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Servicios
Compartidos
Contables

Procedimientos para el
Registro de facturas

Fecha:24/01/20
15

CONTENIDO

Objetivo.2
Alcance.2
Descripcin del Proceso.2
Registro..................................................................................................3
Plazos de registros ...................................................................3
Prohibiciones..............................................................................3
Excepciones...............................................................................3
Registro de facturas con copias...............................................3
Registro de facturas al costo...................................................4
Registro de facturas de proveedores centralizados ...........................4
Modificacin de datos transferidos al mdulo de Registros................4
Registro de facturas extraviadas..........................................................5
Detracciones..........................................................................................5
Facturas negociables...........................................................................6
Factura con Fondo de Garanta............................................................ 6
Factura por Anticipo..............................................................................7
Factura de No domiciliados................................................................. 7

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Registro de facturas

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OBJETIVO
El presente documento tiene como objetivo establecer los procedimientos para el registro
correcto y uniforme de las diversas operaciones contables.
ALCANCE
Servicios Compartidos Contables a travs del rea de Registros.
DESCRIPCION DEL PROCESO

AREA
AREA DE
DE
REGISTRO
REGISTRO

VERIFICA
VERIFICA

IMPORTA
IMPORTA
INFORMACION
INFORMACION

REGISTRA
REGISTRA
VERIFICA

CONTROL
CONTROL DE
DE

ARCHIVO
ARCHIVO

COPIAS
COPIAS
SUNAT
SUNAT

Revisa

las

Importa

la

Registra

todos

Todos

de las

documentos

los

informacin

guas

registrada

SUNAT, emitidos

SUNAT hasta el

registrados

remisin,

por el rea de

a las obras de

cierre del mes.

entregados

precios

Recepcin.

GyM, Consorcios,

de

documentos

Control y archivo

facturas, OC,

los

unitarios,

Viva

recepciones

GMVBS.

de OC

en

oracle.
, recepciones
de OC

GyM

copias

son

diariamente para
su

archivo

personal
encargado.

al

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1. REGISTRO.- el rea de Registro es responsable del ingreso oportuno y correcto de

los documentos tributarios (SUNAT).
Con la implementacin del mdulo de recepcin parte de los datos de los
documentos son registrados en lnea por el rea de Recepcin al momento de
recibirlos, toda esta

informacin es transferida a travs de la Bandeja de

Documentos al finalizar la jornada de manera diaria.

Plazos de registros .- Los plazos establecidos para el registro es al da siguiente de
su recepcin, salvo algunas situaciones que no permitan el registro como son; OC u
OS pendiente de recepcionar, OC y OS por modificar, diferencias de precios,
devoluciones, entre otras.
El encargado de registro debe consolidar un archivo por obra de todas las OC y
OS pendientes de recepcionar

y enviar a los almaceneros, Oficina Tcnica y

administrador solicitando las recepciones de las mismas

Todos los viernes el Jefe del rea consolidar todos los pendientes a fin de
solicitar

a las obras a travs de los administradores la

regularizacin de las

recepciones.
Prohibiciones.- No es permitido:

Realizar registros directamente al costo porque todas las facturas deben tener
adjunta una orden de compra. Para efectos de este control se emitir semanalmente
un reporte para verificar su cumplimiento.

No se puede realizar cambios en las

condiciones de pago establecidas en las

rdenes de compra o servicios.

No se debe registrar las facturas con fotocopias de los documentos

Excepciones:
Registro de facturas con fotocopias

El registro con fotocopias no es permitido salvo algunas excepciones sustentadas

por el administrador de la obra va correo electrnico al Jefe del rea, de ser
aprobado estos registros deben contar con todos los sustentos necesarios como;
OC u OS, valorizacin, guas de remisin, etc.

Estos registros deben realizarse directamente en el AP.

El plazo para regularizar el documento original es de tres (03) das calendarios.

En cuanto llegue la factura original, esta debe ser registrada en el mdulo de

recepcin y transferida a registro.

