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Uno de los temas archivsticos que generan gran inters para los que
trabajamos en los archivos, pero que se le brinda poca atencin, es el de la
valoracin documental. Hoy en da estamos frente a un crecimiento desproporcionado
de documentos; algunos autores como Antonia Heredia, han llamado a este
fenmeno explosin documental.
En nuestro pas la administracin pblica y quizs tambin la privada, han
descuidado la verdadera administracin de documentos. Un anlisis de los procesos
generadores de documentos que se efectan en la gestin administrativa y el mismo
flujo de papeles que van de un lado a otro por todas las oficinas, nos confirmara que,
efectivamente, existe una elaboracin irracional de documentos que a la postre crean
duplicidades de funciones, saturacin de almacenamiento, prdida en la eficiencia y
gastos intiles. Ante este problema se hace urgente establecer una planeacin en la
generacin de documentos que permita resolver el problema antes mencionado.
Por otra parte, el proceso natural de los archivos reclama una constante
valoracin de los documentos que en aquellos se contienen. En realidad la valoracin
documental no es una prctica inventada por la administracin de documentos. La
valoracin ha estado presente en los archivos desde las primeras civilizaciones como
se puede comprobar en el caso de los archivos mesopotmicos. La decisin por
conservar los indicios de la expresin humana promovi un ejercicio constante de
valoracin sobre el patrimonio jurdico y cultural de los distintos grupos humanos.
Conjuntando las ideas antes expuestas, debemos insistir en que la valoracin
documental no es slo un proceso para separar lo que se va y lo que se queda, sino
una actitud que nace de la misma persona ante el documento y que le da la
posibilidad de vislumbrar el efecto que algn papel pudo tener en el pasado, en el
presente y adquirir en el futuro.
Sobre estas bases se propone el presente documento esperando cumplir con un
compromiso que es contribuir a la construccin de la archivstica mexicana.
Qu es lo que valoramos, las series documentales. Qu entendemos por stas.
La valoracin como problema archivstico. Cual es el sustento de la valoracin el
principio de procedencia. Cules son los criterios de la valoracin y como debe
entenderse la valoracin continua e integral de las series documentales.
Valores reflejos: son los valores propiamente humanos, pero que slo interesan a
una zona del hombre: valores poticos, estticos, sociales, culturales y de
civilizacin. Perfectamente al hombre en el orden de la inteligencia, de la
sensibilidad esttica, de las
Valores biolgicos: comprenden las exigencias instintivas y lo que proviene de la
sensibilidad animal.
Relaciones humanas, pero no hacen a la persona buena absolutamente.
Valores espirituales: son los que interesan a toda persona. Es el orden de los
valores morales y religiosos.
Esta jerarquizacin no implica reducir o desaparecer los valores inferiores en los
superiores, pues todos los valores son importantes, aunque tengan un orden diferente
no en cuanto a su influjo en la persona, sino en su jerarqua.
Por otra parte, los valores son bipolares, forman parejas de valores antitticos:
el bien y el mal, lo bello y lo feo, lo verdadero y lo falso, etc.
En resumen, cuando hablamos de valor filosfico para aplicarlo al campo de la
archivstica, pretendemos aprovechar la riqueza del concepto, es decir, en
cuanto que el acto de valorar significa alimentar el espritu; en la valoracin
archivstica, no slo intervienen las manos como smbolo de identificacin con la
tcnica, sino toda la persona. Valorar es algo ms pleno que involucra a todo el
ser humano.
2) El juicio de valor
La valoracin nos remite al ejercicio relacionado con la accin de enjuiciar. Y en
efecto, la valoracin implica un juicio, o ms preciso, un juicio de valor. De ah
que convenga explicar brevemente qu es el juicio dentro del marco de la lgica.
Los actos que componen el pensar estn constituidos por tres acciones que no
necesariamente se dan separadas; pero, que para nuestra comprensin, se
enumeran individualmente. Estos tres actos son: La aprehensin, que es una
simple contemplacin, conocer algo sin afirmar o negar alguna cosa de ello. El
juzgar, que es afirmar o negar algo de lo que se percibe. Y el razonar, que es
una actividad mental que deriva conclusiones de la afirmacin de una o varias
proposiciones necesariamente conectadas entre s. En otras palabras, el
principio del conocimiento se da con una simple captacin que no relaciona;
luego se da la relacin de contenidos por medio del juicio para llegar a la fase de
conclusiones, es decir, al razonamiento.
El juicio dentro del proceso de conocimiento, implica la aprehensin de dos
ideas, la simple captacin; en segundo lugar, una comparacin de las mismas; y
en tercer trmino, una afirmacin o negacin de la identidad de lo que se ha
comparado. El juicio se expresa a travs de un enunciado compuesto por tres
3) La Valoracin Archivstica
Schellenberg afirmaba que en un programa de valoracin no poda existir
substituto alguno para un trabajo analtico y minucioso; ya que no se podan
inventar tcnicas que redujeran el trabajo de tomar una decisin sobre los
valores3. La toma de decisin, es decir el juicio de valor, es resultado, segn se
dijo anteriormente, de un proceso que implica el acopio de informacin; en el
caso de los archivos, la informacin o el conocimiento es de carcter
administrativo, fiscal, jurdico, tcnico, histrico, diplomtico, etc. Se trata de
analizar de manera crtica e integral estos factores relacionados con las series
documentales en vista a una seleccin para su destino final. O dicho de otro
modo, es un proceso realizado con un sentido holstico para garantizar el
sistema de la memoria institucional tendiendo en cuenta el gran problema de la
explosin contempornea de documentos producidos en las administraciones
pblicas y privadas4.
Sobre esta base cabe preguntarse cul es el trmino ms apropiado para
definir la accin que se relaciona con la responsabilidad de conservar y de dar
de baja las series documentales de un organismo? El tema que abordamos ha
sido denominado de diversas formas por los autores que se han ocupado de l,
por ejemplo le han llamado: seleccin, tra o trilla, descarte, expurgo, retencin,
depuracin, disposicin, etc.
Sin embargo, si consideramos que este proceso, ante todo, es una operacin
intelectual y necesariamente previa, que gua a otra operacin de carcter material,
3
Theodore Schellenberg, Archivos Modernos. Principios y Tcnicas, (Traducido por Manuel Carrera Stampa), La
Habana, Instituto Panamericano de Geografa e Historia, 1958, pp. 163-164.
4
Cf. Manuel Romero Tallafigo, Archivstica y Archivos: soportes, edificio y organizacin, (col. Biblioteca
Archivstica, 1), Carmona 1994, p. 319; Elio Lodolini, Archivstica, principios y problemas, Madrid 1993,
pp. 236-238.
EL DOCUMENTO
La valoracin archivstica se aplica a los documentos. Estos son su objeto de
anlisis. Sin embargo, la palabra documento ha adquirido varias connotaciones segn
el ngulo de estudio. Hoy en da el trmino en cuestin tiene un significado amplio,
sobre todo, a partir de la aparicin de las llamadas ciencias de la documentacin y ha
perdido su sentido real e histrico. Por ello, es importante definir desde qu
perspectiva se analizan los documentos en la valoracin archivstica. Segn lo
anterior, conviene revisar algunas de las acepciones de la palabra documento y nos
referiremos a tres contextos concretos: el de las Ciencias de la Documentacin; el de
la Diplomtica y por ltimo, el de la Archivstica.
