Access 2003 Básico

MS Access 2003 Bsico
CONCEPTOS BSICOS
I.
CONCEPTOS BSICOS ............................................................................................................. 4

1
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
II.
QU ES MICROSOFT ACCESS?........................................................................................ 4
DEFINICIONES..................................................................................................................... 5
Qu es una base de datos?.................................................................................................... 5
Qu es informacin?............................................................................................................. 5
Qu es una base de datos relacional? .................................................................................. 5
Componentes de una B.D relacional ...................................................................................... 6
Cmo se forman las bases de datos? .................................................................................... 7
ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS ........................................................................... 8
Tablas ..................................................................................................................................... 8
Consultas ................................................................................................................................ 8
Formularios............................................................................................................................ 9
Informes.................................................................................................................................. 9
Macros.................................................................................................................................. 10
Mdulos ................................................................................................................................ 10
Controles .............................................................................................................................. 10
BASE DE DATOS....................................................................................................................... 11
1
2
3
3.1
4
AMBIENTE ACCESS.......................................................................................................... 12
ABRIR UNA BASE DE DATOS ......................................................................................... 14
CREAR UNA BASE DE DATOS ........................................................................................ 16
Guardar una nueva base de datos ........................................................................................ 17
DISEO DE UNA BASE DE DATOS................................................................................. 17
III. TABLAS ...................................................................................................................................... 19

1
2
2.1
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
4
5
6
6.1
6.2
6.3
6.4
7
7.1
7.2
8
8.1
CREAR UNA TABLA ......................................................................................................... 19

DEFINIR UN CAMPO......................................................................................................... 20
Diferentes tipos de datos ...................................................................................................... 21
PROPIEDADES ................................................................................................................... 22
Propiedad Tamao del campo.............................................................................................. 22
Propiedad Formato .............................................................................................................. 23
Propiedad Mscara de entrada ............................................................................................ 25
Propiedad Ttulo................................................................................................................... 25
Propiedad Valor predeterminado......................................................................................... 25
Propiedad Regla de validacin............................................................................................. 25
Propiedad Texto de validacin ............................................................................................. 26
Propiedad Requerido............................................................................................................ 26
Propiedad Indexado ............................................................................................................. 26
Resumen ............................................................................................................................... 27
ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL ........................................................................... 27
GUARDAR UNA TABLA................................................................................................... 28
INTRODUCCIN DE DATOS A UNA TABLA................................................................. 28
Agregar un registro de informacin ..................................................................................... 29
Guardar los registros y cerrar la tabla ................................................................................ 30
Editar los registros y cerrar la tabla .................................................................................... 30
Facilidades para editar ........................................................................................................ 30
MODIFIRCAR EL DISEO DE UNA TABLA................................................................... 31
Aadir campos y seleccionar los tipos de datos ................................................................... 31
Eliminar un campo ............................................................................................................... 31
CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS ......................................................................... 32
Crear una relacin entre dos tablas ..................................................................................... 32

CONCEPTOS BSICOS
IV. FORMULARIOS........................................................................................................................ 37
1
2
2.1
2.2
2.3
V.
CREAR UN NUEVO FORMULARO ................................................................................ 37

DISEO DE UN FORMULARIO........................................................................................ 44
Mover un control .................................................................................................................. 45
Copiar, mover y cortar controles ......................................................................................... 45
Eliminar un control .............................................................................................................. 45
CONSULTAS.............................................................................................................................. 47
1
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
3
3.1
3.2
4
5
6
7
CREAR UNA CONSULTA ................................................................................................. 47

DISEO DE UNA CONSULTA .......................................................................................... 52
Agregar tablas y/o consultas ................................................................................................ 52
Eliminar tablas y/o consultas ............................................................................................... 54
Unir tablas............................................................................................................................ 54
Eliminar una lnea de unin ................................................................................................. 55
Seleccionar los campos ........................................................................................................ 55
Las columnas en la consulta................................................................................................. 55
ESPECIFICAR LOS CRITERIOS ....................................................................................... 56
Especificar los criterios de una consulta.............................................................................. 57
Establecer criterios............................................................................................................... 58
ORDENAR REGISTROS .................................................................................................... 58
REALIZAR OPERACIONES .............................................................................................. 59
CREAR CAMPOS CALCULADOS .................................................................................... 60
CONSULTAS CON PARAMETROS .................................................................................. 61
VI. INFORMES................................................................................................................................. 63
1
CREAR UN INFORME........................................................................................................ 63
VII. CONTROLES ............................................................................................................................. 73

1
UBICACIN DE LOS CONTROLES ................................................................................. 73

CONCEPTOS BSICOS
I
Conceptos Bsicos
La informacin se ha convertido en uno de los temas de actualidad. En el mercado se
dispone de potentes sistemas para tratarla. Access se define como una base de datos
relacional. Ahora bien, antes de entrar en el manejo de Access, conviene primero definir qu
es Access y que se puede esperar de l.
QU ES MICROSOFT ACCESS?
Microsoft Access se puede definir como una base de datos relacional, lo cual le proporciona
una serie de ventajas tales como:
Creacin de tablas para el almacenamiento y la manipulacin de la informacin.
Definicin de relaciones entre tablas.
Consultas a mltiples tablas.
Verificacin de la integridad de la informacin.
Disminucin de la redundancia, etc.
Todo esto dentro del ambiente Windows, de fcil manejo para el usuario, e incorporando
funciones como:
Asistentes fciles de usar (un asistente genera automticamente objetos que componen
la base de datos).
Grficos y diagramas profesionales.
Incorporacin de macros: automatizacin de la programacin.
Incorporacin de mdulos: programacin Visual Basic para bases de datos.
Ayuda basada en el contexto.
Asistentes para ayuda.
Formularios e informes con la filosofa lo que se ve es lo que se imprime.
Soporte de DDE (Dynamic Data Exchange: intercambio dinmico de datos) y OLE

(Object Linking and Embedding: enlace e incrustacin de objetos.
Importacin, exportacin y vinculacin con archivos externos.

CONCEPTOS BSICOS
Lo anterior da una visin general de Access, pero tal vez algunos usuarios principiantes se
preguntarn: qu es una base de datos relacional?. Para contestar esta pregunta se har, a
continuacin, una breve resea.
DEFINICIONES
2.1
Qu es una base de datos?
Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propsito principal es mantener

informacin y hacer que est disponible en el momento requerido. Esta informacin es
persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en l, se mantiene hasta que el
usuario decida eliminarla.
Los sistemas de bases de datos se disean para manejar grandes cantidades de

informacin. El manejo de datos incluye, tanto la definicin de las estructuras para el
almacenamiento de la informacin, como los mecanismos para el manejo de la misma.
Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son:
2.2
Evitan la redundancia.
Evitan la inconsistencia.
Obligan al cumpliendo de normas o requisitos para la adicin y eliminacin de datos a la

BD (Base de datos).
Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.
Se mantiene la integridad entre los datos.
Qu es informacin?
La informacin es un conjunto de datos con importancia para el individuo o la empresa, la

cual debe ser apoyada por el sistema de base de datos. Por lo tanto, un sistema de base
datos optimiza el manejo de la informacin.
2.3
Qu es una base de datos relacional?
Cuando hablamos de una base de datos relacional nos referimos a una manera de organizar
la informacin que contiene la base de datos. En los sistemas relacionales, la informacin se
representa mediante tablas. Una tabla es una estructura de datos que contiene informacin
comn. Por ejemplo, una tabla llamada abogados podra estar construida por campos
tales como: nombre del abogado, apellidos, direccin, especialidad, etc. Las tablas pueden,
a su vez, estar relacionadas entre s, lo cual genera una visin completa del sistema.

CONCEPTOS BSICOS
2.4
Componentes de una B.D relacional
Tablas
Se guardan datos referentes a un objeto o entidad general. Esta compuesta por filas y
columnas.
Filas o registros de una tabla
Una tabla esta compuesta por filas o registros donde se almacena informacin referida a una
misma entidad particular.
Columnas o atributos de una tabla
Definen las caractersticas o propiedades que representan.
Clave primaria de una tabla
Mnimo conjunto de atributos que identifican de forma nica una fila en una tabla.
ndice de una tabla
Objeto de la B.D que permite acceder a los datos de una tabla de forma rpida.
Clave externa
Conjunto de campos de una tabla que son clave primaria de otra tabla.
Relacin entre tablas
Es la forma en que se relacionan 2 tablas. Las relaciones posibles son:

CONCEPTOS BSICOS
Uno a uno: Dadas una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar
relacionado con un registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar
relacionado con un registro de la tabla A. Por ejemplo suponiendo una tabla con
informacin de Alumnos y una tabla con informacin de Carnets de alumnos cada
alumnos tiene un nico carnet de alumno y cada carnet de alumno pertenece a un
solo alumno.
Uno a Varios: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar
relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar
relacionado con un registro de la tabla A. Por ejemplo supongamos una tabla con
departamentos y una tabla con profesores, cada departamento constara de varios
profesores y cada profesor pertenecer a un nico departamento.
Varios a Varios: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede
estar relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede
estar relacionado con varios registros de la tabla B. Por ejemplo supongamos una
tabla con informacin de Alumnos y otra tabla con Asignaturas. Cada alumno puede
estar matriculado en varias asignaturas y cada asignatura tendr varios alumnos
matriculados.
Integridad referencial
La integridad referencial ayuda a garantizar que las relaciones entre registros son vlidas y
que no se eliminarn datos relacionados accidentalmente.
En resumen, en el modelo relacional, los datos y las relaciones entre ellos se representan
mediante una serie de tablas, cada una de las cules tiene varias columnas con nombres
nicos. El usuario puede consultar estas tablas, insertar datos, eliminarlas y modificarlas.
Access de Microsoft es un sistema de administracin de bases de datos relacionales.
2.5
Cmo se forman las bases de datos?
Bases de datos: es un conjunto de datos que se relacionan con un tema o propsito

particular.
RDBMS (Sistema de administracin de bases de datos relacionales): es el software que

permite organizar y analizar los datos almacenados en tablas. Es decir, es un conjunto de
programas con los que se puede acceder y manipular datos.

CONCEPTOS BSICOS
3
ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS
3.1
Tablas
Una tabla es un conjunto de informacin acerca de una persona, cosa o evento. Access
representa las tablas en forma similar a las hojas de clculo, donde las columnas son
campos y las filas son registros. Toda la informacin de la tabla debe describir el tema para
el que fue creada. Por ejemplo: una tabla que contenga la informacin de todos los
productos que vende una compaa, debe estar definida por un conjunto de campos, que
representen todas las caractersticas del producto que sean relevantes para la compaa.
En una tabla, un campo es una clase de informacin, como puede ser edad, localidad, sexo,
DNI, etc. Retomando el ejemplo de la tabla de productos, algunos campos pudieran ser: ID
del producto, nombre del producto, coste del producto, cantidad del producto en tienda, color
del producto, peso del producto, etc.
Un registro es un conjunto de informacin acerca de la persona, cosa o evento que

representa la tabla. Puede ser toda la informacin acerca de una transaccin, o como en el
ejemplo que se ha venido manejando, todas las caractersticas de un producto en concreto.
Por ejemplo, ID del producto = 1234442W, nombre del producto = mochila de tipo escolar,
coste del producto = 3.000,00, cantidad del producto en tienda = 100, color del producto =
rojo, peso del producto =500 grs.
Cada registro de la tabla contiene el mismo conjunto de datos y cada campo contiene el
mismo tipo de informacin. Con lo cual, todos los registros de la tabla producto, tendrn
valores similares a los mostrados anteriormente, y el campo cantidad de producto en tienda,
estar representado en todos los registros como un nmero que indica el stock de productos
registrados en la tienda. Un punto importante a destacar es que cada registro debe ser nico
en la tabla correspondiente, para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a
travs de todos los registros de la tabla; este campo se denomina clave principal. En el
ejemplo mostrado sera ID del producto.
La definicin de las tablas es el eje sobre el cul giran los dems elementos de Microsoft
Access. Como se dijo, una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los
programas que los manipulan. Puede decirse que las tablas constituyen los datos en si y los
dems elementos son los programas que los manipulan.
3.2
Consultas
Una consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos mostrados
pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas (relacionadas entre ellas). Una
consulta crea la llamada hoja de respuestas dinmica a partir de la informacin extrada de
las tablas de la base de datos. En algunos tipos de consulta es posible modificar los datos
como si se tratase de tablas, pero ello no implica que la informacin radique en las
consultas, ya que el nico elemento que contiene realmente la informacin del sistema son
las tablas.

