GUIDE DE PREPARATION

DE LA SOUTENANCE ET DU MEMOIRE
DE PROJET PRATIQUE EN ENTREPRISE

GF-0052-F Guide preparation soutenance et memoire v1.1.doc 1

La soutenance

La soutenance constitue une étape capitale dans le processus d’obtention du diplôme de

« Responsable des Systèmes de Management (RSM) ». Elle est l’occasion de mettre en
valeur à l’oral la teneur des travaux réalisés dans le cadre de votre projet pratique en
entreprise.

La soutenance dure 60 minutes, réparties en trois périodes de 20 minutes :

• 20 minutes durant lesquelles le candidat expose son sujet.
• 20 minutes consacrées aux questions du Jury. Celles-ci portent sur le sujet proposé, mais
également sur toutes les parties des enseignements que le stagiaire a suivis dans le
cadre de sa formation à l’Institut Optimum. Bien souvent, mais cela n’est pas obligatoire,
ces questions portent sur les connaissances de base nécessaires à la bonne
compréhension du sujet exposé. Les questions ont pour but de se rendre compte du fond
de connaissances générales et techniques que possède le stagiaire et que doit posséder
un RSM-QSE.
• 20 minutes consacrées à l’évaluation du travail en entreprise par le représentant de cette
dernière et un formateur d’Optimum. Le candidat est informé des résultats de l’évaluation
une fois celle-ci arrêtée, mais n’a pas le droit d’assister à la discussion.
La soutenance est en principe publique.

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Le Jury

Le Jury est constitué de :

• un représentant de l’entreprise dans laquelle le travail pratique a été réalisé (représentant
parfois nommé « parrain de stage »),
• un formateur de Challenge Optimum, généralement celui qui a suivi le projet en
entreprise lors des « suivi individuels ».

La notation

La notation est attribuée conjointement par le représentant de l’entreprise dans laquelle le

travail a été réalisé et par un formateur d’Optimum, selon la fiche d’évaluation ci-après, en
tenant compte du fond et la forme, avec priorité sur le fond.

L’avis du responsable en entreprise prime sur celui du parrain-formateur d’Optimum. La note

est donnée en % (max. = 100%). La note éliminatoire est fixée à 60%.

Il s’agit principalement d’évaluer l’apport à l’entreprise, l’utilité future du travail, l’intégration

au sein d’une équipe, l’aptitude pour le métier de RSM.

La grille ci-après permet d’aider à l’attribution de la note. Des aspects non cités dans la grille
peuvent également être considérés, tels que par exemple : la cohérence de ce qui a été fait
avec ce qui existe déjà dans l’entreprise, la durabilité du travail réalisé. l’indépendance et la
maîtrise de la gestion du projet, le volume du travail réalisé dans le temps imparti, ’aisance
dans la présentation du projet (faire envie en parlant du management de systèmes), la forme
du rapport (synthétique, imagé, bien structuré), etc.

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 Formation « Responsable des Systèmes de Management »
Session : ....................…… Date de l’évaluation : ..................………………

Prénom Nom Visa

Candidat(e) au
diplôme
Evaluateur
de l’entreprise
Evaluateur
d’Optimum

Entreprise, Lieu

Titre du mémoire

Eval. en %
de 0% = n’est pas
Evaluation du travail en entreprise à l’aise avec le sujet
Commentaires
à 100% = maîtrise
totalement le sujet

Respect de la mission
(Le travail est-il une réussite pour
l’employeur, quelle plus-value à terme ?)

Cohérence et rapidité de
compréhension du sujet
Fond

Gestion du projet
(respect du planning, indépendance,
validations des étapes importantes)

Intégration dans l’entreprise

(moyens de communication efficaces,
facilité avec les diff. niveaux hiérarchiques)

Clarté des documents rédigés

(en entreprise & mémoire)
Forme

Présentations orales
(clarté, écoute des questions, donne
envie d’en savoir plus sur le sujet)

Remarques générales (points forts & points potentiels d’améliorations)

Remarque : le tableau ci-dessus a pour objectif de prendre du recul sur le travail réalisé et Note attribuée au travail pratique (en %) :
transmettre à l’intéressé(e) les points sur lesquelles il (elle) peut s’appuyer ou au contraire doit
prendre garde dans ses futures activités de management de systèmes.
Ce tableau est indépendant de la note attribuée au projet pratique selon la grille de notation
figurant à la page suivante (une évaluation sévère dans ce tableau n’implique pas forcément
une note sévère et inversement).

