Gua para una seleccin de software

exitosa

Por Claudia Gmez

www.technologyevaluation.com

Seleccin de software

Gua para una seleccin de software exitosa

La seleccin de un sistema empresarial es una inversin de gran importancia en
cuanto al tiempo y recursos para cualquier organizacin. Durante el proceso de
seleccin, los proveedores de sistemas presentan sus productos y servicios de la
mejor forma posible, dejndole en una posicin de desventaja al tener que
separar las funcionalidades reales de la publicidad. Este artculo intenta ayudar a
las empresas que tienen un proyecto de investigacin, evaluacin y seleccin del
sistema ideal para sus necesidades empresariales nicas.
La perspectiva de Technology Evaluation Centers (TEC) combina varios elementos
en su metodologa para la evaluacin y seleccin de sistemas; sin embargo, solo
entraremos en los detalles de las fases que usted puede realizar por s mismo, sin
la ayuda de TEC pero utilizando los recursos disponibles en Internet.
Mencionemos rpidamente estos recursos: mltiples centros de evaluacin con
la informacin de las caractersticas y funciones de los sistemas de los
proveedores, tecnologa de vanguardia para el apoyo en las decisiones diseada
especficamente para la seleccin de software (TEC Advisor), una amplia
hemeroteca con white papers, casos de estudio y folletos tcnicos sobre las
diferentes soluciones del mercado y nuestras plantillas prefabricadas con las
funcionalidades de los sistemas de software ms comunes del mercado.
Asegurarse de documentar todo el proceso para garantizar su transparencia y la
justificacin de la decisin.
Desde el comienzo, desde la idea la documentacin es fundamental para
garantizar no solo la justificacin de su decisin, sino adems para crear un mapa
de todos sus sistemas y funcionalidades donde usted podr identificar claramente
qu funcionalidades combinadas (de varios sistemas o de uno en particular)
posee y que le hace falta. Son varios los escenarios donde este tipo de mapas son
de gran importancia, la justificacin del proyecto, como ya lo habamos dicho; en
el caso de una auditoria, para realizar anlisis en el evento de agregar procesos
empresariales adicionales y la empresa desee saber si cuenta con las
funcionalidades de software necesarias para realizar dicho proceso; y finalmente
para garantizar una buena estrategia de gestin del ciclo de vida de la arquitectura
del sistema. Esta informacin ayuda a generar visibilidad sobre los sistemas que
estn conduciendo su negocio, asegurando una perspectiva rentable y racional.

Gua para una seleccin de software exitosa

www.technologyevaluation.com
2

Las tres fases de la metodologa de las mejores

prcticas de TEC
Primera fase: la investigacin
La fase inicial consiste en un estudio preliminar y la definicin de sus estrategias y
tcticas organizacionales. Las organizaciones en esta etapa debern empezar a
comprender su estrategia general con respecto a sistema que desean
implementar. Adems, deben conocer tanto sus objetivos de corto como del largo
plazo y las restricciones de sus procesos empresariales. Durante esta fase, es
igualmente importante que evale los sistemas en funcionamiento, es decir,
aquellos que usted ya tiene implementados en su empresa, as podr determinar
si es necesario actualizar o adquirir otro sistema totalmente nuevo.
Esta fase se puede dividir en dos partes: la primera est relacionada con el
aspecto humano, la identificacin de los grupos de trabajo; la segunda, es tcnica
y se refiere a las funcionalidades de los sistemas en funcionamiento.
Identificacin de los grupos de trabajo:
El aspecto humano es el corazn de todo proyecto y sin su cooperacin es
imposible realizar un proyecto de seleccin exitoso. Muchos de los proyectos que
fracasan no lograron que los participantes se comprometieran y peor an,
contribuyeron a la resistencia al cambio. La resistencia al cambio de parte de las
personas que trabajan en la empresa y que estn destinadas a utilizar el sistema,
es el enemigo nmero uno de todo proyecto de seleccin de software. Las
historias o casos de estudio de la mayora de las implementaciones exitosas,
hacen un gran nfasis en crear entusiasmo entre los participantes y lograr que
estos individuos lo transmitan a sus colegas. Teniendo esto en cuenta identifique
los siguientes participantes:
El equipo de ejecutivos: los encargados de la toma de decisiones
El equipo de seleccin de software: una combinacin de tcnicos y ejecutivos
El equipo de expertos en la materia: los expertos de cada rea que el sistema
tocar, dgase el rea contable, financiera o de ventas, etc.
Participantes importantes que no estn en otros grupos
Otros participantes quienes sern entrevistados durante los procesos de
recopilacin y priorizacin de requisitos; puede ser cualquier persona que
realiza un proceso importante dentro de la empresa
Una vez tenga sus grupos bien establecidos, deber comenzar a hablar y explicar
al resto de la empresa para crear entusiasmo y asegurar la cooperacin con sus
grupos de trabajo. Estos grupos de trabajo y su compromiso con el proyecto son
Gua para una seleccin de software exitosa
www.technologyevaluation.com
3

uno de los cimientos ms importantes de todo proyecto de seleccin. El liderazgo

de estos individuos genera la fuerza que permite vencer la resistencia al cambio,
que como ya lo hemos dicho, es uno de los problemas ms comunes en los
proyectos de implementacin de software.
Estos grupos seleccionados debern comenzar a trabajar en:
Revisin del alcance del proyecto
Establecer el cronograma, plan e hitos del proyecto
Definir las responsabilidades de los participantes
Identificar los requisitos tcnicos y funcionales generales de los sistemas
existentes
Preparar el proyecto para identificar los nuevos procesos y las funcionalidades
que estos requieren
Revisin del alcance del proyecto