CONCEPTOS BSICOS
En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar
slo los que cumplan con el criterio. En el caso de la tabla producto, podra hacerse una
consulta que mostrase todos aquellos productos cuyo valor en el campo cantidad de
producto en tienda sea igual a cero. Esta consulta podra detectar cundo debe lanzarse un
pedido.
Las consultas, junto con las tablas, constituyen la base para la creacin de otros objetos de
la base de datos. Pero, como ya se ha dicho, quien realmente almacena y define los datos
son las tablas.
3.3
Formularios
Un formulario es la interfaz que maneja Microsoft Access para la interaccin con el usuario.
En un formulario se puede presentar, cambiar, eliminar e introducir la informacin de una o
ms tablas o de una o ms consultas. El diseo correcto de un formulario facilita a los
usuarios la interaccin con el sistema de base de datos. Access no slo cuenta con
elementos grficos para crear interfaces amigables, sino que incorpora un asistente que
genera automticamente los formularios ms habituales.
Uno de los elementos grficos que facilitan la interfaz con el usuario son los controles, que
permiten desplegar imgenes (logotipo de la empresa, etc.), controlar la introduccin de la
informacin a travs de listas de valores que limitan la entrada de los datos, etc. En general,
los controles que brinda Access, parten del estndar que el propio Windows utiliza para su
interaccin.
En los formularios tambin es posible crear o llamar a mdulos que permiten hacer uso de
funciones ms sofisticadas. Tambin se pueden desplegar mensajes de error
personalizados, e incluso, hacer llamadas a otros elementos del propio Access, como
informes u otros formularios.
3.4
Informes
Con un informe es posible recuperar contenidos de la base de datos y presentarlos en una

pgina impresa. Un informe puede recuperar la informacin de tablas, consultas o incluso de
formularios. Los informes de Access manejan la filosofa de lo que se ve es lo que se
imprime, con lo cual es posible disear informes de gran calidad y de forma fcil. En un
informe se pueden mostrar totales y realizar operaciones matemticas con los datos de los
campos y registros que contenga el informe. En los informes tambin se manejan los
controles, de forma similar a los formularios; con lo cual aumentan su potencialidad.
Los informes son similares a las consultas. Incluso existe la posibilidad de verlos en la
pantalla del ordenador en lugar de dirigirlos a la impresora.

CONCEPTOS BSICOS
3.5
Macros
Son la forma que brinda Access para la automatizacin de la programacin. Con ellas el
usuario puede utilizar funciones predefinidas sin tener que hacerlas l mismo. Existe una
gran variedad de estas funciones y la combinacin de las mismas aumenta el poder de las
macros. Las macros y los mdulos se utilizan para la creacin de funciones especficas y la
personalizacin de un sistema.
3.6
Mdulos
Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio en el manejo de una base de datos,

probablemente desea crear funciones de mayor complejidad. Para ello, Access incorpora
opciones de programacin: los mdulos, que son rutinas de programacin creadas por el
usuario y que pueden ser llamados para efectuar una accin especfica.
3.7
Controles
Los elementos en un formulario o informe que presentan o imprimen los datos se llaman
controles. Con un control se pueden presentar datos en un campo, resultados de un clculo,
palabras para el ttulo, o bien, grficas, dibujos u otros objetos e incluso, otro formulario o
informe. Un control se puede colocar dentro de un formulario o de un informe.
Como resumen podemos decir que la parte principal son las tablas que contienen los datos;
de stas se obtienen las consultas. De las consultas y/o las tablas se crean los formularios y
los informes. En cuanto a las macros y mdulos, sirven de apoyo para realizar funciones
ms especializadas.
10

BASE DE DATOS
II
Base de datos
Access se puede iniciar de las maneras siguientes:
En la barra de herramientas Office, pulsar en el botn de Access.
Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.
Ir al men de Inicio, Programas, seleccionar Microsoft Access.
Cualquiera de las tres opciones anteriores inicia Access, como se muestra a continuacin.
Haz clic

BASE DE DATOS
Al igual que con Word y Excel, se puede iniciar Access mediante los iconos Abrir documento
de Office, que abre cualquier archivo de MS Office ya existente, y Nuevo documento de
Office, que permite iniciar crear cualquier documento de las aplicaciones de Office.
Cualquiera de las opciones anteriores conduce a la pantalla inicial de Access, en la cual se

pregunta al usuario si la base de datos con la cual se va a trabajar es nueva o se trata de
una ya creada. Tambin desde aqu es posible seleccionar el asistente que brinda Access,
que es una ayuda que proporciona el programa para facilitar el desarrollo de aplicaciones.
Con el asistente se pueden realizar automticamente tablas e incluso los diseos de los
formularios, informes, etc., liberando al usuario de tareas tediosas y repetitivas.
El asistente tambin puede conducir al usuario, mediante una serie de preguntas, al diseo de
la base de datos (siempre y cuando esta se ajuste a uno de los prototipos que maneja el
asistente).
AMBIENTE ACCESS
Cuando se entra en la pantalla de Access, es decir, cuando existe la posibilidad de crear y

manipular objetos a travs de los mens y ventanas que proporciona el programa, se dice
que uno se encuentra en el ambiente Access. Desde aqu se efecta, de forma individual,
tanto el diseo como la ejecucin de programas u objetos.
Cuando se estn realizando actividades sobre Access, estar presente una pantalla muy
similar a la que a continuacin se muestra. A partir de ella se puede acceder a numerosas
ventanas y opciones que realizan funciones especificas sobre los datos. Es conveniente, por
lo tanto, familiarizarse con ella:
12

BASE DE DATOS
a
b
En donde:
a. Barra de men.
b. Barra de herramientas.
c.
Ventana de la base de datos.
d. Barra de estado.
A continuacin se describen estos elementos:
Ventana de la base de datos. Es la ventana principal de Access, que aparece en el

momento de abrir una base de datos. Contiene un listado con todos los objetos que
conforman la base de datos. Estos objetos se agrupan, segn sus caractersticas, en seis
fichas o carpetas: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Mdulos. Conforme el
usuario se mueve entre estas seis fichas, se ven listados todos los objetos de ese tipo que
contiene la base de datos activa. Al lado de este listado aparecen tres botones: Abrir, Diseo
y Nuevo (en algunos de los objetos cambia el nombre, pero sus funciones son similares). El
primer botn ejecuta el objeto seleccionado, el segundo permite editar un objeto ya creado
para hacer modificaciones o revisiones y por ltimo, el tercer botn, crea un nuevo objeto,
que depender de la carpeta que se encuentre activada previamente.
13

BASE DE DATOS
Barra de estado. Muestra informacin acerca de la tarea que el usuario est ejecutando en
el momento. En la figura muestra la leyenda de Preparado, para indicar que la base de datos
se encuentra en espera de un comando del usuario.
Barra de men. Abarca las diferentes opciones de los mens desplegables y se modifica
segn el trabajo que se realice. Por ejemplo, cuando se entra a crear o modificar una tabla,
la barra de men es diferente a la que aparece cuando se est creando o modificando un
formulario, un informe, una macro o cualquiera de los otros elementos.
Barra de herramientas. Son esencialmente botones, que proporcionan un mtodo

abreviado para seleccionar determinados comandos. El aspecto de la barra de herramientas
se puede modificar, eligiendo, de la barra de men, la opcin Ver, seleccionando Barra de
herramientas y pulsando Personalizar. Se despliega una carpeta con tres entradas, en la que
se debe elegir Barra de herramientas. En la lista que aparece se seleccionarn aquellas
barras que se desea que aparezcan en pantalla.
ABRIR UNA BASE DE DATOS
Como se ha venido diciendo, una base de datos no es slo una tabla de datos, sino una
coleccin de objetos, lo cual quiere decir que un archivo de base de datos no slo contiene
las tablas, sino tambin las consultas, formularios, informes y otros objetos que ayudan a
explotar la informacin de la base de datos.
Cuando se desea consultar o modificar una base de datos, los pasos a seguir son:
1. Se elige una de estas tres posibilidades:

En el men Archivo, se elige Abrir base de datos.
Cuando la pantalla de presentacin est activa, se elige Abrir una base de datos
existente.
En la barra de herramientas Base de datos se pulsa el botn Abrir.
2. Independientemente de la opcin que se haya escogido, aparece el cuadro de dilogo

Abrir, donde se selecciona el nombre de la base de datos de la lista de archivos, en el
directorio o carpeta correspondiente.
Aparecer la ventana de la base de datos con la lista de objetos que contiene:
14

BASE DE DATOS
La ventana de la base de datos es su centro de control. Desde aqu se puede crear y usar
cualquier objeto de la base datos. Como se puede ver, aparece representada por una carpeta
con mltiples entradas, cada una de ellas conteniendo objetos de la base de datos. En la
imagen, aparece como nombre de la base de datos: NEPTUNO (a). La carpeta de la figura
est posicionada en la entrada de tablas y aparecen listadas todas las tablas que contiene el
sistema especficamente: categoras, clientes, empleados, etc. (b).
Al crear objetos, la ventana de la base de datos se incrementa; al moverse entre las

entradas de la ventana de la base de datos, la barra de herramientas cambia para presentar
los comandos y las opciones que se aplican en cada ventana.
En el lado derecho del listado de los objetos, aparecen siempre tres botones, que en el caso
de Tablas, Consultas y Formularios son: Abrir, Diseo y Nuevo. El primero de ellos ejecuta al
objeto de la base de datos sobre el cual se encuentra posicionado el puntero; en el caso de
ejemplo, se ejecutara la tabla Categoras. En las tablas, la ejecucin implica la posibilidad
de adicionar o modificar los datos contenidos en ellas. En las consultas, se hace el
requerimiento a la base de datos y se visualizan en pantalla los resultados derivados. Los
formularios dependen de las especificaciones realizadas; una vez desplegado un formulario,
es posible ejecutar las capacidades con las cuales se dise.
El segundo botn es Diseo, con el cual es posible efectuar cambios de especificaciones. En

el caso de las tablas se aaden, eliminan o modifican campos; en las consultas se agregan
criterios de seleccin, etc. Este botn se mantiene constante en todos los elementos que
conforman la base de datos.
El tercer botn es Nuevo, que se mantiene constante en todos los elementos. Al pulsarlo, se
indica la creacin de un nuevo objeto, dependiendo de la entrada de la carpeta. En el
ejemplo mostrado se creara un objeto del tipo Tabla.
15

BASE DE DATOS
Los objetos de Macros y Mdulos tienen como primer botn Ejecutar en vez de Abrir, pero su
funcin es similar, ya que como su nombre lo indica, ejecuta el objeto con las
especificaciones correspondientes.
Los informes tienen como primer botn Vista previa, el cual muestra en pantalla el resultado
de un informe.
CREAR UNA BASE DE DATOS
Al crear una base de datos, aparece un archivo que contiene todas las tablas, as como las
consultas, los formularios, los informes y los dems objetos que ayudan a usar la
informacin de dichas tablas. Existen tres formas de crear una base de datos:
En la ventana de inicio, se elige Asistente para bases de datos.
Estando en la pantalla de inicio, se elige Base de datos en blanco.
Se presiona el botn de Nueva Base de Datos de la barra de herramientas Base de

datos.
Se elige Nueva base de datos del men Archivo.
Con cualquiera de las opciones se despliega la imagen que aparece a continuacin, en la

que se dispone de una carpeta con dos entradas: General y Bases de datos. La primera
permite la creacin de una base de datos en blanco y la segunda la creacin de una base de
datos con ayuda del asistente (ms adelante se ver de forma breve como utilizar dicho
asistente).
16

