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PRESENTACIN
CAPITULO I
DISPOSCIONES GENERALES
Este capitulo contiene aspectos legales y conceptuales que rigen e identifican la
Unidad de Auditora Interna de la Secretara de Comunicacin Social.
Visin:
Ser el ente interno asesor con enfoque sistemtico, disciplinado y con valor agregado
a la fiscalizacin permanente de los recursos y procedimientos contables, financieros
y administrativos de la Secretara de Comunicacin Social, para el cumplimiento de
los objetivos institucionales a largo plazo.
Misin:
Somos un ente profesional y objetivo, con dependencia jerrquica de la mxima
autoridad, creado para fiscalizar, evaluar, prevenir errores e irregularidades en los
procedimientos contables, financieros y administrativos, as como asesorar e
implementar controles internos sistemticos y disciplinarios para eficientar y
resguardar los bienes, valores y recursos Institucionales.
Objetivos estratgicos:
los servidores pblicos para que puedan dar cuenta y razn, de manera amplia
y oportuna, tanto de la regularidad en el manejo de los bienes y recursos,
como de los resultados obtenidos en su gestin.
c)
CAPITULO II
Normas de Auditora Interna Gubernamental
Las Normas de Auditora Gubernamental, son de cumplimiento obligatorio, para
todos los Auditores Internos del Sector Gubernamental. Por tal razn se hace
necesario agregar un resumen de dichas normas.
Las normas de auditoria gubernamental se presentan clasificadas en cinco grupos:
1.
Normas Personales;
2.
3.
4.
5.
Normas Personales
Se refieren a los requisitos tcnicos y profesionales que debe reunir el Auditor del
Sector Gubernamental.
Las normas personales se refieren a:
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
Forma escrita;
Contenido;
Discusin;
Oportunidad en la Entrega del Informe;
Aprobacin y Presentacin;
Seguimiento del Cumplimiento de las Recomendaciones.
Polticas de Calidad;
5.2
5.3
5.4
Personal
Planificacin
Ejecucin
Informe y Seguimiento
Informacin Gerencial
Mejoramiento continuo;
Conciencia de Calidad;
Apoyo Externo a la Calidad.
CAPITULO III
NORMAS Y DISPOSICIONES INTERNAS
Estn normas sern consideradas por la Auditora Interna en el desenvolvimiento de
sus actividades.
GENERALES Y PERSONALES
Dentro de este grupo de consideran todas las normas de mbito general y personal
que rigen a la Unidad de Auditora Interna de la Secretaria de Comunicacin Social.
Organizacin y Funciones
La Unidad de Auditora Interna debe organizarse de acuerdo al mbito y objetivos a
alcanzar, considerando la magnitud y complejidad de las operaciones de la
institucin.
Sus funciones deben estar definidas en el acuerdo de creacin, comprendiendo las
Funciones Administrativas y Operativas.
Dependencia Jerrquica
La Unidad de Auditora Interna depende de la Mxima Autoridad Institucional.
Queda establecido que el Secretario(a) o Subsecretario(a) pueden delegar a
funcionario superior administrativo para la atencin inmediata de los informes de
Auditora Interna, como para el cumplimiento de recomendaciones que emanen de
dicho rgano asesor.
Independencia Funcional
La Auditora Interna se pronuncia sobre la veracidad de los hechos existentes, por lo
que su independencia de criterio es imprescindible para lograr los objetivos,
abstenindose de realizar actividades personales no apegadas a la tica, intereses y
participar en actividades de ejecucin, gestin y decisin previa a sus exmenes de
auditora.
Capacidad Tcnica y Profesional
La Secretara de Comunicacin Social asegurar a travs de Recursos Humanos
suministrar el personal idneo que dirija y apoye a la Unidad de Auditora Interna,
basndose estrictamente en su manual especifico.
Cuidado y Esmero Profesional
El auditor Interno asegurar la calidad de su trabajo a travs de sus informes de
desempeo, informes de gestin, calidad de sus informes de auditoria
y
acreditamiento de sus capacitaciones tcnicas y profesionales.
Confidencialidad
Los informes de Auditoria Interna Cartas a la Gerencia sern conocidos nicamente
por la mxima autoridad, Contralora General de Cuentas y funcionarios designados
por dicha autoridad. Los informes de auditora previa a ser discutidos sern del
conocimiento de la jefatura de la unidad evaluada.
Los documentos que conforman los papeles de trabajo de la Auditoria Interna en cada
examen sern resguardados nicamente por dicho rgano asesor.
Proceder con la debida tica profesional y cumplir con las normas de tica emitidos
por el Organismo Ejecutivo, Contralora General de Cuentas y otro rgano nacional o
internacional que apoye el buen desenvolvimiento de la Auditora Interna.
Objetividad
El auditor Interno deber dejar plasmado dentro de su informe de auditoria que el
resultado puede ser constatado por terceras personas, que sigui los procedimientos
legales, observ aspectos de importancia, que cont y consulto documentos formales
suficientes y que en ningn momento se desvi de la planificacin especifica que
ponga en duda su resultado, (informacin suficiente, competente y pertinente).
