Argano Lucidi Produzione e Gestione Eventi PDF

PROJECT MANAGEMENT
DEGLI EVENTI E DELLE ATTIVIT

CULTURALI, ARTISTICI E DI SPETTACOLO
LUCIO ARGANO
Lucio Argano Project Management Culturale
Un mattino mi svegliai cieco.

Locchio sinistro riacquist la vista il giorno
stesso, ma il destro rimase inattivo e
offuscato.
Loculista che mi visit disse che non cera
nulla di organico, e diagnostic la natura
del disturbo.
Hai guardato i quadri troppo da vicino
Perch non li sostituisci con vasti
orizzonti?
Bruce Chatwin
LEVENTO
Definizione (tratta dal Devoto Oli)

operazione nuova ed esemplare
fenomeno di notevole interesse e risonanza
fatto o avvenimento di grande importanza
(dal latino eventus-evenire = venir fuori, accadere)
LEVENTO
Altre definizioni (da Sonia Ferrari materiali didattici)
R.JANI(1955): Special Event is that which is different from a normal day of

living.
GOLDBLATT (1998): un momento unico, celebrato con una cerimonia ed un
rituale, finalizzato alla soddisfazione di specifici bisogni.
GETZ (1998): un evento che ha luogo una sola volta o non frequentemente, al
di fuori dal normale programma o dalle attivit di routine dello sponsor o del
soggetto che lo organizza. Per il visitatore, levento speciale unopportunit per
il tempo libero ed unesperienza sociale, culturale o di intrattenimento che va al
di l delle possibilit ordinarie o delle esperienze quotidiane.
LEVENTO CULTURALE
LEvento come luogo effimero (ad esempio a Roma MASSENZIO)

LEvento pu avere valori simbolici
LEvento provocato dalluomo, strutturato (si distingue dalla fatalit degli
eventi naturali)
LEvento agisce sulla memoria e sul ricordo emozionale (esperienza
memorabile)
LEvento crea una percezione del tempo collettivo perch implica una
partecipazione spesso condivisa
LEvento si esprime con metafora, miti, introduce elementi di sfida, conduce
ad una avventura
LEvento comporta spesso esclusivit (io cero)
LEvento oggetto ed al tempo stesso sistema referenziale
GLI ASSET CULTURALI DEI TERRITORI
il patrimonio architettonico, il paesaggio e la

topografia del territorio, i parchi
La qualit degli spazi

pubblici
le tradizioni locali di vita associativa e di

socialit, comprendenti eventi come carnevali,
sagre, festival ecc...
le arti visive
patrimonio storico, artistico e

antropologico
lo spettacolo
Gli hobbies dei residenti
feste locali
DIMENSIONE
CULTURALE DEI
TERRITORI
repertorio di prodotti e capacit produttive locali

dellartigianato, nellindustria e nei servizi
i dialetti
la variet e la qualit dei negozi e delle

infrastrutture e attivit ricreative, della
ristorazione e del divertimento
culture giovanili, delle minoranze etniche e

di altre `communities of interest` presenti
sul territorio
eno-gastronomia
percezione del territorio

interna ed esterna (tramite musica, film,
letteratura, mitologia, arti visive saggezza
popolare ecc..)
le industrie culturali
Per Dimensione Culturale dei territori si intende ci che Franco Bianchini chiama Risorse Culturali.
Lattenzione ad una cos esaustiva definizione di dimensione culturale permette di formulare strategie e politiche in una
logica di interazione delle diverse risorse, con meccanismi di intersettorialit e coinvolgimento territoriale, permettendo
uno sviluppo integrato dello stesso.
LIDENTIKIT DEI TERRITORI
ESTERNO
il confronto e linterazione
con contesti altri
PASSATO
la storia
MATERIALE
risorse culturali tangibili
IMMAGINE ESTERNA
IL CAPITALE CULTURALE
TERRITORIALE
PERCEZIONE INTERNA
IMMATERIALE
identit, capitale intangibile
FUTURO
levoluzione possibile
INTERNO
realt presenti
sul territorio
7
LEVENTO CULTURALE PER LATTRATTIVIT DEL TERRITORIO
appuntamenti musicali
iniziative darte
Intorno agli anni 90 si sviluppa interesse
verso il fenomeno dei Grandi Eventi,
manifestazioni con impatti a livello sociale,
culturale, territoriale e politico.
fiere
Interventi di breve durata

e di alto profilo
road show
(Hiller, 2000)
grandi mostre darte
festival
iniziative di
networking
I VANTAGGI PER I TERRITORI

Le differenti tipologie di eventi classificabili per coinvolgimento territoriale e per visibilit
sui media (classificazione di Roche) possono produrre differenti effetti anche
contemporaneamente:
Promozione e/o rilancio turistico
Riconoscibilit e visibilit
Valorizzazione economica
Legittimazione politica
Rivalutazione e/o trasformazione territoriale

Interculturalit e confronto tra culture
Ricostruzione di identit
I GRANDI EVENTI E IL TERRITORIO
Nel Marketing Territoriale il

GRANDE
EVENTO
ritenuto un PROGETTO
INNOVATORE perch la sua
importanza e risonanza sono
in grado di:
mobilitare i potenziali di
sviluppo di luogo
rafforzarne limmagine e
lidentit
favorirne il rinnovamento
infrastrutturale
Interventi
infrastrutturali
Impatto sulla
domanda e
sulla offerta
Flussi finanziari
GRANDE
EVENTO
Unicit e
focalizzazione
tematica
Continuit nel
tempo
Pianificazione e
programmazione
TASSONOMIA DEGLI EVENTI

ALCUNI AMBITI
ESEMPI DI PROGETTI /EVENTI CULTURALI
Convegnistica (di tutte le discipline)
Conferenze, congressi, seminari, incontri, panels, meeting, convention
Arti
Mostre ed esposizioni, installazioni, anteprime-vernici (vernissage)
Patrimonio storico-artistico
Iniziative di valorizzazione, aperture straordinarie di siti, percorsi
Architettura
Inaugurazioni, percorsi
Spettacolo
Produzioni, festival, rassegne, retrospettive, concerti, premiazioni
Cinema, video, multimedia
Film, Festival, rassegne, prime ed anteprime, proiezioni speciali (con musica dal vivo),
installazioni e percorsi
Televisione e radio
Trasmissioni speciali, eurovisioni, premi e media events
Letteratura
Reading, iniziative e progetti connessi alle biblioteche
Ambiente
Aperture di siti, feste inaugurali e stagionali
Marketing territoriale e turistico
Sagre, feste popolari e civili, carnevali, capodanni, celebrazioni, inaugurazioni, festival,

pirotecnia, rivisitazioni storiche, feste contemporanee, commemorazioni
Religione
Feste religiose e patronali, processioni, beatificazioni
Sport
Gare e competizioni, gare amichevoli
Storia e politica
Firme di accordi, incontri, visite di autorit, investiture
Marketing e comunicazione
Promozione di prodotti, incentive, viaggi premio, fiere campionarie, eventi speciali
Moda
Sfilate, anteprime, presentazioni
Terzo settore, sociale, solidariet
Campagne di fund raising, avvenimenti di sensibilizzazione, feste ed incontri
Formazione e didattica
Lezioni, seminari, incontri, workshop
10
GLI ASPETTI DISTINTIVI
Le idee, le proposte, gli eventi a carattere artistico, socio

culturale, spettacolare, presentano alcuni ASPETTI DISTINTIVI
legati a
SPAZIO - LOCATION
TEMPO/I
CONTENUTI - TIPOLOGIE
AMBITI- DISCIPLINE - ARTI
OBIETTIVI
BACINO DI ATTRAZIONE - TARGET
SISTEMA DI OFFERTA
RISORSE FINANZIARIE
Comunicazione
Celebrazione
11
LA DIMENSIONE REALIZZATIVA
Le idee, le proposte,
gli eventi, nel campo culturale, in
ragione delle proprie peculiarit,
necessitano di un ambiente e
di una dimensione realizzativa
unica, speciale, specifica, che
determina un
VESTITO
ORGANIZZATIVO,
di tipo sartoriale, chiamato
PROGETTO
12
IL PROGETTO
Marco Polo descrive un ponte pietra per

pietra.
Ma qual la pietra che sostiene il ponte?
chiede Kublai Kan.
Il ponte non sostenuto da questa o da
quella pietra, risponde Marco ma dalla
linea dellarco che esse formano.
Kublai rimane silenzioso riflettendo; poi
soggiunge: perch mi parli delle pietre? E
solo dellarco che mimporta.
Polo risponde: senza pietre non c arco.
Italo Calvino
13
IL PROGETTO
Definizione (da Devoto Oli e Archibald)

1.
Ideazione per lo pi accompagnata da uno studio relativo alla possibilit di

attuazione o esecuzione
2.
Piano o proposito pi o meno definito
3.
Sforzo complessivo di durata media comportante compiti interrelati eseguiti

da varie organizzazioni/individui, con obiettivi, schedulazioni e budget ben
definiti
Si diversifica da
PROGRAMMA iniziativa a lungo termine che pu contenere pi progetti
COMPITO sforzo a breve termine che assieme ad altri pu formare un progetto
14
PERCH USARE LA GESTIONE A PROGETTO
Focalizza meglio gli obiettivi stabiliti.

Pone la stessa cura e attenzione per il risultato e il processo.
Cambia ad ogni fase del suo ciclo di vita generando input per la fase successiva.
Aiuta ad evitare di portare avanti idee non realizzabili.
Il lavoro di gruppo
Lindividuazione delle responsabilit
FAVORISCE
La condivisione dei processi decisionali

Lintroduzione di elementi di controllo
Lesercizio del problem solving
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LA GESTIONE A PROGETTO (PROJECT MANAGEMENT)
pu essere definita come:
gestione sistemica di una attivit complessa ed unica,

con un inizio e una fine predeterminate, che viene svolta
con risorse organizzate, mediante un processo continuo
di pianificazione e controllo, per raggiungere degli
obiettivi predefiniti, rispettando vincoli interdipendenti di
costo, tempo e qualit
16
IL PROJECT MANAGEMENT
Il concetto di durata rappresentato in caratteri geroglifici (fonte Farina G. Grammatica della

lingua egiziana antica Milano Hoepli 1926 pag 175)
17
GLI ANGOLI DEL PROGETTO
COSTI
OBIETTIVI
DURATA/TEMPO
QUALIT
termini
specifiche
18
GLI ANGOLI DEL PROGETTO
TEMPO
COSTO
QUALITA
19
I LIVELLI DI PROGETTAZIONE CULTURALE
Progetto
uno spazio
Progetto
una singola
attivit
Progetto
un ambito
Progetto
una occasione
Progetto
un programma
di attivit
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ANALOGIE TRA PROGETTI DIVERSI

ANALOGIE
PROGETTO CULTURALE
PROGETTO TECNOLOGICO
Impresa
complessa
Richiede in un lasso di tempo predeterminato la

realizzazione di un prodotto nuovo basato su elementi
non certi (es.creazione artistica) mediante lutilizzo di
risorse organizzate
Richiede in un lasso di tempo predeterminato lo sviluppo di

un prodotto nuovo basato su elementi certi o incerti
(ricerca) mediante lutilizzo di risorse organizzate
Unicit
Ogni iniziativa costituisce un evento unico

Non una attivit di routine
Ogni prodotto costituisce un elemento unico prototipo)

Non una attivit di routine
Natura
Dinamica ed originale
Dinamica ed innovativa
Orientamento
Al risultato
Al prodotto o servizio finale
Vincoli di tempo
Tempi connessi allandata in scena o alla presentazione
Tempi di consegna al cliente
Vincoli di costo
Budget
Budget
Vincoli di qualit
Qualit artistica
Contenuti culturali
Qualit organizzativa
Specifiche del prodotto

