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DMATRIALISATION:

LE CHOC DE LA SIMPLIFICATION
Comment tirer le meilleur parti
de la directive europenne 2010/45/UE
(facture lectronique)
via les approches de dmatrialisation.

DMATRIALISATION
LE CHOC DE LA SIMPLIFICATION

TABLE DES MATIRES

CONCILIER LES ENJEUX DES DIRECTIONS FINANCIRES AVEC LA MISE EN UVRE


DES NOUVELLES CONTRAINTES RGLEMENTAIRES................................................... 3

LVOLUTION DU CONTEXTE RGLEMENTAIRE: NOUVELLES OBLIGATIONS MAIS


NOUVELLES OPPORTUNITS POUR LES ENTREPRISES.............................................. 5
Ce qui change avec la Directive Europenne du 13 juillet 2010........................................... 5
Facture lectronique: les trois voies possibles................................................................ 5
Lobligation de mettre en place une piste daudit.................................................................... 6
La piste daudit fiable: pour quoi faire?.............................................................................. 7
Tracer la totalit du cycle de vie des factures.......................................................................... 8
Certifier la ralit des oprations de facturation..................................................................... 8
Garantir la scurit......................................................................................................................... 9
Larchivage des factures............................................................................................................... 9
Attention aux sanctions!.............................................................................................................. 9

DMATRIALISER : UNE APPROCHE VIDENTE POUR SCURISER ET OPTIMISER


SES PROCESSUS ACHATS ET FACTURES TOUT EN SE CONFORMANT LA PISTE
DAUDIT.......................................................................................................................... 10
Une relle optimisation des processus...................................................................................10
Une rduction significative des cots administratifs...........................................................11
La scurisation des donnes financires et la fin des factures gares..........................12
Lamlioration du contrle interne............................................................................................13
Mieux lutter contre la fraude......................................................................................................13
Un raccourcissement des dlais de traitement.....................................................................14
Un vrai confort par laccs aux images des factures...........................................................14
Lamlioration de la relation fournisseurs...............................................................................15
Une amlioration du contrle de gestion................................................................................15
Un pilotage plus efficace de la fonction financire...............................................................16

LE POSITIONNEMENT DE YOOZ.................................................................................... 17

Yooz - Octobre 2014

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1.

CONCILIER LES ENJEUX DES DIRECTIONS FINANCIRES


AVEC LA MISE EN UVRE DES NOUVELLES CONTRAINTES
RGLEMENTAIRES
Les directions financires sont, plus que jamais, en qute de gains en efficacit, damlioration
de la traabilit, de rduction des cots Elles sont donc lafft de solutions technologiques
capables de leur permettre de faire mieux, plus vite, plus scuris et plus conomique
Les processus financiers et comptables, comme le traitement des factures par exemple,
sintgrent totalement dans le radar de ces proccupations. En effet, ces processus savrent
particulirement chronophages car ncessitant des oprations de saisie et faisant intervenir
plusieurs personnes, potentiellement rparties sur des sites distants.
La dmatrialisation (numrisation des documents et automatisation de leur traitement)
est ainsi clairement perue par
les DAF franais comme une
solution damlioration de la
performance
oprationnelle.
Ils sont de plus en plus
nombreux souhaiter recourir
la dmatrialisation des
factures afin de simplifier
leurs processus et de rduire
les cots associs. Daprs
une tude du cabinet de
conseil EY (ex-Ernst & Young)
publie en janvier 2014, 82%
des DAF franais et 66%
des DSI sonds considrent
la
dmatrialisation
des
factures comme une priorit
stratgique.

Une orientation
clairement axe
sur lefcacit
des processus

Baromtre dmatrialisation
nances 2014 / PME & ETI

Les principaux objectifs ?


1

Faire raliser des conomies lentreprise

Amliorer la traabilit et le contrle interne

Rduire les dlais de traitement

Lamlioration des dlais de traitement et la


qualit des processus restent les proccupations
majeures du DAF.

BAROMTRE DMATRIALISATION FINANCES 2014 / PME & ETI - YOOZ

Le sujet majeur
de proccupation :
loptimisation
du process PtoP
(Purchase to Pay)

Baromtre dmatrialisation
nances 2014 / PME & ETI

Quels processus doivent tre


optimiss en priorit ?