Antes de analizar cada una de estos ngulos, situemos el vocablo documento
en su significado etimolgico. De manera general se acepta la etimologa de
documento. Esta palabra proviene del verbo docere. Joan Corominas seala, en su
diccionario etimolgico de la lengua castellana, que el trmino documento significa
ensear, mostrar, ejemplificar y su derivacin latina se puede situar hacia el siglo
XVI6. El documento es aquello por medio del cual, se ensea o se muestra algo.
Otra opinin interesante es la del francs Robert Escarpit, quien llega a definir el
documento a partir de una constatacin histrica: a finales del siglo XIX, el hombre
logr tres conquistas: crear documentos sonoros (1878), producir documentos
visuales animados (1895) y difundir informacin sin soporte (1789)10.
La posibilidad de informarse a travs de iconos y fonemas fijados a un soporte,
e incluso susceptibles de ser tele-transmitidos, revolucion el tradicional concepto de
documento. Se puede afirmar que la mayor parte de las nociones de documento,
desde la perspectiva documentalista, estn acotadas por el concepto de informacin.
En el ambiente mexicano, slo por sealar un caso inmediato a nosotros, el
sistema estatal de documentacin del Gobierno del Estado de Mxico, por medio de
su revista, public en 1994 un artculo en el que se afirmaba que el concepto de
documento no era- esttico, sino que haba evolucionado a la par de los soportes
manuscritos, impresos, grficos, audiovisuales y cibernticos. Por eso, continuaba el
artculo, la Unin francesa de Documentacin, -defina- al documento como toda
base de conocimiento expresada en un soporte material y susceptible de ser utilizado
por consultas, estudios o pruebas.11
Ms adelante, el autor del citado artculo, cuando hablaba de las caractersticas
del documento, sostena que para un documento merezca ese nombre, deba cumplir
con tres requisitos: originalidad, fiabilidad y manejo accesible. Ante esta aseveracin
surge una pregunta los soportes actuales: cibernticos, audiovisuales y grficos, por
sealar los ms importantes, realmente son confiables desde el punto de vista de la
informacin?. Para responder a esta cuestin remitimos a la lectura del la Gua para
la administracin de documentos electrnicos desde la perspectiva archivstica,
publicado por el comit de documentos electrnicos del Consejo Internacional de
Archivos, sobre todo en los prrafos dedicados a la conservacin y accesibilidad de la
informacin virtual12.
2) Concepto Diplomtico
El diplomatista Jos Joaqun Real Daz enumera cuatro significaciones de la
palabra documento que corresponden, de algn modo, a las nociones expuestas en
el apartado anterior. Segn esas nociones, el documento es entendido como
cualquier testimonio material capaz de representar un hecho; o es cualquier escrito
que da noticia de un hecho aunque carezca de formas legales. La diplomtica no
acepta estos conceptos porque entiende al documento relacionado con una accin
jurdica o tambin, cualquier escritura de carcter legal, histrico y administrativo13.
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Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, ISAG (G), (Cuadernos del Archivista, 3), Mxico,
AGN, 1997, pp. 13-17.
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LA VALORACIN ARCHIVSTICA
13
Cf. Ian Maclean, Australian experience in record and archives management, en American Archivist,
22(octubre 1959)387-388.
23
W. Kaye Lamb, The modern archivist: formally trained a sel-educated?, en American Archivist, 31
(abril 1968)176-177.
24
Ariel Ricks, La administracin de documentos como funcin archivstica, en Boletn Interamericano
de Archivos, II(1976)23.
25
Ibid. p.26.
14
archivonoma, a travs del anlisis de los criterios para determinar la vigencia de los
documentos, y la bsqueda de la homologacin en la operacin de clasificacin; as
como una aportacin desde la perspectiva institucional en la que mira a los aspectos
materiales, sobre todo, al conceptualizar nuevas entidades documentales como los
archivos intermedios26. Dos aos ms tarde, el mismo autor defina la administracin
de documentos como una metodologa integral para planear, dirigir y controla la
produccin, circulacin, conservacin y uso de la informacin documental en
cualquier escenario institucional. La idea fundamental del Archivo General de la
Nacin en ese entonces, segn Enrique Ampudia, era integrar y transformar a los
archivos en un verdadero sistema de administracin de documentos. Del mismo
modo que los archivistas anglosajones, el AGN en los aos que hemos sealado,
consideraba importante tomar una decisin entre una conservacin exhaustiva y una
conservacin selectiva. La preocupacin era vlida debido a las condiciones por las
que atravesaban los archivos del pas cuando se haca esta propuesta. Se eligi el
camino de la conservacin fue llevada a la parte extrema abandonando las
operaciones archivsticas en aras de la metodologa nueva.
Sin duda, la administracin de documentos ha propuesto una interesante
solucin a un problema actual. Sin embargo, el nfasis utilitarista que se le brind en
nuestro pas distorsion su verdadero papel y su verdadero lugar, como parte de un
todo, que es la archivstica. Las propuestas de los archivistas anglosajones, como
hemos podido constatar, no contemplaban reducir la archivstica en administracin de
documentos. El resultado de este reduccionismo ha provocado el abandono de la
prctica archivstica, en cuanto que, en primer trmino,
muchas oficinas
administrativas del sector pblico no organizan archivos y todo el eje de la operacin
que tiene que ver con los documentos generados gira alrededor de la compilacin de
documentos a travs de los, mal llamados, minutarios. Muchas de las oficinas del
gobierno federal de Mxico dejaron de expedientar alrededor de la dcada de los
setenta. Esta realidad se puede constatar en los archivos de concentracin en donde
se encuentran, apilados o revueltos, una serie de papeles que alguna vez fueron
reflejo orgnico de un acto administrativo. Y en segundo lugar, en cuanto que el
proceso de estas oficinas se reduce a esperar los tiempos marcados para deshacerse
de los papeles que estorban y apilarlos a los archivos de concentracin, donde se
acumulan cajas sobre cajas esperando una fecha para ser eliminados bajo la
consigna de un catlogo de disposicin documental rebasado por el tiempo y aplicado
con un criterio textual, liber dixit.
El papel asignado por los archivistas anglosajones a la administracin de
documentos, fue la de tener una ayuda, y se consider, como seal Ariel Ricks, un
concepto emergente27, que surgi como auxiliar del archivista. Se trata, segn Michel
Duchein, de una tcnica administrativa-archivstica y en este sentido debemos admitir
26
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16
administrativo de una institucin y que son objeto de conservacin por decisin del
mismo organismo, no se puede sino aceptar los documentos en trmite como objeto
de la archivstica, en cuanto a su organizacin y conservacin30.
Los documentos intermedios son aquellos de uso menos frecuente por parte de
las oficinas productoras, pero pueden, o, de hecho son consultadas por las
necesidades ordinarias del servicio o como antecedente de un asunto. En esta fase
los documento, generalmente, son separados de los lugares de gestin corriente y
pasan a salvaguarda, otros le llaman guarda precautoria. Esta es la etapa en que
propiamente se valoran los documentos que han perdido su vigencia administrativa o
valor primario y se determina su fin ltimo.
Cuando se considera que una documentacin representa un valor tal, de
permanecer, o valor secundario, entra en la fase de destino definitivo y de
conservacin para fines culturales. En esta etapa los documentos son abiertos a
consulta de los investigadores y no nada ms a la institucin productora como en el
caso de las primeras dos fases31.
