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y
interna
en la empresa
MBA MBALa comunicacin
Gestin en la Empresa
Objetivos
Objetivos Especficos:
Este mdulo pretende facilitar a los alumnos los conocimientos tericos y la
capacidad de anlisis necesaria para ayudarles a:
Mostrar la importancia de la comunicacin interna en el
funcionamiento de la empresa desde todos sus actores.
Dar a conocer el perfil humano de una Direccin de Comunicacin en
la empresa.
Entender el plan de comunicacin como una herramienta dentro de
la estrategia de la compaa.
Detectar los instrumentos que tenemos dentro de la organizacin
para fomentar los flujos de comunicacin.
INDICE
1. Introduccin
2. La comunicacin en la empresa
2.1. La comunicacin
2.2. La empresa
2.3. La comunicacin interna y el valor de lo intangible
2.4. El proceso de comunicacin
2.5. Los mbitos de comunicacin y los participantes en ella
2.6. La comunicacin interna en una organizacin no se da,
se crea y se gestiona
2.7. Ventajas e inconvenientes de la comunicacin interna
2.8. Tipos de comunicacin interna
07
La comunicacin
interna en la
empresa
1.Introduccin
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Os imaginis la construccin de las pirmides de Egipto sin un solo grito de Oye!!! Esa piedra all y t empuja
por aqu?. Una revolucin francesa sin comunicacin para trasladar sus valores y principios? O a Steve Jobs
creando un iphone sin existir comunicacin?.....Cmo? Por qu? Para qu?
La comunicacin es un instrumento social tan importante que sin esta herramienta el destino del hombre, ya lo
hemos dicho, hubiera estado en manos de la inanicin, de su extincin, o lo que es peor an ser devorado por
otras especies animales.
Y en todo este avance de desarrollo y complejidad social un da lleg la empresa a nuestras vidas, y como
un aglomerado social ms en busca de unos fines donde tambin era necesaria la comunicacin en ella y,
precisamente, para esto estamos comunicndonos ahora aqu; sin embargo, para trasmitir de un modo correcto
el mensaje vayamos por pasos. Por ahora solo hemos hecho una breve introduccin.
La comunicacin
interna en la
empresa
2. La comunicacin en la
empresa.
2.1. La comunicacin
Centrndonos un poco ms en el concepto de comunicacin
podramos decir que es el proceso mediante el cual se puede
transmitir informacin de una entidad a otra, con la intencin
de alterar el estado de conocimiento de la entidad receptora.
Comunicacin deriva de la palabra latina communis, cuyo
significado es comn o compartido. Por ese compartir es por
lo que adquiere importancia que la comunicacin comporte un
mensaje de una entidad a otra, con el fin de que lo comunicado
sea entendido e influya en una nueva percepcin de la realidad
del receptor del mensaje. Entonces, en el proceso entraran en
juego dos actores bsicos: el emisor y el receptor.
El emisor emite o difunde un mensaje a travs de un canal y es
recibido por el receptor, quien lo interpreta, analiza y saca sus
propias conclusiones, teniendo la posibilidad de responder. Es
decir, el mensaje se alimenta con las aportaciones del receptor,
y ah es donde est la verdadera esencia del proceso de la
comunicacin, en la retroalimentacin.
LA COMUNICACIN
CDIGO
EMISOR
MENSAJ E
CANAL
CONTEXTO
11
RECEP TOR
2.2. La empresa
Las empresas, como ya hemos mencionado, son sistemas vivos, pequeas sociedades humanas y, como todas
ellas, crean y fomentan determinados valores, normas, creencias, comportamientos y formas de entender el
entorno que les rodea para encaminar a todos sus componentes hacia un objetivo comn a travs de una
actividad comercial.
Adems, la unin de seres humanos creando seres sociales dentro de la organizacin hace que sea de vital
importancia la comunicacin como proceso, siendo un flujo elctrico que trasmite toda la energa y la informacin
necesaria para que las personas funcionen de un modo armnico. Pero no siempre fue as.
Centrmonos por un momento en la evolucin que han tenido las empresas desde el siglo XV a nuestros das.
Las empresas primitivas, principalmente agrarias, de base familiar y con carcter de autoempleo, producan
a pequea escala, y debido al subdesarrollado sistema de transporte, sus mercancas se comercializaban
localmente.