Qualit organizzativa
Risorse
organizzate
Umane
Tecniche
Economiche
Relazioni
Informazioni
Umane
Tecniche
Economiche
Modo di
procedere
Lavoro in team
Lavoro in team
Competenze
Specialistiche
differenziate
Specialistiche
spesso differenziate
Elementi
caratterizzanti
Intensit del fattore umano

Contenuto di
professionalit
Obiettivi di tipo innovativo
Intensit fattore umano

Intensit della componente tecnologica e scientifica
Contenuto di professionalit
Obiettivi di tipo innovativo
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ALCUNI NODI DEL PROJECT MANAGEMENT

La gestione a progetto :
una filosofia dazione;
un approccio;
un processo di creazione di determinati risultati;
una modalit che enfatizza il lavoro di team;
un insieme di regole e di strumenti;
un modo di procedere sistematico ed ordinato.
La gestione a progetto quella che permette di gestire meglio una situazione

contingente e che caratterizza attualmente il passaggio da una concezione
organizzativa di tipo burocratico ad una ad-hocratica
Il progetto un processo di creazione di determinati risultati
Il progetto cambia ad ogni fase del suo ciclo di vita generando input per la fase
successiva
Molti progetti non sopravvivono alla fase di ideazione
I progetti richiedono la stessa cura sia al risultato che al processo
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TIPOLOGIA DI PROGETTI DI SPETTACOLO
spettacoli di prosa, di teatro di ricerca e sperimentazione, di teatro ragazzi, burattini,

marionette, teatro di figura, animazione teatrale
letture poetiche
spettacoli di danza e di balletto, mimo e pantomima
opere liriche, operetta e teatro musicale
concerti ed esecuzioni musicali
recital
corali e polifonia
fanfare
spettacoli di circo e di acrobazia
opere ed istallazioni di arte sonora, video, video arte, spettacoli multimediali
rassegne e proiezioni cinematografiche e video
festivals, retrospettive
esibizioni di arte varia, fantasismo e prestigiditazione
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LA QUALIT DEL PROGETTO

La qualit del progetto quella complessiva derivante dalla somma pi
addendi:
Qualit
artistica
Qualit
organizzativa
(processo e
competenze)
Qualit
culturale
Qualit della
comunicazione
Qualit del
progetto
24
LA QUALIT DEL PROGETTO

Il punto pi alto della qualit di un progetto dato dal livello pi basso
della sua qualit.
Lanello pi debole regola la forza di tutta la catena.
In un coro di 100 persone la sola presenza di un corista stonato rende
stonati anche gli altri 99 bravi coristi.
Occorre individuare il Tallone di Achille che abbassa tutto il livello della
qualit.
Attenzione alla NON qualit

Un esempio: un corriere espresso vantava un altissimo livello di qualit
nel proprio processo di certificazione: 98.2%.
Questo significava comunque ben 20.327 pacchi smarriti
25
in un anno.
CARATTERISTICHE DEI PROGETTI CULTURALI

unicit, irripetibilit, esclusivit dellevento, anche se reiterato e riproposto;
attivit spesso a forte coefficiente di complessit;
dinamicit della forma e della proposta;
intangibilit ed originalit dei contenuti;
obiettivi ambiziosi ed innovativi, finalit molteplici ed articolate;
capacit di servire pi politiche ed istanze diversificate, sia di natura individuale che collettiva;
capacit di incidere sul territorio, strumento incisivo per le identit e nelle strategie di promozione e
valorizzazione;
determinante presenza di processi di creazione intellettuale ed artistica;
indeterminatezza del risultato finaleche viene proposto/immesso sul mercato senza la possibilit di poterlo
testare;
natura dinamica, che si nutre di processi artigianali ma che sempre di pi oggi coinvolge le moderne
tecnologie, in particolare digitali, virtuali e multimediali;
capacit di integrare logiche ed ambiti inter ed intra disciplinari;
intensit del fattore umano ma anche delluso di materiali;
alto contenuto di professionalit, competenze e specializzazioni diverse;
molteplicit di culture e di discipline coinvolte;
lavoro in multi-team;
temporaneit, durata stabilita da un inizio ed una fine determinati a monte;
ambiente operativo fortemente vincolato sul piano delle normative amministrative e dei processi
autorizzatori;
generalmente alta incidenza e variabilit della struttura dei costi, incapacit di equilibrio economico senza un
mix di pi forme e fonti di introito, generalmente dipendenza da contributi di natura pubblico-istituzionale,
spesso sofferenza sul piano della liquidit finanziaria;
orientamento alla qualit complessiva del risultato finale.
26
IL CONTESTO DEL PROGETTO CULTURALE
I progetti culturali interagiscono con contesti

1. Interni
2. Esterni
nei quali vanno possibilmente creati dei nessi con

Soggetti (Actors) che possono influire direttamente sul progetto
Aspetti (Factors) che non hanno facolt di intervento diretto sul

progetto stesso ma possono influire per il semplice fatto che
esistono
27
EVENTUALE STRUTTURA COMMITTENTE
Rispetto al progetto la struttura committente avr la responsabilit

di:
Fornire lorientamento strategico
Rendendo chiara la propria missione, gli obiettivi a cui il progetto si
collega, le strategie relative
Approvare limpostazione del progetto
Indicare le proprie politiche e procedure che hanno attinenza con il
progetto
Allocare le risorse disponibili
Controllare il rispetto delle norme
Assicurare una comunicazione interna in/out
Garantire il clima idoneo al buon esito del progetto
Fornire il supporto necessario a fronteggiare rischi e problemi
Richiedere una valutazione finale dei risultati ottenuti
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I PROCESSI IN UN PROGETTO CULTURALE
I processi presenti allinterno di un evento/progetto

culturale:
processi di creazione artistica e culturale;
processi di avvio e di elaborazione dellidea-progetto;
processi di pianificazione;
processi di controllo;
processi esecutivi;
processi di chiusura;
processi di valutazione.
29
STRUMENTI DI PROGETTAZIONE CULTURALE
Progetto
semplice
Benchmarking
Progettazione
Partecipata
Progetti
didattici
Progetti
artistici
Progetti
urbanistici
Masterplan
Varo di
contenitori/attivit
PROGETTO
Progetti
territoriali
Gopp Goal
Oriented
Project
Planning
Attivit
imprenditoriali
Progetti di
cooperazione e
sviluppo
Business
Plan
Progetti
internazionali
PCM
Project Cycle
Managament
Logical
Framework
Matrix
30
LE AREE DI CONOSCENZA NEI PROGETTI CULTURALI
IDEAZIONE
VALUTAZIONE
Gestione
delle
Risorse Umane
Gestione
delle
Forniture
Gestione
della
Qualit
ATTIVAZIONE
Gestione
della
Comunicazione
Gestione
dellintegrazione
di progetto
Gestione
dei
Processi
Gestione
dei
Rischi
Gestione
delle
Relazioni
Gestione
dei
Tempi
Gestione
dei
Costi
COMPLETAMENTO
ATTUAZIONE
31
LE AREE DI CONOSCENZA NEI PROGETTI CULTURALI

life
cycle
stakeholders
Strategic
planning
objectives
Objectives work
Breakdown
structure
Project scope
management
context
Project marketing
Resource
planning
Project time
management
Scope
controlling
matrixorganization
Project integration management
planning
Project cost
management
Cost
budgeting
Benefit cost
analysis
Cost
control Project quality
management
environment
initiating
Cost
estimating
Project procurement
management
Procurement planning
Cultural Project
management
Knowledge areas
benchmarking
Quality
control
Quality
assurance
Quality planning
ISO 9000
Work for
Project
human
resource
Project
manager
Project risk Project communications management
Management
management
management
process
Organisational planning
Source selection
Communication
executing
Risk identification
Contract
planning
Staff aquisition
management Risk quantification
controlling
Leadership & team
Information
Contract close Risk response
distribution
development
customizing
out
development
Risk response
Performance
control
Fonte: ICCM Poschl 2000
reporting
Solicitation planning
solicitation
LE FASI DEL PROJECT MANAGEMENT CULTURALE

Fasi consuete di un progetto non culturale
FASE 1
IDEAZIONE
Definizione
Pianificazione
Realizzazione
Chiusura
FASE 2
ATTIVAZIONE
FASE 3
PIANIFICAZIONE
FASE 4
ATTUAZIONE
FASE 5
COMPLETAMENTO
FASE 6
VALUTAZIONE
33
LE FASI DEL PROJECT MANAGEMENT CULTURALE
IDEAZIONE
ATTIVAZIONE
Bozza
progetto
Origine, obiettivi, idea
Documento
progetto
Fattibilit
Piano
Operativo
Programmazione
ESECUZIONE
Report
periodico
Realizzazione,
risultato
VALUTAZIONE
Relazione
valutazione
PIANIFICAZIONE
ATTUAZIONE
COMPLETAMENTO
Riflessione
34
ESEMPIO DEL CICLO DI VITA

FASI
PROGETTO
CINEMATOGRAFICO
PROGETTO TEATRALE
IDEAZIONE
Soggetto
Trattamento
Scaletta
Sceneggiatura
Scelta realizzatori artistici
Scelta del testo

Riduzione o traduzione
Scelta dei realizzatori artistici
ATTIVAZIONE
Costruzione coproduzione
Ricerca finanziamenti
Verifica condizioni produttive
Verifica fattibilit finanziaria,

tecnica ed organizzativa
Verifica disponibilit artistiche
PIANIFICAZIONE
Spoglio sceneggiatura
Scelta delle location
Piano di lavorazione
Preventivo
Programmazione
Pianificazione della produzione
Preventivo
35
CICLO DI VITA
FASI
PROGETTO
CINEMATOGRAFICO
PROGETTO TEATRALE
Casting, Formazione della troupe

Pratiche amministrative e
finanziarie, Contratti, Permessi
Progettazioni e realizzazioni
artistiche
Organizzazione dei mezzi tecnici
e teatri posa e laboratori
Organizzazione logistica
Riprese esterni/interni
Scelta degli interpreti e tecnici

Pratiche amministrative e
finanziarie, Contratti
Realizzazioni artistiche (scene,
costumi,ecc...)
Noleggi dei materiali
Prove
COMPLETAMENTO
Montaggio, Postproduzione
Edizione, Stampa copie
Distribuzione
Sfruttamento
Chiusura, riconsegne
Rendicontazione
VALUTAZIONE
Valutazione
Valutazione
ATTUAZIONE
Debutto, Repliche
36
IL PROJECT CYCLE MANAGEMENT: UN APPROCCIO
Programmazione
Identificazione
Valutazione
Realizzazione
Formulazione
Richiesta
finanziamento
37
PERCH IL CICLO DI PROGETTO?

