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Proyecto Rollout

SAP ERP AYS

Business Blueprint
GESTIN DE STOCK
MM

Proyecto Rollout SAP ERP AYS

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Aprobado por:

Versin

1.0

Nombre

Fecha

Cristian Salazar

16.01.2014

Nombre

Fecha

Nombre

Fecha

Versin 1.0
Enero de 2014

__________________________________________________________________________________________________
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: Proyecto Rollout SAP ERP AYS

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INDICE

Historial de Versiones. ...........................................................................................................3

Referencias. .............................................................................................................................3

Descripcin Situacin Actual. ...............................................................................................4

Descripcin de Requerimientos. .........................................................................................10

Descripcin de la Solucin Acordada. ...............................................................................11

Roles y Responsabilidades..................................................................................................21

Impacto en Procesos Actuales. ...........................................................................................21

Puntos de Integracin. .........................................................................................................21

Requerimientos de Reportes. ..............................................................................................22

10

Interfaces con Otros Sistemas. ...........................................................................................22

11

Brechas. .................................................................................................................................22

12

Issues. ....................................................................................................................................22

13

Transacciones y Procesos Involucrados. ..........................................................................23

14

Aprobacin del Documento. ................................................................................................23

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1. Historial de Versiones.
Versin
1.0

Observaciones
Documento inicial de la etapa de Business Blue Print, Gestin de Stock

2. Referencias.
#

Documento

No Aplica

Descripcin

Ubicacin lgica

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3. Descripcin Situacin Actual.


3.1

Generalidades:

Actualmente el Grupo Aguas Nuevas cuenta con un universo de 27 Bodegas en las


cuales se administran mayoritariamente materiales propios de la operacin del negocio Sanitario,
en consecuencia, las Bodegas actualmente operativas corresponden a las 3 Empresas Sanitarias
del Grupo Aguas Nuevas que son Aguas Del Altiplano S.A., Aguas Araucana S.A. y Aguas
Magallanes S.A.
La Estructura logstica y gestin asociada a cada una de estas Bodegas, se encuentra
detallada en el documento BB-EST-MM-01 Estructura Organizativa, puntos 3, 3.1, 3.2, 3.3 y 3.4.

3.2

Movimientos de Bodega:

3.2.1

Entradas a Bodega: Las entradas de materiales a Bodega son mayoritariamente por


Recepcin de rdenes de Compra, especialmente en las Bodegas Centrales de cada
una de las Empresas Sanitarias, adicionalmente, existen ingresos a Bodega por
movimientos de Traspaso de materiales entre Bodegas y excepcionalmente por ajustes
propios de la operacin de Bodegas.
La recepcin de materiales por rdenes de Compra se realiza va FIN700 y se
respalda con la Gua de Despacho del proveedor. Esta recepcin se realiza por los
respectivos Encargados de Bodega.

3.2.2

Salidas de Bodega: Las salidas de materiales de Bodega son mayoritariamente por


Consumos directos a reposiciones y Traspasos entre Bodegas.
Las Salidas de Bodega son realizadas por los respectivos Encargados de Bodega con el
documento Despacho Interno de Bodega que tiene como origen una Solicitud de
Despacho de Bodega. Una vez realizado el Documento despacho Interno de Bodega, se
imprime la Gua de Despacho para el traslado de los materiales.

3.2.3

Traspasos entre Bodegas: Todas las Bodegas que existen en cada Sociedad del
Grupo Aguas Nuevas, pueden realizar traspasos de materiales entre Bodegas. Sin
embargo, la mayor cantidad de transacciones de esta naturaleza se realiza desde las
Bodegas Centrales de cada Empresa haca las Bodegas locales de cada Sociedad.
Los traspasos se materializan a travs del documento Informe de Despacho de
Traspaso que tienen como origen una Solicitud de Despacho de Traspaso. Una vez
realizado el Documento despacho de Traspaso, se imprime la Gua de Despacho para el
traslado de los materiales.

3.2.4

Reincorporaciones: Esta transaccin se realiza cuando se devuelve un material que


fue retirado desde Bodega va Despacho Interno de Bodega y por diversas razones no se
ocupa en terreno.

3.2.5

Ajustes: De ser necesario, se realizan ajustes a las existencias ya sea como resultado
de un Inventario o una Entrada o Salida de un material en particular, como por ejemplo
producto de sobrantes de Obras.

