Petit guide daide au montage de

projets europens
Quelques conseils pour le 7me PCRD

Catherine DAUMAS (CEA/Clora)

Charlotte JAGOT (Ifremer/Clora)
Jo PRIEUR (Onera/Clora)
Janvier 2007

CLORA
Club des Organismes de Recherche Associs

Petit Guide daide au montage de projets europens

me
Quelques conseils pour le 7
PCRD

TABLE DES MATIERES

Avant propos .......................................................................................................................... 2
1/ Dcider de lancer un projet europen......................................................................... 3
Pourquoi participer au 7me PCRD?............................................................................... 3
Les fausses illusions ........................................................................................................... 3
Avant de commencer ...................................................................................................... 3
2/ Les cls dun consortium performant......................................................................... 4
Etre coordinateur ................................................................................................................. 4
Choisir le bon partenaire .................................................................................................... 5
Quel partenariat quilibr et efficace ? ............................................................................ 5
Comment trouver des partenaires ? ................................................................................. 5
3/ Prparer sa proposition .................................................................................................. 6
Se poser les bonnes questions ......................................................................................... 6
Avant de se lancer dans lcriture de la proposition .................................................. 6
Comprendre les schmas de financement ...................................................................... 6
Initier des relations avec la Commission europenne ................................................... 7
4/ La rdaction du projet ..................................................................................................... 9
La phase prparatoire de rdaction.................................................................................. 9
Le titre : un lment essentiel............................................................................................ 9
Garder toujours en tte les critres dvaluation............................................................ 9
Quelques conseils utiles................................................................................................... 10
La rdaction du projet....................................................................................................... 10
Les piges viter ............................................................................................................ 12
5/ La soumission & lvaluation ...................................................................................... 13
La soumission .................................................................................................................... 13
Les critres dligibilit...................................................................................................... 13
Le choix des valuateurs.................................................................................................. 14
Les critres dvaluation, scores et seuils ..................................................................... 14
La rpartition des propositions ligibles......................................................................... 15
Le briefing des valuateurs ....................................................................................... 15
Les valuations individuelles ........................................................................................... 15
Le consensus (Runions et Rapport)............................................................................. 15
Les auditions (facultatif).................................................................................................... 16
Extended panel ........................................................................................................... 16
Finalisation et notification................................................................................................. 16
Quelques derniers conseils .............................................................................................. 17
Annexe : Trouver les documents relatifs au 7 me PCRD ............................................. 18

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Avant propos
Les premiers appels propositions du 7me PCRD ont t publis le 22 dcembre 2006.
Aprs plus dun an et demi de ngociations interinstitutionnelles, le volet oprationnel du 7me
PCRD est aujourdhui lanc. Grce au partage dexpriences avec les bureaux membres
dIGLO 1 (Informal group of R&D liaison offices) Bruxelles et au suivi de plusieurs
formations, nous vous proposons ici un petit guide regroupant des conseils et les piges
viter lors du montage de projet europen. La plupart de ces indications sont identiques
celles applicables aux participations aux anciens programmes-cadres.
La lecture de ce guide ne dispense pas de celle des divers documents mis (ou
mettre) par la Commission europenne (textes des appels propositions, programmes
de travail, guides et manuels divers pour les proposants, pour les valuations, pour les
ngociations de projets, etc.). Il sagit dun document non dfinitif qui sera appel voluer
avec la pratique du 7me PCRD.

Site IGLO : http://www.iglortd.org/

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1/ Dcider de lancer un projet europen

Pourquoi participer au 7me PCRD?
Le montage de projets europens est souvent qualifi dardu et, compte tenu du taux de
succs limit, il peut parfois sembler rdhibitoire de saventurer dans un tel processus.
Pourtant plusieurs bonnes raisons peuvent vous conduire participer au 7me PCRD :
Vous voulez avoir une exprience des projets europens, vous familiariser avec les
instruments et politiques europennes et largir votre rseau de partenaires.
Une exprience fructueuse dun prcdent projet vous amne vous engager
nouveau.
Le cofinancement du projet vous permettra de raliser des activits prvues dans
votre plan dactions.
Les fausses illusions
Cependant, ds le dpart, il ne faut pas se mprendre sur la dmarche et voici quelques
illusions dont il faut se dfaire rapidement :
La participation un projet europen est une source dargent facile.
Il est possible de remporter un appel propositions sans rel contenu europen ou
lien avec les politiques europennes.
Il est possible dtre slectionn sans avoir identifi avec attention le bon programme
de travail ou le bon appel.
Il est possible de remporter un appel propositions sans respecter tous les critres
dligibilit.
Avant de commencer
Vous devez avoir une ide innovante qui contribuera la ralisation du programme de
travail et des objectifs fixs dans lappel.
Ensuite, il vous faudra rpondre ces 7 questions :
- Quel type de projet allez-vous mener ? (son tendue, ses limites, ses objectifs et les
rsultats viss, notamment limpact attendu ?)
- Que comptez -vous faire des rsultats ?
- Avec qui allez-vous le monter ? (consortium et responsabilits ?)
- Pourquoi doit-il tre financ par la Commission ? (valeur ajoute europenne ?)
- Comment allez-vous le mener terme (management, mthodologie ?)
- Combien cela va-t-il coter ? (plan budgtaire et contribution communautaire ?)
- Suis-je prt tre coordinateur et donc tre en premire ligne au sein du
consortium et vis--vis de la Commission ?
Si votre projet est slectionn et men bien, outre le cofinancement europen, vous aurez
gagn de bonnes rfrences, une visibilit positive auprs de la Commission et de
vos pairs, dcouvert peut-tre des synergies et complmentarits insouponnes
avec dautres partenaires, et surtout vous augmenterez vos chances de succs avec
dautres projets, europens ou non. Le bnfice est dautant plus grand que vous tes
le coordinateur du projet auquel vous participez.