Approccio tradizionale
PCM
Quadro strategico indefinito
Progettazione sulla base di unanalisi

territoriale e settoriale approfondita
Progetti guidati dallofferta
Soluzioni a partire dalla domanda
Scarsa analisi della situazione
Analisi approfondita
Programmazione basata sulle attivit
Programmazione basata sugli obiettivi
Impatto non verificabile
Impatto misurabile e verificabile
Tempi stabiliti dal piano di esborsi
Tempi definiti dai progressi nella

realizzazione del progetto
Visione a breve termine
Attenzione alla vitalit futura
Documenti di progetto imprecisi
Format standardizzati
38
I CENNI STORICI DEL PCM

Il PCM attinge ad un vasto e complesso background di elaborazioni
teoriche ed esperienze pratiche maturate nel corso degli anni in
diversi Paesi:
Progetto Manhattan (anni 40)

Progetto Polaris, US Navy (anni 50)
Progetti industriali ad uso civile: Du Pont (anni 60)
Finanziamenti a gestione diretta ed indiretta, settori Profit e
No Profit, Donatori Istituzionali ( Unione Europea, Nazioni
Unite, Banche di sviluppo, Banca Mondiale).
39
I PRINCIPI GUIDA DEL PCM
Ciclo di progetto articolato per fasi

Orientamento al cliente
Vitalit futura
Programmazione sulla base di un quadro logico di obiettivi e strumenti
Consentire non solo il controllo di processo al soggetto esecutore, ma anche il controllo
allente finanziatore.
Ciclo di progetto articolato per fasi
Il processo decisionale avviene in modo strutturato e sulla base di una razionale valutazione
delle informazioni
Orientamento al cliente
Nelle fasi chiave del ciclo di progetto, e in particolare nella formulazione, vengono coinvolti tutti i
gruppi interessati (stakeholder), attraverso metodologie partecipative.
Vitalit futura
Gli effetti positivi del progetto devono mantenersi e riprodursi, anche una volta terminato
lintervento esterno.
40
IL QUADRO LOGICO
Viene utilizzata la matrice del Quadro Logico (Logical Framework matrix, LF), per garantire un
approccio analitico coerente al disegno e alla gestione del progetto.
LOGICA DI INTERVENTO
DEFINIZIONE
(che cos)
SIGNIFICATO
(a che domanda risponde)
OBIETTIVI
GENERALI
I benefici sociali ed economici

di medio e lungo termine ai
quali il progetto contribuir
Perch il progetto
importante sul piano sociale
SCOPO DEL PROGETTO Il beneficio tangibile per i

beneficiari
(OBIETTIVO SPECIFICO)
Perch i beneficiari ne hanno

bisogno
RISULTATI
I servizi che i beneficiari

riceveranno da progetto o gli
impatti che si produrranno su
altri sistemi
Cosa i beneficiari saranno in

grado di fare, sapere, saper
fare o altro grazie al progetto
ATTIVIT
Ci che sar fatto dal (nel)

progetto
Cosa sar fatto
41
IL QUADRO LOGICO COMPLETO

LOGICA DI
INTERVENTO
INDICATORI
FONTI DI
VERIFICA
IPOTESI
OBIETTIVI
GENERALI
SCOPO DEL
PROGETTO
(OBIETTIVO
SPECIFICO)
RISULTATI
ATTIVIT
PRECONDIZIONI
42
LIDEAZIONE
la fase pi importante dellevento, che racchiude al suo
interno una evoluzione di pensiero e la costruzione di un
percorso.
Essa contiene:
Il profilo strategico del progetto (rispetto al soggetto committente/realizzatore)
Lidea-progetto
La piattaforma di conoscenza
La dimensione
La definizione dei fabbisogni e dei destinatari e dei soggetti interessati
Il sistema dofferta dellevento
Il palinsesto delle attivit (contenuti)
Il design del progetto
La comunicazione (accreditamento) dellidea-progetto
43
LIDEAZIONE
Sviluppare lidea artistica e ipotesi culturale

Tempo, attenzione,
esauriente.
processo dialettico, chiaro ed
Bozza di progetto
concetto di facilitatore
Processo dialettico in cui chi ha la responsabilit gestionale, economica,
organizzativa deve agire come un facilitatore rispetto a chi ha la responsabilit
artistica / culturale / scientifica dellorganizzazione.
44
LIDEAZIONE
Individuare fabbisogni e motivazioni

Sviluppare intuizioni, elementi chiave
Individuare possibili obiettivi del progetto
Risultati attesi in termini di prodotti o servizi e benefici
Coerenza del progetto
Rispondenza dellidea alle aspettative
Discutere lidea con soggetti interni
Raggiungere approvazione formale
45
PROFILO STRATEGICO DELLEVENTO

ORIGINI, PREMESSE, ESIGENZE DI Precondizioni che hanno condotto alla
PARTENZA
realizzazione dellevento
MISSIONE DELLEVENTO
Scopo centrale dellavvenimento
IL CONTESTO DEL PROGETTO
Analisi dellambiente
TRAGUARDO FINALE
Meta di arrivo del progetto
OBIETTIVI PRINCIPALI E COLLATERALI
Mete che levento pu o permette di

conquistare
RISULTATI ATTESI
Condizioni ed effetti che possono prodursi

grazie allevento
COERENZA
CON
IL
PROFILO Collegamenti degli obiettivi dellevento con
STRATEGICO DELLORGANIZZAZIONE gli obiettivi primari e le strategie
dellorganizzazione che propone e/o
realizza levento
46
IL RUOLO STRATEGICO DEL PROGETTO
MISSIONE, VISIONE, VALORI, IDENTIT
OBIETTIVO
PRIMARIO 1
OBIETTIVO
PRIMARIO 2
OBIETTIVO
PRIMARIO 3
STRATEGIA 1.1.
STRATEGIA 1.2.
AZIONE 1.2.1.
IDEA-PROGETTO
CONTENUTI
PROGETTO
TRAGUARDO
OBIETTIVI
47
IL RUOLO STRATEGICO DEL PROGETTO

MISSIONE Chi siamo, Cosa facciamo, Qual la nostra ragione di essere, Qual
la nostra linea dazione, Quali fini stiamo perseguendo, Quali sono le nostre
prestazioni
VISIONE Qual la nostra visione del futuro? Come ci vediamo da qui ad X anni?
VALORI Quali sono i nostri valori? In cosa crediamo?
IDENTITA Qual la nostra storia? Le nostre politiche? Cosa abbiamo fatto e
dimostrato di saper fare bene? Quali sono le nostre competenze distintive? Come
si caratterizza il nostro lavoro?
IMMAGINE Come la nostra missione, i nostri valori, la nostra identit sono
percepiti al nostro interno e allesterno?
48
LE ESIGENZE IDEATIVE
I progetti culturali hanno origine e scaturiscono in genere da

una o pi esigenze, espresse singolarmente o in modo
combinato
di natura artistica,
di natura produttiva (committenza, commissione)
di programmazione (di un contenitore fisico o virtuale)
di implementazione di politiche o strategie pubbliche o private
(culturali, sociali, giovanili, comunicazionali, ecc)
di comunicazione ed immagine
49
LIDEA PROGETTO
Lidea centrale di un progetto culturale generalmente di natura

creativa, artistica, scientifica, anche quando assolve esigenze di
programmazione o politiche di una istituzione pubblica
Pertanto sfugge ad ogni misurazione o prefigurazione su basi
puntuali e precise
Lidea-progetto e le sue eventuali articolazioni vanno fatte emergere
nella pi totale completezza
Lidea-progetto va definita e discussa, per identificare e sviluppare i
suoi contenuti in modo ampio e esteso, la sua articolazione, le
attivit che dovranno essere realizzate e che costituiscono il cuore
dellevento culturale
50
LA DRAMMATURGIA DELLEVENTO
1
RICERCA DEI MATERIALI
2
CATALOGO E AGENDA
3
PRIMO SCENARIO
(ELABORAZIONE DI SIMBOLI E NODI IN FORMA DAPPUNTI)
4
DRAMMATURGIA DELLEVENTO
DEL TEMPO DELLO SPAZIO
(ESERCIZI DI SCRITTURA)
5
MEMO FINALE
(CHE COSA CHI/CON CHI PERCHE/PER CHI COME DOVE QUANDO)
6
IDEA PROGETTO
(VERSO LA PROGETTAZIONE)
7
E LINK CON ALTRE FASI e con MARKETING e COMUNICAZIONE
51
GLI OBIETTIVI
Gli Obiettivi del progetto possono essere a seconda della valenza e dal
punto di vista temporale (a breve, medio e lungo termine) OPERATIVI
(Tattici) e STRATEGICI e ad avere la seguente natura:
artistici;
culturali e/o di politica culturale;
sociali e/o di politica sociale;
ricreativi, di intrattenimento;
celebrativi;
organizzativi;
educativi e/o formativi;
economico-finanziari, di fund raising;
occupazionali e/o di politiche del lavoro;
promozionali e di comunicazione;
di marketing;
connessi ad altre politiche attive pubbliche e/o legate al territorio
etc. (altri)
52
GLI OBIETTIVI
Ogni OBIETTIVO dovrebbe poter essere SMART
S-
SPECIFIC
M-
MEASURABLE (MISURABILE)
A-
ACHIEVABLE
(RAGGIUNGIBILE)
R-
REALISTIC
(REALISTICO)
T-
TIMETABLE
(PIANIFICATO NEI TEMPI)
(SPECIFICO)
53
ESEMPIO DI OBIETTIVI DI UN EVENTO SOCIALE
RACCOGLIERE RISORSE
FAR CONOSCERE LA MISSION
MOTIVARE VOLONTARI E DIRIGENTI
RECLUTARE NUOVI VOLONTARI
ESPANDERE LA RETE RELAZIONALE
FARE MARKETING
INVITARE A SOSTENERE LORGANIZZAZIONE
54
LA PIATTAFORMA DI CONOSCENZA
Molti progetti culturali hanno necessit di costruire una
PIATTAFORMA DI CONOSCENZA, il pi possibile condivisa nel
team coinvolto, necessaria a giustificare, argomentare, accreditare,
condividere, il progetto sin dallinizio e/o a valutare opzione, scelte
e strategie.
Tale piattaforma basamento anche del capitale relazionale.
Determinazione di
RATIONALI oggettivi
Uso di fonti
prevalentemente
aperte
55
LA PORTATA E LA DIMENSIONE
fondamentale comprendere la portata e la dimensione di un
progetto culturale, a seconda non solo della localizzazione ma
anche degli effetti che produce, delle ricadute e dei bacini di
attrazione e pu essere, a seconda del perimetro:
di quartiere, zonale
nazionale
comunitaria
interregionale
regionale
interzonale
mondiale
transnazionale
cittadina
56
LANALISI DEL CONTESTO

ambito socio-economico-demografico (tessuto sociale, conflitti e disagi,
livelli di istruzione, situazione economica, realt produttive ed imprese
esistenti, eventi della vita civile ricorrenti, etc.);
ambito organizzativo (spazi e possibili location deputate e non deputate,
infrastrutture, vie di comunicazione, logistica, strutture ricettive, servizi,
fornitori potenziali, etc.);
ambito politico-istituzionale (forze in campo, normative in vigore, assetti
istituzionali, orientamenti ed atteggiamenti, etc.);
ambito artistico-culturale (soggetti ed iniziative prevalenti e predominanti,
consumi e comportamenti rilevanti, tradizioni, usi e costumi, abitudini ed
atteggiamenti).
57
GLI STAKEHOLDERS
Comunit
Dipendenti
Artisti
Media
Committenti
Istituzioni
Concorrenti
Fornitori
Clienti
Spettatori Finanziatori
58
LA TRAMA DELLE RELAZIONI
Altri
eventi
Finanziatori
locali
Finanziatori
nazionali
Interesse
nazionale
Committente
Governo
locale
Governo
nazionale
Organizzatore
Comunit artistica
Interesse
locale
Media
locali
Media
Nazionali
Fornitori
Fonte: S.Ferrari
59
I BISOGNI E DESTINATARI
Un aspetto importante dato dallidentificazione dei soggetti a cui destinato

levento, destinatari intesi come beneficiari, target ed audience di riferimento,
chi altro ne beneficia direttamente o indirettamente.
A tale scopo questa analisi deve considerare:
Fabbisogni specifici e/o di categorie precise di soggetti

