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LEVENTO
LEVENTO
Altre definizioni (da Sonia Ferrari materiali didattici)
LEVENTO CULTURALE
le arti visive
feste locali
DIMENSIONE
CULTURALE DEI
TERRITORI
eno-gastronomia
le industrie culturali
Per Dimensione Culturale dei territori si intende ci che Franco Bianchini chiama Risorse Culturali.
Lattenzione ad una cos esaustiva definizione di dimensione culturale permette di formulare strategie e politiche in una
logica di interazione delle diverse risorse, con meccanismi di intersettorialit e coinvolgimento territoriale, permettendo
uno sviluppo integrato dello stesso.
ESTERNO
il confronto e linterazione
con contesti altri
PASSATO
la storia
MATERIALE
risorse culturali tangibili
IMMAGINE ESTERNA
IL CAPITALE CULTURALE
TERRITORIALE
PERCEZIONE INTERNA
IMMATERIALE
identit, capitale intangibile
FUTURO
levoluzione possibile
INTERNO
realt presenti
sul territorio
7
appuntamenti musicali
iniziative darte
Intorno agli anni 90 si sviluppa interesse
verso il fenomeno dei Grandi Eventi,
manifestazioni con impatti a livello sociale,
culturale, territoriale e politico.
fiere
road show
(Hiller, 2000)
festival
iniziative di
networking
Riconoscibilit e visibilit
Valorizzazione economica
Legittimazione politica
ritenuto un PROGETTO
INNOVATORE perch la sua
importanza e risonanza sono
in grado di:
mobilitare i potenziali di
sviluppo di luogo
rafforzarne limmagine e
lidentit
favorirne il rinnovamento
infrastrutturale
Interventi
infrastrutturali
Impatto sulla
domanda e
sulla offerta
Flussi finanziari
GRANDE
EVENTO
Unicit e
focalizzazione
tematica
Continuit nel
tempo
Pianificazione e
programmazione
Arti
Patrimonio storico-artistico
Architettura
Inaugurazioni, percorsi
Spettacolo
Film, Festival, rassegne, prime ed anteprime, proiezioni speciali (con musica dal vivo),
installazioni e percorsi
Televisione e radio
Letteratura
Ambiente
Religione
Sport
Storia e politica
Marketing e comunicazione
Moda
Formazione e didattica
10
Comunicazione
Celebrazione
11
LA DIMENSIONE REALIZZATIVA
Le idee, le proposte,
gli eventi, nel campo culturale, in
ragione delle proprie peculiarit,
necessitano di un ambiente e
di una dimensione realizzativa
unica, speciale, specifica, che
determina un
VESTITO
ORGANIZZATIVO,
di tipo sartoriale, chiamato
PROGETTO
12
IL PROGETTO
Italo Calvino
13
IL PROGETTO
2.
3.
Si diversifica da
PROGRAMMA iniziativa a lungo termine che pu contenere pi progetti
COMPITO sforzo a breve termine che assieme ad altri pu formare un progetto
14
Il lavoro di gruppo
Lindividuazione delle responsabilit
FAVORISCE
15
16
IL PROJECT MANAGEMENT
17
COSTI
OBIETTIVI
DURATA/TEMPO
QUALIT
termini
specifiche
18
TEMPO
COSTO
QUALITA
19
Progetto
uno spazio
Progetto
una singola
attivit
Progetto
un ambito
Progetto
una occasione
Progetto
un programma
di attivit
Lucio Argano Project Management Culturale
20
PROGETTO CULTURALE
PROGETTO TECNOLOGICO
Impresa
complessa
Unicit
Natura
Dinamica ed originale
Dinamica ed innovativa
Orientamento
Al risultato
Vincoli di tempo
Vincoli di costo
Budget
Budget
Vincoli di qualit
Qualit artistica
Contenuti culturali
Qualit organizzativa
Risorse
organizzate
Umane
Tecniche
Economiche
Relazioni
Informazioni
Umane
Tecniche
Economiche
Modo di
procedere
Lavoro in team
Lavoro in team
Competenze
Specialistiche
differenziate
Specialistiche
spesso differenziate
Elementi
caratterizzanti
21
22
23
Qualit
organizzativa
(processo e
competenze)
Qualit
culturale
Qualit della
comunicazione
Qualit del
progetto
24
25
in un anno.
