Anexo Tecnico 812 - 07 Usuarios Sin Identificar

ANEXO TCNICO
Fecha de creacin 20/03/2007 06:46:00 p.m.

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ANEXO TCNICO
BASE DE DATOS NICA DE AFILIADOS BDUA
RESOLUCIN 812
/ 2007
El presente anexo tcnico est dividido en cinco partes:
1. Especificaciones para la identificacin de los afiliados.
2. Estructura y especificaciones de los archivos, maestros y de novedades que de
acuerdo con el rgimen deben remitir al Administrador Fiduciario del FOSYGA las
entidades obligadas a su reporte.
3. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorizacin de
traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPS y EOC.
4. Glosario de campos con los valores permitidos y especficos para la informacin
de asegurados, contratos y aportantes.
5. Especificaciones tecnolgicas para la remisin de la informacin.
1. ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION DE LOS AFILIADOS.

Se utilizar para el reporte de identificacin de afiliados a la Base de Datos nica de
Afiliados la siguiente tabla:
TABLA 1. TIPOS Y NMERO DE DOCUMENTOS PARA POBLACIN ESPECIAL.
Aplica para los afiliados de poblacin especial que no estn identificados por la
Registradura Nacional del Estado Civil.
CONDICIN
Personas de la tercera edad en proteccin

de ancianatos.
Comunidad Indgena que no este
identificada por la Registradura Nacional
del Estado Civil
Poblacin indigente adulta que no este
identificada por la Registradura Nacional
del Estado Civil.
TIPO
DOCUMENTO
Longitud
Mxima
del dato
AS
10
AS
AS
10
10
10
Poblacin infantil a cargo del ICBF.
MS
Comunidad indgena menor de edad no

identificada por la RNEC.
MS
10
MS
10
Poblacin indigente menor de edad que no

este identificada por la Registradura
Nacional del Estado Civil
COMPOSICIN DEL NMERO DE

IDENTIFICACIN
Cdigo departamento+ cdigo municipio +

S+ consecutivo por afiliado (Alfanumrico).
Ej: 08001S8125
I+ consecutivo por afiliado (Alfanumrico de
4). Ej: 76001I8125
Departamento + municipio +D +
consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4).
Ej: 05001D0008
Departamento + municipio +A +
consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4).
Ej: 25001A0009
I+ consecutivo por afiliado (Alfanumrico de
4). Ej: 080014I8125.
NO APLICA PARA MENORES SIN
IDENTIFICAR ENTRE CERO (0) Y TREINTA
(30) DAS DE NACIDOS.
SOLO APLICA PARA REGIMEN SUBSIDIADO.
Departamento + municipio +D +
consecutivo por afiliado (4 dgitos). Ej:
05001D0008
ANEXO TCNICO - BASE DE DATOS NICA BDUA

RESOLUCIN
DE 2007
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CONDICIN
Menor de edad recin nacido vivo sin

identificar al infante con edad menor o
igual a 30 das.
TIPO
DOCUMENTO
MS
Longitud
Mxima
del dato
COMPOSICIN DEL NMERO DE

IDENTIFICACIN
12
Nmero de documento de la madre si existe

o el nmero de documento del cabeza de
familia y un consecutivo iniciando en uno
(1).
*ESTE TIPO Y NMERO DE DOCUMENTO
LO PUEDEN UTILIZAR TODOS LOS
REGMENES Y PLANES DE SALUD,
MIENTRAS SE REGISTRA EL MENOR
ANTE LA RNEC.
Para los efectos previstos en el presente anexo tcnico, se entiende como recin
nacido SIN IDENTIFICAR al menor nacido vivo con una edad menor o igual a
treinta (30) das.
*El tipo de documento MS lo puede utilizar el Rgimen Contributivo, el Rgimen
Subsidiado, el Rgimen de Excepcin, Medicina Prepagada, Seguros de Salud y
Planes Complementarios de Salud, para el afiliado menor de edad recin nacido
vivo SIN IDENTIFICAR con edad menor o igual a 30 das, mientras no haya sido
registrado ante la Registradura Nacional del Estado Civil.
Para las personas identificadas por la Registradura Nacional del Estado Civil, se
tendr en cuenta la identificacin asignada, ya sea: registro civil de nacimiento o
tarjeta de identidad o cdula de ciudadana; solo se permitir el uso de tipo y
nmero de identificacin para poblacin especial para los especificados en la tabla
1. TIPOS Y NUMEROS DE DOCUMENTOS PARA POBLACION ESPECIAL.
En la actualidad existen identificaciones de afiliados en la BDUA

considerados inconsistentes. Como inconsistentes se tienen los tipos de
identificacin NU, todos los nmeros de documentos cuya longitud y
formato no estn de acuerdo al tipo de identificacin y los tipos de
identificacin que no concuerden con la edad del afiliado.
Es importante que las Entidades corrijan estas inconsistencias utilizando
para ello el envo de novedades de identificacin. Se permitir enviar
novedades con los tipos y nmeros de identificacin, tal como se
encuentran en la BDUA; sin embargo para el caso de ingresos de afiliados
que no existen en BDUA se validaran tanto el tipo y el nmero de
identificacin, segn lo establecido en el presente anexo y su
correspondencia segn la edad.
2. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS ARCHIVOS

MAESTROS Y DE NOVEDADES
2.1.
DATOS QUE LAS ENTIDADES DEBEN SUMINISTRAR AL

ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DEL FOSYGA PARA LA
ACTUALIZACIN DE LA BASE DE DATOS NICA DE AFILIADOS.
Las Entidades debern enviar al Administrador Fiduciario del FOSYGA, archivos

maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estndares que a continuacin
se definen:

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DE 2007
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TABLA 2. SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS.

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a
remitir por parte de las entidades:
SIGLA
MC
MA
NC
R1, R2, R3,
R4 Y R5
MS
NS
ME
NE
CODENTIDAD
DDMMAAAA
DPTO
MPIO
DESCRIPCIN
LONGITUD
Maestro Contributivo Archivo Maestro de afiliados al Rgimen Contributivo

Maestro Aportante Archivo Maestro de Aportantes de Rgimen Contributivo
y Rgimen de excepcin.
Novedades Contributivo Archivo de novedades de actualizacin de datos de
afiliados al Rgimen Contributivo
2
2
Archivos utilizados para el proceso de traslado de afiliados entre EPSs
Maestro Subsidiado. Archivo Maestro de afiliados al Rgimen Subsidiado.

Novedades Subsidiado Archivo de novedades de actualizacin de datos de
afiliados al Rgimen Subsidiado.
Maestro Excepcin Archivo Maestro de afiliados al Rgimen de Excepcin.
Novedades Excepcin Archivo de novedades de actualizacin de datos de
afiliados al Rgimen de Excepcin.
2
2
Cdigo de la entidad de Salud que reporta la informacin
2
2
6
Fecha de generacin del archivo. No se debe utilizar ningn tipo de separador
Cdigo del departamento segn codificacin DANE
Cdigo del municipio segn codificacin DANE
TABLA 3: NOMBRES DE ARCHIVOS DE DATOS:

RGIMEN
Contributivo
Subsidiado
Excepcin
Medicina
TIPO DE ARCHIVO
NOMBRE DE ARCHIVO
Maestro de Afiliados
Maestro de Aportantes
Archivo de Novedades de
Actualizacin
Archivo de Solicitud de Traslado de
afiliados (Enviado al Administrador
Fiduciario)
Archivo de Solicitud de Traslado de
afiliados (Enviado por el
Administrador Fiduciario a la EPS a la
que Solicitita)
Archivo de Inconsistencias enviado a
la EPS que solicit los afiliados a
travs del archivo R1.
Archivo de Respuesta dado por la
Entidad a la que se le solicita el
afiliado.
Archivo Enviado por el Administrador
Fiduciario del Fosyga a la Entidad
que solicit el traslado para informar
su aceptacin o negacin.
De EPS-RS a
Municpio
De Municipio a
Maestro de
Departamento
Afiliados
De Departamento a
FOSYGA
De EPSS a
Municipio
Archivo de
Novedades
Municipio a
de
Departamento
Actualizacin De Departamento a
FOSYGA
Maestro de Aportantes
Actualizacin
MCCODENTIDADDDMMAAAA
MACODENTIDADDDMMAAAA
16
16
NCCODENTIDADDDMMAAAA
16
R1CODENTIDADDDMMAAAA
16
16
16
16
16
MSCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAA
21
MSDPTOMPIODDMMAAAA
15
MSDPTODDMMAAAA
12
NSCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAA
21
NSDPTOMPIODDMMAAAA
15
NSDPTODDMMAAAA
12
MECODENTIDADDDMMAAAA
MACODENTIDADDDMMAAAA
16
16
NECODENTIDADDDMMAAAA
16
MPCODENTIDADDDMMAAAA
16
LONGITUD

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RGIMEN
Prepagada y
Seguros de
salud
2.2.
TIPO DE ARCHIVO
NOMBRE DE ARCHIVO
Actualizacin
NPCODENTIDADDDMMAAAA
LONGITUD
16
DISEO DE LOS ARCHIVOS MAESTROS DE DATOS
A continuacin se define el estndar de datos a presentar para cada unos de los

regmenes: Contributivo, Subsidiado, Excepcin y para las entidades de medicina
prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, que deben
reportar informacin de afiliados al SGSSS. Los valores de cdigo y valores
permitidos deben consultarse en el numeral 4. Glosario de Campos de este
Anexo Tcnico.
Se entiende por INGRESO la informacin del afiliado que por primera vez se carga
a la Base de Datos nica de Afiliados BDUA que administra el Consorcio
Fiduciario del FOSYGA, estos afiliados subirn con estado ACTIVO. Para este caso
se deben reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro de
afiliados para el rgimen que aplique. Los maestros de afiliados se utilizaran para
los siguientes casos:
MAESTRO REGIMEN CONTRIBUTIVO

1. Cuando un afiliado es nuevo en la BDUA.
2. Cuando un afiliado que esta en el Rgimen Subsidiado se afilia al Rgimen
Contributivo.
MAESTRO REGIMEN SUBSIDIADO

1. Cuando un afiliado es nuevo en la BDUA.
2. Para realizar traslados en el Rgimen Subsidiado, esto es para cuando un
afiliado cambie cualquiera de los siguientes tres campos o los tres (EPS-RS,
Departamento y Municipio).
3. Cuando un afiliado que est en el Rgimen Contributivo en estado RETIRADO
o DESAFILIADO se traslada al Rgimen Subsidiado.

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DE 2007
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2.2.1.
RGIMEN CONTRIBUTIVO
Aplica para las EPS, EOC.
BENEFICIARIO
O ADICIONAL
X
Vaco
Cdigo Entidad
Tipo de identificacin del Cotizante
principal
Nmero de identificacin del Cotizante
principal
Tipo de identificacin del afiliado
Nmero de identificacin del afiliado
16
Primer apellido del afiliado
20
X
X
Vaco
67
68
VALOR PERMITIDO
(VER TABLA 11.
GLOSARIO DE CAMPOS)
COTIZANTE
23
NOMBRE DEL CAMPO
LONGITUD
MXIMA DEL
CAMPO
CDIGO DE
CAMPO
TABLA 4. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL

REGIMEN CONTRIBUTIVO
Cdigo de la EPS o EOC

RC, TI, CC, CE, PA, *NU
(vaco para cotizante principal)
16
X
Vaco
MS, RC, TI, CC, CE, PA
X
X
Segundo apellido del afiliado
30
X
Vaco
Primer nombre del afiliado
20
X
Vaco
X
X
Vaco
X
Vaco
1
Vaco
Segundo nombre del afiliado
30
7
8
Fecha de nacimiento del afiliado

Sexo del afiliado
10
1
Tipo de cotizante
10
Tipo de afiliado
11
Parentesco con cotizante principal
19
20
21
22
24
25
31
32
Condicin del beneficiario mayor de 18

aos.
Cdigo departamento de afiliacin
Cdigo municipio de afiliacin
Zona de afiliacin
Fecha de afiliacin al Sistema de
Seguridad Social en Salud.
Fecha de afiliacin a la EPS o EOC.
Tipo de identificacin del Aportante
Nmero de identificacin del Aportante
43
Actividad econmica del afiliado
41
Fecha de vinculacin con el aportante
Formato DD/MM/AAAA
M, F
1,2,3,4,10,11,12,13,14,15,
16,17,18,19,20,21
C, B, A
1,2,3,4,5,6,7
(1 para el segundo cotizante del
grupo familiar)
D, E
Vaco
X
Vaco
2
3
1
codificacin del DANE

codificacin del DANE
U,R
10
Formato DD/MM/AAAA
10
2
16
Formato DD/MM/AAAA
NI, CC, CE, PA
Vaco
Vaco
X
Vaco
Vaco
Vaco
10
Tabla CIIU revisin 3 DANE

(Este campo no se diligenciar,
para el caso de tipos de
cotizante pensionado
pensionado por sustitucin )
DD/MM/AAAA
*NU de los registros que se encuentran actualmente en la BDUA, mientras son actualizados por las entidades.
Si un afiliado tiene ms de un Aportante, la Entidad debe reportar slo un registro

por cualquiera de los aportantes y las dems relaciones las debe reportar en el
archivo de novedades de actualizacin.
Si un cotizante es independiente, l es su propio Aportante; debe reportarse su tipo
y nmero de identificacin en los campos Tipo de identificacin del aportante y
Nmero de identificacin del aportante en el archivo maestro de afiliados.

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32
Tipo de identificacin
del Aportante
Nmero de
identificacin del
Aportante
VALOR PERMITIDO
(VER TABLA 11
GLOSARIO DE
CAMPOS)
NI, CC, CE, PA
OBSERVACIN
16
X
Obligatorio cuando el tipo de identificacin es
NI, de lo contrario debe ir vaco
Nombre del Aportante para Cotizantes
dependientes
o nombres y apellidos completos para
cotizantes Independientes que son
Empleadores.
Cuando un afiliado es empleador, se debe
reportar independientemente su informacin
como aportante lo que indica que su tipo de
aportante debe ser Empleador (1).
33
Dgito de verificacin
34
Nombre o razn
social del Aportante
150
35
Tipo de aportante
1, 2, 3
36
Sector del aportante

Actividad econmica
del aportante
1, 2, 3
Tabla CIIU
revisin 3 DANE
43
OBLIGATORIEDAD
NOMBRE DEL CAMPO
LONGITUD MAXIMA
DEL CAMPO
CDIGO DE CAMPO
TABLA 5. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE APORTANTES
X
Vaco
X
X
X
Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o mas afiliados
deber registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante
independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.
2.2.2.
RGIMEN SUBSIDIADO
Aplica para las Entidades Promotoras de Salud del Rgimen Subsidiado (EPS-RS),
las direcciones departamentales y municipales de salud que consolidan la
informacin de afiliados.
La informacin de esta tabla corresponde a los datos que las entidades, deben
remitir al nivel nacional, independientemente de todos los datos necesarios para
mantener plenamente identificados y localizados a sus afiliados en la entidad
territorial, as como para atender los requerimientos especiales de las entidades de
control para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspeccin y control.
MAESTRO
DE
AFILIADOS
AL
OTRO
MIEMBRO DEL
GRUPO
FAMILIAR
NOMBRE DEL CAMPO
ARCHIVO
CABEZA
FAMILIAR
DEL
8
6
Cdigo de la EPS-RS
X
X
X
X
MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS ,*NU
vaco
vaco
X
X
X
X
LONGITUD
MAXIMA DEL
CAMPO
CDIGO DE
CAMPO
TABLA 6. ESTRUCTURA
REGIMEN SUBSIDIADO
VALOR PERMITIDO
(VER TABLA 11 GLOSARIO DE
CAMPOS)
1
2
Consecutivo afiliado
Cdigo Entidad
Tipo de Identificacin del Cabeza de
Familia
Nmero de identificacin del Cabeza
Familia
20
30
X
Vaco
X
Vaco
23
67
68
16
2
16
MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS

RESOLUCIN
DE 2007
5
6
VALOR PERMITIDO
CAMPOS)
OTRO
MIEMBRO DEL
GRUPO
FAMILIAR
NOMBRE DEL CAMPO
CABEZA
FAMILIAR
LONGITUD
MAXIMA DEL
CAMPO
CDIGO DE
CAMPO
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20
Vaco
X
X
X
Vaco
X
X
X
X
Vaco
X
X
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
Vaco
30
7
8
10
11

Sexo del afiliado
Tipo de afiliado
Parentesco con cabeza de familia
10
1
1
1
15
Grupo poblacional
16
Nivel SISBEN
Formato DD/MM/AAAA
M, F
F, O
1,2
1, 2, 3, 4,6,7,
8,9, 12,13,14,15, 16
1,2,3,N
17
Nmero de Ficha SISBEN
FICHA SISBEN
D, E
Vaco
2
3
1
Codificacin DANE
Codificacin DANE
U,R
X
X
X
X
X
X
10
Formato DD/MM/AAAA
19
20
21
22
24
25
Condicin del beneficiario mayor de 18

aos.
Zona de afiliacin
Fecha de afiliacin al Sistema General de
Seguridad Social en Salud
Fecha de afiliacin a la Entidad
10
X
Formato DD/MM/AAAA
Nmero del contrato registrado
X
X
50
Nmero del contrato del ente territorial
9
en el aplicativo de contratos
X
X
54
Fecha de inicio del contrato
10
Formato DD/MM/AAAA
X
X
53
Tipo de Contrato
2
CO, AM
X
X
14
Pertenencia tnica
2
1, 2, 3 ,4 ,5, 6
X
X
75
Modalidad de subsidio
2
SP, ST
X
La informacin de contratos se validar de la grabada por las entidades en el

aplicativo de Contratos dispuesto por el Ministerio en el sitio web
www.fosyga.gov.co tem Solidaridad - Aplicativo Contratacin Rgimen
Subsidiado.
Solo podrn ingresar a la base de datos los registros de afiliados de los contratos
aprobados en el aplicativo de Contratacin mencionado.
2.2.3.
RGIMEN DE EXCEPCIN Y RGIMEN ESPECIAL
Aplica para ECOPETROL, el Fondo Prestacional del Magisterio y Universidades con

servicio de salud.
LONGITUD
MAXIMA DEL
CAMPO
23
67
68
1
2
3
Cdigo de la entidad
Tipo de identificacin del Cotizante
Nmero de identificacin del Cotizante
6
2
16
2
16
20
30
AFILIADOS
AL
Valor Permitido
(Ver tabla 11 glosario de Campos)
BENEFICIARIO
NOMBRE DEL CAMPO
DE
COTIZANTE
CDIGO DE
CAMPO
TABLA 7. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO

RGIMEN DE EXCEPCIN Y RGIMEN ESPECIAL.
Cdigo de la entidad de Excepcin

RC, TI, CC, CE, PA ,NU
X
Vaco
X
X
RC, TI, CC, CE, PA
Vaco
X
X
X
X
X
Vaco
X
X
Vaco

RESOLUCIN
DE 2007
20
30

Sexo del afiliado
Tipo de afiliado
Parentesco con cotizante principal
Zona de afiliacin
Fecha de afiliacin a la entidad.
Tipo de identificacin del aportante
Nmero de identificacin del aportante
Fecha de vinculacin con el aportante
10
1
1
1
2
3
1
10
2
16
10
7
8
10
11
20
21
22
25
31
32
41
BENEFICIARIO
COTIZANTE
NOMBRE DEL CAMPO
LONGITUD
MAXIMA DEL
CAMPO
CDIGO DE
CAMPO
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X
X
Vaco
X
X
X
X
Vaco
X
X
Valor Permitido
(Ver tabla 11 glosario de Campos)
Formato DD/MM/AAAA
M, F
X
X
C, B
Vaco
X
1,2,3,4,5,6,7
X
X
Codificacin DANE
X
X
Codificacin DANE
X
X
U,R
X
X
Formato DD/MM/AAAA
X
Vaco
CC, CE, PA, NI
X
Vaco
SIN GUION
X
Vaco
DD/MM/AAA
Tabla CIIU revisin 3 DANE
(Este campo no se diligenciar, para el caso de
X
Vaco
43 Actividad econmica del afiliado
4
Vaco
tipos de cotizante pensionado pensionado
por sustitucin )
2.2.4. MEDICINA PREPAGADA, SEGUROS DE SALUD Y PLANES

COMPLEMENTARIOS DE SALUD.
Tipo de identificacin del Asegurado

principal
Nmero de identificacin del Asegurado
principal
Tipo de identificacin Asegurado
Nmero de identificacin asegurado
3 Primer apellido del asegurado

4 Segundo apellido del asegurado
5 Primer nombre del asegurado
6 Segundo nombre del asegurado
7 Fecha de nacimiento del asegurado
8 Sexo del afiliado
1
Tipo de afiliado
0
1
Parentesco con Asegurado principal
1
2 Cdigo departamento de afiliacin
0
2 Cdigo municipio de afiliacin
1
2
Zona de afiliacin
2
2
Fecha de afiliacin a la entidad
5
5 Numero de pliza o contrato plan
7 adicional de salud PAS
ASEGURADO
BENEFICIARIO
Cdigo entidad
VALOR PERMITIDO
CAMPOS)
ASEGURADO
PRINCIPAL
2
3
6
7
6
8
1
2
NOMBRE DEL CAMPO
ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A

SEGUROS
DE
SALUD
O
PLANES
LONGITUD
MAXIMA DEL
CAMPO
CDIGO DE
CAMPO
TABLA 8. ESTRUCTURA DEL

MEDICINA
PREPAGADA,
COMPLEMENTARIOS
Cdigo de la Aseguradora o entidad

de Medicina Prepagada
RC, TI, CC, CE, PA, *NU
Vaco
Vaco
16
2
CC, CE, PA, TI, RC
16
20
30
20
30
10
Formato DD/MM/AAAA
M, F
S,B
1,2,3,4,5,6,7,8
Vaco
codificacin DANE
codificacin DANE
U,R
10
15
Formato DD/MM/AAAA

RESOLUCIN
DE 2007
5 Fecha de Inicio de pliza o contrato plan

8 adicional de salud
6 Tipo de pliza o contrato plan adicional
0 de salud
VALOR PERMITIDO
CAMPOS)
Formato DD/MM/AAAA
10
1
1,2,3,4
ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS DE NOVEDADES
2.3.
Aplica para todos los Regmenes: Contributivo,

