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L'ABC DES RUNIONS

EFFICACES

Dans le but d'allger le texte (et dinnover !),


ce dernier a t rdig la forme fminine.

Bonjour !

Bienvenue latelier :

LABC des runions efficaces


Cet atelier a pour but de vous familiariser avec divers lments de
base lis lorganisation et la tenue de runions efficaces.
Cet atelier, qui favorise le dveloppement de groupes bnvoles,
vous est offert afin de renforcer les habilets de bnvolat au sein
de votre organisme ou de votre groupe.
Nous vous offrons cet appui afin dajouter quelques lments vos
connaissances dj acquises.
Nous vous encourageons poser des questions nimporte quel
moment durant latelier.
Nous esprons que cet atelier vous servira de guide et que vous
pourrez lutiliser, dans lavenir, en tant que rfrence dans votre
organisme.

Bonne lecture !

A - NOTIONS DE BASE

A.1 - QU'EST-CE QU'UNE RUNION ?

Dfinition du dictionnaire Robert de runion : Personnes venues en un


mme lieu pour tre ensemble (pour participer une activit commune ou
collective).

A.2 - POURQUOI FAIRE DES RUNIONS ?

Dans notre cas, on se runit autour d'objectifs communs dans le but


d'changer de l'information, de dcider d'un plan d'action et de le
raliser ou de le faire raliser.

A.3 - POURQUOI TRE EFFICACE


NOS RUNIONS ?

DANS

A cause des contraintes :

Temps disponible pour la


ralisation des projets.

Qualit et
personnel.

quantit

Argent disponible
raliser un projet.

de

Temps
disponible
qu'ont
les
participantes consacrer la runion
(ex. : besoin d'aller se coucher, de
chercher les enfants chez la
gardienne, de se rendre une autre
runion ou un rendez-vous galant
( date ), etc.).

pour

Notons que si personne du groupe n'est press et que les participantes


ont du plaisir se rencontrer et que toutes sont d'accord, plus de temps
peut tre pris pour sortir des points l'ordre du jour et/ou prolonger la
runion de manire moins formelle. Il est dailleurs fortement conseill,
pour la cohsion et la sant du groupe, de se permettre au moins une fois
lan de faire une activit de loisir ensemble. Exemples : visiter un muse,
voir un spectacle, faire un sport de plein air, un voyage, un pique-nique,
jouer aux cartes, etc.
4

Que faire pour tre efficace ?

Prparer la runion :

Consulter les membres propos de


leur disponibilit et choisir le lieu,
l'heure et la date et en informer les
membres
(ce
qui
se
fait
habituellement en fin de runion en
prvision de la prochaine runion
alors que les membres sont prsents
au mme endroit et facile
consulter).

Avoir des procdures de


runion
et
des
techniques de prise de
dcision adaptes aux
besoins
et

la
personnalit du groupe
(voir section sur les
procdures).

Dterminer le but de la runion


et l'ordre du jour (voir la
section sur la prparation de
l'ordre du jour), les points
discuter, leur ordre de priorit
et le temps de discussion qu'on
leur allouera, les dcisions
prendre et les chances
respecter.

S'assurer dun maximum


d'information pertinente
ncessaire la prise de
dcision
claire
et
prsenter
cette
information de manire
claire et concise.

S'assurer de l'accs aux toilettes


et des rafrachissements (au moins de l'eau).
Si une pause doit tre prise, une collation
pourra tre prpare. Si une personne avec un
handicap doit se prsenter, veuillez vous
assurer qu'elle pourra se rendre la table de
runion et la salle de bain.

Voir la temprature ambiante,


l'aration,
l'clairage,
l'ameublement, la dcoration, la
sonorisation
et
l'insonorisation.
Crez
l'atmosphre
et
l'amnagement que vous jugez
appropris au type de runion que
vous voulez tenir en tenant compte
de vos moyens.

Le
groupe
aurait-il
avantage

disposer
d'un
service
de
gardiennage
commun pour les
enfants
de
chacune ?

S'assurer de la
prsence
d'un
tlphone
(fonctionnel,
bien sr) et
d'autres moyens
de
communication
si
ncessaire
(ex. : Internet).
A-t-on
besoin
d'quipement
audiovisuel
(projecteur,
tableau, lecteur
de
cassettes,
pinglettes
d'identit, etc.),
de
rallonges
lectriques ?

