Documentos Administrativos

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
COMUNICACIN II
TEMA: DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
DOCENTE:
GUTIERREZ TORRES JOSHWA
INTEGRANTES:
TRELLES CRUZ, MAYRA
RUIZ PREZ, ANBAL
2014
DEDICATORIA
Dedicado a nuestra hija, Alexandra.
AGRADECIMIENTOS
Agradecer a mi esposo por elaborar este trabajo junto a m, a mi madre por el
apoyo que nos brindan.
INDICE
CONCEPTO..................................................................................................... 6
FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS...................................6
Funcin de constancia.................................................................................. 6
Funcin de comunicacin............................................................................. 6
CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.......................7
Producen efectos......................................................................................... 7
Son emitidos por un rgano administrativo...................................................7
Su emisin es vlida..................................................................................... 7
REGLAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS........................................7
CLARIDAD................................................................................................... 7
CONSICION.................................................................................................. 8
CORTESIA................................................................................................... 9
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES PARA LA REDACCION DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS.......................................................................................... 9
Formalidad................................................................................................... 9
Simplicidad.................................................................................................. 9
Racionalidad.............................................................................................. 10
Flexibilidad................................................................................................ 10
Eficacia...................................................................................................... 10
OFICIO.......................................................................................................... 10
Partes de un Oficio..................................................................................... 11
MEMORANDO................................................................................................ 11
Partes del memorando................................................................................12
REDACCIN DEL TEXTO............................................................................ 13
CLASES..................................................................................................... 13
LA SOLICITUD............................................................................................... 14
Partes de la Solicitud.................................................................................. 15
EL DICTAMEN................................................................................................ 15
Partes de la Solicitud.................................................................................. 16
EL ACTA........................................................................................................ 16
CLASES..................................................................................................... 17
Acta de Trabajo....................................................................................... 17
Acta de Sesin........................................................................................ 19
CARTA, MISIVA O EPSTOLA..........................................................................25
Partes de una Carta.................................................................................... 25

CARTA COMERCIAL...................................................................................... 25
Partes........................................................................................................ 26
DIRECTIVA.................................................................................................... 27
Partes de la Directiva..................................................................................28
CERTIFICADO............................................................................................... 28
Partes del Certificado.................................................................................29
CONSTANCIA................................................................................................ 30
EL INFORME.................................................................................................. 31
Partes del Informe...................................................................................... 32
RECURSO DE RECONSIDERACIN................................................................35
RECURSO DE APELACIN............................................................................. 35
RECURSO DE REVISIN................................................................................ 36
EL RECURSO DE QUEJA...............................................................................36
INTRODUCCION
La redaccin administrativa hoy en da es muy importante en la sociedad ya
que con esta nos desenvolveremos en el mbito laboral, ya sea en empresas
privadas o pblicas. Es por ello que en el presente trabajo, producto del
esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los documentos ms
usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se
emplean, cules son sus partes, entre otras. Al terminar esta lectura no solo
sabr como redactar estos documentos administrativos sino tambin sabr
cuando emplearlos y qu se necesita para su entrega
En el siguiente trabajo abarcaremos toda acerca de la redaccin, empezando
por su concepto, tipos y los documentos administrativos ms usados hoy en
da, tales son: la solicitud, el dictamen, acta, acta de trabajo, acta de sesin,
carta misiva o epistola, carta comercial, directiva, certificado, constancia,
recurso de reconsideracin, recurso de apelacin recurso de revisin, recurso
de queja.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
1) CONCEPTO
La palabra documento se puede definir como escrito y otra cosa que prueba o
acredita algo; es decir cualquier cosa que pueda servir de base a un
conocimiento y producir una informacin o enseanza, independientemente del
soporte en que se contenga dicha informacin.
La definicin de documentos administrativos podra ser: que son el soporte de

los distintos actos de la Administracin Pblica, la forma externa de los mismos.
Se puede distinguir entre
Entre documentos originales: el documento hecho por voluntad de su
autor y conservado en la materia y forma que se emiti.

Copia: es una reproduccin del original, pudiendo ser copias simples,
copias certificadas y copias compulsadas
2) FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

a) Funcin de constancia
El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al
constituirse en su soporte material, garantizndose la conservacin de los
mismos y el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
b) Funcin de comunicacin
Los documentos administrativos sirven como medio de comunicacin de los
actos de la Administracin.
La comunicacin puede ser:
Interna: Entre las unidades de la misma organizacin (entre todos los

