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LE TABLEAU DE BORD

DE GESTION

1ère partie – AUTO DIAGNOSTIC


pages 2 à 5

2ème partie – TABLEAUX DE BORD


pages 6 à 9

3ème partie – RATIOS


page 10

Bayonne, réunion du 24 avril 2007

1 TEC.GE.COOP
Le terme de gestion est généralement utilisé pour présenter l'ensemble des techniques de contrôle
de l'activité des organisations (entreprises, administrations ou associations).
On dit généralement que "gérer c'est prévoir" on peut préciser que c'est effectivement prévoir mais
également contrôler le résultat.
Différents outils peuvent être utilisés, nous verrons successivement :
> un auto diagnostic qui vous permettra de vérifier si votre système de gestion est performant (ou
pas).
> des tableaux de bord
> quelques ratios pouvant être utilisés comme "clignotants"

2 TEC.GE.COOP
I - AUTODIAGNOSTIC

Commercial OUI NON

1) Puis-je définir la vocation commerciale de mon entreprise ?

2) Ai-je des prévisions à moyen ou long terme sur l'évolution de mes marchés ?

3) Mon entreprise est-elle sur au moins 1 marché en expansion (croissance > 3% /an) ?

4) Ai-je une connaissance précise de la répartition de mes produits ?

5) Mon entreprise réalise -t -elle au moins 20% du chiffre d'affaires avec des

produits ou services "nouveaux" ?

6) Mon plus gros client représente t-il moins de 30% du chiffre d'affaires ?

7) Les conditions d'entrée sur le marché imposent -elles à un éventuel concurrent

un important investissement commercial, technique ou humain ?

8) Les produits / services de mon entreprise présentent ils un avantage réel et

reconnu par rapport à ceux de mes concurrents ?

9) Mon entreprise a-t-elle une politique commerciale définie ?

10) Est-ce que je connais mes principaux concurrents et est ce que je surveille

leur évolution ?

3 TEC.GE.COOP
Gestion
OUI NON

1) Une réflexion sur les orientations stratégiques, commerciales, techniques de

l'entreprise est-elle menée par les associés chaque année ?

2) Les objectifs définis et les moyens de les atteindre sont ils formalisés ?

3) Ces objectifs font-ils l'objet de budgets prévisionnels d'exploitation ?

4) Ces objectifs font-ils l'objet de budgets prévisionnels d'investissements

techniques humains et commerciaux ?

5) Ces objectifs font-ils l'objet d'un plan de financement ?

6) Les outils mis en place me permettent-ils de connaître chaque mois :

le chiffre d'affaires (par produit) ?

la marge ?

l'état du carnet de commande ?

les encours clients ?

la situation de la trésorerie ?

7) Connais-je les marges par produit ?

8) Ai-je des prévisions de trésorerie à 6 mois minimum ?

9) Est-ce que j'évalue chaque année mon besoin en fonds de roulement ?

10) Ai-je un moyen de connaître mon bénéfice en cours d'année ?

4 TEC.GE.COOP
Production
OUI NON

1) L'entreprise possède t-elle un bureau d'étude et un service planification ?

2) La surface des locaux est elle suffisante ?

3) L'imputation des locaux favorise t-elle la circulation des matières et des

personnes et l'écoulement des produits ?

4) L'outil de production tourne-t-il généralement autour de 80-85% de sa

capacité ?

5) L'entreprise possède t-elle du matériel récent (amortissement en cours) ?

6) La fonction "achats" est-elle suffisamment développée ?

7) Existe-t-il dans l'entreprise une véritable gestion des stocks ?

8) L'entreprise prend-elle en compte l'amélioration des conditions de travail

et la sécurité ?

9) La productivité a-t-elle tendance à augmenter (heures productives / capacité

de production) ?

10) Les arrêts de production liés à des pannes, manques de matières, mauvaise

organisation, etc.. sont-ils surveillés et analysés ?

5 TEC.GE.COOP
II – TABLEAUX DE BORD

Un tableau de bord de gestion est un document d’information créé sur mesure pour le décideur.
C’est un outil de contrôle qui doit permettre au dirigeant d’analyser sa situation par rapport à
des objectifs préalablement définis.

Il n’existe pas un tableau de bord type mais ils s’appuient tous sur le même type d’indicateurs
(moyens / résultats) et doivent permettre de prendre en compte les différents aspects de
l’entreprise dans une perspective dynamique à moyen (et long) terme. Ces indicateurs sont à la
fois financiers et non financiers et visent à favoriser la prise de décisions.