Cada una de las etapas sealadas corresponden a tres niveles que
tradicionalmente son conocidos como:
Por lo tanto, la valoracin se hace en todo el proceso del ciclo de vida de los
documentos dando, como veremos, un matiz diferente en cada una de sus etapas.
30
31
Sobre la definicin de archivstica, de una manera o de otra, los autores ms connotados coinciden
en los principales elementos que la integran, por ejemplo: Theodore R. Schellenberg, Archivos
Modernos, p.41-42; Elio Lodolini, Archivstica, principios y problemas, pp. 61-80; Antonia Heredia,
Archivstica General, Teora y Prctica, Sevilla 1987, p.59.
Mayor detalle en Jean-Ives Rousseau-Carol Cousture, La politique de traitement des document, en
Les Archives au XXe Siecle, Montreal 1982, pp.13-24.
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podr ser til maana. Tarea no fcil, pero que sigue siendo la nica norma de
valoracin documental41.
En los siguientes captulos se hablar, de manera particular, de los criterios de
valoracin y de la valoracin archivstica integral, continua y funcional de las series.
41
Ibid, p. 237.
22
Antonella Mule De Luigi. Esta destinado el principio de procedencia a seguir siendo la base de
nuestra profesin?, en XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing 1996, p.10.
23
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3) El Enunciado:
El enunciado del Principio de Procedencia comenz su camino en siglo XIX. La
primera desviacin terica del mtodo antiguo, es decir de aquel que se basaba en la
experiencia bibliotecaria, ocurri cuando el jefe del gabinete francs Guizot, emiti
una serie de reglamentos para el arreglo de los documentos departamentales que
fueron puestos bajo la jurisdiccin de los archivos nacionales. El reglamento ms
sobresaliente para nuestro tema fue el del 24 de abril de 1841, titulado instrucciones
para la puesta en orden y clasificacin de los archivos departamentales y comunales.
Los principios generales estipulados por la instruccin eran, entre otros, los
siguientes:
Los documentos deban agruparse en fonds, fondos, es decir todos los
documentos que se hubieran originado en alguna institucin en particular, tales
como los de una autoridad administrativa, una corporacin, o una familia
deban ser agrupados juntos y considerados como los fondos de esa institucin
en particular.
44
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Los documentos que haban dentro de los fondos deban ser arreglados por
grupos de asuntos o materias, y a cada grupo se le asignaba un lugar definido
en relacin con otros grupos.
Las piezas que haban dentro de los grupos de asuntos deban ser arreglados
conforme dictaran las circunstancias ya fuera cronolgica, geogrfica o
temticamente.
26
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Al desarrollar este principio, los autores del Manual discutan los mritos
relativos de los sistemas alternos: aquel que basaba una organizacin u ordenacin
de los documentos bajo distintos encabezados de asuntos puestos arbitrariamente,
tal como se encontraban comnmente en las clasificaciones de la biblioteca; el otro,
que fundamentaba la organizacin de los documentos correspondientes a la
organizacin administrativa del gobierno que las haba producido. Los archivistas
holandeses sealaban que un sistema de encabezados por asuntos no deba ser
impuesto arbitrariamente y sin que resultara del orden o contenido de una serie. Por
lo tanto, esos modelos llevaban a adoptar un molde ajeno al archivstico.
El verdadero sistema de organizacin archivstico, sostenan los holandeses, se
basaba sobre el trabajo de las oficinas registradoras, las cuales deberan seguir
reglas definidas para la preservacin y organizacin de los documentos a su cargo
fundamentados en el carcter de los mismo y en las demandas del servicio oficial. En
suma, la escuela holandesa postulaba que no era posible ni conveniente destruir el
orden original de una oficina registradora y reemplazarlo por otro sustentado en
esquemas de materias arbitrariamente impuestas. Los holandeses vinieron a
conjuntar tres principios bsicos de la archivstica que poco a poco fueron siendo
adoptados en otros pases y a los cuales se les llam mtodo histrico.
28
CRITERIOS DE VALORACIN
En este apartado queremos tratar lo concerniente a los criterios de valoracin.
No cabe duda que en relacin a este punto podemos encontrar una variedad de
opiniones en torno a los criterios que debemos invocar para emitir un juicio de valor.
Por esta razn, creemos pertinente presentar diversas opiniones sobre el asunto, de
modo que, el lector pueda tener los mayores elementos posibles para tomar una
postura propia. Y no puede ser de otra forma, decidir qu documentos son
importantes para salvaguardarlos o establecer los criterios que hay que observar para
determinar los documentos ms relevantes, es cosa de no poca monta; y en este
aspecto la mayor parte de autores que hablan del tema coinciden sobre lo delicado y
difcil que es esta responsabilidad.
Ante tales cuestiones, cabra preguntarse cmo debe el archivista asumir su
papel de valuador? sobre qu bases debe fundamentar su trabajo? cules
son los criterios que debe aplicar en el proceso de valoracin?
Iniciemos con la clsica propuesta de Schellenberg de clasificar los documentos
en primarios y secundarios en cuanto a su valor de uso, referencia que an se
sigue tomando en cuenta y, con base a esta agrupacin, veamos cules son los
criterios de apreciacin que norman el juicio de valor de los documentos y
expedientes.
Antes de comenzar este anlisis, conviene acotar que los valores primarios y
secundarios no deben entenderse en un sentido de grado, de importancia o de
categora, sino en referencia al tiempo y a la funcin dada a los documentos; es
decir su vigencia operativa y su guarda o conservacin precautoria. De esta
forma, los llamados valores primarios no son ms importantes que los
secundarios, ni viceversa. Ambos son valores verdaderos y positivos que
coexisten en los mismos expedientes. Sin embargo, estos trminos han creado
confusin en su aplicacin. Por esta razn, Manuel Vzquez ha propuesto en su
Manual de Seleccin Documental usar los trminos inmediato y mediato en el
entendido de que uno es anterior al otro en cuanto a su cercana o lejana al
trmite48. Tambin en este uso de trminos, algunos archivistas anglosajones en
la actualidad, han propuesto utilizar valor continuo en referencia a la
operatividad administrativa de un expediente, en vez del valor primario; y valor
duradero como expresin de conservacin definitiva, en lugar de valor
secundario49. Para el caso de este escrito, se puede hablar, entonces, de
valores primarios, continuos y valores secundarios, inmediatos y duraderos.
Partimos, pues, de esta doble agrupacin para establecer una serie de lneas o
criterios que guiarn la valoracin como dos momentos de un mismo proceso.
48
Manuel Vzquez Murillo, Manual de Seleccin Documental, (Coleccin: Biblioteca Archivstica, 3),
Sevilla, S&C Ediciones Carmona, 1995, pp. 54-55.
49
Michael Roper, Laura Millar, Michael Cook, Manual de Valoracin.....
29
La vigencia operativa
Entendemos la vigencia como el uso continuo que tienen los documentos en las
oficinas para cualquier propsito; durante esta vigencia se mantiene la fuerza de
obligatoriedad, ya sea administrativa, jurdica, fiscal o tcnica en los trmites a travs
de los documentos. De ah, que podamos hablar de una vigencia operativa o de un
periodo de uso administrativo continuo en las oficinas.