DE PLANIFICACIN
La Auditora Interna en base a la Planificacin Estratgica, Presupuesto de Ingreso y
Egresos, Plan Operativo Anual, Estructura de Control Interno, reas de Riesgo y
significativas elaborar su Plan Anual de Auditora Interna, -PAA- y lo enviara en el
plazo estipulado a la Contralora General de Cuentas..
Previo a realizar cada examen de auditora descrito en el Plan Anual de Auditora
efectuar planificacin especfica por escrito, dotando para ello las estrategias, nivel
de riesgo, naturaleza, oportunidad, alcance de los procedimientos, evaluacin de los
resultados de gestin, objetivos y metas de los programas. El jefe de la Unidad de
Auditora Interna utilizara la guas especificas y supervisar el trabajo realizado y el
xito o variacin obtenida.
DE EJECUCIN
La Auditora Interna, en base a las guas correspondientes y la experiencia profesional
cumplir con las auditorias planificadas en el Plan Anual de Auditoria. El jefe de la
Unidad coordinar con su personal de apoyo cada una de las evaluaciones previstas o
aquellas que por circunstancias especiales se agreguen o modifiquen.
Deber el Jefe de la Auditora supervisar el trabajo y exigir el cumplimiento de la
planificacin especfica y de la calidad del resultado final, para despus comunicarse
a la Mxima Autoridad.
El Jefe de la Unidad de Auditora velar para que se cumplan las planificaciones
especficas de las auditorias y de agregar tcnicas y mtodos cada vez ms
actualizados, novedosos y prcticos, as como ejercer un estricto y eficaz control de
calidad en cada una de las tareas realizadas.
La informacin que se obtenga deber ser real, legal y confiable, quedando a criterio
y experiencia del auditor concretar dichas cualidades de los documentos e
informacin examinada. En ningn caso ser valido establecer criterios sobre
informacin secundaria y que no agote los procesos de segregacin de funciones y
control interno, en todas sus fases.
Queda prohibido que los hechos y documentos revisados por la Auditora Interna no
tengan relacin directa o lgica con lo requerido en la planificacin especfica
proporcionada y con su resultado.
Papeles de Trabajo y la planificacin:
Todos los papeles de trabajo del Auditor Interno tendrn relacin con la planificacin
de la Auditoria, adems su contenido ser claro y concreto. Cuando en un examen de
auditora existan varios papeles de trabajo, estos debern estar vinculados entre si y
que permita a cualquier persona autorizada poder comprender su valor.
El jefe de la Unidad de Auditora exigir que los papeles de trabajo efectuados por
sus asistentes y auxiliares cumplan con tcnicas de orden. Queda a discrecin del jefe
de dicha unidad emitir un papel de trabajo general que agregue valor al trabajo
realizado por sus subordinados.
Los papeles de trabajo debern estar debidamente resguardados, por el tiempo que
establezca la ley y sern propiedad de la Unidad de Auditoria Interna de la Secretara
de Comunicacin Social. Estos documentos sern proporcionados para consulta y
referencia nicamente a personas autorizadas.
Corroboracin de posibles hallazgos
La jefatura de la Unidad de Auditora Interna corroborar las conclusiones y
recomendacin que establezcan sus colaboradores a efecto de no emitir juicios y
comunicarlos sin estar plenamente confirmadas las evidencias y viabilidad de las
recomendaciones. Por ello los asistentes y auxiliares no comunicaran resultados de
sus gestiones sin la autorizacin del jefe de la unidad.
Acciones legales y administrativas ante la identificacin de actos anmalos e
ilegales.
La Auditora Interna a travs de su jefe notificar inmediatamente ante la autoridad
superior y demostrara con documentacin suficiente, competente y pertinente dicha
situacin, la cual sustentar en cualquier momento ante las instancias legales
correspondientes.
Queda prohibida la presuncin de anomalas o irregularidades y lentitud en la
notificacin de las circunstancias, por lo que previo a informar situaciones de esta
magnitud deber estar completamente seguro y contar las pruebas legales y en el
menor tiempo posible.
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DE COMUNICACIN
La Auditora Interna despus de realizar cualquier examen o revisin proceder a
elaborar los siguientes informes escritos:
Informes a la jefatura de Auditora Interna
Los informes debern ser en lenguaje sencillo y fcilmente entendible, tratando los
asuntos en forma concreta y concisa, lo que debe coincidir de manera exacta y
objetiva con los hechos observados y de acuerdo al trabajo solicitado o planificado.
Los asistente y auxiliares de Auditora Interna informaran por escrito el avance de las
auditoras y el cumplimiento final a la jefatura de la Unidad. Queda a criterio de la
jefatura de la Unidad de Auditora la Estructura de los informes parciales.
Informes a los entes o personas examinados
La jefatura de la Unidad de Auditora Interna remitir si lo cree conveniente copia de
los informes elaborados por sus colaboradores y elaborar informe con contenido
gerencial para los jefes de los ente evaluados, que contenga los principales hallazgos
y recomendaciones y que sean ms relevantes. El contenido de estos informes debe
estar ajustado a la estructura y contenido definido en las guas respectivas y ser con
copia a la Direccin General.
