Universidad de Antofagasta

Facultad de Ingeniera
Departamento de Ingeniera Industrial

Gestin Informtica
Empresa: ELECTRONICA
SONOGASTA
Compaginado informes SIA y Gestin
Informtica

Alumnos:
Enyel
Casanga
Michael
Elgueta
Nicols
Lampidis
Mauricio
Tejeda

Profesora: Monique Olmos Carrasco

Universidad de Antofagasta
Facultad de Ingeniera
Departamento de Ingeniera Industrial

Gestin Informtica
Antofagasta, 19 de diciembre de 2014

ndice
Resumen Ejecutivo:......................................................................................... 1
Introduccin Investigacin Preliminar..............................................................2
I.

Definicin y anlisis del problema.........................................................3

1. Descripcin de la empresa...................................................................3
2. Situacin actual de la empresa:..........................................................3
3. Problema, causas y efectos..................................................................4
4. Soluciones............................................................................................... 5
5. Eleccin de la solucin:.........................................................................5
6. Solicitud de la realizacin del proyecto.............................................5

II. Investigacin Preliminar..........................................................................6

1. Clarificacin de los requerimientos:...................................................6
2. Estudio de Factibilidad:.........................................................................6
3. Aprobacin de requerimiento:.............................................................6
Introduccin Determinacin de Requerimientos..............................................7
III.

Determinacin de requerimientos.......................................................8

1. Proceso bsico:...................................................................................... 8
a. Recepcin del producto para reparacin:.......................................8
b. Inventario de insumos:......................................................................9
2. Datos de entrada y salida:...................................................................9
Entradas:...................................................................................................... 9
Salidas:....................................................................................................... 10
3. Control................................................................................................... 11
4. Periodicidad:......................................................................................... 11
5. Transaccin:.......................................................................................... 11
6. Decisiones:............................................................................................ 14
Introduccin Desarrollo del Prototipo.............................................................15
IV.

Desarrollo del Prototipo......................................................................16

1. Prototipo desarrollado:.......................................................................16
a. Administrador:...................................................................................... 16
b. Operario:............................................................................................... 23
2. Evaluacin del prototipo por los usuarios:......................................23
3. Hallazgo sobre los cambios:...............................................................24
4. Cambio realizado:................................................................................ 24
V. Diagramas de Flujos............................................................................... 25
1. Diagrama de Contexto........................................................................25
2. Diagrama Cero...................................................................................... 26
3. Diagrama de Niveles............................................................................27
Proceso 2.................................................................................................... 27
Proceso 3.................................................................................................... 28

Proceso 4.................................................................................................... 29
Proceso 6.................................................................................................... 30
4. Diagrama Extendido: Divisin Manual/Automtico..........................31
5. Diccionario de datos............................................................................ 32
Diccionario de Flujos................................................................................... 32
Diccionario de almacenamiento:................................................................35
6. Diccionario Procesos........................................................................... 37
Introduccin Base de Datos.............................................................................. 43
VI.

Base de Datos....................................................................................... 44

1. Normalizacin Almacenamientos......................................................44
2. Modelo Relacional................................................................................ 46
3. Modelo Entidad Relacin..................................................................47
4. Atributos................................................................................................ 48
5. Restricciones........................................................................................ 49
Introduccin Diagramas................................................................................. 53
VII.

Diagramas............................................................................................. 54

1. Diagrama Jerarquizado........................................................................54
2. Gestin Ventas..................................................................................... 55
3. Gestin Compras.................................................................................. 56
4. Gestin Reparacin.............................................................................. 57
5. Gestin Utilidades................................................................................ 58
Anexos.............................................................................................................. 59
Conclusin:....................................................................................................... 61

Resumen Ejecutivo:

Se decidi hacer este proyecto junto con la empresa de reparacin

de artculos electrnicos SONOGASTA, ubicada en el centro de
Antofagasta, el cual consisti en realizar un anlisis de las carencias y
necesidades de la empresa y ver en qu sentido se poda ayudar para
mejorarla en algn mbito, con el resultado de la investigacin hecha se
decidi disear e implementar un software para mejorar la gestin de
venta, reposicin de artculos e insumos que se utilizan en la tienda y
para tener un registro de lo que hay en bodega.
Este software almacenara todos los datos de los clientes, guas de
entrada, ventas realizas e ingreso de repuestos o productos. Tambin
tendr un registro de los productos que estn en reparacin, un registro
de los productos que ya estn listos para ser entregados, un registro de
los productos que superen los 120 das en bodega y puedan ser
vendidos por el dueo debido a una clausula estipulada en la orden de
ingreso. El programa emitir cuatro tipos de informes peridicos ya sean
mensuales o anuales, todo esto cuando el usuario los requiera, estos
informes son los siguientes:
1) Informe de utilidades por reparaciones.
2) Informe de utilidades por venta de repuestos y accesorios.
3) Informe de artculos reparados que lleven ms de 120 das en el local.
4) Resumen de stock actual.
Los informes se podrn visualizar mediante la pantalla de la
computadora y tambin se podrn imprimir.
El software tiene dos tipos de usuarios, Administrador y operario.
El tipo de usuario Operario tendr la opcin de generar ventas de
productos, realizar las guas de entrada y guardar los trabajos que ha
realizado. En cambio el Administrador tendr estas mismas opciones
adems de tener acceso al ingreso de productos al sistema y la
visualizacin de los informes peridicos para llevar un control adecuado
de la empresa, es decir: saber cunto se vende al mes, la cantidad de
artefactos reparados y cuntos de estos siguen en bodega y tambin si
faltan repuestos o productos.

