INTRODUCCIN A SAP

Prcticas
de 2009
AlfilSAP.com

Copyright 2009 Ricardo

Naya
ricardo.naya@alfilsap.com

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Contenido
PRCTICA 1: INSTRUCCIONES ACCESO A SAP................................................3
1.

Descarga de SAP GUI............................................................................3

2.

Instalacin de SAP GUI..........................................................................5

3.

Configuracin de SAP GUI...................................................................10

4.

Acceso al sistema............................................................................... 13

PRCTICA 2: VISUALIZACIN MAESTRO DE MATERIALES..............................15

PRCTICA 3: CREACIN DE UN PEDIDO DE COMPRA....................................26
PRCTICA 4: VISUALIZACIN DE INFORMES DE PEDIDO...............................34
Prctica 5: Contabilizacin de entrada de mercancas y de factura.
..................................................................................................................... 40
5.1. Entrada de mercancas.................................................................40
5.2. Contabilizacin de la factura.......................................................42

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PRCTICA 1: INSTRUCCIONES ACCESO A SAP

1 Descarga de SAP GUI.
Para acceder a SAP en primer lugar es necesario instalar en nuestro
ordenador el programa cliente, el cul es el que se va a conectar con el
servidor para poder interactuar con la base de datos centralizada.
Este programa nos lo debe proporcionar nuestro departamento de sistemas
o nuestro proveedor de acceso a SAP. Para ms informacin consulta
nuestro foro (www.alfilsap.com/foro)

(Pinchando en l o ponindolo en nuestro navegador nos propondr la

descarga del citado programa).

Pulsaremos el botn Guardar y lo ubicaremos en un directorio de nuestra

eleccin.

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2 Instalacin de SAP GUI.

A continuacin iremos a ese directorio y descomprimiremos el archivo
descargado con el programa que utilicemos para ello. Por ejemplo en un
directorio que llamaremos NW_7.0_Presentation.
Una vez hecho esto, iremos al directorio:
NW_7.0_Presentation / PRES1-GUI / WINDOWS /WIN32
Y ejecutaremos el fichero SetupAll.exe

Nos aparecer la siguiente ventana:

Pulsamos Next.
Nos aparecer la siguiente ventana:

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En ella nos solicita los distintos componentes de SAP que queremos instalar.
Seleccionaremos:
-

SAP GUI for Windows 7.10 (compilation 2)

KW Add-on for SAP GUI 7.10

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Pulsamos Next.

Por defecto nos propone un directorio donde instalar SAP. Si queremos lo

podemos modificar por otro de nuestro gusto.
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Una vez hecho o dejando este por defecto pulsamos de nuevo Next.

Comenzar entonces la instalacin que puede tardar algunos minutos.

Esperaremos hasta que aparezca la siguiente ventana:

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Esta ventana nos indica que la instalacin se ha realizado correctamente.

Pulsamos el botn Done y ya podemos utilizar el SAP GUI.
Para ello, la instalacin nos habr generado un icono de acceso directo en
nuestro escritorio:

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3 Configuracin de SAP GUI.

Una vez instalado, debemos configurar el SAP GUI para que pueda acceder
al Servidor al que nos vamos a conectar.
Haciendo doble click en el icono que nos ha generado en el escritorio nos
mostrar la siguiente ventana:

Aqu pulsaremos en New Item

Nos aparecer entonces la siguiente ventana:

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En la que pulsaremos Next.

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Y finalmente, tal y como vemos nos aparecer la ventana en la que

introducimos los datos del servidor al que vamos a acceder.
En ella introduciremos los siguientes datos:
-

Description: El nombre que le queramos dar a la conexin que

estamos configurando.
Application Server: Direccin IP del Servidor que ser enviada junto
con los datos de acceso.
System Number: Nmero de sistema que ser enviado junto con los
datos de acceso.
System ID: ID del sistema que ser enviado junto con los datos de
acceso
SAProuter String: No hace falta informar este campo.