BASE DE DATOS
3.1
Guardar una nueva base de datos
Una vez que hemos escogido qu base de datos crear, se nos pedir guardar la base de
datos recin creada, asignndole un nombre representativo, para lo cual se despliega el
cuadro de dilogo Guardar como.
DISEO DE UNA BASE DE DATOS
En Access, uno de los puntos ms importantes a considerar es la definicin de tablas y las

relaciones entre ellas; como ya se mencion en la introduccin, Access es una base de
datos relacional, por lo cual su manera de guardar informacin es a travs de dichas tablas.
Por este motivo, el usuario debe hacer un diseo de cada tabla, los campos que contiene, y
las relaciones entre stas. Lo anterior no quiere decir que una tabla no pueda modificarse en
cualquier momento, pero esta accin puede conllevar a la destruccin de la informacin
previamente almacenada.
Otro punto que debe tomarse en cuenta antes de modificar una tabla, es que la mayora de
los elementos de la base de datos se basan en ellas, por ejemplo, las consultas, los
formularios, los informes, etc. Por lo cual, las alteraciones en las tablas tienen repercusin
directa sobre los elementos que la manipulan. Lo anterior pone de relieve la importancia de
un correcto diseo inicial de la base de datos.
17

BASE DE DATOS
Por ejemplo, cuando se va a disear un sistema de inventarios, se debe dilucidar la
necesidad de una tabla llamada producto, donde se guarden las descripciones, claves,
etc. de todos los productos, y una tabla llamada sucursal, que guarde la direccin de las
diferentes sucursales, sus gerentes y sus caractersticas principales. Ahora bien, si se piensa
en guardar la cantidad de productos por sucursal, entonces est claro que debe existir una
tercera tabla que sea la unin de las dos anteriores, cuyo nombre sera producto-tienda, y
que contendr la cantidad de productos en cada sucursal, el costo del producto, la ltima
fecha de entrada, etc.
Todo lo anterior marca una pauta en el correcto diseo de una base de datos, es decir, los
pasos que se deben seguir para lograr aplicaciones de calidad y de forma rpida. Primero
debe de hacerse una visin general de las estructuras que almacenarn los datos que se
encuentren en el sistema y luego detallar las caractersticas que deben tener, para que la
informacin no aparezca duplicada. Y como ltimo paso, se construirn los mecanismos que
manipularn estas estructuras.
Realizar un anlisis previo del problema a resolver, evita en muchos casos la duplicidad en
el trabajo, ya que, como se ha venido diciendo en repetidas ocasiones, una mala
conceptualizacin de una de las estructuras que constituye la base de los objetos del
sistema, repercute en el rediseo de los mismos.
Los pasos siguientes son recomendables para la realizacin de un buen diseo y deben
hacerse antes, incluso, de acceder a la creacin de ningn objeto:
1. Se deben especificar las tablas que se precisan para representar la informacin. En el

caso del sistema de inventarios surgieron, como mnimo, tres tablas: producto,
sucursal, producto-sucursal.
2. Se indicarn para cada tabla los campos que la componen.
3. Para cada uno de los campos, se realizar un anlisis para determinar el tipo de dato y
posibles restricciones de los valores que contendrn. Por ejemplo, el coste-producto
debe especificarse que no pueda ser un valor menor o igual a cero.
4. Se identificarn los campos comunes en las tablas, para saber cuales tablas tienen
relaciones.
5. Se definirn las llaves primarias. En el caso de la tabla producto, debe encontrarse,
entre todos sus campos, uno cuyo valor nunca pueda ser repetido. El campo ms
indicado sera el ID-producto.
6. Finalmente se disearn los mecanismos que manipulen estas tablas.
Despus de esto se lleva el diseo a la prctica. En los siguientes captulos se aprender la

definicin de tablas y otros elementos. El primer paso en la creacin de una base de datos
es el diseo de las tablas, independientemente de los tipos de datos que contengan. Una
vez que se tengan las definiciones de las tablas, se pueden crear relaciones, consultas,
formularios y otros objetos que ayuden a manejar la base de datos.
18

TABLAS
III
Tablas
1
CREAR UNA TABLA
Toda la informacin de la base de datos se almacena en tablas. Crear una tabla consiste en
definir sus campos. Cada campo tiene un nombre de campo nico, un tipo de datos y unas
propiedades que le caracterizan. Para crear una tabla:
1. Se abrir la base de datos (si est creada), o si no, se deber crear (ver Capitulo 2).
2. Se elige la carpeta Tablas, y pulsamos el botn Nuevo, con lo que se despliega una
pantalla con diferentes opciones para la creacin de tablas.
Opciones para la creacin de tablas
Vista de Hoja de datos: Se introduce la informacin en una hoja de datos, a partir de la cual
se crear una tabla, la cual es posible modificar (nombres de campo, propiedades, etc.).
Vista de diseo: Crea una tabla en la que el usuario especifica para cada uno de los
campos, el nombre, tamao, tipo, etc.
Asistente para tablas: Se trata de una herramienta que gua en la creacin de una tabla.
Importar tabla: Trae una tabla de una base de datos de Access o de cualquier otro formato
(Dbase IV, Paradox, etc.), y la convierte a una tabla Access.
19

TABLAS
Vincular tabla: Permite leer y/o modificar una tabla de otra base de datos.
3. Para ejemplificar la creacin de una tabla elegimos Vista Diseo y se pulsa Aceptar.
Aparecer la siguiente ventana en la que se puede crear o modificar la estructura de una
tabla:
En donde:
a. Nombre del campo. Identifica los datos almacenados en el campo. El nombre del campo
puede tener hasta 64 caracteres, entre los que se incluyen letras, nmeros, espacios,
caracteres especiales exceptuando el punto (.), signos de admiracin (!) y corchetes ([]).
Adems no debe contener espacios en blanco a la izquierda, ni caracteres de control
(valores ASCII del O al 32).
b. Tipo de campo. Indica que tipo de datos se va a almacenar en el campo, por ejemplo:
texto, numrico, fechas, etc.
c.
Descripcin. Especifica el texto que define a un campo, indicando el objetivo del mismo.
Tiene como fin ayudar a recordar el propsito del campo.
d. Propiedades del campo. Establece, entre otras cosas, los diferentes valores que puede
tener un campo, lo cual va a depender del tipo.
DEFINIR UN CAMPO
20

TABLAS
Como se dijo al principio, una tabla est formada por un conjunto de campos. Cada campo
contiene una serie de datos que pueden ser letras, nmeros o una combinacin de ellos.
Para crear un campo con su tipo de datos correspondiente:
1. Se escribe el nombre que se dar al campo, en el primer cuadro, bajo la leyenda
Nombre de campo (a).
2. En el cuadro Tipo de datos (b), se selecciona el tipo. El tipo de datos asignado
inicialmente es de Texto, ya que es el valor predeterminado. En caso de que se desee
cambiar, hay que escogerlo, presionando clic en la parte derecha del tipo de datos.
Aparecern las diferentes posibilidades, como se muestra en la figura:
Pulsa
2.1
Diferentes tipos de datos
El campo es el lugar donde se almacenan los datos, y hay que indicarle que tipo de valores
va a contener, para que Access reserve el espacio necesario. Los tipos de datos son:
Texto. Su configuracin predeterminada es de 50 caracteres. Almacena textos, letras,
nmeros, pudiendo ser de hasta 255 caracteres o con la longitud establecida en la
propiedad Tamao del campo.
Memo. Texto extenso (letras, nmeros), con una longitud mxima de 65.535 caracteres.
Nmero. Representacin de dgitos del O al 9 o cualquier combinacin de ellos. Se utiliza
para representar informacin de tipo numrico como sueldos, edades, etc. o para
clculos matemticos.
Moneda. Es un nmero de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y de
cuatro dgitos a la derecha.
Fecha/Hora. Almacena fechas y horas en diferentes formatos.
Autonumrico. Es un nmero secuencial nico que contiene un valor que va aumentado
progresivamente cada vez que se agrega un nuevo registro a la tabla.
Si/No. Contiene exclusivamente dos valores, S y No, ya sea representados como: S/No,
Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.
OLE. Contiene un objeto (imagen), como una hoja de clculo de Excel o un grfico. El
tamao est limitado al espacio disponible en disco.
21

TABLAS
Hipervnculo. Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada
como direccin hipervnculo (vlido para Internet).
Asistente para bsquedas. Crea un campo que le permite elegir un valor de otra tabla o
de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opcin se inicia el
Asistente para bsquedas, que crea campos de bsqueda.
Si se cambian los tipos de datos una vez introducidos los valores, ha de cuidarse que los
datos sean compatibles con el nuevo tipo, pues en caso contrario podran perderse.
PROPIEDADES
Cada campo posee un conjunto de propiedades que controlan la manera en que sern
almacenados, manipulados y presentados los datos en el campo. Para cambiar una
propiedad se presionar clic en el cuadro de la fila que define el campo que se va a
modificar.
3.1
Propiedad Tamao del campo
Sirve para establecer el nmero mximo de datos que se pueden almacenar en un campo.
En el caso de numricos, se pulsa clic en el cuadro de propiedades Tamao del campo y
despus se selecciona el tipo deseado.
El tipo de datos numrico y sus valores estn relacionados de la siguiente forma:
Configuracin
Descripcin
Byte
Almacena nmeros entre 0 y 255 (sin fracciones).
Entero
Almacena nmeros entre -32.768 y 32.767 (sin

fracciones).
Entero largo
Almacena
nmeros
entre
2.147.483.647 (sin fracciones).
-2.147.483.648
Simple
Almacena
nmeros
3,402823E38.
-1,401298E-45
Doble
Almacena nmeros entre -4,94065645841247E-324 y

1,79769313486232E308.
ReplicacinID
Identificador nico global.
entre
Si el tipo de datos es texto, hay que indicarle que cantidad de caracteres se quiere introducir;
el tamao mximo es de 255.
22

TABLAS
3.2
Propiedad Formato
La propiedad Formato establece la manera en como sern presentados los datos. Al cambiar
esta propiedad en un campo, no se cambia la manera en que se almacenan los datos, pero
s se influye en la manera de visualizarlos. Para ello se hace clic en el cuadro de la
propiedad Formato y despus se selecciona el formato deseado presionando la esquina
derecha para abrir la lista.
Las propiedades Formato, para tipos de datos numricos, son las que se muestran a
continuacin:
Numrico general. Configuracin predeterminada. Presenta el nmero tal como se

introdujo.
Moneda. Usa el separador de millares y la moneda (el tipo de moneda depende de la

configuracin de Windows); presenta los nmeros, por defecto, con la propiedad
Lugares decimales con el valor de dos. La propiedad Lugares decimales indica el
nmero de dgitos que aparecern a la derecha del separador y puede modificarse para
mostrar las cantidades en un formato diferente al estndar.
Fijo. Presenta por lo menos un dgito; la configuracin de la propiedad Lugares

decimales es 2. Aunque, como ya se ha mencionado, el valor de dicha propiedad se
coloca por defecto en dos, es posible alterarla, tanto en este tipo de formato como en los
siguientes.
Estndar. Utiliza el separador de miles; el valor predeterminado de la propiedad Lugares

decimales es 2.
Porcentaje. Multiplica el valor por 100, agregando un signo de porcentaje. La

configuracin de la propiedad Lugares decimales es de 2.
Cientfico. Usa la notacin cientfica estndar. Por ejemplo, si se introduce 1000, el

resultado sera 1,00E+03.
Formatos numricos
Tambin se pueden crear formatos numricos definidos por el usuario, usando los siguientes
cdigos:
Carcter
,
Indicacin
Separador decimal
Separador de millares.
Marcador de dgitos. Muestra el dgito o 0.
Marcador de dgitos. Muestra un dgito o nada.
Muestra el carcter literal $.
23