29%

Approbation factures fourniseurs

24%

Rapprochement commandes/factures

19%

Commandes fournisseurs
Cration et validation
demandes dachat
Rception, enregistrement
factures fournisseurs

25%

25%

21%

Factures clients

23%

Paiements fournisseurs
0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

Le traitement des factures fournisseurs : une priorit dinvestissement pour les DAF.
La cration et la validation des demandes dachat fait pour la 1re fois son apparition dans
le Top 3 des processus prioritaires. Cette volution est cochrente avec les objectifs de
matrise des cots le plus en amont possible.
Loptimisation des factures est le 2me sujet de proccupation apparaissant comme
gisement possible defcacit (rception, enregistrement, approbation).
BAROMTRE DMATRIALISATION FINANCES 2014 / PME & ETI - YOOZ

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LES DAF PLBISCITENT LA DMATRIALISATION DES


FACTURES
82% des DAF franais et 66% des DSI sonds considrent la
dmatrialisation des factures comme une priorit stratgique.
Deux raisons majeures expliquent ce rel engouement:
- leur insatisfaction quant lefficacit des circuits de traitement
des demandes dachats et factures,
- la ncessaire mise en application des contraintes imposes
par les nouvelles volutions rglementaires de la Directive
Europenne 2010-45 CE.
Plus de trois DAF sur quatre se dclarent effectivement insatisfaits
de leur processus PtoP, depuis la gestion des demandes dachat
jusquau traitement des factures fournisseurs.
Source:
Dmatrialisation des factures fournisseurs, tude EY janvier
2014, 40 pages.

La Directive Europenne sur la TVA du 13 juillet 2010 (2010-45 CE) conforte par la doctrine
fiscale du 18 octobre 2013 simplifie considrablement les possibilits de recourir la facturation
lectronique. En effet, depuis le 1er janvier 2013, les entreprises peuvent changer des factures
originales - lectroniques ou papier sous certaines conditions que nous dcrirons plus bas.
Elle saccompagne de lintroduction de nouveaux contrles obligatoires et de la notion de piste
daudit fiable pour les factures papier et PDF simple.
La Directive Europenne doit tre vue comme une opportunit pour les DAF: dune part, elle lve
une contrainte majeure en plaant les factures papier et lectroniques sur le mme plan; dautre
part, elle incite mettre en uvre la dmatrialisation... Ce qui aboutira, terme, une relle
baisse des cots permise par la simplification et la fiabilisation des processus comptables, une
meilleure fluidit et une amlioration de la productivit.

LES QUATRE POINTS CLS DE LA DIRECTIVE EUROPENNE 2010-45 CE


1. Lmission et le traitement de factures PDF simples sont autoriss.
2. La notion de piste daudit fiable devient obligatoire (hors factures EDI et PDF signs).
3. Le contrle de lauthenticit, de lintgrit du contenu et de la lisibilit de la facture sont
obligatoires.
4. Les rgles rgissant la facturation (lectronique et papier)sont dfinies : mentions sur
factures, rgles de territorialit de la facturation, exigibilit

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2.

LVOLUTION DU CONTEXTE RGLEMENTAIRE: NOUVELLES


OBLIGATIONS MAIS NOUVELLES OPPORTUNITS POUR LES
ENTREPRISES

2.1. CE QUI CHANGE AVEC LA DIRECTIVE EUROPENNE DU 13 JUILLET 2010


La Directive Europenne sur la TVA du 13 juillet 2010 (2010-45 CE) a t mise en place pour
harmoniser les obligations fiscales lies la facturation dans tous les tats membres de lUnion
europenne et encourager lusage de la facturation lectronique. Ce texte prcise ainsi dans
son prambule: tant donn que le recours la facturation lectronique peut aider les entreprises
rduire leurs cots et accrotre leur comptitivit, les exigences actuelles, imposes en matire
de TVA, en ce qui concerne la facturation lectronique devraient tre revues afin de supprimer les
charges existantes et les obstacles lutilisation de ce systme. Les factures papier et les factures
lectroniques devraient tre traites de faon identique et les charges administratives pesant sur les
factures papier ne devraient pas augmenter.
Cette directive autorise les
entreprises des pays concerns
mettre et recevoir des factures
lectroniques
en
recourant
nimporte quel dispositif
technique, condition toutefois
que le bien-fond de la facture
puisse tre tabli et le lien entre la
facture et son objet (livraison de
biens ou prestation de services)
document. travers cette
obligation, la directive introduit
ainsi la notion de piste daudit,
dont lobjectif est notamment de
prvenir les fraudes sur la TVA.

QUEST-CE QUUNE PISTE DAUDIT?