Una vez introducidos estos campos se pulsar el botn Finish y ya se podr

acceder al sistema.

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4 Acceso al sistema.
Una vez hemos configurado la conexin al servidor podemos acceder al
sistema.
Al volver a la ventana SAP Logon nos mostrar la nueva conexin creada:

Haciendo doble click sobre dicha conexin (ECC 6.0 en este caso) o
seleccionndola y pulsando el botn Log On, accederemos a la ventana de
acceso:

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En ella deberemos introducir los siguientes datos:

-

Client: Mandante, ser enviado junto con los datos de acceso.

User: Usuario, ser enviado junto con los datos de acceso.
Password: Contrasea, ser enviada junto con los datos de acceso.
Language: Idioma, para entrar en espaol debemos introducir ES.

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PRCTICA 2: VISUALIZACIN MAESTRO DE

MATERIALES
Una vez hemos configurado la conexin a SAP accederemos a la misma tal y
como se ha descrito en la Prctica 1.

Introduciremos los siguientes datos, el usuario y contrasea han de ser

asignados por el administrador:
User: Usuario
Password: Contrasea
Language: es
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Y pulsaremos Enter.

A continuacin vamos a acceder a visualizar un Material en el Maestro de

Materiales.
Podemos acceder a la transaccin correspondiente de diferentes maneras:

A travs del men

A travs de la introduccin del cdigo de la transaccin en el cuadro

de comandos

1. A travs del Men.

Vaya a la siguiente opcin de men:
Logstica -> Gestin de materiales -> Maestro de materiales ->
Material -> Visualizar -> MM03 - Visual.estado actual

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2. A travs del cdigo de la transaccin

Introduzca en el cuadro de comandos el cdigo MM03 y pulse ENTER.

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Con cualquiera de estos dos mtodos accederemos a la misma

ventana.
Introducir el cdigo siempre ser ms rpido aunque para ello ser
necesario conocerlo. Normalmente lo utilizamos para aquellas
transacciones a las que accedemos frecuentemente.
La ventana que nos aparecer a continuacin ser la siguiente:

En el cuadro que nos aparece deberamos introducir el cdigo del

Material que queremos visualizar.
Supongamos que no lo conozcamos y queremos buscar el Material
por su descripcin.
Para ello podemos pulsar el botn con la flecha hacia debajo situado a
la derecha o pulsar la tecla F4. Con esta accin abriremos el matchcode que sirve para buscar objetos para los cuales no conozcamos el
cdigo.

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Supongamos que el Material que estamos buscando es una clase de

tornillo de la cual, como hemos dicho, no conocemos su cdigo.
Podramos introducir la palabra tornillo entre asteriscos para buscar
todos aquellos materiales en cuya descripcin aparece la misma.

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A continuacin pulsaremos la tecla Enter y nos mostrar una lista de

todos los tornillos dados de alta en el sistema.

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Desplazndonos hacia abajo vamos a buscar el tornillo:

TORNILLO HEXAG. ISO4017 M8X40-10.9-A1C
El cual como vemos tiene el cdigo QS8X40.
Haciendo doble click sobre el mismo nos lo colocar en el cuadro del
Material, con lo que ya podremos acceder a visualizarlo.

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A continuacin si pulsamos el botn "Seleccin de vistas" se nos

mostrar una ventana en la que debemos seleccionar la clase de
datos que queremos seleccionar.

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Para seleccionarlas deberemos pulsar en los botones que aparecen a

la izquierda de las mismas.
Aquellas vistas seleccionadas se mostrarn entonces con un color
ms oscuro.

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De esta forma, pulsando la tecla Enter accederemos a visualizar las

vistas Datos base 1 y Datos bsicos 2 de este material.

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Podremos movernos entre las diferentes pestaas seleccionadas

pulsando Enter o incluso saltarnos algunas o acceder a otras no
seleccionadas previamente a travs de los botones que aparecen a la
derecha de las mismas o haciendo click sobre las que estn visibles.

Aqu podremos consultar todos aquellos datos que han sido

introducidos en el sistema para los distintos materiales.

