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Introduccin

Cuando se trata de intervenir los aspectos relacionados con la higiene y seguridad de los lugares
de trabajo en oficinas, debemos considerar en la gestin de los riesgos existentes, el diseo de las
instalaciones (local, ventilacin, iluminacin y acondicionamiento acstico), el amoblamiento
(sillas y mesas de trabajo, equipos, etc.), la organizacin de las tareas (situaciones de trabajo que
pueden conducir al estrs, la desmotivacin en el trabajo y otros problemas de naturaleza
psicosocial) y finalmente, la formacin e informacin de los trabajadores. Aspecto que es
especialmente importante en tareas que representan un alto grado de autonoma en la
organizacin del propio puesto de trabajo.
Las tareas propias del personal de oficina son, principalmente, administrativas por lo que los
principales riesgos a los que estn expuestos son ergonmicos y psicosociales, especialmente en
los puestos con mayor responsabilidad sobre la gestin de la empresa por la realizacin de tareas
como facturacin, cobros, gestin del restaurante, atencin a los clientes, etc.
La evolucin de las nuevas tecnologas aplicadas al campo de la facturacin, cobro, control de
mercancas a travs de sistemas de informticos para pedidos, registro y clasificacin de
alimentos por cdigos de barras, escaneado, etc., ha permitido acelerar y controlar al detalle el
trabajo que se desempea en este sector. La desventaja sera la incidencia, sobre el trabajador, de
los riesgos derivados del tratamiento e informatizacin de todos estos datos.

ASPECTOS ERGONMICOS EN LA OFICINA


El puesto de trabajo debe contar con una dimensin suficiente y estar acondicionado de manera
que permita los movimientos y favorezca los cambios de postura. Es conveniente dejar libre el
permetro de la mesa para aprovechar bien la superficie de trabajo y permitir la movilidad en el
mismo. Por lo tanto tenga en cuenta lo siguiente:
Organice su superficie de trabajo para que pueda disponer de una manera cmoda su
equipo y otros elementos de trabajo.
Coloque los implementos de trabajo que utiliza con mayor frecuencia, al fcil alcance de
las manos.
Recuerde que el escritorio es un mueble de trabajo, no un depsito de desperdicios ni la
mesa del comedor.

Mantngalo despejado y limpio, de manera que las cosas que

realmente necesita puedan estar siempre a mano.


Los escritorios actualmente suelen tener una altura estndar, pero no sobra tener en cuenta
el tipo de silla a utilizar para mejorar el acoplamiento de la persona que lo utilizar.
Suba o baje la altura de la silla hasta que considere adecuada la altura de la mesa. Si tiene
que subir la silla de manera que no puede apoyar bien los pies en el suelo, solicite un
reposapis.

Postura
Recuerde que la postura correcta no depende de medidas especficas, sino que es aquella
en que usted se sienta ms cmodo con respecto a su entorno de trabajo.
Sintese correctamente, apoyndose en el respaldo de la silla y manteniendo la espalda
recta y el estmago sumido. Mantenga los pies sobre una superficie de apoyo (reposapis)
si se requiere, de manera que la altura de las rodillas se pueda cambiar.
Mantenga los codos cercanos a su cuerpo cuando est digitando.
Alterne las posturas frecuentemente (sentado, de pi).

Monitor (Pantalla del computador)


Ubquelo de tal manera que sea posible sentarse de frente a la pantalla, evitando giros del
cuello (ngulo de giro inferior a 35).

Retrase la pantalla todo lo que pueda. La distancia mnima entre los ojos y la pantalla
debe ser de aproximadamente 50 cm.
NO

SI

Una vez ajustada la altura de la mesa, compruebe que el borde superior de la pantalla
queda a la altura de sus ojos o algo por debajo.
Si el monitor est encima de la CPU, es posible que quede demasiado alto. Quite la CPU
y apoye el monitor directamente en la mesa. Si considera que la pantalla est demasiado
baja, ajuste el ngulo de la misma o coloque un realce que le d la altura requerida.

NO

SI

Encuentre el equilibrio ideal que debe tener su visin con respecto a la iluminacin del
ambiente y el monitor, ubique la pantalla evitando los reflejos de lmparas y ventanas.
Ajuste los controles de brillo y contraste de acuerdo con su necesidad (ubicacin del
puesto, problemas visuales), ajuste los colores de la pantalla para que los caracteres sean
legibles, incremente el tamao de los caracteres

y cambie el tipo de fuente si es

necesario. Los expertos consideran que caracteres negros sobre fondo blanco son la
configuracin ms adecuada.
La imagen debe ser estable, sin destellos, centelleos o cualquier otra forma de
inestabilidad.
Teclado
Mantenga las manos en una posicin natural y relajada cuando utilice el teclado. Evite
doblar las muecas cada vez que oprima las teclas.