Especiales, Medicina Prepagada y Seguros de Salud.
2.3.1.
ASEGURADO
BENEFICIARIO
NOMBRE DEL CAMPO
ASEGURADO
PRINCIPAL
LONGITUD
MAXIMA DEL
CAMPO
CDIGO DE
CAMPO
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Subsidiado,
Exceptuados,
NOVEDADES DE ACTUALIZACIN DE DATOS
Las Entidades deben mantener actualizada la informacin de sus afiliados mediante

el envo de novedades, reportando para ellas el cdigo de la novedad y su fecha de
inicio en la estructura de la TABLA 9. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE
NOVEDADES.. Las novedades de actualizacin deben ser presentadas nicamente
por las Entidades que tienen el afiliado en la BDUA. A excepcin de las N12 y/o N13
(de acuerdo con los cdigos de la TABLA 10. CDIGOS DE NOVEDADES) que
son utilizadas para legalizar traslados de afiliados entre entidades.
Las Entidades debern remitir las novedades de cada afiliado en el orden lgico en
que deben cargarse en la BDUA con el fin de garantizar la consistencia de la
informacin.
3
4
5
6
7
EXCEPCIN
PREPAGO y
SEGUROS SALUD
SUBSIDIADO
CONTRIBUTIVO
23
OBSERVACIONES
Consecutivo de la
novedad
Consecutivo por archivo,

iniciando en uno (1)
Cdigo de Entidad
NOMBRE DEL CAMPO
Tipo de Identificacin
afiliado o asegurado
Nmero de
identificacin afiliado o
asegurado
Primer apellido del
afiliado
Segundo apellido del
afiliado
Primer nombre del
afiliado
Segundo nombre del
afiliado
Fecha de nacimiento
del afiliado
Cdigo de la novedad
30
Fecha inicio de
novedad
LONGITUD
MAXIMA DEL
CAMPO
CDIGO DEL
CAMPO
TABLA 9. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES
VALOR PERMITIDO
(VER TABLA 11.
GLOSARIO DE
CAMPOS)
MS, RC, TI, CC,

CE, PA, AS,*NU
16
20
30
X
Vaco
20
30
X
Vaco
10
3
10
Formato
DD/MM/AAAA
Tabla 10 Cdigo
de Novedad
Formato
DD/MM/AAAA
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
Fecha en la cual aplica o

se hace efectiva la
novedad reportada.

RESOLUCIN
DE 2007
CONTRIBUTIVO
SUBSIDIADO
EXCEPCIN
PREPAGO y
SEGUROS SALUD
Nuevo valor 2
X
Vaco
X
Vaco
X
Vaco
X
Vaco
X
Vaco
X
Vaco
X
Vaco
X
Vaco
Nuevo valor 3
X
Vaco
X
Vaco
X
Vaco
X
Vaco
Vaco
Vaco
Vaco
Vaco
X
Vaco
X
Vaco
X
Vaco
X
Vaco
NOMBRE DEL CAMPO
LONGITUD
MAXIMA DEL
CAMPO
CDIGO DEL
CAMPO
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VALOR PERMITIDO
(VER TABLA 11.
GLOSARIO DE
CAMPOS)
Nuevo valor 1
OBSERVACIONES
Dependiendo del cdigo

de novedad, se deben
registrar los nuevos
X
X
X
X
valores, en el mismo
Vaco Vaco Vaco Vaco
orden en que aparecen
X
X
X
X
en la tabla 10
Vaco Vaco Vaco Vaco CDIGOS DE
X
X
X
X
NOVEDADES.
Nuevo valor 4
Nuevo valor 5
Nuevo valor 6
Nuevo valor 7
Actualiza documento de
identificacin del afiliado o
N01
asegurado y/o fecha de
nacimiento.
Correccin de nombres del

afiliado o asegurado.
Correccin de apellidos del
N03
afiliado o asegurado.
Reporta cambio de ubicacin
N04
de afiliacin.
Cambio de segundo cotizante
a cotizante principal o de otro
N05 miembro del grupo familiar a
cabeza de familia.
N02
Prepago seguros salud
Excepcin
Subsidiado
Orden del
reporte
Descripcin de la novedad
de
variables
Contributivo
Cdigo de
Novedad
TABLA 10. CDIGOS DE NOVEDADES: Se deben diligenciar todos los campos en

el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados inscritos
a la BDUA.
1,2,7
5,6
3,4
20, 21
67, 68
Observaciones
X = aplica para el Rgimen
SOMBREADO =No aplica para el Rgimen
Para actualizacin del tipo y/o nmero de
documento de identificacin y/o fecha de
nacimiento del afiliado. Si se desea actualizar
cualquiera de las 3 variables se deben reportar
obligatoriamente las 3.
1 = Tipo de Identificacin del Afiliado
2 = Nmero de Identificacin del Afiliado
7 = Fecha de Nacimiento del Afiliado
5 = Primer Nombre
6 = Segundo Nombre
3 = Primer Apellido
4 = Segundo Apellido
20 = Departamento Afiliacin
21 = Municipio de de Afiliacin
67 y 68 = Tipo y Nmero de Identificacin del
cotizante principal o cabeza de familia con el
cual se tiene inscrita la relacin familiar.
Aplica nicamente para cotizantes, y se debe

tener en cuenta que la fecha de inicio de
novedad, deber ser la fecha en que da inicio
la relacin con el aportante.
Adicin de relacin con un
N06 aportante. O reactivacin del
afiliado en la misma entidad.
9,31,32,
43,25
Inclusin de afiliado a un
grupo familiar.
67,68,
10,11,19
N07
9 = Tipo de Cotizante
31= Tipo de Identificacin del Aportante
32 = Nmero de Identificacin del Aportante
43 = Actividad Econmica del Afiliado.
25 = Fecha de Afiliacin a la Entidad (Este
campo solo se puede diligenciar cuando es
reactivacin del afiliado en la misma
Entidad).
En el Rgimen Contributivo aplica nicamente
cuando:
Un cotizante pasa a ser beneficiario o
adicional o segundo cotizante de un grupo
familiar.
Un beneficiario o adicional o segundo
cotizante cambia de grupo familiar dentro de
la misma Entidad.
En el Rgimen Subsidiado aplica nicamente
cuando:

RESOLUCIN
DE 2007
Excepcin
Orden del
reporte
de
variables
Subsidiado
Contributivo
Cdigo de
Novedad
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Observaciones
Un cabeza de familia pasa a ser otro
miembro de un grupo familiar.
Un miembro del grupo familiar cambia de
grupo familiar dentro del mismo contrato.
Se debe tener en cuenta que si el afiliado es un
cotizante principal o un cabeza de familia, y
tienen un grupo familiar vigente, esta novedad
se glosar.
Cambio de Beneficiario o
Adicional a Cotizante Principal.
N08
Cambio de beneficiario Cnyuge a

segundo Cotizante dentro del
mismo grupo familiar.
9,31, 32,
43
67,68 = Tipo y nmero de identificacin del

cotizante o cabeza de familia en estado
ACTIVO al que se va a unir el afiliado.
10 = Tipo de afiliado: para contributivo (A, B
y C), para subsidiado (O)
11 = Parentesco con el cotizante o cabeza de
familia
19 = Exclusivamente para beneficiarios entre
18 y 25 aos. (Estudiantes o Discapacitados).
9 = tipo de cotizante
31= tipo de identificacin del aportante
32 = nmero de identificacin del aportante
43 = actividad econmica del afiliado.
El Cambio de beneficiario Cnyuge a segundo

