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INTRODUCCIN

Uno de los temas archivsticos que generan gran inters para los que
trabajamos en los archivos, pero que se le brinda poca atencin, es el de la
valoracin documental. Hoy en da estamos frente a un crecimiento desproporcionado
de documentos; algunos autores como Antonia Heredia, han llamado a este
fenmeno explosin documental.
En nuestro pas la administracin pblica y quizs tambin la privada, han
descuidado la verdadera administracin de documentos. Un anlisis de los procesos
generadores de documentos que se efectan en la gestin administrativa y el mismo
flujo de papeles que van de un lado a otro por todas las oficinas, nos confirmara que,
efectivamente, existe una elaboracin irracional de documentos que a la postre crean
duplicidades de funciones, saturacin de almacenamiento, prdida en la eficiencia y
gastos intiles. Ante este problema se hace urgente establecer una planeacin en la
generacin de documentos que permita resolver el problema antes mencionado.
Por otra parte, el proceso natural de los archivos reclama una constante
valoracin de los documentos que en aquellos se contienen. En realidad la valoracin
documental no es una prctica inventada por la administracin de documentos. La
valoracin ha estado presente en los archivos desde las primeras civilizaciones como
se puede comprobar en el caso de los archivos mesopotmicos. La decisin por
conservar los indicios de la expresin humana promovi un ejercicio constante de
valoracin sobre el patrimonio jurdico y cultural de los distintos grupos humanos.
Conjuntando las ideas antes expuestas, debemos insistir en que la valoracin
documental no es slo un proceso para separar lo que se va y lo que se queda, sino
una actitud que nace de la misma persona ante el documento y que le da la
posibilidad de vislumbrar el efecto que algn papel pudo tener en el pasado, en el
presente y adquirir en el futuro.
Sobre estas bases se propone el presente documento esperando cumplir con un
compromiso que es contribuir a la construccin de la archivstica mexicana.
Qu es lo que valoramos, las series documentales. Qu entendemos por stas.
La valoracin como problema archivstico. Cual es el sustento de la valoracin el
principio de procedencia. Cules son los criterios de la valoracin y como debe
entenderse la valoracin continua e integral de las series documentales.

Ramn Aguilera Murgua


Jorge Nacif Mina.

LA CUESTIN DEL VALOR


Los valores, perfeccionan a la persona
Segn la dimensin de su ser
La nocin de valor se desprende del trmino griego axios, que significa valioso,
digno de estima. El valor es un trmino que comenz a usarse en el siglo XIX dentro
del campo de la economa. Luego fue adoptado y desarrollado, como concepto, por la
filosofa. Sin embargo, la accin de valorar, se puede afirmar, no es de cuo reciente,
ya que podemos detectarla como una accin desde las primeras civilizaciones. La
huella impregnada por el hombre en el devenir histrico, es decir, la necesidad de
dejar constancia de su paso y la comprensin de s mismo, a travs de lo que otros
fueron, son situaciones connaturales al gnero humano. Por ello, el ser humano ha
tenido y tiene una responsabilidad que no se puede eludir hacia las generaciones
futuras. La falta de sensibilidad por preservar todo aquello que contiene la expresin
humana puede convertirse en algo que puede ir en contra de su propia naturaleza.
Estimar o valorar el patrimonio de una sociedad constituye un acto en el que se
reafirma la identidad personal y comunitaria debido a la dimensin y carcter que
adquiere el bien valorado.
En este sentido, nuestra reflexin sobre la cuestin del valor tiene como
finalidad establecer las bases conceptuales sobre las cuales fincaremos la teora y la
prctica de la valoracin archivstica. Para ello, incursionaremos en el mbito de la
filosofa.

1) El valor como expresin integral del ser


La filosofa reflexiona en torno al ser de las personas y de las cosas para
encontrar la explicacin de las causas ltimas. Dentro de los aspectos que la filosofa
estudia estn los relacionados con los valores. Dicho tema es analizado de manera
particular en el mbito de la tica a travs de la axiologa, cuyo significado es el
tratado de los valores. La tica es la ciencia normativa de la conducta humana a la luz
de la razn; estudia la conformidad o disconformidad de los actos humanos con los
valores morales1. As pues, la tica, y en ella la axiologa, son cuestiones tericosprcticas que ataen a la actitud y a la accin de la persona.
El valor es la propiedad por lo que algo es deseable o el ser en cuanto
deseado2. Es decir, el valor es lo que hace a una persona o cosa digna de aprecio.
Pero, no se puede identificar sin ms, bien y valor. Hay cosas que son buenas y no
tienen valor. El valor dice con relacin a la persona. El nivel axiolgico supone el nivel
ontolgico, del ser, pero no viceversa porque el valor mira a lo interesante, a lo
importante, a lo que rompe la indiferencia del sujeto; el valor es el ente en cuanto dice
1
2

Ren Simn, Moral, Barcelona 1987, p.37.


Foulqui-Saint Jean, Diccionario del Lenguaje Filosfico, Madrid 1967, pp.1053-1056.

conveniencia a otro. El bien es el ente en s, el valor es el ente de tendencia o deseo.


La persona convierte al ente en valor.
En este sentido, el valor es considerado como inmanente, interior; los valores
corresponden a ciertas aspiraciones: se hacen apreciar, gozar, responden a
necesidades del espritu, a tendencias del ser vivo. Pero cabe sealar, que
aunque se pudiera hablar de subjetividad de los valores, puesto que el valor es
siempre relativo a un sujeto, en cuanto a relacin, esto no quiere decir que sea
subjetivo en todos los sentidos del trmino y especialmente en el sentido
peyorativo de lo que depende del capricho, de la arbitrariedad del sujeto
individual.
Ahora bien, el filsofo francs Gabriel Marcel deca que el valor solo exista con
la condicin de encarnarse. Esta frmula se plantea como repudio del idealismo
de los valores, ya que un valor que no es capaz de enraizarse en la existencia
es puramente ideal y abstracto. Pertenece a la esencia del valor poderse
encarnar, poderse llevar en s, e implica para el sujeto axiolgico una llamada a
superarse y a dirigirse hacia el propio valor. Por tanto, cuando se habla de
inmanencia del valor se subraya la atraccin que el valor ejerce sobre el sujeto y
su poder, e incluso, su exigencia de encarnacin.
Otros dos caracteres importantes del valor son la trascendencia y la
sobredeterminacin. La trascendencia del valor se entiende, no en el sentido de
lejana, de inaccesibilidad, sino en el sentido de que es superior a los hechos y a
los actos; significa que no proviene de ellos como una simple consecuencia.
Supera la aspiracin, aunque ocupe un lugar en la existencia de la persona
porque es mucho ms rico que la imagen, que la accin que le dibuja en el
mundo de los hombres. Y en esta perspectiva, se puede decir inagotable. Pero,
el valor tambin es trascendente en otro sentido. El valor supera a la persona
verticalmente. Es algo que hay que respetar; presenta una cierta absolutez y se
manifiesta con el carcter de irrecusable. El valor no es objeto de una conquista,
sino se da en acogimiento y en la apertura del espritu.
Ahora bien, lo antes dicho implica reconocer el carcter colectivo del valor: el
valor no es slo para m, es para todos. La verdad que arrastra mi adhesin debe
arrastrar la de cualquier otra inteligencia, en esta esfera hay que dar credibilidad
completamente relativa al proverbio: en gustos se rompen gneros. Pero al mismo
tiempo, y en razn de la distancia que existe entre la parcialidad de un valor
encarnado y la exigencia de totalidad del valor ideal, queda abierto un espacio para la
diversidad de apreciacin, sin que haya por ello, necesariamente contradiccin entre
las dos actitudes que acabamos de sealar.
Finalmente, el valor est jerarquizado y es bipolar. En primer lugar, existe un
orden de los valores. Se trata de una pluralidad ordenada segn un principio. Este
puede ser la unidad de la persona considerada en la integridad de su exigencias y de
sus relaciones. Segn lo anterior, podemos presentar el siguiente cuadro:

Valores reflejos: son los valores propiamente humanos, pero que slo interesan a
una zona del hombre: valores poticos, estticos, sociales, culturales y de
civilizacin. Perfectamente al hombre en el orden de la inteligencia, de la
sensibilidad esttica, de las
Valores biolgicos: comprenden las exigencias instintivas y lo que proviene de la
sensibilidad animal.
Relaciones humanas, pero no hacen a la persona buena absolutamente.
Valores espirituales: son los que interesan a toda persona. Es el orden de los
valores morales y religiosos.
Esta jerarquizacin no implica reducir o desaparecer los valores inferiores en los
superiores, pues todos los valores son importantes, aunque tengan un orden diferente
no en cuanto a su influjo en la persona, sino en su jerarqua.
Por otra parte, los valores son bipolares, forman parejas de valores antitticos:
el bien y el mal, lo bello y lo feo, lo verdadero y lo falso, etc.
En resumen, cuando hablamos de valor filosfico para aplicarlo al campo de la
archivstica, pretendemos aprovechar la riqueza del concepto, es decir, en
cuanto que el acto de valorar significa alimentar el espritu; en la valoracin
archivstica, no slo intervienen las manos como smbolo de identificacin con la
tcnica, sino toda la persona. Valorar es algo ms pleno que involucra a todo el
ser humano.

2) El juicio de valor
La valoracin nos remite al ejercicio relacionado con la accin de enjuiciar. Y en
efecto, la valoracin implica un juicio, o ms preciso, un juicio de valor. De ah
que convenga explicar brevemente qu es el juicio dentro del marco de la lgica.
Los actos que componen el pensar estn constituidos por tres acciones que no
necesariamente se dan separadas; pero, que para nuestra comprensin, se
enumeran individualmente. Estos tres actos son: La aprehensin, que es una
simple contemplacin, conocer algo sin afirmar o negar alguna cosa de ello. El
juzgar, que es afirmar o negar algo de lo que se percibe. Y el razonar, que es
una actividad mental que deriva conclusiones de la afirmacin de una o varias
proposiciones necesariamente conectadas entre s. En otras palabras, el
principio del conocimiento se da con una simple captacin que no relaciona;
luego se da la relacin de contenidos por medio del juicio para llegar a la fase de
conclusiones, es decir, al razonamiento.
El juicio dentro del proceso de conocimiento, implica la aprehensin de dos
ideas, la simple captacin; en segundo lugar, una comparacin de las mismas; y
en tercer trmino, una afirmacin o negacin de la identidad de lo que se ha
comparado. El juicio se expresa a travs de un enunciado compuesto por tres

elementos fundamentales: el sujeto, el nexo verbal y el predicado, es decir lo


que se dice del sujeto. Por ejemplo, Pedro es alto.
As pues, el emitir un juicio exige una serie de datos fehacientes que permiten la
comparacin o el poner en balanza los diferentes factores para poder hacer una
afirmacin o negacin de identidad.
El juicio de valor, en esta perspectiva, nos permite emitir un enunciado positivo o
negativo en relacin a un objeto aprehendido o captado; y esto, a su vez,
requiere de los elementos mnimos para poder relacionar los contenidos, es
decir, afirmar o negar algo de lo que estamos percibiendo. La valoracin
archivstica forma parte de este proceso lgico y exige una series de
conocimientos para asumir una responsabilidad individual y colectiva en el juicio
que se emite. Bajo esta perspectiva quisiramos reflexionar en el siguiente
apartado sobre el concepto o nocin de valoracin archivstica.

3) La Valoracin Archivstica
Schellenberg afirmaba que en un programa de valoracin no poda existir
substituto alguno para un trabajo analtico y minucioso; ya que no se podan
inventar tcnicas que redujeran el trabajo de tomar una decisin sobre los
valores3. La toma de decisin, es decir el juicio de valor, es resultado, segn se
dijo anteriormente, de un proceso que implica el acopio de informacin; en el
caso de los archivos, la informacin o el conocimiento es de carcter
administrativo, fiscal, jurdico, tcnico, histrico, diplomtico, etc. Se trata de
analizar de manera crtica e integral estos factores relacionados con las series
documentales en vista a una seleccin para su destino final. O dicho de otro
modo, es un proceso realizado con un sentido holstico para garantizar el
sistema de la memoria institucional tendiendo en cuenta el gran problema de la
explosin contempornea de documentos producidos en las administraciones
pblicas y privadas4.
Sobre esta base cabe preguntarse cul es el trmino ms apropiado para
definir la accin que se relaciona con la responsabilidad de conservar y de dar
de baja las series documentales de un organismo? El tema que abordamos ha
sido denominado de diversas formas por los autores que se han ocupado de l,
por ejemplo le han llamado: seleccin, tra o trilla, descarte, expurgo, retencin,
depuracin, disposicin, etc.
Sin embargo, si consideramos que este proceso, ante todo, es una operacin
intelectual y necesariamente previa, que gua a otra operacin de carcter material,
3

Theodore Schellenberg, Archivos Modernos. Principios y Tcnicas, (Traducido por Manuel Carrera Stampa), La
Habana, Instituto Panamericano de Geografa e Historia, 1958, pp. 163-164.
4
Cf. Manuel Romero Tallafigo, Archivstica y Archivos: soportes, edificio y organizacin, (col. Biblioteca
Archivstica, 1), Carmona 1994, p. 319; Elio Lodolini, Archivstica, principios y problemas, Madrid 1993,
pp. 236-238.

debemos utilizar un trmino cuya significacin sustente la accin que realizamos y


que, al mismo tiempo, englobe o incluya, como una derivacin lgica, otras acciones
que culminen el proceso antes mencionado. La operacin intelectual que ilumina este
trabajo, segn nuestro modo de entender, es la valoracin. Y dentro de ella, la
operacin material se enfoca a la eleccin de las series documentales para su
conservacin o su eliminacin fsica. En otras palabras, este juicio de valor es el que
nos ayudar a expurgar, depurar, seleccionar y a disponer las series documentales
de una organizacin.
Ahora bien, el emitir un juicio de valor no solo implica conocimientos, ni tampoco
significa lanzar una opinin para determinar framente algo como bueno o como malo.
Valorar, como vimos, exige un compromiso personal. Es decir, compromete a la
persona porque al realizar un juicio de aprecio, de algn modo, se hace extensiva la
persona hacia el ser o la cosa a quien se dirige el juicio y en correspondencia, la
apreciacin o valoracin enriquece a la persona al entregarle las virtudes encontradas
del objeto valorado.
Si trasladamos estas nociones al campo archivstico, debemos considerar que la
valoracin archivstica ofrece la posibilidad de desarrollar la capacidad de asombro,
capacidad constitutiva del ser humano. Por ejemplo, la apreciacin musical enaltece
al espritu, existe una correspondencia entre escuchar la msica y lo que sta ofrece
al odo del escucha. Los documentos son parte de los bienes culturales de un grupo
humano; forman el patrimonio de una sociedad, es decir, la herencia que los padres
dejan a sus hijos. Estos bienes o este patrimonio son la posibilidad de extender el
conocimiento, de potenciar la memoria, la identidad de una persona o de un pueblo.
Bajo esta perspectiva el valor adquiere una dimensin humana; no se trata, en el
mbito archivstico, de determinar qu papeles se tiran o qu papales se quedan.
Valorar una documentacin implica un compromiso, una actitud de respeto, de
admiracin porque el documento que est frente a m es parte de mi ser, de mi
tradicin familiar, de mi identidad nacional, en suma, de la humanidad entera5.

En las recomendaciones de la Reunin Tcnica sobre el Desarrollo de Archivos Interamericano


realizada en Washington se insisti en que la archivalia constitua parte del patrimonio nacional del
continente. Cfr. Carta de los Archivos Americanos, en Boletn Interamericano de Archivos I (1974)
15-26.

EL DOCUMENTO
La valoracin archivstica se aplica a los documentos. Estos son su objeto de
anlisis. Sin embargo, la palabra documento ha adquirido varias connotaciones segn
el ngulo de estudio. Hoy en da el trmino en cuestin tiene un significado amplio,
sobre todo, a partir de la aparicin de las llamadas ciencias de la documentacin y ha
perdido su sentido real e histrico. Por ello, es importante definir desde qu
perspectiva se analizan los documentos en la valoracin archivstica. Segn lo
anterior, conviene revisar algunas de las acepciones de la palabra documento y nos
referiremos a tres contextos concretos: el de las Ciencias de la Documentacin; el de
la Diplomtica y por ltimo, el de la Archivstica.
Antes de analizar cada una de estos ngulos, situemos el vocablo documento
en su significado etimolgico. De manera general se acepta la etimologa de
documento. Esta palabra proviene del verbo docere. Joan Corominas seala, en su
diccionario etimolgico de la lengua castellana, que el trmino documento significa
ensear, mostrar, ejemplificar y su derivacin latina se puede situar hacia el siglo
XVI6. El documento es aquello por medio del cual, se ensea o se muestra algo.

1) Concepto de Documento desde las Ciencias de la Documentacin


Las ciencias de la informacin y de la documentacin se han ocupado del
concepto de documento. Emilia Currs hace notar que el documento, desde la
perspectiva documentalista, es el soporte tangible que transporta una idea y cuyo
carcter es probatorio o informativo y que adems tiene un componente de entorno
histrico7.
Por su parte, el palegrafo Luis Nez Contreras, sostiene que el documento
est compuesto por tres elementos estructurales:
a) El soporte material (piedra, barro, papiro, pergamino, papel)
b) Un medio de transmisin o lenguaje (escritura alfabtica, imagen analgica,
escritura digital)
c) El contenido (el mensaje o informacin)8.
Para Nez no es fcil llegar a una definicin general, ya que los investigadores
que se han ocupado de su conceptualizacin, lo han ajustado a sus pticas o
especialidades particulares.9
6

Joan Corominas, Breve diccionario etimolgico de la lengua castellana, Madrid 1987.


Emilia Currs. Las ciencias de la documentacin: bibliotecologa, archivonoma, documentacin e
informacin, Barcelona 1982, pp.42-45.
8
Luis Nez Contreras, Concepto de documento. En Archivstica. Estudios bsicos, Sevilla 1981,
pp.25-44.; Cfr. Manuel Romero Tallafigo, Archivstica y Archivos...,p.109.
9
Luis Nez Contreras, Concepto de documento, p.31
7

Otra opinin interesante es la del francs Robert Escarpit, quien llega a definir el
documento a partir de una constatacin histrica: a finales del siglo XIX, el hombre
logr tres conquistas: crear documentos sonoros (1878), producir documentos
visuales animados (1895) y difundir informacin sin soporte (1789)10.
La posibilidad de informarse a travs de iconos y fonemas fijados a un soporte,
e incluso susceptibles de ser tele-transmitidos, revolucion el tradicional concepto de
documento. Se puede afirmar que la mayor parte de las nociones de documento,
desde la perspectiva documentalista, estn acotadas por el concepto de informacin.
En el ambiente mexicano, slo por sealar un caso inmediato a nosotros, el
sistema estatal de documentacin del Gobierno del Estado de Mxico, por medio de
su revista, public en 1994 un artculo en el que se afirmaba que el concepto de
documento no era- esttico, sino que haba evolucionado a la par de los soportes
manuscritos, impresos, grficos, audiovisuales y cibernticos. Por eso, continuaba el
artculo, la Unin francesa de Documentacin, -defina- al documento como toda
base de conocimiento expresada en un soporte material y susceptible de ser utilizado
por consultas, estudios o pruebas.11
Ms adelante, el autor del citado artculo, cuando hablaba de las caractersticas
del documento, sostena que para un documento merezca ese nombre, deba cumplir
con tres requisitos: originalidad, fiabilidad y manejo accesible. Ante esta aseveracin
surge una pregunta los soportes actuales: cibernticos, audiovisuales y grficos, por
sealar los ms importantes, realmente son confiables desde el punto de vista de la
informacin?. Para responder a esta cuestin remitimos a la lectura del la Gua para
la administracin de documentos electrnicos desde la perspectiva archivstica,
publicado por el comit de documentos electrnicos del Consejo Internacional de
Archivos, sobre todo en los prrafos dedicados a la conservacin y accesibilidad de la
informacin virtual12.

2) Concepto Diplomtico
El diplomatista Jos Joaqun Real Daz enumera cuatro significaciones de la
palabra documento que corresponden, de algn modo, a las nociones expuestas en
el apartado anterior. Segn esas nociones, el documento es entendido como
cualquier testimonio material capaz de representar un hecho; o es cualquier escrito
que da noticia de un hecho aunque carezca de formas legales. La diplomtica no
acepta estos conceptos porque entiende al documento relacionado con una accin
jurdica o tambin, cualquier escritura de carcter legal, histrico y administrativo13.
10

Robert Escarpit, Teora General de la Informacin y de la Comunicacin, Barcelona 1977, p.160.


Jorge Reyes Pastrana, Conceptualizacin y Tipologa del Documento. En Revista del SED, 2
(1994) 27.
12
Gua para la Administracin de Documentos Electrnicos desde la Perspectiva Archivstica,
traduccin de Ramn Aguilera Murgua, (Cuadernos del Archivista, 5), Mxico, AGN, 1999.
13
Jos Joaqun Real Daz, Estudio Diplomtico del Documento Indiano, Sevilla, Escuela de Estudios
Hispanoamericanos de Sevilla, 1970, p.3.
11

Cesare Paoli dice que, el documento es un testimonio escrito de un hecho de


naturaleza jurdica, que observa ciertas formas determinadas, las cuales son
destinadas a procurarle fe y a darle fuerza de prueba14. De esta nocin podemos
deducir que la diplomtica se ocupa de documentos escritos, no de cualquier tipo de
documento. El documento debe haber sido escrito con la intencin, voluntaria o
indirecta, de transmitir un acto que puede comportar una relevancia jurdica. El
documento debe ser redactado respetando ciertas normas fijas, si bien variables a
travs del tiempo, tales de conferir al documento credibilidad y por tanto, capacidad
probatoria.
Paulus Rabikauskas sostiene que el documento, en sentido estricto, es un
testimonio escrito de cualquier accin o hecho jurdico con una forma determinada.
De esta nocin, el autor citado, deriva tres elementos: primero, es un escrito;
segundo, realizado en forma determinada; y tercero, establece una relacin jurdica.
En este sentido, encontramos mandatos, privilegios, ordenanzas, bulas, etc. Pero
tambin, este autor seala, que el documento se puede entender sensu lato, como
los escritos en los que no plenamente se verifican los elementos antes indicados, por
ejemplo los mandatos de tipo administrativo no jurdicos, pero oficiales; las cartas que
tratan sobre negocios y refieren situaciones jurdicas; y las actas que testimonian la
licitud de una accin jurdica15.
Queda claro pues, que el documento es un escrito que reviste determinadas
formalidades destinadas a ser prueba jurdica de un hecho, y que adems, se puede
admitir la extensin del trmino a los escritos de ndole histrica, legal y
administrativa.
Ahora bien, las fuentes que analiza la diplomtica, son fuentes escritas. Estas
pueden ser de dos clases: fuentes voluntarias y fuentes involuntarias. Las fuentes
voluntarias son las narrativas, las literarias, que histricamente pueden ser dudosas
por su carcter tendencioso y porque intentan transmitir la versin subjetiva de un
hecho. Las fuentes involuntarias, las documentales, objeto de la diplomtica, deberan
ser ms crebles, aunque en algunos casos se encuentren falsificaciones. Su
intencin es transmitir un hecho de relevancia jurdica: un privilegio, una exencin,
una posesin, etc. Estos escritos no se hacen voluntariamente para demostrar un
hecho histrico, aunque de ellos se obtengan expresiones histricas de una
civilizacin16.
La diplomtica examina el documento desde el aspecto formal, su forma externa
e interna; su coherencia testimonial, su sinceridad. As pues, la diplomtica estudia

14

Cesare Paoli, Diplomtica (nuova edizione aggiornata da G. C. Buscape), Firenze 1942, p. 8.


Paulius Rabikauskas, Diplomtica Generalis, Roma, Universita Gregoriana Editrice, 1976, p. 22.
16
Cfr. Maurice Duvenger, Mtodos de las Ciencias Sociales, T. I, Barcelona 1985. pp.115-129: Marc
Bloch, Introduccin a la Historia, Mxico 1984, pp.42-107; Pierre Salmon, Historia y Crtica,
introduccin a la metodologa histrica, Barcelona 1972, pp. 40-123; Gina Fasoli - Paolo Prodi,
Guida Allo Studio della Storia Medievale e Moderna, Bologna, Patron Editore, 1983, pp. 111-156.
15

cuatro aspectos del documento: 1) la autenticidad; 2) la proveniencia; 3) la


originalidad; 4) la integridad.

3) Concepto Archivstico de Documento


La Archivstica entiende el documento como un producto que nace de una
accin administrativa y con una funcin especfica: ser testimonio. A travs de l
se ensean, se muestran las transacciones administrativas de un organismo. El
documento es aquel que se recibe o se expide en una oficina; refleja las
acciones y objetivos propios de la misma. Son conservados como testimonio,
prueba y continuidad de la gestin administrativa. La rentabilidad de un
documento de archivo no se mide por la amplitud de su difusin (concepto
documentalista), como puede ocurrir con un libro, sino por tenerlo en un
momento dado asequible para instrumentar una actividad prctica, para tomar
una decisin.
Michel Duschein advierte que cada documento de archivo es esencial para la
apreciacin (valoracin) -y es necesario- saber con toda exactitud quin lo ha
producido, en qu circunstancias, en el esquema de qu procedimiento, con qu
objeto, a quin se destina, cundo y cmo ha sido recibido por su destinatario y
por qu vas ha llegado hasta que nosotros. Tal conocimiento no es posible,
salvo que el conjunto de documentos que lo acompaan se converse intacto,
perfectamente individualizado y sin confusin posible con los documentos de
otras procedencias, aunque sean relativos a un mismo objeto.
La precisin del concepto de documento de archivo est en descubrir su alma
orgnica, por ser vnculo con otros que pertenecen a un expediente, a una serie y a
un fondo; por ser recibido o expedido en el ejercicio de una funcin administrativa,
legal, acadmica o comercial. En este sentido, el expediente debe ser entendido
como un conjunto inseparable de documentos generado en un rgano administrativo
al ejercer una funcin determinada en una de su oficinas o mesas para la resolucin o
informacin de un mismo asunto. La serie como un conjunto de documentos o de
expedientes producidos por un rgano administrativo, con caractersticas similares en
funciones o formas. Y el fondo como el conjunto de series de documentos y
expedientes producidos por un rgano en el cumplimiento de todas sus funciones17.
Esto nos lleva a considerar que el documento de archivo no se concibe, so pena
de alterar su esencia, sino integrado en expedientes, series y fondos. Ah es donde
radica la vinculacin archivstica de un documento. Y esta vinculacin est sustentada
en el principio de procedencia que exige el respeto del origen de los documentos
relacionados con el mismo fondo y con las mismas series.

17

Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, ISAG (G), (Cuadernos del Archivista, 3), Mxico,
AGN, 1997, pp. 13-17.

10

El archivista no puede claudicar en su tarea especfica de cuidar el soporte, el


documento, que contiene un testimonio vinculado orgnicamente con su expediente,
serie y fondo.
En las leyes de archivos de algunos pases se ha elaborado una definicin legal
de documento de archivos. En el caso mexicano las leyes generales tienen una
gran laguna, no definen el trmino documento. Slo sealan la importancia legal
de los documentos y de los expedientes pblicos adjudicndoles el carcter de
bienes muebles de dominio pblico, bienes culturales y monumentos histricos.

