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RESUMO
A busca constante por resultados satisfatrios nos negcios tem levado as
organizaes a procurarem as melhores solues tecnolgicas de gesto. Os sistemas
integrados, chamados de ERP (Enterprise Resource Planning), apresentam-se
atualmente como uma importante ferramenta gerencial que tem proporcionado maior
competitividade s empresas. Atualizar-se no campo dessas modernas tecnologias
pode representar a permanncia da empresa no mercado. Este artigo apresenta os
principais conceitos e o desenvolvimento dos softwares ERP, identificando, atravs
de um estudo de caso de uma empresa, as dificuldades e outros aspectos que
poderiam ser melhorados no seu atual sistema de gesto, e prope mudanas que
visem adaptao do sistema ao crescimento organizacional e processos mais
eficazes de negcios.
Palavras-chave: ERP, mudana organizacional, competitividade
ABSTRACT
The search for satisfactory results in business has stimulated organizations to
find the best technological management solutions. The integrated systems, known
as ERP (Enterprise Resource Planning), are nowadays an important managerial
tool that can represent the survival of a company in the market. This paper presents
the main concepts and the development of the ERP software, identifying, through
the case study of a company, the difficulties and other aspects that can be improved
in a management system, and it proposes changes aiming at the adaptation of the
system to the organizational growth and to more efficient business processes.
Key words: ERP, organizational change, competitiveness
Publ. UEPG Ci. Hum., Ci. Soc. Apl., Ling., Letras e Artes, Ponta Grossa, 14 (1) 39-47, jun. 2006
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1. Introduo
A evoluo das organizaes tem ocorrido num
ritmo acelerado nos ltimos vinte anos. As mudanas
exigem respostas rpidas das empresas. Fatores que no
passado representavam vantagens competitivas como,
construir enormes depsitos para estocar matrias-primas e produtos acabados, atualmente significam enormes
custos e comprometem os resultados organizacionais.
Com a estabilizao econmica e a abertura de mercado,
as empresas comearam a se especializar e foram foradas a melhorar sua competncia em todas as reas como:
a produtiva, financeira, servios e logstica.
Atualmente, as organizaes continuam constantemente desafiadas a se adequarem s mudanas que
ocorrem no meio em que esto inseridas, considerandose as necessidades dos clientes, estratgias de negcios, concorrncia, leis ambientais, responsabilidade
social dentre outras. Por isso, para manterem-se competitivas as empresas necessitam cada vez mais de investimentos em inovao tecnolgica, alteraes e melhorias contnuas nos processos e mtodos de gesto.
Nesse contexto de mudanas, o surgimento de
tecnologias como os sistemas ERPs, proporcionaram
as empresas melhorar seus resultados atravs da administrao eficaz dos recursos, integrao dos processos
de negcios e melhor fluxo de informaes, conseqentemente, tornando-as mais competitivas.
Este artigo tem por objetivo apresentar um referencial terico sobre os conceitos, o desenvolvimento,
vantagens e benefcios dos softwares ERPs, e posteriormente fazer uma anlise atravs de um estudo de
caso de uma empresa sobre o funcionamento do seu
atual sistema de gesto, avaliando as dificuldades encontradas e, a partir disso, apresentar as mudanas
propostas e os benefcios que elas podero proporcionar para a competitividade.
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informaes conforme a necessidade de deci-ses
gerenciais. O MRPII continuou a receber outros
mdulos de sistemas oferecidos no mercado, sistemas
mais complexos, por exemplo, que pudessem oferecer
de forma integrada o suporte as transaes contbeis.
Essa evoluo seguiu-se at atingir o estgio do ERP,
cujo sistema surgiu pela necessidade de integrao de
mais reas e setores funcionais em diferentes dimenses na empresa como: recursos humanos, custos,
financeiro, vendas, compras, logstica, dentre outras.
