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CURSO DE MAPEAMENTO
DE PROCESSOS DE TRABALHO
COM BPMN E BIZAGI
Aula 1
Metodologia de mapeamento de processos de
trabalho
JANEIRO, 2013
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
3
4
7
8
10
13
16
20
21
23
1 . Metodologia de Melhoria de
Desempenho
A reviso dos processos de trabalho e a eliminao de
desperdcios podem alavancar resultados e ao mesmo tempo
aumentar a satisfao das pessoas por estar dedicando sua
energia em atividades realmente significativas. A busca
permanente da melhoria dos processos de trabalho dever
de todos em qualquer organizao, cabendo especialmente
unidade de gesto promover a melhoria de processos no
mbito da sua organizao, em abrangendo, dentre outras
ferramentas, o seu mapeamento.
Melhoria de Gesto
o
o
o
o
o
Propor solues
Elaborar plano de ao
10
11
12
CLIENTES
Gabinetes
Unidade Tcnica
Pauta
Partes interessadas e
seus procuradores
Imprensa
Gabinetes
Unidades Tcnicas
Anteprojeto
de Smulas
Partes interessadas e
seus procuradores
UJ / Gestores pblicos
Imprensa
Comisso de
Jurisprudncia
NECESSIDADES
Organizar o que ser julgado
durante as sesses.
Ter cincia de quando os processos
de seu interesse vo a julgamento.
Ter cincia de quando o processo
de seu interesse vai a julgamento
para exercer seus direitos.
Ter cincia de quando os processos
de seu interesse vo a julgamento
para noticiar as decises do TCU
(casos polmicos, processos
acompanhados pela opinio pblica
etc).
Facilitar a instruo de processos
que envolvam o exame de questes
pacificadas no mbito do TCU
Facilitar a instruo de processos
que envolvam o exame de questes
pacificadas no mbito do TCU
Conhecer as questes pacificadas
no mbito do TCU
Conhecer as questes pacificadas
no mbito do TCU
Conhecer as questes pacificadas
no mbito do TCU
Encaminhar ao Plenrio do TCU as
questes pacificadas para fins de
aprovao de enunciados de
smula.
UNIDADE
DIATAS
DIATAS
DIATAS
DIATAS
DIJUR
DIJUR
DIJUR
DIJUR
DIJUR
DIJUR
13
Ateno!
De fato, um processo
organizacional pode
abranger vrias reas ou
setores do Tribunal, logo,
pode ser necessrio
mobilizar todos os
envolvidos com o processo,
para que se alcance sucesso
com a implantao das
melhorias.
seguir:
Fornecedor
(de onde
vem?)
Gabinete
Gabinete
Unidade
Tcnica
Entrada (o
que vem?)
Executor
(quem
faz?)
Sada (o que
sai?)
Cliente
(para onde
vai?)
ndice da
sesso
SA
Imprimir ndice
(Sistema Pautas)
ndice impresso
DIATAS
Processo
SA
Conferir os processos,
separando por
colegiado ou para
sorteio de relator
Processo
separado por
colegiado
Processo
separado para
Ateno!
Nesse passo, a correta
descrio das etapas a
chave para o melhor
entendimento do processo
em estudo, o que envolve
dois elementos bsicos: a
preciso e a conciso dos
registros.
Ser preciso significa
identificar com clareza e
exatido a etapa,
considerando o que
executado e produzido.
Ser conciso significa alcanar
um grau de sntese
necessrio ao mapeamento
rpido e simplificado das
etapas, sem prejuzo do
entendimento do contexto.
SA
Gabinete
14
Sesso
pblica
Gabinete
Sesso
privada
sorteio de relator
DIATAS
Verificar tipo de
sesso
Deciso sobre
sesso pblica ou
sesso privada
DIATAS
Ateno!
As aulas seguintes
abrangem os
conhecimentos necessrios
para fazer o desenho do
mapa: a notao e o
software.
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16
Deliberao
10
E.M.
DIJUR
No possui a data da
publicao antes da
carga.
Mensura
o Possvel
Quem
identificou
Unidade
Onde
identificou
Atas
Necessidade de
numerar
posteriormente as
pginas das atas
elaboradas e j
impressas.
O. M.
DIATAS
Relevncia
Causa possvel
(preliminar e apenas
para melhor
entendimento)
18 horas/ms
para
numerao
Quantidade
de horas
gastas para
atualizar as
datas no JURIS
(aprox. 12
horas por
ms)
Soluo Discutida
resolvido durante as
discusses do problema
17
Lembre-se:
Desapega, meu filho!
H diversas atividades
que continuam sendo
executadas porque um
dia mandaram fazer
assim ou porque vai
que algum pede isso...
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O QUE (AO)
1.1. Interromper a publicao
da pauta no DOU aps o 1
fechamento, mantendo a
publicao no Portal
COMO
(opcional)
QUEM
QUANDO
ONDE
L.O.
Publicao
18/Mai/xx
da Pauta no
- OK
DOU
PORQUE
(opcional)
A publicao no
necessria
RISCOS /
TRATAMENTO
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Sntese
A partir de um projeto de melhoria de gesto geralmente mostrase necessria uma melhoria de algum dos processos de trabalho da
unidade, levando etapa de Mapeamento e Melhoria de Processos de
Trabalho. Esta abrange a explicitao e melhoria da forma de trabalhar,
seja eliminando atividades desnecessrias, seja modificando a forma de
realiz-las.
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Referncias bibliogrficas
CHANG, James F. Business Process Management Systems. Auerbach, 2006
[ISBN-10: 084932310X].
FINGAR, Peter. Systems Thinking: The "Core" Core Competency for BPM.