TABLAS
Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se agrega el signo

de porcentaje.
E- e
Notacin cientfica con un signo menos junto a los exponentes

negativos.
E+ e+
Notacin cientfica con un signo menos junto a los exponentes

negativos y un signo ms junto a los exponentes positivos.
Formatos Fecha/hora
Si el campo es de tipo Fecha/hora, los distintos formatos son:
Fecha general Configuracin predeterminada; si el valor es slo fecha, no se presenta la

hora; si el valor es hora, no se presenta la fecha. Es una combinacin de los valores
Fecha corta y Hora larga. Ejemplo: 3/4/93 05:34 PM.
Fecha larga. Ejemplo: Sbado, 4 de abril de 1993.
Fecha mediana. Ejemplo: 03-Abr-93.
Fecha corta. Ejemplo: 3/4/93.
Hora larga. Ejemplo: 5:34:23 PM.
Hora mediana. Ejemplo: 05:34 PM.
Hora corta Ejemplo: 17:34.
Formatos tipos de datos S/No
Los formatos para tipo de datos Si/No puede ser los siguientes:
S/No. Configuracin predeterminada.
Verdadero/Falso.
Activado/desactivado.
Formato de tipos de datos texto y memo
En los campos texto y memo es posible visualizar su contenido a travs del uso de formatos
creados por el usuario. A continuacin se listan los smbolos que se manejan para crear
dichos formatos:
24

TABLAS
@ Se requiere carcter de texto (un carcter o un espacio).
& No se requiere carcter de texto.
< Fuerza todos los caracteres a minsculas.
Fuerza todos los caracteres a maysculas.
3.3
Propiedad Mscara de entrada
Una mscara de entrada servir para que se escriban ciertos datos en un campo,
restringiendo ciertos caracteres.
3.4
Propiedad Ttulo
Especifica el texto para las etiquetas y sirve como encabezado para el campo cuando la
tabla est en Presentacin de Hoja de datos. En formularios, especifica el texto que aparece
en la barra de ttulo en Presentacin de formulario. Puede contener hasta 255 caracteres y
su utilidad principal es suministrar informacin al usuario. Si no se especifica, toma como
valor el nombre del campo.
3.5
Propiedad Valor predeterminado
Se especifica el valor por defecto para un campo. Se puede escribir un texto o una
expresin. La longitud es de 255 caracteres. A1 crear un nuevo registro, el valor
predeterminado se introduce automticamente en ese campo.
3.6
Propiedad Regla de validacin
Establece la expresin que se evala cuando se agregan o cambian los datos de un campo.
Si se deja en blanco, no se realiza ninguna validacin de los datos. Debe ser una expresin
que tenga como mximo 255 caracteres.
Si pulsamos en la parte derecha de la propiedad Regla de validacin, nos aparecer el

siguiente cuadro de dilogo, con el que se nos permitir generar cualquier expresin:
25

TABLAS
3.7
Propiedad Texto de validacin
Especifica el texto del mensaje que aparece si el campo no cumple con la condicin
establecida en la Regla de validacin. La longitud mxima es de 255 caracteres.
3.8
Propiedad Requerido
Sirve para especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Si la propiedad est
establecida como Si, cuando se introduzcan datos en un registro, se deber escribir un valor
en este campo y ese valor no podr ser nulo. Si la propiedad es No, el campo no requiere un
valor.
3.9
Propiedad Indexado
Establece un ndice como campo nico. Las configuraciones son:
No. Sin ndice.
S (con duplicados). El ndice permite duplicados.
S (sin duplicados). El ndice no permite duplicados.
26

TABLAS
Un ndice nos permitir posteriormente realizar bsquedas sobre ese campo de una forma ms
rpida.
3.10 Resumen
Como resumen podemos comentar que las propiedades se utilizan para:
Cambiar el tamao mximo del campo.
Controlar la manera en que aparecen los datos presentados.
Dar al campo su propio titulo predeterminado.
Establecer reglas para los valores que se aceptarn en ese campo.
Acelerar la bsqueda de datos en el campo.
ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL
La clave principal de una tabla es un campo o conjunto de campos que identifican cada
registro de una manera nica, es decir, el valor del dato que contenga el campo o los
campos definidos como llave principal no deben estar en otro registro. Todas las tablas
deben tenerla, y se usa para buscar, encontrar y combinar rpidamente los datos
almacenados en ellas.
Por ejemplo, en una tabla de productos, la clave principal sera clave-del-producto, donde
clave-del-producto es un campo cuyo contenido no se repite e identifica de una manera
nica el registro de una tabla.
Los pasos a seguir para indicar que un campo es llave principal, son:
1. Se selecciona el campo que va a ser la clave. Si la clave principal tuviera varios campos,
se deben seleccionar todos los campos que la forman. Esto se logra manteniendo la
tecla de Ctrl presionada mientras se efecta la seleccin.
2. Para indicar que los campos seleccionados son clave principal, existen dos maneras de
realizarlo:
Ir al men Edicin, elegir Clave principal.
En la barra de herramientas Diseo de tabla, se hace clic en el botn Clave
principal
27

TABLAS
Una vez definida la clave principal, aparecer un icono con la forma de una llave junto a los
nombres de los campos que la forman.
GUARDAR UNA TABLA
Para almacenar los cambios realizados en una tabla, hay que:
1. En el men Archivo se elige Guardar. Aparece el siguiente cuadro de dilogo:

2. Se pide asignar un nombre a la tabla.
Si no se le ha asignado una clave principal, Access avisar que la tabla carece de ella,
apareciendo el siguiente cuadro de dilogo:
En este cuadro se pregunta si se desea crear una clave principal. Si se responde Si se crea
un campo titulado ID con el tipo de datos Autonumnco y despus se introducen
automticamente nmeros secuenciales en ese campo para cada registro de datos. Si la
tabla tiene un campo Autonumrico, lo usar como clave principal. Si se responde que No, la
tabla quedar sin clave principal.
INTRODUCCIN DE DATOS A UNA TABLA
28

TABLAS
Cada tabla de su base de datos tiene dos presentaciones: Presentacin diseo y
Presentacin de hoja de datos. Presentacin de diseo es la que contiene todos los campos
que componen la tabla, as como sus caractersticas (lo explicado anteriormente).
Presentacin de hoja de datos contiene todos los datos pertenecientes a la tabla. Para ver
este modo de presentacin, haremos:
1. Al estar en la carpeta Tabla de la ventana de Base de Datos, presionamos sobre Abrir.

2. Aparece la tabla en Presentacin de hoja de datos, en la cual se irn introduciendo los
datos, como se muestra a continuacin:
En donde:
a. Registro activo.
b. Ir al primer registro.
c.
Ir al registro anterior.
d. Es el nmero del registro activo.

e. Ir al registro siguiente.
f.
Ir al ltimo registro.
g. Introducir un registro nuevo.

h. Nmero total de registros.
i.
6.1
Barras de desplazamiento, que permiten recorrer todos los campos.
Agregar un registro de informacin
Simplemente se introduce el dato correspondiente en el campo y se presiona Tab para pasar

al siguiente campo; cuando se tengan introducidos todos los datos de ese registro, se dice
que se ha agregado un nuevo registro a la tabla. Es posible dejar campos sin valores, es
decir, nulos, siempre y cuando su propiedad as lo permita.
29

TABLAS
Cuando se introduce un nuevo valor a un campo, se verifica que sea del tipo de datos
adecuado y que cumpla con las propiedades especificadas, tales como la regla de
validacin. En caso de que el valor no sea el adecuado, se despliega un mensaje de error.
6.2
Guardar los registros y cerrar la tabla
Al presionar Tab para pasar al primer campo de la segunda fila, no se necesita ejecutar
ninguna otra accin para guardar sus datos. Es decir, al salir de un registro, ya sea
movindose a otro o cerrando la tabla, se guardan automticamente los datos.
6.3
Editar los registros y cerrar la tabla
Para editar un registro basta con pulsar con el ratn sobre la celda a partir de la cual
queremos modificar el registro. Podemos movernos entre los campos de la misma forma que
si estuviramos insertando un registro nuevo.
Al igual que cuando se inserta, una vez que hemos modificado el registro, si pasamos a otro
registro, se almacenan los cambios de forma automtica.
6.4
Facilidades para editar
Para modificar o introducir el contenido de un registro, adems de utilizar el ratn, se puede

utilizar el teclado para facilitar el trabajo. Existen las siguientes combinaciones de teclas que
facilitan las capacidades de edicin:
Accin
Presionar
Moverse al siguiente campo o al campo anterior.
Tab o Mays-Tab
Para moverse al primer o ltimo campo del registro Inicio o Fin

activo.
Para seleccionar el campo activo o quitar la F2
seleccin del campo activo.
Para deshacer los cambios del campo o registro Esc
activo.
Para reemplazar el valor en un campo con el valor Ctrl +
del mismo campo en el registro anterior.
30

TABLAS
MODIFIRCAR EL DISEO DE UNA TABLA
Estando en el diseo de la tabla, se puede aadir, revisar, editar y eliminar fcilmente todos
los campos de la misma. Se pueden eliminar campos o introducir nuevos campos en el lugar
deseado. Tambin es posible modificar las propiedades de los campos e incluso se puede
cambiar la definicin de un campo llave principal.
Lo que se debe tener en cuenta en todo momento, es que un cambio en el diseo de una
tabla puede traer como consecuencia la eliminacin de los datos contenidos en la misma;
cuando Access detecta esto, manda un mensaje de aviso antes de realizar las
modificaciones indicadas.
7.1
Aadir campos y seleccionar los tipos de datos
Al agregar un campo a la tabla, hay que indicar el tipo de datos que contendr y las
propiedades correspondientes al nuevo campo.
Como se dijo anteriormente, cuando se introducen datos de diferente tipo al definido,

marcar error y no lo aceptar. No es posible guardar un dato en un campo a menos que
cumpla con las reglas especificadas en su definicin.
Para la adicin de campos se debe:
1. Se selecciona la tabla a la que se le va aadir un campo en la ventana de Base de

Datos.
2. Se pulsa Diseo.
3. Se posiciona en una fila en blanco, se escribe el nombre del campo y se siguen los
pasos vistos anteriormente. Si se desea insertar en medio de dos campos, se sita el
cursor en la fila donde se desea insertar el campo:
Ir al men Insertar, seleccionar Insertar Fila.
Pulsar el botn Insertar Fila de la barra de herramientas Diseo de tabla:
7.2
Eliminar un campo
31

TABLAS
Una vez que se ha creado la tabla, se puede borrar uno o ms campos y, con ellos, los datos
que contienen. Los pasos a seguir son:
1. Se selecciona el campo que se va a borrar.

