SEORES PROVEEDORES Y TALLERES:

Se les agradece leer detalladamente toda la informacin de este nuevo manual; La omisin o
equivocacin en uno de los pasos, generara errores y los incidentes llegaran de manera equivocada a nuestro
Departamento, trayendo como consecuencia el retardo de las nuevas rdenes.
Se les informa que a partir del 18/08/2011, hemos procedido a colocar en la pgina principal de la Extranet
el RESUMEN DE ACTIVIDADES DE LOS ULTIMOS 3 MESES, esta Data contiene las estadsticas
de todas las operaciones que ustedes realizan y se cre con la finalidad de que puedan evaluar cada una de
las operaciones del personal que atiende nuestra empresa y a la vez observen las cantidad de rdenes que
anulan y dividen. En la pgina # 5 encontraran el detalle de la pantalla con las explicaciones de cada
columna.
Se procedido a efectuar la implementacin de Restricciones en el sistema para nuevas cotizaciones al
momento que ustedes posean Ordenes con ms de 3 Das de Emitidas y estas no poseen la Marca del
Despacho, para ello se crearon 2 nuevos link de accesos en los cuales podrn ingresar a 2 resmenes: el
primero tendr las rdenes Pendientes sin Marca de despachar con ms de 3 das de emitidas y el
segundo tendr las Ordenes Pendientes con Marca de despacho con ms de 3 das de vencimiento.
Con estas 2 nuevas opciones, buscamos que todos los Proveedores y Talleres estn ms pendientes de las
Ordenes que han sido emitidas y no han bloqueado con la marca de despacho y de las ordenes que han
bloqueado con dicha marca y han superado los das de compromiso prometidos para la entrega que fueron
colocados por ustedes antes de imprimir la Hoja de Despacho; Requerimos que monitoreen a diario
ambos resmenes y tomen las decisiones a tiempo de Marcar el Despacho de una orden, Despacharla
o Anularla, Agradecemos el fiel cumplimiento de las fechas de despacho indicadas al momento de
cotizar y de tildar el despacho. Para ello le invitamos a seguir los pasos descritos en las pginas # 18 21.
Una vez bloqueada la orden con la marca de despacho, es OBLIGATORIO que TODOS los
Proveedores y Talleres creen las NOTAS DE DESPACHO, donde podrn colocar cualquier informacin
en nuestro sistema, sobre el estatus de las ordenes de repuestos asignadas a su favor, con el fin de que todos
los Empleados y Asesores de SCLM, puedan obtener informacin por la Extranet. La informacin detallada
de estas Notas la encontraran en las pginas # 22 25. ESTA OPCIN LES BRINDARA MAYOR
SEGURIDAD Y BLINDAJE CONTRA LAS ANULACIONES.
LES INFORMAMOS QUE LAS ORDENES DE VEHICULOS IMPORTADOS Y LOS QUE NO
TIENEN TALLER DE DESPACHO, DEBEN ESTABLECER CONTACTO CON LOS
ASEGURADOS O LOS ASESORES DE SERVICIO (PRODUCTORES), ANTES DE REALIZAR
UNA IMPORTACION, SOLICITUD A PLANTA O EL ENVIO A NIVEL LOCAL Y NACIONAL, YA
QUE PUEDEN OCURRIR CAMBIOS DE ORDENES A SOLICITUD DE NUESTROS
ASEGURADOS; UNA VEZ REALIZADO EL CONTACTO TELEFONICO DEBERAN
BLOQUEAR LA ORDEN CON LA MARCA DE DESPACHO Y CREAR LAS NOTAS DE
DESPACHO DONDE NECESITAMOS QUE COLOQUEN EL DIA, HORA, TELEFONO Y
NOMBRE DE LA PERSONA QUE LES CONFIRMO LA BUSQUEDA DE LOS REPUESTOS Y EL
ESTATUS NUESTRO PEDIDO.
A travs de este sistema, es la nica va reglamentaria para hacer llegar a nuestro Departamento de
Cotizacin todas las recotizaciones por cambios de rdenes, por cambio de precio, divisin de rdenes o
anulacin de rdenes, por ende ningn proveedor ni taller debe dar esta informacin a los Peritos, Analistas
de las Sucursales, ni enviarlas por correo a nuestro Departamento ya que para esto hemos creado todo este
proceso.
Las recotizaciones por Palm solo se usaran para los casos que no pueda el proveedor o taller crear un
incidente o las sucursales quieran hacer llegar una informacin que les suministre un productor, pero antes
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de enviarla deber corroborar con la casa de repuesto dicha informacin para que ellos la enven por la va
incidente Extranet.
En caso de que las opciones no puedan ser vistas al dar click en los pasos mencionados, la falla puede estar
en que su computadora tenga los elementos emergentes bloqueados o no tenga los programas necesarios
tales como el Adobe Reader, Acrobat Reader u otro, en este caso pngase en contacto con su tcnico o
con nuestro departamento de soporte Service Desk a los telfonos 0212/209.98.98. Ellos solamente le
ayudaran en caso de fallas tcnicas, ellos no le darn ningn tipo de asesoramiento en cuanto al uso de la
herramienta, por ende por favor lea todo este manual
INDICE:

PAG.

INTRODUCCION... 1
INGRESO A LA EXTRANET 3
OLVIDO SU CONTRASEA 4
RESUMEN DE ACTIVIDADES DE LOS ULTIMOS 3 MESES. 5
INGRESO A LAS COTIZACIONES PENDIENTES... 5
CARACTERISTICAS DE LA BANDEJA DE COTIZACION 6
DETALLES DE LA SOLICITUD DE COTIZACION (COMO COTIZAR) 7 - 8
CONSULTAS DE LAS ORDENES. 9 - 10
DATOS DEL PRODUCTOR E INFORMACION DEL CONTACTO.. 10 -11
VISUALIZACION E IMPRESION DE LA ORDEN 12 - 13
CARACTERISTICAS DEL SISTEMA. 14
ORDENES PENDIENTES SIN MARCA DE DESPACHAR CON MAS DE 3 DIAS. 18
ORDENES PENDIENTES CON MARCA DE DESPACHO CON MAS DE 3 DIAS:. 18
OPCION DESPACHAR UNA ORDEN 18 19
IMPRESIN DEL COMPROBANTE DE DESPACHO.. 20 21
CREACION DE LAS NOTAS DE DESPACHO. 22 25
CONSULTA DEL RESUMEN DE INCIDENTES 26 27
CONSULTAS: ESTADO DE CUENTA, ISRL, IVA:.. 28
COMPROBANTE DE RETENCION. 29
El ingreso a nuestra pgina de la EXTRANET se efecta por la siguiente direccin:
www.seguroscaracas.com en ella despus de seleccionar la opcin de los iconos superiores ALIADOS
COMERCIALES seleccionan la opcin TALLERES Y CASAS DE REPUESTOS
2

Debe ingresar su cdigo de usuario y clave en esta pantalla.

En caso de olvido o restablecimiento de la contrasea usted deber seleccionar la opcin:
OLVIDO SU CONTRASEA:
3

Al ingresar en la opcin OLVIDO SU CONTRASEA, el sistema le pedir, los siguientes datos:

USUARIO (QUE ES EL CODIGO DE PROVEEDOR DE 5 NUMEROS)
Y EL E-MAIL (DONDE LE LLEGAN LAS SOLICITUDES DE COTIZACIONES Y LAS ORDENES)
Luego debe dar click a la palabra ACEPTAR.
Posterior a estos 2 datos el sistema le solicitara La RESPUESTA A LA PREGUNTA SECRETA que ustedes
hayan colocado al inicio de las operaciones con nosotros
Luego debe dar click a la palabra ACEPTAR.
Al llegar a esta pantalla usted deber ingresar la nueva clave que debe tener letras, nmeros y smbolos. Y
deber colocar estas 2 veces.
Luego debe dar click a la palabra ACEPTAR y lo llevara a la pagina inicial para que coloque el Usuario y la
Nueva contrasea.
En caso de desconocer alguno de los datos que el sistema le pregunta, usted deber llamar al 0212/209.98.98
SERVICE DESK y le realizaran unas preguntas de seguridad para realizar ellos de manera directa el
restablecimiento de la contrasea