Selon le lexique du contrle interne
comptable, la piste daudit est une
dmarche consistant en la mise
en place dun processus continu et
intgr, avec la description, dune
faon claire et exhaustive, du cheminement des
oprations (flux dinformations, flux financiers),
de leur documentation (documents comptables et
pices justificatives) et de leur contrle.

2.2. FACTURE LECTRONIQUE: LES TROIS VOIES POSSIBLES


Dsormais, chaque entreprise dispose de trois voies possibles de facturation lectronique. La
facture au format PDF sign et lEDI, possibilits qui prexistaient avant la directive, auxquelles
sajoute lopportunit dutiliser des PDF simples, non signs. Cest cette troisime voie qui
constitue la rvolution majeure apporte par la directive puisquelle positionne dornavant la
facture en PDF simple au mme niveau que la facture papier.

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Concrtement, les trois voies possibles sont les suivantes:


1. Le PDF sign: le fichier PDF contient une signature
numrique, gnre grce un certificat, selon les
formats PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures)ou
XAdES (XML Advanced Electronic Signatures).
2. LEDI (changes de Donnes Informatiss) : il permet des
changes de documents dmatrialiss (commandes,
factures, bons de livraison...) entre entreprises selon
des normes techniques internationales de rfrence,
par exemple Edifact (change de Donnes Informatis
pour lAdministration, le Commerce et le Transport.).
3. Le PDF simple: il sagit dun document simplement
converti dans le format PDF (Portable DocumentFormat).

2.3. LOBLIGATION DE METTRE EN PLACE UNE PISTE DAUDIT


Le gouvernement franais a prsent, le 14 novembre 2012, son projet de 3me loi de finances
rectificative (LFR) afin de transposer la directive europenne, dont lentre en vigueur tait
prvue pour le 1er janvier 2013. Celui-ci sest traduit par une modification de larticle 289 du Code
Gnral des Impts, imposant ltablissement dune piste daudit fiable pour toutes les factures
lectroniques, except celles entrant dans les deux cas de figure reconnus prcdemment (le
PDF avec signature numrique et lEDI).
Si une facture PDF signe ne ncessite pas la mise en place dune piste daudit fiable, lentreprise
qui la reoit se doit de mettre en uvre les moyens ncessaires au contrle de la signature. La
solution passe, en gnral, par la contractualisation avec un prestataire spcialis.
A lheure actuelle, les factures lectroniques en PDF simple sont donc soumises aux mmes
obligations et contrles que les factures papier. Ces contrles visent sassurer que trois critres
sont respects: lauthenticit de lorigine de la facture, lintgrit de son contenu et la lisibilit de
la facture, qui doivent tre assures compter de son mission et jusqu la fin de sa priode de
conservation.

LES TROIS CRITRES DE VALIDIT DUNE FACTURE


LECTRONIQUE
1. Lauthenticit de son origine, cest--dire
lassurance de lidentit du fournisseur ou de
lmetteur de la facture.
2. Lintgrit, qui se dfinit comme la proprit qui assure quune
information nest modifie que par les utilisateurs habilits
dans les conditions daccs normalement prvues.

La facture papier
et
la
facture
PDF simple sont
dsormais traites
galit. Pour
les
directions
comptables
et
financires, cette
volution a deux
consquences:

3. La lisibilit, de manire ce quelle puisse tre lue par lutilisateur


et ladministration.

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 dune part, limpression des factures lectroniques nest plus une obligation,
 dautre part, un document PDF simple, non sign, peut dsormais tre recevable lgalement
condition quil existe une piste daudit fiable le concernant. Selon ladministration fiscale, les
entreprises peuvent toutefois dterminer lampleur et les moyens des contrles quil faut
mettre en place pour sassurer de lauthenticit de lorigine des factures mises et reues, de
lintgrit de leur contenu et de leur lisibilit.

RETENIR
Les factures papier et PDF simple sont maintenant traites galit, mais
les factures PDF simples nont plus besoin dtre imprimes.

2.4. LA PISTE DAUDIT FIABLE: POUR QUOI FAIRE?


La piste daudit fiable sapplique lensemble des factures, quelle que soit leur forme, papier ou
PDF simple. La mise en uvre dune piste daudit implique, pour les entreprises, de:
 Documenter les contrles, qui doivent tre dcrits, prsents et expliqus par lentreprise:
Lobjectif de la documentation est de montrer que les contrles mis en place par lentreprise
sont effectifs et rels, et de permettre ladministration de les apprhender facilement lors dun
contrle, prcise le Bulletin Officiel des Finances Publiques.
 Expliciter les acteurs des contrles ainsi que leurs tches respectives (qui contrle les
documents et donnes? quel moment et selon quelles modalits ?).
 Retracer, dans les deux sens, toutes les tapes du processus de facturation et du circuit de
linformation, depuis lvnement qui est lorigine du processus de facturation jusqu la
facture mise ou reue. Plus lentreprise est grande, plus la documentation doit tre prcise.
Pour rpondre ces trois exigences et lobligation de mettre en uvre la piste daudit pour
les PDF non signs, la dmatrialisation constitue un levier incontournable. Les solutions de
dmatrialisation intgrent en effet nativement dans leurs mcanismes de fonctionnement
lensemble des contraintes imposes par la piste daudit fiable.

