ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

CAPACITADOR
LIC.
SMITH
QUISPE RUIZ
CON MS PROJECT

MS PROJECT
2010

1. CONCEPTOS BASICOS
1.1 DESCRIPCION DE LA GESTION DE
PROYECTOS
Microsoft Project es una aplicacin de gestin de proyectos, que ayuda a
organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

1.2
QUE
PROYECTO

ES

UN

Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un fnal

establecidos, que tiende a alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear
un proyecto hay que tener en cuenta algunos aspectos antes, durante y al
fnal del mismo:
Antes
proyecto:

del

Defnir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay

que realizar para conseguirlo.

Identifcar quin se encargar de cada tarea.

Detallar cundo se va a comenzar cada una de esas tareas y cunto

se va a tardar en realizarlas.

Determinar el coste total del proyecto.

Durante
proyecto:

Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.

Indicar qu problemas van surgiendo.

Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas,

informando de los mismos a las personas implicadas en el proyecto.

Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.

Al
fnalizar
proyecto:

el

el

Evaluarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro,

teniendo en cuenta las sugerencias de las personas participantes.

MS PROJECT
2010

1.3
DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN
PROYECTO
Una vez que hemos defnido nuestro proyecto slo nos queda decidir cmo y
cundo se alcanzar el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto est formado
por las partes siguientes:
Tareas: Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del
proyecto. Tras defnir el proyecto, se identifican los elementos que lo
componen y se detalla para cada uno de estos elementos qu tareas hay
que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las
vacaciones, los elementos seran: lugar de vacaciones, medio de transporte,
personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones
seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn disponibles en una
fecha, reservar hotel,...
Al identifcar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la
llamada Estructura de descomposicin del trabajo. Algunas tareas se
tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan
unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar
simultneamente.
Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para
realizar una tarea. Project permite especificar la duracin en semanas, das,
horas o minutos. Normalmente, para estimar la duracin de las tareas se
tienen en cuenta cuatro aspectos:
1. Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares.
2. Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras
circunstancias.
3. Intuicin de alguien que la ha realizado anteriormente.
4. Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.

Hitos: Representan la fnalizacin de un grupo de tareas o de una fase del

proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan
la fnalizacin de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un
hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir que el proyecto
se ha concluido.
Recursos: En los recursos estn incluidos las personas, herramientas,
instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Adems de
detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de
los mismos en cada momento.

1.4
GESTIN
PROYECTOS

DE

Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los

elementos anteriormente mencionados. Gracias a este software de gestin de
proyectos podemos:

Ver cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.

Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen

que hacer y cundo tienen que hacerlo.

Cmo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:

Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de

Planificacin, una vez que se han establecido las tareas a desarrollar y
los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad
del proyecto basndonos en sugerencias y trucos que estos
ofrecen.

Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el

seguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si
hay algn retraso en su fnalizacin,... y tambin se tiene en cuenta los
imprevistos que puede haber.

Comunicacin de los resultados del proyecto: Como generalmente

son muchas las personas que participan en un proyecto, stas
tienen que estar informadas para que puedan trabajar efectivamente.
Mediante el uso de los informes, se puede presentar la informacin
necesaria en cada caso.

MS PROJECT
2010

Evaluacin

del

proyecto:

Project

almacena

toda

la

informacin

relacionada con las tareas, los costes,... y esta informacin ayuda a

realizar la evaluacin fnal del proyecto. Tambin permite hacer
sugerencias para proyectos futuros.

Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden

ayudar en diversos momentos del planteamiento y la ejecucin de un
proyecto, quizs las dos ms tiles son el Diagrama de Gantt, que se
encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama Pert,
que aclara la relacin entre las mismas.

Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea est representada por una
barra horizontal, y se sitan a lo largo de un perodo de tiempo llamado escala
temporal, de forma que la longitud de cada barra corresponde al tiempo que
se tiene estimado para cada tarea. Tambin a travs del diagrama de Gantt
podemos ver la relacin entre tareas, cuando varias barras horizontales se
unen entre s indicando que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se
tiene que realizar cuando haya terminado la anterior.

Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos

comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su duracin. En el
diagrama Pert las tareas estn representadas por recuadros, llamados
nodos, que contienen informacin de las mismas, y cuando varias tareas
estn relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente despus de
otra bien porque una dependa de otra, se unen por lneas.

2. EJECUCION DEL PROGRAMA

Una vez aclarados varios puntos tericos vamos a ver como se ejecuta el
programa MS PROJECT
2010
1.

Clic en Inicio

2.

Clic en todos los programas

3.

Ubicamos Microsoft Office

4.

Seleccionamos Microsoft Project 2010

3. CREAR UN NUEVO ARCHIVO

1.

Inicie el programa

2.

En el men archivo haga clic en nuevo

3.