26
27
28
29
Progetto
semplice
Benchmarking
Progettazione
Partecipata
Progetti
didattici
Progetti
artistici
Progetti
urbanistici
Masterplan
Varo di
contenitori/attivit
PROGETTO
Progetti
territoriali
Gopp Goal
Oriented
Project
Planning
Attivit
imprenditoriali
Progetti di
cooperazione e
sviluppo
Business
Plan
Progetti
internazionali
PCM
Project Cycle
Managament
Logical
Framework
Matrix
30
IDEAZIONE
VALUTAZIONE
Gestione
delle
Risorse Umane
Gestione
delle
Forniture
Gestione
della
Qualit
ATTIVAZIONE
Gestione
della
Comunicazione
Gestione
dellintegrazione
di progetto
Gestione
dei
Processi
Gestione
dei
Rischi
Gestione
delle
Relazioni
Gestione
dei
Tempi
Gestione
dei
Costi
COMPLETAMENTO
ATTUAZIONE
31
Strategic
planning
objectives
Objectives work
Breakdown
structure
Project scope
management
context
Project marketing
Resource
planning
Project time
management
Scope
controlling
matrixorganization
planning
Project cost
management
Cost
budgeting
Benefit cost
analysis
Cost
control Project quality
management
environment
initiating
Cost
estimating
Project procurement
management
Procurement planning
Cultural Project
management
Knowledge areas
benchmarking
Quality
control
Quality
assurance
Quality planning
ISO 9000
Work for
Project
human
resource
Project
manager
Project risk Project communications management
Management
management
management
process
Organisational planning
Source selection
Communication
executing
Risk identification
Contract
planning
Staff aquisition
management Risk quantification
controlling
Leadership & team
Information
Contract close Risk response
distribution
development
customizing
out
development
Risk response
Lucio Argano Project Management Culturale
Performance
control
Fonte: ICCM Poschl 2000
reporting
Solicitation planning
solicitation
Definizione
Pianificazione
Realizzazione
Chiusura
FASE 2
ATTIVAZIONE
FASE 3
PIANIFICAZIONE
FASE 4
ATTUAZIONE
FASE 5
COMPLETAMENTO
FASE 6
VALUTAZIONE
33
IDEAZIONE
ATTIVAZIONE
Bozza
progetto
Documento
progetto
Fattibilit
Piano
Operativo
Programmazione
ESECUZIONE
Report
periodico
Realizzazione,
risultato
VALUTAZIONE
Relazione
valutazione
PIANIFICAZIONE
ATTUAZIONE
COMPLETAMENTO
Riflessione
34
PROGETTO
CINEMATOGRAFICO
PROGETTO TEATRALE
IDEAZIONE
Soggetto
Trattamento
Scaletta
Sceneggiatura
Scelta realizzatori artistici
ATTIVAZIONE
Costruzione coproduzione
Ricerca finanziamenti
Verifica condizioni produttive
PIANIFICAZIONE
Spoglio sceneggiatura
Scelta delle location
Piano di lavorazione
Preventivo
Programmazione
Pianificazione della produzione
Preventivo
35
CICLO DI VITA
FASI
PROGETTO
CINEMATOGRAFICO
PROGETTO TEATRALE
COMPLETAMENTO
Montaggio, Postproduzione
Edizione, Stampa copie
Distribuzione
Sfruttamento
Chiusura, riconsegne
Rendicontazione
VALUTAZIONE
Valutazione
Valutazione
ATTUAZIONE
Debutto, Repliche
36
Programmazione
Identificazione
Valutazione
Realizzazione
Formulazione
Richiesta
finanziamento
37
PCM
Analisi approfondita
Format standardizzati
38
39
Orientamento al cliente
Nelle fasi chiave del ciclo di progetto, e in particolare nella formulazione, vengono coinvolti tutti i
gruppi interessati (stakeholder), attraverso metodologie partecipative.
Vitalit futura
Gli effetti positivi del progetto devono mantenersi e riprodursi, anche una volta terminato
lintervento esterno.
40
IL QUADRO LOGICO
Viene utilizzata la matrice del Quadro Logico (Logical Framework matrix, LF), per garantire un
approccio analitico coerente al disegno e alla gestione del progetto.
LOGICA DI INTERVENTO
DEFINIZIONE
(che cos)
SIGNIFICATO
(a che domanda risponde)
OBIETTIVI
GENERALI
Perch il progetto
importante sul piano sociale
RISULTATI
ATTIVIT
41
INDICATORI
FONTI DI
VERIFICA
IPOTESI
OBIETTIVI
GENERALI
SCOPO DEL
PROGETTO
(OBIETTIVO
SPECIFICO)
RISULTATI
ATTIVIT
PRECONDIZIONI
42
LIDEAZIONE
la fase pi importante dellevento, che racchiude al suo
interno una evoluzione di pensiero e la costruzione di un
percorso.
Essa contiene:
Il profilo strategico del progetto (rispetto al soggetto committente/realizzatore)
Lidea-progetto
La piattaforma di conoscenza
La dimensione
La definizione dei fabbisogni e dei destinatari e dei soggetti interessati
Il sistema dofferta dellevento
Il palinsesto delle attivit (contenuti)
Il design del progetto
La comunicazione (accreditamento) dellidea-progetto
43
LIDEAZIONE
Bozza di progetto
concetto di facilitatore
Processo dialettico in cui chi ha la responsabilit gestionale, economica,
organizzativa deve agire come un facilitatore rispetto a chi ha la responsabilit
artistica / culturale / scientifica dellorganizzazione.
44
LIDEAZIONE
45
Analisi dellambiente
TRAGUARDO FINALE
RISULTATI ATTESI
COERENZA
CON
IL
PROFILO Collegamenti degli obiettivi dellevento con
STRATEGICO DELLORGANIZZAZIONE gli obiettivi primari e le strategie
dellorganizzazione che propone e/o
realizza levento
46
OBIETTIVO
PRIMARIO 1
OBIETTIVO
PRIMARIO 2
OBIETTIVO
PRIMARIO 3
STRATEGIA 1.1.
STRATEGIA 1.2.
AZIONE 1.2.1.