Introduccin Investigacin Preliminar

En este trabajo abordaremos los problemas y consecuencias de una

empresa llamada ELECTRNICA SONOGASTA, la cual se dedica a la reparacin
de artculos electrnicos y ventas de repuestos de aparatos electrnicos, se
dar a conocer cmo funciona actualmente la empresa y se analizaran los
problemas, las principales causas y consecuencias que conllevan para la
empresa. Se propondrn posibles soluciones y se estudiara la solucin ms
factible asociada a un SIA, clarificando los requerimientos para su posterior
desarrollo.

I.

Definicin y anlisis del problema

1. Descripcin de la empresa

Empresa ELECTRNICA SONOGASTA. Empresa dedicada a la reparacin y

venta de repuestos de aparatos electrnicos.
Tipo de aparatos electrnicos que se repara y vende:
Reparacin de Televisin a color, videos, filmadoras, monitores de
computador, equipos de audio, consolas de video juegos, microondas, balanzas
digitales. Tambin se dedica a las ventas de radios de autos parlantes y
repuestos electrodomsticos
Giro: Servicio Tcnico Electrnico
R.U.T: 9.223.415-0
Persona de contacto: Juan Carlos Astudillo Vicentelo (Dueo)
Fono: (55) 2379819
Direccin: Manuel Antonio Matta #2715

Organigrama:

Dueo

Adquisici
n de
insumos

Operacio
nes

Contabili
dad

Ventas

Reparaci
n

Computa
cion

Aparatos
Electrnic
os

Nota: Crculo rojo denota donde se encuentra el problema

2. Situacin actual de la empresa:

Actualmente la empresa en el rea de adquisicin de insumos utiliza
un inventario de entrada manual tanto para operaciones como ventas.
En operaciones se trabaja con un sistema de gua ingreso, es decir al
3

momento de que un cliente llegue con un artefacto a reparar, este se

ingresa al sistema, al cliente se le entrega una copia de la gua y la original
queda archivada en una carpeta.
Por otro lado, no existe un sistema de ingreso de repuestos para las
reparaciones, estos se acumulan en cajas en la bodega, y no se tiene un
registro de que cantidad y tipo de repuesto se tiene disponible.
En la parte de ventas, los accesorios no estn contabilizados
correctamente, y no se lleva registro de lo que se ha vendido ni del stock
disponible.

Copia de la Gua de entrada que retiene el cliente

Gua de entrada original que queda archivada para la empresa

Clausula 4, indica que despus de 120 das a partir de la recepcin, la empresa puede vender el producto y sa

3. Problema, causas y efectos

Generalmente los posibles problemas que podra causar este tipo de
sistema son:
-

si el cliente llegase a perder la copia de la gua de ingreso, se hace difcil

buscar su artefacto, ya que generalmente la gente no sabe que
producto lleva (ejemplo: marca, modelo) lo que conlleva a una gran
prdida de tiempo.

el cliente llega a retirar el artefacto despus del plazo estipulado en la

clusula de la gua de entrada, esto genera una acumulacin de
artefactos ya reparados en la bodega lo cual hace ms difcil la tarea de
buscar algn artefacto especfico que est listo para entregar.

El cliente llega a dejar su artefacto y al momento de saber que este no

tiene reparacin. Este se desentiende del producto, para no pagar los
costos de diagnstico, lo que genera prdidas de tiempo, dinero y ms
acumulacin en la bodega.

Anexamente el sistema de inventario de insumos no existe, solo se lleva un

catastro visual de lo que tiene en stock por lo que genera que al momento de
realizar un nuevo pedido de insumos, se haga un pedido errneo ya sea por
pedir repuestos que ya se tengan o por no pedir repuestos que realmente
falten.
Este problema es causado en cierto grado por la problemtica anterior, ya
que al momento de efectuar una reparacin se usan insumos los cuales no son
registrados, ya que no existe un sistema de inventario, y a su vez la
acumulacin en bodega de artefactos reparados no retirados ocupan el espacio
que estaba estipulado para guardar los insumos.
Nota: Ver Anexo 1
causas
Gua de Entrada manual
(reparaciones)

consecuencias
-

No manejar un inventario
de los insumos

Que se pierda la copia del cliente.

Acumulacin de artefactos en la bodega.
Dificultades para ubicar a cada cliente.
No tener la cuenta de la cantidad de
artefactos a reparar.
Disminucin del espacio destinado a los
insumos
Que no se sepa cuanta cantidad hay de cada
insumo.
Realizar mal los pedidos.
Compra y acumulacin de tecnologa obsoleta

4. Soluciones
Se plantearon las siguientes:
a. Contratar personal que registre, organice las guas de entrada e insumos
de cada rea afectada.
b. Realizar un SIA que sea capaz de procesar y entregar informacin
actualizada, oportuna y correcta sin necesidad de estar ingresando
datos a todo momento.

5. Eleccin de la solucin:
-

La primera opcin no se escoge ya que esto aumentara los costos

operativos, y el error humano seguira presente, con lo que podran
ocurrir nuevos problemas, adems esto demanda ms tiempo a la hora
de obtener la informacin.

Se elige el SIA por:

o Disminucin de los errores.
o Obtencin de datos de manera rpida y fcil.
o La inversin de generar el SIA, no aumenta
operacionales.

los

costos

6. Solicitud de la realizacin del proyecto.

A la empresa se le propuso la idea de generar un SIA de la siguiente
manera:
Generar un sistema computacional en el cual se visualizara toda la
informacin de todos los artefactos que estn en reparacin en donde se
muestren los siguientes datos: marca, modelo, diagnstico del producto y costo
de reparacin; tambin los datos del cliente y plazo de entrega. Adems
cuando el plazo de entrega este pronto a cumplirse, se genere un alerta para la
empresa. Anexamente se incluir en el sistema el stock de repuestos y
productos para venta, con esto se evitara la compra de sobre-stock, la
acumulacin de productos en bodega y que la tecnologa quede obsoleta.
Nota: Ver Anexo 2

II.