Por ltimo volveremos al men principal a travs de las opciones de

navegacin.

Pulsando el botn Atrs volveremos a la transaccin en que se

introduce el cdigo de material a visualizar.
Pulsando el botn Finalizar volveremos al men principal.

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PRCTICA 3: CREACIN DE UN PEDIDO DE COMPRA

Tras haber visualizado un material en la anterior prctica, en sta vamos a
crear un pedido de compra para el mismo.
Partiendo del men principal, de nuevo podemos acceder a la transaccin
de creacin de pedidos de las dos formas descritas:

A travs del men

o

Logstica->Gestin de materiales->Compras->Pedido->Crear

A travs del cdigo de la transaccin.

o

ME21N

Con cualquiera de los dos mtodos accederemos a la siguiente transaccin:

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En ella, en primer lugar debemos introducir el Proveedor al cul vamos a

realizar el pedido. Suponiendo que no sepamos su cdigo deberemos
colocarnos en el campo Proveedor y desplegar su match-code (el botn que
nos aparecer a la derecha).

Solo sabemos que el material que queremos comprar es

el QS8X40 (visualizado en la anterior prctica), as que deberemos
movernos entre las pestaas del match-code hasta encontrar la de
bsqueda por material.

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Introducimos el cdigo del material para el cul estamos buscando

Proveedor y pulsamos Enter.

Nos aparecer entonces, como vemos, una lista con los proveedores
posibles.
Vemos que nos ha escogido solo proveedores para la Organizacin de
compras 1000, sta agrupa aquellas sociedades que compran este material.
Si seleccionamos por ejemplo el primero, nos lo llevar al cuadro Proveedor.
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Los match-code se pueden utilizar en todos los campos para ayudarnos a

escoger los valores que queremos utilizar.
A continuacin desplegaremos la seccin de cabecera pulsando en el botn
que aparece a la izquierda de su etiqueta.

En ella introduciremos los siguientes datos:

Org. compras: 1000

Grupo compras: 001

Sociedad: 1000

Estos son datos obligatorios para el pedido, ya que permiten encuadrarlo

dentro de la estructura diseada.
La Organizacin de compras puede englobar distintas Sociedades y de esta
forma centralizar compras.
El Grupo de compras sirve para realizar anlisis posteriores de quin est
comprando o para establecer autorizaciones.
La Sociedad es la que realiza la compra y, por tanto, la que la va a reflejar
en sus cuentas.

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Dentro de la cabecera del pedido hay otras pestaas que sirven para
introducir informacin general sobre el mismo. sta est distribuida de la
siguiente forma:

Entrega/Factura: Condiciones de pago y moneda en que se va a

realizar

Condiciones: Esquema de precios en que se detallan los distintos

cargos e impuestos

Textos: Textos que queremos que nos aparezcan en la impresin del

pedido

Direccin: Direccin del Proveedor

Comunicacin: Datos para comunicarnos con el Proveedor

Interlocutor: Acceso directo a visualizar el Maestro del Proveedor

Datos adicionales: Validez y garanta del pedido

Dat.org: Estructura organizativa en que se encuadra el pedido

Status: Estado del pedido

A continuacin, si pulsamos en Resumen de posiciones visualizaremos la

hoja donde introducir los materiales y cantidades que queremos solicitar a
este proveedor en este pedido.

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En cada pedido se pueden incluir tantas lneas como deseemos y cada una
tendr sus propias caractersticas como Cantidad, Fecha de entrega,
Centro...
Para nuestro ejemplo introduciremos la siguiente posicin:

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Con solo introducir el Material, Cantidad de Pedido, Fecha de Entrega y

Centro el sistema ya nos traer el resto de los datos de los Maestros.
Pulsando Enter nos mostrar toda la informacin.

Como podemos ver, en el momento de pulsar "Enter" nos ha abierto otra

seccin abajo con los detalles de la posicin.
En ella podemos ver informacin adicional solo perteneciente a esta lnea de
pedido.