Luego de ingresar los datos de Usuario y Contrasea usted llegara a la pgina principal, donde tendr varias
opciones:
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A mano izquierda le aparecer la opcin de CONSULTA, en esta podr chequear los siguientes puntos de su
inters:
ESTADO DE CUENTA
COMPROBANTE DE RETENCION
ORDENES
CLIENTES
INCIDENTES
En la parte central colocamos el RESUMEN DE ACTIVIDADES DE LOS ULTIMOS 3 MESES
Donde podrn visualizar el detalle de sus operaciones:
Cot. Enviadas: son la cantidad de cotizaciones que les enviamos de forma automtica.
Cot. Respondidas: son la cantidad de cotizaciones que ustedes nos envan con precios y le dan ACEPTAR
Cot. Rechazadas: son la cantidad de cotizaciones que ustedes le dan RECHAZAR por el sistema.
Cot. Asignadas: son la cantidad de cotizaciones ganadas.
Anulacin de Orden: contiene la cantidad de incidentes Extranet Anular enviados a nuestra rea.
Divisin de Orden: contiene la cantidad de Incidentes Extranet Dividir
A mano derecha habilitamos la opcin COTIZACIONES PENDIENTES que le mostrara en nmeros la
cantidad de casos por cotizar, al dar click sobre el numero usted podr ingresar a la pagina directa y trabajar
de manera simultnea en todas nuestras opciones.

Dentro de esta opcin se mostraran todas las cotizaciones que usted como proveedor tiene pendiente por
cotizar y usted podr seleccionar 3 opciones para organizar la manera de cotizarnos:
5

SEDE: Ajustes realizado en nuestras sedes con clientes en espera.

TIEMPO MAXIMO DE RESPUESTA 30 MINUTOS.
TALLER: Ajustes realizados en nuestros talleres.
TIEMPO MAXIMO DE RESPUESTA 48 HORAS.
TODOS: Al organizar de esta manera le aparecern los ajustes que fueron vistos desde nuestras SEDES
desde el ms viejo hasta el ms reciente y luego los casos vistos en nuestros TALLERES en el mismo orden
anterior.
Se coloco una distincin de colores para que ustedes sepan los casos que estn atrasados por cotizar y sean
trabajados de manera inmediata.
Los tiempos de respuesta ptimos que esperamos de ustedes van de acuerdo al color:
Fondo Blanco y Gris: Usted se encuentra dentro del tiempo de respuesta ptimo.
Fondo Anaranjado: El caso est fuera de tiempo a superado los 30 minutos para los casos de SEDE y las
48 horas para los casos de TALLER.
ES IMPORTANTE QUE USTEDES NOS AYUDEN CON RESPUESTAS OPORTUNAS, YA QUE
DEBEMOS MEJORAR NUESTRO SERVICIO AL CLIENTE Y SI USTEDES NO RESPONDEN
DENTRO DE ESTOS TIEMPOS, LA COTIZACION SE LA GANARAN LOS PROVEEDORES QUE SI
LO HAGAN DISMINUYENDO DE ESTA MANERA SUS MARGENES DE GANANCIA.

Para poder ingresar dentro de la cotizacin usted deber hacer click sobre el nmero de cotizacin que esta
Subrayado de color azul, verificar la imagen anterior.

Al ingresar en la cotizacin usted podr verificar todos los datos importantes del vehculo y se le aadi la
opcin de ver 2 tipos de fotos:
VER FOTOS AJUSTE: Solo muestra las fotos del ajuste, en caso de no visualizar esta opcin es porque
nuestro perito acaba de trasmitir el ajuste y sern cargadas a final del da, mientras usted puede contar con la
siguiente opcin.
VER FOTOS VEHICULO: En esta opcin usted podr ver Todas las fotos que tiene registrado dicho
automvil, de manera de ayudarlos a que la cotizacin sea oportuna y ustedes puedan tener una visin
general del vehculo que estn cotizando.

En esta pantalla usted podr visualizar el tipo de repuesto que le estamos solicitando:
R: ORIGINAL
T: TAIWAN O GENERICO
O: OPORTUNIDAD
Por favor no ofrecer otro tipo de repuestos si le estamos solicitando repuestos tipo (R)
Deber registrar el precio SIN IVA que corresponde al repuesto POR UNIDAD en caso de que aparezca
en Cantidad otro nmero diferente a 1.
Solo deber cargar el flete para envos nacionales ya que los envos en la LOCALIDAD y en la REGION no
deben ser colocados, por los convenios que tenemos con ustedes.
En las observaciones deber colocar DONDE SE ENCUENTRA EL REPUESTO:
ENTREGA INMEDIATA
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PLANTA X DIAS
U OTRA INFORMACION REFERENTE A DICHO REPUESTO.
Y en la opcin DIAS DE COMPROMISO, deber colocar los das que tardara en enviar el repuesto luego
de recibida la orden por la EXTRANET.
Al final de esta pantalla tiene 3 opciones:
ACEPTAR: debe dar click a esta opcin luego de registrar los precios, las observaciones y los das de
compromiso.
RECHAZAR: debe dar click en esta opcin, en caso de no poder cotizarnos los repuestos y se eliminara
dicha cotizacin de su bandeja.
CANCELAR: debe dar click en esta opcin para volver a la pantalla de las cotizaciones pendientes y podr
volver a esta cotizacin ms tarde.
Al dar click sobre la opcin VER FOTOS VEHICULO saldr la siguiente pantalla que le muestra el
historial de fotos de dicho vehculo y usted podr visualizarlas dando click sobre la opcin VER FOTOS.

