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INTRODUCCIN.

El propsito de la Auditoria del Mantenimiento es determinar donde la organizacin creada


para el mantenimiento del activo de la organizacin est bien implementada, a fin de fortalecer este
aspecto y donde quedan reas que deben ser mejoradas para que los servicios sean entregados con
la calidad y oportunidad que son requeridos. Este instrumento provee una visin de la estructura,
relaciones, procedimientos y personal, relativo a una buena prctica del mantenimiento. Este es el
primer paso para decidir e implementar mejoramientos en la gestin del mantenimiento.

La Auditora Interna Del Mantenimiento


. La auditora interna es una funcin dentro de la organizacin que tiene la capacidad de
evaluar permanente e independientemente en cada organizacin, si es que tiene implementado un
sistema de retroalimentacin destinado al mejoramiento continuo. Su objetivo principal es asesorar
al tomador de decisiones en la promocin de la eficiencia de los procedimientos existentes.
Cuando se plantea la necesidad de realizar la auditoria interna es para garantizar los
resultados de la gestin y adems tener recomendaciones, las cuales son objeto de consideraciones
y decisiones. Mltiples factores impulsan a tener un sistema de auditora, pero entre lo ms
gravitante se puede mencionar que durante los ltimos veinte aos, el mantenimiento ha cambiado,
quizs ms que cualquier otra disciplina de la administracin. Los cambios se deben a un aumento
en el nmero y variedad de recursos fsicos que deben mantenerse, plantas mucho ms complejas,
nuevas tcnicas de mantenimiento y puntos de vistas cambiantes en la organizacin del
mantenimiento y en sus responsabilidades.
El mantenimiento tambin est respondiendo a las expectativas cambiantes. stos incluyen
un rpido y creciente conocimiento de hasta que punto la falla del equipo afecta la seguridad y el
ambiente, un conocimiento creciente de la conexin entre el mantenimiento y calidad del producto,
presin creciente por lograr una alta disponibilidad de la planta y mantener controlados los costos.
Se suma a lo anteriormente mencionado que ha habido un crecimiento explosivo de nuevos
conceptos del mantenimiento y sus tcnicas. Se han desarrollado variadas durante los ltimos aos,
y ms estn surgiendo en el presente. Los nuevos desarrollos incluyen: herramientas de apoyo a la
decisin, como estudios de riesgo, modos de falla y anlisis de efectos y sistemas expertos; nuevas
tcnicas de mantenimiento, como monitoreo de condicin; diseo de equipo con un nfasis mayor
en la fiabilidad y mantenibilidad y un cambio mayor en el pensamiento orgnico hacia la
participacin, equipo- trabajo y flexibilidad.
La auditora interna del mantenimiento es una funcin que evala en forma permanente si
el sistema de control interno, implementado por la administracin del mantenimiento, est operando
efectiva e eficientemente. Su objetivo primordial es dar recomendaciones a la alta administracin
tanto para fortalecer los controles internos existentes o para sugerir nuevos controles, como para
promover la eficiencia de los procedimientos existentes, despus de evaluarlos.

Necesidad de
conocer la calidad
del control interno y
retroalimentacin

Dar seguridad y
garanta en el
servicio a terceros

Auditoria del
Mantenimiento

Complejidad
creciente de la
organizacin

Complejidad creciente
del entorno

UN MODELO DE AUDITORA PARA MANTENIMIENTO.


