Definicin de Puestos de

Trabajo y Procesos de
Seleccin

Definicin de Puestos de Trabajo y Procesos de Seleccin

PROCESOS QUE ABARCA LA FUNCIN DE DIRECCIN DE

PERSONAS (I). DEFINICIN DE PUESTOS DE TRABAJO Y
PROCESOS DE SELECCIN
La funcin de direccin de personas tiene como objetivo fundamental
adecuar las polticas y prcticas de direccin de personas a la
estrategia de negocio corporativa. En este sentido, la descripcin de
puestos de trabajo juega un papel primordial al desarrollar el resto de
polticas de direccin de personas. La funcin de la direccin de
persona, por tanto, ajusta los procesos de seleccin a los puestos de
trabajo con los que la compaa cuenta para desarrollar una actividad
concreta.

1.- Definicin de puestos de trabajo y procesos de seleccin

El objetivo prioritario de la funcin de direccin de personas es la
alineacin entre las polticas y prcticas de empleo de la compaa y
la estrategia de negocio. De modo contrario, una inadecuada elaboracin
de polticas de direccin de personas podra ocasionar un impacto serio en
el rendimiento de la compaa (Purcell et al. 2003; Armstrong 2009). Para
ello, la definicin de los puestos de trabajo es un aspecto clave.

1.1.- Definicin de puestos de trabajo

La definicin de puestos de trabajo consiste en la identificacin del

conjunto de responsabilidades, tareas y obligaciones de cada puesto de
trabajo. La definicin de puestos de trabajo contempla as mismo los
requisitos, competencias y habilidades que debe poseer la persona idnea
para desarrollar este trabajo de manera efectiva. La definicin de puestos
de trabajo se puede realizar a modo individual o genrico, cubriendo una
serie de puestos de trabajo que pueden clasificarse en un a sola categora
(Armstrong 2009).

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Identificacin
de
responsabilidades,
tareas y obligaciones, as como requisitos, compete ncias y habilidades.

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En esta ltima dcada, se ha desarrollado una tendencia por parte de las

compaas hacia un nuevo formato de descripcin de puestos de
trabajo que no fuera tan inflexible y restrictivo como al principio. De este
modo, el nuevo formato conforma una mejor herramienta de trabajo
cuando se utiliza en relacin con otras polticas de direccin de personas
como la seleccin de personal o la evaluacin del desempeo.

Este nuevo formato contiene la siguiente informacin:

Finalidad general del puesto de trabajo. En definitiva, el

porqu de la existencia de este puesto de trabajo y la
manera en que contribuye a la compaa.

Persona o puestos a los que este puesto de trabajo tiene

que reportar.

Principales objetivos esperados para este puesto de

trabajo.

Competencias y habilidades requeridas para el puesto de

trabajo en concreto.

Se puede dar el caso de una organizacin funcionando durante unos aos

sin ningn tipo de diseo de los puestos de trabajo y que al cabo de un
periodo de tiempo se decida proceder a dicho diseo. En este caso
concreto, la mejor opcin dada por acadmicos y expertos en direccin de
personas es llevar a cabo un nmero de entrevistas con los empleados en
los que son los mismos empleados quienes explican a la organizacin en
qu consiste su trabajo. Las preguntas que se incluyen normalmente en
este tipo de entrevistas son las siguientes:

a. Qu titulo pondras a tu puesto de trabajo?

b. Qu personas tienes a tu cargo en la organizacin?
c. Quin es tu responsable o a quin tienes que reportar?
d. Cul es el principal objetivo de tu trabajo, y en trminos
generales, qu se espera de ti?
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e. Cules son el conjunto de tareas que llevas a cabo en tu

puesto de trabajo? Trata de agruparlas en no ms de 10
categoras.
f.

