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GESTION DES STOCKS

Table des matires


1- Principes ........................................................................................................ 5
1.1 Introduction ........................................................................................................... 5
Stock .................................................................................................................................. 5
Stockage ............................................................................................................................ 5
Utilit de la gestion des stocks.......................................................................................... 5
Rpondre la demande ............................................................................................... 5
Faire des conomies ..................................................................................................... 6

1.2 Rotation des stocks ................................................................................................ 6


Enjeux de la rotation des stocks ....................................................................................... 6
Rotation des stocks et performance ................................................................................. 6
Calculer la rotation des stocks .......................................................................................... 7
Formule de calcul ......................................................................................................... 7
Interprtation ............................................................................................................... 7

1.3 Gestion des approvisionnements .......................................................................... 7


Dfinition........................................................................................................................... 7
Mthodes de gestion des approvisionnements ............................................................... 8
La mthode empirique ................................................................................................. 8
La mthode prvisionnelle ........................................................................................... 8
Les autres mthodes .................................................................................................... 8

1.4 Sur-stockage .......................................................................................................... 8


Gestion des stocks et sur-stockage ................................................................................... 9
viter le sur-stockage ........................................................................................................ 9
Les risques du sous-stockage ............................................................................................ 9

2- Mthodes ..................................................................................................... 10
2.1 Sur-stockage ........................................................................................................ 10
Gestion des stocks et sur-stockage ................................................................................. 10
viter le sur-stockage ...................................................................................................... 10
Les risques du sous-stockage .......................................................................................... 10

2.2 Point de commande ............................................................................................ 11


Dfinition......................................................................................................................... 11

Mise en uvre de la mthode........................................................................................ 11


Calcul du point de commande ................................................................................... 11
Le dlai d'approvisionnement ou de livraison ........................................................... 11
Avantages de la mthode du point de commande......................................................... 11
Inconvnients du point de commande ........................................................................... 12

2.3 Juste temps ....................................................................................................... 12


Dfinition de la mthode Juste--temps ........................................................................ 12
Conditions d'application de cette mthode ................................................................... 12
Avantages de la mthode du juste temps ................................................................... 13
Inconvnients de cette mthode .................................................................................... 13

2.4 Lean management ............................................................................................... 13


Dfinition et objectifs ..................................................................................................... 13
Un tat d'esprit ............................................................................................................... 13
Les outils du Lean management ..................................................................................... 14
L'impact du Lean management....................................................................................... 14

3- Comptabilisation .......................................................................................... 15
3.1 Variation des stocks ............................................................................................. 15
Dfinition......................................................................................................................... 15
Calcul de la variation des stocks ..................................................................................... 15
Interprtation.................................................................................................................. 15
Variation des stocks et comptabilit .............................................................................. 15

3.2 Inventaire des stocks ........................................................................................... 16


L'utilit de l'inventaire des stocks ................................................................................... 16
Les formes d'inventaire des stocks ................................................................................. 16
L'inventaire annuel ..................................................................................................... 16
L'inventaire tournant.................................................................................................. 17

3.3 Valorisation des stocks ........................................................................................ 17


Classification ................................................................................................................... 17
Les mthodes de valorisation des stocks........................................................................ 17
CUMP : cot unitaire moyen pondr ....................................................................... 17
PEPS : premier entr, premier sorti ........................................................................... 18

DEPS : dernier entr, premier sorti ............................................................................ 18


NIFO, la mthode de la valeur de remplacement ...................................................... 18

3.4 Dprciation des stocks ....................................................................................... 18


Dfinition......................................................................................................................... 18
Comptabilit.................................................................................................................... 18
Constatation ncessaire ............................................................................................. 19
Principes comptables de dprciation des stocks ..................................................... 19

4- Archivage ..................................................................................................... 20
4.1 Introduction ......................................................................................................... 20
Dfinition de l'archivage ................................................................................................. 20
Classification ................................................................................................................... 20
Types d'archivages ..................................................................................................... 20
Types d'archives ......................................................................................................... 20
Donnes concernes ....................................................................................................... 20
La gestion de l'archivage ................................................................................................. 21
Archivage et normes ISO ................................................................................................. 21

