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Universidad de San Carlos de Guatemala

Faculta de Arquitectura
Escuela de Diseo Grfico
Organizacin Profesional
Arq. Julio Trtola
6to. Semestre 2010

Grupo 10
Sergio Rodas 200711148
Leslie Lpez 200810637
Anggely Enrquez
200810655
Emanuel Ortz 200810659
Ronald Noriega 200821678

Sistemas de Control y Evaluacin


INTRODUCCIN
El sistema de evaluacin y control de una entidad organizacional lucrativa
consiste en el establecimiento esquematizado de estndares, los cuales van
regidos totalmente por los principios e intereses de la organizacin. El estndar
es la unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con el cual se
efecta el control.
La evaluacin organizacional debe ser cuantitativa y cualitativa, ya que son
factores tangibles de la medicin laboral y lucrativa que la entidad posee
segn cada una de las reas que rige y hacen que funcione dicha organizacin.

REVISIN LITERARIA
Integridad y tica. Un clima tico vigoroso dentro de la empresa y en todos sus
niveles, es esencial para el bienestar de la organizacin, sus componentes y el
pblico en general. La transmisin de valores se hace:. con el ejemplo
- estableciendo normas escritas
- estableciendo respuestas eficientes y contundentes
Competencia profesional. Compromiso de la organizacin con el trabajo bien
hecho, de forma eficaz y eficiente
Responsabilidad del Consejo de Administracin
Un Consejo de Administracin pasivo y sin capacidad de cuestionar las
decisiones y polticas de la Direccin es un riesgo de control interno muy
significativo

MATERIAL Y TCNICAS

Para la realizacin de la siguiente revisin literaria se utiliz la tcnica de


resumen literario, la cual sigue paso a paso la metodologa ordinaria para la
creacin de un documento explcito y de menor magnitud que representa de
manera esquematizada y ordenada las ideas y conceptos principales de la matriz
de la cual fue tomada dicha informacin.

MARCO TERICO
CONTROL
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades
planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en buen camino.
ELEMENTOS DE SISTEMA DE CONTROL
Establecimiento de Estndares: Un estndar puede ser definido como una
unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se
efecta el control.
Medicin de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen
medios disponibles para determinar exactamente que estn haciendo los
subordinados, la comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil.
Correccin: Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, es
necesario corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos
planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentacin: Una vez corregidas las desviaciones, es recomendable
reprogramar el proceso de control con la informacin obtenida causante del
desvo.
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de
control:

Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad

Controles utilizados con ms frecuencia en los factores del control


Cantidad
Presupuestos

Tiempo
Estudios de

Costos
Presupuestos

Calidad
Evaluacin de la

Estimaciones
Productos
terminados
Unidades Venidas
Unidades
rechazadas
Inventarios del
personal
Medicin del
trabajo
Pronsticos
Control de
Inventarios

Tiempo
Fechas lmite

Tiempo mquina Pronsticos


Medicin del
Contabilidad
Trabajo
Procedimientos
Productividad

actuacin
Pruebas
Psicolgicas
Inspecciones
Visuales
Coeficientes
Rendimiento del
Personal
Informes

Estndares

Procedimientos

Programas

Costo por metro


cuadrado
Costos estndar

Rendimientos vs
Inversin

Estndares
Calificacin de
meritos
Tabla tomada de Administracin Moderna, McGraw Hill TOMO I

Importancias del Control


Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen
los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones
para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
Localiza los sectores responsables de la administracin, desde el momento en
que se establecen medidas correctivas.
Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeacin.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.
Tipos De Control

Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar


operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas
diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas
con propiedad. La consistencia en el uso de las polticas y
procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.

Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la


accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y
sincronizacin de las actividades, segn ocurran.

Control de retroalimentacin. Este tipo de control se enfoca sobre el


uso de la informacin de los resultados anteriores, para corregir posibles
desviaciones futuras del estndar aceptable.

reas Del Control


El control, acta en todas las reas y en todos los niveles de una empresa.
Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma
de control o monitoreo. Preferentemente debe abarcar las funciones bsicas y
reas clave de resultados como:
Control de produccin. La funcin del control en esta rea busca el
incremento de la eficiencia, la reduccin de costos, y la uniformidad y mejora
de la calidad del producto.
Control de calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para
comprobar una calidad especfica tanto en materias primas como en los
productos terminados.
Control de inventarios. Se encarga de regular en forma ptima las
existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas,
materias primas, etc.
Control de compras. Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades
como:
a) Seleccin adecuada de los proveedores.
b) Evaluacin de la cantidad y calidad especificadas por el departamento
solicitante.
c) Comprobacin de precios.
Control de mercadotecnia. Se efecta mediante el estudio de informes y
estadsticas.
Control de ventas. Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales
para el establecimiento de este control.
Control de finanzas. Proporciona informacin acerca de la situacin
financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los
recursos.
Control de recursos humanos. Su funcin es la evaluacin de la efectividad
en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de
personal.