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Registro debe identificar la factura en la bandeja de documentos e ir a la opcin

herramientas y actualizar el registro.

La factura no debe ser importada al AP, por lo tanto no se anula ningn registro.

El responsable del registro deber mantener el file de pendientes, a fin de hacer

seguimiento

al envo de

la

factura

original. Por su parte el

Jefe del rea

consolidar todos estos registros para su control, al cierre del mes no deben
quedar registro alguno sin las facturas originales
Registro al costo.- existen algunas excepciones para el registro directamente al
costo, las que corresponden a los siguientes:

Recibos por servicios pblicos.

Recibo de honoraros por servicio policial.

Servicios de empastes de libros

contables y fotocopias

solicitadas por

Servicios Compartidos Contables.

2. REGISTRO DE FACTURAS DE

PROVEEDORES CENTRALIZADOS.- Para su

registro debemos tener en cuenta que existen pagos centralizados controlados por
Finanzas, en estos casos consignar como Grupo de pago : Centralizado, a los
siguientes proveedores:
Proveedores centralizados para todas las obras:

Unin de Concreteras S.A

Corporacin Aceros Arequipa S.A

Qumica Suiza S.A

Comercial del Acero S.A

Ulma Encofrados Per S.A

La Viga S.A

Yura

Proveedores centralizados slo para las obras de GyM

Mobil oil del Per S.R.L

Repsol Comercial SAC

Productos de Acero Cassado S.A

Ferreyros S.A.A

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Confecciones RIALS

Sika Peru

Procables

Aries Comercial

Guantes & Guantes

UFITEC

Exige Industrial

Cermica Lima S.A

Inversiones Maderera AARON

Samitex S.A

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3. MODIFICACION DE DATOS TRANSFERIDOS AL MODULO DE REGISTRO

De haberse transferido un documento al AP con datos incorrectos; como nmero
de factura, razn social, fecha de emisin, moneda, importe y de no haberse
asociado a la orden de compra tener en cuenta lo siguiente:

Suprimirlo del AP

Ingresar un nuevo registro en el AP con los datos modificados.

Ir a la bandeja de documentos y ubicar el documento.

En el men de Herramientas seleccionar la opcin Actualizar documento

AP relacionado para actualizar en los mdulos la correccin realizada

4. REGISTRO DE FACTURAS EXTRAVIADAS

Para poder realizar el registro de una factura extraviada se requiere:

Denuncia policial (original)

Copia del cargo de la factura con la firma del representante legal (proveedor)
inscrito en Sunat.

Debe estar debidamente sustentada con la Orden de compra o servicios, guas de

remisin o valorizacin firmada, segn sea el caso.

Para las obras de GyM enviar la denuncia policial original ms la copia de la

factura al rea tributaria para su comunicacin a SUNAT.

En el caso de los Consorcios entregar los documentos a los analistas.

El plazo para comunicar a Sunat es de 15 das hbiles de ocurrido el hecho.

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El plazo para gestionar la denuncia en SSCC es de 02 das de haberse tomado

conocimiento de la prdida.

5. DETRACCIONES
La revisin de las facturas para determinar si son bienes o servicios afectos a
detraccin debe ser minuciosa a fin de registrarlas correctamente y evitar
contingencias tributarias futuras, para un mayor alcance de los servicios solicitar
los contratos a las obras.
Ante la duda de un registro de facturas afectas a detraccin, debe consultarse al
responsable del rea, de persistir la duda trasladar la consulta al rea tributaria de
Oficina Principal.
Fechas de entrega de reportes y facturas afectas:

Para las obras de GYM todos los martes y el ltimo da hbil del mes se
entregarn a los analistas las facturas afectas a detraccin y el reporte
del Oracle para su revisin y posterior solicitud del

depsito de las

detracciones.

En el caso de Viva GyM y GMVBS sern los mircoles.

Para los Consorcios en las fechas acordadas.