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Quadro 1 - Mdulos que compe o ERP
Mdulos relacionados a Operaes e Supply Chain Management
Previses e anlises de vendas (Forecasting/Sales Analysis); Listas de materiais (BOM- Bills of Material);
Programao-mestre de produo/capacidade aproximada (MPS- Master Production Scheduling/RCCP
Rough-Cut Capacity Planning); Planejamento de materiais (MRP Material Requirements Planning);
Planejamento detalhado de capacidade (CRP Capacity Requirements Planning); Compras (Purchasing);
Controle de fabricao (SFC Shop Floor Control); Controle de estoques (Inventory); Engenharia
(Engineering); Distribuio fsica (DRP Distribution Requirements Planning); Gerenciamento de transporte
(TM Transport Management); Gerenciamento de projetos (Project); Apoio produo repetitiva; Apoio
gesto de produo em processos; Apoio a programao com capacidade finita de produo discreta; Configurao
de produtos;
Mdulos relacionados Gesto Financeira/Contbil/Fiscal
Contabilidade Geral; Custos, Contas a pagar; Contas a receber; Faturamento; Recebimento fiscal; Contabilidade
fiscal; Gesto de caixa; Gesto de ativos; Gesto de pedidos; Definio e gesto dos processos de negcios
(Workflow); e
Mdulos relacionados Gesto de Recursos Humanos
Pessoal (Personnel); Folha de pagamentos (Payroll).
Fonte: (Corra; Gianesi; Caon, 2001)
Aumenta a eficincia na empresa, disponibiliza informaes em tempo real, integra todos os departamentos e mdulos informatizados, facilita a atualizao tecnolgica e a reduo de custos. (Gomes;
Ribeiro, 2004).
Conclui-se que, atravs de um sistema integrado
ERP, a empresa pode melhorar seu desempenho nos
negcios e auferir inmeros outros benefcios, os quais
so apresentados no quadro (2).
Benefcios intangveis
Visibilidade de informao
Processos novos e melhorados
Atendimento mais rpido ao cliente
Padronizao
Flexibilidade
Globalizao
Melhor desempenho nos negcios como um todo.
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3. Apresentao da Empresa
A Empresa de que trata o estudo foi fundada em
1990 e atua no segmento de produtos em ao inoxidvel. Localiza-se no interior do Estado do Paran e
possui mais duas filiais, sendo uma em Bento Gonalves
no Estado do Rio Grande do Sul e outra em Escada
no Estado de Pernambuco. Ela conta atualmente com
160 funcionrios ao todo e caracteriza-se por ser a
segunda maior Empresa do Brasil no seu segmento de
atuao. a nica Empresa do ramo com a certificao
ISO 9000. Alm do mercado nacional, ela atua tambm
no mercado internacional, exportando para vrios
pases da Amrica do Sul, Amrica Central e frica.
De acordo com as informaes levantadas, constatou-se que a Empresa obteve um crescimento muito
rpido nesses 15 anos de atividade. Atuando num segmento consideravelmente competitivo, onde s nos ltimos anos apenas poucas fbricas sobreviveram, ela
sempre conseguiu manter seu foco no negcio. Em
meio a esse contexto, realizou vrios investimentos,
como por exemplo: mquinas e equipamentos fabris,
abertura de novas filiais e uma frota de caminhes para
o transporte dos seus produtos, visando o melhor atendimento de seus clientes. Alm desses investimentos
que, certamente trouxeram melhores resultados para a
Empresa, evidenciou-se tambm a necessidade de
aperfeioar o seu sistema de gesto empresarial. Nesse
aspecto, Gamba e Santos (2004) tambm atestam
para a importncia da manuteno evolutiva do sistema
ERP, de forma que no se afaste do modelo de negcio
praticado pela organizao.
Atualmente, a Empresa possui um Software
(SGBD) Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados, um tipo mais simples de ERP, que, no entanto, apresenta algumas dificuldades para absorver a integrao
total das reas. Com isso, levando-se em considerao
o atual fluxo de dados que so gerados pela organizao
e seu crescente volume de negcios, constatou-se que
esse sistema apresentava limitaes no seu mbito de
uso, e tambm quanto disponibilidade de informaes
gerenciais para a tomada de deciso. Da mesma forma,
havia dificuldades nas reas quanto identificao e
gesto dos processos de negcios, limitando o uso e
aproveitamento do sistema pelos usurios.
4. Metodologia
Para a realizao do presente trabalho aplicouse uma pesquisa qualitativa descritiva. O mtodo utilizado foi o de Yin (2001), consistindo em um estudo de
caso nico. A coleta de dados foi realizada atravs de
entrevistas com funcionrios das reas gerenciais,
abordando-se os principais problemas enfrentados com
o sistema, atravs de observaes e documentos adquiridos na Empresa.