Cotizante dentro del mismo grupo familiar, no aplica
para el Rgimen de Excepcin.
Se reporta la novedad de retiro por muerte del
afiliado.
Si el afiliado es cotizante principal, sus
beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte
de otro grupo familiar, utilizando para ello el
reporte de novedades, de lo contrario estos
quedaran es estado RETIRADO.
N09 Retiro por muerte.
Actualizacin: fecha
vinculacin aportante,
N10
actividad econmica del
afiliado y tipo de cotizante.
N11
Finalizacin de relacin con

un aportante.
Novedad de movilidad entre

EPSs de un afiliado a
N12 Cotizante Principal.
31,32,9,
41, 43,42
31,32
9,31,32,
43,20,21
Si el grupo familiar vigente tiene un segundo

cotizante ste pasa a ser Cotizante principal sin
grupo familiar.
En el Rgimen Subsidiado cuando se reporta
esta novedad para un cabeza de familia los
dems miembros del grupo familiar pueden
hacer parte de otro grupo familiar, utilizando
para ello el reporte de novedades, de lo
contrario pasan a ser cabeza de familia.
31 = Tipo de identificacin del aportante
32 = Nmero de identificacin del aportante
9 = Tipo de cotizante
41= Fecha de vinculacin al aportante
43 = Actividad Econmica
42 = Salario (Se diligenciar nicamente para
el Rgimen De Excepcin)
Solo para aquellos aportantes que ya existen
en la BDUA con relaciones vigentes.
Si el cotizante es principal con grupo familiar
vigente y solo tiene esta relacin con este
aportante, sus beneficiarios y/o adicionales
deben hacer parte de otro grupo familiar,
utilizando para ello el reporte de novedades, de
lo contrario esta novedad se glosar.
Novedad que aplica cuando se presenta
movilidad del afiliado entre entidades,
cumpliendo con los trminos establecidos en la
normatividad vigente.
9 = Tipo de cotizante
43 = Actividad Econmica del Afiliado
20 = Cdigo departamento de afiliacin

RESOLUCIN
DE 2007
Excepcin
Orden del
reporte
de
variables
Subsidiado
Contributivo
Cdigo de
Novedad
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Observaciones
21 = Cdigo municipio de afiliacin
Si el afiliado pasa a ser segundo cotizante,
adicionalmente la EPS/EOC reportar la
novedad N07.
Si el cotizante era cotizante principal en la
entidad anterior que autoriz su traslado, sus
beneficiarios y/o adicionales pasaran a estado
RETIRADO, deshaciendo las relaciones del
grupo familiar.
Novedad que aplica cuando se presenta
movilidad del afiliado entre entidades,
cumpliendo con los trminos establecidos en la
Novedad de movilidad entre

EPSs de un afiliado a
N13
Beneficiario o a Adicional.
N14
Cambio de estado de
afiliacin
Actualizacin o modificacin
de datos del contrato de un
N15
afiliado al Rgimen
Subsidiado.
10,67,68,
11,19,20,
21
27
N17 Cambio de sexo del afiliado
Si la activacin es a un cotizante principal, los

beneficiarios y/o adicionales heredarn el
estado del cotizante.
Actualizar sexo del afiliado slo se podr

realizar una vez.
8 = Sexo del Afiliado.
50,53,75,
54
Activacin del estado de

N16 afiliacin cuando es igual a
IS, SU, IH o RX
Cambio de fecha de afiliacin

N18 al Sistema General de
Seguridad Social en Salud
24
N19 Cambio de Zona de Afiliacin
22
Cambio de Nivel Sisben y/o

N21 Cambio de Pertenencia tnica
N20
N22 Cambio de Grupo Poblacional

Cambio o actualizacin
N23 condicin de Beneficiario
mayor de 18 aos
Renovacin pliza de seguro
N24
salud.
10= Tipo de afiliado

67 y 68 = Tipo y nmero de identificacin del
cotizante principal en estado ACTIVO con el
cual se va a suscribir la relacin familiar.
11 = Parentesco con el Cotizante Principal
19 = Exclusivamente para beneficiarios entre
18 y 25 aos. (Estudiantes o Discapacitados)
del Rgimen Contributivo.
20 = Cdigo Departamento de Afiliacin
21 = Cdigo Municipio de Afiliacin
27 = Estado de afiliacin
Cambios permitidos
De AC a IS (slo se reporta para cotizantes)
De AC a SU (slo se reporta para cotizantes)
De cualquier estado a RE de la Entidad.
De cualquier estado a DE.
De AC a IH (slo se reporta para cotizantes)
De AC a RX (slo se reporta para cotizantes)
Los beneficiarios y/o adicionales heredarn el
estado del cotizante.
Para el Rgimen Subsidiado el nico cambio
permitido es pasar el afiliado a estado
RETIRADO.
Aplica para actualizar las contrataciones a la
vigencia actual, dentro del mismo Municipio,
Departamento y EPS-RS.
Permite la reactivacin del afiliado que inform
el paso transitorio al Rgimen Contributivo.
50 = Nmero del contrato ente territorial
53 = Tipo de contrato
75 = Modalidad de subsidio
54 = Fecha inicial del Contrato
Fecha de afiliacin al SGSSS formato

dd/mm/aaaa. Solo se podr actualizar una vez
y por la primera entidad del afiliado, siempre y
cuando sea la misma entidad que tenga al
afiliado en la actualidad.
24 = Fecha de Afiliacin al SGSSS.
X
22 = Zona de Afiliacin
16, 17
14
16 = Nivel SISBEN
17 = Nmero de Ficha SISBEN
14 = Pertenencia tnica.
15
15 = Grupo Poblacional.
19 = Condicin de beneficiario mayor de 18

aos.
19
57,60
57 = Nmero de la pliza de seguro de salud

60 = Tipo de pliza

RESOLUCIN
DE 2007
Cancelacin contrato o pliza

seguro salud.
57
N25
Excepcin
Orden del
reporte
de
variables
Subsidiado
Contributivo
Cdigo de
Novedad
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Observaciones
57 = Nmero de la pliza de seguro de salud
Cuando un afiliado presente en un mismo perodo ms de una novedad se debe

diligenciar un registro por cada novedad.
3. SOLICITUD Y AUTORIZACIN DE TRASLADO AFILIADOS EN BDUA

POR PARTE DE LAS EPS y EOC
A continuacin se define la forma en que las entidades obligadas a reportar
informacin a la BDUA deben presentar ante el administrador fiduciario del FOSYGA
el traslado de los afiliados que resultaron aprobados dentro del modulo de
traslados, utilizando para ello las novedades N12 y/o N13, a fin de reflejar en la
BDUA los traslados efectuados por dichos afiliados y que estn soportados en
solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de estas entidades.
En ningn momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de
administrar la afiliacin. Lo que establece el presente anexo es el registro ante la
Base de Datos nica de Afiliados BDUA de un proceso que debi darse, siguiendo
toda la normatividad vigente.
3.1.
GLOSARIO DE TRMINOS MODULO DE TRASLADOS
Solicitud de Traslado en BDUA: Es la peticin que realiza una entidad para que
aquella que tiene registrado el afiliado en la BDUA autorice o niegue su movilidad
en la base.
Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la
solicitud de traslado. Esta dar la aceptacin o negacin de la solicitud.
Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1, a
travs del Administrador Fiduciario, en el archivo R1.
R1: Archivo con la informacin de los afiliados que debe presentar la Entidad2 para
realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1 a travs del administrador
fiduciario del FOSYGA, conforme la estructura establecida en el presente anexo.
R2: Archivo con la informacin de los afiliados que enva el Administrador Fiduciario
a la Entidad1 como solicitud del traslado en BDUA, conforme la estructura
establecida en el presente anexo.
R3: Archivo enviado por el Administrador Fiduciario a la Entidad2 como resultado
de la validacin en la BDUA y que se remite en caso de encontrarse inconsistencias.
R4: Archivo que entrega la Entidad1 como respuesta a la solicitud de la Entidad2 al
Administrador Fiduciario.
R5: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario a la Entidad2. Este
archivo contiene la aprobacin o negacin al traslado dado por la Entidad1.