Bisogni della collettivit o delle istituzioni che vengono assolti
direttamente o indirettamente dallevento
Stakeholder pubblici e privati con specifici interessi connessi al progetto
60
IL SISTEMA DOFFERTA
Levento, anche attraverso la propria idea-progetto, andr a denotare una sorta di

sistema dofferta, semplice o articolato.
In questa fase importante chiarire:
Levento che cosa offre/propone (offerta centrale)

Il sistema dofferta arricchita
La possibilit di integrare lofferta con dei servizi accessori
61
IL SISTEMA DOFFERTA
Concepire il prodotto come luogo di esperienze, in cui
cruciale la qualit del servizio ad esso annessa
Sistema di
offerta
Progetto
SERVIZIO
Evento
ESPERIENZA
Culturale
Il prodotto una serie di benefici percepiti

come tali dal consumatore
Fonte: A.Bollo
62
IL SISTEMA DOFFERTA
Le tre componenti di un prodotto culturale:

(Modello di Norman)
1.
Il prodotto centrale o loggetto stesso
2. I servizi ad esso connessi

3. Il valore, simbolico o affettivo, attribuito.
Fonte: A.Bollo
63
IL SISTEMA DI OFFERTA DI UN FESTIVAL
ATTIVIT CORE
ATTIVIT
ARRICCHITA
ATTIVIT
COLLATERALE
Il cartellone
I singoli spettacoli/artisti
La location
Masterclass
Spazi ed eventi off
Conferenze e incontri
Attivit didattiche
SISTEMA
Di
OFFERTA
Prenotazioni on-line
Caffetteria
Merchandising
Punti informativi
Servizi navetta
Fonte: A.Bollo
64
IL PALINSESTO
PALINSENSTO Evento Reading Letteratura

destinatari: 300 spettatori seduti
Piazza di Spagna Roma 11 aprile 2003
Quando
Cosa
Dove
ore 19:30-20:30
SONORIZZAZIONE AREA
spazio circostante la scalinata P.zza di Spagna
ore 20:30-21:30
INGRESSO SPETTATORI
Scalinata Piazza di Spagna
ore 21:30-22.00
LETTURA PRIMO AUTORE
palco alla base scalinata Piazza di Spagna
ore 22.00-22.30
LETTURA PRIMO ATTORE
ore 22:30-22.45
INTERMEZZO MUSICALE
ore 22:45-23.00
INTERVALLO
area laterale verso zona Metro
ore 23.00-23.30
LETTURA SECONDO AUTORE
ore 23.30-24.00
LETTURA SECONDO ATTORE
ore 00.00-00.30
INTERMEZZO MUSICALE
ore 00.30-01.00
DEFLUSSO SPETTATORI
Scalinata e zone laterali
65
IL PALINSESTO
7
.
0
0
7
.
3
0
8
.
0
0
8
.
3
0
9
.
0
0
9
.
3
0
SALA SANTA CECILIA

(1800 posti)
Prove tec. Premire
SALA SINOPOLI
(800 posti)
Prove tec. Alice, Concorso

1e2
SALA PETRASSI
+ trad. simultanea
(625 posti)
TEATRO STUDIO
+ trad. simultanea
(300 posti)
Prove tec.
Extra
Prove tecniche
Extra
1
0
.
0
0
1
0
.
3
0
1
1
.
0
0
Premire 1 Stampa
1
1
.
3
0
1
2
.
0
0
STUDIO TRE
(80 posti)
1
3
.
0
0
1
3
.
3
0
1
4
.
3
0
1
5
.
0
0
1
5
.
3
0
1
6
.
0
0
1
6
.
3
0
1
7
.
0
0
1
7
.
3
0
1
8
.
0
0
1
8
.
3
0
1
9
.
0
0
Alice K 12
Cinema 2007
Anticipata Stampa
Cinema 2007
Conferenze stampa
Extra
Incontri Stampa e
Pubblico
2
0
.
0
0
2
0
.
3
0
2
1
.
0
0
2
1
.
3
0
2
2
.
0
0
2
2
.
3
0
Replica
Incontro o Proiezione
(Alice)
Actors Studio
Film Critica
Extra
Replica
Incontro o Proiezione
(Alice)
Film Critica
2
3
.
3
0
0
.
0
0
Cinema 2007
Extra
Extra
2
3
.
0
0
Premire 2
Cinema 2007
Extra (Incontri)
Extra Stampa
Alice Young Adults
Actors Studio
1
9
.
3
0
Premire 1
Replica
Prove Tec. Alice
1
4
.
0
0
Premire 2 Stampa
PALA UNO
(1200 posti)
PALA DUE
(700 posti)
1
2
.
3
0
Extra
Extra
Extra
Replica
Replica
Anticipata Stampa
Cinema 2007
Anticipata Stampa
Cinema 2007
Film Critica
Film Critica
66
LE IMPOSTAZIONI ORGANIZZATIVE E GLI ELEMENTI MUST
In un progetto culturale vanno definiti i primi aspetti

organizzativi strettamente collegati allidea centrale, alla sua
realizzabilit ed i requisiti MUST ovvero quelle condizioni
strettamente connesse alla natura, alla tipologia, allidea stessa,
senza le quali il progetto non esiste o unaltra cosa
Essi possono riguardare la presenza di opere o artisti, luso di
spazi specifici, particolari modalit di allestimento o di
svolgimento, la concessioni di licenze o diritti.
67
LA SINTESI
Chiesero a Michelangelo: Maestro, cosa mette nella sua

arte per scolpire cos bene?
Rispose:
Non metto, tolgo: la statua dentro la pietra. Mi limito a
levare il superfluo.
Nella definizione dellidea nel suo complesso e della prima

struttura de progetto occorre operare un giusta sintesi delle cose
indispensabili. Attenzione alloverdose (di idee, attivit, offerta,
obiettivi).
68
IN SEDE DI IDEAZIONE OCCORRE INOLTRE DOMANDARSI:
Quali saranno le potenzialit che il progetto potr esprimere in

tutte le direzioni possibili
Quali saranno i suoi impatti su altri sistemi

Quale sar laspetto finale
69
PER UN DESIGN DEL PROGETTO
Design il termine di origine anglosassone che definisce la ricerca progettuale e costruttiva

finalizzata, attraverso la scelta e la combinazione di materiali, dispositivi di funzionamento,
conformazioni esteticamente significative ed adeguati processi per la produzione, alla realizzazione di
un oggetto. Tale ricerca pu investire principalmente gli aspetti ergonomici dell'oggetto d'uso o limitarsi
alla forma fine a se stessa.
Conferimento di una forma differenziante
Ogni progetto culturale ha il suo DESIGN, anche nella sua

indeterminatezza e comporta lassociazione di attributi,
connotati, tratti, caratteristiche differenzianti, originali, uniche.
70
LA COMUNICAZIONE DI PROGETTO
Il progetto va comunicato in varie sedi ed in diversi momenti del suo ciclo di vita
verso linterno (Team e Struttura Committente)
verso lesterno (Decisori politici, Istituzioni, Partner, Artisti, Mass Media,
Finanziatori, ecc..).
Esso viene comunicato attraverso un Dossier di presentazione, che potr
trasformarsi, a seconda delle esigenze e dei destinatari, utilizzando forme,
informazioni e linguaggio, in Dossier stampa, Dossier di finanziamento, ecc
Nella stesura del dossier di presentazione pu essere utilizzata la cosiddetta
tecnica dei 6 Servitori di Kipling
Cosa, Chi, Perch, Come, Quando, Dove
71
LIMMAGINE DEL PROGETTO

Creare elementi del progetto che siano
Riconoscibili e memorizzabili
Coerenti con la natura dellevento
Coordinati e ricorrenti
In particolare essi potranno consistere in:

un titolo dellevento
un logotipo della manifestazione, creato ad hoc
una immagine apposita, grafica, pittorica o fotografica, realizzata da un
artista su commissione o riprodotta
una grafica distintiva e ricorrente
72
LA STESURA DEL PROGETTO

Versione small (1/2 cartelle) o large (max 12-15 cartelle)
il titolo del progetto (anche provvisorio)
le premesse che hanno portato allidea,
la descrizione e larticolazione di ci che avviene,
i significati, le intenzioni, le motivazioni alla base dellidea, gli obiettivi
lindicazione di un eventuale pubblico o destinatari specifici a cui il progetto rivolto,
i punti di forza e le opportunit che il progetto rivela o pu sviluppare,
lindicazione dei principali collaboratori da coinvolgere,
lindicazione di ci che sar indispensabile dal punto di vista tecnico e logistico,
lindicazione delle risorse gi disponibili (mezzi, umane, finanziarie),
lindicazione delle modalit di svolgimento,
lindicazione dei tempi presumibili di attuazione,
lindicazione dei primi dettagli organizzativi.
73
DOCUMENTAZIONE DI PROGETTO
Destinatari
Strumento
Fase progettuale
Team
Stakeholder
Finanziatori)
Bozza di progetto
(detto anche statement of scope)
Ideazione
Team
Stakeholder (tutti)
Documento di progetto
Attivazione
Pianificazione
Attuazione
Agenzie di comunicazione
Brief creativo
Attuazione
Stakeholder (Media)
Dossier stampa
Attuazione
Team
Stakeholder (Partner, Finanziatori)
Dossier finanziamento
Attivazione
Attuazione
Team
Stakeholder (Fornitori, Istituzioni, Strutture di
accoglienza)
Scheda (rider) tecnica
Attuazione
Stakeholder
Web site
Attuazione
Team
Intranet
Attivazione
Stakeholder
Kit
pubblicitario,
edizioni
Documenti
consuntivi
rendicontazione
Team
Report di valutazione
(in
particolare
Partner,
promozionale,
e
di
Attuazione
Completamento
Valutazione
74
LA ATTIVAZIONE
La fase dellattivazione nei progetti culturali riguarda

4 aspetti fondamentali:
1. Definire la fattibilit del progetto
2. Fare lanalisi delle forze in campo e la SWOT Analysis
3. Delineare le linee guida di tipo strategico, produttivo ed organizzativo
4. Attivare i primi comportamenti operativi e strategici basilari che rendono
possibile il progetto cos come stato ideato
75
LA ATTIVAZIONE
Fattibilit dellidea progetto strutturato

Analisi tecnica, organizzativa ed economicofinanziaria, opzioni alternative, percorsi e modalit
attuative, tempi e partners da coinvolgere
Documento di progetto
Conoscenza condivisa delle potenzialit e delle condizioni per la

realizzazione dellidea progettuale.
76
GLI OUTPUT STRATEGICI DELLA FASE DI ATTIVAZIONE
1. Il progetto viene avviato di fatto come stato definito nella fase

ideativa
2. Il progetto viene modificato in alcune sue parti e/o riposizionato
in termini di struttura, obiettivi, caratteristiche, ecc..
3. Il progetto non realizzabile perch vengono meno requisiti e
condizioni importanti pertanto viene annullato
77
GLI OUTPUT TATTICI DELLA FASE DI ATTIVAZIONE
COSTI, TEMPI E DURATA DEL PROGETTO (ordini di grandezza

approssimativa)
RISORSE PRINCIPALI e FONDAMENTALI OCCORRENTI E QUELLE
DISPONIBILI
LE STRADE PERCORRIBILI (SOLUZIONI, FORME ORGANIZZATIVE,
PERMESSI, FINANZIAMENTI, PARTNER)
ELEMENTI CHE CARATTERIZZANO LA QUALIT
STRUTTURA DEL PROGETTO (PBS)
PRIORITA
SITUAZIONI A RISCHIO (Crash) e SOLUZIONI ALTERNATIVE
NEL COMPLESSO LA SOSTENIBILIT DEL PROGETTO
78
LA ATTIVAZIONE
1 - La fattibilit del progetto
FATTIBILITA
ORGANIZZATIVA
Mezzi, Risorse Umane,