Discusin
Recibido el informe gerencial de auditoria los entes evaluados tendrn un plazo
razonable para justificar los posibles hallazgos detectados en su contra. El ente
auditado ejerciendo su derecho de defensa har del conocimiento de la Auditora
Interna sus puntos de vista y justificaciones del caso.
El Jefe de la Auditora Interna ejerciendo su potestad tcnica y profesional analizar
las justificaciones presentadas por el ente auditado y emitir juicio de valor, para
considerar desvanecido el posible hallazgo o reconfirmar su postura.
Si el hallazgo es desvanecido el expediente se informar a donde corresponda y
pasara a formar parte del archivo permanente. En caso contrario informar y solicitar
aprobacin y sancin administrativa ante autoridad superior, as como las medidas
correctivas y preventivas a establecer.
Aprobacin y presentacin
Aprobada la sancin administrativa y recibida las recomendaciones de la autoridad
superior de la Auditora Interna se procedern a informar en un plazo no mayor a
cinco das a la Contralora General de Cuentas el hallazgo de auditora, las medidas
correctivas y preventivas a establecerse.
Seguimiento del cumplimiento a las recomendaciones, medidas correctivas y
preventivas.
11
12
CAPITULO IV
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS DE LA AUDITORA
INTERNA
La metodologa para el desarrollo de las Auditoras, a realizar por la Auditora Interna
de la Secretara, contiene las tcnicas y procedimientos que ejecutar el Auditor
nombrado para realizar el examen, en el ejercicio de sus funciones, las cuales han
sido aplicadas en la Auditora Gubernamental, para determinar la fortaleza del
ambiente de control interno, la confiabilidad de los sistemas en funcionamiento,
comprobar la razonabilidad de la informacin financiera, la oportunidad de los
registros sujetos a examen, y la eficiencia y eficacia de los procesos del entorno del
Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF). La metodologa est
constituida en las siguientes etapas:
PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA
Consiste en desarrollar una estrategia de auditora, que permita la toma de decisiones
apropiadas referente al trabajo que debe desarrollar la Unidad de Auditora Interna.
En esta etapa, el auditor debe reunir toda la informacin posible sobre el rea a
examinar, estructura organizacional, instalaciones, instrumentos legales que se
aplican; esto implica el conocimiento previo de la entidad.
El auditor interno es responsable de mantener actualizados sus conocimientos, es
decir estar familiarizado e identificado, especialmente conocer a fondo la Secretara,
como medio en el cual se desempea. El conjunto de estos conocimientos, le llevarn
a determinar las posibles reas y factores de riesgo y valorar su importancia, con el
fin de realizar una adecuada planificacin.
Toda actividad realizada en esta fase debe quedar documentada en papeles de trabajo
y sustentada con la informacin obtenida.
Planificacin General
Las actividades que realizar la Unidad de Auditora Interna, en cada ejercicio fiscal,
se establecen en el Plan Anual de Auditora-PAA-, el que debe ser elaborado de
acuerdo a los lineamientos del Sistema de Auditora Gubernamental, polticas, metas
y prioridades de la Secretara; asimismo, debe ser aprobado por el Secretario(a) de la
Secretara de Comunicacin Social y enviado a la Contralora General de Cuentas.
Requiere de revisiones peridicas, con el objeto de evaluar su cumplimiento o
solicitar modificaciones de actividades.
Planificacin Especfica
Para la ejecucin del proceso de Auditora, se debe orientar al auditor interno sobre
los objetivos, alcance del trabajo a realizar, indicando los procedimientos mnimos
que se deben aplicar.
13
14
Comparacin
Observacin
Tcnicas de Verificacin Ocular
Revisin
Rastreo
Entrevista
Tcnicas de Verificacin Verbal
Anlisis
15
Conciliacin
Confirmacin
Tcnicas de Verificacin Escrita
Seguimiento
Comprobacin
Tcnicas
de
Documental
Verificacin
Computacin
Inspeccin
16
17
GENERALES
DEFINICIN
DE OBJETIVOS
Y METAS
PRIMERA SEMANA
REALIZAR LA PLANIFICACIN
TERCERA SEMANA
ANLIZADO EL PRESUPUESTO
CUARTA SEMANA INFORME
ESPECFICOS
ENTREVISTAS
CONSTATACIN FSICA
CONFIRMACIONES
ANLISIS DE SALDOS
DEFINICIN DE
ACTIVIDADES
DE AUDITORA
P
A
R
A
COMPARACIN
ANLISIS
OBSERVACIN
CONCILIACIN
REVISIN
SELECCIN DE
TCNICAS DE
ANLISIS
SELECCIN DE
PROCEDIMIENTOS
METAS
C
U
M
P
L
I
R
C
O
N
PROGRAMA DE AUDITORA
Aprobacin de la Planificacin:
El Jefe de la UDAI revisar y aprobar, si la planificacin rene los requisitos
necesarios para considerarse adecuada. Concluida la revisin, el Jefe de Auditora,
proceder a aprobar la planificacin con lo que, prcticamente, comienza la ejecucin
del trabajo.