BPTrends.
September
2005.
Disponvel
em:
http://www.bptrends.com/publicationfiles/09-05 ART Systems Thinking
- Fingar.pdf . Acesso em 10 abr. 2012.
FOLHA
ON
LINE.
http://www1.folha.uol.com.br/equilibrioesaude/1131604-tecnicaindustrial-faz-hospital-atender-mais.shtml. Acesso em 06 ago. 2012.
GORMAN, Tim. The Complete Idiot's Guide to MBA Basics, 2nd Edition.
Alpha, 2003 [ISBN-10: 0028644492].
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CURSO DE MAPEAMENTO
DE PROCESSOS DE TRABALHO
COM BPMN E BIZAGI
Aula 2
Notao BPMN para mapeamento de processos de
trabalho
JANEIRO, 2013
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
O que BPMN?
1. O que Notao?
sistemas numerais:
nmeros;
notao
para
escrever
expressar
nmeros
Mapa de Processo de
Trabalho: desenho do
processo de trabalho
realizado com uma notao
especfica para esse fim. Em
nosso caso, o BPMN.
Gateway Paralelo:
podemos memorizar
lembrando que o + dentro
do desenho quer dizer que
so executados um fluxo
mais o outro fluxo, em
paralelo.
Gateway Exclusivo:
podemos memorizar
lembrando que o X
dentro do desenho tambm
est na palavra exclusivo
e tambm que trata-se de
um caminho versus o outro
caminho.
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UT IL I Z A O
Atividades
Eventos
Gateways
Objetos de Fluxo: so
os principais elementos
grficos para definir o
comportamento do
processo de trabalho.
1.Atividades
Uma atividade um passo dentro do processo. Representa o
trabalho realizado dentro de uma organizao e consome recursos (tais
como tempo e dinheiro). As atividades so representadas por retngulos
com os cantos arredondados.
Figura 10 - atividade
11
12
Figura 11 - subprocesso
13
14
... ou expandido:
Subprocessos
Embutidos: A utilizao
de subprocessos
embutidos geralmente
a forma mais adequada
de desenhar partes
pequenas do processo
que podem ser
expandidas para
facilitar a explicao de
seu funcionamento mas
no precisam ficar
visveis sempre.
Subprocessos
Reusveis: A utilizao
de subprocessos
reusveis geralmente
a forma mais adequada
de desenhar o processo,
facilitando a
visualizao e a
interpretao do fluxo,
especialmente quando
impresso.
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2 Eventos
Os eventos representam algo que ocorre durante o decorrer de um
processo.
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Mensagem
Timer
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Timer
Enlace
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3 Gateways
Os gateways so elementos utilizados para controlar os pontos de
divergncia e convergncia do fluxo, tais como as decises, as aes em
paralelo e os pontos de sincronizao do fluxo. Os gateways so
representados por losangos. As anotaes no interior do losango indicam
o tipo e o comportamento do gateway.
Figura 24 - gateway
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Gateway Exclusivo
Gateway Baseado em Eventos
Gateway Paralelo
Gateway Inclusivo
Gateway Complexo
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Gateway Paralelo:
podemos memorizar
lembrando que o + dentro
do desenho quer dizer que
so executados um fluxo
mais o outro fluxo, em
paralelo.
Gateway Exclusivo:
podemos memorizar
lembrando que o X
dentro do desenho tambm
est na palavra exclusivo
(por isso coloquei o X
maisculo na palavra
exclusivamente).
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31
UT IL I Z A O
Pool
Lane
Fase ou Milestone
Swimlanes : so utilizados
para organizar as atividades
do fluxo em diferentes
categorias visuais que
representam reas
funcionais, papis,
responsabilidades,
entidades ou at outros
processos.
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Pools
Agora vamos conhecer os Pools. Um pool um continer de um
nico processo. No exemplo abaixo, o processo de trabalho Atendimento
a reclamaes est contido em um pool. O nome do pool deve ser o nome
do processo.
Pool: contm um
processo de trabalho.
Pode conter lanes.
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36
Lane
uma subdiviso de um pool, normalmente representando uma
rea organizacional ou um papel desempenhado por um servidor.
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Fase ou Milestone
uma subdiviso de um pool, normalmente representando uma
fase do processo ou um perdo de tempo determinado.
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UT IL I Z A O
Objetos de Dados
Anotaes
Grupos
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Objeto de dados
Podem ser exemplificados por formulrios, documentos, livros,
manuais etc.
Anotaes
So observaes acerca do mapa do processo de trabalho. Estas
permitem agregar informaes ao processo que se consideram relevantes
para seu entendimento.
40
Grupos
Grupos so apenas uma forma visual de agrupar as atividades de
um pedao do mapa, com fins de documentao ou anlise, mas no
afetam a sequncia do fluxo.
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O B JE TOS DE C O N E X O
UT IL I Z A O
Linhas de sequncia
Linhas de mensagem
Associaes
Linhas de Mensagem
As linhas de mensagem representam a comunicao existente entre
dois processos, como: requerimentos, respostas, eventos que podem
modificar o processo etc.
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43
Associao
Os artefatos (anotaes, objetos de dados, grupos) podem ficar
soltos ou podem ser ligados a outros elementos do mapa usando a linha
pontilhada denominada associao.
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Sntese
No escopo de nosso estudo definimos Notao como uma escrita
abreviada por meio de sinais convencionados.
UT IL I Z A O
Atividades
Eventos
Gateways
S WI ML A NES
UT IL I Z A O
Pool
Lane
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Fase ou Milestone
AR TEF A TO S
UT IL I Z A O
Objetos de Dados
Anotaes
Grupos
O B JE TOS DE C O N E X O
UT IL I Z A O
Linhas de sequncia
Linhas de mensagem
Associaes
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Referncias bibliogrficas
CHANG, James F. Business Process Management Systems. Auerbach, 2006
[ISBN-10: 084932310X].
CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administrao. Campus. 1987.
FINGAR, Peter. Systems Thinking: The "Core" Core Competency for BPM.
BPTrends.
September
2005.
Disponvel
em:
http://www.bptrends.com/publicationfiles/09-05 ART Systems Thinking
- Fingar.pdf . Acesso em 10 abr. 2012.
FOLHA
ON
LINE.
http://www1.folha.uol.com.br/equilibrioesaude/1131604-tecnicaindustrial-faz-hospital-atender-mais.shtml. Acesso em 06 ago. 2012.
GORMAN, Tim. The Complete Idiot's Guide to MBA Basics, 2nd Edition.
Alpha, 2003 [ISBN-10: 0028644492].
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CURSO DE MAPEAMENTO
DE PROCESSOS DE TRABALHO
COM BPMN E BIZAGI
Aula 3
Ferramenta Bizagi para mapeamento de processos de
trabalho
JANEIRO, 2013
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Figura 4 - para utilizar quaisquer das figuras da paleta de desenho, basta clicar nela, arrastar e soltar a
figura
Figura 6 - quando
clicamos sobre uma
figura, um halo
translcido aparece
com os cones das
figuras que esto
disponveis para ser
conectadas
Figura 10 - dependendo da figura que se est editando, diversas opes de aes estaro disponveis
Figura 11 - properties: abre uma window de edio, onde possvel editar a descrio e outras propriedades
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11
Figura 13 - expand: mostra o fluxo do subprocesso com suas figuras dentro do processo principal
12
Figura 16 - quando so apagadas vrias figuras ao mesmo tempo, somente uma mensagem de confirmao
mostrada
13
Figura 18 - informe o nome do arquivo que vai conter a exportao e local para gravao
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7. Como instalar?
O Bizagi Process Modeler um freeware, ou seja, um
programa de utilizao gratuita.
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Sntese
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Referncias bibliogrficas
CHANG, James F. Business Process Management Systems. Auerbach, 2006
[ISBN-10: 084932310X].
FINGAR, Peter. Systems Thinking: The "Core" Core Competency for BPM.
BPTrends.
September
2005.
Disponvel
em:
http://www.bptrends.com/publicationfiles/09-05 ART Systems Thinking
- Fingar.pdf . Acesso em 10 abr. 2012.
FOLHA
ON
LINE.
http://www1.folha.uol.com.br/equilibrioesaude/1131604-tecnicaindustrial-faz-hospital-atender-mais.shtml. Acesso em 06 ago. 2012.
GORMAN, Tim. The Complete Idiot's Guide to MBA Basics, 2nd Edition.
Alpha, 2003 [ISBN-10: 0028644492].
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CURSO DE MAPEAMENTO
DE PROCESSOS DE TRABALHO
COM BPMN E BIZAGI
Aula 4
Exemplo de um mapeamento de processo de trabalho
utilizando BPMN e Bizagi
JANEIRO, 2013
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
paleta.
abaixo:
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Sntese
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Referncias bibliogrficas
CHANG, James F. Business Process Management Systems. Auerbach, 2006
[ISBN-10: 084932310X].
FINGAR, Peter. Systems Thinking: The "Core" Core Competency for BPM.
BPTrends.
September
2005.
Disponvel
em:
http://www.bptrends.com/publicationfiles/09-05 ART Systems Thinking
- Fingar.pdf . Acesso em 10 abr. 2012.
FOLHA
ON
LINE.
http://www1.folha.uol.com.br/equilibrioesaude/1131604-tecnicaindustrial-faz-hospital-atender-mais.shtml. Acesso em 06 ago. 2012.
GORMAN, Tim. The Complete Idiot's Guide to MBA Basics, 2nd Edition.
Alpha, 2003 [ISBN-10: 0028644492].
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CURSO DE MAPEAMENTO
DE PROCESSOS DE TRABALHO
COM BPMN E BIZAGI
Exerccios
JANEIRO, 2013
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
Exerccios
EXERCCIOS------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3
AULA 1 - EXERCCIOS------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
AULA 2 - EXERCCIOS------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7
AULA 3 - EXERCCIOS----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13
Exerccios
Aula 1 - Exerccios
Responda as questes de acordo com o material de estudo:
1. Podemos definir processos de trabalho como:
a. O conjunto de atividades interrelacionadas e interdependentes que transforma
insumos diversos em produtos ou servios que tm valor para o cliente, interno
ou externo.
b. Qualquer figura BPMN
c. Uma pasta com papis dentro.
d. Elementos dentro do pool ou da lane
2. No so boas prticas a serem seguidas pelo time de redesenho de processos de
trabalho:
a. Minimizar aprovaes, especialmente mltiplos nveis de aprovaes.
b. Minimizar transferncias.
c. Designar clara responsabilidade aos passos do processo.
d. Colar o mapa na parede.
3. Devemos envolver a equipe na avaliao do trabalho do dia-a-dia em busca de eliminar:
a. Atividades sem valor agregado.
b. Transporte ou movimentao fsica desnecessria.
c. Desperdcio da criatividade dos servidores.
d. Todas as anteriores.