3.2.6

Material no Conforme: Si un material recibido desde el proveedor no cumple con


las caractersticas tcnicas solicitadas y requeridas, se separa del resto de los materiales
a un sector sealizado como Material No Conforme, para su posterior gestin de cambio.

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Ingreso de materiales a Stock:

O.C stock
Por reposicin mensual,
incluyendo reposicin
automtica.
Algn otro requerimiento
especfico.
Se genera SC stock

Abastecimiento gestiona
O.C por stock.
Puede ser por materiales
de uso recurrente o para
Proyectos.

Encargado de Bodega
recepciona materiales
con O.C y ejecuta
ingreso a FIN700.
Respalda con Informe de
Recepcin, GD, O.C
Recepcin O.C Stock

Salida de materiales de Stock:

Usuario genera Solicitud


con Cantidades y
asignacin contable.
Se enva documento a
Bodega firmado por
jefatura.
Sol. Despacho
de consumo /
Traspaso

Informe de despacho
de consumo /
Traspaso
El Encargado de Bodega
genera el documento de
Despacho a partir de
Solicitud de Despacho de
Consumo o Traspaso.

Encargado de Bodega
emite Guia de Despacho
para transporte. La Gua es
en papel contnuo.

Gua de Despacho

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3.3

Inventarios de Bodegas:

3.3.1

Para las Bodegas del Grupo Aguas Nuevas se distinguirn 3 tipos de


Inventarios:
1.

Inventario Total: Contempla inventariar todos los materiales existentes en la


bodega por mtodo de barrido. Se realizan al menos dos (2) veces en el transcurso
de un ao calendario y pueden ser o no programado previamente.

2.

Inventario Cclico Mensual: Consiste en controles mensuales a una muestra de


los materiales existentes en la bodega. Para este efecto el Jefe Corporativo de
Almacenes a principio de cada ao propone un calendario de inventario cclico a
cada bodega. La muestra a inventariar en cada inventario cclico es definida por el
Jefe Corporativo de Almacenes y es comunicada el mismo da de la toma de
inventario.

3.

Inventario Cclico No Programado: Consiste en controles a una muestra de los


materiales existentes en la bodega. Puede ser realizado de forma no programada y
puede dar origen a ajustes de existencia.

Todos estos inventarios pueden ser registrados en Sistema FIN700, independientemente


de si dan origen o no a ajustes.

3.4

Administracin del Maestro de Materiales:

La administracin del Maestro de Materiales de stock est centralizada en el Jefe de


Almacenes y es quien genera un nuevo cdigo de material, lo modifica o lo da de baja.

3.5

Reposicin automtica de Materiales de stock:

Actualmente en las Bodegas Centrales del Grupo Aguas Nuevas existe un grupo de
materiales que se administra por Reposicin automtica. Cada vez que se genera este proceso
de reposicin automtica, se obtienen las cantidades determinadas a adquirir, las que son
validadas por los encargados de Bodega para posteriormente generar una Solicitud de Compra
de stock ( aprueba el Jefe de Almacenes) e iniciar el proceso de cotizacin y posterior emisin de
rdenes de Compra.

3.6

Reportes utilizados.
Actualmente en FIN700 se Obtienen los siguientes reportes:

3.6.1

.
3.6.2

3.6.3

Solicitud de Despacho: Permite obtener un documento impreso de la Solicitud de


Despacho de materiales desde Bodega. Este identifica los datos propios del material
solicitado, el rea usuaria e imputacin contable.
Solicitud de Despacho de traspaso: Permite obtener un documento impreso de la
Solicitud de Despacho de traspaso de materiales entre Bodegas. Este identifica los datos
propios del material solicitado, el usuario solicitante y bodega de destino..
Documento de Despacho desde Bodega: Permitir obtener un documento impreso del
despacho de materiales desde Bodega, ya sea por consumo o traspaso. Este debe
identificar los datos propios del documento de despacho.

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3.6.4

Cartola de movimientos por cantidad y valor: Permite obtener un documento en donde


se visualice el movimiento de entrada y salida de materiales de uno o varios artculos por
Bodega, Sociedad o Fecha.

3.6.5

Cartola de Saldos en Existencias: Permite obtener un documento en donde se visualiza


los saldos de materiales de uno o varios artculos por Bodega o Sociedad y para una
fecha determinada.

3.6.6

Reincorporaciones: Permite obtener un documento en donde se visualizan las


transacciones realizadas por Reincorporaciones, incluyendo n de documento, fecha de
realizacin, responsable y detalle de lo reincorporado, esto por Bodega o Sociedad para
una fecha o periodo x.