Centros de Salud).
Externa: Entre unidades de distintas organizaciones.
3) CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un
documento pueda ser calificado como documento administrativo.
a) Producen efectos
No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos
que no estn destinados a la produccin de efecto alguno como son, por
ejemplo, los resmenes, extractos...Los documentos administrativos
siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organizacin
administrativa.
b) Son emitidos por un rgano administrativo
El emisor de un documento administrativo - aqul que lo produce - es
siempre uno de los rganos que integran la organizacin de una
Administracin Pblica
c) Su emisin es vlida
Un documento es vlido cuando su emisin cumple con una serie de
requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la
actividad administrativa.
4) REGLAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
a) CLARIDAD
Expresar las ideas de modo que sean fcilmente inteligibles; es decir,
que cualquier lector se entere fcilmente del contenido y que le d una
nica y verdadera interpretacin al mensaje, de manera que el
destinatario o lector no tendr que contestar con una solicitud de
aclaracin.
Precisin: Exactitud rigurosa en los trminos empleados para dar
al escrito el alcance que se desea; es decir, expresar claramente
todo cuanto hay que decir con las palabras justas. La precisin
implica propiedad y concisin, pues con estas cualidades se limita
la expresin a las formas ms exactas y con el significado justo.

Propiedad: Se refiere al significado o sentido peculiar y exacto de
las voces o frases. Por tanto, la propiedad consiste en utilizar la

palabra exacta para la idea que se desea expresar. Redactar con
propiedad
es
de
suma
importancia
en
la
comunicacin
administrativa, pues el uso de un trmino ambiguo e impropio
puede dar al traste con una actividad urgente en una institucin.

Correccin: Se refiere a la calidad de correcto, libre de errores o
defectos que debe darse en toda comunicacin.
Abarca
aspectos como la forma de exposicin del mensaje (orden de las

ideas) y correccin gramatical. En suma, apegarse a las normas
del lenguaje de uso comn.

Unidad: Es una cualidad
esencial
en
cualquier
escrito,
especialmente en las comunicaciones que deben tratar un solo

asunto. Esto solo es posible cuando los elementos oracionales
del prrafo (unidad bsica de los documentos), se refieren a una
idea. Se recomienda redactar prrafos con frases cortas y bien
ligadas.
b) CONSICION
Consiste en expresar nicamente lo esencial, sin eliminar los

detalles imprescindibles que atenten contra la claridad, pues esta
debe prevalecer sobre las dems cualidades.

Se debe abordar directamente el asunto o tema y limitarse a l,
pues el remitente debe tomar en cuenta que el destinatario tiene
otro asunto pendiente y solo puede prestarle atencin limitada a
la carta recibida. Si al abrir la carta encuentra un texto muy largo,
el destinatario se indispone pues considera que la comunicacin
le quitar mucho tiempo.

Se recomienda utilizar frases simples y evitar las digresiones
innecesarias, eludir lo superfluo para lograr una carta breve que
informe al lector en el menor tiempo posible.

El uso de expresiones innecesarias, ampulosas, tecnicismos
(desconocidos por el receptor), adems de entorpecer la claridad
producen falta de concisin en el escrito, y, en consecuencia,
comunicaciones difciles de interpretar.
c) CORTESIA
Si se quiere lograr una verdadera comunicacin, la cortesa es el

ingrediente que, unido a la claridad y a la concisin, contribuye a
crear o mantener la buena voluntad del receptor hacia el emisor.

La expresin de buenos modales en el saludo y despedida, son
aspectos muy importantes en una comunicacin. En el caso de
las comunicaciones internas (memorandos), estas formalidades
no son necesarias.
El tono positivo se capta por el modo de utilizar y unir las
palabras, de forma que se logre transmitir un estado de nimo
amistoso, sincero, clido, pues generalmente el lector descubre
pronto entre lneas la falta de sinceridad o la imposicin, a pesar
del uso de palabras corteses.

En ese sentido, no se trata tan solo de utilizar frmulas
preestablecidas de cortesa, sino de redactar la comunicacin con
una actitud positiva y respetuosa respecto del destinatario.
5) PRINCIPIOS
FUNDAMENTALES
PARA
LA
REDACCION
DE
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
a) Formalidad: Redactan teniendo en cuenta determinadas normas,
pautas, o esquemas establecidos con el fin de uniformizar su uso.
b) Simplicidad: Deben ser elaborado lo ms simple y breve posible,
lenguaje sencillo y comn.
c) Racionalidad: Tener presente el principio de la racionalizacin.
Redactar documentos directos, concretos y precisos.
d) Flexibilidad: Deber prevalecer la razn y la apreciacin de su
contenido.
e) Eficacia: Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la
accin en el menor tiempo y lograr sus objetivos.
adoptarse las medidas cautelares necesarias para asegurar la
proteccin del inters pblico y la eficacia de la resolucin.
6) OFICIO
(Viene del Latn OFFICIUM)
Es un documento de carcter oficial que se utiliza para establecer
comunicacin entre las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las
autoridades de ms alta jerarqua.