Clic en proyecto en blanco y posteriormente en crear

Ahora se debe defnir si la programacin se har a partir de la fecha de

fnalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado
desde la fecha de fnalizacin, las Tareas que no requieran una fecha especfca
de programacin se programaran lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo
antes posible).
Cuando ya se tenga esta informacin clara:

haga clic en la ficha proyecto informacin del proyecto

En el cuadro de dialogo que aparecer escriba: Fecha de

comienzo(fecha de inicio de proyecto, la fecha de fn se programara
automticamente), Programar a partir de(escoja si utilizara
programacin desde el comienzo o desde el final del proyecto)

Cuando se programa desde el fnal del proyecto la fecha que se pone es

en Fecha de fin y
dejar constante la fecha de Comienzo
Por defecto se tomara la fecha del da que aparece en el recuadro
fecha de hoy para iniciar la programacin, usted puede modifcar
la fecha de inicio si lo desea.

Al terminar dar clic en aceptar para cerrar el cuadro de dialogo.

4. CALENDARIO DEL PROYECTO

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos Calendarios son
plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de
tareas o al proyecto en general

estndar lunes a viernes de 9 am a 7 pm con una hora libre a

medio da. (Este el calendario predeterminado que utiliza el
programa)

turno de noche de 11pm a 8 am con una hora de descanso de 3 a

4 am, 5 das a la semana

24 horas 24 hrs. Diarias los 7 dias de la semana

Para modificar cualquiera de estos calendarios segn la necesidad del proyecto:

Haga clic en la ficha Proyecto cambiar tiempo de trabajo

Para hacer el cambio en el calendario es necesario saber cules son los

das de descanso que afectan la programacin y las horas de trabajo que
se vayan a implementar.
Recordar que el calendario de proyecto es diferente al de recursos y tareas.

Aparecer entonces un cuadro de dialogo donde deber decidir

si modifcara un calendario base o creara uno nuevo.

4.1 MODIFICAR UN CALENDARIO BASE

En el cuadro Para calendario, seleccione el calendario base a modificar

Si solo desea modifcar un da, en la casilla excepciones escriba el

nombre con que identifcara el cambio, en las casillas de comienzo y
fin escriba las fechas donde realizara el cambio

Clic en detalles, en el cuadro que aparecer escriba la informacin

sobre la excepcin.

Si usted marca la excepcin como da laborable, se activaran la opcin

Desde y Hasta.

4.2

Para terminar de clic en aceptar.

CREAR UN CALENDARIO NUEVO

Es recomendable que cada que se cree un proyecto nuevo sea creado un

calendario donde se defnan los das laborales, das que tiene un mes,
horas a la semana, etc.
Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:

Clic en archivo opciones

Clic en programacin. En la seccin opciones de calendario para

este proyecto, realiza los cambios necesarios para el nuevo calendario

Al terminar da clic en aceptar

Abra de nuevo la fcha proyecto cambiar tiempo de trabajo

Haga clic en crear calendario

En el cuadro nombre escriba el nombre con que va a identifcar el

calendario

Seleccione la opcin crear nuevo calendario base

Clic en aceptar

 En la pestaa semanas laborales escriba un nombre que identifique el

calendario y
duracin

Clic en detalles

Defna el calendario a utilizar en todo el proyecto

Se debe de tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un da debe
dar clic en aceptar
para que Project vaya almacenando la informacin
Cuando toda la informacin haya sido ingresada el calendario aparecer con
otro color.
Se debe tener cuidado de cambiar todo el calendario del proyecto, el error
ms frecuente es generar los cambios en una sola semana

4.3

APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO

Clic en proyecto informacin del proyecto

En el cuadro calendario, seleccione el nombre del calendario base

que se aplicara al proyecto

Clic en aceptar

5.
TAREAS
Tambin se les llama pasos y defnen el mbito del objetivo del proyecto. Tras
defnir el proyecto, se identifcan los elementos que lo componen y se detalla
para cada uno de estos elementos qu tareas hay que desarrollar para
lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los elementos
seran: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las
tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones seran: visitar agencias de
viajes, ver qu lugares estn disponibles en una fecha, reservar hotel,...

Al identifcar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la

llamada Estructura de descomposicin del trabajo. Algunas tareas se
tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan
unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar
simultneamente.

Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para

realizar una tarea. Project permite especificar la duracin en semanas, das,
horas o minutos. Normalmente, para estimar la duracin de las tareas se
tienen en cuenta cuatro aspectos:
1.

Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares.

2. Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras

circunstancias.
3.

Intuicin de alguien que la ha realizado anteriormente.

4.

Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.