PROCESO DE PLANIFICACIN EN AMBIENTES DE SISTEMAS INTEGRADOS
BASE DE DATOS
FAMILIARIZACIN
REV. ARCHIVO PERMAT
REVISIN LEGISLACIN
INFORME ANTERIOR, POA
ARCHIVO PERMANENTE
ARCHIVO CORRIENTE
INFORME ANTERIOR
PERSONAL
PRESUPUESTO
PLANIFICACIN
CONTRALORA GENERAL
PRESUPUESTO
TESORERA
CONTABILIDAD
OTROS.
EVALUAC. PRELIMINAR
DEL CONTROL INTERNO
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
PRUEBAS DE CONTROLES
REAS CRTICAS
MINISTERIO FINANZAS
MEMO DE PLANIFICACIN
SISTEMA AUDITABLE
PERSONAL, RECURSOS
TIEMPO, ESTRATEGIAS
REAS CRTICAS
PLANIFICACIN DEL
TRABAJO
PROGRAMAS
CRONOGRAMAS
PAPELES DE TRABAJO
ESTRACTO DE LEYES
RESUMEN DE ORGANIZACIN,
RESUMEN DE POLTICAS
RESUMEN DE PERSONAL,
RESUMEN DE MANUALES, ETC.
PAPELES DE TRABAJO
EVIDENCIA SUFICIENTE
BORRADOR DEL INFORME
ANLISIS DE DATOS
< 20% DAS
> 80 % DAS
O
I
B
N
T 20%
F
E
O
N
R
C
M
I
A
C
N
I
80%
D
N
E
PLANIFICACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL
INFORMACIN
PROCESO DE
DISCUSIN DEL
BORRADOR DEL
INFORME
SIAF.
ENTE AUDITADO
CONTROL DE CALIDAD
PRESENTACIN
DEL INFORME
FINAL
18
DEFINICIN DE
OBJETIVOS
DEFINICIN DEL
ALCANCE
DE AUDITORA
DEFINICIN DE
METAS
IDENTIFICACIN DE
TCNICAS
DE AUDITORA
DEFINICIN DE
ACTIVIDADES
DE AUDITORA
RECUENTOS FSICOS
CONCILIACIONES DE SALDOS
CONFIRMACIONES DE CUENTAS
COMPARACIN DE LO
EJECUTADO VS LO AUTORIZADO
ENTREVISTA S
BASE DE DATOS
COMPUTARIZADO
FORMULARIOS
PROGRAMA DE
AUDITORA
IDENTIFICACIN DE
PROCEDIMIENTOS
DE AUDITORA
ELABORACIN
DE LOS PROGRAMAS
DE AUDITORA
CRONOGRAMA
DE
ACTIVIDADES
19
La revisin y anlisis del control interno deben considerarse una prctica continua,
para establecer el grado de eficiencia y efectividad en la salvaguarda de los recursos
de la Secretara y la confiabilidad de la informacin financiera, tcnica y
administrativa, as como de los procesos a los cuales han sido sometidas las
operaciones. En esta prctica deber ponerse cuidado en la evaluacin de riesgos.
El estudio y evaluacin del control interno debe realizarse segn el tipo de auditora,
con base en los criterios establecidos en las Normas Generales de Control Interno
emitidas por la Contralora General de Cuentas.
En una auditora financiera, han de recaer principalmente sobre los dispositivos
establecidos para proteger los activos y los recursos y para asegurar la exactitud e
integridad de los asientos contables. Asimismo, evaluar el funcionamiento adecuado
y establecimiento de controles previos en los niveles de autorizacin, registro y
custodia de los recursos financieros de la Secretara. (Manejo de efectivo y valores,
control de existencias, etc.)
En una auditora de cumplimiento, el estudio y la evaluacin han de realizarse
principalmente sobre los mtodos y procedimientos establecidos para ayudar a los
gestores en el cumplimiento de las leyes y reglamentos.
En una auditora operativa se han de realizar sobre todos aquellos sistemas y
procedimientos establecidos con objeto de servir de apoyo para que la Secretara lleve
a cabo sus actividades de forma econmica, eficiente y eficaz, con absoluta
observancia de la misin y visin institucional, de sus polticas y directrices, y para
presentar una informacin financiera y administrativa oportuna y confiable.
Al evaluar el control interno, el auditor debe considerar los siguientes pasos:
Determinar la importancia y la sensibilidad del contenido del programa para el
cual se evalan los controles;
Evaluar la posibilidad de riesgos sobre el manejo de fondos, incumplimiento de
los objetivos y de inobservancia de las disposiciones legales y reglamentarias;
Identificar y comprender los controles internos pertinentes;
Determinar el nivel de conocimiento en materia de eficacia del control interno;
Apreciar la idoneidad de la concepcin del control;
Determinar mediante examen la eficacia de los controles; e,
Informar de los resultados de la evaluacin de los controles internos y discutir las
medidas correctivas.
a) Fases de la evaluacin:
En la evaluacin deben considerarse:
Evaluacin
Preliminar
(Control
20
Previo)
Concurrente
Concomitante)
La Evaluacin Preliminar persigue:
o Posterior)
21
MEDIOS
EL
CUESTIONAMIEN
TO
2.