Datos del material: Datos generales sobre el material que estamos

pidiendo

Cantidades/Pesos: Peso y/o cantidades pedidas

Repartos: Fechas previstas de aprovisionamiento

Entrega: Instrucciones para gestionar la entrega

Factura: Instrucciones para gestionar la factura

Condiciones: Esquema de precio (precio, descuentos, impuestos...)

Imputacin: Estructura u objeto a la que se va a imputar esta compra

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Textos: Textos que se quieren aparezcan en el pedido a nivel de

posicin

Direccin entrega: Direccin en la que queremos se nos realice la

entrega del producto

Confirmaciones: Instrucciones sobre cmo realizar la confirmacin del

pedido

Control de condicin: Instrucciones sobre como tratar las condiciones

Una vez hemos introducido los datos del pedido, podemos ver cmo va a
quedar su impresin pulsando en el botn de la parte superior Visualizacin
de Impresin.

En este caso, estamos utilizando un ejemplo del sistema de prueba SAP y

los datos salen en alemn. Para una empresa espaola habra que definir el
formulario, el cul extraera los datos de los que hemos introducido en la
creacin del pedido.

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Por ltimo, volviendo a la pantalla del pedido, pulsaremos grabar para

introducir dicho pedido en el sistema. El sistema nos devolver a la ventana
de creacin de pedidos con todos los datos en blanco por si queremos
introducir uno nuevo.

Como vemos, en la barra inferior nos ha notificado que se ha creado un

pedido y le ha dado el nmero 450017619. ste ser el que identificar este
pedido, aunque como veremos en la siguiente prctica tambin podremos
buscarlo a travs de informes.

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PRCTICA 4: VISUALIZACIN DE INFORMES DE

PEDIDO
En la presente prctica accederemos a visualizar uno de los informes de
pedidos de compra y comprobaremos que efectivamente se ha creado.

Partiendo de nuevo del men principal podemos acceder al informe de

pedidos de dos formas:

A travs del men

Logstica->Gestin de materiales->Compras->Pedido->Visualizar lista->Por
material

Como vemos en la opcin de men Visualizar lista hay otros informes que
podemos escoger para seleccionar los datos segn otros campos.
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A travs del cdigo de transaccin

ME2M

Por cualquiera de los dos caminos accederemos a la misma transaccin.

Todas las pantallas de seleccin de informes tienen un aspecto general. En

ella como podemos ver podemos realizar la seleccin, adems de por
material, por otros muchos campos.

El campo Alcance de la lista viene cubierto por defecto, es un campo

parametrizable que indica cmo se va a visualizar el informe y qu pedidos
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van a entrar en l. Para esta prctica lo dejaremos como est, con el valor
BEST.

Para visualizar el pedido que creamos en la anterior prctica vamos a

introducir el material que habamos pedido en el campo Material.

Una vez hecho esto pulsaremos F8 o el botn Ejecutar.

Nos aparecer entonces la siguiente ventana:

Desplazndonos hacia abajo podemos ver en ltimo lugar el pedido

anteriormente creado (450017619).

Desde esta pantalla podramos buscar otros pedidos, exportar una lista o
imprimirla.
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Tambin podemos acceder directamente haciendo doble click sobre el

mismo. Al hacerlo nos mostrar el pedido en modo visualizar, no dejndonos
modificar los datos.

Si quisiramos modificarlo deberamos seleccionar el botn marcado

(Visualizar/Modificar) para que nos permitiera hacerlo.

Volviendo atrs con los botones de navegacin volveremos a la lista y

volviendo atrs de nuevo al men principal.

Tambin podamos haber buscado el pedido a travs del proveedor. Para ello
deberamos entrar a la transaccin ME2L o a la opcin de men:

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Del mismo modo que en el caso del informe por material, introduciremos el
proveedor.

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Y pulsando Ejecutar o F8:

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Prctica 5: Contabilizacin de entrada de mercancas

y de factura.
Siguiendo con el ejemplo anterior, en la presente prctica se realizar la
entrada en nuestros almacenes del pedido que se ha creado y la
contabilizacin de la factura correspondiente.

