que


participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso
contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en
los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos
seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte
inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico...
Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico
que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin
Grficos.

219

223

220

Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico.


Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar
el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos
bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos
tridimensionales disponibles:

Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas,
as que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders
perfectamente sus comportamientos y resultados.

22

Modificar el tamao de un grfico

Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.


Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que
explicaremos a continuacin:
Los controles cuadrados

establecen el ancho y

largo

del objeto, haz clic sobre ellos y arrstralos para


modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares

podrs modificar su tamao

manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el
objeto y hacerlo ms grande o pequeo.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma
podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.

Modificar la posicin de un grfico

Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento.


Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin
podrs establecer su ubicacin.

22

Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa Diseo
.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva.
Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar
los datos numricos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que
quieras utilizar.
Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya
existente.
Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la
posicin y con el tamao que t elijas.

Crear tipos personalizados de grfico


226

Excel nos ofrece distintos tipos de grficos, con unas propiedades predefinidas y que
nos permiten crear un grfico en cuestin de segundos, seleccionando los datos a
incluir en el grfico y seleccionando el tipo de grfico, sin necesidad de definir todas sus
propiedades.
Excel nos ofrece por defecto sus propios tipos de grfico pero nosotros podemos crear
un grfico con las propiedades que nos convengan y luego asignar sus propiedades a
un tipo de grfico personalizado y as poder utilizarlo como tipo de grfico para crear
nuevos grficos con esas mismas caractersticas creando una plantilla.
Una vez hemos terminado de crear el grfico, para guardar el estilo personalizado de
nuestro grfico debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la pestaa Diseo en la banda de opciones.
Hacer clic en la opcin Guardar como plantilla.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs escribir un nombre para tu tipo de
grfico, pulsa el botn Guardar y se almacenar.
Ms tarde cuando quieras crear un grfico utilizando esta plantilla, slo tendrs que
seleccionar la categora Plantillas del listado de todos los grficos disponibles:

227

IMGENES.

Introduccin

Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo elementos
grficos, podemos aadir ttulos WordArt, imgenes, fotografas, autoformas, etc.
Los distintos elementos grficos (imgenes o dibujos) que se pueden insertar en Excel
son:
Imgenes desde archivo,
Imgenes prediseadas, pertenecientes a una galera
que tiene Excel,

228

Autoformas, es decir, lneas, rectngulos, elipses, etc, para disear nuestros propios
dibujos,
SmartArt, varias plantillas para crear organigramas,
WordArt, rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas
opciones.
Sobre las imgenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como
mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de
varias barras de herramientas que iremos viendo, fundamentalmente las pestaas de
Diseo y Formato que vimos para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear hojas de clculo con una
componente grfica atractiva.

Insertar imgenes prediseadas

Para insertar una imagen prediseada del catlogo de Office o de nuestra propia
coleccin debemos seguir los siguientes pasos:
- Hacer clic sobre el botn Imgenes prediseadas de la

pestaa Insertar.
Nos aparece el panel Imgenes prediseadas a la
derecha de la pantalla.

22

- En Buscar en: podemos seleccionar donde

22

deseamos que se realice la bsqueda (Mis colecciones, Colecciones de Office, etc.).


- En Los resultados deben ser: podemos especificar qu tipo de archivos multimedia
estamos buscando (imgenes, fotografas, sonido, etc.)
- En el recuadro Buscar: podemos especificar algunas palabras claves para acotar ms
la bsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre todos los archivos disponibles.
Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen las imgenes que tengan relacin con
ese concepto, como puedes ver en la imagen de la derecha.
- Cuando ya tengamos todos los parmetros de la bsqueda definidos pulsamos sobre
el botn Buscar y nos aparecer una lista con una vista previa con los archivos
localizados.
- Si hemos localizado la imagen que buscbamos simplemente debemos seleccionarla
de la lista y automticamente se insertar en la hoja de clculo.
Al realizar bsquedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el CDROM de Office2007 para copiar la imagen a tu disco duro.

Insertar imgenes desde archivo

Tambin podemos insertar imgenes no clasificadas como prediseadas, como pueden


ser

imgenes

fotogrficas

creadas

por

nosotros

descargadas desde internet.


Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer
el botn Imagen.

clic en

23

Nos aparece un cuadro de dilogo para escoger la imagen desde el disco duro, Insertar
imagen.
En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y
la imagen se copiar en nuestra hoja de clculo.