5.1
AGREGAR
PROYECTO

TAREAS

AL

Por defecto, cuando se abre Microsoft Project 2010 aparece el Diagrama de

Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Tarea Ver - Diagrama de Gantt

Al identifcar las tareas podemos trabajar directamente en Project. Para ello

primero abrimos el archivo de trabajo y realizamos el siguiente procedimiento:
1. Decide si Project 2010 programa las tareas automticamente o
manualmente:

2.
3.

Automticamente: Project 2010 programa las tareas con

duracin estimada y fechas de acuerdo a la fecha de inicio del
proyecto.

Manualmente: Project 2010 programa las tareas sin duracin ni

fechas. Se las ingresa manualmente.

Escribe la tarea y presiona Enter.

Si escogiste automticamente, observa que la fecha de comienzo es
la establecida en la defnicin del proyecto.

4.

Escribe la siguiente tarea y presiona Enter.

5.

Observa que se asigna automticamente un nmero a cada tarea.

Repite el proceso hasta ingresar todas las tareas

del proyecto.

5.2 ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN UN

ESQUEMA
En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de
tareas, por lo tanto el programa est preparado para organizar las tareas
con una estructura jerrquica desde la perspectiva ms amplia a la ms
detallada.
Las tareas se dividen en
dos tipos:

Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras

tareas. Normalmente estas tareas representan los captulos en los
que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.

Subtareas: Son tareas que fguran por debajo de las tareas de

resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas
subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo:
Excavacin de 0 2 m, instalacin de mesn de acero
inoxidable.

5.2.1
CONVERTIR UNA TAREA EN UNA
SUBTAREA:
Seala la tarea que vaya a
modifcar
En la fcha Tarea, en el grupo lgico Programacin haga clic en
Aplica Sangra a la tarea

Se aplicar Sangra a la tarea sealada. La tarea superior se convertir en

una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se
muestran en el rea del grfico como una barra negra. Para aplicar y quitar
sangras ya deben estar escritas todos los captulos (tareas resumen de
actividades).

Para anular la sangra simplemente seleccione la tarea que desee, repite el

procedimiento pero al final haga clic en Anula la Sangra a la tarea.

Al generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos que permiten

mostrar y ocultar las subtareas.

5.2.2

INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO

Haga clic en la ficha Archivo, Opciones, Avanzado

En la seccin Mostrar opciones para este proyecto

Active la opcin Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto

Tambin se la puede mostrar de la siguiente manera:

Clic en la ficha Formato

En el grupo lgico Mostrar u Ocultar

Activar la casilla Mostrar tarea de resumen del Proyecto

MS PROJECT
2010

6. ACCESO A LA INFORMACION DEL

PROYECTO
Existen ms de 20 vistas integradas en Microsoft Project 2010, unas
asociadas con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones.
Para acceder a ellas, Project 2010 ha incrementado una fcha llamada VISTA.
Dentro de ella, podemos acceder a los siguientes grupos lgicos segn la
necesidad.
-

Vista de tareas

Vista de recursos

Datos

Zoom

Vista en dos Paneles

Ventana

Macros

Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla:

1.

Clic en Diagrama de Gantt u Organizador de Equipo

2.

Escoger ms vistas

Cambiar de una vista a otra no modifcar los datos, simplemente

reemplazara la anterior forma de ver los datos.
Si desea cambiar la confguracin del men:

En Ms Vistas

Seleccione la Vista que desea mostrar y haga clic en Modificar.

Aparecer el cuadro de dialogo Definicin de una vista en el cual

debe activar la casilla
Mostrar en el Men.

Para eliminarlas de men Ver se hace el mismo procedimiento y se quita

la verifcacin de
Mostrar en el Men.

7. ESCALAS TEMPORALES
La escala temporal aparece en el rea del grfico de un proyecto. Project puede
mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por
ejemplo: Ao Mes Semana, Ao Semana - Da.
El nivel superior muestra el periodo de tiempo ms extenso y el nivel inferior
muestra el perodo de tiempo ms detallado. La escala temporal
predeterminada muestra dos niveles: das dentro semanas

Para definir las opciones de la escala temporal, siga

estos pasos:

Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El
ms conveniente es utilizar el Diagrama de Gantt)

Clic en la ficha Vista

En el grupo lgico Zoom escoger Escala temporal

 Aparecer el cuadro de dilogo Escala Temporal que tiene cuatro fchas:

Nivel Superior, Nivel
Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable.

El nivel intermedio es el que generalmente se modifca segn los

requerimientos de la programacin, lo ms comn es mostrar la
programacin en semanas y das.

8.
TABLAS
Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada defnida por defecto. El
programa Project
2010 permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que estn
relacionados o modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las
columnas.

Para cambiar la tabla de una vista:

Haga Clic en la fcha Vista

En el grupo lgico Datos clic en Tablas

Si la tabla aparece en el submen, haga clic en el nombre. Si no aparece

haga clic en Ms
Tablas.