Ya en el siglo XVI y hasta la revolucin industrial, aproximadamente, se continuaba con una estructura simple,
pero empiezan a desvincularse de la estructura familiar. La burguesa comienza a dinamizar el proceso. La
mejora del trasporte y la apertura de rutas comerciales abren los mercados. Comienza a separarse la propiedad
de la empresa de su gestin (aunque como sabrs, lamentablemente no siempre es as). La produccin masiva
favoreci la especializacin de los trabajadores, lo cual propici un aumento extraordinario de la productividad
y la eficiencia.
A finales del siglo XIX, y hasta la revolucin tecnolgica de finales del siglo XX, el gran desarrollo de los transportes
y las comunicaciones (ferrocarril, telfono, telgrafo), unido al desarrollo de nuevas tecnologas productivas,
revoluciona la empresa. Su capacidad de produccin se multiplica y accede a mercados cada vez ms alejados.
La empresa es mucho ms compleja, organizada y con directivos profesionales. Nace la gran corporacin, las
empresas crecen mediante adquisiciones o fusiones, y se integran verticalmente para lograr un mayor tamao.
En nuestros das la revolucin tecnolgica iniciada en los aos 80 del pasado siglo transforma la produccin y las
comunicaciones. Las PYMEs pueden acceder al mercado global y las grandes corporaciones intentan volverse
ms agiles y flexibles, mediante procesos de desintegracin vertical.
Aunque en esta lnea evolutiva en el tiempo parezca que la comunicacin interna apareci en los ltimos
aos, cuando las empresas mandan mails a sus colaboradores y la informacin navega con agilidad en los
organigramas y la red, la realidad es que la comunicacin corporativa interna ha existido desde que el padre
en la cena comentaba a su hijo que tendran que cosechar en esa semana porque se acercaban las lluvias, o
que al da siguiente habra que llevar el cerdo a la aldea de al lado para su venta. Pasando por los carteles que
los trabajadores ponan en la puerta de las fbricas para comunicarse con sus compaeros, hasta acabar en
los grandes sistemas de comunicacin e intranets que tienen las mayoras de las empresas de hoy en da. Pero
como es de mala educacin entrar en conversaciones personales en una cena, y donde nosotros trabajamos es
en la empresa de hoy en da, en este manual nos centraremos en las grandes tendencias de la comunicacin
actuales, y estudiaremos en profundidad las herramientas enmarcadas en la tecnologa que inundan nuestra
existencia desde que suena el despertador hasta que apagamos la luz para dormir.
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Objetivos y
Estrategias
n
aci
nic
Comunicaci
n
Comun
icac
i
Uno de los grandes problemas con los que se encuentran las organizaciones de hoy en da est en el mal
entendimiento que se tiene del proceso de comunicacin interna. Cuando las empresas ven la comunicacin
como un proceso nico de traslado de informacin de un modo lineal, donde el padre le dice al hijo:
vete a vender el cerdo maana o el directivo le dice al
n
equipo estos son los objetivos para el prximo semestre,
corremos el riesgo de encontrarnos con empresas de
Filosofa
sordos obedientes que entran de un proceso de cambio del
y
Cultura
escucha para entender y compartir a oigo para organizar y
ejecutar, alienando los comportamientos, los compromisos,
Com
la creatividad y, en pos de todo eso, la eficiencia.
En una organizacin la comunicacin interna debe fluir por
todos los niveles, asegurando la participacin de todos y la
Organizacin
respuesta a los mensajes que intenta transmitir. Visualmente
y Personas
el proceso de la comunicacin es circular, en el que la
informacin es un output que se integra en un proceso y
se transforma en un input para el mismo emisor tras el
efecto, reaccin y respuesta que sobre el mensaje tiene el
receptor. O para decirlo de otro modo: el proceso circular de
la comunicacin se da cuando la respuesta del hijo ante la peticin del padre de : vete a vender el cerdo
maana es: Padre, con todo mi respeto y veneracin hacia usted como progenitor, creo que ir dentro de tres
das una vez que deje de llover, pues el suelo est empapado y en vez de llevar al cerdo me va a tocar empujarlo, y
me voy a cansar.
EMISOR
EMISOR
RECEPTOR
RECEPTOR
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Hay empresas que no comunican para ocultar su realidad, si la empresa carece de sinceridad no podr pedir a sus
empleados que lo sean.
Y adems de ocultar, aprovechamos la ocasin de algo bueno para darle la mayor cobertura, por lo que lo terminamos
siendo mentirosos y engredos. Malos adjetivos para el progreso.
Esto no es comunicar...
Esto es comunicar...
Informar y conseguir respuesas
Ser inoportuno.
La comunicacion interna
debe ser...
La comunicacion interna
no debe ser...
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Comunicacin Formal.
Ser la comunicacin planificada y estructurada con anterioridad. Generar diferentes soportes para su
desarrollo (oral, escrito, auditivos, digitales).
Descendente. Proviene desde la direccin de la organizacin al resto de los
miembros de la misma. Esta comunicacin es conocida por todos y resulta eficaz
si se transmite de forma concreta y se hace el esfuerzo por adecuar el mensaje
al destinatario. Puede generar respeto y confianza si se realiza de tal forma
que los destinatarios la perciban como prxima y verdadera. Para ser concretos
habra que decir que esta comunicacin se usa para rdenes y especificaciones
de trabajo, oculta datos de carcter institucional que, no siendo confidenciales
ni entraando su difusin ningn peligro para la empresa, no se comunican
a los empleados. Da prioridad a los intereses de la empresa y descuida el
mbito social y de integracin, por lo que resulta insuficiente. Los mensajes
transmitidos suelen ser imprecisos, vagos y, en ocasiones, contradictorios, lo
que genera desconfianza.
Transversal. Como hemos explicado antes, es aquella que fluye entre los
miembros de la organizacin que no desempean necesariamente un mismo
rol, que no estn en el mismo departamento o, incluso, entidad, de tal forma
que se ponen en comn diferentes informaciones y puntos de vista. Esta
comunicacin es fundamental, pues enriquece los conocimientos y es capaz de
integrar a distintos grupos de inters o a profesionales con niveles y papeles
diferentes.
La comunicacin informal
Este tipo de comunicacin es como tener un doberman de mascota. Bien educado puede ser tu mejor aliado y
una garanta en caso de seguridad, pero mal gestionado se puede convertir en tu peor pesadilla.
Es la comunicacin que nace de cualquier miembro de la organizacin de un modo espontneo.
Es una de las herramientas claves para la socializacin de las personas en la organizacin, aportando un mayor
sentimiento de pertenencia y mayor identidad de grupo, lo cual es clave para la motivacin y la eficiencia. La
empresa tambin tiene que valorar que estar dentro de las comunicaciones informales le permitir acceder a
un mayor volumen de informacin, que en la mayora de los casos no circula por otros entornos ms formales.
De este mismo modo tambin se pueden lanzar mensajes que no encajen en comunicacin ms formal, pero
s sean importantes como herramienta para crear corrientes de opinin y, adems, captar mayores respuestas.
Aun as, como ya hemos comentado, hay que tener cuidado porque este tipo de comunicacin se puede volver
en nuestra contra cuando no la gestionemos debidamente. La comunicacin informal aparece en los lugares
y momentos en los que la formal no llega para cubrir esa necesidad. El problema es cuando se convierte en
rumorologa. Cuando la comunicacin de la organizacin comienza a partir de la cmara-caf y la gente no
realiza una comunicacin en mbitos formales porque la informal ya cubre la necesidad, es un claro sntoma de
que algo no est funcionando.
Siempre ser importante detectar las personas influyentes en la organizacin para canalizar la comunicacin
informal a travs de ellas, y de este modo continuar el liderazgo de la comunicacin por nuestra parte.
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La comunicacin
interna en la
empresa
3. La direccin de la
comunicacin en la empresa.
3.1. Introduccin
Hemos hablado y seguiremos hacindolo a lo largo del texto
de la importancia del liderazgo y la buena direccin en la
comunicacin en la organizacin. Vamos a ver ahora qu perfil,
responsabilidades, funciones, posicionamiento y presupuesto
deben tenerse para llevar a cabo la estrategia que se planteen.
La comunicacin no es algo que deba llevar a cabo una persona
o un departamento, sino que es responsabilidad y tarea de todos;
pero s es importante asignar a alguien la tarea de gestionar,
junto a la direccin, los procesos de comunicacin.
Tenemos que diferenciar y dejar claro que, por un lado, est la
importancia de que el liderazgo de esta comunicacin emane
de la direccin de la empresa y, por otro, la importancia que
tiene que aunque todo emana de esta direccin y de la cultura y
poltica de la empresa, sea un departamento o una persona quien
lo gestione, y deba estar completamente integrado y conocer a
toda la organizacin y pertenecer o depender de la direccin.
Teniendo en cuenta que la comunicacin es un acto humano, el
sentido comn nos debera indicar que esta responsabilidad debe
estar en el departamento que gestiona a las personas, es decir:
Recursos Humanos. Aunque existen grandes corporaciones que
tienen departamentos en exclusiva asumiendo responsabilidades
de comunicacin interna y externa.
Por un lado, se deben conocer a la perfeccin la misin, la visin,
los valores, los objetivos, y todos aquellos asuntos que tengan
que ver con su funcionamiento interno. Por otro, se deber
conocer temas que, aunque no sean comunicables, s le pueden
servir para desarrollar mejor su tarea.
Crear procesos que garanticen que los flujos viajen en todas direcciones
por la empresa.
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ASESOR
ANIMADOR Y
FACILITADOR
PEDAGOGO
ESTRATEGA
Y DIRECTIVO
ORGANIZADOR
Como asesor deber aconsejar a la empresa respecto a las mejores prcticas en el momento de comunicar y
tomar decisiones. Tambin ser importante el asesoramiento a la hora de obtener la informacin para esos
fines. Adems, tiene que educar y ensear a la organizacin a comunicar. Y cuando alguien necesite comunicar
algo tambin lo asesorar respecto a la forma.
Como estratega lo primero ser establecer y definir la estrategia de comunicacin, coherente y coordinada
con la estrategia de la empresa en general. Mediatizar, transmitir e interpretar los objetivos y las polticas
estratgicas de la organizacin, con el fin de llevarla a toda la empresa. Adems de establecer y definir la
estrategia, tambin ser el planificador de todas las acciones que emanen de ella.
Como organizador ejercer y asumir un rol bien planificado, como lo se coment anteriormente. Con este rol
crear sistemas de comunicacin e instrumentos que mejoren la eficacia de la misma.
Como pedagogo impulsar el aprendizaje de las competencias comunicativas entre los diferentes colectivos
que se encuentran en la empresa, promoviendo el hecho de compartir valores e imagen corporativa. Tambin
asumir el rol de formador dentro del mbito de comunicacin, desarrollando las actividades necesarias para
ello.
Por ltimo animar y har factible la cultura comunicativa en toda la empresa, facilitar el dialogo para la toma
de decisiones y la resolucin de conflictos, y ser interlocutor y proveedor interno para toda la empresa en lo
que a necesidades formativas se refiere.
Instrumentos
de
canalizacin
de
informacin
Acciones
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Campaas a
largo plazo
Campaas
puntuales
Gastos
Instrumentos
de
presentacin
Estructura
Salarios
Gastos
excepcionales
Gastos de
oportunidad
La comunicacin
interna en la
empresa
4. La estrategia de
comunicacin y el plan de
comunicacin
Y por ltimo, una vez conocido a la perfeccin nuestro mapa de pblicos para adaptar los mensajes, el siguiente
paso es implicar a las personas en el plan y, ante todo, buscar el apoyo y la implicacin de la direccin. Como
depositarios de la informacin significativa pueden y deben estructurar los contenidos, dinamizar los procesos y
evaluar los resultados, y as asegurar el buen funcionamiento de los flujos de comunicacin en la organizacin.
Teniendo en cuenta la filosofa de este master en materia de RRHH, el Recurso Humano es el recurso ms
valioso y el valor aadido fundamental de la organizacin, por lo cual implicar a las personas como actores del
enriquecimiento de la comunicacin para saber su opinin es fundamental a la hora de orientar la estrategia a
seguir.
Las personas son las que trasmiten la imagen que tienen de la organizacin con sus motivaciones, percepciones
y expectativas en cuanto a la cultura y los objetivos de la empresa. Por ello las personas demandan conocer a
su empresa, que se les permita opinar y recibir opiniones, saber hacia dnde se navega y, adems, que se valore
su presencia en la organizacin.
Para esto la direccin se tiene que implicar de la siguiente manera:
Crear flujos para fomentar los feedback de escucha y dilogo sin olvidar que tenemos una boca y dos
odos, para escuchar el doble de lo que hablamos.
Tener una informacin abierta y trasparente para desarrollar el conocimiento global de la empresa.
Valorar a todos para motivar e integrar y hacerles partcipes del proyecto de la compaa.
Y explicar para que cada uno sepa dnde est, de donde viene y cul es el camino a seguir.
Antes de empezar se tiene que convencer a todo el mundo de la coherencia de los proyectos y de la necesidad
de ellos, y en comunicacin es igual, sin olvidar que convencer es persuadir, nunca manipular.
4.2.
El plan.
AUDITORIA DE
COMUNICACIN
ESTRATEGIA
ACCIONES, CALENDARIO
Y PRESUPUESTO
OBJETIVOS
EJECUCIN
SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN
Y despus de todo esto es el momento de ponernos manos a la obra (como si lo dems no hubiera sido un duro
trabajo ya).
Como hemos comentado, lo primero que debemos hacer es una auditora de comunicacin para saber de qu
punto partimos y, adems, tener una referencia que junto a los objetivos que nos planteemos nos den hitos a
evaluar despus.
En este diagnstico debemos conocer las expectativas de cada uno de los grupos de inters y, adems, se debe
partir de un anlisis de grupo y no de una persona concreta que pueda venir con sesgos.
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La auditora nos va a mostrar la realidad estructural y comunicacional de la que partimos, los puntos fuertes y
los puntos de mejora, qu prcticas se estn realizando en ese momento, cmo son los flujos de informacin en
la compaa, y las percepciones y expectativas de los trabajadores.
Una vez realizada la auditora es el momento de definir la estrategia y formular los objetivos. Ya hemos dicho
que la estrategia del plan debe guardar coherencia con la estrategia de la organizacin, y el plan debe ser una
herramienta ms para esa estrategia. Los objetivos estratgicos se formulan en trminos operativos, deben ser
poco numerosos, delimitados, compatibles con la cultura de la empresa y realizables, en unos plazos razonables
y muy claros y fciles de evaluar. Tras esto y dentro de la estrategia, habra que asignar responsabilidades. La
responsabilidad del plan ser de los directivos y mandos intermedios, y el liderazgo emanar del apoyo de la
direccin al plan.
Planificar acciones, calendario y presupuesto. Definir los contenidos, los mensajes a transmitir, cmo, cundo,
en qu medios se va a comunicar. Es importante organizar la informacin y priorizar para que no haya saturacin.
Se debe mantener un estilo coherente y homogneo.
Y cuando todo est pensado y escrito, ser el momento de ponernos en accin! Ejecutar y desarrollar el plan
es la fase de poner en marcha todas las acciones que se han especificado. Probablemente algunos tendrn
incidencias y surgirn otras prioridades. Todo ello hay que tenerlo en cuenta para la siguiente fase.
Seguimiento y evaluacin. Previamente habremos definido con qu indicadores vamos a medir si los objetivos
marcados se han cumplido o no. Realizaremos una valoracin de los mismos y una evaluacin continua a lo largo
de todo el proceso. Pero sobre este punto hablaremos ms adelante.
Un buen Plan de Comunicacin debe tener en cuenta, al menos, los siguientes cinco aspectos:
Qu tenemos que comunicar?
A quin se lo vamos a comunicar?
Por qu nos comunicamos con ese pblico?
Cmo podemos llegar a l?
Cmo estructurar el mensaje en funcin de cada pblico, medio y canal?
En el caso de los planes de comunicacin interna, las posibles respuestas que podra dar una empresa a
estas preguntas seran:
Tenemos que comunicar aquellas noticias de empresa que aporten un valor al desempeo de las actividades
diarias, y cuyo conocimiento y difusin entre el activo humano de la empresa ayude a crear mentalidad
de grupo.
A toda la empresa.
Porque los colaboradores son los verdaderos artfices del xito empresarial y tienen que saber lo que pasa
en su lugar de trabajo, qu decisiones se estn tomando, cmo les van a afectar, cules son los planes de
futuro de la compaa, qu planes de formacin existen, etc.