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 Guide pour l’évaluation

Notation

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Maîtrise tous les aspects liés au management QSE. Apte à mettre en place et maintenir seul un système complexe. X

A dépassé les attentes en proposant et mettant en place un système durable et à forte valeur ajoutée. X

Excellent rapport, utile sur le long terme et structuré defaçon claire et agréable. X

Bonne intégration dans l’entreprise. Bonne gestion du projet et travail utile. X

Bonnes connaissances théoriques QSE, mise en application correcte. X

Connaissances QSE correctes, mais travail à faible valeur
ajoutée pour l’établissement. X
Connaissances QSE correctes, mais peu de
cohérence dans la mise en pratique. X
Problématique comprise
partiellement. X
Stage et soutenance
réalisés, mais pas de X
mémoire rédigé

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Le Mémoire : principes directeurs

Tout mémoire présenté en vue de l’obtention du diplôme RSM-QSE doit être rédigé de telle
sorte qu’il donne au Jury d’examen tous les éléments d’appréciation sur l’aptitude du
candidat à exercer les fonctions correspondant au diplôme.

Les candidats doivent garder présent à l’esprit que leur mémoire peut, le cas échéant, faire
l’objet d’une publication ou d’une communication à des lecteurs et constituer, de ce fait, une
source d’informations scientifiques et techniques.

Le mémoire de travail pratique en entreprise est à la fois :

• un exercice académique validé par l’obtention d’un grade reconnu par les entreprises,
• une trace écrite du travail réalisé pour l’entreprise concernée,
• un document riche d’informations scientifiques ou techniques, forme de « carte de
visite » à forte valeur ajoutée pour le candidat ayant réalisé le travail.

Le rayonnement des travaux ayant trait à l’amélioration continue tout comme les intérêts de
carrière des diplômés RSM appellent à l’évidence une meilleure valorisation de ces
mémoires. A ce titre, ils doivent être facilement repérés, accessibles, conservés dans de
bonnes conditions (sur support électronique ou papier). L’évolution des technologies et des
pratiques conduit aujourd’hui à privilégier la diffusion électronique sur Internet, sans exclure
bien entendu d’autres modes de diffusion.

Dans la mesure où les mémoires relèvent à la fois de la réglementation relative à l’accès aux
documents administratifs et du droit de la propriété intellectuelle, leur diffusion papier ou
électronique est toutefois subordonnée à plusieurs autorisations :
• celle du chef de l’entreprise d’accueil, sur proposition du jury, pour protéger le
cas échéant des informations confidentielles. Si cette autorisation est donnée, la
thèse est consultable au sein de l’établissement de soutenance (en premier lieu
dans la bibliothèque).
• celle de l’auteur (des auteurs) de la thèse pour toute diffusion plus large, qu’il s’agisse
de la diffusion sur Internet ou de l’édition de substituts (édition papier, microformes,
cédérom, DVD, etc.). A chaque support de diffusion doit correspondre une autorisation
particulière. Cette autorisation est révocable.
• le cas échéant, celle des ayants droit si la thèse comporte des documents relevant de la
propriété intellectuelle d’un autre auteur.

Dans cette perspective, le présent guide a pour objet d’aider les candidats pendant la phase
de rédaction et de saisie de leur mémoire, tant pour leur faciliter la tâche que pour permettre
une meilleure valorisation de leur travail. A ce titre, ils trouveront ci-après des
recommandations relatives à la structuration logique et à la présentation de leur mémoire,
ainsi que diverses informations utiles à la compréhension de la nouvelle organisation qui se
met en place.

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L’élément essentiel du mémoire – celui sur lequel le jury se penchera plus particulièrement –
sera constitué par un corps de texte dont le volume ne devrait pas dépasser, en principe,
l’équivalent de 20 à 30 pages du format A4, dactylographiées figures comprises. On y
trouvera toutes les justifications nécessaires et un énoncé clair des conclusions.

Ce corps de texte pourra être précédé d’une brève introduction. Dans les cas décrits au titre
2, il pourra être complété par des annexes.

Le mémoire : composition du texte

Articulation du texte

• Couverture conforme au modèle en annexe 1.

• Résumé et mots clés au verso de la page de couverture conforme à l’annexe 2.
• Table des matières du mémoire (une ou deux pages)
• Corps du texte (introduction / développements / conclusions)
• Eventuellement : remerciements
• Annexes (éventuellement)
• Bibliographie

Corps du texte

L’introduction décrit brièvement l’entreprise (environ 1 paragraphe) et le contexte du projet

(état actuel et objectifs attendus, délais fixés, etc.).

Les méthodes d’étude devront être exposées. Les réalités du management de la qualité
et/ou santé & sécurité et/ou environnement au sein de l’entreprise seront décrites et
analysées en rapport avec le sujet retenu. On évitera toutefois de reproduire des notions
classiques que tous les spécialistes connaissent.