Cules son los resultados que se esperan de ti en cada una

de estas tareas?

g. Qu tipo de conocimiento, habilidades y capacidades debe

tener una persona para llevar a cabo tu puesto de trabajo?
h. Se requiere algn tipo de conocimiento tcnico para la
realizacin de las tareas?

Figura 1: Ejemplo de descripcin de puesto de trabajo de un Director

de Seleccin

Ttulo: Director de Seleccin

Reporta a: Director de Recursos Humanos
Objetivo del puesto de trabajo: Proveer servicios de seleccin de
personal a la funcin de Recursos Humanos de la compaa

Obligaciones principales:

1. Responder prontamente a las necesidades de seleccin de

personal de los departamentos de la organizacin.
2. Disear los puestos de trabajo y especificaciones de cada uno.
3. Estar de acuerdo en el uso de agencias de empleo, ya sean
pblicas o privadas, anuncios en los medios de comunicacin y en
Internet.
4. Trabajar directamente con los directivos y mandos medios en la
criba de candidatos para los puestos vacantes.
5. Llevar a cabo las entrevistas de los candidatos individualmente, y
una

segunda

vez con

un directivo o mando medio del

departamento correspondiente.
6. Analizar y revisar peridicamente los costes de seleccin.
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1.2.- Procesos de seleccin

La poltica de seleccin de una compaa debe tener como objetivo la
bsqueda de las personas adecuadas para desarrollar la actividad de la
empresa, de la manera ms efectiva y al mnimo coste posible (Armstrong
2009). Para alinear la poltica de seleccin a la estrategia de negocio de la
empresa, la organizacin debe preguntarse una serie de cuestiones como:

i.

El numero de personas que necesita para llevar a cabo la

actividad de la empresa.

ii. Las habilidades y competencias requeridas para desarrollar la

estrategia de negocio.
iii. En caso de fusin o adquisicin, la organizacin debe
preguntarse si la nueva plantilla de la compaa responde a las
verdaderas necesidades del negocio.
iv. Los valores, actitudes y caractersticas personales que se
requieren para que la compaa sea leal a su cultura corporativa.

Las etapas de la seleccin de personal son tres: la descripcin de los

puestos de trabajo, la atraccin de candidatos para esas vacantes y,
por ltimo, la seleccin de las personas adecuadas.

La primera etapa ya ha sido explicada anteriormente, sin embargo, es

necesario resaltar que la descripcin de competencias y habilidades
necesarias para desarrollar ese trabajo debe ser especfica, contando con
habilidades

tcnicas

especficas

como

nociones

de

software,

conocimiento de idiomas u otro tipo de conocimiento especializado para el

cargo.

Las

caractersticas

del candidato

incluyen

educacin

cualificaciones, formacin especfica, experiencia laboral y actitudes

personales requeridas. Del mismo modo, es importante clasificar los
requisitos en dos categoras, requisitos esenciales y requisitos deseables,
para evitar que se elaboren descripciones de tipo idealista. Cuando las
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Descripcin
de
puestos de trabajo,
atraccin de candidatos y seleccin
de las personas
adecuadas.

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descripciones de puestos de trabajo se utilizan para la seleccin de

personas deben incluir informacin adicional como la banda de salario a la
que pertenece el puesto, el horario de trabajo, otros beneficios, as como
otros aspectos del puesto como movilidad geogrfica o funcional, viajes
de trabajo, plan de formacin y desarrollo y, oportunidades de futuro
dentro de la empresa (Armstrong 2009).