IDEA-PROGETTO
CONTENUTI
Lucio Argano Project Management Culturale
PROGETTO
TRAGUARDO
OBIETTIVI
47
48
LE ESIGENZE IDEATIVE
di natura artistica,
di natura produttiva (committenza, commissione)
di programmazione (di un contenitore fisico o virtuale)
di implementazione di politiche o strategie pubbliche o private
(culturali, sociali, giovanili, comunicazionali, ecc)
di comunicazione ed immagine
49
LIDEA PROGETTO
50
LA DRAMMATURGIA DELLEVENTO
1
RICERCA DEI MATERIALI
2
CATALOGO E AGENDA
3
PRIMO SCENARIO
(ELABORAZIONE DI SIMBOLI E NODI IN FORMA DAPPUNTI)
4
DRAMMATURGIA DELLEVENTO
DEL TEMPO DELLO SPAZIO
(ESERCIZI DI SCRITTURA)
5
MEMO FINALE
(CHE COSA CHI/CON CHI PERCHE/PER CHI COME DOVE QUANDO)
6
IDEA PROGETTO
(VERSO LA PROGETTAZIONE)
7
E LINK CON ALTRE FASI e con MARKETING e COMUNICAZIONE
51
GLI OBIETTIVI
Gli Obiettivi del progetto possono essere a seconda della valenza e dal
punto di vista temporale (a breve, medio e lungo termine) OPERATIVI
(Tattici) e STRATEGICI e ad avere la seguente natura:
artistici;
culturali e/o di politica culturale;
sociali e/o di politica sociale;
ricreativi, di intrattenimento;
celebrativi;
organizzativi;
educativi e/o formativi;
economico-finanziari, di fund raising;
occupazionali e/o di politiche del lavoro;
promozionali e di comunicazione;
di marketing;
connessi ad altre politiche attive pubbliche e/o legate al territorio
etc. (altri)
52
GLI OBIETTIVI
Ogni OBIETTIVO dovrebbe poter essere SMART
S-
SPECIFIC
M-
MEASURABLE (MISURABILE)
A-
ACHIEVABLE
(RAGGIUNGIBILE)
R-
REALISTIC
(REALISTICO)
T-
TIMETABLE
(SPECIFICO)
53
RACCOGLIERE RISORSE
FAR CONOSCERE LA MISSION
MOTIVARE VOLONTARI E DIRIGENTI
RECLUTARE NUOVI VOLONTARI
ESPANDERE LA RETE RELAZIONALE
FARE MARKETING
INVITARE A SOSTENERE LORGANIZZAZIONE
54
LA PIATTAFORMA DI CONOSCENZA
Molti progetti culturali hanno necessit di costruire una
PIATTAFORMA DI CONOSCENZA, il pi possibile condivisa nel
team coinvolto, necessaria a giustificare, argomentare, accreditare,
condividere, il progetto sin dallinizio e/o a valutare opzione, scelte
e strategie.
Tale piattaforma basamento anche del capitale relazionale.
Determinazione di
RATIONALI oggettivi
Uso di fonti
prevalentemente
aperte
55
LA PORTATA E LA DIMENSIONE
fondamentale comprendere la portata e la dimensione di un
progetto culturale, a seconda non solo della localizzazione ma
anche degli effetti che produce, delle ricadute e dei bacini di
attrazione e pu essere, a seconda del perimetro:
di quartiere, zonale
nazionale
comunitaria
interregionale
regionale
interzonale
mondiale
transnazionale
cittadina
56
57
GLI STAKEHOLDERS
Comunit
Dipendenti
Artisti
Media
Committenti
Istituzioni
Concorrenti
Fornitori
Clienti
Spettatori Finanziatori
58
Altri
eventi
Finanziatori
locali
Finanziatori
nazionali
Interesse
nazionale
Committente
Governo
locale
Governo
nazionale
Organizzatore
Comunit artistica
Interesse
locale
Media
locali
Media
Nazionali
Fornitori
Fonte: S.Ferrari
59
I BISOGNI E DESTINATARI
60
IL SISTEMA DOFFERTA
61
IL SISTEMA DOFFERTA
Concepire il prodotto come luogo di esperienze, in cui
cruciale la qualit del servizio ad esso annessa
Sistema di
offerta
Progetto
SERVIZIO
Evento
ESPERIENZA
Culturale
Fonte: A.Bollo
62
IL SISTEMA DOFFERTA
1.
Fonte: A.Bollo
63
ATTIVIT CORE
ATTIVIT
ARRICCHITA
ATTIVIT
COLLATERALE
Il cartellone
I singoli spettacoli/artisti
La location
Masterclass
Spazi ed eventi off
Conferenze e incontri
Attivit didattiche
SISTEMA
Di
OFFERTA
Prenotazioni on-line
Caffetteria
Merchandising
Punti informativi
Servizi navetta
Fonte: A.Bollo
64
IL PALINSESTO
Cosa
Dove
ore 19:30-20:30
SONORIZZAZIONE AREA
ore 20:30-21:30
INGRESSO SPETTATORI
ore 21:30-22.00
ore 22.00-22.30
ore 22:30-22.45
INTERMEZZO MUSICALE
ore 22:45-23.00
INTERVALLO
ore 23.00-23.30
ore 23.30-24.00
ore 00.00-00.30
INTERMEZZO MUSICALE
ore 00.30-01.00
DEFLUSSO SPETTATORI
65
IL PALINSESTO
7
.
0
0
7
.
3
0
8
.
0
0
8
.
3
0
9
.
0
0
9
.
3
0
SALA SINOPOLI
(800 posti)
SALA PETRASSI
+ trad. simultanea
(625 posti)
TEATRO STUDIO
+ trad. simultanea
(300 posti)
Prove tec.
Extra
Prove tecniche
Extra
1
0
.
0
0
1
0
.
3
0
1
1
.
0
0
Premire 1 Stampa
1
1
.
3
0
1
2
.
0
0
STUDIO TRE
(80 posti)
1
3
.
0
0
1
3
.
3
0
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4
.
3
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1
5
.
0
0
1
5
.
3
0
1
6
.
0
0
1
6
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0
1
7
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0
1
8
.
0
0
1
8
.
3
0
1
9
.
0
0
Alice K 12
Cinema 2007
Anticipata Stampa
Cinema 2007
Conferenze stampa
Extra
Incontri Stampa e
Pubblico
2
0
.
0
0
2
0
.
3
0
2
1
.
0
0
2
1
.
3
0
2
2
.
0
0
2
2
.