NARRACION DE
LOS
PROCEDIMIENTO
S
3.
DIAGRAMAS
FLUJO
VENTAJAS
DESVENTAJAS
- Entrenamiento de personal
inexperto
- Siempre
se
busca
una
respuesta
- Permite
preelaborarse
y
estandarizar su utilizacin
- Permite detectar posibles reas
crticas
- Campos de evaluacin en
- Facilidad en su uso
- Deja abierta la iniciativa del funcin de la experiencia y
criterio del auditor
auditor
- Descripcin en funcin de - Uso de vocabulario propio del
que evala
observacin directa.
- Limitado
para
empresas
grandes ya que sera muy
voluminoso
- No permite una visin de
conjunto
- Ms difcil de detectar reas
crticas por comparacin
- Necesita de conocimientos
slidos de Control Interno
- Necesita entrenamiento en la
utilizacin y simbologa de los
diagramas de flujo
- Limitado el uso a personal
inexperto
22
Manejo
Contenido
Esquema
23
ARCHIVO PERMANENTE
Base
Legal
Estructura
Orgnica
Leyes
Estructura
Funcional
Aspectos
Histricos
Sistemas y
Procedimientos
Orgnica
Decretos
Organigramas
Locales
Resoluciones
Organigramas
Regionales
Manuales de
Funciones
Evaluaciones del
Control Interno
Manuales de
Procedimientos
Estructura del
Control Interno
Manuales de
Organizacin
Acuerdos
- Programas de
Auditora
- Planificacin
- Equipos de Auditora
Sistemas de
Informacin
Actas
Informes
Personal
Sistemas de
Informtica
Despacho
Secretario
Responsables
de la
Organizacin
Comisiones
Firmas
Autorizadas
Recursos
Humanos
Hallazgos
Formularios en
uso
Control de
Calidad
Informacin
Administrativa
Evaluacin de
Desempeo
Ambito
Geogrfico
Contratos
Obras
Regin I
Anlisis
Financieros
Muestras
Regin II
Servicios
Areas y Cuentas
Importantes
Regin N
Evaluaciones de
Ejecucin
Presupuestaria
Escrituras
Evaluaciones de
Ingresos
Privativos
Archivo
Permanente
Est
Obsoleto?
NO
Proceso de
Actualizacin
del Archivo
SI
Informacin
Adicional
Archivo
Muerto
Archivo
Permanente
Actualizado
24
Suficiente:
Hechos comprobados
Competente:
Evidencia vlida, importante y confiable
Permitente:
Evidencia que tenga relacin directa, lgica y clara con el
hecho examinado.
.
M E T O D O L O G A P A R A E L A B O R A C I N D E P A P E L E S D E T R A B A J O
BALA N CE
DE
T R A B A JO
C O R RESPO ND E
A L C O N JU N T O D E P R O G R A M A S
Q U E T IE N E L A IN S T IT U C I N
A U D IT A D A
C O R RESPO ND E
A L D ESGLOCE D E CA DA
PRO GRAM A ,
EN SU BPR O G R A M A S
C O R RESPO ND E
A L D ESGLOCE D E CA DA
SU B PRO G RA M A ,
E N P R O Y C T O S , A C T IV ID A D
OBRA , REN GLN
CD U LAS
A N A L T IC A S
C O R RESPO ND E
A L A N L IS IS D E C A D A
O P E R A C I N :
IN G R E S O S , E G R E S O S
P A G O S , T R A N S F E R E N C IA S
E V ID E N C IA
DE
SO PO RTE
C O R RESPO ND E
A C O P IA S D E D O C U M E N T O S
E X T R A D O S D E L O S
A N L IS IS A N IV E L D E C U R s,
R E N G L N , N IT s, E T C .
CD U LAS
S U M A R IA S
CD U LAS
S U M A R IA S
25
Archivo
Permanente
Est
Obsoleto?
Proceso de
Actualizacin
del Archivo
NO
SI
Archivo
Muerto
Informacin
Adicional
Archivo
Permanente
Actualizado
Base de Datos
SICOIN Local
B/T
- Estado de Ejecucin
Presupuestaria
- Ingresos, Egresos
- Inf. Complementaria
Balance de
Trabajo
A
Cdulas
Sumarias
A-1
Cdulas
Subsumarias
A-1-1
2
Cdulas
Subsumarias
A-1-1
1
Cdulas
Subsumarias
Toda operacin:
Ingresos, Egresos, Pagos,
Transferencias
Nombre de la Secretara
Tipo de Auditora
rea examinada
Informacin presentada
Perodo (conforme el alcance definido en la planificacin)
Espacio para referenciacin (en la parte superior derecha)
26
p
@
a
a
a
P e n d ie n te
Sum ado
D a to s c o m p ro b a d o s
C o m p ro b a d o fs ic a m e n te
E xc e p ci n o b s e rv a d a
C o te ja d o cu e n ta b a n ca ria
a
x
A u to riza ci n e xa m in a d a
A trib u to cu m p lid o
A trib u to n o c u m p lid o
27
g) Totalidad y precisin:
Los papeles de trabajo deben ser completos y precisos para proporcionar un respaldo
apropiado para los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir
demostrar la naturaleza y alcance del examen cuando sea necesario.