RETENIR
Toute entreprise qui reoit des factures dans un format autre que lEDI ou
le PDF sign, se voit dans lobligation de mettre en place une piste daudit
fiable

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2.5. TRACER LA TOTALIT DU CYCLE DE VIE DES FACTURES


Concrtement, cette piste daudit doit permettre :
 de reconstituer dans un ordre chronologique la totalit du processus de facturation, depuis
son origine jusqu la facture, autrement dit dtre en mesure de reconstituer le processus
document dune opration (bons de commande, bons de livraisons, extraits de compte...);
 de relier les diffrents documents de ce processus;
 de garantir que la facture mise ou reue reflte lopration qui a eu lieu, en permettant dtablir
un lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde ;
 de justifier toute opration par une pice dorigine partir de laquelle il doit tre possible de
remonter par un cheminement ininterrompu la facture, et rciproquement.

2.6. CERTIFIER LA RALIT DES OPRATIONS DE FACTURATION


Plus prcisment, quil sagisse de lmetteur de la facture ou du rcepteur, les contrles
doivent garantir la ralit des oprations et permettre lorganisation qui les a mis en place de
sassurer que :
 les donnes relatives la facture sont compltes et exactes et quelles nont pas t modifies;
 la facture est adresse la bonne personne et au bon moment ;
 la facture ne fait pas lobjet dun double traitement ou enregistrement ;
 les mentions obligatoires figurent sur la facture ;
 la facture correspond une opration conomique, comptable et financire relle et que
lensemble des transactions a t pris en compte dans lordre chronologique ;
 les oprations sont traites dans le respect de la lgislation en vigueur ;
 les risques significatifs, quils soient oprationnels (dfaillance du systme informatique de
facturation qui met des factures dont les mentions sont inexactes) ou financiers (systme
informatique de facturation gnrant des factures dun montant erron), sont pris en compte
cest--dire identifis et matriss.

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2.7. GARANTIR LA SCURIT


Dans le domaine de la scurit, lentreprise doit protger
les fichiers de factures de tout dommage potentiel, tre en
mesure de dmontrer quelle possde une solution pour faire
face une panne du systme ou une perte des donnes,
veiller ne pas envoyer accidentellement des duplicatas
de factures et, bien sr, conserver un chemin daudit entre
le ou les systmes gnrant les factures et les applications
internes permettant de les transmettre.

2.8. LARCHIVAGE DES FACTURES


Dans la mesure o la piste daudit fiable est impose par la directive europenne, il convient
de sassurer que larchivage des factures est exhaustif et scuris de manire rpondre aux
questions de ladministration. Celle-ci, en particulier, peut demander contrler les modalits
darchivage des donnes. Dans la mesure o la rglementation laisse le libre choix lentreprise
pour le format du fichier de factures, larchivage doit tre ralis dans le format dorigine.
Afin de profiter au maximum de la simplification introduite par la directive europenne, les
entreprises ont tout intrt, avec les bonnes solutions techniques gnraliser la facture
lectronique, beaucoup plus facile grer, historiser, stocker et tracer, tout en assurant la
conformit avec les nouvelles contraintes lgales.

2.9. ATTENTION AUX SANCTIONS!


Lors des contrles fiscaux, les entreprises doivent tre en mesure de fournir :
 les processus mis en uvre pour tre conforme la rglementation fiscale: mode dalimentation
des fichiers, schma de circulation des informations et modalits dchange et de validation
des informations avec les tiers, modalits dinjection des informations dans la comptabilit et
contrles effectus pour sassurer de leur cohrence (priodicit, tendue et nature),
 les composantes du systme dinformation concernes (cartographie des applications
informatiques impliques dans le processus de facturation, structure des fichiers utiliss,
tables de codification des donnes et les paramtrages utiliss),
 la scurit (habilitations, liste des anomalies et processus de correction des erreurs), le
stockage et larchivage.
Le risque, pour lentreprise, est significatif: cela peut conduire
ladministration fiscale rejeter le droit la rcupration ou
de lexonration de la TVA et infliger des amendes.