3
0
Replica
Incontro o Proiezione
(Alice)
Actors Studio
Film Critica
Extra
Replica
Incontro o Proiezione
(Alice)
Film Critica
2
3
.
3
0
0
.
0
0
Cinema 2007
Extra
Extra
2
3
.
0
0
Premire 2
Cinema 2007
Extra (Incontri)
Extra Stampa
Actors Studio
1
9
.
3
0
Premire 1
Replica
1
4
.
0
0
Premire 2 Stampa
PALA UNO
(1200 posti)
PALA DUE
(700 posti)
1
2
.
3
0
Extra
Extra
Extra
Replica
Replica
Anticipata Stampa
Cinema 2007
Anticipata Stampa
Cinema 2007
Film Critica
Film Critica
66
67
LA SINTESI
68
69
70
LA COMUNICAZIONE DI PROGETTO
Il progetto va comunicato in varie sedi ed in diversi momenti del suo ciclo di vita
verso linterno (Team e Struttura Committente)
verso lesterno (Decisori politici, Istituzioni, Partner, Artisti, Mass Media,
Finanziatori, ecc..).
Esso viene comunicato attraverso un Dossier di presentazione, che potr
trasformarsi, a seconda delle esigenze e dei destinatari, utilizzando forme,
informazioni e linguaggio, in Dossier stampa, Dossier di finanziamento, ecc
Nella stesura del dossier di presentazione pu essere utilizzata la cosiddetta
tecnica dei 6 Servitori di Kipling
71
72
73
DOCUMENTAZIONE DI PROGETTO
Destinatari
Strumento
Fase progettuale
Team
Stakeholder
Finanziatori)
Bozza di progetto
(detto anche statement of scope)
Ideazione
Team
Stakeholder (tutti)
Documento di progetto
Attivazione
Pianificazione
Attuazione
Agenzie di comunicazione
Brief creativo
Attuazione
Stakeholder (Media)
Dossier stampa
Attuazione
Team
Stakeholder (Partner, Finanziatori)
Dossier finanziamento
Attivazione
Attuazione
Team
Stakeholder (Fornitori, Istituzioni, Strutture di
accoglienza)
Attuazione
Stakeholder
Web site
Attuazione
Team
Intranet
Attivazione
Stakeholder
Kit
pubblicitario,
edizioni
Documenti
consuntivi
rendicontazione
Team
Stakeholder (Partner, Finanziatori)
Report di valutazione
(in
particolare
Partner,
promozionale,
e
di
Attuazione
Completamento
Valutazione
74
LA ATTIVAZIONE
75
LA ATTIVAZIONE
76
77
78
LA ATTIVAZIONE
1 - La fattibilit del progetto
FATTIBILITA
ORGANIZZATIVA
FATTIBILITA
TECNICO-LOGISTICA
Possibilit di allestimenti,
Requisiti di sicurezza, Aspetti
logistici, Requisiti tecnici per luso
di particolari apparecchiature,
ecc
FATTIBILITA
ECONOMICO
FINANZIARIA
Disponiamo di queste
risorse o sappiamo dove e
come reperirle?
FATTIBILITA DI MARKETING
Ci sono queste
condizioni?
Possediamo al nostro
interno o possiamo
acquisire dallesterno?
Ci sono queste
condizioni?
79
LA ATTIVAZIONE
2 Lanalisi delle forze in campo:
Questa analisi funziona nel caso vi siano elementi o condizioni spinose,
delicate o politicamente sensibili allinterno o allesterno. Si misura dalla
lunghezza delle frecce
FORZE PRO (TRAINANTI)
Elemento x
Situazione w
Elemento y
Elemento u
Elemento z
Elemento q
Situazione x
Situazione k
Elemento i
Elemento f
80
LA ATTIVAZIONE
2 - La Swot Analysis
utile valutare i punti di forza ed i punti di debolezza del progetto, le opportunit (intese
come vantaggi che possono venire da e per il progetto e lorganizzatore) e le minacce (ci che
potrebbe vanificare loperazione o procurare svantaggi allorganizzatore), ricorrendo alla SWOT
Analysis
STRENGTHS
STRENGTH
FORZE
WEAKNESSES
DEBOLEZZE
OPPORTUNITIES
OPPORTUNITA
THREATS
MINACCE
81
LA ATTIVAZIONE
82
FUNZIONI CHIAVE
SOGGETTO TITOLARE DEL
PROGETTO
Marketing e
comunicazione
Produzione di ogni
attivit
FUND RAISING
Governance del
progetto
Titolarit delle
obbligazioni
Controllo
coordinamento.
ORGANIZZAZIONE
GESTIONE
Fund raising e
commerciale
Gestione
amministrativa
Aspetti giuridico
contrattuali
83
LA RETE
COMMERCIALE
LA RETE
DEI SERVIZI
EVENTO
LA RETE
DELLE
COLLABORAZIONI
CULTURALI
LA RETE
DELLE
PARTNERSHIP
PRODUTTIVE
84
definizione
due o pi soggetti realizzano un progetto partecipando in modo paritetico o
differenziato, con apporti ed oneri specifici, condividendo o meno i rischi
delloperazione, ottenendo diritti e benefici diretti ed indiretti
VANTAGGI
Opportunit di realizzare progetti di grande rilievo e complessit economicoorganizzativa
Frazionamento dei rischi realizzativi
Opportunit di allargare modalit e aree di sfruttamento, mercati e contatti
Opportunit di creare collegamenti, partecipazione a network,
Sinergie di risorse
Opportunit di disporre di know-how e servizi altamente specialistici
85
LA ATTIVAZIONE
4 Attivare i primi comportamenti operativi e strategici basilari
del progetto
In questa sede tramite contatti, incontri, desk reaserch, sondaggi
esplorativi, acquisizione di informazioni, sopraluoghi, si verifica
SUL CAMPO:
86
BENCHMARKING
Best-in-Class
Teorizzato nel 1979 da Robert Camp il quale, attaccato dalla concorrenza giapponese che aveva
dapprima imitato e poi migliorato le performances dei prodotti Xerox, reag applicando in modo
vincente la stessa tecnica.