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2/ Les cls dun consortium performant

Dans les rgles de participation, il est stipul quun consortium dau moins 3 partenaires de
trois Etats membres ou associs diffrents est ncessaire pour participer au 7me PCRD.
Cest la rgle gnrale mais celle-ci comporte des exceptions. Ainsi, pour lERC2, les actions
de soutien et de coordination, et les actions de formation, une seule entit peut proposer un
projet. Pour les projets de coopration internationale, 4 participants sont ncessaires dont 2
issus des Etats membres ou associs et 2 des pays ICPC3. Il est cependant ncessaire de
consulter le programme de travail et lappel propositions car des prcisions, rgles
particulires ou drogations peuvent y tre apportes.
Vous devrez toujours garder en tte que la formation du consortium doit se faire en tenant
compte des objectifs du projet. Chaque partenaire doit apporter une vraie valeur
ajoute au projet ; ne prenez pas de partenaires alibis .
Le coordinateur doit tre expriment et enthousiaste, avoir des qualits relationnelles et de
ngociateur, avoir du temps et des ressources disponibles pour mener bien le projet.
Quant au choix des partenaires, il est galement trs important : ils doivent tre motivs et
engags dans le projet. Il peut tre judicieux de vrifier au pralable la rputation et les
ressources des ventuels partenaires et de considrer ds le dpart les barrires
linguistiques et culturelles car il faudra dvelopper une confiance mutuelle dans la gestion du
projet. Par ailleurs, le consortium doit tre quilibr, c'est--dire que les missions de chaque
partenaire doivent tre complmentaires.
Etre coordinateur
Son rle :

Il sera responsable de la coordination entre tous les partenaires (selon la

taille du projet, avoir un coordonnateur adjoint comme relais est
conseill) ;
Il sera le point de rfrence du scientific officer (ou project officer );
Il ngociera et signera les contrats ;
Il sera responsable du projet.

Les valuateurs des propositions accordent une importance particulire :

Son exprience pralable en matire de projets europens et celle de
linstitut : savoir si les supports ncessaires (administratif, financier)
existent au niveau de linstitution ;
Son profil (CV) ;
La stabilit financire de linstitution ;
Lexistence dun plan crdible de management du consortium.

European research council , Conseil europen de la recherche qui financera les activits de recherche
fondamentale.
3
International cooperation partner countries (anciennement pays INCO dans le 6me PCRD) :
http://cordis.europa.eu/fp7/partner-countries_en.html

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Choisir le bon partenaire

Un bon partenaire sera :
Un partenaire actif ;
Qui contribue au contenu et apporte de la substance au projet ;
Avec de lexprience dans la coordination de projet ;
Impliqu dans la prparation du projet et qui se sent responsable ;
Avec des comptences techniques et linguistiques ;
Avec un rseau de partenaires tablis (Bruxelles, national, Europen )
Avec lequel la coopration pourra aller au-del de la dure du projet ;
Engag et motiv autrement que par le financement!
Quel partenariat quilibr et efficace ?
Un partenariat quilibr et efficace sera caractris par :
La coopration active de tous les partenaires ;
Une distribution quilibre des rles 4 ;
Un nombre suffisant de partenaires qui ont une exprience des projets
internationaux et communautaires ;
Un partage des risques ;
Des rgles claires et dmocratiques pour la prise de dcision dfinies en
amont (les aspects de proprit intellectuelle, notamment lorsque des
entreprises sont impliques doivent tre clarifies dans laccord de
consortium) ;
Une participation de PMEs ;
Un quilibre gographique (ne ngligez pas les nouveaux Etats membres
ni les pays candidats) ;
Un quilibre des genres dans le partenariat.
Comment trouver des partenaires ?
Cordis : http://cordis.europa.eu/fp7/partners_en.html (pas encore en service)
Points de contact nationaux : http://cordis.europa.eu/fp7/get-support_en.html
Journe dinformations de la Commission europenne :
http://ec.europa.eu/research/headlines/archives_diary_en.cfm
En crivant au CLORA : secretariat@clora.net
IGLO : http://www.iglortd.org/
Associations europennes : http://www.hyperion.ie/euassociations.htm
Plateformes technologiques : http://cordis.europa.eu/technology-platforms/home_en.html
Sur la base dexperts : http://cordis.europa.eu/fp6/experts.htm
Les partenaires/coordinateurs du FP6 : http://cordis.europa.eu/fp6/projects.htm

