Integracin WF SAP con Outlook 2003

Diseo

Versin 1

REALTECH Espaa, Pza. Pablo Ruiz Picasso s/n, Torre Picasso Planta 4, 28020 Madrid
REALTECH Espaa, Calle Balmes 114, Planta 7, 08008 Barcelona,
Tel. +34 91 556-00-13 o +34 93 272 26 70

ndice
1

OBJETIVO

FUNCIONALIDAD

DISEO TCNICO

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1 Objetivo
La finalidad del presente documento es reflejar la integracin de WF de SAP con
Outlook.
Asimismo se contempla las ampliaciones desarrolladas para FMC FORET con el fin
de solucionar gaps del sistema estndar SAP.

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2 Funcionalidad
A partir de la versin Outlook 2003, SAP no soporta el conector existente entre
sistemas SAP R3 y gestores de correo Outlook para la integracin de WF de SAP a
travs de MAPI PROVIDER.
Por otro lado, ha definido dos soluciones para proseguir con dicha integracin a
partir de la versin Outlook 2003
UWL : El portal de SAP ofrece una bandeja de entrada donde poder ofrecer a
cada responsables los WF pendientes de aprobar de sistemas SAP y no SAP.
Mails ampliados: A travs de esta solucin parcial, se permite enviar
notificaciones de mails a aquellos responsables de ejecutar aprobaciones. En
dichos mails se adjunta un acceso directo para poder ejecutar el WF de SAP .
En FMC Foret, se ha optado por esta ltima opcin debido a la no existencia del
portal de SAP entre sus instalaciones.
Proceso
Ejemplo: Aprobaciones de viajes

En el da a da los empleados de FMC Foret, pueden ir solicitando viajes que

han de ser aprobados por el correspondiente responsable.

A travs de un proceso planificado, se envan correos electrnicos a todos

aquellos responsables de ejecutar una tarea de Workflow.

La siguiente imagen muestra un correo electrnico en la bandeja de entrada

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Los correos electrnicos que se reciben en la bandeja de entrada del cliente

Outlook tiene el siguiente formato: <Sistem ID> <Nmero de Tarea de
Workflow> <Autoriza viaje de> < usuario>
Desde el correo electrnico a travs del link Ejecutar se ofrece la tarea de
workflow tal y como se ejecutara desde dentro de SAP.
Con la aprobacin de la tarea , el sistema SAP enviar un mensaje de
notificacin con formato <Fin de notificacin> <Nmero de tarea de Workflow>
que servir para eliminar el mensaje original
o Si la tarea de workflow hubiese tenido mas de un responsable, se
borrara el mensaje original en cada cliente Outlook. De esta forma se
evita que los buzones de entrada del Outlook sigan almacenando
correos electrnicos para la aprobacin de tareas que ya han sido
aprobados por otro responsable.

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3 Diseo Tcnico

Envo de correos electrnicos a cada responsable de una tarea de Workflow

nuevo en el sistema a travs del programa : RSWUWFML2

Actualizar las tareas de aprobaciones en SAP R3

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Actualizar las tareas de aprobaciones para el envo de notificaciones de

realizacin de la tarea

Registro de una aplicacin VBA responsable de eliminar los correos

electrnicos obsoletos en cada clientes Outlook.
o Se ha crear una carpeta c:\mapi con los archivos necesarios
o Registrar en cada PC la dll siguiente
regsvr32.exe c:\mapi\dll\ComplementoOutlookPedidosSAP.dll
o En el cliente outlook se ha de aadir el agente responsable de la
gestin de borrados de correos electrnicos no deseados. Pasos

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Herramientas Opciones Otros Opciones Avanzadas

Complementos COM Complementos Outlook Pedidos SAP
Aceptar.
Lgica del programa VBA

Si en el asunto del correo electrnico , encuentra la cadena de caracteres Fin

de notificacin
Obtiene a partir de la posicin 22 , los 12 siguientes caracteres que se
corresponden con el numero de tarea de WF
Buscar en la bandeja de entrada , correos electrnicos donde a partir
de la 5 posicin , los 12 siguientes posiciones coinciden con el nmero de tarea
de WF. Si coinciden , se procede a borrar de la bandeja de entrada del cliente
Outlook.

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