Figura 2: Modelo de anuncio de un puesto de trabajo

Nombre del puesto:

Direccin:
Departamento:
Fecha:

1. Objetivo general del puesto

2. Objetivos operativos del puesto

3. Criterios de evaluacin del desempeo

4. Organigrama

5. reas de actividad, competencias y habilidades

6. Nivel de autonoma para desarrollar el trabajo

La segunda etapa de la seleccin de personas es la atraccin de

candidatos, que consiste en la identificacin, evaluacin y eleccin de las
mejores fuentes de posibles candidatos. Lo habitual es que la compaa
considere la disponibilidad de candidatos de su propia plantilla que podran
cubrir esa vacante. Si esta opcin se considera agotada, las fuentes de
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atraccin de candidatos son los anuncios de vacantes, internet,

agencias de empleo o consultoras de seleccin de personal. La
compaa elegir una u otra dependiendo de las caractersticas de los
potenciales candidatos en cuanto a educacin, lugar de residencia,
experiencia laboral, etc. A modo de ejemplo, cuando una compaa decide
cubrir una serie de puestos de trabajo contratando a recin graduados, los
anuncios son provedos a universidades, cuyos servicios de carreras se
encargan de buscar a los posibles candidatos. En esta etapa, de especial
relevancia es el conocimiento de las leyes laborales del pas donde la
compaa opera. En muchos pases, hay leyes laborales que defienden la
no discriminacin en cuanto a gnero, credo o raza. La atraccin de
candidatos debe respetar las leyes laborales en todos los casos.

El objetivo fundamental de los anuncios es generar un nmero suficiente

de buenos candidatos al mnimo coste posible. Las compaas pueden
buscar otros objetivos a travs de los anuncios de puestos de trabajos
pblicos, como puede ser el dar a conocer que la empresa es d inmica en
su organizacin y est posicionada en el mercado laboral. En este sentido,
el objetivo secundario puede ser la creacin o retencin de inters por
parte de potenciales candidatos u otras empresas. La eleccin de una
agencia de empleo o contratacin (pblica o privada) debe ir precedida
de una toma de decisin en la que se suelen valorar las siguientes
cuestiones:

1. Conocimiento previo de la experiencia de la agencia de

contratacin.
2. Anlisis de trabajos previos que ha realizado la agencia de
contratacin, con la compaa o con otras organizaciones.
3. Contactar

pasados

clientes

de

la

misma

agencia

de

contratacin y preguntarles cuan eficaz fue trabajar con dicha

agencia de contratacin.

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Los anuncios generan un gran nme ro

de candidatos y
crean inters en el
mercado laboral.

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4. Organizar una reunin con el equipo de la agencia de

contratacin que llevara a cabo el trabajo y tratar con ellos
cmo sera el proceso de trabajo.

Este mismo criterio se utilizara para la eleccin de una consultora de

servicios de seleccin.

La

atraccin

de

candidatos

travs de Internet ha cambiado

considerablemente en los ltimos aos con el desarrollo de las

tecnologas Web 2.0 y las redes sociales. Hace un tiempo, la atraccin
de candidatos se realizaba a travs de pginas Web especializadas en
esta materia. A modo de ejemplo, en Espaa, Italia, Brasil y Portugal se
pueden anunciar vacantes en www.infojobs.com. La figura 3 nos muestra
cmo es esta pgina Web.

Figura 3: Portal de atraccin de candidatos Infojobs

Sin embargo, las compaas estn aprovechando de igual modo el

desarrollo de las redes sociales en la atraccin de candidatos. Se utilizan
cada vez ms redes sociales como Facebook. Sobre todo, se est
comenzando a utilizar de manera masiva los servicios dados por
aplicaciones informticas como Linkedin, especialmente creados como
herramientas de seleccin de personal. Estas aplicaciones muestran los
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Las
tecnologas
Web 2.0 y las redes
sociales suponen
un avance en la
atraccin de candidatos a travs de
Internet.

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CVs completos de las personas que forman la red social, permitiendo a los
departamentos de seleccin contactarlos cuando stos crean conveniente.

La tercera etapa es propiamente la seleccin de l candidato adecuado.