11

LA VALORACIN ARCHIVSTICA

1) La Valoracin Documental Como Problema Archivstico


Parecera que la valoracin aplicada a los documentos es algo que nace en la
poca contempornea, especialmente a partir de la segunda guerra mundial,
con la llamada administracin de documentos. Esta idea ha llevado a plantear,
en algunos crculos archivsticos de nuestro pas, el desplazamiento de la teora
archivstica proponiendo en su lugar la nueva teora de la administracin de
documentos como un signo de modernizacin. Se habla de un desplazamiento
de la archivstica tradicional, fundamentada en la conservacin exhaustiva, por
la administracin de documentos basada en la conservacin selectiva. Este
planteamiento ha creado una confusin, tanto en los conceptos, como en la
prctica.
Ahora se habla de administracin de documentos como trmino globalizador
que envuelve implcitamente a la archivstica. Incluso, de manera particular, se ha
llegado a extender el concepto de administracin de documentos a los mismos
archivos histricos. En este sentido, se habla de administrar los documentos
histricos. Si bien la administracin de documentos es una propuesta interesante para
la vida de los archivos, se debe tener presente que la archivstica es una disciplina
que, en su formulacin, se remonta al siglo XVII y se ocupa, fundamentalmente, de la
organizacin y conservacin de grupos documentales orgnicamente estructurados;
mientras que la administracin de documentos es de reciente cuo y pretende
resolver el problema de la explosin documental de las administraciones pblicas
modernas. De aqu que en este apartado se pretenda plantear el papel de la
administracin de documentos dentro de la archivstica y no fuera de ella; as mismo,
mostrar la valoracin como una actividad natural de la archivstica, y no exclusiva de
la administracin de documentos. Por eso, desde esta perspectiva, se prefiere hablar
de una archivstica valorativa, de una problemtica netamente archivstica.

2) La Conservacin y la Eliminacin Documental


Conservar y eliminar documentos son trminos opuestos. Sin embargo, la
conjuncin de ambas operaciones es una misin que la archivstica moderna le ha
asignado a la administracin de documentos. Pero en qu contexto surge y qu
significa la administracin de documentos?. Este trmino comenz a usarse en los
aos cuarenta en los pases anglosajones, principalmente en EE.UU., para designar
un conjunto de principios y mtodos relacionados con el manejo de los documentos
producidos y almacenados del sector pblico. Tales principios y mtodos buscaban,
sobre todo, aumentar la eficiencia y reducir los costos de operacin debido a la gran
produccin documental. Esta compulsiva generacin de documentos, llamada
explosin documental, se puede explicar por diversas causas que van desde el
12

acelerado crecimiento de las estructuras y de los servicios de la administracin


pblica hasta la rpida difusin de equipos y tcnicas que han facilitado la produccin
y reproduccin de documentos. En el caso de EE.UU., en el que en una sola dcada
creci su documentacin tanto como lo que haba producido en el lapso de 1776 a
1914, es ilustrativo. Tambin conviene traer a colacin el reporte que Ake Kromnow
daba en un artculo titulado El Avalo de los Documentos Contemporneos, en donde
refiere el caso de algunos pases en cuanto a la inundacin de documentos y sus
consecuencias econmicas18.
Para resolver el grave problema de la gran cantidad documental lo evidente era
no conservarlo todo. Estas ltimas tres palabras resumen el objetivo de la
administracin de documentos, accin que se distingue, al decir de algunos autores,
de la archivstica clsica que propone la conservacin exhaustiva e ntegra de los
documentos.
La propuesta de eliminar documentos provoc un gran cambio en las ideas
tradicionales, llegando, incluso, en algunos casos, a transformar a la archivstica en
administracin de documentos; fue una reaccin obligada, pero en muchos casos, no
una solucin, estrictamente hablando. La prctica de la administracin de
documentos caus una verdadera discusin entre los archivistas, crendose dos tipos
de opiniones: de aquellos que crean en los principios ticos de conservar todo; y la
de los que proponan la eliminacin de lo que no fuera til. Se lleg a distinguir entre
conservar papeles y conservar informacin.
La discusin del tema de la seleccin y eliminacin documental se desarroll en
el mbito anglosajn, entre la dcada de los cincuenta y sesenta. Esta situacin
gener posturas encontradas entre los archivistas de ese tiempo. Por un lado, Sir
Hilary Jenkinson, quien era presidente de la British Society of Archivist, opinaba en un
artculo, que ninguno de los procedimientos de poda eran en realidad tarea del
archivista y sentenciaba ms adelante: la funcin de los conservadores de archivos
sigue siendo an la de conservarlos19. Jenkinson dejaba la tarea de seleccionar y
eliminar documentos a los funcionarios, no a los archivistas. Por su parte, el
estadounidense Theodore R. Schellenberg, disenta de su colega ingls,
atribuyndole al archivista la facultad de decidir, en ltimo trmino, sobre la supresin
de los registros modernos, seleccionando los que habran de ser conservados20.
A partir de estas dos posturas, algunos archivistas anglosajones intentaron
fusionar la escuela clsica con la moderna, pero sin dejar de llamar a esta simbiosis:
record management que incluso, en EE.UU., lleg a ser profesin diferente del de la
archivista. Frans B. Evans nos ofrece una exposicin sucinta de este proceso, de
quien tomamos algunos puntos21. Segn Evans, Ian Maclean, archivista australiano,
18

Ake Kromnow, El Evalo de los Documentos Contemporneos, en Boletn Interamericanos de Archivos


(1971)42-45.
19
Hilary Jenkinson, Rotos, en Society of Archivists, Journal, 2-4(octubre 1961)131-138.
20
Theodore R. Schellenberg, Archivos Modernos, p. 41-42.
21
Cfr. Franck B. Evans, Ideas modernas sobre la administracin de los archivos, en Boletn de la
UNESCO para las bibliotecas, 5(1970)267-277.

13

intent conciliar los principios de ambas escuelas partiendo de una realidad


irreversible: el problema de los archivos del siglo XX, la saturacin documental. La
responsabilidad de los archivistas, deca Maclean en 1959, no ha dejado de definirse
como la de conservar registros del pasado para la generacin actual y registros del
presente para los futuros usuarios. Pero al mismo tiempo, la gran produccin de
documentos, inevitablemente, nos lleva a considerar la seleccin y la eliminacin
como medios cualitativos de conservacin. Lo que s es claro, escriba Maclean, es
que las prcticas de los funcionarios en materia archivstica dejaron sorprendidos a
los archivistas por la aplicacin de programas a gran escala, cuyo xito se evalu en
trminos materiales menos que culturales22. Otra opinin interesante fue la de W.
Kaye Lamb, archivista canadiense, quien subray el papel insustituible del archivista
en la valoracin de los documentos de los archivos administrativos, ya que su
formacin terico-prctica le otorgaban un voto de calidad incuestionable ante el
anlisis de las masas documentales de las administraciones pblicas23.
Ms tarde, el estadounidense Ariel Ricks, sealaba que el Servicio del Archivo
Nacional y Documentos de EE.UU (NARS), en su legislacin defina, de una manera
por dems extensa, la administracin de documentos como: la planificacin, el
control, la direccin, la organizacin, la capacitacin, la promocin y otras actividades
gerenciales relacionadas con la creacin de archivos, su mantenimiento y su uso, as
como su eliminacin, incluyendo el manejo de correspondencia, formularios,
directrices, informes, documentos legibles por mquina, micro-materiales de archivos,
mquinas copiadoras, tcnicas de automatizacin de elaboracin de datos, fuentes
de datos y, preservacin de archivos, eliminacin de archivos y centro de archivo u
otras instalaciones de almacenamiento24.
Para Ricks la administracin de archivos o de documentos, como le llama
indistintamente, cubre todo el ciclo de la existencia de los archivos, desde su creacin
hasta el proceso de eliminacin o conservacin. An ms, el mismo autor sostiene
que la administracin de documentos ha dado mayor seguridad a los archivistas en
cuanto que las polticas y actividades del gobierno son mejor documentadas y por
consiguiente, se tiene mayor certeza en la organizacin de expedientes y en la
valoracin de los mismos. Como quiera que sea, para Ricks la administracin de
documentos, sin llegar a ser una panacea, se acerca a ella ms que ninguna otra idea
desde que se formularon por primera vez los conceptos y la metodologa
Archivstica25.
En el contexto mexicano, Enrique Ampudia, archivista e idelogo de la
administracin de documentos en Mxico, sostena en 1986 que la administracin de
documentos contribuy, dentro de la prctica archivstica tradicional, con dos lneas
de reflexin: una metodologa, que tuvo que ver con los aspectos formales de la
22

Cf. Ian Maclean, Australian experience in record and archives management, en American Archivist,
22(octubre 1959)387-388.
23
W. Kaye Lamb, The modern archivist: formally trained a sel-educated?, en American Archivist, 31
(abril 1968)176-177.
24
Ariel Ricks, La administracin de documentos como funcin archivstica, en Boletn Interamericano
de Archivos, II(1976)23.
25
Ibid. p.26.

14

archivonoma, a travs del anlisis de los criterios para determinar la vigencia de los
documentos, y la bsqueda de la homologacin en la operacin de clasificacin; as
como una aportacin desde la perspectiva institucional en la que mira a los aspectos
materiales, sobre todo, al conceptualizar nuevas entidades documentales como los
archivos intermedios26. Dos aos ms tarde, el mismo autor defina la administracin
de documentos como una metodologa integral para planear, dirigir y controla la
produccin, circulacin, conservacin y uso de la informacin documental en
cualquier escenario institucional. La idea fundamental del Archivo General de la
Nacin en ese entonces, segn Enrique Ampudia, era integrar y transformar a los
archivos en un verdadero sistema de administracin de documentos. Del mismo
modo que los archivistas anglosajones, el AGN en los aos que hemos sealado,
consideraba importante tomar una decisin entre una conservacin exhaustiva y una
conservacin selectiva. La preocupacin era vlida debido a las condiciones por las
que atravesaban los archivos del pas cuando se haca esta propuesta. Se eligi el
camino de la conservacin fue llevada a la parte extrema abandonando las
operaciones archivsticas en aras de la metodologa nueva.
Sin duda, la administracin de documentos ha propuesto una interesante
solucin a un problema actual. Sin embargo, el nfasis utilitarista que se le brind en
nuestro pas distorsion su verdadero papel y su verdadero lugar, como parte de un
todo, que es la archivstica. Las propuestas de los archivistas anglosajones, como
hemos podido constatar, no contemplaban reducir la archivstica en administracin de
documentos. El resultado de este reduccionismo ha provocado el abandono de la
prctica archivstica, en cuanto que, en primer trmino,
muchas oficinas
administrativas del sector pblico no organizan archivos y todo el eje de la operacin
que tiene que ver con los documentos generados gira alrededor de la compilacin de
documentos a travs de los, mal llamados, minutarios. Muchas de las oficinas del
gobierno federal de Mxico dejaron de expedientar alrededor de la dcada de los
setenta. Esta realidad se puede constatar en los archivos de concentracin en donde
se encuentran, apilados o revueltos, una serie de papeles que alguna vez fueron
reflejo orgnico de un acto administrativo. Y en segundo lugar, en cuanto que el
proceso de estas oficinas se reduce a esperar los tiempos marcados para deshacerse
de los papeles que estorban y apilarlos a los archivos de concentracin, donde se
acumulan cajas sobre cajas esperando una fecha para ser eliminados bajo la
consigna de un catlogo de disposicin documental rebasado por el tiempo y aplicado
con un criterio textual, liber dixit.
El papel asignado por los archivistas anglosajones a la administracin de
documentos, fue la de tener una ayuda, y se consider, como seal Ariel Ricks, un
concepto emergente27, que surgi como auxiliar del archivista. Se trata, segn Michel
Duchein, de una tcnica administrativa-archivstica y en este sentido debemos admitir

26

27

Enrique Ampudia Mello, Direccin de Administracin de Documentos del Gobierno Federal,


Concentrarse, en Cambio archivstico, (julio-octubre 1986)9-12.
Ariel Ricks, La Administracin de documentos como Funcin Archivstica, en Boletn Internacional
de Archivos, 3(1976)23-24

15

que es til en la valoracin documental, pero no puede sustituir a la ciencia


archivstica, so pena de conducir a una catstrofe28.
Como quiera que haya sido, el record management, fue un trmino acuado por
las principales instancias internacionales, como el Consejo Internacional de Archivos,
y traducido en nuestro pas como administracin de documentos, aunque bien
pudiera haber sido adoptada la traduccin administracin de archivos.
Una vez que se ha planteado el problema de la conservacin y eliminacin
como acciones de la administracin de documentos. Es conveniente asomarse
brevemente, al contenido que esta metodologa propone.
La administracin de documentos plate la necesidad de analizar los diversos
tipos de documentos y sus usos; de esta forma apareci la teora de las tres edades o
ciclo vital, el cual se constituy en la piedra de toque de la administracin de
documentos.
Bajo esta ptica, el desarrollo de la actividad archivstica selectiva se bas en la
consideracin de que la documentacin tiene un comienzo en el momento en que se
produce; una continuacin mientras sigue siendo consultada por la institucin
productora; y una disminucin de su vigencia administrativa. Lo que Schellenberg
llamara valores primarios y valores secundarios29. El arte para la administracin de
documentos, es llegar a conservar separadamente los papeles de acuerdo con la
etapa del ciclo vital que les corresponda. El ciclo vital permite desterrar la idea de que
los archivos son almacenes de una masa amorfa que los documentos que no tienen
utilidad son archivo muerto. El ciclo vital est sustentado en la teora que Carlos
Wifields plante en 1972, con el nombre de teora de las tres edades de los
documentos. Dicha teora surge con la idea de que los documentos tienen una vida
propia segn su funcin. De esta consideracin naci la siguiente divisin:
a) Documentos de circulacin, tramitacin o gestin.
b) Documentos de menor uso en cuanto a su gestin.
c) Documentos sin circulacin administrativa o gestora con funciones netamente
culturales.
Es frecuente utilizar el trmino trmite para designar aquella documentacin que
ha iniciado una gestin dentro de las actividades administrativas de una institucin.
Los documentos, se dice, estn en circulacin, vienen y van integrando un asunto
hasta que ste concluye. Algunos estudiosos de la materia no consideran esta etapa
como integrante de la archivstica, sino de la administracin de documentos. Sin
embargo, si se quiere ser coherente con la naturaleza de los archivos, que en su
definicin arropa a los documentos recibidos y emitidos, como parte del proceso
28

Michel Duchein, Caractersticas, Estructuras y Funciones de los Archivos Histricos, en Archivos


Hoy, Teora y Prctica Archivstica, 5(1981)23.
29
Theodore R. Schellenberg, Archivos Modernos, p.42.

16

administrativo de una institucin y que son objeto de conservacin por decisin del
mismo organismo, no se puede sino aceptar los documentos en trmite como objeto
de la archivstica, en cuanto a su organizacin y conservacin30.
Los documentos intermedios son aquellos de uso menos frecuente por parte de
las oficinas productoras, pero pueden, o, de hecho son consultadas por las
necesidades ordinarias del servicio o como antecedente de un asunto. En esta fase
los documento, generalmente, son separados de los lugares de gestin corriente y
pasan a salvaguarda, otros le llaman guarda precautoria. Esta es la etapa en que
propiamente se valoran los documentos que han perdido su vigencia administrativa o
valor primario y se determina su fin ltimo.
Cuando se considera que una documentacin representa un valor tal, de
permanecer, o valor secundario, entra en la fase de destino definitivo y de
conservacin para fines culturales. En esta etapa los documentos son abiertos a
consulta de los investigadores y no nada ms a la institucin productora como en el
caso de las primeras dos fases31.
Cada una de las etapas sealadas corresponden a tres niveles que
tradicionalmente son conocidos como:

Archivo de trmite, corriente, gestin, activo o de circulacin.

Archivo de concentracin, intermedio o prearchivo.

Archivo histrico o archivo de destino final.

Por lo tanto, la valoracin se hace en todo el proceso del ciclo de vida de los
documentos dando, como veremos, un matiz diferente en cada una de sus etapas.

3) La Tradicin Valorativa de la Archivstica.


Hablar de una tradicin valorativa de la archivstica pudiera ser una cosa obvia.
Sin embargo, los conceptos vertidos en nuestro pas sobre la materia, como se refiri
en lneas anteriores, hacen necesario puntualizar el carcter valorativo de esta
disciplina. Para cumplir este objetivo se propone: a) hacer estudio a travs de los
documentos ms significativos de la historia de los archivos, de la conservacin
documental como un hecho valorativo natural a los archivos b) analizar la llamada
conservacin selectiva como una prctica archivstica arraigada desde la antigedad.

30

31

Sobre la definicin de archivstica, de una manera o de otra, los autores ms connotados coinciden
en los principales elementos que la integran, por ejemplo: Theodore R. Schellenberg, Archivos
Modernos, p.41-42; Elio Lodolini, Archivstica, principios y problemas, pp. 61-80; Antonia Heredia,
Archivstica General, Teora y Prctica, Sevilla 1987, p.59.
Mayor detalle en Jean-Ives Rousseau-Carol Cousture, La politique de traitement des document, en
Les Archives au XXe Siecle, Montreal 1982, pp.13-24.

17

a) La Conservacin Documental como un hecho Valorativo Natural a los Archivos


la nocin de valor propuesta, en prrafos anteriores, contempla un ejercicio de
juicio para determinar un aprecio, un estima a una persona o a un objeto. La persona
es la que realiza ese aprecio o valor. Bajo esta premisa se puede constatar que las
civilizaciones desde la antigedad han tenido conciencia de sus valores
patrimoniales. Lo que cada civilizacin ha considerado de estima, de valor, lo ha
tratado de preservar para las futuras generaciones. Los documentos como parte de
ese patrimonio no han sido la excepcin. Lo anterior se puede constatar al estudiar
algunos momentos relevantes de la historia de los archivos.
Existen muchos ejemplos de antiguos archivos conservados por el valor o la
estima que se les concedi. As, se puede mencionar el archivo egipcio de TelEl-Amarna; los mesopotmicos de Uruk, Gemdet, Nars, Ur, Fara, Tell Abu
Salabikh, Mari, Ebla, Girsu, etc. Ms tarde, el Metrn de Atenas o el Erarium
Saturni de los romanos. Los documentos resguardados en esos depsitos se
tenan como relevantes para la vida pblica en las reas administrativas,
econmica, jurdica e histrica.
Un caso particular, que podra ilustrar lo anterior, es el de los archivos reales de
Ebla, descubiertos en 1964 y estudiados en la dcada de los setenta. En esta ciudad
mesopotmica, que puede ubicarse alrededor del ao 2 800 y 2 700 a. C., se
contabilizaron aproximadamente 20 000 tablillas de barro que contenan informacin
econmica-administrativa, histrico-jurdica, textos de corte cientfico y textos
literarios. En el primer binomio, se destacan elencos de raciones de pan, vino, carne
para la familia real, funcionarios de estado y para las ciudades de Ebla, y otro tipo de
trmites y controles. En el segundo grupo, sobresalen las ordenanzas reales, los
elencos de ciudades y pases sometidos a Ebla, asignaciones de prebendas, tratados
internacionales y textos de tipo histrico. Los textos de corte cientfico manifiestan
que Ebla fue un centro de cultura importante, por ejemplo se han descubierto
verdaderos catlogos de animales agrupados por especies, listas de profesiones,
listas de objetos de piedra y metal, diccionarios, etc. Los textos literarios reportan
mitos y narraciones de la cultura eblaita32. Esta rica informacin ha llegado a nuestros
das a la cuidadosa conservacin a que fueron sometidas las tablillas. Estaban
organizadas en un depsito construido ex profeso. Ese testimonio, que para los
antiguos habitantes de Ebla era valioso, se convierte en una extensin de valor para
las presentes generaciones.
En la Edad Media, los documentos fueron apreciados, de tal modo, que
recibieron el nombre de thesaurus. En esta etapa de la historia del mundo occidental
se tuvo cuidado de guardar los documentos de carcter pblico y privado, porque
eran base de derechos y obligaciones. Si hoy se admiran documentos, por ejemplo,
que datan del siglo VII d.C., es porque las generaciones de ese tiempo otorgaron un
valor de tal magnitud a esos testimonios escritos. En estas condiciones, los archivos
medievales fueron centros de recepcin de valores, de tesoros.

32

Cfr. Giovanni Pettinato, Ebla , un impero inciso nellargilla, Milano 1979.

18

Uno de los momentos importantes para el tema de la valoracin documental fue


el siglo XVII, en el que apareci la archivstica como disciplina. En efecto, el
nacimiento de los mtodos e instrumentos propiamente para el anlisis del
documentos dio origen a la diplomtica, a la paleografa y a la archivstica. Este
hecho reforz, el carcter valorativo de esta ltima. La preocupacin por el estudio de
los documentos, sobre todo medievales, desarroll una metodologa basndose en el
valor del documento. El impulso de los jesuita como Jean Bolland, Daniel Von
Papenbrorch; de los benedictinos de San Mauro en Pars, como Jean-Luc DAchery y
Jean Mabillon, propici una verdadera revolucin en la crtica interna del documento.
La certeza por saber si un documento era verdadero o falso diplomticamente,
cambi el enfoque de los estudios histricos y acrecent la importancia de las
llamadas ciencias auxiliares de la historia.
Otro acontecimiento que no puede pasar desapercibido en lo referente a la
valoracin documental, es la creacin de los archivos nacionales de Francia. Una de
sus aportaciones fue el dar a luz el principio de accesibilidad o consultabilidad de los
archivos. Se considera que este principio fue propuesto tericamente por el artculo
37 de la ley del 7 mesidor (25 de junio de 1974) emanado de la Revolucin Francesa.
Se decretaba que cualquier ciudadano poda consultar los documentos que tuvieran
inters para l33.
Con este postulado, a partir de la segunda mitad del siglo XIX, los archivos
prcticamente abrieron sus puertas a la investigacin cientfica dando un giro en la
concepcin archivstica34. La apertura de los archivos con documentacin
consultable, llamados despus archivos histricos, acentu el carcter cientfico o de
investigacin, y cambio el concepto de archivo secreto por el archivo abierto o
pblico. La consultabilidad de los archivos propici que el valor de los documentos
histricos subieran sus bonos. Por su parte, el archivo administrativo sigui siendo
limitado en su consultabilidad y destinado exclusivamente para la institucin
generadora.
Ahora bien, la revolucin archivstica del siglo XX iniciada en la dcada de los
cuarenta subray la importancia de la valoracin documental como una respuesta al
fenmeno de produccin desmedida de documentos, sobre todo, del sector pblico.
Bajo estos planteamientos se defini claramente la diferencia entre archivos
administrativos e histricos. Esto, a su vez, dio como resultado un nuevo enfoque de
la valoracin de los documentos segn su funcin vital en las instituciones.
Como se ha podido corroborar el valor es un elemento constante en los archivos
desde la antigedad hasta nuestros das y ha tendi una evolucin que se ha venido
enriqueciendo a travs del tiempo.

b) La Conservacin Selectiva e Integral como Prctica de valoracin Archivstica

33
34

Cfr. Elio Lodolini, Archivstica, principios y problemas, p. 250.


Cfr. Michel Duschein, Caractersticas, pp. 19-20.

19

La valoracin archivstica hoy en da, desde el punto de vista de la


conservacin, propone una disyuntiva: optar por una preservacin total o por una
preservacin selectiva. Se seal anteriormente, que algunos archivistas
comprometidos con la modernizacin de los archivos han planteado un
enfrentamiento entre la administracin de documentos como la disciplina que propone
una conservacin selectiva y la archivstica tradicional que defiende una conservacin
total y exhaustiva de los acervos documentales. En realidad esta disyuntiva es falsa si
se plantea categricamente, ya que, de una manera o de otra, antes de la aparicin
de la administracin de documentos, en muchos archivos se han aplicado prcticas
selectivas.
En efecto, conviene recordar que en la antigedad, si bien, se han descubierto
un buen nmero de tablillas de barro que conformaban archivos de estado, tambin
se ha detectado que estas tablillas han sido utilizadas como material de construccin
o de relleno, porque fueron consideradas intiles. Elio Lodolini refiere en una recesin
de un libro sobre papirologa, que en Egipto, una vez que se consideraba agotado el
uso documental de algunos papiros, este material era empleado para embalsamar
momias35. En la ltima parte de la Edad Media, hacia principios del siglo XIV, en la
Comuna de Bolonia se daba la norma de que los papeles buenos fueran conservados
de una forma organizada y, los intiles y de ningn valor se guardaran en algn
monasterio o donde ms gustase a los ancianos36. Tambin se puede citar el caso de
algunos discpulos de Jean Mabillon, quienes integraron las comisiones de expurgo
en la Revolucin Francesa para valorar la documentacin del antiguo rgimen. El
resultado fue la determinacin de destruir la documentacin de corte financiero, ya
que sta segn aquellos eruditos, no tena inters para la historia37.
Por otra parte, se debe aceptar que la archivstica no implement, de manera
general, un trabajo sistemtico de valoracin para la disposicin final. Ciertamente, el
postulado difundido entre la mayor parte de los archivistas fue la de conservar hasta
el papel ms humilde. La Carta de los Archivos Americanos publicada por la Reunin
Tcnica sobre el Desarrollo de Archivos llevada a efecto en Washington en el ao de
1972, sostena que todos los papeles son importantes en principio38. La archivstica
acenta la conservacin total como punto de partida. Desde esta perspectiva se debe
entender que lo que se persigue es la preservacin de todo tipo de documentos, que
con el paso del tiempo, ya no pudieron ser tocados en los archivos, y ciertamente, sin
valor alguno. La valoracin sistemtica vino a cambiar la mentalidad. Por ello, la
metodologa o tcnica de la administracin de documentos, al plantear este tipo de
valoracin, se convirti en una de las propuestas ms importantes de la era moderna.
Ahora bien, el verdadero reto para la archivstica, hoy en da, no es responder a
un pretendido enfrentamiento con la administracin de documentos, sino llegar a

35

Elio Lodolini, Rassegna degli Archivi di Stato, 36(1976)581-582.


Eugenio Casanova, Archivstica, p. 340.
37
Elio Lodolini, Archivstica, principios y problemas, p. 238.
36

38

20

armonizar, como ha planteado Lodolini, el compromiso entre la necesidad terica y la


imposibilidad prctica de la conservacin integral de los documentos de archivo39.
Se trata de una conservacin archivstica cualitativa, no cuantitativa; que debe
respetar la integridad de un fondo, de una seccin, o de una serie. La conservacin
integral es fruto de un estudio, de un anlisis, de un diagnstico que tiene en cuenta
la visin global de la documentacin. No parte de esquemas externos y rgidos, que
fomentan la cmoda postura de aplicar moldes que llegan a destruir, sin ms,
documentacin fundamental y con ello a desintegrar grupos de papeles
orgnicamente constituidos.
Schellenberg afirmaba, que el inters erudito en los documentos era
proporcionalmente inverso a su cantidad. Por ello era indispensable
implementar un programa de reduccin. Si bien pudiera ser cuestionable la
primera parte de esta aseveracin desde una perspectiva netamente histrica,
la realidad, como se ha sealado, es que existe una gran cantidad de papeles
con diversas funciones y valores. Como quiera que sea, el proceso de
valoracin, segn el autor antes mencionado, debe tener ciertas cualidades
como la flexibilidad para poder ir perfeccionando el mismo proceso y el anlisis
cuidadoso que no puede ser sustituido por tcnicas que reduzcan el trabajo a
esquemas rgidos y predeterminados. En suma, concluye este estudioso,
existen dos alternativas para la valoracin: realizar el trabajo, que no es ni fcil
ni barato; o adoptar una postura nihilista, es decir, destruir todo lo que se haya
creado40.
La valoracin archivstica es un proceso que mira a conservar un grupo
documental respetando su integridad, es decir los documentos que sustentan las
funciones de una dependencia u oficina y que no tenga soporte en ningn otra parte.
Por lo tanto, este proceso presupone las series completas de expedientes
debidamente organizadas, en este sentido se podra hablar de una valoracin
funcional y seriada.
El punto de partida de la valoracin es, sin duda, la conservacin, trmino
archivstico, y debe ser planteada en trminos positivos: qu es lo se va conservar y
no desde una visin negativa: qu hay que destruir. La conservacin integral llega a
separar papeles para su baja como el caso de los documentos repetidos, el material
no archivstico, los expedientes que no son sustantivos, pero esa separacin se
fundamenta sobre la totalidad del fondo a conservar. La valoracin debe considerar
como valor primario la calidad e integridad del grupo documental y como valor
secundario del costo y el espacio.
La propuesta es establecer un trabajo sistemtico de valoracin documental que
sea continuo, durante todo el ciclo de vida de los documentos, desarrollado por un
grupo interdisciplinario que pueda, como ha sealado Lodolini, decidir hoy lo que

39
40

Elio Lodolini, Archivstica, principios y problemas, p. 236-238.


