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SIIGO WINDOWS

Parametrizacin Mltiples Retenciones

Cartilla
I

Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.

Presentacin
Qu son Mltiples Retenciones?
Cul es el Objetivo de Manejar Mltiples Retenciones?
Cundo se puede manejar Mltiples Retenciones?
Cules son los Parmetros que se Deben Definir en el Sistema para Manejar
Mltiples Retenciones?

Presentacin
El presente documento ofrece una gua que realiza una explicacin sobre la
parametrizacin a realizar para el correspondientes manejo, registro y afectacin de
Mltiples retenciones, con el fin de aclarar la aplicacin dentro del software.

PARAMETRIZACION MULTIPLES RETENCIONES


Qu son Mltiples Retenciones?
Mltiples Retenciones como su nombre lo indica es manejar varias retenciones en un
solo proceso, para ello el programa implement una funcionalidad que permite
manejar ms de un tipo de retencin en la fuente dentro de un mismo documento
contable, adems de esto el sistema controla en forma automtica las bases para el
clculo de la retencin; determinando cuando aplica y cuando no.

Importante:
Mltiples Retenciones aplica para quienes estn catalogados como Auto
retenedores como para quienes no lo son

Cul es el Objetivo de Manejar Mltiples Retenciones?


El objetivo fundamental de manejar en el programa mltiples retenciones por
documento es permite que en un mismo documento se puedan contabilizar de manera
automtica diferentes tipos y tarifas de retencin en la fuente, controlando las bases
para el clculo de cada retencin.

Cundo se puede manejar Mltiples Retenciones?


Para manejar mltiples retenciones por documento en el programa contable SIIGO y
que este realice los clculos de manera automtica se debe:
1. Tener el modulo de Documentos
2. Diligenciar los parmetros necesarios
3. Realizar la correspondiente asociacin de cuentas contables de retencin en la
fuente

Cules son los Parmetros que se Deben Definir en el Sistema


para Manejar Mltiples Retenciones?
Los parmetros que se deben definir en el programa son:

1. Registro de Control:
Se debe marcar la opcin de Maneja Mltiples ret. X Documento se puede hacer de dos
formas a saber:
a. La primera de ellas, es al momento de la instalacin de la empresa en donde se
debe seleccionar la casilla Maneja Mltiples ret. X Documento.

a. La segunda forma es cuando ya la empresa se encuentra instalada y el usuario


necesita hacer uso de esta funcionalidad; para ello debe ingresar al registro de
control (Ruta: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de
control) y seleccionar el campo Maneja Mltiples ret. X Documento. De igual
forma antes de marcar esta casilla el sistema presenta el siguiente mensaje
aclarativo:

Importante:
Despus de marcada la casilla de Mltiples Retenciones por documento
no es posible quitar esta marcacin en el programa y ser necesario
definir todos los parmetros para que se realicen los clculos de
impuestos en forma correcta

Importante:
Para que el sistema tome una marcacin realizada en el registro de
control, es necesario salir de SIIGO y volver a ingresar para que el
programa tome los cambios

2. Catalogo de Cuentas Contables:


Al manejar mltiples retenciones por documento en el manejo de cuentas contables se
debe:
a. Crear las cuentas de retencin en la fuente, con un Auxiliar diferente por cada
una de las tarifas de retencin en la fuente que maneja la empresa
Ejemplo.

CUENTA
CONTABLE
135515
135515

AUX
01
02

SUB-AUX
00
00

CONCEPTO DE
RETENCION
Compras
Servicio Transp.
de Carga

% DE
RETENCION
3.5%
1 %

BASE DE
RETENCION
$ 703.000
$ 104.000

Importante:
La cuenta contable de Retencin en la Fuente debe estar marcada de
Retencin

Al momento de crear la cuenta contable y estar marcada de Retencin, el sistema


solicita la base sobre la cual se debe aplicar retencin en la fuente y el porcentaje de
retencin.

% Retencin: Se debe ingresar el % de Retencin en la Fuente aplicable para


el concepto
% Retencin No Declarantes: En este campo se ingresa el % de Retencin
en la Fuente aplicable a dicha cuenta para los terceros marcados como
Persona Natural - No Declarante en el Catlogo de Terceros; permite
dejarlo en ceros con la tecla F9 o con el icono
y permite su modificacin al
repasar la respectiva cuenta.
Tope Tabla: Este campo se habilita inmediatamente despus de ingresar el %
Retencin aplicable a dicha cuenta, slo si fue marcada como Retencin.

b. Crear las cuentas contables, con un Sub-Auxiliar diferente para contabilizar las
retenciones y auto retenciones para personas naturales y jurdicas

CUENTA
CONTABLE

AUX

SUB-AUX

135515
135515
135515

01
01
02

01
02
01

135515

02

02

CONCEPTO DE
RETENCION
Compras P. Natural
Compras P. Jurdica
Servicio Transp. de
Carga P. Natural
Servicio Transp. de
Carga P. Jurdica

% DE
RETENCIO
N
3.5%
3.5%
1 %

$
$
$

703.000
703.000
104.000

104.000

BASE DE
RETENCION

Importante:
La cuenta contable de Retencin en la Fuente debe estar marcada de
Retencin

Al momento de crear la cuenta contable y estar marcada de Retencin, el sistema


solicita la base sobre la cual se debe aplicar retencin en la fuente y el porcentaje de
retencin.