2. En el men Edicin se elige Eliminar (o se presiona la tecla Supr). Tambin sirve pulsar
sobre el botn Eliminar Fila de la barra de herramientas Diseo de tabla:
Aparecer una ventana para pedirnos confirmacin sobre la operacin de borrado. Si se

selecciona Si, automticamente se elimina el campo de su tabla y los datos
correspondientes. No, aborta la accin.
CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS
El objetivo de las bases de datos relacionales es crear lazos de unin entre las diferentes
tablas, es decir, crear relaciones para representar la informacin almacenada en la base de
datos. Una relacin se crea asociando los campos o el campo clave principal de una tabla
con los campos correspondientes en otra tabla. Se usan los valores de los campos para
asociar correctamente los registros.
Por ejemplo, si existiese una base de datos con una tabla llamada abogado y otra
llamada caso, seguramente la tabla caso tendra un campo llamado DNI-abogado, que
indicar qu abogado se est encargando del caso. Por lo tanto, en las dos tablas existe un
campo que contiene idntica informacin. A esto se le llama relacin entre tablas.
8.1
Crear una relacin entre dos tablas
Para establecer una relacin entre dos tablas, se debe primero abrir la pantalla de
relaciones, donde se guardan y visualizan todas las relaciones existentes entre las diferentes
tablas que conforman el sistema.
A continuacin se listarn los pasos para la creacin de una relacin:
1. Abrir la pantalla de relaciones. Para ello:

En la ventana de la base de datos, en el men Herramientas, se elige el comando
Relaciones.
Presionar el botn Relaciones de la barra de herramientas Base de datos:
32

TABLAS
2. Aparece el cuadro de dilogo Relaciones, al cual se le deben agregar las tablas y/o
consultas que conformarn las relaciones de la base de datos. Para agregar una tabla y/o
consulta existen varias formas:
Al presionar el botn derecho del ratn sobre la pantalla relaciones, se
seleccionar Mostrar Tabla.
Del men Relaciones se selecciona Mostrar Tabla.
Presionar el botn Mostrar tabla de la barra de herramientas Relacin:
Con cualquiera de las opciones se despliega una pantalla en forma de carpeta con tres
apartados: Tablas, Consultas y Ambas. Dependiendo del apartado que se seleccione,
aparecen los objetos de ese tipo que existen en el sistema. En el caso del apartado
Ambas, aparecen tanto tablas como consultas. En la imagen se muestra la carpeta con
los tres apartados:
3. Se seleccionan las tablas y/o consultas que se desea aparezcan en la relacin y se

presiona el botn Agregar. En el ejemplo puesto anteriormente de abogado-caso, se
deberan seleccionar dos tablas: La tabla abogado y la tabla caso.
En la pantalla de relaciones aparecen en forma de rectngulos, las tablas y/o consultas

seleccionadas, dentro de cada uno de los cules aparecen los campos que contienen.
Para el caso de las consultas, aparecen los campos que se solicitan en la consulta. Los
campos llaves se resaltan en negrita. La imagen ilustra claramente lo dicho: aparecen las
tablas abogado y caso, con sus respectivas claves principales, DNI-abogado y
cdigo-sentencia:
33

TABLAS
4. Para construir la relacin slo es necesario posicionarse sobre el campo de una de las
tablas, presionar clic, y arrastrar hasta el campo correspondiente en la otra tabla.
Inmediatamente aparecer una lnea que une las dos tablas relacionadas y el siguiente
cuadro de dilogo:
En donde:
a. Aparecen los nombres de las tablas y/o consultas seleccionadas. En este ejemplo, los
nombres son: abogado, caso.
b. El campo seleccionado aparece desplegado bajo el nombre de la tabla y/o consulta
que le corresponde. Se puede tambin utilizar ms de un campo para las relaciones,
de ser necesario. Para aumentar un campo slo es necesario posicionarse bajo la
tabla correspondiente, en uno de los renglones en blanco, y presionar clic;
inmediatamente se despliegan los dems campos de la tabla y se selecciona el campo
deseado.
34

TABLAS
c. Exigir integridad referencial. Esta es una caracterstica de las bases de datos
relacionales y para ejemplificarla se retomar el ejemplo abogado-caso, donde en el
campo DNI-abogado de la tabla caso no debe existir ninguna clave que no este
primeramente en la tabla de abogado. Con lo cual, no se puede eliminar un
abogado si este se encuentra relacionado con un caso, para as mantener la
integridad de los datos del sistema. El usuario decidir si esta propiedad es necesaria
en la relacin especfica que se est creando. Bajo el campo de integridad referencial
aparecen otras dos opciones, slo seleccionables cuando est activa, que
condicionarn la posibilidad de eliminar o actualizar los registros afectados por la
relacin.
d. Aceptar. Hace efectiva la relacin que se est creando. Es posible modificar una
relacin en cualquier momento, pero debe tenerse en cuenta la integridad de los datos
(en el caso de que las tablas abogado y caso tuviesen datos y las claves no
coincidiesen, se marcara un error al intentar crear una relacin).
e. Tipo de combinacin. Cuando se selecciona esta pantalla aparece un cuadro con tres
opciones; la primera de ellas es automticamente escogida en caso de no hacer
ninguna modificacin. La opcin que se seleccione depender de la necesidad
especfica y permitir decidir qu registros de cada tabla se incluirn. A continuacin
se muestra esta pantalla.
f. Tipo de relacin: Es un campo que crea el propio Access y que depende de la

definicin de los campos que entran en la relacin. Los tipos de relacin son:
Uno a Uno: Un registro de una tabla corresponde a slo un registro en otra tabla y se
crea cuando ambos tienen ndices nicos o son claves principales.
Varios a Varios: Son en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla
cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos
tablas.
Uno a Varios: Es la ms comn y se crea cuando uno de los campos es ndice nico o
tiene una clave principal.
g.Crear nueva permite agregar nuevas relaciones entre las tablas cargadas sin tener que
unir nuevamente las tablas
Despus de seguir todos estos pasos se presiona Crear, con lo que aparece una lnea que
indica la relacin; en el caso de ser una relacin uno a varios aparece sobre uno de los
extremos 1 y en el extremo opuesto el signo de infinito , como se ve en la siguiente figura:
35

TABLAS
36

FORMULARIOS
IV
Formularios
Un formulario se utiliza bsicamente para la interaccin con el usuario. Puede decirse que se
asemeja a las hojas de solicitud de datos, las cuales tienen preguntas (etiquetas) y espacios
para contestar esas preguntas (cuadros de texto).
Los cuadros de texto y las etiquetas son los dos controles bsicos con los cuales se
construyen la mayora de los formularios. Los controles se estudiaran ms adelante en el
Capitulo 7 utilizando el asistente, ya que el captulo actual se centra exclusivamente en la
creacin y manipulacin de formularios. Cabe aclarar que los formularios no slo se utilizan
para solicitar informacin, sino tambin para la consulta, eliminacin o modificacin de dicha
informacin.
Los formularios se construyen a partir de tablas o de consultas; la seleccin de uno u otro

depende del tipo de informacin que se vaya a manejar. Tambin existen los subformularios,
que sirven para la manipulacin de tablas relacionadas.
CREAR UN NUEVO FORMULARO
Para crear un formulario debe existir previamente la tabla o consulta que se usar como
base, despus de lo cual, slo es necesario realizar los siguientes pasos:
1. Nos posicionamos en la ventana de la base de datos, en la carpeta Formularios y

pulsamos el botn Nuevo.
2. Al presionar el botn Nuevo, aparecer la siguiente pantalla, con varias opciones, tales
como:

FORMULARIOS
Opciones para la creacin de formularios
Vista Diseo. Permite al usuario crear un formulario, paso a paso, sin hacer uso de la
automatizacin que brinda Microsoft Access (asistente).
Asistente para formularios. Es la forma automtica que proporciona Microsoft Access

para la creacin de formularios estndar. Tiene cuatro diferentes tipos de presentaciones.
La nica diferencia entre ellos est en el modo en que se acomodan los campos en el
formulario. Las cuatro presentaciones son:
Tabular.
Columnas.
Hoja de datos.
Justificada.
Autoformulario: en columnas. Crea automticamente el nuevo formulario sobre la tabla

o consulta seleccionada en formato de columnas. El resultado es igual que seleccionar
Asistente para formularios y seleccionar de ste la presentacin Columnas. En el caso
ms sencillo, aparece en la primera columna el nombre de los campos a solicitar y en la
segunda, el espacio donde el usuario introducir o consultar el dato.
38

FORMULARIOS
Autoformulario: tabular. Crea automticamente el nuevo formulario sobre la tabla o

consulta seleccionada en formato tabular. El resultado es igual que seleccionar Asistente
para formularios y elegir de ste la presentacin Tabular. Aparece, en el primer rengln,
el nombre de todos los campos y, en los renglones posteriores, la informacin de todos
los registros.
Autoformulario: hoja de datos. Crea automticamente el nuevo formulario sobre la

tabla o consulta seleccionada en formato Hoja de datos. El resultado es igual que utilizar
el Asistente para formularios y seleccionar de este la presentacin Hoja de datos (similar
al anterior).
39

FORMULARIOS
3. Para la realizacin de un formulario tipo (entendiendo por tipo un formulario comn),

aprovechando la capacidad de automatizacin que brinda Access, deben seguirse los
siguientes pasos:
3.1. Se elige el Asistente para formularios, de entre las diferentes opciones

explicadas con anterioridad.
3.2. Se elige la tabla o consulta sobre la que se va a crear el formulario (al presionar
clic se despliegan todas las tablas y/o consultas existentes en la base de datos).
3.3. Se pulsa Cancelar en caso de que no se quiera seguir adelante con el proceso
de creacin de formularios.
3.4. Para continuar se pulsa Aceptar. Aparecer la pantalla para la seleccin de los
campos que aparecern en el formulario.
4. Es posible disminuir o aumentar los campos que aparecern en el nuevo formulario,

para lo cual se utiliza la siguiente pantalla:
En donde:
a. Tablas/Consultas. Se escoge la tabla o consulta sobre la que se va a realizar el

formulario. Existe una seleccin previa en la pantalla anterior, aunque puede
modificarse.
b. Campos disponibles. Aparecen todos los campos de la tabla o de la consulta
seleccionada. En el caso de las tablas, aparecen los campos que la componen, y en
el caso de las consultas, aparecen los campos que se despliegan en la consulta
seleccionada.
c. Pasa un campo de la lista de Campos disponibles (b) a la lista de Campos
seleccionados (g).
d. Pasa todos los campos de (b) a (g). Es decir, el formulario se efectuar con la
totalidad de los campos.
40

FORMULARIOS
e. Elimina un campo de la lista de Campos seleccionados (g), donde se encuentre
posicionado el puntero.
f. Elimina todos los campos de la lista de Campos seleccionados (g). Es decir, deja en
blanco la lista de Campos seleccionados.
g. Lista los campos que aparecern de forma automtica al crear el formulario.
h. Siguiente. Pasa a la siguiente seccin.
Aunque uno de los campos no haya sido seleccionado, ms adelante es posible

agregar campos en el formulario de forma manual, al igual que tambin es posible la
eliminacin de los campos seleccionados.
5. Al llegar a este punto, se cuenta ya con la informacin que ser posible desplegar en el
nuevo formulario, lo que conduce a continuacin a seleccionar la forma en que ser
desplegada dicha informacin. Microsoft Access ofrece cuatro formas estndares: En
columnas, Tabubr, Hoja de datos y Justificado (algunas muy similares a las ya
explicadas). La seleccin de una de ellas, se realiza en la siguiente pantalla:
En donde:
41

FORMULARIOS
a. Se elige, dentro de los cuatro formatos estndar permitidos, el que se desea aplicar
al formulario. Conviene probar cada uno de ellos para ver sus posibilidades.
Cuando una de las opciones est seleccionada, en el lado izquierdo de la pantalla
se muestra una vista preliminar.
b. Siguiente. Pasa a la siguiente seccin.
c.
Atrs. Permite regresar a la pantalla anterior, donde se hizo la seleccin de los

campos, para realizar modificaciones.
d. Terminar. Este botn omite la presentacin al usuario de nuevas pantallas,

adoptando Microsoft Access las opciones por defecto, para contestar a las
preguntas formuladas en las pantallas omitidas y generando automticamente el
nuevo formulario, que se desplegar en el modo Abrir. El formulario creado con el
asistente pasa a formar parte de la base de datos de forma automtica.
6. El ltimo paso sirve para escoger el estilo del formulario. En la pantalla aparece la
pregunta Qu estilo desea aplicar?. Existe una lista con los posibles estilos y
conforme el puntero selecciona uno de ellos aparece una vista preliminar de ste, para
ayudar al usuario a seleccionar el que ms se adecue a sus necesidades.
En donde:
a. Se elige el estilo del formulario.

b. Se pasa a la siguiente parte, pulsando el botn Siguiente.
c.
Atrs. Esta opcin permite retroceder a la pantalla anterior, para cambiar la

distribucin del formulario.
d. Terminar. Al presionar este botn se interrumpe la secuencia de pantallas y se

genera automticamente el nuevo formulario, adoptando por defecto las opciones
necesarias.
42

FORMULARIOS
e. Cancelar. Permite interrumpir la creacin del formulario.
7. E1 siguiente paso consiste en dar un nombre representativo al formulario para guardarlo

como uno de los objetos de la base de datos. Los nombres que se le asignen a los
formularios deben tener implcita su funcin para evitar confusiones posteriores.
Para guardar el formulario aparece automticamente la siguiente pantalla:
a
b
En donde:
a. Ejecuta el formulario inmediatamente despus de guardarlo.

b. Va al diseo del formulario, para modificar el diseo realizado por el asistente
(agregar o eliminar campos, modificar etiquetas, etc.).
c.
Permite poner un nombre representativo al formulario.
d. Termina de realizar el diseo y va a la opcin escogida (a, b).

e. Cancelar. Aborta la creacin del formulario.
43

FORMULARIOS
Cabe destacar que en la secuencia de pantallas vista hasta ahora, existe adems del botn
Siguiente, el botn Atrs, el cual permite, como su nombre lo indica, regresar a la pantalla
anterior y cambiar o verificar algunas de las acciones seleccionadas. Tambin es posible
hacer modificaciones al formulario, una vez creado con el asistente. En el siguiente punto, se
vern algunas de las alternativas bsicas.
DISEO DE UN FORMULARIO
El formulario obtenido con el Asistente para formularios puede modificarse, aadiendo

controles, eliminando controles o simplemente cambiando la ubicacin de los mismos dentro
del formulario (los controles se ven con ms detalle en el Capitulo 7). Para efectuar cambios
en el diseo de un formulario:
1. Nos posicionamos en la ventana de la base de datos en la entrada de formularios.