RESOLUCIN
DE 2007
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Fecha de Afiliacin: Corresponde a la fecha en que se suscribi el formulario de

afiliacin en la Entidad, independientemente del momento en que inicia la
prestacin de servicios al afiliado por parte de dicha entidad conforme con la
3.2.
PROCESO DE AUTORIZACIN DE TRASLADO DE AFILIADOS EN LA

BDUA
3.2.1.
SOLICITUD DE TRASLADO EN LA BDUA DE LA ENTIDAD2 A

LA ENTIDAD1
Durante el primer proceso de actualizacin de BDUA del mes siguiente al traslado, y

nicamente durante el primer proceso, la Entidad2 efecta la solicitud por el
afiliado que pretende trasladar en la BDUA a la Entidad1 a travs del Administrador
Fiduciario del FOSYGA, en la estructura definida a continuacin en el archivo R1.
Para el caso de este proceso especfico la informacin del archivo R1 deber ser
remitida al administrador fiduciario del FOSYGA a ms tardar el tercer da hbil del
mes.
3.2.2.
ACTIVIDADES A REALIZAR
FIDUCIARIO CON EL ARCHIVO R1
POR
EL
ADMINISTRADOR
El Administrador Fiduciario debe, a los dos das hbiles siguientes de la recepcin

del archivo R1, emitir a la Entidad2 la respuesta de los registros que no se
encuentran en la BDUA o que fueron glosados por alguna inconsistencia. Esta
informacin se enviar en la estructura de archivo R3 definida mas adelante en el
presente anexo.
El Administrador Fiduciario, enviar el archivo R2 (cuya estructura se define mas
adelante en el presente anexo) a la Entidad1 los registros de afiliados que no
fueron glosados por ningn causal. Este envo se realizar el quinto da hbil del
mes en el cual se recibi la solicitud.
3.2.3.
ACTIVIDADES A REALIZAR POR LA ENTIDAD1 CON EL

ARCHIVO R2
Durante el segundo proceso de actualizacin de BDUA del mes siguiente al traslado,

y nicamente durante el segundo proceso, la Entidad1 enviar la respuesta a la
solicitud de traslado hecha por la Entidad2 en el Archivo R4 (cuya estructura se
define mas adelante en el presente anexo), que incluye la respuesta y la causal, de
acuerdo con los cdigos asignados a estas causales.
Los registros solicitados y vlidos despus de las verificaciones hechas por el
Administrador Fiduciario al archivo R1 con la BDUA, estarn bloqueados para todos
los efectos en BDUA hasta tanto se reciba la respuesta de parte de la Entidad1; es
decir, si la Entidad1 no responde, sta no podr compensar al afiliado ni presentar
novedades de modificacin hasta que enve una respuesta sobre la solicitud de
traslado. As mismo impedir que la Entidad2 avance en el proceso de traslado en
caso de tener suficiente justificacin para hacerlo.

RESOLUCIN
DE 2007
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Los afiliados enviados en los archivos R2, no podrn ser objeto de novedades de
actualizacin, en los procesos normales del mes, hasta tanto no surta todo el
proceso de traslado. En caso contrario se glosara la novedad presentada.
3.2.4.
ACTIVIDADES DEL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO CON EL

ARCHIVO R4
El Administrador fiduciario informar a la Entidad2 en el archivo R5 la respuesta a

la solicitud recibida en el archivo R4 enviada por la Entidad1. Este envo se realizar
el dcimo sexto da hbil del mes en el cual se envo la solicitud de traslado en la
BDUA.
3.2.5.
ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD2 CON EL ARCHIVO R5
La Entidad2 tomar los registros de los afiliados aprobados en el archivo R5 y

reportar las novedades N12 y/o N13 segn el caso. Este envo se realizar entre el
cuarto y octavo da hbil del mes siguiente en que la Entidad2 recibi la respuesta
por parte del Administrador Fiduciario.

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DE 2007
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3.2.6.
CAUSALES DE ACEPTACIN O NEGACIN DE TRASLADO
3.2.6.1.
CAUSALES DE ACEPTACIN DEL TRASLADO
1. Afiliado cumple con el tiempo mnimo de permanencia.

2. Afiliacin con prdida de la antigedad o su estado es RETIRADO en la
entidad que lo tiene cargado en BDUA.

3. Por unificacin de grupo familiar
4. Por cobertura geogrfica
5. Mal servicio comprobado
6. Prdida de capacidad de pago. Pasa a ser beneficiario.
7. EPS en liquidacin
8. Traslado al Rgimen de Excepcin
9. Pensionado del Seguro Social
10. Por cumplimiento de un fallo de tutela
11. Fallecimiento del cotizante
12. Incumplimiento del Margen de Solvencia
3.2.6.2.
CAUSALES DE NEGACIN DEL TRASLADO
No cumple con el tiempo mnimo de permanencia en la EPS.

Suspensin por mora.
El afiliado no ha manifestado a la Entidad su intencin de traslado.
Es beneficiario cnyuge y con grupo familiar unificado en la EPS a la cual
se solicita el traslado.
5. Usuarios con tratamiento en curso.
6. Otras Causales
1.
2.
3.
4.
ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS PARA EL PROCESO DE

TRASLADO
NOMBRE DEL CAMPO
1
2
Cdigo Entidad que solicita el traslado

6
2
17
20
30
20
30
7
8
25

Sexo del afiliado
Fecha de afiliacin a la Entidad que solicita
Cdigo de Entidad a la cual se le solicita el
traslado del afiliado
Nmero de Solicitud de traslado de la
70
nueva entidad que pide el traslado
*NU de los registros que se encuentran actualmente
VALOR PERMITIDO
(VER TABLA 11. GLOSARIO DE
CAMPOS)
Cdigo de la Entidad
MS, RC, TI, CC, CE, PA, *NU
10
1
10
Formato DD/MM/AAAA
M, F
Formato DD/MM/AAAA
Cdigo de la Entidad
BENEFICIARIO
O ADICIONAL
ARCHIVO R1
COTIZANTE
CDIGO DE
CAMPO
3.2.7.1.
LONGITUD
3.2.7.
X
X
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X
X
X
X
Consecutivo interno de la
X
X
entidad
en la BDUA, mientras son actualizados por las entidades.
8

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1
2
3

6
2
17
20
30
20
30
VALOR PERMITIDO
CAMPOS)
Cdigo de la Entidad
BENEFICIARIO
O ADICIONAL
NOMBRE DEL CAMPO
COTIZANTE
ARCHIVO R2
LONGITUD
CDIGO DE
CAMPO
3.2.7.2.
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X
7
10
Formato DD/MM/AAAA
8
Sexo del afiliado
1
M, F
1
2

6
2
17
20
30
20
30

Sexo del afiliado
Fecha de afiliacin a la Entidad que solicita
Nmero de Solicitud de traslado de la
nueva entidad que pide el traslado
10
1
10
7
8
25
70
VALOR PERMITIDO
CAMPOS)
BENEFICIARIO
O ADICIONAL
NOMBRE DEL CAMPO
COTIZANTE
ARCHIVO R3
LONGITUD
CDIGO DE
CAMPO
3.2.7.3.
Cdigo de la Entidad
X
X
X
X
Formato DD/MM/AAAA
M, F
Formato DD/MM/AAAA
entidad
T01 = El afiliado solicitado no
se encuentra en BDUA.
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X
X
X
X
T02 = La entidad informada en

su archivo R1 no coincide con
la entidad que tiene cargado el
afiliado en BDUA.
Cdigo de Glosa
T03 = Datos del afiliado

solicitado, no coinciden con los
registrados en BDUA.
T04 = Afiliado Solicitado por
mas de una Entidad para ser
trasladado.
T05 = El afiliado solicitado
tiene pendiente de legalizar su
traslado a la Entidad que se le
aprob.
Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3, no se bloquearan para ningn
efecto y sern retirados del modulo de traslados. As las cosas el afiliado quedara
tal cual se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado.

