UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

MANUAL DE POLTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Abril de 2013.
1. Principios generales y postulados.
La Universidad de los Andes, garantiza la proteccin de derechos como el Habeas Data,
la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonoma universitaria, con tal
propsito todas las actuaciones se regirn por principios de buena fe, legalidad,
autodeterminacin informtica, libertad y transparencia.
Quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las acadmicas, comerciales y
laborales, sean estas permanentes u ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de
informacin o dato personal a la Universidad de los Andes y en la cual esta acte como
encargada del tratamiento o responsable del tratamiento podr conocerla, actualizarla y
rectificarla.
2. Marco legal
Constitucin Poltica, artculo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial
No 1377 de 2013
Sentencias de la Corte Constitucional C 1011 de 2008, y C - 748 del 2011;
3. Definiciones
De conformidad con la legislacin vigente sobre la materia, se establecen las siguientes
definiciones, las cuales sern aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de
interpretacin que garanticen una aplicacin sistemtica e integral, y en consonancia con
los avances tecnolgicos, la neutralidad tecnolgica; y los dems principios y postulados
que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de
habeas data y proteccin de datos personales.
Autorizacin: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier informacin vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los
datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin.

4. Principios especficos
La Universidad de los Andes aplicar los siguientes principios especficos que se
establecen a continuacin, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recoleccin,
manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recoleccin y tratamiento de datos
personales, se dar aplicacin a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el
tratamiento de datos personales y dems derechos fundamentales conexos.
b) Principio de libertad: El, uso, captura, recoleccin y tratamiento de datos personales
slo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del
Titular. Los datos personales no podrn ser obtenidos o divulgados sin previa
autorizacin, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el
consentimiento.
c) Principio de finalidad: El uso, captura, recoleccin y tratamiento de datos personales a
los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por La Universidad de los Andes,
estarn subordinados y atendern una finalidad legtima, la cual debe serle informada
al respectivo titular de los datos personales.
d) Principio de veracidad o calidad: La informacin sujeta a uso, captura, recoleccin y
tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recoleccin y tratamiento de datos
personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Universidad de los
Andes, en cualquier momento y sin restricciones, informacin acerca de la existencia
de cualquier tipo de informacin o dato personal que sea de su inters o titularidad.
f)

Principio de acceso y circulacin restringida: Los datos personales, salvo la

informacin pblica, no podrn estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgacin o comunicacin masiva, salvo que el acceso sea tcnicamente controlable
para brindar un conocimiento restringido slo a los Titulares o terceros autorizados.
Para estos propsitos la obligacin de la Universidad de los Andes, ser de medio.

g) Principio de seguridad: Los datos personales e informacin usada, capturada,

recolectada y sujeta a tratamiento por la Universidad de los Andes , ser objeto de
proteccin en la medida en que los recursos tcnicos y estndares mnimos as lo
permitan, a travs de la adopcin de medidas tecnolgicas de proteccin, protocolos,
y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a
los registros y repositorios electrnicos evitando su adulteracin, modificacin,

prdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran,
manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se
encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de
manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones
personales, comerciales, contables, tcnicas, comerciales o de cualquier otro tipo
suministradas en la ejecucin y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que
trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administracin y
manejo de bases de datos, debern suscribir un documento adicional u otros a su
contrato laboral o de prestacin de servicios para efectos de asegurar tal compromiso.
Esta obligacin persiste y se mantiene inclusive despus de finalizada su relacin con
alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
5. Dato sensible:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminacin, tales como aquellos que revelen el origen
racial o tnico, la orientacin poltica, las convicciones religiosas o filosficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido poltico o que garanticen los derechos y garantas de
partidos polticos de oposicin as como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y
los datos biomtricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas
digitales, fotografas, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
5.1 Tratamiento de datos sensibles:
Se podr hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
a) El Titular haya dado su autorizacin explcita a dicho tratamiento, salvo en los
casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorizacin.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el inters vital del titular y este se
encuentre fsica o jurdicamente incapacitado. En estos eventos, los
representantes legales debern otorgar su autorizacin.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legtimas y con las
debidas garantas por parte de una fundacin, ONG, asociacin o cualquier otro
organismo sin nimo de lucro, cuya finalidad sea poltica, filosfica, religiosa o
sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas
que mantengan contactos regulares por razn de su finalidad. En estos eventos,
los datos no se podrn suministrar a terceros sin la autorizacin del titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histrica, estadstica o cientfica. En este
evento debern adoptarse las medidas conducentes a la supresin de identidad
de los Titulares.

