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Definir las unidades organizativas para la Gestin financiera es obligatorio, es decir, tiene que
definir estas unidades para poder implementar el componente Gestin financiera.
Unidad organizativa
Definicin
Sociedad GL
Opcional
Sociedad
Obligatorio
Divisin
Opcional
Parametrizacin bsica
Plan de cuentas
Obligatorio
Ejercicio
Obligatorio
Monedas
Obligatorio
Las unidades organizativas son independientes entre s en esta etapa, ejemplos de unidades
organizativas:
Componentes y unidades organizativas
Componente
Unidad organizativa
Comercial
Organizacin de ventas,...
Logstica
Organizacin de compras,...
Gestin financiera
Sociedad,...
Controlling
Sociedad CO,...
Recursos humanos
Grupos de personal,...
Los grupos de cuentas se definen antes de crear las cuentas de mayor. Para obtener ms
informacin, vase Grupo de cuentas.
El Balance nos permite conocer la situacin financiera de la empresa en un momento
determinado: el Balance nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe.
La Cuenta de Resultados recoge el beneficio o prdida que obtiene la empresa a lo largo de
su ejercicio econmico (normalmente de un ao).
En el Activo se recogen los destinos de los fondos ARDF y en el Pasivo los orgenes P
ROF.
Vamos a explicarnos: si una empresa pide un crdito a un banco para comprar un camin, el
crdito del banco ir en el Pasivo (es el origen de los fondos que entran en la empresa),
mientras que el camin ir en el Activo (es el destino que se le ha dado al dinero que ha
entrado
en
la
empresa).
Las trminos Activo y Pasivo pueden dar lugar a confusin, ya que pudiera pensarse que el
Activo recoge lo que tiene la empresa y el Pasivo lo que debe. Esto no es correcto, ya que por
ejemplo los fondos propios van en el Pasivo.
Y por qu van los fondos propios en el Pasivo?
La respuesta es porque son orgenes de fondos.
Si, por ejemplo, en el caso anterior se hubiera financiado la compra del camin con
aportaciones de los socios: cul sera el origen de los fondos que entran en la empresa? los
fondos propios aportados por los accionistas.
Vamos a distinguir entre varios Balances, segn el momento en que se obtengan: Balance de
apertura: al comienzo del ejercicio; nos permite conocer con que recursos cuenta la empresa
para iniciar su ejercicio econmico. Balances parciales: a cierre del mes, trimestre, semestre,
o con la periodicidad que se quiera; nos permite conocer la situacin de la empresa en esos
momentos determinados. Balance final: al cierre del ejercicio; nos permite conocer como
queda la situacin financiera de la empresa una vez finalizado su ejercicio econmico
(normalmente el 31 de diciembre, aunque podra ser otra fecha del ao).
Libro Diario
El Libro Diario recoge por orden cronolgico todas las operaciones que se van produciendo en una
empresa. Cada operacin contable origina un apunte que denominamos asiento y que se
caracteriza porque tiene una doble entrada: en la parte de la izquierda ( Debe) se recoge el destino
que se le da a los recursos, y en la parte de la derecha (Haber) el origen de esos recursos.
Debe = Destino de Los recursos = izquierda;
Libro Mayor
El Libro Mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario.
Cada pgina del Libro Mayor tiene dos columnas, la de la izquierda que se denomina "Debe" y la de
la derecha "Haber", que coinciden con las del Libro Diario; es decir, un apunte en el "Debe" en el
Libro Diario se recoge tambin en el "Debe" de la cuenta correspondiente del Libro Mayor.
Cuenta:
Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones
realizadas en los diferentes conceptos del activo, pasivo y del capital.
Nombre de la cuenta:
El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que
controla.
MOVIMIENTOS Y SALDOS:
Movimiento deudor: Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta.
Movimiento acreedor: Se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.
Saldo: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos:
Saldo deudor
Saldo acreedor
Saldo deudor: Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el
acreedor.
Saldo acreedor: Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el
deudor.
Cuenta saldada o cerrada: Una cuenta esta saldada o cerrada cuando sus movimientos son
iguales.
El libro Diario es el que recibe los dbitos y crditos diariamente el Mayor corresponde a las
anotaciones del Diario, pero anotando en cada cuenta el resumen de los asientos del Diario.
Nombre de la Cuenta
Debe
Haber
ejercicios anteriores, para su traspaso a otras cuentas de reservas, o bien para incrementar la
cantidad a distribuir en otros ejercicios posteriores.