3.6.7

Hoja de Inventario: Permite obtener un documento que registrar el conteo fsico de


materiales en un proceso de inventarios.

3.6.8

Informe de Inventario: Permite obtener el documento Informe de Inventario, en dnde


se refleje el proceso de inventario realizado, con los artculos inventariados, la Bodega,
responsable del inventario, fecha de realizacin y diferencias detectadas.

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3.7

Modelo actual de Aprovisionamiento de stock:

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Solicitante

Encargados de Bodega

Ejecutivos de Compra
Abastecimiento

Jefe de Almacenes

Reposicin automtica

Generar
Solicitud de Compra de Stock

Jefe Corp. de
Almacenes o Jefe
Corp. de
Abastecimiento

Aprobar
Solicitud de Compra de Stock

Abastecimiento

Cotizacin?

Aprobacin

Si

Solicitar Cotizacin

Registrar
Ofertas

Licitacin
(Gescon)

No
Crear Cuadro
Comparativo de Ofertas

Crear Pedido Abierto


(Contrato Marco)

NO

Jefatura y
Gerentes

Existe Pedido
Abierto?

Generar
Orden de Compra (OC)

SI

Aprobar
Orden de Compra
Aprobar

Jefatura y
Gerente

Aprobar
Orden de Compra
Aprobar
Enviar
Orden de Compra al
Proveedor
OC

Abastecimiento

Proveedor

Entrega
Entregamaterial
materialen
enBodegas
Bodega

Verifica Existencia de Pedido y


conformidad de cantidad, calidad y
Genera Entrada de Materiales
precio entre el Pedido y la Gua de
a Stock
Despacho. Digita datos de n de
GD, Fecha y proveedor.

Encargado de
Bodega

Encargado de
Bodega

Informa a Ejecutivo de
Compra y/o Proveedor

Encargado de
Bodega

Ejecuta Entrada de Materiales


a Stock

NO

Esta Correcto?

SI

Factura por material recepcionado puede


continuar su curso a pago

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4. Descripcin de Requerimientos.
Responsable: KU.
4.1
El sistema debe permitir consultar las solicitudes de salidas de bodega por diferentes
conceptos (7.11):
- Usuario solicitante
- Centro de costo
- Nmero de Solicitud
- Fecha del despacho (si aplica)
4.2
El sistema debe permitir conocer el estado actual de los productos almacenados en
bodega, tanto en lnea como consultas a travs de reportes, por distintos conceptos (7.12),
ejemplo:
- Stock disponible.
- Stock por Familia de materiales.
- Stock por bodega, centros, etc.
4.3
El sistema debe permitir obtener listados de los productos almacenados, por ubicacin
para efectuar la toma de inventario fsico, incluyendo informacin tal como (7.13):
- tem
- Ubicacin
- Cdigo de producto
- Descripcin
- Unidad de medida.
4.3
El sistema debe permitir registrar el resultado de inventarios fsicos y determinar
diferencias entre stos y el stock del sistema (7.14).
4.4
El sistema debe proveer la facilidad de generar ajustes por conteo fsico, tanto en unidades
como en los valores totales (7.15).
4.5

La solicitud de material debe poder registrar el nmero de orden de trabajo (OT) (7.16).

4.6
El ingreso de conteos de inventarios debe trabajar slo con las diferencias, luego del
conteo inicial (7.17).
4.7

El sistema debe otorgar la gestin de punto de reposicin y lote ptimo de compra (1.4).

4.8

El sistema debe permitir la notificacin al alcanzarse el punto de pedido (stock crtico) (1.5).

4.9

El sistema debe mantener registro del precio de compra de los materiales (1.8).

4.10
El sistema debe ser capaz de mantener registros histricos de todos los movimientos de
las existencias (1.14).
4.11
El sistema debe permitir gestionar inventarios y permitir manejar mermas y ajuste fsico y
contable de almacn (1.15).
4.12

El sistema debe permitir captura automtica por medio de cdigo de barra (1.18).

4.13

El sistema debe permitir registrar la existencia de daos en la mercadera recibida (7.5).

4.14

Reportes:

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SAP ERP debe permitir obtener reportes exportables a Excel, Word e Imprimibles, que
permitan la gestin diaria del proceso de gestin de stock.
4.14.1

Solicitud de Despacho: SAP ERP debe permitir obtener un documento impreso de la


Solicitud de Despacho de materiales desde Bodega..

