CASO DE ESTUDIO - SISTEMATIZACION

El caso que se presenta para su estudio est basado en la situacin de la Empresa Chokolak
y fue escrito para aplicar lo aprendido en el curso de Automatizacin de Oficinas, en lo
referente a la organizacin de una empresa y a la interpretacin de los organigramas.
Chokola`k se dedica a la elaboracin y comercializacin de tabletas de chocolate puro,
formados a partir de una masa de cacao triturado, azcar y canela, proporcionado en
tamaos prcticos para ser preparado como bebida.
En este caso se analiza la problemtica que surge al no respetar las lneas de mando y
comunicacin por parte de los empleados de Chokolak, ya sea por desconocimiento o por
falta de induccin. En particular, se estudia el problema que inicia con una comunicacin
no lineal, debido a que los empleados desconocen a quin deben presentar los reportes del
rea de Ventas y de Operaciones. Esta situacin ocurre tambin en el rea contable.
Adems, el Gerente no delega a sus mandos medios, lo cual provoca conflictos entre las
reas involucradas y repercute en una baja en los volmenes de venta dado el descontento
de los clientes por la mala atencin recibida.
La empresa cuenta con una Junta Directiva de socios accionistas y 17 empleados
distribuidos en las diferentes reas: Contable, Operaciones y Ventas.
Es necesario realizar un anlisis de la situacin para encontrar las alternativas de solucin
de forma que la empresa cuente con una organizacin bien definida, donde se respeten las
jerarquas y se deleguen responsabilidades. Esto ayudar a evitar demoras innecesarias,
dar satisfaccin a los clientes y por ende contribuir a la productividad en general de
Chokolak.

COMPETENCIAS QUE DEBE DESARROLLAR EL ALUMNO

1. Utiliza su criterio y experiencia para analizar las causas y soluciones de un
problema
2. Identifica un problema utilizando las herramientas y mtodos de Automatizacin de
oficinas AO de: Organigrama
3. Determina las acciones a seguir, despus de haber evaluado las opciones de solucin
del caso de AO de Organigramas

OBJETIVOS DEL CASO

Que el alumno:

Evale si los organigramas presentados cuentan con las caractersticas ms

importantes de los organigramas
Aplique los conceptos de organizacin de empresa de los organigramas en la
empresa para ofrecer alternativas de solucin

HERRAMIENTAS A UTILIZAR EN EL CASO

Consideraciones en el Diseo de:

Diseo y elaboracin de Organigramas

Diseo y elaboracin Manual de Puestos

Los conceptos se pueden encontrar en el libro de Automatizacin de Oficinas organigramas en las pginas: 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, y 32

BREVE DESCRIPCIN DEL SUJETO DE ESTUDIO:

La empresa Chokolak se dedica a la produccin de chocolate para bebida en tres
presentaciones de 3, 6 y 12 onzas. Las instalaciones de la empresa estn localizadas en
Mixco. Tiene una capacidad de produccin instalada de 20,372 unidades mensuales. La
empresa cuenta con instalaciones apropiadas para las diferentes reas.
El personal de la empresa est conformado por el Gerente, quien dirige las operaciones de
la empresa. Una Asistente de Gerencia que brinda apoyo al Gerente, adems de ser la
encargada de realizar y supervisar las rdenes de compra. El Contador es el responsable de
los registros contables de la empresa y reporta al Gerente. El Jefe de Operaciones planifica,
dirige y coordina el sistema de produccin, administracin y mantenimiento de equipo y
maquinaria; tiene a su cargo a seis operadores que manejan las diferentes mquinas para
procesar, empacar y transportar el producto, adems de la limpieza del rea de produccin y
rea administrativa. El supervisor de ventas es responsable de todo lo relacionado con
venta, distribucin y servicio al cliente. Estn a su cargo dos vendedores quienes
comercializan el producto de la empresa local y por departamentos. El ambiente laboral
de empresa es agradable y los salarios son justo,pPor lo que no existe un alto ndice de
rotacin de personal.
Los vendedores se comunican directamente con el Gerente para reportarle problemas
relacionados con las ventas y los cobros respectivos. Asimismo, los operadores de
produccin reportan y consultan a la Gerencia. Ambas situaciones provocan duplicidad de
rdenes, prdidas de tiempo en produccin y ventas, conflictos entre los operarios y el jefe
de operaciones. Adems, ocasionan problemas entre los vendedores y el supervisor de