Cfr. Theodore R. Schellenberg, Archivos Modernos, p.164.

21

podr ser til maana. Tarea no fcil, pero que sigue siendo la nica norma de
valoracin documental41.
En los siguientes captulos se hablar, de manera particular, de los criterios de
valoracin y de la valoracin archivstica integral, continua y funcional de las series.

41

Ibid, p. 237.

22

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA ARCHIVSTICO,


SUSTENTO DE LA VALORACIN DOCUMENTAL
La mayor parte de los tericos de la archivstica han insistido que el mtodo de
organizacin documental de los archivos est sustentado en el Principio de
Procedencia y el respeto del Orden Original o, como lo llaman los italianos, el mtodo
histrico. Si ste es el nico mtodo para organizar archivos por ser el ms
archivstico, no puede aplicarse otro, sino el mismo fundamento, para la valoracin
archivstica; sobre todo, si consideramos que la propuesta de valoracin, se realiza en
base al anlisis de las series documentales respetando su origen y procedencia
funcional y estructural, por ser la nica forma crtica de aproximacin a las mismas.
La valoracin como prctica que determina cules expedientes o documentos
son susceptibles de ser conservados con carcter cultural y cules pueden destinarse
a la eliminacin, exigen la aplicacin de un criterio que permita emitir un juicio de con
sustento sobre los materiales a analizar. Recordemos las palabras de Michel Duchein
ya citadas en el apartado que habla de los documentos: para valorar un documento,
resulta esencial conocer exactamente cundo fue producido , en el marco de qu
proceso, con qu finalidad y cmo lleg a nuestras manos. En el XIII Congreso
Internacional de Archivos de Beijing, China, se afirm que el principio de procedencia
es el fundamento que sirve de base a los criterios de valoracin. Antonella Mule de
Luigi en su artculo sobre el principio de procedencia, citando a su vez, a Angelika
Menne-Haritz, subraya que mediante el estudio de las funciones relacionadas con los
documentos que se han de seleccionar, se puede hallar un criterio para valorar la
calidad de prueba de las funciones y actividades para las cuales fueron producidas42.
Como qued dicho en prrafos anteriores, es indispensable conocer el contexto en el
que se han redactado los textos o documentos.

1) El principio de procedencia o mtodo archivstico:


Muchos de los tratadistas de la archivstica, al proponer la definicin del
Principio de Procedencia hacen un recuento de todas las acepciones que en
diferentes lenguas se hace del mencionado principio. Se habla de varios conceptos:
respeto de los fondos, principio de procedencia, respeto al orden original. Son varios
principios o uno solo?. La mayor parte de autores caen en la cuenta de que se habla
de los mismo, es decir de un solo principio. Sin embargo, como afirmaba el ya citado
Michel Duchein, en un artculo sobre los principios archivsticos, el Principio de
Procedencia, es ms fcil de enunciar que de definir y ms fcil de definir que debe
aplicar.
El Principio de Procedencia como se usa en nuestro medio, se ha desvirtuado
por el uso inapropiado que se le ha dado. La connotacin que se le ha atribuido
42

Antonella Mule De Luigi. Esta destinado el principio de procedencia a seguir siendo la base de
nuestra profesin?, en XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing 1996, p.10.

23

al principio es de corte literal y no archivstico. En muchos archivos se escucha a


los encargados de los acervos, principalmente histricos, aseverar que su
trabajo est guiado por el principio de procedencia. Pero al analizar la
organizacin documental se constata que la aplicacin del principio es literal y
en algunos casos, siguiendo este criterio, los archivistas quieren regresar la
documentacin a la oficina que la gener y no conservarla en la oficina que
administrativa y archivsticamente la produjo (la recibida y el testimonio de la
emanada).
El Principio de Procedencia es un mtodo, y es el nico que puede garantizar la
conservacin ntegra de los grupos y series documentales. El principio,
simplificando sus postulados, implica un aspecto externo y otro interno de un
mismo concepto: desde el aspecto externo se entiende el no volver los grupos
documentales de un fondo con otro, y en ste, desde al ngulo interno, la
conservacin de la forma en que se originaron en las distintas oficinas. Para
lograr el cometido se requiere de la aplicacin de la historia institucional, por eso
en Italia se le llama mtodo histrico. Es preciso conocer la institucin, el
funcionamiento de las dependencias y de las oficinas; su estructuras y el
contexto histrico en que apareci; la red administrativa que gener los
documentos; para qu fueron creados estos o aquellos escritos. La historia total
de la institucin permitir tener una base slida para organizar los archivos, es
decir para clasificarlos y ordenaros. Pero adems, el principio archivstico
sustenta la prctica valorativa en los archivos porque el eje del juicio de
valoracin gira alrededor del respeto del vnculo que los documentos tienen
entre s y a su vez, de la visin integral de las series y de los fondos. Desde la
perspectiva archivstica, un texto sin su contexto no tiene razn de ser.

2) Panorama histrico del Principio de Procedencia.


Se considera importante presentar, aunque sea de manera sucinta, algunos
antecedentes histricos sobre la aplicacin del principio de procedencia; as como el
proceso de desarrollo del enunciado como una ayuda para comprender mejor el
significado del mtodo archivstico como lo defini Giorgio Cencetti.
En la historia de las instituciones se pueden detectar vestigios que muestran la
aplicacin del principio de procedencia a travs de disposiciones o normas que tratan
el asunto de los archivos desde la perspectiva de su conservacin. Elio Lodolini
refiere que Robert-Henri Bautier en un artculo sobre los archivos y el derecho
internacional, citaba el caso del rey de Francia, quien en 1328, habiendo renunciado
al reino de Navarra, orden al encargado del trsor des chartes que consignara al
rey de Navarra los documentos procedentes de aquel reino, mientras que deba
seguir conservando en el recinto francs los documentos concernientes solamente a
Navarra, para los casos en que fuera necesario extender una copia al interesado43.
Otro caso particular expuesto por Lodolini, es el del rey de Aragn, el cual por real
cdula del 21 de diciembre de 1332 dispuso que los documentos transferidos por
43

Elio Lodolini, Archivstica, p.156. Ver tambin la cita de pie n.14.

24

cada uno de las oficinas de Cerdea fueran guardados en un armarium o en otras


oficinas. Se prescriba, al decir de Lodolini, lo que ms tarde se denominara: el
respeto de los fondos44.
La experiencia espaola del siglo XVI brinda ejemplos sobre el respeto al
mtodo archivstico. Vicenta Corts seala que en la instruccin de Felipe II con el
que fundaba el Archivo de Simancas se detallaba claramente el respeto al origen de
los fondos y al ordenamiento general dado por las oficinas productoras, con cuyos
inventarios llegaban al archivo45. Las instituciones espaolas y aplicaron este criterio
como se puede constatar en los reglamentos de funcionamiento o en las ordenanzas
de fundacin. Un caso que se puede traer a colacin es el de las instrucciones que
rigieron a la inquisicin en la Nueva Espaa. En el prrafo 109 se dispone que la
inquisicin tenga una cmara secreta en donde guardar los registros y las
escrituras. La forma de conservarlos fue respetando el expediente de cada
proceso46. Las instituciones eclesisticas novohispanas tambin sealaban la
necesidad de conservar los archivos a buen recaudo y cuidando la integridad de sus
fondos47. Esto se puede constatar en las series de muchas oficinas eclesisticas que
an se conservan en los archivos del Estado y en los eclesisticos, aunque en
algunos casos revueltos por las manos del presente. El caso del archivo de Indias y
Revilla Gigedo (en los documentos oficiales del virrey se firma Revilla Gigedo).

3) El Enunciado:
El enunciado del Principio de Procedencia comenz su camino en siglo XIX. La
primera desviacin terica del mtodo antiguo, es decir de aquel que se basaba en la
experiencia bibliotecaria, ocurri cuando el jefe del gabinete francs Guizot, emiti
una serie de reglamentos para el arreglo de los documentos departamentales que
fueron puestos bajo la jurisdiccin de los archivos nacionales. El reglamento ms
sobresaliente para nuestro tema fue el del 24 de abril de 1841, titulado instrucciones
para la puesta en orden y clasificacin de los archivos departamentales y comunales.
Los principios generales estipulados por la instruccin eran, entre otros, los
siguientes:
Los documentos deban agruparse en fonds, fondos, es decir todos los
documentos que se hubieran originado en alguna institucin en particular, tales
como los de una autoridad administrativa, una corporacin, o una familia
deban ser agrupados juntos y considerados como los fondos de esa institucin
en particular.

44

Ibid. Ver nota al pie n.15.


Vicenta Corts Alonso. La Escritura y lo Escrito. Paleografa y Diplomtica de Espaa y Amrica en
los siglos XVI y XVII. Madrid 1986, p.54.
46
Eduardo Pallares. El Procedimiento Inquisitorial, Mxico 1951, p.123.
47
Cfr. Ramn Aguilera Murgua, Jorge Garibay lvarez, Manual de Archivstica Eclesistica. Mxico
1997, pp. 22-26.
45

25

Los documentos que haban dentro de los fondos deban ser arreglados por
grupos de asuntos o materias, y a cada grupo se le asignaba un lugar definido
en relacin con otros grupos.

Las piezas que haban dentro de los grupos de asuntos deban ser arreglados
conforme dictaran las circunstancias ya fuera cronolgica, geogrfica o
temticamente.

Como hemos apreciado, en la circular del 24 de abril de 1841, est enunciado el


principio bsico del respeto de los fondos. Este principio bsico tuvo una
formulacin ms clara en una asamblea de la comisin de archivos de Francia el 6 de
junio de 1841. en dicha asamblea se dijo:
Una clasificacin general de los documentos por fondos y en fondos por
asuntos o materias, es la nica forma propia para asegurar la realizacin inmediata
de un orden regular y uniforme. Tal clasificacin ofrece diversas ventajas. En primer
lugar, es ms fcil ponerla en prctica en vez de cualquier otro sistema, pues consiste
nicamente en reunir las piezas y de las cuales slo su origen es necesario
determinar. En un gran nmero de casos esta clasificacin es mucho ms fcil pues
comprende simplemente la reproduccin del orden de sus antiguos guardianes.
El principio de respeto de los fondos de 1841 no fue seguido consistentemente
en Francia despus de su formulacin. No obstante, se haba dado un paso
importante hacia delante. El antiguo sistema de organizacin documental de acuerdo
con algn esquema arbitrario de asuntos o materias haba sido abandonado de
manera conceptual, y cuando menos tericamente haba sido reemplazado por un
sistema basado sobre un principio de aplicacin general.
El principio francs del respeto de los fondos se extendi y desarroll en otros
pases. Un ejemplo de ello fue el caso de Prusia, donde se decidi en primera
instancia, que los documentos pblicos deberan agruparse de acuerdo con las
unidades administrativas que las crearon (en vez de que con la naturaleza de las
instituciones que la produjeron como en Francia). En segundo lugar, la ordenacin
dada a los documentos pblicos por las dependencias que tambin las hubieran
creado deberan conservarse de la misma forma en la institucin archivstica.
Ms tarde, comenz a gestarse otro principio. El principio de agrupacin para
los documentos pblicos de acuerdo con sus orgenes en los cuerpos administrativos
oficiales. A este se le denomin principio de procedencia. Dicho principio fue
acuado por el historiador austriaco Von Sybel en 1874. Posteriormente, en una
conferencia de funcionarios de los archivos del Estado Prusiano se conceptualiz de
la siguiente manera:
La ordenacin de los documentos en los archivos secretos del estado debe
proceder de acuerdo con el origen de sus partes constituyentes.

26

En el mismo estado prusiano se desarroll en 1881 un nuevo principio al que se


le dio el nombre de principio de registrar. Este dispona de los documentos de
todas las dependencias deban mantenerse en la institucin archivstica en el
orden que les hubiera dado la oficina registradora de la dependencia y que no
deban reorganizarse por grupos de asuntos o materias. Los documentos
oficiales en Prusia fueron arreglados propiamente por las oficinas registradoras
antes de su transferencia a los archivos del Estado. Y esos documentos que
fueron en su integridad organizados en tal forma, comnmente, son referidos
como registros. Las disposiciones del principio de registrar estableca que:
a cada dependencia, tan pronto comience a soltar o producir documentos,
debe asignrsele un rea de acumulacin con el fin exclusivo de guardar los
documentos de esa dependencia. Dentro de esta rea, los papeles oficiales deben
mantenerse en el orden y con las designaciones que recibieron durante el curso de la
actividad oficial en la dependencia respectiva.
El principio de registrar prusiano se basaba sobre el hecho de que antes de ser
transferidos los registros o documentos a una institucin archivstica era
necesario haber sido organizados propiamente por las oficinas registradoras de
las dependencia que las producan.
En contraste con el sistema francs, bajo el cual los documentos existentes
dentro de un fondo deberan reorganizarse substancialmente, para atender a las
necesidades de la investigacin, el sistema prusiano dispona mantener los registros
adecuados a las funciones administrativas de las dependencias oficiales.
Tambin, defiriendo con las instrucciones francesas de 1841, que ordenaban un
arreglo de los fondos de cualquiera de las dependencias en particular de
acuerdo con cierto orden y alguna clasificacin de los documentos segn su
contenido, las disposiciones prusianas de 1881 acordaban el preservar los
cuerpos archivsticos o entidades en el orden en que fueron creadas.
La doctrina archivstica desarrollada en Prusia fue adoptada en Holanda, donde
fue justificado tericamente. El Principio de Procedencia recibi la sancin oficial del
gobierno holands por medio de un reglamento expedido por el Ministerio del Interior
el 10 de julio de 1897. Un ao ms tarde, los archivistas holandeses Mller, Feith y
Fruis publicaron su conocido Manual, que se convirti en el indispensable libro de
consulta para los archivistas modernos.
A semejanza de los prusianos, los archivistas holandeses se dedicaron a los
documentos ordenados de acuerdo con el sistema registrador. El principio
fundamental adoptado por la escuela holandesa sealaba que:
El sistema de ordenacin debe basarse sobre el arreglo original de la oficina
registradora, que esencialmente refleja la organizacin del cuerpo administrativo que
la produjo.

27

Al desarrollar este principio, los autores del Manual discutan los mritos
relativos de los sistemas alternos: aquel que basaba una organizacin u ordenacin
de los documentos bajo distintos encabezados de asuntos puestos arbitrariamente,
tal como se encontraban comnmente en las clasificaciones de la biblioteca; el otro,
que fundamentaba la organizacin de los documentos correspondientes a la
organizacin administrativa del gobierno que las haba producido. Los archivistas
holandeses sealaban que un sistema de encabezados por asuntos no deba ser
impuesto arbitrariamente y sin que resultara del orden o contenido de una serie. Por
lo tanto, esos modelos llevaban a adoptar un molde ajeno al archivstico.
El verdadero sistema de organizacin archivstico, sostenan los holandeses, se
basaba sobre el trabajo de las oficinas registradoras, las cuales deberan seguir
reglas definidas para la preservacin y organizacin de los documentos a su cargo
fundamentados en el carcter de los mismo y en las demandas del servicio oficial. En
suma, la escuela holandesa postulaba que no era posible ni conveniente destruir el
orden original de una oficina registradora y reemplazarlo por otro sustentado en
esquemas de materias arbitrariamente impuestas. Los holandeses vinieron a
conjuntar tres principios bsicos de la archivstica que poco a poco fueron siendo
adoptados en otros pases y a los cuales se les llam mtodo histrico.

28

CRITERIOS DE VALORACIN
En este apartado queremos tratar lo concerniente a los criterios de valoracin.
No cabe duda que en relacin a este punto podemos encontrar una variedad de
opiniones en torno a los criterios que debemos invocar para emitir un juicio de valor.
Por esta razn, creemos pertinente presentar diversas opiniones sobre el asunto, de
modo que, el lector pueda tener los mayores elementos posibles para tomar una
postura propia. Y no puede ser de otra forma, decidir qu documentos son
importantes para salvaguardarlos o establecer los criterios que hay que observar para
determinar los documentos ms relevantes, es cosa de no poca monta; y en este
aspecto la mayor parte de autores que hablan del tema coinciden sobre lo delicado y
difcil que es esta responsabilidad.
Ante tales cuestiones, cabra preguntarse cmo debe el archivista asumir su
papel de valuador? sobre qu bases debe fundamentar su trabajo? cules
son los criterios que debe aplicar en el proceso de valoracin?
Iniciemos con la clsica propuesta de Schellenberg de clasificar los documentos
en primarios y secundarios en cuanto a su valor de uso, referencia que an se
sigue tomando en cuenta y, con base a esta agrupacin, veamos cules son los
criterios de apreciacin que norman el juicio de valor de los documentos y
expedientes.
Antes de comenzar este anlisis, conviene acotar que los valores primarios y
secundarios no deben entenderse en un sentido de grado, de importancia o de
categora, sino en referencia al tiempo y a la funcin dada a los documentos; es
decir su vigencia operativa y su guarda o conservacin precautoria. De esta
forma, los llamados valores primarios no son ms importantes que los
secundarios, ni viceversa. Ambos son valores verdaderos y positivos que
coexisten en los mismos expedientes. Sin embargo, estos trminos han creado
confusin en su aplicacin. Por esta razn, Manuel Vzquez ha propuesto en su
Manual de Seleccin Documental usar los trminos inmediato y mediato en el
entendido de que uno es anterior al otro en cuanto a su cercana o lejana al
trmite48. Tambin en este uso de trminos, algunos archivistas anglosajones en
la actualidad, han propuesto utilizar valor continuo en referencia a la
operatividad administrativa de un expediente, en vez del valor primario; y valor
duradero como expresin de conservacin definitiva, en lugar de valor
secundario49. Para el caso de este escrito, se puede hablar, entonces, de
valores primarios, continuos y valores secundarios, inmediatos y duraderos.
Partimos, pues, de esta doble agrupacin para establecer una serie de lneas o
criterios que guiarn la valoracin como dos momentos de un mismo proceso.

48

Manuel Vzquez Murillo, Manual de Seleccin Documental, (Coleccin: Biblioteca Archivstica, 3),
Sevilla, S&C Ediciones Carmona, 1995, pp. 54-55.
49
Michael Roper, Laura Millar, Michael Cook, Manual de Valoracin.....

29

1. Valores Primarios, Inmediatos o Continuos.


El valor primario del documento est determinado por el uso inmediato que la
propia dependencia generadora hace de l50. El documento nace con un propsito
que puede ser administrativo, fiscal, legal, contable, etc. Mientras ese propsito
establezca una fuerza en el cumplimiento de lo que expresa su texto, es decir
defender derechos, exigir obligaciones, certificar, comunicar, etc., el documento est
activo, vigente. El valor primario, inmediato o continuo se establece tomando como
medida el tiempo, que abarca un periodo de uso activo, llamado vigencia y un plazo
o periodo de guarda precautorio. Veamos cada uno de estos tiempos.
a)

La vigencia operativa

Entendemos la vigencia como el uso continuo que tienen los documentos en las
oficinas para cualquier propsito; durante esta vigencia se mantiene la fuerza de
obligatoriedad, ya sea administrativa, jurdica, fiscal o tcnica en los trmites a travs
de los documentos. De ah, que podamos hablar de una vigencia operativa o de un
periodo de uso administrativo continuo en las oficinas.
Esta vigencia operativa que contiene el documento es lo que determina su valor
primario, inmediato, o continuo para el organismo. Este valor es inherente al
expediente y est en funcin de su actividad. Por eso se habla de un expediente en
trmite o corriente, que va y viene en referencia a un asunto. No se puede medir la
actividad o el valor primario de un documento, como escribe Manuel Vzquez, en
trminos cuantitativos afirmando que el documento activo es aquel que se usa una
vez por pie cbico y por mes - ya que este criterio - es extrnseco y meramente
utilitario51.
La vigencia de un expediente comienza con el primer documento con el que se
inicia una accin administrativa de cualquier ndole; la simple recepcin en un
organismo pblico, a travs de la oficiala de partes o de cualquier otra rea
autorizada, constituye un acto jurdico y administrativo que compromete al organismo
para la realizacin expedito y eficiente de un trmite institucional.
La conclusin de la vigencia se puede dar por una serie de factures. Tomemos
las propuestas por Manuel Vzquez en su Manual de Seleccin Documental, a saber:
porque se venci el plazo establecido en el mismo documento,
porque se produce un documento que modifica o anula al primero,
porque desaparece el objeto fsico que da razn al documento,

50
51

Theodoro R. Schellenberg, Archivos Modernos..., p. 164.


Manuel Vzquez Murillo, La Seleccin Documental Como Asignatura, en Boletn Interamericano de
Archivos (197) 79.

30

porque los documentos meramente informativos pierden vigencia


cuando el destinatario se entera de su contenido, y
cuando se establece convencionalmente la fecha de trmino52.

b)

El plazo precautorio.

Los valores primarios, inmediatos o continuos del expediente tambin estn


determinados por un periodo de conservacin o plazo precautorio que se le
asigna al mismo. Este plazo abarca un tiempo durante el cual se concede al
otorgante y al destinatario la posibilidad de revisar algn aspecto que parezca
impugnable; es decir, se retienen los expedientes con el fin de responder a
posibles reclamaciones administrativas o jurdicas. Igualmente, durante este
plazo el expediente sirve de antecedente de otro, y es, a su vez, testimonio de lo
ejercido o ejecutado en una oficina. As pues, el periodo de precaucin es un
colchn de tiempo entre el trmino de la vigencia y el destino final de los
expedientes.
El plazo precautorio se fija por medio de una prescripcin legal o fiscal y por
medio del catlogo de disposicin documental o de retencin y destino final, que
ms tarde veremos. Al finalizar este tiempo, los expedientes quedan a
disposicin del archivo de concentracin para su anlisis final en donde se
determinar si es sujeto de baja o de conservacin permanente.
En suma, los valores primarios, inmediatos o continuos existen durante los
momentos de trmite, de vigencia operativa y, an, de guarda precautoria en el
archivo de concentracin. Estn dados por la necesidad operativa del funcionario y
por la actividad de la oficina o del organismo. El tiempo y la funcin de los
expedientes son los que otorgan estos valores.

c)

Aspectos que determinan los criterios del valor primario

Dentro de este modelo, se puede determinar cules expedientes tienen una


utilidad continua como documentos activos y semiactivos para los propsitos del
quehacer de un organismo. Para esto, es necesario tener en cuenta cuatro aspectos
que determinan los criterios a los que se deben someter los expedientes en la
valoracin primaria, inmediata o de utilidad continua
En primer trmino, se debe atender al carcter operativo, o pudiera llamarse
tambin, carcter administrativo. Este valor es el asignado a los documentos que
sirven para realizar operaciones administrativas propias del organismo y las
relacionadas con los destinatarios de un trmite. El documento o el expediente tiene
valor administrativo mientras el contenido tenga uso para el organismo; pero tambin
este uso puede ser fundamento de derechos y obligaciones para un usuario.
52

Manuel Vzquez Murillo, Manual de Seleccin Documental..., p. 35.

31

Generalmente, los dos usos se inician y terminan al mismo tiempo, pero podra
presentarse el caso de que el tiempo de derechos podra extenderse ms para un
usuario que para la misma institucin.
En segundo lugar, debe considerarse el aspecto legal, entendido ste, como
aquel que contienen los documentos dispositivos del Estado que afectan al orden
general. Por ejemplo, los documentos que sustentan derechos como los libros del
Registro Pblico de la Propiedad y del Comercio; una acta del Registro Civil; los
contratos legales; los documentos notariales, como una escritura o una acta
constitutiva; los juicios de carcter penal, civil, mercantil, laboral, fiscal, etc.
En tercer lugar, es importante tomar en cuenta el aspecto contable o fiscal.
Cabe sealar que algunos de estos documentos tienen carcter legal. El uso que
pueden tener algunos documentos de este grupo, estn marcados por reglamentos o
normas que deben ser atendidas para la vigencia, la retencin o guarda precautoria, y
para la disposicin final. En el caso del archivo contable gubernamental se distinguen
dos clases de documentos: los justificativos y los comprobatorios. Los primeros, son
los documentos legales que determinan las obligaciones y derechos del organismo y
le permiten demostrar el cumplimiento de los ordenamientos jurdicos y/o normativos
aplicables a cada operacin, por ejemplo las cuentas por liquidar certificadas. Los
segundos, son los documentos originales que generan y amparan registros en la
contabilidad del organismo; demuestran que ste recibi o proporcion bienes y
servicios, que recibi o entreg dinero o ttulos de crdito, o que hubo
transformaciones que modificaron la estructura de sus recursos53, por ejemplo las
plizas de egresos.
La vigencia de los documentos contables originales, segn las disposiciones
actuales, comienza a correr de acuerdo al ao natural, a partir del primero de enero.
Y para la guarda o conservacin precautoria, en el caso de los documentos que
sirven de base para el fincar responsabilidades, denuncias ante el ministerio pblico,
litigios pendientes, observaciones o controversias, a partir del trmino del ejercicio
contable en el que se otorgue resolucin o finiquito54.
La norma del archivo contable gubernamental establece un mnimo de 12 aos
de vigencia para los documentos que amparan inversiones de activos fijos, de obra
pblica, los que sirven para fincar responsabilidades y los proceso judiciales. En los
dems casos, la vigencia dispuesta es de 5 aos a partir del ejercicio siguiente a
aquel que se elabor el documento55. Con estos parmetros se pueden establecer los
criterios para la vigencia y guarda precautoria de los expedientes de tipo contable.
El cuarto aspecto es el tcnico y se refiere a los documentos que testimonian las
acciones sustantivas, es decir, las que cumplen con las funciones y objetivos
53

Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, Mxico, SHCP, 1998, pp. 9.


dem, p. 11.
55
Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y plazo de
conservacin del Archivo Contable Gubernamental, en Diario Oficial de la Federacin 28 de agosto
de 1998.
54

32

especficos de un organismo. Por ejemplo, los expedientes clnicos de consulta


interna de un hospital; los estudios y anlisis de una institucin dedicada a la
investigacin; los procesos judiciales de los tribunales; los planos y estudios de una
unidad dedicada a la ingeniera, etc.
Cada uno de estos aspectos debern tenerse en cuenta, en el proceso de
trmite de un expediente, para establecer su inicio y su fin, su vigencia operativa y su
plazo de retencin precautorio.

