Comunicacin y Documentacin de los

Proyectos
Minor Cuando Raul
Universidad Politcnica de Tlaxcala
Programa Educativo de Ingeniera Mecatrnica
Av. Universidad Politcnica No. 1, San Pedro Xacaltzinco, Tepeyanco, Tlax.
raulmcuando@gmail.com
Tlaxcala, Mxico
Diciembre 2014
Abstract- Communication comes in different forms, including
personal communication, meetings, presentations, reports and
project documents

I.

INTRODUCCIN

La comunicacin se presenta en diferentes modalidades, entre ellas

la comunicacin personal, las juntas, las presentaciones, los
reportes y los documentos del proyecto
II.

COMUNICACIN PERSONAL

La comunicacin nos ayuda a identificar problemas potenciales,

solicitar sugerencias, informar cambios y esto incrementa el
desempeo del equipo. La comunicacin personal se realiza por
medio del lenguaje verbal, del no verbal y del lenguaje corporal.
Comunicacin oral.
Cuando una persona se comunica de forma oral debe de no hacer
comentarios o utilizar palabras o frases que se puedan interpretar
como ofensivas. Para que un comentario sea ofensivo no tiene que
ir dirigido a una persona en particular. Los comentarios hechos en
el interior de un grupo pueden resultar de mal gusto para algunos de
los miembros
Es crucial que en un proyecto haya bastante comunicacin cara a
cara, desarrollar relaciones de trabajo y establecer lo que se espera
de los dems. La comunicacin fluye cuando el equipo del proyecto
est ubicado en un rea comn. Resulta mucho ms fcil acudir a la
oficina de alguien para preguntar algo que llamar a esa persona por
telfono
La comunicacin oral debe ser clara, concisa, honesta y
contundente, para as evitar malo entendidos.
Comunicacin escrita
Se debe usar en casos necesarios. Se usa principalmente para
informar, confirmar y solicitar.

Al igual que la comunicacin oral, la comunicacin escrita debe de

ser clara y concisa, no incluir extensas distracciones

Es importante entender y comprender lo que estamos escuchando,

ya que en algunos casos las interrupciones hacen que las personas
no comprendan el mensaje completo. Algunos obstculos que
impiden escuchar son:
o Fingir que est escuchando
o Distracciones
o Impaciencia

Algunas sugerencias para escuchar y comprender lo que

escuchamos son:
o Concentrarse en el orado
o Pregunte
o No interrumpa
III.

JUNTAS

Una junta es una forma de reforzar el compromiso de los

miembros con el objetivo del proyecto. Existen diferentes tipos de
juntas:

Juntas para revisar el estatus del proyecto.

Los objetivos principales de estas juntas son informar, identificar

problemas y puntos de accin. Las tambin llamadas juntas de
avance del proyecto deben ser programadas de forma regular para
identificar oportunamente los problemas reales y potenciales, y as
evitar las sorpresas que pondran en peligro la posibilidad de lograr
el objetivo del proyecto. Se pueden hablar sobre temas como
avances logrados desde la junta anterior, el estatus de proyecto,
alcance del proyecto, pronsticos, variaciones, evaluacin de
riesgos, acciones correctivas, oportunidades de mejora, asignacin
de puntos de accin.

Un mensaje de correo electrnico sera conveniente para confirmar

las decisiones o las acciones, en lugar de depender de la memoria
de una persona.

Escuchar de forma efectiva.

Juntas para resolver problemas.

Puede ser convocada por un miembro del equipo cuando se

presenta un problema potencial y busca como resolverlo con las
personas que puedan ayudarle. Se sugiere un orden de temas para
este tipo de juntas:
1.