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3.

DMATRIALISER : UNE APPROCHE VIDENTE POUR


SCURISER ET OPTIMISER SES PROCESSUS ACHATS ET
FACTURES TOUT EN SE CONFORMANT LA PISTE DAUDIT
Si, rappelons-le, la loi laisse une certaine
libert aux entreprises pour la mise en uvre
des contrles tablissant la piste daudit,
elle impose nanmoins que ceux-ci soient
organiss et permanents.
Pour se conformer ces deux exigences,
lautomatisation des contrles savre, de
fait, pratiquement incontournable: une piste
daudit ne peut srieusement reposer sur un
processus manuel et papier. Dmatrialiser
simpose donc !
La mise en place dune solution de
dmatrialisation permet de rpondre
ces exigences par la mise en place de contrles automatiss et dune traabilit permanente
des documents et des interventions. La dmatrialisation des processus Achats et Factures
permettra de dmatrialiser lensemble de la chane, depuis la saisie dune demande dachat
jusquau traitement de la facture fournisseur correspondante, en passant par lmission de la
commande et la gestion des rceptions.
Les bnfices apports par ces solutions vont bien au-del de la simple conformit lgale. Les
apports des solutions de dmatrialisation en entreprise sont significatifs, que ce soit dans le
domaine des gains de productivit, de la scurisation des donnes financires ou bien encore de
la gestion de la fraude:

3.1. UNE RELLE OPTIMISATION DES PROCESSUS


La mise en place de solutions de dmatrialisation contribue optimiser et, surtout, fiabiliser les
processus, depuis les engagements de dpenses jusquau bon payer des factures fournisseurs.
Elle impose de dfinir les processus lis aux circuits des achats (expression des besoins,
formalisation des commandes, validation budgtaire, mission commande) et des factures
(enregistrement, circuits de validation).
La capacit de lentreprise dfinir et modifier simplement ces processus au sein de loutil, sans
aucune comptence informatique, est un gage de succsdu projet : diffrents processus doivent
pouvoir tre modliss (selon le fournisseur, selon le montant, selon les affectations analytiques
ou comptables, selon le mode de paiement) et modifis simplement pour sadapter rapidement
au contexte mouvant de chaque organisation.

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3.2. UNE RDUCTION SIGNIFICATIVE DES COTS ADMINISTRATIFS


La dmatrialisation diminue les cots des processus de gestion des achats et des factures.
titre dexemple, le cot moyen de traitement dune facture fournisseur est estim en moyenne
15 euros, ce qui, lchelle dune entreprise, mme moyenne, traitant 5 000 factures / an
est significatif. Les solutions de dmatrialisation permettent de diviser par 2 ces cots de
traitement, en apportant des gains de productivit sur la saisie des factures (remplace par une
reconnaissance automatique), sur la gestion des litiges fournisseurs (facilite par les facults
collaboratives des solutions), ou sur le classement (suppression des impressions des factures
PDF, archivage et consultation lectronique).
Rappelons que ces solutions permettent de capturer et traiter, dans un mme processus, toutes
natures de factures, papier (numrises) et lectroniques.
Privilgier le traitement de factures PDF simples dans ce contexte prsente quatre avantages:
 Les factures reues par e-mail sont automatiquement captures, par un processus continu de
scrutation dune boite e-mail ddie, sans aucune manipulation humaine.
 La loi nexige plus dimpression, de classement et darchivage papier ; les factures seront
archives dans leur format lectronique dorigine.
 La piste daudit fiable, ncessairement mise en place pour les factures papier, sapplique
naturellement aux factures PDF.
 Par ailleurs, la simplicit du mcanisme de gnration dune facture au format PDF (un seul
clic, le plus souvent) est un gage de facilit gnraliser la rception de ce format dans les
entreprises.
La rduction des cots est encore accrue lorsque lentreprise recourt des solutions en mode
Cloud ou SaaS (Software As A Service), qui proposent un modle de tarification bas lusage, des
investissements nuls ou rduits, des solutions techniques trs rapidement oprationnelles, des
mises jour simplifies, une simplicit dutilisation, ladaptation aux volumes dactivits et un
niveau de scurit ltat de lart