Expertise, Skills, Attrezzature,
Spazi e Location, ecc
FATTIBILITA
TECNICO-LOGISTICA
Possibilit di allestimenti,
Requisiti di sicurezza, Aspetti
logistici, Requisiti tecnici per luso
di particolari apparecchiature,
ecc
FATTIBILITA
ECONOMICO
FINANZIARIA
Struttura ed entit dei costi,

forme e fonti di ricavo,
partenariati, fund rasing e
sponsorship, liquidit, ecc
Disponiamo di queste
risorse o sappiamo dove e
come reperirle?
FATTIBILITA DI MARKETING
Destinatari effettivi, pubblico,

relazioni, modalit di
comunicazione e promozione,
ecc
Ci sono queste
condizioni?
Possediamo al nostro
interno o possiamo
acquisire dallesterno?
Ci sono queste
condizioni?
79
LA ATTIVAZIONE
2 Lanalisi delle forze in campo:
Questa analisi funziona nel caso vi siano elementi o condizioni spinose,
delicate o politicamente sensibili allinterno o allesterno. Si misura dalla
lunghezza delle frecce
FORZE PRO (TRAINANTI)
FORZE CONTRO (FRENANTI)
Elemento x
Situazione w
Elemento y
Elemento u
Elemento z
Elemento q
Situazione x
Situazione k
Elemento i
Elemento f
80
LA ATTIVAZIONE
2 - La Swot Analysis
utile valutare i punti di forza ed i punti di debolezza del progetto, le opportunit (intese
come vantaggi che possono venire da e per il progetto e lorganizzatore) e le minacce (ci che
potrebbe vanificare loperazione o procurare svantaggi allorganizzatore), ricorrendo alla SWOT
Analysis
STRENGTHS
STRENGTH
FORZE
WEAKNESSES
DEBOLEZZE
OPPORTUNITIES
OPPORTUNITA
THREATS
MINACCE
Del progetto stesso

Fattori interni
Che possono derivare dal

progetto
Fattori esterni
81
LA ATTIVAZIONE
3 - Le linee guida di tipo strategico-organizzativo
Il soggetto attuatore del progetto (se diverso dal committente) o comunque

le linee guida di governo del progetto
Le forme di alleanza, networking partenariato possibili e larchitettura degli

accordi (coproduzione, co realizzazione, etc.)

La definizione delle attivit critiche e/o chiave del progetto

I requisiti basic del team di lavoro
Le strategie artistiche, produttive, organizzative, economico finanziarie, di

marketing e comunicazione, tecnico-logistiche da attuare
La comunicazione esterna ed interna
In particolare a seguito delle Swot analysis e dalanalisi delle forze in

campo

La risoluzione delle debolezze, dei vincoli e degli ostacoli rilevanti

La valorizzazione dei punti di forza, delle opportunit e dei vantaggi
82
LE LINEE GUIDA DI GOVERNO
FUNZIONI DELEGATE ALLA STRUTTURA

DI PRODUZIONE ESECUTIVA
FUNZIONI CHIAVE
SOGGETTO TITOLARE DEL
PROGETTO
Titolarit del progetto

OFFERTA
Titolarit di ogni diritto
Marketing e
comunicazione
Produzione di ogni
attivit
FUND RAISING
Governance del
progetto
Titolarit delle
obbligazioni
Controllo
coordinamento.
ORGANIZZAZIONE
GESTIONE
Fund raising e
commerciale
Gestione
amministrativa
Aspetti giuridico
contrattuali
83
LE LINEE GUIDA DI PARTENARIATO E NETWORK
LA RETE
COMMERCIALE
LA RETE
DEI SERVIZI
EVENTO
LA RETE
DELLE
COLLABORAZIONI
CULTURALI
LA RETE
DELLE
PARTNERSHIP
PRODUTTIVE
84
LE LINEE GUIDA DI COPRODUZIONE
definizione
due o pi soggetti realizzano un progetto partecipando in modo paritetico o
differenziato, con apporti ed oneri specifici, condividendo o meno i rischi
delloperazione, ottenendo diritti e benefici diretti ed indiretti
VANTAGGI
Opportunit di realizzare progetti di grande rilievo e complessit economicoorganizzativa
Frazionamento dei rischi realizzativi
Opportunit di allargare modalit e aree di sfruttamento, mercati e contatti
Opportunit di creare collegamenti, partecipazione a network,
Sinergie di risorse
Opportunit di disporre di know-how e servizi altamente specialistici
85
LA ATTIVAZIONE
4 Attivare i primi comportamenti operativi e strategici basilari
del progetto
In questa sede tramite contatti, incontri, desk reaserch, sondaggi
esplorativi, acquisizione di informazioni, sopraluoghi, si verifica
SUL CAMPO:

Disponibilit e requisiti di spazi e luoghi (location)

Disponibilit delle risorse artistiche
Disponibilit di possibili partner
Consistenza di costi presunti
Accesso a forme e fonti di finanziamento/introito
Interesse dellaudience e dei mass media
Altro
E ci si attiva con pre impegni, richieste formali, accordi di massima

86
BENCHMARKING
Nellelaborazione di soluzioni e strategie un buon apporto su questioni

strategiche o operative pu venire dallanalisi di come su situazioni
analoghe si sono confrontati altri.
Tale metodologia si chiama BENCHMARKING
Bench mark: punto di riferimento
Benchmarking: confronto con i
Best-in-Class
Teorizzato nel 1979 da Robert Camp il quale, attaccato dalla concorrenza giapponese che aveva
dapprima imitato e poi migliorato le performances dei prodotti Xerox, reag applicando in modo
vincente la stessa tecnica.
87
BENCHMARKING
Motto-guida:
Inutile fare la fatica di riscoprire ci che gi viene fatto, dagli altri, meglio di
noi.
Non significa copiare bens:
- individuare i propri punti deboli
- scoprire chi fa meglio di noi
- adottare/adattare questa prassi,
migliorandola.
Fare benchmarking significa non domandare

COME SI FA?
bens
COME SI POTREBBE FARE MEGLIO?
Soprattutto:
CHI LO FA MEGLIO?
88
LA PIANIFICAZIONE
Piano dei rischi
Piano della
contingenza
Piano di
produz.
tecnica
Piano delle
prove
Documento
di progetto
Idea-progetto
Palinsesto della attivit
Profilo strategico dellevento
Piano di
produzione
Attivit - Azioni operative Tempi

Risorse umane e tecniche
Matrice delle Responsabilit
Punti di controllo Pietre miliari
Piano
delle
burocracies
(eventi di spettacolo)
On site design
Allestimenti
e set up
Prove tecniche
Autorizzazioni
Amministrative
Assicurazioni
Budget
Piano di tesoreria
Relazioni finali
Indicatori di valutazione
Piano della
logistica
Piano della
comunic.
Viaggi
Trasporti
Listing-room
Catering
Piano
economico
finanziario
Documenti di
valutazione
Piano di
marketing
Commerciale
Politiche
di prezzo
Vendita
Ufficio stampa
Pubblicit
Promozione
Relazioni esterne
Edizioni
Merchandising
Piano di
fund raising
Finanziamenti pubblici
Finanziamenti privati
Introiti commerciali
Partecipazioni e comarketing
89
LIMPORTANZA DELLA PIANIFICAZIONE
Permette l Analisi delle condizioni restrittive e dai vincoli (tecnologici, di

fornitura, artistici, organizzativi, legati alle risorse umane, strutturali, climatici,
ecc)
Aiuta a prendere decisioni, identifica i problemi e consente di valutare le
alternative
Permette di razionalizzare le azioni ed il controllo delle contraddizioni e
delle impossibilit non rilevabili in sede di ideazione ed attivazione
Consente di calcolare rischi, opportunit e soluzioni, identificare
intasamenti, scarti di tempo a disposizione, scorciatoie
Aiuta a pensare in termini di fatti e sviluppa una approfondita conoscenza
della realizzazione
Sviluppa la creativit
Abitua a lasciare il meno possibile al caso ed a stare all'erta
Aiuta a gestire gli accadimenti anzich subirli
90
LA PIANIFICAZIONE
RUN TROUGHT
RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI
STRUTTURARE LARCHIVIO DI PROGETTO
PROGRAMMAZIONE DELL'EVENTO
DEFINIRE IL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE
DEFINIRE LA/E DATA/E ED IL PERIODO
DEFINIRE LEVENTUALE AMBITO IN CUI SI INSERISCE
DEFINIRE LE SINERGIE E GLI INTERLOCUTORI PRINCIPALI
ovvero: dove, quando, in che ambito, con chi
91
LA PIANIFICAZIONE
PIANO OPERATIVO
1.
DEFINIRE LELENCO DELLE AZIONI/ATTIVITA' OPERATIVE
2.
DEFINIRE I TEMPI E LA SCHEDULAZIONE DELLE ATTIVITA
3.
DEFINIRE LE RISORSE UMANE E TECNICHE NECESSARIE
ovvero: ci che si deve fare, quando, come e con cosa deve essere
fatto, chi fa che cosa
PIANO ECONOMICO-FINANZIARIO
1.
DEFINIRE IL BUDGET
2.
DEFINIRE IL PIANO DI TESORERIA

ovvero: quanto costa, chi paga, come e quando
LE AZIONI DI CONTROLLO
92
LARCHIVIO DI PROGETTO
LArchivio di progetto corrisponde alla localizzazione fisica ed

alle procedure e modalit per la raccolta, conservazione,
accesso, gestione ed elaborazioni dei dati, delle informazioni e
dei materiali che riguardano il progetto.
Esso coinvolge la responsabilit dellintero Team di progetto
93
LARCHIVIO DI PROGETTO
Esempio di un archivio di progetto

Versioni della stesura del progetto nelle diverse release
Lista di tutti i soggetti coinvolti e loro recapiti ufficiali e non
Documentazione artistica ed iconografica, di archivio
Locandina ovvero elenco artistico,
Immagini, video e fotografie libere da diritti,
Planimetrie, bozzetti, disegni, esecutivi,
Schede e rider di tipo tecnico-allestitivo,
Contratti, accordi, corrispondenza, licenze e liberatorie,
Preventivi, schemi di budget,
Altro
94
LA CIRCOLAZIONE DI INFORMAZIONI
95
LA SCELTA DEL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE
luogo deputato OPPURE non deputato;

se spazio aperto, chiuso, aperto ma chiuso;
superficie utile, altezze e volumetria;
presenza ed articolazione di pi ambienti nello stesso spazio (esempio sale per
una mostra) o di spazi collaterali per la definizione di percorsi, se previsti nel
palinsesto;
caratteristiche morfologiche, tecnico-strutturali e di funzionalit;
acustica perfetta o la necessit di assenza di ogni rumorosit;
presenza di barriere architettoniche per disabili;
vicinanza di abitazioni e gli impatti sonori;
gusto, prestigio, filosofia e stile dellevento;
processo di marketing dellevento e target di riferimento.
96
LA SCELTA DEL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE
Criteri di valutazione e scelta

funzionalit
economicit
opportunit
capienza
immagine
disponibilit
compatibilit
97
PROGRAMMAZIONE DEL PERIODO
Dipende da:
Permanenza dellevento nello spazio
Tempi di preparazione ed esecuzione del progetto
Disponibilit effettiva dei principali realizzatori coinvolti
Concomitanza con festivit o con altre manifestazioni culturali, artistiche e
sportive di pari o superiore importanza
Programmazione televisiva di avvenimenti artistici o sportivi di rilievo
Presenza di possibili avvenimenti di grande rilievo legati alla vita sociale, civile,
politica della citt
Impegni ed altra programmazione dello spazio scelto
Condizioni atmosferiche rispetto al periodo (evento allaperto)
Situazione dello spazio rispetto a possibili vincoli
98
LE ATTIVIT E LE AZIONI OPERATIVE
E lelenco di ci che risponde alle seguenti domande:

Che cosa deve essere fatto?
Perch deve essere fatto?
vanno definiti:
gli obiettivi, ovvero ci che si intende ottenere;
le specifiche, cio come dovr essere quella determinata attivit o
azione.
99
Il progetto va scomposto in task di lavoro (pacchetti o fasi).