Durante el periodo de investigacin, debe definir los requisitos tcnicos y

funcionales de su empresa:
Los requisitos funcionales son las habilidades de debe tener el sistema para
apoyar sus procesos empresariales.
Los requisitos tcnicos se refieren a los aspectos que el sistema debe tener
para poder integrarse con su infraestructura TI.

Los requisitos resultantes de este ejercicio son de suma importancia para

cualquier peticin de informacin o propuesta (RFI/RFP) formal o informal. El
proceso de recopilacin de requisitos debe incluir adems las caractersticas,
funciones y habilidades de su sistema actual, para que sirvan de base para un
anlisis de discrepancias entre lo que necesita y lo que tiene en el momento. Esto
le permitir evitar la duplicacin de funcionalidades.
Existen en el mercado plantillas prefabricadas para la seleccin de diferentes
sistemas como planeacin de los recursos empresariales (ERP, por sus siglas en
ingls), inteligencia empresarial (BI), etc. Estas plantillas conocidas tambin como
RFI (request for information) contienen las funcionalidades de estos sistemas y le
ayudarn a identificar claramente las funcionalidades que necesita; luego con esa
informacin, usted puede crear copias de un mismo documento para enviar a los
proveedores y para que ellos identifiquen all las funcionalidades que tienen o no
sus sistemas, en relacin a las que usted necesita. De esta forma usted asegurar
que todos los proveedores y usted estn hablando en un mismo idioma y ello
facilita la comparacin. Imagine, si cada proveedor le enva su propia ficha tcnica
de funcionalidades, usted tendr dificultades para cotejar una misma
funcionalidad entre diferentes proveedores y diferentes formas de llamar la
misma cosa.
Al terminar esta fase usted debe haber alcanzado lo siguiente:
Su equipo debe haber pasado por una capacitacin en la priorizacin del RFI
Gua para una seleccin de software exitosa
www.technologyevaluation.com
4

Completar la priorizacin inicial del modelo de decisin y RFI

Identificar los requisitos ms importantes para los procesos empresariales
Identificar y crear una lista de posibles sistemas y analizar sus generalidades
segn sus prioridades

Al terminar la preparacin de la primera fase, debe tener una base slida para el
proyecto con la integracin de todos los equipos de trabajo, la definicin del
alcance del proyecto y un curso de accin claro para continuar con el desarrollo
del proyecto. Con un equipo bien alineado e informado, puede dar el siguiente
paso con la capacitacin de todos los miembros del equipo, crear una lista de
posibles soluciones y adaptar los requisitos tcnicos y funcionales para incluir
cualquier proceso que nico de su empresa.

Segunda fase: la evaluacin

Con una comprensin de los diferentes requisitos para el sistema, usted podr
comenzar la evaluacin de los productos y proveedores para reducir su lista y
realizar un anlisis ms detallado. Los requisitos establecidos en la primera fase
son de suma importancia en cualquier RFI/RFP formal o informal. El proceso de
recopilacin de requisitos debe incluir la documentacin de las caractersticas de
su sistema actual, ya que esta es la base para un anlisis de discrepancias entre lo
que necesita y lo que tiene en el momento.
El objetivo de la fase de evaluacin es determinar qu tan bien satisfacen sus
necesidades las diferentes soluciones de los proveedores. Los pasos ms
importantes incluyen la distribucin de sus requisitos especiales para que los
proveedores incluyan sus respuestas a su proyecto. Este anlisis le ayudar a crear
rpidamente una lista de proveedores para una evaluacin profunda y para
justificar su decisin con una amplia documentacin.
Evaluacin de los requisitos tcnicos y funcionales (RFI/RFP)
Modificar los requisitos tcnicos y funcionales (RFI/RFP) para incluir los criterios
especiales
Autorizar la estructura final de los requisitos tcnicos y funcionales
Terminar la priorizacin de los criterios (cada criterio en el modelo de decisin
RFI debe tener un nivel de prioridad asignado)
Enviar los requisitos tcnicos y funcionales a los proveedores
Recopilar respuestas nuevas o actualizadas de los proveedores. Los
proveedores dotarn a los clientes de TEC con su nivel de soporte para cada
criterio en el modelo de decisin.
Validar y cargar las respuestas de los proveedores en un sistema especializado
para la toma de decisiones complejas (DSS, por sus siglas en ingls)
Anlisis de los requisitos tcnicos y funcionales (RFI/RFP)