4. No mapeamento de processos de trabalho, NO verdade que:
a. Os problemas que surgirem devem ser analisados. Sugerimos para isso a tcnica
dos 5 por qus: para cada problema, seja chato e v perguntando por que at
que se chegue a uma causa raiz, ou seja, aquela que uma vez atacada vai
eliminar o problema em vez de apenas remedi-lo momentaneamente.
b. Aps o desenho dos mapas, cada atividade do processo de trabalho deve ser
avaliada: se a atividade agrega valor (AV) ou agrega valor ao negcio (AVN),
pode passar para a atividade seguinte. Caso contrrio, vamos confirmar se ela
no agrega valor (NAV), verificando se ela se encaixa em alguma classificao
conforme a lista estudada.
c. No necessrio fazer o acompanhamento da implementao do plano de ao.
d. As descobertas devem compor um Plano de Ao, seguido da sua
implementao e monitoramento.
Exerccios
d. Colar o mapa na parede. Pode at servir para mostrar como o desenho ficou
bonito, mas por si s no boa prtica. Uma boa prtica simplifica o processo de
trabalho, reduz o tempo de execuo e facilita a vida de todo mundo!
3. Devemos envolver a equipe na avaliao do trabalho do dia-a-dia em busca de eliminar:
a. Atividades sem valor agregado. Boa prtica, pois a equipe conhece o processo
de trabalho no dia a dia e sabe onde di.
b. Transporte ou movimentao fsica desnecessria. Boa prtica, pois a equipe
conhece o processo de trabalho no dia a dia e sabe onde di.
c. Desperdcio da criatividade dos servidores. Boa prtica, pois a equipe conhece
o processo de trabalho no dia a dia e sabe onde di.
d. Todas as anteriores. J que todas as opes so corretas, marque esta!
4. No mapeamento de processos de trabalho, NO verdade que:
a. Os problemas que surgirem devem ser analisados. Sugerimos para isso a tcnica
dos 5 por qus: para cada problema, seja chato e v perguntando por que at
que se chegue a uma causa raiz, ou seja, aquela que uma vez atacada vai
eliminar o problema em vez de apenas remedi-lo momentaneamente. Boa
prtica, pois simplifica o processo, reduz o tempo de execuo e facilita a vida de
todo mundo!
b. Aps o desenho dos mapas, cada atividade do processo de trabalho deve ser
avaliada: se a atividade agrega valor (AV) ou agrega valor ao negcio (AVN),
deve ser mantida e a anlise pode passar para a atividade seguinte. Caso
contrrio, vamos confirmar se ela no agrega valor (NAV), verificando se ela se
encaixa em alguma classificao conforme a lista estudada. Boa prtica, pois
simplifica o processo, reduz o tempo de execuo e facilita a vida de todo mundo!
c. No necessrio fazer o acompanhamento da implementao do plano de ao.
Errado. Se no houver um monitoramento as mudanas podem ser engolidas
pela rotina e no acontecerem de fato.
d. As descobertas devem compor um Plano de Ao, seguido da sua
implementao e monitoramento. Boa prtica, pois simplifica o processo, reduz
o tempo de execuo e facilita a vida de todo mundo!
as
anteriores.
Todas
esto
corretas,
marque
esta
opo.
Exerccios
Aula 2 - Exerccios
Responda as questes de acordo com o material de estudo:
1. So objetos do fluxo:
a. Gateways, atividades, eventos.
b. Qualquer figura BPMN.
c. Fluxo de mensagem e fluxo de sequncia.
d. Pool e lane.
2. Considere a seguinte situao: primeiramente, o cliente reserva um hotel. Aps isso, ele
pode reservar o voo e o carro ou somente o voo ou somente o carro. Qual desenho
descreve essa situao?
a.
b.
c.
Exerccios
d.
3. NO verdade que:
a. Para nossos estudos, convencionamos que BPMN significa Notao para
Mapeamento de Processos de Trabalho.
b. Conceituamos Mapa de Processo de Trabalho como desenho do processo de
trabalho realizado com uma notao especfica para esse fim. Em nosso caso, o
BPMN.
c. BPMN no conhecido como linguagem padro internacional de mapeamento de
processos.
d. O BPMN foi desenvolvido visando atingir os seguintes objetivos, dentre outros:
prover uma notao grfica padronizada para a modelagem de processos de
negcio e ser de fcil entendimento.
4. Representa um subprocesso:
a.
b.
c.
d.
Exerccios
5. No um evento intermedirio:
a.
b.
c.
d.
GABARITO:
1-a
2-d (gateway inclusivo)
3-c
4-d
5-c
COMENTRIOS:
1. So objetos do fluxo:
a. Gateways, atividades, eventos. Correto, so esses os objetos bsicos da
categoria objetos do fluxo.
b. Qualquer figura BPMN. Errado, nem toda figura do BPMN um objeto do fluxo.
Lembre-se que existem outras categorias de objetos: swimlanes, artefatos,
conexo.
c. Fluxo de mensagem e fluxo de sequncia. Errado, esses so elementos da
categoria conexo. Os objetos bsicos da categoria objetos do fluxo so:
Gateways, atividades, eventos.
d. Pool e lane. Errado, esses so elementos da categoria swimlanea. Os objetos
bsicos da categoria objetos do fluxo so: Gateways, atividades, eventos.
2. Considere a seguinte situao: primeiramente, o cliente reserva um hotel. Aps isso, ele
pode reservar o voo e o carro ou somente o voo ou somente o carro. Qual desenho
descreve essa situao?
Exerccios
a.
b.
c.
d.
3. NO verdade que:
Exerccios
10
b.
c.
d.
Exerccios
11
5. No um evento intermedirio:
a.
b.
c.
eventos intermedirios:
d.
Exerccios
12
Aula 3 - Exerccios
Responda as questes de acordo com o material de estudo:
1. Em relao ao Bizagi, verdade que:
a. Bizagi um software pago.
b. Bizagi est disponvel gratuitamente.
c. Bizagi no exporta o mapa para web.
d. Bizagi no exporta o mapa para Word.