Oprima las teclas con el esfuerzo que realmente necesita.


Ubique el teclado frente al monitor y frente a usted, buscando que este quede
al mismo nivel de los codos conservando una postura sentado adecuada.
Coloque el teclado de forma que no est justo en el borde de la mesa. Entre el
teclado y el borde de la mesa debe quedar un espacio de al menos 10 cm. para
apoyar las muecas.
El teclado debe ser inclinable e independiente de la pantalla, impidiendo el
cansancio y las molestias en los brazos.
El teclado no debe ser demasiado alto. Como norma general, la parte central del
teclado (fila de la A) debe estar a menos de 3 cm de altura sobre la mesa. Esta
recomendacin se cumple en casi todos los teclados de mesa, pero no en
porttiles. En estos casos, debe disponerse de almohadillas que eleven el punto
de apoyo de las muecas y antebrazos.
La superficie deber ser opaca mate para evitar los reflejos.
Los smbolos de las teclas debern resaltar suficientemente y ser legibles desde
la posicin normal de trabajo.

Ratn
El ratn debe tener una forma que permita su utilizacin cmoda tanto por
personas diestras como zurdas. Los zurdos deben colocar el ratn a la izquierda
y cambiar la configuracin de las teclas en el men de configuracin.
Mantenga los dedos relajados. Suelte el sealador (botn izquierdo o derecho del
ratn) mientras no lo tenga en uso.
Coloque el ratn al mismo nivel del teclado.
Movilice el ratn colocando ligeramente la mueca sobre el plano de apoyo.

Porta documentos
Utilice en lo posible un atril porta documentos cuando sea necesario trabajar de
manera habitual con documentos impresos (transcribir, leer...) ello permite
reducir los esfuerzos de acomodacin visual y los movimientos de giro de
cabeza.
Coloque el atril porta documentos a la misma distancia visual que la pantalla y,
si es posible, en el mismo plano vertical.
Los documentos deben ser en papel de acabado mate fcil de leer.

NO

SI

El escritorio
Deber permitir la colocacin flexible de la pantalla, del teclado, de los
documentos y dems materiales de trabajo.
Las medidas mnimas de una mesa sern de 160 cm, de ancho por 60 cm de
profundidad, siendo recomendables las de 180x60 cm. Si se utilizan monitores
de gran tamao (rayos catdicos), este deber colocarse como se ilustra en la
imagen.

Debajo de la mesa debe quedar un espacio holgado para las piernas y para
permitir movimientos. Deben evitarse los cajones y otros obstculos que
restrinjan su movimiento debajo de la mesa o que puedan ser fuente de
golpes. Este espacio libre mnimo debajo del tablero debe ser de 70 cm de
ancho y con una altura libre de al menos 65 cm.
Las recomendaciones para la altura de la mesa debe ser aproximada a la
altura del codo cuando se est sentado (72 cm, hasta 75 cm).
Los bordes de la mesa no deben ser cortantes, evitando cantos agudos y
cualquier tipo de saliente.
Los cajones se deben deslizar suavemente sin realizar esfuerzos importantes.
Para ello, deben disponer de guas con rodamientos. Es imprescindible que
existan topes de apertura, de manera que el cajn no salga del todo al abrirlo.
Utilice una superficie de trabajo de aspecto mate, con el fin de minimizar
los efectos molestos de los reflejos de la luz. El vidrio sobre la superficie de
trabajo incrementa el brillo por reflejos de luces y por ello genera fatiga
visual.

Silla
Utilice una silla de altura ajustable a la altura recomendada. Ajstela en una
posicin que le permita apoyar sus pies completamente sobre el piso o el
reposapis.
Acerque su silla a la mesa y ajuste la altura del asiento hasta que los brazos le
queden a una altura cmoda para trabajar sobre la mesa (la mesa debe quedar
aproximadamente a la altura de los codos un poco ms alta).

Si no puede apoyar los pies firmemente en el suelo, o nota presin del borde
delantero del asiento sobre las corvas o los muslos, solicite un reposapis; en
ningn caso ajuste la altura de la silla teniendo en cuenta el suelo, sino la
altura cmoda con respecto al plano de la mesa.
La silla de trabajo deber ser estable, proporcionando al usuario libertad de
movimientos y procurndole una postura confortable.
Es necesario que las sillas tengan

posibilidad de giro para permitir la

movilidad y el acceso a los elementos de trabajo. Para garantizar su


estabilidad, las sillas deben poseer al menos 5 brazos de apoyo al suelo y la
base de apoyo deber tener un dimetro superior a 50 cm.
El asiento debe ser de forma ms menos cuadrangular, con esquinas
redondeadas y sin aristas ni cantos duros. El borde delantero debe ser
suavemente curvado para evitar compresiones debajo de los muslos y
rodillas.
La profundidad ptima del asiento ser aquella que permite usar el respaldo
sin que se note una presin excesiva debajo de las rodillas.