2. Valores Secundarios, Mediatos o duraderos.


Estos valores se refieren a los expedientes que han terminado su vigencia
operativa, su uso continuo y su plazo de retencin precautoria porque han concluido
su trmite, ha caducado en el tiempo o por otra razn determinada por los actores del
trmite; el texto no tiene fuerza obligatoria desde el punto de vista administrativo,
fiscal o legal, aunque sigue siendo testimonio de una accin.
Secundario, mediato o duradero va a significar permanencia definitiva,
perpetuidad, conservacin para siempre; una vigencia con un contexto ms amplio
que el operativo, en el cual el carcter de cientfico o cultural ser la nota constitutiva
del expediente. Por ello podemos hablar de una vigencia cultural o cientfica.
Determinar el valor secundario, mediato o duradero implica vislumbrar su uso
futuro. Un uso no slo para los funcionarios del organismo que crearon o utilizaron
por ltima vez los expedientes para los fines de su quehacer; sino tambin para otro
tipo de personas como los historiadores y los investigadores de otras reas. Por esta
razn, el valor del expediente y de sus documentos adquieren un carcter diferente al
de la utilidad continua de los trmites administrativos con una portada ms amplia en
su aplicacin.
Pero, Cmo identificar el valor duradero? o Cules son los criterios que se
deben tomar en cuenta para discernir sin un expediente es susceptible de una
conversacin definitiva o no?. Al respecto presentamos las propuestas de
Schellenberg, de Manuel Vzquez, de Manuel Romero y el trabajo colectivo de
Roper, Millar y Cook con el animo de tener, como se plante en el inicio de este
apartado, alternativas para conformar nuestro juicio de valor.
Los autores mencionados, sealan que para encontrar el valor secundario,
mediato o duradero de los expedientes se deben descubrir ciertas caractersticas que
los hacen trascender. Estos criterios se basan en la singularidad de la asociacin
histrica o cultural de los documentos con sucesos, personas y lugares; con el
formato del documento, y con su valor monetario. Por ejemplo, un decreto con el que
se constituye una institucin puede estar ampliamente disponible de manera impresa,
pero el original, firmado por la autoridad respectiva, tendr indudablemente un valor
intrnseco. De igual manera, un documento efmero que incluya el autgrafo de un
jefe de estado puede tener un valor intrnseco mientras que la misma clase de

33

documento firmado por otras personas no lo tendr. Otros documentos pueden tener
un valor intrnseco en virtud de su antigedad o de la habilidad con que han sido
hechos. Tal puede ser el caso de un antiguo documento en papel amate que puede
ser apreciado como una rareza o un documento en pergamino (piel de animal) con
ilustraciones muy decorativas y que puede tener, adems, un valor esttico como es
el caso de los pictogramas mexicas del siglo XVI56. As pues, en el caso del valor
secundario, mediato o duradero, prevalece el valor intrnseco que tienen los
expedientes desde el punto de vista testimonial.
Pero tambin algunos de estos autores ponen nfasis en el conjunto mas que
en los documentos o expedientes individuales, fijando las caractersticas en las series
sustantivas del organismo.
Ahora bien, los planteamientos antes sealados, han generado varias propuestas
respecto a los criterios que establecen cules documentos o expedientes deben ser
conservados definitivamente y cules no. En este sentido, Schellenberg sostiene que
los documentos y expedientes que deben conservarse perpetuamente son los que
evidencian o dan testimonio de las actividades sustantivas o vitales del organismo; del
mismo modo que aquellos documentos que ofrecen informacin relevante. Manuel
Vzquez, seala que los documentos y expedientes que deben ser guardados para
siempre pueden ser detectados de ante mano, por su importancia para el organismo
como lo prepone Schellenberg. Por su parte, Manuel Romero Tallafigo propone dos
criterio generales y cuatro concretos para establecer una plataforma terica que
sustente los juicios de valor con base a la identificacin y organizacin de las series
documentales. Finalmente, el Manual de Valoracin de Roper, Millar y Cook parten
del concepto de valoracin funcional o macro valoracin donde las funciones vitales
de las series documentales son consideradas con valor permanente. La premisa de
est es el conocimiento de las funciones importantes y fundamentales del organismo.
Veamos estas teoras con mas detalles.

a)

La evidencia y la informacin de los expedientes.

Para Schellenberg, el valor secundario, mediato o duradero se determina de dos


maneras: con relacin a la evidencia que los documentos ofrecen de la estructura y
funcionamiento del organismo. Y con relacin a la informacin que los documentos
nos dan sobre personas fsicas o morales; sobre cosas como lugares, edificios, objetos
fsicos o materiales; y sobre fenmenos, es decir, lo que sucede: las condiciones, los
problemas, las actividades, los programas, los eventos, etc. Ambos tipos de valores no
se excluyen mutuamente y pueden coexistir en un mismo expediente57.
Ahora bien, los expedientes que deben considerarse como evidentes son
aquellos que se refieren a la existencia y realizacin de la institucin: origen,
organizacin y funcionamiento, las llamadas funciones sustantivas o expedientes de
polticas. Estos documentos, segn Schellenberg, deben conservarse de manera que
56
57

AGN
Theodoro Schellenberg, Archivos Modernos..., pp. 164-165.

34

reflejen las labores cotidianas de proyeccin y ejecucin en el rea que los haya
producido, ya que testimonian la totalidad del organismo en cuanto a cmo llev sus
funciones especficas u objetivos. Estos documentos se encuentran generalmente en
los archivos administrativos superiores o subalternos, y muchas veces, conviven con
otros documentos superfluos o sin importancia. De ah la necesidad de tenerlos bien
identificados para su conservacin. Lo importante es saber qu reas tienen
autoridad para la ejecucin de acciones significativas con carcter de oficial. En este
grupo de documentos pueden considerarse, entre otros, minutas de reunin, acuerdos,
disposiciones, planes, procedimientos, investigaciones e incluso los papeles de trabajo
que hayan servido de antecedentes a stas, estudios directivos, informes, etc58.
En lo que se refiere a los documentos que contienen las actividades
domsticas, de administracin interna o de apoyo como el relacionado con el
personal, propiedades, viticos, finanzas, compras y otros tipos de servicios,
conocidos en el mbito de la administracin, como materiales y generales,
Schellenberg seala, que en realidad, son pocos los que tienen valor secundario
mediato o duradero, es decir dignos de ser conservados. Slo hay que cuidar, en
este caso, los tiempos y las prescripciones legales y fiscales, que en realidad, ya
debieron ser consideradas en los plazos de retencin precautoria.
Los factores que se deben considerar, segn la propuesta de Schellenberg, son:
las reas donde se toman decisiones, las funciones sustantivas y la tipologa
documental. Estos factores son los puntos centrales de un anlisis documental y la
perfeccin de ese anlisis dar el grado de seguridad en la valoracin.
Los expedientes o documentos que contienen informacin son aquellos
relacionados con las acciones propiamente dichas. Schellenberg propone la
aplicacin de una serie de pruebas a los documentos que se pueden concretar en
tres: la exclusividad, la forma y la importancia.
La exclusividad significa que la informacin no est en otras fuentes
documentales tan completa ni disponible como en los expedientes en cuestin. Se
considera que la informacin puede estar en otros lugares, pero aqu se subraya lo
completo y conveniente que no est en otros lugares.
La forma se refiere al grado en que se concentra la informacin. Esta puede
concentrar unos pocos datos en determinado documento acerca de muchos, pocos o
diferentes casos o fenmenos como las listas de personal o las cdulas de censos.
La forma se aplica a los documentos ms bien que a la informacin que contienen,
pues se refiere a la condicin fsica de los papeles, a su condicin material.
La importancia de los expedientes depende de cmo se pondere la informacin
que contienen y esto depende del pleno conocimiento de cmo se genera la
documentacin y qu es lo que contiene. Se trabaja en base a comparaciones con la
documentacin que tienen parecidas condiciones.
58

Theodoro R. Schellenberg, Archivos Modernos..., pp. 175-176.

35

El elemento informativo de los documentos est relacionado con los datos de


personas, corporaciones, problemas, condiciones, cosas y asuntos generales
del organismo59.
b)

los valores predecibles y los valores no predecibles.

El planteamiento de Manuel Vzquez sigue de cerca al de Schellenberg, pero su


divisin bipartita tiene mayor alcance. El objetivo es ampliar el universo de
documentos con carcter evidente, tener un mtodo aplicable a cualquier mbito y
obtener una divisin con trminos excluyentes que faciliten una seleccin final. Para
ello, se pretende reunir el mayor nmero de casos que puedan establecerse
previamente para asentarlos en el catlogo de disposicin documental; de tal forma,
que el trabajo detallado de valoracin se efecte con el menor nmero de
documentos, es decir, con aquellos que no pudieron ser predecibles de antemano.
Los criterios para establecer los valores predecibles, segn Vzquez, se
sustentan en la evidencia del origen, desarrollo y desaparicin de ocho sectores que
componen, para l, la realidad. Estos son: el sector pblico en todas sus
modalidades, el privado; la comunidades de todo tipo, las personas fsicas, los
lugares geogrficos, los objetos artificiales, los objetos de laboratorio y las obras de
inmuebles. La combinacin de los elementos de evidencia con los sectores de la
realidad nos darn de manera anticipada, predecible, los grupos de series
documentales de valor duradero.
Por otra parte, los valores no predecibles de los documentos deben ser
detectados en cada acto de valoracin porque se basa en un tema o asunto ms que
en el tipo documental o en una serie. Estos documentos con valores no predecibles,
dan noticias del acontecer diario, de la vida rutinaria y de los sucesos extraordinarios.
El criterio que Vzquez aplica para seleccionar documentos con valor duradero,
dentro de este grupo, es partiendo de la realidad antes mencionada, pero haciendo
hincapi en los documentos importantes y en las muestras complementarias de esa
realidad. Importante segn Vzquez, es todo lo que supera el nivel comn de inters,
sobre todo para los investigadores. Y la muestra complementaria se entendie como
una porcin de productos para conocer la calidad de un todo. De la masa de
documentos repetitivos o cotidianos de poca vala individual, se toma una muestra por
dos razones. Una de carcter archivstico, dado que no conviene mutilar series
completas sin dejar un indicio. Y otra de carcter histrico, porque es importancia
dejar constancia o huella de las actividades administrativas cotidianas60.

59
60

Ibid., pp. 181-185.


Manuel Vzquez Murillo, Manual de Seleccin Documental..., pp. 94-98.

36

c)

Los criterios generales y concretos de Romero Tallafigo

Este autor sostiene que es fundamental tener identificadas y organizadas las


series archivsticas. Sin esta premisa sera imposible valorar documentos. Agrupa en
dos categoras los criterios que deben aplicarse a las documentales: uno de carcter
general y otro especfico. Dentro de la primera categora existen dos criterios
fundamentales. El primero determina que el sistema de archivos de un territorio debe
gozar de una integridad de contenidos que permita la defensa de los derechos y
obligaciones de la sociedad. Y el segundo que los archivos deben tener una
integridad tal que sean memorias objetivas del discurrir del hombre por el mundo y su
entorno cultural, econmica y social.
En cuanto a los criterio especficos seala como ms relevantes los siguientes:
criterio de procedencia y evidencia: normalmente son ms valiosos los documentos
que proceden de una institucin o seccin de rango superior en la jerarqua
administrativa y en la menor cuando reflejan su propia actividad irrepetible. Criterios
de contenido se refieren a la extensin, comprensin, repeticin o exclusividad del
testimonio e informacin que se sustenta en los documentos. Criterio diplomtico:
original, peculiaridades artsticas, paleogrficas y de soporte. Criterio cronolgico: ao
de discriminacin o una etapa, en la cual no es posible realizar seleccin para baja61.
En el caso mexicano la Ley Federal sobre Monumentos Arqueolgicos, Artsticos e
Histricos dispone en el articulo 36, fracc. II que son monumentos histricos los
documentos del siglo XIX hacia atrs.

d)

La macro valoracin o valoracin funcional.

Aproximadamente hace veinte aos se plante que el mtodo de valoracin


basada en los valores de expediente por expediente o de documento por documento
no era apropiada. Estos valores, como se ha visto, incluan: el valor de los
documentos para los creadores; el valor para dar pruebas de los orgenes, la
organizacin, las polticas, las funciones, los procedimientos y las actividades del
organismo creador; y el valor para los historiadores como resultado de la informacin
que los documentos contienen sobre acontecimientos importantes o sobre tendencias
sociales, polticas, demogrficas y econmicas, o sobre individuos.
Las razones aducidas para sostener una nueva propuesta, se pueden resumir
en las siguientes:
La cantidad de documentos en la segunda mitad del siglo XX es demasiado
grande para que los archivistas examinen todos ellos, pieza por pieza, para
determinar la informacin de valor potencial. Por ejemplo, en 1991 se realiz
un programa de valoracin del archivo de concentracin de lo que entonces
era el Departamento del Distrito Federal, hoy Gobierno del Distrito Federal, el
volumen de los documentos producidos era de alrededor de 900 toneladas,
61

Manuel Romero Tallafigo, Archivstica y Archivos..., pp. 319-333.

37

cuatro pisos repletos. Esto nos da una idea de la produccin documental de un


organismo;
El mtodo basado en los valores tiende a restar importancia a la procedencia
de los documentos (el contexto funcional y de organizacin de su creacin) en
pro del tema de los documentos, se pierdo el todo por la parte;
La formacin del archivista en muchas ocasiones no es la ideal para
determinar cules documentos deben ser preservados de manera permanente,
en detrimento de la investigacin por parte de aquellos que tienen intereses
diferentes.
Ante esta situacin, algunos tericos del mbito archivstico anglosajn, como
Hans Booms de Alemania62, Helen Samuels de Estados Unidos63 y Terry Cook de
Canad64, han planteado la idea de realizar una valoracin fundamentada en la
valoracin funcional.
Los criterios que aplica la valoracin funcional tienen el propsito de minimizar la
posibilidad de desviacin del archivista centrndose principalmente en las funciones y
las estructuras de los organismos y no en los documentos mismos. Esta postura hace
nfasis principal en la importancia de la procedencia y en el propsito de los
documentos, no en la informacin que estos contienen.
De acuerdo a lo anterior, la valoracin secundaria, mediata o duradera debe
hacerse tan pronto como sea posible en la vida de los documentos. Puede ocurrir
simultneamente con la valoracin primaria, inmediata o continua de los documentos.
La valoracin temprana permite la disposicin rpida de los documentos que no
tienen valor duradero en cuanto dejan de tener un uso continuo. Del mismo modo, el
anlisis funcional tambin ayuda al archivista a tomar decisiones tempranas sobre el
valor secundario mediato o duradero de los documentos que producen, cuando las
funciones an siguen siendo realizadas por el organismo y cuando los funcionarios
responsables an estn disponibles para proporcionar informacin.
A continuacin traemos a colacin cuatro pasos propuesto por el Manual de
Valoracin del IRMT para efectuar una valoracin funcional.
Paso 1
El archivista decide qu funciones y actividades necesitan ser documentadas.
Esto se hace analizando el organismo y sus programas para determinar las funciones
ms importantes que realiza. Este anlisis deber estar basado en una investigacin
62

Hans Booms, Society and the Formation of a Documentary Heritage: Issues in the Appraisal of
Archival Sources en Archivaria 24(1987)69-107.
63
Helen Samuels, Improving our Disposition: Documentation Strategy, en Archivaria 33(19911992)125-140.
64
Terry Cook, Mind over Matter: Towards a New Theory of Archival Appraisal, (comp. B. L.. Craig), en
The Archival Imagination Essays in Honour A. Taylor, Ottawa, Association of Canadian Archivists,
1992, 38-70.

38

minuciosa que incluye el examen de la documentacin sobre el organismo y sus


programas as como entrevistas con funcionarios del organismo.
La importancia de las funciones puede ser evaluada comparndola con factores
tales como la importancia del organismo y de sus programas dentro de la estructura
administrativa general (es decir, el gobierno o la organizacin en conjunto); el tamao
del personal y el presupuesto del organismo; el impacto de sus programas en el
sistema poltico, econmico y social; y el grado de interaccin entre los programas y
otros organismos, pases, empresas, organizaciones e individuos.
Paso 2
El archivista determina dnde, dentro del organismo, se crean los documentos
que evidencian las funciones importantes. Esto se efecta analizando la estructura
del organismo para localizar las oficinas y los individuos responsables de estas
funciones.
Paso 3
El archivista identifica las series de documentos creadas por aquellos que son
responsables de las funciones importantes. Estas series pueden incluir tanto
documentos bien organizados como documentos mal organizados en volmenes
pendientes, as como documentos que no han sido enviados al archivo de
concentracin.
Paso 4
El archivista identifica aquellos documentos que ofrecen la documentacin ms
completa y concisa de las funciones importantes. Este cuarto paso implica un anlisis
basada ms en valores tradicionales de los documentos mismos. Los documentos
que pueden ser sujetos para conservacin definitiva son:
Conjuntos de actas, documentos e informes de comits internos y de comits
intersecretariales o interinstitucionales para los cuales el organismo funciona
como secretariado;
Documentos relativos a la formulacin de legislacin y polticas derivadas de
las funciones bsicas del organismo, que incluyen programas que han tenido o
no xito;
Documentos que establecen antecedentes o hechos importantes en las
funciones, la organizacin, los procedimientos de trabajo, las actividades, del
organismo;
Informes, instrucciones, formularios, manuales, publicaciones oficiales;
Informacin que no es singular pero que est en una forma ms conveniente
que en otros documentos el organismo o en los documentos de otros
organismos;
Documentos ya identificados como de utilidad de largo plazo para el
organismo, tales como aquellos que deben ser preservados bajo cualquier
39

disposicin estatutaria; documentos que sustentan derechos u obligaciones del


estado, etc.
Este paso, concluye el Manual, podra entraar una revisin expediente por
expedientes de ciertas series que existen con el fin de identificar aquellos que deben
conservarse bien sea a largo plazo o de manera permanente. Sin embargo, esto no
ser necesario si las valoraciones peridicas de los expedientes dentro de la serie,
indican que merecen ser preservadas en su totalidad.

e) La valoracin multinivel cualitativa e integral de las series.


Una conservacin cualitativa e integral de las series documentales, como se ha
insistido, es un compromiso personal del archivista que exige salvaguardar la
memoria institucional, es decir, el principio de identidad institucional, la memoria
corporativa de un organismo. Pero tambin, desde una portada ms amplia y
profunda, constituye la preservacin de la memoria administrativa nacional, del
patrimonio documental de un pas. El respeto que se le deben tener a los documentos
emanados de un organismo pblico, no slo es inherente por s mismo, sino tambin
se sustenta en ordenamientos jurdicos que hacen eco de la conciencia que tiene una
sociedad de cuidar su identidad y su legado para las futuras generaciones. En este
sentido, los documentos producidos en las oficinas federales, estatales y municipales
de Mxico tienen el carcter de bienes de dominio pblico65, monumentos histricos66
y bienes de valor cultural67. Partimos de este hecho como principio de preservacin
patrimonial, si bien queda claro que no todos los documentos tienen el mismo valor, y
aunque lo tuvieran, las administraciones actuales, como ya se expuso en el captulo
tercero, no tienen la capacidad real para conservarlos definitivamente todos.
La referencia para un juicio de valor archivstico est dado por el principio de
procedencia; es decir, la conservacin del vnculo archivstico de los
documentos, de los expedientes y de las series de un fondo. Este vnculo est
sustentado en las funciones y en la estructura del mismo organismo.
Si consideramos a un organismo en su totalidad, algunas de sus funciones
sobresalen por su importancia intrnseca e inherente a su ser y quehacer; son
vitales, reflejan el objetivo por el cual fue creado. En consecuencia, esas
funciones son fundamentales para la propia institucin y los documentos que
contienen y reflejan esa informacin representan los documentos sustantivos,
que en ltima instancia sern el patrimonio documental institucional y nacional.
Respetar y conservar series ntegras o partes que reflejen el ser del
organismo
65

Ley General de Bienes Nacionales, Cap. I, Art. 2, fracc. XI., en Diario Oficial de la Federacin (DOF) (29
de mayo de 1985).
66
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticas e Histricas, art. 36, fracc., II, III y IV., en
DOF ( ).
67
Ley Federal de Patrimonio Cultural de la Nacin, art. 1, 2 3 fracc. I, II, III, VIII y IX., en DOF (16 diciembre
de 1970).

40

Los documentos que reportan las actividades primordiales de un organismo


tienen que ver con la gnesis, la planeacin de su quehacer, los programas, la
estructura, en suma, su origen, organizacin y funcionamiento. Pero existen otros
que slo ayudan a los procesos vitales sin ofrecer mayor informacin de
trascendencia. Por ello, es importante identificar y agrupar las series documentales
segn las actividades del organismo, es decir segn su procedencia administrativa.
De acuerdo a lo anterior, podramos constituir tres grupos de documentos que
comnmente son generados en un organismo pblico:
documentos que reflejan los objetivos especficos del organismo.
documentos que reflejan actividades de apoyo para obtener los objetivos para
los cuales fue creado el organismo.
documentos que comunican, impulsan e informan las actividades internas o
domsticas del organismo.
Estos documentos se encuentran reunidos en series que pueden ser detectadas
con anticipacin, pueden ser predecibles a nivel macro. El fundamento de esta
determinacin est en la organizacin documental sustentada en el principio de
procedencia. Primero debe haber integracin de expedientes, luego clasificacin y
ordenacin de series de expedientes. Con esta premisa podemos llegar a distintos
niveles en la valoracin, identificando los grupos vitales para un organismo. Es
necesario, como afirmaba el multicitado Schellenberg, respetar el origen orgnico de
los expedientes evitando una reorganizacin temtica. De ah la exigencia de que el
archivista tenga un conocimiento total de las funciones y estructuras del organismo a
valorar68. Adems, el trabajo de valoracin debe tener la participacin colegiada de
los funcionarios y de otros especialistas para garantizar un juicio de valor lo ms
acertado posible.
El acercamiento a los expedientes en el trabajo de valoracin se puede hacer
desde la totalidad de un fondo; o parcialmente, desde una o varias secciones, o
desde una o varias series. Esta jerarquizacin responde perfectamente a la
organizacin documental de los archivos de trmite y de los archivos de
concentracin. Las funciones del organismo son sometidas a un anlisis basado,
fundamentalmente, en el estudio del reglamento interior y del manual de organizacin
cotejado con los mismos encargados de realizar las actividades. El anlisis
mencionado puede ser conducido por medio de preguntas como las siguientes: Qu
rea produjo lo documentos; por qu y para qu; cmo se relacionan con las
funciones del organismo y con otros documentos; cmo, cundo y quines los usan.
La informacin de este estudio nos dar las significaciones o definiciones de cada
serie y su papel en la organizacin, de tal modo, que las series puedan ser
identificadas en cuanto a su importancia de acuerdo a su contenido bsico (que
explica la razn de ser del organismo) o a su condicin de respaldo para alcanzar los
objetivos propios.
68

Theodoro R. Schellenberg, Archivos Modernos..., pp. 175-176.

41

Ahora bien, lo anterior no impide que el trabajo de valoracin se haga con base
a una apreciacin intrnseca de aquellos expedientes que no documentan
funciones vitales, pero que contienen informacin valiosa y singular de uso real
o potencial para los investigadores. Estos tendrn que ser analizados ms tarde
para determinar la conveniencia o no de conservarlos.
Veamos a continuacin una tabla taxonmica que puede servir de gua para la
agrupacin de series y el criterio para valorarlos.
Taxonoma de series documentales
Series documentales

Ejemplos

Destino final

Con valor secundario,


mediato o duradero
pero que tienen vigencia
de larga duracin o uso
continuo (coexisten con
el
valor
primario,
inmediato o continuo)
Con valor secundario,
mediato o duradero,
pero que tienen vigencia
operativa de mediana y
corta duracin.
Con
valor
primario,
inmediato o continuo y
sin valor secundario,
mediato o duradero.
Con
valor
primario,
inmediato o continuo
que
por
sus
caractersticas propias
tengan
que
ser
valoradas al finalizar su
periodo
de
guarda
precautoria
para
establecer su destino
final.

Registro de predios del


Registro pblico de la
propiedad
y
del
Comercio, actas del
Registro
Civil,
expedientes
de
pensionados..
Programa
anual,
estudios,
investigaciones,
programas,

Predeterminado
para
conservacin

La mayor parte de la
documentacin
de
apoyo
administrativo:
plizas de egreso
Juicios
laborales,
expedientes
de
personal, expedientes
clnicos.

Predeterminado
para baja

Predeterminado
para
conservacin

No predecibles
y analizar para
destino final.

Criterio histrico
El trabajo del archivista no puede prescindir de los criterios histricos
propiamente dichos. Se ayuda de ellos para otorgar a los documentos su valor
cultural desde su fase de formacin o terminados en su proceso de trmite y vigencia
administrativa. El archivista ayudado por la historia, devela o descubre el valor que
tienen los expedientes y los documentos contenidos en ellos para la institucin y para
la sociedad. La formacin archivstica, considerada en forma integral, para cualquier
42

aspirante, debe estar sustentada en el conocimiento histrico y sus tendencias o


preocupaciones de estudio. Hoy en da se le ha dado un fuerte impulso a la historia
econmica y social; a la historia de la mujer; a la historia de las comunidades
pequeas con la llamada micro-historia; a la mayor valoracin del hombre comn a
travs del estudio de la vida cotidiana y de las mentalidades.69 Y los materiales de
archivo que brindan informacin en esos temas han recibido una mayor atencin.
La valoracin histrica de los documentos se fundamenta en una serie de pasos
que ofrecen la certeza de tener un criterio de verdad. Por ejemplo, un factor
importante por determinar es la autenticidad diplomtica del manuscrito, es decir, si la
fuente afirma o no lo verdadero de s misma. Para llegar a corroborar la autenticidad,
la historia se vale de los criterios internos y externos:

Criterios internos: el tiempo, el lugar, la lengua, los elementos culturales,


jurdicos, fiscales, etc., de los que confeccionan el documento; tipologa
diplomtica; los diversos errores histricos.

Criterios externos: examen de la materia en la que se escribe, pergamino,


papel, papiro, tintas, escritura, sellos, firmas, dobleces, etc. Los criterios
externos toman en cuenta tambin, a otros documentos que refuerzan el
anlisis del documento estudiado.

La incidencia que puede tener un documento o una serie completa, para el


generador de la misma, se fundamenta en el mtodo histrico.
As pues, el archivista no puede hacer de lado la necesidad de la historia porque
ella ofrece criterios que le permitirn valorar los papeles que trae entre manos.

Criterios de valoracin y el proceso administrativo


La valoracin documental se auxilia tambin,
de los procesos de la
administracin en general. Dichos procesos son: la planeacin, la organizacin, la
integracin, la direccin y el control o evaluacin. Estos elementos, ayudarn a
determinar las funciones sustantivas, que al mismo tiempo, puedan tener carcter
histrico o testimonial y valores informativos que no se encuentran en ningn otro
sitio.
Un esquema de valoracin, teniendo en cuenta las etapas del proceso
administrativo, puede ser el siguiente:

69

Cf. AA. VV. El Historiador frente a la Historia, corrientes historiogrficos actuales, Mxico, UNAM,
1992; Cincuenta Aos de Investigacin Histrica en Mxico, coord. Gisela Von Wobeser, Mxico,
UNAM-Universidad Autnoma de Guanajuato, 1998.

43

Planeacin
La planeacin requiere una definicin de los objetivos de las diversas reas que
conforman una estructura organizacional y de la determinacin de los medios para
alcanzarlos.
En esta etapa del proceso administrativo, los documentos que deben ser conservados
son, por ejemplo:
1. Actas que se elaboren como resultado de la reunin de un cuerpo colegiado o
bien de rganos asesores.
2. Minutas de reuniones de alto nivel, incluidos los anexos.

Organizacin
La organizacin, son las actividades ordenadas y necesarias para que las unidades
administrativas, puedan llevar a cabo los planes y programas y definen las relaciones
jerrquicas entre los jefes y los subordinados.
Los documentos que se generan en esta etapa, y que es importante conservar, son
aquellos que se apegan a las normas materializadas en organigramas, contratos
colectivos e individuales, reglamentos, manuales, polticas y procedimientos, entre
otros.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Manuales generales de organizacin, de procedimientos o tcnicos.


