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Andreas Engel
Solution Management Public Sector, SAP AG
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management management management
collaboration management
imaging
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paper mails
Expert
communities
Controlled
Desktops
File servers
Doc. man. systems
CRM systems
Finance systems
Procurement systems
Property systems
Planning systems
-----x----Social care systems
HR systems
0%
Structured
information
system
50%
Information
SAP 2008 / Page 6
100%
Records
management
...
Focus Area
Value
Embedded
Core
Flexibility;
low integration costs;
Extended
Additional functionality
(i.e. physical records
management);
Archive Solution;
Manage various
repositories;
Innovation;
Covers Customers needs
to manage structured and
unstructured data and the
combination of these
Agenda
8. ECM Services
6. Cross-department
information
exchange
5. Disposal and
retention
1. Content
management
2. Inbound and
outbound
processing
4. Workflows
3. Information
retrieval
social services
International Organisation of
Migration (UN)
grantee management
Gebietsrechenzentrum Mnster
(Germany)
citizen services
corporate records
legislative process
admin processes
Enterprise services I
SAP Records Management:
integration in SAP Investigative Case
Management for Public Sector
SAP Records Management:
WebDavServer
Enterprise services II
Mid-2008
SAP 2008 / Page 13
> 2008
Citizen
Citizen
Case worker
Case worker
Creates
permit
request
Add document
to permit
request
Display permit
request
Display attached
document
Create permit
record
Assign document
to record
Get document
content
Business value
Flexible
Reusability (example: permit processes)
Enable constituent-related services (example: citizen)
SAP 2008 / Page 14
Q2 2008
Verify document
Process document
2007
30 end-user interviews
60+ use cases analyzed
Q1 2008
Verify document
Process document
SAP 2008 / Page 24
Agenda
WAS 6.40 +
Corporate
e-Mail
Scanning
Solution
ArchiveLink
Archivlsung
Content Server
Archiving solution
External
Storage systems
SAP 2008 / Page 28
Org. Management
Typical challenges
Open Text
Extended ECM
Inefficient processes
Capture documents
Content-centric document
management
What to Remember?
Thank you!
Portal and
Web
UI
(standalone, delivered
together with SAP basic
ECM Services)
UI
(for
specific
third
party)
Web
content
management
Records and
case
management
SAP Archiving
by Open Text
(Reselling)
Open Text
Extended ECM
for SAP
Solutions
(EBS)
Digital
asset
management
Web
content
management
SAP:
content
store
Third-party
content stores
(provided by the ecosystem)
...
Thank you!
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