Hay muchos instrumentos para auditar el mantenimiento cuya seleccin o diseo depende
de la estrategia definida para la organizacin en primer lugar, y para el departamento de
mantenimiento en segundo; sin embargo, el foco central de la herramienta, que se aplica por
primera vez, debe apuntar a una auditora global. El contenido de la auditora debe cubrir las reas
que van desde la identificacin y descripcin del departamento de mantenimiento hasta el uso de
herramientas de gestin. La importancia de este recorrido por todos los aspectos involucrados en la
gestin del mantenimiento es tener las bases para ms adelante, cuando llegue el momento de
plantear alternativas de soluciones a los problemas detectados durante la auditora. Hay que
destacar que, una vez que se deciden implementar acciones para el mejoramiento de aquellos
aspectos del mantenimiento que no estaban de acuerdo con los estndares esperados, la herramienta
de auditora debe incluir en su estructura las preguntas necesarias para medir, al momento de
aplicar nuevamente la encuesta, el estado del rea en proceso de mejoramiento. Estoindica que el
instrumento no es algo esttico en el tiempo, sino que debe seguir la dinmica de la evolucin que
le da el administrador para lograr los objetivos impuestos. La auditoria se puede dividir en seis
aspectos (ver figura 1.2) y de esta manera cubrir todos los campos que una buena gestin del
mantenimiento debera tener en cuenta. Se comienza con la caracterizacin del tipo de
mantenimiento que se practica en la empresa (ver figura 1.3), informacin clave para el auditor, en
especial si es externo, a fin de que las acciones de mejoramiento que recomiende sean acorde con la
estructura, forma y prcticas de mantenimiento de la organizacin auditada.

Identificacin y
caracterizacin
de la empresa

Sectorizacin de la planta
Criticidad de las
rutas de
inspeccin

Criticidad de los equipos

Dimensionamiento de los tiempos de


mantencin

Informacin de los equipo


Informacin del mantenimiento

Manejo de la
informacin

Informacin sobre el manejo de recursos

sobre

Informacin sobre indicadores

AUDITORIA
DEL
MANTENIMIENT

Informacin sobre manejo del personal

Integracin de la gente de operaciones


Programacin de las tareas de mantencin

Estado del
mantenimiento

Antecedentes para programar el mantenimiento

actual

Generaciones ndices de control y


retroalimentacin
Anlisis de reemplazo de equipos

Antecedentes de
costos de
mantencin

Anlisis reemplazo a la falla o grupal


Anlisis para mantencin propia o por terceros
Anlisis de la evolucin de los costos
Capacidad de programar actividades

Efectividad de
la mantencin

Administracin de trabajos
Procedimiento para mantenimiento

actual

Manejo de las relaciones humanas


Manejo de repuestos y herramientas

A. IDENTIFICACIN Y CARACTERIZACIN DE LA EMPRESA

B. CRITICIDAD DE RUTAS DE INSPECCION


La parte global de la auditoria cubre tambin los aspectos de anlisis de las rutas como ser la
sectorizacin que se ha hecho de la planta, la identificacin de la criticidad de los equipos y la
estimacin de los tiempos de mantenimiento. Es importante este aspecto para asignar las prioridades
en la ejecucin de las tareas de mantenimiento, acumular e identificar costos y en un futuro prximo
implementar polticas de mantenimiento basadas en la confiabilidad de las lneas de produccin.

C. MANEJO DE LA INFORMACIN SOBRE EQUIPOS

La parte del manejo de datos acerca de cada equipo se ve en la seccin manejo de la informacin
sobre equipos. Se recaban antecedentes sobre la existencia de informacin sobre equipos, como ser
catlogos, fichas de inventario, adems de datos que son importantes en e el momento de planificar
el mantenimiento, como ser: tasas de fallas, tiempos de abastecimiento, identificacin de personal,
medios para el mantenimiento y proveedores, entre otros. El objetivo de esta seccin es evaluar el
grado de conocimiento acerca de los recursos de informacin y medios, para realizar una
planificacin de las acciones de mantenimiento con un alto grado de certeza en el cumplimiento de
dichas tareas para los tiempos que se le asignan como normales.

D. ESTADO DEL MANTENIMIENTO ACTUAL

El siguiente bloque de preguntas est dirigido a evaluar cmo se est realizando el mantenimiento
actualmente en base a aspectos como ser: existencia de rutinas bsicas de mantenimiento,
recopilacin de mantenciones realizadas, relacin de horas de mantenimiento, etc.

