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CANEGE

Leon 11

les tches de gestion du


magasin
Objectif :
A l'issue de la leon l'tudiant doit tre capable :

d'apprhender la diffrence entre gestion dynamique des stocks et gestion des


magasins dentreposage. Comprendre les diffrentes facettes de la gestion des
magasins.

Marc Gaiga 2003

Gestion des stocks : leon 11 les tches de gestion du magasin

SOMMAIRE

11. LES TCHES DE GESTION DU MAGASIN ................................................................................. 3


11.1. LA GESTION DES STOCKS ET LA GESTION DES MAGASINS ............................. 3
11.1.1. La gestion des stocks ........................................................................... 3
11.1.2. La gestion des magasins ....................................................................... 3
11.1.3. changes entre gestion des stocks et gestion des magasins ....................... 4
11.2. LA GESTION DE LACTIVIT GLOBALE .......................................................... 4
11.2.1. Le plan dactivit ................................................................................. 5
11.2.2. Ltat davancement ............................................................................. 5
11.2.3. Le calcul dindicateurs........................................................................... 5
11.2.4. la traabilit des oprations................................................................... 6
11.3. LA GESTION DES ENTRES MAGASIN........................................................... 6
11.3.1. La saisie des entres en provenance de la production................................ 6
11.3.2. Le traitement des entres en provenance de lextrieur ............................. 6
11.3.3. Exemple dun fichier de rception ........................................................... 7
11.4. LA GESTION DES ADRESSES DE STOCKAGE.................................................. 7
11.4.1. Laffectation automatique des adresses de stockage.................................. 7
11.4.2. Lenregistrement des adresses de stockage ............................................. 8
11.5. LA GESTION DES PRPARATIONS DE COMMANDES ........................................ 8
11.5.1. La rception des commandes................................................................. 8
11.5.2. Exemple dun fichier commandes ........................................................... 8

Marc Gaiga 2003

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11. LES TCHES DE GESTION DU MAGASIN

11.1. LA GESTION DES STOCKS ET LA GESTION DES MAGASINS


Il est primordial de bien diffrencier la gestion du magasin de la gestion des stocks.
Mme si leurs domaines de responsabilits sont facilement dfinissables, les confusions
restent trs frquentes. Cette diffrenciation est ncessaire pour mieux dfinir les
changes et interfaces en vitant toute redondance.
11.1.1. La gestion des stocks
La gestion des stocks est une fonction-cl de la gestion de la production. Elle dcide ou
permet de dcider dun certain nombre de principes stratgiques ou tactiques :

Dtermination des articles tenir en magasin

valuation des quantits

Choix des modes de rapprovisionnement

Choix du mode de valorisation

La gestion des stocks est galement charge de tches oprationnelles :

Enregistrement des mouvements dentre et de sortie

Surveillance de ltat du stock (inventaire permanent)

Rapprochement des niveaux de stocks et des points de commande ou de


lancement de fabrication

Rservation des articles affects une commande

Gestion des manquants et des reliquats en relation avec les services commerciaux

Lancement des commandes

Choix du type dinventaire effectuer (inventaire tournant)

En rsum, la gestion des stocks est responsable du quoi ? , du combien ? , du


quand ? et du quel prix ? et ce en relation avec la direction gnrale de
lentreprise et les directions marketing, commerciale, fabrication et achats.
11.1.2. La gestion des magasins
La gestion des magasins pour rle de permettre leur pilotage comme de nimporte
quelle autre division de lentreprise et de mette en uvre ce qui aura t dcid par la
gestion de production et la gestion commerciale.

Marc Gaiga 2003

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La gestion des magasins a pour rle essentiel doptimiser les flux physiques qui lui sont
imposs de lextrieur. Le magasin est seulement matre des flux internes :
ragencement et rapprovisionnement des zones de prparation partir du stock de
masse.
En rsum, la gestion des magasins est responsable du o ? , du comment ? et
du quand ? mais trs court terme.
11.1.3. changes entre gestion des stocks et gestion des magasins
Les principaux changes de la gestion des stocks vers la gestion des magasins sont les
suivants :