Manipular imgenes

De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...) insertado
en nuestra hoja de clculo, deberemos seguir los mismos pasos:
Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre l, una vez
seleccionado aparecer enmarcado en unos puntos, los controladores de tamao. Si
posicionamos el puntero del ratn sobre el objeto, cambiar de aspecto a una flecha
231

parecida esta

, slo tienes que arrastrar la imagen sin soltar el botn del ratn hasta

llegar a la posicin deseada.


Para modificar su tamao, situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie
de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao.
Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas
para ese objeto y que iremos viendo a lo largo del tema.
Para manipular una imagen podemos utilizar la pestaa Formato.

Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y


modificaciones sobre la imagen:

Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco.


Control del contraste de la imagen.
Control del brillo de la imagen.

Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que


le hubisemos aplicado ningn cambio.

232

Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos


espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opcin es posible que no puedas
volver al estado original. Adems la imagen puede perder resolucin.

Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente


selecciona el rea (rectangular) de la imagen que quieras mantener, el resto de
desechar.

Rotar. Te permite girar la imagen o voltearla horizontal o verticalemente.

Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.

Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rpido a la


imagen para hacerla ms atractiva.

Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3


dimensiones) a tu imagen utilizando este men de configuracin.

Insertar Autoformas y dibujos

Excel 2007 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.
Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no
te preocupes, mediante las Formas dispondrs

233

de multitud de formas listas para usar que te permitirn realizar esquemas, diagramas
de flujo, y otros muchos grficos.
Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, curvas ajustables
y dibujo a mano alzada para que tu imaginacin se ponga a trabajar.
Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas las formas disponibles en
el programa.
Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrs volver a la hoja
de clculo y establecer el tamao que tendr la forma.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratn arrstralo hasta ocupar
toda la zona que quieres que tome la forma.

Modificar dibujos

Modificaciones.
Los grficos y autoformas, admiten multitud de
modificaciones como giros y cambios de tamao
proporciones.

Para

modificar

un

grfico

lo

primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre l y aparecern
unos puntos de control a su alrededor.

234

Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control


y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y
arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el
resultado de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se
arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha
hecho un poco ms grande que la original.

Algunos grficos tambin tienen un rombo


amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la
forma del grfico. En este caso un triangulo
issceles se ha convertido en escaleno.

Para girar el grfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el


circulo
verde que
vemos en
la parte superior central de la imagen, y
mover el ratn para hacer girar el objeto,
para acabar el proceso
presionar el ratn.

dejamos

de

235

Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir efectos
de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaa
Formato.
Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que
ya vimos para las imgenes, adems de estilos rpidos y de forma.

En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno,
grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.

Aadir texto a un dibujo.


Se puede aadir texto a un dibujo mediante el botn Cuadro de texto

de la pestaa

Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en
la que queremos insertar el texto, y a continuacin
insertar el texto.
Otra forma ms cmoda de aadir texto en el interior de

236

un grfico es haciendo clic en el grfico con el botn derecho del ratn, para que
aparezca el men contextual, elegir la opcin Modificar texto y automticamente nos
crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio disponible en el grfico.
Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestra hoja de clculo.
Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo
de WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico WordArt.
Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener
un grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un
error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir las reglas de
alineacin de los grficos.
Para iniciar WordArt hacemos clic en el botn
WordArt de la pestaa Insertar.

Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Galera de WordArt como la que
vemos aqu. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.

237

A continuacin se mostrar el texto en la hoja de clculo dispuesto para ser modificado.


Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer
ya escrito.
Tambin podemos elegir la fuente, el tamao y el estilo del texto desde las pestaas
Inicio y Formato.

ESQUEMAS Y VISTAS.

Introduccin
Un esquema podramos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos
ms importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.

238

As pues, un esquema puede ser perfectamente un ndice de un libro, donde vemos


todos los puntos tratados en el libro, tambin podemos ver como ejemplo de esquema
el ndice de este curso, el cual contiene los puntos ms importantes que se tratan en l
y adems est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en concreto,
vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.
Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.
- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los
datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarqua o disponer de una
estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas
a lo largo del ao en toda Espaa con las precipitaciones mensuales de todas las
provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si
nicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una
estructura compuesta por Producto---Precio, no disponemos de niveles suficientes para
hacer un esquema.
- En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre
los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
- Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato
adecuado como veremos ms adelante.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automtica.
Creacin automtica de esquemas

239

La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto
que tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automticamente el
esquema:
- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos veremos
obligados a definir el esquema manualmente.
En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:

240

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20,
C20, D20 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto
que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se ha
calculado los subtotales de cada trimestre (columnas).
Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.
Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opcin Auto
esquema del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.

Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuacin:

24

En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona
izquierda de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.
Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican
cuntos niveles tiene el esquema.
Por columnas podemos ver que existen dos niveles:
- La tabla desplegada por completo
- y la tabla con los datos trimestrales.
Por filas tenemos tres niveles:
- La tabla desplegada completamente

- Por autonomas

24

- y solo por Espaa.


Para comprimir y expandir el esquema slo tenemos que
hacer clic en los smbolos - y + de cada nivel.
Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre
el - encima del primer trimestre, comprimiremos ese
trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada
autonoma, el esquema se nos quedara como podemos ver en la imagen.

Creacin manual de esquemas

La segunda opcin es la de crear el esquema manualmente.


Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas
dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer.
Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros de las
filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a
crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan frmulas de
sumario.
Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al men Agrupar de la pestaa
Datos y seleccionamos Agrupar.
Para trabajar un poco ms rpido podemos utilizar las teclas para agrupar y
desagrupar.

24

Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+Shift+Flecha


derecha.
Para

desagrupar,

una

vez

tengamos

el

grupo

seleccionado

presionamos

Alt+Shift+Flecha izquierda.
Borrar y ocultar un esquema
Borrar un esquema.
Para borrar un esquema debemos acceder a la opcin Desagrupar y seleccionar la
opcin Borrar esquema.
Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente
deseamos, pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer.
As pues si no estamos seguros de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo.
Ocultar un esquema.
Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer
un esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con
presionar las teclas Ctrl+8 y automticamente desaparecen las marcas del esquema,
para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.

Ver una hoja en varias ventanas

Suele suceder de forma muy comn que al estar realizando hojas de clculo vayamos
ampliando cada vez ms el campo de visin de la pantalla, llegando a ocupar ms de

24

una pgina por hoja, y cuando se trata de estar cotejando datos resulta bastante
incmodo tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro.
Vamos a ver las distintas opciones que Excel 2007 nos ofrece para minimizar el
problema y as trabajar de una manera ms cmoda con los datos introducidos.
Podemos utilizar la opcin de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opcin
de ver la misma hoja en varios paneles.
Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaa Vista y
pulsar el botn Nueva ventana, si la ventana que tenamos estaba maximizada no nos
daremos cuenta de que haya ocurrido algn cambio en la ventana, pero si nos fijamos
en la barra de ttulo podemos ver que ahora el nombre del documento adems tiene
aadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo documento.

Para ver las dos ventanas al mismo tiempo


hacemos clic en Organizar todo y seleccionamos
Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de como estn situados los datos
en la hoja.
Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana independientemente de la otra.

24

Dividir una hoja en paneles

Podemos utilizar tambin la opcin de dividir la hoja por paneles.


Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la
opcin de dividir la hoja en 2 4 paneles.
Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botn Dividir

en la

pestaa Vista y automticamente nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal
las cuales podemos desplazar para ajustar el tamao de las porciones de ventana a
nuestro gusto.

24

Otra opcin para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es utilizando las
barras de divisin:
Tenemos dos disponibles:
- La barra de divisin horizontal que aparece en la barra de desplazamiento vertical
arriba del todo.

Al situar el puntero del ratn sobre la lnea gris que est encima de

la flecha de desplazamiento el puntero del ratn toma el aspecto

, indicando el

desplazamiento hacia arriba y hacia abajo..


- La barra de divisin vertical que aparece en la barra de desplazamiento horizontal a la
derecha del todo.

Al situar el puntero del ratn sobre la lnea gris vertical que est

247

a la derecha de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratn adopta la forma

indicando el desplazamiento de la barra hacia la derecha y hacia la izquierda.

Inmovilizar paneles

Podemos utilizar la opcin de inmovilizar los paneles.


Si lo que nos interesa es dejar inmviles las cabeceras de los datos y as desplazarnos
nicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras,
podemos utilizar la opcin de inmovilizar los paneles.
Para realizar esto, simplemente despliega el men Inmovilizar paneles que se
encuentra en la pestaa Vista. Si te interesa mantener la primera fila (como cabecera) o
la primera columna (para que ejerza la misma funcin) selecciona la opcin
correspondiente
En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en esas posiciones
selecciona el rango de celdas y pulsa la opcin Inmovilizar paneles. La zona
seleccionada podr desplazarse, el resto permanecer inmovilizado.