Vous pouvez vous rfrer au modle type suivant pour lattribution des tches :
http://www.hyperion.ie/divisionofwork.doc

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3/ Prparer sa proposition
Se poser les bonnes questions
Se lancer dans un projet europen est un processus trs comptitif, cest pourquoi, il est
important de vrifier si le projet cadre avec un certain nombre dlments qui seront
essentiels pour la slection:
Pourquoi CE projet est-il dcisif (quel est le dfi/difficult quil cherche rsoudre) ?
Ce dfi a-t-il une dimension EUROPENNE ?
Quel est limpact du projet ? Quapporte-t-il aux citoyens, lindustrie, lEurope ?
La solution nexiste t-elle pas dj ?
Pourquoi le moment est-il particulirement OPPORTUN?
Pourquoi VOTRE projet plutt quun autre devrait-il tre financ (Pourquoi vous ?)
Ainsi, voici quelques lments qui favoriseront vos chances de succs :
Si votre projet est en mesure de rpondre plusieurs appels propositions, adaptez
votre proposition chaque appel (une proposition diffrente par appel).
Ne pas oublier la dimension europenne du projet et du consortium !
Avoir une ide claire des objectifs viss pour commencer prparer la proposition de
projet.
Garder en tte que le cofinancement de ce projet na pas pour but de soutenir les
activits/bnfices de votre institut ou entreprise mais de soutenir la comptitivit et
linnovation en Europe
Avant de se lancer dans lcriture de la proposition
Lorsque le (ou les) bon(s) appel(s) propositions est (sont) identifi(s), il convient avant de
se lancer dans lcriture de la proposition, de sassurer que lon dispose de tous les lments
disponibles pour mettre toutes les chances de son ct.
En premier lieu, il est ncessaire de lire attentivement tous les documents disposition :
Le programme de travail ;
Le texte de lappel propositions ;
Le guide pour les valuations ;
Les Financial Guidelines .
Ces documents contiennent des lments techniques pour le montage de projet mais
galement des considrations plus politiques qui cadreront le projet et qui ne doivent
pas tre ngligs.
Comprendre les schmas de financement
Vous devrez tenir compte du schma de financement spcifi dans lappel
propositions. En effet, ces schmas de financement (instruments dans le 6me PCRD) ont
des objectifs divers et correspondent des tailles de projets et des contenus scientifiques
diffrents (potentiel technologique faible ou lev).
Dans le cadre du 7me PCRD, plusieurs schmas de financement ou types de contrat
sont proposs.

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Pour un projet qui a un faible potentiel technologique, les schmas de financement

principaux sont les instruments visant des groupes cibles (tels que les PME - ancien
CRAFT) ou les actions de coordination et de soutien (workshops, formations) tandis que
pour des projets potentiel technologique moyen lev (avec des dlivrables ), il
sagira plutt de projets collaboratifs. Si vous pensez quil est ncessaire de crer un rseau
afin dintgrer un domaine de recherche, il semble judicieux de se tourner vers un rseau
dexcellence.
Instrument

Nombre minimum de
participants
Selon projet

Nombre indicatif

Projets collaboratifs (grands

ou petits)

8-20

Rseaux dexcellence

15-20

Actions de soutien et de
coordination

1-20

Recherche au bnfice de
groupes spcifiques (en
particulier PME)

10

Article 169 et 171

Selon projet

Pour les priorits thmatiques du programme Coopration , les schmas de

financement mobiliss seront les projets collaboratifs, les actions de soutien et de
coordination et les rseaux dexcellence.
Pour le programme People, il sagit dune action de soutien et de coordination.
Pour le programme Ides , les projets seront financs via des subventions (starting &
advanced grants) et quelques activits seront finances via des actions de coordination et de
soutien.
Pour le programme Capacits :
- les infrastructures seront finances via des projets collaboratifs et des actions de
soutien et de coordination ;
- la recherche au profit des PME sera finance via la recherche au bnfice de
groupes spcifiques ;
- les thmatiques Rgions de la connaissance , Potentiel de recherche ,
Science dans la socit et les activits de coopration internationale seront
principalement finances via des actions de soutien et de coordination.
Initier des relations avec la Commission europenne
Contrairement aux ides reues, les fonctionnaires de la Commission ne sont pas
inaccessibles ; il ne faut pas hsiter prendre un rendez-vous ou les solliciter pour avoir
des informations complmentaires, des claircissements et savoir ainsi, ds le dpart, si le
projet correspond aux attentes nonces dans lappel et sil a de relles chances de succs
5
6

Coordination de politiques de R&D nationales.