2. Em relao ao Bizagi, verdade que:
a. Para utilizar quaisquer das figuras da paleta de desenho, basta clicar nela,
arrastar e soltar a figura no ponto onde deseja coloc-la.
b. Ao iniciar o software Bizagi, o programa apresenta uma tela totalmente vazia.
c. Bizagi no contempla os elementos fluxo de mensagem e fluxo de sequncia do
BPMN.
d. Bizagi no contempla os elementos pool e lane do BPMN.
3. Em relao ao Bizagi, verdade que:
a. Uma atividade pode ser transformada em subprocesso sempre que for necessrio
detalhar seu fluxo, organizando o modelo em nveis hierrquicos.
b. Uma atividade, uma vez includa no mapa, no pode ser transformada em
subprocesso.
c. Uma atividade, uma vez includa no mapa, no pode ser excluda.
d. Uma atividade, uma vez includa no mapa, no pode ter seu nome nem sua
descrio alterados.
4. Em relao ao Bizagi, NO verdade que:
a. Para utilizar o Bizagi devem ser seguidas algumas regras que direcionam o
adequado armazenamento dos mapas no ambiente de trabalho do TCU.
b. No ambiente de trabalho do TCU, abra um chamado para o helpdesk solicitando a
instalao do software Bizagi em seu computador.
c. Para a instalao em computadores particulares, entre diretamente no site
http://www.bizagi.com.br/ e faa o download do Bizagi Process Modeler.
d. O Bizagi Process Modeler um freeware, ou seja, um programa pago.
Exerccios
13
COMENTRIOS
1. Em relao ao Bizagi, verdade que:
a. Bizagi um software pago. Errado, o desenhador Bizagi um software
gratuito. Apenas os softwares de automao de processos Bizagi so pagos.
b. Bizagi est disponvel gratuitamente. Correto! O Desenhador Bizagi um
software gratuito. Apenas os softwares de automao de processos Bizagi so
pagos.
c. Bizagi no exporta o mapa para web. Errado, exporta para formato web, o que
permite publicar o mapa no portal TCU.
d. Bizagi no exporta o mapa para Word. Errado, exporta para word, o que facilita
enviar o mapa para outros validarem.
2. Em relao ao Bizagi, verdade que:
a. Para utilizar quaisquer das figuras da paleta de desenho, basta clicar nela,
arrastar e soltar a figura no ponto onde deseja coloc-la. Correto. Fcil, n?
b. Ao iniciar o software Bizagi, o programa apresenta uma tela totalmente vazia.
Errado! O Bizagi j apresenta uma janela com um pool.
c. Bizagi no contempla os elementos fluxo de mensagem e fluxo de sequncia do
BPMN. Errado. O Bizagi j coloca o tipo de elemento de fluxo correto quando
voc seleciona e coloca uma figura no desenho!
d. Bizagi no contempla os elementos pool e lane do BPMN. Errado. Esses so
elementos da categoria swimlanes e esto contemplados no Bizagi, sim!
Exerccios
14
Exerccios
15
c. Para publicar os mapas de processos de trabalho no Portal TCU eles devem ser
exportados para o formato web. Correto. Os mapas de processos de trabalho
criados no Bizagi podem ser publicados no Portal TCU aps a concluso do
mapeamento. Para isso, o mapa deve ser exportado para o formato web na pasta
\\_sarq_prod\Unidades\Seplan\Publico\PUBLICAO_PROCESSOS_DE_TRAB
ALHO\, onde o Bizagi criar uma pasta com os arquivos preparados para
publicao na intranet ou na internet.
d. Quando houver alterao de um mapa e for necessria nova exportao para o
formato web, devemos excluir a pasta com os arquivos anteriormente publicados.
Correto. Os mapas de processos de trabalho criados no Bizagi podem ser
publicados no Portal TCU aps a concluso do mapeamento. Para isso, o mapa
deve
ser
exportado
para
o
formato
web
na
pasta
\\_sarq_prod\Unidades\Seplan\Publico\PUBLICAO_PROCESSOS_DE_TRAB
ALHO\, onde o Bizagi criar uma pasta com os arquivos preparados para
publicao na intranet ou na internet.
Exerccios
16
CURSO DE MAPEAMENTO DE
PROCESSOS DE TRABALHO
COM BPMN E BIZAGI
Textos Extras
Leituras interessantes acerca de melhorias com apoio
do mapeamento de processos
JANEIRO, 2013
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da Unio
Secretaria Geral da Presidncia
Instituto Serzedello Corra
Centro de Documentao
Editora do TCU
PROJETO GRFICO
forma:
"Imagina o que isso para um paciente que tem uma doena que parece um monstro te
comendo por dentro. Cada dia um martrio imaginar que voc no est se tratando", afirma
Rivetti.
Segundo ele, o mesmo conceito est sendo aplicado no pronto-atendimento. Uma das
possibilidades estudadas , aps o paciente passar pela consulta, ele poder fazer um exame
no mesmo local que vai receber a medicao.
"Se a gente conseguir reduzir de 40 para 20 minutos esse atendimento, j ser um grande
ganho para um paciente que est com dor."
Criado aps a Segunda Guerra Mundial, o "lean manufacturing" (produo enxuta) adotado
por empresas como Toyota, Honda, 3M e Adidas, entre outras.
uma filosofia de gesto focada na reduo de desperdcios, entre eles o de superproduo,
tempo de espera, transporte, movimentao, excesso de processamento, inventrio e outros.