E. ANTECEDENTES DE COSTOS DE MANTENCION

El grupo de preguntas contenido en la auditoria sobre el mantenimiento actual apunta a detectar el


grado de uso de antecedentes, que son recopilados en terreno, y son la base para medir la
efectividad del mantenimiento. Con estos datos se puede conocer la capacidad que se tiene para
enfrentar la carga actual y determinar cual es el costo asociado a las polticas de mantenimiento
implementadas.
En el mdulo sobre mantenimiento actual se mencion acerca de la recopilacin de antecedentes
de costos. Es en la planilla antecedentes de costos de mantenimiento donde se entra al detalle de
estos. Se pregunta sobre costo de adquisicin, tasa de depreciacin, costos de mano de obra, costos
alternativos, etc.

F. EFECTIVIDAD DE LA MANTENCION ACTUAL


El ltimo grupo de preguntas va dirigido a medir el aspecto relacionado principalmente con el
manejo de los ndices de control Se incluye este aspecto ya que un sistema de gestin no puede ser
implementado sin tener un punto de referencia sobre el cual medir la evolucin de la efectividad del
manejo de los recursos que le han sido asignados.

Es en base a los costos de mantenimiento que se plantean las polticas de mantenimiento, el


reemplazo de equipos y la forma de manejo de bodegas. Adems, en la estructura de costos del
producto, la variable costo de mantenimiento puede ser muy importante, por lo cual hay que tener
un conocimiento detallado acerca de l.
El cuestionario abarca aspectos tales como cumplimiento de los programas, efectividad de los
procedimientos, nivel de capacitacin del personal, etc.

EVALUACIN Y PRESENTACIN DE RESULTADOS.


Cada pregunta se valora con un puntaje de 1 cuando la situacin es mala o desfavorable, con nota 3
para situaciones regulares o que pueden ser rescatables y con nota 5 cuando esta est bien
implementada o cumple con su objetivo, en el momento de aplicar la encuesta. Esta valoracin
tiene una fuerte componente de la apreciacin que realiza el auditor sobre el estado del tem que se
esta calificando, por lo cual en el espacio destinado a observaciones y comentarios debe dejar la
sustentacin del valor consignado. El valor promedio del conjunto de preguntas para cada aspecto
global considerado se presenta en un grfico acompaado de una calificacin descriptiva. De esta
forma el auditor tiene una apreciacin relativa de todos los aspectos y los puede comparar. As,
enfoca la atencin en aquellos aspectos mal calificados y tiene una gua para comenzar a estudiar el
detalle del porqu se da esta situacin.
El criterio que se uso para definir la calidad del mantenimiento fue:
1,0 puntaje 1,6

: aspecto con deficiencias.

1.6 < puntaje 3,3

: aspecto regular.

3,3 < puntaje 5,0

: aspecto bien implementado.

Lo importante de esta asignacin de puntajes es tener un valor de referencia para, primero tener una
idea acerca del estado actual del mantenimiento y segundo poder comparar bajo una misma escala
distintos aspectos involucrados en la mantenimiento, ms que el valor en si mismo. Para analizar
cada aspecto global individualizado en el grfico de la figura 1.9, se genera una serie de grficos
(ver figuras 1.10, 1.11, 1.12, 1.13 y 1.14), en los cuales, bajo la misma escala de evaluacin, se
detallan los aspectos particulares incluidos en cada aspecto global.

PROCESO DE APLICACION DE LA AUDITORIA.


Llevar a cabo una auditoria no es solamente aplicar un cuestionario pre-elaborado, como
herramienta operativa, sino que necesita de varias etapas previas y/o complementarias para obtener
un resultado que sea de utilidad para la toma de decisiones de la administracin del
mantenimiento. Dentro de estos estudios se pueden nombrar:

Estrategia, Visin y Misin. Revise y entienda, desde el nivel corporativo hasta la organizacin
del mantenimiento, cual es la estrategia, visin y misin de cada nivel en la organizacin de la
empresa. Cules son los planes y las acciones tcticas realizados en cada nivel para apoyar la
estrategia, visin y misin del siguiente nivel superior dentro de la organizacin? Las declaraciones

para la estrategia, visin y misin deben ser definidas desde arriba hacia abajo. En el nivel del
mantenimiento, los planes estratgicos y tcticos deben apoyar las metas y objetivos corporativos y
de aquellos sistemas relacionados claramente. El auditor debe ser capaz de definir como las metas
de mantenimiento apoyan las metas de los niveles superiores y los relacionados y como
mantenimiento recibe soporte de aquellos que deben entregrselo.