Esta vigencia operativa que contiene el documento es lo que determina su valor
primario, inmediato, o continuo para el organismo. Este valor es inherente al
expediente y est en funcin de su actividad. Por eso se habla de un expediente en
trmite o corriente, que va y viene en referencia a un asunto. No se puede medir la
actividad o el valor primario de un documento, como escribe Manuel Vzquez, en
trminos cuantitativos afirmando que el documento activo es aquel que se usa una
vez por pie cbico y por mes - ya que este criterio - es extrnseco y meramente
utilitario51.
La vigencia de un expediente comienza con el primer documento con el que se
inicia una accin administrativa de cualquier ndole; la simple recepcin en un
organismo pblico, a travs de la oficiala de partes o de cualquier otra rea
autorizada, constituye un acto jurdico y administrativo que compromete al organismo
para la realizacin expedito y eficiente de un trmite institucional.
La conclusin de la vigencia se puede dar por una serie de factures. Tomemos
las propuestas por Manuel Vzquez en su Manual de Seleccin Documental, a saber:
porque se venci el plazo establecido en el mismo documento,
porque se produce un documento que modifica o anula al primero,
porque desaparece el objeto fsico que da razn al documento,
50
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30
b)
El plazo precautorio.
c)
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Generalmente, los dos usos se inician y terminan al mismo tiempo, pero podra
presentarse el caso de que el tiempo de derechos podra extenderse ms para un
usuario que para la misma institucin.
En segundo lugar, debe considerarse el aspecto legal, entendido ste, como
aquel que contienen los documentos dispositivos del Estado que afectan al orden
general. Por ejemplo, los documentos que sustentan derechos como los libros del
Registro Pblico de la Propiedad y del Comercio; una acta del Registro Civil; los
contratos legales; los documentos notariales, como una escritura o una acta
constitutiva; los juicios de carcter penal, civil, mercantil, laboral, fiscal, etc.
En tercer lugar, es importante tomar en cuenta el aspecto contable o fiscal.
Cabe sealar que algunos de estos documentos tienen carcter legal. El uso que
pueden tener algunos documentos de este grupo, estn marcados por reglamentos o
normas que deben ser atendidas para la vigencia, la retencin o guarda precautoria, y
para la disposicin final. En el caso del archivo contable gubernamental se distinguen
dos clases de documentos: los justificativos y los comprobatorios. Los primeros, son
los documentos legales que determinan las obligaciones y derechos del organismo y
le permiten demostrar el cumplimiento de los ordenamientos jurdicos y/o normativos
aplicables a cada operacin, por ejemplo las cuentas por liquidar certificadas. Los
segundos, son los documentos originales que generan y amparan registros en la
contabilidad del organismo; demuestran que ste recibi o proporcion bienes y
servicios, que recibi o entreg dinero o ttulos de crdito, o que hubo
transformaciones que modificaron la estructura de sus recursos53, por ejemplo las
plizas de egresos.
La vigencia de los documentos contables originales, segn las disposiciones
actuales, comienza a correr de acuerdo al ao natural, a partir del primero de enero.
Y para la guarda o conservacin precautoria, en el caso de los documentos que
sirven de base para el fincar responsabilidades, denuncias ante el ministerio pblico,
litigios pendientes, observaciones o controversias, a partir del trmino del ejercicio
contable en el que se otorgue resolucin o finiquito54.
La norma del archivo contable gubernamental establece un mnimo de 12 aos
de vigencia para los documentos que amparan inversiones de activos fijos, de obra
pblica, los que sirven para fincar responsabilidades y los proceso judiciales. En los
dems casos, la vigencia dispuesta es de 5 aos a partir del ejercicio siguiente a
aquel que se elabor el documento55. Con estos parmetros se pueden establecer los
criterios para la vigencia y guarda precautoria de los expedientes de tipo contable.
El cuarto aspecto es el tcnico y se refiere a los documentos que testimonian las
acciones sustantivas, es decir, las que cumplen con las funciones y objetivos
53
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documento firmado por otras personas no lo tendr. Otros documentos pueden tener
un valor intrnseco en virtud de su antigedad o de la habilidad con que han sido
hechos. Tal puede ser el caso de un antiguo documento en papel amate que puede
ser apreciado como una rareza o un documento en pergamino (piel de animal) con
ilustraciones muy decorativas y que puede tener, adems, un valor esttico como es
el caso de los pictogramas mexicas del siglo XVI56. As pues, en el caso del valor
secundario, mediato o duradero, prevalece el valor intrnseco que tienen los
expedientes desde el punto de vista testimonial.
Pero tambin algunos de estos autores ponen nfasis en el conjunto mas que
en los documentos o expedientes individuales, fijando las caractersticas en las series
sustantivas del organismo.
Ahora bien, los planteamientos antes sealados, han generado varias propuestas
respecto a los criterios que establecen cules documentos o expedientes deben ser
conservados definitivamente y cules no. En este sentido, Schellenberg sostiene que
los documentos y expedientes que deben conservarse perpetuamente son los que
evidencian o dan testimonio de las actividades sustantivas o vitales del organismo; del
mismo modo que aquellos documentos que ofrecen informacin relevante. Manuel
Vzquez, seala que los documentos y expedientes que deben ser guardados para
siempre pueden ser detectados de ante mano, por su importancia para el organismo
como lo prepone Schellenberg. Por su parte, Manuel Romero Tallafigo propone dos
criterio generales y cuatro concretos para establecer una plataforma terica que
sustente los juicios de valor con base a la identificacin y organizacin de las series
documentales. Finalmente, el Manual de Valoracin de Roper, Millar y Cook parten
del concepto de valoracin funcional o macro valoracin donde las funciones vitales
de las series documentales son consideradas con valor permanente. La premisa de
est es el conocimiento de las funciones importantes y fundamentales del organismo.
Veamos estas teoras con mas detalles.
a)
AGN
Theodoro Schellenberg, Archivos Modernos..., pp. 164-165.
34
reflejen las labores cotidianas de proyeccin y ejecucin en el rea que los haya
producido, ya que testimonian la totalidad del organismo en cuanto a cmo llev sus
funciones especficas u objetivos. Estos documentos se encuentran generalmente en
los archivos administrativos superiores o subalternos, y muchas veces, conviven con
otros documentos superfluos o sin importancia. De ah la necesidad de tenerlos bien
identificados para su conservacin. Lo importante es saber qu reas tienen
autoridad para la ejecucin de acciones significativas con carcter de oficial. En este
grupo de documentos pueden considerarse, entre otros, minutas de reunin, acuerdos,
disposiciones, planes, procedimientos, investigaciones e incluso los papeles de trabajo
que hayan servido de antecedentes a stas, estudios directivos, informes, etc58.
En lo que se refiere a los documentos que contienen las actividades
domsticas, de administracin interna o de apoyo como el relacionado con el
personal, propiedades, viticos, finanzas, compras y otros tipos de servicios,
conocidos en el mbito de la administracin, como materiales y generales,
Schellenberg seala, que en realidad, son pocos los que tienen valor secundario
mediato o duradero, es decir dignos de ser conservados. Slo hay que cuidar, en
este caso, los tiempos y las prescripciones legales y fiscales, que en realidad, ya
debieron ser consideradas en los plazos de retencin precautoria.