Investigacin Preliminar
1. Clarificacin de los requerimientos:
Segn los datos recopilados y analizados en la investigacin a la
empresa, se logr determinar lo que necesita solucionar la empresa, con
esto poder realizar el software adecuado.
Con la informacin proporcionada se espera que el SIA entregue lo
siguiente:
-

Informe peridico mensual con las utilidades generadas por reparacin

de artculos electrnicos.
Informe peridico mensual con las utilidades generadas por venta de
repuestos y accesorios electrnicos.
Informe peridico mensual con los artculos reparados que lleven ms de
120 das en el sistema, los que pueden ser vendidos para saldar el costo
de reparacin (segn clausula).
Resumen peridico mensual del stock, en donde se observe la cantidad
de productos vendidos y los que quedan en bodega.

2. Estudio de Factibilidad:
a. Factibilidad Operativa: El SIA al utilizar un sistema que requiere de
poca tecnologa y especializacin, por esto se prev que no tendr
resistencias mayores por parte de los usuarios. El sistema se
pretende sea amigable, tenga cercana y retroalimentacin de los
usuarios. Tambin se disminuirn los tiempos de operacin
b. Factibilidad Tcnica: El software
no requerir utilizacin de un
hardware muy moderno, por lo que los computadores que posee la
empresa cumplen con los requerimientos tcnicos, aparte se
necesitara la adquisicin de un impresora. Al ser un software simple
de utilizar, bastara con una introduccin y capacitacin sencilla.
c. Factibilidad Econmica: no sern necesarias mayores inversiones en
nueva tecnologa, solo la compra de la impresora. La capacitacin del
software tomara tiempo solamente, ya que bastara con las
instrucciones de uso debido a su simplicidad.

Nota: Ver Anexo 3

3. Aprobacin de requerimiento:
Segn lo conversado con el dueo y el estudio de factibilidad positivo, la
empresa est en condiciones de implementar el proyecto propuesto, ya que
cuenta con los recursos tcnicos, econmicos y humanos.

Introduccin Determinacin de Requerimientos

En esta entrega se analizar en detalle el funcionamiento y los procesos
de la empresa, basado en los dos problemas vistos en la entrega anterior, esto
nos ayudara a identificar con ms claridad las reas en las que debemos basar
el SIA, y as poder tomar las mejores decisiones para el mejoramiento de la
empresa.

III.

Determinacin de requerimientos
1. Proceso bsico:

Recepcionar el producto que ser reparado, generar la gua de entrada, que

consiste en tomar los datos del cliente y los datos del producto que el cliente
lleva a reparar, luego de esto se archiva el documento original y la copia se le
entrega al cliente.
Por otro lado el proceso de inventario no sigue un patrn establecido ya que
este se realiza visualmente, es decir si falta algn insumo a la vista, se har la
compra.
a. Recepcin del producto para reparacin:

b. Inventario de insumos:

2. Datos de entrada y salida:

Entradas:
- Gua de entrada de artefacto electrnico
- Contrasea
- Ingresos de los artculos adquiridos por la empresa
Datos

del cliente:
- Nombre Cliente
- direccin
- telfono
9

Datos

del producto:
- articulo / marca
- modelo / N de serie
- fecha de reparacin
- fecha de entrega
- defecto indicado por cliente
- falla tcnica

Presupuesto:
- tabla precio repuestos
- tabla valores mano obra
- valor de la reparacin total
-

Inventario de venta de repuestos y accesorios

Tipo de repuesto o accesorio vendido

Cantidad de repuestos y accesorios vendidos
Marca
Cdigo
Precio

Salidas:
- Informe utilidades por reparaciones:
Fecha emisin
Cantidad de artefactos reparados durante el mes
Utilidades generadas por artefactos reparados
Grfico de utilidades por periodo mensual o anual
-

Informe utilidades por venta de repuestos y accesorios:

Fecha de emisin
Cantidad y tipo de repuesto vendido
Cantidad y tipo de accesorio vendido
Utilidades generadas por venta de repuestos y accesorios
Grfico de utilidades por periodo mensual o anual

Informe de artculos reparados que lleven ms de 120 das en el sistema:

Fecha de emisin
Listado de artefactos con ms de 120 das en bodega
Precio de la reparacin de cada artefacto
Utilidades generada por los artefactos vendidos para recuperar la
inversin

Resumen del stock actual:

Fecha de emisin
Cantidad y tipo de repuestos o accesorio en bodega
Cantidad y tipo de repuesto o accesorios es vendido

3. Control
En esta empresa no se realiza un control real, ya que por ejemplo en el caso
del inventario, no se est mirando nunca cuanto queda de cada accesorio o
repuesto (usados en ventas o reparaciones), no existe un control de la
cantidad de reparaciones que se hacen al mes, ni un control de los artculos
10

reparados que llevan ms de 120 das, tampoco hay aviso de cuando los
artefactos ya estn reparados por los operarios.
4. Periodicidad:
La entrada de productos es aleatoria, es decir hay oportunidades en donde
no entra nada y otras donde entran muchos artefactos a reparacin. Tambin la
compra de insumos para el inventario no tiene una frecuencia establecida, ya
que se va comprando segn lo que a la vista vaya faltando da a da.
Mensualmente se suman los totales de las boletas y facturas para ver las
ganancias del mes.