Reconocimiento del lugar. El auditor debe conocer en terreno la planta completa o donde se
concentran los recursos destinados al mantenimiento, los almacenes de repuestos y los usuarios de
los servicios que entrega mantenimiento. Un contacto en directo provee indicaciones de cmo
opera el mantenimiento en la reas de trabajo a cargo del grupo de mantenimiento.
Entrevistas. La auditoria no es solamente completar el formulario de preguntas, sino que se debe
aprovechar la oportunidad para realizar una serie de entrevistas con un nmero significativo de
gente de mantenimiento y conjuntamente con personas que reciben atencin o interactan con
mantenimiento. Hay temas comunes que afloran durante la auditoria los cuales a menudo conducen
a otras reas de investigacin. Los temas comunes como entrenamiento, abastecimiento de partes,
sobre-tiempos y comunicaciones internas son los ms recurrentes durante el proceso de auditora.
Tales situaciones se dejan anotadas en el espacio destinado a observaciones en la planilla de toma
de datos y evaluacin, para un anlisis posterior al proceso de evaluacin.

Recoleccin de datos. El auditor debe juntar los datos mediante la auditoria del mantenimiento.
Estos datos deben ser una revisin representativa de los registros histricos del equipamiento, del
costeo del trabajo y materiales, movimientos de inventarios, ndices para medir la eficiencia, etc.
Es importante que cualquier dato ingresado a la planilla debe ser validado a fin de que este
antecedente refleje fielmente la situacin actual, o sea el auditor debe profundizar en el concepto y
no asumir la primera impresin acerca del desempeo del factor medido Sistema de mantenimiento.
Una revisin del flujo de trabajos de mantenimientos y como se relacionan con los manuales de
procedimientos, rdenes de trabajo y sistemas computarizados usados por mantenimiento es la llave
de entrada para la auditoria. A menudo un auditor puede, literalmente, caminar a travs del proceso
usado en mantenimiento para determinar cuales reas estn dbiles y cuales estn fuertes. Un
proceso de auditoria del mantenimiento incluye seguir una orden de trabajo a medidas que se
completa, desde su emisin, su programacin, determinacin de requerimientos de repuestos y
mano de obra hasta que se entrega conforme el trabajo.

Adems, una revisin del actual proceso de tratamiento de una orden de trabajo revela si hay un
sistema de codificacin adecuado, si la priorizacin de trabajos est definida, si el personal entiende
la informacin all contenida, si la orden es complementada apropiadamente y finalmente si la
orden es un instrumento vlido para recoger informacin real desde la planta.
Compilacin y anlisis. Realizados los pasos anteriores corresponde ahora colocar todos los
antecedentes juntos, llenar las planillas
y organizar todas las observaciones anotadas,
complementndolas con lo que el auditor pudo apreciar en terreno. El informe final, aparte de las
planillas, debe contener un anlisis de las causas que llevan a las actuales situaciones con
deficiencias, aspectos mejorables y recomendaciones para el cambio, y una secuencia de
recomendaciones con prioridades para ayudar a la administracin del mantenimiento a abordar los
problemas que la auditoria detect.

CONCLUSION.

El modelo presentado para auditar la gestin del mantenimiento fue dividido en cinco aspectos, con
la finalidad de abarcar todo el espectro de actividades dentro de una organizacin para el
mantenimiento, pero hay que tener presente que toda organizacin es dinmica, por tanto se
recomienda aplicar este cuestionario con una periodicidad regular y a la vez introducir aquellos
aspectos que la tecnologa y la competencia as lo requieren.

Manejo de repuestos y herramientas