Fichier des livraisons attendus des fournisseurs ou de la production

Fichier des commandes excuter assorties de tous les renseignements


ncessaires

Demandes dinventaire

Fichier danomalies

Les principaux changes en provenance de la gestion des magasins destination de la


gestion des stocks sont les suivants :

Fichier des entres relles

Fichier des sorties excutes

Comptage dinventaire

Diagnostic des anomalies (perte ou destruction darticles, indisponibilit due un


cart dinventaire, retour clients non prvus, dates de premption dpasses,
litiges

11.2. LA GESTION DE LACTIVIT GLOBALE


Quil sagisse dun entrept entirement autonome ou dun magasin intgr un site de
production, il est souhaitable de le considrer comme un centre de profit part entire.
Pourquoi comptabilise-t-on, souvent lexcs, les oprations de fabrication et les
oprations commerciales, alors que lon ignore les oprations de manutention et de
stockage ? La spcificit et limportance du cot logistique dans le prix global dun
produit le justifient pleinement.

Marc Gaiga 2003

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11.2.1. Le plan dactivit


Comme un atelier de fabrication gre un plan de production, un magasin devra grer un
plan dactivit. Ce plan sera instruit en tenant compte de deux types doprations :

Le traitement des commandes arrivant du service commercial en priorit et la


gestion des entres

Les actions qui sont de la responsabilit propre du magasin comme les


rorganisations des aires de stockage ou les actions de maintenance
11.2.2. Ltat davancement

Il doit tre possible de suivre lavancement des tches ordonnances prcdemment ;


celles-ci seront rpertories en trois catgories :

Les tches programmes et non commences

Les tches en cours dexcution

Les tches termines

Si les commandes comportent gnralement un grand nombre de lignes, le suivi des


tches pourra saffiner et donner le dtail de lavancement non plus des commandes mais
des lignes de commandes.
Il faudra aussi dcider quel stade on souhaite quune commande soit considre
comme solde. Sagit-il de la fin de la prparation, de la fin du conditionnement, du
rangement dans le vhicule de livraison ou du dpart effectif de ce dernier ? Plus ce
stade se situera en aval et le plus le contrle davancement couvrira plus efficacement
dventuels erreurs et alas.
11.2.3. Le calcul dindicateurs
En fonction de la spcificit de chaque magasin, on dfinira des indicateurs particuliers
adapts. Il pourra sagir par exemple :

Dun nombre darticles prpars

Dun nombre de lignes

Dun nombre de commandes

Dun tonnage

De lavancement des diffrentes tournes

Lavancement seulement 50 % dune tourne, peu de temps avant lheure de dpart,


pourra dclencher une alarme qui conduira les responsables du magasin affecter des
renforts momentans pour rattraper le retard constat.
Il sera judicieux de choisir ces valeurs de telle faon quelles servent aussi dindicateurs
de productivit pour le tableau de bord.
Marc Gaiga 2003

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11.2.4. La traabilit des oprations


Dfinition de la traabilit :
La norme ISO dfinit la traabilit comme laptitude retrouver lhistorique, lutilisation
ou la localisation dune entit au moyens didentifications enregistres . On distingue la
traabilit ascendante et la traabilit descendante.
La traabilit ascendante :
Elle dsigne lattitude que lon a identifier les composants dun produit fini et
retrouver leur origine. Le plus souvent, cette traabilit est de la responsabilit de la
fabrication. Il nen reste pas moins que le magasin de matires premires par exemple
est un lieu de passage oblig des diffrents composants employs et quil devra pouvoir
transmettre toutes les informations pertinentes dont il dispose pour alimenter les fichiers
de production.
La traabilit descendante :
Cest elle qui va permettre de retrouver ou a t expdi tel ou tel article. Elle est de la
responsabilit de lactivit logistique. Il est du ressort du magasin de grer les fichiers
dhistoriques correspondants.
11.3. LA GESTION DES ENTRES MAGASIN
11.3.1. La saisie des entres en provenance de la production
Si le magasin est prvu pour stocker des produits finis fabriqus sur le mme site, il est
souhaitable que les systmes de gestion de magasin et de production soient coupls.
Ainsi, les arrives pourront tre connues lavance et cela permettra au magasin de
mieux grer et rpartir sa charge de travail.
Cette disposition rendra possible aussi le contrle par comparaison de la livraison relle
la livraison prvue. Le transfert physique entre latelier de production et le magasin peut
tre mcanis par convoyeurs ou peut tre ralis par des caristes, voire par des
camions navettes. La solution retenue aura un e influence sur le choix du lieu et du
moment du transfert de responsabilit.
11.3.2. Le traitement des entres en provenance de lextrieur
Si le magasin reoit des produits en provenance de lextrieur, matires premires ou
marchandises destines tre revendues en ltat, il y aura une saisie des entres ou
une simple validation. La procdure sera comparable celle dune entre interne ; il
sagira de comparer ce qui est attendu, en quantit et en qualit, avec ce qui est
effectivement livr.
La saisie des entres, aprs contrle, va permettre de dclarer les produits disponibles
en magasin, mais une remonte dinformation vers le service achats et/ou comptabilit
fournisseurs pourra aussi dclencher les procdures de paiement des dits fournisseurs.