Partenariat public/priv, base lgale pour les JTI, initiative technologique conjointe.

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Attention, il ne sagit pas de harceler les fonctionnaires, leffet serait contraire celui
recherch : il est conseill de grouper toute vos questions, vos ides et votre proposition afin
den discuter et dchanger les points de vue en un ou deux rendez-vous. Il est galement
capital didentifier un seul interlocuteur parmi les partenaires (le coordinateur du projet) qui
communiquera avec le project officer .
Ainsi, avant la soumission de projet, il est essentiel didentifier les personnes en charge la
Commission de la priorit thmatique qui vous concerne. Ces dernires devront connatre
votre nom, votre organisation, vos principaux partenaires et votre projet.
A cette fin, vous pourrez:
Proposer une runion pour prsenter lide de projet ;
Utiliser un acronyme pour le titre du projet qui soit attractif ;
Les impliquer dans le projet sans les surcharger de travail, il sagit avant tout de les
consulter.
Cette rencontre vous permettra peut tre davoir une ide de la concurrence sur cet appel ou
dobtenir une suggestion sur dventuelles complmentarits que vous devrez rechercher ou
des corrections/rorientations apporter votre projet. .
Nallez pas trop nombreux cette rencontre : il faut que soient prsents le coordinateur et
un, voire au maximum deux partenaires majeurs. Nattendez pas un quelconque
engagement de la Commission ce stade.
Ce travail de rapprochement est essentiel puisque vous devrez impliquer la Commission tout
au long du projet sil est slectionn, mme si le scientific officer qui vous reoit ce
stade nest pas forcment celui qui suivra votre projet.
En outre, vous pouvez cultiver vos relations avec la Commission via diffrents canaux : le
Clora, IGLO, les plateformes technologiques europennes, les associations europennes.

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4/ La rdaction du projet
La phase prparatoire de rdaction
La toute premire tape consiste dsigner une personne qui, dans le consortium, sera en
charge de la rdaction dune proposition liminaire (pas plus de 2 3 pages) soumettre
au consortium lors dune premire runion (penser aux qualits linguistiques, lexprience
et aux qualits rdactionnelles) afin de sassurer que tous les partenaires sont au mme
niveau de connaissances avant de rpartir les tches de chacun des partenaires.
La structure de cette proposition pourrait suivre la structure logique ci-dessous :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Mentionner le programme de travail et le schma de financement ;

Donner des lments de fond (pourquoi ce projet devrait-il tre financ ?) ;
Identifier/rdiger les dlivrables et les utilisateurs potentiels ( next user ) ;
Dterminer le titre et lacronyme du projet ;
Rdiger lobjectif de la proposition ;
Dfinir les diffrentes phases du projet ;
Indiquer les diffrentes organisations partenaires et leur rle ;
Indiquer lvaluation des cots et la dure du projet.

Le titre : un lment essentiel

Lobjectif du titre est de donner une description courte et claire du projet et de la
problmatique :
Il doit tre comprhensible et permettre didentifier immdiatement lobjet principal du
projet ;
Il est en gnral conseill de le dterminer lorsque le projet est suffisamment mr
pour tre sr quil colle au projet ;
Lacronyme doit tre facilement identifiable et mmorisable. Il sagit dun lment
trs important la fois pour les valuateurs et les project officers qui cela
facilitera la tche.
Garder toujours en tte les critres dvaluation
Les critres dvaluation sont dtaills dans le programme de travail et dans les guides mis
la disposition des proposants et des valuateurs. Ils sont adapts chaque appel.
Connatre les critres dvaluation est essentiel pour formuler et structurer votre proposition
dans le but de faciliter le travail des valuateurs.
On note dans le 7me PCRD, trois critres gnraux et labandon du critre de
relevance en tant que tel. Cette notion de relevance sera instille dans les 3 critres
suivants :
-

Qualit scientifique de la proposition ;

Impact probable
Qualit de la mise en uvre.