Convenios entre dependencias.
Definicin de polticas internas.
Reglamentos, decretos y acuerdos.
Contratos colectivos de trabajo y/o condiciones generales de trabajo.
Directorios internos actualizados.
Instructivos de procedimientos administrativos.
Cuadros de clasificacin y catlogo de vigencias documentales.
Programas de ejecucin.

Integracin
La integracin, consiste en obtener los elementos materiales y humanos, que la
planeacin y la organizacin sealan, como necesarios para el adecuado
funcionamiento de la organizacin.
De esta etapa del proceso administrativo, deben conservarse los siguientes
documentos:

44

1. Todo lo relacionado con la obra pblica, ejemplo: proyecto de obra, registro,


adjudicaciones, concursos, entregas de obra, bitcoras de obras, suspensin de
obras, entre otras de naturaleza similar.
2. Profesiogramas y definiciones de puestos.
3. Plantilla o censos de personal
4. Expedientes de personal
5. Programas de capacitacin y adiestramiento.
Direccin
En la direccin, se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman decisiones, se
coordinan y supervisan las actividades, a travs de un proceso de comunicacin. Los
principios que rigen a la direccin son los siguientes; coordinacin, impersonalidad del
mando; respeto de la lnea jerrquica y solucin de conflictos, entre otros.
Los documentos a conservarse en esta etapa son los siguientes, por ejemplo:

1.
2.
3.
4.

Delegaciones de autoridad.
Polticas.
Correspondencia oficial
Correspondencia con personalidades relevantes del
internacional.
5. Documentos autgrafos de personalidades relevantes.
6. Disposiciones.
7. Comunicaciones.

mbito

nacional

Control
En esta etapa, se verifica el cumplimiento de programas y presupuestos; as como la
medicin de su avance, considerando el manejo de los recursos humanos,
financieros, tcnicos y materiales. El control se encarga, de que la operacin se
ajuste a lo planeado y que las actividades se realicen con eficacia, observando en
todo momento, las polticas administrativas.
Los documentos que deben ser conservados en esta etapa son:
1.
2.
3.
4.
5.

Informes, estadsticas anuales y memorias de actividades institucionales.


Mapas, planos, fotografas y material audiovisual.
Programas anuales de trabajo que justifiquen el ejercicio presupuestal.
Publicaciones de la institucin.
Actas de bajas y transferencias documentales.

Adems de estos criterios debe tomarse en cuenta lo que determina las normas
establezcan en la materia: Ley de Bienes Nacionales, captulo 1, fraccin VI; la Ley

45

Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos, art. 36.


prrafos II y III.

Principios Generales

Los criterios de valoracin son principios generales; guas que dan seguridad
en el camino difcil de la valoracin.

Se debe tener en cuenta una serie de factores que pueden cambiar y


enriquecer el criterio como las costumbres, las preocupaciones de la
investigacin actual y el desarrollo del pensamiento de la humanidad.

Las normas de valoracin deben actualizarse constantemente y aplicarse con


sentido comn.

La apreciacin documental nunca debe basarse sobre suposiciones arbitrarias


o intuitivas, su fundamento es un anlisis profundo de las series documentales.

La valoracin archivstica deber ser un ejercicio colegiado y no una accin


personal y arbitraria.

Si un anlisis no rinde la informacin necesaria para la valoracin, el archivista


deber recurrir al auxilio de los expertos en la materia analizada.

Nota: Es interesante ver el cuadro de valoracin que se encuentra en la siguiente


pgina.

46

ESQUEMA DEL VALOR DOCUMENTAL

Valor
Primario

Valor
Secundario

uso continuo administrativo, legal,


fiscal y tcnico, de trmite, inmediato

testimonio de la accin; uso


cientfico, duradero, mediato

Vigencia Operativa y
Plazo Precautorio

Archivo
de Trmite

Vigencia Cultural

Archivo de
Concentracin

Archivo Histrico

47

LA VALORACIN CONTINUA E INTEGRAL

1. La valoracin en el ciclo de vida de los documentos


La valoracin archivstica debe estar presente en todas las etapas por las que
atraviesan los documentos en las oficinas de un organismo pblico o privado. En
efecto, se trata de una prctica axiolgica continua y sistemtica dentro del
llamado ciclo de vida de los documentos. Dicho ciclo debe verse como un
desarrollo armnico en todas sus fases, ya que stas litmas estn ntimamente
unidas y no pueden comprenderse de manera aislada. Esta frase no resulta
ociosa en este texto dado que se puede constatar que en muchas instituciones
pblicas, los documentos activos, semiactivos y no activos reciben un
tratamiento desigual. En este sentido se puede observar que los documentos
semiactivos son comnmente arrumbados con la etiqueta de archivo muerto,
es decir, lo que no sirve en las oficinas; y quedan en un estado intermedio que
podramos llamas de invernadero. El rea encargada de este archivo intermedio
o de concentracin slo es un receptor y su papel es custodiar las cajas, que en
su mayor parte, llegan desorganizadas. De hecho se puede sealar que entre el
archivo de concentracin y los archivos de las oficinas slo existe un nexo de
necesidad, en cuanto que, las oficinas consideran al archivo de concentracin
como un depsito donde se puede canalizar todo lo que estorba o como una
vlvula liberadora de espacios. El divorcio entre ambas fases es evidente; no
hay armona ni articulacin sistemtica del ciclo. Por otra parte, los documentos
que tienen valor permanente o cultural son conservados como un grupo
separado, y a veces, bajo la coordinacin de un rea ajena a las dos fases
anteriores olvidando que los documentos de las etapas precedentes, sobre todo
la primera, sern los que en el futuro alimentarn los acervos del archivo
histrico.
Esta realidad, pues, nos lleva a insistir en la necesidad de replantear en la
administracin pblica el significado del ciclo vital de los documentos como un
proceso articulado y sistemtico, como un proceso sustentado en un sistema
unificado de archivos.
Ahora bien, el criterio para delimitar estas tres etapas est determinado por la
vigencia documental. Nos referimos, como qued expresado en el captulo
anterior, al uso que se le dan a los documentos en las oficinas; se trata de un
uso operativo que establece un vinculo obligatorio (entre dos partes), ya sea de
tipo administrativo, contable, legal o tcnico. El periodo de vigencia operativa
establece la retencin de los documentos tanto en las oficinas como en el
archivo de concentracin. Al concluir esta vigencia, los documentos quedan a
disposicin para ser valorados de una manera acuciosa y definitiva.
Para aplicar una valoracin integral dentro del ciclo vital delos documentos es
necesario una adecuada organizacin documental que:
48

Mantenga la procedencia de los documentos, preservando su contexto


administrativo y su relacin orgnica mutua;
Organice y controle los documentos por series basadas en las funciones;
Aplique procedimientos de manejo de documentos y expedientes que
excluyan, desde el principio, los materiales efmeros y duplicados, de suerte
que no haya necesidad de considerar el futuro la posibilidad de separar
(expurgar) documentos individuales de los expedientes.
Estos principios se aplican a la identificacin de expedientes de valor primario,
inmediato o de utilidad continua; as como a los documentos de valor
secundario, mediato o duradero.

2. La valoracin y el principio de continuidad.


La valoracin de los documentos, desde el punto de vista de los dos momentos
antes sealados, se ha efectuado tradicionalmente en Mxico como dos
operaciones distintas que se aplican al trmino de cada una de las dos primeras
fases del ciclo de vida de los documentos, es decir en la etapa activa y
semiactiva. Cada operacin ha sido manejada por una persona diferente. Al final
de la fase activa, por el funcionario o, en muchos casos, por un archivista
habilitado70 y al final de la fase semiactiva, por el archivista que slo aplica
indiscriminadamente el catlogo de disposicin, que en la mayora de los casos
est obsoleto. Recientemente, se ha afirmado que la valoracin dentro de la
administracin de archivos, debe efectuarse, durante todo su ciclo de vida, como
un proceso continuo, no como una serie de fases separadas. De ah que ahora
se hable de tener en cuenta el principio de continuidad.

El principio del continuidad se refiere a un


proceso congruente y coherente de administracin
de archivos durante toda la vida de los mismos
documentos, desde su creacin y preservacin,
incluyendo el establecimiento de sistemas de
mantenimiento, hasta su destino final, sobre todo
de aquellos con valor cultural o cientfico.

Las ventajas de la valoracin de los documentos en el momento de su creacin


o, incluso antes, es uno de los factores que llevaron a los que han reflexionado
sobre este tema, a reconocer la necesidad de reemplazar la tradicional
70

Jorge Nacif Mina, Reflexiones Archivsticas, del documentos al testimonio, Academia Mexicana de
Archivos Histricos A. C., 1995, p. 41.

49

separacin de responsabilidades. Al respecto se ha sealado que algunos


autores no estn de acuerdo en la valoracin previa. Los intereses de los
funcionarios y de los archivistas interactan en todas las fases del ciclo de vida
de los documentos. En este sentido, los usuarios cotidianos de los documentos
tienen una contribucin importante que hacer junto con los archivistas al proceso
de valoracin. Por ende, la valoracin se ha convertido en un trabajo colegiado,
compartido, que comprende al funcionario de accin y al archivista. De esta
manera, los recursos de personal escasos pueden ser usados eficazmente
compartiendo la pericia y los conocimientos.
La valoracin temprana de los documentos puede ser realizada por el
funcionario de accin y el archivista, como una empresa conjunta, que se lleva a
cabo en dos etapas que concurren o que se cruzan.
1.

El archivista junto con el funcionario de accin, deciden durante cunto tiempo


cada serie de expedientes deben ser retenidas para los propsitos del
organismo, segn las vigencias operativas de los mismos, y el archivista, en
particular, vigila el proceso para asegurar congruencia con las decisiones
tomadas en otros organismos.

2.

El archivista, en consulta con los funcionarios de accin, cuando sea necesario,


se concentra en los expedientes que deban ser retenidos durante un tiempo
considerable (por ejemplo, diez aos) con el fin de determinar aquellos que
pudieran tener un valor duradero, dando una atencin ms superficial a los
expedientes que no necesitan ser retenidos durante ms tiempo.
Estas etapas de valoracin son igualmente aplicables a los documentos
electrnicos. De hecho, las normas de retencin segn la vigencia operativa de
los documentos electrnicos, debe integrarse en todos los sistemas en que sean
manejados. Este paso se efectuara en la etapa de diseo del establecimiento
de los sistemas. En general, los mismos criterios de valoracin expuestos deben
ser tenidos en cuenta para los documentos electrnicos.71
La valoracin temprana asegurar que los criterios de retencin y disposicin,
determinados en el momento en que los sistemas de documentos se
establecen, estn documentados desde el principio y no tengan que volver a
descubrirse en una fecha ulterior. Por ejemplo, se podra preguntar por qu una
serie de expedientes particulares deberan ser preservados totalmente para
documentar una funcin bsica del organismo o, a la inversa, si deberan ser
valorados, de suerte que, los expedientes individuales sean dispuestos, bien
para darlos de baja, o para su preservacin permanente.
Efectuar la valoracin temprana no significa que una decisin tomada en el
momento de la creacin de los documentos o, poco despus, deba
forzosamente seguirse sin cuestionarse en las sucesivas etapas del ciclo de

71

Para mayor abundancia sobre el tema consultar el cuaderno ya citado: Gua para la Administracin
de Documentos Electrnicos desde la Perspectiva Archivstica.

50

vida. Los organismos administrativos nunca estn estticos; las


responsabilidades y las funciones cambian al igual que las necesidades de la
informacin. En la medida que el quehacer de los organismos se realiza
cotidianamente en el tiempo, la experiencia prctica puede indicar que los
documentos tendrn una vida administrativa u operativa ms larga de lo que se
haba previsto originalmente. Adems, el distanciamiento de los hechos puede
ofrecer las ventajas del anlisis histrico (o la visin retrospectiva) del proceso
de valoracin archivstica, haciendo posible que se reconozcan y preserven
documentos que den testimonio de los orgenes de cuestiones que solamente
despus fueron importantes.
El equilibrio entre ambas aplicaciones de la valoracin, es decir, una valoracin
de manera temprana y una valoracin a posteriori, es crucial y depender de la
habilidad y del conocimiento del archivista responsable del sistema de archivos
del organismo. Lo importante es tener definido el material que comnmente
puede etiquetarse como no sustantivo, lo cual puede significar un gran volumen
de papel, y dejar para un estudio posterior, a aquel que pudiera tener un valor, al
menos como intuicin, para la institucin o la sociedad.

3. La reingeniera integral de los documentos y la valoracin.


Si se pretende regularizar, armonizar y articular el ciclo de vida de los
documentos bajo el principio de la continuidad, es preciso aplicar una
reingeniera documental.
La reingeniera propuesta tiene por objeto identificar los problemas que existen
desde la creacin de los papeles en los diversos trmites internos y externos de
la institucin hasta el destino final de los documentos para proponer un sistema
nico que abarque todo el proceso documental del organismo. De nada sirve
solucionar un problema de saturacin en un archivo de concentracin, si no se
erradica el mal de origen que implica la desorganizacin de los documentos y la
produccin desmesurada de papeles en las oficinas. Ambas situaciones son de
una falta de lineamientos y polticas en la organizacin documental y en la
produccin y reproduccin de papeles, copias y fotocopias, que al final, irn a
parar al archivo de concentracin.
La reingeniera documental requiere de los criterios de valoracin para obtener
una calidad total en el ciclo de vida de los documentos teniendo en cuenta su
creacin, organizacin y conservacin. De esta manera es importante revisar las
siguientes fases:

3.1 Los archivos de las oficinas. Valoracin preliminar


Cuando se habla de las oficinas nos referimos tambin a los llamados archivos
de trmite. Los documentos de uso corriente o en trmite representan uno de los
51

factores importantes para explicar el problema de la acumulacin irracional de


papeles en las mismas oficinas y en los archivos de concentracin.
a) Planeacin de los flujos documentales.
Una estrategia de valoracin de documentos corrientes o de trmite debera
comenzar desde la misma planeacin de las actividades del organismo. Es
importante establecer qu tipo de trmites o transacciones debe realizar cada
una de las reas del organismo y los documentos que reflejarn esos actos. En
una buena planeacin deber prevalecer el criterio de la simplificacin
administrativa, que a su vez, implica una racional produccin de papeles, tanto
de los que se piden al pblico para efectuar algn trmite, como de los que se
generan internamente en las oficinas para el uso domstico. En este sentido, se
le podra preguntar a un organismo, o en particular, a una oficina para qu
establecer dentro de sus trmites el requerimiento de un original acompaado
de siete copias que multiplicarn el volumen de papeles y originarn la
existencia de dos o tres archivos paralelos e idnticos?. Slo por mencionar un
ejemplo, podramos traer a colacin el caso del cambio de propietarios de
automviles en el Distrito Federal. Para dicho trmite se exiga en los aos 80 el
original de la factura, de la tarjeta de circulacin, del comprobante de pago de la
tenencia, fotocopia de una credencial oficial y comprobante de no adeudo de
multas. Cada documento acompaado por tres copias. A estos se aada la
copia de pago de derechos. Si sumamos son 19 papeles. Haciendo un clculo
conservador, pongamos cinco trmites diarios de lunes a viernes por 32 oficinas,
dos por cada delegacin poltica, nos daran al ao 159, 600 papeles, que sin
duda, pasaran al archivo de concentracin de la dependencia. Si esto se da en
un slo trmite, acumulemos todos las transacciones que realiza la entidad y se
podr constatar cmo la multiplicacin geomtrica de los papeles es un hecho
real cuando no se planean los flujos documentales en un organismo
Los controles de los actos administrativos podran establecerse ya sea usando
las copias o usando mecanismo virtuales, pero dejando claro que como poltica
institucional, esas copias, una vez cumplido su objetivo, tendran que ser
eliminadas en la misma oficina que los produjo y utiliz, cuidando claro est, la
existencia del documento original. Establecer una poltica clara de copias y
fotocopias aminorara, sin duda, el volumen de papeles en las oficinas y se
tendra un mejor control de los documentos vigentes que tienen un valor
sustantivo, por lo menos potencial, para ser preservados con base a una buena
organizacin documental. En suma, es necesario tener en cuenta, dentro de la
planeacin de los flujos documentales, las polticas de produccin documental,
del original y sus copias, y de la reproduccin a travs de fotocopias y el fax

b) La valoracin previa de los expedientes.


Otro punto necesario para la valoracin archivstica lo constituye la integracin
del expediente. En muchos de los actos administrativos de los organismos

52

pblicos en Mxico a nivel federal, estatal y municipal no se integran


expedientes. Los documentos que entran al organismo se acomodan
cronolgicamente uno tras otro formando volmenes de minutarios por mes.
Lo mismo se realiza con los documentos de salida. El procedimiento aplicado en
las oficialas de partes, es el primer paso del factor de multiplicacin de los
papeles en los organismo pblicos. Esos volmenes de entradas y salidas de
documentos son copias. Los originales son canalizados a las reas
correspondientes que deben de atender los asuntos. Estas ltimas, repiten el
proceso de las oficialas de partes aglutinando los documentos en minutarios. Es
decir desde las secretaras tcnicas del secretario del ramo, subsecretarios,
oficiales mayores, y en muchos casos, de los directores generales. El resultado
de este proceso es la conservacin de documentos repetidos en todas reas de
forma desagregada, sin control real y sin ningn vnculo archivstico. Cuando la
cantidad de papeles es tal que se llega al grado de saturacin de espacios, los
volmenes de minutarios son enviados al archivo muerte acompaados de una
simple relacin, que no pocas veces, dice solamente documentos varios. Es
evidente que ante esa masa documental desvinculada desde el punto de vista
archivstico no se puede realzar una valoracin adecuada en esta fase.
As pues, tenemos dos grandes problemas desde esta prctica. Uno, que se
envan papeles sin ningn nexo archivstico, es decir, sin ser integrados en
expedientes; y segundo, papeles repetidos por diversas oficinas que hacen
difcil un trabajo de valoracin por la gran cantidad de papeles.
c) La organizacin de la series
La reingeniera documental revisa y ajusta el sistema de organizacin de los
documentos integrados en expedientes y agrupados en series. Una clasificacin
y ordenacin adecuadas de las series documentales se realiza con el criterio
funcional y/o estructural de un organismo. Es decir, se reflejan las funciones y
las estructuras del organismo que las gener. El control de los expedientes de
cada una de las series se realiza a travs de los inventarios archivsticos. Y es
precisamente en este punto cuando se puede estar en posibilidades de realizar
una valoracin a nivel de series. Las series, como conjuntos homogneos de
funciones y estructuras, permiten analizar y valorar de manera global e integral
la produccin documental de un organismo con el fin de darle su destino final.
Con excepcin de las series de expedientes administrativos, para los cuales un
solo sistema de clasificacin, por ejemplo, en todo el sector pblico federal
puede ser apropiado, es conveniente organizar y controlar los expedientes
mediante un sistema de clasificacin a la medida de las necesidades de cada
dependencia individual. Por otra parte, es necesario que el sistema de
clasificacin se mantenga actualizado a medida que las responsabilidades del
organismo cambien y que sus funciones y temas se desarrollen en otras
direcciones.

53

Los documentos transitorios, efmeros o rutinarios que no tienen una utilidad


continua, como los borradores, duplicados, anuncios y materiales de publicidad
comercial, no deben ser archivados, de modo que la eliminacin selectiva de
documentos dentro de los expedientes no ser necesaria.
En tal sistema de administracin documental, los documentos de una serie son
homogneos y su relacin con las funciones, actividades y procesos del
quehacer del organismo creador son claros en su vinculacin archivstica. La
serie se convierte en la base para el control de los documentos y sirve como eje
de la valoracin. La utilidad continua y el valor duradero de los documentos en la
serie se relaciona con la importancia de esa funcin o actividad en el contexto
de los procesos del quehacer del organismo.
Como ya se expres en el prrafo anterior, la valoracin debe sustentarse en las
series, aplicndoles los criterios de valoracin en su conjunto. Tambin se debe
tomar en cuenta que en algunos casos la valoracin de documentos tiene que
realizarse expediente por expediente y pieza por pieza, aunque muchas veces
est fuera de los recursos humanos y financieros de cualquier organizacin. De
cualquier manera debe tomarse en cuenta que es necesario considerar los
documentos en los niveles ms bajos que las series. Por ejemplo, los
expedientes operativos en los niveles ms altos de una organizacin pueden
necesitar ser estudiados individualmente. De igual manera, en los niveles ms
bajos de una organizacin puede haber, mezclados con expedientes de rutina,
algunos expedientes de valor duradero que tendrn que ser identificados en una
fase posterior del ciclo de vida.
Por lo anterior, no resulta repetitivo insistir en que es importante mantener
integrados los expedientes y las series a travs del vinculo archivstico
sustentado en el principio de procedencia. Los documentos, sentenciaba en
1901, H. O. Meissner, jefe de los archivo privados del Estado Prusiano, no
pueden revisarse solamente como piezas aisladas, sino que deben valorarse
por su contexto administrativo72.
De acuerdo a lo expuesto, para poder realizar una adecuada valoracin integral
es necesario cumplir con estos elementos:
La integracin de expedientes organizados en series que reflejen las funciones
y las actividades que se documentan.
La serie ser la unidad de control durante el ciclo de vida, con inclusin de los
procesos de valoracin, retencin y disposicin.
Los expedientes administrativos (de buen gobierno; tambin llamados
facilitativos o de apoyo) comunes a todos los organismos se distinguirn de los
expedientes de polticas, de operacin o de programas que documentan la
labor especfica del organismo individual.
72

Theodore Schellenberg, Archivos Modernos..., p. 168-70.

54

Los expedientes sobre polticas, operaciones y programas del organismo, se


diferenciarn de los expedientes de accin o de caso, los cuales documentan
casos individuales que derivan de la aplicacin de los programas del
organismo.
En las oficinas se deben realizar varias acciones supervisadas por el archivista
como:
Depurar los expedientes, quitando copias y materiales no archivsticos.
Eliminar las copias y fotocopias cuando haya terminado su uso, evitando tanto
integrarlos a los expedientes como conservarlos en minutarios.
Acordar entre las reas dnde se debe conservar el expediente original.
Establecer la vigencia operativa de los expedientes y series por medio del
catlogo de disposicin documental.
Establecer un programa de transferencias primarias considerando la
integracin de series.
Los funcionarios responsables de sus series debern acudir al archivo de
concentracin para la valoracin definitiva en vista a la disposicin documental.
Detectar los documentos
adecuadamente

con

valor

predecible

para

conservarlos

3.2 El archivo de concentracin. Valoracin definitiva.


Dentro de un proceso de valoracin continua e integral, el trabajo fino le corresponde
al archivo de concentracin. Esta rea es la reguladora de todas las actividades de
flujos y valoracin de la institucin. Por medio de ella se establecen los programas de
transferencias primarias y secundarias; la guarda o retencin precautoria de las
series; los controles de las caducidades marcados por las oficinas; realiza, junto con
las reas administrativas, la valoracin definitiva; y, por ltimo, lleva a cabo el
proceso de disposicin documental.

a) La Valoracin y la Utilidad a Largo Plazo


La mayora de los documentos dejan de tener una utilidad continua despus de un
perodo relativamente corto y slo una proporcin pequea suele conservar alguna
utilidad para el organismo que los cre despus de diez o doce aos para tener en
cuenta las disposiciones fiscales o jurdico-administrativas.
Los pocos documentos de utilidad a largo plazo debern ser identificados en el
momento de su creacin, siempre que sea posible, como qued dicho, y no ser
55

identificados retrospectivamente en una fase posterior de su ciclo de vida. Muchos de


estos documentos necesitarn ser preservados de manera permanente y, por
consiguiente, debern ser transferidos al archivo histrico despus de un perodo de
retencin en el archivo de concentracin.
Los expedientes de utilidad a largo plazo suelen incluir:
Documentos que
reglamentaria;

deben

ser

preservados

bajo

cualquier

disposicin

Documentos que testimonian derechos u obligaciones continuas del Estado,


del organismo o de terceras partes bajo las leyes nacionales o internacionales;
Instrumentos legales como escrituras de terrenos, alquileres, testamentos,
convenios y contratos;
Documentos relativos a la formulacin de legislacin y de polticas derivadas
de las funciones bsicas del organismo;
Documentos que testimonian orgenes o antecedentes;
Documentos del personal.
Otro tipo de documento con utilidad a largo plazo y de importancia particular para el
profesional de documentos es la documentacin de control, es decir, cualquier
documento que describa cmo han sido creados, usados o administrados otros
documentos u otra informacin. La documentacin de control debe ser retenida
mientras los documentos relacionados tengan un valor continuo. Los tipos siguientes
de documentacin de control son los que tienen ms probabilidades de tener valor a
largo plazo:
Una copia de cada versin de la clasificacin de expedientes y el esquema de
codificacin y los catlogos de disposicin del organismo;
Planes de expedientes (hojas de trnsito de expedientes, listas de
expedientes, etc.) para series que van a ser retenidas total o parcialmente;
Registros de documentos que siguen siendo el nico o el principal medio de
referencia a documentos que han sido programados para retencin;
ndices de cualquiera de los documentos mencionados;
Manuales de software y otra documentacin de sistemas esencial para el uso
continuo de documentos electrnicos programados para retencin.
Los documentos de utilidad a largo plazo no deben confundirse con los documentos
de valor duradero aunque, como ya dijimos, ambos conviven en los mismos procesos.
Es posible que algunos documentos de valor duradero tengan slo una utilidad a
corto plazo. Un ejemplo son las actas firmadas de un comit que se rene con
frecuencia, o un acuerdo firmado; es posible que al cabo de un corto tiempo se haga

56

referencia a las actas o al acuerdo muy raras veces, pero pueden constituir una
fuente primaria de informacin y, por ello, tener un valor duradero.
Los documentos que se consideran vitales, es decir, esenciales para las operaciones
de la organizacin, no tienen necesariamente una utilidad a largo plazo. Los
documentos vitales dejan de ser esenciales y pueden perder toda su utilidad cuando
son reemplazados con versiones nuevas. Este es el caso particularmente de las
bases de datos. Aqu es conveniente seguir la regla de las tres generaciones: retener
al abuelo, al padre y al hijo o, en otras palabras, la versin actual y las dos versiones
anteriores de los documentos. Este enfoque puede ser ms sensato que el mero hecho
de asignar un tiempo especfico independientemente de cundo la versin actual
puede ser reemplazada.
Las consideraciones de utilidad a largo plazo para terceras partes tambin pueden
ser un factor importante al valorar los documentos. Documentos tales como actas de
nacimiento, de matrimonio y de defuncin se mantendrn indefinidamente ya que
tienen una utilidad a un plazo extremamente largo as como un valor duradero. Por
otra parte, los documentos como los expedientes de personal tendrn una utilidad a
largo plazo para pensiones y otros propsitos mientras sus sujetos vivan (y tal vez
mientras vivan sus viudas u otros dependientes). Despus, la utilidad de los
documentos suele cesar.

b) El catlogo de disposicin documental


El catlogo de disposicin documental o tabla de retencin establece el plazo de
conservacin de las series documentales, tanto en los archivos de trmite como en el
archivo de concentracin y determina una valoracin preliminar del posible destino
final de los documentos.
El objetivo es unificar los criterios en toda la institucin sobre los tiempos de
retencin en las oficinas y en el archivo de concentracin para una mejor circulacin
de los documentos a nivel institucional; adems, sirve de instrumento jurdicoadministrativo para tener un marco de referencia sobre la retencin de los
documentos y el posible destino final a nivel institucional.
El catlogo de disposicin documental es fruto de un estudio o anlisis que se realiza
en el organismo con el fin de ubicar aquellas series documentales que tengan
funciones sustantivas para separarlas de las que no la tengan y determinar el valor
que puedan tener a nivel patrimonial para su destino final. Para conseguir lo anterior,
nos valemos de un diagnstico resultado de un cuestionario, de entrevistas con los
funcionarios y del estudio directo de los instrumentos administrativos como son los
reglamentos interiores, los manuales de organizacin y operacin, etc.
1. Para determinar las series es necesario tener informacin sobre las funciones:

57

Las necesidades de cada organizacin para retener documentos deben basarse en


un anlisis de las funciones, las actividades y las transacciones del organismo y en la
importancia relativa de los mismos. Se podra tener una batera de preguntas para
alcanzar un buen anlisis:
Cul es (cules son) la funcin (las funciones) ms importante del organismo?
Para qu existe principalmente el organismo?
Qu funciones, actividades y transacciones son vitales para el organismo?
Qu funciones, actividades y transacciones no son bsicas ni vitales para el
organismo? Qu funciones, actividades y transacciones son facilitadoras y cules
tienen una funcin de apoyo?
Los documentos que se relacionan con las funciones, las actividades y las
transacciones sustantivas y vitales tendrn ms valor para un organismo que las que
no se relacionen con ellas. Sin embargo, para un organismo, es probable que las
actividades y las operaciones realizadas en una serie de niveles de la organizacin se
vuelvan menos importantes a medida que el trabajo pasa de lo general a lo especfico
y de lo variado a lo rutinario.
Cada organismo usa la informacin para tomar decisiones, considerar opciones,
realizar sus programas y planear el futuro. Esta informacin puede proceder de los
documentos, con inclusin de expedientes, creados por el propio organismo o de
informacin procedente de otras fuentes. Es importante saber de dnde proviene la
informacin y qu contribucin aporta a la capacidad del organismo para realizar su
quehacer. Por ejemplo, si informacin tal como estadsticas de empleo, estadsticas
de puestos vacantes o indicadores econmicos se recibe completa de una fuente
externa es probable que tenga un valor a corto plazo y, de todos modos, seguir
estando disponible en otras fuentes. Por consiguiente, las copias de esta informacin
que tenga el organismo podrn ser destruidas despus de un perodo relativamente
corto.
Otro factor en la determinacin de las necesidades de retencin de documentos que
tiene el organismo es evaluar el papel de los documentos en las operaciones del
organismo. Ser preciso plantearse estas preguntas:
El valor de los documentos es probatorio, es decir, ofrecen pruebas de la
organizacin, las polticas y los procedimientos del organismo?
El valor de los documentos es meramente informativo, es decir, contienen los
documentos informacin que slo se relaciona con individuos, organizaciones,
acontecimientos, etc. con los que el organismo trata en el curso de su quehacer
rutinario?
Los documentos que probablemente tienen una utilidad continua para una
organizacin son aquellos que se relacionan con el establecimiento de polticas,
58

metodologa y procedimientos. Los documentos con pocas probabilidades de tener un


valor constante son aquellos que tratan de la aplicacin rutinaria de las polticas
establecidas.
Las funciones, responsabilidades y obligaciones de un organismo pueden llevarlo a
relaciones con otras partes de la organizacin o pueden extenderse a organizaciones
e individuos ajenos a ella. Por ejemplo, la Secretara de Relaciones Exteriores trata
con otros estados y organizaciones internacionales, la Secretara de Economa trata
con compaas y negocios y la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico trata con
compaas, negocios e individuos contribuyentes. Todas estas relaciones influirn en
la retencin de la informacin.
El funcionario de accin que se ocupa de la funcin o la actividad documentada por
una serie de documentos podr aconsejar con frecuencia sobre la utilidad continua de
esa serie. Sin embargo, sus recomendaciones servirn solamente de gua; no sern
preceptivas.
Al consultar con los funcionarios de accin es importante reconocer los riesgos
siguientes:

El funcionario de accin demasiado confiado que puede pensar que nada de lo


que ocurri hace ms de un ao, especialmente si fue hecho por un antecesor,
tiene una pertinencia continua.

