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Maturn, 15 de julio de 2014

Anlisis de la Providencia Administrativa N 003 de fecha 20 de septiembre de 2011,


emanada de la Junta Directiva del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS),
publicada en la Gaceta Oficial N 389.065 de fecha 28 de octubre de 2011; providencia
que dispone la Exhibicin y Presentacin de Documentacin ante el Instituto Venezolano
de los Seguros Sociales por las Empresas Privadas y entes del Estado, donde presten
servicios personas sujetas a la obligacin del Seguro Social.
La Providencia en comento tiene su base en lo previsto en el Artculo 28 de la Ley
Orgnica de Procedimientos Administrativos (LOPA), que establece la obligatoriedad de
los administrados a facilitar a la Administracin Pblica, la informacin de que dispongan
sobre el asunto de que se trate; en concordancia con la obligatoriedad, prevista en el
Artculo 145 del Cdigo Orgnico Tributario (COT), que tienen los contribuyentes de
cumplir con los deberes formales relativos a las tareas de fiscalizacin por parte de la
Administracin Tributaria. Todo ello aunado al derecho de los funcionarios del Seguro
Social, establecido en el Artculo 183 del Reglamento General de la Ley del Seguro Social
(RGLSS), de visitar las empresas con el objeto de investigar si stas cumplen con las
obligaciones establecidas en la Ley del Seguro Social, so pena de ser sancionadas, en
cuyo caso, dichas sanciones, no les exonera del cumplimiento de las dems obligaciones,
conforme a lo pautado en el Artculo 90 de la Ley del Seguro Social (LSS).
En tal sentido, la mencionada Providencia, establece la OBLIGATORIEDAD de los
empleadores, durante el Procedimiento de Fiscalizacin, de exhibir en un lugar visible de
su establecimiento y presentar al Servidor Pblico actuante, debidamente autorizado y
acreditado por el IVSS, los documentos siguientes:
1. CDULA DEL PATRONO O EMPRESA: Esta es la Forma 14-01, es un formulario
que debe ser llenado por la empresa para inscribirse en el IVSS, copia del cual
debe ser exhibida en un lugar visible de la empresa, como por ejemplo en la
cartelera donde se acostumbra exhibir los dems documentos requeridos por el
Seniat y la Alcalda, como lo son el RIF y la ltima declaracin del ISR. Las
empresas acostumbran plastificar esta copia para una mejor conservacin, ya que
est expuesta al pblico. El original debe ser resguardado en los archivos de
RRHH.
2. REGISTRO DE ASEGURADO: El Registro de Asegurado, permite afiliar a los
trabajadores al Seguro Social Obligatorio, as como sus familiares que estn

calificados, de acuerdo a la Ley del Seguro Social. La afiliacin la debe realizar el


patrono dentro de los 3 das siguientes desde que un trabajador comienza su
relacin laboral. En caso que el patrono no cumpla con la afiliacin, el trabajador
puede llenar y presentar este formulario ante una Oficina Administrativa con los
correspondientes documentos que demuestren su relacin laboral con el patrono y
proceder a su afiliacin. Este registro est plasmado en la Forma 14-02, que es
uno por cada empleado o trabajador y deben archivarse en una sola carpeta,
preferiblemente por orden alfabtico, en RRHH, bien organizados y a fcil acceso,
para poder ser exhibido con rapidez cuando sea requerido por alguna fiscalizacin.
3. RETIRO DEL TRABAJADOR: Se refiere a la Forma 14-03, que se implementa
cuando se retira un trabajador. A travs de este formulario, el patrono participa al
Seguro Social el retiro de un asegurado de su nmina de trabajadores, para no
continuar cotizando por ese trabajador. As mismo, el asegurado debe exigir al
patrono una copia del formulario firmada y sellada, para luego presentarla ante la
Oficina Administrativa y poder tramitar el Seguro de Paro Forzoso. Deben
archivarse en una sola carpeta, preferiblemente por orden alfabtico, en RRHH,
bien organizados y a fcil acceso, para poder ser exhibido con rapidez cuando sea
requerido por alguna fiscalizacin.
4. CONVENIMIENTOS DE PAGO: Forma 14-133. Las empresas interesadas en
establecer un Convenio de Pago con el Seguro Social por tener atraso en la
cancelacin de sus cotizaciones y la de sus trabajadores, deben llenar este
formulario y presentarlo con la correspondiente documentacin en la Oficina
Administrativa mas cercana, a los fines de cancelar su deuda con el Seguro
Social. Tambin deben archivarse de la misma manera que los anteriores.
5. RDENES DE PAGO EMITIDAS POR EL IVSS: Se refiere a la facturacin que
hace el IVSS a la empresa a travs de su pgina web los 7 primeros das de cada
mes, correspondientes al aporte patronal, para ser pagados o cancelados por la
empresa. Las rdenes de pago electrnicas cumplen con los requisitos de
autenticidad, integridad e inalterabilidad