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir
informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos
diversos de trabajos administrativos.
Su finalidad
Informar, invitar, pedir, remitir.
rea de Difusin
El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una
institucin; y Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la
entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin
dentro de una entidad o institucin.
Facultad para Firmar Oficios
Los oficios de circulacin externa, son firmados solamente por la
mxima autoridad de la institucin o por quien hace sus veces. Sin
embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la
institucin, abandonando asuntos especficos del trabajo, peden los que
dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos,
pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referente
autoridad.
Los oficios de circulacin interna, confirmados por quien desempean
cargos directivos en la institucin.
Partes de un Oficio
Membrete: Nombre de la institucin.
Lugar y fecha
Nmero del oficio
Datos del destinatario: Tratamiento o cargo
Vocativo
Asunto
Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser
directo, sencillo y se evitara el tuteo.
Despedida
Firma y cargo del que remite el oficio
Y los complementarios:
Nombre del ao ( obligatorio nicamente en los casos de
circulacin externa)
Referencia
Anexo

7) MEMORANDO
(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria)
Es un documento de comunicacin donde la autoridad superior hace alguna
advertencia, da rdenes y tambin rememora hechos que se deben tener
en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos
dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y
prctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones de la administracin.
Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el
memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el rea de
difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin
externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que
muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo
segundo.
rea de Difusin
El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente
se difunde dentro de una institucin o empresa.
Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o
empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los
principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos.
Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el
director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes
o jefes del mismo nivel.
Facultad para firmar memorandos
La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa,
sin distincin alguna.
Partes del memorando
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
Lugar y fecha
Cdigo
Destinatario
Asunto
Cuerpo
Despedida o antefirma
Firma y posfirma
"con copia"
Pie de pgina.
Y las siguientes complementarias:

Membrete
Nombre del ao
Referencia
Sello
Anexo
REDACCIN DEL TEXTO

El texto del memorando comprende dos secciones:
Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa
con la que se inicia la redaccin del texto del memorando. Por
ejemplo, la frase:
"srvase..."
"Srvase comunicar a esta direccin el record de... "
Existen muchas frmulas de apertura. Los memorandos
dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redaccin
del texto con las formulas: "srvase..." (Como en el caso
anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente:
"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente
disponer..."
Mientras que los memorandos que se envan al superior o
a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases:
"Por el presente..."
"Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle
permiso..."
"Me dirijo a Ud. ..."
"Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "
Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el
memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni
rodeos.
Importante: El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre"
CLASES
Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple
Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir
documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin
de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un
solo destinatario.
Caractersticas

Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la
diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre
del documento.
Memorando mltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin,
en forma simultanea, a varios destinatarios.
Caractersticas
8) LA SOLICITUD
Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho,
beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido.
El derecho de peticin de los peruanos est amparado por el Art. 2 inc. 20
de la actual constitucin poltica que manifiesta que toda persona tiene
derecho a formular peticiones individual o colectivamente, por escrito ante la
autoridad competente, lo que est obligado que el interesado una respuesta
tambin por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.
Los miembros de las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional solo pueden
ejercer individual el derecho de peticin. Actualmente las solicitudes se
redactan en papel simple y no sellado.
Facultad para firmar Solicitudes
Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de 18 aos. Asimismo
los representantes legales o nombres de aquellos aquietes representan.
Los menores de 18 aos ejercen su derecho de peticin por intermedio de
sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permiten
ejercerlo en determinados casos, como los colegios que solicitan sus
certificados de estudios al concluir su educacin secundaria.
La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institucin
e incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del
pedido.
El que no miembro de una institucin presenta su solicitud por "Mesa de
Partes", y el servidor de ella puede hacer por "mesa de Partes", o por
intermedio de su jefe inmediato. Si el conducto es este ltimo, el jefe de
curso a tu solicitud mediante provedo "Hoja de Tramite" u otro documento,
con su opinin favorable o desfavorable.
Partes de la Solicitud
La Sumilla.
Texto.
Lugar y fecha.
Firma y Posfirma.
Y los siguientes complementarios:
Anexo.
"Con Copia.
9) EL DICTAMEN
Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho,
beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido.
El derecho de peticin de los peruanos est amparado por el Art. 2 inc. 20
de la actual constitucin poltica que manifiesta que toda persona tiene
derecho a formular peticiones individual o colectivamente, por escrito ante la
autoridad competente, lo que est obligado que el interesado una respuesta
tambin por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.
Los miembros de las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional solo pueden
ejercer individual el derecho de peticin. Actualmente las solicitudes se
redactan en papel simple y no sellado.
Facultad para firmar Solicitudes
Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de 18 aos. Asimismo
los representantes legales o nombres de aquellos aquietes representan.
Los menores de 18 aos ejercen su derecho de peticin por intermedio de
sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permiten
ejercerlo en determinados casos, como los colegios que solicitan sus
certificados de estudios al concluir su educacin secundaria.
La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institucin
e incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del
pedido.
El que no miembro de una institucin presenta u solicitud por "Mesa de
Partes", y el servidor de ella puede hacer por "mesa de Partes", o por
intermedio de su jefe inmediato. Si el conducto es este ultimo, el jefe de
curso a tu solicitud mediante provedo "Hoja de Tramite" u otro documento,
con su opinin favorable o desfavorable.
Partes de la Solicitud
La Sumilla.
Texto.
Lugar y fecha.
Firma y Posfirma.
Y los siguientes complementarios:
Anexo.
"Con Copia.
10)EL ACTA
El acta es un escrito o modalidad de comunicacin escrita que tiene por
objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o
reunin. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados
expresamente para ese propsito.
El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad
y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la
expedicin de resoluciones, envo de circulares, oficios, etc.
Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de
determinados organismos pblicos o casi-pblicos, las instituciones de
diversa naturaleza, tienen la obligacin de llevar los correspondientes libros
de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han
pactado por los miembros que las representan.
CLASES
Acta de Trabajo
Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con
el fin de dejar constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el
cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro
laboral.
Las Actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha
y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por
quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y
con la intervencin de personas interesadas. Los que intervienen
pueden sugerir a la autoridad la adicin, suspensin o rectificacin de
alguna incidencia que consideren pertinente.

Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los
postulantes a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institucin
con fines de ratificacin o promocin interna; en la ejecucin de las
diferentes etapas de un proceso electoral; al decomisar mercadera
ilegal o de dudosa procedencia; al realizar diligencias judiciales como
audiencias, inspeccin ocular o actos de conciliacin entre partes en
conflicto; al evaluar visitas de inspeccin administrativa a centros de
trabajo, establecimientos comerciales o a lugares devastados por
hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar,
exterminar, transferir, inventariar, entregar y depositar bienes; al asumir y
dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o
conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra accin
administrativa considerada delicada o de responsabilidad: Algunas
entidades preparan formularios o dan lineamientos para redactar este
documento.
Las actas de trabajo, una vez redactadas, son ledas y firmadas
inmediatamente por el funcionario que presidi el acto, el secretario y las
personas interesadas que han intervenido. Si alguien que est obligado
o ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigi la
accin har constar tal negativa en la parte final del documento en
presencia de los dems.
Las actas de trabajo se envan al superior jerrquico con oficio de
remisin o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas
que tienen inters en el asunto.
Partes del Acta de Trabajo:
El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias:
Titulo (tipifica el acta)
Texto
Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta
en el acta.
"con copia"
Pie de pgina.
Y las siguientes complementarias:
Membrete
Cdigo

Anexo
Observaciones
Si el acta de trabajo comprende varias pginas, las personas
firmantes deben adoptar las mismas medidas de seguridad que
se toman al firmar directivas, resoluciones, contratos, etc. que
comprenden tambin varias pginas.
Los renglones que quedan en blanco por la falta de texto o por
otra razn, se deben complementar con guiones o rayas con el fin
de
prevenir
la
adicin
dolosa
de
algn
dato
texto
posteriormente.
La persona ajena a la institucin que firma el acta como testigo o
parte interesada, al momento de firmar coloca el nmero de su
DNI y coloca su domicilio.
Acta de Sesin
Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms
importantes que han sucedido en la sesin de un rgano deliberante.
Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un grupo de personas, que
se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas
leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea pblica o
privada. Y se conoce como "rgano deliberante" a aquel grupo de
personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar
acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones.
Los rganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones,
en primer lugar, los rganos de gobierno de las instituciones como la
Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y los consejos de
facultad en las universidades; la Junta General de Accionistas y el
Directorio en las empresas de sociedad annima; la junta General de
Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de
responsabilidad limitada; la Asamblea General y el Consejo Directivo, en
el caso de asociaciones; el Concejo Municipal en las municipalidades
distritales y provinciales; la Asamblea General y la junta Directiva en el
caso de los sindicatos, etc. En segundo lugar, pueden reunirse en sesin
los rganos consultivos y de apoyo u otros legalmente autorizados por
las normas internas de las entidades, como los departamentos