El funcionario de accin excesivamente precavido que puede desear retener


cualquier documento que pudiera, plausiblemente, servir como un precedente
para acciones futuras, como una justificacin de acciones pasadas o como una
fuente de informacin potencialmente til.

El funcionario de accin agotado que no puede o no quiere dar prioridad a las


cuestiones de documentos.

Adems, los funcionarios de accin pueden desconocer con frecuencia


cuestiones ms amplias de inters para el organismo, para terceras partes o
para el gobierno o la organizacin en general.

El administrador de documentos debe aplicar su sentido comn a todas las


recomendaciones de los funcionarios de accin y asegurarse de que todas las
decisiones sean congruentes con aquellas tomadas con documentos comparables del
mismo organismo o de otros. Al tomar estas decisiones el administrador de
documentos se guiar, tambin, por su conocimiento de que el organismo es la
oficina de responsabilidad primaria o no lo es.

2. En el caso del cuestionario


La encuesta de documentos busca localizar, identificar y evaluar todos los
documentos que existen en un organismo y establecer su contexto (procedencia), su
59

propsito, su clasificacin y ordenacin originales. La encuesta de documentos


proporciona una base para:

Identificar los documentos que ya no tienen una utilidad continua para el


organismo y poner en prctica la accin de disposicin apropiada.

La identificacin y cuantificacin de los documentos de utilidad continua y su


programacin para ser objeto de una accin de retencin y disposicin
apropiada.

La determinacin de las necesidades de personal y de acomodacin para los


documentos que an necesitan ser retenidos dentro del sistema de
administracin de documentos.

El clculo de los costos de la eliminacin del volumen de documentos


pendientes y las economas que se derivarn de ella.

Es muy importante examinar y comprender las funciones y las actividades del


organismo en conjunto as como los documentos producidos por el mismo. No basta
con centrarse solamente en los documentos que no estn valorados. Estos
documentos deben comprenderse en relacin con las funciones y los procesos
administrativos del organismo, de sus necesidades de informacin y de todos los
dems documentos creados que tiene el organismo. Slo entonces ser posible
tomar decisiones de valoracin apropiadas.
Sin embargo, el sentido comn determinar si se requiere una encuesta a escala
completa. Por ejemplo, si se trata solamente de manejar una acumulacin de
expedientes viejos en un archivero de algn funcionario, es posible que no haya
necesidad de investigar a fondo las funciones, las actividades y los sistemas de
mantenimiento de documentos de todo el organismo. Por otra parte, si se ha formado
un volumen considerable de documentos pendientes que ha servido al organismo en
conjunto (por ejemplo, el sistema de archivo del organismo) o si el volumen de
documentos pendientes contiene una mezcla de documentos de una diversidad de
fuentes, se necesitar una encuesta completa.

2.1 Preparacin para la Encuesta


Una encuesta de documentos requiere el apoyo diligente de la administracin
superior del organismo. Es importante, tambin, redactar los trminos de referencia
apropiados y establecer un equipo de encuesta eficiente. Como mnimo, el equipo de
encuesta consistir en el personal de administracin de documentos del organismo y
el personal de la administracin de documentos. Tambin es conveniente incluir otros
profesionales de la informacin y funcionarios de accin.
El equipo estudiar los materiales existentes relativos a la estructura y las funciones
del organismo (tales como la legislacin, las declaraciones de misin, los
organigramas, las descripciones de puestos, los planes de trabajo y los informes

60

anuales y otros pertinentes) con el fin de establecer una comprensin bsica de sus
deberes, sus responsabilidades y sus actividades pasados y actuales.
Se realizarn visitas preliminares a todas las unidades administrativas operativas del
organismo para obtener un panorama general de la escala del problema de
administracin de documentos y de los recursos necesarios para resolverlo y para
determinar con precisin cualesquier esferas posibles en donde existan dificultades.
Adems, estas visitas se usarn para estimular el inters en la encuesta y para
establecer lazos con los funcionarios idneos en las unidades.
Como ya dijimos, es importante realizar una encuesta de todos los documentos. Los
documentos en las oficinas privadas de ministros y altos funcionarios y los
documentos confidenciales y secretos que se guardan en otras partes se sometern a
encuesta de la misma manera que otros documentos. Puede ser necesario buscar
una autorizacin especial y obtener el visto bueno de la seguridad apropiado para que
los miembros del equipo de encuesta estudien algunos documentos. Es posible,
tambin, que haya que limitar el acceso a los informes de la encuesta y a los
inventarios de documentos resultantes.
En un organismo grande es posible que sea necesario realizar una encuesta
preliminar para determinar la naturaleza y el alcance de la encuesta principal. Esta
encuesta preliminar tendr el propsito de establecer:
Un resumen de las funciones pasadas y actuales y de las estructuras administrativas
y de toma de decisiones del organismo;
2.2. Las prioridades de la encuesta;
El volumen de trabajo y las necesidades de personal de la encuesta;
El costo y los beneficios de la encuesta.
Cuando se haya completado el trabajo bsico preliminar, se establecer un plan para
la aplicacin de la encuesta.
Esto conllevar:

Explicar la naturaleza, el propsito y los beneficios de la encuesta al personal


apropiado;

Establecer una metodologa;

Establecer un calendario viable;

Asegurar recursos de personal;

Asignar personal a las tareas diversas.

61

2.3. La Metodologa de la Encuesta


La seleccin de la metodologa depender de factores tales como el tamao del
organismo, la cantidad de los documentos que existen y la condicin en que se
encuentran, las capacidades y la voluntad de cooperar del personal y el alcance y la
complejidad de los problemas que habr que resolver.
Un mtodo consiste en enviar cuestionarios a cada unidad del organismo y, luego,
dar seguimiento con visitas por los miembros del equipo de encuesta para corregir
omisiones, anomalas y discrepancias.
Una alternativa es que los miembros del equipo de encuesta completen los
cuestionarios por s mismos. Pueden hacerlo mediante la inspeccin de las oficinas y
las zonas de guarda de los documentos y entrevistas con el personal.
En la prctica, un mtodo til es combinar el cuestionario con una inspeccin y una
entrevista. Esta es la metodologa que se considera en esta leccin.
Sea cual fuere la metodologa adoptada, es necesario basarse en las relaciones
establecidas con comunidades individuales mediante las instrucciones y las visitas
preliminares y desarrollar y utilizar los lazos con el personal idneo en las unidades.

2.4. El Calendario de la Encuesta


El equipo de encuesta elaborar un plan coherente que establezca plazos arduos
pero alcanzables para la terminacin de la encuesta. Una opcin es establecer un
plan que siga la jerarqua de la estructura de la organizacin (hacia arriba o hacia
abajo). Por ejemplo, las entrevistas pueden comenzar examinando, primero, el
personal superior y los documentos que usa o produce a lo cual seguir el personal
que le informa directamente siguiendo as, en orden descendente, en la jerarqua de
funciones del organismo. De manera alternativa, la encuesta puede comenzar por los
niveles operativos ms bajos y continuar en orden ascendente.

2.5. La Planeacin del Cuestionario


Cualquier cuestionario debe ir dirigido a todas las unidades del organismo con
inclusin de las oficinas privadas de los ministros o los funcionarios superiores. El
plan ir acompaado de una copia del director que autoriza la encuesta de
documentos e indicar con claridad a quin deber devolverse el cuestionario y en
qu fecha se devolver. Las preguntas planteadas debern ser tan simples e
inequvocas como sea posible. Las preguntas ms difciles y complejas podrn
plantearse durante la inspeccin y la entrevista. Si la organizacin cuenta con los
recursos necesarios, es posible que valga la pena consultar con un especialista en
diseo de formularios con el fin de comprobar la formulacin de las preguntas y el
diseo del cuestionario.

62

Las preguntas mismas tendrn el propsito de comprobar hechos bsicos relativos


tanto a la posicin de la unidad en la estructura administrativa actual del organismo
como a los documentos que crea, usa o tiene. El cuestionario debe preguntar tambin
los nombres, las direcciones oficiales y los nmeros de telfono /fax del jefe de la
unidad, la persona (si la hubiere) responsable de sus documentos y la persona que
ha llenado el cuestionario. En general, las preguntas sobre actividades o prcticas
pasadas se plantean mejor en la fase de inspeccin y entrevista.
Dado que el cuestionario ser completado por funcionarios de accin con poco o
ningn conocimiento de la administracin de documentos, cualesquier trminos
tcnicos usados (como metros lineales o series) deber ser definidos o explicados.

Considere la lista de preguntas siguiente slo como sugerencias.


2.6. Preguntas sobre la Estructura Administrativa
La posicin de la unidad en la estructura administrativa debe ser determinada. A
continuacin se ofrecen algunas preguntas que podran plantearse:
Cul es el ttulo oficial de la unidad?
Qu espacio ocupa y en dnde est situado ese espacio?
Qu unidad es su superior inmediato en la jerarqua administrativa?
Qu unidades dentro de la jerarqua estn subordinadas inmediatamente a ella?
Sigue siempre el proceso de decisin la jerarqua administrativa y, en caso de no ser
as, cundo y cmo diverge de ella?
Cules son las funciones de la unidad y bajo qu autoridad las ejerce (qu es lo que
hace y porqu lo hace?)
Cul es su relacin con otras unidades del organismo en relacin con algunas
funciones compartidas? Cul es la oficina de responsabilidad primaria para las
funciones compartidas?
2.7. Preguntas sobre los documentos y otras fuentes de informacin
El primer conjunto de preguntas sobre los documentos debe comprobar la
informacin bsica.
Quin tiene la responsabilidad de la administracin de lnea para la administracin
de documentos en la unidad?
Cules son las obligaciones del jefe del centro de concentracin?
Cules son las obligaciones del personal de documentos?
63

Qu documentos se originan dentro de la unidad?


Dnde se guardan cuando no se usan?
Guarda la unidad otros documentos?
Qu otros documentos son usados por la unidad, dnde se originan y dnde se
guardan?
Qu otras fuentes de informacin son usadas por la unidad o por sus funcionarios
durante sus actividades (incluidos los sistemas de archivo)?
2.8. Las preguntas complementarias sobre los documentos establecern la
informacin siguiente:
Cules son los formatos y los medios de los documentos?
Cul es su condicin fsica?
En qu tipos de guarda se mantienen (archiveros, estantes abiertos, cajas sobre
estantes, etc.)?
Cul es su cantidad (por ejemplo, para los expedientes: metros lineales de
estantera o nmero de archiveros ocupados)? (Para algunos otros tipos de
documentos: nmero o piezas)
Si hay expedientes estn registrados o no y, si lo estn, a qu serie de expediente
pertenecen?
Cul es la naturaleza del esquema de clasificacin de expedientes y cmo se
generan los nmeros de expedientes?
Si los documentos estn en otros formatos o en otros medios cmo estn
clasificados y ordenados? Es posible identificar la serie de los documentos?
Hay otros sistemas de numeracin establecidos y, de ser as, de qu manera se
asignan los nmeros de referencia?
Cuando las series de los documentos pueden ser establecidas otras preguntas
procurarn descubrir lo siguiente para cada serie de documentos:
Cul es su relacin con otras series (series relacionadas, subseries)?
Qu fechas abarca?
Hay algunas lagunas en la serie y, en caso afirmativo, por qu? Es posible llenar
las lagunas con informacin de otras series de documentos o por documentos que se
guardan en otra parte o mediante otras fuentes de informacin?
Son los documentos originales o copias?
Son acumulativos o no acumulativos y, en caso de ser acumulativos, cul es su tasa
anual de crecimiento?

64

Cul es la medida y la frecuencia de su uso, quines los usan, para qu propsitos y


cunto tiempo continuar ese uso?
Cul es su restriccin legal?
Tiene alguno de los documentos algn grado de restriccin legal? De ser as cmo
se asignan los grados de restriccin legal? Est restringido el acceso a los
documentos con grado de restriccin legal?
Qu mecanismos existen para la disposicin de los
Documentos donde se aplican esos mecanismos?
Qu documentacin de control hay (como registros, documentos de movimientos de
expedientes, planos de expedientes, listas de palabras clave, ndices?
3. La Entrevista
El cuestionario ser seguido por entrevistas con funcionarios de accin y personal de
la oficina de documentos. Este seguimiento verificar y complementar la informacin
reunida por el cuestionario.
Las inspecciones y las entrevistas debern:

Investigar y rectificar cualesquier anomalas, insuficiencias u omisiones en los


cuestionarios devueltos;

Inspeccionar al azar varios elementos de informacin para confirmar su


exactitud;

Confirmar que el espacio ocupado por la unidad ha sido examinado para recibir
documentos;

Averiguar si cualquiera de las funciones realizadas previamente por la unidad


han, sido transferidas a otras unidades del organismo o a otros organismos y,
de ser as, dnde se guardan los documentos pertinentes;

Sealar cualesquier cambios pasados en la posicin de la unidad en la


estructura administrativa;

Relacionar los documentos de la unidad con las necesidades y los sistemas de


informacin ms amplia suyos y del organismo.

4. Evaluacin y Aplicacin de los Resultados de la Encuesta


Los datos revelados por la encuesta de documentos se evaluarn y se emprender
un seguimiento tan pronto como sea posible. La evaluacin y la aplicacin conllevan
algunas actividades paralelas que se examinan ms adelante.

65

En primer lugar, es importante recordar que aun cuando el propsito principal de la


encuesta de documentos en este contexto es ocuparse de los documentos
pendientes no valorados, la encuesta puede revelar una serie de insuficiencias en el
sistema de administracin de documentos en conjunto. Estas deficiencias pueden ir
desde la falta de un mecanismo de control esencial (como un procedimiento para la
clausura sistemtica de los expedientes) hasta la necesidad de una reestructuracin
total del sistema de administracin de documentos.
Cualquier deficiencia deber ser subsanada. Si no se cuenta con sistemas de control
de documentos apropiados ser necesario establecerlos. Si se requiere una
reestructuracin total, habr que informar a la administracin superior del organismo.
Es importante no pasar por alto ninguna deficiencia. En el mejor de los casos, las
deficiencias en el sistema de administracin de documentos pueden conducir a la
acumulacin de documentos pendientes de nueva cuenta. Pero tambin pueden
ocasionar otros problemas graves en el futuro como la incapacidad para satisfacer los
requisitos de regulacin, la destruccin o la prdida de informacin crucial o la
incapacidad del organismo para defenderse en acciones judiciales por la falta de
ciertos documentos.
Se preparar un informe de la encuesta para los altos mandos del organismo. Si la
escala de la encuesta lo justifica, ser necesario elaborar un informe provisional as
como un informe final. Estos informes resumirn los resultados de la encuesta,
evaluarn las tasas de crecimiento de los documentos, comentarn asuntos tales
como la eficacia de la recuperacin de documentos e informacin, estimarn el
potencial para economizar en los costos de guarda de los documentos y en el tiempo
del personal si se efectan mejoras especificadas, propondrn acciones
consecuentes y estimarn las necesidades de recursos y los costos de esta accin.
Estos informes pueden contribuir a mantener el impulso de la encuesta y a allanar el
camino para la aplicacin.

Con estas herramientas tendremos la informacin pertinente para vaciarla en el


catlogo de disposicin documental con un fundamento metodolgico que nos
permitir tener un alto porcentaje de certeza.
6. Componentes del catlogo
El catlogo o tabla de disposicin debe contener, segn entendemos, una serie de
columnas que determinen el rea administrativa, las series documentales por rea,
los tiempos de retencin de los documentos en las oficinas y en el archivo de
concentracin, es decir, la vigencia operativa; y la columna de la disposicin final con
las dos opciones posibles: baja documental o conservacin definitiva. Un modelo que
puede servir de ejemplo de lo anterior podra ser el siguiente:

66

CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL

VIGENCIA OPERATIVA
REA

SERIES

PLAZO DE
CONSERVACIN EN
OFICINA

Presidencia

PLAZO DE
CONSERVACIN

ARCHIVO DE

BAJA

CONCENTRACIN

Acuerdos

1 ao

2 aos

Acuerdos con sus subalternos

1 ao

2 aos

Comits

1 ao

2 aos

Copias de documentos turnados

1 ao

3 aos

Copias para conocimiento

1 ao

1ao

Informes

2 aos

3 aos

Libro de registros

1 ao

2 aos

Minutarios para copias de

1 ao

1 ao

Oficios firmados por el Presidente

3 aos

3 aos

Amparo indirecto

Indefinido

5 aos

Juicios de Nulidad

Juicios Laborales

Libros de Gobierno (turnos)

conocimiento

(copias) y acuses originales


Vicepresidencia
Jurdica

Dir. Gral. Jurdica


Dir. de lo Contencioso

67

El destino final: el proceso administrativo de la baja y la transferencia secundaria

Anlisis de situaciones particulares

El Control de la Serie como Base de la Valoracin


Cuando los documentos han sido apropiadamente clasificados y ordenados,
siguiendo el principios de procedencia, y cuando los documentos administrativos, de
polticas (sustantivos) y de caso han sido diferenciados claramente, las unidades de
documentos que comprenden una serie deben ser homogneas y necesitan
solamente una decisin de valoracin que permanecer durante todo el ciclo de vida.
Algunas series de documentos tienen vnculos con otras series porque tratan de
funciones relacionadas dentro del mismo proceso general de un asunto. En estos
casos, todas las funciones relacionadas pueden ser tratadas como un sistema; los
diversos componentes pueden ser valorados, con perodos de retencin diferentes y
decisiones de disposicin asignadas a cada uno de ellos dependiendo de su
importancia o su valor de informacin relativos. De esta manera es posible tratar
sistemticamente documentos relacionados con la misma funcin o el mismo proceso
de un asunto que son, creados, por ejemplo, en niveles diferentes dentro del mismo
organismo.
Este mtodo tambin puede ser usado al tratar con documentos de procedencia
diferente, creados por organismos separados dentro de los mismos sistemas de
organizacin. En estos casos es posible hacer una valoracin comparativa de los
documentos de los varios organismos involucrados en una poltica o un programa
particular asignando ms valor a los documentos de aquellos organismos que fueron
los principales promotores (oficina de responsabilidad primaria) de la formulacin y
aplicacin de esa poltica.
Este mtodo de sistemas en la valoracin es igualmente apropiado para los sistemas
de mantenimiento electrnico o para los sistemas mixtos de documentos de papel y
electrnicos. Un enfoque holstico (integral) tambin puede ser un medio ms til de
valorar los documentos en otros medios y otros formatos (como mapas, fotografas o
documentos audiovisuales) que el estudio pieza por pieza que es ms habitual.

Fuentes de Informacin Duplicadas


Al llegar a decisiones de valoracin ser necesario haber determinado si la
informacin contenida en los documentos es singular o si seguir existiendo en otras
partes. La informacin en los documentos puede estar disponible totalmente o en

68

gran medida en una variedad de otras fuentes y formas. Por ejemplo, la misma
informacin puede ser obtenida en:
Documentos en otros formatos (mapas y planos) o en otros medios
(microformas, sistemas electrnicos);
Otros documentos del organismo, con inclusin de sus oficinas regionales y
locales;
Documentos de otros organismos;
Obras publicadas.
En general, los documentos ms compactos, completos o accesibles deben ser
conservados pero habr excepciones de esta regla cuando los intereses del
organismo slo seran satisfechos parcialmente al retener una sola fuente de
informacin. Entre las excepciones figuran las siguientes:
Cuando perspectivas o argumentos diferentes se reflejan en los documentos de
organismos diferentes o en oficinas en niveles diferentes del organismo, en cuyo
caso es posible que ambos conjuntos de documentos sean retenidos;
Cuando duplicados u otros documentos menos valiosos estn archivados junto
con correspondencia original y otros documentos que merecen retencin, y los
duplicados contribuyen a una comprensin del proceso, en cuyo caso los
duplicados sern retenidos;
Cuando los documentos son la fuente de datos estadsticos que necesitan ser
retenidos en su forma menos agregada para nuevos anlisis futuros.

Seleccin Pieza por Pieza


Algunas series contendrn informacin valiosa, pero la cantidad ser insuficiente
en relacin con el volumen total de los documentos para justificar la retencin de
toda la serie. En estos casos, la retencin selectiva de documentos individuales
es una opcin vlida y la nica decisin de valoracin aplicable puede ser
emprender una seleccin pieza por pieza. Este mtodo es particularmente
necesario para series mixtas que contienen expedientes que tratan de polticas
o de precedentes, expedientes operativos que documentan procesos y casos
individuales, y expedientes administrativos que tratan de asuntos de buen
gobierno tales como edificios, equipo y personal.
La seleccin es una valoracin de expedientes o documentos pieza por pieza.

Expedientes de Caso
Los expedientes de caso tienen el mismo tema pero cada expediente individual
se relaciona con una persona, institucin, lugar o proyecto diferente. Se conocen
tambin con el nombre de expedientes de caso particulares, expedientes de
proyecto o expedientes de transaccin. Puede ser necesario valorar los
expedientes de caso de manera diferente a la de otros documentos.

69

Debido a que las series de expedientes o documentos de caso suelen ser


voluminosas raras veces pueden ser preservadas en su totalidad. Sin embargo,
por su naturaleza misma, pueden contener informacin valiosa que puede ser
til para la investigacin, particularmente por anlisis estadstico. Adems,
algunas series de expedientes de caso pueden contener documentos
individuales de valor duradero (por ejemplo, sobre un acontecimiento o una
persona de importancia histrica), pero es frecuente que el valor de tales
documentos no se sepa cuando son creados. Algunas series de documentos de
caso, como los expedientes de personal, debern ser retenidos por perodos
largos antes de ser eliminados o transferidos al archivo histrico debido a que
las pruebas que contienen son necesarias durante un perodo muy largo (como
la vida laboral o la vida del sujeto) para propsitos administrativos. Otros
expedientes de caso pueden tener un valor duradero como ejemplos debido a
los procesos y los procedimientos que documentan.

70

2. La valoracin en el Archivo histrico

71

Revisin de Partes de Expedientes y Subexpedientes


Cuando se practica la revisin expediente por expediente, los expedientes
relacionados debern valorarse como un grupo.
Una parte es una de un conjunto de unidades
fsicas en las que un expediente ha sido
subdividido cronolgicamente a medida que ha
aumentado de tamao.
Un subexpediente es un expediente separado que
trata de un aspecto aparte del tema de un
expediente ms general.
Aunque las partes de expedientes y los subexpedientes podran juzgarse por sus
mritos individuales, su contribucin al panorama ms amplio que deriva de su
contexto y su secuencia compartidos puede justificar con frecuencia la retencin
cuando su contenido individual tiene un valor marginal.
Como regla general, todas las partes de un expediente se seleccionarn para su
preservacin o se sealarn para ser destruidas basndose en la valoracin de todo
el expediente como una sola unidad. En los expedientes largos es posible que esta
valoracin tenga que hacerse cuando la primera parte del expediente se ha revisado.

Limpia o expurgo
Muchos expedientes seleccionados para ser retenidos incluirn material duplicado, de
rutina o efmero que no parece contener una informacin singular importante. Sin
embargo, el desbaste (trmino que se preferir al obsoleto escarda) de ese material
raras veces es eficiente en funcin de su costo y siempre existe el riesgo de que la
eliminacin de documentos sin valor manifiesto destruya pruebas importantes de
contexto y secuencia).
La limpia o expurgo es la eliminacin de
documentos o expedientes individuales que
carecen de valor continuo en una serie. El desbaste
se llama tambin desecho purga o escarda.
La prctica de desbastar desintegrar debe evitarse. Un expediente siempre deber
tratarse como una unidad y se retendr o preservar en su totalidad o ser
desechado. La disciplina ejercida al archivar con el fin de excluir documentos
preliminares, duplicados y efmeros desde el principio facilitar la administracin de
los documentos.

