Modelado de Neg. e Ing.

de Requerimientos CIMAT, 2007

Modelado de Neg. e Ing. de Requerimientos

Descripcin Inventario
Aclaracin:
El uso de estos materiales es exclusivo para instituciones que forman
parte de CU-e-ISw en el Estado de Guanajuato.

Cimat
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Junio de 2007
Profesor: Jaime F. Castillo
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Generalidades
Los inventarios son los bienes que poseen las
empresas para su venta, y para su proceso,
transformacin y venta posteriores, tales como materia
prima, material de empaque, abastecimientos,
productos en proceso y artculos terminados.
Estos bienes generalmente representan uno de los
renglones ms importantes del activo de las empresas,
siendo fundamentales en la determinacin del costo de
ventas de las mismas y consecuentemente del
resultado del ejercicio.

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Generalidades
Un control interno adecuado sobre los inventarios
requiere que los pedidos estn debidamente
autorizados y aprobados, y deber de existir una
separacin de funciones entre quienes hagan los
pedidos, entre quienes reciban los materiales o que
contabilicen las operaciones.
Al recibir los materiales requeridos estos al igual que
las facturas, informes de recepcin y ordenes de
compra respectivamente, debern controlarse para
evitar un mal uso o un pago incorrecto.

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El control interno de inventarios se encuentra

vinculado con las actividades de compra, fabricacin y
venta de productos.
Un adecuado control interno exige que las mercancas
sean debidamente pedidas, recibidas, controladas,
colocadas, usadas y contadas fsicamente para
asegurar la correccin de los inventarios y su
adecuada valuacin.

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Principios del control de inventarios

Tomando en cuenta el prrafo anterior y para poder
implantar un buen control interno de inventarios es
necesario dirigirse a los siguientes principios:
Se deben definir los mtodos de valuacin de los inventarios o
cifras histricas y actualizadas, deber ser otorgada por la
direccin de la empresa, para que esta sea constante y
consistente.
Se debe definir de manera adecuada las funciones de
autorizacin, custodia y registro contable.
Se debe llevar un registro oportuno de la inversin en
inventarios y del pasivo correspondiente.

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Principios del control de inventarios

Se deben definir las funciones relativas a inventarios tales
como adquisicin, recepcin, almacenaje y embarque,
evitando que un departamento o persona controle todas las
fases de una transaccin o controle los registros contables
relativos a sus propias funciones. La definicin tambin
propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o
personas involucradas en una misma transaccin.
El registro oportuno de las inversiones en inventarios,
incluyendo en su caso, el pago anticipado a los proveedores y
aquellos que estn en transito, tienen como objeto asegurar
que se estn registrando en su totalidad dichas inversiones y
obligaciones dentro del periodo correspondiente.

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Principios del control de inventarios

Registro oportuno de todos los embarques o su facturacin,
incluyendo la contabilizacin del correspondiente costo de
ventas.
El establecimiento de formas prenumeradas facilita el control y
la captacin oportuna en registros contables de los embarques
y en su caso del registro de la factura y del costo de ventas;
asegurando as la correccin de los crditos al rubro de
inventarios por estos conceptos y los movimientos correlativos
en otras cuentas afectadas por estas transacciones

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Principios del control de inventarios

La existencia de controles para el manejo de las devoluciones
debe permitir asegurar que las mismas sean procedentes,
estn debidamente autorizadas, valuadas y oportunamente
registradas dentro del periodo al que corresponda
Deber existir custodia fsica y acceso restringido a zonas de
almacenaje y embarques, con el propsito de establecer e
identificar claramente las responsabilidades del personal
involucrado en el manejo fsico de estos bienes
Planeacin y toma peridica de los inventarios fsicos, su
recopilacin y comparacin con los libros y la investigacin y
ajuste de las diferencias resultantes

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Principios del control de inventarios

Por la naturaleza de estos bienes son susceptibles de
deterioros. faltantes, etc.; deber planearse en forma
adecuada y llevarse a cabo peridicamente un conteo de los
inventarios para constatar su existencia. como consecuencia
ser necesario hacer comparativos con los auxiliares
respectivos, realizar las investigaciones en caso de surgir
diferencias sustanciales, y por ultimo autorizar y registrar
oportunamente los ajustes correspondientes y prevenirlos en
el futuro, todo esto con el apoyo de un programa de control de
inventarios (ejemplo SAE, SAP, etc.).

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Principios del control de inventarios

La contabilidad debe captar informacin correcta y oportuna
sobre la acumulacin de los elementos del costo de
adquisicin para asegurar la adecuada valuacin de los
inventarios y la determinacin del costo de ventas del
ejercicio, as como la actualizacin de los mismos
Registro adecuado para el control de existencias y anticipos a
proveedores.
El mantenimiento de registros auxiliares de las existencias en
transito, en los almacenes de la empresa as como los
anticipos otorgados a los proveedores, representan controles
que mediante la verificacin por recuentos fsicos, ayudan a
determinar la existencia y adecuada valuacin de los
inventarios, as como para investigar el origen de las
diferencias
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Principios del control de inventarios

Comparacin peridica de la suma de los registros auxiliares
con el saldo de la cuenta mayor correspondiente
Con el propsito de asegurar la correccin de la cifra total de
inventarios, es necesario verificar peridicamente la igualdad
entre el saldo de la cuenta de mayor y la suma de registros
auxiliares e investigar y ajustar las diferencias, previa
autorizacin correspondiente
Establecimiento de mximos y mnimos para el control de
existencias.
Una adecuada poltica respecto a mximos y mnimos evita
situacin de inversin en exceso o falta de material en los
almacenes, adems es una herramienta de control en ventas

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Principios del control de inventarios

Una medida complementaria del control interno, desde el
punto de vista de la proteccin de sus inventarios, constituye
un adecuado plan de seguros y la contratacin de fianzas de
fidelidad del personal que maneja estos bienes

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Principios del control de inventarios

Al implantar un control interno de inventarios, debemos de tomar

en cuenta las necesidades o los problemas que tiene la empresa
para el manejo de sus inventarios y as poder definir los objetivos
que pretenden alcanzar para el control de los mismos. Los
objetivos, ms comunes que se persiguen al implantar un control
interno de inventarios son:
Prevenir fraudes de inventarios
Descubrir robos y sustracciones de inventarios
Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable de
inventarios
Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y
conservador
Proteger y salvaguardar los inventarios
Promover la eficiencia del personal del almacn de inventarios
Determinar la existencia de gravmenes

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Preguntas

Fin

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