5.1. Entrada de mercancas.

Una vez se ha enviado el pedido al proveedor, despus de algn tiempo
recibiremos la mercanca solicitada.
Al recibirla en el almacn se registrar la Entrada de mercancas en el
sistema.
Para ello se acceder a la transaccin MIGO y se introducirn en ella los
siguientes datos:

Seleccionaremos los campos:

A01 Entrada de mercanca
R01 Pedido
E introduciremos en el campo siguiente el nmero de pedido que hemos
creado, en este caso 4500017619.
A continuacin pulsamos la tecla ENTER con lo que nos traer la entrada
que est pendiente de recibirse para este pedido:
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Como vemos en la parte superior nos propone una entrada de 1000

Unidades.
Para realizar la entrada tendremos que informar previamente los siguientes
campos:
-

Nota de entrega: Texto que puede introducir el usuario,

normalmente se utiliza el Albarn de entrega del proveedor para
tener identificada esta posicin. En este caso vamos a introducir por
ejemplo el texto Albarn 1.
Almacn: El almacn donde se va a recepcionar la mercanca. Para
esta prctica vamos a tomar el almacn 0001.
Posicin OK: Campo de verificacin para evitar registrar por error
una entrada incompleta o errnea.

Una vez introducidos estos datos pulsamos la tecla ENTER para validar y a
continuacin el botn Contabilizar.
Una vez contabilizado nos saldr la confirmacin en la barra de la parte
inferior:

Cada vez que se realiza un movimiento de material se graba un documento

de material que registra la informacin del mismo.
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Para comprobar los movimientos realizados podemos utilizar la transaccin

MB51 y para ver los niveles de inventario la MMBE.

5.2. Contabilizacin de la factura.

Una vez que ya hemos recibido la mercanca nos llegar la factura del
Proveedor.
Para introducirla en el sistema accederemos a la transaccin MIRO:

En ella introduciremos la fecha de factura del da de hoy y el cdigo del

pedido para el que vamos a introducir la factura y al pulsar ENTER nos
traer la informacin de la Entrada que hemos realizado que est pendiente
de facturar.
Tambin tendremos que introducir para este caso el impuesto al que est
sujeto esta entrada, que para este ejemplo ser VA.
Para ello nos desplazaremos a la derecha en la cuadrcula inferior hasta ver
la columna de Indicador de Impuestos y ah lo sealaremos:
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Por ltimo introduciremos en la parte superior el Importe bruto, que ser

119 , ya que el impuesto es del 19% y marcaremos el indicador Clculo de
impuestos para que lo calcule inmediatamente.

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Vemos en la parte superior derecha que el saldo queda a 0. Es decir, no hay

diferencias entre la factura que nos ha llegado y lo que tenamos previsto
facturar por la entrada de mercancas que habamos registrado
previamente.
En esta transaccin caben muchas configuraciones en funcin de cmo
queremos que se comporte el sistema. Podra dar un error si no coinciden
estas dos cantidades, especificar un tanto por ciento de tolerancia dentro
del cual s sera posible realizar la contabilizacin, etc.

Si antes de grabar y por tanto contabilizar, pulsamos el botn Simular, el

sistema nos mostrar los movimientos contables que va a realizar en el
momento de hacerlo.

En este caso vemos que los 119 cargarn la cuenta de un proveedor y

como contrapartida saldarn una cuenta de facturas pendientes de recibir
100 e incrementarn la de IVA soportado en 19.
Una vez pulsamos el botn Contabilizar nos mostrar que se ha realizado
dicha contabilizacin en la barra inferior:

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Como vemos, pese a hacer la contabilizacin de la factura la ha bloqueado

para pago.
No siempre tiene porqu ser as, sino que es posible configurarlo segn las
necesidades del cliente y segn distintos escenarios.
El estudio de cmo se hace requiere de un curso ms detallado en esta
funcionalidad.

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