5. Desenvolvimento do trabalho
Inicialmente, identificou-se os mdulos que compem o atual sistema ERP da Empresa, quais sejam:
Financeiro; Contbil; Comercial/Vendas; Recursos Humanos; Transporte; Compras; Produo; Estoques e
Engenharia.
Aps a identificao dos mdulos, foram realizadas as observaes e acompanhamentos no seu funcionamento, valendo-se para isso de entrevistas, bem
como a anlise dos relatrios coletados. Dessa forma,
levantou-se vrias informaes a respeito do sistema e
aspectos a serem melhorados, conforme segue:
- Identificou-se que os mdulos do programa
apresentavam limitaes que dificultavam o gerenciamento integrado da Empresa, ou seja, no ofereciam
uma base suficiente de informaes, que pudesse gerar
uma ampla viso de todos os processos departamentais.
Esses fatores acabavam traduzindo-se em maiores custos e comprometiam os resultados operacionais.
- Os relatrios gerenciais da mesma forma no
contemplavam muitas informaes, e se restringiam s
tomadas de decises ao nvel departamental e conforme
as opes disponveis dos seus respectivos mdulos;
- Estoques caracterizam-se por ser um dos itens
mais importantes dentro da rea de produo. Muitas
decises financeiras e mesmo na rea produtiva so
tomadas com base nos nmeros dos relatrios gerenciais de estoque. Por isso, controlar o estoque um
fator fundamental. Nesse aspecto, verificou-se dificuldades operacionais neste mdulo em controlar todos
os produtos em estoque, assim como, fatores limitantes
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de integrao com outras reas importantes que tambm se utilizavam dessas informaes, como por exemplo, a rea financeira e planejamento e controle de produo;
- Outro fator notvel a ser considerado nos sistemas gerenciais a sua adequao e uso com relao
aos usurios. Estes so as peas chaves para o desempenho satisfatrio e funcionamento, uma vez que
so eles que alimentaro o banco de dados para posteriormente o programa gerar as informaes. Com
relao a isso, observou-se uma carncia por parte dos
usurios na soluo de problemas operacionais bsicos
do sistema, maximizao no uso do mesmo e aproveitamento das opes disponveis, e necessidade de
uma poltica de utilizao;
- A Internet tambm uma ferramenta indispensvel aos gestores para a tomada de deciso. Os modernos sistemas ERP permitem que se tomem decises
em tempo real e em qualquer lugar. Na Empresa em
questo, o sistema no apresentava essa interligao
com a Internet, observou-se que isso dificultava em muitas situaes o trabalho dos gerentes, nos casos em
que necessitavam tomar decises quando se encontravam fora da sede;
- Uma outra objeo consistia em integrar um
nico software nas trs empresas do grupo. Os gerentes
das filiais, na maioria das vezes, se reportavam a matriz
para obter informaes que no estavam disponibilizadas integralmente no sistema, isso conseqentemente,
representava maiores custos gerado pelas deficincias
operacionais do sistema e no tratamento adequado das
informaes.
Portanto, foi realizada uma abordagem geral do
sistema, e o acesso a essas informaes evidenciou vrias mudanas que a Empresa poder implementar para
aumentar a eficincia do programa. Nesse sentido, procurou-se avaliar esses diversos pontos em que o atual
sistema poderia ser melhorado e sugeriu-se as mudanas necessrias. Apesar do mesmo oferecer algumas
vantagens, identificou-se atravs das dificuldades e pela
atual realidade da Empresa, que havia uma carncia
por inovaes. Neste caso, Mans (2001) afirma que o
interesse em implementar uma nova tecnologia est relacionado a resolver algum tipo de problema. Assim sendo, melhorias no atual sistema, ou mesmo a aquisio
de um outro software, se apresentam como solues
que trariam melhores resultados para a organizao.
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Quadro 3 - Melhorias propostas x benefcios
Melhorias propostas
Benefcios proporcionados
Relatrios gerenciais que ofeream solues de Auxlio no processo de tomada de deciso; viso macro do
grficos, projees e anlises.
negcio; Planejamento estratgico; Melhor apresentao dos
resultados.