87
BENCHMARKING
Motto-guida:
Inutile fare la fatica di riscoprire ci che gi viene fatto, dagli altri, meglio di
noi.
Non significa copiare bens:
- individuare i propri punti deboli
- scoprire chi fa meglio di noi
- adottare/adattare questa prassi,
migliorandola.
88
LA PIANIFICAZIONE
Piano dei rischi
Piano della
contingenza
Piano di
produz.
tecnica
Piano delle
prove
Documento
di progetto
Idea-progetto
Palinsesto della attivit
Profilo strategico dellevento
Piano di
produzione
Piano
delle
burocracies
(eventi di spettacolo)
On site design
Allestimenti
e set up
Prove tecniche
Autorizzazioni
Amministrative
Assicurazioni
Budget
Piano di tesoreria
Relazioni finali
Indicatori di valutazione
Piano della
logistica
Piano della
comunic.
Viaggi
Trasporti
Listing-room
Catering
Piano
economico
finanziario
Documenti di
valutazione
Piano di
marketing
Commerciale
Politiche
di prezzo
Vendita
Ufficio stampa
Pubblicit
Promozione
Relazioni esterne
Edizioni
Merchandising
Piano di
fund raising
Finanziamenti pubblici
Finanziamenti privati
Introiti commerciali
Partecipazioni e comarketing
89
90
LA PIANIFICAZIONE
RUN TROUGHT
RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI
STRUTTURARE LARCHIVIO DI PROGETTO
PROGRAMMAZIONE DELL'EVENTO
DEFINIRE IL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE
DEFINIRE LA/E DATA/E ED IL PERIODO
DEFINIRE LEVENTUALE AMBITO IN CUI SI INSERISCE
DEFINIRE LE SINERGIE E GLI INTERLOCUTORI PRINCIPALI
ovvero: dove, quando, in che ambito, con chi
91
LA PIANIFICAZIONE
PIANO OPERATIVO
1.
2.
3.
ovvero: ci che si deve fare, quando, come e con cosa deve essere
fatto, chi fa che cosa
PIANO ECONOMICO-FINANZIARIO
1.
DEFINIRE IL BUDGET
2.
LE AZIONI DI CONTROLLO
Lucio Argano Project Management Culturale
92
LARCHIVIO DI PROGETTO
93
LARCHIVIO DI PROGETTO
94
LA CIRCOLAZIONE DI INFORMAZIONI
95
96
funzionalit
economicit
opportunit
capienza
immagine
disponibilit
compatibilit
97
Dipende da:
Permanenza dellevento nello spazio
Tempi di preparazione ed esecuzione del progetto
Disponibilit effettiva dei principali realizzatori coinvolti
Concomitanza con festivit o con altre manifestazioni culturali, artistiche e
sportive di pari o superiore importanza
Programmazione televisiva di avvenimenti artistici o sportivi di rilievo
Presenza di possibili avvenimenti di grande rilievo legati alla vita sociale, civile,
politica della citt
Impegni ed altra programmazione dello spazio scelto
Condizioni atmosferiche rispetto al periodo (evento allaperto)
Situazione dello spazio rispetto a possibili vincoli
Lucio Argano Project Management Culturale
98
99
100
Prove di lettura
Prove
PRODUZIONE
Prove costumi
Prove generali
Scenotecnica
Allestimento
Conf. Costumi
Noleggi
Musiche
Affitto partiture
Registrazioni
Regione
ASPETTI
ECONOMICI
Finanziamenti
pubblici
EPT
101
LA SCHEDULAZIONE
2.
3.
102
LA SCHEDULAZIONE
ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE SUI CRONOGRAMMA
Considerare quei tempi che vanno concordati con soggetti terzi e lelemento
preavviso per alcune lavorazioni
103
LA SCHEDULAZIONE
IL DIAGRAMMA DI GANTT
Tempi
Attivit
Giorni/Settimane
Giorno 1
Giorno 2
Giorno 3
Giorno 4
Giorno 5
Giorno 6
Giorno 7
Azione 1
Cammino
critico
Azione 2
Azione 3
Azione 4
Attivit
parallele
Azione 5
Lucio Argano Project Management Culturale
104
LA SCHEDULAZIONE
IL DIAGRAMMA DI PERT
105
LE RISORSE
Per risorse si intende ci che serve per completare ogni azione
nei tempi prefissati e corrisponde alle seguenti domande:
Chi lo deve fare? Con che cosa va fatto?
Come dovrebbe essere fatto? Come lo si pu fare meglio?
Come lo si pu fare in altro modo? Che cosa disponibile?
Chi dovrebbe coordinarlo e controllarlo?
Chi altri riguarda e chi deve approvarlo?
Quali sono le norme e le direttive che riguardano il caso?
vanno definite:
1.
2.
106
LE RISORSE UMANE
Quali figure necessarie per lo svolgimento delle diverse azioni
107
LE RISORSE TECNICHE
Tipologia
dei
materiali
(mezzi,
equipaggiamenti, dotazioni ) occorrenti
attrezzature,
materiali,
Quantit
Caratteristiche
Come e dove reperirle
MAKE or BUY
specifiche
qualit
affidabilit
aderenza ai criteri di sicurezza ed alle normative
cosa incluso o escluso dalla fornitura
Lucio Argano Project Management Culturale
108
Sig. X
Dir.
artistico
Sig. Y
Resp.