NO

SI

Es necesario que las sillas de trabajo dispongan de un adecuado apoyo


lumbar. La altura del respaldo debe llegar como mnimo hasta la parte media
de la espalda (debajo de los omplatos).
Los elementos de regulacin (palancas) deben ser simples en cuanto a su
manejo y accesibles mientras se est sentado en la silla. Es imprescindible
que el usuario disponga de informacin sobre la forma de regular su propia
silla de trabajo.
Solicite mantenimiento preventivo y correctivo de su silla, con el fin de
evitar posturas incomodas por dificultades en la utilizacin de ella.
Solicite asesora al Programa de Prevencin de Riesgos Ocupacionales antes
de adquirir nuevas sillas, con el objeto de verificar que su compra cumpla los
parmetros ergonmicos de una silla.

ASPECTOS AMBIENTALES
Iluminacin
Utilice al mximo la luz natural, que ingresa a travs de ventanales, los
cuales deben permanecer limpios y libres de obstculos. Regule el ingreso
excesivo de luz mediante persianas o black-out
Ubique entrada de las fuentes de luz natural y artificial (puertas, ventanas,
lmparas) evitando la formacin de reflejos en las pantallas y superficies de
trabajo.
Las fuentes de luz deben colocarse de manera que eviten los
deslumbramientos y los reflejos molestos en la pantalla, el mobiliario y
dems elementos de oficina.
Combine la luz natural con la luz artificial para mejorar las condiciones de
iluminacin en el puesto de trabajo.

Emplee colores claros para las paredes y techos cuando se requieran mayores
niveles de iluminacin, estos permiten un mejor ambiente lumnico sin
aumentar el nmero de lmparas.

Ventilacin
Utilice,

en lo posible,

la ventilacin natural. Para ello es necesario que

existan entradas o ventanas que permitan la circulacin del aire. Cuando se


requiera

mejorar el ambiente trmico interior utilice sistemas de tipo

mecnico como ventiladores o equipos de acondicionamiento de aire.


Solicite mantenimiento preventivo y/o correctivo al sistema de ventilacin
utilizado, para asegurar una buena calidad del aire en el lugar de trabajo.
ORDEN Y LIMPIEZA
Del puesto de trabajo
Evite que se acumulen demasiados papeles sobre la mesa, ya que le restarn
espacio para trabajar con comodidad. Encima de la mesa slo deben estar los
documentos con los que est trabajando en cada momento. Para guardar
papeles debe usar las estanteras, armarios o archivadores. Invierta unos
minutos en ordenar su mesa antes de acabar la jornada de trabajo.
Mantenga aseado y ordenado su sitio de trabajo.
Recicle todo el material reutilizable que se genere en su rea. Utilice los
recipientes adecuados y debidamente sealizados para esta labor.
Realice peridicamente una revisin de su rea con el fin de evaluar la
existencia de materiales inservibles o en desuso. Proceda a su reintegro y
evite cmulos de papel y polvo en su rea.
Anualmente revise la documentacin de su dependencia, seleccione la
documentacin de archivo pasivo, la documentacin importante que debe
guardarse mediante mtodos digitales o microfilmados y envela para
garantizar la recuperacin y seguridad de la misma, conforme a la
programacin de Administracin Documental. Consulte los procesos y tablas
de retencin documental en el portal universitario.

Solicite en forma peridica al Departamento de Sostenimiento la designacin


de cuadrillas de aseo para que realicen labor intensiva en paredes, puertas,
lmparas, techos, ventanales, etc.