A ideia, segundo Mardegan, que, eliminando esses desperdcios, melhora-se a qualidade,
tempo e custo de produo diminuem.
A partir de 2002, hospitais americanos comearam a aplicar a tcnica. Outros hospitais
brasileiros, como o Albert Einstein, Rede D'Or, So Luiz e So Camilo, j aplicaram esse
conceito de gerenciamento s suas rotinas.
Traduo livre de extrato do Livro Toyota a Frmula da Inovao (pgina 217 a 225), Matthew E. May, Conselheiro da
University of Toyota
Textos Extras - melhorias com apoio do mapeamento de processos
Funcionou. Luzes, sorrisos. Eles esto acordados, enfim. Agora as comportas. O que eles
querem da gente? tudo uma questo de dinheiro? Voc j trabalhou no governo municipal
alguma vez? Temos um monte de ideias, mas ningum quer saber. No adianta.
bom se expressar. Asseguro-lhes que suas idias sero no apenas ouvidas, mas aceitas e
postas em prtica, se forem bem trabalhadas. Eles so cticos, mas reagem.
08h45min
A primeira coisa que precisamos fazer delimitar a situao. Estamos olhando para o processo
de fichamento. Precisamos de policiais nas ruas, no enfurnados, isso ns sabemos. Mas
precisamos visualizar essa situao, pensar com imagens.
Assim nos divertimos um pouco. Primeira misso: um pequeno desenho estratgico. Uma
cartolina grande. Recados adesivos reunidos em um mural de cinco painis. No quero um
mapa do processo. No quero um diagrama de espinha de peixe. Logo chegaremos l. Quero
a parte direita do crebro em ao. Quero um esboo, no importa se est mal desenhado.
Mostrem como trabalhar em uma priso, fichando criminosos. Faam um quadro de quem
est envolvido. Como eles se sentem? O que funciona e o que no funciona. Como um dia
em sua vida? Quero tudo bem claro!
Ningum se atreve a comear, ento comeo diretamente no meio desenhando um prisioneiro
atrs das grades, com uma cara meio zangada, meio triste. Meu desenho estimula a
criatividade deles.
Em 15 minutos, temos imagens e cores. Criamos em conjunto um mapa fsico, emocional e
mental do que est acontecendo. O processo de fichamento , sem dvida, um paciente
moribundo. Oficiais com nuvens negras em cima, pernas acorrentadas a dezenas de pilhas de
papis que escondem quem trabalha ali. Presos enfileirados formando uma moldura no
desenho. A palavra Socorro! escrita em toda parte. A gesto retratada pela trade No veja o
mal, no oua o mal e no fale acerca do mal.
Eles esto se aquecendo, saindo de suas tocas. A roupa suja est sendo lavada, mas de forma
produtiva. A inventividade tem de ser usada, mas isso no vai acontecer enquanto no
deixarmos o peso para trs. um bom comeo. Olhos e mentes se abrem. Est na hora de
mais estruturao.
10h30min Tempo restante: trs horas
Usamos grande parte da manh para entender a situao, tentando definir precisamente a
realidade atual de forma tangvel. Para aprender a ver a situao como ela realmente , a
equipe tem de usar seu poder de observao, pelo menos virtualmente.
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um foco como raio laser. No necessrio desfazer-se da coisa toda. Conto a histria dos
troncos de obstruo.
Para que o rio voltasse a correr, era comum simplesmente explodir os troncos de obstruo
com dinamite. Perdia-se madeira valiosa, e nem sempre dava certo. Finalmente, algum teve a
idia de pegar um helicptero e olhar o poblema de l de cima. No fim das contas, era s um
emaranhado de troncos de lada a lado do rio. A soluo? Alar os troncos, e o rio voltou a
correr.
O mapa de processos ajuda a localizar com preciso o vilo principal, pois proporciona uma
viso de cima. uma tcnica j antiga e usada amplamente, mas muito eficaz. Finalmente,
uma descoberta. Talvez eles precisassem de acar.
Ei-la: o passo do tratamento mdico, quando necessrio, gera um enorme atraso em todo
processo. Mantm os policiais fora das ruas por duas horas no mnimo. Agora, eles conseguem
enxergar o problema com clareza:
Quando necessrio o tratamento mdico de um detido, ele tem de ser transportado a uma
unidade regional maior da priso antes do fichamento, o que acaba gerando um tempo de
espera excessivo e desperdcio de tempo de transporte para o oficial que o deteve.
Agora temos alguma coisa a resolver.
13h00min Tempo restante: uma hora e meia
As coisas comeam a dar certo. Temos tempo at para uma pequena pausa. Prximo passo: o
diagnstico.
Por que a demora em relao ao tratamento mdico? O protocolo vigente no permite o
fichamento em uma priso pequena isolada quando necessrio tratamento mdico. A causa
bsica? A norma geral determina que quando os presos requerem qualquer tipo de cuidado
mdico, primeiro tm de ser levados a uma unidade regional, para serem examinados, e
depois, sim, voltam para a priso isolada do fichamento. Na metade das vezes, no nada
demais, apenas um arranho, um corte ou uma contuso. Por sorte, h um enfermeiro na
equipe, e ouvimos a voz da experincia: 45 minutos o tempo mdio de espera.
Fazemos os clculos. Quarenta por cento da mdia de trs mil fichamentos por priso pequena
isolada que atualmente envolvem o passo do tratamento mdico no so necessrios de fato,
porque no caracterizam emergncias. No h necessidade de mdicos! Os presos usam esse
recurso para atrasar o processo. Carros-patrulha operam a $300 por hora, o que gera um custo
de $3 milhes para uma nica cadeia. Multiplique esse valor por uma dzia de cadeias
municipais, e o resultado comea a ser espantoso. E a gente se d ao trabalho de contar a
deficincia do sistema de combate ao crime.