4.2 Archivage des documents ................................................................................... 21


Identification et authentification .................................................................................... 22
Stockage des archives ..................................................................................................... 22
Conservation et consultation .......................................................................................... 22
Destruction ou classement final des documents archivs ............................................. 22

4.3 Conservation ........................................................................................................ 22


Conservation selon les donnes ..................................................................................... 23
Dures de conservation des archives par thme ........................................................... 23

1- Principes
1.1 Introduction
La gestion des stocks permet de bien grer ses stocks pour augmenter son chiffre d'affaires.
Toute entreprise, quelle que soit son activit, doit veiller assurer une bonne gestion des
stocks, ainsi qu'une efficacit dans la rotation des stocks et la gestion des approvisionnements
pour tre performante et viter le sur-stockage.
Plusieurs notions doivent tre dfinies.

Stock
Avant de parler de gestion des stocks, il faut commencer par dfinir le stock. Dans une
entreprise, les stocks sont composs :

des biens :
o achets ;
o fabriqus, ou en cours de fabrication ;
o destins la vente ;
o dfectueux, destins tre rpars ;
des lments de biens ;
des matires premires.

Stockage
Le stockage est le placement intelligent des stocks afin de pouvoir retrouver facilement un
ou des produits prcis. Le stockage, aussi appel entreposage, rpond des rgles afin de :

garantir le maintien de la marchandise en bon tat ;


optimiser l'espace ;
assurer la scurit des salaris.

Un bon stockage permet de connatre tout moment la quantit de marchandise disponible et


mise la vente.
En savoir plus : variation des stocks

Utilit de la gestion des stocks


La gestion des stocks est importante diffrents points de vue.

Rpondre la demande
La gestion des stocks est l'ensemble des procdures appliques par une entreprise pour
dterminer :

quand s'approvisionner ;
les quantits acheter.

La gestion des stocks est indispensable pour rpondre au mieux aux demandes des clients. Un
stock doit contenir les articles demands en quantit adapte.
Les responsables des stocks doivent donc connatre :

les tendances du march ;


les demandes ;
les distributeurs ;
les dlais de livraison.

Faire des conomies


Dans une entreprise, avoir du stock a un cot :

d'acquisition ;
de conservation ;
de dvalorisation.

S'assurer une bonne gestion des stocks revient :

viter :

la rupture de stock ;
le sur-stockage ;
minimiser les cots lis au stockage.
o
o

En savoir plus : prix stockage

1.2 Rotation des stocks


Pour une bonne gestion des stocks, la rotation des stocks doit avoir une frquence leve, et
la gestion des approvisionnements doit tre optimale pour viter le sur-stockage.

Enjeux de la rotation des stocks


La rotation des stocks est le renouvellement du contenu du stock d'une entreprise.
Le but d'une entreprise est d'avoir une rotation rapide des stocks afin d'en minimiser le cot.
En effet, d'un point de vue comptable, si la rotation des stocks est rapide, l'amortissement des
frais fixes pourra tre rparti sur une plus grande quantit de marchandises.

Rotation des stocks et performance


La frquence de rotation des stocks d'une entreprise est proportionnelle sa comptitivit.
Aussi, une entreprise qui a une rotation rapide de ses stocks est galement une entreprise qui a
une bonne activit.

Avoir une bonne rotation des stocks, c'est optimiser :

le gestion des approvisionnements ;


la gestion des stocks ;
les achats.

En savoir plus : lean management

Calculer la rotation des stocks


La rotation des stocks peut tre calcule. Les rsultats du calcul donnent un nombre de jours
et peuvent donc indiquer la frquence de renouvellement des stocks sur une priode donne.

Formule de calcul
Le calcul de la rotation des stocks est le suivant :
(Stock de marchandises / Prix d'achat des marchandises vendues) 360

Interprtation
Selon l'activit de l'entreprise, le renouvellement des stocks peut tre plus ou moins frquent.
En plus du calcul de la rotation des stocks, il faut analyser :

La dure d'un cycle d'exploitation :


o Plus le cycle est long, plus la rotation des stocks est lente.
o Plus le cycle est court, plus la rotation des stocks est frquente.
La saisonnalit de l'activit.
Le secteur d'activit de l'entreprise.