Los factores que se deben considerar, segn la propuesta de Schellenberg, son:
las reas donde se toman decisiones, las funciones sustantivas y la tipologa
documental. Estos factores son los puntos centrales de un anlisis documental y la
perfeccin de ese anlisis dar el grado de seguridad en la valoracin.
Los expedientes o documentos que contienen informacin son aquellos
relacionados con las acciones propiamente dichas. Schellenberg propone la
aplicacin de una serie de pruebas a los documentos que se pueden concretar en
tres: la exclusividad, la forma y la importancia.
La exclusividad significa que la informacin no est en otras fuentes
documentales tan completa ni disponible como en los expedientes en cuestin. Se
considera que la informacin puede estar en otros lugares, pero aqu se subraya lo
completo y conveniente que no est en otros lugares.
La forma se refiere al grado en que se concentra la informacin. Esta puede
concentrar unos pocos datos en determinado documento acerca de muchos, pocos o
diferentes casos o fenmenos como las listas de personal o las cdulas de censos.
La forma se aplica a los documentos ms bien que a la informacin que contienen,
pues se refiere a la condicin fsica de los papeles, a su condicin material.
La importancia de los expedientes depende de cmo se pondere la informacin
que contienen y esto depende del pleno conocimiento de cmo se genera la
documentacin y qu es lo que contiene. Se trabaja en base a comparaciones con la
documentacin que tienen parecidas condiciones.
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c)
d)
37
Hans Booms, Society and the Formation of a Documentary Heritage: Issues in the Appraisal of
Archival Sources en Archivaria 24(1987)69-107.
63
Helen Samuels, Improving our Disposition: Documentation Strategy, en Archivaria 33(19911992)125-140.
64
Terry Cook, Mind over Matter: Towards a New Theory of Archival Appraisal, (comp. B. L.. Craig), en
The Archival Imagination Essays in Honour A. Taylor, Ottawa, Association of Canadian Archivists,
1992, 38-70.
38
Ley General de Bienes Nacionales, Cap. I, Art. 2, fracc. XI., en Diario Oficial de la Federacin (DOF) (29
de mayo de 1985).
66
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticas e Histricas, art. 36, fracc., II, III y IV., en
DOF ( ).
67
Ley Federal de Patrimonio Cultural de la Nacin, art. 1, 2 3 fracc. I, II, III, VIII y IX., en DOF (16 diciembre
de 1970).
40
41
Ahora bien, lo anterior no impide que el trabajo de valoracin se haga con base
a una apreciacin intrnseca de aquellos expedientes que no documentan
funciones vitales, pero que contienen informacin valiosa y singular de uso real
o potencial para los investigadores. Estos tendrn que ser analizados ms tarde
para determinar la conveniencia o no de conservarlos.
Veamos a continuacin una tabla taxonmica que puede servir de gua para la
agrupacin de series y el criterio para valorarlos.
Taxonoma de series documentales
Series documentales
Ejemplos
Destino final
Predeterminado
para
conservacin
La mayor parte de la
documentacin
de
apoyo
administrativo:
plizas de egreso
Juicios
laborales,
expedientes
de
personal, expedientes
clnicos.
Predeterminado
para baja
Predeterminado
para
conservacin
No predecibles
y analizar para
destino final.
Criterio histrico
El trabajo del archivista no puede prescindir de los criterios histricos
propiamente dichos. Se ayuda de ellos para otorgar a los documentos su valor
cultural desde su fase de formacin o terminados en su proceso de trmite y vigencia
administrativa. El archivista ayudado por la historia, devela o descubre el valor que
tienen los expedientes y los documentos contenidos en ellos para la institucin y para
la sociedad. La formacin archivstica, considerada en forma integral, para cualquier
42
69
Cf. AA. VV. El Historiador frente a la Historia, corrientes historiogrficos actuales, Mxico, UNAM,
1992; Cincuenta Aos de Investigacin Histrica en Mxico, coord. Gisela Von Wobeser, Mxico,
UNAM-Universidad Autnoma de Guanajuato, 1998.
43
Planeacin
La planeacin requiere una definicin de los objetivos de las diversas reas que
conforman una estructura organizacional y de la determinacin de los medios para
alcanzarlos.
En esta etapa del proceso administrativo, los documentos que deben ser conservados
son, por ejemplo:
1. Actas que se elaboren como resultado de la reunin de un cuerpo colegiado o
bien de rganos asesores.
2. Minutas de reuniones de alto nivel, incluidos los anexos.
Organizacin
La organizacin, son las actividades ordenadas y necesarias para que las unidades
administrativas, puedan llevar a cabo los planes y programas y definen las relaciones
jerrquicas entre los jefes y los subordinados.
Los documentos que se generan en esta etapa, y que es importante conservar, son
aquellos que se apegan a las normas materializadas en organigramas, contratos
colectivos e individuales, reglamentos, manuales, polticas y procedimientos, entre
otros.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Integracin
La integracin, consiste en obtener los elementos materiales y humanos, que la
planeacin y la organizacin sealan, como necesarios para el adecuado
funcionamiento de la organizacin.
De esta etapa del proceso administrativo, deben conservarse los siguientes
documentos:
44
1.
2.
3.
4.
Delegaciones de autoridad.
Polticas.
Correspondencia oficial
Correspondencia con personalidades relevantes del
internacional.
5. Documentos autgrafos de personalidades relevantes.
6. Disposiciones.
7. Comunicaciones.
mbito
nacional
Control
En esta etapa, se verifica el cumplimiento de programas y presupuestos; as como la
medicin de su avance, considerando el manejo de los recursos humanos,
financieros, tcnicos y materiales. El control se encarga, de que la operacin se
ajuste a lo planeado y que las actividades se realicen con eficacia, observando en
todo momento, las polticas administrativas.
Los documentos que deben ser conservados en esta etapa son:
1.
2.
3.
4.
5.
Adems de estos criterios debe tomarse en cuenta lo que determina las normas
establezcan en la materia: Ley de Bienes Nacionales, captulo 1, fraccin VI; la Ley
45
Principios Generales
Los criterios de valoracin son principios generales; guas que dan seguridad
en el camino difcil de la valoracin.
46
Valor
Primario
Valor
Secundario
Vigencia Operativa y
Plazo Precautorio
Archivo
de Trmite
Vigencia Cultural
Archivo de
Concentracin
Archivo Histrico
47
Jorge Nacif Mina, Reflexiones Archivsticas, del documentos al testimonio, Academia Mexicana de
Archivos Histricos A. C., 1995, p. 41.
49
2.
71
Para mayor abundancia sobre el tema consultar el cuaderno ya citado: Gua para la Administracin
de Documentos Electrnicos desde la Perspectiva Archivstica.
50
52
53
54
con
valor
predecible
para
conservarlos
deben
ser
preservados
bajo
cualquier
disposicin
56
referencia a las actas o al acuerdo muy raras veces, pero pueden constituir una
fuente primaria de informacin y, por ello, tener un valor duradero.
Los documentos que se consideran vitales, es decir, esenciales para las operaciones
de la organizacin, no tienen necesariamente una utilidad a largo plazo. Los
documentos vitales dejan de ser esenciales y pueden perder toda su utilidad cuando
son reemplazados con versiones nuevas. Este es el caso particularmente de las
bases de datos. Aqu es conveniente seguir la regla de las tres generaciones: retener
al abuelo, al padre y al hijo o, en otras palabras, la versin actual y las dos versiones
anteriores de los documentos. Este enfoque puede ser ms sensato que el mero hecho
de asignar un tiempo especfico independientemente de cundo la versin actual
puede ser reemplazada.