F Voir la partie 5 ddie lvaluation

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Quelques conseils utiles

Quelques principes fondamentaux peuvent aider bien cibler sa proposition et gagner
galement du temps. Il faut bien prendre en considration que lvaluateur a peu de temps
pour lire chaque proposition (environ 1h 2h pour une action de soutien et de
coordination ou un petit projet collaboratif). Le proposant cherchera donc faciliter le travail
de lvaluateur en :
Veillant duquer lvaluateur et linformer (des faits, des chiffres, des
graphiques, des tableaux) ;
Rpondant toutes les questions dans toutes les rubriques ;
Rpondant aux questions poses dans le formulaire de lvaluateur (cf.guide
pour lvaluation) et en les mettant en valeur (italiques). Penser quil naura que
peu de temps pour lire votre proposition parmi tant dautres et que cela lui facilitera la
tche ;
Se focalisant sur le contenu scientifique, les rsultats, le next user (celui qui
appliquera et utilisera les rsultats du projet de manire concrte) ;
Utilisant le texte de laccord de consortium qui peut comporter des parties
intressantes pour vous aider crire la rubrique management du projet .
F Voir la partie 5 ddie lvaluation
La rdaction du projet
La rdaction du projet se fait en Anglais. . Il est ncessaire de remplir tous les champs
demands tels que dcrits dans le Guide du proposant. Les explications doivent tre
claires et brves. Nhsitez pas utiliser des graphiques, tableaux et organigrammes pour
illustrer votre propos.
Il est important de se familiariser avec et de comprendre larticulation des formulaires pour
bien orienter sa proposition.
Une partie A est ddie aux aspects administratifs et financiers (formulaires A1 A3) et une
partie B se focalise sur le contenu et constitue le cur de la proposition.
Il convient de rdiger la partie B en gardant lesprit que cette partie deviendra le corps du
projet sil est slectionn. En effet, aprs ngociation, la partie B devient lannexe 1
laccord de subvention
Les formulaires remplir7 :
A1 : Summary : informations gnrales sur la proposition (titre, rsum, mots cls)
A2 : Participants : informations sur le coordinateur et les partenaires (un formulaire par
partenaire)
A3 : Budget : activits et budget-ventilation des cots
B (1 5) : corps de la proposition : objectifs, impact potentiel, composition du consortium et
ressources, management du projet, plan de mise en uvre dtaill.

Dans le cadre dappels propositions grs par dautres Directions gnrales que la DG Recherche, les
formulaires peuvent tre lgrement diffrents (DG Infso par exemple).

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Les objectifs seront dtaills dans la partie B1 intitule Scientific and/or technical
quality et dcriront :

Les objectifs scientifiques et techniques de la proposition en dtail (cf. 1.1 :

Concept and objectives ). Vous devrez r-indiquer les objectifs gnraux tels que
mentionns dans le programme de travail avec un focus sur votre projet.
Le state of the art (cf. 1.2) dans le domaine concern, les limites techniques et
comment le projet propos va dynamiser la recherche dans ce domaine. Vous devrez
faire le point sur les recherches, mthodes et technologies existantes dans ce
domaine. Il faudra donner des rfrences et tenter didentifier pourquoi ces
technologies et recherche existantes nont pas rsolu le problme. Il faudra ensuite
indiquer comment votre projet va contribuer rsoudre le problme identifi
dans le programme de travail et comment il permettra davancer par rapport
aux activits de recherche existantes.
Loriginalit de projet propos et les rsultats attendus sur le long terme au regard
de linnovation. Vous devrez prciser quelles sont vos diffrentes tapes de projet
pour atteindre les objectifs gnraux ainsi que les work packages (cf. 1.3 :
methodology & work plan). En outre, vous indiquerez ce que vous allez dvelopper
( deliverables ). Attention : la recherche nest pas un objectif en soi, les
rsultats attendus de votre projet constitueront les objectifs spcifiques. Lors des
valuations et des revues mi-parcours, les progrs raliss dans le cadre du projet
seront mesurs au regard de ces objectifs.

Il faudra ainsi clairement indiquer que vous rpondez tous les aspects du
programme de travail (objectifs, recherche, tudes, organisation et distribution
gographique). Aussi, vous devrez dmontrer que votre proposition est pertinente au
regard des objectifs de la priorit thmatique et des communications de la Commission
dans le domaine.
Le plan de travail est important car il permet au scientific officer dsign par la
Commission de suivre le projet. Il faut donc le rdiger en gardant lesprit quil faut
faciliter la tche de ce dernier. Celui-ci peut avoir en effet entre 10 et 30, voire 40 projets
grer simultanment.
La mise en uvre ( Implementation ) sera dtaille dans la partie B2.

Elle prsentera la structure de management et dorganisation du projet (cf. 2.1 :

Management structure and procedures ) en mettant en avant les procdures de
coordination, la distribution des responsabilits, les procdures de dcision et de
rsolution de conflit, la stratgie de communication et les indicateurs de performance.
Il faudra galement y tablir les responsabilits des comits, celles du coordinateur,
les diffrents work packages . Il est important de considrer ici certains
risques et dindiquer un plan B .
Pour chaque partenaire principal, une description de linstitution, ainsi que son CV
et ses projets raliss, sera faite (cf. 2.2 : individual participants ). Il faudra
expliquer pourquoi le projet a besoin de ce partenaire, quelle est son expertise et
linfrastructure quil mettra contribution. Il est aussi ncessaire de dterminer les
rles de chaque partenaire dans le projet : activits de recherche, utilisation finale, ou
multiplicateur de connaissance .
Laccord de consortium (cf. 2.3 : Consortium as a whole ) et les rgles de droits
de proprit intellectuelles seront galement mentionns ici. Lorganisation et la
distribution gographique du consortium seront dcrites. Si le projet fait appel des
sous traitants, il faudra indiquer pour quelle raison et pour quelles activits.