Una vez se ha completado la atraccin de candidatos idneos, se tendr
en posesin un nmero de CVs a evaluar. Para llevar a cabo la evaluacin
de candidatos, la secuencia normal a seguir es la siguiente:

1. Se clasifican los candidatos, con nombre, fecha de envo de

CV y accin a tomar (rechazar, incluir, entrevistar, ofertar).
2. Se enva una carta o e-mail a cada candidato dando a conocer
que se ha recibido el CV.
3. Se establecern unos criterios claves de acuerdo con los
requisitos del puesto de trabajo y se clasificarn los candidatos
en tres categoras: posible, marginal e inapropiado.
4. Se reduce la lista de candidatos, rechazando a los
inapropiados en una primera etapa. Esta etapa incluye
normalmente a personal del departamento de direccin de
personas y del departamento que quiere cubrir la vacante.
5. Se enva una notificacin a los candidatos rechazados.

Una notificacin a los candidatos rechazados normalmente contiene el

siguiente mensaje:
Me pongo en contacto con usted para comentarle que hemos
tenido en consideracin su CV en el proceso de seleccin que
estamos llevando a cabo. Sin embargo, siento comunicarle que su
candidatura no coincide con el perfil que estamos buscando. Nos
gustara agradecerle el inters por nuestra compaa y estaremos
encantados de recibir su CV en futuros procesos de seleccin.

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Una vez hemos clasificado a los candidatos posibles y marginales, se

establecer un plan de entrevistas para conocerlos. Para cualquier
puesto de trabajo, una entrevista de un mximo de treinta minutos ser
ms que suficiente. Cuando la vacante es para un puesto senior, se puede
extender hasta una hora de duracin.

Adems de evaluar los conocimientos, habilidades y competencias

profesionales de los candidatos, es necesario evaluar las caractersticas
personales de los mismos. Las personas que se encargan del proceso
de entrevistas deben mostrar un inters en la personalidad y cualidades
personales del entrevistado.

Figura 4: Posibles aspectos a evaluar en la entrevista

Caractersticas

Plido, enfermizo, encorvado

fsicas

Buena condicin fsica

Parece enrgico: ojos alerta
Excelente condicin

Presentacin

Descuidada, desaseada

personal

Limpio y de buena apariencia

Muy cuidadoso en su aspecto
Impecable en el vestido y aseo

Habilidad para

Torpe: no se da a entender

expresarse

Habla con dificultad

Se expresa bien
Muy buena expresin

Confianza en s

Muy indeciso, inseguro

mismo

No muy firme y decidido

Muestra firmeza y decisin
Muy seguro de s mismo

Inteligencia aparente

Muestra psima comprensin

Comprensin regular
Inteligencia comn, comprende bien

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Brillante y rpido en su comprensin

Personalidad

Incolora, indefinida
Comn, no impresiona
Es agradable
Muy agradable y atractiva

Como parte de los procesos de seleccin y cuando el nmero de

candidatos es muy numeroso, se pueden establecer una serie de pruebas
para proceder a una criba de candidatos ms selectiva. Las pruebas que
normalmente se incluyen son los test de inteligencia, los test psicolgicos,
las pruebas de grupo donde se puede valorar de una manera mas
apropiada las caractersticas de la personalidad, y por ultimo y en menos
medida utilizado, la grafologa. La grafologa analiza las caractersticas y
cualidades de la persona a travs de la caligrafa de cada uno. Es un
mtodo muy extendido en Francia y el resto de Europa, aunque no es
utilizado en el Reino Unido.

Una vez acabada la fase de entrevistas, se vuelve a revisar la clasificacin

de candidatos y se elige de entre los que se hayan en posibles y
marginales. En cualquier caso, a todos los candidatos se les debe notificar
si han sido seleccionados o, por el contrario, no han acabado el proceso de
seleccin de manera satisfactoria. Se recomienda siempre hacer una
evaluacin del proceso de seleccin y de su coste, con el objetivo de
redirigir lo que no se ha realizado correctamente.

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10

Otras pruebas paralelas a las entrevistas pueden ser los

test de inteligencia,
de personalidad y
psicolgicos, adems de la grafologa.