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Se no der certo, vamos aprender por qu. E as sementes da melhoria tero sido plantadas.
So 14h30min. Hora de se preparar para a apresentao ao Comando.
15h00min Hora da apresentao
Quando entramos na sala de apresentao, paramos na hora. Espervamos que o capito
estivesse l. Talvez mais uma ou duas pessoas. Deparamo-nos com duas mesas ocupadas
pela equipe de comando central do Departamento de Polcia de Los Angeles. Dez oficiais de
alto escalo. O subdiretor Gascon, brao direito do diretor Braton, est presente. Ele est
acompanhado por comandantes de vrias divises e departamentos. Ningum esperava por
isso. Eu posso garantir no esperava.
Mas no podia haver pblico melhor. As equipes muito provavelmente nunca encontraram
nenhum desses lderes antes. Que oportunidade! Lembro de comentrios do tipo Nossas idias
nunca so ouvidas. Agora sero.
Eles esto nervosos, com todo o direito. Nunca falaram em pblico. Tudo isso
completamente novo. Ser uma das experincias de aprendizado mais poderosas que eles
tero na vida. s ir l e fazer. E eles fazem. Cada equipe, uma a uma, faz sua apresentao
de dez minutos. Todos enfrentam os desafios com segurana. As equipes se apiam umas s
outras, em um clima aberto de camaradagem.
H um momento de silncio no fim. Gascon levanta. Sua voz est carregada de emoo. Ele
est visivelmente estupefato.
Isso... ... magnfico. Estou maravilhado com o pensamento criativo de vocs. Eu nunca teria
pensado nisso tudo, tantos grandes progressos. Graas a vocs, vamos economizar tempo,
recursos e salvar vidas. As solues apresentadas atendem a todas as nossas metas. Vamos
realizar tudo isso. Estou ansioso para ver os resultados dos testes. Por favor, mantenham-me
informado. Obrigado a todos vocs pelo esforo e pelo grande trabalho em equipe. Muito
obrigado.
E a pergunta que no quer calar: por que no fizemos isso antes ?
Eu sei a resposta. No havia disciplina para chegar s idias. No havia uma frmula para
dominar a inovao e fazer dela um estilo de vida.
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Extrato do livro O corao de Mudana, Kotter, John P. e Cohen, Dan S., Editora Campus.
Textos Extras - melhorias com apoio do mapeamento de processos
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fbricas. Muita gente teve a oportunidade de observar aquelas pilhas de luvas. E o show
reforou em todos os nveis da organizao a idia de como a coisa era sria.
Com base em outras pesquisas, de novo realizadas com rapidez e a baixo custo por um de
nossos estagirios, descobrimos quais eram as prticas de alguns de nossos concorrentes. E,
assim, acrescentamos um novo nmero ao espetculo itinerante: o benchmarking competitivo.
Como resultado, recebemos a incumbncia de mudar a situao. E ainda insistiram em que
precisvamos agir com rapidez, o que logo foi feito, estancando o desperdcio e gerando
recursos para iniciativas mais sensatas.
Ainda hoje se comenta sobre a histria das luvas.
E fcil entender por que o impacto foi to intenso. Os protagonistas da histria no so os
chefes. Um desses destaques foi uma estagiria. Esses atores, contudo, mesmo no
pertencendo ao alto escalo gerencial, contriburam para o lanamento de uma iniciativa que
mudou radicalmente o processo de compras numa grande organizao e economizou milhes
de dlares. Encontrar meios convincentes de mostrar ao chefe as ameaas muito mais eficaz
do que um memorando exaustivo, mas enfadonho.
O primeiro passo para a mudana eficaz no processo de trabalho identificar o que realmente
est errado, qual o problema raiz. E ento, despertar o sentimento de urgncia, por meio de
provas visveis, de modo que as pessoas digam Vamos!, posicionando o esforo de mudana
na plataforma certa para o lanamento!
16
SUMRIO
PADRONIZAO DO DESENHO DE PROCESSOS NO BIZAGI .................................................... 2
1.
2.
GLOSSRIO ................................................................................................................................... 2
3.
OBJETIVO ....................................................................................................................................... 3
4.
NOTAO ....................................................................................................................................... 3
5.
5.1.
Macroprocesso ............................................................................................................................. 3
5.2.
Sub-processo................................................................................................................................ 5
5.3.
5.4.
5.5.
6.
6.1.
6.2.
Documentao Estendida......................................................................................................... 11
6.3.
6.4.
7.
8.
8.1.
8.2.
9.
REGRAS DE EXPORTAO..................................................................................................... 16
1. CONFIGURANDO A FERRAMENTA
1.1. Idioma para isso, acesse o menu Idioma localizado no canto superior
direito do aplicativo e selecione o idioma desejado. Para que a seleo
tenha efeito necessrio fechar todas as janelas do Bizagi e abrir o
aplicativo novamente.
1.2. Modo para que todos os objetos de fluxo, dados, artefatos, raias e
conectores se tornem visveis na palheta, necessrio selecionar o modo de
operao Estendido. Caso no seja feita esta seleo, s estaro visveis
na palheta de seleo os objetos principais.
1.3. Gradiente e Sombra para atender aos padres definidos neste manual,
necessrio desmarcar as opes de gradiente e sombra existentes na
guia Visualizar, grupo Mostrar.
2. GLOSSRIO
2.1. Processo / sub-processo descritivo: abstrato, alto nvel, resumido.
3. OBJETIVO
O objetivo da elaborao deste documento criar um padro de desenho
dos fluxogramas dos processos.