Las consideraciones de utilidad a largo plazo para terceras partes tambin pueden
ser un factor importante al valorar los documentos. Documentos tales como actas de
nacimiento, de matrimonio y de defuncin se mantendrn indefinidamente ya que
tienen una utilidad a un plazo extremamente largo as como un valor duradero. Por
otra parte, los documentos como los expedientes de personal tendrn una utilidad a
largo plazo para pensiones y otros propsitos mientras sus sujetos vivan (y tal vez
mientras vivan sus viudas u otros dependientes). Despus, la utilidad de los
documentos suele cesar.
57
60
anuales y otros pertinentes) con el fin de establecer una comprensin bsica de sus
deberes, sus responsabilidades y sus actividades pasados y actuales.
Se realizarn visitas preliminares a todas las unidades administrativas operativas del
organismo para obtener un panorama general de la escala del problema de
administracin de documentos y de los recursos necesarios para resolverlo y para
determinar con precisin cualesquier esferas posibles en donde existan dificultades.
Adems, estas visitas se usarn para estimular el inters en la encuesta y para
establecer lazos con los funcionarios idneos en las unidades.
Como ya dijimos, es importante realizar una encuesta de todos los documentos. Los
documentos en las oficinas privadas de ministros y altos funcionarios y los
documentos confidenciales y secretos que se guardan en otras partes se sometern a
encuesta de la misma manera que otros documentos. Puede ser necesario buscar
una autorizacin especial y obtener el visto bueno de la seguridad apropiado para que
los miembros del equipo de encuesta estudien algunos documentos. Es posible,
tambin, que haya que limitar el acceso a los informes de la encuesta y a los
inventarios de documentos resultantes.
En un organismo grande es posible que sea necesario realizar una encuesta
preliminar para determinar la naturaleza y el alcance de la encuesta principal. Esta
encuesta preliminar tendr el propsito de establecer:
Un resumen de las funciones pasadas y actuales y de las estructuras administrativas
y de toma de decisiones del organismo;
2.2. Las prioridades de la encuesta;
El volumen de trabajo y las necesidades de personal de la encuesta;
El costo y los beneficios de la encuesta.
Cuando se haya completado el trabajo bsico preliminar, se establecer un plan para
la aplicacin de la encuesta.
Esto conllevar:
61
62
64
Confirmar que el espacio ocupado por la unidad ha sido examinado para recibir
documentos;
65
66
VIGENCIA OPERATIVA
REA
SERIES
PLAZO DE
CONSERVACIN EN
OFICINA
Presidencia
PLAZO DE
CONSERVACIN
ARCHIVO DE
BAJA
CONCENTRACIN
Acuerdos
1 ao
2 aos
1 ao
2 aos
Comits
1 ao
2 aos
1 ao
3 aos
1 ao
1ao
Informes
2 aos
3 aos
Libro de registros
1 ao
2 aos
1 ao
1 ao
3 aos
3 aos
Amparo indirecto
Indefinido
5 aos
Juicios de Nulidad
Juicios Laborales
conocimiento
67
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gran medida en una variedad de otras fuentes y formas. Por ejemplo, la misma
informacin puede ser obtenida en:
Documentos en otros formatos (mapas y planos) o en otros medios
(microformas, sistemas electrnicos);
Otros documentos del organismo, con inclusin de sus oficinas regionales y
locales;
Documentos de otros organismos;
Obras publicadas.
En general, los documentos ms compactos, completos o accesibles deben ser
conservados pero habr excepciones de esta regla cuando los intereses del
organismo slo seran satisfechos parcialmente al retener una sola fuente de
informacin. Entre las excepciones figuran las siguientes:
Cuando perspectivas o argumentos diferentes se reflejan en los documentos de
organismos diferentes o en oficinas en niveles diferentes del organismo, en cuyo
caso es posible que ambos conjuntos de documentos sean retenidos;
Cuando duplicados u otros documentos menos valiosos estn archivados junto
con correspondencia original y otros documentos que merecen retencin, y los
duplicados contribuyen a una comprensin del proceso, en cuyo caso los
duplicados sern retenidos;
Cuando los documentos son la fuente de datos estadsticos que necesitan ser
retenidos en su forma menos agregada para nuevos anlisis futuros.
Expedientes de Caso
Los expedientes de caso tienen el mismo tema pero cada expediente individual
se relaciona con una persona, institucin, lugar o proyecto diferente. Se conocen
tambin con el nombre de expedientes de caso particulares, expedientes de
proyecto o expedientes de transaccin. Puede ser necesario valorar los
expedientes de caso de manera diferente a la de otros documentos.
69
70
71
Limpia o expurgo
Muchos expedientes seleccionados para ser retenidos incluirn material duplicado, de
rutina o efmero que no parece contener una informacin singular importante. Sin
embargo, el desbaste (trmino que se preferir al obsoleto escarda) de ese material
raras veces es eficiente en funcin de su costo y siempre existe el riesgo de que la
eliminacin de documentos sin valor manifiesto destruya pruebas importantes de
contexto y secuencia).
La limpia o expurgo es la eliminacin de
documentos o expedientes individuales que
carecen de valor continuo en una serie. El desbaste
se llama tambin desecho purga o escarda.
La prctica de desbastar desintegrar debe evitarse. Un expediente siempre deber
tratarse como una unidad y se retendr o preservar en su totalidad o ser
desechado. La disciplina ejercida al archivar con el fin de excluir documentos
preliminares, duplicados y efmeros desde el principio facilitar la administracin de
los documentos.
72
Legislacin y Polticas
La base de toda autoridad sobre la administracin de documentos es la legislacin
completa y actualizada o, en el caso de las organizaciones del sector privado, las
polticas concretas y eficaces. Para que un proceso sistemtico de valoracin y
disposicin funcionen eficazmente, las leyes o las polticas relacionadas con los
documentos deben incluir algunos elementos importantes.
Los documentos deben ser definidos con precisin. Por una parte, la definicin
incluir documentos en todos los medios y en todos los formatos creados o recibidos
en todos los niveles dentro de un organismo. Por otra parte, esa definicin excluir
otras fuentes de informacin, por ejemplo material bibliotecario y fuentes equivalentes
de datos electrnicos que puedan estar disponibles para los funcionarios de accin
pero que no forman parte de las transacciones del quehacer del organismo o no
ofrecen pruebas de las mismas.
La legislacin o las polticas de la organizacin deben establecer un marco para la
valoracin continua y la disposicin apropiada de todos los documentos. La
responsabilidad de la valoracin y la disposicin ser asignada con claridad a jefes
apropiados de los organismos (en cuyo nombre el administrador de documentos del
organismo actuar) y al jefe de la administracin de documentos.
La administracin de documentos proporcionar una orientacin general sobre la
valoracin, la retencin y la disposicin de los documentos. En el contexto de esa
orientacin, el administrador de documentos en cada organismo redactar
instrucciones cabales y detalladas sobre la valoracin, la retencin y la disposicin de
73
Objetivos de Servicio
El establecimiento y la vigilancia de los objetivos de servicio y la medicin del
desempeo son maneras tiles de evaluar la eficacia y el efecto del sistema de
valoracin y disposicin. La medicin entraa algo ms que contar el nmero de
acciones; la medicin se ocupa de comparar la relacin entre los recursos que llegan
al servicio (insumos) y lo que el servicio logra mediante la utilizacin de esos recursos
(productos).