LE CLOUD, GNRATEUR DCONOMIES


IMPORTANTES
Le cabinet amricain Computer Economics a fait le calcul,
aprs avoir tudi le cas de sept entreprises de taille
moyenne. Rsultat : les entreprises qui utilisent le cloud
computing dpensent 16% de moins, en particulier en frais
de personnel et en budgets pour les datacenters. Le cot
par utilisateur est plus faible de 18,5%.
Source: Best Practices Spotlight

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3.3. LA SCURISATION DES DONNES FINANCIRES ET LA FIN DES FACTURES


GARES
La dmatrialisation savre tre un levier privilgi pour scuriser les donnes financires de
nombreux gards:
 Identification facilite des factures non parvenues en respectant les rgles de sparation des
exercices (cut-off).
 Identification des factures / fournisseurs sujets litige.
 Dtection automatique de doublons.
 Dtection automatique de factures hors priode.
 Contrles intra-documents sur lensemble des donnes.
 Homognisation des imputations comptables / analytiques / budgtaires afin damliorer la
qualit des reportings.
 Enrichissement automatique du rfrentiel fournisseurs.

Par ailleurs, ds lors que les chaines Achats et Factures sont dmatrialises, la ncessit
dune correspondance entre les commandes et la facturation aboutit, par dfinition, une relle
amlioration de la qualit des donnes. Notons galement que ce type dapproche, parce quelle
centralise les factures ds larrive pour les transformer en document lectronique, vite dgarer
ses factures.

LE CLOUD AU SERVICE DES


UTILISATEURS
Avec une solution cloud, il est bien
plus facile de canaliser les attentes des
utilisateurs pour quils restent dans le
standard. Cela leur permet aussi de se prononcer
sur une solution qui fonctionne plutt que sur
une description papier, comme dans les projets
classiques.
Jean-Luc Galzi, vice-prsident Application
Services,
Schneider Electric France (Oracle CloudWorld,
janvier 2014)

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3.4. LAMLIORATION DU CONTRLE INTERNE


Mettre en place une solution de dmatrialisation des processus Achats ou Factures, cest
inluctablement amliorer son contrle interne. En effet, chaque processus fait intervenir un
nombre dacteurs dfini, bnficiant de rles et dhabilitations quils ne peuvent outrepasser. titre
dexemple, si une facture du fournisseur DUPONT de 10000 doit tre valide 3 niveaux pour
obtenir son bon payer (par exemple 1/ lacheteur, 2/ son manager et 3/ le Directeur Financier)
elle ne pourra tre considre comme Bonne payer tant que chacun de ces intervenants
naura pas effectu son action de validation. Et, sauf bnficier de dlgation particulire, aucun
acteur ne pourra intervenir pour le compte de lautre.
La gestion fine des droits daccs des utilisateurs, la capacit sparer les
tches et les pouvoirs est une condition sine qua none de lamlioration du
contrle interne.

FIABILISER LES CONTRLES


Notre statut associatif et notre mission vis--vis de
la communaut financire nous conduisent optimiser
sans cesse notre contrle interne. Yooz, solution de
dmatrialisation factures en SaaS, nous a permis de mettre en place,
dans un contexte dcentralis avec 21 sites distants, un contrle 4
yeux o chaque facture est systmatiquement valide par mes soins
et le trsorier de la DFCG.
Batrice Lebouc,
Dlgue Gnrale de lAssociation Nationale
des Directeurs Financiers et Contrleurs de Gestion.

3.5. MIEUX LUTTER CONTRE LA FRAUDE


Linconvnient du traitement des factures reposant sur un processus manuel et papier est quil
laisse subsister des failles susceptibles dtre exploites pour des utilisations malveillantes.
Dmatrialiser ses processus cest aussi prvenir un certain nombre de ces risques. Par exemple,
les images de factures sont signes au moment de la numrisation afin de pouvoir garantir leur
intgrit durant tout le processus de traitementet viter ainsi les possibilits de falsification des
documents.
De mme, le fait de pouvoir tracer les factures avec
lhistorique de chaque intervention (Qui? Quand?
Quelle donne ?...) permet didentifier tout ce qui
a t modifi (un nom, un montant, une rfrence,
une adresse, des informations bancaires). Il est
aussi possible de contrler lajout de nouveaux
fournisseurs.