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1
2

6
2
17
20
30
20
30
7
8

Sexo del afiliado
Cdigo entidad a la que se solicita
autorizacin de traslado
Nmero de aprobacin de la entidad de la
71
que se retir el afiliado
Aprobacin o negacin
Causal de aprobacin o negacin
*NU de los registros que se encuentran actualmente
Cdigo de la Entidad
X
X
X
X
Formato DD/MM/AAAA
M, F
Cdigo de la Entidad
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X
vaco
X
Vaco
X
X
entidad
X
X
1
1= Aprobado, 0= Negado
X
X
2
1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12
en la BDUA, mientras son actualizados por las entidades.
8
1
2
Cdigo Entidad
6
2
17
20
30
20
30
VALOR PERMITIDO
CAMPOS)
COTIZANTE
NOMBRE DEL CAMPO
BENEFICIARIO
O ADICIONAL
ARCHIVO R5
LONGITUD
CDIGO DE
CAMPO
3.2.7.5.
10
1
VALOR PERMITIDO
CAMPOS)
BENEFICIARIO
O ADICIONAL
NOMBRE DEL CAMPO
COTIZANTE
ARCHIVO R4
LONGITUD
CDIGO DE
CAMPO
3.2.7.4.
Cdigo de la EPS o EOC

X
X
X
X
7
8
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X
X
X
Vaco
X
X
Vaco
X
X

10
Formato DD/MM/AAAA
Sexo del afiliado
1
M, F
Fecha de afiliacin al Sistema de Seguridad
X
X
24
10
Formato DD/MM/AAAA
Social en Salud.
X
X
Aprobacin o negacin
1
1= Aprobado, 0= Negado
X
X
Causal de aprobacin o negacin
2
1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12
Nmero de aprobacin de la entidad de la
X
X
71
8
que se retir el afiliado
entidad
4. GLOSARIO DE CAMPOS
En el siguiente glosario se presentan los valores permitidos para las variables que
deben ser reportadas al Administrador Fiduciario del FOSYGA para la actualizacin
de la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA.
En la columna CODIGO se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada
variable, en la columna NOMBRE DEL CAMPO la descripcin de la variable, en la
columna LONGITUD MAXIMA DEL CAMPO el tamao mximo que puede tener el

RESOLUCIN
DE 2007
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dato o segn las especificaciones individuales del mismo, en la columna VALORES

PERMITIDOS
se registran los valores aceptados para cada variable y su
descripcin y en REGIMEN se indica a qu rgimen (Contributivo C-, Subsidiado
S-, Excepcin E-, Prepagadas o plizas de salud P-) es aplicable.
La segunda parte de este glosario hace referencia a los trminos y convenciones
utilizadas en la parte 3 del presente anexo y que tiene que ver con los traslados de
afiliados en el rgimen contributivo.
NOMBRE DEL CAMPO
Tipo de Identificacin del

afiliado
LONGITUD
MXIMA
DEL CAMPO
CDIGO
DEL CAMPO
TABLA 11: GLOSARIO DE CAMPOS
VALORES PERMITIDOS
MS
RC
TI
CC
CE
PA
AS
MS
RC
TI
CC
CE
PA
AS
Menor sin Identificacin

Registro civil
Tarjeta de identidad
Cdula de ciudadana
Cdula de extranjera expedida por el DAS
Pasaporte
Adulto sin identificacin
12
11
11
Longitud mxima de dato segn el
10
tipo de documento.
6
16
10
RGIMEN
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
E
E
E
E
E
E
P
P
P
P
P
P
E
E
E
E
E
E
P
P
P
P
P
P
Nmero de Identificacin del

afiliado
16
20
30
20
30
Fecha de nacimiento del

afiliado
10
Sexo del afiliado
C
C
C
C
C
C
C
C
C
S
S
E
E
P
P
Tipo de cotizante
E
E
Formato DD/MM/AAAA
M
F
1
2
3
4
10
11
12
15
16
17
18
10
11
Tipo de afiliado
Parentesco con cotizante

Principal cabeza de familia o
Asegurado principal
19
20
21
C
B
A
F
O
S
1
2
3
4
5
6
7
Masculino
Femenino
Dependiente
Empleada domestica
Independiente
Madre comunitaria.
Pensionado
Pensionado por sustitucin
Aprendices del SENA en etapa electiva
Desempleado con subsidio Caja de
Compensacin Familiar
Independiente agremiado
Funcionarios pblicos sin tope mximo en
el IBC
Afiliados con requisitos cumplidos para
pensin
Aprendices del SENA en etapa productiva
Estudiantes Rgimen Especial (Ley 789/02)
Estudiantes de postgrado en salud
Cotizante
Beneficiario
Adicional
Cabeza de familia
Otro miembro del ncleo familiar
Asegurado
Cnyuge o compaero(a) permanente
Hijo (a)
Padre o madre
Segundo grado de consanguinidad
Tercer grado de consanguinidad
Menor de 12 aos sin consanguinidad
Padre o madre del cnyuge
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
S
S
C
C
C
C
C
C
C
S
S
E
E
E
P
P
P
P
P
P
P
P

RESOLUCIN
DE 2007
NOMBRE DEL CAMPO
LONGITUD
MXIMA
DEL CAMPO
CDIGO
DEL CAMPO
Pgina 20 de 22
VALORES PERMITIDOS
RGIMEN
Otros no parientes
Indgena
ROM (Gitanos)
Raizal ( Poblacin del Archipilago de San
3
Andrs y Providencia)
4 Palenquero de San Basilio
Negro(a), Mulato(a), Afrocolombiano(a) o
5
Afrodescendiente.
6 Otras etnias
1 Indigentes
2 Poblacin infantil a cargo del ICBF
3 Madres comunitarias
4 Artistas, autores, compositores
5 Otro Grupo Poblacional
7 Discapacitado
8 Desmovilizados
9 Desplazados
12 Poblacin en centros psiquitricos
13 Migratorio
14 Poblacin en centros carcelarios.
15 Poblacin Rural no Migratoria
1 Nivel I
2 Nivel II
3 Nivel III
N No aplica
D Discapacidad
E Estudiante
C
C
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
Codificacin DANE
Codificacin DANE
U Urbana
R Rural
Cdigo de la EPS o EOC o EPSS o Entidad de
Salud o Aseguradora o Prepaga o planes
complementarios de salud.
C
C
S
S
E
E
P
P
10
Formato DD/MM/AAAA
10
Formato DD/MM/AAAA
AC Activo
RE Retirado
SU Suspendido
DE Desafiliado
AF Afiliado fallecido
RX Afiliacin interrumpida por viaje al exterior
Interrupcin por periodo de Huelga o
IH
suspensin temporal contrato de trabajo.
Interrupcin por suspensin disciplinaria o
IS
licencia no remunerada servicios pblicos
Formato DD/MM/AAAA
NI Nmero de Identificacin Tributaria
CC Cdula de ciudadana
CE Cdula de extranjera
PA Pasaporte
C
C
C
C
C
C
C
S
S
S
E
E
E
E
E
E
E
8
1
2
14
15
Pertenencia tnica
Grupo poblacional
16
Nivel SISBEN
17
Nmero de Ficha
Condicin de beneficiario
mayor de 18 aos
Cdigo de departamento de
afiliacin a salud
Cdigo de municipio de
afiliacin a salud
22
Zona de afiliacin a salud
23
Cdigo Entidad
19
20
21
25
Fecha de afiliacin al Sistema

General de Seguridad Social en
Salud
Fecha de afiliacin a la entidad
27
Estado actual de la afiliacin
24
30
Fecha de inicio de novedad
31
Tipo de Identificacin del

Aportante
32
33
Nmero de Identificacin del

Aportante
Digito de verificacin
10
2
16
SIN GUION
34
Nombre o razn social del

aportante
35
Tipo de aportante
36
Sector del aportante
150
Nombre del Aportante para Cotizantes