Le travail doit aboutir à un résultat exploitable pour l’entreprise dans laquelle il a été réalisé.
Le résultat sera décrit, le choix des solutions sera justifié, le calcul des éléments ou des
circuits de réflexion les plus intéressants seront mentionnés. Un bon moyen de montrer
l’évolution réalisée durant le projet est de présenter la situation en début et fin de période
grâce à des schémas, photos ou copies d’écran des éléments travaillés.

Les documents déjà existants et superflus à la bonne compréhension du sujet traité sont à
éviter. Les documents créés ou modifiés durant le projet et que vous souhaitez inclure au

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dossier sont à mettre dans les annexes. De même, il ne faut donner que les tableaux
numériques et les graphes strictement indispensables.

La conclusion expose de manière critique les méthodes, les outils et les dispositifs adoptés.
Elle indique également la voie dans laquelle les travaux réalisés pourraient être poursuivis et
développés. L’auteur spécifiera clairement la partie du travail qu’il considère comme un
apport personnel au projet par rapport aux autres travaux réalisés par d’autres
collaborateurs. La conclusion est également l’occasion de mettre en valeur les résultats
obtenus et leur implication dans le quotidien de l’entreprise en question.

Le mémoire : rédaction

La rédaction du mémoire devra être soignée. La précision et la clarté des propositions, la

correction grammaticale, le style, sont des éléments importants de la valeur du mémoire.

On n’utilisera pas les abréviations d’usage courant. On n’emploiera pas les mots étrangers
dont il existe des synonymes dans la langue de rédaction du document. On n’emploiera
aucun tour familier ni aucun terme du jargon technique. On recherchera les phrases courtes.

Il est toujours indispensable de reprendre entièrement la première rédaction du texte afin

d’en éliminer les redites, regrouper les idées et sacrifier l’accessoire à l’essentiel. Ce travail
permettra de juger les qualités indispensables à tout responsable des systèmes de
management de la qualité : le sens critique, la clarté et la concision.

Le mémoire : présentation

Le mémoire sera saisi sur un logiciel approprié au format A4 (21*29.7 cm). Afin d’assurer
une bonne impression du mémoire, il est recommandé de :
• imprimer le document recto/verso,
• justifier le texte,
• choisir un caractère de bonne lisibilité d'une taille suffisante : 12 points en moyenne,
• taper le texte avec un interligne simple ; il peut être agrandi,
• laisser une marge de 2,5 cm à gauche et à droite, 1,5 cm minimum en haut, 2 cm
minimum en bas.

Les figures et les schémas doivent pouvoir être vus en même temps que les parties du texte
auxquelles ils se rapportent. Quand ils ne peuvent pas être incorporés, ils sont reportés hors
texte, sur des feuilles dépliantes.

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Des photographies peuvent être intégrées au texte. Elles doivent permettre de déterminer
approximativement les dimensions des objets qu’elles représentent.

La couverture, le corps du texte, les figures, les schémas les plans et éventuellement les
photographies doivent être reliés de façon qu’aucune pièce ne soit séparable des autres.

La couverture doit être épaisse (carte de 250 à 320 g) et de même format que le texte. Une
couleur claire sera choisie de préférence.

Le système de reliure ne doit pas produire de surépaisseur du dos de l’ouvrage. On

emploiera de préférence la reliure par collage plastique. Les procédés tels que pinces,
spirales,… sont à éviter.

Toutes les pages, même les pages blanches, seront numérotées de façon continue, de la
première à la dernière. Les compléments non indispensables à la clarté du texte seront
reportés en annexe.

Les références bibliographiques seront appelées dans le texte par une numérotation
spéciale. Elles seront rassemblées, en annexe, à la fin du mémoire et présentées comme
décrit à l’annexe 4.

Le mémoire : résumé

Afin de faciliter le traitement des documents par la bibliothèque et de participer à

l’alimentation des banques de données, un résumé en français de 300 mots maximum et une
liste de mots clés (8 au maximum), en français et en anglais, seront demandés aux auteurs
de mémoires.

Le résumé et les mots clés seront placés au verso de la page de couverture du mémoire,
comme indiqué en annexe 2.

Un résumé d’auteur est destiné à faire ressortir les points essentiels de l’article ou de
l’ouvrage qu’il accompagne : il en souligne les éléments nouveaux et les conclusions, de
façon que tout lecteur puisse décider si le contenu présente suffisamment d’intérêt ou
d’importance pour justifier la lecture du texte en entier. Il doit être intelligible par lui-même,
sans qu’il ait à se reporter à l’article ou à l’ouvrage qu’il accompagne.

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Le mémoire : transmission à Challenge Optimum SA

Dès que le mémoire est prêt, relié selon les directives listées ci-dessus et en accord avec votre
« parrain Optimum », vous devez, au plus tard 1 semaine avant la soutenance, remettre à vos 2
« parrains » (entreprise et Optimum) :
• un exemplaire de votre mémoire au format papier et au format électronique,
• le formulaire de l’annexe 3a dûment rempli et signé.

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 ANNEXE 1 - modèle de couverture

Challenge Optimum S.A.

Institut Optimum

MEMOIRE

Présenté en vue d’obtenir le

DIPLÔME DE RESPONSABLE DES SYSTÈMES DE MANAGEMENT

QUALITÉ, SANTÉ ET SÉCURITÉ, ENVIRONNEMENT

par

(prénom, NOM)

____________________________

Titre ou sujet du mémoire

Sous-titre

Soutenu le …………………..

Les travaux relatifs au présent mémoire ont été réalisés auprès de (Nom & adresse de
l’établissement où le travail pratique a été accompli), sous la direction de (Nom du parrain
d’entreprise et du parrain Optimum).

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 ANNEXE 2 - modèle de résumé et mots clés

NOM, Prénom

Sujet (ou titre du mémoire)

Mémoire soutenu à Genève le …

Résumé :

Mots clés : (en français)

Mots clés : (en anglais)

GF-0052-F Guide preparation soutenance et memoire v1.1.doc 12

ANNEXE 3a – formulaire d’enregistrement à remplir par le candidat
et à remettre à Optimum dans le mémoire

RENSEIGNEMENTS SUR L’AUTEUR

Prénom :

Nom patronymique :

Nom marital :

Né(e) le (JJMMAAAA) :

Nationalité :

Adresse électronique :

Adresse postale :

RENSEIGNEMENTS SUR LE MEMOIRE

Entreprise d’accueil : (nom et adresse de l’entreprise)

Titre du mémoire :

Version imprimée déposée chez Optimum le :

Version électronique déposée chez Optimum le :
Date de soutenance (JJMMAAAA) :

AUTORISATION DE DIFFUSION DE L’AUTEUR

L’auteur autorise la diffusion, sous la responsabilité de l’établissement de soutenance, du

mémoire en texte intégral sur le réseau Internet OUI NON

Date de l’autorisation (JJMMAAAA) :

Signature

GF-0052-F Guide preparation soutenance et memoire v1.1.doc 13

ANNEXE 3b – formulaire d’enregistrement du mémoire
à remplir lors de la soutenance

AVIS DU JURY SUR LA PUBLICATION DU MÉMOIRE

Mémoire pouvant être publié en l’état

Mémoire pouvant être publié après corrections demandées lors de la soutenance
Mémoire confidentiel Jusqu’en (JJMMAAAA) :

Commentaires :

VALIDATION PAR LE PARRAIN D’ENTREPRISE

Nom et Prénom :

Date de l’autorisation (JJMMAAAA) :

Signature

VALIDATION PAR CHALLENGE OPTIMUM SA

Nom et Prénom :

Date de l’autorisation (JJMMAAAA) :

Signature

Numéro d’identification du mémoire :

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 ANNEXE 4 - « bonnes pratiques » en matière bibliographique

La description de la bibliographie doit permettre au lecteur de retrouver le document signalé. La

présentation et la ponctuation peuvent varier selon les disciplines, mais l'ensemble doit être cohérent,
précis, lisible. Chaque élément doit être nettement séparé de l'élément suivant (par un point ou un
tiret...). La même présentation doit être suivie tout au long de la publication.

Classement des références

On peut classer les références par ordre alphabétique des noms d'auteur ou du titre lorsque la
publication est anonyme ; on peut également les classer par ordre d'apparition dans le texte. Il est
vivement conseillé de les numéroter, avec renvoi depuis le texte vers la bibliographie.

Rédaction des références

Les indications données ci-après pour la rédaction des références ont pour but de rappeler les
éléments importants d'une citation et proposent un ordre cohérent. Elles ne constituent pas une
norme. Pour les cas complexes, se référer à la norme AFNOR Z 44-005, Références
bibliographiques, contenu, forme et structure.
De plus en plus fréquemment, les documents utilisés pour la rédaction d’un mémoire peuvent se
trouver sur des supports différents : papier mais aussi électronique (cédérom, base de données, en
ligne sur l’Internet).

