El entorno de Word 2013

Elementos de la pantalla
Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos ms adelante), para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que
debes tomar las imgenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idntico a lo que veas en tu pantalla.

Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas
fcilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos trminos.
Comentemos, a grandes rasgos, las caractersticas de cada elemento.
1. La barra de herramientas de acceso rpido

contiene, normalmente, las opciones que ms frecuentemente se utilizan.

El primer botn no pertenece realmente a esta barra y al pulsarlo abre un desplegable con las opciones de restaurar, mover, minimizar, maximizar y
cerrar. Los siguientes botones son Guardar, Deshacer (para deshacer la ltima accin realizada) y Rehacer (para recuperar la accin que hemos
deshecho). El ltimo botn abre el desplegable para personalzar los botones que aparecen en esta barra, visita el siguiente avanzado donde se explica
cmo hacerlo

2. La barra de ttulo, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que se est visualizando, adems del nombre del
programa. La acompaan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno
Windows.
3 y 4. La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades
necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en pestaas que engloban categoras lgicas. Para cada pestaa hay una cinta de opciones
diferente. Las veremos en detalle ms adelante.
5. Los botones para obtener ayuda, cambiar la presentacin de la cinta de opciones, minimizar, maximizar y cerrar.
6. Las barras de desplazamiento permiten la visualizacin del contenido que no cabe en la ventana. Hay una para desplazar el documento de forma
vertical y otra de forma horizontal. En la imagen slo se ve la verivcal, si la hoja fuese ms ancha que la ventana, tambin veramos una barra de
desplazamiento horizontal en la zona inferior.

7. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada ser el tamao real, 100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom
deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrndolo.
8. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizar la hoja del documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresin.
Esto significa que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimir. Otros modos son para leer y para diseo web.
9. La barra de estado muestra informacin del estado del documento, como el nmero de pginas y palabras, o el idioma en que se est redactando.
Podremos modificar esta informacin si hacemos clic sobre ella, ya que normalmente son realmente botones.

Guardar y abrir documentos

Guardar y Guardar como

Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la pestaa Archivo, o bien el icono

de la barra de

acceso rpido.
- Al utilizar el comando Guardar como, Word que te permite elegir el dispositivo donde vas a guardar el documento, cambiar el nombre del archivo, el
tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el documento ya haba sido guardado, lo que hars ser guardar las modificaciones realizadas en l en
un archivo diferente. De este modo podrs conservar el original y la copia modificada por separado.
La primera pantalla que aparece al utilizar Guardar como es la siguiente.

En esta pantalla se puede elegir la ubicacin (dispositivo) y la carpeta donde vamos a guardar el archivo.

El dispositivo ms utilizado es nuestro propio ordenador, es decir, la opcin Equipo.Tambin podemos elegir otras ubicaciones como SkyDrive. Si
hacemos clic en Agregar un sitio nos mostrar otra pantalla para elegir entre SharePoint y SkyDrive. Tambin podemos elegir otras ubicaciones en la
web.
Una vez elegida la ubicacin podemos elegir una carpeta dentro de esa ubicacin. Podemos hacer clic en una de las carpetas que se nos muestran
en la parte derecha de la pantalla o podemos buscar otra carpeta haciendo clic en Examinar. En ambos casos se abrir un cuadro de dilogo similar al
que ves a continuacin

- Al utilizar el comando Guardar (tambin CTRL+G) o el icono

no se abrir ningn cuadro de dilogo, simplemente se guardarn los cambios. A

excepcin de un documento que nunca ha sido guardado, en ese caso s que se abrir el cuadro de dilogo para que elijas el nombre y ubicacin que
quieras darle.
En funcin de la versin de Windows que utilices, la ventana ser de una forma u otra. Aun as, aunque la esttica y botones cambien ligeramente, la
base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en cuenta:
- Dnde se guarda
- El nombre del archivo
- El tipo del archivo
Veamos cmo elegir estos parmetros:
Dnde se guarda:
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en que estamos situados, en este caso otros_word.
Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.
Lo habitual es elegir una de las carpetas recientes pero la primera vez que guardamos un documento y cuando pulsamos el botn Examinar la
carpeta que se muestre sea la que est destinada por defecto a guardar los documentos. Para ver cmo cambiar esa carpeta predeterminada, visita
este tema avanzado.