Le attivit riguardano le macro aree di lavoro (produzione, aspetti
economico-finanziari, comunicazione, allestimento, ecc)
Le azioni sono la suddivisione in dettaglio del lavoro che per ogni
attivit deve essere svolto.
La scomposizione del lavoro in attivit/azioni si chiama P.B.S Project
Breakdown Structure o anche W.B.S. Work Breakdown Structure
Essa pu essere fatta in forma grafica o come elenco lista della
spesa
100

Esempio di
PBS / WBS
Prove di lettura
Prove
PRODUZIONE
Prove costumi
Prove generali
Scenotecnica
Allestimento
Conf. Costumi
Noleggi
Musiche
Affitto partiture
Registrazioni
Regione
ASPETTI
ECONOMICI
Finanziamenti
pubblici
EPT
101
LA SCHEDULAZIONE
Si intende la calendarizzazione dei tempi necessari per svolgere le singole

attivit ed azioni operative e risponde alle seguenti domande:
Quando deve essere fatto?
Quando dovrebbe essere finito?
Qual il tempo pi opportuno?
Quando occorre?
vanno definiti partendo dalla data e dal periodo in cui previsto

levento, a ritroso, direttamente su un calendario:
1.
Quando deve essere svolta ogni azione (data inizio e fine)
2.
Quanto tempo occorre per ogni azione (durata)
3.
Quali sono le azioni critiche che determinano il cammino critico del

progetto e qual la sequenza delle stesse e le diverse interconessioni
102
LA SCHEDULAZIONE
ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE SUI CRONOGRAMMA
Considerare tempi tecnici delle forniture e del rilascio di concessioni

Considerare per le lavorazioni tutti i possibili impedimenti (festivit, ponti,
possibili scioperi, giorni di riposo contrattuali, ritardi consegna materiali, ecc...)
Considerare quei tempi che vanno concordati con soggetti terzi e lelemento
preavviso per alcune lavorazioni
Considerare le capacit e le attitudini dei collaboratori e componenti del

team nellesecuzione dei loro compiti (tempismo, celerit, affidabilit, ecc...)
Considerare i tempi di quelle attivit che sono determinanti per l'attivazione

di altre azioni operative
Considerare la scadenza naturale di certe azioni o la loro urgenza

Considerare quali azioni possono svolgersi in modo parallelo ad altre
Prevedere su quelle azioni i cui tempi non sono disciplinati da accordi o su
cui c incertezza dei paracadute di giorni in pi
103
LA SCHEDULAZIONE
IL DIAGRAMMA DI GANTT
Tempi
Attivit
Giorni/Settimane
Giorno 1
Giorno 2
Giorno 3
Giorno 4
Giorno 5
Giorno 6
Giorno 7
Azione 1
Cammino
critico
Azione 2
Azione 3
Azione 4
Attivit
parallele
Azione 5
104
LA SCHEDULAZIONE
IL DIAGRAMMA DI PERT
105
LE RISORSE
Per risorse si intende ci che serve per completare ogni azione
nei tempi prefissati e corrisponde alle seguenti domande:
Chi lo deve fare? Con che cosa va fatto?
Come dovrebbe essere fatto? Come lo si pu fare meglio?
Come lo si pu fare in altro modo? Che cosa disponibile?
Chi dovrebbe coordinarlo e controllarlo?
Chi altri riguarda e chi deve approvarlo?
Quali sono le norme e le direttive che riguardano il caso?
vanno definite:
1.
Le risorse umane (artistiche, tecniche, organizzative, amministrative, di

servizio)
2.
Le risorse materiali (mezzi, strumenti, attrezzature)
106
LE RISORSE UMANE
Quali figure necessarie per lo svolgimento delle diverse azioni
Come e dove reperirle

Come formalizzare il loro impiego (contratto) e tipologia del rapporto
Quali sono IN HOUSE e quali in OUTSOURCING
Quali limiti, livelli di responsabilit ed autonomia hanno nel loro mandato
specifiche
capacit, professionalit ed affidabilit
determinata esperienza in specifici settori
caratteristiche specifiche riferibili al tipo di evento (ad esempio per gli attori
requisiti genotipici)
disponibilit nei tempi previsti dalla schedulazione
107
LE RISORSE TECNICHE
Tipologia
dei
materiali
(mezzi,
equipaggiamenti, dotazioni ) occorrenti
attrezzature,
materiali,
Quantit
Caratteristiche
Come e dove reperirle
MAKE or BUY
specifiche
qualit
affidabilit
aderenza ai criteri di sicurezza ed alle normative
cosa incluso o escluso dalla fornitura
108
LA MATRICE DELLE RESPONSABILIT

Allinterno del team di lavoro va stabilito il CHI FA COSA ed in tal senso
uno strumento efficace la matrice delle responsabilit
Attivit
Sig. X
Dir.
artistico
Sig. Y
Resp.
Progetto
Sig. W
Amministrat
Sig. Q
Ufficio
Stampa
Sig. K
Direttore
Tecnico
Programma
Budget
Definizione spazio
Ricerca film
Conferenza stampa
Rendicontazione
S
I
I
Sig. Z
Segreteria
S
S
S
S
109
ALMAMEGRETTA Scheda Tecnica

PREMESSA
Questo documento parte integrante del contratto e quindi ogni mancanza non sar ammessa eccetto previa comunicazione (7 giorni prima) alla
PRODUZIONE, gli unici che possono autorizzare qualsiasi cambiamento. In caso di mancanze da parte del promoter, la produzione a facolt di
decidere di non effettuare lo show.
Regia Sala:
Mixer almeno 32Ch, 4 send, Eq parametrici 4 bande.
N1 Lexicon PCM 90
N1 Yamaha SPX990
N1 Digital Delay con regolazione tap
N4 Noise Gate
N8 Compressori
N1 Equalizzatore 31 bande stereo, in insert sul master
Regia Palco:
Mixer almeno 24Ch, 8 send, Eq parametrici 4 bande.
N8 Eq 31b in insert sui send.
P.A.:
Sistema professionale di dimensioni adeguate alla sala, almeno 6.000w. Non saranno accettati impianti autocostruiti o assemblaggi ibridi.
Monitors:
N1 Drumfill (oppure 2 Wedges)
N6 Wedge monitor biamplificati min 400w
Backline (IMPORTANTE a carico dellORGANIZZATORE):
Batteria: Ludwig, Sonor, Pearl. Cassa 22+ pedale. Toms 10 12 14. N2 stand rullante. N1 stand charleston. N4 aste piatti a giraffa.
Seggiolino.
N1 pedana 2x2
N1 pedana 3x2
Personale Tecnico:
Si richiede la presenza di:
-un tecnico e un fonico di palco;
-un assistente fonico di sala;
-un datore luci;
-due facchini.
IMPORTANTE:
I canali 2, 4, 8, 13, 14 e 15 della lista sopra devono essere cablati in uno splitter da noi fornito posizionato sotto la postazione Dubb, e
poi da l rilanciati nella vostra stage box: portate cavi XLR in abbondanza o, meglio ancora, frustini di XLR.
110

Ch
Instrument
Mic
Insert
Kick
Beta 52
Gate
Snare
Sm57
Comp
Snare down
Sm58
H.H.
Condenser
Tom 1
MD421
Gate
Tom 2
MD421
Gate
Floor Tom
MD421
Gate
Timbala
Sm57
Comp
Over Head
AKG414
10
Over Head
AKG414
11
Bass
D.I.
Comp
12
Bass Mic
PL20/D112
Comp
13
Gtr
Sm57
14
Vox Luca
Sm58
Comp
15
Vox Zaira
Sm58
Comp
16
Loops L
D.I.
17
Loops R
D.I.
18
Basi L
D.I.
19
Basi R
D.I.
20
Dubb L
XLR
Comp
21
Dubb R
XLR
Comp
22
Vox Spare
Lucio Argano
Project Management
Culturale
Sm58
ALMAMEGRETTA
Lista Canali
111

ALMAMEGRETTA
On Stage
112
IL PROCESSO DEL MARKETING CULTURALE

MISSIONE DELLEVENTO
TRAGUARDO
OBIETTIVI
PUBBLICI
ANALISI
MERCATI
DI RIFERIMENTO
STAKEHOLDER
COMPETITOR
MEDIA
DEFINIZIONE
OBIETTIVI
DI MARKETING
INDIVIDUAZIONE
DELLE STRATEGIE
TARGETS
SISTEMI DI OFFERTA
PREZZO
DISTRIBUZIONE
Fonte: A.Bollo
PROMOZIONE
GESTIONE RELAZIONI
113
IL PIANO ECONOMICO FINANZIARIO
BUDGET
PIANO DI
TESORERIA
COSTI
FLUSSI DI CASSA IN USCITA
RICAVI
FLUSSI DI CASSA IN ENTRATA
114
IL PROCESSO DI BUDGETING
COSTI
RICAVI
Planning delle risorse
Stima dei ricavi
Stima dei costi
Mix fund raising
Budget dei costi
Budget dei ricavi
Controllo dei costi
Controllo dei ricavi
115
Il budget va redatto secondo alcuni principi:
principio della chiarezza

principio delloculatezza
principio della prudenza
principio delloperativit
principio del collegamento finanziario
principio della responsabilit
116
Alcuni criteri di computo
Alcuni criteri di stima
Costo unitario della risorsa

moltiplicato per la quantit di utilizzo
(su base temporale ora/giorno/mese
oppure sulla sola quantit numero
pezzi)
Oppure costo forfettario della
risorsa (concordato a monte)
Costo della risorsa umana
maggiorato degli oneri sociali a
seconda della tipologia contrattuale
conteggiati in %
Forniture con o senza prestazioni
accessorie (cosa incluso/escluso)
Paracadute

Costi storici
Dimensione dei risultati
Proiezioni e simulazioni
Benchmarking
Date inizio/fine e durata
Riserve di contingenza
117
COSTI (valore assoluto e percentuali)
Costi diretti di progetto (artistici, allestitivi, tecnici, logistici, organizzativi)

Costi di comunicazione e marketing
Costi di funzionamento e spese generali
RICAVI (provenienza, valore assoluto e percentuali)
Finanziamenti pubblici (comunitario, locale, regionale, nazionale)