2. Seleccionamos el formulario que se desea modificar y presionamos el botn Diseo.
Inmediatamente se muestra el formulario en modo diseo, que difiere del modo ejecutar en
que permite realizar modificaciones sobre l. Dichas modificaciones pueden ser muy
variadas. Por ejemplo, usando el Asistente para formularios, con la opcin columnas,
proporciona el siguiente resultado con una tabla de socios:
Aunque la pantalla cumple con las especificaciones pedidas, posiblemente se prefiera

agrupar los controles referentes a los datos del Trabajo y los de Domicilio, por lo que sera
necesario moverlos.
44

FORMULARIOS
2.1
Mover un control
Para mover un control dentro de un formulario basta con posicionarse en l y pulsar el botn
izquierdo del ratn. Aparecen unos puntos rodeando el control que se podr desplazar,
manteniendo presionado el ratn, hasta la ubicacin deseada.
Se aprecia que los controles CiudadTrabajo, TelfonoTrabajo, CiudadDomicilio y

TelfonoCasa cambiaron su ubicacin en el formulario.
Con los ejemplos anteriores es fcil percibir las diferencias entre el modo Abrir o Ejecutar y
el modo Diseo. En los dos primeros no es posible realizar cambios mientras que en el
ltimo s. Adems, al lado derecho del formulario aparece tambin el Cuadro de
herramientas (a), el cual contiene todos los posibles controles que se le pueden aadir al
formulario.
2.2
Copiar, mover y cortar controles
El mtodo ms sencillo para ejecutar estas acciones es a travs de la barra herramientas

Base de datos. Para ello existen en sta los tres botones estndares de Cortar, Copiar y
Pegar. Para efectuar cualquiera de las tres tareas slo es necesario seleccionar primero el
control y luego presionar el botn correspondiente a la operacin a efectuar.
2.3
Eliminar un control
45

FORMULARIOS
Puede llegar a desearse que un control no este visible. Para eliminarlo del formulario, slo es
necesario seleccionar el control en cuestin y presionar la tecla Supr (tiene el mismo efecto
que seleccionar Eliminar desde el men de Edicin). Inmediatamente el control
desaparecer del formulario.
46

CONSULTAS
V
Consultas
Una consulta es una solicitud de informacin a la base de datos, mediante criterios que el
usuario establece. Las consultas pueden ser de una tabla, de un grupo de tablas o de otras
consultas. Cuando se trata de un grupo de tablas, estas pueden tener una relacin entre
ellas (vase creacin de relaciones, Capitulo 3), las cuales se representan mediante una
lnea fsica que une ambas tablas. En caso de que no exista con anterioridad ninguna
relacin, es posible establecerla para efectos de la consulta, al igual que tambin es posible
eliminar una relacin ya creada.
La consulta muestra bsicamente campos de las tablas segn criterios establecidos en la

misma; algunas de las operaciones que se pueden efectuar en las consultas son:
Elegir tablas y/o consultas: en una consulta puede mostrarse informacin de una o ms
tablas, incluso de una o ms consultas previamente realizadas. La informacin mostrada
resuelve una pregunta a la base de datos. Por ejemplo, mostrar todos los abogados que
ejerzan en la ciudad de Vigo y que adems uno de sus clientes sea la compaa
Bicicletas Annimas. En la consulta aparecern datos de las tablas: abogado,
caso y cliente; las otras tablas existentes en el sistema no tienen repercusin para
efectos de esta consulta.
Seleccionar registros: como se desprende del ejemplo anterior, no aparecern en la

consulta planteada ni todos los registros de la tabla abogado, ni todos los registros de
las otras dos tablas, debido a los criterios aplicados.
Seleccionar campos: de las tablas y/o consultas seleccionadas puede no ser necesario
mostrar todos los campos. Por ejemplo, en la consulta mencionada, no es necesario
mostrar campos como la fecha de nacimiento del abogado o el cdigo postal de su
direccin.
Realizar clculos: se pueden efectuar clculos con los campos mostrados en la consulta,
tales como contar el nmero de registros seleccionados, acumular totales, etc. Por
ejemplo, retomando la consulta planteada, una pregunta seria: Cunto ha pagado el
cliente Bicicletas Annimas a la firma de abogados?, lo cual implicara efectuar un
sumatorio en el campo coste de la tabla caso.
Ordenar registros: los registros que finalmente son seleccionados para la consulta,
pueden ser sometidos a un proceso de ordenacin, que permita visualizar la informacin
de una forma ms clara. Por ejemplo, que los abogados aparezcan en orden ascendente
por su apellido.
CREAR UNA CONSULTA
47

CONSULTAS
Es importante hacer notar que las consultas no se almacenan en la base de datos, ya que se
trata de un conjunto dinmico (virtual) de registros, tambin llamados hojas de respuestas
dinmicas.
Para realizar una consulta se debe primero crear, al menos, una tabla, e introducir algunos
datos. A continuacin se vern los pasos para la creacin de consultas sencillas:
1. Se posiciona en la ventana de la base de datos, en la carpeta de Consultas.

2. Se presiona el botn Nuevo.
3. Se despliega una ventana con cinco opciones diferentes:
Vista diseo. Permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.
Asistente para consultas sencillas. Crea una consulta automticamente, segn los
campos seleccionados.
Asistente para consultas de referencias cruzadas. Crea una consulta que muestra
los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de clculo.
Asistente para consultas destinados a buscar duplicados. Crea una consulta en la
que se buscan registros con valores duplicados en un campo.
Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes. Crea una consulta
que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.
En este caso, se seleccionar la opcin dos: Asistente de Consultas Sencillas, y se

pulsar Aceptar.
4. La siguiente pantalla que se despliega, permite seleccionar la tabla y/o consulta sobre la
cual se basar la nueva consulta. Se muestra las tablas y/o consultas existentes en el
sistema y sus respectivos campos.
48

CONSULTAS
d
e
f
En donde:
a. Muestra la tabla y/o consulta seleccionada. Al pulsar en la flecha, aparecer la lista

de todas las tablas y consultas que hay en la base de datos.
b. Aparecen todos los campos de la tabla o consulta seleccionada.
c.
Pasa el campo de la lista de disponibles (b) hasta la lista de seleccionados (e).
d. Pasa todos los campos de la tabla y/o consulta desde (b) a (e).
e. Muestra todos los campos seleccionados para la nueva consulta.
f.
Siguiente, pasa a la siguiente fase.
5. En esta fase se define el tipo de consulta a realizar, para lo cual existen dos opciones
posibles:
49

CONSULTAS
Detalle.
Resumen (Opciones de resumen).
La primera presenta los campos en la consulta de forma similar al formato de hoja de

clculo (columnas y filas).
Al seleccionar la segunda opcin se activa automticamente el botn de Opciones de
resumen que permite seleccionar funciones como: mnimo, mximo, promedio, suma o
contar, todas ellas aplicables a los campos de tipo numrico seleccionados para la
consulta. Si pulsamos sobre ese botn, nos aparecer la siguiente ventana donde
seleccionaremos la funcin deseada:
50

CONSULTAS
En donde:
a. Aparecer una lnea por cada campo numrico. Se podr seleccionar las funciones
que se quieran aplicar a cada uno de ellos.
b. Se incluir un campo contando el nmero de registros.
6. Despus de seleccionar el tipo consulta de acuerdo a la necesidad especifica, aparece la

pantalla para guardar la consulta:
51

CONSULTAS
b
c
En donde:
a. Nombre de la consulta: nombre con el cual se desea guardar.

b. Abrir la consulta: ejecuta la consulta (ver resultados).
c.
Modificar el diseo de la consulta: abre la consulta realizada por el asistente, en modo

diseo, para poder realizar modificaciones (introducir o suprimir un campo, ordenar,
etc.).
d. Terminar: finaliza y ejecuta la opcin elegida (b) o (c).
DISEO DE UNA CONSULTA
Es una herramienta grfica para complementar o reestructurar las consultas. Permite usar el
ratn para seleccionar, arrastrar o manipular los objetos en la ventana de Consulta Se
pueden agregar o eliminar tablas, crear lneas de unin entre las tablas y editar las
propiedades de combinacin de estas, as como otras facilidades que se explicarn a
continuacin.
2.1
Agregar tablas y/o consultas
52

CONSULTAS
Hay dos formas de agregar tablas y/o consultas a una consulta ya existente o una consulta
efectuada sin el asistente, que son:
Ir al men Consultas y seleccionar Mostrar tabla.
Se pulsa el botn de Mostrar tabla de la barra de herramientas Consulta diseo:
Se despliega una pantalla en donde se muestra: las tablas, las consultas o ambas juntas,
como aparece en la siguiente figura:
Es necesario seleccionar una o varias de las mismas, y pulsar Agregar. Automticamente

estas tablas y/o consultas aparecen en la pantalla de diseo de consultas y en caso de
existir relaciones entre ellas, aparecern representadas mediante una lnea que las une.
a
53

CONSULTAS
En la figura se muestra:
a. Tablas y/o consultas que se usan para la nueva consulta.

b. Relaciones creadas desde el diseo de las tablas o desde las consultas.
2.2
Eliminar tablas y/o consultas
Para eliminar las tablas y/o consultas de una consulta, solo es necesario seleccionarlas:
Se pulsa Supr.
Ir al men Edicin y seleccionar Eliminar.
Automticamente, las relaciones y los campos de esa tabla desaparecern. Si, por error, se
hacen cambios no deseados, bastar con salir de consultar sin guardar las modificaciones.
2.3
Unir tablas
Si no se han creado relaciones entre tablas, stas no estarn conectadas con lneas de
unin en la ventana de consulta. Sin embargo, es posible realizar dichas uniones en las
propias consultas, para poder as usar los datos relacionados de dos o ms tablas.
Para dibujar una lnea de unin entre dos tablas de una consulta, los campos relacionados
deben estar presentes en ambas tablas. La unin funciona si los dos campos contienen
datos que coinciden Para dibujar una lnea de unin, slo es necesario posicionarse sobre el
campo a relacionar y arrastrarlo hasta el campo de la otra tabla.
Una lnea de unin conecta las dos tablas slo para esa consulta. Para usar dicha relacin
en otra consulta, tiene que volver a crearse la unin. Para que se establezcan
automticamente las relaciones, habrn de crearse desde las tablas (vase Capitulo 3).
Las relaciones tienen tres propiedades de combinacin; para editarlas slo es necesario
posicionarse sobre la lnea de la relacin y hacer doble clic con el botn izquierdo del ratn.
Estas propiedades son para decidir que registros de la relacin aparecern en la consulta
(ver Capitulo 3).
54

CONSULTAS
2.4
Eliminar una lnea de unin
Si se desea eliminar una relacin, hay que borrar la lnea entre las tablas, para lo cual
simplemente es necesario posicionarse sobre dicha lnea:
2.5
Se presiona Supr.
Ir al men Edicin y seleccionar Eliminar.
Seleccionar los campos
Una vez unidas las tablas y/o consultas, se pueden definir los campos que se desean ver. Para
agregar un campo a la consulta existen tres posibilidades:
a
b
2.6
Se escribe el nombre del campo, en la fila con el ttulo Campo (a).
Presionar clic en la flecha del campo (b), con lo que se desplegar una lista con los
posibles campos, seleccionando de esta lista el campo deseado.
Estando en la tabla cuyo campo se desea incluir, se selecciona el campo y se arrastra

hasta la cuadrcula (el puntero se transforma en rectngulo).
Las columnas en la consulta
55

CONSULTAS
La consulta est formada por un conjunto de columnas, cada una de los cuales representa
un campo o una funcin (suma, promedio, mximo, etc.) efectuada sobre un campo. A
continuacin se vern algunas operaciones bsicas para manipular dichas columnas:
Mover una columna en una consulta
A veces es necesario cambiar una columna de sitio, por ejemplo, para ordenar los datos por
un determinado campo; para ello hay que:
1. Se posiciona en la columna que desea mover.