acadmicos en las universidades y las comisiones de trabajo que se
constituyen, con carcter permanente o eventual, para tratar asuntos de
inters institucional.
Las sesiones de los rganos de gobierno deben constar en libros de
actas legalizados conforme a ley. En las instituciones pblicas, sus libros
de actas son legalizados por el notario pblico o el juez, segn
corresponda. Las hojas de los libros de actas que se deterioran o
malogran no se arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las actas
de las sesiones de las comisiones de trabajo y de rganos efmeros se
llevan en hojas A4 o en formularios especiales.
El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera
responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios
se mantienen en poder del presidente de la comisin u rgano efmero
respectivo hasta que sern incluidas en los informes que se remitirn a
las instancias correspondientes.
Partes del acta de sesin
Titulo
Introduccin
Texto
Cierre del Acta
Firmas de los que la aprueban el acta
Estaciones o momentos de la sesion
Control de asistencia
Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesin,
quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para
determinar si se cuenta o no con el qurum necesario para dar inicio
a la sesin.
Con la asistencia de miembros que representen el qurum de ley, el
presidente declara instalada formalmente la sesin, de lo que el
secretario deja constancia en el acta. Incluso, si es necesario hace
mencin al nmero de miembros que conforman legalmente el
rgano que se ha reunido, para deducir con la facilidad que los que
estn asistiendo representan realmente el qurum requerido para la
sesin.
Despacho
El presidente ordena al secretario leer o lee el mismo - la
correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre
la ltima sesin y aquella que se est realizando.
La correspondencia que se da lectura es previamente seleccionada,
clasificada y ordenada. No es necesario leer toda la comunicacin
recepcionada y remitida; basta leer los documentos principales.
Cuando hay necesidad, el presidente u otro miembro aclara o
comenta la comunicacin que la requiera. Los documentos que
necesitan ser debatidos pasan a "orden del da".
Informes
Los miembros informan sobre las acciones de trascendencia o que
segn ellos, son importantes que han ejecutado en el ejercicio de
sus funciones en el lapso transcurrido desde la ultima sesin hasta la
fecha, o sobre los encargos o tareas que les fueron encomendadas
en la sesin anterior.
Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero informa
el que dirige la sesin; luego, los miembros con cargo directivo,
posteriormente, los presidentes o responsables de comisiones; y, por
ultimo, los dems miembros.
Los informes se dan por propia iniciativa o a pedido de los miembros.
El informe que se proporciona puede ser ampliado por otros. El
informe que requiere debate pasa a "orden del da".
Observaciones
En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se
genera ni tolera discusin alguna; son etapas en las que solo se
proporciona informacin.
Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo
general, ya forman parte de la agenda.
Lectura de la agenda

El presidente lee la agenda de la sesin, la misma que se hizo
conocer por medio de la convocatoria o citacin correspondiente.
Tambin hace referencia a los documentos e informes que pasaron a
"orden del da", ya como parte de la agenda.
La agenda que se ha ledo no se somete a discusin ni aprobacin
de los asistentes, se lee nicamente con el propsito de dar una idea
general de los asuntos que sern tratados en la sesin. Sin embargo,
por acuerdo de los presentes, podr alterarse el orden del
tratamiento de los asuntos considerados, su redaccin o extensin.
Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas, se podr solicitar
en la estacin siguiente.
Pedidos
En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesin se traten
as mismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la
oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de
"pedidos".
Los pedidos se formulan en trminos generales y el presidente los
recepciona sin objecin alguna. Posteriormente, cuando se ha
agotado el tratamiento de los puntos de la agenda, sern
fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, sern admitidos a
debate o rechazados.
Orden del da
Es la estacin ms importante. Aqu se debaten todos los temas de la
agenda y los documentos e informes que pasaron de las estaciones
"despacho" e "informes".
El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la
agenda es el siguiente:
Presentacin o exposicin del tema, asunto o problema por el
presidente y/o por cualquier otro miembro.
Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y
planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y
Adopcin de acuerdo o desacuerdos por la votacin.

Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votacin
las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados
durante el debate.
Concluida la votacin, el presidente declara ganadora a la propuesta
que ha recibido mayor nmero de votos, pero siempre y cuando este
nmero sea igual o superior a la mitad ms uno de los votos de los
presentes. La propuesta ganadora se convierte automticamente en
uno de los acuerdos de la sesin.
Lo que acabamos de ver, es camino que se sigue en el tratamiento
de cada punto de la agenda; exposicin, debate y acuerdo. As, en
cada caso.
Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se
puede empezar a debatir otro. Tiene que concluir primero con
acuerdo. De lo contrario, se genera desorden y caos en la sesin.
Tratamiento de pedidos
Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los
documentos e informes que lo hubieren querido, el presidente invita a
los autores de los "pedidos" a fundamentarlos.
Escuchada la
fundamentacin de un
pedido, lo
somete
consideracin de los asistentes para que lo admitan a debate o lo

rechacen. La admisin a debate de un pedido o rechazo se efecta
por votacin. El pedido admitido a debate recibe el mismo
tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los
que se llegan son igualmente vlidos.
Aprobacin del acta
En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la
agenda; o en su defecto, luego se debe someter a consideracin de
los presentes a la aprobacin del acta que se ha ido redactando en el
transcurso de la sesin.
En las actuales circunstancias, esta aprobacin del acta es un
requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una