B - LES OUTILS DE BASE

B.1 DTERMINER ET RDIGER LORDRE DU JOUR


On termine la runion en consultant le groupe au sujet de
lheure, la date, le lieu de la prochaine runion sil y a lieu et on
lve la sance.

Runion du Comit des Cent Watts (MB) Inc.


Le lundi 10 mai 2004
Salle communautaire de Saint-Efficace
19 h 30

ORDRE DU JOUR
1. Ouverture de la runion / prire
2. Lecture et adoption de lordre du jour

3. Lecture et approbation du procs-verbal de la runion du 12 avril 2004

4. Identifier les postes pour les nouveaux membres lus

5. Lecture et approbation du rapport financier et suivi du rapport financier

6. Ouverture du courrier et paiement de factures

7. Suivi de la runion annuelle

8. Soire spectacle

9. Divers

10. Prochaine rencontre

11. Leve de la sance

B.2 PROCS-VERBAL

Truc : Certaines personnes trouvent pratique d'utiliser l'ordre du jour


comme cadre de rdaction du procs-verbal : En prparant leur ordre du
jour, ils laissent assez d'espace entre les points l'ordre du jour pour que
le secrtaire puisse prendre ses notes de runion. Ainsi, le mme document
contiendra l'ordre du jour et le droulement de la runion.

Quelquefois appeles les minutes ou rapport de runion, cet


outil de communication permet :

de garder en archive le contenu des


runions pour rfrence future et
pour tenir informs les membres
absents.

de faire le suivi et de tracer la route


des dossiers et du groupe qui les gre.

Le procs-verbal contient habituellement :

La date, lheure et
lendroit de la
runion.

Les noms de la prsidente, viceprsidente, secrtaire, trsorire, et


autres personnes prsentes.

Le nom des absentes et la raison de


labsence si connue.

Un rapport concis et prcis des dlibrations :


les propositions, les noms de celles qui
appuient et de celles qui secondent les
propositions, un rsum des dbats et les
rsultats des votes, si votes il y a.

Le but de la
runion.

La date de la
prochaine runion.

Lheure de la
leve de la
sance

On vrifie ensemble le contenu des procs-verbaux au dbut des runions et


on les corrige sil y a lieu. Notons que si le procs-verbal est expdi et lu par
tous les membres avant la prochaine runion, seules les corrections (et
discussions, sil y a lieu) et ladoption restent faire. Il est d'ailleurs souvent
plus facile de vous concentrer la maison et cette mthode vous donne plus de
temps pour l'analyse et la recherche de solutions.
En tout temps, il est recommand de noter les vnements dune runion
concernant les activits d'un groupe constitu.
Notez que seuls les membres prsents lors de la runion concerne par un
procs-verbal peuvent en proposer et appuyer ladoption.
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Runion du Comit des Cent Watts (MB) Inc.


Le lundi 12 avril 2004
Salle communautaire de Saint-Efficace
19 h 30
PROCS-VERBAL
Membres prsents : Yvon Arrach, Rose Desrosiers, Jean Peuxpu, Marie Topas et Marc
Rheault
1.

Ouverture de la runion / prire


La runion dbute 19 h 23, prside par Yvon Arrach. Yvon dbute avec une prire.

2. Lecture et adoption de lordre du jour


33/02
Yvon Arrach / Rose Desrosiers
Lordre du jour est adopt avec les ajouts suivants :
11.1 Demande de subvention;
11.2 Suivi de la runion de distribution des tches de la prochaine soire varit.
ADOPTE
3. Lecture et approbation du procs-verbal de la runion du lundi 8 mars 2004
34/02
Marie Topas / Rose Desrosiers
Le procs-verbal de la runion du 8 mars 2004 est adopt avec les changements suivants :
Que la somme du chque no 20, libell MTS soit change 56,52 $ au lieu de 56,25$ ;
Que la proposition 32/02 devrait se lire comme suit :
Il est propos que nous remettions un cadeau Pierre terre en reconnaissance de ses
services en tant que matre de crmonies lors de notre dernire soire bire et sayntes.
ADOPTE
4. Identifier les postes pour les nouveaux membres lus
Suite une discussion de groupe, le nouveau comit a identifi les postes suivants :

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Yvon Arrach
Jean Peuxpu
Rose Desrosiers
Marie Topas
Marc Rheault