En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.

La tabla se puede modifcar con los datos que se necesiten. Para esto se
lleva a cabo el mismo
procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas
Tablas haga clic en
Modific
ar.
Usted puede insertar o eliminar toda la informacin que quiera. Recuerde que
esta informacin no se perder sino que quedar oculta en la base de datos del
archivo.
Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el
Encabezado de la columna y pulse la tecla Suprimir. La columna
desaparecer, pero seguir existiendo en la base de datos y puede
recuperarse en cualquier momento.

9. ORDENAR LA INFORMACIN EL
PROYECTO
Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabtico o
numrico basndose en un campo en particular.
Por Ejemplo: Se podra
organizar las tareas por Fecha de Inicio, por Duracin, por Predecesoras, etc.
Los pasos para ordenar la informacin de un
proyecto son:
Muestre la vista donde aparezca la informacin que
va a ordenar.
Haga clic en Proyecto
Ordenar

En el submen que aparece se muestran los campos ms utilizados. Si

desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submen haga clic
en Ordenar por.

Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar y las opciones que tiene para

ordenar la informacin.

Si no est seguro de querer cambiar la numeracin de las actividades del

proyecto, asegrese que la casilla Reenumerar Tareas Permanentemente
este desactivada.

10. DURACIN DE LAS TAREAS

Si usted ha escogido una programacin automtica de las tareas, en el
momento en que escriba una tarea, Project le asignar una duracin estimada
de 1 da, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt.
Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de un signo
de interrogacin se consideran como duraciones estimadas.
Las duraciones
escritas en:

pueden

ser

Minutos (m o min)
Horas (h o hr)
Das (d o d)
Semanas (S o sem)
Meses (me o ms)

Para escribir la duracin de las

tareas:

Muestre el Diagrama de Gantt

En el campo duracin de cada tarea, escriba el perodo estimado que
se demorar para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de
interrogacin para indicar que es la duracin estimada)
Pulse Enter.

Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de Gantt. Las
fechas del diagrama se calcularn automticamente, segn las fechas que se
defnieron en la informacin del proyecto. Mientras no se hayan confgurado
las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha
de todas las tareas ser la misma que la fecha desde la que se va a programar
el proyecto
Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfca,
independiente de los das laborales, se puede escribir una duracin
transcurrida.
Este tipo
de
tareas
es
utilizado generalmente en
actividades que despus de iniciadas no pueden detenerse o que son
independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo: Fraguado
de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24
horas al da, 7 das a la semana, hasta que fnalicen. Para especifcar una
duracin transcurrida se debe escribir una t despus de la unidad de
duracin, por ejemplo: 3dt para tres das transcurridos

11. DEPENDENCIA DE
TAREAS
Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se
debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:

Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta

que fnalice la tarea predecesora

Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede fnalizar hasta que no fnalice
la predecesora.

Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar

hasta que comience la tarea predecesora.

Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que

comience la tarea predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza
normalmente, aunque est disponible.

Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:

Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede

generarse en cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de
Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vnculos)

En la tabla de este grfco por defecto aparece la opcin de tareas

predecesoras.

Para defnir estas relaciones existen dos mtodos: Escribir directamente

la identifcacin numrica de la actividad predecesora en la
sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego entrar en
el la ficha Tarea y dar clic en el botn Vincular Tareas.
Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se sealan todas y
se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se
escriben
todas
las
identificaciones numricas de las actividades
predecesoras separadas por comas.

 Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa

como un valor
negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (25%) o un perodo de tiempo especfico (-4d). Para escribir esta
programacin directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de
la actividad sucesora se debe poner el tipo de vnculo existente y el
tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC 2

Haciendo doble clic sobre el vnculo de las tareas y aparecer la informacin

de dependencias. En este cuadro se puede cambiar automticamente las
relaciones entre actividades.

12.
HITOS
Representan la fnalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto.
En Project, los hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan la
fnalizacin de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un
hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir que el proyecto
se ha concluido.

12.1
HITOS EN UN
ESQUEMA
Los hitos indican el comienzo o el fn de tareas importantes o de
entregas del proyecto.
Para crear hitos hay dos formas. La ms fcil es escribir el hito como una
tarea (Por ejemplo: construccin primer piso completo) y ponerle una
duracin de cero (0), por ejemplo: Entrega de Planos. Sin embargo el hito no
tiene duracin cero, por lo tanto la otra forma es convertir una tarea un hito,
de la siguiente forma:

Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca

el recuadro con la informacin de la tarea

En la pestaa Avanzado, se activa la casilla Marcar la

tarea como un Hito

Los hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas de inicio
y fn permanecern en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones.
Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le
haya aplicado sangra), aunque se seale como hito no aparecer en la
pantalla con la convencin de hito.