Progetto
Sig. W
Amministrat
Sig. Q
Ufficio
Stampa
Sig. K
Direttore
Tecnico
Programma
Budget
Definizione spazio
Ricerca film
Conferenza stampa
Rendicontazione
S
I
I
Sig. Z
Segreteria
S
S
S
S
109
110
Instrument
Mic
Insert
Kick
Beta 52
Gate
Snare
Sm57
Comp
Snare down
Sm58
H.H.
Condenser
Tom 1
MD421
Gate
Tom 2
MD421
Gate
Floor Tom
MD421
Gate
Timbala
Sm57
Comp
Over Head
AKG414
10
Over Head
AKG414
11
Bass
D.I.
Comp
12
Bass Mic
PL20/D112
Comp
13
Gtr
Sm57
14
Vox Luca
Sm58
Comp
15
Vox Zaira
Sm58
Comp
16
Loops L
D.I.
17
Loops R
D.I.
18
Basi L
D.I.
19
Basi R
D.I.
20
Dubb L
XLR
Comp
21
Dubb R
XLR
Comp
22
Vox Spare
Lucio Argano
Project Management
Culturale
Sm58
ALMAMEGRETTA
Lista Canali
111
112
STAKEHOLDER
COMPETITOR
MEDIA
DEFINIZIONE
OBIETTIVI
DI MARKETING
INDIVIDUAZIONE
DELLE STRATEGIE
TARGETS
SISTEMI DI OFFERTA
PREZZO
DISTRIBUZIONE
Fonte: A.Bollo
PROMOZIONE
GESTIONE RELAZIONI
113
BUDGET
PIANO DI
TESORERIA
COSTI
RICAVI
114
IL PROCESSO DI BUDGETING
COSTI
RICAVI
115
IL PROCESSO DI BUDGETING
Il budget va redatto secondo alcuni principi:
116
IL PROCESSO DI BUDGETING
Alcuni criteri di computo
Costi storici
Dimensione dei risultati
Proiezioni e simulazioni
Benchmarking
Date inizio/fine e durata
Riserve di contingenza
117
IL PROCESSO DI BUDGETING
Finanziamenti sovranazionali
Lucio Argano Project Management Culturale
118
IL PROCESSO DI BUDGETING
COSTI
Diretti
Indiretti
Fissi
Fitto cinema
Noleggio films
Variabili
Proiezioni straordinarie
Decentramento zone limitrofe
Oneri finanziari su
scoperti c/c
RICAVI
Diretti
Indiretti
Fissi
Sovvenzioni finalizzate,
sponsorizzazioni dirette
Sovvenzioni generali
allattivit
Variabili
Vendita biglietti
119
LO SCHEMA DI BUDGETING
COSTI
Costi inerenti allidea-progetto, artistici,
di ideazione e contenuti
Costi tecnico-allestitivi
Costi logistici
Costi organizzativi
Costi di comunicazione
Quota parte costi di funzionamento
dellorganizzazione e spese generali (da
allocare al progetto)
RICAVI
Ricavi commerciali
Finanziamenti pubblici
Finanziamenti da privati
Finanziamenti internazionali
120
LO SCHEMA DI BUDGETING
COSTI
Costi inerenti allidea-progetto, artistici, di ideazione e contenuti
- Compensi responsabili artistici, culturali, scientifici, ideatori, curatori
- Consulenze e supporti alla progettazione
- Compensi per direzione artistica e scientifica
- Aiuti/Assistenti
- Acquisto, noleggio, riproduzione di opere (arte, film, etc.)
- Cachet e rimborsi formazioni artistiche e/o compensi artisti interpreti
- Acquisto o noleggio di diritti
- Oneri sociali (previdenza ed assistenza) inerenti
- Oneri sociali/fiscali soggetti stranieri
- Spese attivit collaterali
- Studi e ricerche, documentazione
Costi tecnico-allestitivi
- Compensi per progettazione tecnica, scenografica e degli allestimenti
- Consulenze tecniche e collaudi
- Realizzazione modellini e plastici
- Sala prove
- Costruzione o noleggio scenografie, attrezzeria, mobili, arredi
- Costumi e make up
- Incisione e registrazioni colonne sonore/effetti speciali audio
- Traduzioni, stesure, duplicatura, noleggio testi e partiture
- Noleggio strumenti musicali e accordature
121
LO SCHEMA DI BUDGETING
- Noleggio attrezzature illuminotecniche, foniche, proiezioni, video
- Noleggio apparecchiature speciali
- Compensi team tecnico ed oneri sociali relativi
- Pulizia e bonifica area
- Allestimento strutture, arredo dellarea, dotazioni, coperture, ring luci, bagni
- Segnalizzazione, transenne, recinzioni, barriere
- Allacci idro-elettrici, energia, gruppi elettrogeni
- Allacci telefonia, isdn e adsl volanti
- Architettura e noleggio radio intercom
- Strutture per gli sponsor
- Megascreen
- Facchinaggi e mezzi per spostamento/sollevamento
- Allestimenti floreali
- Liste tecnici ed attrezzeria minuta
- Lavanderia, tintoria, stireria
- Personale tecnico montaggio/smontaggio/serale
- Impianti, dotazioni e staff sicurezza (antincendio, VVFF, sanitario)
Costi logistici
- Viaggi persone
- Trasporti materiali
- Imballo e custodie
- Trasferimenti interni e da/per aeroporto o stazione
- Spese di alloggio
- Catering e ristorazione
- Diarie ed indennit di trasferta
- Runner
- Movimento opere e film
- Spedizioni e corriere citt
- Sopralluoghi
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122
LO SCHEMA DI BUDGETING
Costi organizzativi
- Affitto location e/o diritti occupazione suolo pubblico
- Tasse e spese rilascio autorizzazioni, licenze
- Assicurazioni luoghi ed altri rischi
- Compensi team di produzione e relativi oneri sociali
- Servizi e personale di cassa
- Personale di accoglienza ed hostess
- Personale di controllo e sicurezza, servizio dordine, vigilanza non armata
- Vigilanza armata
- Realizzazione dei badge/passi team, ospiti ed autoveicoli
- Pulizie, disinfestazioni
- Provvigioni agenzia nazionale. ed internazionale
- Diritti di autore ed oneri Siae
- Acquisto frequenze radio intercom PPTT
- Oneri ufficio produzione (totale o in quota parte)
- Utenze (totale o in quota parte)
- Telefoniche e dati (totale o in quota parte)
- Noleggio macchine di ufficio
- Postali (totale o in quota parte)
- Organizzative
- Fitto magazzini
- Spese cancelleria, materiali di facile consumo (totale o in quota parte)
- Spese notarili, certificazioni, amministrative (totale o in quota parte)
- Consulenze (totale o in quota parte)
- Spese di rappresentanza, omaggi, cadeau
- Spese documentazione
- Note spese
- Spese e commissioni bancarie (totale o in quota parte)
- Spese di manutenzione/ riparazione (totale o in quota parte)
- Interessi passivi
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123
LO SCHEMA DI BUDGETING
Costi di comunicazione
- Immagine
- Costi di grafica ed impaginazione, correzione bozze
- Deposito del marchio eventuale
- Carta intestata, cartelle, etc.