Prsident
Vice-prsident
Trsorire
Secrtaire
Conseiller

5. Lecture et approbation du rapport financier et suivi du rapport financier


En date du 30 septembre 2002, voici les soldes de nos comptes la Caisse
populaire :
Compte chques : 725,48 $
Compte pargne : 2 542,72 $
35/02
Rose Desrosiers / Marie Topas
Le rapport financier est adopt tel que prsent.
ADOPTE
6. Ouverture du courrier et paiement de factures
Nous avons reu une invitation du Centre de services bilingues Rgion de la Montagne
pour assister son ouverture officielle le 11 octobre 2004 10 h 00.
Mariette Kirouac a envoy un courriel nous demandant si nous voulions faire une
demande de subvention auprs de la province pour des activits culturelles ayant lieu
entre le 1er janvier et le 31 mars 2003. Cette demande doit tre soumise avant le 1 er
novembre 2002. Le comit a dcid de produire une demande pour leur soire varit
qui aura lieu le 22 fvrier 2003. Marie demandera Mariette de se procurer un
formulaire de demande et de le remettre au comit.
Nous avons pay les factures suivantes :
Pay lordre de
Raison
No du
Total
chque
Centre rcratif de SaintLocation de la salle pour la runion
22
55,00 $
Efficace
annuelle
Centre rcratif de SaintAchat de deux billets pour le social du
23
40,00 $
Efficace
19 fvrier offert par le comit du
Centre rcratif
MTS
Facture de tlphone pour le bureau
24
60,52 $
Marie Topas
Dpenses encourues pour limprimerie et
25
40,00 $
lenvoi de la convocation la runion
annuelle
Yvon Arrach
Dpenses encourues pour la runion
26
25,00$
annuelle
Rose Desrosiers
Dpenses encourues pour la runion
27
125,00 $
annuelle
Marie Topas / Rose Desrosiers
ADOPTE
7. Suivi de la runion annuelle
Treize membres taient prsents la runion annuelle. Puisque Sbastien Imord
accepta dagir en tant que prsidente dassemble, nous lui enverrons une lettre de

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remerciement. Marie demandera Mariette combien on devrait payer Sbastien


pour avoir fait cette tche.
8. Soire spectacle
Marie a remis des billets vendre au comit pour la soire spectacle. Les billets
ont t distribus de cette faon :
Nom
No de billets
Nombre de billets
Rose Desrosiers
85-100
16
Yvon Arrach
1-20
20
Jean Peuxpu
21-36
16
Marie Topas
37-52
16
Les autres dtails de la soire spectacle seront discuts une runion cuisine fixe le 18
mai 2004.
8.1 Demande de subvention
Yvon, Rose et Marie vont rencontrer, avant la fin novembre, Mariette Kirouac pour
prparer la prochaine demande du programme veil artistique de la province.
8.2 Suivi de la runion de distribution de fonds avec lACFM
Nom
Tches
Rose Desrosiers
Pourvoyeurs

Mise jour
850 $ pour 80 soupers avec
madame Dion
Yvon Arrach
Permis de boisson
Tout est en ordre
Jean Peuxpu
Publicit
Les annonces ont t
envoyes et distribues
lundi le 7 octobre dernier.
Marie Topas
Dcor
Marie et sa nice
soccupent dacheter tout le
matriel et de faire le
bricolage pour le dcor.
Les autres dtails de la soire spectacle seront discuts une runion cuisine fixe le 4
juin 2004.

9. Divers
Yvon nous donne une copie de la liste des activits culturelles de la rgion.
10. Prochaine runion
La prochaine runion aura lieu le lundi 7 juin 2004 19 h 00 dans le local.
11. Leve de la sance
La runion sest termine 22 h 14.

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Runion du Comit des Cent Watts (MB) Inc.


Le lundi 10 mai 2004
Salle communautaire de Saint-Efficace 19 h 30
Procs-verbal
Membres
Yvon Arrach

prsent

absent

excus

Rose Desrosiers
Jean Peuxpu
Marie Topas
Marc Rheault

1.

Ouverture de la runion / prire

2.

Lecture et adoption de lordre du jour

3.

Lecture et approbation du procs-verbal de la runion du 12 avril 2004

4.

Identifier les postes pour les nouveaux membres lus

Membres
Yvon Arrach
Rose Desrosiers
Jean Peuxpu
Marie Topas
Marc Rheault

poste

5.

Lecture et approbation du rapport financier et suivi du rapport financier

6.

Ouverture du courrier et paiement de factures

7.

Suivi de la runion annuelle

8.