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Les ressources du projet (cf. 2.4 : ressources to be committed ). Ces dernires

peuvent prendre la forme dexpertise, dinfrastructures et de ressources financires. Il
faudra indiquer comment elles seront utilises de manire efficace dans le projet.

Limpact potentiel ( Impact ) sera dcrit dans la partie B3 :

Limpact attendu en tenant compte du cadrage indiqu dans le programme de

travail et en soulignant (cf. 3.1: Expected impacts listed in the work programme )
o le gain en comptitivit, en croissance conomique et en durabilit. En
gnral, lon attend que les rsultats de la recherche puissent tre utiliss
par lindustrie et les institutions pertinentes ;
o comment le projet rpond aux objectifs socitaux de la communaut (qualit
de vie, sant, scurit, emploi, environnement, formation). Il faudra donc
expliquer comment lEurope va bnficier socialement et conomiquement
des rsultats attendus du projet ;
Les perspectives que ce projet de recherche ouvrira en se rfrant au plan de
dissmination des rsultats (cf. 3.2 : Dissemination and/or exploitation of project
results and management of intellectual property ). Il faudra indiquer si le projet
rpond des besoins de standardisation, rglementations ou de normes. Il
faudra donc proposer un plan de diffusion des rsultats et dexploitation.

La partie B4 indiquera les questions thiques.

Enfin la partie B5 mettra en avant la prise en compte du genre dans le projet.
Les piges viter

Commencer crire une proposition sans avoir tudi tous les dtails de lappel et
tre sr que le projet peut rentrer dans ce cadre ;

Soumettre une proposition en dehors de son domaine phare dexpertise et /ou ne pas
prvoir de personnel suffisant pour son excution ;

Sappuyer sur des consultants externes pour lesquels vous navez pas de rfrences.
(ils seront pays sans garantie du succs de la proposition) ;

Sentourer dun consortium faible et peu motiv (choix des partenaires pour
laffichage, par exemple: inclure absolument un nouveau pays Membre) alors que la
masse critique est une condition de russite ;

Ne pas prter suffisamment dattention la qualit de la prsentation (des faits, des

chiffres, des graphiques sont importants) ;

Ne pas tenir compte des critres dvaluation ;

Ne pas prendre en compte la date et lheure limite de soumission ou la ncessit de

recourir exclusivement la soumission lectronique.

Attendre la dernire minute pour contacter les relais dinformation (Point de contacts
nationaux, chargs de mission Europe de vos organismes, CLORA)

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5/ La soumission & lvaluation

Dans les grandes lignes, la procdure dvaluation est caractrise par 5 tapes :
Lecture
individuelle

Consensus

complte

valuateurs

valuateurs

Evaluateurs

Classement
final

Formulaires
de
soumission

Critres

Critres

Critres

Liste de
rejet

Soumission

Auditions
(facultatif)
et panels

Suivi par la
commission

Proposition

Eligibilit

Questions/
rponses

Proposition
dun ordre de
priorit

La soumission
La plupart des projets devront tre soumis par voie lectronique via le systme EPSS qui
sera oprationnel le 19 mars 2006.
Vous devez prendre note que le systme est bien souvent surcharg quelques heures
avant la limite.
Les propositions sont normalement soumises et values en une seule tape. Cependant,
pour certaines thmatiques, la soumission se fera en 2 tapes :
- une courte proposition sur les ides principales du projet (10-20 pages) qui sera
value aux regards dun jeu limit de critres;
- les proposants slectionns sont ensuite invits envoyer leur proposition complte.
Les critres dligibilit
Avant de soumettre la proposition aux experts valuateurs, la Commission sera inflexible
sur 4 critres, qui, sils ne sont pas respects, rendent la proposition immdiatement
inligible:
Rception de la proposition avant la date et lheure limite ;
Respect du nombre minimum de partenaires indpendants et ligibles comme
demand dans le programme de travail ;
Une proposition complte (toute rubrique doit tre remplie) ;
Autre (ex : exprience).