La imagen de muestra est basada en el cuadro que se presentara en un sistema Windows 7. Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir
otra carpeta. O bien puedes ir explorando las subcarpetas desde la zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la
tecla RETROCESO para volver al nivel superior.
Otra forma de explorar carpetas es desde el ttulo superior, en la imagen Bibliotecas > Documentos. Para ello, deberas pulsar la flecha negra que
separa cada nivel de carpetas y elegir en el submen en cul te quieres situar.

Si quieres, puedes pulsar el botn Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo.
En Windows XP, por ejemplo, el sistema es algo distinto. En la zona superior, en vez de pulsar sobre la flecha, debers utilizar el
desplegable Guardar en para elegir la carpeta.
Para crear una nueva carpeta deberas utilizar el siguiente icono

EJEMPLO

Hacer el siguiente documento y guardarlo en el escritorio.

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INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO PBLICO

JOS ARNALDO SABOGAL DIEGUEZ
CREADO R.M. N 100-85-ED
REVALIDADO R.D. N 0342-2006 ED
1. AGROPECUARIA R.D. N1013-86-ED - PRODUCCIN AGROPECUARIA RD.N 0164-2010-ED
2. ENFERMERA TCNICA R.D. N 2057-88-ED
3. CONTABILIDAD R.S.D. N 084-92 RENOM-SAS/DIRE-D.GES Y R.D. N 0553 -97-ED
4. COMPUTACIN E INFORMTICA R.D. N 1034-2009-ED
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Estilos
Introduccin
Los estilos sirven para indicar a cada elemento del texto cul es su funcin en el mismo (o cul es su naturaleza) y para darle formato.
Por ejemplo, existe el estilo Ttulo 1, y el estilo Ttulo 2. Los nmeros no son simples formas de diferenciar uno de otro, sino que denotan una
jerarqua. El Ttulo 1 ser el ttulo principal, y elTtulo 2 ser un ttulo situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iramos desencaminados si decimos que
los estilos ayudan a definir la estructura del documento.

Adems, los estilos incluyen un formato que se aplicar al texto y que cambiar aspectos como su color, su tamao o la distancia que mantendr
con los elementos colindantes. Podremos escoger entre los formatos predeterminados, o crear uno personalizado.
Los encontraremos en la pestaa Inicio > grupo Estilos de la cinta.

Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable

para ver todos los estilos disponibles y ms opciones (Crear estilo, Borrar

formato y Aplcar estilos)

Tambin puedes realizar funciones parecidas desde el Panel de estilos que se abre haciendo clic en el botn del extremo derecho inferior del
grupo Estilos o pulsando la combinacin de teclas CTRL+ALT+MAYS+S.

La principal diferencia con la pestaa Estilos, es que podemos elegir entre mostrar o no mostar una vista previa de su formato mediante la casilla
inferior Mostrar vista previa.

Ejemplo: Aplicar distintos estilos, recordar que esta en pestaa inicio -> estilos
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INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO PBLICO

JOS ARNALDO SABOGAL DIEGUEZ
INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO PBLICO
JOS ARNALDO SABOGAL DIEGUEZ
INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO PBLICO
JOS ARNALDO SABOGAL DIEGUEZ
INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO PBLICO
JOS ARNALDO SABOGAL DIEGUEZ
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Diseo de pgina
Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe
un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina, donde tambin podremos encontrar
herramientas para seleccionar la Orientacin,Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la
opcin Mrgenes Personalizados.

Tambin es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a utilizar en la impresin. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista
de Tamaos

predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la

opcin Ms tamaos de papel.

Tablas
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto, nmeros o grficos.

Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por
ejemplo, obtener el valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en
sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet aunque no est recomendado, ya que en HTML
hay otras posibilidades de maquetacin ms apropiadas.
Las tablas son una forma de organizar los datos mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos.

Crear tablas

Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaa Insertar > grupo Tablas > botn Tabla. All encontraremos las tres posibles formas de

crear tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratn sobre ella se colorear
en naranja la seleccin que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la seleccin se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo
de la imagen estaramos creando una tabla de 3x3.