Como resumen de todo lo indicado, consideremos el siguiente ejemplo:
La Junta General de Accionistas de la Sociedad W, aprob las cuentas del ejercicio 1.9X6 y la
siguiente distribucin de beneficios:
Beneficio despus de impuestos 5.000 u.m
Compensacin de prdidas de ejercicios anteriores 1.000
Dividendo activo a pagar 3.000
Reserva Legal 500
Reserva voluntaria 400
Remanente 100
El asiento correspondiente a este acuerdo de distribucin sera el siguiente:
5.000 Prdidas y Ganancias (129)
a Resultados negativos de ejercicios anteriores (121) 1.000
a Reserva legal (112) 500
a Reserva Voluntaria (117) 400
a Remanente (120) 100
a Dividendo activo a pagar (525) 3.000
y en el momento de hacer efectivo el dividendo activo:
3.000 Dividendo activo a pagar (525)
a Bancos c/c 3.000
El plan de cuentas
El grupo de cuentas
Mediante el grupo de cuentas, se agrupan las cuentas similares y se controla la creacin y
modificacin de registros maestros. Controlan:
o
Los grupos de cuentas se definen antes de crear las cuentas de mayor. Para obtener ms
informacin, vase Grupo de cuentas.
Gestin financiera (nuevo) > Contabilidad principal (nuevo) > Datos maestros >
Cuentas de mayor > Tratamiento inicial > Definir Grupo de Cuentas (OBD4)
Al seleccionar la lnea y hacer doble click sobre ella se entra la parte de forma de creacin de
cuentas.
Los intervalos de nmeros para grupos de cuentas de mayor pueden solaparse. En
consecuencia, para las cuentas de mayor que no desee asignar a una rea funcional en
concreto, se puede crear un grupo de cuentas separado cuyo intervalo de nmeros est ya
contenido dentro de otro grupo de cuentas. El intervalo de nmeros de un grupo de cuentas se
puede modificar posteriormente. Para obtener ms informacin, vase Modificacin del grupo
de cuentas.
Gestin financiera y la contabilidad de costes/ingresos comparten el plan de cuentas. Las
partidas de un plan de cuentas pueden ser cuentas de gastos o de ingresos en Gestin
financiera, o clases de coste o de ingresos en contabilidad de costes/ingresos.
Tipo de Moneda en la cuenta
Al crear la cuenta puede dejarse opcional el registro de la moneda, si no se define al momento
de crear la cuenta el tipo de moneda a registrarse los movimientos el sistema la toma de la
moneda definida en la sociedad FI.
Cuentas de Compensacin
Las clases de coste primario CO son las cuentas de prdidas y ganancias (P&L = profit and
loss en ingls), las clases de coste secundario slo existen en CO y no existen en FI. Las
contabilizaciones CO que traspasan los lmites entre sociedad o divisin, y que contienen
costes primarios y/o secundarios, se deben pasar a FI. Slo entonces es posible elaborar una
cuenta de prdidas y ganancias reconciliada y un balance.
Cuentas de impuestos (no se necesita informacin detallada, ya que los datos fiscales
aparecen y se verifican en el documento).
Gestin financiera (nuevo) > Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo) > Libros
> Ledger > Activar mtodo de costes de ventas
Verificar esquemas de Clculo (impuestos)
Secuencia de Acceso
Definir Clase de Condicin
Definir esquemas
Set son utilizados para agrupar conjuntos de nmeros para un campo especfico pueden
crearse en la parte de sistemas info no en el IMG.
Existe tambin la validacin y la substitucin avanzada.
Populate data = pasar datos de una tabla a otra
Los centros de costo se utilizan para costos y para capturar todos los datos de pasar datos a
las reas funcionales.
Posting: The process of transferring entries from a journal of original entry to a ledger book.
Posting en espaol es contabilizacin.
Deben activarse las reas de substitucin para cada sociedad.
Conexin con RH
Transaccin FS00 para crear cuentas de GL
Transaccin OBYG para efectuar el mapeo de las cuentas simblicas y las cuentas de GL.
Tcode: OBYG (Balance sheet accounts)
Tcode: OBYE (Expense Accounts)
Tcode: OBYU (Vendor Accounts).
Facturacin Electrnica
Rgimen optativo de facturacin electrnica FACE para la autorizacin, emisin, transmisin,
conservacin, almacenamiento y control de facturas y notas de crdito y dbito por medios
electrnicos y el resguardo de electrnico de copias de facturas, notas de crdito y dbito
emitidos en papel.
SAP PI, significa, definicin de SAP mediante, Process Integration, o en nuestro querido
idioma espaol Integracin de procesos (y podemos agregar de Datos), anteriormente en la
versin previa era llamado SAP XI o eXchange Infrastructure.
Cryptographic Library for SNC Secure Network Communications (SNC) Personal Security
Environment (PSE).