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11.3.3. Exemple dun fichier de rception


Ce fichier est gnralement constitu des informations concernant les en-ttes des
rceptions et celles concernant les lignes de rception :
Informations

Informations

de len-tte

concernant les lignes

N de rception

N de rception

Code

Code

Nombre de lignes

N de ligne

Origine

Rfrence article

Date relle darrive

Code article

Commentaires

Quantit relle rceptionne


N de lot
Commentaires

11.4. LA GESTION DES ADRESSES DE STOCKAGE


11.4.1. Laffectation automatique des adresses de stockage
Une grande partie des gains de productivit apports par linformatisation de la gestion
des magasins vient de cette fonction. Laffectation de ladresse de stockage la plus
pertinente possible un produit qui rentre en magasin se fait en fonction de plusieurs
critres :
La famille logistique des produits :
Telle famille de produits peut tre affecte une zone donne. Cela vaut pour les
produits dangereux qui ncessitent des conditions de stockage particulires. La famille
des articles peut dpendre aussi de leurs caractristiques physiques, poids ou volume,
qui les destinent des emplacements bien prcis.
La classe de rotation :
A lintrieur dune zone, le choix dun emplacement dpendra de la classe de rotation de
larticle ; la classe A sera range le plus prt possible de la sortie ou de laire de
prparation de commandes pour minimiser les temps totaux de dplacement.
Les articles voisins :
Loptimisation des prlvements peut conduire stocker certains produits les uns ct
des autres ou au contraire les loigner.

Marc Gaiga 2003

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Dans le premier cas, il peut tre intressant de grouper des articles qui vont souvent par
paire ou qui sont des options de la rfrence principale. Dans le second cas, on peut
vouloir sparer des articles qui se ressemblent pour viter un risque de confusion lors du
prlvement.
La livraison immdiate :
Une rupture de stock qui a engendr un retard de livraison ou une commande
particulirement urgente peut dicter la dcision de seulement faire transiter les articles
concerns sans quils entrent physiquement en stock. Le systme de gestion du magasin
devra pouvoir grer ce genre de traitement de moins en moins exceptionnel.
11.4.2. Lenregistrement des adresses de stockage
Dans certains magasins de petite taille, on prfre quelquefois que ce soit le cariste qui
choisisse, lui-mme, ladresse de stockage. Dans cette hypothse, le systme de gestion
du magasin devra pouvoir enregistrer le couple article / adresse de stockage.
11.5. LA GESTION DES PRPARATIONS DE COMMANDES
11.5.1. La rception des commandes
Il est souhaitable que ce soit le service commercial qui enregistre les commandes en
provenance des clients extrieurs. Aprs vrification de la disponibilit des articles auprs
de la gestion des stocks, il acceptera la commande ou non. Le mme schma est
conseiller pour les commandes internes manant de la production. Il est prfrable
quelles transitent par la gestion de production et la gestion des stocks avant quelles
narrivent au magasin.
11.5.2. Exemple dun fichier commandes

Informations de len-tte

Informations figurant dans


une ligne de commande

Rfrence de la commande

Rfrence de la commande

Nom du client

N de ligne

Nombre de lignes

Rfrence de larticle

Adresse 1

Quantit livrer

Adresse 2
Code postal
transporteur
Date prvue dexpdition
commentaires

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