Le choix des indicateurs est essentiel car ils traduisent la stratégie de l’entreprise.

Les objectifs que se fixe l’entreprise ne portent pas seulement sur des données financières mais
portent également sur des données qualitatives, sociales, etc..

Le premier travail consistera à fixer les objectifs. Ceux cis ont généralement été fixés lors de la
réalisation du prévisionnel. Nous avons pu constater lors de l’étude prévisionnelle liée à la
création de l’entreprise que :
 les objectifs ne portent pas uniquement sur des problèmes de rentabilité et peuvent
intégrer des données plus qualitatives.
 les choix commerciaux, techniques, fiscaux, sociaux, etc.. ont des incidences sur
l’ensemble des données de l’entreprise.

Les objectifs fixés doivent être traduits de façon concrète et vérifiable sur des périodes
courtes.

Les objectifs commerciaux : ils portent sur le montant du chiffre d’affaires mais surtout sur la
façon de réaliser le chiffre d’affaires : en terme de répartition par produits, par famille ou
nombre de clients, par zone géographique, etc.. Il peut également prendre en compte des
objectifs de devis réalisés et de devis acceptés…

Les objectifs économiques : ils concernent les éléments du compte de résultat (marge et
différents soldes intermédiaires de gestion).

Les objectifs financiers : ils portent sur les éléments liés à la structure financière et en
particulier dans la TPE les éléments du besoin en Fonds de roulement et de la trésorerie.

Comment réaliser un tableau de bord ?

6 TEC.GE.COOP
Le tableau devra prendre en compte : les objectifs, les réalisations et les écarts. Il doit être
réalisé de façon à pouvoir après analyse des écarts, être réajusté si besoin ; il doit pouvoir être
dynamique.

Exemple de tableau de bord commercial :


1) Lister les produits
2) Fixer les objectifs quantitatifs en unité et en € par période (exemple par mois)
3) Tenir compte des saisonnalités éventuelles
4) Réaliser le tableau

Exemple 1 Tableau de bord commercial

mois de janvier mois de février mois de mars cumul 1er trimestre


Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts
Produit 1
quantité

Produit 2
quantité

Produit 3
quantité

Produit 4
quantité

Total Q
Total €
5) Entrer les données prévisionnelles
6) Compléter dès réception des données réelles
7) Analyser les écarts et leurs conséquences
8) Prendre des décisions si besoin

Exemple 2 mois de janvier mois de février mois de mars cumul 1er trimestre
Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts
CAHT 2460 1847 -613 3280 3280 9020 1847 -7173
nombre de chantiers 3 2 -1 4 4 11 2 -9
tarif horaire 26 26 0 26 26 78 26 -52
heures 48 38 -10 64 64 176 38 -138
fournitures en % 40% 46,5% 6,5% 40% 40% 40% 47% 7%
fournitures en € 984 859 -125,1 1312 1312 3608 859 -2749
déplacements 228 -228 912 912 2052 0 -2052
0
chantier moyen 820 923,5 103,5 820 820 820 923,5 103,5
devis réalisés 6 3 -3 8 6 20 3 -17
devis acceptés 3 2 -1 4 3 10 2 -8
% devis acceptés 50% 67% 17% 50% 50% 50% 67% 17%

Ce type de tableau de bord va permettre d’analyser la constitution du chiffre d’affaires et de


constater que le CAHT réalisé est < au prévisionnel mais que le chantier moyen est plus important
et structuré différemment. Le % réel de fournitures permettra d’ajuster les devis, etc.

7 TEC.GE.COOP
Arrivé à ce stade, rien ne permet de dire si l’entreprise est rentable, c'est-à-dire si elle couvre
ses charges et réalise un bénéfice suffisant.

Pour répondre à des questions de rentabilité, le tableau de bord devra intégrer :


 un calcul de marge commerciale ou de marge sur production (de biens ou services)
 les charges de structure de l’entreprise

Simple à dire mais impossible à réaliser en l’absence d’inventaire dans un commerce ou de fiches
de production ou de chantier… dans une entreprise de fabrication ou de services.
En effet, la marge correspond à la différence entre :
 le chiffre d’affaires et le coût d’achat des marchandises revendues dans une
activité commerciale
 le chiffre d’affaires et le coût d’achat des matières utilisées dans une activité de
production
 le chiffre d’affaires et le coût d’achat des fournitures utilisées pour la prestation
de services
Ces éléments doivent donc être connus.

