Gerencia de Proyectos

CIDEC

Gerencia de Proyectos:
Fases de Seguimiento y Control / Cierre
Implementacin de Software Acsel/x para la compaa
Financiadora Personal C.A

Juan Jose Cartaya

16.462.590
0424-130.70.05
Juancartaya1@gmail.com

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CIDEC

FASE SEGUIMIENTO Y CONTROL

En los procesos realizados para observar la ejecucin del proyecto para que los problemas
potenciales se puedan identificar en forma oportuna y se puedan adoptar medidas, cuando
sea necesario, para controlar la ejecucin del proyecto. Adicionalmente a la ejecucin del
proyecto con el seguimiento y actualizacin del Project podemos realizar los resmenes de
avances, costos incurridos no presupuestado y retraso en la ejecucin de actividades para
esto consultar el Project que se anexa adicional a este documento.

En relacin a esta etapa de ejecucin se generaran documentacin en matrices como las

que se anexan para el control activo de cada una de las actividades:

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Control Integrado de Cambio. Los cambios se pueden dividir en dos tipos: Correctivas
aquellas tareas para eliminar las desviaciones en el proyecto y alinearlo con la planificacin.
Preventivas: tareas que se realizan a fin de eliminar y mitigar un riesgo identificado.
Reparacin de defectos por correccin o sustitucin. Donde se debe incluir actualizaciones
de cambios a documentos formalmente aprobados.

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Control de Alcance, Costos y Cronograma El control de alcance y cronograma se determina

a travs del Project y sus actividades con cada uno de los responsables a la culminacin
exitosa, adicionalmente al control de costos que representa horas hombre en su mayora
de alcance defino se relaciona las adquisiciones que se deben realizar para la puesta en
produccin del aplicativo:

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Control de la Calidad: basados en las cuatros premisas, se deben enfocar el control y la

aplicacin de la calidad con los responsables de auditoria y seguridad de la informacin
quienes tienen el deber de probar los controles que se definieron en la fase de planificacin.

Premisas:
Ingeniera de Sistema - Cubre la construccin de un sistema con o sin
software.
Ingeniera de Software - Cubre la construccin de soluciones software.
Integracin de productos y procesos de desarrollo - Cubre la relacin a largo
plazo con el cliente.
Relacin con proveedores - Cubre los procesos relacionados con la
subcontratacin de partes del sistema.

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Control de Riesgos: Incorporando a la matriz de riesgo se gestiona y administra donde son

plasmado sus avances y la minimizacin de los mismos, se anexa dicha matriz con los
avances proporcionados.

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Comunicacin Basados en el cronograma y responsables de las comunicaciones se llev de

manera eficaz la informacin al equipo de proyecto.
FASE DE INICIO:
TIPO

FRECUENCIA

RESPONSABLE DE
CONVOCAR

Correo

Una vez

Oficina de Proyecto

Lder del Proyecto /

Stakeholders

Envo de Ficha
Proyecto

Por
Oficina de Proyecto
Demanda

Lder del Proyecto /

Stakeholders

Firma de Ficha
Proyecto

Reunin
Reunin

Una Vez

Oficina de Proyecto

FRECUENCIA

RESPONSABLE DE
CONVOCAR

CONVOCADOS

Stakeholders

OBJETIVO

Presentacin Kickoff

FASE DE DEFINICION:
TIPO

CONVOCADOS

OBJETIVO

Correo

Por
Oficina de Proyecto
Demanda

Stakeholders

Definicin de Project
Plan

Correo

Una vez

Oficina de Proyecto

Stakeholders

Definicin de Matriz de
Riesgo

Correo

Una vez

Oficina de Proyecto

Stakeholders

Envi de Plan
Comunicacional

Correo

Una vez

Oficina de Proyecto

Stakeholders

Envi de Modelo de
Esquema de Pruebas

Correo

Una vez

Oficina de Proyecto

Lder del Proyecto /

Stakeholders

Firma de Documento
de Gestin

Reunin

Por
Oficina de Proyecto
Demanda

Lder del Proyecto /

Stakeholders

Levantamiento de
Actividades Pendiente

FASE DE EJECUCION:
TIPO

FRECUENCIA

RESPONSABLE DE
CONVOCAR

CONVOCADOS

Correo

Una vez

Oficina de Proyecto

Stakeholders

Correo

Una vez

Oficina de Proyecto

Stakeholders

Reunin

Semanal

Oficina de Proyecto

Lder del Proyecto /

Stakeholders

OBJETIVO

Diseo de Documento
Tcnico
Diseo Plan de Control
de Cambios
Revisar avances/
desviaciones