Gua para una seleccin de software exitosa

www.technologyevaluation.com
5

Comparar las respuestas de los proveedores en el sistema DSS para presentar

lado a lado, los puntajes de los proveedores para cada mdulo, sub-mdulo y
criterio en el modelo de decisin.
Identificar la lista de soluciones finalistas para una evaluacin detallada. Estas
soluciones son identificadas por medio de puntajes, clasificaciones, criterios
fallidos, escenarios simulados, anlisis de discrepancias e informacin general
de precios.
Analizar los resultados por medio de informes, grficas y estadsticas en el
sistema DSS
Realizar escenarios simulados para analizar el cambio y evolucin de los
requisitos. Ajustar las prioridades de ciertos mdulos paya observar el cambio
en los puntajes de los diferentes proveedores
Crear y preparar informes para presentar los resultados

Tercera fase: la seleccin

Esta fase de seleccin incluye actividades para ayudarle a comparar los
proveedores e implementadores segn las referencias de usuarios,
demostraciones guiadas e informacin del mercado (informacin financiera,
informacin sobre el desarrollo del producto e implementaciones, as como
informacin de mantenimiento y soporte). Usted debe poder evaluar otros
criterios, incluyendo la revisin del RFP, la idoneidad de los procesos o su facilidad
de uso, para poder lograr una idea completa de las habilidades del proveedor. Al
contar con criterios precisos y relevantes, usted est mejor informado sobre sus
opciones.
Anlisis de criterios adicionales para la decisin
Recopilar la informacin de mercado de los proveedores finalistas. Cree un
cuestionario de unas 100 preguntas para recopilar la informacin de cada
proveedor o implementador sobre su perfil financiero, estrategia de producto,
implementacin, consultora, servicios de capacitacin, servicios de apoyo,
estrategias de canales, precios, clientes y sus usuarios.
Proveer los elementos para la verificacin de referencias
Calificar las referencias de los proveedores. Entreviste las referencias de los
proveedores con proyectos similares en alcance, tamao o regin y califique las
referencias segn la impresin que les gener cada entrevista.
Crear el cuestionario y escenarios importantes para su empresa que los
proveedores debern presentar en las demostraciones de sus sistemas
Calificar las demostraciones de los proveedores
Consolidar y cargar todos los puntajes de las demostraciones y referencias al
modelo de decisin
Realizar un anlisis de costo/valor incluyendo la informacin de las respuestas a
la peticin de cotizacin (RFQ) de los proveedores

Con el anlisis apropiado, su equipo de seleccin puede realizar evaluaciones

precisas y determinar qu tan bien cumple con sus necesidades la solucin de un
proveedor particular, lo cual debe asegurar la seleccin del sistema empresarial
Gua para una seleccin de software exitosa
www.technologyevaluation.com
6

apropiado. La metodologa de TEC ha entregado a sus clientas excelentes

resultados en cientos de proyectos de evaluacin y seleccin de software. El
bosquejo trazado en esta gua deber darle una idea clara sobre la metodologa
general de TEC y la forma en la cual, trabajando con nosotros, usted llegar a una
seleccin de software exitosa e imparcial, que se adapte a sus operaciones
empresariales rpida y rentablemente. Sin embargo, tenga presente que estos son
solo los aspectos ms generales de nuestra metodologa y que tenemos la
habilidad de adaptarla para satisfacer las necesidades de todo tipo de proyectos,
grandes y pequeos, pblicos y privados.

Gua para una seleccin de software exitosa

www.technologyevaluation.com
7

About Technology Evaluation Centers

Technology Evaluation Centers (TEC) ofrece sus conocimientos y experiencia con
recursos y servicios imparciales para minimizar el costo, riesgo y tiempo asociado
con la seleccin de software. Ms de 3,5 millones de ejecutivos visitan los sitios
Web de TEC por mes, para hallar informacin sobre cientos de sistemas, acceder a
artculos, white papers y seminarios Web pregrabados (podcasts).
El sistema de TEC para el apoyo en las decisiones (DSS, por sus siglas en ingls) y
la informacin de los analistas asisten en la comparacin y seleccin de servicios y
soluciones empresariales. Los productos de TEC incluyen investigaciones
exhaustivas, informacin detallada de productos y servicios de seleccin de
software para cualquier industria o tamao de empresa.

Technology Evaluation Centers Inc.

740 St. Maurice, 4th Floor
Montreal, Quebec
Canada, H3C 1L5
Lnea telefnica: +1 514-954-3665
Lnea gratuita: 1-800-496-1303
Fax: +1 514-954-9739
E-mail: asktheexperts@technologyevaluation.com
Web site: www.technologyevaluation.com
TEC, TEC Advisor y ERGO son propiedad de Technology Evaluation Centers Inc.
Otros nombres de compaas y productos son marcas de sus respectivos dueos.
Technology Evaluation Centers Inc. Todos los derechos reservados.
CODENUMBER

Gua para una seleccin de software exitosa

www.technologyevaluation.com
8