- Materiali pubblicitari stampa ed allestimento
- Pubblicit esterna,
- Pubblicit sulla stampa
- Distribuzione, volantinaggi
- Stampati, propaganda,
- Pubblicit radiofonica e/o televisiva
- Mailing list
- Promozione diretta verso gruppi, scuole ed associazioni
- Pubblicit speciale
- Pubblicit in movimento
- Edizioni, pubblicazioni
- Sito internet
- Corredo fotografico (diritti e prestazione)
- Ufficio stampa, press kit, conferenza stampa
- Spese di relazioni esterne
- Merchandising e gadget
- Fee agenzia
- Altre forme di comunicazione
124
LO SCHEMA DI BUDGETING
RICAVI
Ricavi commerciali
- Vendita evento a cachet
- Vendita evento % incassi
- Vendita biglietti/abbonamenti
- Cessione e/o utilizzo diritti
- Diritti di prevendita
- Vendita/nolo spazi pubblicitari
- Vendita merchandising
- Rimborsi spese
- Ricavi da servizi
Finanziamenti pubblici
- Stato
- Regione
- Provincia
- Comune
- Altre istituzioni nazionali ed internazionali
Finanziamenti da privati
- Sponsorizzazioni in cash
- Sponsorizzazioni in merce e servizi
- Erogazioni liberali, donazioni
125
LE OPERAZIONI DI CONTROLLO
vanno definiti:
Lidentificazione dei punti di controllo
La misurazione degli scostamenti dei tempi
Le pietre miliari (milestones) e gli eventi dinterfaccia
Le verifiche periodiche (check up) del lavoro in essere
La misurazione degli scostamenti dei costi/ricavi ed il controllo budgettario
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126
Identificando il tipo, il livello e le fonti dei rischi del progetto o di talune sue
aree
2.
3.
4.
127
Le soluzioni
1. elusione - si cambia il modo di procedere scegliendo una
azione o dei tempi pi sicuri
2. prevenzione - si cerca di ridurre le cause che possono
generare il rischio e si pianificano le vie alternative
3. assicurazione - ci si cautela trasferendo ad una compagnia
assicurativa il rischio intero o parziale, subendone il costo
4. trasferimento - il rischio viene affidato a terzi (fornitori, appalti,
ecc.), con un possibile aumento dei costi.
128
Risorse umane
Metodi
Cause
Le attivit b, c, sono
in ritardo rispetto alla
pianificazione
Cause
Risorse tecniche
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Budget/Piano Finanziario
129
LATTUAZIONE
Nella fase dellattuazione vengono realizzate le diverse attivit ed azioni, neii
tempi prefissati e con limpiego delle risorse individuate, sviluppando le
necessarie azioni di controllo.
Gli aspetti coinvolti (pianificai come azioni) sono riassumibili nelle seguentii
macro aree:
1.
2.
3.
4.
ASPETTI AMMINISTRATIVI
5.
ASPETTI LOGISTICI
6.
ASPETTI TECNICO-ALLESTITIVI
7.
130
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI ORGANIZZATIVI E PRODUTTIVI
LA PRODUZIONE ARTISTICA
preparazione e
pre-produzione
lavoro di
esecuzione /
intepretazione
Ricerche
Acquisto diritti
casting
lavoro di
allestimento
realizzazione e
costruzione dei
predisposizione
materiali scenici
materiali artistici
confezione
incisioni e
costumi ed
registrazioni
accessori
prove
noleggi e
utilizzi speciali
realizzazioni
speciali
lavorazioni
tecniche
suono
video
luci
impianti speciali
trucco
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131
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI ORGANIZZATIVI E PRODUTTIVI
LE MODALITA DI SVOLGIMENTO
ARTICOLAZIONE DELLEVENTO
Durata dellevento o di singoli parti
Intervalli, pause tecniche
MODALITA DI PARTECIPAZIONE DEL PUBBLICO
Modalit di accesso
Percorsi
Ordine di accesso
Tempi
Vincoli e limitazioni
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132
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI ORGANIZZATIVI E PRODUTTIVI
SERVIZI PER IL PUBBLICO
133
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI ECONOMICO-FINANZIARI E COMMERCIALI
AUTOFINANZIAMENTO
FINANZIAMENTI
FINANZIAMENTI
ENTRATE PROPRIE
PUBBLICI
PRIVATI
Biglietteria
Governo
Sponsorizzazoni
Cachet
Regioni
Mecenatismo
Royalties
Enti Locali
Erogazioni liberali
Distribuzione
Coproduzioni
Registrazioni
FINANZIAMENTI
Pubblicazioni
SOVRANAZIONALI
Merchandising
Noleggi
Servizi
Commissione Europea
Altre istituzioni intern.li
134
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI ECONOMICO-FINANZIARI E COMMERCIALI
I DIRITTI
Oggetto di royalties
135
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI ECONOMICO-FINANZIARI E COMMERCIALI
2.