En savoir plus : variation des stocks

1.3 Gestion des approvisionnements


Optimiser les approvisionnements, c'est gagner de l'argent.
Tout comme la gestion des stocks et leur rotation, la gestion des approvisionnements doit
tre optimise afin de minimiser les risques de sur-stockage.

Dfinition
L'approvisionnement, pour une entreprise, est le fait d'acheter des marchandises pour :

les mettre en vente ;


les utiliser dans la fabrication de bien ;
les stocker.

La rentabilit d'une entreprise dpend, en grande partie, de la gestion des approvisionnements.


En effet, ceux-ci reprsentent en moyenne la moiti du cot de revient de la marchandise
mise en vente.
En savoir plus : prix stockage

Mthodes de gestion des approvisionnements


Pour optimiser la gestion des approvisionnements, il faut prvoir. Les prvisions sont
calcules selon deux mthodes : la mthode empirique et la mthode prvisionnelle.

La mthode empirique
Pour grer les approvisionnements, la mthode dite empirique se base sur l'historique des
ventes. Pour satisfaire la demande des consommateurs et du march, la moyenne des ventes
est tablie et les chiffres de l'anne prcdente sont analyss.

La mthode prvisionnelle
La mthode dite prvisionnelle de gestion des approvisionnements tient galement compte des
ventes ralises, mais elle analyse en plus le contexte conomique et l'volution de la
demande.

Les autres mthodes


D'autres mthodes de gestion des approvisionnements existent.
Mthode
Le juste--temps (JAT)

Le Management des Ressources


de Production (MRP)

Le Kanban

1.4 Sur-stockage

Principe
Les achats se font selon la demande.
Aucune anticipation n'est admise.
Le stockage est nettement rduit.
Les achats se font en fonction des besoins de
fabrication.
Cette mthode concerne majoritairement l'achat de
composants.
Les achats se font selon les commandes.
Un stock minimum est mis en place.
L'approvisionnement est progressif et varie selon
le volume de commandes.

Le premier signe de la mauvaise sant d'une entreprise est le sur-stockage, qui peut dcouler
d'une mauvaise gestion des approvisionnements ou des stocks, ou d'une rotation des stocks
insuffisante.

Gestion des stocks et sur-stockage


La gestion des stocks est une activit-cl d'une entreprise. Afin de rpondre la demande des
consommateurs tout en minimisant les cots lis au stockage, il est impratif de

trouver un quilibre au niveau de :


o la gestion des approvisionnements ;
o la rotation des stocks ;
et ce, afin limiter le sur-stockage.

viter le sur-stockage
Stocker a un cot ; aussi, les entreprises ont tout intrt minimiser le sur-stockage.
En effet, le sur-stockage augmente :

Les charges fixes :


o locaux ;
o rangements stockage :
o machines.
Les charges variables :
o loyer, lectricit :
o charges lies aux salaires du personnel :
o entretien ;
o dvaluation des stocks.

Les frais engendrs par le sur-stockage impactent aussi les immobilisations des capitaux :
chaque produit stock diminue la trsorerie de l'entreprise, d'o la ncessit d'avoir une
rotation des stocks leve.

Les risques du sous-stockage


Si le sur-stockage n'est pas bnfique pour une entreprise, le sous-stockage ne l'est pas plus.
Avoir des stocks trop faibles peut galement avoir des consquences ngatives.
Le sous-stockage :

accrot les risques de rupture de stocks ;


diminue le chiffre d'affaires de l'entreprise ;
provoque le mcontentement des clients ;
dsorganise la chane de production.

En savoir plus : juste--temps

2- Mthodes
2.1 Sur-stockage
Le premier signe de la mauvaise sant d'une entreprise est le sur-stockage, qui peut dcouler
d'une mauvaise gestion des approvisionnements ou des stocks, ou d'une rotation des stocks
insuffisante.