HERRAMIENTAS DE CONTROL

La grfica de Gantt: Lo que Gantt identific fue que las metas totales del
programa deben considerarse como una serie de planes derivados (eventos)
interrelacionados, que las personas pueden comprender y seguir.
Pert (Tcnica De Revisin Y Evaluacin De Programas) y Camino Critico
(CPM):
La Tcnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique) es un
instrumento diseado especialmente para la direccin, permitindole planificar,
programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los
resultados deseados.
Se trata de una tcnica que proporciona a la gerencia informacin sobre los
problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminacin de
un proyecto. (Biblioteca Prctica de Negocios. McGrraw- Hil, 1996l)
Graficas PERT
La grfica PERT es una grfica original de redes no medidas que contiene los
datos de las actividades representadas por flechas que parten de un evento i y
terminan en un evento j.
RUTA CRTICA
El mtodo del camino crtico es un proceso administrativo de planeacin,
programacin, ejecucin y control de todas y cada una de las actividades
componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo
crtico y al costo ptimo.

Grfica De Punto De Equilibrio:


La grfica de punto de equilibrio es un interesante mtodo de control, ella
ilustra la relacin entre las ventas y los gastos de manera que indica qu
volumen de ingresos cubre en forma exacta los gastos.
Red de Actividades
Se llama red la representacin grfica de las actividades que muestran sus
eventos, secuencias, interrelaciones y el camino critico

IDENTIFICACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN


CRTICOS DEL DESEMPEO INTERNO Y EXTERNO

DE

INDICADORES

Indicador de control interno


El indicador de control interno es una grfica cronolgica que muestra la
tendencia y la desviacin de una actividad administrativa sujeta a influencias
internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional.
Control interno Es la divisin del trabajo para obtener la menor cantidad
posible de diferencias en los resultados de las actividades administrativas con
respecto a su programacin. La primera divisin del trabajo se hace en forma
departamental o funcional.

Indicadores Externos
Indicadores del ambiente: estos indicadores nos dan a conocer lo que esta
sucediendo en el exterior y que puede afectar en alguna forma la realizacin
de las actividades propias de una empresa.
Indicadores de los productos o servicios
Estos indicadores muestran las caractersticas bsicas del producto que
vendemos o del servicio que prestamos para saber si satisface la necesidad
demandad por el consumidor.
Indicadores de la estructura financiera
Estos indicadores nos dan a conocer el equilibrio que debe haber en las
finanzas de la empresa representado por la disponibilidad de dinero y la
oportunidad de nuestros pagos a los acreedores.
Indicadores de la funcin suministros
Estos indicadores se utilizan para conocer el nivel adecuado de los almacenes
de materia prima y productos terminados, la existencia de la materia prima en
los almacenes se justifica por la necesidad de tener una proteccin adecuada
para la produccin.
Indicador de la fuerza de trabajo
La fuerza de trabajo o personal de la empresa es uno de los punto s clave para
lograr la mxima productividad de la compaa.
Indicadores de los medios de produccin.
Proporcionan una informacin de los resultados que se tienen en la empresa,
como consecuencia de las polticas de inversin, mantenimiento y reposicin
de terrenos, edificios, maquinaria, instalaciones, herramientas, equipo de
transporte y otros activos.
Indicadores de la actividad productora
Estos indicadores muestran el nivel de produccin en las cantidades y
calidades requeridas, esforzndose siempre por esforzar por alcanzar una
productividad alta en las operaciones.
Indicadores de mercadeo
Es el de garantizar el flujo continuo de los productos al mercado en la cantidad
y calidad deseada por el consumidor y con la utilidad que ha sido propuesta
por la empresa.
Indicadores contabilidad y estadstica
El departamento de contabilidad informa peridicamente a la gerencia los
resultados de la actividad econmica empresarial por medio de los estados
financieros y documentos complementarios.

DISCUSIN
El control es una herramienta totalmente importante y clave para la correcta
organizacin, desempeo y equilibrio de una empresa determinada, ya que
esta permite datos precisos de la produccin y la funcionalidad de las
diferentes reas que la rigen.
El control tambin se refiere a la labor de los departamentos, el personal, el
equipo y dems componentes que pertenecen a la empresa y colaboran en
diferentes escalas al mantenimiento y funcionalidad de la misma en el medio.
Existen varios aspectos a numerar los cuales permiten un anlisis de la
empresa a evaluar, ya que previo a la realizacin de un sistema de control
interno, es necesario conocer las reas y aspectos evaluativos:

CONCLUSIONES
-

El establecimiento de los estndares puede ser definido como una


unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la
cual se efecta el control.

Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de


productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de
rechazo, etc., o pueden estipularse en trminos monetarios como costos,
ingresos o inversiones; u otros trminos de medicin.

Cantidad, tiempo, costo y calidad. Los tres primeros son de carcter


cuantitativo y el ltimo es eminentemente cualitativo. El factor cantidad
se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A travs del
factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado
como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de
l se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

La importancia del control se rige por el establecimiento de medidas


para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar
desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los
sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se

establecen medidas correctivas. Proporciona informacin acerca de la


situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al
reiniciarse el proceso de la planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al
evitar errores.
-

El control, acta en todas las reas y en todos los niveles de una empresa.
Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna
forma de control o monitoreo.

La Tcnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique) es un


instrumento diseado especialmente para la direccin, permitindole
planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de
obtener los resultados deseados.

Bibliografa
Terry, George R., Principios Administrativos. Compaa Editorial Continental,
S.A.
Mxico,1977.
Biblioteca Prctica de Negocios. McGraw Hill. Tomo I. Administracin Moderna.
Mxico,1996.
Diccionario Larousse
-grafa
www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema6_1.htm