2. Se hace clic en la parte superior de la columna (el puntero se transforma en forma de
flecha) y se arrastra hasta la nueva ubicacin.
Insertar o borrar una columna en una consulta
Si se desea insertar una columna para introducir un nuevo campo, los pasos a seguir son:
1. Se selecciona la columna a la derecha de donde se desea insertar la nueva columna.

2. En el men Insertar, seleccionar Columna. Se insertar una columna en blanco.
Para eliminar una columna, los pasos a seguir son:
1. Se selecciona la columna que se desea eliminar.

2. Ir al men Edicin, seleccionar Eliminar columna.
Ampliar o disminuir una columna
Para ampliar o disminuir una columna se sita el puntero en el borde de la columna

(cambiar el puntero del ratn a dos flechas) y arrastrando en una direccin u otra
dependiendo de lo que se desea hacer.
ESPECIFICAR LOS CRITERIOS
56

CONSULTAS
A la respuesta de una consulta, es decir, al conjunto de registros definidos por la consulta, se
le llama vista hoja de datos (hoja de respuestas dinmica). Es el usuario quien define la
consulta para especificar el conjunto de datos que desea obtener. Al usar una consulta para
obtener dichos datos, la hoja de respuestas dinmica contiene los datos actuales de las
tablas donde se encuentran almacenados. En un entorno de mltiples usuarios, el usuario
puede ver los cambios que otras personas le hacen a la hoja de respuestas dinmica
inmediatamente. Si el usuario cambia los datos de una hoja de respuestas dinmica o
consulta, se actualizan las tablas en una base de datos.
Las consultas o las hojas de respuestas dinmicas se pueden usar de manera similar a las
tablas para obtener los datos. Por ejemplo, puede basar un formulario o informe en una
consulta que presenta datos de dos o ms tablas, ya que los datos de la hoja de respuestas
dinmicas siempre estn actualizados. No es posible alterar los datos de las tablas con
todos los tipos de consultas. Por ejemplo, las consultas de tipo resumen no tienen esta
capacidad.
3.1
Especificar los criterios de una consulta
Un criterio es una condicin que se le ponen a los registros para hacer un filtrado de la
consulta; por ejemplo, para ver todos aquellos abogados cuya localidad es Orense, se
requiere aumentar a la consulta, en el campo de localidad, el criterio Orense. Para
especificar criterios en una consulta slo es necesario seguir estos pasos:
1. En la parte inferior de la ventana de diseo, seleccionar el campo sobre el cual se desea

aplicar un criterio y posicionarse en la fila Criterios (a).
2. Se establece el criterio.
57

CONSULTAS
3.2
Establecer criterios
Para especificar los criterios se introduce una frase o una expresin en la celda Criterios de
un campo. A la hora de ejecutar la consulta se evala la expresin y se busca en el campo
los valores que coinciden con el criterio especificado. Es decir, slo se muestran los registros
que contienen los valores coincidentes. Los criterios pueden introducirse en uno o ms
campos de una consulta.
Expresiones vlidas para establecer criterios

Se puede usar los comodines * y ? en una expresin para seleccionar nicamente los
registros que tengan un patrn especfico. * representa cualquier nmero de caracteres y
? representa un slo carcter. Por ejemplo: la expresin V*, despliega todos los registros
cuya primera letra sea V sin importar el nmero de caracteres. La expresin ??GO,
despliega todos aquellos registros cuya longitud sea igual a cuatro letras, y las dos
ltimas letras sean GO, como podran ser: LUGO, VIGO, etc.
Si no se incluye un operador con la expresin, por defecto se supone al operador =.
Para manejar rangos de valores se escribe una frase que incluya operadores, tales como:
<, >, >=, etc. Ejemplo: >100 despliega todos los valores mayores a 100.
El valor de un campo est dentro de una lista de valores: Se usa la funcin En(). Ejemplo:
en (Valencia, Orense, Pontevedra), listar todo los campos que tuvieran los valores
Valencia, Orense y Pontevedra.
Cuando los criterios de diferentes campos de la consulta se colocan en el mismo rengln,
se entiende que el registro debe cumplir con todos los criterios o de lo contrario no se
desplegar, pero si los criterios se colocan en diferentes renglones significa que el
registro aparecer en la consulta aunque slo cumpla con una de las condiciones.
Si se quiere hacer una condicin variable, es decir, que realice una pregunta cada vez
que se abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes ([]) debajo del
campo que se desea variar.
ORDENAR REGISTROS
Si se desea que los registros de una consulta aparezcan desplegados en un cierto orden,
como podra ser un listado alfabtico, se proceder con los siguientes pasos:
1. Ir a la consulta en modo Diseo y colocar los campos en la posicin en la que se desee

que aparezcan.
2. Se hace clic en la celda Orden del campo por el cual se desea ordenar y se indica la
manera (ascendente o descendente) en que se har.
58

CONSULTAS
Si existen dos campos por los que se quiere ordenar, Access ordena por el campo situado
ms a la izquierda en la consulta y, en caso de que se repita un valor, se ir al siguiente
campo que se le indique.
REALIZAR OPERACIONES
A veces es necesario realizar operaciones sobre algunos campos para obtener informacin,
como por ejemplo, valores promedio de un campo. Para calcular una operacin en una
consulta:
1. Se deben tener agrupados los campos sobre los que se desean realizar operaciones y
posteriormente:
Se pulsa el botn Total en la barra de herramientas Consulta diseo:
Ir al men Ver, se elige Totales.
Automticamente, en la cuadrcula de la consulta, se agrega un rengln ms llamado

Total. Bajo cada una de las columnas, aparece la leyenda Agrupar por (a).
2. Se selecciona el campo sobre el cual se requiere efectuar una operacin y se hace clic
en la flecha que aparece al final del campo, con lo cual se despliega una lista con todas
las operaciones que se pueden realizar (b) y se elige una de ellas, como se muestra en
la siguiente imagen:
59

CONSULTAS
CREAR CAMPOS CALCULADOS
Es posible crear campos calculados, por ejemplo, en una factura, calcular el total a pagar en
base en los campos precio y nmero de artculos vendidos. Los pasos a seguir son:
1. Crear una nueva consulta con la tabla sobre la que se van a realizar las operaciones.
2. Se posiciona sobre una columna vaca, haciendo clic en la celda y se escribe la
expresin a calcular. Para la operacin planteada se escribira PrecioUnidad*Cantidad y
se mueve el puntero fuera de la celda. Aparece la siguiente expresin:
Expr1:[PrecioUnidad]*[Cantidad], lo que significa que el nombre con el que aparecer
este campo ser Exprl (a). Para cambiarlo, simplemente se escribe el nombre que se
desea. En la siguiente figura se ilustra lo explicado anteriormente:
60

CONSULTAS
CONSULTAS CON PARAMETROS
Cuando se desea realizar una serie de consultas sobre diferentes valores, por ejemplo,
todos los clientes de Vigo, todos los clientes de Orense, etc., una solucin sera crear tantas
consultas como localidades a buscar; la otra, sera realizar una consulta que al abrirla
permitiera introducir la ciudad de la que se quieren obtener los datos. Para ello, estando en
la consulta donde se desea introducir la pregunta:
1. Ir al campo donde se desea colocar la pregunta y, en la fila Criterios, colocar la pregunta

entre corchetes [ ], de la siguiente manera:
61

CONSULTAS
2. Al abrir la consulta, lo primero que aparece es la pregunta, tecleando la respuesta en el

cuadro que aparece, y pulsando Aceptar para que se lleve a cabo la consulta, tal como
se muestra en la siguiente figura:
62

INFORMES
VI
Informes
Un informe es un conjunto de informacin que se organiza segn determinados criterios y al
que se le aplica un formato de acuerdo con las especificaciones del usuario. Un informe
constituye una forma de recuperar y presentar los datos, como informacin significativa que
se puede usar y distribuir. Los informes tambin se pueden definir como una copia impresa,
que refleja un estado del sistema en un momento determinado.
Recuperan la informacin de las tablas y/o consultas previamente creadas en el sistema y le

aplican funciones tales como: sumas, promedios, etc. La informacin que pueden
representar va desde grficos hasta campos memo.
Algunos ejemplos de informes son las etiquetas postales, las facturas, los resmenes de
ventas y los listines telefnicos. Independientemente del informe que se necesite, Microsoft
Access es totalmente flexible e incluye innumerables ayudas.
CREAR UN INFORME
La creacin de informes y la creacin de formularios (Captulo 4), tienen muchos puntos en

comn: los datos se extraen de las tablas y/o consultas y se ha de disear la hoja de
presentacin en la que sern desplegados. Para crear un informe los pasos a seguir son:
1. Se posiciona en la ventana de la base de datos y en sta, se selecciona la carpeta de

Informes.
2. Se pulsa el botn Nuevo.
3. Aparece la siguiente pantalla, en donde se debe seleccionar el tipo de informe que se va
a realizar (a) y la tabla y/o consulta de la cual se extraen los datos (b), y se pulsa Aceptar.
Existen seis opciones en los tipos de informe:

INFORMES
Opciones para la creacin de informes
Vista Diseo. Permite al usuario construir su propio informe, paso a paso.
Asistente para informes. Es una ayuda que brinda Microsoft Access para la creacin
de informes estndares.
Autoinforme: columnas. Con slo indicar la tabla y/o consulta de la cual parten los
datos, crea automticamente un informe constituido por columnas, en las que se
colocan las descripciones de los campos y a continuacin los datos. La descripcin
de los campos aparece en cada registro desplegado en el informe. La figura siguiente
ejemplifica el funcionamiento de Autoinforme: columnas.
64

INFORMES
Autoinforme: tabular. Con slo indicar la tabla y/o consulta de la cual parten los datos,
crea automticamente un informe de tipo tabular, entendiendo como tal la colocacin
en un rengln de todas las descripciones de los campos y en los renglones
consecutivos los datos. La descripcin de los campos slo aparece en la parte
superior de cada informe. En la figura se muestra un ejemplo de Autoinforme: tabular.
65

INFORMES
4. Para la realizacin de un informe estndar se seleccionar la opcin Asistente para

informe, con lo que aparece una pantalla muy similar a la explicada en la creacin de
formularios. En ella, se seleccionan los campos que van a formar parte del informe.
b
En donde:
a. La tabla y/o consulta sobre la que se quiere realizar el informe.