Gestion des stocks et sur-stockage


La gestion des stocks est une activit-cl d'une entreprise. Afin de rpondre la demande des
consommateurs tout en minimisant les cots lis au stockage, il est impratif de

trouver un quilibre au niveau de :


o la gestion des approvisionnements ;
o la rotation des stocks ;
et ce, afin limiter le sur-stockage.

viter le sur-stockage
Stocker a un cot ; aussi, les entreprises ont tout intrt minimiser le sur-stockage.
En effet, le sur-stockage augmente :

Les charges fixes :


o locaux ;
o rangements stockage :
o machines.
Les charges variables :
o loyer, lectricit :
o charges lies aux salaires du personnel :
o entretien ;
o dvaluation des stocks.

Les frais engendrs par le sur-stockage impactent aussi les immobilisations des capitaux :
chaque produit stock diminue la trsorerie de l'entreprise, d'o la ncessit d'avoir une
rotation des stocks leve.

Les risques du sous-stockage


Si le sur-stockage n'est pas bnfique pour une entreprise, le sous-stockage ne l'est pas plus.
Avoir des stocks trop faibles peut galement avoir des consquences ngatives.
Le sous-stockage :

accrot les risques de rupture de stocks ;


diminue le chiffre d'affaires de l'entreprise ;
provoque le mcontentement des clients ;

dsorganise la chane de production.

En savoir plus : juste--temps

2.2 Point de commande


Le point de commande rythme la gestion des approvisionnements
Outre la mthode du Kanban, du juste--temps et du lean management, la mthode du point
de commande est applique dans le cadre de la gestion des approvisionnements. Elle
implique un approvisionnement de quantit gale des dates variables.

Dfinition
Tout comme la mthode Kanban, la mthode du point de commande est utilise dans un
systme de flux tendus. Elle consiste dfinir un stock minimum qui, une fois atteint,
dclenche l'approvisionnement : cela permet de rduire le stockage et les cots associs.

Mise en uvre de la mthode

Calcul du point de commande


La calcul du point de commande implique une parfaite connaissance :

de la consommation ;
de la production.

La formule est la suivante :


(Stock d'origine / Dlai de consommation ) x Dlai de livraison

Le dlai d'approvisionnement ou de livraison


Le dlai d'approvisionnement est un lment cl de la mthode du point de commande. Il doit
tre connu pour chaque priode de l'anne et chaque jour de la semaine.
Le dlai d'approvisionnement inclut :

le passage de la commande ;
la rception de la commande par le fournisseur ;
le traitement de la commande ;
l'envoi et le transport de la commande ;
la livraison et la rception de la commande.

En savoir plus : rangement stockage

Avantages de la mthode du point de commande

La mthode du point de commande est applicable dans toutes les entreprises, mais est souvent
privilgie par celles qui travaillent en flux tendus.
La mthode du point de commande possde de nombreux avantages, comme :

la facilit de gestion grce aux outils informatiques ;


l'adaptation automatique en cas d'irrgularit de consommation ;
la rduction des cots de stockage ;
l'absence de sur-stockage.

Inconvnients du point de commande


Elle possde aussi quelques inconvnients :

La gestion des stocks doit tre stricte afin de minimiser le risque de rupture.
Le dlai de livraison doit tre connu et pris en compte.
Il faut imprativement crer un stock de scurit pour assurer la production pendant
l'approvisionnement, ou en cas d'augmentation soudaine des ventes.

En savoir plus : gestion des entrepts

2.3 Juste temps


La mthode du juste--temps, ou JAT, est une mthode utilise dans le cadre de la gestion
des approvisionnements, qui consiste attendre la commande du client pour s'approvisionner.
Parmi les autres mthodes, on recense celle du Kanban, du point de commande et du lean
management.

Dfinition de la mthode Juste--temps


Le juste temps consiste ne commander les matires premires ou les lments assembler
qu'au moment de leur utilisation. L'un des objectifs de cette mthode est de supprimer les
stocks intermdiaires.
La mthode du juste temps peut tre combine la mthode du Kanban, une mthode de
juste temps par tiquettes.