% Retencin: Se debe ingresar el % de Retencin en la Fuente aplicable para


el concepto
% Retencin No Declarantes: En este campo se ingresa el % de Retencin
en la Fuente aplicable a dicha cuenta para los terceros marcados como
Persona Natural - No Declarante en el Catlogo de Terceros; permite
dejarlo en ceros con la tecla F9 o con el icono
y permite su modificacin al
repasar la respectiva cuenta.
Tope Tabla: Este campo se habilita inmediatamente despus de ingresar el %
Retencin aplicable a dicha cuenta, slo si fue marcada como Retencin.

c. De igual forma en las cuentas contables que estn sujetas a retencin se deben
colocar las cuentas a las cuales se va a contabilizar las retenciones y auto
retenciones para personas naturales y jurdicas

Importante:
Las cuentas contables sujetas a Retencin en la Fuente pueden ser las
cuentas de Ingresos para el Proceso de Ventas y las Cuentas de Gastos
para el Proceso de Compras.

Para ello en las cuentas contables se habilita una casilla llamada Sujeto Retencin la
cual se debe seleccionar para que permita realizar la asociacin de cuentas contables
de retencin

Importante:
Para que se habilite en las cuentas contables el campo Sujeto
Retencin, es necesario que la cuenta este marcada como Si Tercero

Debe tenerse en cuenta que las cuentas que deben tener la marca de sujeto a
retencin son:

Cuentas de Ingresos y Cuentas de Devoluciones (Para el proceso de


Ventas)
Cuentas de Gastos e Inventarios (Para el proceso de Compras)

Luego el sistema permite la asociacin de cuentas contables de retencin en la fuente


por cada uno de los porcentajes de retencin, tanto para personas naturales como
jurdicas; para ello se habilita la siguiente pantalla:

De igual forma si en el registro de control se marco que la empresa es auto


retenedora, en el catalogo de cuentas contables tambin se habilita la casilla para
asociar las cuentas debito y crdito para contabilizar la Autoretencin

Importante:
El programa verifica que las cuentas contables de retencin que se
asocien a las cuentas de Ingresos o Gastos NO estn marcadas como
Inventarios, como Activos fijos o como Detalles (Cobrar o Pagar); as
mismo, valida que SI estn marcadas como de Retencin.

3. Catalogo de Terceros
Al momento de ingresar al catalogo de terceros sean Clientes, Proveedores u Otros, se
habilita una ventana de mltiples retenciones:

Importante:
En caso de estar elaborando un documento y el tercero no exista el
sistema solicitara estos datos en la creacin del tercero

Tipo de Persona: El sistema permite seleccionar entre Tipo de Persona Natural


o Jurdica

a. Persona Natural:

Si el tercero se cataloga como persona Natural se habilitan los campos de Declarante y


Agente Retenedor; estos campos inciden al momento de realizar la contabilizacin de
la retencin en la fuente.
b. Persona Jurdica:

Si el tercero se cataloga como persona Jurdica se habilitan los campos de Agente


Retenedor y Auto retenedor, este ltimo se activa nicamente si es persona jurdica y
no se selecciono el campo Agente Retenedor; estos campos inciden al momento de
realizar la contabilizacin de la retencin en la fuente.

4. Definicin de Documentos:
Al momento de manejar mltiples retenciones en la Definicin de Documentos de la
Factura de Venta (F), Factura de Compras (P), Devolucin de Factura (J), Devolucin
de Compras (U), Cotizacin (V), Orden de Compra (Y) y Orden de Pedido (Z) no
mostrar el campo Cta. Retencin Dscto 3 (S/N)
habilita sin el manejo de mltiples retenciones por documento.

que se

Importante:
Al manejar mltiples retenciones por documento se debe borrar de la
definicin de los documentos la cuenta contable de Retencin en la
fuente ubicada en el tercer rengln de la columna de descuentos; debido
a que si se deja la cuenta; el sistema presenta inconsistencias para el
clculo del IVA.
La tercera casilla de descuentos se puede utilizar para cualquier otro
descuento diferente a Retencin

Adicionalmente, en la definicin de documentos de la Factura de Venta F y de la


Devolucin de Factura - J se elimina la ventana llamada Cuentas Adicionales la
cual se activa cuando en el Registro de Control se marco el parmetro Maneja
Autoretencin