74
de la encuesta).
Economas de costo alcanzada mediante la disposicin de los documentos que ya no
tienen valor.
2.
3.
4.
75
Explique, con relacin a cada uno de los tipos de documentos siguientes, si los
documentos pueden tener valor operativo, financiero o legal para la organizacin que
los cre y porqu:
Estatutos y rdenes ejecutivas
Alquileres
Inventarios
Informes y actas de consejos y comits
Libros mayores
Contratos
Presupuestos y clculos presupuestarios
Informes y grficas de la organizacin
Libros de caja
Escrituras de propiedad
Directrices
Acuerdos
Informes anuales y otros informes peridicos
Facturas y otros comprobantes de pago.
necesario retener los documentos hasta que haya cesado cualquier posibilidad de
que sean requeridos de nuevo. Los perodos de retencin deben representar el punto
de equilibrio entre el riesgo y la retencin continua.
Los perodos de retencin prescriben el tiempo que los documentos de utilidad
continua, con inclusin de los documentos de valor duradero que merecen su
preservacin eventual como archivos, se preservarn y mantendrn.
Los archivos de trmite en uso regular se retendrn lo ms cerca posible de las
unidades operativas que los usan. Su cuidado ser controlado por la unidad de
trmite pertinente del organismo creador. Los documentos de concentracin de uso
menos frecuente sern transferidos normalmente a un archivo de concentracin. Los
documentos no sern transferidos al cuidado archivstico mientras no haya terminado
su utilidad continua para todos los fines y propsitos y slo aquellos documentos que
tengan un valor duradero como archivos sern mantenidos por la institucin
archivstica.
En un sistema de administracin del ciclo de vida de los documentos bien manejado,
la eleccin de un perodo de retencin ser una decisin que se tomar en el
momento en que la serie es creada. La decisin puede ser confirmada cuando el
primer lote de documentos en la serie deja de ser de trmite pero no se revisar
sobre una base sistemtica o ad hoc; la decisin estar basada en el anlisis bien
fundado y resistir la prueba del tiempo.
Muchos documentos administrativos (es decir, de buen gobierno), financieros y
legales se crean en forma muy parecida en muchos organismos o en todos ellos. Por
lo tanto, es posible que el archivista, en consulta con los organismos que tienen la
responsabilidad primaria, establezca perodos de retencin en todo el gobierno o en
toda la organizacin para estos tipos de documentos. Cuando los documentos son
especficos de un organismo (es decir, son documentos operativos), los funcionarios
de accin en el organismo y los funcionarios financieros y legales son las mejores
fuentes de consejo sobre los perodos de retencin apropiados.
La determinacin de los perodos de retencin y de la poltica de disposicin es un
proceso complejo y es imposible sealar una frmula precisa. Los juicios debern
basarse en el anlisis de una serie de factores principales que se consideran a
continuacin.
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78
79
Destruir ahora
2.
3.
80
4.
Retener permanentemente
Firma
Fecha
Departamento /Seccin
EL criterios para establecer el Valor Duradero de los Documentos
En cualquier fase de su ciclo de vida los documentos deben ser accesibles para sus
usuarios, de no ser as no tendra objeto mantenerlos. Sin embargo, el propsito para
el cual los documentos son usados, y quines los usan, pueden cambiar durante su
ciclo de vida. Adems, el uso de los documentos puede ser, con frecuencia, potencial
y no real una vez que su propsito original ha sido cumplido.
Al valorar el valor duradero de los documentos es necesario evaluar el valor que
tienen para un uso futuro. Los usuarios futuros incluirn funcionarios del organismo
que cre o que us por ltima vez los documentos para los fines de su quehacer,
pero tambin pueden incluir funcionarios de otros organismos, historiadores,
investigadores y una variedad de otras personas que tengan un inters posible en
esos documentos. Estas personas desearn consultar los documentos para una
variedad de propsitos que es imposible prever con certeza. Este carcter
imprevisible del uso de los documentos hace que el proceso de valoracin de su valor
duradero difiera de la valoracin de su utilidad continua.
Antes de proseguir la lectura explique, con sus propias palabras, si cada uno de los
documentos siguientes tiene un valor duradero. Por qu lo tiene o por qu no lo
tiene? Sea lo ms minucioso posible.
Un informe preliminar sobre procedimientos para estacionar el coche en la
oficina
Un informe final sobre procedimientos para estacionar el coche en la oficina
Copias adicionales de correspondencia
Copias de correspondencia con anotaciones manuscritas al margen
Originales de correspondencia
Un informe preliminar sobre revisin de la legislacin que define el trabajo del
departamento
Un informe final sobre revisin de la legislacin que define el trabajo del
departamento
Contratos originales firmados para el suministro de servicios de conserjera
Contratos originales firmados para un asesor legal que ayude a seleccionar la
legislacin que define el trabajo del departamento.
81
Actividad 9
Esta actividad ha sido planeada para ensearle dos cosas: (1) que no todos los
documentos tienen un valor duradero y (2) que la determinacin de cules
documentos valen la pena de ser conservados como archivos entraa algo ms que
determinar cules son versiones preliminares, versiones finales u originales. El
proceso de valoracin es complicado y se considera una de las tareas ms difciles e
importantes que el archivista puede hacer. Tambin es singular la valoracin de
documentos expediente por expediente o pieza por pieza, como ya se ha dicho en
este mdulo. Esta actividad debe demostrar la variedad de cuestiones que surgen al
considerar si se retendrn los documentos o no. Finalmente, esta actividad deber
demostrar a usted que la valoracin de documentos sobre la base de la funcin o la
actividad es ms eficiente y ms eficaz que la valoracin de los documentos pieza por
pieza.
Si usted tuviera que valorar cada uno de los documentos indicados en esta actividad
individualmente usted tendra que considerar las cuestiones siguientes:
Un informe preliminar
retener en la oficina
Un
informe
final
sobre
procedimientos
para
estacionarse en la oficina
Copias
adicionales
correspondencia
de
Originales de correspondencia
Como ver, el proceso de valoracin puede ser muy complejo. Esta actividad no
pretende ofrecerle respuestas sino mostrarle algunas de las complejidades del
proceso de valoracin. Tenga presente esto al leer el resto de este mdulo y al
proseguir la lectura del resto de este programa de estudio.
85
control sobre todos los documentos del organismo puede ser establecido o
restablecido.
Como dijimos anteriormente en este mdulo, el mejor mtodo de valorar cualquier
conjunto de documentos es empezar por una comprensin del organismo creador y
de sus funciones. El anlisis de sistemas administrativos se centra en los procesos y
las funciones y no en el contenido individual del documento. De esta manera,
relaciona los documentos con su propsito original, proporcionando con ello una
estructura para la evaluacin. Los principios del anlisis de sistemas administrativos
tambin se pueden aplicar a la reduccin del volumen de documentos pendientes no
valorados.