Conditions d'application de cette mthode


La mthode du juste--temps ne peut tre applique que si l'entreprise, les clients et les
fournisseurs sont en accord.
L'entreprise doit galement :

bien estimer les besoins en termes de production ;


s'approvisionner localement pour limiter les frais ;
s'assurer de la fiabilit du rseau de transport et de livraison ;
avoir une stricte gestion des stocks et des commandes ;
s'entourer d'une quipe ractive qui accepte de pratiquer des horaires flexibles.

Avantages de la mthode du juste temps


La mthode du juste temps est exigeante, mais possde de nombreux avantages puisqu'elle
permet de :

rduire les cots de stockage ;


limiter le gaspillage ;
augmenter la qualit des produits finis.

Inconvnients de cette mthode


La mthode du juste--temps possde galement quelques inconvnients :

Les fournisseurs doivent pouvoir rpondre aux entreprises qui pratiquent le juste
temps et accumuler les stocks leur place : ils sont donc peu nombreux accepter.
Les entreprises qui pratiquent le juste temps prennent des risques. Pour les
minimiser, elles doivent bien s'entourer.
La mthode de juste--temps est difficile appliquer pour les entreprises qui n'ont pas
de commandes rgulires.

En savoir plus : gestion des entrepts

2.4 Lean management


Ensemble de pratiques et vritable tat d'esprit, le Lean management rduit toutes formes de
gaspillage
Le Lean management est un ensemble de pratiques qui visent rduire ou liminer toutes
les activits non rentables d'une entreprise, comme les mthodes du Kanban, du point de
commande et du juste--temps.

Dfinition et objectifs
Le Lean management vise rduire toutes formes de pertes vitables auxquelles les
entreprises font face.
Une entreprise peut appliquer les mthodes du Lean management pour :

rduire :
o les stocks ;
o les cycles de production ;
augmenter :
o la productivit ;
o la qualit.

Un tat d'esprit
Plus qu'un ensemble de mthodes ou de pratiques, le Lean management est un rel tat
d'esprit. Il vise la rduction des pertes :

de temps ;
de matire ;
d'argent.

L'efficacit du Lean management repose majoritairement sur la motivation du personnel


respecter les rgles mises en place, mais aussi rduire toutes formes de gaspillage.

Les outils du Lean management


Pour appliquer le Lean management, les entreprises peuvent faire appel diffrentes
mthodes ou pratiques, telles que :

Les outils de management :


o la mthode des 5S ;
o le Kaizen ;
o la mthode SMED ;
o les Six Sigma.
Les outils de gestion des stocks :
o le Kanban ;
o le juste temps ;
o le point de commande.

L'impact du Lean management


La mise en application des outils du Lean management est ressentie diffrents niveaux de
l'entreprise. Le gaspillage est rduit grce :

l'limination de la surproduction ;
la rduction des dlais ;
une meilleure gestion des transports ;
la rduction des stocks ;
l'optimisation de la communication et de la formation ;
une meilleure qualit.

En savoir plus : dprciation des stocks

3- Comptabilisation
3.1 Variation des stocks
Plusieurs lments sont pris en compte dans la comptabilisation des stocks : outre l'inventaire
des stocks, la valorisation des stocks et la dprciation des stocks, il peut tre trs instructif de
calculer, tudier et analyser la variation des stocks.

Dfinition
La variation des stocks est la diffrence de stock entre le dbut et la fin de l'anne comptable.
Selon l'activit commerciale d'une entreprise, la variation des stocks peut tre :

positive ;
ngative.

Calcul de la variation des stocks


Pour calculer la variation des stocks, il faut tenir compte :

du stock initial (SI), calcul en dbut d'exercice ;


du stock final (SF), calcul en fin d'exercice.

Le stock initial et le stock final sont calculs grce un inventaire des stocks.
Le calcul de la variation des stocks est le suivant :
SI-SF = Variation des stocks

Interprtation
Il n'y pas d'explication unique dans chaque cas de figure :

Une variation des stocks positive peut tre explique par une augmentation de la
production ou de la capacit de stockage. Parfois, cela peut traduire un recul des
ventes.
Une variation des stocks ngative indique qu'il y a moins de marchandises en rserve.
Cela peut s'expliquer par un recul de la production ou une augmentation des ventes.