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Quelques conseils pour le 7
PCRD

Lvaluation : quelques informations gnrales

Les dcisions relatives au financement sont bases sur lvaluation des propositions par des
experts indpendants. Pour le 6me PCRD, cela impliquait 4 500 5 000 experts
indpendants chaque anne et environs 16 000 propositions ont t values annuellement.
Le choix des valuateurs
La Commission a mis en place une base de donnes dexperts pour le 7me PCRD. Tout
candidat peut sinscrire via le site Cordis8. Pour chaque appel, la Commission slectionne
des experts partir de cette base (la convocation est parfois trs courte chance) selon
leur CV et leur exprience.
La Commission tient particulirement lindpendance de jugement des valuateurs. Elle
prend galement en compte lquilibre entre les pays, les types et les tailles des
organisations auxquelles appartiennent les experts, mais galement le genre. Le
renouvellement des experts doit en outre tre suffisant (environs 30% de nouveaux experts
pour chaque appel).
Concrtement, les experts, une fois slectionns, acceptent les conditions dune lettre
individuelle qui tient lieu de contrat entre eux et la Commission. Certains participeront aux
auditions avec le consortium (selon les cas) et au panel. Les experts signent une dclaration
de confidentialit et dabsence de conflit dintrts.
Le voyage est rembours gnralement sur la base du tarif le moins lev pour un billet
changeable. Les frais de sjour sont forfaitaires (149 / jour) et des honoraires de 450 par
jours sont attribus lexpert.
Les noms des experts sont publis aprs les valuations.
Les critres dvaluation, scores et seuils
Les critres sont adapts chaque schma de financement et chaque thme, ils sont
dfinis dans le programme de travail. On distingue cependant 3 critres majeurs pour le 7me
PCRD (et non plus 5 comme dans le 6me PCRD) :
- Qualit technique & scientifique,
- Impact probable,
- Qualit de la mise en uvre.
Les notes attribues stendent de 0 (inexistant) 5 (excellent) suivant chaque critre. La
Commission dfinit des seuils individuels sur chaque critre et un seuil global plus lev que
la somme des seuils individuels.

Pour sinscrire sur la base de donnes Experts : https://cordis.europa.eu/emmfp7/index.cfm?fuseaction=wel.welcome

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PCRD

La rpartition des propositions ligibles

Les propositions ligibles sont rparties en plusieurs sous ensembles, si possible
catgorises en fonction des sous-thmatiques du programme de travail. Ensuite, un groupe
dexperts est form pour chacune de ces catgories. Le nombre dvaluateurs dans le
groupe sera bas sur la charge de travail attendue (nombre de propositions et
productivit des valuateurs). A titre dexemple, il faut compter un groupe de 8
valuateurs pour valuer en une semaine environ 25 propositions de type petits projets
collaboratifs.
Le briefing des valuateurs
Avant de dbuter les valuations individuelles, la Commission (en gnral le chef dunit
responsable de lappel proposition) fait oralement un briefing gnral lensemble des
valuateurs pour attirer leur attention sur les objectifs, rgles, procdures et critres
dvaluation. Ce briefing est galement loccasion de leur expliquer le droulement de la
semaine dvaluation, de leur fournir des indications gnrales sur lappel (nombre total de
propositions ligibles reues, taux global de sursouscription9), de leur prsenter le
modrateur en charge de chaque groupe dvaluateurs et de rpondre leurs questions.
Le modrateur peut ventuellement organiser un briefing spcifique pour son groupe
particulier dvaluateurs pour la catgorie de propositions dont il a la charge afin daffiner les
informations et recommandations (nombre de propositions moyen lire pour chacun deux,
organisation du travail, choix des rapporteurs, etc.).

Les valuations individuelles

Lors de la 1re tape de lvaluation, la proposition de projet est value individuellement par
les experts. Dans le cadre du 6me PCRD, les petits projets (STREP) faisaient lobjet de 3
valuations individuelles minimum tandis que 7 valuations individuelles taient ncessaires
pour les grands projets collaboratifs (IP). Typiquement, dans le 6me PCRD, lvaluateur
faisait 2 3 lectures par jour pour des petits projets (STREP) ou une lecture en 3 jours pour
les grands projets collaboratifs (IP).
A ce stade, il ny a pas de discussions entre valuateurs, ni de contacts avec les proposants
(pas de tlphone, pas dordinateur, tous les documents restent sur place, etc.). En outre,
lvaluation se passe sous la surveillance dobservateurs indpendants (pendant tout le
processus) qui sont tenus de faire un rapport la Commission lissue de lvaluation.
Le consensus (Runions et Rapport)
Dans la plupart des cas, les valuateurs se runissent pour une runion de consensus
prside par le modrateur. La discussion entre valuateurs doit permettre darriver un
accord sur les scores et commentaires.
En cas de dsaccords persistants, il est possible davoir recours des valuateurs
supplmentaires (jusqu 3 dans le 6me PCRD)

Rapport entre la somme totale des financements communautaires demands et le budget disponible pour
lappel.