Finanziamenti privati (sponsorizzazioni, donazioni, servizi, erogazioni liberali)
Autofinanziamento ed entrate proprie (mezzi propri, attivit commerciale,
coproduzioni)
Finanziamenti sovranazionali
118
COSTI
Diretti
Indiretti
Fissi
Fitto cinema
Noleggio films
Uffici (fitti, utenze,

ecc....)
Variabili
Proiezioni straordinarie
Decentramento zone limitrofe
Oneri finanziari su
scoperti c/c
RICAVI
Diretti
Indiretti
Fissi
Sovvenzioni finalizzate,
sponsorizzazioni dirette
Sovvenzioni generali
allattivit
Variabili
Vendita biglietti
Interessi finanziari attivi
119
LO SCHEMA DI BUDGETING
COSTI
Costi inerenti allidea-progetto, artistici,
di ideazione e contenuti
Costi tecnico-allestitivi
Costi logistici
Costi organizzativi
Costi di comunicazione
Quota parte costi di funzionamento
dellorganizzazione e spese generali (da
allocare al progetto)
RICAVI
Ricavi commerciali
Finanziamenti da privati
Finanziamenti internazionali
120
COSTI
Costi inerenti allidea-progetto, artistici, di ideazione e contenuti
- Compensi responsabili artistici, culturali, scientifici, ideatori, curatori
- Consulenze e supporti alla progettazione
- Compensi per direzione artistica e scientifica
- Aiuti/Assistenti
- Acquisto, noleggio, riproduzione di opere (arte, film, etc.)
- Cachet e rimborsi formazioni artistiche e/o compensi artisti interpreti
- Acquisto o noleggio di diritti
- Oneri sociali (previdenza ed assistenza) inerenti
- Oneri sociali/fiscali soggetti stranieri
- Spese attivit collaterali
- Studi e ricerche, documentazione
Costi tecnico-allestitivi
- Compensi per progettazione tecnica, scenografica e degli allestimenti
- Consulenze tecniche e collaudi
- Realizzazione modellini e plastici
- Sala prove
- Costruzione o noleggio scenografie, attrezzeria, mobili, arredi
- Costumi e make up
- Incisione e registrazioni colonne sonore/effetti speciali audio
- Traduzioni, stesure, duplicatura, noleggio testi e partiture
- Noleggio strumenti musicali e accordature
121
- Noleggio attrezzature illuminotecniche, foniche, proiezioni, video
- Noleggio apparecchiature speciali
- Compensi team tecnico ed oneri sociali relativi
- Pulizia e bonifica area
- Allestimento strutture, arredo dellarea, dotazioni, coperture, ring luci, bagni
- Segnalizzazione, transenne, recinzioni, barriere
- Allacci idro-elettrici, energia, gruppi elettrogeni
- Allacci telefonia, isdn e adsl volanti
- Architettura e noleggio radio intercom
- Strutture per gli sponsor
- Megascreen
- Facchinaggi e mezzi per spostamento/sollevamento
- Allestimenti floreali
- Liste tecnici ed attrezzeria minuta
- Lavanderia, tintoria, stireria
- Personale tecnico montaggio/smontaggio/serale
- Impianti, dotazioni e staff sicurezza (antincendio, VVFF, sanitario)
Costi logistici
- Viaggi persone
- Trasporti materiali
- Imballo e custodie
- Trasferimenti interni e da/per aeroporto o stazione
- Spese di alloggio
- Catering e ristorazione
- Diarie ed indennit di trasferta
- Runner
- Movimento opere e film
- Spedizioni e corriere citt
- Sopralluoghi
122
Costi organizzativi
- Affitto location e/o diritti occupazione suolo pubblico
- Tasse e spese rilascio autorizzazioni, licenze
- Assicurazioni luoghi ed altri rischi
- Compensi team di produzione e relativi oneri sociali
- Servizi e personale di cassa
- Personale di accoglienza ed hostess
- Personale di controllo e sicurezza, servizio dordine, vigilanza non armata
- Vigilanza armata
- Realizzazione dei badge/passi team, ospiti ed autoveicoli
- Pulizie, disinfestazioni
- Provvigioni agenzia nazionale. ed internazionale
- Diritti di autore ed oneri Siae
- Acquisto frequenze radio intercom PPTT
- Oneri ufficio produzione (totale o in quota parte)
- Utenze (totale o in quota parte)
- Telefoniche e dati (totale o in quota parte)
- Noleggio macchine di ufficio
- Postali (totale o in quota parte)
- Organizzative
- Fitto magazzini
- Spese cancelleria, materiali di facile consumo (totale o in quota parte)
- Spese notarili, certificazioni, amministrative (totale o in quota parte)
- Consulenze (totale o in quota parte)
- Spese di rappresentanza, omaggi, cadeau
- Spese documentazione
- Note spese
- Spese e commissioni bancarie (totale o in quota parte)
- Spese di manutenzione/ riparazione (totale o in quota parte)
- Interessi passivi
123
Costi di comunicazione
- Immagine
- Costi di grafica ed impaginazione, correzione bozze
- Deposito del marchio eventuale
- Carta intestata, cartelle, etc.
- Materiali pubblicitari stampa ed allestimento
- Pubblicit esterna,
- Pubblicit sulla stampa
- Distribuzione, volantinaggi
- Stampati, propaganda,
- Pubblicit radiofonica e/o televisiva
- Mailing list
- Promozione diretta verso gruppi, scuole ed associazioni
- Pubblicit speciale
- Pubblicit in movimento
- Edizioni, pubblicazioni
- Sito internet
- Corredo fotografico (diritti e prestazione)
- Ufficio stampa, press kit, conferenza stampa
- Spese di relazioni esterne
- Merchandising e gadget
- Fee agenzia
- Altre forme di comunicazione
124
RICAVI
Ricavi commerciali
- Vendita evento a cachet
- Vendita evento % incassi
- Vendita biglietti/abbonamenti
- Cessione e/o utilizzo diritti
- Diritti di prevendita
- Vendita/nolo spazi pubblicitari
- Vendita merchandising
- Rimborsi spese
- Ricavi da servizi
- Stato
- Regione
- Provincia
- Comune
- Altre istituzioni nazionali ed internazionali
Finanziamenti da privati
- Sponsorizzazioni in cash
- Sponsorizzazioni in merce e servizi
- Erogazioni liberali, donazioni
125
LE OPERAZIONI DI CONTROLLO
Le azioni di controllo, previste durante la pianificazione, hanno lo scopo in

corso dopera di verificare il rispetto dei tempi, dei costi, delle specifiche e della
qualit del progetto e risponde alle seguenti domande:
Che cosa non funziona? Che cosa potrebbe andare storto?
Quali difficolt potrebbero insorgere? Che cosa ci preoccupa?
Che cosa potremmo fare?
vanno definiti:
Lidentificazione dei punti di controllo
La misurazione degli scostamenti dei tempi
Le pietre miliari (milestones) e gli eventi dinterfaccia
Le verifiche periodiche (check up) del lavoro in essere
La misurazione degli scostamenti dei costi/ricavi ed il controllo budgettario
126
LA VALUTAZIONE DEI RISCHI
Tutti i progetti implicano rischio ed incertezza, ma questi

aspetti possono essere limitati :
1.
Identificando il tipo, il livello e le fonti dei rischi del progetto o di talune sue
aree
2.
Valutando limpatto, la probabilit e lentit dei rischi stessi
3.
Intraprendendo le necessarie azioni (se possibile) per ridurre o eliminare

tali rischi, elaborando un eventuale piano della contingenza
4.
Decidendo se accettare o meno tali rischi
127
Le soluzioni
1. elusione - si cambia il modo di procedere scegliendo una
azione o dei tempi pi sicuri
2. prevenzione - si cerca di ridurre le cause che possono
generare il rischio e si pianificano le vie alternative
3. assicurazione - ci si cautela trasferendo ad una compagnia
assicurativa il rischio intero o parziale, subendone il costo
4. trasferimento - il rischio viene affidato a terzi (fornitori, appalti,
ecc.), con un possibile aumento dei costi.
128

IL DIAGRAMMA A SPINA DI PESCE (Ishikawa)
Risorse umane
Metodi
Cause
Le attivit b, c, sono
in ritardo rispetto alla
pianificazione
Cause
Risorse tecniche
Budget/Piano Finanziario
129
LATTUAZIONE
Nella fase dellattuazione vengono realizzate le diverse attivit ed azioni, neii
tempi prefissati e con limpiego delle risorse individuate, sviluppando le
necessarie azioni di controllo.
Gli aspetti coinvolti (pianificai come azioni) sono riassumibili nelle seguentii
macro aree:
1.
ASPETTI ORGANIZZATIVI E PRODUTTIVI
2.
ASPETTI ECONOMICO-FINANZIARI E COMMERCIALI
3.
ASPETTI CONTRATTUALI ED ACCORDI
4.
ASPETTI AMMINISTRATIVI
5.
ASPETTI LOGISTICI
6.
ASPETTI TECNICO-ALLESTITIVI
7.
ASPETTI DELLA COMUNICAZIONE
130
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI ORGANIZZATIVI E PRODUTTIVI
LA PRODUZIONE ARTISTICA
preparazione e
pre-produzione
lavoro di
esecuzione /
intepretazione
Ricerche
Acquisto diritti
casting
lavoro di
allestimento
realizzazione e
costruzione dei
predisposizione
materiali scenici
materiali artistici
confezione
incisioni e
costumi ed
registrazioni
accessori
prove
noleggi e
utilizzi speciali
realizzazioni
speciali
lavorazioni
tecniche
suono
video
luci
impianti speciali
trucco
131
LATTUAZIONE
LE MODALITA DI SVOLGIMENTO
ARTICOLAZIONE DELLEVENTO
Durata dellevento o di singoli parti
Intervalli, pause tecniche
MODALITA DI PARTECIPAZIONE DEL PUBBLICO
Modalit di accesso
Percorsi
Ordine di accesso
Tempi
Vincoli e limitazioni
132
LATTUAZIONE
SERVIZI PER IL PUBBLICO
Riconoscibilit e raggiungibilit del luogo

Aree di parcheggio
Servizi per il pubblico
Servizi per il pubblico a mobilit ridotta
Servizi della manifestazione
Servizi per sponsor
Sicurezza
Segnalizzazione
133
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI ECONOMICO-FINANZIARI E COMMERCIALI
AUTOFINANZIAMENTO
FINANZIAMENTI
FINANZIAMENTI
ENTRATE PROPRIE
PUBBLICI
PRIVATI
Biglietteria
Governo
Sponsorizzazoni
Cachet
Regioni
Mecenatismo
Royalties
Enti Locali
Erogazioni liberali
Distribuzione
Altre istituzioni pubbliche
Coproduzioni
Registrazioni
FINANZIAMENTI
Pubblicazioni
SOVRANAZIONALI
Merchandising
Noleggi
Servizi
Commissione Europea
Altre istituzioni intern.li
134
LATTUAZIONE
I DIRITTI
Oggetto di royalties
Diritto di pubblicazione, trascrizione e traduzione

Diritto di riproduzione con qualsiasi procedimento
Diritto di rappresentazione, esecuzione e recitazione
Diritto di diffusione a distanza
Diritto di messa in commercio
Diritto di esposizione al pubblico
Diritto di elaborazione
135
LATTUAZIONE
LA GESTIONE DEI FINANZIAMENTI PUBBLICI

fasi
1.
condizioni e requisiti di accesso ed ammissibilit
2.
istanza e documentazione a corredo
3.
programmi di attivit e preventivi economici
4.
assegnazione
5.
effettuazione attivit
6.
raccolta documentazione consuntiva
7.
rendicontazione
8.
consegna
9.
liquidazione
136
LATTUAZIONE

LA GESTIONE FINANZIARIA
Individuate le risorse economiche, come e dove reperiamo materialmente il
denaro per far fronte alle uscite previste nel piano finanziario (di tesoreria)?
MEZZI PROPRI
PREVENDITA COMMERCIALE
RICORSO AL CREDITO ORDINARIO E SPECIALE
COPRODUZIONI
DILAZIONI DEI PAGAMENTI
137
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI CONTRATTUALI ED ACCORDI
TIPOLOGIE DI ACCORDO
ACCORDI CON PARTNERS
Collaborazioni organizzative ed operative