ventas. Han surgido problemas al emitir la orden de mantenimiento de la maquinaria

debido a que se ha distorsionado la comunicacin entre los operadores y el Jefe de
operaciones. El operador auxiliar de contabilidad reporta al Gerente se rene con l una vez
al mes con el objeto de presentar un informe de los movimientos contables de la empresa
Los empleados estn distribuidos de la siguiente manera:
rea Administrativa: Gerente y Asistente de Gerencia. rea de Operaciones: Jefe de
Operaciones, un operador de horno, un operador encargado del cribado, un operador del
molino, un encargado de la mezcla y dosificador, dos modeladores, un transportador y dos
empacadores. En el rea de Ventas un supervisor de Ventas que tiene a su cargo a dos
vendedores, uno en la regin central y otro para Sacatepquez.
Sntomas de problema

Duplicidad de rdenes
Conflictos entre los operarios y jefe de operaciones

Conflictos entre vendedores y supervisor de ventas

Maquinaria en mal estado por rdenes de mantenimiento no oportunas

Prdidas de tiempo en produccin

Posibles causas del problema:

Desconocimiento de la estructura organizacional

Comunicacin inadecuada

No se respeta la jerarqua de puestos

No se delegan responsabilidades

Es necesario dar respuesta a las siguientes interrogantes para encontrar una solucin a la
problemtica presentada:

Por qu es necesario que el Gerente conozca sus responsabilidades?

Por qu es necesaria una buena comunicacin en la empresa?

Por qu es importante delegar responsabilidades en la empresa?

ANALISIS DE SOLUCIONES ESTAN EN PDF 1 Y 2

QU INFORMACIN NECESITAN RECABAR

Es necesario planificar la investigacin que se realizar. Para analizar objetivamente el organigrama,
debemos primero recabar la mayor cantidad de datos acerca de la organizacin de la empresa, de una forma
organizada y con un objetivo en mente. . Con este propsito se presenta el siguiente cuadro gua:
Qu informacin En dnde encuentro esta Cmo la encuentro? Cuando disponga de ella,
estoy buscando?
informacin?
Qu debo hacer con ella?
La razn de la
En las reas involucradas: Revisar el organigrama Analizar el organigrama y las
duplicidad de rdenes Produccin y Ventas
de la empresa
lneas de mando.
Entrevistar al Jefe de
Entrevistar al Jefe de
Operaciones y Supervisor de
Operaciones y
Ventas para evaluar las
Supervisor de Ventas
razones por las cuales se
duplican las rdenes
y proponer soluciones
La razn de la prdida En el rea de Operaciones Revisar las rdenes de Investigar por qu las
de tiempo en
mantenimiento de las
rdenes de mantenimiento no
produccin por paro en
mquinas y la
son emitidas a tiempo para
la maquinaria
maquinaria
evitar retrasos en produccin
y establecer opciones de
Entrevistar al Jefe de
solucin
Operaciones
Por qu ocurren los
En las reas de Ventas,
Revisar el manual de
Establecer por qu razones no
conflictos entre
Operaciones y Contable
puestos de la empresa se siguen las lneas de mando
empleados y superiores
en las reas de Ventas,
Observacin de los
Operaciones y Contable para
procesos de
proponer cambios en la
comunicacin
estructura organizacional

FODA EN PDF
ANALISIS DE CAUSA EFECTO EN PDF

PRINCIPALES ALLAZGOS

QUE INFORMACION
ESTOY BUSCANDO?
Por qu la comunicacin se distorsiona y
se provocan conflictos en las diferentes
reas de Chokolak, crea retrasos en la
produccin y perjudica a la empresa?
Qu origina la duplicidad de rdenes y
provoca situaciones de riesgo al bajar las
ventas en la empresa por clientes
insatisfechos y molestos?

MANUAL DE PUESTOS EN PDF

Principales hallazgos
Las lneas de mando no son respetadas por los
empleados por desconocimiento

El Gerente no delega a sus subalternos,

Los empleados desconocen sus funciones