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Correo

Quincenal Oficina de Proyecto

Lder del Proyecto /

Stakeholders

informar avances /
desviaciones

Correo

Por
Lder Proyecto
Demanda

Oficina de Proyecto

Notificar Avances,
enviar informacin y
notificar desviaciones

Correo

Por
Stakeholders
Demanda

Lder de Proyecto

Notificar Avances,
enviar informacin y
notificar desviaciones

Reunin

Por
Lder Proyecto
Demanda

Oficina de Proyecto /
Lder de Sistema

Por
Demanda
Por
Demanda
Por
Demanda

Reunin
Reunin
Reunin

Levantamiento de
Fianzas
Levantamiento de
Reporte de Prestamos
Revisin de Proceso
MNP

Oficina de Proyecto

Lder de Proyectos

Lder de Procesos

Stakeholders

Oficina de Proyecto
/ Lder de Sistemas

Stakeholders

Pruebas en QA

Stakeholders

Envi de Esquemas
Resultados - Ajustes
QA

Correo

Por
Stakeholders
Demanda

Correo

Por
Lider Proyecto
Demanda

Correo

Una vez

Lider de Procesos

Lder del Proyecto /

Stakeholders
Lder del Proyecto /
Stakeholders

Envi de Certificacin
Pruebas Qa
Matriz documentacin
Gestionada y Publicada

FASE DE CIERRE:
TIPO

FRECUENCIA

RESPONSABLE DE
CONVOCAR

CONVOCADOS

OBJETIVO

Por
Lider de Proyecto
Demanda

Oficina Proyectos /
Stakeholders / Mesa
de Requerimiento

Adiestramientos

Correo

Una Vez

Oficina de Proyecto

Lder del Proyecto /

Stakeholders

Envi de Acta Cierre

Reunin

Una Vez

Oficina de Proyecto

Lder de Proyectos /
Stakeholders

Presentacin de Cierre
/ Firma de Acta

Reunin

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FASE CIERRE
Cuando llega el da del cierre del proyecto, hacemos llegar los entregables, finalizamos las
supervisiones, entregamos los documentos o memorias, y el equipo y el project manager.
Hemos recogido correctamente los requisitos, que tanto los requerimientos como los
objetivos estn claros y bien definidos. Los costes se han mantenido segn el presupuesto
y la ejecucin del proyecto se ha ido desarrollando en base a lo planificado.
Enumeramos algunas acciones en este cierre los tems de relevancia para el cierre.

1. Aprobacin: Se asegur los criterios de aceptacin estn totalmente definidos en la

declaracin del alcance. Una vez definidos y documentados, se validaron y aprobaron por
los responsables de las actividades.
2 . Contratos con los proveedores: En el caso de entregas de proveedores, nos aseguramos
de que se ha entregado lo acordado en el momento en que se ha establecido.
3 . Control de cambios: Mientras que el control de cambios es una herramienta para
gestionar la corrupcin del alcance , los cambios a gran escala y las actualizaciones del
proyecto, puede a veces generar proyectos derivados ms pequeos. La experiencia del
project manager har que se sugieran como nuevos proyectos o bien como mejoras o
revisiones al proyecto principal.
4 . Garanta: Lo especificamos en el contrato o acuerdo de servicio, en este caso nos
aseguramos de que el intervalo de tiempo y la transferencia estn claramente definidos y
el cliente es consciente de ellos.
5 . Reconocimiento: notificacin a travs de la reunin final y manuscrito el cierre del
proyecto al equipo que participo en las diferentes fases del proyecto.

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