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3.6. UN RACCOURCISSEMENT DES DLAIS DE TRAITEMENT


Avec la dmatrialisation, les factures papier sont numrises, les factures envoyes par email
sont captures automatiquement, et les sources de capture sont historises.
Par rapport un traitement papier, on observe un cycle de traitement divis par 2 5 selon les
organisations et la complexit des processus. La suppression de la circulation du document
sous sa forme papier, laccs instantan toutes les pices constitutives du dossier facture, la
circulation lectronique des documents, laffectation automatique et rigoureuse des valideurs
sont autant de gages de rapidit daction.
Par ailleurs, pour bien matriser son dlai de traitement, il est important que loutil permette de
dfinir un dlai de traitement autoris pour chaque acteur du processus. Ainsi, une entreprise
qui dfinit son processus de traitement de factures en trois tapes, doit pouvoir associer, par
exemple, un dlai maximum accord de neuf jours (deux jours ltape 1 denregistrement/
comptabilisation de la facture, quatre jours ltape 2 de premire validation, trois jours ltape
3 de seconde et dernire validation). Loutil pourra alors marquer facilement les factures en
retard ou hors dlai de telle sorte que le service comptable puisse identifier aisment les
factures prsentant le risque de ne pas tre rgles dans les temps.

3.7. UN VRAI CONFORT PAR LACCS AUX IMAGES DES FACTURES


Le classement et larchivage des factures papier restent lune des tches les plus chronophages
dans le processus de traitement. Dans le contexte de la mise en place de la piste daudit fiable,
ils doivent saccompagner de lassociation de toutes les pices justifiant la facture (devis,
commande, livraison) rendant la tche encore plus fastidieuse.
Les solutions de dmatrialisation ont dans leur ADN mme, cette notion de classement
lectronique et automatique des documents. Toute facture est naturellement associe ses
pices justificatives (commandes et devis, bons de livraisons, courriers ventuels) et consultable
lcran en un simple clic.
Il peut tre souhaitable de bnficier de fonctionnalits de recherche Google-like qui permettent
de retrouver nimporte quel document via un simple mot-cl. Vous recherchez, par exemple,
la facture de votre ordinateur qui est tomb en panne. Tapez le numro de srie, vous verrez
instantanment safficher la facture ds lors que cette rfrence y est mentionne.
De mme, la majorit des outils comptables
du march permettent dassocier limage
de la facture, voire les pices jointes,
lcriture comptable. Il peut tre trs
confortable, depuis votre ERP ou votre
systme comptable, de pouvoir accder en
un clic ses pices justificatives.

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DMATRIALISATION
LE CHOC DE LA SIMPLIFICATION

3.8. LAMLIORATION DE LA RELATION FOURNISSEURS


Tout processus de facturation gnre des litiges potentiels avec les fournisseurs, quil sagit de
rgler facilement et rapidement. Selon lenqute EY, le cot de ces litiges fournisseurs psent
environ 15% dans le cot global du traitement dune facture.
La dmatrialisation facilite la gestion de ces
litiges. Laspect collaboratif de ces solutions
permet dchanger des e-mails directement depuis
le document facture , de positionner un statut
et un motif de litige associ. Ainsi, les utilisateurs
du service comptable, disposant dune vision
globale sur les documents en cours de traitement,
identifieront aisment les factures en litige pour
mener les actions adaptes.
De mme, les solutions de dmatrialisation dotes
de fonctionnalits de type portail fournisseur
contribuent grandement lamlioration de la
satisfaction du fournisseur. Elles permettent alors
au fournisseur de dposer lui-mme sa facture
lectronique, sassurant ainsi de lintgration au
systme et de bnficier dun accs la consultation
du statut de traitement des factures le concernant.
Outre lconomie pour les services comptables qui
traitent ainsi moins dappels et de rclamations
fournisseurs, le fournisseur bnficie, quant lui,
dune totale autonomie pour connaitre le statut de
sa/ses factures.

3.9. UNE AMLIORATION DU CONTRLE DE GESTION


Lorsque tous les documents (factures et justificatifs) sont disponibles sous forme darchive
numrique, les missions des contrleurs de gestion se trouvent facilites.
Ces derniers peuvent disposer doutils de recherche leur permettant de slectionner des factures
selon des critres bien dfinis (affectation analytique, fournisseur, tablissement concern,
compte comptable) quils peuvent croiser entre eux afin daffiner leurs analyses de cots.
Les contrleurs de gestion peuvent tout autant tre
intervenant dans le processus de validation des
demandes dachat ou des factures dans le but de valider
les imputations ou les cots trs en amont dans le
processus.