4.14.2

Solicitud de Despacho de traspaso: SAP ERP debe permitir obtener un documento


impreso de la Solicitud de Despacho de traspaso de materiales.

4.14.3

Documento de Despacho desde Bodega: SAP ERP debe permitir obtener un


documento impreso del despacho de materiales desde Bodega, ya sea por consumo o
traspaso. Este debe identificar los datos propios del documento de despacho.

4.14.4

Cartola de movimientos por cantidad y valor: SAP ERP debe permitir obtener un
documento en donde se visualice el movimiento de entrada y salida de materiales de uno
o varios artculos por Bodega, Centro Logstico o Sociedad.

4.14.5

Cartola de Saldos en Existencias: SAP ERP debe permitir obtener un documento en


donde se visualice los saldos de materiales de uno o varios artculos por Bodega, Centro
Logstico o Sociedad.

4.14.6

Reincorporaciones: SAP ERP debe permitir obtener un documento en donde se


visualicen las transacciones realizadas por Reincorporaciones, incluyendo n de
documento, fecha de realizacin, responsable y detalle de lo reincorporado, esto por
Bodega, Centro Logstico o Sociedad.

4.14.7

Hoja de Inventario: SAP ERP debe permitir obtener un documento que permita registrar
el conteo fsico de materiales en un proceso de inventarios.

4.14.8

Informe de Inventario: SAP ERP debe permitir obtener el documento Informe de


Inventario, en dnde se refleje el proceso de inventario realizado, con los artculos
inventariado, la Bodega, responsable del inventario, fecha de realizacin, diferencias
detectadas, ajustes propuestos y campo observaciones al proceso.

El detalle y formato de cada uno de estos reportes se detallaran para el proceso de


configuracin de los mismos. Estos reportes deben, como mnimo, ser de similares caractersticas
a Los existentes con FIN700.
Adicional a estos reportes, se requiere que desde SAP ERP se realice la impresin de
las Guas de Despacho de materiales, en formato pre-impreso de papel contnuo que se utiliza
en las Bodegas del Grupo Aguas Nuevas.

5. Descripcin de la Solucin Acordada.


Procesos y Definiciones
5.1

Definiciones

A continuacin se realiza una descripcin detallada de cada una de las definiciones y


consideraciones referentes a la gestin de stock.
Los movimientos de materiales reproducen el flujo de cantidades y de valores. Sern
registrados mediante documentos de material y documentos de contabilidad (en la etapa de
implementacin se definirn las cuentas contables asociadas), estos movimientos generan la
contabilizacin automtica en el sistema.
Los movimientos de materiales en SAP ERP se encuentran identificados mediante una
clase de movimiento, estas clases de movimientos identifican cuando un material ingresa al
almacn, es despachado a algn rea, se traslada a otros almacenes o se traspasa a otra
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condicin de inventario (por ejemplo, de libre utilizacin a bloqueado). Los stock de materiales se
controlan en diferentes niveles, estos niveles son centro logstico y almacn.
Se considera que para los movimientos masivos de medidores (entradas de materiales,
traspasos/traslados o salidas de materiales) se ingresar manualmente el nmero de serie de cada
medidor en un campo de texto de la posicin.

5.1.1

Entradas de material

Las entradas de materiales representarn movimientos de materiales de entrada al


almacn o recepcin de materiales con referencia a un pedido de compra. Al realizar una entrada
de material se deber notificar el centro logstico y almacn a donde se ingresa el stock.
En la entrada de material, se podr indicar si corresponde a una entrega final/parcial,
verificar tolerancias con referencia al documento original (pedido de compra), se podrn utilizar
diferentes unidades de medida, indicar la fecha de caducidad o el perodo de utilizacin de un
material y colocar notas informativas asociadas a la entrega (por ejemplo, nmero de factura o gua
de despacho).
En el inventario se podrn distinguir diferentes estados del material, por ejemplo,
inventario bloqueado, en control de calidad o libre utilizacin.
Si se trata de una devolucin del usuario se registrar el ingreso en el almacn
considerando para su valoracin el precio medio ponderado registrado en los datos maestros del
material a la fecha de la devolucin, a menos que se reverse en mismo documento de salida a
consumo, en cuyo caso el precio ser el mismo de dicho documento.
Los procesos que sern utilizados para las entradas de materiales son:
Denominacin
Ingreso de material por
pedido de compra normal
(stock)

Descripcin
Entrada de material con referencia a un pedido de compra
por material para stock, quedando reflejados sus valores en
las cuentas de existencias.