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Ensuite, lun des valuateurs (ventuellement le modrateur) dsign par accord mutuel
entre le modrateur et les valuateurs, rdige un rapport de consensus.
Le modrateur sassure que la discussion est correcte, complte, juste et honnte ( fair ),
que tout le monde sexprime et que les conclusions sont correctement consignes dans le
rapport de consensus. Il vrifie aussi que les scores finalement retenus refltent bien les
commentaires du rapport de consensus pour chaque critre.
Les auditions (facultatif)
Uniquement dans les cas o les seuils, globaux et individuels, ont t atteints, des auditions
des proposants peuvent tre organises quelques jours aprs la rdaction du rapport de
consensus. Dans le 6me PCRD, ctait gnralement le cas pour tous les rseaux
dexcellence et les projets intgrs.
Leur objectif: est de clarifier (et non modifier ou refaire) la proposition. Ces auditions
interviennent exclusivement sur la base de questions poses par crit par les valuateurs
lors du consensus. Un rapport daudition ( hearing report ) est ensuite rdig.
Si cela savre ncessaire, la lumire de laudition, il est possible de modifier le rapport de
consensus (scores & commentaires).
Extended panel
Le panel est form dun nombre limit dvaluateurs de chaque catgorie (cf. supra :
Rpartition des propositions ligibles ) qui passe en revue tous les rapports de consensus
et dgage un consensus collectif sur chaque proposition.
Il rdige ensuite un rapport de synthse de lvaluation (appel ESR : Evaluation Summary
Report) pour chaque proposition, sans tre tenu de suivre le rapport de consensus initial,
mme si en pratique il en est souvent trs proche.
Enfin, il tablit et signe le rapport dvaluation contenant tous les ESR et formulant des
recommandations sur lordre de priorit, les regroupements ventuels, etc.
Les rapports de synthse de lvaluation sont envoys uniquement au coordinateur,
charge pour ce dernier dinformer les partenaires.
Finalisation et notification
La Commission runit ensuite un GIS (Groupe Interservices) qui regroupe non seulement la
DG10 concerne par lappel propositions mais galement dautres DG concernes par la
thmatique en question, afin de sassurer que les rsultats obtenus sont bien conformes aux
attentes, parfois plus politiques et moins techniques, de la Commission. Ainsi une DG
politique peut souhaiter inverser le classement entre deux propositions propos par une
DG technique (telle que la DG Recherche), afin de mieux reflter les priorits politiques
de lUE. Cette consultation interne permet aussi de vrifier quun projet retenu nest pas dj
financ par ailleurs par une autre DG.

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Directions gnrales de la Commission telles que la DG recherche, la DG Infso

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La Commission tablit un classement final avec une liste de rserve et en informe le

comit de programme pour discussion. Les projets sur la liste de rserve peuvent tre
repchs dans le cas o les ngociations pour les projets initialement retenus
demanderaient une contribution communautaire moindre ou choueraient compltement.
Les dcisions de rejets sont notifies par la Commission. Elle prpare ensuite et approuve
un plan de mise en uvre. Elle notifie enfin aux proposants qui ont russi et dbute les
ngociations !
Quelques derniers conseils

Lire tous les documents de la Commission (programme, guides & notes pour
proposants & valuateurs,).

Tous les critres comptent (y compris la qualit du management), et pas seulement

lexcellence scientifique et technique.

Faire une valuation interne ( blanc) avant denvoyer sa proposition (assurance

qualit).

Pour les auditions, rpondre aux questions, toutes les questions, rien que les
questions.

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Quelques conseils pour le 7
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Annexe : Trouver les documents relatifs au 7me PCRD

Investir dans la recherche : site sur la RDTI dans le contexte de la Stratgie de Lisbonne
http://ec.europa.eu/invest-in-research/index_en.htm
Informations sur les appels propositions du 7 me PCRD :
http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm
EUROPA - 7me PCRD :
http://ec.europa.eu/research/fp7/
Enquiries : Posez vos questions sur le programme cadre de recherche
http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=enquiries
Comprendre le 7me PCRD :
http://ec.europa.eu/research/fp7/understanding/index.html
Service de guides et supports de Cordis :
http://cordis.europa.eu/guidance/helpdesk/home_fr.html
Cordis helpdesk :
http://cordis.europa.eu/guidance/helpdesk/home_fr.html
IPR-helpdesk :
http://www.ipr-helpdesk.org/index.html
Renseignements sur lEPSS (Electronic Proposal Submission Service) :
support@epssfp7.org
Devenir expert valuateur des propositions du 7me PCRD :
https://cordis.europa.eu/emmfp7/index.cfm?fuseaction=wel.welcome
Site du CER (Conseil europen de la recherche)
http://ec.europa.eu/erc/index_en.cfm
ESFRI : Version dfinitive de la Roadmap ESFRI
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/infrastructures/docs/roadmap_271006.pdf
Site des Points de contact nationaux franais
http://www.eurosfaire.prd.fr/7pc/news.php?PHPSESSID=19f078589c191a9b2c259700c5d8e
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