A travs de los canales de comunicacin interna creados para este fin.
Los mensajes se estructuran de la manera ms clara y sencilla posible para evitar ambigedades.
La comunicacin
interna en la
empresa
Boletines
Con los boletines el objetivo es mantener
informados a todos nuestros pblicos sobre el
da a da de nuestras organizaciones e impulsar
a los trabajadores para que nos remitan sus
noticias, opiniones, etc., y as formen parte de la
publicacin. Con las nuevas tecnologas se han
convertido en boletines digitales, mejorando
su inmediatez y distribucin. Hay que tener en
cuenta que no todos nuestros grupos de inters
tienen acceso a las nuevas tecnologas en sus
puestos de trabajo, por lo que no debemos
olvidar los boletines impresos en papel.
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Tabln de anuncios
Este canal nos permite difundir noticias puntuales e interesantes de nuestras
organizaciones. Es muy til para los pblicos que no disponen de ordenador y que
transitan por nuestra entidad.
Reuniones
El objetivo de las reuniones (adems del objeto de reunin) es fomentar la
comunicacin ascendente y descendente y, especialmente, la transversal, as como
ofrecer formacin en aspectos claves para la organizacin: cultura y proyecto comn.
Estas reuniones pueden estar planificadas con anterioridad o surgir en el momento
por un tema de urgencia.
Revistas
A travs de las revistas, de menor periodicidad que los boletines (mensuales,
bimestrales, semestrales), se difunden informacin que puede permanecer en el
tiempo por su inters y no tiene fecha de caducidad inmediata (noticias, reportajes
y entrevistas). Las revistas pueden presentarse en papel, o en soporte informtico
a travs de la pgina web.
Correo electrnico
El correo electrnico permite el envo inmediato de noticias y comunicados
urgentes y, por supuesto, el envo de esos boletines o revistas que hasta ahora se
hacan llegar por correo postal, con un ahorro notorio de costes, as como mayor
inmediatez y facilidad en la obtencin de la respuesta
Correo postal
Las cartas componen el medio de comunicacin comn, especialmente cuando nos
dirigimos a los empleados para hablar de temas personales, porque no todos ellos tienen
acceso a los medios informticos. En el correo convencional, si algo debemos evitar,
es ser demasiado extensos y farragosos en la redaccin: resaltemos al principio de la
carta el mensaje ms importante y cambiemos con frecuencia el estilo de redaccin, el
formato de carta (tarjetn, folleto, carta en color, etc.) porque hay que sorprender cada
vez que nos ponemos en contacto con nuestro pblico, si queremos que lean nuestros
mensajes deben ser claros y concisos.
Espacios de participacin
Son espacios informales y espontneos de participacin que generan oportunidades
de comunicacin, como los pasillos de la propia entidad o los desayunos
compartidos por las personas que pertenecen a la misma. Aunque no son formales,
estos canales de comunicacin interna pueden ser tan eficaces o ms que aqullos,
ya que pueden generar afinidades entre los grupos que favorezcan el trabajo en
equipo. Slo tienen un peligro: los rumores no justificados y la exclusin de quienes
no participan. Pero son aprovechables para pulsar la opinin y ver el ambiente. Es
importante tener en cuenta que estos espacios informales tambin se pueden
propiciar.
Internet
La web es una herramienta que permite consultar informacin de nuestras
organizaciones, leer las noticias ms recientes y conocer lo que se dice de nosotros.
Genera informacin ascendente, descendente y horizontal (chat, foros), de modo que
todos nuestros pblicos estn informados. Adems, es la mejor presentacin interna
y externa de nuestra organizacin. Los pblicos internos deben disponer de toda la
informacin de utilidad para conocer el da a da de la organizacin. Y ofrecer una
imagen unificada a quienes nos visitan ser una accin eficaz de comunicacin.Puesto
que los pblicos son muy diversos es conveniente diferenciar en el men de la pgina
web los apartados en razn del inters de esos pblicos, para que puedan acceder
rpidamente a lo que buscan.
Es importante facilitar un correo electrnico al que el visitante pueda mandar sus
dudas, aportaciones, sugerencias, etc.