Mdulo de estoque integrado a rea de planeja- Integrao com as reas fundamentais que mais se utilizam
mento e controle da Produo; Compras e finan- dessas informaes; Melhor gerenciamento dos estoques
ceiro;
(planejamento e controle); Gerenciamento de compras mais
eficiente; Planejamento financeiro; Reduo de custos;
Planejamento dos recursos produtivos.
Plano de treinamento aos usurios do sistema;
Estabelecimento de poltica de uso;
Fonte: Os autores
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exemplo, falta de materiais, diminuio de produtividade, problemas com os servios ao consumidor, fluxo
de caixa e problemas de qualidade. (Cavalcanti, 2001).
De um modo geral, verificou-se que as maiores
dificuldades estavam relacionadas basicamente ao processo de tomada de deciso, principalmente pela deficincia no filtro das informaes geradas pelo atual sistema e falta de ferramentas adequadas como, por
exemplo, um sistema de apoio. Nesse caso, para auxiliar na tomada de deciso, a implantao de uma tecnologia que funcionasse com o sistema ERP como o
Datawarehouse, tambm seria uma alternativa tecnolgica vivel, que atenderia a essas necessidades.
Esse sistema armazena todos os dados que so gerados
pelos sistemas transacionais, ou seja, os que coletam
os dados da empresa. A finalidade do Datawarehouse,
de acordo com Haberkorn (1999), canalizar as informaes do seu banco de dados direto para os chamados EIS (Sistemas Executivos de Informao), proporcionando aos gerentes informaes como:
- Vendas por rea geogrfica/custo faturamento
e lucratividades;
- Contas a pagar e a receber e estoques;
- Dados de logstica e distribuio;
- Dados da concorrncia e
- Dados de RH.
Tendo em vista as situaes que aqui foram apresentadas, bem como as informaes levantadas nas entrevistas com os gerentes administrativo e de sistemas,
foi possvel perceber que a Empresa necessita realmente de mudanas no seu sistema gerencial. Essa situao um reflexo da inflexibilidade do sistema em
responder as variaes e crescimento do negcio, exigindo cada vez mais rapidez e importantes atualizaes
de software para adequar as mudanas. (Computer
world, 2005)
Algumas sugestes foram apresentadas, no entanto, caso ela opte pela troca do sistema ou mesmo o
aperfeioamento do atual, importante salientar que,
toda e qualquer tecnologia deve ser analisada para que
se verifique a que melhor se adequa e atende necessidade da Empresa. To importante quanto o custo total
de implantao do sistema, deve-se levar em considerao a anlise da adaptabilidade, infra-estrutura e
facilidades de uso. Nesse sentido, Filho e Teixeira
(2004) concordam que a escolha da melhor soluo
6. Consideraes finais
notria a evoluo dos sistemas de gesto empresarial ERP e o mercado est exigindo respostas cada vez mais rpidas das empresas. Gesto integrada
dos processos de negcios e atualizaes tecnolgicas
tornaram-se fatores primordiais de sobrevivncia.
Observou-se nesse estudo que quanto maior o
crescimento de uma organizao, maior a sua complexidade e necessidades tecnolgicas. A deciso de investir em novas tecnologias est diretamente relacionado
competitividade e busca por melhor desempenho e
resultados de uma organizao, o que ficou evidente
na atual conjuntura dos negcios dessa empresa.
Apesar da importncia da inovao em tecnologia para aumentar a competitividade, normalmente
as empresas se deparam com o fator de alto custo do
investimento. Porm, isso vai depender tambm do tamanho da empresa e do tipo de tecnologia que ela necessita. Em muitos casos, h mudanas que no envolvem grandes complexidades estruturais ou de custos,
e sim, atualizaes ou modificaes menos onerosas
que podem solucionar os problemas e atender s necessidades da organizao.
Finalizando, o objetivo desse estudo foi mostrar
que aperfeioamentos no sistema atual ou a incorpo-
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rao de tecnologias auxiliares so solues tecnolgicas que proporcionariam maior eficincia nas estratgias de negcio da organizao e, conseqentemente, maiores vantagens competitivas.
REFERNCIAS
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