3.
4.
assegnazione
5.
effettuazione attivit
6.
7.
rendicontazione
8.
consegna
9.
liquidazione
136
LATTUAZIONE
MEZZI PROPRI
PREVENDITA COMMERCIALE
RICORSO AL CREDITO ORDINARIO E SPECIALE
COPRODUZIONI
DILAZIONI DEI PAGAMENTI
137
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI CONTRATTUALI ED ACCORDI
TIPOLOGIE DI ACCORDO
ACCORDI CON PARTNERS
CONTRATTI ARTISTICI
persone giuridiche e fisiche
CONTRATTO DI LAVORO
AUTONOMO E SUBORDINATO
CONTRATTI DI APPALTO E
FORNITURA BENI O
PRESTAZIONE DI SERVIZI
138
LATTUAZIONE
PERMESSI DI LAVORO
GESTIONE FISCALE
LICENZE, PERMESSI, AUTORIZZAZIONI CONNESSE ALLO SPAZIO
ED ALLEVENTO
139
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI LOGISTICI
140
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI TECNICO-ALLESTITIVI
IL RIDER TECNICO DEL LE PROBLEMATICHE
LUOGO/SPAZIO
DELLA SICUREZZA
IL RIDER TECNICO
DELLEVENTO
planimetrie
vie di fuga
scheda generale
dotazioni di palcoscenico
ignifucazione
scenotecnica
impianti elettrici
impianti
sistemi antincendio
elenco attrezzature
illuminotecniche e foniche
servizio medico
elenco servizi
elenco personale disponibile
planning tecnico
scheda esigenze
scenotecniche e servizi
pianta scena
scheda illuminotecnica
pianta luci
scheda suono
scheda video
141
LATTUAZIONE
PUBBLICITA
PROMOZIONE
RAPPORTI CON ORGANI DINFORMAZIONE
PUBBLICHE RELAZIONI
EDIZIONI
MERCHANDISING
142
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI DELLA COMUNICAZIONE
CREDITI
Nomi in ditta cio indicazione dei principali artisti o realizzatori che per
notoriet, importanza e prestigio o pi semplicemente per accordi
contrattuali devono essere citati in ogni forma di pubblicit.
1.
2.
3.
143
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI DELLA COMUNICAZIONE
MEZZI PUBBLICITARI
Gli organi di stampa (quotidiani, magazine, periodici)
Le emittenti radiotelevisive (nazionali o locali)
La pubblicit esterna:
affissioni (tabelloni, portamanifesti sottovetro),
dinamica (su mezzi di trasporto, autoposter, fiancate mezzi pubblici,
interno mezzi pubblici),
su impianti speciali e di arredo urbano (indicatori stradali
monofacciali o bifacciali, strutture per miniposter, delimitatori di
parcheggio, maxicartelloni, parapedonali, insegne luminose);
La distribuzione di stampati (volantinaggi, espositori, ecc.)
La pubblicit nei punti vendita, i punti info ed i presidi
Le nuove tecnologie
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144
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI DELLA COMUNICAZIONE
PROMOZIONE
145
IL COMPLETAMENTO
E la fase in cui si procede alla chiusura del progetto ed alle
rendicontazioni che permettono la liquidazione di contributi pubblici
RICONSEGNE MATERIALI
RIPRISTINO AREA/SPAZIO
SCIOGLIMENTO TEAM
CHIUSURE AMMINISTRATIVE
RACCOLTA MATERIALI E DOCUMENTAZIONE
RENDICONTAZIONI FINANZIAMENTI PUBBLICI E PRIVATI
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146
LA VALUTAZIONE
147
LA VALUTAZIONE
Con il committente/istituzioni/partner/team
Lo stato attuale del progetto
Gli obiettivi raggiunti rispetto a quelli dichiarati
I risultati prodotti rispetto a quelli attesi
I vantaggi ottenuti rispetto a quelli preventivati
Le problematiche createsi rispetto al procedere del progetto
Il ritorno di immagine, visibilit ed accreditamento
Il valore prodotto nel suo insieme
Le potenzialit e le opportunit generate dal progetto in prospettiva
148
LA VALUTAZIONE
149
LA VALUTAZIONE
INDICATORI DI VERIFICA
Obiettivi
Indicatori
Budget
Risultati Economici
Risultati Finanziari
Percentuali costi per settore
Percentuali per centri di costo
Comparazioni storiche finanziamenti pubblici
Comparazioni storiche finanziamenti privati
Dati di biglietteria
Artistici
Comunicazione
Marketing
Pubbliche Relazioni
Strategici
Organizzativi
Mission statment
Numero delle persone impiegate
Giorni ed ore di lavoro
Numero fornitori impiegati
Numero servizi attivati
Numero degli spazi utilizzati
Culturale
150
151
Pessoa, 1902
[] Chiss se due rette parallele
non giungano a incontrarsi quando le perdiamo di vista?
152