6. FACTURAS NEGOCIABLES
La factura Negociable es el nuevo ttulo valor incluido en nuestra legislacin
comercial mediante la Ley N 29623 publicada con fecha 07 de diciembre del 2010 y
que ha entrado en vigencia el 05 de junio del 2011.
El principal objetivo de la factura es facilitar el financiamiento de los proveedores de
bienes y servicios a travs de la comercializacin de las facturas y recibos por
honorarios.
Los pasos a seguir para el registro de estos documentos son los siguientes:

El encargado de registrar la factura bloquear el documento a fin de evitar el pago

doble

Finanzas autorizar

liberar la

factura

en el caso que el proveedor no haya

gestionado ante las entidades bancarias el pago adelantado de su factura. Esta

liberacin se har despus del vencimiento de la factura.

El rea de

recepcin

deber

archivar

una

copia de todas las

facturas

negociables recibidas, con la finalidad de verificar el registros, la aplicacin correcta

de la detraccin y la retencin (bloqueo) del pago, siendo responsabilidad directa
del Jefe de rea.

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El Jefe del rea de registros enviar a Finanzas

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todos los viernes las facturas

negociables en un archivo Excel.

As mismo deber confirmar a Finanzas el importe neto a pagar de la factura

descontando detracciones, retenciones, fondos de garanta, compensaciones

otros para el pago a realizarse al banco por cada factura presentada en

descuento
7. FACTURA CON FONDO GARANTIA
Este Fondo tiene como finalidad garantizar el cumplimiento y calidad del trabajo
prestado por el Subcontratista, cuyo porcentaje de retencin se encuentra estipulado
en el contrato.
Puntos de Control:
Tener en cuenta los siguientes pasos:

El fondo de garanta debe estar consignado en la valorizacin y en la factura.

De ser un servicio afecto a detraccin primero debe realizarse el depsito de ste

para proceder con la retencin del FG.

El responsable del registro debe

hacer seguimiento a fin de evitar que el

administrador pague la totalidad de la factura.

Revisar en SUNAT la situacin del proveedor y colgar esta consulta como sustento
en el AP.
o

Si el proveedor es Buen Contribuyente, Agente de Percepcin o

Agente de Retencin o su factura esta afecta a detraccin, colocar en
el zoom Z ( para no aplicarle retencin)

En el caso que la factura no est afecta a detraccin y el proveedor

no es buen contribuyente, no es agente de percepcin y tampoco
agente de retencin colocar la Y (SI) para que genere el Certificado
Retencin al momento del Pago

8. FACTURAS POR ANTICIPOS

Como control al registro de anticipo, se debe considerar lo siguiente:

La Carta Fianza, la cual debe ser igual al total del anticipo facturado, debe estar
vigente y recepcionada el documento original en Finanzas.

En caso de no contar con el contrato deber adjuntarse a la factura la aprobacin

va correo de la Gerencia de Finanzas.

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De ser un anticipo que no cuente con carta fianza deber tener adjunta a la
factura un correo de aprobacin de la Gerencia de Finanzas.

Este anticipo debe estar estipulado en todos sus trminos en el Contrato.

Para un mejor control del registro debern adjuntar como sustento en el AP el

Contrato y la Carta Fianza.

9. FACTURAS DE NO DOMICILIADOS
Criterios para el registro de facturas

Determinar de qu pas es el proveedor, para ver si est sujeto a doble tributacin.

Solicitar la creacin del proveedor en el Oracle a Contabilidad - OP y en el caso de

los Consorcios al responsable asignado.

Para la determinacin de los impuestos a aplicar, se tienen que hacer la consulta a la

Oficina Tcnica de la Obra y/o Administrador del Proyecto, si el porcentaje de
retencin del Impuesto a la Renta lo asume la obra o se le retiene al proveedor, esta
confirmacin es por correo electrnico.

Si el Impuesto a la Renta es asumido por la obra ser un gasto reparable.

Luego del registro del comprobante de pago, comunicar va email y adjuntando los
sustentos al analista

responsable de la obra para su posterior

reporte al rea

tributaria para el pago del IGV No Domiciliado, por los servicios recibidos.

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