Para desactivar la inmovilizacin de los paneles vuelve a seleccionar esta opcin y haz
clic sobre Movilizar paneles.

24

IMPORTAR DATOS A
EXCEL.

Introduccin

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos


procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello
implica ms el riesgo de introducir errneamente los datos al introducirlos
manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
Para importar datos externos a Excel disponemos bsicamente de dos opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicacin externa
y pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamoente del formato
Excel.
La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms laboriosa y
tediosa.
La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad
dependiendo del formato del archivo a importar.

El problema fundamental de la importacin de datos externos, hemos dicho que es


debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicacin
genera

24

un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por
ejemplo Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos
introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en
su plenitud, de esta manera sabe exactamente dnde estn las frmulas, qu formato
esttico tiene el documento, etc.
Adems de esto, al importar datos de una aplicacin externa debemos tener en cuenta
que pueden surgir los siguientes fallos:
- Algunas de las frmulas no ajustan correctamente.
- El formato no se ajusta al original.
- Las frmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importacin y
despus comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos
no sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

Utilizar el asistente para importar texto

Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen
formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con
formato como los de Word (.doc) o los (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que
veremos ms adelante.
Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas
distintas:

25

- Podemos acceder a la pestaa Datos y seleccionar uno de los tipos de orgenes de


datos que podemos encontrar en esta seccin.

- O acceder mediante el Botn Office - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar
Todos los archivos (*.*).
A continuacin en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de dilogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas
correspondientes al asistente para importar texto.

En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1, aparecen varias opciones:

25

Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel
sepa dnde empieza un campo y dnde acaba.
Podemos indicar a partir de qu fila queremos importar por si queremos descartar
ttulos, por ejemplo.
Y tambin podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>.

La seccin Conexiones

Desde esta seccin en la pestaa Datos podremos acceder a las opciones de Conexin
con archivos externos de los cuales hayamos importado algn dato.
Haciendo clic en la opcin Propiedades veremos este cuadro de dilogo donde
encontraremos propiedades muy tiles:

25

En la seccin Control de actualizacin podemos hacer que Excel actualice


automticamente los datos insertados en la hoja de clculo cada vez que se abra el
libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).
Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarn
reflejados en nuestra hoja de clculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro
de trabajo la definicin de la consulta de donde son originarios los datos importados, de
manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.
Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se
vayan a actualizar los datos importados, Excel nos pedir de qu fichero coger los
datos, sino los coger directamente del archivo que indicamos cuando importamos por
primera vez. Esta opcin puede ser til cuando tenemos varios archivos con datos y en
cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos ficheros.
En la seccin Definicin de consulta tenemos activada por defecto la casilla Guardar
definicin de consulta para que Excel guarde esta definicin y pueda actualizar los
datos cuando se lo pidamos, si desactivamos esta casilla y guardamos el libro, Excel no

253

podr volver a actualizar los datos externos porque stos sern guardados como un
rango esttico de datos, digamos que se perder el enlace con el origen de la
importacin.
Por ltimo, en la seccin Diseo y formato de datos podemos indicarle a Excel qu
debe de hacer cuando actualiza los datos.
Volviendo a la seccin Conexiones, tambin nos permite actualizar manualmente los
datos importados de un archivo externo.
Para ello, haz clic en la opcin Actualizar que se encuentra en el desplegable Actualizar
todo. Si escoges la opcin Actualizar todo, todos los orgenes de datos se actualizarn.

Importar datos de Word a Excel y viceversa

Importar datos de Word a Excel.


A veces puede ser til importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algn
tipo de frmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos
los datos en un libro de Excel.
Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.
- Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.
- Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaa Inicio y
haciendo clic en el botn Copiar.
254

- Ahora en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.


- Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaa Inicio y haciendo clic en el botn Pegar. Es
posible que nos advierta de que el texto seleccionado es ms pequeo que la hoja,
pulsamos sobre Aceptar y nos pegar la tabla con el mismo formato que la tenamos en
Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando
las opciones de este men:

Importar datos de Excel a Word.