h) Claridad y comprensibilidad:
Los papeles de trabajo deben ser claros y comprensibles sin necesidad de
explicaciones verbales suplementarias. La informacin que revelen debe ser clara,
completa y concisa, para que cualquier persona que utilice los papeles de trabajo
pueda determinar de inmediato su propsito, la naturaleza y alcance de la labor
efectuada y las conclusiones de quien los prepar.
i) El responsable de cada papel debe registrar sus iniciales, rbrica y fecha de
elaboracin, en la parte inferior derecha.
j) La persona que supervisa debe revisar los papeles antes de aprobar el informe
final y registrar sus iniciales, rbrica y fecha de revisin, en la parte inferior
izquierda.
Actividades Generales:
Se relacionan con el anlisis e interpretacin de los datos obtenidos, la recopilacin
de toda evidencia sobre hechos que se consideren fuera de las normas, darle
seguimiento a los procedimientos para verificar si se ajustan a los manuales o se han
desarrollado de acuerdo a las leyes aplicables, identificar y evidenciar las causas de
las desviaciones y el establecimiento de los hechos importantes que se consignarn el
en informe.
Durante el desarrollo del examen de auditora deber practicarse tambin el examen y
evaluacin del control interno, en la extensin de los objetivos de la auditora y el
grado de exactitud que se pretenda. Dentro de esta etapa, se han de elaborar los
papeles de trabajo que evidencien los procedimientos y tcnicas aplicadas, las
comprobaciones, verificaciones, observaciones, conciliaciones, circularizaciones, etc.,
llevadas a cabo, para llegar a las conclusiones, propuestas y recomendaciones sobre la
situacin del rea examinada.
28
l
SELECCIN DE
MUESTRAS
IMPACTO EN
LOS PROCESOS
CAUSA / EFECTO
BASE DE DATOS
SIAF
ANLISIS DE
DATOS
CONDICIN, CRITERIO
IDENTIFICACIN
DESVIACIONES
REVISIN CON
SUPERV/JEFE EQUIPO
CAUSA, EFECTO
REVISIN DE
INTERRELACIONES
OPERATIVAS,
CORROBORACIN
DE DESVIACIONES
DEFINICIN DE:
ORGANIZACIONALES,
RESPONSABLES
ELABORACIN
DE PAPELES
REDACCIN
INICIAL DE
HALLAZGOS
DE TRABAJO
Comunicacin de Resultados
El informe de auditora interna debe ser aprobado y presentado por el jefe de la
Unidad de Auditora Interna, debe quedar constancia de la recepcin del informe por
parte del responsable del rea evaluada, Despacho Superior y la Contralora General
de Cuentas, respectivamente respetando el orden jerrquico y los tiempos.
El informe de auditora es el vnculo entre el rea evaluada y las autoridades de la
Secretara, a travs del cual se revelan los riesgos importantes, sus causas, as como
las recomendaciones para la toma de decisiones de dichas autoridades. Tales
revelaciones, permiten a las autoridades del rea examinada comprender lo que deben
poner en prctica para implementar las recomendaciones, especficamente eliminar
las causas de las deficiencias o desviaciones detectadas.
29
DEFINICIN DE
HALLAZGOS
BASE DE DATOS
TABULACIN DE
REDACCIN DE
HALLAZGOS
SIAF
FINALES
HALLAZGOS
SECRETARIA DE COMUNICACIN SOCIAL
EVIDENCIA
PRIMER
BORRADOR
DEL INFORME
SUFICIENTE,
COMPETENTE,
COMPETENTE
PERTINENTE
CORROBORACIN DE
IMPACTO DE
HALLAZGOS
SELECCIN DE
HALLAZGOS
IMPORTANTES,
VIABLES
RATIFICACIN DE
CONTROL
CONDICIN, CRITERIO
CAUSA, EFECTO Y
RECOMENDACIONES
DE CALIDAD
DISCUSIN Y
ENTREGA FINAL
BORRADOR
FINAL
DEL INFORME
30
b. Hoja de Contenido
c. Informe
d. Aspectos generales del rea evaluada
Objetivos de la Auditora
Alcance
Limitaciones (si procede)
e. Dictamen
f. Estados Financieros y sus notas explicativas
g. Hallazgos monetarios y de cumplimiento de leyes, regulaciones aplicables.
h. Hallazgos sobre deficiencias de control interno
i. Comentarios sobre el seguimiento de los hallazgos y recomendaciones de
auditoras previas.
j. Funcionarios responsables
Contenido de un informe de un examen especial de auditoria:
a. Cartula
b. Hoja de contenido
c. Informe
d. Aspectos generales del rea evaluada
Objetivos
Alcance
Limitaciones (si procede)
e. Hallazgos monetarios y de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables
f. Hallazgos sobre deficiencias de control interno.
g. Comentario sobre el seguimiento de los hallazgos y recomendaciones de
auditoras previas.
h. Funcionarios responsables
Seguimiento del cumplimiento de la recomendacin
En la realizacin de exmenes especiales o auditorias de diferente tipo, se debe
verificar el cumplimiento a las recomendaciones emitidas por Unidad de Auditora
Interna y la Contralora General de Cuentas; en el informe de auditora se debe
indicar el resultado de dicho seguimiento, siendo que el incumplimiento a las
recomendaciones, dar lugar a la aplicacin de sanciones por el Secretario, o por la
Contralora General de Cuentas.