5. Transaccin:

Recepcionar Producto

Diagnosticar Producto

Reparar Producto

11

Generar gua de en
Entrada

12

Informar al
cliente

Almacen
ar
producto
reparado

Revisar
cantidad de
insumos

Vender
el

Comprar
insumos
faltantes

13

6. Decisiones:
-

Informe utilidades por reparaciones:

Conocer la cantidad de artefactos reparados durante el mes permite saber

si es necesaria ms o menos mano de obra, ya que con esta informacin es
posible determinar en qu cantidad aumenta o disminuye la demanda por
reparacin de artefactos electrnicos.
Conocer las fechas de entrada y de entrega nos permite saber cunto se
demora la reparacin de cada artefacto y as saber la cantidad de mano de
obra necesaria para repararlo, con esto existe la posibilidad de generar una
14

planilla de valores aproximados de mano de obra para ciertos artefactos

estandarizados.
Conocer las utilidades reales generadas por la reparacin de productos, que
es el mayor ingreso de la empresa, puede ayudar a determinar si sera rentable
o no ampliar o expandir la empresa, para as tener una mayor capacidad de
produccin.
-

Informe utilidades por venta de repuestos y accesorios:

Tener la informacin real de que cantidad y tipo de repuesto o artefacto es

vendido, permite tomar la decisin de aumentar o disminuir el stock de los
repuestos o accesorios ms o menos requeridos por los clientes, tambin poder
tomar la decisin de aumentar o disminuir algn precio.
Saber realmente que cantidad de utilidad es generada por la venta de
repuestos y accesorios, se podr decidir si es rentable o no este rubro dentro
de la empresa, adems de aumentar las ganancias ya que anteriormente no se
tena registro alguno de esta informacin.
-

Informe de artefactos reparados con ms de 120 das en el

sistema:

Tener esta informacin, principalmente ayudara a mantener las

instalaciones de la empresa ordenadas, as proporcionar ms espacio para la
entrada de nuevos productos a reparacin.
Adems con esto poder tomar la decisin de que artefacto ser vendido
para poder recuperar la inversin de la reparacin y obtener la ganancia
esperada.
Conocer las utilidades generadas por la venta de los artculos olvidados por
sus dueos, aumentara considerablemente las ganancias de la empresa, ya
que aunque esto, s estaba estipulado en la empresa, no se cumpla y se
dejaba el producto almacenado hasta que el cliente lo fuera a buscar,
generando desorden y perdidas de dinero.
-

Resumen del stock actual:

Con esta informacin se sabr que cantidad de repuestos o accesorios es

necesario comprar. Adems conocer qu tipo de producto es el ms requerido
por los clientes, as tomar la decisin de aumentar o disminuir el stock de los
productos para no generar prdidas por su acumulacin.

Introduccin Desarrollo del Prototipo

En este captulo se expondr el prototipo base del software a
realizar posteriormente, este se explicara en detalles a travs de
15

imgenes, describiendo cada una de las acciones que el usuario tiene

que realizar en el programa.

IV.

Desarrollo del Prototipo

1. Prototipo desarrollado:

16

Pantalla inicial: En esta pantalla esta la opcin de poder ingresar como

administrador u operario segn corresponda al nivel del usuario. Cada
opcin pedir una contrasea

a. Administrador:
Al ingresar como Administrador, se darn tres opciones para elegir: GUA
DE ENTRADA, INVENTARIO e INFORMES, adems de la opcin para cerrar
sesin.

Gua de entrada: En esta ventana se ingresaran los datos del cliente y

del artefacto tales como: datos personales del cliente, descripcin del
17

artefacto a reparar, especficamente los datos que se piden en la imagen

de la gua de entrada, adems de las fechas de reparacin y entrega y el
valor de la reparacin. Tambin estar disponible un botn Vista el
cual mostrara una vista previa de la etiqueta que se adjuntara al
producto en reparacin, la cual indicara: tipo de producto, la marca, la
fecha de entrega, el diagnstico y el cdigo de la etiqueta para
mantener un registro ordenado en el sistema.

Etiqueta generada por la Gua de entrada

18

Inventario (administrador): En esta ventana se podrn escoger entre

dos opciones: INGRESO DE ARTCULOS y VENTAS, las cuales se
especificaran a continuacin.

Ingreso de artculos: En esta ventana se podrn ingresar los

productos que se adquirieron para reponer el stock, adems si se
ingresa un nuevo cdigo, el programa dar la opcin de crear un nuevo
artculo automticamente y as poder ingresar nuevos productos al
sistema. Artculo

Nuevo
Artculo

19

Ingreso de nuevos artculos al sistema

Ventas: En esta ventana se ingresa el cdigo del producto y

automticamente aparece la descripcin y el precio. Luego se pone la
cantidad a vender, de esta manera va apareciendo el total de cada
artculo. Puede ser ms de un artculo, y al final se suman todos los
subtotales y da el valor de la venta al usuario en la pantalla.

20

Informes: En esta ventana salen los cuatro tipos de informe que el

usuario puede escoger, presionando click sobre ellos se seleccionan o
deseleccionan dependiendo sea el caso. Luego se oprime imprimir
para obtener los respectivos informes seleccionados en forma tangible.

Informe de Utilidades por Reparacin y su Grfico

21

22

23

b. Operario:
24

Al ingresar como Operario se podrn seleccionar tres opciones: GUA DE

ENTRADA, INVENTARIO y ARTCULO TERMINADO. Adems de poder cerrar
sesin presionando el botn.

Gua de entrada: Esta opcin es exactamente igual a la del

administrador, se ingresas los mismos datos del cliente y del producto,
las fechad de reparacin y entrega, el valor de la reparacin y tambin
tiene la opcin de vista previa. No es necesario adjuntar una imagen ya
que generar la gua de entrada como Operario o como Administrador es
lo mismo.
Inventario: En esta ventana a diferencia de la primera en la que se
entra como Administrador, solo est la opcin ventas, la cual funciona
de la misma manera que como administrador.