Contratti di coproduzione
ACCORDI CON SOGGETTI

FINANZIATORI
Contratti o Convenzioni con enti pubblici o locali

Contratti con sponsor
CONTRATTI ARTISTICI
persone giuridiche e fisiche
Vendita o acquisto spettacolo

Ingaggio di compagnie,
acquisto e cessione diritti
Contratti di prestazione professionale artistica
CONTRATTO DI LAVORO
AUTONOMO E SUBORDINATO
Contratti di prestazione dopera, a progetto,

assunzione personale, tempo determinato,
interinale
CONTRATTI DI APPALTO E
FORNITURA BENI O
PRESTAZIONE DI SERVIZI
Contratti vendita, agenzia, locazione, alberghieri,

viaggi, trasporti, noleggio, assicurativi,
costruzione, ecc..
138
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI AMMINISTRATIVI

IMPOSTAZIONE AMMINISTRATIVA DEL PROGETTO

PERMESSI DI LAVORO
GESTIONE FISCALE
LICENZE, PERMESSI, AUTORIZZAZIONI CONNESSE ALLO SPAZIO
ED ALLEVENTO
GESTIONE AMMINISTRATIVA DEL LAVORO

RAPPORTI CON LA S.I.A.E.
GESTIONE DELLE ASSICURAZIONI
PRATICHE DOGANALI E DI ESPORTAZIONE/IMPORTAZIONE
139
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI LOGISTICI

GESTIONE DEI VIAGGI, SPOSTAMENTI, TRASFERIMENTI

GESTIONE DEI TRASPORTI
GESTIONE DEGLI ALLOGGI
GESTIONE DELLA RISTORAZIONE E CATERING
GESTIONE DELLACCOGLIENZA
140
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI TECNICO-ALLESTITIVI
IL RIDER TECNICO DEL LE PROBLEMATICHE
LUOGO/SPAZIO
DELLA SICUREZZA
IL RIDER TECNICO
DELLEVENTO
planimetrie
vie di fuga
scheda generale
dotazioni di palcoscenico
ignifucazione
scenotecnica
impianti elettrici
planning di arrivo di tecnici e

materiali
impianti
sistemi antincendio
elenco attrezzature
illuminotecniche e foniche
servizio medico
elenco servizi
elenco personale disponibile
planning tecnico
scheda esigenze
scenotecniche e servizi
pianta scena
scheda illuminotecnica
pianta luci
scheda suono
scheda video
141
LATTUAZIONE
GLI ASPETTI DELLA COMUNICAZIONE

MIX COMUNICAZIONALE

PUBBLICITA
PROMOZIONE
RAPPORTI CON ORGANI DINFORMAZIONE
PUBBLICHE RELAZIONI
EDIZIONI
MERCHANDISING
142
LATTUAZIONE
CREDITI
Nome e logotipo della struttura organizzatrice e dei partner finanziari e/o

collaborativi,
Marchio, denominazione e logotipo delle aziende sponsor,
Indicazione del patrocinio, sostegno, aiuto, collaborazione di enti ed

amministrazioni pubbliche e private, nazionali ed estere;
Nomi in ditta cio indicazione dei principali artisti o realizzatori che per
notoriet, importanza e prestigio o pi semplicemente per accordi
contrattuali devono essere citati in ogni forma di pubblicit.
1.
procurarsi, nel formato occorrente, marchi, logotipo, esatta denominazione

dai diretti interessati;
2.
stabilire posizionamento, dimensioni, ordine dei nomi;
3.
controllare e far controllare ed approvare il risultato finale.
143
LATTUAZIONE
MEZZI PUBBLICITARI
Gli organi di stampa (quotidiani, magazine, periodici)
Le emittenti radiotelevisive (nazionali o locali)
La pubblicit esterna:
affissioni (tabelloni, portamanifesti sottovetro),
dinamica (su mezzi di trasporto, autoposter, fiancate mezzi pubblici,
interno mezzi pubblici),
su impianti speciali e di arredo urbano (indicatori stradali
monofacciali o bifacciali, strutture per miniposter, delimitatori di
parcheggio, maxicartelloni, parapedonali, insegne luminose);
La distribuzione di stampati (volantinaggi, espositori, ecc.)
La pubblicit nei punti vendita, i punti info ed i presidi
Le nuove tecnologie
144
LATTUAZIONE
PROMOZIONE
VERSO GRUPPI DI PERSONE IDENTIFICABILI

MIRATA AL SINGOLO INDIVIDUO
ORGANIZZAZIONE DI GRUPPI
MAILING
DIRECT MARKETING
145
IL COMPLETAMENTO
E la fase in cui si procede alla chiusura del progetto ed alle
rendicontazioni che permettono la liquidazione di contributi pubblici
RICONSEGNE MATERIALI
RIPRISTINO AREA/SPAZIO
SCIOGLIMENTO TEAM
CHIUSURE AMMINISTRATIVE
RACCOLTA MATERIALI E DOCUMENTAZIONE
RENDICONTAZIONI FINANZIAMENTI PUBBLICI E PRIVATI
146
LA VALUTAZIONE
La valutazione un passaggio importantissimo del ciclo di vita di un

progetto culturale.
Comprende:
1. Il processo di valutazione
2. I criteri, gli indicatori
3. Gli attori
4. I destinatari dei risultati
147
LA VALUTAZIONE
Con il committente/istituzioni/partner/team
Lo stato attuale del progetto
Gli obiettivi raggiunti rispetto a quelli dichiarati
I risultati prodotti rispetto a quelli attesi
I vantaggi ottenuti rispetto a quelli preventivati
Le problematiche createsi rispetto al procedere del progetto
Il ritorno di immagine, visibilit ed accreditamento
Il valore prodotto nel suo insieme
Le potenzialit e le opportunit generate dal progetto in prospettiva
148
LA VALUTAZIONE
Con il committente/il team

I metodi utilizzati
Il rispetto del budget e del piano finanziario
Il fund raising (obiettivi, prospettive, strategie ed azioni, strumenti)
Il rispetto dei tempi
I problemi incontrati e le soluzioni adottate
Gli obiettivi strategici, organizzativi
Il marketing (obiettivi, prospettive, strategie ed azioni, strumenti)
La qualit organizzativa e del processo
Il lavoro del team
149
LA VALUTAZIONE
INDICATORI DI VERIFICA
Obiettivi
Indicatori
Budget
Risultati Economici
Risultati Finanziari
Percentuali costi per settore
Percentuali per centri di costo
Comparazioni storiche finanziamenti pubblici
Comparazioni storiche finanziamenti privati
Dati di biglietteria
Artistici
Risultati della critica

Numero e tipo di artisti intervenuti
Applausometro
Comunicazione
Numero dei materiali promozionali realizzati

Numero spazi pubblicitari acquistati
Numero degli articoli stampa usciti
Numero dei passaggi televisivi e durata
Numero dei dossier stampa inviati
Numero dei critici intervenuti
Marketing
Capacit del teatro

Numero delle presenze
Media a recita
Numero dei posti invenduti
Tasso riempimento della sala
Mailing: num. contatti e tasso ritorno
Rilevazioni: num questionari e tasso ritorno
Costo contatto a spettatore
Pubbliche Relazioni
Numero ed articolazione personalit presenti

Numero biglietti omaggio dati
Numero inviti fatti
Strategici
Organizzativi
Lucio Argano Project Management
Mission statment
Numero delle persone impiegate
Giorni ed ore di lavoro
Numero fornitori impiegati
Numero servizi attivati
Numero degli spazi utilizzati
Culturale
150
TRA I VALORI DA ASCOLTARE
Esperienze umane: relazioni e condivisioni

Creativit costante (capacit di immaginare e sviluppare soluzioni aderenti)
Antenne, istinto, ascolto, soglie di attenzione
Esperienza, in prima persona
Scenari e vision
Qualit e lentezza, organizzazione e fluidit
Equilibrio, mediazione, filtraggio ed elaborazione
Responsabilit, limiti, rischi e margini
Buon senso e alchimia
Curiosit, confronto e arricchimento
Elasticit, capacit di raccapezzarsi
Buon umore, tra accettazione e reattivit
Percezione e timone (consapevolezza della navigazione)
151
Pessoa, 1902
[] Chiss se due rette parallele
non giungano a incontrarsi quando le perdiamo di vista?
152

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PROJECT MANAGEMENT

DEGLI EVENTI E DELLE ATTIVIT

Lucio Argano Project Management Culturale

Un mattino mi svegliai cieco.

Definizione (tratta dal Devoto Oli)

(dal latino eventus-evenire = venir fuori, accadere)

Lucio Argano Project Management Culturale

R.JANI(1955): Special Event is that which is different from a normal day of

Lucio Argano Project Management Culturale

LEvento come luogo effimero (ad esempio a Roma MASSENZIO)

Lucio Argano Project Management Culturale

GLI ASSET CULTURALI DEI TERRITORI

il patrimonio architettonico, il paesaggio e la

La qualit degli spazi

le tradizioni locali di vita associativa e di

patrimonio storico, artistico e

repertorio di prodotti e capacit produttive locali

la variet e la qualit dei negozi e delle

culture giovanili, delle minoranze etniche e

percezione del territorio

Lucio Argano Project Management Culturale

LIDENTIKIT DEI TERRITORI

Lucio Argano Project Management Culturale

LEVENTO CULTURALE PER LATTRATTIVIT DEL TERRITORIO

Interventi di breve durata

grandi mostre darte

I VANTAGGI PER I TERRITORI

Promozione e/o rilancio turistico

Rivalutazione e/o trasformazione territoriale

I GRANDI EVENTI E IL TERRITORIO

Nel Marketing Territoriale il

Lucio Argano Project Management Culturale

TASSONOMIA DEGLI EVENTI

ESEMPI DI PROGETTI /EVENTI CULTURALI

Convegnistica (di tutte le discipline)

Conferenze, congressi, seminari, incontri, panels, meeting, convention

Mostre ed esposizioni, installazioni, anteprime-vernici (vernissage)

Iniziative di valorizzazione, aperture straordinarie di siti, percorsi

Produzioni, festival, rassegne, retrospettive, concerti, premiazioni

Cinema, video, multimedia

Trasmissioni speciali, eurovisioni, premi e media events

Reading, iniziative e progetti connessi alle biblioteche

Aperture di siti, feste inaugurali e stagionali

Marketing territoriale e turistico

Sagre, feste popolari e civili, carnevali, capodanni, celebrazioni, inaugurazioni, festival,

Feste religiose e patronali, processioni, beatificazioni

Gare e competizioni, gare amichevoli

Firme di accordi, incontri, visite di autorit, investiture

Promozione di prodotti, incentive, viaggi premio, fiere campionarie, eventi speciali

Sfilate, anteprime, presentazioni

Terzo settore, sociale, solidariet

Campagne di fund raising, avvenimenti di sensibilizzazione, feste ed incontri

Lezioni, seminari, incontri, workshop

Lucio Argano Project Management Culturale

GLI ASPETTI DISTINTIVI

Le idee, le proposte, gli eventi a carattere artistico, socio

Lucio Argano Project Management Culturale

Marco Polo descrive un ponte pietra per

Lucio Argano Project Management Culturale

Definizione (da Devoto Oli e Archibald)

Ideazione per lo pi accompagnata da uno studio relativo alla possibilit di

Piano o proposito pi o meno definito

Sforzo complessivo di durata media comportante compiti interrelati eseguiti