Les tableaux de bord auront des fréquences de mise à jour correspondant à la production des
informations dans l’entreprise.

Exemple 3 mois de janvier mois de février mois de mars cumul 1er trimestre
HT Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts
Ventes Marchand 10500 9300 -1200 10500 9300 -1200
Achats revendus 6800 5200 -1600 6800 5200 -1600
Marge commerciale 3700 4100 400 3700 4100 400
taux de marge com 35% 44% 9% 35% 44% 9%
Vente Produits finis 4200 3200 -1000 4200 3200 -1000
Achats consommés 1200 650 -550 1200 650 -550
Marge sur Production 3000 2550 -450 3000 2550 -450
taux de marge /prod 71% 80% 8% 71% 80% 8%
CAHT 14700 12500 -2200 14700 12500 -2200
Marge globale 6700 6650 -50 6700 6650 -50
taux de marge 46% 53% 8% 46% 53% 8%

Il devra ensuite prendre en compte les charges fixes (qui peuvent éventuellement être
globalisées dans les très petites entreprises) afin de calculer le résultat.

8 TEC.GE.COOP
mois de janvier mois de février mois de mars cumul 1er trimestre
HT Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts Prévu réalisé écarts
Autres achats 1080 1200 120 1080 1200 120
Charges externes 1630 1435 -195 1630 1435 -195
Impôts et taxes 100 0 -100 100 0 -100
Salaires 1200 1200 0 1200 1200 0
Cotisations / salaires 450 450 0 450 450 0
Cotisations perso 500 550 50 500 550 50
Autres 0
dot amort 300 312 12
Charges financières 30 30 0
Total 5290 5177 -113 5290 5177 -113
Résultat 1410 1473 63 1410 1473 63
capac autofinance 1710 1785 75
capital d'emprunt 340 340 0 340 340 0
Prélèvement maxi 1070 1133 63 1070 1133 63

L’utilisation de clignotants

Le « clignotant » constitue la donnée de référence significative à laquelle seront comparées les


données observées dans l’entreprise. Il peut être une référence interne à l’entreprise (objectif
fixé par le dirigeant) ou externe (donnée moyenne de la profession).

P restation de Facture moyenne


Nombre de ventes Déplacement CAHT CATTC
service HT
P REVISION MENSUELLE 2 4225 0 4225 5053 2113
REALISATION MENSUELLE 2 4098 0 4098 4902 2459
J anvier 2 4230 0 4230 5059 2115
Février 2 5929 0 5929 7091 2964
Mars 1 2016 0 2016 2411 2016
Avril 2 4360 0 4360 5215 2180
Mai 2 5358 0 5358 6408 2679
J uin 1 2698 0 2698 3227 2698
J uillet 0 0 0
Août 0 0 0
Septembre 0 0 0
Octobre 0 0 0
Novembre 0 0 0
Décembre 0 0 0
TOTAL 10 24591 0 24591 29410 2459
PREVISION ANNUELLE 24 50700 0 50700 60637 2113
ECART -14 -26109 0 -26109 -31227 347
Ecart mensuel -127 0 -2176 -2602

Les ratios professionnels constituent de bonnes références pour s’assurer que l’entreprise ne
commet pas d’erreurs graves en particulier dans le domaine des prix et des marges.

III - RATIOS

9 TEC.GE.COOP
On utilise le terme « ratios » pour désigner les rapports (souvent en %) entre des données de
l’entreprise. On peut comparer des éléments du compte de résultat entre eux, des éléments du
bilan entre eux ou des éléments du compte de résultat avec des éléments du bilan.
Une fois connus les ratios habituels de la profession, on peut émettre rapidement une opinion sur
l’entreprise à partir des situations (ou des liasses fiscales). Cette analyse manquera de nuance et
ne devra pas être utilisée comme outil de décision mais simplement de contrôle.

Quelques exemples de Ratios

RATIOS
Personnel Professionnel
Bénéfice d'exploitation
Rentabilité d'exploitation = X 100
Chiffre d'affaires HT

Marge commerciale
Taux de Marque = X 100
Chiffre d'affaires HT

Marge brute
Taux de Marge brute = X 100
Chiffre d'affaires HT

CAHT
CAHT par personne =
effectif

CONCLUSION

Il n’existe pas de modèle unique de tableau de bord, le bon tableau de bord est celui qui est
suffisamment complet pour répondre aux questions que vous vous posez sur votre entreprise et
suffisamment simple pour que vous l’utilisiez de façon systématique et permanente.

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