2. Evaluacin del prototipo por los usuarios:

La evaluacin del prototipo se realiz en una reunin junto con el
administrador y un operario, donde se les dio a conocer de forma grfica
como funcionaria el software, el cual fue recibido de buena manera por
parte de los usuarios, quienes encontraron buena la exposicin del
prototipo y similar sus expectativas. Tambin nos dieron sus opiniones,
dndonos a conocer sus necesidades especficas, lo cual ayudar a ver
en que se puede mejorar el prototipo para una prxima exposicin.
25

3. Hallazgo sobre los cambios:

Cuando se expona el prototipo propuesto, el dueo se mostr
conforme con el funcionamiento lgico del software, se destac el tema
del diseo esttico, con lo que se le explic al dueo que es un prototipo
beta, el cual si o si sufrir modificaciones posteriores.
Como el cliente no quera una gua de entrada fsica (impresa), ya
que se volvera al problema original, se ide un sistema de etiquetas
para los productos que entraban a reparacin, la cual se mostr
anteriormente. Por otra parte, el cliente nos pidi que en la etiqueta
para el producto en reparacin, se agregue un espacio para que el
cliente la firme. Adems pidi tambin que junto con la etiqueta para el
producto, se genere un recibo para el cliente, en donde se especifique:
el producto que este llevo a reparar, su marca, la fecha de entrega, el
valor de reparacin y un resumen con lo ms importante de la clusula
N4.
4. Cambio realizado:
Con las especificaciones pedidas por el cliente, la etiqueta para el
producto en reparacin y el recibo para el cliente, generados por la gua
de entrada, quedaron de la siguiente forma:

26

F.

A
EP
R
.
UT

RESUMEN
STOCK A
CTUAL

.
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D
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ADO

V.
Diagramas de Flujos

1. Diagrama de Contexto

27

2. Diagrama Cero

DATOS CLIENTES Y ARTEFACTO

O
CT
A
F
TE
R
A

R
PE

IO

AD
E
ES

O
AD
R
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AR
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F
A
CT
O

28

RE
P
A
RA
R

AR
T

BO
CI
RE

E
F
AC
TO

3. Diagrama de Niveles

AR
EP
A
RA
R

IE
CL

ES
NT

Proceso 2

DATOS CLIENTES Y ARTEFACTO

RECOPILACIN DE
2.1

E
T
IQ
UE
TA
TO
A
RT
FAC
EF RTE
A
A
CT
O

CT
FA
TE
AR

DO

AR
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PE
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ID
O

PA
RE

TO
FAC
E
RT

GA
RE
T
EN

Proceso 3
DESARME Y ARREGLO DE ARTEFACTO
3.2

ULOS

29

CATALOGO A

N
I
C
I
T
PE

NT
E
I
CL

A
NT
VE

Proceso 4
REVISIN INVENTARIO
4.1

CATLOGOS

ARTICULOS

DI

LISTADO

I
ER

INVENTARIO

30

SP

ACTUALIZACI
N ARTCULOS
REPUESTO
Y REPUESTOS
PEDIDO ARTICULOS
UTILIZADO

4.2

ME
OR
INF

INGRESO A SISTEMA

ST
EN
M
U
RES

UAL
ACT
K
OC

YA
C

CE
S
OR
IO

INF. ARTE
F. REP. C
/MAS 12
0 DIAS E
N SIST.

OS

IN
F.
U
T
.V
TA
.
RE
P
U
ES
TO

Proceso 6

INF. UT. REPARACIONES

INVENTARIO

31

4. Diagrama Extendido: Divisin Manual/Automtico

INVENTARIO

GUA ENTRADA

BODEGA

DATOS
CLIENTE Y
ARTEFACTO
S

PEDIDO ARTIC

32

5. Diccionario de datos
Diccionario de Flujos
Nombre del flujo: Datos
ARTICULOS
Descripcin: Transfiere los datos recopilados en el proceso recopilacinCATALOGO
de datos
y se los

entrega a proceso generar gua de entrada

Composicin: Nombre cliente + Direccin + fono + Fecha Entrega + Fecha Reparacin+ Tipo
Artefacto + Marca Artefacto + Modelo Artefacto + Nmero de serie + Diagnostico cliente +
Falla tcnica + Valor Reparacin.
Fuentes: Cliente.
Destino: a proceso generar gua de entrada.
Nombre del flujo: Etiqueta Artefacto
Descripcin: Distintivo que se le coloca al artefacto a reparar para as identificarlo de los dems
Composicin: Tipo artefacto + Marca + Fecha entrega
+ Diagnostico
cliente + falla tcnica + Firma
ARTEFACTO
A REPARAR

Fuentes: Gua Entrada.

Destino: Artefacto a reparar.

EFACTO REPARADO

cliente + Cdigo Artefacto

33

Nombre del flujo: Recibo Cliente

PERIODO DESEADO

Descripcin: Documento que se entrega al cliente una vez que se han tomado sus datos y los
del artefacto a reparar
Composicin: Tipo artefacto + Marca + Fecha entrega +Valor de reparacin+ clausula N4
Fuentes: Gua Entrada.
Nombre del flujo: Repuesto utilizado
Descripcin: Repuestos que se utilizan en la reparacin de un artefacto
Composicin: Cdigo + Descripcin + Cantidad
Fuentes: Proceso arreglo artefacto
Destino: Revisin inventario.
Nombre del flujo: Listado
Descripcin: Indica al sistema la cantidad de insumos que se han utilizado en la reparacin de
productos
Composicin: Cdigo + Descripcin + Cantidad
Fuentes: Revisin inventario
34

Nombre del flujo: Datos Tabulados

Descripcin: Datos recopilados listos para ser enviados al proceso de calculo
Composicin: Almacenamiento Bodega + Almacenamiento Gua de Entrada +
Almacenamiento Inventario
Fuentes: Recopilacin de datos
Nombre del flujo: Datos Calculados
Descripcin: Datos ya calculados listos para la generacin de informes
Composicin: Utilidades por venta de artefactos +Utilidades por artculos reparados+ Cantidad de
ARTEFACTO DAADO

insumos en el inventario
Fuentes: Calcular utilidades e inventario

Nombre del flujo: Actualizacin de artculos y repuestos

Descripcin: Flujo para avisarle al sistema que repuestos y artefactos seDATOS
han GUIA
vendido

OS Y REPUESTOS

Composicin: Cdigo + Descripcin + Cantidad

Fuentes: Ventas
Destino: Revisin inventario.