Algunas organizaciones han diseado las llamadas intranets, pginas web de carcter
privado que facilitan el intercambio de informacin y la acumulacin de la misma, que
permiten gestionar el conocimiento acumulado por las entidades, por lo que son un
potente instrumento de comunicacin interna. Esta herramienta la veremos ahora en
profundidad.
Telfono
Un medio que sustituye con frecuencia a todos cuando el mensaje requiere
una respuesta inmediata, cuando se establece slo con una persona y adems
necesitamos intercambiar y recoger opiniones de ella o cuando no queremos que
conste por escrito nuestro mensaje. El inconveniente es el coste y que no puede
dirigirse a muchas personas.
El telfono tiene adems otras dos posibilidades:
-Multiconferencia: este sistema permite la confluencia de varias personas que
se encuentran a distancia entre ellas, de modo que hablen simultneamente
por telfono, para debatir sobre algn tema. No es conveniente la
participacin de ms de cinco personas y es necesario planificarla como una
reunin, con temas a tratar y con turnos de palabra, para que todos escuchen
y se consiga el objetivo de la misma.
-Mensajes SMS o Whatapps: los mensajes de mvil estn empezando a ser
muy utilizados para cuestiones como convocar una reunin o aplazarla, en
definitiva, para contenidos cortos. Por lo tanto es muy interesante disponer
del nmero de mvil de nuestros grupos de inters.
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FILOSOFIA
CULTURA
CULT
OBJETIVOS YY
OBJETIVOS
ESTRATEGIA
ORGANIZACIN
Estas dos herramientas sern el recipiente por donde la empresa canalice todo hacia sus componentes humanos.
Pero vemosla por partes.
Intranet.
La importancia de una intranet en la organizacin deriva, primeramente, en que se aglutinan en ella tres
importantes aspectos del da a da en la empresa. La intranet es empresa, la intranet es comunicacin y, sobre
todo y ante todo, la intranet es el lugar donde reside la capacidad de compartir el conocimiento de la organizacin.
Siguiendo esto podramos decir que es un medio de relacin y la base de datos donde se guardan los conocimientos
acumulados por la empresa, y donde reside la capacidad para compartirlos.
La intranet, como el resto de los instrumentos de comunicacin, tiene que ser considerada en el marco ms
amplio de la estrategia y planificacin de la comunicacin.
En mi opinin, y en la de la mayora de los expertos de RRHH, la intranet es la herramienta ms efectiva, potente
y aglutinadora de la estrategia organizativa, y debe seguir unos objetivos y principios bsicos.
OBJETIVOS
PRINCIPIOS
Elemento fundamental en la
coordinacin de las personas, los equipos
y las estrategias para conseguir que
la empresa cumpla con sus objetivos
estratgicos.
Es importante que para poder mantener estos principios bsicos y cumplir estos objetivos la intranet sea:
Sencilla
Atractiva y
emotiva
Intranet
Imprescindible
Interactiva
Nunca debemos confundir la intranet con una red social de la empresa, pero s que es cierto que las personas
son las protagonistas de la misma y por ello las debemos implicar debidamente, hacindoles ver los beneficios
que para ellas tiene:
Las personas de la empresa podrn enviar y recibir informacin, en cualquier momento y en cualquier
lugar.
Compartir bases de datos e informes, garantizando la homogeneidad e integridad de los mismos.
Dar respuesta virtual a multitud de peticiones de gestiones realizadas por los empleados de la empresa.
Organizar la gestin interna de la compaa.
Contribuir a la mejora de la eficacia optimizando el tiempo.
Informar y estar informado de la actualidad de la empresa y de sus miembros.
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Por ltimo, vamos a ver qu elementos podran estar dentro de una intranet.
Noticias de empresa, del da y generales
Normas internas y circulares
Oportunidades de formacin
Revista interna
Directorio de empleados
Memoria de empresa
Manual de acogida
Normas de calidad
Convenio
Buzn de sugerencias
Calendario de vacaciones
I- Procedimientos generales
J- Anexos:
C- Cultura
D-Nuestra Compaa
E- Dnde estamos
F- Qu hacemos
G-Nuestra Organizacin
H-Cmo nos comunicamos
La comunicacin
interna en la
empresa
6. Evaluacin del plan.
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La comunicacin
interna en la
empresa
7. Conclusiones
La comunicacin
interna en la
empresa
Bibliografa
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