Al importar datos de Excel a Word adems de lo visto anteriormente podemos hacer
que los datos queden vinculados, es decir que adems de copiar los datos de Excel en
un documento de Word si realizamos algn cambio en la hoja de Excel, este cambio
queda reflejado en el documento de Word.
Para realizar este proceso:
- Seleccionamos la informacin a copiar de la hoja de Excel.
- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + Co desde la pestaa Inicio y
haciendo clic en el botn Copiar.
- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + Vo desde la pestaa Inicio y haciendo clic
en el botn Pegar.
Despus

de

pegar

los

datos

en Word nos aparece un

255

indicador de pegado

donde podemos ver las distintas opciones.

256

Por defecto nos conserva el mismo formato que tena en la hoja de Excel.
Si lo queremos insertar en una tabla podemos escoger la opcin Hacer coincidir estilo
de tabla de destino.
Y si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en Word podemos
escoger la opcin Conservar formato de origen y vincular a Excel.

Importar datos de Access


Tambin disponemos de un botn que nos permitir importar datos
directamente de consultas y tablas de Microsoft Access.
Pulsando Desde Access, aparecer el dilogo Abrir para
que elijamos de qu base de datos deseamos importar los
datos, u una vez elegida la base, yna lista de tablas y consultas.

Seleccionamos una tabla o consulta y


pulsamos Aceptar.

257

En la siguiente ventana podemos elegir cmo ver los datos en el libro, entre las
opciones que ya conocemos, o si preferimos incluirlos en la hoja actual,
indicando su posicin, o en una nueva hoja del libro.
Pulsando en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexin,
como la Descripcin o cuando se debe actualizar.

Importar de una pgina Web.

Otra herramienta para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web.
Pulsando sobre ella, se abrir una ventana del navegador, donde se marcan con
flechas amarillas las tablas existentes en la pgina web.

25

Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.
En el botn Opciones... de esta ventana, podremos elegir por ejemplo, si importar o no
el formato de la tabla.
Ten en cuenta que aunque no se vean los bordes, la mayora de las webs estn
estructuradas con tablas.
Una vez finalizada la eleccin, pulsamos Importar.
Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en la
hoja o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las opciones de
actualizacin de la conexin.

25

Otra forma rpida de hacer esto, es directamente seleccionar la tabla en nuestro


navegador, copiarla con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Despus podremos
modificar el formato y si queremos que haya actualizacin.

Importar de otros programas.

La mayora de tablas que nos encontremos en otros documentos, y podamos


seleccionar y copiar, Excel nos permitir pegarlas en una hoja de clculo. En algunos
nos permitir crear conexiones de actualizacin y en otros no. Y otros programas nos
permitirn exportar tablas directamente a Excel. Por ejemplo, si navegamos con Internet
Explorer, al hacer clic derecho sobre una tabla, en el men contextual encontraremos la
opcin Exportar a Excel, que volcar los datos de la tabla en una nueva hoja de clculo.

El portapapeles

El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la informacin copiada o


cortada de una aplicacin Windows. Cada vez que se copia o corta informacin, el
portapapeles reemplaza la informacin que haba por la nueva informacin.
Office tiene su propio portapapeles adems del estndar de Windows, en el cual se
pueden almacenar hasta 24 elementos (copias) distintas.
puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la
pequea flecha que aparece en la parte superior derecha
de la seccin Portapapeles de la pestaa Inicio.

25

De este modo conseguimos ver el contenido del portapapeles en cualquier momento.


Los mtodos para utilizar el portapapeles son muy sencillos:
- Primero seleccionamos los datos que deseamos copiar o cortar.
- Despus copiamos (Ctrl + C) o cortamos (Ctrl + X) los datos selecionados.
- Por ltimo pegamos el contenido del portapapeles, si presionamos (Ctrl + V) pegamos
lo ltimo que hayamos puesto en el portapapeles.
Como el portapapeles de Office tiene una capacidad de 24 elementos tenemos la
opcin de pegar varios elementos a la vez o de Pegar todo.
Tambin existe la posibilidad de Borrar todo el contenido del portapapeles.
Podemos tambin elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no a
la hora de copiar algn elemento. Para ello:
Hacer clic sobre el botn

que aparece en la parte inferior del panel del

portapapeles.
Seleccionar la opcin Mostrar
automticamente

el

Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla automticamente, o


para desactivarla en caso contrario.
Al desplegar el botn de opciones tambin podemos activar algunas de las siguientes
opciones descritas a continuacin:

26

Si activamos la opcin Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiar el


contenido del portapapeles sin mostrarlo.
Si activamos la opcin Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de
tareas aparecer en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono

del portapapeles

Si activamos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar


en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informndote del nmero de

elementos copiados

TABLAS
EXCEL.