Aseguramiento de la calidad
A travs de la aplicacin de estas normas se garantiza que los productos o servicios
que presta la Unidad de Auditora Interna, han sido sometidos a un proceso de control
de calidad; estas normas se dividen en: polticas de calidad, mejoramiento continuo,
conciencia de calidad, apoyo externo de calidad.
31
CAPITULO V
DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS
PLANIFICACIN ESPECFICA
Gua general para planificacin especifica:
RESPONSABLE
PASO
ACTIVIDAD
(Quin lo hace)
(Qu, cmo y cuando lo hace)
Jefe de Auditora Interna
1
Traslada nombramiento a Asistente de
Auditora.
Ejecutor de Auditora
2
Recibe programas, tcnicas y cronograma a
desarrollar.
Ejecutor de Auditora
3
Procede a efectuar Familiarizacin.
Ejecutor de Auditora
4
Procede a revisin del archivo permanente,
archivo
corriente,
visita
preliminar,
programa para la obtencin de informacin o
documentacin y elabora papeles de trabajo.
Ejecutor de Auditora
5
Procede a efectuar Evaluacin Preliminar
del Control Interno.
Ejecutor de Auditora
6
Procede a elaborar programa de auditoria,
medios de evaluacin (cuestionarios,
flujogramas, narracin y otros), Identificar
posible reas criticas.
Ejecutor de Auditora
7
Procede a efectuar Memorando de
Planificacin.
Ejecutor de Auditora
8
Elabora memorando
de planificacin
(estructura,
contenido)
discusin,
autorizacin, aprobacin
Ejecutor de Auditora
9
Se discute el memorando con el Jefe de
Auditora.
Jefe de Auditora
10
Autoriza y aprueba.
Ejecutor de Auditora
11
Procede a efectuar Programas de
Auditora.
Ejecutor de Auditora
12
Elabora formato, contenido.
Ejecutor de Auditora
13
Traslada a Jefe para Autorizacin y
aprobacin.
Jefe de Auditora Interna
14
Aprueba o desaprueba programa.
Jefe de Auditoria Interna
15
Traslada al ejecutor de auditora.
Ejecutor de Auditora
16
Procede a ejecutar auditora.
32
Familiarizacin:
RESPONSABLE
(Quin lo hace)
Ejecutor de Auditora
Jefe de Auditora Interna
PASO
1
2
Ejecutor de Auditora
Ejecutor de Auditora
Ejecutor de Auditora
Ejecutor de Auditora
Ejecutor de Auditora
Ejecutor de Auditora
7
8
ACTIVIDAD
(Qu, cmo y cuando lo hace)
Procede a efectuar Familiarizacin.
Traslada nombramiento a Asistente de
Auditora.
Revisin
del
Archivo
Permanente.
Organigramas, control interno, contratos,
convenios, leyes, normas, reglamentos.
Revisin del Archivo corriente. Informes
anteriores, correspondencia relacionada,
pendientes, hallazgos anteriores, etc.
Visita preliminar. Solicitar informacin
financiera,
legal,
tcnica,
operativa,
manuales.
Coordinacin con funcionarios. Establecer
comunicacin previa con los responsables
directos.
Obtencin de Informacin y Documentacin.
Papeles de trabajo. Dejar constancia del
proceso anterior en papeles de trabajo.
Elaborar un resumen.
33
Redaccin de objetivos:
RESPONSABLE
(Quin lo hace)
Ejecutor de Auditora
PASO
1
Ejecutor de Auditora
Ejecutor de Auditora
Ejecutor de Auditora
Seleccin de muestras:
RESPONSABLE
(Quin lo hace)
Ejecutor de Auditora
PASO
1
Ejecutor de Auditora
Ejecutor de Auditora
Ejecutor de Auditora
Ejecutor de Auditora
Ejecutor de Auditora
ACTIVIDAD
(Qu, cmo y cuando lo hace)
Comprende los objetivos generales y
especficos del Plan Anual de AuditoraPAA-.
Aplica a su planificacin especfica objetivos
acordes a los objetivos generales, especficos
y alcances descritos en el PAA.
Definicin de objetivos generales. Se define
el tipo de auditora, se consultan referencias
bsicas (reglamento orgnico, manuales), se
define el objetivo.
Definicin de objetivos especficos. Se
definen elementos del objetivo general, se
consultan referencias bsicas (reglamento
orgnico, manuales), se define el objetivo.
ACTIVIDAD
(Qu, cmo y cuando lo hace)
Definicin del universo. Obtiene el listado o
total de datos (inventario general, etc.).