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LE CHOC DE LA SIMPLIFICATION

3.10. UN PILOTAGE PLUS EFFICACE DE LA FONCTION FINANCIRE


La dmatrialisation amliore significativement le
pilotage de lactivit comptable, la fois en offrant
un suivi en temps rel de lavancement du traitement
des documents (demandes dachat, commandes,
factures), et en facilitant lidentification des
factures particulires: factures en retard de
traitement, factures en litige, factures hors priode,
factures non parvenues
La Direction Financire trouvera, pour sa part, son
bnfice grce des outils de reporting, qui doivent
tre simples apprhender, permettant de mesurer
quelques indicateurs cls de performance tels que:
 le volume de documents traits par priode,
 le nombre de tiers rfrencs,
 le dlai moyen de traitement des factures,
 le niveau dautomatisation du traitement,
 etc.

LA DMATRIALISATION POUR
RENFORCER LA COMPTABILIT
ANALYTIQUE
Nous avons choisi de mettre en place la solution
Yooz de dmatrialisation en mme temps que nous
assurions le changement de systme comptable
Sage 1000. Les conomies ralises sur la saisie
et le traitement des factures nous ont permis de
dvelopper notre contrle de gestion en mettant en
place une comptabilit analytique sur trois axes.
Michel Horel, Contrleur de Gestion,
Germicopa

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4.

LE POSITIONNEMENT DE YOOZ
Activit SaaS dITESOFT, Yooz met disposition de toute organisation, quelle que soit sa taille
(entreprises, experts comptables, collectivits, associations), des solutions logicielles de
dmatrialisation des documents financiers: demandes dachat, commandes, factures Yooz
assure les fonctions de capture, reconnaissance automatique des donnes, imputations, circuit
de validation lectronique, export des critures vers les ERP ou logiciels comptables et archivage
lectronique.
Yooz propose ses solutions sous forme de service Internet (en mode SaaS), en associant la
simplicit et laccessibilit linnovation et la technicit. Trois ditions On Demand sont
dclines: Yooz Business Edition, ddie aux entreprises, associations et professions librales,
Yooz Expert Edition, ddie aux cabinets dexpertise comptable et Yooz Public Edition, ddie aux
collectivits et tablissements publics.
Yooz compte ce jour plus de 1000 clients, 10000 utilisateurs et 10000000 de documents
traits chaque anne. Des partenaires de renom tels que PwC, GFI ou Sage commercialisent Yooz
dans leur offre.
Les clients de Yooz sont des acteurs de toutes tailles, dans tous les pans de lconomie, utilisateurs
de centaines de systmes comptables diffrents, en Europe et aux Etats-Unis. Citons entre
autres: la DFCG, TV SUD, Restaurant Lazare, Htel du Castellet, DomusVi, iDTGV, lOlympique de
Marseille, Ski-Shop, Laboratoires Bio-Estrel, CLF SATREM, Htels Maranatha, Fruidor, cureuil
Protection Sociale, April International

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Yooz a su mettre en uvre simplement, en quelques semaines, une solution


de gestion des factures fournisseurs trs performante, conforme nos
attentes techniques, notamment vis--vis de SAP, et fonctionnelles, malgr
nos 150 000 factures annuelles reues dans plus de 200 tablissements
Sophie Blahuta, Directrice de Projet de DomusVi
En 1 mois nous avons dploy Yooz sur le traitement de lensemble de
nos factures. Nous constatons des gains de productivit significatifs sur
lensemble du process factures grce lautomatisation de la saisie et
des imputations comptables et analytiques, la validation lectronique des
factures entre les services, la suppression des dplacements physiques, la
diminution des manipulations papier, larrt du classement papier par mois
et par fournisseur.
Jolle Breton, Responsable Comptable, iDTGV
Nous avons construit une dmarche daccompagnement de nos clients
autour de la mise en uvre de Yooz. Nous considrons cet outil comme
unique de par le rapport entre sa simplicit de mise en uvre et les bnfices
concrets apports. Nous concevons lapproche propose par Yooz comme
une manire simple, efficace et innovante dindustrialiser les processus
comptables
Franoise Hureau, Expert-comptable associe, PwC Entreprise
Yooz est le complment naturel de nos outils financiers Sage pour la
dmatrialisation des factures. Yooz apporte une vraie valeur ajoute
chez nos clients en leur permettant daccder simplement aux meilleures
technologies de dmatrialisation
Frdric Gili, Chef de March Sage 1000
Nous avons choisi Yooz pour dmatrialiser tout le processus PtoP,
depuis la gestion de nos commandes jusquau traitement des factures.
Nous bnficions ainsi, au sein dun seul et mme outil, plbiscit par nos
utilisateurs, de toutes les pices justificatives permettant de justifier le bienfond de nos factures
Laeticia Hernandez, Directrice Financire, TV Sud

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