DE

Introduccin

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la


primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las
dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de
hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de
entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y
65535 registros.
de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie

de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la los registros.


- Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
- Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el
trmino Listas de datos. Incluso encontrars, que en algunos cuadros de dilogo, se
refiere a las tablas como listas.
A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.

Crear una tabla


Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del Tabla en la pestaa Insertar.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),
activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la
pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece en rango


seleccionado con el formato propio de la
tabla.
Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los
nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta
segunda opcin viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con informacin de nuestros amigos.
Formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar
con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est
activa, y pulsar en el icono Formulario

Como esta opcin no est directamente disponible en la


Cinta de opciones, podemos aadirla a la Barra de
acceso rpido, de la forma que ya vimos. Pulsando el
Botn Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la
seccin de Comandos que no estn en
la cinta de opciones.
Al crear el formulario, disponemos de
siguientes botones:
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo
registro.

26
4

Eliminar: Eliminar el registro que est activo.


Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro,
luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos
podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos
guardar los cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los
cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en
un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o
cancelar respectivamente.
Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos
insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar
anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un

criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario

26

para introducir el criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de


la columna de botones aparece la palabra Criterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos
Ana en Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de
datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.
Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamao de la


tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de
datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma
posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo
la tabla desde su esquina inferior derecha.

Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo
datos, slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una
fila nueva.

Si necesitamos insertar filas y columnas entre las


filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en
el men Insertar, en la pestaa de Inicio o en el men contextual de la tabla.

26

la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opcin correspondiente desde

el men Insertar, en la pestaa de Inicio o en el men contextual de la tabla.

26

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos


sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en
el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el men contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los
datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si
deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja,
entonces pulsamos

en la pestaa de Diseo de la tabla.

Estilo de la tabla
Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte
elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la
pestaa Diseo de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o
desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas
aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un
resaltado especial en la primera o ltima columna.
Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.

condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.

26

Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo

condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.

26

En esta tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y ltima
columna.
Ordenar una tabla de datos

A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar
por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer
apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos
acceder a la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin
o bien pulsar sobre uno de los botones

de la seccin Ordenar y filtrar para que

la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin


estn disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaa junto al
encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar
la lista por el primer apellido ms la fecha de nacimiento, en la pestaa Datos,
pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde
podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar
Nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o
icono (en Ordenar Segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es

26

alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si

en la columna de la tabla se guardan los nombres de das de la semana o meses, la


ordenacin alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden
los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el criterio
de ordenacin seguir el mismo patrn.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos
o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn,
primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden
descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir
el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el
criterio de la ordenacin.

Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la


tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
13

- Utilizando el Filtro (autofiltro).


- Utilizando filtros avanzados.
Utilizar el Filtro.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras
de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datosmarcando o
desmarcando el botn Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un men
desplegable como este, donde nos ofrece una serie
de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si slo marcamos Moreno, Excel filtrar
todos los registros que tengan Moreno en el 1er
apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista.
Otra opcin, es usar los Filtros de texto, donde se
despliegan una serie de opciones:

14

En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones
de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la
condicin elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrar la fila.
Usaremos el carcter ? para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea
cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo 1er Apellido tenga una
o en el segundo carcter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de
icono.

15

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar


Todo), reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro
pulsando en Borrar filtro

en la pestaa Datos.

16

Utilizar Filtros avanzados.


Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos
el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de
clculo, unas filas donde indicaremos los criterios
del filtrado.
Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado,
pulsaremos en

en la seccin Ordenar y

filtrar.
Rango de la lista: Aqu especificamos los registros
de la lista a los que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de
filtrado (la zona de criterios).
Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar
a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecern.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos - Filtro Mostrar todo.
16

Funciones de base de datos

En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de


datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican a
tablas de datos.
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna
pero aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es
decir aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros
automviles (ver figura ms abajo) y queremos saber cunto ha sido el beneficio de los
Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos los automviles, en
este caso lo podramos conseguir con la funcin de base de datos BDSUMA incluye la
condicin de filtrado automvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la
hoja:

En esta hoja tenemos una lista con los automviles de la empresa, con los datos de
plazas, aos, rentabilidad y beneficio obtenido.
Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.