Diseo de la muestra. Se considera los
objetivos definidos.
Tamao de la muestra. Considerar el nivel de
riesgo,
juicio
profesional,
clculos
estadsticos.
Tamao de la muestra para pruebas de
cumplimiento. Considerar el resultado de la
evaluacin preliminar de control interno,
error tolerable, error esperado, nivel de
confianza.
Tamao de la muestra para pruebas
sustantivas. Evaluacin del riego inherente,
riesgo de control, nivel de confianza, error
tolerable, error esperado, estratificacin,
otros procedimientos.
Tcnicas. Muestreo no estadstico(a juicio
del auditor), muestreo estadstico (aleatorio,
sistemtico, por variables y sobre
importantes acumulados).
34
Memorando de Planificacin:
RESPONSABLE
PASO
ACTIVIDAD
(Quin lo hace)
(Qu, cmo y cuando lo hace)
Ejecutor de Auditora
1
Elabora memorando de planificacin.
Ejecutor de Auditora
2
Considera guas de estructura y modelo de
memorando de planificacin.
Ejecutor de Auditoria
3
Traslada a Jefe de Unidad para autorizacin.
Jefe de Auditora Interna
4
Revisa memorando y documentos de
familiarizacin, evaluacin preliminar de
control interno.
Jefe de Auditora Interna
5
Aprueba o desaprueba memorando y traslada
a ejecutor de auditora.
Ejecutor de Auditora
6
Solicita a Jefe de Auditoria elaboracin del
programa de auditora.
Jefe de Auditora
7
Procede a elaborar Programa.
35
Auxiliar o Secretaria
Auxiliar o Secretaria
12
13
14
15
Auxiliar o Secretaria
Ejecutor de la Auditoria
16
17
programa de actividades.
Elabora documentos.
Traslada programa de actividades y dems
documentos al Jefe de Auditora.
Revisa los documentos.
Traslada programa firmado a Auxiliar o
Secretara para notificar al ejecutor de la
auditoria.
Notifica al ejecutor de la Auditora.
Recibe y procede a realizar auditora.
36
37
Ejecutor de la Auditora
16
38
39
Asistente de Auditora
Asistente de Auditora
9
10
Asistente de Auditora
11
Asistente de Auditora
12
Asistente de Auditora
Asistente de Auditora
13
14
Asistente de Auditora
15
Asistente de Auditora
Asistente de Auditora
16
17
de Auditora Interna.
Corrobora desviaciones.
Revisa interrelaciones operativas,
organizacionales y responsables.
Elabora papeles de trabajo (evidencia
suficiente, competente y pertinente).
Define el impacto en los procesos
(causa/efecto).
Define condicin, criterio, causa y efecto
Corrobora posibles hallazgos y
recomendaciones.
Discute los posibles hallazgos con el
Director de Auditora Interna.
Elabora redaccin inicial de hallazgos.
Define acciones legales y administrativas
ante la identificacin de hallazgos.
PASO
1
ACTIVIDAD
(Qu, cmo y cuando lo hace)
Desglosa todos los programas en
subprogramas (cdulas sumarias).
Desglosa todos los subprogramas en
proyectos, actividades, obra, rengln
(cdulas sumarias).
Analiza cada operacin: ingresos, egresos,
pagos, transferencias (cdulas analticas)
Genera evidencia de soporte mediante copia
de documentos extrados a nivel de Curs,
rengln, NIT, etc.
40
Auxiliara o Secretaria
Auxiliar o Secretaria
Auxiliar o Secretaria
10
Auxiliar o Secretaria
11
(informacin adicional).
Revisa archivo permanente peridicamente
(cada 15 das).
Si est obsoleto, lo traslada a archivo
muerto.
Si no est obsoleto, actualiza el archivo.
Concluida una auditora, revisados los
papeles de trabajo, enviado el informe final.
Traslada toda la documentacin al encargado
de archivo.
Recibe expediente, lo rotula y procede a
archivarlo, donde corresponda.
PASO
4
5
6
7
8
Auxiliar o Secretara
Jefe de Auditora Interna
Jefe de Auditora Interna
Auxiliar o Secretara
Jefe de Auditora Interna
Jefe de Auditora Interna
9
10
11
12
13
14
15
16
1
2
ACTIVIDAD
(Qu, cmo y cuando lo hace)
Recibe justificacin del ente auditado.
Analiza la justificacin y documentacin
acompaada.
Rene evidencia (suficiente, competente,
pertinente).
Corrobora impacto de hallazgos.
Selecciona hallazgos (importantes, viables)
Ratifica condicin, criterio, causa, efecto y
recomendaciones.
Redacta los hallazgos finales.
Solicita a auxiliar o secretaria elaborar
informe.
Elabora informe y traslada a jefe de la UDAI
Revisa el primer borrador del informe.
Corrige y devuelve para modificar.
Corrige e imprime informe final
Firma informe final.
Discute informe final con Asistente de
Auditora.
Entrega informe final a Mxima Autoridad.
Entrega informe final a Contralora General
de Cuentas.
41