RECIBO CLIENTE

REPUESTOS UTILIZADOS

35

VENTAS ARTI

Diccionario de almacenamiento:
Nombre: Datos clientes y artefactos
Datos clientes y artefactos = Datos Cliente + Datos Artefacto
Datos Cliente = {Nombre cliente + Direccin cliente + Fono cliente }
Datos Artefacto = {Tipo + Marca +Modelo + Nmero de serie+ Diagnostico cliente }
DATOS TABULADOS

Fuentes: Recepcin Cliente

GENERAR GUA DE E
RECOPILACIN DE DATO
2.2
2.1

Nombre: Gua de Entrada

Gua de entrada = N Gua de entrada + Datos Cliente + Datos Artefacto + Falla Tcnica +
AUTOMATICO

Fecha Reparacin + Fecha Entrega + Valor reparacin

Datos Cliente = {Nombre cliente + Direccin cliente + Fono cliente }
Datos Artefacto = {Tipo + Marca +Modelo + Nmero de serie+ Diagnostico cliente }

RECOPILACIN DE REVISIN
DATOS INFORM
INVE
6.1
4.1

Fuentes: Generar gua de entrada

MANUAL

CALCULO UTILIDADES E INVENTARIO

6.2

36
INFORMES PERIDICOS

GENERACION INFORMES PERIDICO

6.3

Nombre: Inventario
Inventario = Tipo Articulo + Cdigo Articulo + Descripcin + Precio
Tipo Articulo = [Repuesto]
[Accesorio]

Fuentes: Ingreso a sistema

Nombre: Bodega
Bodega = Tipo Artefacto + Cdigo Artefacto + Fecha Entrega + Tiempo de almacenamiento

Fuentes: Almacenar artefacto

37

6. Diccionario Procesos
Nombre: Recopilacin de datos Gua
Descripcin: En este proceso se recopilan los datos desde la gua de entrada para as juntarlos en un solo archivo y
enviarlo al siguiente proceso que es Generar gua de entrada.

PROCESO Recopilacin de Datos Gua

INICIO PROCESO
Obtener Informacin del almacenamiento DATOS CLIENTE Y ARTEFACTO para Gua Entrada
SI (los datos estn completos) LUEGO
Autorizar envo de datos gua
DE OTRO MODO
No autorizar enviar datos gua
FIN-SI
FIN-PROCESO

38

Nombre: Generar gua de entrada

C
RE

O
IB

Descripcin: Este proceso toma los datos del proceso anterior y los transforma en una Gua de entrada, la cual ser
GUA DE ENTRADA
mostrada al operario por pantalla, y tambin ser guardada en el almacenamiento
GUIA ENTRADA, adems genera la
etiqueta que se le pega al artefacto y el recibo que se le entrega al cliente.
CL

S
TE
IEN

ET
I
Q
U
ET
AA
RT
E
FA
CT
O

PROCESO Generar Gua de Entrada

INICIO PROCESO
Obtener informacin de Datos Gua
SI (los datos son correctos) LUEGO
Generar recibo cliente y etiqueta artefacto
DE OTRO MODO
No generar recibo cliente y etiqueta artefacto
FIN-SI
FIN-PROCESO

Nombre: Revisin Inventario

39

UE
ST
OS
RE
P
Y

IZ
AC
I
N

AR
T
CU

LO
S

Descripcin: Proceso en el cual se recopilan los datos de artculos vendidos y repuestos utilizados en las reparaciones
para as ordenarlos e informarle al sistema para que actualice el inventario.

ES
PU
RE

TO

I LI
UT

D
ZA

LOS
ARTICU
PEDIDO

AC
T

UA
L

CATLOGOS ARTICULOS

PROCESO Revisin Inventario

INICIO PROCESO
Obtener informacin de Repuestos Utilizados, Actualizacin de Artculos y Repuestos y Catlogo Artculos
SI (algn artculo tiene una cantidad inferior al mnimo de stock aceptado) LUEGO
Realizar pedido artculo
DE OTRO MODO
No realizar pedido articulo
FIN-SI
FIN-PROCESO

Nombre: Recopilacin de Datos Informes

40

Descripcin: Este proceso recopila los datos de los almacenamientos Inventario, Bodega y Gua Entrada y los
tabula para enviarlos al proceso siguiente.
INVENTARIO

PROCESO Recopilacin de Ratos Informe

INICIO PROCESO
Obtener informacin de los almacenamientos BODEGA, INVENTARIO, GUIA DE ENTRADA
LUEGO
Tabular los Datos
FIN-PROCESO

Nombre: Calcular Utilidades e Inventario

41

CALCULAR UNIDADES E INVENTARIO 6.2

Descripcin: En este proceso se recogen los datos tabulados del proceso anterior y se realizan los clculos para generar
los informes en el proceso siguiente.