de la informacin, por lo tanto tiene

cualidad de ttulo ejecutivo, de acuerdo a lo previsto en la Ley del seguro Social.


Estas rdenes de Pago deben ser archivadas en la Gerencia de Administracin,
de forma conjunta con la correspondiente Planilla de Depsito Bancario,
preferiblemente en orden cronolgico, en una carpeta identificada con el ao en

que se pagaron, ya que en caso de fiscalizacin, te solicitarn las tres (3) ltimas
rdenes de Pago.
6. NMINA DE TRABAJADORES: La cual debe contener la siguiente informacin,
nombres y apellidos, nmero de cdula de identidad, cargo, salario que devenga
(diario, semanal, y mensual) fecha de ingreso de cada uno de los trabajadores y
trabajadoras. (Correspondiente a los tres (3) ltimos aos). Esto puede tenerse en
el sistema y solo se imprime en caso de ser fiscalizado.
7. DECLARACIN TRIMESTRAL DE TRABAJADORES ANTE EL MINISTERIO DEL
TRABAJO: Es la actualizacin de los datos suministrados por las Empresas con
respecto a sus trabajadores al momento de la inscripcin, en lo que se refiere a
Empleo, Horas Trabajadas y Salarios Pagados. Tiene su base legal en el Decreto
con fuerza y rango de ley publicado en la Gaceta 4248 Oficial N 38.402 de fecha
02.02.2006. Todas las Empresas y Establecimientos sometidos a la Legislacin
Laboral y la Seguridad Social deben hacer la Declaracin Trimestral, posean o no
trabajadores, a travs del Formato de Declaracin Trimestral, dispuesto en el
Portal web del Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social:
www.minpptrass.gob.ve. Esta carpeta debe archivarse en RRHH de forma anual,
ya que en caso de fiscalizacin por parte del IVSS requerirn los ltimos tres (3)
aos. Para hacer la declaracin trimestral de horas trabajadas y salarios pagados
se debe estar inscrito en el Mintra en donde deben entregarte el nmero de NIL
que servir para ingresar a la pgina web con el usuario y contrasea y poder
realizar esta declaracin. Se recomienda: llevar mes a mes un archivo que indique
la ocupacin y rotacin del personal de la empresa a declarar y de esta manera es
mas fcil cargar los datos sin tener que ir tres meses atrs para verificar cuantas
personas ingresaron o egresaron en el perodo.
8. COPIA DE LA DECLARACIN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA (ISR): Esta
declaracin debe archivarse en la Gerencia de Administracin en orden
cronolgico, y se sacarn las copias al momento de ser fiscalizado, ya que
solicitarn los tres (3) ltimos Ejercicios Fiscales. (Tambin debe haber una copia
de la ltima declaracin siempre visible en la cartelera o lugar destinado para ello,
tal como se expuso en el punto N 1).
9. ACTA CONSTITUTIVA, ESTATUTOS Y ASAMBLEAS: Deben archivarse en una
sola carpeta en orden cronolgico, esto es, colocando el Acta Constitutiva y
Estatutos primero y sobre esta se archivan las dems Actas de Asambleas, tal
como fueron sucediendo. Se recomienda tener siempre un legajo (una copia