Variation des stocks et comptabilit


En Europe, le calcul de la variation des stocks rpond des rgles. En effet, les diffrentes
charges d'une entreprise sont enregistres au moment de l'acquisition et non au moment de
la consommation, d'o la notion de stockage.
Pour avoir une relle analyse de la variation des stocks sur l'anne, les entreprises, par le biais
de leur service compatibilit, peuvent :

limiter les charges celles consommes dans l'anne ;


prendre en compte les produits vendus et les produits stocks, car les uns comme les
autres ont un cot (personnel, entretien, locaux, etc.).

3.2 Inventaire des stocks


L'inventaire des stocks, une dmarche obligatoire
Dans le but de la comptabilisation des stocks, en plus des critres de variation des stocks,
valorisation des stocks et dprciation des stocks, toutes les entreprises doivent se plier
l'exercice de l'inventaire des stocks.

L'utilit de l'inventaire des stocks


L'inventaire des stocks consiste compter, identifier et rpertorier tous les lments d'un
stock.
Il permet de :

Calculer la variation des stocks entre le dbut et la fin d'un exercice. Dans ce cas
prcis, l'inventaire des stocks est mme obligatoire.
Organiser la production de marchandises.
Grer les approvisionnements.

Les formes d'inventaire des stocks


Selon la taille et l'activit d'une entreprise, cette dernire peut choisir de procder :

un inventaire annuel ;
un inventaire tournant.

L'inventaire annuel
L'inventaire des stocks peut se faire une fois dans l'anne. Cet inventaire marquera la fois le
dbut et la fin d'un exercice.
Pour raliser un inventaire annuel des stocks, l'activit de l'entreprise doit tre
interrompue.
L'inventaire des stocks annuel inclut le dcompte total :

des stocks de production :


o matires premires destines la production ;
o marchandises en cours de production ;
o produits finis destins la vente ;
des stocks annexes :
o pices de rechange ou du service aprs-vente ;
o emballages.

L'inventaire tournant
Parce qu'un inventaire annuel des stocks peut tre trop lourd, trop long ou trop pnalisant, de
nombreuses entreprises optent pour un inventaire tournant.
Le principe de l'inventaire des stocks tournant est de procder au comptage par type de stocks,
de produits, de lots ou encore de tranche.
Ce type d'inventaire ncessite un arrt partiel de l'activit. En revanche, il peut tre organis
sur plusieurs priodes propices l'inventaire.

3.3 Valorisation des stocks


La mthode de valorisation des stocks doit tre la mme d'une anne sur l'autre.
La comptabilisation des stocks comporte plusieurs lments : outre la variation des stocks,
leur inventaire et leur dprciation, la valorisation des stocks dsigne l'estimation de ceux-ci
l'entre et la sortie du bilan comptable d'une entreprise.

Classification
Chaque type de stocks a une place bien prcise sur le bilan comptable :
Type de stocks

Emplacement sur le bilan comptable

Matires premires

Cot d'acquisition

Marchandises

Cot d'acquisition

Produits en cours de finition Cot de production


Produits finis

Cot de production

Les mthodes de valorisation des stocks


Il existe diffrentes mthodes de valorisation des stocks. Les entreprises doivent choisir la
mthode la mieux adapte leur activit afin d'optimiser la valorisation de leur stock. Une
valorisation errone va impacter le rsultat de l'entreprise.

CUMP : cot unitaire moyen pondr


La valorisation des stocks par la mthode du cot unitaire moyen pondr est adapte pour les
entreprises qui commercialisent, et donc stockent, des marchandises non prissables.
La mthode du CUMP peut tre applique :

priodiquement ;
aprs chaque entre.

Pour obtenir le cot unitaire moyen pondr, la formule est la suivante :

CUMP = Valeur totale / Quantit totale

PEPS : premier entr, premier sorti


La mthode du premier entr, premier sorti est trs utilise par les entreprises qui
commercialisent des denres prissables.
Le principe de la mthode PEPS est trs simple : les produits vendus sont les plus anciens du
stock.