Exemple des références bibliographiques pour des documents sur support papier

Articles de périodiques, ordre des éléments de la citation :

NOM1, Prénom2
Titre de l'article
Titre de la revue3, Année, tome, n° du fasc. (facultatif mais recommandé),
pages4

Exemple : WEAVER, William. The collectors : command performances. Architectural Digest,

december 1985, vol. 42, n° 12, p. 126-133.

Ouvrages, chapitre d'un ouvrage collectif, ordre des éléments de la citation :

NOM, Prénom
Titre de l'ouvrage. Nième Edition.
Ville d'édition : éditeur, année d'édition, nombre de vol., nombre de pages. (Nom de la
collection ; n° de la collection)

Exemple : ORDRE NATIONAL DES MEDECINS. Guide d'exercice professionnel à l'usage des
médecins. 15e ed. Paris : Masson, 1988, 2 vol., 1515 p.

1
Lorsqu'il y a plus de 3 noms, on peut se contenter d'indiquer les 3 premiers.
Lorsqu'un ou plusieurs noms sont omis, on ajoute après le dernier et al. (et alii) (Norme AFNOR Z 44-005-2).
2
Le prénom en entier ou l'initiale du prénom, si cela n'entraîne pas de confusion quant à l'identité de la personne.
3
On évitera les titres abrégés ; sinon, on se conformera aux abréviations normalisées. Voir Liste d’abréviations de mots de titre, publiée par
ISSN International, en 2003.
4
Première et dernière pages précédées ou non de p. ; p. 12 : seulement la page 12 ; p. 112-115 : des pages 112 à 115 ; 312 p : document
de 312 pages.

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Présentation des références bibliographiques pour des documents électroniques

Plusieurs types de documents électroniques peuvent être utilisés : ouvrages, articles de périodiques,
pré-publications, thèses, messages électroniques.
Les messages électroniques, personnels ou issus de listes et de forums de discussions doivent
pouvoir être produits.

Il est essentiel pour signaler des documents électroniques de respecter la ponctuation, surtout
lorsque ces documents ont une adresse électronique (Internet ou e-mail), afin de toujours pouvoir s’y
référer.
Pour davantage de précisions, on pourra se reporter à la norme AFNOR Z 44-005-2 Information et
documentation. Références bibliographiques. Partie 2 : Documents électroniques, documents
complets ou parties de documents. (hors prépublications)

Articles de périodiques, ordre des éléments de la citation :

NOM5, Prénom6
Titre de l'article
Titre du périodique [type de support]7
Année, tome, n° du fascicule [date de mise à jour de la référence8]
Pages9
Disponibilité et accès : adresse électronique du document

Exemple : CARRIERE, Laurent. Hypertextes et hyperliens au regard du droit d’auteur : quelques

éléments de réflexion. Les Cahiers de propriété intellectuelle [en ligne]. Septembre 1997 [réf. du 19
octobre 1998], p. 467-490. Disponible sur : http://www.robic.ca

Ouvrages, bases de données, thèses, ordre des éléments de la citation :

NOM, Prénom
Titre de l'ouvrage [type de support]
Lieu de publication, éditeur, date de publication [date de mise à jour].
Format de publication
Disponibilité et accès

Exemples : MAUGHAM, Somerset. Moon and Sixpence [monographie en ligne]. Projet Gutenberg,
février 1995. [réf. du 3 mars 1999]. Format ASCII. Disponible sur :
ftp://src.doc.ic.ac.uk/media/literary/collections/project_gutenberg/gutenberg/etext95/moona10.txt

5
Lorsqu'il y a plus de 3 noms, on peut se contenter d'indiquer les 3 premiers.
Lorsqu'un ou plusieurs noms sont omis, on ajoute après le dernier et al. (et alii) (Norme AFNOR Z 44-005-2).
S’il n’y a pas de nom d’auteur apparent, on commence par le titre.
6
Le prénom en entier ou l'initiale du prénom, si cela n'entraîne pas de confusion quant à l'identité de la personne.
7
On évitera les titres abrégés ; sinon, on se conformera aux abréviations normalisées. Voir Liste d’abréviations de mots de titre, publiée par
ISSN International, en 2003..
Les titres d’ouvrages et de périodiques sont cités en italiques.
Le type de support doit être mentionné entre crochets après le titre. Ex. [en ligne], [cédérom] ...
8
Les documents mis en ligne sont parfois modifiés. Si la date de la dernière modification n’est pas visible, indiquer entre crochets la date à
laquelle on a consulté le document.
9
Première et dernière pages précédées ou non de p. ; p. 12 : seulement la page 12 ; p. 112-115 : des pages 112 à 115 ; 312 p. : document
de 312 pages.

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