completa de todo) extra, pues los fiscales acostumbran pedir una copia y
llevrsela. El Original se archiva en Presidencia y en cada Gerencia se archivan
dos copias.
10. REGISTRO PATRONAL DE ASEGURADOS: Es la Forma 13-12. Se lleva
directamente en la pgina web del IVSS. Es el registro de trabajadores de la
empresa

donde

prestan

servicios,

fin

de

suministrar

la

informacin

oportunamente al servidor pblico autorizado por el IVSS, cuando lo requiera. Es


muy parecida a la Nmina de Trabajadores, pero con la Direccin del trabajador, el
Nmero de Registro del trabajador en el Seguro Social, Ocupacin del trabajador,
el monto de la Cotizacin Semanal del trabajador en el Seguro, y una columna con
la fecha de retiro, (si no se ha retirado se colocara la palabra ACTIVO (A) segn
sea el caso). Debe hacerse este registro por los ltimos 5 aos.
11. ESTADOS FINANCIEROS DE LOS TRES (3) LTIMOS EJERCICIOS FISCALES
Y LIBROS CONTABLES: Se llevan en orden cronolgico en la Gerencia de
Administracin. Se fotocopiar lo solicitado al momento de la fiscalizacin.
12. COPIA DE LOS RECIBOS DE PAGO DE LOS TRABAJADORES: Estos recibos
deben archivarse en RRHH. Si bien es cierto que la Providencia no especifica por
cuanto tiempo debe una empresa guardar los recibos del trabajador, la lgica
jurdica nos indica que por analoga debera ser por los ltimos cinco (5) aos, ya
que es el tiempo que debe tener el Registro Patronal de Asegurados. Sin embargo,
la prescripcin est establecida en la Ley del Seguro Social. Considerando que,
segn nuestro Cdigo Civil, la Prescripcin es un medio de adquirir un derecho o
de liberarse de una obligacin, por el tiempo y bajo las dems condiciones
determinadas por la Ley. (Art. 1952) y que Prescriben por cinco aos las acciones
para exigir el pago de las cotizaciones que se establezcan para empleadoras o
empleadores, y aseguradas o asegurados. (Art. 110 LSS). Ahora bien, como las
dems acciones provenientes de la relacin de trabajo (distintas a la de reclamos
de prestaciones que es de 10 aos) prescriben a los 5 aos contados a partir de la
fecha de terminacin de la prestacin de los servicios, segn el Art. 51 de la Ley
Orgnica del Trabajo, es saludable tomar esto en cuenta, es decir, debern
guardarse tambin por 5 aos, los recibos de cobro de los trabajadores an
despus de terminada la relacin de trabajo.
13. COPIA DEL LTIMO RECIBO DE PAGO DE UN SERVICIO BSICO: Estos
recibos debern ser archivados en la Gerencia de Administracin, anualmente en