b. Aparecen desplegados todos los campos de la tabla y/o consulta seleccionada (a).
c.
Campos que selecciona el usuario para que aparezcan en el informe.
d. Siguiente, permite pasar al siguiente paso del asistente.
5. Despus de seleccionar los campos que pasaran a formar parte del informe, se podrn
especificar los niveles de agrupamiento.
Por ejemplo, para agrupar a todos los abogados por pas, se debe seleccionar este
campo de la lista que aparece en el lado derecho de la pantalla. Se dibujar un
rectngulo dentro del cual aparece el nombre del campo seleccionado (pas). Bajo este
rectngulo aparecer otro con todos los dems campos que figurarn en el informe.
66

INFORMES
Para aumentar otro agrupamiento, como podra ser provincia, slo es necesario
seleccionar dicho campo de la lista. Automticamente se agregar otro rectngulo,
debajo del de pas, para indicar el nuevo agrupamiento. Con ello el informe listar por
orden a los abogados, primero por pas, y a continuacin por provincia.
En caso de que se desease invertir el orden, es decir, listar primero por provincia y luego
por pas, slo es necesario cambiar las prioridades. Esta propiedad se cambia
seleccionando uno de los rectngulos y presionando el botn de ascendente o
descendente, para subir o decrementar la prioridad. A continuacin se mencionan los
elementos de la pantalla:
67

INFORMES
d
En donde:
a. Lista de todos los campos disponibles para el informe.

b. Crea o elimina, segn la direccin de la flecha, un agrupamiento sobre el campo
seleccionado.
c.
Muestra en diferentes rectngulos los agrupamientos. El rectngulo superior es el de

mayor prioridad.
d. Al seleccionar uno de los rectngulos se le aumenta o disminuye la prioridad. El

resultado se ve en el lado derecho de la pantalla (c).
6. Tambin es posible hacer que los registros que aparezcan en el informe lo hagan en
determinado orden. En el ejemplo que se ha venido planteando, ese orden podra ser el
segundo apellido.
Se puede efectuar una ordenacin hasta por cuatro campos, ya sea en forma
descendente o ascendente.
68

INFORMES
En donde:
a. Existen cuatro cuadros de selecci6n; al pulsarlos, se despliegan los campos que

contendr el informe, seleccionando algunos de ellos. En la figura del ejemplo se
tom: segundo-apellido, primer-apellido y nombre, con lo cual el informe saldr
ordenado alfabticamente por los apellidos y el nombre de los abogados.
b. Al lado izquierdo de los campos seleccionados se encuentran los recuadros que
indican el orden en el cual se ordenar el campo (ascendente o descendente). Slo
es necesario hacer clic sobre uno de estos recuadros para cambiar de ascendente a
descendente o viceversa.
No es necesario que todos los campos seleccionados sigan el mismo orden, sino que
puede mezclarse de acuerdo a las necesidades.
7. La pantalla que se despliega a continuacin es bsicamente para la presentacin del

informe; contiene parmetros tales como: distribucin y orientacin.
69

INFORMES
e
En donde:
a. Se escoge la orientacin del papel, es decir, cmo saldr impreso finalmente el

informe. Se permite tanto la orientacin vertical y la horizontal, seleccionando
cualquiera de ellas. Por defecto se selecciona la vertical.
b. Permite especificar si se desea ajustar el ancho de los campos de forma que quepan
todos en una hoja. En esta opcin slo es necesario pulsar clic para seleccionar o
para cancelar la seleccin.
c.
Se escoge como se quiere que aparezcan los datos en el informe. Cuando se

modifica la seleccin, el lado izquierdo de la pantalla ofrece una vista preliminar del
aspecto que tendra el informe (d). Existen seis opciones posibles: En pasos, Bloque,
Esquema 1, Esquema 2, Alinear a la izquierda 1 y alinear a la izquierda 2. Slo es
posible seleccionar una de ellas para el nuevo informe.
d. Vista preliminar del informe resultante, que se utiliza para ver el resultado de las
opciones escogidas en esta pantalla.
e. Siguiente.
8. En la siguiente pantalla se selecciona el estilo que se aplicar al informe:
70

INFORMES
En donde:
a. Vista preliminar del estilo.

b. Escoge el estilo que se desea para el informe. Conforme se haga una seleccin, en el
lado izquierdo de la pantalla se mostrar una vista preliminar.
c.
Siguiente. Pasa a la siguiente pantalla.
9. Por ltimo, aparece una pantalla comn a todos los objetos que conforman la base de
datos, la cual solicita el nombre del nuevo objeto para guardarlo e identificarlo.
71

INFORMES
b
c
En donde:
a. Nombre que se le asignar al informe. Con este nombre aparecer representado

dentro de la ventana de la base de datos.
b. Ejecuta inmediatamente el informe. Con esta opcin se guarda el informe e
inmediatamente despus muestra el resultado de las opciones seleccionadas.
c.
Entra en modo diseo de informe, es decir, despus de guardar el informe lo abre

para que el usuario realice modificaciones, como pueden ser: mover campos, crear
etiquetas para ttulos, etc.
d. Finalizar.
72

CONTROLES
VII
Controles
Como se ha venido mencionando, Access tiene controles pero, qu son? y para qu
sirven dentro de una base de datos? La respuesta es muy sencilla: sirven para incrementar
su funcionalidad. Se utilizan en los informes y en los formularios, permitiendo realizar
operaciones que van desde desplegar imgenes, pedir datos al usuario, ejecutar macros,
controlar eventos y algunas ms complejas como los subformularios/subinformes vistos en el
Captulo 4, entre otras. En este captulo se explicarn las caractersticas de los controles en
general y se describirn los ms comunes.
UBICACIN DE LOS CONTROLES

Se han visto ya algunos de los principales elementos de Access, y con ellos se ha venido
mencionando la existencia de controles, as como algunas operaciones que se pueden
realizar con los mismos: moverlos, cortarlos, etc., e incluso se ha visto el control
Subformulario/Subinforme, pero, dnde estn y cules son los controles?
Los controles aparecen exclusivamente cuando se entra en modo Diseo de formularios o

informes y se encuentran agrupados bajo la barra de herramientas llamada Cuadro de
herramientas. A continuacin se muestra dicha barra:
Cada control tiene un nombre y realiza una funcin especfica; la combinacin entre los
distintos controles es la que da un amplio margen para la realizacin de funciones en los
informes y en los formularios.
73

CONTROLES
La siguiente tabla muestra el nombre de los controles que se ven en la figura y una
descripcin de su funcin:
Control
Descripcin
Asistente para controles
Activa o desactiva el asistente para controles.
Cuadro de texto
Muestra datos tales como texto, resultados de

operaciones, etc.
Botn de alternar
Sirve para indicar si una opcin es verdadera

o falsa.
Casilla de verificacin
Igual que el anterior, solamente que el botn

es de forma diferente.
Cuadro de lista
Muestra una lista de valores de los cuales es

posible seleccionar slo uno de ellos. No
permite que el usuario introduzca ningn
valor.
Imagen
Presenta una imagen carente de movimiento

en un formulario o informe.
Marco de objeto dependiente
Presenta una imagen o cualquier objeto OLE

almacenado en una tabla.
Control ficha
Crea un formulario con ficha de varias

pginas. Dicho de otra manera, dibuja una
carpeta similar a la ventana de la base de
datos, donde cada entrada contiene
informacin agrupada por un tema.
Lnea
Crea una lnea.
Ms controles
Muestra una lista con

disponibles en Access.
Seleccionar objetos
Selecciona objetos.
Etiqueta
Crea un texto representativo, como un titulo,

anotaciones, etc.
otros
controles
m Grupo de opciones
Crea un grupo de opciones que permiten una

nica eleccin en caso de contener botones
de opcin. Si contiene casillas de verificacin,
permite elegir varias opciones.
Botn de opcin
Indica si una situacin es verdadera o falsa,

por ejemplo, si ha pagado o no.
Cuadro combinado
Muestra un conjunto de valores de los cuales

es posible seleccionar uno de ellos. Dichos
valores pueden venir de una tabla, de una
consulta o ser introducidos por el usuario. Por
ejemplo, desplegar para un campo provincia
todas las provincias espaolas.
74

CONTROLES
Control
Descripcin
Botn de comando
Crea un botn que puede ejecutar macros

creadas por el usuario, as como funciones
preconstruidas de Access, tales como
operaciones sobre registros o instrucciones
de Visual Basic.
Marco de objeto independiente
Presenta un objeto OLE independiente, como

puede ser una hoja de clculo de Excel.
Salto de pgina
Comienza una nueva pantalla en un

formulario, una nueva pgina en un informe o
una nueva pgina de un impreso.
Subformulario/subinforme
Sirve para presentar datos de ms de una

tabla y/o consulta en un formulario o informe.
Rectngulo
Crea un efecto grfico, como agrupamiento

de una serie de controles.
E1 Cuadro de herramientas es la principal fuente de recursos para aadir controles y objetos

a un informe o formulario. Para visualizar u ocultar dicho cuadro es necesario ir al men Ver
y seleccionar Cuadro de herramientas.
75

Access 2003 Básico

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MS Access 2003 Bsico

CONCEPTOS BSICOS ............................................................................................................. 4

III. TABLAS ...................................................................................................................................... 19

CREAR UNA TABLA ......................................................................................................... 19

MS Access 2003 Bsico

CREAR UN NUEVO FORMULARO ................................................................................ 37

CREAR UNA CONSULTA ................................................................................................. 47

VII. CONTROLES ............................................................................................................................. 73

UBICACIN DE LOS CONTROLES ................................................................................. 73

MS Access 2003 Bsico

Creacin de tablas para el almacenamiento y la manipulacin de la informacin.

Definicin de relaciones entre tablas.

Consultas a mltiples tablas.

Verificacin de la integridad de la informacin.

Disminucin de la redundancia, etc.

Grficos y diagramas profesionales.

Incorporacin de macros: automatizacin de la programacin.

Incorporacin de mdulos: programacin Visual Basic para bases de datos.

Ayuda basada en el contexto.

Asistentes para ayuda.

Formularios e informes con la filosofa lo que se ve es lo que se imprime.

Soporte de DDE (Dynamic Data Exchange: intercambio dinmico de datos) y OLE

Importacin, exportacin y vinculacin con archivos externos.

MS Access 2003 Bsico

Qu es una base de datos?

Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propsito principal es mantener

Los sistemas de bases de datos se disean para manejar grandes cantidades de

Obligan al cumpliendo de normas o requisitos para la adicin y eliminacin de datos a la

Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.

Se mantiene la integridad entre los datos.

La informacin es un conjunto de datos con importancia para el individuo o la empresa, la

Qu es una base de datos relacional?

MS Access 2003 Bsico

Componentes de una B.D relacional

Filas o registros de una tabla

Columnas o atributos de una tabla

Definen las caractersticas o propiedades que representan.

Clave primaria de una tabla

ndice de una tabla

Relacin entre tablas

Es la forma en que se relacionan 2 tablas. Las relaciones posibles son:

MS Access 2003 Bsico

Cmo se forman las bases de datos?

Bases de datos: es un conjunto de datos que se relacionan con un tema o propsito

RDBMS (Sistema de administracin de bases de datos relacionales): es el software que

MS Access 2003 Bsico

ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS

Un registro es un conjunto de informacin acerca de la persona, cosa o evento que

MS Access 2003 Bsico

Con un informe es posible recuperar contenidos de la base de datos y presentarlos en una

MS Access 2003 Bsico

Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio en el manejo de una base de datos,

MS Access 2003 Bsico

Ir al men de Inicio, Programas, seleccionar Microsoft Access.

MS Access 2003 Bsico

Cualquiera de las opciones anteriores conduce a la pantalla inicial de Access, en la cual se

Cuando se entra en la pantalla de Access, es decir, cuando existe la posibilidad de crear y

MS Access 2003 Bsico

Ventana de la base de datos.

A continuacin se describen estos elementos:

Ventana de la base de datos. Es la ventana principal de Access, que aparece en el

MS Access 2003 Bsico

Barra de herramientas. Son esencialmente botones, que proporcionan un mtodo

ABRIR UNA BASE DE DATOS