El Inventario de Documentos
A medida que la encuesta avance, el equipo de la encuesta establecer un inventario
de documentos que describa, en trminos generales, la naturaleza, la cantidad y la
ubicacin de todos los documentos, en cualquier forma o en cualquier medio, que
guarda el organismo. (Por ejemplo, establecer si los documentos incluyen
expedientes registrados organizados por el ttulo de la serie, cuntos expedientes hay
y dnde se guardan.) Este inventario se har en forma de hojas sueltas, y se
completar una hoja separada para cada serie, subserie o categora de documentos
(vase la Figura 3). El inventario se mantendr despus de que la encuesta ha sido
completada, actualizndolo para incorporar nuevas categoras o series de
documentos, cambios en cantidad o en ubicacin y la accin de disposicin
efectuada.
La tarea de mantener un inventario puede ser automatizada; una base de datos
automatizada simplificara el proceso de actualizacin y facilitara el acceso a la
informacin. Esto tambin hara posible la integracin de la informacin en un sistema
de automatizacin de los documentos ms vasto.
Valoracin y Disposicin
La encuesta de documentos deber suscitar la valoracin y disposicin de los
mismos.
Cuando catlogos de disposicin documental ya existen, las acciones de disposicin
que especifican debern comprobarse con el fin de averiguar si siguen siendo
apropiadas. En caso afirmativo, se llevarn a cabo.
86
87
Polticas
DOCUMENTOS
OPERATIVOS
Casos
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Personal
Proyectos
Finanzas
Procesos
Proveedores
Programas
Edificios
DOCUMENTOS
TRANSITORIOS
91
94
Aunque las partes de expedientes y los subexpedientes podran juzgarse por sus
mritos individuales, su contribucin al panorama ms amplio que deriva de su
contexto y su secuencia compartidos puede justificar con frecuencia la retencin
cuando su contenido individual tiene un valor marginal.
Como regla general, todas las partes de un expediente se seleccionarn para su
preservacin o se sealarn para ser destruidas basndose en la valoracin de todo
el expediente como una sola unidad. En los expedientes largos es posible que esta
valoracin tenga que hacerse cuando la primera parte del expediente se ha revisado.
Limpia o expurgo
Muchos expedientes seleccionados para ser retenidos incluirn material duplicado, de
rutina o efmero que no parece contener una informacin singular importante. Sin
embargo, el desbaste (trmino que se preferir al obsoleto escarda) de ese material
raras veces es eficiente en funcin de su costo y siempre existe el riesgo de que la
eliminacin de documentos sin valor manifiesto destruya pruebas importantes de
contexto y secuencia).
La limpia o expurgo es la eliminacin de
documentos o expedientes individuales que
carecen de valor continuo en una serie. El desbaste
se llama tambin desecho purga o escarda.
La prctica de desbastar debe evitarse. Un expediente siempre deber tratarse como
una unidad y se retendr o preservar en su totalidad o ser desechado. La disciplina
ejercida al archivar con el fin de excluir documentos preliminares, duplicados y
efmeros desde el principio facilitar la administracin de los documentos.
Muestreo
Cuando el volumen excluye la preservacin archivstica de toda una serie,
especialmente de documentos de casos, el muestreo puede ser una alternativa o un
complemento de la revisin pieza por pieza.
El muestreo es la seleccin de piezas de un grupo
de documentos realizada de tal manera que en
conjunto las piezas seleccionadas son
representativas del todo.
El muestreo no slo ser apropiado cuando los documentos contienen cantidades
importantes de informacin que es posible analizar estadsticamente.
El muestreo no es una opcin de valoracin que pueda usarse indiscriminadamente
para evadir la responsabilidad por la destruccin de una serie de documentos. Es una
decisin de valoracin positiva que se emplear en casos especficos, cuando el
95
resultado ser ventajoso para los usuarios futuros. Adems, es una opcin que puede
ser cara tanto por lo que se refiere a la necesidad de aconsejarse con consultores
externos, el tiempo necesario para ejecutar las decisiones y el gasto continuo que
entraa la guarda y el mantenimiento de la muestra.
Antes de decidir si se tomar una muestra de una serie que no va a ser preservada
en su totalidad, es necesario definir el propsito que la muestra pretende servir. Slo
cuando hay una relacin estrecha entre el documento, la muestra y el propsito de
sta deber hacerse un muestreo.
Las muestras pueden tener varias formas, dependiendo del tipo de documento y del
propsito de la muestra. Las muestras estadsticas aleatorias estn ms cerca del
ideal objetivo pero su objetividad depende de varios factores. Estos factores incluyen:
la integridad y homogeneidad de los documentos;
el uso de una tabla de nmeros aleatorios que da a cada pieza una oportunidad de
seleccin igual;
la determinacin cuidadosa del tamao de la muestra en relacin con el tamao de
toda la serie y el nmero de variables estadsticas.
El consejo de un estadstico, de preferencia un experto en historia cuantitativa, es
esencial para evitar errores graves. Como resultado de esto, el proceso de muestreo
puede ser caro y requerir mucho tiempo y quizs no constituya el mejor uso de los
recursos para las instituciones de muchos pases.
Las muestras numricas o seriales (como cada dcimo o vigsimo formulario,
expediente o caja) pueden ser aceptables como una alternativa a las muestras
aleatorias si el orden existente de todo el conjunto de documentos es aleatorio y las
unidades individuales son separables y de igual valor.
Las muestras cronolgicas (como todos los documentos cada quinto o dcimo ao)
pueden ser apropiadas cuando los documentos son homogneos dentro de los aos
y entre ellos y estn ordenados en secuencias anuales. Sin embargo, slo medirn
variaciones a largo plazo, pasando por alto los cambios entre los aos seleccionados.
Hay, tambin, el peligro de que algunos aos seleccionados no sean caractersticos o
representativos.
Las muestras alfabticas (como todos los documentos relacionados con individuos u
organizaciones con nombres que empiezan con una letra particular del alfabeto)
pueden ser apropiadas cuando los documentos son homogneos y la letra escogida
da una muestra de tamao adecuado y no da un sesgo regional o tnico a la muestra.
Las muestras deben tomarse antes de que ningn documento identificado sea
removido para su preservacin selectiva.
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Selecciones Representativas
Cuando hay varias series relacionadas con la aplicacin de las mismas polticas o el
mismo programa, cada una de las cuales trata de su aplicacin en un rea geogrfica
particular, una o dos series puede ser preservada en su totalidad como una seleccin
representativa de toda la serie relacionada. Algunas veces esta seleccin se describe
equivocadamente como muestra topogrfica.
Sin embargo, este mtodo de hacer una seleccin se presta a objeciones. Puede ser
visto como injusto para otras partes del pas. Adems, el nivel de su uso puede no
justificar el costo de mantenerlo y no tendr validez estadstica en todo el pas.
Seleccin de muestras
Cuando las series de documentos no van a ser preservadas en su totalidad o en
forma de muestras, puede ser conveniente preservar muestras para ilustrar las
maneras en que las acciones o los procesos fueron realizados y para preservar
ejemplos del formato de los documentos.
Los muestras de documentos son ejemplos
representativos de formas estilos o procesos
particulares que se mantienen por su valor
ilustrativo ms que por su contenido informativo.
Estos muestras suelen ser seleccionados de manera que incluyan, por lo menos, un
ejemplo de cada tipo de transaccin y de cada forma de documentacin. Pueden ser
adicionales a la preservacin selectiva de documentos individuales cuando estos no
proporcionan una representacin adecuada de las variedades de transacciones o de
documentacin.
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