formalidad que solo requiere que el acta sea leda en voz alta y que
se vote su aprobacin. Aprobada el acta, se da por levantada la
sesin.
Redaccin del acta de sesion ordinaria
Se conoce con el nombre de sesin ordinaria a aquella que se
realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las
normas internas de cada institucin, pudiendo ser cada semana,
cada 15 das, cada mes, o cada 6 meses. La sesin ordinaria
toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesin
que se ha redactado.
Redaccin del acta de sesin extraordinaria
Se denomina sesin extraordinaria a aquella que se lleva a cabo
en cualquier fecha del ao, a iniciativa del que dirige el rgano
deliberante o a pedido escrito de un numero determinado de sus
miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando
consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o
los intereses de la institucin o del rgano respectivo. Se convoca
con la anticipacin que seala la norma y con la especificacin de
la agenda a ser tratada.
El desarrollo de la sesin extraordinaria toma en cuenta solo
cuatro estaciones o momentos de la sesin que son: control de
asistencia lectura de la agenda, orden del da y aprobacin del
acta.
11) CARTA, MISIVA O EPSTOLA
(Carta: viene del latn CHARTA; Misiva: viene del latn MISSUM,
SUPINO DE MITTERE: Enviar; Epstola: del latn ESPITOLA)
La Carta es una conversacin escrita que a manera de conversacin o
pltica es dirigida a una persona ausente.
Las palabras epstola y misiva son sinnimos de CARTA
La epstola est considerada como gnero literario y por lo general tiene un
carcter sentimental y potico
Partes de una Carta
Lugar y fecha
Tratamiento y nombre de la persona a quien se escribe
Residencia del destinatario

Vocativo o expresin de cario
Cuerpo o asunto de la misiva
Conclusin o despedida
Nombre y firma
Despus de la despedida y firma podemos darnos cuenta que hemos

omitido algo, entonces mediante los llamados "posdata" o "posscritum"
siendo las abreviaturas: (PD. o PS), se escribir al pie de lo que uno se ha
olvidado.
12)CARTA COMERCIAL
La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas
comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su
contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de
cartas comerciales. Los ms importantes son: aperturando un negocio, de
compraventa, de reclamacin, de ofertas, de solicitud de informacin y de
publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un
esquema ms rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre
mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el
cuerpo de la carta y el cierre. Las castas comerciales son las que se
emplean en el mundo de los negocios: ventas, compras, crditos, ofertas,
cobranzas, promocin, etc. Tratan asuntos de negocios o de trabajo. Prima
en estas cartas un lenguaje directo, preciso y claro.
Partes
Membrete: Parte que identifica a la institucin o empresa. Va en la
parte superior y central, o sino, al lado superior izquierdo.

Lugar y fecha
Nombre y direccin del destinatario
Asunto o referencia: Lnea que sintetiza el contenido de la carta.
Vocativo
Cuerpo
Despedida
Firma

Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos.
Se escribe con mayscula las iniciales de la persona que ordena o
dicta la carta y con minscula, de la que escribe.
13)DIRECTIVA
Es un documento tcnico-normativo que orienta las acciones de los
servidores de la administracin pblica en el cumplimiento de sus funciones
o en la ejecucin de tareas encomendadas.
Generalmente la directiva complementa o precisa, en forma minuciosa,
disposiciones contenidas en un reglamento o una resolucin.
Usos
Este documento tiene uso diversificado; podemos citar algunos casos
en que se usa la directiva.
Para establecer como llevar a cabo las actividades o reuniones en
una institucin.
Para precisar mtodos o formas de realizar un trmite documentario
Normar reglamentos de asistencia, permisos, licencias del personal.
Dar disposiciones para el cuidado de los enseres de una
dependencia
Informar sobre el horario del refrigerio, etc.
La directiva, es un medio de comunicacin muy importante, su uso y
aplicacin har que una institucin marche ordenadamente y logre el
xito deseado con el prestigio y la confianza de sus usuarios.
rea de Difusin:
El mbito de difusin de la directiva puede ser a nivel nacional, regional o
institucional, segn la jerarqua del funcionario que la aprueba. Por ejemplo
puede ser por un ministro, presidente regional o director de la USE.
Su rea de difusin fija la misma directiva en la seccin de su texto
denominada "alcance".
La directiva enlaza a la autoridad con facultad para expedir disposiciones
gubernamentales con el personal subordinado.
Partes de la Directiva
Ao Acadmico
Numeracin
Titulo
Finalidad
Objetivo
Base legal
Alcance
Disposiciones generales (procedimiento)
Disposiciones finales (especificas)
Lugar y fecha
Firma y cargo
Iniciales
14)CERTIFICADO
(Del Latn CERTUS, cierto y de FACERE, hacer)
Es un documento que contiene la informacin o acreditacin de un hecho
real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que
lo expide.
Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que
existe, o que es as en la realidad y los hechos.
Cualquier certificacin que falte a la verdad constituye delito, y quien la
otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro pas.
El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados, por
ejemplo, se expide certificado de estudios, por los estudios realizados en
una institucin educativa, certificado de trabajo, por los servicios prestados,
certificado de salud, luego de haberse examinado el estado de salud de una
persona, certificado de orfandad, despus de haberse comprobado la
situacin de desamparo en que se encuentra un menor de edad, etc.
El certificado se emplea tanto en la administracin pblica como privada, y
se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por
mandato de la ley. Este documento se otorga en papel A4, membretado, o
en formularios especiales diseados para cada tipo de certificado.
Facultad para solicitar certificados
Tienen facultad para pedir la expedicin de certificados:

Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la
constatacin de un hecho.
Las personas naturales capaces mayores de 18 aos, o sus representantes
legales, que tienen o prueban tener legtimo inters material o moral sobre
el hecho cuya certificacin solicitan.
Las autoridades polticas, judiciales y militares competentes, y el superior
jerrquico.
Tienen facultad para expedir certificados: La autoridad, en forma directa,
sobre asuntos de su competencia
Partes del Certificado
Membrete
Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la
expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide
el documento.
La palabra "certifica"
Texto
Lugar y fecha
Firma, posfirma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo
autoriza (en caso sea expedido por el subalterno)

Pie de pgina
15)CONSTANCIA
La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la
veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.
No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos razn por
la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferente
que podramos aceptar, en principio y que consiste en considerar al
certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la
constancia como testimonio de hechos en realizacin o que acaban de
ocurrir.
Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se esta laborando,
constancia de ingreso cuando uno es admitido a un centro de estudios,

constancia de vacante, cuando en un centro educativo existe vacante para
matricular a un alumno, etc.
La constancia se usa en las instituciones tanto pblicas como privadas. Se
redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propsito, para cada caso.
(Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar
correlativamente).
La constancia es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la
veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.
No existe una diferencia clara y definitiva entre ambos documentos; razn
por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una
diferencia que podramos aceptar, en principio, y que consiste en considerar
el certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la
constancia como testimonio de hechos en realizacin o que acaban de
ocurrir.
La constancia se utiliza tanto en las instituciones pblicas como privadas.
Semejanza entre Certificado y Constancia:

Estos dos documentos tienen muchos puntos en comn. Tal es as que se
asemejan en los siguientes aspectos:
En lo que se refiere a las personas que pueden pedir su otorgamiento.
En lo que respecta a los documentos con los cuales se solicita su
expedicin.
En lo referente a las personas con facultad para otorgarlos.
En lo que concierne a sus partes, diversidad y formatos que se emplean en
su elaboracin.
16)EL INFORME
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de
acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de inters
La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus
hechos o situaciones que conocen y que considere tiles para esclarecer
para solucionar problemas.
El informe tiene carcter de declaracin jurada, quiere decir que la persona
que informe debe informa la verdad de lo contrario podr ser sancionado
administrativo y penalmente.
Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto,
de extensin variable, pudiendo abarca incluso varias pginas.
As mismo puede ser elaborado y firmado por ms de una persona e ir
acompaada de cuadros, fotografas, videos, grabaciones, testimonios,
declaraciones, resmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros
documentos. Para sustentar la informacin que se proporciona.
El informe es utilizado por trabajadores del sector pblico y privado y se
redacta en papel A4.
rea de difusin
El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una
institucin u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al
jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.
Facultad para firmar informe
Los servidores que no desempean cargos para dirigirse a sus jefes
inmediatos.
Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y
con los de igual jerarqua.
Partes del Informe
Lugar y remitente
N de informe
Remitente
Destinatario
Motivo
Cuerpo
Conclusin
Despedida
Firma
Clases
Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en
PNP los divide en administrativos y policiales en base al asunto que
trata.
Nosotros,
tentativamente,
lo
clasificamos
en
ordinario,
extraordinario y tcnicos teniendo en cuenta las personas que las

emplea, la rigidez que observa en su redaccin y regularidad que se
presentan:
INFORME ORDINARIO:

Uso
Lo usa los que desempea cargos para informar a sus superiores
sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el
desarrollo de acciones previstas, porque proporciona informacin
sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta
dichas acciones.
Adems constituye un verdadero documentos de trabajo por esto
su informacin debe ser fra, objetiva e imparcial.
Caractersticas
Es regular y rgido.
Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral,
trimestral, semestral, y otros.
Su remisin es obligatoria.
Por lo general es enumerado.
La mayora lleva titulo y es enviado con oficio o
memorando de remisin.
Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la
informacin que reporta.
INFORME EXTRAORDINARIO
Usos
El informe extraordinario lo usan los que desempean cargos, los
responsables o miembros de comisiones ( tenga
o no
responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar

a sus superiores asuntos diversos de trabajo.
Caractersticas
Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos
para su remisin y normas rgidas para su redaccin.
Los miembros extraordinarios se envan:
A pedido de la autoridad,
Cuando necesario comunicar sobre el avance
culminacin de una tarea encomendada, haya o no peticin

de la superioridad, y
Si se presentan casos imprevistos de inters.
Pueden ser numerados o no. La numeracin de los
informes extraordinarios e obligatorios solo si el remitente
desempea cargo administrativos.
Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de
revisin.
No llevan titulo.