Soire spectacle

9.

Divers

10.

Prochaine runion

14

11.

Leve de la sance

C - LES STRUCTURES

C.1 - LES RLES

Prsidente :

Une runion est un carrefour ou une intersection o s'entrecroisent ides et


informations. Comme pour une intersection urbaine, des rgles doivent
s'appliquer afin d'viter la confusion et le gaspillage de temps et d'nergie. La
prsidente est comme lagent de circulation au milieu dune intersection
urbaine. Elle sassure que linformation circule bien, quelle reste pertinente,
quelle atteigne sa destination, quelle soit claire et veille au respect des
personnes, des rglements et de lordre du jour.

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La prsidente, aussi :

Organise, convoque et dirige la Se soumet aux dcisions de la


runion, et s'assure du suivi.

majorit.

Explique comment procder, fait S'abstient de voter sauf s'il y a


observer les rgles et rappelle
l'ordre.

galit des voix.

Amne les participantes cheminer Proclame les rsultats dun vote


et prendre des dcisions de
groupe.

(adopt ou rejet).

Contrle la dure des interventions Fournit

des
explications
si
quelqu'un veut que le sujet trait
soit clarifi.

et rsume les propos.

Suit l'ordre du jour adopt et En cas de doute : coute la


ramne la discussion au sujet
minorit, respecte la majorit et
trait.
fait ce quil lui semble quitable.

Veille ce que les propositions Essaie de prvenir les conflits et


soient claires, prcises et concises.
d'en favoriser pacifiquement et
constructivement la rsolution le
cas chant.

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Peut apporter de linformation aidant le processus de dcision, mais ne peut


participer activement aux discussions que si quelquun le remplace jusqu la
fin de la discussion et du vote (s'il y a lieu). Habituellement, elle est alors
remplace par la vice-prsidente.

Vice-prsidente :

Aide et soutient la prsidente dans sa tche et connat les dossiers. Remplace


la prsidente au besoin.

La secrtaire :

Prend des notes lors des runions en vue de rdiger les procs-verbaux. Elle
gardera aussi jour les autres registres quun organisme peut avoir et qui sont
la constitution, les politiques, les procdures et les rglements.

La trsorire :

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Fait la comptabilit de l'organisme. Peut ou doit prendre des notes, si les


dcisions prises en runion lui donnent du travail de comptabilit afin de ne
rien oublier.

Parfois les rles de secrtaire et de trsorire sont


tenus par une seule et mme personne qui porte alors
le titre de secrtaire-trsorire. Mais en gnral, il
est recommand de rpartir les tches afin de
mnager les bnvoles.
Les autres membres :
Ont le pouvoir d'lire et de rvoquer les administratrices, d'tablir,
de ratifier ou de rejeter les rglements.

Elles doivent tre motives par la cause de l'organisme, participer et


tre attentives au droulement de la runion et respectueuses des
personnes et des rglements prtablis.

Toutes ont le droit, le devoir et le privilge de s'entraider pour tre efficaces


dans les rles qu'elles jouent dans leur conseil ou comit. Car une runion
efficace a pour base des membres efficaces.
Les dirigeantes de l'organisme reprsentent l'ensemble des membres. Ce sont
elles qui dcident quelle direction va prendre le bateau. La prsidente n'a en
fait que peu de pouvoir et est linstrument du pouvoir des membres. Elle est un
peu comme le gouvernail d'un navire, mais ne manuvre qu'occasionnellement la
barre, et jamais seule, de toute faon.

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C.3 - LES TECHNIQUES DE PRISE DE DCISION


C.3.a - Mthode classique :
Lorsqu'une question ou un problme est
pos

l'assemble, un premier tour de table


est
fait
en
laissant une chance gale chacune
d'exprimer
son
point de vue et d'apporter des
informations pertinentes
concernant le sujet l'tude. La prsidente essaie alors de rsumer
les points de vue et de les concilier. D'autres tours de table peuvent
s'ajouter si la situation l'exige et si l'horaire le permet.

Une proposition est gnralement faite lorsque quelqu'un juge que les
informations sont suffisantes et que l'analyse de celles-ci est convenable
et permet la formulation d'une proposition suffisamment claire qui
obtiendra de l'appui.