72

Valoracin y Disposicin de Volmenes de Documentos Atrasados


Cuando hay volmenes atrasados de documentos no valorados y posiblemente
desorganizados, la valoracin en el nivel de expediente o incluso en el nivel de
documento puede ser ineludible.
Sin embargo, incluso en tal situacin, es necesario adoptar un enfoque sistemtico de
la valoracin y la disposicin estableciendo el contexto funcional y administrativo en el
que los documentos fueron creados. Los anlisis de sistemas administrativos y las
encuestas de documentos se usan como pasos preliminares para la valoracin y
tambin para el proceso ms vasto de reestructurar el sistema de administracin de
documentos en conjunto. La Leccin 4 trata del manejo de los volmenes atrasados
de documentos.
La encuesta (formulario de diagnstico) de documentos rene informacin
bsica sobre la cantidad, la forma fsica y el tipo, la ubicacin, la condicin fsica,
las instalaciones de guarda, la velocidad de acumulacin, los usos y otros datos
semejantes sobre los documentos de una organizacin.
El anlisis del proceso administrativo es el estudio y el anlisis sistemticos de la
administracin de una organizacin en relacin con sus funciones y sus
actividades.

Legislacin y Polticas
La base de toda autoridad sobre la administracin de documentos es la legislacin
completa y actualizada o, en el caso de las organizaciones del sector privado, las
polticas concretas y eficaces. Para que un proceso sistemtico de valoracin y
disposicin funcionen eficazmente, las leyes o las polticas relacionadas con los
documentos deben incluir algunos elementos importantes.
Los documentos deben ser definidos con precisin. Por una parte, la definicin
incluir documentos en todos los medios y en todos los formatos creados o recibidos
en todos los niveles dentro de un organismo. Por otra parte, esa definicin excluir
otras fuentes de informacin, por ejemplo material bibliotecario y fuentes equivalentes
de datos electrnicos que puedan estar disponibles para los funcionarios de accin
pero que no forman parte de las transacciones del quehacer del organismo o no
ofrecen pruebas de las mismas.
La legislacin o las polticas de la organizacin deben establecer un marco para la
valoracin continua y la disposicin apropiada de todos los documentos. La
responsabilidad de la valoracin y la disposicin ser asignada con claridad a jefes
apropiados de los organismos (en cuyo nombre el administrador de documentos del
organismo actuar) y al jefe de la administracin de documentos.
La administracin de documentos proporcionar una orientacin general sobre la
valoracin, la retencin y la disposicin de los documentos. En el contexto de esa
orientacin, el administrador de documentos en cada organismo redactar
instrucciones cabales y detalladas sobre la valoracin, la retencin y la disposicin de
73

los documentos del organismo, en consulta con funcionarios de accin y archivistas


de la administracin de documentos.
Es necesario establecer reglas para la transferencia ordenada y oportuna de los
documentos histricos de utilidad continua a un archivo de concentracin y de los
documentos de valor duradero a un depsito archivstico.
Se establecern reglas para la disposicin sistemtica y oportuna de los documentos.
La responsabilidad se asignar con claridad con el fin de asegurar que la accin de
disposicin es llevada a cabo. El proceso de aprobacin debe ser simple para evitar
demoras.

Objetivos de Servicio
El establecimiento y la vigilancia de los objetivos de servicio y la medicin del
desempeo son maneras tiles de evaluar la eficacia y el efecto del sistema de
valoracin y disposicin. La medicin entraa algo ms que contar el nmero de
acciones; la medicin se ocupa de comparar la relacin entre los recursos que llegan
al servicio (insumos) y lo que el servicio logra mediante la utilizacin de esos recursos
(productos).

Un insumo es una coleccin de material o de


informacin que entra en una actividad y que
ser transformada por ella en uno o ms productos.
Un producto es una coleccin de informacin o de
material que es producida por una actividad como
resultado de la transformacin de los insumos.
Es importante ser selectivo al decidir cules actividades estarn sujetas a objetivos de
servicio. Para la valoracin y la disposicin las esferas principales incluyen:
Emprender (cuando sea necesario) una encuesta de documentos;
Establecer catlogos de disposicin documental;
Aplicar los catlogos de disposicin documental de una manera oportuna.
La coleccin y la evaluacin de informacin estadstica requiere mucho tiempo. Es
importante asegurar que los hechos y las cifras reunidos sean pertinentes a la
medicin del desempeo.
Las medidas de desempeo pueden ser
Objetivos oportunos y orientados (por ejemplo, una accin de disposicin
recomendada como resultado de la encuesta de documentos deber ser completada
en un tiempo establecido, por ejemplo, un ao, a partir de la aceptacin del informe

74

de la encuesta).
Economas de costo alcanzada mediante la disposicin de los documentos que ya no
tienen valor.

Documentacin de las Polticas sustantivos y las Decisiones de Valoracin


Es importante documentar el razonamiento en que se basan las decisiones de
valoracin y ello por una serie de razones.
1.

Las organizaciones necesitan mantener una pista de auditoria de las


decisiones importantes. En el caso de los organismos gubernamentales, deben
rendir cuentas al gobierno y a la sociedad en general de sus decisiones sobre
cules documentos han sido preservados permanentemente como parte de los
archivos y cules han sido destruidos.

2.

La administracin de documentos tambin debe rendir cuentas de las decisiones


sobre la preservacin permanente de documentos que proporcionarn la
rendicin de cuentas histrica del gobierno.

3.

Ninguna decisin de valoracin es perfecta y podra ser necesario reexaminar


las decisiones de valoracin para determinar si una decisin ms apropiada
podra tomarse. El acceso al razonamiento en que se bas la decisin original es
esencial.

4.

La investigacin y el anlisis requeridos para llegar a una decisin de valoracin


pueden ser tiles para otros propsitos. Como ya observamos, el anlisis del
proceso administrativo tiene usos ms amplios para el rediseo o la
reestructuracin de los sistemas de administracin de documentos y los
esquemas de clasificacin. En la descripcin archivstica, la documentacin de
las decisiones de valoracin puede proporcionar informacin esencial sobre la
procedencia de los documentos y tambin puede ayudar en la preparacin de
historias administrativas e instrumentos de consulta.

La documentacin de la valoracin incluir la siguiente:


Una poltica general que establezca el mtodo usado para valorar los documentos,
por ejemplo, funcional o basado en valores (ver ms adelante) junto con cualesquier
directrices especficas sobre la metodologa usada.
Informes explicativos para cada ejercicio de valoracin, explicando la metodologa
seguida, la descripcin de los organismos y de sus funciones, programas y
estructurar, y las razones de que algunas series de expedientes hayan sido
determinadas como de valor duradero y otras no lo hayan sido.

75

Explique, con relacin a cada uno de los tipos de documentos siguientes, si los
documentos pueden tener valor operativo, financiero o legal para la organizacin que
los cre y porqu:
Estatutos y rdenes ejecutivas
Alquileres
Inventarios
Informes y actas de consejos y comits
Libros mayores
Contratos
Presupuestos y clculos presupuestarios
Informes y grficas de la organizacin
Libros de caja
Escrituras de propiedad
Directrices
Acuerdos
Informes anuales y otros informes peridicos
Facturas y otros comprobantes de pago.

Determinacin de los Perodos de Retencin y de la Poltica de Disposicin.


Las decisiones que se toman sobre la utilidad continua de los documentos para los
propsitos del organismo constituyen, en efecto, una administracin de riesgos. En
otras palabras, el archivista, al aconsejar al organismo, debe sopesar los costos
relativos: el costo financiero real que entraa la retencin de los documentos por la
posibilidad remota de que la informacin que contienen vuelva a ser usada, y la
prdida de eficacia o de rendicin de cuentas por no tener esa informacin disponible.
Esto no significa que las necesidades de control, como las auditorias, puedan ser
pasadas por alto si las probabilidades de que algunos documentos particulares se
necesiten con fines de fiscalizacin son pequeas. Uno de los objetivos de la
administracin de documentos es asegurar que las necesidades de control se
cumplan: por consiguiente, cualquier documento que podra ser necesario para una
auditoria deber ser retenido hasta que la auditoria para ese perodo se haya
realizado. Un ejemplo ms apropiado es la retencin por un perodo indefinido de
ciertos documentos del personal (por ejemplo, relacionados con su desempeo) por
la posibilidad remota de que se reciba, en alguna fecha futura, una solicitud de
referencia personal. No hay obligacin de proporcionar referencias de antiguos
miembros del personal basadas en informes sobre su desempeo pasado. En este
caso, se podra convenir en un perodo adecuado desde la fecha de retiro o de
renuncia, por ejemplo, cinco aos, despus del cual los documentos sobre su
desempeo podran ser destruidos.
Habr un momento en la vida de un documento en el que las economas de la
disposicin superarn el inconveniente de la prdida de informacin. Por ende, no es
76

necesario retener los documentos hasta que haya cesado cualquier posibilidad de
que sean requeridos de nuevo. Los perodos de retencin deben representar el punto
de equilibrio entre el riesgo y la retencin continua.
Los perodos de retencin prescriben el tiempo que los documentos de utilidad
continua, con inclusin de los documentos de valor duradero que merecen su
preservacin eventual como archivos, se preservarn y mantendrn.
Los archivos de trmite en uso regular se retendrn lo ms cerca posible de las
unidades operativas que los usan. Su cuidado ser controlado por la unidad de
trmite pertinente del organismo creador. Los documentos de concentracin de uso
menos frecuente sern transferidos normalmente a un archivo de concentracin. Los
documentos no sern transferidos al cuidado archivstico mientras no haya terminado
su utilidad continua para todos los fines y propsitos y slo aquellos documentos que
tengan un valor duradero como archivos sern mantenidos por la institucin
archivstica.
En un sistema de administracin del ciclo de vida de los documentos bien manejado,
la eleccin de un perodo de retencin ser una decisin que se tomar en el
momento en que la serie es creada. La decisin puede ser confirmada cuando el
primer lote de documentos en la serie deja de ser de trmite pero no se revisar
sobre una base sistemtica o ad hoc; la decisin estar basada en el anlisis bien
fundado y resistir la prueba del tiempo.
Muchos documentos administrativos (es decir, de buen gobierno), financieros y
legales se crean en forma muy parecida en muchos organismos o en todos ellos. Por
lo tanto, es posible que el archivista, en consulta con los organismos que tienen la
responsabilidad primaria, establezca perodos de retencin en todo el gobierno o en
toda la organizacin para estos tipos de documentos. Cuando los documentos son
especficos de un organismo (es decir, son documentos operativos), los funcionarios
de accin en el organismo y los funcionarios financieros y legales son las mejores
fuentes de consejo sobre los perodos de retencin apropiados.
La determinacin de los perodos de retencin y de la poltica de disposicin es un
proceso complejo y es imposible sealar una frmula precisa. Los juicios debern
basarse en el anlisis de una serie de factores principales que se consideran a
continuacin.

Requisitos Legales y Financieros


La legislacin es un factor clave en la determinacin de una poltica de disposicin de
los documentos. La legislacin primaria (promulgada por el Parlamento) y la
legislacin secundaria (reglamentos, instrumentos, etc., emitidas bajo Leyes del
Parlamento) pueden, establecer polticas que determinarn o influirn en el tipo de
documentos creados o recibidos, el perodo durante el cual deben ser retenidos, y la
seguridad y el lugar donde sern guardados. Por ejemplo, la legislacin puede

77

especificar que algunos documentos particulares (como los registros) se mantengan


para propsitos especiales (para dar prueba del registro); o puede haber un requisito
estatutario de que los contratos y acuerdos originales celebrados en nombre del
estado sean guardados en el Archivo Nacional.
De importancia particular, en lo que respecta a la retencin de los documentos, es el
estatuto de limitaciones. Esta legislacin no especifica los perodos durante los cuales
los documentos debern ser retenidos pero dispone que no ser posible entablar
acciones judiciales en un tribunal cuando un perodo determinado ha finalizado. Para
el mantenimiento de los documentos esto significa que una organizacin deber
retenerlos como pruebas para defenderse en un litigio hasta que ha terminado el
lmite de tiempo.
El estatuto de limitaciones puede funcionar de maneras diferentes en circunstancias
distintas. Por ejemplo:
El lmite de tiempo para entablar una accin penal puede no ser el mismo que para
entablar una accin civil. En cada caso pueden haber lmites de tiempo diferentes
para tipos de accin legal distintos.
El lmite de tiempo para entablar una accin puede no empezar a partir de la fecha
del documento con el cual se relaciona. Por ejemplo, el lmite de tiempo para una
accin legal por incumplimiento de contrato puede abarcar desde la fecha de
terminacin del contrato y no desde la fecha del contrato mismo.
Lmites de tiempo diferentes pueden establecerse dependiendo de la forma del
documento mismo. Por ejemplo, el lmite de tiempo para una accin legal por
incumplimiento de contrato puede ser ms largo para un contrato sellado que para un
contrato firmado.
En algunos tipos de accin legal relativos a asuntos de menores (nios que no han
alcanzado la mayora de edad), por ejemplo, la responsabilidad mdica, el lmite de
tiempo puede empezar a contarse hasta que el menor ha alcanzado la edad de
responsabilidad legal.
En algunos tipos de accin legal, como los de salud y seguridad, es posible que no
haya lmite de tiempo.
Como ya dijimos, es posible que el costo de retener indefinidamente una categora de
documentos particular sea mucho mayor que el costo para el organismo de tener que
defenderse en una accin legal sin tener las pruebas de esos documentos. En este
caso hay razones de peso para no retener los documentos.
Otras consideraciones financieras y legislativas pueden incluir:
Reglamentos financieros (por ejemplo, relacionados con el mantenimiento de
documentos para auditoria);
Decretos de la administracin pblica;

78

Otras reglas, reglamentos y prcticas del gobierno o de la organizacin (por ejemplo,


en relacin con ciertos documentos del personal);
Obligaciones legales internacionales (derechos de tratados);
Requisitos de las organizaciones internacionales de ayuda (Naciones Unidas, Banco
Mundial).
Por ltimo, la legislacin que faculta a cada organismo a realizar sus deberes y sus
funciones puede contener elementos que tengan consecuencias para la creacin y
para la retencin de los documentos. Por ejemplo, una Ley sobre Educacin o una
Ley sobre Salud Pblica puede disponer que las autoridades de educacin locales o
las autoridades de salud pblica locales proporcionarn de vez en cuando cierta
informacin al Funcionario Principal de Educacin o al Funcionario Principal de Salud
Pblica. Esto tendr consecuencias para los perodos de retencin asignados a tipos
particulares de documentos, de suerte que la informacin pueda ser suministrada
cuando se necesite.
Si hubiera alguna duda sobre las consecuencias financieras o legales relacionadas
con la retencin o la disposicin de los documentos, ser necesario consultar con
expertos financieros y legales.
Valoracin de los Expedientes
Con frecuencia, las series de expedientes son voluminosas y es poco probable que
contengan un nivel elevado de informacin de valor duradero. Estos expedientes no
pueden ser preservados como histricos. Algunos no tendrn ningn valor despus
de que su utilidad continua (vigencia) para el organismo creador ha terminado. Para
otras series que pueden contener informacin de valor duradero es esencial encontrar
alguna manera de reducir este gran volumen. Esta reduccin puede lograrse
seleccionando para su preservacin archivstica categoras prescritas de documentos
dentro de la serie o bien mediante el muestreo o la extraccin de selecciones o
ejemplos representativos. En general, la seleccin retrospectiva pieza por pieza
deber evitarse debido al tiempo y al costo que entraa. En su lugar, habr que
establecer un procedimiento para una seleccin previa.
El canadiense Terry Cook, terico de la macro-valoracin, recomienda que los
expedientes, especficamente aquellos que contienen informacin personal sobre
individuos, deben considerarse para su preservacin si contribuyen a una
comprensin ms clara de la naturaleza de la interaccin entre el estado y sus
ciudadanos. Estos expedientes pueden ser valiosos si revelan diferencias importantes
entre las intenciones y los resultados reales de los programas, particularmente si la
naturaleza de la interaccin entre el estado y los ciudadanos individuales permite la
expresin de la personalidad o el carcter propios de los ciudadanos en forma de
documentos creados por ellos y conservados en los expedientes.

79

Diferentes categoras de expedientes pueden requerir esquemas diferentes de


seleccin previa. Las sugerencias siguientes se refieren a la valoracin de algunos
tipos de expedientes comunes.
Los expedientes de accin pueden documentar la puesta en prctica de polticas o de
procedimientos pero su cantidad puede ser demasiado grande para justificar la
retencin total. Estos documentos pueden ser tratados solicitando al funcionario de
accin que indique los que son ms importantes. Es posible solicitar a los
funcionarios de accin que recomienden expedientes para su preservacin
permanente y que justifiquen su recomendacin. un formulario que puede usarse
si los funcionarios de accin participan en el proceso de revisar los
expedientes para determinar la disposicin de los mismos.
Los documentos del personal tendrn una utilidad continua para las pensiones y otros
propsitos siempre y cuando el individuo interesado (o cualquier dependiente con un
derecho posible) est vivo o pueda presumirse que vive. Slo una proporcin
pequea de estos documentos tendr un valor duradero. Los expedientes
relacionados con individuos que alcanzan un rango elevado especificado o que de
alguna otra manera se vuelven famosos o infames pueden seleccionarse previamente
de ser posible. Lo mismo puede hacerse con otras categoras de documentos que
contienen informacin personal. La seleccin previa de casos famosos no siempre es
posible. Inevitablemente, algunas decisiones sobre la retencin permanente de casos
famosos debern ser ad hoc.
Los planos de edificios y otros documentos relacionados con la propiedad, la
construccin, el equipamiento y el uso de una instalacin tendrn una utilidad
continua hasta que sean reemplazados o hasta que la instalacin quede sujeta a
alternacin extensa, a reconstruccin o a demolicin. De igual manera, los dibujos de
ingeniera y otros documentos tcnicos suelen tener valor slo hasta que la
instalacin o el equipo deja de estar en uso. Slo una proporcin pequea de estas
clases de documentos tendr valor duradero. Los expedientes relativos a edificios o
estructuras de importancia histrica o arquitectnica, o el equipamiento y las
instalaciones de importancia histrica o cientfica pueden ser seleccionados
previamente con frecuencia.
Recomendacin de Disposicin
1.

Destruir ahora

2.

Destruir despus de aos


(indique el nmero de aos en el recuadro, no ms de 12)

3.

Retener para segunda seleccin

80

4.

Retener permanentemente

Firma

Fecha

Departamento /Seccin
EL criterios para establecer el Valor Duradero de los Documentos
En cualquier fase de su ciclo de vida los documentos deben ser accesibles para sus
usuarios, de no ser as no tendra objeto mantenerlos. Sin embargo, el propsito para
el cual los documentos son usados, y quines los usan, pueden cambiar durante su
ciclo de vida. Adems, el uso de los documentos puede ser, con frecuencia, potencial
y no real una vez que su propsito original ha sido cumplido.
Al valorar el valor duradero de los documentos es necesario evaluar el valor que
tienen para un uso futuro. Los usuarios futuros incluirn funcionarios del organismo
que cre o que us por ltima vez los documentos para los fines de su quehacer,
pero tambin pueden incluir funcionarios de otros organismos, historiadores,
investigadores y una variedad de otras personas que tengan un inters posible en
esos documentos. Estas personas desearn consultar los documentos para una
variedad de propsitos que es imposible prever con certeza. Este carcter
imprevisible del uso de los documentos hace que el proceso de valoracin de su valor
duradero difiera de la valoracin de su utilidad continua.

Antes de proseguir la lectura explique, con sus propias palabras, si cada uno de los
documentos siguientes tiene un valor duradero. Por qu lo tiene o por qu no lo
tiene? Sea lo ms minucioso posible.
Un informe preliminar sobre procedimientos para estacionar el coche en la
oficina
Un informe final sobre procedimientos para estacionar el coche en la oficina
Copias adicionales de correspondencia
Copias de correspondencia con anotaciones manuscritas al margen
Originales de correspondencia
Un informe preliminar sobre revisin de la legislacin que define el trabajo del
departamento
Un informe final sobre revisin de la legislacin que define el trabajo del
departamento
Contratos originales firmados para el suministro de servicios de conserjera
Contratos originales firmados para un asesor legal que ayude a seleccionar la
legislacin que define el trabajo del departamento.

81

Valoracin del Valor Informativo e Intrnseco


Como ya dijimos anteriormente en esta leccin, el modelo de valoracin de
Schellenberg indic que los documentos tenan no slo un valor primario sino tambin
u valor secundario. El valor secundario puede incluir otros dos valores especficos:
valor informativo y valor intrnseco.
El valor informativo es el valor de los documentos
para referencia e informacin que deriva de la
informacin contenida en ellos y que a menudo es
incidental a su propsito original.
El valor intrnseco es el valor de los documentos
que deriva de sus asociaciones histricas o
culturales (con sucesos o personas importantes),
de su formato o de su valor monetario.
En lo que respecta al valor intrnseco, el factor determinante es la singularidad de la
asociacin o la forma del documento y no la singularidad de la informacin.
El mtodo funcional para la valoracin pretende reducir la necesidad de examinar los
documentos mismos para determinar su valor informativo y su valor intrnseco. Sin
embargo, los archivistas descubrirn ocasionalmente en lugares imprevistos
documentos de valor intrnseco o documentos que no documentan funciones
importantes pero contienen informacin valiosa y singular que es de uso real o
potencial para los investigadores.
Los archivistas deben ser precavidos al valorar documentos por su valor informativo
ya que cualquier informacin puede tener un valor potencial para alguien. Dado que
no es posible mantener todos los documentos, es importante no ser desviado por
preocupaciones de intereses de investigacin ms oscuros o por solicitudes de
informacin inslita.
Las polticas o las directrices de valoracin de la organizacin debern establecer los
criterios para calibrar el valor de la informacin tales como:
La singularidad de la informacin;
La forma de la informacin y de los documentos;
La importancia de la informacin para un nmero considerable de usuarios reales o
potenciales.
Puede ser difcil valorar documentos por su valor informativo cuando esa valoracin
se realiza temprano en la vida de los mismos. Esto se debe a que el valor informativo
deriva del contenido de los documentos mismos. En una fase temprana de la serie de
82

documentos es posible que estos sean escasos y el valor informativo no ser


evidente.
Sin embargo, en las situaciones en las que hay un volumen pendiente de documentos
ms viejos y en las que el anlisis retrospectivo es necesario, es ms fcil identificar
los documentos por su valor informativo. Es posible identificar los siguientes tipos de
documentos:
Documentos que se relacionan con acontecimientos o personas notables y que
aaden considerablemente a lo que ya se sabe acerca de ellos;
Documentos que se relacionan con documentos o tendencias importantes en la
historia poltica, jurdica, social, econmica o cultural del pas y de sus vecinos;
Documentos que se relacionan con investigacin y desarrollo cientfico, tecnolgico,
ecolgico o mdico importantes;
Documentos que documentan acontecimientos, personalidades o condiciones
regionales o locales importantes, cuando estos acontecimientos no se exponen
adecuadamente en otros documentos;
Documentos que son adecuados para el anlisis estadstico y cuantitativo para la
historia demogrfica, mdica, social, cultural y econmica y la geografa histrica;
Documentacin de control que sigue sirviendo como un medio de referencia para
documentos de valor duradero o para ofrecer un panorama general til de esas
actividades que resultaron en documentos que no son de valor duradero por s
mismos.

Actividad 9
Esta actividad ha sido planeada para ensearle dos cosas: (1) que no todos los
documentos tienen un valor duradero y (2) que la determinacin de cules
documentos valen la pena de ser conservados como archivos entraa algo ms que
determinar cules son versiones preliminares, versiones finales u originales. El
proceso de valoracin es complicado y se considera una de las tareas ms difciles e
importantes que el archivista puede hacer. Tambin es singular la valoracin de
documentos expediente por expediente o pieza por pieza, como ya se ha dicho en
este mdulo. Esta actividad debe demostrar la variedad de cuestiones que surgen al
considerar si se retendrn los documentos o no. Finalmente, esta actividad deber
demostrar a usted que la valoracin de documentos sobre la base de la funcin o la
actividad es ms eficiente y ms eficaz que la valoracin de los documentos pieza por
pieza.
Si usted tuviera que valorar cada uno de los documentos indicados en esta actividad
individualmente usted tendra que considerar las cuestiones siguientes:
Un informe preliminar
retener en la oficina

para El hecho de que este es un informe preliminar


indica que puede no tener un valor a largo plazo.
El hecho de que se trata del estacionamiento en
83

Un
informe
final
sobre
procedimientos
para
estacionarse en la oficina

Copias
adicionales
correspondencia

de

Copias de correspondencia con


notas manuscritas en el margen

Originales de correspondencia

Un informe preliminar sobre


revisin de la legislacin que
define
el
trabajo
del
departamento

la oficina indica que el asunto no forma parte del


quehacer principal de la organizacin sino que es
una cuestin administrativa. Es probable que el
informe preliminar no valga la pena de ser
guardado permanentemente.
Si bien un informe final suele ser ms importante
que un informe preliminar, este informe sobre
procedimientos de estacionamiento se refiere a
cuestiones administrativas, no a cuestiones
operativas y, por ende, es probable que no valga
la pena de ser guardado sobre una base
constante.
Habitualmente no vale la pena guardar las copias
adicionales si se tienen a mano los originales, a
menos que las copias se encuentren en otro
expediente porque se relacionan especficamente
con un suceso o un asunto distinto de aquel para
el que la correspondencia se estableci. En tal
caso, se han convertido en documentos nuevos;
ofrecen pruebas de ese suceso o ese asunto
nuevo.
Cuando alguien anota una copia, es decir, escribe
informacin adicional en ella, la copia se convierte
en un documento nuevo; ahora es singular y
ofrece prueba de las ideas o las acciones de la
persona que escribi en ella. Sin embargo, aun
cuando la copia se ha convertido ahora en un
documento nuevo, es posible que no valga la
pena guardarlo ya que el tema o el propsito del
documento puede no ser importante. Si es una
carta sobre estacionamiento es posible que no
valga la pena conservarlo; si es una carta sobre
legislacin puede tener un valor constante.
Habitualmente los originales constituyen la mejor
prueba; son documentos oficiales Tambin en
este caso la decisin de retener los originales de
correspondencia depender en gran medida del
tema o del propsito de las cartas. Usted
necesitar examinar la funcin que condujo a la
creacin de los documentos.
Con frecuencia los informes preliminares no
tienen valor constante pero cuando tratan de un
tema como la revisin de la legislacin puede
valer la pena conservar tanto las versiones
preliminares como las versiones finales ya que el
tema se relaciona fundamentalmente con el
propsito mismo del departamento.
84

Un informe final sobre revisin


de la legislacin que define el
trabajo del departamento
Contratos firmados originales
para el suministro de servicios
de conserjera

Contratos firmados originales


para que un consultor legal
ayude en las revisiones de la
legislacin que define el trabajo
del departamento.

Tambin en este caso el tema es importante y el


informe es la versin oficial de modo que es muy
probable que valga la pena conservarlo.
Los contratos originales son documentos oficiales
pero el servicio que se contrata es un servicio
administrativo; una vez que el servicio ha sido
suministrado y que los trminos del contrato han
expirado, puede que no valga la pena conservar
el documento. Usted necesitara examinar la
funcin de los servicios de conserjera - que
pueden formar una serie de documentos - y,
luego, determinar si algn documento dentro de la
serie vale la pena de ser conservado.
Es posible que valga la pena conservar un
contrato original para este servicio tan importante;
puede ofrecer prueba de una actividad principal
en el departamento: un anlisis de su propsito y
de su trabajo.