Observaciones
Los informes que presentan los servidores que no
desempea cargos administrativos no llevan numeracin ni
siglas, los mismos que los memorando que remiten.
Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el
cdigo la sola denominacin de "Informe".
INFORME TCNICO
Usos
El informe tcnico lo usan los especialistas para informar
sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la
emisin.
Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad.
Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos
de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u
hechos
delicados
que
requieren
conocimientos
especializados.
Es un instrumento valioso para la toma de decisiones.
Caractersticas
El cdigo lleva "informe tcnico" como nombre de
documento.
Uso obligatoriamente "referencia"
Es numerado
El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.
Subttulos del texto del informe tcnico:
Introduccin
Que especfica el motivo o las razones que impulsa la
redaccin del informe.
Antecedentes
Que ofrece una breve historia de cmo se suscitan los actos.
Anlisis
Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes,
argumentos, pruebas, cargos y descargos y disposiciones
legales.
Conclusiones
Que contiene la deduccin lgica del anlisis que realiza,
relacin directo a hechos e ideas expuestas. En las
conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en
forma directa.
Recomendaciones

Que sugiere posible soluciones con relacin al asunto tratado.
La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma
decisiones.
17)RECURSO DE RECONSIDERACIN
Es el Recurso impugnativo que se interpone ante el mismo rgano que dict
la primera resolucin impugnada, debiendo necesariamente sustentarse en
nueva prueba instrumental. Este recurso es opcional y su no interposicin
no impide el ejercicio del Recurso de Apelacin.
18)RECURSO DE APELACIN
Es el Recurso impugnativo que se interpone cuando la impugnacin se
sustente en diferente interpretacin de las pruebas producidas o cuando se
trate de cuestiones de puro derecho, debiendo dirigirse a la misma
autoridad que expidi la resolucin para que se eleve lo actuado al superior
jerrquico.
Es un recurso ordinario y vertical o de alzada, que supone el examen de los
resultados de la instancia, y no un nuevo juicio, mediante el cual el juez ad
quem examina la correccin y regularidad de la resolucin dictada por el
juez a quo, segn los motivos de agravio que aduzca el apelante.
El recurso de apelacin es el medio que hace tangible el principio de la
doble instancia (previsto en el artculo X del CPC). Con este recurso lo que
se pretende es la eliminacin de la resolucin del juez inferior y su
sustitucin por otra que dicte el superior jerrquico.
El
recurso
de
apelacin
se
interpone
para
corregir
los
errores
eventualmente cometidos en la primera decisin. El mismo nombre de

apelacin (de appellare, llamar) alude al hecho de dirigirse la parte a otro
juez a fin de que juzgue mejor que el juez que ha juzgado en primer
trmino.
El artculo 364 del CPC indica que el recurso de apelacin tiene por objeto
que el rgano jurisdiccional superior examine, a solicitud de parte o de
tercero legitimado, la resolucin que les produzca agravio, con el propsito
de que sea anulada o revocada, total o parcialmente.

El artculo 382 del mencionado cdigo adjetivo seala que el recurso de
apelacin contiene intrnsecamente el de nulidad, slo en los casos que los
vicios estn referidos a la formalidad de la resolucin impugnada.
19)RECURSO DE REVISIN
Recurso impugnativo que se interpone, excepcionalmente, ante una tercera
instancia si las dos anteriores fueron resueltas por autoridades que no son
de competencia nacional.
20)EL RECURSO DE QUEJA
Segn el artculo 401 del CPC, el recurso de queja tiene por objeto el
reexamen de la resolucin que declara inadmisible o improcedente un
recurso de apelacin o de casacin. Tambin procede contra la resolucin
que concede apelacin en efecto distinta al solicitado.
La queja se basa en la necesidad de contar con un instrumento procesal
que impida que una resolucin no pueda ser impugnada debido al designio
de quien la dict, adquiriendo irregularmente la calidad de cosa juzgada.

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La definicin de documentos administrativos podra ser: que son el soporte de

Entre documentos originales: el documento hecho por voluntad de su

autor y conservado en la materia y forma que se emiti.

2) FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

La comunicacin puede ser:

Interna: Entre las unidades de la misma organizacin (entre todos los

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Externa: Entre unidades de distintas organizaciones.

3) CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

la expresin a las formas ms exactas y con el significado justo.

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administrativa, pues el uso de un trmino ambiguo e impropio

puede dar al traste con una actividad urgente en una institucin.

aspectos como la forma de exposicin del mensaje (orden de las

del lenguaje de uso comn.

especialmente en las comunicaciones que deben tratar un solo

Consiste en expresar nicamente lo esencial, sin eliminar los

debe prevalecer sobre las dems cualidades.

le quitar mucho tiempo.

informe al lector en el menor tiempo posible.

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Si se quiere lograr una verdadera comunicacin, la cortesa es el

crear o mantener la buena voluntad del receptor hacia el emisor.

del uso de palabras corteses.

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Y las siguientes complementarias:

REDACCIN DEL TEXTO

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consideracin de los asistentes para que lo admitan a debate o lo

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Residencia del destinatario

Despus de la despedida y firma podemos darnos cuenta que hemos

parte superior y central, o sino, al lado superior izquierdo.

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autoriza (en caso sea expedido por el subalterno)

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Semejanza entre Certificado y Constancia:

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extraordinario y tcnicos teniendo en cuenta las personas que las

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responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar

culminacin de una tarea encomendada, haya o no peticin

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