273

Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan
tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del
campo que se utiliza en la funcin, un rango de criterios para indicar la condicin que
deben cumplir las filas que sern utilizadas en el clculo de la funcin (el filtro).

Funcin

Descripcin
Cuenta las celdas que

BDCONTAR(datos;campo;criterios)
contienen un nmero
Cuenta las celdas que
BDCONTARA(datos;campo;criterios)
contienen un valor
BDMAX(datos;campo;criterios)

Obtiene el valor mximo

BDMIN(datos;campo;criterios)

Obtiene el valor mnimo


Obtiene el producto de los

BDPRODUCTO(datos;campo;criterios)
valores indicados
Obtiene el promedio de
BDPROMEDIO(datos;campo;criterios)
los valores indicados
Obtiene la suma de los
BDSUMA(datos;campo;criterios)
valores indicados
Obtiene un valor de un
campo en una fila que
BDEXTRAER(datos;campo;criterios)
cumpla

un

criterio

de

seleccin

BDVAR(datos;campo;criterios)

Calcula la varianza sobre


18

una muestra de valores


Calcula la varianza sobre
BDVARP(datos;campo;criterios)

todos los valores de un


campo
Calcula

BDDESVEST(datos;campo;criterios)

la

estndar

desviacin
sobre

una

muestra de valores
Calcula
BDDESVESTP(datos;campo;criterios)

la

desviacin

estndar sobre todos los


valores de un campo

Crear un resumen de datos


Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a
crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Por ejemplo si tenemos una lista de nios con los campos nombre, direccin, localidad y
edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los nios por localidad.
Otro ejemplo, el que te enseamos abajo, disponemos de una lista de vehculos
clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca.

1919

Para agregar los subtotales automticamente debemos situarnos sobre una celda
cualquiera de la lista y marcar la opcin Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla,
en la pestaa Diseo.
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaa con una lista de las
funciones que podemos usar

para calcular el total de esa columna.

Se puede mejorar el resumen y los subtotales de la tabla utilizando los esquemas que ya
vimos, o las tablas dinmicas, que veremos en el tema siguiente.

2020

Mapas mentales con Mind Manager

MindManager y sobre mapas


1. Qu es Mindjet MindManager?
2. Qu es un mapa?
3. Qu es MindJet Connect?
4. Tpicos y elementos de los mapas
5. La interfase de usuario de MindManager
6. Obtener Ayuda

Crear un mapa
1. Aadir tpicos y subtpicos
2. Editar texto de los tpicos
3. Aadir tpicos flotantes
4. Aadir llamadas de atencin
5. Seleccionar tpicos

Organizar y ver tpicos


1. Mover tpicos
2. Eliminar o remover tpicos
3. Colapsar y expandir tpicos
4. Ver el mapa como un listado de temas

Adicionar ms informacin
1. Codificar tpicos con marcadores
2. Mostrar el panel de marcadores
3. Adicionar una leyenda al mapa
4. Agregar informacin de las tareas
21

5. Task Management
6. Agregar informacin complementaria
7. Notas
8. Hipervnculos
9. Anexos
10. El Buscador de MindManager
11. Incluir informacin personalizada
12. Incluir Hojas de Clculo
13. Incluir tpico de bases de datos
14. Incluir tems de Outlook
15. Link a datos de Excel

Adicionar elementos visuales y sus formatos


1. Marcos
2. Relaciones
3. Imgenes
4. Aplicar formato de estilo de mapa
5. Seleccionar el formato de los tpicos
6. Cambiar distribucin (layout) de los tpicos
7. Copiador de Formato

Abrir y guardar
mapas
1. Abrir un mapa

22

2. Guardar un mapa

23

Compartir mapas con colegas


1. Hacer una revisin
2. Modo de presentacin
3. Enviar mapas por correo electrnico
4. Imprimir mapas

Exportar
mapas a
otras
aplicaciones
1. Exportar a Aplicaciones Microsoft Office
2. Microsoft Word
3. Microsoft PowerPoint
4. Microsoft Project
5. Microsoft Visio
6. Otras aplicaciones y formatos

Ver archivo anexo


con extensin pdf

24