Ingreso de materiales en
consignacin

Entrada de material a valor cero que son de propiedad del


proveedor y que pasan a ser propios una vez consumidos y
liquidados.
Entrada de material que fue retirada de los almacenes y
ser devuelta por el usuario dado que no fue utilizada o se
utiliz parcialmente.
Entrada de material para consumo inmediato, que no entra
a bodega y por lo tanto no sern parte del stock (no
mueven cuentas de existencia). Estos materiales igual
deben ser recepcionados para la posterior verificacin de
factura.

Ingreso de materiales por


devoluciones de usuario
Ingreso de materiales por
pedido de cargo directo (no
stock)

5.1.2

Salidas de materiales

Las salidas de materiales se realizarn con referencia a centros de costos, proyectos,


rdenes internas, mermas, entre otros. El registro de una salida de material puede realizarse con
referencia a una reserva o bien de forma no planificada, sin referencia a documento alguno.
Al registrar una salida de materiales desde de las instalaciones de la empresa, se
imprimir la salida de material de almacn donde se indicarn el usuario responsable de retirar el
material, qu material y las cantidades a retirar
Los procesos de obsolescencia se podrn realizar manualmente haciendo dos
movimientos de material en SAP ERP, el primero de ellos rebajar la existencia de material de la
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bodega y el segundo realizar el ingreso a almacn de deteriorados para posteriormente ser
vendido, rematado, donado o desechado.
Los procesos que sern utilizados para las salidas de materiales son:
Denominacin
Salidas de materiales para centros
de costos
Salidas de materiales por rdenes
internas (CO)
Devoluciones a proveedores

Descripcin
Despacho de material para consumo en reas
administrativas y/u operativas.
Despacho de material con referencia a una orden
interna la cual debe ser liquidada mensualmente
antes del cierre contable del mes en cuestin.
Despacho de material a proveedores por material
defectuoso, por garantas, por especificaciones
tcnicas, etc.

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5.1.3

Traslados y traspaso de materiales

Los traslados y los traspasos sirven para mover inventarios (p. ej., de centro logstico a
centro logstico, de almacn a almacn, de inventario bloqueado a inventario de libre utilizacin, de
material a material).
Los traspasos registran cambios de status o condicin del inventario del material,
reflejan movimientos lgicos en SAP ERP y no hay movimiento fsico del material.
Existirn traspasos de material al almacn de obsoletos para el caso de aquellos
materiales que no presentan movimientos en bodega por un perodo igual o superior a 24 meses y
que no estn clasificados como crticos. (Procedimiento Administrativo)
Los traslados se podrn realizar usando el procedimiento en un paso y el
procedimiento en dos pasos. En el primer caso (un paso) se traspasar automticamente el
inventario desde el almacn emisor hacia el almacn receptor en el momento en el que se registra
el movimiento, mientras que en el segundo (dos pasos), ser posible supervisar los inventarios que
se encuentran de trnsito (inventario en traslado). Siempre los traslados reflejarn movimientos
fsicos del inventario.
En el traslado de materiales en dos pasos, la cantidad correspondiente ser
contabilizada en el inventario en trnsito del almacn receptor (valorada, a nivel de almacn, pero
no utilizable libremente).
Los procesos que sern utilizados para los traslados/traspasos de materiales son:
Denominacin
Traslados entre almacenes
en uno o dos pasos

Traslado entre centros en


un paso

Traspasos de status de
stocks

Traspaso de material a
material

Descripcin
Movimiento fsico de material de un almacn a otro:
-En un paso: traspaso automtico del inventario desde el
almacn emisor hacia el almacn receptor en el momento en
el que se registra el movimiento.
-En dos pasos: el emisor realiza la salida en el momento del
despacho y el receptor la entrada del material al momento de
ser recepcionado.
Movimiento fsico de material de un centro logstico a otro.
-En un paso: traspaso automtico del inventario desde el
centro emisor hacia el centro receptor en el momento en el
que se registra el movimiento.
Cambio de estado del material en stock (movimiento lgico).
Los estados considerados pueden ser: libre utilizacin,
proyectos, consignacin a propio, bloqueado, en control de
calidad o facilitado a proveedor.
Traspaso de stock de un material (cdigo) a otro que no
implica movimiento fsico.