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La personne qui se sent alors inspire, dit alors : Je propose que la


proposition suivante soit adopte :
Ensuite, cette proposition doit tre appuye par un autre membre qui
dit : J'appuie ! La prsidente rpte ensuite la proposition et
nomme celle qui la propose et celle qui la appuye. Une proposition
est alors obtenue et la discussion son sujet peut commencer.
Un vote ou des modifications peuvent ensuite tre faits. Si on vote,
la rgle habituelle est d'obtenir la majorit absolue soit 50 % + 1.
Dans certains cas particuliers, il faudra un appui des 2/3 des
membres.

Une fois qu'une proposition est


adopte, elle devient
une rsolution.

Cest la chenille qui


devient le papillon.

Si quelqu'un veut modifier une proposition avant mme qu'elle ne soit


adopte, la personne qui a fait la proposition initiale et la personne qui
l'a appuye doivent accepter la modification.
Autrement, la
proposition non modifie passe au vote, et si la proposition est
rejete, on revient la discussion afin de trouver une proposition plus
populaire.

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Un amendement est une modification que l'on apporte soit une proposition
(seulement si le proposeur et lappuyeur sont daccord) ou une rsolution.
Comme pour la proposition, un amendement se propose, s'appuie et s'nonce
avant d'tre discut.

Si un membre veut prendre la parole au sujet dune proposition, un


amendement ou un sous-amendement, il faut dabord quils aient t
proposs par un membre de lassemble, accepts par la prsidente,
puis appuys par un autre membre de lassemble.

C.3.b - Prise de dcision par consensus :


Mthode par laquelle un groupe entier de personnes peut
en venir un consentement* unanime sur une dcision
prendre sur un sujet donn.
Les ides de toutes les participantes sont rassembles et
synthtises afin den arriver une dcision acceptable pour toutes.
Cette mthode, quoique plus laborieuse,
aurait lavantage de
renforcir les liens interpersonnels en plus den arriver de meilleures
solutions long terme.

*Notez l-dessus que consentement ne veut pas dire ncessairement plein


accord. Une personne peut avoir des rserves quant une dcision, mais
peut vivre avec et dcider de donner une chance l'ide. Mais si une
personne croit trs fortement que, moralement parlant, la dcision
propose est inacceptable en sa conscience, elle a le devoir de bloquer le
passage de cette proposition, mme si elle est la seule s'opposer.

21

Pour plus d'information sur la prise de dcision par consensus, voir la


section bibliographie et ressources .

C.3.c - Variante possible pour laborer un programme, un plan


d'action, un horaire, etc. :
La vice-prsidente crit sur un tableau de confrence les propositions
de l'assemble au fur et mesure que les accords se forment,
pendant que la prsidente anime en cherchant le consensus.

C.4 - Techniques de recherche d'ides :


Remue-mninges :
Le problme est pos, les participantes
lancent les ides de solutions qui leur
viennent en tte et quelqu'un les prend en note sur un
tableau de confrence (flip chart) ou un transparent.
vient qu'aprs.

Lanalyse ne

Sous-groupes de discussion :
On se rpartit en petits groupes, quelquun
prend les ides en note, on revient ensemble,
les porte-parole partagent les rsultats que
l'on peut crire sur un tableau ou un transparent. Particulirement
utile dans le cas o l'assemble est nombreuse.

22

Auto-examen ou remue-mninges personnel :


Dans le silence, chacun note ses ides et les
partage ensuite avec le groupe tour de rle.
Quelqu'un les note sur un tableau ou un
transparent.

C.5- Les assembles gnrales annuelles

Une assemble gnrale annuelle

Une runion ordinaire

est une runion des


membres d'une association
quelconque.

est une runion des


administrateurs du conseil
d'administration ou de
personnes sigeant un comit.

La loi sur les corporations impose une runion des membres, une
assemble gnrale au moins tous les 18 mois... normalement elle a lieu
annuellement mais on peut la repousser tous les 18 mois.

23

L'AGA est obligatoire pour revoir les tats financiers vrifis par les
comptables, apporter des changements aux rglements gnraux
(constitution), recevoir un rapport annuel (soit par une directrice
gnrale ou le conseil d'administration), lire les administratrices au
conseil d'administration.

Il est gnralement recommand de


choisir une personne qui nest pas
implique dans lorganisme et surtout pas
dans le conseil dadministration pour faire
lanimation dune AGA.

Dans la mesure du possible, les agentes du Rseau communautaire


peuvent, selon leur disponibilit, faire lanimation dAGA ou vous
mettre en contact avec dautres animatrices qualifies.

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