Luego de registrados los precios y haber dado click sobre la palabra ACEPTAR, le aparecer un recuadro
que indicara EL REGISTRO DE COTIZACION HA FINALIZADO EXITOSAMENTE y lo devolver a la
pagina inicial donde estn las dems cotizaciones.

Para visualizar las rdenes de los casos ganados en la licitacin, usted deber dar click en el bloque de
CONSULTAS en la opcin RDENES y le aparecer la siguiente pantalla donde podr realizar la bsqueda
por varios parmetros:
- Colocando nmero de Sucursal y nmero de Siniestro.
- Placa o Serial de Carrocera.
- O por fechas.
Solo deber usar un parmetro de bsqueda y las ordenes que se reflejaran en nuestro sistema sern las
menores a 6 meses de emitidas. Si la orden tiene ms de 6 meses no podr localizar la misma por esta va.
Luego de seleccionar el rango de bsqueda por fecha, usted deber seleccionar una de las siguientes
opciones:
TODOS, AUTORIZADA, ANULADA O CANCELADA (PAGADA).

Luego de ingresar los parmetros de bsqueda le aparecer la siguiente pantalla, donde usted podr ver las
rdenes a su favor segn su estatus.
En la parte superior usted podr observar la identificacin de cada columna:
Sucursal / Siniestro/ N Orden / Orden Sustitutiva / Status / Fecha (emisin) / N Factura / Fecha
Factura / Monto / Tipo Orden / Fotos / Incidente / Despacho / Nota Despacho / Ver Nota Despacho
Al situar el mouse y dar click en el nmero de siniestro 562404814, le aparecer LOS DATOS DEL
PRODUCTOR Y SE LE AADIO LA INFORMACION DEL CONTACTO SEGN DECLARACION
(ASEGURADO O CONDUCTOR)

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Donde usted podr llamar a los nmeros de oficina o celular del Productor para solicitarle informacin
sobre el vehculo o los nmeros de contacto del asegurado, adems tendrn la direccin de correo
electrnico donde tambin le podrn escribir en caso de no establecer contacto va telefnica.
Adems tendr acceso a la INFORMACION DE CONTACTO SEGN DECLARACION donde aparecer
el nombre del Conductor o Asegurado con su nmero de Celular.

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Para ingresar en cada una de las rdenes, deben dar clic donde indica el nmero de orden:

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Al estar dentro de la orden la puede imprimir usando las opciones de la parte superior.
Dentro de la orden podr revisar el taller, a que siniestro y vehculo pertenece cada orden y los repuestos que
se ganaron.

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Se coloco al igual que en las cotizaciones el RESUMEN DE FOTOS DEL VEHICULO en cada una de las
ordenes. Solo deber seleccionar la opcin VER en la columna de FOTOS
Se coloco la palabra INCIDENTE donde al dar click a la palabra CREAR sobre el numero de siniestro y
orden seleccionada podr enviarnos 3 tipos de informaciones para nosotros realizar las correcciones de la
orden.
Se bloqueo el sistema y solo permite crear un INCIDENTE de ANULAR Y UNO DE DIVIDIR
Se aumento la capacidad de escritura para las observaciones del incidente a 408 caracteres.
Solo deben crear estos incidentes en casos extremos, POR FAVOR NO MANDAR A ANULAR Y
DIVIDIR TODO, despus de haberse comprometido en una cotizacin
Se cre la herramienta para contabilizar la cantidad de incidentes generados por proveedor y determinar el
porcentaje de efectividad, en el cual se evaluara constantemente la cantidad de cotizaciones que les
enviamos, cuantas responden, cuantas rechazan y cuantas se ganan, y de las rdenes que se ganan podremos
visualizar cuantos incidentes generan de las opciones Anular y Dividir Orden.

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