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5.1.4

Consignacin de materiales de proveedor

En el proceso de consignacin definido, los proveedores entregan sus materiales en


los almacenes de la compaa y continan siendo propiedad del proveedor tras la entrega. Slo al
momento de hacer los consumos de materiales, stos pasan a ser propiedad de la compaa.
Transcurrido un periodo estipulado, p. ej. mensualmente, se liquida con el proveedor la
cantidad consumida o tomada.
Cuando se realiza la liquidacin de materiales en consignacin, se deber imprimir en
SAP ERP un documento de liquidacin de consumo de materiales en consignacin, que contendr
los materiales y cantidades a facturar por parte del proveedor. Este proceso ser ejecutado
manualmente en forma peridica.

5.1.5

Reservas de materiales

Como parte de la planificacin de los consumos de materiales se utilizarn reservas de


material, las que podrn ser creadas manualmente por el usuario que requiere el material.
Las reservas de materiales creadas manualmente no estarn sujetas a liberacin en
SAP ERP. El documento asociado a la reserva ser impreso por el usuario para ser firmado por su
jefatura o bien segn el procedimiento lo determine. El retiro de materiales del almacn se realizar
presentando la reserva debidamente firmada por la jefatura respectiva.

5.1.6

Toma de inventario

Los procesos de toma de inventario a utilizar sern el inventario permanente y el


inventario cclico (selectivo).
En el inventario general, las existencias se incluyen de manera directa dentro del
proceso. En este contexto cada material podr ser inventariado fsicamente como mnimo una vez
al ao.
El inventario cclico es un procedimiento segn el cual los materiales son inventariados
a intervalos regulares. En este contexto cada material deber ser inventariado fsicamente como
mnimo dos veces en el ao.

5.1.7

Traslados entre sociedades

Los traslados entre empresas relacionadas no hacen parte de los procesos normales,
en caso de presentarse, sern tratados como procesos especiales en cada caso particular.
La valoracin del material se realizar mediante la determinacin de precios en el
pedido de compras.

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5.1.8

Impresin de documentos

Se defini que para dar mejor soporte a los procesos de gestin de stock ser
necesaria la impresin desde SAP ERP de los siguientes documentos:
-

Documento de reserva de material


Documento gua de despacho para traslado de materiales
Documento de Salida de material
Documento para toma de inventario (estndar de SAP ERP).
Documento de entradas de material

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5.2

Procesos
Dependiendo de la necesidad de material, se debern gestionar diferentes procesos en el

sistema.
A continuacin se detalla el proceso general de gestin de Stock:

PROCESOS EN LA GESTION DE STOCK

Administrador
de Inventarios

Administrador de
Traslados/Traspasos de
Materiales

Administrador
Administrador
Solicitante de
de Salidas de
de Entrada de
Material
Materiales
Materiales

ENTRADAS TRASLADOS/TRASPASOS SALIDAS - INVENTARIOS

Crear Entrada
de Material

Recepcionar
Material

Identificar
Necesidad

Crear Reserva

Crear Salida de
Material

Emitir Gua de
Despacho

Despachar
Material

Crear Traslado
entre
Almacenes

Emitir Gua de
Despacho

Despachar
Material

Crear Entrada
por Traslado

Recepcionar
Material

Crear Traslado
entre Centros

Emitir Gua de
Despacho

Despachar
Material

Crear Entrada
por Traslado

Recepcionar
Material

Crear
Documento de
Inventario

Realizar
Recuento
Fsico

Contabilizar
Diferencias de
Inventario

Crear traspaso

Identificar
Necesidad

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Fecha de documento : 16.01.2014
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: Proyecto Rollout SAP ERP AYS

Versin : 1.0
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Proyecto Rollout
SAP ERP AYS
5.2.1

Gestin de entradas de material

Se podr registrar una entrada de material para almacn, para cargo directo a un
objeto de imputacin o como una devolucin de usuario. Para tal efecto se deber registrar en el
sistema una entrada de material indicando la clase de movimiento correspondiente.

Crear entrada de material por pedido: El administrador de entradas de material


crear en SAP el documento correspondiente a la entrada de material con referencia a un pedido
de compra o un documento de salida que se est devolviendo. Automticamente, el inventario del
material se aumentar y ser registrada contablemente la existencia, siendo valorada al precio del
pedido de compras, recalculndose el precio medio ponderado respectivo en el centro logstico al
cual se ingresa la material.