DEPS : dernier entr, premier sorti


La valorisation des stocks par la mthode du dernier entr, premier sorti est plus rare et ne
s'adresse qu' un certain type de marchandises :

C'est notamment le cas du vin ou de certains fromages. En effet, ces produits


acquirent de la valeur avec le temps.
La mthode DEPS peut galement tre mise en place en cas de changement brutal du
cot de la matire premire ou des marchandises.

NIFO, la mthode de la valeur de remplacement


La valorisation des stocks par la mthode de la valeur de remplacement peut tre compare
de la spculation. En effet, pour dterminer les valeurs d'un stock, l'entreprise va se baser
sur :

les tarifs de la facture la plus rcente ;


le prix du march ;
le cours du jour.

3.4 Dprciation des stocks


La dprciation des stocks doit tre constate par voie de dprciation.
La comptabilisation des stocks comporte plusieurs lments : paralllement la variation des
stocks, l'inventaire des stocks et la valorisation des stocks, la dprciation des stocks dsigne
la perte de valeur de ceux-ci.

Dfinition
L'inventaire des stocks permet notamment de procder la valorisation des stocks. Grce
l'valuation des stocks, les entreprises connaissent la valeur des stocks en temps rel :

Si cette valeur est suprieure, cela signifie que le stock s'est bonifi.
En revanche, si la valeur du stock est infrieure, on parle de dprciation des stocks.

Comptabilit

La dprciation des stocks a une influence sur la comptabilit de l'entreprise.

Constatation ncessaire
A la fin d'un exercice comptable, si le stock d'une entreprise a perdu de la valeur, sa
dprciation doit tre constate.
Pour constater la dprciation des stocks, les entreprises doivent tenir compte de 2 valeurs :

la valeur actuelle des stocks ;


le prix ventuel de la vente des stocks le jour de l'inventaire.

Dans la majorit des cas, la dprciation des stocks est due une mauvaise gestion des stocks
et des approvisionnements. En effet, ce sont les produits les plus anciens ou les produits
obsoltes qui sont les plus difficiles vendre.

Principes comptables de dprciation des stocks


La dprciation des stocks rpond des principes de comptabilit :

Le principe de prudence, qui prend en compte les imprvus qui se sont produits
pendant l'exercice,
Le principe des cots historiques, qui prend en compte le prix d'achat des
marchandises et matires premires.

4- Archivage
4.1 Introduction
Un document archiv ne peut plus tre modifi.
Quelle que soit la forme ou l'activit de l'entreprise, l'archivage est une ncessit.

Dfinition de l'archivage
L'archivage est dfini par l'ensemble des actions qui ont pour objectif de grer les archives,
savoir :

ranger ;
trier, organiser, classer ;
conserver, scuriser.

La gestion des archives inclut donc :

le traitement des documents, de leur mission leur destruction ;


le choix du support d'archivage ;
la traabilit et la mise en scurit des archives.

L'archivage des documents est une activit qui concerne toutes les entreprises et qui doit tre
strictement encadre.

Classification
L'archivage rpond des rgles : il doit tre organis, prcis et rgulier. Un bon archivage
permet de retrouver n'importe quel document rapidement.

Types d'archivages
Il existe plusieurs types d'archivage :

l'archivage physique de documents papiers ;


l'archivage numrique : le stockage en ligne.

Types d'archives
On recense :

les archives courantes ;


les archives intermdiaires ;
les archives dfinitives.

Donnes concernes

Les documents d'archive destins tre produits peuvent concerner :

Les donnes concernant l'organisation d'une entreprise (comptabilit, gestion du


personnel, fournisseurs, clients, etc.).
Les donnes destines aux organismes sociaux, fisc et audit.
Les donnes indispensables en matire de contentieux.
La mmoire historique.

La gestion de l'archivage
Toutes les entreprises qui font appel l'archivage possdent :

Un plan de classement des archives papiers et des archives numriques.


Une politique de conservation de ces archives.

Une priorit est accorde selon l'importance des donnes archiver. Elle prend en compte :

La sensibilit de l'information (confidentialit).


La frquence de consultation selon le type de donnes.

Ces mthodes de gestion de l'archivage doivent permettre l'accessibilit et faciliter la


consultation des documents archivs.