UL
DA
TO
S

CA
LC

O
S

AD
OS

D
AT
O
S
TA
BU
LA
D

PROCESO Calcular Utilidades e Inventario

INICIO PROCESO
Obtener Informacin de Datos Tabulados
LUEGO
Obtener datos calculados
FIN-PROCESO

Nombre: Generacin de informes

42

IN
F

OR
M
E
SP
E

Descripcin: En este ltimo proceso, se toman los datos calculados del proceso anterior y se procede a generar los
informes requeridos, los cuales son mostrados por pantalla al administrador y tambin tiene la opcin de imprimirlos.
R
I

DI
CO
S
P
E
RIO
D

OS

DE
S
EA
DO
S

PROCESO Generacin informes peridicos

INICIO PROCESO
Obtener informacin de datos calculados, periodo deseado
SI (Datos de periodo tienen registros) LUEGO
Mostrar los Informes e Imprimirlos
DE OTRO MODO
No mostrar Informe y mostrar aviso Datos Errneos
FIN-SI
FIN-PROCESO

Introduccin Base de Datos

43

En el presente informe cmo ser la base de datos del software ya normalizada, con sus atributos y claves primarias. Los
almacenamientos de base de datos fueron modificados y reestructurados segn lo consultado en clases, adems se agregaron nuevos
almacenamientos para poder gestionar de mejor forma las relaciones entre las tablas.

VI.

Base de Datos
1. Normalizacin Almacenamientos
44

Gua de Entrada
Nomb
N
Rut
Direcci Telfon Tipo
N Falla
re
Marc Model
Gu Client
n
o
Artefac
Seri Clien
Client
a
o
a
e
Cliente Cliente
to
e
te
e

Falla
Fecha
Fecha
Valor
Tcni Reparaci Entre Reparaci
ca
n
ga
n
Segn los pasos 1,2 y 3 de

normalizacin, se logran las siguientes tablas:

Gua de Entrada
N
Tipo
N Falla
Rut
Marc Model
Gu
Artefac
Seri Clien
Cliente
a
o
a
to
e
te

Falla
Fecha
Fecha
Valor
Tcni Reparaci Entre Reparaci
ca
n
ga
n

Clientes
Nomb
Rut
Direcci Telfon
re
Client
n
o
Client
e
Cliente Cliente
e
Cdigo
Bodega Descripci Cantid
Inventa
n
ad
rio

Bodega Inventario

Cantid
Cdigo
Cost
ad
Precio
Precio Repues
o
Utiliza Venta
to
da

Segn los pasos 1,2 y 3 de normalizacin, se logran las siguientes tablas:

Bodega Inventario
Cdigo
Bodega Descripci Cantid
Inventa
n
ad
rio

Cdigo
Cost
Precio Repues
o
to

45

Inventario Repuesto
Cantid
Cdigo
ad
Precio
Repues
Utiliza Venta
to
da
Cdigo
Almacena
miento

Mon
N
to
Gua Vent
a

Bodega (normalizada)

Mano de Obra (normalizada)

Tipo de
Cdigo
Artefac
Mano
Preci
to
de
o MO
Repara
Obra
do
Costo Reparacin
N
Gua

Cdigo Cdigo
Mano Repues
de Obra
to

2. Modelo Relacional

46

CLIENTES
BODEGA INVENTARIO

1
DATOS
ESTA

n
n
GUA de ENTRADA

COSTO REPARACIN

k
INVENTARIO REPUESTO
3.

Modelo Entidad Relacin

SE GUARDA

j
MANO de OBRA
47

BODEGA

4. Atributos

Gua de Entrada: (N Gua, Tipo Artefacto, Marca, Modelo, N Serie, Falla Tcnica, Falla Cliente, Fecha Reparacin, Fecha Entrega, Valor
Reparacin)
Clientes: (Rut Cliente, Nombre Cliente, Direccin Cliente, Telfono Cliente)
48

Bodega Inventario: (Cdigo Bodega Inventario, Descripcin, Cantidad, Precio, Costo)

Inventario Repuesto: (Cdigo Repuesto, Cantidad Utilizada, Precio Venta)
Bodega: (Cdigo Almacenamiento, N Gua, Monto Venta)
Mano de Obra: (Cdigo Mano de Obra, Tipo Artefacto Reparado, Precio MO)
Costo Reparacin: (N Gua, Cdigo Repuesto, Cdigo Mano de Obra)

5. Restricciones

N Gua (nmero)

N Serie (texto)

Tipo Artefacto, Marca, Modelo (texto)

49

Falla Cliente, Falla Tcnica (texto)

Fecha Reparacin (texto)

Fecha Entrega (texto)

Valor Reparacin, Precio Venta, Costo,

Rut Cliente (texto)
Precio, Precio MO, Monto Venta (nmero)

Nombre Cliente (texto)

50

Direccin Cliente (texto)

Cantidad Utilizada (nmero)

Telfono Cliente (texto)

Cdigo Bodega Inventario (nmero)

Cdigo Repuesto (texto)

Descripcin (texto)

51

Cantidad (nmero)

Cdigo Almacenamiento (autonumeracin)

Cdigo Mano de Obra (texto)

Tipo Artefacto Reparado (texto)

52

Introduccin Diagramas
A continuacin se aplicara un diagrama estructurado de datos donde se descompondr el sistema en partes que en nuestros casos son
los procesos especficos y/o detallados que lleva a ejecutarse y desenvolverse el sistema propiamente tal.
53

Gestin utilidade

Compras noviemasta, 24 de agosto de 2014 noviemasta, 24 de agosto

Inventario Insumos

54

Datos Clientes
1. Diagrama Jerarquizado

Diagramas

Transformada central

Base Datos
ef
Art

VII.

o
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Jefe

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Catlogo
artculos

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Acces
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as

Arte
fact
or
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Si
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Imprimir Informes