5.2 Autorizacin del titular:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la
autorizacin previa, expresa e informada del titular, la cual deber ser obtenida por
cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificacin posterior.
5.3 Casos en que no se requiere la autorizacin:
La autorizacin del Titular no ser necesaria cuando se trate de:
a) Informacin requerida por una entidad pblica o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pblica.
c) Casos de urgencia mdica o sanitaria.
d) Tratamiento de informacin autorizado por la ley para fines histricos, estadsticos
o cientficos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6. Derechos de los nios, nias y adolescentes.

En el Tratamiento se asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos
que sean de naturaleza pblica.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer informacin y
capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se
enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y
proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de nios, nias y
adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y proteccin de su
informacin personal y la de los dems.
7. Deberes de la Universidad como responsable del Tratamiento de Datos
Personales.
La Universidad de los Andes, cuando acte como Responsables del Tratamiento de
datos personales, cumplir con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hbeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorizacin otorgada por el
titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recoleccin y los
derechos que le asisten por virtud de la autorizacin otorgada.
d) Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la informacin que se suministre al encargado del
tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.

f) Actualizar la informacin, comunicando de forma oportuna al encargado

del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las dems medidas
necesarias para que la informacin suministrada a este se mantenga
actualizada.
g) Rectificar la informacin cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, segn el caso, nicamente
datos cuyo Tratamiento est previamente autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la informacin del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada informacin se
encuentra en discusin por parte del Titular, una vez se haya presentado
la reclamacin y no haya finalizado el trmite respectivo.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de proteccin de datos cuando se presenten
violaciones a los cdigos de seguridad y existan riesgos en la
administracin de la informacin de los Titulares.
8. Registro Nacional de bases de datos.
La Universidad de los Andes UNIANDES, se reserva, en los eventos contemplados en
la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar
determinada informacin que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial
de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en
consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la educacin, a la libre
ctedra, y principalmente de la autonoma Universitaria.
La Universidad de los Andes, proceder de acuerdo con la normatividad vigente y la
reglamentacin que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases
de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que ser administrado por la
Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio pblico de las bases de
datos sujetas a Tratamiento que operan en el pas; y que ser de libre consulta para los
ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

9. Autorizaciones y consentimiento.
La recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin de datos personales por
parte de La Universidad de los Andes, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e
informado del titular de los mismos.
9.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorizacin.
La autorizacin puede constar en un documento fsico, electrnico, mensaje de datos,
Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior
consulta, o mediante un mecanismo tcnico o tecnolgico idneo, que permita manifestar
u obtener el consentimiento va clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de
manera inequvoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca
hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorizacin ser
generada por La Universidad de los Andes y ser puesto a disposicin del titular con
antelacin y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

Ver Anexo No 1 modelo de autorizacin para la recoleccin y tratamiento de datos

personales.
9.2 Prueba de la autorizacin.
La Universidad de los Andes utilizar los mecanismos con que cuenta actualmente, e
implementar y adoptar las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o
mecanismos tcnicos o tecnolgicos idneos de cundo y cmo obtuvo autorizacin por
parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar
cumplimiento a lo anterior, se podrn establecer archivos fsicos o repositorios
electrnicos realizados de manera directa o a travs de terceros contratados para tal fin.
10. Aviso de privacidad:
El Aviso de Privacidad es el documento fsico, electrnico o en cualquier otro formato
conocido o por conocer, que es puesto a disposicin del Titular para el tratamiento de sus
datos personales. A travs de este documento se informa al Titular la informacin relativa
a la existencia de las polticas de tratamiento de informacin que le sern aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las caractersticas del tratamiento que se pretende dar a
los datos personales.
Ver Anexo No 2 modelo de aviso de privacidad.
10.1 Alcance y contenido del Aviso de Privacidad.
El Aviso de Privacidad, como mnimo, deber contener la siguiente informacin:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
b) El tipo de tratamiento al cual sern sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular
conozca la poltica de tratamiento de la informacin y los cambios sustanciales
que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cmo
acceder o consultar la poltica de tratamiento de informacin.
11. Prerrogativas y dems derechos de los titulares de la informacin.
En atencin y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable
en materia de proteccin de datos personales, el titular de los datos personales
tiene los siguientes derechos:
a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a La
Universidad de los Andes, en su condicin de responsable del tratamiento.
b) Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorizacin otorgada a La
Universidad de los Andes, en su condicin de Responsable del Tratamiento.
c) A recibir informacin por parte de La Universidad de los Andes, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la
Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por,
infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas
aplicables, previo trmite de consulta o requerimiento ante el Responsable
del Tratamiento.
e) Modificar y revocar la autorizacin y/o solicitar la supresin del dato cuando
en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantas
constitucionales y legales vigentes.

