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FERREBOOM
FICHA DE OBSERVACION N
EQUIPO:
AREA: Administrativa
RESPONSABLE DEL AREA: Paola Melgar Poves
OBSERVACIN: Deficiencias en el proceso administrativo.
PROBLEMA: Se analiz el proceso administrativo y se encontraron deficiencias en el
rea de organizacin, especialmente comunicacin.
CONDICION: Desde cundo hay deficiencias en el proceso administrativo?
CRITERIO: Se le hizo la pregunta a la responsable del rea administrativa Srta. Paola
Melgar Poves y respondi .No existe una cultura organizacional ni una identificacin
hacia la empresa de parte de los empleados. La estructura organizacional no se
encuentra plasmada, las jerarquas no estn formalmente establecidas.
CAUSAS:
EFECTO:
RECOMENDACIN:
IMPACTO:
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FIRMA
registral
para
inscribir
el
acta
de
defuncin,
IMPACTO :
Los procesos como sub procesos que siguen el Registro Civil de la MPH
requieren de mucho tiempo para su realizacin salvo algunos procesos
que si son rpidos, esto genera una aglomeracin de usuarios y por tanto
su insatisfaccin.
Hay muchos libros que aun no estn escaneados y cuando los usuarios
van a pedir una acta ya sea de defuncin, nacimiento matrimonio se
tiene q buscar en el libro para su entrega, esto toma tiempo y causa que
las personas regresen y genera aglomeraciones de usuario como ya se
indic .
La oficina del registro civil en el rea de almacene de libros registrales
existen hay mucho desorden en lo que son archivos fsicos tanto los
recibos, cartas , resoluciones que llegan a la oficina y no se pueden
atender inmediatamente se tiene que buscar cada paquete en donde
estn los archivos, aparte genera alguna perdida de archivos, esto causa
rehacerlos y es por tanto la demora de atencin.
Libros registrales que estn propensos al maltrato y a la posible perdida
de ellos ya sea por sucesos naturales o por perdidas.
Falta de materiales de escritorios como son tijeras, goma, clips, plumones
computadoras(muy lentas).
Tambin se noto que hay una cierta rivalidad entre el personal que
trabaja en dicho rea no existe un buen clima laboral, no hay una buena
comunicacin entre le jefe y los colaboradores, motivacin escasa, esto
genera que las personas solo trabajan por cumplir y no muestren una
buena orientacin a los usuarios para satisfacer sus necesidades.
RECOMENDACIN: Se recomienda al jefe de dicho rea que tenga mas
comunicacin con sus colaboradores, que se realicen pecosas para materiales de
escritorio, que se escaneen todos los libros registrales y que se haga una
digitalizacin de todo el almacn de archivos para evitar perdidas
acelerar los procesos.
.
y para