Dependientes
o nombres y apellidos completos para cotizantes
Independientes que son Aportantes.
1 Empleador
2 Pagador de pensiones
3 Entidad agrupadora
1 Pblico
2 Privado
3 Mixto
S
S
S
S
S
P
P
P
P
P
C
C
C
C
C
C
E
E
E
E
E
C
C
C
C
C
C
E
E
E

RESOLUCIN
DE 2007
37
NOMBRE DEL CAMPO
LONGITUD
MXIMA
DEL CAMPO
CDIGO
DEL CAMPO
Pgina 21 de 22
43
Cdigo de la ARP
Fecha de vinculacin al
aportante
Actividad econmica
50
Nmero del contrato
53
Tipo de contrato
54
Fecha de inicio del contrato

Nmero de pliza o contrato
plan adicional de salud - PAS
Fecha de Inicio de pliza o
contrato plan adicional de salud
41
57
58
60
67
68
70
71
75
Tipo de pliza o contrato plan

adicional de salud
Tipo de identificacin del

Cotizante principal o Cabeza de
Familia principal o Asegurado
principal.
Nmero de identificacin del

Cotizante principal o Cabeza de
Familia principal o Asegurado
principal.
Nmero de Solicitud de
traslado de la nueva entidad
que pide el traslado
Nmero de aprobacin de la
entidad de la que se retir el
afiliado
Modalidad de subsidio
VALORES PERMITIDOS
RGIMEN
Segn Tabla de ARP
Formato DD/MM/AAAA
10
Segn Tabla CIIU revisin 3 DANE

Longitud fija de 9, compuesto de la siguiente
manera:
4 dgitos para la vigencia + 3 dgitos
consecutivos iniciando en 001 por municipio para
cada vigencia + 2 dgitos para identificar los
adicionales del contrato iniciando en 00 para el
contrato principal y en 01 para los adicionales.
EJ: 200700100 Contrato principal, 200700101
para el primer adicional del contrato principal.
Este nmero corresponde al nmero de contrato
que debe registrarse en el aplicativo de
contratacin del rgimen subsidiado segn
contrato firmado entre EPS-RS y municipio.
CO Continuidad
AM Ampliacin de cobertura
Formato DD/MM/AAAA
15
Sin formato
10
Formato DD/MM/AAAA
4
10
4
16
1
2
3
4
TI
CC
CE
PA
RC
MS
AS
Medicina prepagada
Seguros privados en salud
Planes complementarios
Servicio de ambulancia prepagada
Tarjeta de identidad
Cdula de ciudadana
Cdula de extranjera expedida por el DAS
Pasaporte
Registro Civil de Nacimiento
Menor sin identificacin
Adulto sin identificacin
Longitud mxima de dato segn el tipo de

documento. Ver especificacin del campo 2.
S
S
S
C
C
C
C
S
S
S
S
S
S
S
E
E
E
E
P
P
P
P
P
P
P
P
SP
Subsidio Parcial
ST
Subsidio Total
5. ESPECIFICACIONES TECNOLOGICAS PARA LA REMISION DE

INFORMACIN
5.1.
MEDIOS.
La informacin debe presentarse en medio magntico o electrnico. Los siguientes

son los formatos tecnolgicos de los medios aceptados:
a. Disco Compacto (CD)
b. Transferencia Electrnica.
5.2.
CARACTERSTICAS DE FORMATO.
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones
tcnicas:

RESOLUCIN
DE 2007
Pgina 22 de 22
a. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos, con
extensin .txt.
b. Los nombres de los archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en
letras MAYSCULAS, SIN CARACTERES ESPECIALES y SIN TILDES.
c. El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este
fin. Se utiliza el ENTER como fin de registro.
d. Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores
permitidos, este campo no debe llevar ningn valor, es decir, debe ser vaco y
reportarse en el archivo plano como (,,).
e. Ningn dato en el campo debe venir encerrado entre comillas () ni ningn otro
carcter especial.
f. Los campos tipo fecha deben tener el formato DIA/MES/AO (DD/MM/AAAA)
incluido el carcter SLASH (/) a excepcin de las fechas incluidas en los
nombres de archivos.
g. Los campos numricos deben venir sin ningn formato de valor ni separacin de
miles ni decimales.
h. Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo tcnico se deben entender
como el tamao mximo del campo.
i. Se debe tener especial cuidado con las longitudes del nmero de identificacin
de los afiliados segn el tipo de documento.
j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna
justificacin, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios,
especialmente en los campos nmero de identificacin, apellidos y nombres.
k. Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, estos no pueden ser
reemplazados por la vocal O la cual es un carcter diferente a cero y viceversa.
l. Los archivos planos no deben traer ningn carcter especial de fin de archivo ni
de final de registro.

Anexo Tecnico 812 - 07 Usuarios Sin Identificar

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ANEXO TCNICO

Fecha de creacin 20/03/2007 06:46:00 p.m.

1. ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION DE LOS AFILIADOS.

Personas de la tercera edad en proteccin

Poblacin infantil a cargo del ICBF.

Comunidad indgena menor de edad no

Poblacin indigente menor de edad que no

COMPOSICIN DEL NMERO DE

Cdigo departamento+ cdigo municipio +

ANEXO TCNICO - BASE DE DATOS NICA BDUA

Menor de edad recin nacido vivo sin

COMPOSICIN DEL NMERO DE

Nmero de documento de la madre si existe

En la actualidad existen identificaciones de afiliados en la BDUA

2. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS ARCHIVOS

DATOS QUE LAS ENTIDADES DEBEN SUMINISTRAR AL

Las Entidades debern enviar al Administrador Fiduciario del FOSYGA, archivos

ANEXO TCNICO - BASE DE DATOS NICA BDUA

TABLA 2. SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS.

Maestro Contributivo Archivo Maestro de afiliados al Rgimen Contributivo

Archivos utilizados para el proceso de traslado de afiliados entre EPSs

Maestro Subsidiado. Archivo Maestro de afiliados al Rgimen Subsidiado.

Cdigo de la entidad de Salud que reporta la informacin

Fecha de generacin del archivo. No se debe utilizar ningn tipo de separador

Cdigo del departamento segn codificacin DANE

Cdigo del municipio segn codificacin DANE

TABLA 3: NOMBRES DE ARCHIVOS DE DATOS:

ANEXO TCNICO - BASE DE DATOS NICA BDUA

DISEO DE LOS ARCHIVOS MAESTROS DE DATOS

A continuacin se define el estndar de datos a presentar para cada unos de los

MAESTRO REGIMEN CONTRIBUTIVO

MAESTRO REGIMEN SUBSIDIADO

ANEXO TCNICO - BASE DE DATOS NICA BDUA

Aplica para las EPS, EOC.

Nmero de identificacin del afiliado

Primer apellido del afiliado

NOMBRE DEL CAMPO

TABLA 4. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL

Cdigo de la EPS o EOC

(vaco para cotizante principal)

MS, RC, TI, CC, CE, PA

Segundo apellido del afiliado

Primer nombre del afiliado

Segundo nombre del afiliado

Fecha de nacimiento del afiliado

Parentesco con cotizante principal

Condicin del beneficiario mayor de 18

Actividad econmica del afiliado

Fecha de vinculacin con el aportante

codificacin del DANE

Tabla CIIU revisin 3 DANE

Si un afiliado tiene ms de un Aportante, la Entidad debe reportar slo un registro

ANEXO TCNICO - BASE DE DATOS NICA BDUA

NI, CC, CE, PA

Sector del aportante

NOMBRE DEL CAMPO

TABLA 5. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE APORTANTES

NOMBRE DEL CAMPO

MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS ,*NU

Primer apellido del afiliado

Segundo apellido del afiliado

MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS

ANEXO TCNICO - BASE DE DATOS NICA BDUA