Como ver, el proceso de valoracin puede ser muy complejo. Esta actividad no
pretende ofrecerle respuestas sino mostrarle algunas de las complejidades del
proceso de valoracin. Tenga presente esto al leer el resto de este mdulo y al
proseguir la lectura del resto de este programa de estudio.

Valoracin de los Documentos independientes


La leccin 4 examina un problema especfico en relacin con la valoracin, la
retencin y la disposicin de los documentos: la manera de tratar los documentos
pendientes. Cuando los sistemas de archivos de trmite estn atascados con
documentos de escaso uso que nadie desea, el acceso a la informacin y la eficiencia
en el quehacer se ven gravemente menoscabados.
La valoracin de los volmenes pendientes de archivos de trmite, documentos de
concentracin e histricos que estn desorganizados y sin diferencias establecidas
tiene que ser abordada de una manera diferente a la de los documentos que se crean
y se mantienen en sistemas bien administrados. Con frecuencia, los documentos
pendientes son el producto de sistemas de administracin de documentos mal
administrados o que se han colapsado y suelen encontrarse en un estado
desordenado. En realidad, la existencia misma de documentos pendientes indica que
no se cuenta con sistemas de administracin de documentos establecidos o que se
estn poniendo en prctica. Al eliminar de los sistemas activos aquellos documentos
que ya no se necesita retener y al asignarles acciones de disposicin apropiadas, el

85

control sobre todos los documentos del organismo puede ser establecido o
restablecido.
Como dijimos anteriormente en este mdulo, el mejor mtodo de valorar cualquier
conjunto de documentos es empezar por una comprensin del organismo creador y
de sus funciones. El anlisis de sistemas administrativos se centra en los procesos y
las funciones y no en el contenido individual del documento. De esta manera,
relaciona los documentos con su propsito original, proporcionando con ello una
estructura para la evaluacin. Los principios del anlisis de sistemas administrativos
tambin se pueden aplicar a la reduccin del volumen de documentos pendientes no
valorados.

El Inventario de Documentos
A medida que la encuesta avance, el equipo de la encuesta establecer un inventario
de documentos que describa, en trminos generales, la naturaleza, la cantidad y la
ubicacin de todos los documentos, en cualquier forma o en cualquier medio, que
guarda el organismo. (Por ejemplo, establecer si los documentos incluyen
expedientes registrados organizados por el ttulo de la serie, cuntos expedientes hay
y dnde se guardan.) Este inventario se har en forma de hojas sueltas, y se
completar una hoja separada para cada serie, subserie o categora de documentos
(vase la Figura 3). El inventario se mantendr despus de que la encuesta ha sido
completada, actualizndolo para incorporar nuevas categoras o series de
documentos, cambios en cantidad o en ubicacin y la accin de disposicin
efectuada.
La tarea de mantener un inventario puede ser automatizada; una base de datos
automatizada simplificara el proceso de actualizacin y facilitara el acceso a la
informacin. Esto tambin hara posible la integracin de la informacin en un sistema
de automatizacin de los documentos ms vasto.

La Clasificacin de Documentos de Origen Incierto


Si la encuesta ha identificado documentos de origen desconocido u documentos en
un estado de desorden considerable, el grupo de la encuesta deber cooperar con la
unidad que guarda estos documentos con el fin de identificarlos y clasificarlos. Este
proceso conllevar la averiguacin de su procedencia, su funcin y, para los
expedientes registrados, la serie a la cual pertenecen.

Valoracin y Disposicin
La encuesta de documentos deber suscitar la valoracin y disposicin de los
mismos.
Cuando catlogos de disposicin documental ya existen, las acciones de disposicin
que especifican debern comprobarse con el fin de averiguar si siguen siendo
apropiadas. En caso afirmativo, se llevarn a cabo.

86

Si no se cuenta con catlogos de disposicin documental o si los catlogos que


existen son inadecuados o inapropiados, los documentos debern ser valorados y se
harn recomendaciones apropiadas para su retencin o su disposicin. Cuando los
documentos necesitan ser retenidos por el organismo, las recomendaciones de
retencin y disposicin debern ser integradas en los catlogos de disposicin
documental del organismo y ejecutadas a su debido tiempo.
Disposicin de los Documentos
El proceso de valoracin especificar no slo el tiempo durante el cual los
documentos estarn retenidos en el organismo que los cre o los us, o en el archivo
de concentracin, sino que tambin establecer la medida especfica que se tomar
al trmino del periodo de retencin. Sin medidas de disposicin apropiadas, la
valoracin es un ejercicio carente de sentido. Los documentos deben ser sacados de
sus oficinas de creacin en algn momento, tal vez para ser destruidos por ser
obsoletos, para ser retenidos por su valor duradero o para esperar una revisin que
determinar su destino final.
Como ya sealamos con anterioridad, la medida de disposicin debe ser asignada a
toda la serie siempre que esto sea posible. Ninguna administracin cuenta con los
recursos necesarios para considerar cada expediente individualmente, no digamos
cada documento por separado, con el fin de determinar si debe ser guardado o
destruido. Esta revisin pieza por pieza tambin tiene una tendencia a fragmentar el
documento histrico y puede resultar en la separacin de los documentos de su
contexto, destruyendo con ello la prueba de su procedencia.
Sin embargo, habr circunstancias en las que todas las piezas en una serie no
puedan ser tratadas con la misma medida de disposicin final, que normalmente es la
destruccin o la transferencia al Archivo.
La Leccin 5 examina las opciones de disposicin, centrndose particularmente en
aquellas que estn disponibles cuando la serie entera no puede ser tratada con la
misma medida de disposicin. Los temas tratados en esta leccin incluyen:
medidas de disposicin
traspaso de los documentos del control gubernamental
preservacin archivstica selectiva
revisin expediente por expediente
muestreo
seleccin de ejemplos.
La Leccin 6 examinar cmo las acciones de disposicin se expresan en los
catlogos de disposicin documental y son aplicadas por ellos.

87

Opciones de Disposicin Documental


En un sistema ideal - un sistema en el que las series de documentos son
homogneas y todos los documentos de una serie pueden ser sujetos a la disposicin
documental de la misma manera y al mismo tiempo la opcin de la medida de
disposicin definitiva estar entre:
la destruccin
la transferencia para la preservacin archivstica.
Cuando se prescribe la transferencia para la preservacin archivstica y se puede
optar entre una serie de instituciones archivsticas, ser necesario especificar la
institucin especfica elegida.
Una medida de disposicin inmediata, que se usa con frecuencia, es transferir al
archivo de concentracin aquellos documentos que requieren ser retenidos pero que
ya no tienen un uso habitual. Los documentos permanecern all durante un perodo
determinado antes de ser destruidos o transferidos para su preservacin archivstica.
En la prctica, no todas las series merecern ser destruidas o transferidas para su
preservacin archivstica en su totalidad. Otras opciones pueden ser:
la preservacin archivstica selectiva (llamada tambin retencin selectiva) que, para
algunas series, entraar la revisin expediente por expediente o pieza por pieza, la
retencin de muestras y la seleccin de ejemplos y selecciones representativas
la revisin pieza por pieza;
el muestreo;
la transferencia de una seleccin representativa o ejemplos para preservacin
archivstica;
la transferencia a otro medio (el medio deber ser especificado).
La preservacin archivstica selectiva (llamada
tambin retencin selectiva) es la funcin de
preservar y mantener una porcin especfica de los
documentos para uso continuo.
Cuando se especifica cualquiera de las cuatro primeras opciones, habr que definir la
base sobre la cual se efectuar la seleccin o el muestreo.
Hay que recordar que una porcin tan pequea como el 5% (o incluso menos) de
todos los documentos creados merecer ser transferida al Archivo. Esto no es lo
mismo que establecer una cuota de 5% para cada organismo: algunos organismos
producirn una proporcin mayor de documentos de valor duradero; otros producirn
menos. Cabe esperar que la proporcin de documentos transferidos al Archivo desde
la Oficina de un Presidente o desde la Secretara del Gabinete sea mayor que la
proporcin transferida desde un ministerio importante, por ejemplo, de Salud, de
88

Agricultura o de Educacin, que es responsable de aplicar las polticas y los


programas gubernamentales.
De igual manera, es probable que una proporcin de documentos operativos mayor
que la de documentos administrativos (de buen gobierno) merecer la preservacin
archivstica. Los documentos operativos contendrn las pruebas de las polticas y los
programas gubernamentales; los documentos administrativos tratarn, ms
probablemente, de asuntos rutinarios relacionados con los procedimientos cotidianos
de oficina y el uso de los recursos.
Entre los documentos operativos habr ms documentos sobre polticas que
documentos sobre antecedentes que merecern ser transferidos al Archivo (vase la
Figura 7).
DOCUMENTOS SOBRE
POLTICAS

Polticas

DOCUMENTOS
OPERATIVOS

Casos

DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS

Personal

Proyectos

Finanzas

Procesos

Proveedores

Programas

Edificios

DOCUMENTOS
TRANSITORIOS

Figura 7: Los Archivos como una proporcin de los Documentos de un


Organismo
Fuente: Adaptado del Archivo Nacional de Canad

Causas Detonantes de la Disposicin


Para muchas series de documentos ser posible establecer anticipadamente una
fecha de disposicin documental calculada basndose en el perodo de retencin de
los documentos. En este caso, la causa detonante ser cuando se llegue a dicha
fecha. Si una serie debe ser destruida seis aos despus del trmino del ao en el
que los documentos se cerraron, y los documentos fueron cerrados el ao 2000, la
fecha de disposicin ser el 1 de enero de 2007.
Las causas detonantes de la disposicin de los documentos se documentarn en el
catlogo de disposicin documental. Cuando la causa detonante es una fecha, ser
necesario establecer mecanismos de control de suerte que los documentos que sern
objeto de la medida de disposicin sean identificados en el momento apropiado. Por
ejemplo, cuando los documentos son transferidos a un archivo de concentracin (de
89

acuerdo con las instrucciones en un catlogo de disposicin documental), se prepara


una lista de transferencia la cual es enviada con la consignacin. La lista de
transferencia incluir detalles de la medida de disposicin y de la fecha de
disposicin. En el archivo de concentracin se guardar una copia de cada lista de
transferencia en un expediente especial y por orden de fecha de accin. Este
expediente es consultado para determinar cules documentos se sometern a la
medida de disposicin en una fecha particular. En la Leccin 6 se ofrece ms
informacin sobre las fechas de disposicin documental.
En algunos documentos, ms de una causa detonante de la disposicin documental
gobernar est accin. Es posible que slo sea necesario que una de esas causas
detonantes haya funcionado antes de que la medida de disposicin pueda aplicarse.
Alternativamente, es posible que se requiera que todas las causas detonantes hayan
funcionado. Los ejemplos siguientes contribuirn a aclarar este punto.
Si la disposicin de documentos de contabilidad ha sido determinada por el fin del
ao fiscal en el cual ocurri la transaccin y por la aceptacin del informe de los
auditores por una autoridad superior, ser probable que la instruccin de disposicin
se exprese de la manera siguiente:
DESTRYASE bien sea seis aos despus del fin del ao fiscal o dos aos
despus de la aceptacin del informe de auditoria, lo que ocurra ms tarde.

Si la disposicin de documentos relativos a un proyecto de construccin no puede


efectuarse hasta que el edificio haya sido demolido o vendido, o hasta que se
preparen documentos nuevos como reemplazo de los documentos existentes, la
instruccin de disposicin documental puede expresarse como sigue:
DESTRYASE bien sea inmediatamente despus de haber sido reemplazado
o 12 aos despus de la venta o 5 aos despus de la demolicin del edificio,
lo que ocurra ms tarde.
Las causas detonantes de la medida de disposicin para series de documentos
particulares pueden derivarse de una amplia variedad de factores diferentes.
El suceso o la accin que har las veces de detonante de la medida de disposicin
puede estar documentado en el documento mismo (un detonante interno) o puede ser
externo al documento (un detonante externo). En el caso de un detonante interno, la
fecha de la medida de disposicin puede resultar de la fecha de un suceso o una
accin documentados. O bien, el detonante interno puede ser aplazado durante un
tiempo que no es posible determinar mientras no haya ocurrido un suceso o una
accin futuros, cuya fecha exacta se desconoce. En este caso ser un detonante
interno aplazado.
Los detonantes internos pueden ocurrir un nmero especificado de aos ms tarde,
por ejemplo:
90

aceptacin o rechazo (solicitudes);


liquidacin (cuentas, reclamaciones);
aceptacin (licitaciones, ofertas);
fin del ao fiscal (documentos financieros, comprobantes de pago, autoridades de
pago);
despus de la transferencia (personal, propiedades);
despus de expedicin o publicacin (informes, reglamentos);
fecha de recibo (carta).
Los detonantes internos aplazados pueden ocurrir un nmero de aos especificado
ms tarde, por ejemplo:
terminacin de una actividad (estudio, proyecto, programa);
venta o transferencia (propiedad, terreno);
expiracin (programa, instrucciones);
terminacin (contratos, personal, pensiones, subsidios).
Los detonantes externos pueden ocurrir un nmero de aos especificado ms tarde,
por ejemplo:
un documento es substituido o reemplazado (avisos, circulares, instrucciones,
cdigos de prctica, manuales);
auditoria (cuentas, libros de caja, diarios, libros mayores, documentos de control de
existencias, otros documentos de contabilidad financiera). Nota: puede ser necesario
que el resultado de una auditoria sea aceptado por una autoridad superior, como el
Comit de Cuentas Pblicas.
Transferencia de Documentos del Control Gubernamental
Algunas veces, la medida de disposicin consistir en transferir los documentos fuera
del control del organismo o del gobierno. Debido a limitaciones financieras, algunos
gobiernos estn traspasando algunas funciones gubernamentales al sector privado o,
en los sistemas federales, a otros niveles del gobierno. Si el traspaso ocurre sin
seguir prcticas de retencin y de disposicin establecidas, el organismo creador
puede exponerse a perder documentos de utilidad continua, particularmente
documentos necesarios para documentar la responsabilidad continua o las
responsabilidades constantes de la organizacin. La preservacin de los documentos
de valor duradero que documentan funciones del gobierno antes de la privatizacin o
la devolucin tambin puede estar en peligro. La administracin de documentos
debera instituir reglamentos y prcticas para evitar el traspaso inapropiado de
documentos de utilidad continua o de valor duradero.

91

Cuando, simplemente, no se cuenta con los recursos necesarios, la transferencia de


documentos a otra institucin fuera de la administracin de documentos puede ser el
nico medio de preservar los documentos de valor duradero que, por ejemplo, no
pueden ser escogidos y, de no ser as, podran ser destruidos. Sin embargo, esto
debe considerarse como un recurso en ltima instancia. Es preciso esforzarse por
asegurar los recursos que se necesitan para preservar todos los documentos cuyo
valor duradero ha sido establecido.

La Preservacin Archivstica Selectiva


La orientacin dada en las Lecciones 2 y 3 para determinar cules documentos son
de utilidad continua para el organismo que los ha creado, o son de valor duradero
para otros usuarios potenciales, se propone principalmente ser aplicada en el proceso
de macrovaloracin (es decir, la valoracin de sistemas y series completas). Sin
embargo, la orientacin ofrecida tambin puede ser pertinente cuando los
documentos en una serie tienen una calidad variable y la microvaloracin (la
preservacin archivstica selectiva) es apropiada.
En general, la preservacin archivstica selectiva deber ser determinada por
decisiones tomadas en la fase de creacin. Sin embargo, puede haber muchas
ocasiones en las que la revisin retrospectiva sea inevitable. Por ejemplo, la revisin
y la preservacin selectiva pueden ser necesarias al valorar:
los productos de sistemas de archivo viejos en los que los expedientes
administrativos, operativos, de polticas y de acciones estn mezclados de manera
inextricable en grandes series generales:
documentos que han sido organizados en series por medio o por formato y no por
funcin y actividad (como los documentos audiovisuales);
volmenes pendientes de documentos de casos.
La revisin pieza por pieza es cara y debe ser justificable por el beneficio obtenido en
funcin del costo. Antes de embarcarse en un ejercicio de revisin a fondo, es
probable que se requiera un anlisis del beneficio en funcin del costo. Por ejemplo,
una serie de 1,000 expedientes que ocupe 60 cajas de guarda de tamao estndar
deber ser revisada. Se necesita una hora para revisar una muestra de 20
expedientes. Solamente cinco (25%) se determinan apropiados para su destruccin.
Por consiguiente, se decide que el costo de revisar toda la serie (50 horas de trabajo)
no se justifica por las economas consiguientes en los costos de almacenamiento
dado que slo unos 250 expedientes (o 15 cajas de material) sern destruidos. Por
otra parte, si se necesitan 50 horas para seleccionar 50 expedientes entre los 1,000
(3 cajas o 5%) para preservacin permanente, el costo puede estar bien justificado.
Al considerar la revisin pieza por pieza habr que plantearse las preguntas
siguientes:
Es suficiente el valor o la calidad de los documentos para justificar el costo de la
92

revisin? Si los documentos son de una utilidad continua o de un valor duradero


cuestionables, habr razones de peso para destruir toda la serie sin revisarla.
Si es probable que la serie contenga una gran proporcin de documentos de utilidad
continua o de valor duradero la cantidad de documentos que es probable que sean
identificados para ser destruidos proporcionar economas suficientes en los costos
de guarda para justificar el gasto de la revisin?

Revisin Expediente por Expediente


Como ya dijimos, la revisin expediente por expediente es inevitable algunas veces
cuando se trata de series de expedientes de polticas y de operacin que no pueden o
no deben ser preservados en su totalidad.
La revisin expediente por expediente no se usar nunca para evitar decisiones de
valoracin firmes y aplicables a toda la serie. Se usar solamente cuando no haya
otra opcin prctica. Una falla particular de la revisin de expedientes como piezas
separadas es la tendencia a concentrarse en la informacin en el expediente
individual en vez de en el contexto ms amplio de la funcin y el proceso que llevaron
a la creacin del expediente en primer lugar.
Un modelo para revisar las series de documentos, expediente por expediente, es el
Sistema Grigg. Hasta hace muy poco tiempo, este sistema era ampliamente usado
por los departamentos gubernamentales en el Reino Unido. En el sistema Grigg la
revisin se efecta en dos etapas.
La primera revisin representa el proceso de valoracin de la administracin de
documentos. Esta revisin es realizada por el funcionario de documentos del
departamento (administrador de documentos) en consulta con el funcionario de
accin apropiado, habitualmente cinco aos despus del cierre de los expedientes. El
criterio para una retencin ms larga es la utilidad continua para el organismo para
sus propios propsitos. Sobre esta base, los expedientes se dividen en aquellos que
debern ser destruidos inmediatamente, aquellos que debern ser destruidos
despus de un perodo especificado y aquellos que debern ser retenidos hasta una
segunda revisin. Se supone que los documentos que tienen una utilidad continua
suficiente y que se apartan para una segunda revisin incluirn cualquiera que tenga
un valor duradero.
La segunda revisin representa el proceso de valoracin archivstica y es realizada
conjuntamente por el funcionario de documentos del departamento y por un
funcionario de inspeccin (archivista). Por lo general, esta segunda revisin se realiza
cuando los documentos tienen 25 aos. El criterio para su preservacin como
archivos es el valor duradero que tengan para el organismo, para sus propios
propsitos o para terceras partes con fines de investigacin.
La fecha establecida para las revisiones primera y segunda no es rgida. En el RU, un
perodo de cinco aos establecido para la primera revisin se adapta a la prctica
comn de ciclos de expedientes quinquenales. As mismo, el perodo de 25 aos para
la segunda revisin se adapta a la regla de 30 aos la cual requiere que los
93

documentos pblicos estn abiertos a la inspeccin cuando alcanzan la edad de 30


aos. Esta periodicidad asegura que la segunda revisin y todos los mecanismos
necesarios para el establecimiento de una lista y la transferencia al depsito
archivstico han concluido antes de que los documentos deban quedar abiertos al
acceso pblico.
En otros sistemas de mantenimiento de documentos, las fechas de la primera y
segunda revisin pueden ser diferentes. Por ejemplo, en un sistema de ciclos de
expedientes de tres aos, la primera revisin puede tener lugar tres aos despus del
cierre del expediente, y la demora antes de la segunda revisin deber reducirse si la
transferencia archivstica y el acceso pblico fueran a ocurrir antes de treinta aos. En
un sistema regido por leyes sobre libertad de informacin, el acceso pblico a muchas
categoras de informacin puede ser inmediatamente despus de la creacin de los
documentos.
La revisin de expedientes para su retencin selectiva es un proceso caro que
requiere mucho tiempo. La realizacin de la revisin en dos etapas, como el sistema
Grigg, puede ejercer ms presin en los recursos. Una opcin es realizar la revisin
como un proceso de una sola etapa en una fecha en la que sea posible valorar tanto
la utilidad como el valor duradero. El momento ms propicio para esta revisin
depender de una serie de factores entre los que figuran:
la naturaleza del material;
las necesidades de informacin del organismo usuario;
el costo de la retencin del material hasta la revisin.
Esta revisin debe lograr un equilibrio entre permitir el tiempo suficiente para que el
valor duradero de los documentos se manifieste y sea confirmado, y evitar los costos
de la guarda a largo plazo de documentos que no tienen una utilidad continua o un
valor duradero. Una sola revisin realizada diez aos despus de que los expedientes
han dejado de ser activos puede ser una respuesta apropiada.

Revisin de Partes de Expedientes y Subexpedientes


Cuando se practica la revisin expediente por expediente, los expedientes
relacionados debern valorarse como un grupo.
Una parte es una de un conjunto de unidades
fsicas en las que un expediente ha sido
subdividido cronolgicamente a medida que ha
aumentado de tamao.
Un subexpediente es un expediente separado que
trata de un aspecto aparte del tema de un
expediente ms general.

94

Aunque las partes de expedientes y los subexpedientes podran juzgarse por sus
mritos individuales, su contribucin al panorama ms amplio que deriva de su
contexto y su secuencia compartidos puede justificar con frecuencia la retencin
cuando su contenido individual tiene un valor marginal.
Como regla general, todas las partes de un expediente se seleccionarn para su
preservacin o se sealarn para ser destruidas basndose en la valoracin de todo
el expediente como una sola unidad. En los expedientes largos es posible que esta
valoracin tenga que hacerse cuando la primera parte del expediente se ha revisado.

Limpia o expurgo
Muchos expedientes seleccionados para ser retenidos incluirn material duplicado, de
rutina o efmero que no parece contener una informacin singular importante. Sin
embargo, el desbaste (trmino que se preferir al obsoleto escarda) de ese material
raras veces es eficiente en funcin de su costo y siempre existe el riesgo de que la
eliminacin de documentos sin valor manifiesto destruya pruebas importantes de
contexto y secuencia).
La limpia o expurgo es la eliminacin de
documentos o expedientes individuales que
carecen de valor continuo en una serie. El desbaste
se llama tambin desecho purga o escarda.
La prctica de desbastar debe evitarse. Un expediente siempre deber tratarse como
una unidad y se retendr o preservar en su totalidad o ser desechado. La disciplina
ejercida al archivar con el fin de excluir documentos preliminares, duplicados y
efmeros desde el principio facilitar la administracin de los documentos.

Muestreo
Cuando el volumen excluye la preservacin archivstica de toda una serie,
especialmente de documentos de casos, el muestreo puede ser una alternativa o un
complemento de la revisin pieza por pieza.
El muestreo es la seleccin de piezas de un grupo
de documentos realizada de tal manera que en
conjunto las piezas seleccionadas son
representativas del todo.
El muestreo no slo ser apropiado cuando los documentos contienen cantidades
importantes de informacin que es posible analizar estadsticamente.
El muestreo no es una opcin de valoracin que pueda usarse indiscriminadamente
para evadir la responsabilidad por la destruccin de una serie de documentos. Es una
decisin de valoracin positiva que se emplear en casos especficos, cuando el
95

resultado ser ventajoso para los usuarios futuros. Adems, es una opcin que puede
ser cara tanto por lo que se refiere a la necesidad de aconsejarse con consultores
externos, el tiempo necesario para ejecutar las decisiones y el gasto continuo que
entraa la guarda y el mantenimiento de la muestra.
Antes de decidir si se tomar una muestra de una serie que no va a ser preservada
en su totalidad, es necesario definir el propsito que la muestra pretende servir. Slo
cuando hay una relacin estrecha entre el documento, la muestra y el propsito de
sta deber hacerse un muestreo.
Las muestras pueden tener varias formas, dependiendo del tipo de documento y del
propsito de la muestra. Las muestras estadsticas aleatorias estn ms cerca del
ideal objetivo pero su objetividad depende de varios factores. Estos factores incluyen:
la integridad y homogeneidad de los documentos;
el uso de una tabla de nmeros aleatorios que da a cada pieza una oportunidad de
seleccin igual;
la determinacin cuidadosa del tamao de la muestra en relacin con el tamao de
toda la serie y el nmero de variables estadsticas.
El consejo de un estadstico, de preferencia un experto en historia cuantitativa, es
esencial para evitar errores graves. Como resultado de esto, el proceso de muestreo
puede ser caro y requerir mucho tiempo y quizs no constituya el mejor uso de los
recursos para las instituciones de muchos pases.
Las muestras numricas o seriales (como cada dcimo o vigsimo formulario,
expediente o caja) pueden ser aceptables como una alternativa a las muestras
aleatorias si el orden existente de todo el conjunto de documentos es aleatorio y las
unidades individuales son separables y de igual valor.
Las muestras cronolgicas (como todos los documentos cada quinto o dcimo ao)
pueden ser apropiadas cuando los documentos son homogneos dentro de los aos
y entre ellos y estn ordenados en secuencias anuales. Sin embargo, slo medirn
variaciones a largo plazo, pasando por alto los cambios entre los aos seleccionados.
Hay, tambin, el peligro de que algunos aos seleccionados no sean caractersticos o
representativos.
Las muestras alfabticas (como todos los documentos relacionados con individuos u
organizaciones con nombres que empiezan con una letra particular del alfabeto)
pueden ser apropiadas cuando los documentos son homogneos y la letra escogida
da una muestra de tamao adecuado y no da un sesgo regional o tnico a la muestra.
Las muestras deben tomarse antes de que ningn documento identificado sea
removido para su preservacin selectiva.

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Selecciones Representativas
Cuando hay varias series relacionadas con la aplicacin de las mismas polticas o el
mismo programa, cada una de las cuales trata de su aplicacin en un rea geogrfica
particular, una o dos series puede ser preservada en su totalidad como una seleccin
representativa de toda la serie relacionada. Algunas veces esta seleccin se describe
equivocadamente como muestra topogrfica.
Sin embargo, este mtodo de hacer una seleccin se presta a objeciones. Puede ser
visto como injusto para otras partes del pas. Adems, el nivel de su uso puede no
justificar el costo de mantenerlo y no tendr validez estadstica en todo el pas.

Seleccin de muestras
Cuando las series de documentos no van a ser preservadas en su totalidad o en
forma de muestras, puede ser conveniente preservar muestras para ilustrar las
maneras en que las acciones o los procesos fueron realizados y para preservar
ejemplos del formato de los documentos.
Los muestras de documentos son ejemplos
representativos de formas estilos o procesos
particulares que se mantienen por su valor
ilustrativo ms que por su contenido informativo.
Estos muestras suelen ser seleccionados de manera que incluyan, por lo menos, un
ejemplo de cada tipo de transaccin y de cada forma de documentacin. Pueden ser
adicionales a la preservacin selectiva de documentos individuales cuando estos no
proporcionan una representacin adecuada de las variedades de transacciones o de
documentacin.

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