f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que

hayan sido objeto de Tratamiento.

12. Deberes de la Universidad de los Andes en relacin con el tratamiento

de los datos personales.
La Universidad de los Andes, tendr presente, en todo momento, que los datos
personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que slo ellas
pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, har uso de ellos slo para
aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando
en todo caso la normatividad vigente sobre proteccin de datos personales.
13. Garantas del Derecho de Acceso.
La Universidad de los Andes garantizar el derecho de acceso cuando, previa
acreditacin de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su
representante, poniendo a disposicin de' ste, sin costo o erogacin alguna, de
manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a travs de todo
tipo de medio, incluyendo los medios electrnicos que permitan el acceso directo del
Titular a ellos. Dicho acceso deber ofrecerse sin lmite alguno y le deben permitir al
titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en lnea.
14. Consultas.
Los titulares, o sus causahabientes podrn consultar la informacin personal del
Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, La Universidad de
los Andes garantizar el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la
informacin contenida en el registro individual o que est vinculada con la
identificacin del Titular.
Con respecto a la atencin de solicitudes de consulta de datos personales La
Universidad de los Andes garantiza:
Habilitar medios de comunicacin electrnica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros mtodos simplificados, mismos que deben
ser informados en el aviso de privacidad.
Utilizar los servicios de atencin al cliente o de reclamaciones que tiene en operacin.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la
atencin de solicitudes de consulta, las mismas sern atendidas en un trmino
mximo de diez (10) das hbiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando
no fuere posible atender la consulta dentro de dicho trmino, se informar al
interesado antes del vencimiento de los 10 das, expresando los motivos de la demora
y sealando la fecha en que se atender su consulta, la cual en ningn caso podr
superar los cinco (5) das hbiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
15. Reclamos.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la informacin contenida en una

base de datos debe ser objeto de correccin, actualizacin o supresin, o cuando

adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la
Ley, podrn presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento , canalizndola
y remitindola a travs de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se
concretan ms adelante en el numeral 22 del presente documento y que ejercer la
funcin de proteccin de datos personales al interior de Uniandes.
El reclamo lo podr presentar el Titular, teniendo en cuenta la informacin sealada
en el artculo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y dems
normas que los modifiquen o adicionen.
16. Implementacin de procedimientos para garantizar el derecho a presentar
reclamos.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrn
solicitar a personal de La Universidad de los Andes, la rectificacin, actualizacin o
supresin de sus datos personales, previa acreditacin de su identidad.
Los derechos de rectificacin, actualizacin o supresin nicamente se podrn ejercer
por:
a) El titular o sus causahabientes, previa acreditacin de su identidad, o a travs
de instrumentos electrnicos que le permitan identificarse.
b) Su representante, previa acreditacin de la representacin.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deber acreditarse
en debida forma la personera o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal
calidad, la solicitud se tendr por no presentada.
La solicitud de rectificacin, actualizacin o supresin debe ser presentada a travs
de los medios habilitados por La Universidad de los Andes sealados en el aviso de
privacidad y contener, como mnimo, la siguiente informacin:
El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
La descripcin clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular
busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localizacin de los datos
personales.
17. Rectificacin y actualizacin de datos.
La Universidad de los Andes UNIANDES tiene la obligacin de rectificar y actualizar
a solicitud del titular, la informacin de ste que resulte ser incompleta o inexacta, de
conformidad con el procedimiento y los trminos arriba sealadas. Al respecto se
tendr en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificacin y actualizacin de datos personales el titular debe
indicar las correcciones a realizar y aportar la documentacin que avale su peticin.
La Universidad de los Andes, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le
faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando stos beneficien al titular. En
consecuencia, se podrn habilitar medios electrnicos u otros que considere
pertinentes.