Crear entrada de material por excedente valorado: El administrador de activo


fijo crear en SAP (o jefe de almacenes) el documento correspondiente a la entrada de material
proveniente de un excedente de obra o compra con cargo directo, que haya sido previamente
autorizada y documentada con un formulario manual. Automticamente, el inventario del material
se aumentar y ser registrada contablemente la existencia, siendo valoradas al precio que se
defina en el proceso, recalculndose el precio medio ponderado respectivo al cual se ingresa la
material.

5.2.2

Gestin de reservas de material

Cuando se requiera notificar un consumo de materiales (salida de bodega) para una


fecha futura se deber crear una reserva de material.

Crear reserva: El solicitante de material deber crear una reserva de material en


forma manual, adems existirn reservas automticas desde las reas de mantenimiento. Con
este documento se notificar al rea responsable del almacn el consumo a futuro. La reserva no
bloquear el stock en inventario.

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5.2.3

Gestin de salidas de materiales

Cuando se requiera consumir o retirar un material de almacn, se deber crear una


salida de material (haciendo referencia a una reserva, centro de costo, proyecto, orden de
mantenimiento, etc.).

Crear salida de material: El administrador de salidas de materiales crear una


salida de material con referencia a una reserva o directamente a algn objeto de imputacin (centro
de costo, orden de mantenimiento, proyecto, etc.). Cuando se ejecute la salida de material se
proceder a su impresin, este documento ser firmado por la persona que retira el material
quedando dicho documento en poder del administrador de salidas de materiales.

Despachar material: Una vez generada en el sistema la salida de materiales, el


administrador de salidas de materiales deber realizar la entrega del material a la persona que
retira, o realizar el despacho fsico del material desde el almacn respectivo.

Emitir gua de despacho: Una vez creada la salida de material se emitir la


correspondiente gua de despacho que ser entregada al transportista o contratista para que
acompae el movimiento fsico de los materiales fuera de las instalaciones.

5.2.4

Gestin de traslados entre almacenes

En caso de que se necesite un material que se encuentra en otro almacn, se deber


gestionar un movimiento de traslado entre almacenes, este podr ser en uno o dos pasos (ver
descripcin de estos procesos de traslado y traspaso de materiales en el punto 5.1.3 del presente
documento). En caso de realizarse traslado fsico de material entre almacenes ser necesaria la
emisin de una gua de despacho.

Crear traslado entre almacenes: El administrador de traslados/traspasos de


materiales deber crear un traslado entre almacenes, para estos traslados se podrn realizar
movimientos en uno o dos pasos, en ste ltimo caso, se identificar un stock en traslado o trnsito
hasta que el material sea recepcionado en el almacn receptor.

Emitir gua de despacho: Una vez creada la salida de material se emitir la


correspondiente gua de despacho que ser entregada al transportista o contratista para que
acompae el movimiento fsico de los materiales fuera de las instalaciones.

Despachar material: Una vez generado en el sistema el traslado entre


almacenes el administrador de traslado/traspasos de material deber realizar el despacho fsico del
material desde el almacn de origen.

Crear entrada por traslado: Una vez recibido el material en el almacn de


destino, y si la modalidad ocupada para la transaccin es el traslado en 2 pasos, se deber realizar
una entrada de material en el sistema. Automticamente se modificar el estado a libre utilizacin,
una vez en este estado se puede realizar el consumo correspondiente.

Recepcionar material: Cuando los materiales lleguen al almacn receptor el


administrador de traslado/traspasos de material deber realizar la recepcin fsica del material en
dicho almacn.

5.2.5

Gestin de traspasos entre centros Logsticos

Un traslado de centro a centro no slo comporta una modificacin de la cantidad de


stocks en ambos centros; si se asignan ambos centros a diferentes mbitos de valoracin, sino
que, adems, tambin comporta la creacin de un documento contable.

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Esta clase de traslados slo puede realizarse desde el stock de libre utilizacin del
centro suministrador al stock de libre utilizacin del centro receptor.
Los traslados de centro a centro son relevantes para la planificacin de necesidades,
debido a que la planificacin de necesidades opera a nivel de centro.

Crear traspaso entre centros: El administrador de traslados/traspasos de


materiales deber crear un traspaso entre centros, para estos traspasos se debern realizar
movimientos en un paso.

5.2.6

Gestin de estados y traspasos

Si se requiere modificar el estado de un material o reclasificar un material como otro,


se deber gestionar un traspaso. Estos traspasos aplican cuando se requiere traspasar el stock
bloqueado a libre utilizacin o de control de calidad a libre utilizacin entre otros

Crear traspaso de material: El administrador de traslados/traspasos de


materiales crea el traspaso de material respectivo.