Gestin Ventas
Gestin Ventas

Listado Productos Inventario Bodega

nta
Fin ve

Gestin Compras

Gua de Entrada
2

Fin

im
pr
im

Gestin Reparacin

ir

Total calculado

To
t
a
l
c
alcula
do

2. Gestin Ventas
Listado ledo

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os

pl
Multi

55

ad

Suma c
antidad

Error cdigo
1

Listar productos

Listado productos

Gestin Ventas
di
Co
a
fic

Listar productos

Total ventas

r
od
pr

Listado productos

s
to
uc

Calcular total de Venta

Productos Vendidos
Sumar Producto

Leer Producto

Imprimir Total

3. Gestin Compras

Visualizar cdigo producto

Multiplicar por precio

56

Total costo reparacin

Sumar
costos
Error
cdigo

Costo
m
a
n
o
de obr
a

o
Tip

to
ac
f
rte

Total costo insumos

4. Gestin Reparacin

o
ct
u
od
pr
go
di
C

al
co
st
o

in
su
m

os

Cdigo aceptado
To
t

Producto agregado

Cdigo aceptado
Cdigo producto

57

Solicitud producto

pr
od
u

ca
nt

id
a

ct
o

in
s

co
m

um

do

os

Error cdig
o

Cdigo producto
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Listador pinsu
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Utilidad periodo

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Leer Producto

Solicitud reparacin

fa
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Gestin Reparacin

ct
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Listado arte
factos

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Solicitud costo reparacin

os

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l
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To

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pe

Verifica

Calcular costo Reparacin

pa
re

Verificar cdigo

do
ra
s

Leer Artefacto

Mano de

5. Gestin Utilidades

Insumos a utilizar

To
ta
l

Total

a
ot

as
nt
e
lv

v
e
nt
as

Visualizacin cdigo insumos

Multiplicar por precio

58

rtef. repa
rados

Total artef. reparados

o
iod
per
Fin
To
ta
la
rte
fac

N
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te

f.
Re
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Solicitud utilidad
To
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Sol

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n

ta
s

c
efa
art
tos
do s
a ra
rep
Productos vendidos

en
d

ido
s

To

59

Anexos
Anexo 1:
En la entrevista con el dueo del servicio tcnico electrnico, Don juan Carlos Astudillo, se
hicieron preguntas no pauteadas, evidenciando algunas falencias en los sistemas de entrada a
reparaciones y problemas al momento de hacer los pedidos de los repuestos y accesorios.
Profundizando ms en la entrevista, nos comenta que uno de los problemas ms relevantes para
l, el no tener un sistema ms rpido a la hora de buscar los artefactos ya reparados, y la
acumulacin de estos en bodega, ya que no son retirados por sus dueos. La acumulacin de
aparatos ya reparados disminuye el espacio que estaba destinado para los insumos y a su vez
para dejar otros aparatos.
Anexo 2:
Una vez explicada la propuesta, dando le a saber al dueo, que sera un software con las
caractersticas adecuadas para satisfacer las necesidades propias de su empresa. Adems se le
informo del SIA y se le dio a conocer las salidas que tendra el programa.
Con lo conversado y explicado al dueo en la empresa, se nos dio el pie para poner el
proyecto en marcha, esto fue previamente formalizado mediante la siguiente carta:

Antofagasta, 24 de Mayo de 2014

Sr.
Juan Carlos Astudillo Vicentelo
Dueo,
Electrnica SONOGASTA
Presente

Cul es el problema? - El principal problema es que el inventario de adquisiciones es de forma manual

tanto para operaciones y ventas, lo que ocasiona que la informacin no sea exacta, ya que no se lleva un registro
adecuado, produciendo prdidas de tiempo y plata.
Detalles del problema: al no tener un inventario real y actualizado, se generan malos pedidos de repuestos
e insumos en general, lo que produce una prdida de ganancias al no saber que se ha utilizado para reparar cada
artefacto.
Qu tan significativo es el problema? - Lo principal es reducir la perdida de dinero y tiempo que se genera
al no tener informacin certera sobre el inventario, adems tambin produce demoras en la entregas de los
artefactos, lo que genera inconformidad con los clientes, he ah lo significativo del problema y por eso es importante
tener una solucin rpida.
Cul cree el usuario que es la solucin? - al contarle sobre el trabajo al dueo de la empresa, Este quedo
muy convencido de que la mejor solucin sera automatizar el sistema de inventario para tener orden en el empresa.
Cmo ayudarn los sistemas de informacin? - reduccin de errores de inventario y acceder ms rpido a
la informacin.

60
Enyel Casanga Valle

Anexo 3:
En cuanto a la factibilidad operativa, cuando se convers con los usuarios finales del software, se
le explic cmo se utilizara, encontraron que sera sencillo su uso.
En cuanto a la factibilidad tcnica, se le informo que era necesario un computador bsico y una
impresora, lo que no sera problema, ya que la empresa posea uno que cumpla con las
caractersticas necesarias, por otro lado es necesario obtener la impresora.
Factibilidad econmica, se le inform al dueo que era necesario la compra de una impresora,
con lo que estuvo de acuerdo.

61

Conclusin:
Luego de haber realizado toda la investigacin necesaria para poder llevar a
cabo el proyecto, que consisti en automatizar parte del procesos de inventariado,
especficamente en las reas de adquisiciones y ventas, se puede asegurar que el trabajo
realizado ha dado un resultado satisfactorio, gracias a la implementacin del software propuesto
en el principio de la investigacin. Aunque este sufri pequeas modificaciones a lo largo del
proceso de creacin, debido a la falta de especificacin de diversos detalles que a final de cuenta
lograron un mejor funcionamiento del software, hacindolo ms lgico y amigable para el
usuario, todo esto sin desviar la funcin principal de este, la cual consista en la emisin de
cuatro informes peridicos mensuales que ayudaran en la toma de decisiones del dueos de la
empresa y a su vez poder llevar un registro digital ordenado del stock de inventario y las
reparaciones que se realizan en el taller. Adems de saber a ciencia cierta que artefactos
reparados se encuentran en el sistema.

62