Formular la exposicin del problema

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Identificar las posibles causas

Recabar datos
Identificar posibles soluciones
Establecer mejor solucin
Modificar el plan de proyecto
Implementar solucin
Determinar si el problema ha sido resuelto

Juntas para revisar el diseo

Se realizan para que el cliente y el contratista queden conforme
con el diseo del proyecto planteado por el contratista.
Juntas efectivas
La persona que organiza la junta puede realizar las siguientes
actividades antes de la junta
o
o
o
o
o
o
Durante la junta:
o
o
o
o
o

Determinar si la junta es necesaria

Determinar el propsito de la junta
Determinar quin debe de participar en la junta
Entregar la agenda a los participantes de la
junta
Preparar materiales audiovisuales
Reservar sala de juntas

Empezar la junta a la hora sealada

Revisar el objetivo y la agenda de la junta
Resumir los resultados de la junta
No exceder el tiempo planeado
Evaluar el proceso de la junta

Despus de la junta
o Confirmar las decisiones que se tomaron
o Enumerar quien falto y quien asisti a la junta
o Distribuir los resultados a las personas
convocadas
IV.

V.

Los reportes sirven para informar sucesos importantes que

necesitan ser documentados. Existen diferentes tipos de reportes:

Reporte de avance. Se pueden mencionar los logros

alcanzados desde el reporte anterior, estatus actual del
desarrollo del proyecto, avance para la solucin de
problemas, problemas actuales que hayan surgido desde
el reporte anterior

Reportes finales. Puede incluir la necesidad original de

cliente, el objetivo original del proyecto, requerimiento
tos,
descripcin
del
proyecto,
beneficios,
consideraciones, lista de entregables, comprobar los
datos de aceptacin.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Visin y objetivos poco claros

Definicin poco clara de roles y responsabilidades
Falta de estructura del proyecto
Falta de compromiso
Comunicacin deficiente
Liderazgo pobre
Rotacin de los miembros del equipo
Conducta disfuncional

VI.

Definir el propsito de la presentacin

Conocer al publico
Utilizar lenguaje sencillo que todos puedan comprender
Preparar notas que puedan ser de utilidad
Preparar materiales audiovisuales
Practicar
Prepare el material que repartir

Cuando se efectu la presentacin, se recomienda:

REPORTES

PRESENTACIONES

El preparar una presentacin exponer la informacin ms clara

posible, sin exagerar en la extensin del contenido, ya que este
puede llegar a hacer aburrida la presentacin. Se sugieren aplicar
los siguientes consejos para preparar una presentacin:

Explique a detalle
Explique un breve resumen de lo anteriormente presentado
Hable con claridad y confianza
No lea lo que dicen las diapositivas
No se salga del tema
Tiempo para resolver dudas
Sinceridad y seguridad a la hora de contestar preguntas

Apague su telfono celular para evitar interrupciones

Breve descripcin de lo que se tratara

PLAN DE COMUNICACIN DEL PROYECTO

Se define cmo se generarn y distribuirn los documentos a los

grupos de inters a lo largo de todo el proyecto. Este plan identifica
los diferentes documentos, quin es el responsable de crear cada
uno, cundo o con cunta frecuencia se debe distribuir el mismo, a
quin se entregar cada documento y qu accin debe emprender
cada destinatario sobre si una situacin tiene falta de tica deben
presentarla con toda la confianza para poder emprender alguna
accin correctiva [1]
VII.

HERRAMIENTAS PARA LA COMUNICACIN EN

COLABORACION

El uso de estos dispositivos de comunicacin es importante

cuando los miembros del equipo estn en diferentes puntos
geogrficos, lo cual provoca que sea poco viable que se renan
fsicamente para una junta cara a cara. Estos instrumentos facilitan
la posibilidad de compartir la informacin del proyecto y mejoran
la comunicacin, la colaboracin, el trabajo en equipo, la

productividad y el desempeo del equipo. Los instrumentos para

la comunicacin pueden ser mensajes de correos electrnicos, que
hasta los auditivos, las teleconferencias y las videoconferencias,

IX.

CONCLUSIONES

La comunicacin en un equipo debe de ser efectiva, clara, concisa,

honesta y contundente. Esto hace que se mantenga al cliente y al
equipo bien informados sobre el status del proyecto.

Los reportes debe ser fciles de comprender. Preste tanta atencin

al formato, el orden, el aspecto y la facilidad de lectura como la
que dedica al contenido.
Lo ideal es preparar un plan de comunicacin para que los sucesos
del proyecto estn actualizados y todos los miembros del equipo
estn al tanto de todo
REFERENCIAS

[1] Guido Jack, James P. Clements. Administracin Exitosa

de Proyctos. Quinta Edicin. Editorial Cengage Learning.