5.2.7

Gestin de inventario fsico

La toma de inventario se realizar en SAP ERP, a travs de la funcionalidad de


inventario estndar del sistema. Esta definicin aplica a todos los materiales que se encuentran en
los almacenes.

Crear documento de inventario: Para tal fin, el responsable de inventario deber


crear un documento de inventario en SAP ERP indicando los materiales a inventariar.

Realizar recuento fsico: De acuerdo a los materiales a inventariar, se deber


realizar el conteo fsico de las unidades en almacn, notificando las cantidades obtenidas en el
sistema, con referencia al documento de inventario. Luego, se deber generar un documento de
recuento con los materiales que presentaron diferencia para posteriormente recontarlos hasta
corregir la diferencia, o hasta que el recuento coincida con alguno realizado previamente.

Contabilizar diferencias: Las diferencias identificadas se debern contabilizar


con referencia a una cuenta de resultados, ajustando el inventario.

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6. Roles y Responsabilidades.
#

Rol

Solicitante de material

Usuario responsable de crear una reserva de materiales en el


sistema.

Administrador de la
entrada de materiales

Responsable de realizar las transacciones de entradas de


material en el sistema.

Administrador de las
salidas de materiales
Administrador de los
traslados/traspasos de
materiales
Responsable de
inventario

Responsable de crear las salidas de materiales desde los


almacenes en el sistema.

Responsabilidad

Responsable de crear los traslados/traspasos de materiales


desde o entre los centros y almacenes.
Responsable de crear los documentos inventario, actualizar el
recuento de inventario y realizar los ajustes.

7. Impacto en Procesos Actuales.


#

Descripcin

Nivel de Impacto

1
2

8. Puntos de Integracin.
#

Descripcin

1
2

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9. Requerimientos de Reportes.
#

Descripcin

Reporte de existencias

Frecuencia

Tipo

Prioridad

Contra demanda

Informe

Alta

10.
#

Interfaces con Otros Sistemas.

Descripcin

I/O

Origen
Destino

Frecuencia

Tipo

1
2

11. Brechas.
#

Brecha

Solucin

Lectura de cdigo de barras para la entrada y


salida de materiales, as como tambin para el
proceso de Inventarios de bodega

Implementar lectura de cdigo de barras a travs de


un programa RFC que permita la captura de los
cdigos y haga un anlisis de las posiciones que
tiene el documento de entrada o de salida de
material.

El sistema debe permitir la notificacin al


alcanzarse el punto de pedido (stock crtico)
(1.5).

Se programara un job que ejecutar el proceso


MRP diariamente.

12. Issues.
#

Brecha

Descripcin

Solucin

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13. Transacciones y Procesos Involucrados.

Transaccin

Proceso

Descripcin

MIGO

Ingreso, salida traslado y


traspaso de materiales

MB1A

Salidas de material

MB1B

Traslados y traspasos

MB1C

Ingresos de material

MB21

Reservas de Material

Crear Reserva de materiales

MB22

Reservas de Material

Modificar Reserva de
materiales

MB23

Reservas de Material

Visualizar Reserva de
materiales

MI01

Documento para inventario

Documento para inventario

MI02

Documento para inventario

Documento para inventario

MI03

Documento para inventario

Documento para inventario

MI21

Documento para inventario

Documento para inventario

MI04

Recuento de inventario

Recuento de inventario

MI05

Recuento de inventario

Recuento de inventario

MI06

Recuento de inventario

Recuento de inventario

MI07

Recuento de inventario

Diferencias de inventario

MMBE

Resumen de Stock
sociedad/centro/almacn

MB51

Lista documentos de material

MB52

Visualizar stock en almacn


por material

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14. Aprobacin del Documento.


#

Cargo

Responsable

Key User

Cristian Hernndez H.

Consultor Funcional

Cristian Salazar B.

Jefe Departamento

Lautaro Romo R.

Sub-Gerente de
Administracin y
Finanzas

Roberto Castro V.

Gerente Contable

Vctor Echegaray P.

Gerente de
Administracin y
Finanzas

Rodrigo Tuset O.

Jefe de Proyecto
(Aguas Nuevas)

Andrs Gonzlez N.

Jefe de Proyecto
(Synapsis)

Germn Zapata

Gerente de Proyecto
(Aguas Nuevas)

Fernando Valds A.

Firma

Fecha

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