De la computadora
Realice peridicamente una limpieza de la misma. Para realizar la limpieza y
mantenimiento debe tenerse apagado y desconectado el equipo.
Limpie la pantalla de su computador con un pao hmedo (la pantalla tiende
a acumular polvo debido a su carga electrosttica, por ello la frecuencia de
limpieza debe ser diaria).
Limpie el teclado: Invierta su posicin y sacdalo suavemente o lmpielo
con un cepillo seco.
Solicite al centro de instrumentacin el mantenimiento de los equipos
cuando este se requiera, no realice por su cuenta reparaciones.
No coma o beba en las reas de oficina y en especial junto a los
computadores pues cualquier residuo puede obstaculizar las teclas y hacer
ms difcil el digitado.
SEGURIDAD PARA EMERGENCIAS
Participe activamente en los planes de emergencia de su dependencia, en las
capacitaciones sobre primeros auxilios y manejo de extintores.
Conozca la ubicacin de los extintores, gabinetes contra incendios y aprenda
a operarlos.
Identifique las rutas de evacuacin para salir por ellas en caso de presentarse
una emergencia y mantngalas libres de obstculos.
Comunique a su jefe inmediato si detecta algn peligro o riesgos en las
diferentes labores que desempea y/o en el

rea

de trabajo. Informe

oportunamente la presencia de objetos extraos a la entrada o cerca de su


oficina, sea cauteloso.

Identificacin de los Riesgos


Generales

Cadas al mismo y a distinto nivel al transitar por escaleras y zonas de paso.


Cortes y pinchazos con tijeras, abrecartas, chinchetas y dems pequeo material
de oficina.
Golpes contra objetos inmviles, (cajones abiertos, objetos en zona de paso,
pasillos de anchura insuficiente...).
Fatiga por adoptar posturas y gestos inadecuados.
Contactos elctricos durante el uso de equipos e instalaciones
Medidas preventivas Generales
Mantn las zonas de trnsito libres de obstculos (cajas, papeleras, cables).
Las mesas de trabajo y muebles accesorios debern quedar ordenadas y
recogidas al finalizar la jornada.
Respeta las seales de advertencia de suelo mojado.
Guarda los objetos cortantes o punzantes (chinchetas, tijeras, abrecartas) tan
pronto como termines de utilizarlos.
Mantn los cajones cerrados.
Evita almacenar objetos, especialmente los pesados, donde sea difcil
alcanzarlos o donde se puedan caer.

Medidas preventivas

Escaleras
Cuando transites por una escalera recuerda que es aconsejable utilizar los
pasamanos.
Antes de utilizar escaleras de mano, comprueba que estn en correcto estado
(tirantes de seguridad, dispositivos de apoyo antideslizante en la parte
inferior...).
No intentes alcanzar objetos alejados de la escalera. Baja de la escalera,
desplzala y vuelve a subir.
No trabajes en los ltimos peldaos ni manejes pesos elevados. Procura siempre
mantener al menos una mano libre para poder sujetarte.
No utilices sillas, mesas o papeleras como escaleras

Medidas Preventivas
Estanteras, armarios y archivadores.
Si un armario comienza a volcarse, no intentes pararlo. Aprtate, lo ms
rpidamente posible, de su lnea de cada.
Si adviertes que un armario se tambalea, avisa al personal de mantenimiento.
Llena los cajones de abajo a arriba, y de atrs hacia delante. Los elementos ms
pesados se colocarn siempre en los cajones inferiores.
Evita colocar sobre los armarios objetos susceptibles de caerse.
Cierra cada cajn (especialmente los telescpicos) despus de utilizarlo, y
siempre antes de abrir el siguiente, para evitar entorpecer la circulacin.

Medidas Preventivas
Electricidad
Utiliza siempre bases de enchufe con toma de tierra. No usar conexiones
intermedias (ladrones), que no garanticen la continuidad de la toma de tierra.
Nunca desconectes los aparatos tirando del cable.
Nunca manipules o intentes reparar objetos o instalaciones elctricas.
Slo debe hacerlo personal especializado

Medidas Preventivas
No adoptes posturas incorrectas tales como:
Sentarse sobre una pierna o sentarse con las piernas cruzadas.
Sujetar el auricular con el hombro

Medidas Preventivas
No efectes movimientos inadecuados como:
Girar sobre la silla mediante movimientos bruscos del tronco, en lugar de hacer
el giro con ayuda de los pies.
Forzar la posicin para alcanzar objetos distantes, en lugar de levantarse para
cogerlos.

Conclusin

Los trabajos en oficina parecen libres de riesgos, cuando en realidad estos puestos de
trabajo pueden ocultar muchos accidentes e incluso, enfermedades profesionales.
Un sitio de trabajo seguro en oficinas requiere un buen control de los peligros, orden y
limpieza, y prcticas seguras de trabajo.
Es importante, que las personas que realizan estos trabajos sepan de los riesgos a los
cuales estn expuestos y la manera de prevenirlos.
La intencin de este trabajo que las personas que trabajan en una oficina estn
preparadas para:
Identificar los riesgos inherentes al trabajo de oficina a travs de un Anlisis de Riesgos
de Trabajo, y a su vez aplicar las medidas preventivas apropiadas, eliminando o
minimizando el riesgo al mismo tiempo que se protege al trabajador.