orden cronolgico, pues pedirn el ltimo. Se fotocopiar al momento de la


fiscalizacin.
14. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DEL INMUEBLE DONDE REALIZA SUS
OPERACIONES (SI FUERE EL CASO). Este documento deber archivarse en
Presidencia su original y en Administracin su copia. Se fotocopiar al momento
de la fiscalizacin.
15. COPIA DE LA CDULA DE IDENTIDAD DEL EMPLEADOR O REPRESENTANTE
LEGAL: Todas las Gerencias deben tener una copia de este documento, pudiendo
guardarlo en la misma carpeta del Acta Constitutiva y Estatutos.
Los empleadores que incumplan con las obligaciones impuestas en esta
Providencia 003, o alguna de las obligaciones de la Ley del Seguro Social, sern
sancionados conforme a los artculos 86 al 88 de la Ley, por lo cual paso
seguidamente a copiar los citados artculos textualmente:
Artculo 86. Constituyen infracciones administrativas las acciones u
omisiones de las empleadoras o los empleadores que incurran en las
conductas tipificadas y sancionadas como tales en esta Ley.
Las infracciones administrativas sern sancionadas de conformidad con el
procedimiento administrativo previsto para la materia en el artculo 91 de esta
Ley, previa instruccin del respectivo expediente, y sin perjuicio de otras
responsabilidades que puedan concurrir.
Las multas sern expresadas en unidades tributarias (UT), ajustndose al valor
que stas tuviesen en el momento en que se cometa la infraccin.
La empleadora o el empleador incurren en una infraccin por cada uno de las
aseguradas o los asegurados, trabajadoras o trabajadores afectados, a
excepcin de las infracciones de obligaciones documentales que puedan
considerarse de carcter colectivo.
Se entender que hay reincidencia cuando la empleadora o el empleador
despus de una resolucin o sentencia firme, cometa una o varias infracciones
de la misma ndole durante los tres (3) aos siguientes contados a partir de
aqullas. Se consideran infracciones de la misma ndole las incluidas bajo la
misma calificacin de leve, grave o muy grave.
Artculo 87. Las infracciones de la Ley del Seguro Social se califican en leves,
graves y muy graves, en atencin a la naturaleza del deber infringido y la
entidad del derecho afectado.

A. Son infracciones leves:


1. Incumplir con la obligacin de informar al Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales en el tiempo previsto y con las formalidades exigidas, la
modificacin, suspensin o extincin de la relacin laboral por cualquier causa.
2. Incumplir con la obligacin de llevar y mantener al da el registro del personal
a su servicio en la forma exigida por el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales.
B. Son infracciones graves:
1. La falta de inscripcin en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales
antes del inicio de su actividad.
2. La omisin de informar sobre la cesacin de actividades, cambios de razn
social, traspaso del dominio a cualquier ttulo, y en general, otras circunstancias
relativas a las actividades de la empresa, establecimiento, explotacin o faena.
3. La omisin de inscribir a sus trabajadoras y trabajadores en el Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes al de su ingreso al trabajo.
4. La omisin de suministrar en el tiempo previsto y con las formalidades
exigidas toda variacin en el salario de la trabajadora o el trabajador, as como,
cualquier informacin que la empleadora o el empleador deba entregar para
dar cumplimiento a esta Ley y su Reglamento.
C. Son infracciones muy graves:
1. Efectuar retenciones por concepto de cotizaciones a las trabajadoras y los
trabajadores, superiores a los establecidos en esta Ley y su Reglamento.
2. Impedir las fiscalizaciones que ordene el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales, negando el acceso a la empresa, establecimiento, explotacin o
faena u obstaculizando la labor de los rganos competentes.
3. Presentar documentos con enmendaduras o alteraciones que afecten
sustancialmente la legalidad de los mismos.
4. Dejar de enterar en el tiempo previsto y con las formalidades exigidas
cualquier cuanta que adeude al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales
distinta de las cotizaciones.
Artculo 88. Las infracciones contempladas en el artculo 87 de esta Ley se
sancionarn de la siguiente manera:
a. Las leves: con multa de veinticinco unidades tributarias (25 UT).

b. Las graves: con multa de cincuenta unidades tributarias (50 UT).


c. Las muy graves: con multa de cien unidades tributarias (100 UT).
En caso de reincidencia de la empleadora o del empleador en infracciones
leves o graves se sancionar con la multa que corresponda ms un cincuenta
por ciento (50%) de la misma; en el caso de infracciones muy graves se
sancionar con el cierre temporal del establecimiento por tres (3) das.

Mara Josefina Paradisi Len


C.I. N V-6.558.859
INPREABOGADO N 25.615