Archivage et normes ISO


L'archivage rpond une norme ISO : la norme ISO 15489. Cette norme garantit :

le choix et le respect des plans de classement ;


la scurit des archives ;
la scurit des supports de conservation ;
l'organisation et la gestion des archives ;
le respect du calendrier des archives.

D'autres normes ISO peuvent concerner l'archivage :

la norme ISO 22310, qui rgule la rdaction des documents officiels ;


la norme ISO 23081, qui rgule les enregistrements de donnes.

4.2 Archivage des documents


La gestion des documents d'archives de leur mission leur destruction
Grer l'archivage des documents est une activit stricte qui rpond un processus propre
chaque entreprise.
La gestion de l'archivage des documents se fait en 4 tapes :

l'identification et l'authentification de chacun des documents d'archives ;


le stockage des archives ;

la conservation et la consultation des archives ;


la destruction ou le classement final des documents archivs.

Identification et authentification
L'identification des documents archiver est automatique. L'identification est ncessaire,
puisqu'elle dtermine l'authenticit des archives et donc les conditions de conservation qui
seront utilises.
Pour authentifier les documents d'archives, les dater et s'assurer qu'ils n'aient pas t modifis,
les professionnels peuvent faire appel des techniques telles que le microscope, le carbone 14
ou le rayon X.
En savoir plus : archivage

Stockage des archives


Le stockage et l'archivage des documents d'archive doivent tre strictement organiss. Les
documents archivs doivent tre faciles retrouver et ne pas se dtriorer.
Pour cela, il existe diffrents types de rangement :

armoire de stockage, bac de stockage ;


bote d'archivage, rack de stockage ;
palette de stockage, container de stockage.

Conservation et consultation
Tout comme la gestion des archives, la conservation et la consultation des documents archivs
sont soumises des rgles strictes afin de ne pas les perdre ou les dtriorer.
Dans les grands centres de conservation des archives, toutes les personnes qui veulent
consulter des documents archivs papier sont inscrites sur un registre. Les documents
consultables sont quant eux protgs.

Destruction ou classement final des documents archivs


Tous les documents archivs sont uniques et ne rpondent pas aux mmes rgles de
conservation. Certaines archives se conservent 5 ans, d'autres 10 ans ou vie.
C'est le dpartement des archives qui gre le classement final ou la destruction des
documents archivs.

4.3 Conservation
La dure de conservation d'une archive dpend des donnes qu'elle contient.
Le systme d'archivage et de conservation des archives doit tre suffisamment efficace pour
assurer la prservation des donnes jusqu' la fin du cycle de l'information.

Conservation selon les donnes


La dure de conservation peut tre de quelques jours ou de plusieurs annes, en fonction des
donnes qu'elle contient.
La dure de stockage des donnes est dtermine en fonction de :

la rglementation des textes ;


la lgislation en matire de contentieux ;
l'utilisation ou la rutilisation des donnes.

En savoir plus : archivage

Dures de conservation des archives par thme


Voici un tableau complet qui indique la dure de conservation des documents qu'une
entreprise est susceptible d'avoir.
Types de documents
Documents sociaux :

Registres.
Rapports.
Bilans.
Procs verbaux.

Archivage conservation

Archive

Conservation vie.
Dans le cas o une entreprise cesse
son activit, les documents sociaux
Originale
doivent tre conservs 30 ans aprs
la cessation d'activit.

Documents comptables :

Comptes, journaux.
Contrats, bulletins.
Factures, avoirs, bons
Conservation : 10 ans
de commande.
Documents TVA.
Documents
bancaires.

Originale

Documents commerciaux :

Contrats.
Accords.
Conservation : 30 ans
Commandes.
Documents relatifs
aux marchs publics.

Documents concernant le
personnel :

Livres de paie,

Conservation vie.
Dans le cas o une entreprise cesse
son activit, les documents sociaux
doivent tre conservs 30 ans aprs

Originale ou
reproduction (hors
documents
officiels)

Originale ou
reproduction (hors
documents
officiels)

bulletins, certificat.
Documents fiscaux.
Documents relatifs
aux accidents du
travail.

la cessation d'activit.