La Universidad de los Andes, podr establecer formularios, sistemas y otros mtodos

simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se
pondrn a disposicin de los interesados en la pgina web.
18. Supresin de datos.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a La Universidad de los Andes
UNIANDES, la supresin (eliminacin) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no estn siendo tratados conforme a los principios,
deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual
fueron recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para
los que fueron recabados
Esta supresin implica la eliminacin total o parcial de la informacin personal de
acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o
tratamientos realizados por La Universidad de los Andes UNIANDES. Es importante
tener en cuenta que el derecho de cancelacin no es absoluto y el responsab le puede
negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
b) La eliminacin de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigacin y persecucin de delitos o
la actualizacin
de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurdicamente tutelados
del titular; para realizar una accin en funcin del inters pblico, o para
cumplir con una obligacin legalmente adquirida por el titular.
19. Revocatoria de la autorizacin.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento
de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una
disposicin legal o contractual. Para ello, La Universidad de los Andes deber
establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su
consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorg.
Se deber tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocacin del
consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las
finalidades consentidas, esto es, que La Universidad de los Andes deba dejar de
tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de
tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de
mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocacin parcial del
consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el respon sable,
de conformidad con la autorizacin otorgada puede llevar a cabo y con los que el
titular est de acuerdo.
20. Seguridad de la informacin y medidas de seguridad.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, La
Universidad de los Andes adoptara las medidas tcnicas, humanas y administrativas
que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteracin,
prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

21. Utilizacin y transferencia internacional

informacin personal por parte de uniandes.

de

datos

personales

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que

cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con La Universidad de
los Andes, la totalidad de su informacin puede ser transferida al exterior, sujeto a
los requerimientos legales aplicables, con la aceptacin de la presente poltica,
autoriza expresamente para transferir Informacin Personal. La informacin ser
transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con la Universidad de
los Andes
Sin perjuicio de la obligacin de observar y mantener la confidencialidad de la
informacin, La Universidad de los Andes, tomar las medidas necesarias para que
esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Poltica, bajo el entendido
de que la informacin personal que reciban, nicamente podr ser utilizada para
asuntos directamente relacionados con la relacin propia de la relacin con La
Universidad de los Andes, y solamente mientras sta dure, y no podr ser usada o
destinada para propsito o fin diferente.
La Universidad de los Andes, tambin puede intercambiar Informacin Personal con
autoridades gubernamentales o pblicas de otro tipo (incluidas, entre otras
autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de
investigacin penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes
en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros
asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las
leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su pas de residencia; (b) para
cumplir con procesos jurdicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades
pblicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades pblicas y
del gobierno distintas a las de su pas de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros
trminos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger
nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
(g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daos y perjuicios que nos
puedan afectar.
22. Funcin de proteccin de datos personales al interior de Uniandes.
La Universidad de los Andes como institucin, y en los trminos establecidos en la
normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos
Personales; y las distintas dependencias tanto acadmicas como administrativas
actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales, as por
ejemplo, y entre otras dependencias, para el caso de datos personales de estudiantes
acta como encargado del tratamiento la Oficina de Admisiones y Registros; para el
caso de datos financieros y comerciales acta como encargado del tratamiento la
Vicerrectoria Administrativa y Financiera; para el caso de empleados de la
Universidad acta como encargado del tratamiento la Direccin de Gestin Humana y
Organizacional, para el caso de egresados acta como encargado del tratamiento la
oficina de egresados de la Vicerrectora de desarrollo y egresados.
La Universidad de los Andes designa a la oficina del OMBUDSPERSON, o la
dependencia que haga sus veces, como la persona que recibir, procesara y
canalizara las distintas solicitud que se reciban, y las har llegar a la respectiva

dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez

reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la funcin de proteccin de
datos personales, y debern dar trmite a las solicitudes de los titulares, en los
trminos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el
ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificacin, actualizacin, supresin y
revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre proteccin de datos
personales.
En el evento en que usted considere que la Universidad dio un uso contrario al autorizado
y a las leyes aplicables, podr contactarnos a travs de una comunicacin motivada
dirigida al Ombudsperson de la Universidad. Direccin oficinas: Calle 18 No 2 68,
Oficina del Ombudsperson, Correo electrnico: ombudsperson@uniandes.edu.co;
Telfono: 3394949, Ext. 3932
VIGENCIA.
El presente manual rige a partir del primero (01) de abril de 2013 y deja sin efectos los
reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias
acadmicas y/o administrativas en la Universidad de los Andes.
ANEXO 1
DOCUMENTO DE AUTORIZACIN Y REFRENDACIN DE USO DE DATOS PERSONALES
Con la expedicin de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se desarrolla el principio
constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de
informacin recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o
bases de datos y, en general en archivos de entidades pblicas y/o privadas
La Universidad de los Andes como institucin que almacena, y recolecta datos personales
requiere obtener su autorizacin para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y
debidamente informada, permita a todas las dependencias acadmicas y/o administrativas,
recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar
tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han
incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrnicos de todo tipo con
que cuenta la Universidad. Esta informacin es, y ser utilizada en el desarrollo de las funciones
propias de la Universidad en su condicin de institucin de educacin superior, de forma directa
o a travs de terceros.
La Universidad de los Andes en los trminos dispuestos por el artculo 10 del decreto 1377 de
2013 queda autorizada de manera expresa e inequvoca para mantener y manejar toda su
informacin, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequvoca
y por escrito a la cuenta de correo electrnico dispuesta para tal efecto:
habeasdata@uniandes.edu.co
Consiento y autorizo de manera previa, expresa e inequvoca que mis datos
personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o
autorizacin.
Si usted no desea que sus datos personales sean utilizados por la Universidad de los

Andes, podr revocar de manera parcial o total tal autorizacin de manera expresa e
inequvoca, directa, expresa y por escrito bien sea en medio fsico o electrnico; o de
manera oral, o por cualquier medio o conducta inequvoca que permita concluir de
forma razonable que se revoca tal autorizacin o consentimiento.
En el evento en que usted tenga alguna observacin y/o comentario sobre el manejo y
uso de sus datos personales, o en caso de que usted considere que la Universidad dio
un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables; o no desee seguir recibiendo
informacin relacionada con la Universidad y sus actividades, segn el presente
documento, usted podr contactarnos a travs de una comunicacin dirigida a la
Oficina del Ombudsperson, responsable de proteccin de datos de la Universidad en:
Direccin oficinas: Calle 18 No 2 68, Oficina del Ombudsperson
Correo electrnico: ombudsperson@uniandes.edu.co
Telfono: 3394949, Ext. 3932
ANEXO 2
MODELO AVISO DE PRIVACIDAD
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES, con domicilio en la Ciudad de Bogot, Colombia,
acta y es Responsable del Tratamiento de los datos personales.
Cmo contactarnos. Direccin oficinas: Calle 18 No 2 68, Oficina del Ombudsperson
Correo electrnico: ombudsperson@uniandes.edu.co
Telfono: 3394949, Ext. 3932
Sus datos personales sern incluidos en una base de datos y sern utilizados de
manera directa o a travs de terceros designados, entre otras, y de manera
meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas
relacionadas con el objeto y propsitos de la Universidad:

Lograr una eficiente comunicacin relacionada con nuestros, servicios, y dems

actividades relacionadas con las funciones propias de la Universidad como
institucin de educacin superior, alianzas, estudios, contenidos, as como las
dems instituciones que tengan una relacin directa o indirecta, y para facilitarle el
acceso general a la informacin de stos; proveer nuestros servicios;
Informar sobre nuevos servicios que estn relacionados con los ofrecidos o que
tenga la Universidad;
Dar cumplimiento a obligaciones contradas con nuestros estudiantes, profesores,
contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados;
Informar sobre cambios de los servicios de la Universidad;
Evaluar la calidad del servicio, y
Realizar estudios internos sobre hbitos de consumo de los servicios y productos
ofrecidos por la Universidad.

Se le informa a los titulares de informacin que pueden consultar el Manual Interno de

Polticas y Procedimientos de Datos Personales de LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES,
que contiene las polticas para el tratamiento de la informacin recogida, as como los
procedimientos de consulta y reclamacin que le permitirn hacer efectivos sus derechos
al acceso, consulta, rectificacin, actualizacin y supresin de los datos. Ver:
http://secretariageneral.uniandes.edu.co/images/johanna/manprotecciondatos2013.pdf