Tais regras tornaro a leitura dos fluxogramas mais intuitiva, facilitando o
entendimento de todas as partes dos Processos de Negcio.
4. NOTAO
A notao adotada para o desenho dos fluxogramas no Portal ser a BPMN
2.0.
5. REGRAS DE DESENHO
5.1. Macroprocesso
5.1.1.
sub-processos:
5.1.2.
com
piscinas
raias,
caso
absolutamente
necessrio
esta
padronizao.
5.1.8.
5.2. Sub-processo
5.2.1.
5.2.2.
completo.
Superintendncia de Modernizao Institucional / Gerncia de Escritrio de Processos
Palcio Pedro Ludovico Teixeira Rua 82, n400 7 andar Setor Sul - Goinia GO CEP -74.015-908
e-mail: escprocessos@segplan.go.gov.br, telefone: 3201.5720
5
5.2.4.
desenhados
nos
fluxogramas
analticos,
mas
inseridos
nas
formato:
5.2.8.
Cada
sub-processo
analtico
conter
apenas
as
raias
que
analtico
devero
ser
do
tipo
reutilizvel,
Reusable
5.2.13. Na
modelagem
do
sub-processo
analtico,
sub-processo
contexto/assunto.
5.4.2.
5.5.3.
5.5.4.
5.5.5.
6. REGRAS DE DOCUMENTAO
A modelagem de um diagrama, mesmo que utilizando a notao BPMN,
normalmente no suficiente para descrever todos os detalhes que envolvem
uma sequncia de tarefas que compem um processo.
Por isso, alm dos recursos de modelagem de fluxogramas, o Bizagi
disponibiliza uma srie de recursos teis para a documentao de um processo.
Logo, poderemos representar documentos envolvidos nas atividades, tabelas de
regras de negcio, controle de tempo de execuo alm de vrios outros
recursos documentais.
Na parte inferior da interface do Bizagi Modeler existe o painel de Propriedade
dos
Elementos.
Este
painel
utilizado
para
otimizar
trabalho
de
Documentao Bsica
Contm informaes bsicas referentes a cada elemento do diagrama.
6.1.1.
atividade ou sub-processo;
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10
6.1.3.
este
atributo
como
campo
ideal
para
inserir
6.1.9.
escolhidas, mas apenas uma das opes da lista pode ser selecionada;
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7. PUBLICAR OU EXPORTAR?
Em muitas situaes surge a dvida entre publicar ou exportar um processo
que foi modelado no Bizagi Modeler. Logo, existe uma distino muito grande
entre as duas opes, conforme ser descrito abaixo:
Publicar esta opo deve ser utilizada quando h o interesse em
compartilhar com toda a organizao e os clientes externos, o fluxo do
processo, bem como toda a documentao inerente aos elementos que
compem tal fluxo.
Exportar esta opo deve ser utilizada quando h o interesse em migrar o
fluxo do processo para outra ferramenta de modelagem como o Visio. Alm
disso, possvel exportar atributos customizados para serem reutilizados em
outro Bizagi Modeler.
Por fim, possvel exportar o fluxo para um formato de imagem. Neste caso,
diferentemente da publicao, apenas o desenho do fluxo est sendo gerado,
logo, a documentao no ser exportada para o arquivo de imagem.
8. REGRAS DE PUBLICAO
Depois da modelagem e documentao de um processo, pode haver a
necessidade de tornar todo este trabalho pblico.
Para isso, o Bizagi possui alguns recursos de publicao que viabilizam gerar
toda a modelagem e documentao em formato de texto editvel (DOC), em
formato de texto no editvel (PDF), em formato de ferramenta de colaborao
(Wiki), em formato Web e por fim, para o Sharepoint, ferramenta de
compartilhamento de informaes da Microsoft.
O foco deste manual padronizar as publicaes em formato DOC, PDF e Web.
importante esclarecer que, com relao publicao nos formatos DOC e
PDF, ser gerado apenas um arquivo no padro Word e Acrobat Reader
respectivamente. No entanto, para o formato Web ser gerada uma pasta
contendo toda a estrutura de arquivos necessria para a perfeita execuo no
ambiente Web. Esta estrutura no poder ser alterada.
8.1. Publicao DOC/PDF
Etapa1
Na guia Publicar, selecione o boto corresponde ao formato que se deseja
gerar a publicao.
Conforme ilustrao abaixo, primeiramente envie para a caixa da direita todos os
diagramas que se deseja publicar. Em seguida, usando as setas na vertical,
organize os diagramas para que sejam publicados conforme a ordem desejada.
Por fim, clique no boto Seguinte.
Etapa 2
Na prxima janela, conforme ilustrao abaixo, existe uma lista retrtil (combo)
localizado na parte superior da janela. Neste combo esto contidos todos os
diagramas que sero publicados. Selecione um por vez e na parte inferior da
janela, envie para a caixa da direita todos os elementos que se deseja publicar
do diagrama em questo.
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Etapa 3
Na janela seguinte, basta selecionar o modelo do documento que ser gerado.
Neste manual de padronizao sugerimos a opo ModelerTemplate.dot. A
partir de ento, clique no boto Seguinte.
Etapa 4
Na ltima janela do passo-a-passo para a publicao, selecione a orientao do
papel onde sero gerados os diagramas. Neste manual sugerimos a orientao
retrato. Por fim, selecione o diretrio onde ser gerado o documento da
publicao e clique no boto Concluir.
Vale ressaltar que o resultado da publicao, tanto para DOC quanto para PDF,
ser o mesmo. O que diferencia neste caso apenas o formato do arquivo.
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9. REGRAS DE EXPORTAO