2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite especificar el nmero de filas y columnas para la tabla.
3. La tercera opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla. El cursor tomar forma de lpiz y simplemente iremos dibujando las lneas que la formarn.
Esta opcin es ms lenta, pero puede resultar muy til para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.

Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una pestaa
de Herramientas de tabla. En su pestaa Diseo > grupoBordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarn a dar el diseo deseado a la
tabla.
Podemos elegir el estilo, grosor y color del borde y el cursor tomar forma de pluma para que modifiquemos el diseo de los bordes de la tabla.

Si quremos modificar la estructura de la tabla iremos a la pestaa de Herramientas de tabla > Presentacin > grupo Dibujar, y a continuacin
pulsar sobre Dibujar tabla

Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiar el dibujo del cursor y nos permitir eliminar cualquier lnea de la tabla
simplemente haciendo clic sobre ella.

Imgenes y grficos
Introduccin
En la mayora de casos, nuestro documento se ver muy enriquecido si incorpora fotografas, grficos, vdeos y cualquier otro objeto que apoye su
contenido con material ms visual. Por eso cada nueva versin de Word se ocupa de ir mejorando las herramientas de ilustraciones, facilitando su
insercin y su retoque y ajuste.

Los

elementos

de

que

consta

Word

se

encuentran

en

la

pestaa Insertar >

grupo Ilustraciones,

son

los

siguientes:

- Imgenes. Inserta una imagen o foto guardada en el disco. Pueden ser imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet, de
programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG, GIF o PNG. Sobre estas imgenes se pueden realizar
algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por puntos o
pixels que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero en
ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general,
nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales.
- Imgenes en lnea. Se abrir una ventana para que elijas entre Imgenes prediseadas de Office.com o Bsqueda de imgenes en Bing. Si
tienes SkyDrive tambin aparecer como una opcin ms. Es necesario estar conectado a Internet.
Las imgenes prediseadas son imgenes disponibles en la web de Office.com. Hay imgenes que estn construidas utilizando vectores,
llamadas Redimensionables por Microsoft, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin perder resolucin. Tambin se pueden desagrupar
en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que estn basadas en una fotografa). Tambin hay
imgenes fotogrficas no vectoriales. Todas son propiedad de Microsoft que las cede para sus usuarios de Word bajo determinadas condiciones para
usos no comerciales.
Si buscamos imgenes con Bing obtendremos imgenes de la web.

- Formas. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. Estos grficos tambin son vectoriales.
- SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
- Grfico. Representacin de datos en forma grfica.
- Captura. Son trozos de la pantalla capturadas por el usuario.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para
ello disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las
pestaas Diseo y Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una componente grfica atractiva. A lo largo de esta unidad iremos
ampliando estos conceptos.

Tipos de archivos
Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los ms utilizados. Un formato grfico se identifica por
el tipo de archivo, y se reconoce por la extensin del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.
- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con
muchos tonos.
- GIF. Tambin se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresin con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite
crear grficos animados.

- BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.
- PNG. Moderno formato que permite compresin. Se suele utilizar en internet como alternativa al GIF, porque tambin permite transparencias.
- WMF. Formato de la mayora de imgenes prediseadas de Word, normalmente de las vectoriales.

Ejemplo
Buscar 3 imgenes cualesquiera y hacer una pequea descripcin de cada una de ellas y luego guardar el
documento.

Organigramas y diagramas
Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos grficos. Un organigrama es un elemento grfico que
representa una organizacin, normalmente jerrquica, por ejemplo la organizacin de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una organizacin jerrquica, puede representar desde un
grupo de elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los pasos o
componentes con una secuencia lgica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas especficas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

12.2. Crear un organigrama

Crear organigrama
Para insertar un diagrama debemos:
- Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrir este cuadro de dilogo, donde debers seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros
seleccionaremos el tipo Jerarqua.

Nos dibuja un organigrama bsico de varios niveles similar al que puedes ver en la siguiente figura.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos.
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.

Agregar formas

Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el tringulo negro de la derecha podemos
seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como
es nico no puede tener compaero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A.
Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo B es compaero de C y viceversa.
Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.

Ejemplo Adicional
Realizar el siguiente organigrama: